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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

AVM – FACULDADE INTEGRADA

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

A Controladoria e o Controller no Processo de Gestão

Organizacional

Carla de Oliveira Souza

ORIENTADORA: Prof. Luciana Madeira

Rio de Janeiro 2016

DOCUMENTO PROTEGID

O PELA

LEI D

E DIR

EITO AUTORAL

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

AVM – FACULDADE INTEGRADA

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em MBA em Auditoria e Controladoria. Por: Carla de Oliveira Souza

A Controladoria e o Controller no Processo de Gestão

Organizacional

Rio de Janeiro 2016

3

AGRADECIMENTOS

À Deus em primeiro lugar, à minha família, aos

meus amigos, à minha orientadora Luciana

Madeira.

4

DEDICATÓRIA

À Maria Edna Oliveira Pinto, minha mãe, minha

inspiração e meu exemplo de vida.

5

RESUMO

O objetivo desse trabalho é esclarecer a importância da

Controladoria e do Controller na gestão organizacional, demonstrando a

missão, a função, o papel e a competência do Controller numa empresa. A

Controladoria pode ser definida como uma importante ferramenta de gestão, de

modo que através dos relatórios elaborados, estes possibilitem aos gestores

um auxílio no controle e planejamento da organização. Na entidade, ela é

exigida na elaboração e execução dos projetos, sobretudo os operacionais,

tendo em vista o controle de curto, médio e longo prazo. Uma estrutura

organizacional bem desenvolvida necessita de um excelente gestor para a

tomada de decisão, contudo os departamentos precisam criar relatórios

detalhados para que o mesmo tenha uma ampla visão do desempenho da

entidade. A Controladoria é uma área que necessita ser desenvolvida por um

profissional habilitado e com muita competência, devendo manter-se

atualizado, o que possibilitará ao mesmo o diagnóstico preventivo de

problemas e a proposição de soluções. A grande maioria das empresas

compete em um mercado muito competitivo onde o menor preço e a qualidade

do produto/prestação do serviço são a peça chave para o sucesso, desta forma

exigindo da mesma um grande nível de eficiência na produção, na busca do

menor nível de desperdício possível.

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METODOLOGIA

A Metodologia empregada foi com base em pesquisas bibliográficas

descritivas e explicativas, salientando a importância da controladoria e do

controller no processo de gestão organizacional seus controles como

ferramentas na tomada de decisão. Apoiada em livros sobre o tema,

alicerçando também em pesquisas bibliográfica com materiais dos últimos 15

anos, existem muitos autores de tema pesquisados. Os principais livros

pesquisados: Controladoria Avançacada de Clóvis Luis Padoveze,

Controladoria Estratégica de Luis Martins de Oliveira, José Hernandez Perez

Jr. e Carlos Alberto dos Santos Silva, Controladoria: Um enfoque na eficácia

organizacional de Auster Moreira Nascimento e Luciane Reginato, adquirindo

assim conclusões a respeito do assunto em estudo.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

ORIGEM E EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA 09

CAPÍTULO II

O CONTROLLER 17

CAPÍTULO III

CONTROLADORIA COMO GESTORA NO SISTEMA DE INFORMAÇÕES 26

CONCLUSÃO 38

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 40

ÍNDICE 42

8

INTRODUÇÃO

As mudanças constantes no ambiente empresarial provocam a

necessidade de informações cada vez mais rápidas e precisas. A grande

competitividade e a crescente exigência de consumidores, entre outros, são

fatores que afetam as empresas e muitas vezes essas organizações não estão

preparadas ou não dispõem de ferramentas adequadas para a sua gestão.

Percebem-se então uma grande relação entre os sistemas de

informação e a controladoria, cuja função básica é subsidiar os gestores na

busca constante dos objetivos da organização, através da disponibilização de

informações oportunas e relevantes, mantendo uma estreita relação com a

atividade de planejamento e tomada de decisão. O trabalho parte de um estudo

sobre a contribuição que o setor de controladoria pode proporcionar para

melhorar a eficiência nos resultados torna-se relevante, uma vez que

contribuirá para revelar as organizações propostas que poderão ser

executadas e assim obter um maior grau de controle dentro das empresas.

O objetivo desse trabalho é realçar a importância da Controladoria e

do Controller na administração de empresas, do mesmo modo que sua

importância como staff à Gestão Econômica. Analisar os aspectos conceituais

da controladoria enquanto campo de conhecimento. Destacar a importância e a

missão da controladoria dentro das empresas, através do profissional

Controller; Salientar quais os tipos de processos que são utilizados pela

controladoria para a tomada de decisões.

Diante deste contexto pode-se questionar qual é a importância da

controladoria e do controller na gestão organizacional?

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CAPÍTULO I

ORIGEM E EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA

Estudos indicam que procedimentos contábeis já ocorriam quando

os homens das cavernas precisavam prever a necessidade de comida para o

inverno, bem como quando contavam suas ovelhas e avaliavam a condição de

seus rebanhos. Lopes (2010, p. 6) destaca que para Lunkes e Schnorrenberger

(2009): “(...) os pressupostos de controle, tácitos ou explícitos são inerentes à

própria existência humana e com ela evoluem”.

De acordo com De Rochi (2007, apud Lopes 2010, p. 6) os primeiro

registros que se tem a respeito de controladoria está relacionado com a

civilização egípcia, a cerca de 2000 a.C. Com base nos seus estudos, essa

primeira constatação histórica está ligada aos métodos utilizados por um

tesoureiro egípcio, que era responsável pela verificação dos estoques de

cereais armazenados nos silos administrativos de Faraó.

Lopes (2010, p. 7) diz que, segundo Jakson (1949): “(...) a

controladoria surgiu nas empresas americanas na segunda metade do século

XIX para atender as áreas de secretaria e tesouraria (...)”. Para o autor, este

aumento foi decorrente do crescimento das empresas, da complexidade

tributária e da estrutura de financiamento, impulsionada pela Revolução

industrial, o que impactou de forma positiva o fluxo de informações econômicas

e financeiras das organizações.

A Controladoria, também chamada de Contabilidade Gerencial,

segundo Adelegan (2001, apud Bleil, Bonatto, De Oliveira, Dos Santos e

Mauss, p. 6) tinha uma atuação restrita à área de custos e exercia o controle

financeiro da empresa. Após 1965 passou a desempenhar um papel gerencial

dentro das organizações, com fins de planejamento e controle à gerencia. Na

década de 80, com os avanços tecnológicos, a Contabilidade Gerencial estava

voltada ao Processo de Planejamento Estratégico, buscando reduzir custos e

desperdícios através de análises de processos e da gestão estratégica. Na

10

década de 90, voltou- se a elaboração de valor através da utilização de

recursos por meio de implementação de gestores econômicos.

Atualmente a Contabilidade Gerencial, é o produto dessas quatro fases de

evolução. Porém Controladoria, passa constantemente por processos de

“atualização”, pois o mercado vive em constantes mudanças, forçando os

gestores a se adaptarem a essas transformações. Surgindo a necessidade de

sistemas de informação que acompanhem essa constante evolução no

mercado. Tornando assim as organizações, através do apoio da Controladoria,

mais vivas frente à concorrência e a esse ambiente instável.

