Função e Importância Cultural dos Arquivos

Municipais

Évora, 12 de Março de 2013Pedro Pereira

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Arquivos Municipais

• Porquê e para quê?– Um mal necessário?– Para preservar a informação?– Para promover a cultura?– Conhecer melhor a história regional e local?– Servir de prova em diferentes atos?– Uma forma de melhor servir a Sociedade?

Papel versus digital

• Maioria dos arquivos ainda em papel– E os documentos digitais (nados digitalmente ou

por transferência de suportes)– A questão do valor probatório– Os riscos de obsolescência tecnológica– As vantagens em termos de acesso, rapidez e

custos… da desmaterialização– E os info-excluídos?

A teoria das “3 Idades”

• Corrente (ativo): – Expediente diário– Pessoal, jurídico, tesouraria– Taxas, licenças, saneamento– Obras municipais– Educação, ação social– Cultura, desporto…

A teoria das “3 Idades”

• Intermédio (semi-ativo): – Todas as anteriores– Documentação mais centralizada– Triagem de documentos– Necessidades de pesquisa mais reduzidos– Funções de preservação.

A teoria das “3 Idades”

• Definitivo (nem sempre ativo): – Documentação mais de valor histórico e cultural e

menos probatório– Documentação centralizada– Nova triagem de documentos– Diversidade de suportes/formatos (pergaminho,

papel, digital, áudio, microfilme…)– Funções de preservação– Direcionado para o exterior com instrumentos de

pesquisa e públicos específicos.

A situação da CM Évora

Conclusões óbvias

• Todos os Serviços produzem e fazem circular documentos (Arquivo Corrente)

• Não existe um “Serviço” (Seção, Divisão…) em que conste a palavra Arquivo

• A partir de dada altura os documentos começam a ser menos consultados e sem espaço disponível nos serviços produtores (Arquivo Intermédio)

• A documentação de valor histórico (toda ou em parte) pode estar até fora do Serviço Produtor (Arquivo Distrital de Évora).

O Arquivo Municipal - I

O Arquivo Municipal - II• Afinal existe ainda que não representado no

organograma e até há um Arquivo Fotográfico• Existe um Guia do Fundo Documental• Em 2008 tinha 3000 metros lineares (equivalente a

cerca de 36.000 pastas de 8,5 cm de lombada)• Tem regulamento próprio: “O Arquivo da Câmara

Municipal de Évora é um serviço administrativo que tem como função principal recolher, tratar, conservar e difundir os documentos criados e recebidos pela Câmara Municipal de Évora em função da sua atividade.

O Arquivo Municipal - III• Objetivos Gerais:– Facilitar o acesso à informação– Segurança e conservação das espécies

• Virado para o exterior ou para o interior?• Quem são os seus utilizadores?• Quantos são e o que procuram?• Conhecem-se as faixas etárias?• Que atividades tem desenvolvido (como as

Conferências do Arquivo ou outras)?

O Arquivo Municipal - IV• Direcionado para o futuro:– Chegar a novos públicos (nomeadamente as

camadas mais jovens)– Maior interação com o meio circundante (público

em geral e outros organismos públicos ou privados)

– Estabelecer parcerias com Associações, Empresas, Universidades, outras Autarquias

– Dinamismo crescente (na web, em exposições, na Agenda Cultural, na comunicação social…).

Rede de Arquivos Municipais• Grupos de trabalho em rede para partilhar experiências,

boas práticas, recursos, sinergias• Cumprir a legislação e normas em vigor, preparando as

possíveis Auditorias e a resposta à Medida 15 (Central eletrónica de arquivo do Estado) da RCM n.º 12/2012, de 7 de Fevereiro: Diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (Administração Central, Local e Setor Empresarial do Estado)

• Maior visibilidade à Autarquia, à Região e à própria Cultura

• Integrar a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA).