1

Ferramenta de Monitoramento do Sistema EBS 11

Luiz Alberto Silveira de Macedo lasmacedo@gmail.com

Christiano Cadoná chriscad@terra.com.br – Orientador

Universidade Luterana do Brasil (Ulbra) – Curso Análise e Desenvolvimento de Sistemas – Campus Canoas

Av. Farroupilha, 8.001 – Bairro São José – CEP 92.425-900 – Canoas - RS

17 de novembro de 2011

RESUMO

Este artigo apresenta estudos relacionando os conceitos de ERPs e produtos desenvolvidos no

mercado, mostrando a importância de as informações coletadas estarem consistentes. Realiza um

estudo de casos com ferramentas de monitoramento selecionadas. Também faz parte deste artigo o

desenvolvimento de uma ferramenta de monitoramento e a validação com especialistas obtendo

conceitos e determinando pontos de atenção a respeito de seu uso.

Palavras-chave: Ferramenta de monitoramento; ERP; EBS 11.

ABSTRACT

Title: “Tools of System EBS 11 monitor”

This paper presents the study relating the concepts of ERP and products developed in the

market, making the importance of the collected information consistent. Makes a case study with

monitoring tools selected. It is also part of this article the development of a monitoring tool and

validation concepts as well as getting experts determining points of attention regarding its use.

Key-words: Monitoring tool, ERP, EBS 11.

1 INTRODUÇÃO

A organização empresarial tem como objetivo manter-se competitiva. Uma das

necessidades relevantes é a identificação de oportunidades futuras.

Nestes tempos em que os negócios e as informações não têm fronteira comercial, as

empresas se multiplicam para atender mercados cada vez mais distantes e exigentes. Distribuem

departamentos para suprir deficiências ou atingir vantagens comerciais, econômicas, recursos

humanos, entre outras.

“Esta postura é proveniente da pressão crescente

de acionistas (majoritários e minoritários),

governos e sociedade pelo controle e transparência

nos resultados das companhias. Esse modelo deve

ser integrado de forma a evoluir para uma estrutura

organizacional unificada, em que as funções de

governança, risco e conformidade passam a ser

controladas de maneira centralizada” (FREIRE,

2010).

Na busca do máximo rendimento, necessitam permanecer em operação 24 horas/dia.

São empresas normatizadas, robustas, e utilizam grandes repositórios de informação em banco

de dados, como os da Oracle, Microsoft e IBM, e as distribuem em seus pontos de atuação

através dos sistemas.

Estes sistemas têm uma série de módulos que compartilham informações e, muitas

vezes, utilizam recursos específicos do banco de dados para este tipo de controle. Um produto

2

gerenciador instável tende a gerar prejuízo financeiro e operacional, caso a instabilidade não

seja detectada pelo técnico que o controla. Nesse caso, os produtos passam a não ser vendidos

por falta de estoque ou por localização inadequada. Créditos não são aprovados ou recebidos em

tempo para efetuar uma reposição de estoque para vendas. Tributos são pagos ou informados de

forma indevida. Falta de visão do negócio na diretoria para tomada de decisão.

Alexandre Freire refere-se a estes sistemas de forma a identificar a correta ação a ser

seguida: “É importante estar preparado para orientar na correta gestão de riscos, garantindo o

acesso, em tempo real, aos indicadores do nível de risco de seus processos de negócio. Temos

como meta garantir os níveis de perigo aceitáveis, mantendo a sustentabilidade de todo o

processo de governança e conformidade” (FREIRE, 2010).

É necessário, então, que falhas na circulação de informações sejam detectadas e

informadas ao centro de controle de eventos, para que os responsáveis pelas áreas tomem

decisões ou promovam a rápida correção, minimizando riscos.

O objetivo deste artigo é estudar o funcionamento de um ERP, realizar estudo de casos

em ferramentas existentes e desenvolver uma ferramenta de monitoramento dos processos do

banco de dados Oracle no ambiente EBS 11. Esta ferramenta fará a catalogação e o

monitoramento, e gerará alerta para os responsáveis. Para tanto, este documento está dividido

em cinco capítulos. No segundo capítulo é apresentado o referencial teórico, contendo pequeno

estudo de ERP, os principais ERPs de mercado e a análise do ERP Oracle EBS 11, além de

estudo de duas ferramentas de monitoramento do mercado. O capítulo 3 apresenta os requisitos

da ferramenta desenvolvida, bem como seus componentes principais e a tecnologia empregada

para o desenvolvimento. No capítulo 4 será avaliada a ferramenta desenvolvida. E, no capitulo

5, por fim, serão apresentadas as considerações finais e a conclusão do desenvolvimento deste

documento.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Este capítulo apresenta um breve estudo relacionando os conceitos que envolvem ERPs,

algumas aplicações comercializadas no mercado descrevendo parte das características em

comum, vantagens e desvantagens de utilizar os produtos analisados.

2.1 ERP

O Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), no conceito

mais utilizado, é um sistema integrado de informações que integra dados e processos, podendo

ser utilizado pela totalidade dos departamentos da organização em um único sistema. Esta

função pode ser realizada em nível departamental ou funcional (sistemas financeiros, marketing,

comercial, pessoal, produção, logística, patrimonial, fiscal etc.), e a informação deve ser

distribuída, quando necessário, entre os departamentos que compõem a empresa, minimizando

custos e agilizando processos, a fim de tornar a organização competitiva e com foco nos

negócios.

Segundo Buckhout (1999), várias são as propostas de qualificar ERP como um sistema

integrado capaz de possibilitar ao administrador a capacidade de tomar decisões dinâmicas

sobre o negócio. É um software de planejamento dos recursos empresariais que integra as

diferentes funções da empresa para criar operações mais eficientes. Para Lima (2000), a adoção

deste formato afeta a empresa em todas as dimensões, culturais, organizacionais, tecnológicas.

Este sistema controla quase todos os processos e alguns segmentos da empresa. Já Souza &

Swicker (2000) definem o ERP como um sistema de informação integrado, adquirido na forma

de pacotes comerciais para suportar a maioria das operações da empresa. Para Davenport

(1998), o ERP é um software que promete realizar a integração das informações que fluem pela

3

empresa. Este sistema impõe sua própria lógica à estratégia, cultura e organização da empresa.