1.1. História da Controladoria

Não se pode começar a falar de controladoria sem realizar antes um

breve relato sobre a história da contabilidade. Os primeiros sinais de

contabilidade surgiram na pré-história com os sumérios de forma empírica, ou

seja, conhecimento superficial onde o mercado era baseado na troca de

mercadoria. Na idade media foi marcado pela a sistematização dos registros

obra de Leonardo Fibonacci, na idade moderna o que revolucionou foi o

método das partidas dobradas criadas pelo monge Luca Paccioli, já na

contemporânea a contabilidade deixa de ser arte para ser uma ciência assim

surgiram varias doutrinas introduzidas por empresas e escola da época. Com

crescente complexibilidade das organizações, conseqüentemente trouxe com

ela maiores problemas a serem controladas. Desta forma a função de

controladoria tem um papel amplo e importante dentro das organizações

empresariais.

Os primeiros controladores tiveram origem no governo da Inglaterra

e este título foram utilizados em vários cargos, porem em 1931 foi criado o

Controller Institute of America posteriormente tendo o nome alterado para

Financial Executive Institute, órgão este que realçou os padrões profissionais

da controladoria. No inicio foram recrutados profissionais entre os responsáveis

pelo odepartamento de contabilidades ou financeiro das empresas, pois estes

possuíam qualificações essenciais para o desenvolvimento da função, ou seja,

possuem visão ampla da organização podendo enxerga as dificuldades e

11

propor soluções. Esta função tem como objetivo subsidiar decisões a serem

tomadas e esta ligada diretamente a diretória, mas como diz Kanitz:

“Controladoria não é apenas administrar o sistema contábil das empresas. Por

isto conhecimento de contabilidade ou finanças não são mais suficientes para o

desempenho da função de controladoria.” (KANITZ, 1976, p. 06). Mediante a

afirmação descrita acima podemos compreender que a controladoria não se

limita, pelo ao contrario a controladoria é um ramo que cresce cada vez mais

onde a necessidade de controles precisos e flexíveis é explícita, pois as

organizações precisam de técnica que trazem informações concretas a fim de

alcançar as metas estabelecidas pela alta administração, garantindo a sua

continuidade. Com o passar do tempo ficou evidente a dependência da

controladoria pelos controles internos, pois ela sozinha não seria capaz de

reunir e tornar todas as informações gerenciais da empresa, desta maneira é

essencial que cada setor passe e centralize tais informações para a

controladoria para que o controlador possa analisá-las e assim tomar todas as

providências cabíveis. “A controladoria através da função do controller, é

responsável pela elaboração e implementação de um sistema integrado

deinformações operacionais e financeiras para, a partir das demonstrações

contábeis geradas e baseadas em uma estrutura solida de controles internos,

suprir os gestores com ferramentas de analise e controle gerencial.” (GARCIA,

2010, p. 02).

1.2. Evolução da Controladoria

Diante da busca pela permanência empresarial, a Contabilidade

considerada uma das ciências mais antigas do mundo que visa fornecer

demonstrativos contábeis e são indispensáveis para gerir uma organização

acaba sendo descentralizada e com isso o surgimento de áreas específicas é

inevitável. A Controladoria surge naturalmente direcionando-se a área

administrativa e financeira, dotada de métodos e técnicas de controle, é um

ramo da contabilidade que possui autoridade suficiente para a tomada de

decisões e que tem a visão voltada para o futuro focado no crescimento

contínuo das organizações.

12

As primeiras informações que demonstravam características do

ramo exercido pela controlaria, foram nos EUA, onde eram formados por

relatórios gerencias e as informações eram tipicamente contextualizada. Com o

aumento da inflação americana, observa-se que a Controladoria não estava

sendo aplicada de forma correta e que precisariam rever alguns conceitos que

eram necessários para o ajuste a realidade denominado custos de entrada e

saída, características que tinha como foco suprir as necessidades da época.

O crescimento econômico é um grande aliado para a formação da

Controladoria, juntamente com aevolução tecnológica, principais fatores que

acompanharia desde então a Controladoria e toda sua existência.

Uma ciência pode ser confirmada fundamentalmente pela sua teoria: Teoria da

Decisão é tida como esforço para explicar como as decisões são realmente

feitas. Teoria da Mensuração trabalha com o problema de avaliação de dados.

Teoria da Informação vem de acordo com o seu propósito, que é possibilitar a

uma organização alcançar seus objetivos pelo eficiente uso de seus outros

recursos. (PADOVEZE, 2005, p. 06). Ao serem definidas essas regras,

automaticamente a base de dados da estrutura organizacional identificada pela

Controladoria deverá ser analisada pela cúpula hierárquica das empresas,

onde poderão tomar as medidas necessárias para garantir a continuidade e

melhoria industrial.

No Brasil a procura por profissionais de Controladoria se torna

necessária de acordo com o crescimento industrial que chega ao país, fazendo

com os procedimentos administrativos tenha como base os padrões

internacionais. A medida que empresas multinacionais instalam-se em solo

brasileiro, as empresas nacionais diante da competitividade buscam

crescimento contínuo se reestruturando, criando cargos e delegando funções,

onde a Controladoria é encontrada com freqüência. A contabilidade atualmente

praticada será cada vez mais influenciada pelas normas vigentes em outros

países, em decorrência da globalização e abertura da economia brasileira.

Afinal para atender aos usuários da Contabilidade nesse novo ambiente, há

necessidade de adaptar os atuais procedimentos e práticas contábeis aos

padrões internacionais. (OLIVEIRA, PEREZ JR. E SILVA, p.14). Os

13

procedimentos atuam para administrar empresas é embasado no avanço que

as multinacionais apresentam, a necessidade de profissionais capacitados que

possam gerir de forma eficiente e eficaz é essencial para a continuidade

organizacional, portanto torna-se cada vez mais notável a presença da

Controladoria nas grandes e médias empresas existente no país. Fica claro

que a evolução da Controladoria, iniciou-se devido a expansão industrial e a

necessidade de suprir a complexibilidade das atividades administrativas que

dotadas de características próprias de implementação de controle é vista como

um dos principais meios de otimizar dados econômicos, pois possuem métodos

de controles e um plano integrado que são aplicados desde a hierarquia ao

operacional, métodos esses que aplicado com precisão levam as organizações

a eficácia.

1.3. A Importância da Controladoria nas Organizações

A competitividade é um dos desafios que as empresas encontram

constantemente, porem as organizações bem administradas tem como

recompensa a permanência e o crescimento esperado, e por trás de uma

organização bem-sucedida há uma estrutura bem planejada e profissionais

com grandes qualificações que ao empenharem suas atividades contribuem

para o avanço empresarial e o sucesso continuo. A Controladoria tem enorme

participaçãodentro das organizações, pois entre as funções básicas do

controlador esta dirigir e implementar sistemas de informações, motivação,

avaliação, planejamento e acompanhamento, ou seja é responsável por reunir

todas estas informações deixá-las em formato gerencial e transmiti-las aos

dirigentes para que tenham respaldo em suas decisões. Esta atividade tem

como objetivo, desempenhar funções tanto contábeis, quanto administrativas e

financeiras, esta voltada ao planejamento estratégico que executado com

precisão, eleva o grau econômico, contribuindo para permanência no mercado.

