Escola Estadual de Educação Profissional -...

Escola Estadual deEducação Profissional - EEEPEnsino Médio Integrado à Educação Profissional

Curso Técnico em Secretariado

Introdução aosProcessos Administrativos

Governador

Vice Governador

Secretário Executivo

Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Cid Ferreira Gomes

Francisco José Pinheiro

Antônio Idilvan de Lima Alencar

Cristiane Carvalho Holanda

Secretária da Educação

Secretário Adjunto

Coordenadora de Desenvolvimento da Escola

Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC

Maria Izolda Cela de Arruda Coelho

Maurício Holanda Maia

Maria da Conceição Ávila de Misquita Vinãs

Thereza Maria de Castro Paes Barreto

Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP]

Ensino Médio Integrado à Educação Profissional

SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 1

SUMÁRIO

Tipos de Empresas....................................................................................................................................... 02

Organograma ............................................................................................................................................... 03

Vantagens dos Organogramas..................................................................................................................... 05

Manuais Administrativos............................................................................................................................... 07

Manual de Políticas ou Diretrizes................................................................................................................. 12

Manual de Instruções Especializadas.......................................................................................................... 13

Estrutura de um manual ............................................................................................................................... 14

Secretariar reuniões ..................................................................................................................................... 21




TIPOS DE EMPRESAS

Firma individual

Constituída por uma única pessoa responsável ilimitadamente pela empresa

(ou pelos seus atos). Atividades: indústria e/ou comércio

O Ativo e passivo (estoques, máquinas, contas a pagar) podem ser

transferidos, mas a empresa é intransferível

Microempresa

Estatuto de 1999, atualizados pelo Decreto nº 5.028/2004, de 31 de março de

2004:

- Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 433.755,14

(quatrocentos e trinta e três mil, setecentos e cinqüenta e cinco reais e

quatorze centavos);

- Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ 433.755,14 e

igual ou inferior a R$ 2.133.222,00 (dois milhões, cento e trinta e três mil,

duzentos e vinte e dois reais).

A microempresa não poderá realizar as seguintes atividades:

- importação de produtos estrangeiros;

- locação ou administração de imóveis;

- armazenamento e depósito de produtos de terceiros;

- propaganda e publicidade, excluídos os veículos de comunicação;

- factoring;

- prestação de serviços de vigilância, limpeza, conservação e locação de

mão-de-obra.

Sociedade Civil

Constituída por duas ou mais pessoas, tendo apenas por objetivo a prestação

de serviços, não podem praticar atos de comércio. Regulamentadas pelo




código civil.

Uma agência de publicidade, em seu início de atividades, só pode existir sob a

forma de sociedade civil.

ORGANOGRAMA

É a representação gráfica simplificada da

estrutura organizacional de uma instituição, especificando os seus órgãos,

seus níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles.

Princípios básicos a serem obedecidos:

SIMPLICIDADE - deve apresentar apenas os elementos essenciais à

compreensão da estrutura organizacional.

PADRONIZAÇÃO – Uniformidade e coerência.

ATUALIZAÇÃO -retrata a realidade da organização em determinado momento

ALTERNATIVAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA




ORGANOGRAMAS COM AS ATIVIDADES MEIOS SEPARADAS DAS

ATIVIDADES FINS

DIRETOR EXECUTIVO

Serviço de Pessoal

Serviço deFinanças

Serviço deSuprimento

Serviço deJurídico

Divisão Industrial

Divisão Comercial

Seção de Recrutamento e Seleção

Seção de Treinamento

DIVISÃO DE MATERIAIS

Seção de Compras

Seção deEstoque




VANTAGENS DOS ORGANOGRAMAS:

Os organogramas facilitam:

Identificação de deficiências na organização;

Coordenação e comunicação;

Definição de responsabilidades;

Integração e treinamento.

DESVANTAGENS:

A formalização fixa situações que, com o tempo podem tornar-se

inadequadas;

Os organogramas não mostram toda a estrutura organizacional.




O QUE OS ORGANOGRAMAS INDICAM:

OS ÓRGÃOS - A divisão do trabalho em unidades, a natureza das

atividades executadas e a forma pela qual elas foram grupadas.

AS PRINCIPAIS RELAÇÕES FORMAIS – isto é, quem é superior de

quem. As linhas representam as relações superior-subordinado, com seu

fluxo implícito de ordens, prestações de contas e delegações.

Os níveis hierárquicos são definidos, até certo ponto, pelos títulos dos órgãos.