É uma solução genérica que procura atender a todo tipo de empresa, e seu projeto reflete uma

série de hipóteses sobre como operam as organizações. É desenvolvido para refletir as melhores

práticas de negócio, porém, são os clientes que devem definir a melhor prática para sua

empresa.

O produto é importante para a organização de médio e grande porte, mas deve ser

instalado e usado com metodologia, cuidado e transparência. Entre as empresas que

desenvolvem este tipo de solução, destacam-se a Sap, a Oracle, a Baan, entre outros, e, com a

tecnologia brasileira conhecida no mundo, a Datasul e a Cigam.

Cada empresa fabricante de ERP tem conceito e características que o diferenciam dos

concorrentes no mercado, definindo cada qual sua proposta de valor.

Para Cigam (2011), “o ERP permite que as empresas possuam um maior sinergismo

entre os processos de negócios, pois, quanto mais preciso e ágil o fluxo das informações, maior

é a velocidade com que esta informação será processada, o que é essencial para atender a

velocidade do mercado globalizado”.

Segundo a Sap (2011), “o ERP possui estratégias e operações mais alinhadas, maior

produtividade e visibilidade sobre toda a organização. Estas e outras vantagens representam o

grande potencial do software Sap ERP – a solução que permite que sua empresa se adapte

rapidamente às exigências de um mercado em constante transformação”.

Já o software da Baan (2011) “é um grupo integrado de ferramentas suportado por uma

base de dados única, o que possibilita a integração de toda a informação, sem inconsistências e

sem redundância. É constituído por múltiplos módulos (pacotes) que suportam as diversas

atividades da empresa”.

O Oracle E-Business Switch (ORACLE, 2011) “é o mais completo conjunto de

aplicações de negócios globais e integradas que oferece o mais completo e integrado portfólio

de business intelligence, a mais adaptável plataforma global de negócios e a estratégia de

aplicações mais centrada no cliente”.

Segundo Datasul (2011), a função do software Datasul Protheus é “gerenciar e integrar

os processos de gestão da empresa. A solução ERP TOTVS é dinâmica, racional, eficiente e

prepara a companhia para administrar processos e recursos na busca de integração de

informações. A adoção da solução ERP TOTVS elimina o uso de interfaces manuais e a

redundância de atividades, proporcionando integração de diversos departamentos,

automatização e armazenamento de todas as informações de negócios”.

Algumas vantagens da implementação de um ERP em uma empresa estão na eliminação

do uso de interfaces manuais, na redução de custos, na otimização do fluxo da informação e em

sua qualidade dentro da organização (eficiência), na agilidade no processo de tomada de

decisão, na eliminação da redundância de atividades e na redução dos limites de tempo de

resposta ao mercado.

Contudo, também podemos verificar algumas desvantagens da implementação de um

ERP em uma empresa como fator de observação e alerta. Entre as desvantagens, podem ser

citados: o fato de a utilização do ERP por si só não tornar uma empresa verdadeiramente

integrada; os altos custos, que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; a

dependência do fornecedor do pacote; o grau de imitação e padronização entre as empresas de

um segmento; e tornar os módulos dependentes uns dos outros. Desta forma, as informações

devem ser constantemente atualizadas, porém, o excesso de controle sobre as pessoas pode

aumentar a resistência à mudança.

As empresas que já utilizam ERP citam motivos que as levam a tomar a decisão de

adquirir e usar esse software. Entre eles, podem ser referenciados os seguintes:

Competitividade no mercado globalizado

4

Eficácia na produtividade

Aumento da qualidade

Melhora nos serviços aos clientes

Redução de custos, estoques e aumento na margem de lucro

Melhora na alocação de recursos financeiros e de recursos humanos

2.1.1 Os problemas mais comuns na implementação de um ERP

Na implementação existem dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem

adotar uma solução de ERP, como a falta de apoio das gerências na administração de

problemas, no gerenciamento de mudanças e no treinamento insuficiente dos colaboradores.

O processo de implantação de um aplicativo é algo que pode causar impacto na cultura

da empresa. Esse processo provoca mudanças na organização, no modelo de gestão, na estrutura

gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar

um ERP esperando que apenas o sistema vá resolver os problemas da empresa. Muitas vezes o

problema da empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade das informações

coletadas, entre outros fatores. Para adoção de um ERP, são necessários três fundamentos

inovadores conforme Figura 1. No software, uma nova tecnologia que vai mexer com a

arquitetura de informações da empresa; nos processos de negócios; e no treinamento dos

usuários.

Figura 1 - Pilares para Implementação de ERP

A Figura 1 demonstra os pontos a serem focados pela empresa durante a implementação

e durante a entrada em operação do ERP (go-live) para ter sucesso. A utilização do primeiro

fundamento (software) deve ser bem escolhida e adequada às funções da empresa. O segundo

fundamento (processos de negócio) precisa ser revisto ou alterado, para adequar a empresa à

globalização e eficiência comercial. O terceiro fundamento (treinamento dos usuários

multiplicadores) ajuda na implementação e na continuidade do negócio, bem como o

funcionamento adequado do software. Desta forma, o grupo, além de se consolidar, passará o

conhecimento à frente, acompanhando, ajudando outros colegas no processo de aprendizagem,

eliminando dúvidas, formando, assim, base sólida e referência de novos colaboradores como

peças-chave para o treinamento.

A palavra integração está associada aos principais componentes apresentados neste

estudo, caracterizando-os verdadeiramente como produtos de mercado. Todos os sistemas

apresentados têm integração entre módulos, comportando-se funcionalmente ou utilizando

recursos internos para chegar a este fim.

O ERP escolhido para ser utilizado neste estudo foi o Oracle EBS 11 e seu processo de

5

integração entre módulos.

