Fosfertil apresentação pmo_iqpc2009_scheyla
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PortfPortfóóliolio de de InvestimentosInvestimentos
Utilização de ferramentas parafacilitar a gestão de um Portfólio com grande número de projetos
Out/09
Agenda
� O portfólio de investimentos da Fosfertil
� A implantação do PMO
� As ferramentas utilizadas
� Os resultados obtidos
� As lições aprendidas
A distribuição dos Investimentos
� Mais de 500 itens de investimentos (>R$ 1Bi)
� 8 unidades industriais
� Rotina e Expansão
� 5 Classificações:
� COP� MOP� PASO� PJCO� CIPE
Perguntas
� Estamos investindo nos projetos certos? (alinhamento estratégico)
� O portfólio está balanceado? (risco x retorno, curto x longo prazo, tipo de projeto)
� Estamos implementando bem os nossosprojetos? (prazo, custo, escopo, qualidade)
� Quais as nossas ferramentas de controle?
� Somos competitivos na obtenção dos objetivos dos projetos que realizamos?
PMOPMO
A implantação do PMO
Ter os projetos certos bem implementados
ControleSuporteAlinhamento Estratégico
Valor Agregado
Realizado x Planejado
Fonte única informações
Escolher os projetos corretos
Padronização
Metodologia única
A metodologia de gestão
Classificação e Priorização
FEL 1 FEL 2 FEL 33
Portão 3
Portão 1
Portão 2
FEL 1 FEL 2 FEL 33
Portão 3
Portão 1
Portão 2
GESTÃO DO PORTFGESTÃO DO PORTFÓÓLIOLIO
Implantação
BOP/SEP/SIBOP/SEP/SI
(Propostas de Projetos)
INVESTIMENTOINVESTIMENTO
(Projetos)
(aprovação)
�Necessidade do cliente
�Requisitos Legais
�Oportunidades / Ameaças
�Mudança de Tecnologia
�Outros
BANCO DE IDBANCO DE ID ÉÉIASIAS
Padronização
O Banco de IdéiasPadronização
� Formulários em Excel® disponíveis naintranet da empresa
� Fluxo de encaminhamento do formuláriodefinido em procedimentos
� Feed-back ao solicitante
Formulário preenchido
pelo solicitante
Aprovação?Cadastramento como proposta de projeto no
software de gestão
Sim
Não
A seleção dos investimentosPadronização
� 1°passo: Classificação
Continuidade OperacionalInvestimentos que visam preservar as atividades de produção e armazenamento da empresa, sem aumentar a flexibilidade, capacidade e/ou eficiência operacional
Melhoria OperacionalInvestimentos que visam aumentar a flexibilidade, capacidade e/ou eficiência operacional das atividades de produção e
armazenamento da empresa
Proteção Ambiental e Saúde OcupacionalInvestimentos destinados a dispêndios com a política de meio ambiente e saúde ocupacional da empresa, à realização de compromissos com órgãos governamentais e ao cumprimento das legislações vigentes
A seleção dos investimentosPadronização
� 2°passo: Priorização
a) Investimentos tipo COPCritério do índice de risco (risco de não realizar/valor do
investimento)
b) Investimentos tipo MOP e PJCOCritério de VPL/VPI (índice de atratividade do
investimento)
c) Investimentos tipo PASOCritério da matriz de risco
A seleção dos investimentosPadronização
Priorização local
Priorização local
Priorização local
Priorização geral
PMO
Aprovação do Orçamento Anual
Análise crítica:- Alinhamento estratégico- Impacto no fluxo de caixa (financeiro e econômico)- Potencial de realização (recursos)- Andamento X Novo- Balanço do Portfólio
CAR33%
BS30%
CIU18%
CMT9%
CMC8%
UPM2%
Distribuição dos itens por Complexo
Evolução por Tipo de Investimento (visão financeira em R$ Mi)
7
150
25
187
5
43
6
153
108
5
45 3917
28
78
24
117
04
CIPE COP MOP PASO PJCO
2007 2008 2009 2010
ResultadosPadronização
� Clareza na definição dos critérios – processo mais transparente, credibilidade e aceitação
� Comparação objetiva entre os projetos, simplificando a seleção
� Redução dos projetos com patrocinador forte mas pouco atrativos
� Maior otimização dos recursos disponíveis (visão consolidada)
� Maior imparcialidade na tomada de decisão –PMO
� Maior alinhamento com as metas da organização
A gestão do Portfólio
Banco de
Idéias
Propostas de
Projetos
Projetos
Investimentos
(> 500 itens)
Mudança de tecnologia
Necessidade do cliente
Requisitos legais
Oportunidades / Ameaças
Controle
A gestão das propostasControle
A gestão dos InvestimentosControle
� Dados disponíveis on line (intranet) para consulta e acompanhamento no software de gestão
� Relatórios mensais com análise crítica do portfólio de investimentos
� Gestão à vista nos Complexos (foco nos principais investimentos em andamento no complexo e as pessoas envolvidas)
� Acompanhamento dos indicadores
� Acompanhamento dos programas
� Visão consolidada da empresa
ExemplosControle
Status Portfólio CAR - Jul/09
87
4
26
15
2
134
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Núm
ero
de I
tens
Projetos em andamento
Projetos cancelados
Projetos concluídos até jul09
Projetos aguardando liberação
Projetos Novos (extra-orçamentário)
Total
Fluxo Financeiro 2009 - Portfólio CAR
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Val
or (
R$
MM
)
Orçado Forecast em Jun09 Realizado até Jul09
R$ 39,6 MM
R$ 25 MM
R$ 8,3 MM (21% do total orçado / 33% do total fct)
R$ 14 MM (postergações + cancelamentos)
As ferramentas utilizadas
� Padronização da metodologia de gestão(propostas e projetos)
� Aquisição de um software de gestão de projetos (controle e acompanhamento)
� Elaboração de relatórios gerenciais com visão estratégica do portfólio
� Realização financeira do portfólio vinculadaa metas das equipes (comprometimento)
� DIVULGAÇÃO (mudança cultural)
� Transparência dos processos e da informação
� Maior conhecimento do portfólio
� Maior controle do portfólio
� Aumento da maturidade
Principais resultados obtidos
credibilidadecredibilidade
maior agilidade para tomadas de decisãomaior agilidade para tomadas de decisão
garantia de garantia de atingimentoatingimento das metasdas metas
comprometimentocomprometimento
Lições aprendidas
� A mudança cultural é um dos principaisobstáculos a serem vencidos
� Muito treinamento
� Focar em benefícios e resultados
� Patrocínio da alta direção da empresa
� DIVULGAÇÃO
Lições aprendidas
� É importante ter uma ferramenta de gestãocorporativa
� mesma base de dados para consulta e emissão de relatórios
� evita-se “ruído” de informações
� ajuda na padronização dos processos
� permite maior integração das pessoas
Lições aprendidas
� O PMO precisa ter abrangência corporativa
� objetivos claros
� responsabilidades e funções bem definidas e conhecidas na empresa
� Não burocratizar (manter os processos e ferramentas simples)