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Gerência de Projetos

PMBOK: A Visão do PMI

Hermano [email protected]

PMBOK 2

Objetivos• Apresentar os principais conceitos

relacionados à Gerência de Projetos• Apresentar o modelo de gerência de

projetos seguido pelo PMBOK• Apresentar o contexto de atuação da

gerência de projetos

PMBOK 3

Ao final desta aula você será capaz de:

• Conhecer os principais conceitos da área de gerência de projetos

• Entender a filosofia PMBOK para gerenciar projetos

• Entender as características de um projeto e de um programa

• Caracterizar o perfil do gerente de projetos• Os tipos de estruturas organizacionais e suas

influências sobre a gerência de projetos

PMBOK 4

Bibliografia Utilizada

• PMBOK: capítulos 1, 2 e 3• Rita Mulcahy: capítulo 2• Desk Reference: capítulo 15• Kerzner: capítulos 1, 2 e 3

PMBOK 5

O que é um Projeto

“Um esforço temporário com a finalidade de criar um produto/serviço único”

PMBOK GUIDE

“Um esforço temporário com a finalidade de criar um produto/serviço único”

PMBOK GUIDE

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PMBOK 6

Exemplos de Projetos

• Desenvolvimento de um novo paradigma de áudio/vídeo

• Desenvolvimento de um novo modelo de veículo• Construção de um prédio, reforma, etc• Uma campanha para um cargo político• Desenvolvimento ou aquisição de um sistema

de informação• Uma edição de um jornal ou revista

PMBOK 7

Projetos são Elaborados Progressivamente

• Elaboração: A definição do projeto vai sendo detalhada à medida que o projeto vai sendo executado

• Progressiva: Executado através de passos, incrementos iterativos

PMBOK 8

Áreas de Conhecimento segundo PMBOK

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PMBOK 9

Atividades do Gerente de Projetos (1)

• Aloca recursos• Define prioridades• Coordena as interações com clientes e

usuários• Procura manter a equipe de projeto

focada na meta do projeto• Supervisiona, delega, motiva, gerencia o

stress

PMBOK 10

Atividades do Gerente de Projetos (2)

• Resolve conflitos dos “Stakeholders” com diferentes expectativas e necessidades

• Gerencia riscos, escopo, tempo e custo• Estabelece um conjunto de práticas para

assegurar a qualidade dos artefatos do projeto• Identifica requisitos

PMBOK 11

Habilidades Gerais do Gerente de Projetos

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PMBOK 12

Qual é o objetivo do gerente de projetos?

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PMBOK 13

Ciclo de Vida do Projeto

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PMBOK 14

O que é o ciclo de vida?

• Estabelecimento de uma seqüência de fases com o objetivo de realizar algo e garantir um bom gerenciamento

• Determinação do início e fim • Oferecimento de uma seqüência de pontos de

decisão no planejamento• Oferecimento de pontos de sincronização para o

trabalho colaborativo da equipe• Estabelecimento de pontos de aprendizado para

melhoria dos próximos passos/projetos

PMBOK 15

O que são fases no ciclo de vida?

• Fases respondem a questões:– O que fazer depois?– Quanto tempo devemos continuar?– Quais produtos devem ser gerados ao seu final?

• Fases também:– Indicam que tarefas dependem de outras– Oferecem no seu final uma oportunidade de avaliar

os resultados alcançados e decidir sobre a continuação do projeto.

PMBOK 16

Modelos de Ciclo de Vida de Projetos

– O modelo é dependente do tipo de projeto– Existem diversos modelos de ciclos para:

• Construção• Laboratórios farmacêuticos • Software (Incremental, Evolucionário, Híbridos)

– A escolha de um modelo é fundamental para o sucesso do projeto, determinando:

• As técnicas utilizadas em cada fase• Os agentes envolvidos em cada fase

– Em geral o número de fases varia entre quatro e cinco

PMBOK 17

Fases Comuns do Ciclo de Vida de um Projeto

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PMBOK 18

Informações Comuns sobre o Ciclo de Vida de um Projeto

• Custos e equipe são pequenos no início, aumentam durante a execução e voltam a cair drasticamente no final

• A probabilidade de sucesso é muito pequena no início

• A influência dos “stakeholders” é bastante alta no início

• “fast tracking”: em muitos momentos do ciclo de vida, as fases são executadas em paralelo

PMBOK 19

Evolução da Intensidade noCiclo de Vida de um Projeto

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PMBOK 20

Evolução de Custo e da Equipe no Ciclo de Vida de um Projeto

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PMBOK 21

Fatores Organizacionais que Influenciam o Projeto

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PMBOK 22


• Sistemas Organizacionais– Sistemas que auxiliam no gerenciamento do projeto.