2.2 ERP - Oracle EBS 11

O Sistema ERP foi concebido pela Oracle Corporation e tem o objetivo de envolver e

integrar todos os departamentos e negócios da empresa em um mesmo sistema, estabelecendo

normas e controles da cadeia produtiva, desde a manufatura até a venda, passando pelas áreas

fiscal, financeira e patrimonial, entre outras. EBS deriva da expressão inglesa “E-Business

Switch”. Cada módulo de negócio corresponde a uma parte ou à totalidade dos departamentos,

como por exemplo GL (Contabilidade), OM (Logística), Financeiro, AR (Contas a Receber),

AP (Contas a Pagar), INV (Inventário), entre outros.

O Oracle EBS 11 é um ERP de mercado muito utilizado na indústria e no comércio. É

complexo e atende a muitos requisitos funcionais das empresas. É comercializado em todo o

mundo, fazendo parte do grupo de ERPs analisados pela Bolsa de Valores de Nova York como

confiáveis para dar credibilidade às ações das empresas que os utilizam. Segundo a revista

eletrônica Next Generation (PRUSACZYK, 2005), é necessário que as empresas atendam a lei

Sarbanes-Oxley, que dispõe de regras como as que seguem.

Versão única de livros ou registros

Precisão de informação e prazo para fechamento de resultados

Workflow preparado para automatizar o processo

Consciência de ajustes

Rastreabilidade e visibilidade para auditoria

Tecnologia que apóia o processo de aprovação e certificação

Visibilidade de controles internos no nível de consolidação e registros

Monitoração de relatórios por meio de painéis de acompanhamento

“Nos Estados Unidos, 90% das empresas, segundo

o Meta Group Research, dizem estar engajadas em

projetos de concordância a leis, que devem

contaminar todo o mundo. As companhias

brasileiras que negociam na Bolsa de Valores de

Nova York (NYSE) são responsáveis por

movimentar 60% do volume da Bovespa – índice

que aumenta para quase 100% se consideradas

também as subsidiárias de empresas

internacionais” (PRUSACZYK, 2005).

O Oracle EBS versão 11.5.10.2 da Oracle Corporation é um ERP que integra tecnologia

Oracle/PeopleSoft em um mesmo sistema, desenvolvido em Forms/Report e tecnologia java

com repositório Oracle.

Este software tem três camadas imprescindíveis para seu funcionamento: aplicação,

concorrentes e banco de dados.

A camada de aplicação é responsável por “interfacear” diretamente com o usuário do

sistema. A ferramenta utilizada nesse front-end é o Oracle Forms (ferramenta de interface

Oracle Corporation), com interpretação em java, utilizando o servidor Apache modificado pela

Oracle.

6

A camada de concorrentes é responsável por enviar dados de um módulo de negócio

para outro (encaminhamento de informações do módulo financeiro para o contábil, por

exemplo), emitir relatórios e imprimir notas, entre outros processos.

A camada de banco de dados tem a finalidade de armazenar todas as informações do

sistema EBS. Para que o produto tenha uma boa performance, os ATGs (Advanced

Technologies Group), ou seja, o grupo de especialistas de controle do EBS, fazem o

monitoramento de todas essas camadas.

A Figura 2 representa a estrutura Oracle EBS 11, em que cada ambiente é configurado,

tornando-se disponível ao usuário. Procura determinar o posicionamento do concorrente e a

forma como interage com o sistema.

Cliente

Banco de Dados

RESPONSABILIDADESContábil

FinanceiroContas a Receber

Contas a PagarEstoque

Fiscal

APA

CHE

JAVA

FORM

S

SERVIDORES DE APLICAÇÃO

MEN

UREPO

RT

PL/SQL

CSQL

Servidores de Concorrentes

Figura 2 - Funcionamento do ERP Oracle EBS 11

A integração com o usuário é feita através de três formas básicas, apresentadas a seguir.

Entrada/Saída – configura-se como uma unidade ou estação de trabalho capaz

de acessar a rede e ligar-se ao sistema, utilizando software de conexão à rede. É

a interface para a entrada de dados e a saída de relatórios.

Processamento – no Oracle EBS 11, este cenário é representado por servidores

robustos, configurados para facilitar a conectividade do usuário através de

servidor Apache e interpretada por java, a programação pesada do sistema

desenvolvido em Forms/Report, ou outra linguagem suportada pelo ERP. Neste

modelo, o Oracle EBS 11 utiliza a denominação de “servidor de aplicação” e de

“servidor de concorrente”, e pode ser configurado conforme necessidade de

utilização, em crescimento adequado ao uso. O servidor de aplicação é utilizado

para suportar a demanda dos usuários em conectar o sistema em operações on-

line. Ele utiliza a denominada “responsabilidade” para atribuir a relação com os

diversos módulos do sistema, como, por exemplo, financeiro, RH, contábil e

logística. O servidor de concorrentes é utilizado para o processamento de

integrações das informações entre os departamentos. Isso é feito na forma de

relatórios programados por filas de execuções ou de qualquer outra demanda

off-line necessária definida pelos diversos módulos. Mas utiliza-se da

“responsabilidade” para validar os dados e entregá-los à empresa e

departamento corretos dentre módulos definidos.

Armazenamento – é utilizado pelo sistema para validar a conexão e armazenar

toda a informação necessária para o funcionamento da empresa. Normalmente,

o Oracle EBS 11 utiliza repositório tipo Oracle 10G Enterprise ou outro mais

7

atualizado em sistema de grid, forma com que a Oracle denomina a utilização

de mais acesso redundante ao repositório de dados.

2.2.1 Ferramentas Avaliadas

Foram analisadas ferramentas no mercado visando a determinar como ocorre e como

são controladas as integrações nos sistemas ERP Oracle EBS 11. Inicialmente, foram

identificados o OAM (Oracle Aplication Manager) da Oracle Corporation e o EBSMonitor da

Ferramentas Gerais.

2.2.1.1 Ferramenta OAM da Oracle Corporation

Na análise da ferramenta OAM da Oracle Corporation encontrou-se um produto nativo,

que roda dentro do ERP e que é incorporado pela tecnologia abordada na construção do sistema.

