Gerência de Sistemas de Informação

Gerência de Sistemas de Informação

Aula09IndicadoresdeMonitoramentoeAvaliaçãodePlanejamento

Estratégico

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Fonte:hGps://markeAngdeconteudo.com/como-fazer-uma-analise-swot/

Praondevamos?

DIREÇÃOATUAL

DIREÇÃODESEJADA

MELHORDESEMPENHO

TEMPO

Δ

DesempenhoIns?tucional

SISTEMADEMEDIÇÃODEDESEMPENHO

DESEMPENHO INSTITUCIONAL

Adefiniçãode“oquemedir”estárelacionadaàestratégiadenegóciodaorganização,

istoé,sua:

MissãoVisão

ObjeAvos,Indicadores,metas,IniciaAvasEstratégicas.

COMO SABER SE A ORGANIZAÇÃO ESTÁ INDO BEM

Oquemedir?

DESEMPENHO E RESULTADO INSTITUCIONAL

ESFORÇOS

Insumos

A?vidades

Produtos

Impactos

Eficiência Eficácia Efe?vidade

RESULTADOS

Economicidade Excelência Execução

Oquemedir?

ANÁLISE DO CICLO PDCA

-  AAvidades de medição, de avaliação eacompanhamentodotrabalhoexecutado,

-  RealizadoxPlanejado.PontosdeControle que sãoaquelesquegeramregras ou restrições quanto à execução doprocessodetrabalho.Podemser:•  Temporais:dataderetorno,prazodeentrega,tempo de espera, período para realização doserviço,etc.;

• Numéricos: grau de saAsfação do cliente,reclamaçãoetc.;

• De Ação: controle da qualidade, verificaçãoautomáAca pelo sistema, verificação pelousuário,buscasautomáAcas,etc.

ExemplosdePontosdeControle

•  Tempodeesperaparacadastramento;

•  Prazoparapublicação;

•  Retrabalho(dadoscadastradoserrados); •  Verificação,pelousuário,dosdadoscadastrados;

•  Controledaperfeiçãodosdadosdigitados; •  Qualidadedainformaçãogerada.

Oquemedir?

SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO

Comomedir?

É a denominação que se dá à a9vidade sistemá9ca econ<nua demedir e avaliar a eficiência e a eficácia dosprocessos e a efe9vidade dos resultados, por meio daaplicaçãodeindicadorespreviamenteformulados.


v Construçãov Aplicação

v Avaliação

Etapas

Peças-chavedoSistemadeMedição

•  SãoescritoscomousodelinguagemmatemáAcaequeservemdeparâmetrosde referênciaparamedir a eficiência a eficácia e a efeAvidadedosprocessosedesuasaAvidades.

•  MostramumcálculoquedeveserefetuadocomgrandezasdisAntas.Oresultadodocálculo,ouopróprioindicador,étambémumagrandezacomumsignificado.

•  Éumnúmero,percentagemourazãoquemedeumaspectododesempenho, comoobjeAvodecomparar esta medida com metas pré-estabelecidas.

Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE

DESEMPENHO

Servempara:•  Mensurarosresultadosegerirodesempenho;

•  EmbasaraanálisecríAcadosresultadosobAdosedoprocessodetomadadecisão;

•  Contribuirparaamelhoriacongnuadosprocessosorganizacionais;

•  Facilitaroplanejamentoeocontroledodesempenho;e

•  ViabilizaraanálisecomparaAvadodesempenhodaorganizaçãoedodesempenhodediversasorganizaçõesatuantesemáreasouambientessemelhantes.

Mediçõesdedesempenho-sãoefetuadasquandoosaspectosdodesempenhopodemsermensuradosdiretamenteequanAficadoscomfacilidade.Exemplos:•  Quilometragemdeestradasconservadas;•  Númerodealunosmatriculadosno1ºgrau.

Indicadoresdedesempenho-SãouAlizadosquandonãoépossívelefetuartaismensurações,deformadireta.SãoumaalternaAvaparaamediçãododesempenho,emboranãoforneçamumamensuraçãodiretadosresultados.Exemplo:Índicederepetênciana1ªsériedo1ºgrau,comoumdosfatoresaseremconsideradosnaformaçãodeumindicadordedesempenhoparamediraefeAvidadedoensinode1ºgrau.