Dependendo do tipo da empresa, estes sistemas estão mais ou menos preparados para ajudar no projeto

• Cultura e Estilo– Normas, políticas, procedimentos dentro da empresa

• Project Office– Provedor de serviços para o projeto (treinamento,

software, templates)

PMBOK 23


• Estrutura Organizacional da Empresa– Pode limitar recursos, autoridade do gerente de

projetos, etc– Tipos de estruturas:

• Funcional Tradicional ou Hierárquica• Funcional – Project Expeditor (Leader)• Funcional – Project Coordinator• Matricial (forte, balanceada, fraca) • Projetizada

PMBOK 24

Tipos de Estruturas Organizacionais

• Funcional Tradicional ou Hierárquica

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PMBOK 25


• Funcional Tradicional ou Hierárquica

Coordenação extremamente complexaPlano de carreira para a equipe

Decisões são tomadas em favor de cada grupo funcional

Conhecimento técnico concentrado

Perda de foco nas necessidades do cliente

Comunicação vertical e bem estabelecida

Ênfase no funcional sem priorizar o projeto

Time reporta-se a apenas um chefe

Gerente de projeto sem autorizaçãoMelhor estimativa de custo

Falta de uma liderança e responsável formal pelo projeto

Equipe mais preparada dentro de cada especialidade

DesvantagensVantagens

PMBOK 26


• Funcional – Project Expediter– Responsável, mas sem autoridade, pelo projeto para

facilitar a coordenação e comunicação entre as áreas

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PMBOK 27

Características do “Project Expediter”

• Coordenação do projeto ao invés de gerenciamento

• Não tem autoridade • Tem o papel de facilitador• Precisa ser um negociador para

convencer os gerentes funcionais• Facilita a comunicação entre as áreas

funcionais

PMBOK 28


– Funcional – Project Coordinator– Similar ao “expediter”, mas subordinado diretamente ao

executivo e possuindo um certo nível de autoridade

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PMBOK 29

Características do “Project Coordinator”

– Designação de um indivíduo para ser responsável pelo projeto, desassociando-o de qualquer área funcional

– Tem mais autoridade, podendo atribuir trabalho a indivíduos dentro das áreas funcionais

– Gerente funcional continua avaliando o desempenho de seus funcionários

– Comunicação direta com o executivo da empresa– Membros da equipe passam a ter mais de um chefe

PMBOK 30


• Projetizada

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PMBOK 31

Tipos de Estruturas Organizacionais :: Projetizada

Equipe mais comprometida com o projeto

Coordenação mais simplificada

Comunicação mais efetiva

Ênfase no projeto

Gerente de projeto com autorização

Forte liderança e responsável formal pelo projeto

Vantagens

Equipe sem visibilidade para plano de carreira

Perda de controle do conhecimento técnico de cada funcionalidade

A equipe não tem local fixo após o término do projeto

Utilização dos recursos de forma ineficiente

Redundância de atividades e facilidades

Equipe menos preparada dentro de cada especialidade

Desvantagens

PMBOK 32

Tipos de Estruturas Organizacionais :: Matricial

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PMBOK 33

Tipos de Estruturas Organizacionais :: Matricial

Necessidade de políticas e procedimentos adicionais

Conhecimento técnico compartilhado entre projetos

Custo e tempo extra para definição das políticas e procedimentos

Equipe com local para voltar após o término do projeto

Maior dificuldade de controle e monitoração Resposta mais rápida a mudanças, conflitos e necessidades

Conflitos de poder, interesses, prioridades e de recursos

A organização funcional existe apenas para dar suporte ao projeto

Fluxo de informação em mais de um sentidoMelhor utilização dos recursos, minimizando os custos

Equipe se reporta a mais de um líderGerente de projeto com maior controle sobre o projeto

DesvantagensVantagens

PMBOK 34


• Variações da Matricial – Fraca

• Similar a “Project Expediter”

– Balanceada• O gerente de projetos é escolhido em uma das

áreas funcionais, de onde coordena o projeto

– Forte• Matricial tradicional, vista anteriormente

PMBOK 35

Autoridade e Influência nas Estruturas Organizacionais

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PMBOK 36

Reflexão

• Qual o tipo de estrutura utilizado por sua empresa?