A Controladoria faz parte de uma das principais atividades da

estrutura organizacional, e é diretamente avaliada pela cúpula hierárquica,

torna-se indispensável, pois atua diretamente no planejamento, os profissionais

têm total conhecimento da empresa por isso fazem uma análise onde revelam

14

a administração passada, fazendo comparações com o presente momento, ou

seja, com a situação atual da empresa e encontra meios de implementação de

melhorias para o futuro.

“Uma das funções básicas da Controladoria é comparar os

resultados gerados pela atividade com os que haviam sido projetados. Para

que isso possa ser adequadamente executado, é necessário o pleno

conhecimento, por parte de toda a organização, dos objetivos estabelecidos e

da forma com que pretende alcançá-los.” (OLIVEIRA, PEREZ JR. E SILVA,

2010, p.29). Os profissionais de Controladoria possuem um conhecimento que

abrange várias áreas, portanto abre para os contadores e administradores

financeiros um campo de atuação amplo, dinâmico e interessante. Em

comparação aos demais departamentos não são visto como diferencial, se

destaca ao exercer suas atividades de forma perceptiva, tem autoridade

suficiente para analisar e se for necessário implantar métodos de prevenção ou

execução. Desta forma é evidente a importância da controladoria dentro das

organizações, uma vez que esta é uma função que exige grandes esforços e

vasto conhecimento, não se restringindo a contabilidade e administração

financeira. Além disto nos dias atuais o controlador se relaciona com vários

administradores organizacionais, portanto para desenvolver seu papel com

eficiência é necessário manter-se neutro e evitar aplicar ele mesmo medidas

corretivas, ou seja além de todo conhecimento técnico o controlador devera ter

muito equilíbrio se desejar ter excelência na sua função.

A Controladoria torna-se uma necessidade e muitas vezes são

encontradas nas organizações como acessória, nos dias atuais é bem comum

as empresas que contratam serviços de Controladoria por tempo determinado,

é bem flexível e tem como característica a adaptação aos problemas de cada

organização, faz um estudo caracterizado, cria métodos de prevenção e

solução dos problemas. No processo evolutivo que o mundo se encontra o

perfil de uma estrutura empresarial bem-sucedida é a Controladoria, pois é

caracterizada de dedicaçãoe inteligência e possui a credibilidade de um

trabalho onde o foco principal é a continuidade eficiência.

15

1.4. ÁREAS ABRANGENTES

Como já mencionado a Controladoria abrange diversas áreas do

conhecimento empresarial, e não somente a área Contábil, como comumente é

relacionada. Conforme cita Lopes (2010, p. 4): “a controladoria pode ser

conceituada como o conjunto de princípios e métodos oriundos dos

conhecimentos das ciências da administração, economia, psicologia, estatística

e principalmente da contabilidade”. Sendo assim a Contabilidade Gerencial

deve buscar nas mais diversas áreas do conhecimento aparato para lhe

proporcionar uma melhor prestação de serviço, conforme Beuren (2004, apud

Bleil, Bonatto, De Oliveira, Dos Santos e Mauss, p. 7) a Controladoria:

“[...] coleta dados das mais diversas fontes: na contabilidade financeira, de

custos e gerencial; em bases não financeiras da empresa para fundamentar as

decisões de nível estratégico que visam as ações futuras e de longo prazo; e

se relaciona com o ambiente externo para buscar subsídios no mercado

(fornecedores, concorrentes, produtos, etc.).” Essa rede de informações e

conhecimentos necessários busca somente proporcionar aos gestores maior

base para tomada de decisões, visando o sucesso do empreendimento.

Dessa forma o profissional na área de Controladoria deve ter não

somente formação acadêmica nas áreas afins, mas também, e com mesmo

grau de importância, experiência de mercado, ou seja, saber como se portar

mediante as mais diversas situações do cotidiano empresarial. E, não menos

importante, este profissional dever ser sensitivo às mudanças no mercado, ou

seja, possuir “feeling” de mercado, mas não usar somente deste para basear

suas pesquisas, pois por mais experiente que seja o Controller, há sempre a

necessidade de se firmar sobre bases sólidas, e não somente intuitivas.

1.5. O Balanced Scorecard na Controladoria

O Balanced Scorecard (BSC) é um modelo de gestão capaz de

representar a estratégia, além de ser uma ferramenta de acompanhamento que

contempla os assuntos e desafios organizacionais, garantindo a

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sustentabilidade e a saúde da organização. Seu surgimento está relacionado

às limitações dos sistemas tradicionais de avaliação de desempenho (KAPLAN

& NORTON, 1997).

O Balanced Scorecard é usado como ferramenta de gestão

estratégica para controladoria, auxilia no processo de tomada de decisões, pois

envolve diversos fatores ambientais,tanto de influências internas como externa,

mapeando e integrando todas as áreas, demonstrando e permitindo alterações

na estratégia adotada a curto e em longo prazo, uma vez que trabalha com

suas perspectivas financeiras, clientes, processos internos e aprendizado, de

forma alinhada e sincronizada. A controladoria neste contexto exerce um papel

de suma importância, pois disponibilizam mecanismos que envolvem agilidade

e acurácia, com informações técnicas baseadas em indicadores, aos gestores

para tomada de decisão, o BSC apresenta de forma clara como essas decisões

estão impactando nas áreas e por toda organização, permitindo a controladoria

sugerir mudanças no processo de gestão, a fim de alcançar a eficácia

organizacional (KAPLAN & NORTON 1997).

No próximo Capítulo iremos abordar sobre “O Controller”, explicando

quando surgiu, a sua evolução, o seu perfil, características e onde atua dentro

de uma organização.

17

CAPÍTULO II

O CONTROLLER

O profissional que exerce os cargos relacionados à controladoria,

atualmente é chamado, no Brasil, Controller. O Controller é a pessoa

responsável pela avaliação dos números em uma entidade, agrupando todos

os dados quantitativos indispensáveis como, despesas, custo, rentabilidade,

taxas, investimentos, resgates, captação, empréstimos, riscos, e etc. Ele tem

total conhecimento da vida financeira da empresa. O Controller promove o

conhecimento de todas as variáveis inclusas no vasto campo da controladoria

organizacional, solidificando uma visão estratégica e unificada da

administração das finanças e controladoria empresarial, procurando a relação

dentre as múltiplas funções da empresa. Sabendo tudo o que acontece na

organização.