DESEMPENHO

Ø Aorganizaçãopossui08funcionários(ig)Ø Oíndicedeabsenteísmoanualéde1%(id)Ø Aorganizaçãofoicontratadapararealizar10projetos(ig)Ø 90%dosprojetosforamconcluídosdentrodoprazoestabelecido(id)Ø 90%dosprojetosnãocaíramemexigência(id)Ø Aorganizaçãopossuiatualmente60clientes(ig)Ø 95%dosclientesestãomuitosa?sfeitoscomaqualidadedoserviço(id)

Informações gerenciais e indicadores de desempenho

Umconjuntodedadosisolado,mostrandoosresultadosaAngidosporumainsAtuição,nãodiznadaarespeitododesempenhodamesma,amenosquesejaconfrontadocommetasoupadrõespré-estabelecidos,ourealizadaumacomparaçãocomosresultadosaAngidosemperíodosanteriores,obtendo-seassimumasériehistóricaparaanálise.


DESEMPENHO

•  Medida: grandeza qualitaAva ou quanAtaAva que permite classificar ascaracterísAcas, resultados e consequências dos produtos, processos ousistemas;

•  Fórmula:padrãomatemáAcoqueexpressaaformaderealizaçãodocalculo;•  Índice(número):valordeumindicadoremdeterminadomomento;•  Padrão de comparação: índice arbitrário e aceitável para uma avaliação

comparaAvadepadrãodecumprimento;e•  Meta: índice (número)orientadoporum indicadoremrelaçãoaumpadrão

decomparaçãoaseralcançadodurantecertoperíodo.

Componentes Básicos:


DESEMPENHO


DESEMPENHO

Custo: - Custo unitário - Custo total programado

Tempo:- Prazos estabelecidos - Tempo por tarefa

Qualidade:- Satisfação do cliente - Padrões de qualidade

Quan?dade:- Produção total - Demanda atendida

Variáveis componentes

Construção de Fórmulas

Afórmuladescrevecomodevesercalculadooindicador,possibilitandoclarezacomasdimensõesaseremavaliadas.Afórmulapermitequeoindicadorseja:•  Inteligível;•  Interpretadouniformemente;•  CompaAbilizadocomoprocessodecoletadedados;•  Específicoquantoàinterpretaçãodosresultados;e•  Aptoemfornecersubsídiosparaoprocessodetomadadedecisão.


DESEMPENHO

Construção de Fórmulas

Cada fórmula possui uma unidade de medida que confere um significado aoresultado,possibilitandoaanálisedoresultadoobAdoeacomparaçãocomumaseriehistórica.

Asunidadesdemedidamaiscomunssão:1-IndicadoresSimples:Representamumvalornuméricoatribuívelaumavariável.Nãoexpressaarelaçãoentreduasoumaisvariáveis.Exemplos:-Númerosdealunosmatriculadosnoensinomédio;-Númerodealunosaprovadosnoensinofundamental;-Númerodenovospostosdetrabalhoscriados.


DESEMPENHO

Construção de Fórmulas Asunidadesdemedidamaiscomunssão:2-IndicadoresCompostos:expressamarelaçãoentreduasoumaisvariáveis.Tiposdeindicadorescompostos:2.1 -ProporçãoouCoeficiente:Éoquociente/coeficienteentreonúmerodecasospertencentesaumacategoriaeototaldecasosconsiderados(númerodeocorrênciasmaisonúmerodenãoocorrências).Exemplos:-Coeficientedenatalidade=númerodenascidos/populaçãototal;-Coeficientedemortalidade=númerodeóbitos/populaçãototal;- Coeficiente de evasão escolar = número de alunos evadidos / número inicial dematrículasrealizadas.


DESEMPENHO

Construção de Fórmulas 2.2-Porcentagem:ObAdaaparArdocálculodasproporções,simplesmentemulAplicandooquocienteobAdopor 100. As porcentagens e proporções têmpor objeAvo principal criar comparações relaAvas destacando aparAcipaçãodedeterminadapartenotodo.Exemplo:-Porcentagemdealunosmatriculadosna1ªsériedoensinomédio=(nºdealunosmatriculadosnaprimeirasériedoensinomédio/nºtotaldealunosmatriculadosnoensinomédio)x100.

2.3-RazãoouÍndice:ArazãosedefinecomoAdivididoporB.OtermorazãoéusadonormalmentequandoAeBrepresentamcategoriasseparadasedisAntas.Estequocienteétambémchamadodeíndice,indicandotratar-sederazãoentreduasgrandezastaisqueumanãoincluiaoutra.Exemplos:-Densidadedemográfica=População/superocie;e-Rendapercapta=Renda/população.