Este produto apresenta nível de segurança igual ao do sistema principal e está embarcado junto

a ele, utilizando recursos do portal. Pode ser utilizado por usuários remotos ou locais. Seu

monitoramento apresenta características definidas pelo fornecedor. Para entender seu

funcionamento, é necessário ter experiência ou treinamento adequado. Quando verificado pelo

especialista, apresenta informações relevantes das filas de concorrentes ou do status do sistema,

tais como se executou ou não, dentro do sistema, contemplando versão em que o concorrente

está rodando ou seus equivalentes acessos nas tabelas. Apresenta gatilhos para ativar e desativar

serviços dentro do sistema tipo workflow e modificar informações quanto à quantidade de

concorrentes por fila.

Como pontos positivos da utilização deste produto, podem ser destacados: a utilização

da tecnologia nativa do sistema; a atualização junto ao produto EBS 11 instalado. Em caso de

erro ou de necessidade de correção do produto, o próprio fornecedor do ERP produz a alteração

necessária. Ao mesmo tempo o fornecedor já verifica se o software é compatível com o restante

da aplicação, para que o produto retorne à normalidade, sendo necessário aplicar uma correção

(patch) disponibilizada sem custo.

Uma funcionalidade não identificada no OAM – que, de certa forma, é simples de ser

implementada, e sua utilização pode trazer benefícios imediatos – refere-se ao envio de e-mail

imediato de alerta a gestores. Esta informação se faz necessária para a tomada de decisão,

minimizando efeitos nocivos ao negócio, como, por exemplo, um e-mail contendo um alerta

sobre a falta de atualização da lista de preços para área comercial.

É preciso interagir constantemente com a ferramenta para obter dela o necessário para

identificação e análise do problema em um concorrente.

A utilização deve ser realizada por especialista, pois a ferramenta tem permissão para

alterar o comportamento do ERP 11 durante o procedimento da execução, tornando-o instável.

Na Figura 3 demonstra parte da interface principal do OAM, contendo o menu da

aplicação para acesso ao sistema e relatórios de atividade do Oracle EBS 11.

8

Figura 3 – Interface de entrado do Oracle Aplication Manager

Na interface do sistema de monitoramento OAM do Oracle EBS 11 encontramos as

seguintes funcionalidades.

Overview – apresenta informações gerais sobre o Oracle EBS 11. Dentre as

informações relevantes desta interface, destaca-se o funcionamento do sistema visto

na Figura 4. Os componentes deste submenu estão identificados como: host, para

servidores; platform, para sistema operacional; host status, determinando o

funcionamento; admin, identificando o administrador do produto; database, para

banco de dados; concurrent processing, identificando as máquinas de concorrentes;

forms para componentes de telas; e web para servidor de conexão.

Figura 4 - Composição e status do sistema de monitoramento OAS

Ainda no grupo de informações da interface overview, são consolidadas as

atualizações de configuração realizadas no sistema, tais como: correções (patches)

aplicadas ou configurações de contexto no ambiente. É possível visualizar outras

informações como “alertas do sistema”, “status dos componentes da web”, “alertas

iniciados pelo usuário”.

As informações são totalizadas e podem ser acessadas em nível de detalhe,

demonstrado na Figura 5 através dos dados circulados, obtidos pelo item “alertas do

sistema/novos alertas”. Como exemplo, a mensagem relata a ocorrência de um

problema no sistema ERP durante a execução de um processo de workflow. Já o

“status dos componentes da web”, mostra se o sistema está ligado ou desligado.

Figura 5- Overview sistema OAM, alarmes e mensagens

9

Performance – informa de maneira consolidada, sessões ativas, sessões de banco de

dados, número de execuções de solicitações concorrentes, processos de serviços,

serviços ativados, serviços desativados, e-mail de workflow não enviado.

Critical activities – nesta interface são exibidas as informações nativas do sistema,

consideradas críticas para a execução do ERP. Na Figura 6 é apresentada em

destaque a execução da remoção de registros de acesso ao módulo do sistema FND,

contendo o número da requisição (request id), registro da última vez que rodou (last

run date), recomendações Oracle de frequência de execução (Oracle recommended

frequency).

Figura 6 - Sistema OAM – menu “Critical Activities”

Diagnostics – nesta interface são armazenadas todas as atividades de diagnóstico

executadas pelos analistas sempre que existir algum problema de inconsistência de

dados sem que se localize a fonte do problema. Por exemplo: quando um processo

de compra for disparado e concluído, mas o valor da compra diferir do valor a ser

pago. Mostra todos os sistemas envolvidos em nível de detalhe dos dados para

análise.

Business flows – acompanhamento dos fluxos de negócio críticos ao sistema, como,

por exemplo, o envio de e-mail ao aprovador e a verificação do status de execução.

Security – alertas de segurança definidos por default no sistema.

2.2.1.2 Ferramenta EBSMonitor da empresa Ferramentas Gerais (FG)

A ferramenta EBSMonitor foi desenvolvida para atender as necessidades de

monitoramento do sistema implantado na empresa Ferramentas Gerais. O aplicativo informa

status de diversos concorrentes ou sistemas que utilizam o Oracle EBS 11.

Esse produto evoluiu de acordo com as novas funcionalidades dos sistemas implantados

e promove o monitoramento das necessidades específicas das diversas áreas da empresa. Entre

as mais significativas está a visualização das atividades de um concorrente, dito como crítico,

que deixou de funcionar corretamente no processo.

Dentre os pontos positivos da ferramenta, destaca-se o seu desenvolvimento no

ambiente, de acordo com as necessidades especificas da empresa Ferramentas Gerais. Ela utiliza

diversas mensagens dirigidas ao centro de controle dos sistemas denominados pela empresa

como NOC, ou áreas de negócio. A tecnologia é conhecida pelos especialistas e sofre

modificações para atender as necessidades destes.

Contudo, o EBSMonitor tem uma pequena deficiência na apresentação dos quadros de

alerta, que não são muito claros. Essas deficiências não podem ser analisadas intuitivamente,

porque apresentam avisos incompletos. Por exemplo: um aviso de falta de concorrente. A

ferramenta não determina o concorrente que deixou de ser executado. Desta forma, cabe ao

NOC procurar e reprogramar o concorrente não executado. Esta busca demanda tempo e

conhecimento prévio. Os processos são lidos a partir do banco de dados on-line e são

disponibilizados para análise dos especialistas. O EBSMonitor foi feito para o ambiente da

empresa Ferramentas Gerais, e sua portabilidade necessita tempo para modificações e

10

disponibilidade do especialista. Cada acesso ao sistema está programado para ser executado em

um ambiente, neste caso, chamado “produção”, não sendo extensivo aos outros ambientes,

como o de “homologação” e o de “teste de produtos”.

