Empresário Júnior: Um agente do presente e futuro

Palestrantes:Naone Garcia

Pietra BorchardtVinícius Fehlberg

 

Empresa JúniorFormadora de agentes de mudança do País

Apresentação da proposta de mudança da estrutura organizacional da JuniorES

Apresentação da proposta de mudança da estrutura organizacional da JuniorES

Este documento visa apresentar aos empresários juniores do Espírito Santo

o atual modelo de organização da JuniorES e a proposta de funcionamento

para o ano de 2010 em diante.

Aqui será mostrada a estrutura organizacional atual, as dificuldades

enfrentadas nela e a nova estrutura e divisão de tarefas juntamente com as

vantagens que acreditamos que ela trará.

Estão incluídos slides explicativos junto com representações gráficas.

Qualquer duvida que permaneça deve ser sanada juntamente com o Diretor

Presidente Naone ou com o Diretor Administrativo-Financeiro Thiago.

A atual estrutura

A estrutura atual segue o padrão organizacional das federações de empresas juniores espalhadas pelo país, contando com um conselho formado pelos representantes dos entes federados e uma diretoria executiva, formada por estudantes de cursos de graduação ligados de alguma forma aos entes federados.No caso especifico da JuniorES temos um conselho formado por até dois representantes de cada uma das EJs federadas, tendo cada EJ direito a um voto. E uma Diretoria Executiva formada por membros ou ex-membros de EJs federadas que candidataram-se seguindo as regras do edital liberado pela Federação.As três diretoria destacadas no slide anterior corresponde as três diretorias básicas da JuniorES, que tem de ser obrigatoriamente ocupadas para atender ao nosso estatuto. Entretanto há um máximo de sete cargos de diretoria a serem ocupados na JuniorES

A atual estrutura

As dificuldades da atual estrutura

Encontrar pessoas dispostas a se comprometer por um ano a JuniorES: Nos dois anos que a JuniorES tem funcionado, sempre houve cargos em vacância. E mesmo quando há diretores nos cargos, nem sempre há um comprometimento por todo o período que dura o mandato. Manter todas as EJs federadas igualmente envolvidas na JuniorES: Nos dois anos que a JuniorES tem funcionado nem todas as EJs federadas tem estado igualmente envolvidas, sendo que algumas EJs que estiveram muito envolvidas em um dos anos, passa a ter pouquíssima participação no ano seguinte, e vice-versa. Envolver uma maior parte dos empresários juniores na JuniorES: Apenas um numero muito pequeno de empresários das EJs federadas chegam a ter algum envolvimento com a Federação, o que dificulta o desenvolvimento de projetos internos e atender as demandas da BJ, além de impossibilitar que a Federação alcance seus objetivos.

Entender melhor as necessidades e dificuldades das EJs federadas: A participação dos conselheiros tem sido muito abaixo do necessário, com isso a Federação não consegue entender e atender as necessidades e dificuldades de seus entes federados, que é um de seus objetivos. Desenvolver projetos internos e atender as demandas da BJ: Devido a baixa participação de empresários juniores na federação, temos uma baixa capacidade humana para desenvolver todas as atividades da federação, e com isso, projetos internos e demandas da BJ, por vezes, acabam não sendo atendidos. Sustentar-se financeiramente: A Federação atualmente possui uma receita muito baixa, que não é suficiente para desenvolver totalmente suas atividades, e sem o desenvolvimento de alguns projetos chaves torna-se muito difícil a geração de nova receita, e uma alta dependência de repasses das EJs federadas. Ocupar todos os cargos da atual estrutura: Nunca conseguimos ocupar todos os cargos disponíveis em nossa estrutura.

As dificuldades da atual estrutura

A nova estrutura

A nova traz algumas alterações pensadas especificamente para sanar os problemas que vem sendo identificados.

O conselho se mantém, com leve alteração, entretanto o corpo executivo e drasticamente alterado para atender melhor nossa realidade.

Apesar de diferente, essa estrutura foi baseada em conceitos tratados pela Brasil Junior.

Baseada nos cinco pilares, que é o conceito criado pela BJ que fundamenta as funções e atividades das Federações, assim como também funciona como base de avaliação do desempenho das EJs.

A nova estrutura

Foco nos cinco pilares

Os cinco pilares já eram trabalhados anteriormente a nível executivo,

entretanto as responsabilidade eram distribuídas pelas sete diretorias

existentes, e como nunca tivemos as sete ocupadas, sempre havia algumas

responsabilidades que não podiam ser atendidas pelas equipes anteriores.