2.1. O Surgimento do Controller nas Organizações

Desde o início do século XX, quando começaram a aparecer os

controllers nas organizações americanas, existe interesse em conhecer as

atribuições que eles desempenham. De uma função eminentemente contábil, o

controller ocupa hoje outras posições, tornando-se um profissional

indispensável na gestão empresarial. Na atual dinâmica da economia global, as

empresas são obrigadas a estar sempre em compasso de transição. Nesse

cenário, o controller tem papel importante, gerando informações confiáveis e

eficazes, supervisionando os setores de contabilidade, finanças, administração,

informática e recursos humanos, tomando decisões que envolvem a todos e

principalmente atuando constantemente em mudanças (de mercado,

tecnologias, sistemas de gestão, etc.), assumindo assim, um papel

fundamental dentro das organizações. A Controladoria é um segmento da

Contabilidade, mas também pode ser definida como ramo da Administração,

dependendo do enfoque dado pelos gestores e contadores, responsáveis pelo

suprimento de informações aos tomadores de decisão. A Controladoria tem

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como funções principais exercer os controles contábeis, financeiros,

orçamentários, operacionais e patrimoniais da instituição. Com sua visão ampla

e generalista, o controller influencia e assessora todos os outros

departamentos da empresa, onde as informações são geradas e colocadas à

disposição dos executivos para a tomada de decisões. Devido a esse fato, ela

pode ser dividida didaticamente em Controladoria Administrativa e

Controladoria Contábil, mas na prática profissional isso não é muito comum

pois ambas as partes costumam ficar sob a égide de um único gestor

(controller ou controlador). Ainda do ponto de vista contábil, devido a esse

relacionamento estreito com a Administração, a Controladoria pode ser

considerada como pertencente ao ramo especializado da Contabilidade

administrativa. Podemos destacar que o papel do Controller tem-se expandido

de um Contador voltado para atribuições básicas, para um profissional voltado

para gerenciamento com habilidades interpessoais que o qualifica a interagir

com outros departamentos, bem como gerenciar atividades de um crescente e

bem preparado grupo de colaboradores. Desta forma o papel do moderno

Controller requer pelo menos muita experiência em administração e amplo

conhecimento contábil.

2.2. Evolução do Controller

De acordo com Beuren (2002, apud Bleil, Bonatto, De Oliveira, Dos

Santos e Mauss, p. 13) a função de Controller, como se conhece hoje, teve

início por volta do final do século XIX, nas grandes corporações norte-

americanas, que passaram a ser organizadas sob forma de departamentos e

divisões, com o objetivo de promover um controle centralizado, devido à

complexidade e a descentralização da gestão. Ainda segundo a autora, no

Brasil, essa função iniciou-se com a instalação de multinacionais, sendo os

profissionais brasileiros treinados por estrangeiros com intuído de criarem o

sistema de informação e controle necessário para desempenhar as atividades

solicitadas pelas empresas. Tais funções foram inicialmente exercidas por

contadores, devido a sua interação com o meio econômico e habilidade de

trabalhar com setores financeiros.

19

Porém segundo Lopes (2010) a função de Controller já era exercida

no Brasil anteriormente, provavelmente não com esse nome. A partir da

década de 60 circulava na imprensa brasileira anúncios solicitando

profissionais para exercer a função de Controller ou de Assistent Controller.

Para exercer tal função o candidato deveria ser: brasileiro nato ou naturalizado,

ter formação básica em contabilidade ou economia, ter conhecimento dos

princípios básicos norte-americanos e legislação tributária brasileira (LOPES,

2010, p. 7).

Segundo os autores Bleil, Bonatto, De Oliveira, Dos Santos e Mauss,

já em 1962 houve uma queda nos anúncios de emprego a procura do

profissional Controller, dessa forma, “[...] havia indícios de que nestes

primórdios da controladoria no país a necessidade das empresas estava sendo

suprida pela importação de profissionais ou pela ascensão e treinamento de

funcionários do próprio quadro” (p. 13).

2.3. Perfil do Profissional

A controladoria abriu aos profissionais bacharéis em Ciências

Contábeis, um novo campo, onde se solicita um diferente modelo de gestor,

com um perfil que foca no profissional, atributos pessoais e de relacionamento

interpessoal, com aptidões comunicativas para expressar-se de forma clara,

acessível e objetiva verbalmente e por escrito, até mesmo em diferentes

línguas, capacidade gerencial, visão abrangente dos processos produtivos e

ciência do seu negócio, especializações técnicas, harmonia com as

singularidades do setor e flexibilidade.

O Controller deve ter conhecimentos sólidos e atualizados dos

princípios contábeis e dos efeitos fiscais que afetam diretamente ou não o

resultado empresarial e desta forma estar preparado para exercer de maneira

competente e eficaz suas funções na análise dos dados contábeis e

estatísticos. Espera-se ao Controller, que este seja um indivíduo carismático

com livre circulação entre todos os setores, e as empresas devem determinar

corretamente as suas ocupações para que este possa executá-las de modo

20

coerente e perfeito, de maneira que haja como realizar um trabalho consciente

e apresente liberdade em suas ações.

O Controller precisa ser hábil e deve permanecer organizado para

identificar onde se originam os problemas, recolher dados, estudarsituações e

recomendar soluções, conservar um banco de dados atualizado para ilustração

e provimento de informações imprescindíveis às deliberações a serem

tomadas. Deve ser ousado, com iniciativa, não deve aguardar que lhe

requeiram dados, deve buscar estar continuamente um passo a frente,

antecipando necessidades da alta gerência. É necessário que seja isento de

vícios, sem embaraços e preparado a assimilar o ritmo da empresa, exercendo

suas funções de maneira que um adequado conhecimento do seu ramo de

atividade para entender as dificuldades, benefícios e desvantagens, assim

como todas as outras características do setor. Com este tipo de informação,

deve estar sempre pronto para prevenir o surgimento de problemas em

qualquer departamento da empresa e encontrar-se pronto para fornecer os

avisos para a solução desses. Com todo esse conhecimento e os encargos

atribuídos à sua função, o Controller por meio de sua ação e uso de seus

procedimentos gerenciais, certamente executará sem problemas o seu papel.

2.4. Características do Controller

O profissional da área de controladoria deve possuir sobre todas as

demais características, hombridade, pois o mesmo pode-se afirmar que, é o

maior responsável pelo pleno e saudável funcionamento da organização, como

já foi dito e será enfatizado, ele está ligado a cúpula administrativa da

instituição e tem autoridade para gerir a mesma.

Cabe ainda ao Controller a função de gerir informações que irão

influenciar diretamente no futuro da empresa. Deve esse profissional ter

iniciativa, para se adiantar a eventuais problemas e/ou oportunidades que se

relacionam a empresa e também ser criativo paraavantajar-se frente à

concorrência, ter também visão econômica, pois quanto maior o conhecimento

que se tem do mercado e das informações que estejam relacionados a ele e,

21

mais rápidos poderá detectar um problema ou oportunidade e prestar a melhor

solução para o mesmo. Deve ainda ter capacidade de sintetizar, pois as

informações para tomada de decisões devem ser claras e objetivas, dentre

outras características.