A interface principal de monitoramento de status está dividida por áreas de controle,

chamadas pelos analistas de quadrantes, e monitora as funções básicas dos repositórios

principais e secundários do Oracle EBS 11. De maneira global, cada atividade do sistema é

mostrada em quadros.

Na Figura 7, é apresentada a interface principal da ferramenta, contendo os quadros do

monitoramento. Na primeira linha, o EBSMonitor faz referência aos seguintes sistemas:

concorrentes críticos; concorrentes rodando há mais de uma hora; sessão dbtemp consumo;

serviços workflow.

Concorrentes críticos – apresentam um resumo dos concorrentes críticos ao negócio da

empresa Ferramentas Gerais. Dependendo do status o alerta aparece em vermelho com

intermitência, informando que um concorrente deixou de executar ou foi retirado do

sistema. Cada agrupamento é definido para uma área do negócio e tratado por analistas

de negócios.

Concorrentes rodando há mais de uma hora – neste quadro, os sistemas são controlados

através de agentes que calculam o tempo de execução dos concorrentes e indicam os

que ultrapassam o valor limite definido, neste caso, uma hora. Os alertas são emitidos

em dois momentos: ao atingir 30 minutos, as informações do relatório são mostradas na

cor amarela; após ultrapassar uma hora, em vermelho piscante.

Sessão dbtemp consumo – dentro da administração do banco, é importante monitorar o

consumo de área de trabalho, neste caso, visando a observar relatórios e códigos de

programas mal estruturados no sistema. Quando ultrapassa o consumo de dois gigabytes

por relatório, o sistema emite alerta com mensagem na cor vermelha.

Serviços workflow – neste quadrante é informado o status de execuções importantes no

sistema, como a monitoração do workflow.

Figura 7 – Interface principal do EBSMonitor

11

Na linha 2 da Figura 7 é apresentado o segundo grupo de informações críticas

registradas pelo EBSMonitor para emissão de notas fiscais, objetos inválidos no banco, filas de

sistemas inativas e controle de locks.

NFE erros – neste quadrante – eleito pela diretoria como ponto de observação de

qualidade – é apresentado o funcionamento do faturamento (notas fiscais eletrônicas) e

são detectados problemas na liberação de notas fiscais.

Locks – como o sistema utiliza repositório, são monitorados momentos em que dois ou

mais usuários estão competindo por informações. Esta observação é importante, pois,

em função de retenção de registro, um usuário pode deixar parte do sistema trancado

para outras operações.

Objetos inválidos – esta observação é importante para o funcionamento do banco de

dados, uma vez que aponta relacionamentos quebrados, necessitando de compilação ou

de correção urgente.

Concorrentes filas/inativas – são observadas filas dos sistemas que possivelmente não

estejam em operação. Quando detectado deve ser imediatamente tornado on-line.

Na linha 3 da Figura 7 está o agrupamento de quadrantes, informando status de filas de

concorrentes em execução, além de integrações em sistemas adicionais da empresa.

Concorrentes filas/pendentes – apresenta um totalizador do número de programas que

estão rodando por fila (observação de gargalos).

Concorrentes NOC/erro – estas informações foram definidas pelos analistas de negócio,

e por eles são monitoradas.

Integração Mercanet/EBS – monitora os dados repassados a este sistema ou que são

devolvidos para o EBS 11. Informa quando uma integração está parada entre sistemas.

Na linha 4 da Figura 7 da interface os quadrantes são apresentados com informações

sobre sistemas periféricos e status de banco, como é mostrado a seguir.

Lock Gemco – monitor de sistema gemco, definido como satélite em banco auxiliar,

serve para automatizar o serviço de caixa das lojas da empresa e indicar se o serviço

está funcionando adequadamente.

Serviços – representa o funcionamento do sistema gemco em todas as lojas e o

fechamento do caixa, indicando data de processamento. Nesse caso, verifica se está

correta a data de funcionamento de um caixa.

NFE não tratada na mensageria – demonstra os pedidos de emissão de nota fiscal

pendentes no sistema da Receita Federal.

ASM Disk group – mostra os status do banco de dados, espaço disponível ou

crescimento da informação nos repositórios, e auxilia na rápida análise e no

monitoramento do espaço consumido pelo banco de dados no sistema de

armazenamento (storage).

3 FERRAMENTA DE MONITORAMENTO DO SISTEMA EBS

Sabendo da importância do Oracle EBS 11 no mercado nacional e internacional – a par

da necessidade de monitoramento dos recursos executados nesta ferramenta – este trabalho

apresenta alternativa para os especialistas que utilizam o Oracle EBS 11 na execução do

monitoramento dos processos de atividades exercidas dentro do ERP. Além do monitoramento,

a ferramenta desenvolvida possibilita a identificação de atividades críticas e o envio de alertas

aos gestores informando sobre possível falha no processo.

12

Atualmente os analistas recolhem, analisam e tratam as informações sem a necessidade

de envolver gestores, o que dificulta o controle, pois o problema pode ocorrer novamente. Desta

forma, a ferramenta desenvolvida, identifica para o gestor o processo que falhou, colaborando

para a análise do problema, e na orientação da solução durante utilização de processos de

integração de sistema e na disseminação do conhecimento.

3.1 Funcionalidades desenvolvidas e limites da ferramenta

Nesta seção é apresentada uma visão geral dos módulos do processo, contemplando as

principais funcionalidades da aplicação.