No nível estratégico houve algumas falhas, principalmente pela participação

parcial do conselho, onde era difícil ter participação dos representantes de

todos os entes federados.

As alterações a serem feitas no âmbito estratégico (Conselho Estratégico) e

executivo (Secretaria Executiva) visam resolver esses problemas e atender a

todos os aspectos dos cinco pilares.

Foco nos cinco pilares

O funcionamento

O novo conselho estratégico

A representação anterior mostra o Conselho Estratégico na situação atual da JuniorES, com cinco empresas.O Conselho será composto pelos representantes das EJs federadas mais o Secretário Geral.Três dos representantes terão cargos oficiais, sendo um o Presidente do Conselho, um o Vice-Presidente e um Tesoureiro.Esses três existem para atender a um requisito legal do estatuto atual da JuniorES, de ao menos três representantes legais para a federação que atualmente são o Diretor Presidente, o Diretor Administrativo-Financeiro e o Diretor de Suporte.Além de atender a esse requisito legal, os três cargos terão algumas funções apresentadas no próximo slide.É importante salientar que: esses três cargos serão de três entes federados ou seja EJs, representadas pelos seus conselheiros, ou seja, serão esses três conselheiros, que serão registrados como representantes da JuniorES. Eles não terão nenhum atributo especial no que tange a votações e tomadas de decisões dentro do Conselho, ou seja, as EJs que ocuparem esses cargos permanecerão com um voto cada. E como o cargo será da EJ, caso algum dos conselheiros, por qualquer motivo tiver de se afastar, a EJ a qual ele representava indicará um novo conselheiro para ocupar seu lugar.

O novo conselho estratégico

O novo conselho estratégico

O Presidente do Conselho será o representante legal da federação, e terá

como principal função responder por ela e representá-la junto as EJs

federadas, a Brasil Junior e demais órgãos competentes.

O Vice-presidente do conselho deverá auxiliar o presidente em suas funções

e substituí-lo em sua ausência ou impedimento.

O Tesoureiro ira manter o controle da movimentação financeira da JuniorES

(entrada e saída de recursos), fará a cobrança da mensalidade e da taxa da

federação, responsável por manter o conselho ciente da situação financeira

da Federação, garantir o cumprimento das obrigações financeiras da

JuniorES e fazer a liberação dos recursos quando necessário e possível.

Apesar de cada EJ poder designar dois conselheiros, um titular e um suplente, que podem, ambos, participar das reuniões do conselho, cada EJ terá apenas um voto. E no caso dos três cargos supra citados, caso o titular não puder por falta ou impedimento, desempenhar sua função, um dos outros dois ira substituí-lo, seguindo a ordem hierárquica, Presidente, Vice-presidente e Tesoureiro.Isso, quando referindo-se ocasiões como, assinatura de contrato, representação em eventos oficiais, atividades bancárias, etc..Além disso, os Conselheiros podem ser livremente indicados pelas empresas, sendo apenas sugerido que estes sejam o presidente e algum outro diretor, mas isso não sendo uma regra. Entretanto, é regra que o conselheiro seja um membro efetivo da empresa, e altamente indicado que eles esteja bastante envolvido com a realidade diária da empresa como um todo.

O novo conselho estratégico

O funcionamento

A secretaria executiva

Como dito anteriormente, a nova estrutura tem foco nos cinco pilares, e isso principalmente pela organização de sua estrutura executiva.A secretaria será formada pelo Secretário Geral e outras cinco secretarias/áreas cada uma correspondente a um dos pilares.O Secretário Geral será o único cargo escolhido por meio de um edital, onde qualquer pessoa ligado a um EJ (membro efetivo ou pós-junior) poderão concorrer, sendo que a escolha do candidatos que ocupará o cargo será feita pelo Conselho Estratégico.As demais secretarias ficaram sob responsabilidade dos entes federados, sendo que cada uma deverá ficar sob responsabilidade direta de uma EJ. A escolha de qual EJ ficará responsável por qual secretaria ficará a cargo do Conselho Estratégico, entretanto nenhum pilar poderá ficar sem EJ responsável.A EJ deverá indicar uma pessoa que ficará diretamente responsável por aquele pilar, essa pessoa será a referência para o conselho e para o Secretário Geral quando houver alguma questão a ser tratado por aquele pilar.

O secretário geral

Ocupará o cargo de Conselheiro da Brasil Júnior.