Para Donato e Santos (2008, p. 11) o Controller pode ser entendido

como a coesão do gerente financeiro e do contador, com o intuito de reduzir

custos operacionais e administrativos, maximizando lucros, por meio de um

adequado gerenciamento de caixa com projeções de recebimentos e

pagamentos, despesas, receitas, faturamento, vendas balanços com controle

de custos e zelar pela segurança dessas informações. Não importando a área

de atuação, os atributos do Controller estão ligados ao planejamento da

empresa. Ou seja, cabe a este profissional zelar pela continuidade plena e

sólida da instituição, essa atividade é exercidos através de um controle rigoroso

do fluxo de informações e até mesmo dados (informações não lapidadas)

gerados pela empresa, de maneira que possa integrar ações e metas aos

objetivos gerais da instituição, com o intuito de gerar um plano de ação, sendo

que essa ação esteja ligada a constantes revisões e avaliações, envolvidas por

técnicas de gerenciamento.

Para Nakagawa (1993, apud Donato e Santos, 2008, p. 8):

O Controller acaba tornando-se o responsável pelo projeto e manutenção de

um sistema integrado de informações, que operacionaliza o conceito de que a

contabilidade, como principal instrumento para demonstrar aquitação de

responsabilidades que decorrem da accountability da empresa e seus gestores,

é suportada pelas teorias da decisão, mensuração e informação. É comum

relacionar o Controller com Contabilidade, e não é errada essa relação, pois o

profissional que tem formação contábil tem os requisitos básicos para exercer a

função de Controller. De igual modo esse profissional, segundo Donato e

Santos (2008, p.9), deve apresentar:

“[...] conhecimentos avançados em sistemas de informações gerenciais,

tecnologia da informação, aspectos legais dos negócios e visão empresarial,

métodos quantitativos de análise de informação e processos de produção de

bens e serviços”. Porém o papel do Controller tem sofrido constante evolução,

22

e com isso uma expansão de suas funções; este profissional deve ter, além de

um arcabouço teórico sólido, capacidade de interação e comunicação, ou seja,

habilidades interpessoais, qualificando-o para interagir com os demais

departamentos que completam a empresa, assim como gerenciar atividades de

um crescente e bem preparado grupo de colaboradores.

Donato e Santos (2008, p. 11) diz que, segundo o Sr. José Bahia, Controller

Latin América da LSG Skychefs do Brasil:

O Controller no exercício de suas funções principais, além do conhecimento

técnico que lhe é exigido, como, planejamento e controle, área tributária,

mercado financeiro, contabilidade, orçamento empresarial e outras, este

profissional deve também ter a habilidade necessária para a formação de

talentos profissionais, treinando, capacitando e mostrando horizontes e

perspectivas para os que com ele trabalham.

2.5. Atuação do Controller na Instituição

Não se podedefinir a exata função do Controller dentro da empresa,

pois esta função está em constante modificação, assim como o meio gerencial

e o mercado, ao qual está inserido. Mosimann e Fisch (1999, apud Borgert,

Cunha, Ferrari, Lunkes, p. 6) comentam que:

“[...] em virtude do porte e crescimento da empresa, a função do Controller não

se configura formalmente, mas como a empresa vai crescendo há a

necessidade de um responsável pelo exercício da função financeira e a partir

desta descentralização das atividades surge o cargo Controller.”

Assim definem que o Controller é o gestor que ocupa um cargo na

estrutura de linha, porque toma decisões quanto à aceitação de planos, sob o

ponto de vista da gestão econômica. Segundo os autores, os Controllers

encontram-se no mesmo nível dos demais gestores na linha da diretoria para

as demais áreas.

De acordo com Ferreira Junior (2007, apud Nascimento Junior): “[...]

os gestores atuais buscam formas de olhar para o futuro, pois é nele onde as

empresas viverão. Olhar para o futuro significa identificar alternativas de ação,

23

qualificá-las e escolher aquela que permita o alcance dos objetivos da

organização []]”. O Financial Executives Institute aprovou a definição de

Controladoria e com isso as funções do Controller dentro da organização como

cita Heckert e Willson (1963, apud Peters e Riccio, 1993, p. 7):

1. Estabelecer, coordenar e manter um plano integrado para o controle das

operações;

2. Medir a performance entre os planos operacionais aprovados e os padrões,

e reportar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis

gerenciais;

3. Medir e reportar sobre a eficiência dos objetivos donegócio e a efetividade

das políticas, estrutura organizacional e procedimentos para o atingimento

desses objetivos;

4. Reportar às agências governamentais, quando requerido, e supervisionar

todos os assuntos relacionados a impostos;

5. Interpretar e reportar os reflexos das influências externas sobre o grande

atingimento dos objetivos da empresa;

6. Prover proteção para os ativos da empresa. Isto inclui controle interno

adequado, auditoria e cobertura adequada de seguros.

Anthony (1960, p. 330) escreveu que:

Há uma tendência de considerar o Controller como a pessoa responsável,

antes de tudo, por exercer o controle. Tal interferência é errônea. Geralmente,

o Controller é responsável pelo projeto e funcionamento do sistema por meio

do qual se coleta e relata a informação de controle, porém o uso desta

informação no controle real é responsabilidade da administração de linha. O

Controller é algo mais que o contador e algo menos que um diretor principal.

Além de sua responsabilidade por coletar dados, o Controller

também pode ser responsável pela análise de dados, por salientar seu

significado à administração, e por fazer recomendações quanto ao que se deve

fazer. Mais ainda, ele pode fiscalizar o ajustamento às limitações de gastos

impostos pelo presidente. Controla a integridade do sistema contábil e é

responsável pela salvaguarda dos bens contra furto e fraude. Em anos

24

recentes, a função do Controller tornou-se cada vez mais importante nas

empresas em geral.

Contudo, o Controller não toma ou faz cumprir as decisões da

administração (a menos que de fato ele seja o presidente). A responsabilidade

pelo controle desce do presidente através daorganização de linha, e não

através do Controller que é um diretor de operações internas. Com constantes

mudanças mercadológicas, o Controller deve acompanhar de perto cada ato de

transição e evolução do mercado, com o intuído de continuar gerando

informações confiáveis e eficazes. Cabe a este profissional, também, a

supervisão de todos os setores da organização, dando maior ênfase nos que

afetam diretamente no processo decisório, como é o caso dos setores de

contabilidade, administração, finanças, recursos humanos e informática.

Pode-se notar uma forte tendência à procura de profissionais na

área de controladoria, e cabe exclusivamente a cada profissional, que pensa

em seguir carreira nessa área, se capacitar para destacar-se no mercado. Pois

como foi exposto, o Controller deve possuir atributos não só teóricos como

práticos, e de igual modo conhecer de perto o setor ao qual irá desempenhar

sua função.

Sendo assim, este profissional deve estar constantemente se

atualizando de todas as modificações que a economia possa vir a sofrer,

adiantando-se a elas, com o intuito de preparar a empresa para possíveis

danos ou até mesmo eliminá-los. Logo, o Controller assume um papel de

grande importância para o sucesso e destaque da empresa, pois ele irá cuidar

da “saúde” dessa, evitando infecções, vírus, bactérias, e suprindo o organismo

de alimentos que irão auxiliar e, em casos também, serão os responsáveis pelo

bom funcionamento de todo o sistema.