O QUE OS ORGANOGRAMAS PERMITEM ANALISAR

DEFICIÊNCIAS DA ESTRUTURA:

Superposições, duplicações e lacunas de atribuições;

Excesso de níveis hierárquicos;

Excesso de subordinados para um mesmo chefe;

Subordinações inadequadas;

Subordinações múltiplas.

É sempre mais fácil ignorar deficiências quando não estão explícitas.

O QUE OS ORGANOGRAMAS NÃO INDICAM

As relações de prestações de serviços;

As diferenças de grau de autoridade e influência entre as pessoas que

aparecem no organograma no mesmo nível;

As linhas de comunicação - nas quais se apoia o trabalho das

pessoas. A rede de comunicações é tão intrincada que seria impossível

representá-la graficamente;




A organização informal.

MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,

atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que deve ser

obedecido e cumprido por todos os envolvidos com a Organização, individual

e/ou coletivamente.

Os manuais são elaborados com o intuito de divulgar aspectos mais estáveis

da empresa que, geralmente, estão relacionados com a estrutura

organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos

básicos.

Principais vantagens da utilização de manuais administrativos

- Correspondem a importante e constante fonte de informações sobre os

trabalhos realizados na Organização;

- Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções

administrativas;

- Auxiliam a fixar critérios e padrões, possibilitam a normatização das

atividades administrativas;

- Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos

procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;

- Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores da

empresa;

- Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos

realizados;

- Representam uma ferramenta de consulta, orientação e treinamento na

empresa;

- Representam uma restrição para a improvisação inadequada que

aparece na empresa nas mais variadas formas;




- Possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas,

proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da

rotina normal, ou seja, o controle por exceção;

- Representam um instrumento que pode elevar o moral do colaborador,

pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua

representatividade na empresa;

- Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas

das práticas e dos processos institucionalizados;

- Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades,

uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido

por escrito;

- Representam um legado histórico da evolução administrativa da

Organização.

Principais desvantagens da utilização de manuais administrativos

- Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os

problemas administrativos que possam ocorrer na empresa;

- Sua elaboração, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios

inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias

unidades organizacionais da empresa;

- O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de

uma relação de custo x benefício identificada pela empresa;

- Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem

rapidamente seu valor;

- São, em geral, pouco flexíveis;

- Incluem normalmente os aspectos formais da empresa, deixando de

lado os aspectos informais, cujas vigência e importância para o dia-a-dia

da empresa são muito grandes;

- Quando muito sintéticos e objetivos, tornam-se pouco úteis e quando

muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de

quaisquer mudanças pequenas;

- Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas

vezes um freio para a criatividade e iniciativa individual;




- Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação

pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

Com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos

manuais, chega-se à conclusão que os mesmos devem atender alguns

requisitos básicos:

1. Necessidade real e efetiva da empresa;

2. Ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;

3. Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, além de um

bom índice ou sumário;

4. Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;

5. Ser distribuído a todos os colaboradores que dele necessitem;

6. Ter utilização racional, adequada e aprimorada pelos usuários do

sistema;

7. Ser flexível;

8. Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.

A preparação de um manual deve respeitar alguns aspectos:

- Reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a

empresa necessitar de manuais;

- Sugestão de títulos e das finalidades dos manuais;

- Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo

conteúdo;

- Atribuição de responsabilidades pela elaboração e atualização de

cada manual;

- Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada

tipo.




TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Existem alguns tipos de manuais administrativos que atendem a diferentes

tipos de necessidade da empresa, a saber:

- Manual de Organização

- Manual de Normas e Procedimentos

- Manual de Políticas e Diretrizes

- Manual de Instruções Especializadas

- Manual do Empregado

Manual de Organização

Tem como objetivo enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações

entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa,

bem como estabelecer e definir as obrigações e as responsabilidades

relacionadas a cada um dos cargos da empresa.

Suas principais finalidades são:

1. Estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa;

2. Identificar o plano organizacional da empresa, incluindo sua filosofia de

gestão e de atuação;

3. Identificar, de maneira formal e clara, como a empresa está estruturada;

4. Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a

cada unidade organizacional da empresa;

5. Fazer com que as informações referentes à empresa sejam elaboradas

em conformidade com as políticas e os objetivos gerais da empresa;

6. Servir como base para a avaliação do plano organizacional estabelecido

para a empresa.