2.4-Taxa:SãocoeficientesmulAplicadosporumapotênciade10eseusmúlAplosparamelhoraracompreensãodoindicador.Exemplos:-Taxademortalidade=Coeficientedemortalidadex1.000;-Taxadenatalidade=Coeficientedenatalidadex1.000;e-Taxadeevasãoescolar=Coeficientedeevasãoescolarx100.


DESEMPENHO

Evento Fatores Medida

ÍndicedeSaAsfação Nºreclamações/totaldeentregasnoperíodo %

Segurança Nºdeincidentesnousodoproduto/totaldeprodutosemuso %

TempodeEspera Tempofinal(datadeentrega)menostempoinicial(datadopedido)/pedidosnoperíodo Nºmédio

Tempodeexecuçãodeumprojeto

Datasdeaceitação(dataprevistap/entrega/nºdeprojetosnoperíodo Nºmédio

IndicadoresdedesempenhoaparArdosusuários


DESEMPENHO


Redução de defeitos Partes e produtos defeituosos/partes e produtos produzidos no período (mês) %/mês

Eliminação de perdas Material perdido/material necessário por produto no período (mês) %/mês

Contatos com clientes Nº de contatos/quantidade de pedidos no período (mês) %/mês

Devoluções Nº de ordens de compra/quantidade de devoluções no período (mês) %/mês

Eficiência Nº de horas de máquina parada/nº de horas de capacidade produtiva %/mês

Chamadas técnicas Nº de chamadas p/ assistência técnica/tempo de uso do produto em garantia Nº/ano

IndicadoresdedesempenhoaparArdoprocesso


DESEMPENHO


Produtividade Produção/pessoa no período de trabalho(mês) Valor/mês

Rotatividade Nº de funcionários que saíram/total de funcionários no período (mês) %/mês

Taxa de acidentes Nº de acidentes registrados/horas trabalhadas no período %/mês

Capacitação Pessoal envolvido no treinamento/nº de funcionário no período Nº mês

IndicadoresdedesempenhoaparArdosservidores

SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Indicadores


Índice de produtividade Produção líquida aprovada (nº de cadernos impressos)/total de horas trabalhadas

Nº de cadernos/hora

Índice de devolução Total devolvido/volume total faturado no período (mês) %/mês

Taxa de faturamento médio por cliente Faturamento/total de clientes no período Valor financeiro

médio /mês

Crescimento do faturamento Faturamento real/faturamento previsto %

IndicadoresdedesempenhoaparArdosobjeAvos


Indicadoresdedesempenhonosuporteaoprocesso


Tempo de atravessamento da produção

Horas paradas/total horas no período (mês)

%/mês

Automação Total de operações automatizadas/total de operações %

Serviços terceirizados Quantidade de serviços terceirizados/total de serviços %


Estrutura de Ponderação

DimensãodoDesempenho

Peso Proporção

EfeAvidade(E1)Eficácia(E2)Eficiência(E3)

2,521,5

60%Resultado

Execução(E4)Excelência(E5)Economicidade(E6)

1,51,51

40%Esforço

Totaldospesos 10 100%


•  SãopontosouposiçõesaseremaAngidasnofuturo.

•  ConsAtuemempropulsoresdagestão,poisgerenciarconsisteemdesenvolveraçõesobjeAvandoaAngirresultados.

• MetassãoobjeAvosquanAficados.

•  UmobjeAvoindicaumadireção,umestadofuturodesejadoespecíficoparaumaáreadeatuaçãodaorganização.

• Metaéuma“demarcaçãoobjeAva”emtempoequanAdadedosobjeAvosestabelecidos.

•  Asmetasdevemserdesafiantes,porémaAngíveisemdeterminadotempo.

•  Devemexigiresforçoadicional,implicando,àsvezes,emrupturaeousadia.

Metas


Realís?cas:levamemcontaosobjeAvosdainsAtuição,ocontextoeconômicoemqueestáinserida,aslimitaçõesorçamentárias,odesempenhoanterioretc.Exeqüíveis:passíveisdeseremaAngidas,poissenãoforem,elasserãovistascomomerosideaisenãoterãoinfluênciapráAcanocomportamentodainsAtuição.Claras:facilmenteidenAficáveis;nãopodemuAlizartermosambíguosnasuadefinição.Desafiadoras:devemencorajararealizaçãodemelhoriasnosistema;devemsercadavezmaisambiciosasaolongodotempo.Comparáveis:podemsercomparadasinternamenteàinsAtuição,ouexternamente,comoutrasinsAtuiçõesdereconhecidobomdesempenhonaárea.

