GABINETE PARLAMENTAR:

DESAFIOS DA GERÊNCIA

A pesquisa foi realizada no mês de abril de 2006

10 chefes de gabinetes foram entrevistados

Foram escolhidos por meio de sorteio

Dois aspectos foram abordados: os problemas enfrentados pelo

gabinete e como o chefe de gabinete investe seu tempo

diário

Para responder a primeira questão, foi entregue aos chefes uma

lista de problemas mais comuns, onde ele deveria classificar por

ordem de relevância;

Para o segundo tópico, o chefe deveria relatar quantas horas

semanais ele gasta em cada uma das atividades que estavam

listadas.

Pesquisa “PROBLEMAS NOS GABINETES”

Quais os problemas no gabinete que mais incomodam o gerente?

1110Falta de autonomia do chefe de gabinete na tomada de decisões.

2103Vereador tem pouco tempo para a equipe.

3102Há baixo comprometimento ou motivação por parte de alguns funcionários.

496Há baixa qualidade de trabalho por parte de alguns funcionários.

588Os servidores não têm conhecimento das diversas atividades do mandato (comunicação interna).

687O espaço físico é pequeno / mal-distribuído.

774Chefe de gabinete e Vereador não atuam de forma coesa no gerenciamento do gabinete.

870Muita informalidade e pouco profissionalismo no ambiente de trabalho.

961Alguns funcionários não têm perfil para executar as tarefas.

1057Há rivalidade entre os funcionários.

Problema Pontos Posição

Pesquisa “O TEMPO DO GERENTE”

Como o gerente tem gasto seu tempo no dia-a-dia do gabinete?

ATIVIDADES GERENCIAIS (reuniões com vereador e servidores, acompanhamento de tarefas e projetos, elaboração de relatórios, agenda

do vereador, controle financeiro)

40,24%

ATIVIDADES NÃO-GERENCIAIS (reuniões com público externo, leitura de emails e jornais, acompanhamento do processo

legislativo, compra de materiais, escrever ofícios, execução de tarefas para atendimento de demandas, produção de material

de comunicação)

59,76 %

Foco de atuação

Gerência dos resultados

Gerência das pessoas

Toda Organização precisa de

FOCO

◦ Definir o foco de atuação é dar diretrizes,

estabelecer onde se quer chegar, quais os

objetivos a serem atingidos, qual o caminho a

ser percorrido e ainda estabelecer as

prioridades.

Quando a finalidade e os objetivos de uma

Organização estão claramente definidos,

eles funcionam como elementos que

orientam e integram, de forma coerente,

todas as ações a serem realizadas,

delimitam o campo de atuação e alinham

as pessoas na realização dos trabalhos.

Quem é o responsável por estas definições?

“É a gerência que conduz a organização para os seus objetivos”

Chiavenato

Refere-se à atuação do gerente no

desempenho dos processos de trabalho,

definindo, acompanhando, avaliando,

priorizando os processos chave,

identificando problemas, propondo

melhorias e provendo recursos para

garantir a consecução das metas e

resultados da organização.

Refere-se à atuação do gerente no

desenvolvimento e na condução da sua

equipe de trabalho, definindo

responsabilidades, orientando,

acompanhando o trabalho, dando

feedback e favorecendo a participação

das pessoas no grupo.

Não adianta ter um bom plano

de metas e estratégias bem

definidas se você não tem

uma equipe preparada e

comprometida em alcançá-las.

Habilidades e competências gerenciais

Planejamento

Comunicação

Condução de reuniões

Gerenciamento de

conflitos

Desenvolvimento de

equipes

Coaching, entre outras

COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO

COMPETÊNCIA ESSENCIAL

COMUNICAÇÃO

GERÊNCIADO

FOCO

GERÊNCIADE

RESULTADOS

GERÊNCIA DE

PESSOAS

O que é O que é necessário necessário

comunicar às comunicar às pessoas no pessoas no exercício da exercício da gerência??gerência??

• Objetivos

• Público-alvo

• Diretrizes

• Prioridades

• Troca de impressões sobre os processos de

trabalho

• Avaliação contínua

• Identificação de problemas

• Busca de soluções

• Definição conjunta de responsabilidades.

• Explicitação das expectativas mútuas.

• Orientação para a execução das atividades.

• Definição de ações de desenvolvimento.

•Troca de feedback contínua.

MOTIVAÇÃO LIDERANÇA

ADMINISTRAÇÃODE CONFLITOS AUTOCONHECIMENTO

COMUNICAÇÃO

COMPETÊNCIA ESSENCIAL DA GESTÃO DE PESSOAS

Dimensões da Comunicação

Informação a Informação a ser transmitidaser transmitida

Forma como essaForma como essaInformação é transmitidaInformação é transmitida..

A Comunicação ocorre quando os conceitos e informações emitidos são recebidos pelo receptor.

TIPOS DE COMUNICAÇÃOTIPOS DE COMUNICAÇÃO

Linear eUnilateral

o alvo a ser alcançado é a transmissão da informação.