Os principais aspectos que devem fazer parte do manual de organização são:

- Os objetivos gerais e os objetivos setoriais da empresa;

- Organograma geral e organogramas parciais;

- Relação das funções principais a serem executadas pelas

unidades organizacionais;




- Relações de linha e assessoria;

- Níveis hierárquicos e de controle;

- Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar;

- Aspectos de centralização e descentralização;

- Interação aos sistemas de comunicações e de

informações/decisões.

Manual de Normas e Procedimentos

Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades

organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser

desenvolvidas.


1. Proporcionar, por intermédio de uma ou mais unidades organizacionais,

métodos que possibilitam a execução uniforme dos serviços;

2. Atribuir às unidades organizacionais competência para definição das

informações que são incluídas no manual;

3. Coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a

consecução racional dos propósitos da empresa.

Os aspectos principais que fazem parte do manual de normas e

procedimentos são:

- Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar

(pessoa ou unidade organizacional) os diversos trabalhos do

processo administrativo.

- Procedimentos:é a indicação de como são executados os

trabalhos dentro do processo administrativo.

- Formulários: é a indicação dos documentos que circulam no

processo administrativo, bem como da forma de utilização.

- Fluxogramas: é a indicação dos gráficos representativos dos

diversos procedimentos descritos.

- Anexos.

Exemplos: tabelas, figuras, reproduções etc.




Manual de Políticas ou Diretrizes

Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que

devem ser seguidas pelos executivos e outros colaboradores da empresa no

processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos.

As políticas devem ser bem

fundamentadas e consistentes, bem

como baseadas em uma explicação clara e detalhada das relações de trabalho

na empresa.


1. Padronizar os procedimentos das atividades da empresa;

2. Criar condições para um adequado nível de delegação na empresa;

3. Dar condições para que os executivos gastem tempo apenas com as

decisões que fujam dos padrões normais da empresa;

4. Facilitar a concentração de esforços, visando aos objetivos gerais da

empresa;

5. Criar condições para melhor avaliação do plano organizacional.

O aspectos básicos do manual de políticas e diretrizes são as políticas dos

vários níveis e áreas da empresa, tais como:

- Políticas de Marketing;

- Políticas de Tecnologia;

- Políticas de Logística;

- Políticas da área de Pessoas (Recursos Humanos);

- Políticas de Produção;

- Políticas de Finanças.

Política – parâmetro para a tomada de

decisão.




Manual de Instruções Especializadas

Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de

atividade ou tarefa, como, por exemplo, “Manual do Vendedor”, “Manual da

Secretária” ou “Manual de Instruções do uso do sistema ERP”.

Suas finalidades principais são:

1. Possibilitar maior e melhor treinamento e capacitação a determinado

grupo profissional de colaboradores;

2. Proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo profissional.

O manual de instruções especializadas pode ter o seguinte conteúdo básico:

- Objetivos básicos;

- Informações básicas sobre cargo e função;

- Relação das tarefas básicas;

- Interação dessas tarefas básicas com as tarefas de outros cargos

e funções da empresa;

- Instruções básicas para execução das tarefas;

- Instruções básicas para avaliação das tarefas.

Manual do Colaborador

São muito importantes em empresas de médio e grande porte e seu uso

aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa.

Normalmente, o colaborador recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho.


1. Propiciar ao novo colaborador, rápido entendimento da empresa;

2. Propiciar bom clima entre colaborador e empresa;

3. Externar deveres e direitos do colaborador perante a empresa;

4. Facilitar o posterior treinamento do novo colaborador.




O conteúdo do manual do colaborador difere de empresa para empresa, mas

alguns aspectos são básicos:

- Atividades desenvolvidas pela empresa;

- Breve resumo histórico;

- Objetivos gerais a serem alcançados pela alta administração;

- Explicação do sistema de comunicação e autoridade;

- Plano de benefícios e incentivos;

- Direitos e obrigações do colaborador, de forma geral;

- Regime de sanções;

- Maneiras de recorrer à administração da empresa diante de

eventuais conflitos;

- Normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório

para todo o pessoal;

- Serviços que a empresa presta a seus colaboradores.