As funcionalidades do aplicativo são executadas na forma de cliente/servidor. Desta

maneira, o usuário entra no sistema com a interface de login, informando o nome do usuário

padrão utilizado no EBS 11, senha e nome do banco. A ferramenta localiza as informações do

ambiente e as disponibiliza na interface principal. Caso contrário, libera a funcionalidade

“configurar ambiente” para modificação ou registro do novo ambiente. É possível, então,

identificar/cadastrar ou deletar concorrentes ou relatórios a serem monitorados para envio de e-

mail. É uma forma de escalonar possíveis problemas, identificando para cada item selecionado o

nome do responsável, e-mail e grau de comprometimento (alerta pequeno, médio ou grave). O

sistema passa a monitorar, então, o concorrente selecionado, enviando e-mails aos destinatários.

Durante a execução da função “monitorar o ambiente”, é possível obter informações como:

“visualizar execuções”; “visualizar alertas”; “visualizar erros” ou “visualizar programações”.

Na Figura 8 são apresentadas as funcionalidades definidas, identificando os atores e

casos de uso principais dentro da ferramenta desenvolvida.

Figura 8 - Diagrama de casos de uso da ferramenta desenvolvida

Configurar e-mail – identifica os concorrentes a serem monitorados e cadastra-os como

forma de consulta para “enviar e-mail”.

Configurar ambiente – apresenta dados do ambiente e estabelece regras para execuções

de “monitorar ambiente”.

13

Monitorar ambiente – aponta os concorrentes prioritários para execução dentro do

sistema de monitoramento.

Visualizar execuções – lista os concorrentes em execução no sistema Oracle EBS 11.

Visualizar alertas – seleciona os concorrentes em execução e filtra os que superam

tempo-limite como forma de alerta.

Visualizar erros – filtra os relatórios do Oracle EBS 11 que apresentaram algum tipo de

erro de execução ou advertência.

Visualizar programações – mostra os concorrentes da fila do Oracle EBS 11 e aponta os

que estão aguardando para executar.

Enviar e-mail – envia e-mail aos gestores de concorrentes que foram cadastrados na

funcionalidade “configurar e-mail”.

Os atores das ações foram definidos como usuário e sistema, onde os usuários são os

responsáveis pela análise dos dados e pela configuração do ambiente, e o sistema realiza o envio

automático de e-mail definido em “configurar e-mail”.

No caso de uso “configurar ambiente” – implementado no sistema, como demonstra a

Figura 9 – podem ser definidas as informações de identificação do ambiente e se o sistema

enviará aos gestores, automaticamente, mensagens de e-mail dos relatórios selecionados.

Na interface da ferramenta foram definidos itens a serem coletados que identificam para

o sistema o comportamento durante sua execução. A Figura 9 apresenta a interface

implementada para o caso de uso “configurar ambiente”. Ela tem como objetivo definir o

ambiente que será monitorado, neste caso, estabelecendo as seguintes configurações.

Nome do ambiente a ser monitorado – uma breve descrição sobre o ambiente a ser

monitorado, onde está sendo realizada a análise com a ferramenta.

Monitoramento estático ou dinâmico – nesta opção o usuário pode alternar entre o

modo dinâmico e o modo estático dentro do sistema. O modo estático é utilizado para

parar a execução de relatórios, deixando a última informação para uma análise mais

criteriosa. Já no modo dinâmico o sistema fica realizando buscas de dados no intervalo

definido.

Intervalo de atualização – utilizado no sistema para identificar o tempo que o sistema

aguardará para fazer nova busca de dados no modo dinâmico.

Enviar mensagem de alerta – nesta opção o sistema está habilitado a procurar os

responsáveis no cadastro de alertas “configurar e-mail”, e verificar se o tempo está

adequado ao envio de e-mails.

Tempo máximo para execução de um concorrente – item utilizado para selecionar, na

interface de execução, concorrentes que serão filtrados e enviados para a interface de

alertas.

Monitorar dinamicamente – esta opção seleciona os concorrentes que serão executados

em modo dinâmico, tais como: concorrentes em execução, concorrentes programados,

concorrentes concluídos com erros ou advertência e concorrentes críticos.

14

Figura 9 – Interface de configuração da ferramenta desenvolvida

A Figura 10 está exemplificada nos dados obtidos através do aplicativo e identifica a

implementação na ferramenta do caso de uso “monitorar ambiente”. A funcionalidade apresenta

o resultado na interface de alerta, contendo: o nome da instância do repositório físico que o

relatório está rodando no banco de dados; o número de identificação do concorrente; o nome do

processo em execução; a data de postagem do pedido no sistema; o tempo decorrido na

execução; o nome do usuário solicitante; o status e a responsabilidade utilizada dentro do

contexto EBS 11; a localização da saída de relatórios para análise, conforme item em destaque.

Figura 10 – Interface de alerta do tempo de relatórios da ferramenta

A funcionalidade “monitorar ambiente” foi implementada conforme destaque na Figura

10, podendo o usuário obter as seguintes informações.

Execução – apresenta os dados relacionados a execuções no Oracle EBS 11, listando

informações como: instância em execução; nome do usuário que solicitou o pedido;

responsabilidade executada; número da execução; data; tempo de execução do

concorrente ou conjunto; parâmetros ou filtros utilizados; e prioridade de utilização

neste processo.

Alertas – seleciona dados da fila de execução que forem selecionados como alerta para

o sistema, superando o tempo máximo de execução definido durante o processo de

configuração.

15

Programações – lista os concorrentes adicionados ao sistema e que ainda não estão

sendo executados, ou quanto tempo o concorrente está aguardando na fila para executar,

se possui alguma restrição ou horário previsto para início da atividade.

Erros de Execução – identifica os concorrentes que foram executados pelo sistema, mas

que após a conclusão apresentam advertência ou erro.

No caso de uso “configurar e-mail”, são configurados os dados relacionados a definição

de escalonamento para análise e solução de alertas emitidos por e-mail de um concorrente e foi

implementado no sistema como cadastro de e-mail.

Na Figura 11 é visualizada a configuração do sistema de cadastro para envio de e-mail.

Nesta interface estão sendo identificadas as informações relacionadas a escalonamento, definida

no sistema como forma de gerenciar a informação enviada. Desta forma, o problema será

analisado e suas causas, minimizadas. Um exemplo disso está na geração dos dados do estoque

para venda, que devem estar corretos para facilitar a logística de abastecimento das lojas durante

a operação comercial da empresa. Uma consequência da execução malsucedida pode ser

observada na falta de produtos solicitados pelos clientes, que possivelmente não foram

comprados ou estão armazenados em depósitos distantes.