• Quais as vantagens e desvantagens que esta estrutura traz para a empresa?

• Você acha que esta estrutura é a melhor? Se não, qual a sua sugestão?

PMBOK 37

Outros Fatores que Influenciam o Projeto

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PMBOK 38

Influências Sociais, Econômicas e Ambientais sobre o Projeto

• Padrões e Regulamentações• Questões Internacionais• Aspectos Culturais

– Atitudes e Hábitos – Classes Sociais– Posições Políticas e Religiosas– Diferentes Costumes

PMBOK 39

Organização das Atividades para o Gerenciamento

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PMBOK 40

O gerenciamento é realizado através de:

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PMBOK 41

O que são processos?

• Uma série de ações com o objetivo de alcançar resultado(s)

• Um projeto é realizado através da execução de processos

• São realizados por pessoas

PMBOK 42

Informações Relevantes sobre um Processo

• Inputs– Descreve as informações que deverão ser fornecidas

para que o processo seja executado• Tools and Techniques

– Descreve as ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas na execução do processo

• Outputs– Indica os resultados esperados após a execução do

processo

PMBOK 43

Execução Integrada entre os Processos

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PMBOK 44

Tipos de Processos

• Processos de gerenciamento de projetos Relacionados à organização e definição do trabalho a ser realizado

• Processos orientados a produtos Têm por objetivo principal a descrição e desenvolvimento do produto/serviço relacionado ao projeto. Estão mais relacionados ao ciclo de vida do projeto e variam com a área de aplicação

PMBOK 45

Grupos de Processos

• Também denominados de ciclo de vida de gerenciamento de projetos

• Organizam a execução dos processos com o objetivo de melhor gerenciar o projeto

PMBOK 46

Grupos de Processos

• São eles:– Inicial: Autorização para início da fase ou do projeto– Planejamento: Definição e refinamento dos objetivos,

plano de ação para alcançar os objetivos– Execução: Coordenação das pessoas para a

realização do trabalho– Controle: Monitoramento com o objetivo de garantir

que os objetivos estão sendo atingidos– Finalização: Formalização do fim da fase ou projeto

PMBOK 47

Interação entre os Grupos de Processos

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PMBOK 48

Grupos de Processos e Fases do Ciclo de Vida

• Podem ser executados repetidamente em cada fase do ciclo de vida, dependendo do modelo de ciclo de vida adotado para o projeto

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PMBOK 49

Sobreposição dos Grupos de Processos

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PMBOK 50

Principais Atividades do Grupo Inicialização (1)

• Selecionar projetos• Determinar objetivos • Determinar em alto nível tempo, custo e

sub-produtos • Determinar a necessidade de negócio• Descrição do produto/serviço

PMBOK 51

Principais Atividades do Grupo Inicialização (2)

• Identificar e formalizar o gerente para o projeto

• Definir a responsabilidade do gerente de projetos

• Determinar requisitos de alto nível

PMBOK 52

Processos do Grupo Inicialização

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PMBOK 53

Principais Atividades do Grupo Planejamento (1)

• Estabelecimento do escopo do projeto e do planejamento do escopo

• Escolha da equipe• Organização das atividades necessárias para a

realização do trabalho • Criação de um cronograma e identificação dos

caminhos críticos

PMBOK 54

Principais Atividades do Grupo Planejamento (2)