Estrutura de um manual

Um manual deve ser elaborado da forma mais completa possível. Normalmente

pode conter as seguintes partes básicas:

1. Índice numérico ou sumário;

2. Apresentação;

3. Instruções para uso;

4. Conteúdo básico;

5. Apêndice;

6. Glossário;

7. Índice temático; e

8. Bibliografia.

a) Sumário – é o índice básico com a indicação do assunto e do

número da página. Deve ser suficientemente detalhado para

permitir a rápida localização da informação necessária.




b) Apresentação – é enfocado seu objetivo. Essa parte corresponde

a uma carta de apresentação assinada pelo responsável pela

empresa, que deve redigi-la de forma a comunicar a todos os

colaboradores a obrigatoriedade de respeito ao conteúdo do

manual.

c) Instruções para uso – deverão ser suficientemente claras e

objetivas para facilitar seu uso pelos vários colaboradores

envolvidos no processo. Algumas das instruções básicas devem

ser:

- Disposição do conteúdo básico;

- Princípios em que se baseiam os capítulos;

- Sistema de codificação utilizado;

- Uso dos apêndices;

- Uso do glossário;

- Uso do índice temático;

- Forma de atualizações e modificações efetuadas;

- Consulta de pontos não considerados ou que não

estejam suficientemente explicados.

d) Conteúdo básico – parte do manual que possui todo o conteúdo

principal, ou seja, a razão de ser do manual. É a parte mais

extensa.

e) Apêndice – nessa parte são colocados formulários, fluxogramas,

organogramas, gráficos, exemplos etc. Representam documentos

que não devem constar da parte de conteúdo básico, para evitar

possível quebra na clareza da leitura. O apêndice quando

utilizado, é representado por instrumentos auxiliares para melhor

entendimento do manual.

f) Glossário – é uma espécie de dicionário de termos técnicos que

serve para homogeneizar a conceituação dos termos básicos

utilizados no manual. Os termos são colocados em ordem

alfabética.

g) Índice temático – é o conjunto de temas relativos ao assunto do

manual e sua localização no conjunto. É parte opcional do

manual.




h) Bibliografia – é uma lista de referências bibliográficas citadas no

texto. É composta em ordem alfabética: sobrenome dos autores

citados, título da obra, edição, local, editora e ano de publicação.

Fases da Elaboração do Manual Administrativo

Para a elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas

algumas fases que podem representar um procedimento basicamente padrão.

1. Definição do objetivo do manual;

2. Escolha dos responsáveis pela elaboração;

3. Análise preliminar da empresa;

4. Planejamento;

5. Levantamento das informações;

6. Elaboração propriamente dita;

7. Distribuição;

8. Instruções aos usuários;

9. Acompanhamento do uso.

a) Definição dos objetivos do manual administrativo.

É a definição da razão de ser do manual. É a primeira e básica

das fases de elaboração, pois da determinação dos objetivos

alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido

posteriormente.

É importante transmitir aos usuários que um manual não é a

solução para todos os problemas, mas que a solução de muitos

deles pode ser encaminhada por meio de um manual adequado.

b) Escolha dos responsáveis pela elaboração.

É importante determinar o número de pessoas, bem como o perfil

técnico-comportamental das pessoas que trabalharão na

elaboração do manual.

c) Análise preliminar da empresa

Os responsáveis devem realizar entrevistas com o pessoal de




nível superior, visitas às instalações da empresa, estudos de

documentação, tais como organogramas, manuais pré-existentes,

balanços, demonstrativos de custos etc, e em geral, todo o tipo de

atividades que lhes permita um conhecimento global da

organização na qual têm de desenvolver sua atividade.

d) Planejamento

Essa fase serve de base de sustentação para todo o

desenvolvimento posterior dos trabalhos. É a definição clara da

qualidade de informação a ser levantada, as fontes da mesma, os

colaboradores de que vai necessitar e outros recursos.

e) Levantamento de informações

Nessa fase, os responsáveis pela elaboração do manual, já têm

conhecimento do tipo, da quantidade, da qualidade e da fonte de

informações e assim utiliza de determinadas técnicas para o

levantamento das mesmas. São elas:

1. Entrevistas – procuram obter informações sobre

objetivos, políticas, estratégias, estrutura hierárquica,

responsabilidades, relacionamentos, procedimentos,

normas, tarefas, fluxo do trabalho etc.

2. Observação direta – informações como cumprimento de

normas, disciplina, atividades, circulação de formulários,

disposição de máquinas e equipamentos, manejo e uso

de arquivos e registros, formas de trabalho etc.

3. Questionário - informações como relação de hierarquia,

funções, tarefas, informações recebidas e emitidas,

métodos de trabalho, delegação, descentralização,

níveis de competência etc.