Deverãoser:Metas


Cuidadosquedevemsertomadosaoestabelecermetas:Metas


• Considerarosdesempenhosanteriores;

• Descreverocenárioemqueseinsereoobjetodoindicador;

• Possuirumacompreensãoclaradoestágiodereferênciainicial(úlAmoano,valordaúlAmaaferiçãofeita,médiadatendênciaetc.);

• Definirmetasfacgveis,levando-seemconsideraçãoadisponibilidadedosrecursosrequeridos;

• Considerarosfatores:ovolumederecursosdisponíveisparaoprojeto,ascondicionantesdoambiente(políAcas,econômicas,capacidadeorganizacional);

• Tratando-sedeumindicadornovo,sercauteloso• paranãoestabelecermetasaudaciosas.Nestecaso,• recomenda-seuAlizarumasériedemetasestabelecidas• conformecenáriosprevistos.

Indicadores:

•  São constituídos por 2 unidades de medidas correlacionadas; •  Servem para medir os resultados (desempenho) de um

determinado processo ou projeto; •  Servem como base para a decisão; •  São os referenciais para a melhoria de um processo; •  Precisam ser bem definidos e acompanhados sistematicamente.

O INDICADOR

AFERE, MEDE,

CONSTATA E NÓS É

QUE DECIDIMOS

Resumindo


•  Baliza a aceitação dos resultados obtidos com a aplicação do indicador.

•  Valores obtidos dentro da faixa são aceitáveis, valores fora da faixa indicam que é necessário investigar as condições que redundaram no resultado.

Faixa de Aceitação


InterpretaçãodosResultadosMedidos:Descriçãopréviadecomo os resultados obAdos com a aplicação dosindicadoresdevemserinterpretados.

Periodicidadedeaplicação:Definiçãodaperiodicidadedecoletadosdados(diário,semanal,mensal,etc).

Periodicidadedaavaliação:Definiçãodaperiodicidadedeavaliaçãodosindicadores(mensal,semestral,anual).

SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Faixa de Aceitação

• OsexecutoresuAlizamosindicadores(medem)nosprocessos(ousub-processos)selecionados,conformeoquefoiplanejado.QuemAplica?• Osexecutoresdosprocessos


Aplicação

Vantagens:1-Detecçãoantecipadadossinaisdeproblemas;2-DelineamentoeaimplementaçãodeaçõescorreAvas

eprevenAvasnocurtoprazo.


Aplicação

Formulário Aplicação de Indicadores Nome do Sub-processo

Cadastramento no SICAF

Área Responsável

Departamento de

Compras

Nome do Responsável

Gerente de Compras

Data da Aplicação

22/06/2017

Resultado QCV =45 x 100 TCF 70 64,29%

Considerações Valor encontrado na faixa de aceitação, porém, próximo ao limite inferior. Talvez esteja indicando que empresas não manifestaram grande interesse em participar do certame.

O que fazer Aumentar a divulgação do edital de licitação.


Aplicação

•  Os executores, com base em análises de histórico de resultados, avaliam os processos com o objetivo de promover aperfeiçoamentos.

•  Foco na melhoria contínua dos processos – ações e decisões

orientadas. •  Subsídio para novas táticas, estratégias e até mesmo

objetivos gerais e missão. Quem Avalia? Os executores dos processos


Avaliação

Observaratendênciadosresultados

• Aspectohistórico:regressãoeprogressãoCompararcomalgumareferênciaexterna

• AspectoPosicionamento


Avaliação

Aperfeiçoamentodoprocesso(ousub-processo):

Significa redesenhá-lo implementando melhorias que forampercebidascomoresultadodomonitoramento.

Otermomelhoriaestáassociadocom:

• NovaspráAcas;• Novastécnicas;• Pessoalmaiscapacitadoemaisexperimentado.


Avaliação

Calibragemdosindicadores:

Consisteemajustarafaixadeaceitaçãodosindicadores,alargandooureduzindoointervalocon@doentreolimitesuperioreoinferior(significaajustaratolerânciadosresultados).

Necessidadedehistóricoderesultadosantesdepromovercalibragem–(aprendizado)

Atençãocomocorrênciassazonais:férias,recessos,etc.


Avaliação

E agora, o que fazer?

1.  Relacioneos....;

2.EstabeleçaMetaseosIndicadoresparaos...;

3.EstabeleçaMetaseIndicadoresde

EfeAvidadeparaosaprimoramentosapontadospelosUsuários.

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