Esse cargo de extrema importância dentro das organizações não

pode ser assumido por profissionais despreparados, como já foi mostrado,

cada empresa tem um perfil já montado para este profissional,cabe a ele se

preparar para enquadrar-se às necessidades da empresa, mas tendo como

25

base suas funções bases, que é de gerar informações em tempo hábil,

relevantes e de confiança aos executivos, para por fim tomarem suas decisões.

A essencialidade da visão do “Controller” na Controladoria se faz

notar pela isenção e realidade com que o mesmo analisa o ambiente de

atuação das empresas, principalmente o desenvolvimento tecnológico com os

quais a concorrência se prepara para combate no mercado. Dessa forma, uma

análise segura, isenta, proporciona subsídios para um controle estratégico do

negócio, e não apenas um controle tático ou de curto prazo.

No próximo Capítulo iremos abordar sobre “A Controladoria como

Gestora do Sistema de Informação”, falando mais sobre o Controle Interno,

Riscos para as empresas que não tem, suas necessidades, sua relação com a

Norma, transparência e Importantes Tipos.

26

CAPÍTULO III

CONTROLADORIA COMO GESTORA DO SISTEMA DE

INFORMAÇÃO

Vemos a controladoria como ferramenta utilizada para tentar obter,

de forma eficaz, os recursos necessários ao perfeito funcionamento da

organização. Direcionando-os para que haja aumento de produção, melhoria

da produtividade, aumento do volume de vendas e diminuição do volume de

custos, gerando com isso, um maior rendimento possível, através da boa

aplicação dos recursos obtidos. Sua tarefa deve ser sempre basear em

princípios sadios e seguros e deve abranger todas as áreas da organização,

desde o planejamento inicial até a apuração do resultado final. A organização é

desenvolvida através do processo de departamentalização, cujas diferentes

especialidades são divididas em departamentos separados a fim de facilitar o

fluxo de informação e definir autoridades.

Para as empresas de médio a grande porte, Oliveira (1998, p.22)

propõe um modelo de organização da Controladoria enfocando a distribuição

de tarefas de cada área, ou seja, distribuição de tarefas da Controladoria,

abrangendo Custos de Produção, Contabilidade Gerencial, Contabilidade

Financeira e Contabilidade. Segundo Padoveze (2003, p.36), a Controladoria é

responsável pelo Sistema de Informação Contábil Gerencial da empresa e

deve atuar em todas as etapas do processo de gestão a fim de exercer

adequadamente a função de controle e sugerir correção no planejamento. Para

isto, ela deve assumir funções claramente contábeis e fiscais e atuar também

no planejamento e controle.

A Controladoria, como gestora do Sistema de Informações, no intuito

de assegurar a otimização do resultado econômico das empresas, deve auxiliar

os gestores operacionais, na identificação, mensuração, aumento da economia

de escala e diminuição dos custos logísticos.

27

3.1. Controles Internos

Um sistema de controle interno se for eficientemente aplicado,

oferecerá a empresa uma segurança razoável para que grande parte dos erros

possa ser evitados, não extintos, porém diminuídos ao seu máximo, ou se

encontrar erros no curso de sua atividade possam ser corrigidos retomando o

seu curso normal. Os objetivos do controle interno numa empresa são: proteger

bens; conferir a exatidão e a fidelidade aos dados contábeis; promover a

eficiência operacional; estimular a obediência às diretrizes administrativas

estabelecidas.

Segundo o Ibracon (2000, pg. 222), entende-se por controle

interno: "(...) todos os processos e rotinas, de natureza administrativa e

contábil, destinados a fazer com que na empresa: os colaboradores respeitem

e adiram as políticas traçadas pela alta administração; os ativos tenham sua

integridade protegida; as operações sejam adequadamente registradas, em

sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas

demonstrações financeiras".

Destaca-se que controle interno não se trata meramente de um

sistema de rotinas e procedimentos, em que um modelo de sistema de controle

interno seja criado e esse seja implantado em qualquer tipo de empresa, pelo

contrário este deve ser implementado pelos seus gestores de forma que venha

a ser usado de maneira eficiente, gerando umarelação de custo-benefício e

fornecendo informações que realmente possam ser utilizadas para melhor gerir

a empresa. Formando assim, cada empresa o seu próprio modelo de controles

internos, que se adaptem nos moldes e necessidades de cada empresa.

3.2. Riscos para as Empresas sem Controle Interno

Uma triste verdade da atualidade é que a maioria das empresas, em

especial as de pequeno e médio porte, desconhece os riscos relativos aos seus

objetivos de negócios às quais estão expostas, conforme indicam os

crescentes números de fraudes, delitos e perdas decorrentes da falta de uma

política de controle sobre os diversos aspectos que cercam as operações

28

empresariais em todos os setores de atividades. Em um ambiente que não

permite erros, desconhecer os riscos que podem impedir a obtenção de seus

objetivos é o caminho mais curto para a extinção de qualquer negócio,

conforme Ibracon (2000).

A empresa pode estar comprando errado, com preços mais elevados

do que deveria, ou vendendo seus produtos abaixo sem apropriar os custos

devidos, o que gera vendas com prejuízos, ou ainda não dispor de recursos

tecnológicos mínimos para monitorar seus processos internos ou mesmo

desprezando as ações da concorrência e as tendências de mercado. Sem

conhecer e gerenciar os riscos associados ao crédito pode ainda sucumbir ao

aumento da inadimplência ou ter problemas para pagar seus compromissos

com a alta dos juros ou do dólar.

Os riscos que cercam o ambiente de negócios são muito grandes e

envolvem todos os setores de uma empresa desde o mais alto escalão até o

mais baixo. Podemos definir como risco qualquer situação que possa afetar o

principal objetivo daempresa, e dentre os principais riscos podemos destacar: a

ausência de informações gerenciais e contábeis para melhorar a qualidade de

decisão de negócios; os processos internos; financeiros (dívidas, caixa,

compras, vendas, preços); tecnologia (recursos para auxiliar as operações,

etc.); fatores externos, como os de ordem legal (não cumprimento da

legislação); regulamentadores, e os aspectos políticos e econômicos.

Uma empresa, mesma que preparada para os riscos de mercado,

não consegue eliminá-los por completo, mas pode reduzir seu nível de

exposição aos riscos.

3.3. Necessidade de Controle Interno

As empresas de maior porte utilizam sistemas integrados de

informação, a exemplo dos programas de gestão empresarial. Por isso, tornou-

se necessária uma mudança qualitativa na forma de exercer os controles. Para

tornar as operações como compras, vendas, pagamentos em geral etc., cada

vez mais seguras, o controle interno está sendo usado para possibilitar o

29

acompanhamento destas operações antes da efetivação definitiva de qualquer

despesa para averiguarem se a operação é segura ou lícita. O mesmo

acontece nas transações eletrônicas, pois em muitas empresas não basta

apenas uma assinatura eletrônica para validar uma despesa.

