ELABORAÇÃO DE ATAS

EXELÊNCIA TÉCNICOS

Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma clara e resumida as ocorrências de uma reunião. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.

É DOCUMENTO DE VALOR JURÍDICO.

Por essa razão, deve ser redigida de tal

maneira que não se possa modificá-la

posteriormente.

Texto completamente contínuo, sem

parágrafos ou listas de itens, ou seja,

reduzido como se o texto inteiro fosse um

único e longo parágrafo.

Números, valores, datas e outras

expressões sempre representados por

extenso, sem emprego de abreviaturas ou

siglas, sem emendas, rasuras ou uso de

corretivo.

Para ressalvar erro constatado durante a

redação, usa-se a palavra “digo”, depois da

qual se repete a palavra ou expressão

anterior ao mesmo erro. Ex.: Aos dezesseis

dias do mês de maio, digo, do mês de

setembro de mil, novecentos e noventa e

nove, reuniu-se o...

Quando se constata erro ou omissão após

a redação , usa-se a expressão “em tempo”,

que é colocada após o escrito, seguindo se a

emenda ou acréscimo. Ex.: Em tempo: Na

linha onde se lê abono, leia-se abandono.

As atas devem ser lavradas pelo secretário

eleito e, em sua falta, por secretário

nomeado apenas para um determinado

momento.

Os livros de atas serão guardados em lugar

seguro, sob a responsabilidade do

secretário, e somente sairão do arquivo para

o seu exame pelo órgão competente.

As partes de uma ata variam segundo a

natureza das reuniões. As mais importantes

e que mais frequentemente aparecem são

as seguintes:

a) Título, exemplo: ATA Nº10;

b) dia, mês, ano e hora da reunião (por

extenso);

c) local da reunião;

d) pessoas presentes, devidamente

qualificadas (conselheiros, professores,

delegados, etc.);

e) presidente e secretário do trabalhos;

f) ordem do dia (discussões, votações,

deliberações, etc.);

g) fecho;

h) assinaturas dos presentes,

preferencialmente, por extenso (não rubrica).

TERMO DE ABERTURA

Deve ser incluído o termo de abertura, da seguinte forma:

“Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 01 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente(diretor), como segue, _________, e destina-se à transcrição das atas das reuniões de [Conselho de Classe, Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do estabelecimento], tendo como mantenedora o Governo do Estado do Paraná”

TERMO DE ENCERRAMENTO

O termo de encerramento deve ser da seguinte forma:

“Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 01 a [número de páginas], assinaladas com a rubrica do presidente(diretor), como segue,_________, e destinou-se à transcrição das atas das reuniões de [Conselho de Classe, Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do estabelecimento], tendo como mantenedora o Governo do Estado do Paraná.”

O termo de abertura faz parte das folhas

numeradas e deve ser feito na primeira folha

numerada. O termo de encerramento deve

ser feito na última página numerada do livro.

NO CASO DE SER DIGITADA,

DEVERÁ OBEDECER OS SEGUINTES PADRÕES:

Formatação do texto da ata:

Deve ser utilizada uma das seguintes fontes: “ARIAL”, “COURIER NEW”, “TIMES NEW ROMAN”, devendo ser 12 o tamanho padrão. A fonte escolhida deverá ser usada em todas as atas que compuserem o livro.

Recomenda-se que se utilize a “COURIER NEW”, pois ela ocupa todos os espaços da página igualmente, facilitando o alinhamento.

O espaçamento entre linhas deve ser um e

meio, para permitir maior clareza do texto e

tornar sua leitura mais fácil;

Todo o corpo de uma ata deve constituir um

só parágrafo.

Todo o título de ata deve ser feito com texto

centralizado, letras em negrito e de tamanho

igual a 14.

Quando a ata começar em uma folha nova

deve-se usar o traço diagonal para os

espaços de linha deixados em branco numa

folha.

As folhas impressas deverão ser coladas no

livro ata; Deverão obedecer o seguinte

formato padronizado: 26,5 X 19; Com

margem de 2(dois) centímetros de cada

lado.

Após ter o trabalho pronto, com todas as

correções feitas deve-se utilizar o recurso de

hifenização e alinhamento de ambas as

margens, esquerda e direita. (justificar); Não

imprimir textos nos versos das folhas,

apenas a frente de cada folha deverá ser

utilizada.

FAZER CONSTAR NO RODAPÉ DA PÁGINA

- Cópia Fiel do Livro Ata nº....., folha......, Ata

nº ...../....

MODELOS DE ATAS

Classificação;

Reclassificação;

Erro de Relatório Final;

Avaliação de Conhecimentos ( art. 14;

regularização de vida escolar)

CONSULTA SOBRE O CASO DE “REFAZER” ATAS:

“Segundo Eurico Back e Geraldo Mattos, em 'Roteiro de Linguagem Técnica, 1975, FTD: A ata não pode ser refeita,

tendo em vista que a ata é o registro ou lançamento fiel dos fatos ocorridos numa reunião.

Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado, nem modificado(...)'

Se após a realização de uma reunião com a

consequente lavratura da ata, houver nova

discussão sobre o mesmo assunto com

alteração daquelas decisões, realiza-se

outra reunião e lavra-se a ata

correspondente, de modo que a ata anterior

continua inalterável, porém, perdendo seu

valor pelas novas decisões tomadas.”

FONTES

http://www.efetividade.net/2007/09/13/model

o-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-

reunioes-com-efetividade/

http://www.ipib.org/download/guiaatas.pdf

http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/

File/pdf/manual_comunicacao.pdf