Como exemplo, é definido no sistema o e-mail que deve ser enviado em caso de alerta

pequeno, médio ou grave, por tempo de execução conforme cadastro. Os dados são gerenciados

segundo definições de tempo por gerentes ou analistas de negócio. Cada cadastro contém

informações de escalonamento para o envio de e-mail, através da definição de tempo de espera,

e e-mail a ser enviado caso a execução ultrapasse o tempo permitido. Este e-mail só será

enviado se a funcionalidade “ativar”, do cadastro, estiver confirmada para cada inserção no

sistema.

Figura 11 – Interface de cadastramento de e-mails e escalonamento

Por fim, o caso de uso “enviar e-mail”, representado na Figura 8, tem com função o

envio automático de mensagem através do repositório de dados do EBS 11 com interação da

execução da ferramenta. A Figura 12 demonstra como esta funcionalidade está implementada

no sistema.

16

A Figura 12 lista o código para o envio de e-mail. Este procedure foi desenvolvido em

linguagem PL/SQL (linguagem procedural), contendo componentes e recursos nativos do banco

de dados Oracle.

Figura 12 – Código utilizado para enviar e-mail de alerta pelo banco Oracle.

Este código exemplo esta implementado na ferramenta e é utilizado no processo de

envio de e-mail descrito como segue:

Na primeira linha esta a declaração de inicio de instrução. Das linhas dois até a

linha sete, foram utilizadas para definição de variáveis do ambiente e procedures

utilizadas no corpo do código. Já na linha dez, o nome do servidor é carregado na

variável “c” e aberto conexão ao smtp (servidor de e-mail), pela package utl_smtp,

procedure open_connection. Na linha onze é utilizado para iniciar a conversa com o

servidor smtp.

Das linhas doze até a linha quatorze são utilizadas para identificar de quem esta

sendo enviado o e-mail e para quem será enviado o e-mail.Nas linhas quinze até a

linha vinte são realizado para a formação do corpo da mensagem.

Por fim o servidor de e-mail recebe a instrução para fechar a sessão (linha 21 e 22),

liberando a mensagem para o envio. Após são tratados erros ocorridos, por

operação, para enviar o e-mail programado.

Por questão de configuração e segurança todas as mensagens enviadas, não utilizam

processo de relay, e não podem ser endereçadas fora do contexto da empresa.

3.2 Tecnologia

Para a construção da ferramenta proposta foi utilizado o Microsoft .Net Framework 3.5,

desenvolvido em linguagem Visual Basic, utilizando-se de ambiente IDE Visual Studio 2005,

que provém do suporte à linguagem escolhida. O banco de dados para a configuração é o

Microsoft Access 2007, e o banco principal a ser lido é o Oracle 10G. Abaixo, serão descritos

os componentes utilizados para o desenvolvimento.

.Net Framework – ambiente de desenvolvimento contendo a linguagem de programação

e a biblioteca utiliza para a criação da ferramenta em ambiente Windows.

17

ADO .Net – são instruções embarcadas no sistema, responsáveis pela comunicação com

o repositório existente.

Microsoft Visual Studio – ambiente de desenvolvimento para programação orientada a

objeto. Este sistema permite a criação e geração da ferramenta em Visual Basic ou outra

linguagem que permita compatibilidade com o sistema operacional Windows.

Visual Basic .Net – linguagem de desenvolvimento utilizado como ferramenta para a

construção do programa.

Banco de dados Microsoft Access – sistema de gerenciamento de banco de dados que

faz parte dos pacotes distribuídos junto com o Microsoft Office e utilizado no sistema

para registros de configuração e cadastros.

Banco de dados Oracle 10G – sistema de gerenciamento de banco de dados utilizado

pelo Oracle EBS 11 como repositório de dados do sistema.

4 VALIDAÇÃO DA FERRAMENTA DESENVOLVIDA

A execução e o acompanhamento do uso da ferramenta foram realizados dentro do

ambiente da Ferramentas Gerais, utilizando o grupo de ATGs e atendentes de NOC pertencentes

ao seu quadro de funcionários. Os profissionais envolvidos possuem nível de conhecimento do

Oracle EBS 11 e são considerados especialistas. Todos os integrantes têm formação em

Administração de Banco de Dados. Dentro da empresa estão registrados com DBA (Database

Administrator) Sênior e um, como DBA Junior. Dentre os integrantes do grupo de avaliação,

um é titulado em pós-graduação, dois têm formação superior e um é concluinte de curso

superior.

Os testes do produto foram realizados no período de três dias, utilizando os dados do

ambiente real. Os analistas avaliaram a ferramenta, dando conceitos sobre itens de utilização,

com respostas “ruim”, “boa” e “muito boa”. Foram solicitados também, aos colaboradores,

informações sobre pontos positivos e pontos negativos da utilização.

Como forma de avaliar o uso da ferramenta, foram considerados os seguintes aspectos.

Ambiente – Neste item foram avaliadas pelos analistas as informações referentes a:

conectividade com o banco de dados; comportamento da ferramenta em conexão com

os ambientes (homologação, produção e teste); erros ocorridos na ferramenta durante a

execução; dificuldade de entendimento do ambiente.

Para os usuários, esta funcionalidade não apresentou problemas, e foi sugerida a

implementação de módulo de ajuda na navegação. Segundo os avaliadores, a ferramenta

conectou bem com os diversos ambientes, não ocorreram erros de execução, mas foi

necessário um breve estudo para identificar os itens definidos. Os analistas deram seu

conceito: 60% acharam “muito bom” e 40% acharam “bom”.

Interface/Visualização da Ferramenta – Solcitou-se aos analistas que avaliassem a

interface da ferramenta quanto à construção das telas, formas utilizadas, janelas

apresentadas, menus, botões.

Esta informação foi analisada como “boa”, obtendo este conceito em 80% das

consultas, e 20% consideraram “muito boa”, sendo a visualização e a disposição das

telas adequadas e claras. No entanto, um analista achou que poderia ter um alias nas

colunas com legendas.