De acordo com Padoveze (2003), o sistema de controle interno deve

prever outros tipos de validação antes de aprovar a operação, após verificar

suas condições. A mudança na forma de agir confere hoje a contabilidade,

mais especificamente ao controle de gestão, maior peso para o controle e

segurança de negócios. A área operacional ainda é carente de adequados

procedimentos de controle, o que aumenta o fator de risco deocorrer uma

operação fraudulenta. Dependendo das suas proporções, uma fraude cometida

no sistema operacional da organização pode trazer prejuízos muito mais sérios

para a empresa do que um desfalque financeiro. Informações sigilosas em

poder da concorrência ou que vazam para os meios de comunicação podem

comprometer a imagem de uma empresa junto ao mercado e seus clientes.

O controle dentro das empresas, seja ela pequena ou média, deve

ser tratado com responsabilidade e técnica, visando a eficiência e a eficácia

dos resultados. Muitos empresários controlam suas empresas de forma

displicente, sem seguir os procedimentos e rotinas determinadas pelas

legislações federal, estadual e municipal, fazendo com os mesmos, em

consequência, venham a sofrer penalidades, que atualmente são mais

rigorosas, e por essa razão, muitas empresas encerram suas atividades.

3.4. Relacionamento de Controle Interno Com a Norma

A norma fica definida, no contexto do controle interno, como o

"veículo" de divulgação dos controles internos estabelecidos pela organização,

cabendo sim, ao sistema normativo como um todo, o "status" de controle

interno estratégico. Permite-se estabelecer, que existem planos diferentes para

tratamento dos controles internos na empresa.

Segundo Santos (2006), num primeiro plano, destacam-se os

controles internos estratégicos, fundamentais enquanto estruturais e como

30

alicerces para os demais; Num segundo plano, classificam-se os controles

internos diretivos que seriam os controles internos instituídos com objetivo de

minimizar os riscos: legal, de mercado, de liquidez, de crédito, de imagem e de

conjuntura.

Por fim, um terceiro grupo seria composto de controles internos

tipicamente operacionais, responsáveis por garantir a eficácia dos

antecessores, minimizando a possibilidade de falhas na realização dos

negócios e na execução das rotinas de trabalho estabelecidas.

Dessa maneira, pode-se afirmar que o controle interno está pulverizado por

toda a organização, sob as mais diversas formas, e em níveis diferentes de

importância. Tem que se tomar muito cuidado para se controlar as exceções e

não criar normas pelo acontecimento de um caso isolado.

3.5. Transparências nos Controles Internos

A experiência mostra que a existência e o bom funcionamento de um

sistema contábil e de controle interno podem evitar às empresas elevados

custos com fraudes, erros e omissões. Novos sistemas de informação, novos

trabalhadores, novas tecnologias, processos de reestruturação, podem

constituir-se em fatores de risco no processamento e registro das vendas,

compras e demais operações e na preparação das demonstrações financeiras.

Na prática, um sistema de controle interno consiste num conjunto de

procedimentos instituídos na empresa com o objetivo de: permitir a

salvaguarda da integridade do seu patrimônio; assegurar a condução eficiente

dos negócios; executar as transações de acordo com as políticas definidas;

prevenir e detectar erros, omissões, fraudes; conseguir o máximo rigor dos

registros contábeis; garantir o cumprimento da lei; e assegurar a preparação de

informação financeira confiável de acordo com, Crepaldi, (2011).

A implementação de um sistema de controle interno varia em função do setor e

da dimensão da empresa, da natureza do negócio, da complexidade das

transações. Emprimeiro lugar, há que se definir as funções e os níveis de

31

responsabilidade dos colaboradores, quer através de organogramas gerais e

setoriais, quer através de manuais de procedimentos.

Em segundo lugar, há que se definir a separação de funções, de

forma a atribuir a diferentes pessoas a recepção de ativos, a sua custódia e os

inerentes registros, ou seja, há que se impedir que um mesmo colaborador

tenha a responsabilidade por todas as diferentes fases de uma mesma

operação. Em terceiro lugar, há que se proceder à definição do controle das

operações, bem como da circulação da informação e da documentação na

empresa. Deve-se salientar que o controle interno, mesmo estando bem

concebido e funcionando de forma eficaz, apenas pode proporcionar uma

segurança aceitável em relação ao bom cumprimento dos princípios e

procedimentos estabelecidos pela empresa.

No entanto, não existe nenhum sistema que impeça totalmente os

erros humanos, os descuidos, os equívocos de julgamento, a má compreensão

das instruções, o conluio entre vários colaboradores ou a possibilidade de um

responsável de um controle poder fazer mal uso da sua responsabilidade.

Outra situação suscetível de falhas é a que respeita a ausência de controles

referentes a transações com grau de risco elevado e baixíssima probabilidade,

mas cujo custo de segurança total excederia os benefícios do controle

absoluto, ou seja, de ausência de risco.

Em suma, é da responsabilidade dos gestores a criação e a

manutenção de adequados sistemas de controle interno, enquanto uma

primeira proteção das empresas contra a eventualidade de erros ou fraudes, e

enquanto um primeiro detector, em tempo útil, de situações anômalas.

3.6. Importantes Tipos de Controles Internos

Existem hoje em dia várias formas de se controlar as atividades

internas deuma empresa, mas existem aqueles controles que são de suma

importância para qualquer tipo de empresa seja ela industrial, comercial ou de

serviços, não importando o seu ramo de atividade, mas que afetam diretamente

o desenvolvimento e a continuidade de uma organização. Tendo como

32

principais os controles de: Caixa; Bancos; Estoques; Contas a receber; Contas

a pagar; Remuneração de funcionários; Imobilizado; Impostos, etc. (ATTIE,

2011). E ainda, pode-se adicionar a esses controles outros que são específicos

para empresas industriais, comerciais e de serviços. Nas empresas industriais,

além dos controles já citados, podem ser criados controles para:

A boa utilização de matéria-prima e materiais evitando ao máximo desperdício;

Controle da mão-de-obra, se realmente é capacitada para executar o serviço

ou não; Controle de manutenção de máquinas e equipamentos para que não

pague o preço de parar uma produção e não poder entregar o produto na data

combinada com o cliente, podendo ainda causar um rompimento de laços com

seus melhores clientes; Controlar a capacidade produtiva da empresa;

Controle de custos de produção, etc.

Nas empresas comerciais, sejam elas atacadistas ou varejistas, os

controles que poderão ser de fundamental importância são: quantidade de

estoque, onde não se pode deixar faltar determinado produto ou ter estoque

em demasia de outro produto, podendo esse acarretar perdas por validade

vencida ou deformação do produto por umidade ou outro tipo de inconveniência

que possa acontecer;controles nas vendas a vista, a prazo, internas ou

externas; controles de cheques recebidos de terceiros, hoje em dia com o

aumento de cheques sem fundos, tem que se tomar um cuidado todo especial

nesse ponto; controle de prevenção contra furtos e desvios; controles na

formação do preço de venda (mark-up) de cada produto, etc.