• Determinação do custo• Criação da estratégia de comunicação• Identificação de riscos e do seu

tratamento • Identificação e efetivação da contratação

de serviços e produtos a terceiros

PMBOK 55

Categorias do Grupo Planejamento

• Core Processes– Processos principais que são executados

segundo uma sequência lógica em todos os tipos de projetos

• Facilitating Processes – Processos que são executados à medida que

são requisitados. A sequência de execução depende do tipo do projeto

PMBOK 56

Processos do Grupo Planejamento

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PMBOK 57

Principais Atividades do Grupo Execução

• Executar o plano do projeto• Gerenciar a execução do projeto• Garantir e execução das atividades

relacionadas à qualidade• Distribuir informação• Realizar reuniões de status

PMBOK 58

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PMBOK 59

Principais Atividades do Grupo Controle

• Relatar sobre a execução do projeto• Medições sobre a execução• Integração de mudanças• Controle de mudanças no escopo• Monitoração e controle dos riscos, cronograma,

custo e qualidade• Verificação do escopo• Avaliação do planejamento• Tomada de ações corretivas

PMBOK 60

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PMBOK 61

Principais Atividades do Grupo Finalização

• Verificação do produto• Auditorias dos contratos com terceiros• Aceitação formal• Organização de lições aprendidas• Arquivar dados sobre o projeto

PMBOK 62

Processos de Finalização

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PMBOK 63

Processos por Áreas de Conhecimento

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PMBOK 64

Processos por Grupo x Áreas de Conhecimento

12.6 ContractCloseout

12.3 Solicitation12.4 Source Selection12.5 Contract Administration

12.1 Procurement Planning12.2 Solicitation Planning

12. Project ProcurementManagement

11.6 RiskMonitoring andControl

11.1 Risk Management Planning11.2 Risk Identification11.3 Qualitative Risk Analysis11.4 Quantitative Risk Analysis11.5 Risk Response Planning

11. Project RiskManagement

10.4 AdministrativeClosure

10.3 Performance Reporting10.2 Informating Distribution10.1 Communicating

Planning

10. ProjectCommunicationsManagement

9.3 Team Development9.1 Organization Planning9.2 Staff Acquisition

9. Project HumanResourceManagement

8.3 QualityControl8.2 Quality Assurance8.1 Quality Planning8. Project Quality

Management

7.4 CostControl

7.1 Resource Planning7.2 Cost Estimating7.3 Cost Budgeting

7. Project CostManagement

6.5 Schedule Control

6.1 Activity Definition6.2 Activity Sequencing6.3 Activity Durantion

Estimating6.4 Schedule Development

6. Project TimeManagement

5.4 ScopeVerification5.5 ScopeChangeControl

5.2 Scope Planning5.3 Scope Definition

5.1 Initiation

5. Project ScopeManagement

4.3 IntegratedChangeControl

4.2 Project Plan Execution4.1 Project Plan Development

4. ProjectIntegrationManagement

ClosingControllingExecutingPlanningInitiating

PMBOK 65

Alguns Números (PMBOK 2000)

• 5 grupos de processos• 39 processos ao todo• 9 áreas de conhecimento• Planejamento contém o maior número de

processos, mas não leva o maior tempo


Project Management Institutewww.pmi.org

PMBOK 67

Objetivos• Apresentar o PMI • Informar sobre filiação e certificação

PMBOK 68

O que é o PMI?• Uma associação, sem fins lucrativos, de

profissionais de gerência de projetos

• É um fórum de excelência na área de gerência de projetos promovendo seu crescimento, divulgação, educação e valor nas organizações e praticantes.

PMBOK 69

Principais Produtos/Serviços do PMI?

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PMBOK 70

Evolução• Fundado por Jim Snyder em 1969 com cinco

voluntários nos Estados Unidos• Hoje tem mais de 100.000 membros distribuídos

em 125 países• Possui mais 36 SIGs (Specific Interest Groups)• Tornou-se a organização de maior credibilidade

mundial na área de gerência de projetos

PMBOK 71

Crescimento de PMPsna Década de 90

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002S1

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PMBOK 72

Números de HOJE

• PMI Statistics of Interest:– PMI membership reaches 142,434 as of 30

September 2004.– An overall increase of 22.9% from September 2003.– Total Project Management Professionals (PMP®) as

of 30 September 2004 is 91,923.– PMI Chapter membership is at 109,861 in 234

Chapters worldwide.

Fonte: PMI, outubro 2004.

PMBOK 73

Números de HOJE (cont.)

• Top five industry areas represented byPMI members:– Information Technology– Computer/Software/Data Processing– Financial Services– Business Management Services– Telecommunications

Fonte: PMI, outubro 2004.