Recuperação de Dados – Neste item foi solicitada a análise dos dados retornados

durante a execução do sistema, visando conceituar a ferramenta durante a apresentação

18

da informação coletada: se os dados estão adequadamente dispostos para análise; se a

informação está correta dentro da interface proposta; e se os dados são de fácil

identificação.

Todos os analistas concordam: o sistema relatou informações fiéis ao ambiente

selecionado e os dados recuperados condizem com a informação configurada. Quanto

ao tempo de retorno, também foi considerado bom, sendo a satisfação por este item

apontada com “bom” em 100% dos casos. Mas um dos analistas identificou pontos a

melhorar e itens desnecessários para análise, identificados como adicionais ao relatório

proposto, chamando estes campos de “poluídos”.

Avaliação geral – Esta informação identifica a expectativa geral do analista quanto à

utilização da ferramenta e pontos positivos e negativos gerados durante o uso.

Segundo os analistas, como pontos positivos da utilização desta ferramenta estão: o

layout de fácil entendimento; sistema intuitivo de fácil usabilidade; sistema com

formato de execução local cliente/servidor; sistema simples e muito funcional. Mas

também foram avaliados os pontos negativos da ferramenta, tais como: necessidades de

help para pessoas que não conhecem ou têm contato pela primeira vez com a

ferramenta; melhoria em alguns relatórios considerados por um analista como poluído

(com informações não relevantes para a análise); e o teste da ferramenta foi realizado

em um único ambiente, com um pequeno grupo de avaliadores, devido ao tempo

relativamente curto. Dos usuários, 60% indicaram índice de satisfação geral

“bom”, e 40%, como “muito bom”.

Como forma de representar os dados obtidos, foi elaborado o gráfico que segue,

apresentando cada um dos tópicos analisados.

Figura 13 – Conceito avaliado pelos analistas sobre utilização da ferramenta

Analisando o gráfico, pode ser constatado que a ferramenta foi considerada pelos

analistas como “boa” e não obteve nenhuma avaliação como “ruim” em nenhum dos itens

avaliados.

4.1 Plano de ação das sugestões apontadas

Como forma de atender sugestões apresentadas pelos analistas durante os testes, foi

elaborado um plano de ação que será implementado como melhorias da ferramenta.

Help para o sistema com comentários e orientações sobre as funcionalidades.

A utilização de alias para o sistema nos relatórios.

Remoção de campos de relatórios para melhorar a aparência, retirando informações

desnecessárias.

0

20

40

60

80

100

Ambiente Interface/Visualização da Ferramenta

Recuperação de Dados Avaliação Geral

Muito Bom Bom Ruim

19

5 CONCLUSÃO

Conforme o estudo apresentado, o ERP tornou-se uma ferramenta de gerenciamento

muito utilizada por organizações para obtenção de controle de manutenção dos seus processos.

Contudo, a utilização demanda muitos processos que concorrem entre si. Ocasionalmente, um

desses processos pode falhar e ocasionar problemas no processamento.

O estudo também apresentou ferramentas, que efetuam o monitoramento dos processos

em execução. Porém, não foram identificadas algumas funcionalidades, que para um analista

podem representar um controle mais eficiente do processo. Desta forma, foi elaborada uma

ferramenta de monitoramento, que além de apresentar características comuns a outras

ferramentas de monitoramento, contém funcionalidades específicas, como o envio de e-mail

escalonado, representando para a organização, melhoria no gerenciamento dos processos e na

disseminação do conhecimento.

Como forma de determinar se a ferramenta atende aos propósitos para os quais foi

criada, realizaram-se testes no produto, os quais resultaram no conceito médio final de 80%

“bom” e 20% “muito bom”, não havendo nenhuma avaliação “ruim”. Todos os avaliadores

identificaram uma ferramenta útil ao processo, que precisa ainda ser melhorada, mas que já

atende as necessidades de uma empresa com o EBS 11 instalado.

Durante a validação da ferramenta foram recebidos sugestões de melhorias, e para isso,

foi elaborado um plano de ação para receber estas sugestões para futuras versões do sistema.

20

REFERÊNCIAS

FREIRE, Alexandre. Revista Partners Ecosystem, Ano 6 - no15-2010, página 42, Ed. Oracle

Partners network, BR.

BLOCH, G.; RUMBAUCGH, J; JACOBSONI. UML Guia do Usuário. Ed. Campus – 2005,

474 p.

BUCKHOUT, S.; FREY, E.; NEMEC JR., J. Por um ERP eficaz. HSM Management. p. 30-36,

set./out. 1999.

SOUZA, C. A.; ZWICKER, R. Ciclo de vida de sistemas ERP. Caderno de pesquisas em

administração, São Paulo. v. 1, no. 11, 1

o trim., 2000.

LIMA. A. D. A. Implantação de pacote de gestão empresarial em médias empresas. Artigo

publicado pela KMPress. Disponível em: http://www.kmpress.com.br>, 13 fev. 2000. Acesso

em: 15 jul. 2011

DAVENPORT, T. H. Putting de enterprise into the enterprise system. Harvard Business

Review. p.1221-1231, jul./ago. 1998.

MENDES, J.V.; FILHO, E.E. Sistemas Integrados de Gestão ERP em Pequenas

Empresas/Um Confronto entre o Referencial Teórico e a Prática Empresarial. Dez/2002.

PRUSACZYK, Tomas. http://www.nextgeneration.inf.br/imprensa/pdf/galegale.pdf . No meio

do caminho.htm (2 de 3) Acesso:11-8-2011.

BAAN. http://paginas.fe.up.pt/gowww/baan/baan.html acesso em Acesso: 08-10-2011.

EBS 11. http://www.oracle.com/br/products/applications/ebusiness/index.html Acesso:25-10-

2011.

SAP. http://www.sap.com/brazil/index.epx Acesso:25-10-2011.

VISEU. http://viseu-888.webnode.com/vantagens-e-desvantagens/ Acesso:25-10-2011.

CIGAM. http://www.cigam.com.br/erpcigam Acesso em: 25-10-2011.

DATASUL. http://www.totvs.com/home Acesso em: 02-11-2011.