Circular

a meta do emissor é envolver o receptor, considerando-o capaz de contribuir para que determinado resultado seja alcançado.

TIPOS DE COMUNICAÇÃOTIPOS DE COMUNICAÇÃO

Linear e Unilateral

MENSAGEM

EMISSOR RECEPTOR

Comunicação Circular

EMISSOR RECEPTOR

MENSAGEM

““FEEDBACK é um fluxo FEEDBACK é um fluxo de influência recíproca”de influência recíproca”

Peter SengePeter Senge

FEEDBACK

Instrumento fundamental da Comunicação ealavanca do conhecimento intra e interpessoal

ATENÇÃO

ISENÇÃO

OBJETIVO DE REFLEXÃO

SOLICITAR FEEDBACK AUTÊNTICO

Saber escutar

DAR FEEDBACK EFICAZ

•Constância

•Aplicabilidade

•Consideração

•Oportunidade

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

Compartilhar idéias e

sentimentos, valorizando

o indivíduo em sua

singularidade e

potencialidade .

Quem é responsável por essas ações gerenciais?

• Chefe de gabinete e Vereador devem atuar CONJUNTAMENTE

no gerenciamento do gabinete

•O Chefe de Gabinete é o principal responsável pela GESTÃO

DOS RESULTADOS e GESTÃO DAS PESSOAS (gerenciamento

cotidiano gabinete), mas atua junto ao Vereador na GESTÃO DO

FOCO

•O Vereador é o principal responsável pela GESTÃO DO FOCO,

mas também tem responsabilidades na GESTÃO DE

RESULTADOS E DE PESSOAS

O Vereador TAMBÉM é responsável por ações

gerenciais na GESTÃO DE RESULTADOS e NA

GESTÃO DE PESSOAS, mas atua de forma distinta:

De modo mais eventual

Em momentos mais importantes

Em momentos mais difíceis

Exemplos da atuação do Vereador no Gerenciamento de RESULTADOS E PESSOAS:

• Nos encontros anuais ou semestrais com a equipe toda para planejamento das ações do mandato

•Na reunião mensal com a equipe toda, para avaliação dos trabalhos;

• Na comunicação de um novo projeto para o mandato;

• Dando feedback individual, negativo ou positivo, eventualmente ou em casos especiais.

• Em reuniões freqüentes com o chefe de gabinete para avaliação dos trabalhos e da gerência.

Tempo estimado para a realização das atividades gerenciais por parte do Vereador: 2 a 3 horas semanais

Boa parte da equipe foi escolhida pelo próprio Vereador. O

Vereador muitas vezes tem uma relação pessoal com os

colaboradores, além de ser a figura central do mandato.

Ou seja, a equipe necessita de contato direto com o Vereador, mesmo que eventual, para receber feedback, para falar sobre o trabalho, para receber orientações.

A falta desse contato gera

DESMOTIVAÇÃODESMOTIVAÇÃO

O Vereador tem responsabilidades gerenciais na gestão do FOCO, de

RESULTADOS e de PESSOAS

MAS

Deve ter o cuidado para que suas ações gerenciais não invadam a

responsabilidade gerencial do CHEFE DE GABINETE, minando sua autoridade

CONFLITOS NO GERENCIAMENTO

O TEMPOO TEMPO

GERENCIAMENTO

XEXECUÇÃO

Além das atividades de gerenciamento, sabemos que o chefe de gabinete acaba realizando outras atividades inerentes ao cargo, como:

- Representar o Vereador em encontros e reuniões;

- Fazer contatos com Secretarias, partidos e outros.

- Cuidar da comunicação do mandato

- Atender pessoas no gabinete, etc

O Chefe de Gabinete dispõe de tempo para realizar todas estas tarefas?

O CHEFE DE GABINETE

Como resolver esta questão?

1. Ter consciência de que as atividades gerenciais devem ser feitas. Elas são realmente necessárias!

2. Lembrar que, se o chefe não atuar no gerenciamento, ninguém mais irá fazê-lo.

3. Não abrir mão do gerenciamento em favor da execução de tarefas

a. Delegar maisb. Aumentar o envolvimento da equipe nas decisõesc. Desenvolver a equipe

Alguns gabinetes têm se utilizado da prática de DIVIDIR a função gerencial entre duas ou

mais pessoas

Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados

Foco do mandato

Etapas

Gerência dos

resultados

Gerênciade

pessoas

Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados

1. Alinhamento de objetivos entre Vereador e o Chefe de Gabinete

2. Compartilhamento com a equipe3. Planejamento individual4. Compartilhamento cronograma geral

Foco do mandatoEtapas

1. Acompanhamento individual do trabalho

2. Acompanhamento conjunto do trabalho

3. Sincronia contínua entre Chefe de Gabinete e Vereador

4. Macro-avaliação periódica

Gerência dos

resultados

Gerênciade

pessoas

Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados

Etapas

Recursos possíveisRecursos possíveis

Oficinas

Coaching

Assessoria técnica

“Não sabendo que era impossível, ele foi lá e fez”

Jean Cocteau

In Djalma Pinho Rebouças, Planejamento Estratégico