Será o responsável por fazer o link entre a Secretaria Executiva e o Conselho.

Coordenará as atividades da Secretaria Executiva, e será o responsável por entregar os resultados das atividades requisitadas e/ou aprovadas pelo conselho, assim como manter o conselho informado pelo caminhar dos trabalhos da Secretaria.

O Secretário Geral também deve manter controle da participação dos entes federados, seja no Conselho (presença em reuniões e respostas as consultas), e também na Secretaria (mantendo as entregas dos resultados e das informações dentro dos prazos, numero de membros de cada EJ envolvidos nas atividades da JuniorES)

Os trabalhos dentro da estrutura de pilares

A estrutura de pilares têm como objetivo fazer com que todos os entes federados tenham seu papel bem definido dentro da federação e que também tenham seus objetivos claros.

No cenário atual, em que há cinco empresas federadas, cada uma ficará responsável por um dos pilares..

Cada EJ deverá nomear um membro que será a pessoa responsável por coordenar as atividades dentro de sua área (pilar).

As atividades desempenhada dentro de seu pilar não precisa ser realizado apenas pela pessoa nomeada por ficar responsável por aquela área, nem mesmo apenas por membros da empresa responsável pelo pilar.

As atividades podem ser desempenhadas por grupos de trabalho composto por membros de quaisquer dos entes federados.

Entretanto a entrega dos resultados das atividades de cada um dos pilares ficará a cargo da EJ responsável por aquele pilar, e será o coordenador responsável quem deve responder pelos resultados positivos ou negativos

A seguir segue uma série de slides que apresentam a escala de avaliação das

federações a partir de cada pilar.

A escala representa do melhor ao pior cenário, como a Federação esta

desempenhado as atividades do pilar, ou seja, ela mostra do pior resultado ao

melhor resultado possível dentro de cada pilar.

Dessa forma, caso a Federação esteja desempenhando todas as suas

atividades dentro do determinado pilar, os resultados obtidos devem ser bem

representados pela cenário 5 da escala de avaliação.

Entretanto, se a Federação não estiver desempenhando bem suas atividades,

os resultado obtidos por ela serão melhor representados pelo cenário 1 da

escala de avaliação.

Os trabalhos dentro da estrutura de pilares

O pilar suporte e alinhamento, parte de suporte

Avaliação das práticas que a federação possui para contribuir com o desenvolvimento das empresas federadas.

1: A federação consegue obter apenas um panorama geral do estágio atual de desenvolvimento das EJ federadas.2: A federação, através de um método, consegue identificar as necessidades específicas das EJs e separá-las em diferentes graus de maturidade.3: A federação consegue identificar as necessidades específicas das EJs e definir os pontos em que devem ser melhorados.4: A federação consegue identificar as necessidades específicas das EJs e atua de forma permanente para sanar essas debilidades.5: A federação consegue identificar as necessidades específicas das EJs, atua de forma permanente para sanar essas debilidades além de estimular e orientar o desenvolvimento de suas EJs para a excelência empresarial.

Avaliação de como a federação garante o alinhamento estratégico das EJs ao seu .

1: A federação dissemina seus objetivos estratégicos de forma informal.2: A federação encontra problemas em disseminar seus objetivos estratégicos, na totalidade ou abrangência desejada. 3: A federação estabelece e dissemina de forma clara seus objetivos estratégicos para as EJS federadas.4: A federação além de disseminar seus objetivos ainda possui um método para avaliar se os objetivos das EJS estão alinhados aos seus.5: A federação possui alinhamento estratégico de todas as EJs e busca manter essa uniformidade.

O pilar suporte e alinhamento, parte de alinhamento

O pilar fomento e orientação

Avaliação de como a federação atua para estimular e incentivar a abertura de novas EJs no estado, através da disseminação dos objetivos e benefícios da abertura de uma EJ nos cursos e I.E.S. que ainda não possuem uma.Pólo universitário é, de acordo com a visão da federação, uma cidade com grande concentração de universitários e grande potencial de abertura de EJs.

1: A federação, atualmente, não tem condições de estimular a abertura de novas empresas.2: A federação possui algumas práticas isoladas de divulgação e incentivo.3: A federação possui práticas estabelecidas e continuadas para divulgação e incentivo.4: A federação possui práticas estabelecidas e continuadas para divulgação e incentivo, além de possuir algum tipo de atuação nos principais pólos universitários do estado. 5: A federação possui práticas estabelecidas e continuadas para divulgação e incentivo, além de estar presente de maneira estruturada nos principais pólos universitários do estado, dessa forma consegue identificar a abertura de novas EJs na região.