4. Análise de documentação – são obtidas as mais

variadas informações pelas diversas fontes disponíveis

na empresa: manuais utilizados anteriormente pela

empresa, boletins e circulares, organogramas, estatutos




e regulamentos, manuais de outras empresas,

fluxogramas etc.

5. Elaboração propriamente dita - na fase da elaboração

definitiva do manual, alguns fatores devem ser

considerados: redação, diagramação, formato,

codificação, impressão, encadernação e teste-piloto.

f) Distribuição.

Deve-se estabelecer da maneira mais completa, a relação dos

destinatários do manual. Uma distribuição reduzida, pode levar a

falta de conhecimento de determinados usuários e falhas de

operação do sistema. Já uma distribuição excessiva e

indiscriminada pode levar a gastos inúteis e interferências

desnecessárias de quem não está envolvido no assunto.

Normalmente, quem recebe os manuais são os responsáveis

pelas unidades organizacionais, as quais posteriormente

determinam os meios de acesso a seus colaboradores.

g) Instruções aos usuários.

Essa tarefa normalmente cabe aos responsáveis pelas unidades

organizacionais envolvidas e/ou pela área de treinamento e

desenvolvimento da empresa.

h) Acompanhamento do uso.

Essa fase tem especial importância, pois verifica a eficiência e

eficácia do manual. O responsável deve utilizar várias técnicas

para verificação, tais como: entrevistas, observações, elaboração

de registros estatísticos etc. O processo de acompanhamento

deve ser feito de forma sistemática e contínua.

Processo de Atualização do Manual

Nessa etapa os responsáveis pela elaboração do manual, devem estabelecer

as medidas necessárias para manter a validade do mesmo. As atualizações

devem ocorrer por meio de: revisão, reemissão e cancelamento.




Revisão

Sempre que houver alterações que afetem parte do manual , devem ser

emitidas revisões para substituir as partes emendadas. Revisão é uma nova

impressão das folhas corrigidas.

Ela deve ser realizada com a antecedência necessária em relação à data de

entrada em vigor, com o objetivo de que os usuários tomem conhecimento da

mudança ocorrida.

Reemissão

É uma nova edição completa do corpo do manual administrativo e/ou dos

elementos adicionais, que substitui a publicação original e inclui todas as

revisões. A reemissão de uma norma administrativa deve ocorrer sempre que

as revisões afetarem mais de 2/3 (dois terços) da publicação anterior.

Cancelamento

O cancelamento de um manual administrativo ou de parte dele, ocorre quando

o mesmo já não alcança o objetivo proposto inicialmente e é feito através da

publicação da folha de cancelamento.

Avaliação dos manuais administrativos

Geralmente, as empresas não adotam uma política de avaliação periódica de

seus manuais. Abaixo uma lista de controle que pode auxiliar a cumprir essa

tarefa:

- O que pensam os usuários sobre o manual?

- O título do manual é adequado e claro para suas finalidades?

- É de fácil leitura (linguagem, referências, revisão)?

- Com que frequência é consultado?

- A encadernação é adequada? Ela permite leitura e inserção

fáceis dos materiais?

- Em que casos é consultado?

- Contém instruções para sua utilização? Estas são

compreensíveis? Contém exemplos ilustrativos?




- Contém índice temático? Está bem ordenado? Permite localizar

facilmente a informação necessária?

- Os temas do corpo principal foram distribuídos de acordo com

uma ordem lógica?

- Existem modelos que facilitam a compreensão?

- Está sempre atualizado? Qual o procedimento de atualização

adotado? Quem são os responsáveis pela atualização?

- A diagramação é boa? Foram observados aspectos como:

formato de tipos de impressão adequados, espaço suficiente

entre as linhas, qualidade de impressão?

- Foi prevista a inclusão de um glossário com a definição dos

principais termos? O glossário é suficientemente amplo e claro?

- Foram colocados nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão

no corpo principal interrompe a fluidez da leitura?

- Foi previsto espaço em branco suficiente para permitir a

anexação de novos parágrafos?

- Existe número suficiente de exemplares?

- Desde que o manual entrou em vigência, foram observadas

mudanças positivas na forma de execução das atividades?

- O conteúdo do manual fornece as soluções de todas as situações

que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por

analogia?

- Suas dimensões permitem fácil manuseio e arquivamento

cômodo?

- As normas recém-elaboradas são inseridas no manual com

antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com

que antecedência?

- Qual o critério adotado para diferenciar as normas recém-

elaboradas daquelas que serão substituídas?

- O que é feito com as normas substituídas?