PMBOK 74

Crescimento de MembrosDezembro de 2000

75,93% EUA11,21% Canada13,36% Outros

EUA

Canada

Outros

PMBOK 75

Porque filiar-se ao PMI?

• Acesso a informação– Periódicos

• Trimestral Project Management Journal®• Mensal PM Network®• Mensal PMI Today®

– Publicações e Artigos

• Educação (Seminários e Simpósios)• Networking• Fórum para discussões sobre problemas

PMBOK 76

Organização – “Chapters”

• O PMI está organizado estruturalmenteatravés de chapters

• Os “chapters” funcionam como captadorese distribuidores de informações regionais, relacionadas ao tema. É através destasseções que o PMI integra seus membrosmundialmente.

PMBOK 77

Chapters do PMI no Brasil

• Formados:– Bahia– Minas Gerais– Brasília– Paraná– Pernambuco– Rio de Janeiro– Rio Grande do Sul– São Paulo

• Em formação:– Espírito Santo– Fortaleza– Joinville – Manaus– São Luís

O Brasil é o terceiro país do mundo em número de chapters e o primeiro fora da América do Norte

O Brasil é o terceiro país do mundo em número de chapters e o primeiro fora da América do Norte

PMBOK 78

Processo de Certificação

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PMBOK 79

Informações sobre o ExameEstrutura da prova

– Inclui 200 questões de múltipla escolha, contendo quatro opções em cada uma

– O exame dura 4 horas– Para passar, deve-se acertar 137 questões (68,5%)– A língua base da prova é o inglês– Cada questão, se solicitado anteriormente, poderá ter

um opção de tradução para sua língua

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PMBOK 80

Custos

• Primeira vez– U$ 405 para membros do PMI– U$ 555 para não membros

• Para refazer o teste– U$ 275 para membros do PMI– U$ 375 para não membros

PMBOK 81

Pontos relevantes para fazer exame

• Grau de instrução • Experiência profissional• Concordar com o código de ética do PMI

PMBOK 82

Requisitos

• Com nível superior– 4.500 horas de experiência nos grupos de processos

da gerência de projetos nos últimos três a seis anos • Sem nível superior

– 7.500 horas de experiência nos grupos de processos da gerência de projetos nos últimos cinco a oito anos

• 35 horas de treinamento em gerência de projetos

PMBOK 83

Documentação necessária

• Documentação sobre a formação• Preenchimentos dos “Experience

Verification Forms”• Documentação sobre as 35 horas de

cursos

PMBOK 84

Como Estudar

– Leia a bibliografia pelo menos 3 vezes – Faça bastante testes– Adapte-se ao tempo médio exigido para cada

questão– Domine o glossário com as palavras chaves– Priorize o seu tempo disponível para o estudo– Estabeleça um curto prazo para a sua preparação.

Prazos longos fazem com que você não se sinta estimulado e esqueça o assunto já estudado!!!

PMBOK 85

Como a prova está organizada

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7,014Closing23,046Control23,547Execution23,547Planning8,517Initiation

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Grupos de Processos

PMBOK 86

Etapas gerais para a realização do exame

• Adquirir autorização do PMI (voucher) – Leva-se em torno de uns 12 dias úteis

• Adquirir autorização da Prometric– Com voucher do PMI, deve-se entrar em contato com

a Prometric, nos Estados Unidos, para marcar local, data e hora

– Esse processo é mais rápido e pode ser resolvido no mesmo dia

– Serão oferecidas pela Prometric opções de data e hora da prova

PMBOK 87

Mantendo o Título

• A cada três anos deve-se ter um mínimo de 60 PDUs

• PDU – Professional Development Units• PDUs podem ser obtidas através de

– Cursos– Atividades profissionais – Programas patrocinados pelo PMI– Serviços para associações profissionais e da

comunidade

PMBOK 88

Endereços úteis

– Sobre o PMP• www.pmi.org/info/PDC_PMP.asp

– Guia para certificação PMP• www.pmi.org/info/PDC_PMPHandbook.pdf

– Formulário on-line para inscrição no exame• certificationapp.pmi.org

– Prometric• www.prometric.com

– Sobre o PMI• www.pmi.org


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