O pilar regulamentação

Avaliação de como a federação age para regulamentar a atuação das EJs.

1: É exigido como critério de Federação das EJs apenas os requisitos obrigatórios definidos pelo Selo BJ.2: A federação desenvolve ações (estímulos, acompanhamento, auxílio) que motivam as EJs na obtenção do Selo BJ e é exigido como critério de Federação das EJs apenas os requisitos obrigatórios definidos pelo Selo BJ.3: A federação desenvolve ações que motivam as EJs na obtenção do Selo BJ. O processo de federação possui critérios de federação definidos estadualmente.4: A federação fornece benefícios concretos para que as EJs se federem5: A federação fornece benefícios concretos para que as EJs se fedrerem. Existem programas de incentivo a Institucionalização das EJs perante suas I.E.S.

O pilar representatividade

Avaliação das práticas adotadas pela federação que garantam a representação dos objetivos do MEJ estadual perante a comunidade, Governo local, as I.E.S do estado e o MEJ nacional. Parcerias são consideradas quando a federação receber alguma contrapartida concreta através da parceria.

1: A federação, excluindo a participação na BJ, não possui qualquer meio estruturado para representar o seu estado frente à sociedade.2: A federação possui alguma forma de interação com esses stakeholders.3: A federação possui alguma forma de interação com esses stakeholders, além de possuir parcerias que contribuem com o desenvolvimento de suas EJs.4: A federação possui formas estabelecidas e permanentes de interação com 2 desses stakeholders, além de possuir parcerias que contribuem com o desenvolvimento de suas EJs.5: A federação possui formas estabelecidas e permanentes de interação com todos esses stakeholders, além de possuir parcerias que contribuem com o desenvolvimento de suas EJs.

O pilar integração

Avaliação das práticas adotadas pela federação para estimular a integração de EJs e empresários juniores, com o intuito de facilitar o intercâmbio das melhores práticas.Exemplos de eventos: mesa redonda, apresentação de cases e festas que visam a integração dos empresários. Os eventos que tenham como objetivo principal ou um dos principais objetivos a integração da federação são considerados práticas de integração.

1:Somente há incentivo à troca de práticas e integração de pessoas, não existe uma ação deliberada por parte da Federação.2: São realizadas ações de integração, mas não de forma continuada.3: São realizados eventos periódicos que promovam a integração e aproximação das pessoas. 4: São realizados eventos periódicos que promovam a discussão e intercâmbio de práticas, além da integração.5:São realizados eventos que promovam a discussão e intercâmbio de práticas, além da integração. Ocorre a identificação das melhores práticas do estado e indicação das mesmas para outras EJs.

Resultados esperados com a nova estrutura

Com a nova estrutura esperamos que:

•Haja maior engajamento dos entes federados, tanto a nível estratégico (Conselho) quanto no nível operacional (Secretaria Executiva)

•Haja maior integração entre as empresas com grupos de trabalho mistos nas cinco áreas

•Participação de um maior numero de membros das EJ federadas na JuniorES por meio dos grupos de trabalho e comissões.

•Aumento da capacidade humana para realizações de atividades de interesse dos entes federados, da federação e da BJ

•Aumento do interesse de EJ não federadas em participar da federação

•Aumentar o senso de responsabilidade das EJ pelos resultados da Federação e do MEJ no Espírito Santo

Ultimas observações

Junto a Brasil Junior, a JuniorES será representada pelo Presidente do

Conselho e pelo Secretário Geral, sendo que, no caso do Secretário Geral será

proveniente da mesma EJ que o Presidente do Conselho, seria aconselhável

que o Vice-presidente assumisse como Conselheiro junto a BJ.

O papel de conselheiro da EJ na JuniorES deve ser de membros que tenham

grande envolvimento na empresa e que tenha autonomia para falar pela mesmo,

sendo altamente aconselhável ser o Diretor Presidente e algum outro Diretor.

O Conselho tem papel fundamental, e por isso este tem de ter o maior

envolvimento nas atividades da Federação, exigindo sempre os resultados do

Secretário Geral, assim como decidir quais são as prioridades da JuniorES

Duvidas e sugestões...

Duvidas e feedbacks...

Thiago TorresDiretor Administrativo-Financeiro JuniorES 2009thiagotorres@cjaufes.com

Naone GarciaDiretor Presidente JuniorES 2009naone@cjaufes.com