SECRETARIAR REUNIÕES

Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa

forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter

maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma

oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se

você souber desempenhar o seu papel com efetividade.

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente

preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa

exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de

registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar

que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos

ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da

reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a

respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para

a reunião.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra.

E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada

organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante

simples.

Secretariando com efetividade

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado,

mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as

deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro

evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui

prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das

manifestações de todos os participantes.

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação

posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos

verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na

página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.




As características básicas da formatação de atas são:

texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou

seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;

números, valores, datas e outras expressões sempre representados por

extenso;

sem emprego de abreviaturas ou siglas;

sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;

todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito

perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os

confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver

erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar

ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs

adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima

(…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes

que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no

exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se

‘trinta mil unidades de matéria-prima’”

Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:

Modelo de ata de reunião

Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada

pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de

dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede

situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro,

José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença

do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações,

Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à

exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada.

Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da




seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se

‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou

ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade

de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do

Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma

apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil

e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período.

Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente

aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta

junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta

despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em

aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao

Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de

que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário

seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por

todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião

ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por

mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima

nominados e referenciados.

Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir,

embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a

reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo

tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas.

Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de

secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de

organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo!

O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu,

sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e

menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.

Hino do Estado do Ceará

Poesia de Thomaz LopesMúsica de Alberto NepomucenoTerra do sol, do amor, terra da luz!Soa o clarim que tua glória conta!Terra, o teu nome a fama aos céus remontaEm clarão que seduz!Nome que brilha esplêndido luzeiroNos fulvos braços de ouro do cruzeiro!

Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!Chuvas de prata rolem das estrelas...E despertando, deslumbrada, ao vê-lasRessoa a voz dos ninhos...Há de florar nas rosas e nos cravosRubros o sangue ardente dos escravos.Seja teu verbo a voz do coração,Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!Ruja teu peito em luta contra a morte,Acordando a amplidão.Peito que deu alívio a quem sofriaE foi o sol iluminando o dia!

Tua jangada afoita enfune o pano!Vento feliz conduza a vela ousada!Que importa que no seu barco seja um nadaNa vastidão do oceano,Se à proa vão heróis e marinheirosE vão no peito corações guerreiros?

Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas!Porque esse chão que embebe a água dos riosHá de florar em meses, nos estiosE bosques, pelas águas!Selvas e rios, serras e florestasBrotem no solo em rumorosas festas!Abra-se ao vento o teu pendão natalSobre as revoltas águas dos teus mares!E desfraldado diga aos céus e aos maresA vitória imortal!Que foi de sangue, em guerras leais e francas,E foi na paz da cor das hóstias brancas!

Hino Nacional

Ouviram do Ipiranga as margens plácidasDe um povo heróico o brado retumbante,E o sol da liberdade, em raios fúlgidos,Brilhou no céu da pátria nesse instante.

Se o penhor dessa igualdadeConseguimos conquistar com braço forte,Em teu seio, ó liberdade,Desafia o nosso peito a própria morte!

Ó Pátria amada,Idolatrada,Salve! Salve!

Brasil, um sonho intenso, um raio vívidoDe amor e de esperança à terra desce,Se em teu formoso céu, risonho e límpido,A imagem do Cruzeiro resplandece.

Gigante pela própria natureza,És belo, és forte, impávido colosso,E o teu futuro espelha essa grandeza.

Terra adorada,Entre outras mil,És tu, Brasil,Ó Pátria amada!Dos filhos deste solo és mãe gentil,Pátria amada,Brasil!

Deitado eternamente em berço esplêndido,Ao som do mar e à luz do céu profundo,Fulguras, ó Brasil, florão da América,Iluminado ao sol do Novo Mundo!

Do que a terra, mais garrida,Teus risonhos, lindos campos têm mais flores;"Nossos bosques têm mais vida","Nossa vida" no teu seio "mais amores."

Ó Pátria amada,Idolatrada,Salve! Salve!

Brasil, de amor eterno seja símboloO lábaro que ostentas estrelado,E diga o verde-louro dessa flâmula- "Paz no futuro e glória no passado."

Mas, se ergues da justiça a clava forte,Verás que um filho teu não foge à luta,Nem teme, quem te adora, a própria morte.

Terra adorada,Entre outras mil,És tu, Brasil,Ó Pátria amada!Dos filhos deste solo és mãe gentil,Pátria amada, Brasil!

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