Nas empresas de prestação de serviços, podem-se citar controles

que se referem a: ociosidade de mão de obra, onde se concentra a maior parte

dos custos de uma empresa de serviços; controles de indicação de satisfação

dos clientes; controle de alocação de horas profissionais aos serviços

prestados para se saber se realmente um funcionário está sendo remunerado

corretamente, etc.

Controle interno do disponível: Esse controle é um dos mais

importantes para qualquer tipo e tamanho de empresa, seja ela de pequeno,

médio ou grande porte, pois se refere ao ativo mais líquido da empresa,

33

podendo levar uma empresa a falência da noite para o dia através de golpes ou

desvios. Alguns procedimentos devem ser tomados para controlar uma das

partes mais sensíveis da empresa. Para se controlar a conta em bancos seria

necessários que houvesse uma conciliação bancária periódica e, que se

prestasse muita atenção nos itens conciliatórios significativos como saques e

cheques de alto valor, depósitos, etc.; e para se controlar a conta caixa seria

necessário destacar um funcionário da mais alta confiança para contagem

periódica ou aleatória do caixa, e comparar este saldo em caixa com os saldos

contábeis, e pode-se ainda fazer controles das aplicações financeiras como

solicitação dos saldos médios diretamente dos bancos e compararestes saldos

com os existentes na contabilidade (CREPALDI, 2011).

Atualmente com a facilidade e agilidade que a internet e a

informática em geral nos proporcionam, se têm uma gama de ferramentas

maior para se controlar as contas bancárias e aplicações financeiras, pois

diariamente pode-se ter a informação que quiser. E os softwares existentes no

mercado trazem em seus pacotes prontos ou personalizados cada vez mais

informações que auxiliam no controle de caixa e quaisquer outros controles que

se possa imaginar.

Controles manuais ainda são muito utilizados, principalmente pelos

auditores internos para preenchimento de suas rotinas e formulários.

Controle interno no departamento de recursos humanos: Para uma boa

administração de pessoal, é necessário que se tenha um controle bem rígido

sobre os procedimentos a serem adotados, chegando a ponto de se formular

um manual de normas e procedimentos para que os funcionários não só

tomem conhecimento de sua existência, mas como o aplique no exercício de

sua função.

Uma medida que ajuda, e muito, na diminuição dos riscos é a

segregação de funções, que consiste na separação de funções dentro de um

mesmo setor como, por exemplo, se um funcionário faz uma cotação de

preços, outro aprovará a compra e outro fará o pagamento. Não significa que

isso eliminará qualquer possibilidade de fraude, mas o envolvimento de mais

34

de uma pessoa já é o suficiente para que haja certa inibição para formulação

de acordos que levem o funcionário a atentar contra a empresa.

Outra forma de controle é rotatividade de funções, que além de

oferecer ao funcionário a oportunidade de conhecer o funcionamento dos

outros setoresda empresa, evitando também que um funcionário desempenhe

a mesma função dentro da empresa a sua vida toda, e isso proporciona ao

funcionário uma motivação de enfrentar novos desafios, provando que sua

capacidade não é são para determinada função (CREPALDI, 2011).

Controles de admissão de funcionários: A contratação de um novo

funcionário deve ser feita pelo chefe do departamento solicitante e por escrito,

e essa solicitação deve conter os motivos para uma nova contratação e os

requisitos necessários do candidato para exercer a função, isso evita que

sejam contratados funcionários fantasmas e uma possível falsificação de

documentos. Outras formas de se controlar fraudes são o controle dos

funcionários de cada departamento e a distribuição mensal de recibo de salário

pelo chefe do departamento (CREPALDI, 2011).

Controles de férias: Todo funcionário tem direito de gozar 30 dias de

férias, assim que tenha adquirido o direito a elas. Existem diversas formas de

se fraudar uma empresa por falta de controle de férias, podendo gerar

prejuízos no bolso do empregador com o pagamento de férias dobradas, pagas

fora do período correto e podendo pagar férias em duplicidade. Para se fazer

esse controle faz-se necessário, primeiramente, uma programação de férias

em cada departamento para que não atrapalhe o bom andamento dos serviços

e que esteja dentro das previsões do funcionário. Depois fazer um mapa

constando nome do funcionário, data de admissão, salário atualizado, data do

último período de gozo, data em que o funcionário gozará férias, valor da

provisão de férias e encargos, valor líquido das férias, e ainda constar

observações por parte docontrolador de férias (CREPALDI, 2011).

Controles das demissões e processos trabalhistas: Nas demissões, podem

ocorrer fraudes nas rescisões contratuais. Quando um funcionário pede

demissão e sua rescisão é gerada como dispensa do empregador sem justa

35

causa, isso gera o pagamento de multas contratuais, despesas com aviso

prévio e seus reflexos por parte do empregador e outras como falsificação de

recibos, empregado demitido e continua constando na folha de pagamentos,

pagamentos de verbas rescisórias feitas à maior etc.

Uma das formas de se evitar tais fraudes e erros é por meio da

criação de uma dupla conferência dos trabalhos feita por dois funcionários, e

ainda, cada chefe de departamento faz uma contagem periódica de seus

funcionários e envia o relatório à chefia, ou seja, todos os departamentos

devem estar interligados em prol da organização.

Nos processos trabalhistas, os maiores problemas são muitas vezes

o extravio de documentos que comprovem os pagamentos de salários e

encargos, a perda dos prazos para a defesa o desconhecimento da causa que

está sendo julgada, divergências entre o valor pago pela empresa e o recebido

pelo empregado etc. Para que essas falhas não ocorram devem ser elaborados

controles dos prazos dos processos e possíveis audiências. A empresa,

também poderá solicitar aos advogados, relatórios informando a tramitação do

processo (CREPALDI, 2011).

Controles internos nos estoques: Os estoques são formados pelos

produtos que são adquiridos ou produzidos por uma empresa e objetivam a

venda ou a utilização da própria empresa. Deles provém a maior fonte de

receitas de uma empresa. As características dos controlesde estoques variam

de acordo com a atividade que a empresa executa. Nas empresas comerciais,

onde os estoques são adquiridos prontos e acabados para a revenda, os

controles serão mais focalizados na compra do produto, no volume de estoque

existente e na sua venda. Nas empresas industriais, além de controlar a

matéria-prima, mão de obra, custos gerais, ainda terá que se controlar as fases

de produção e o armazenamento de produtos acabados.

As maiores preocupações ao se controlar os estoques são: ter a

certeza que realmente os estoques existem fisicamente e se estão

comprovados com nota fiscal; se os cálculos dos custos de produção estão

corretos e de acordo com os princípios contábeis; verificar se o saldo dos

36

estoques está contabilizado, e quanto á avaliação dos estoques, se está

demonstrados pelo menor valor entre o custo e o mercado.

Com os softwares existentes atualmente no mercado podem-se

visualizar muito mais detalhes referentes ao controle de estoques, pode-se com

isso ter a informação que empresa deseja. Os programas fornecem

informações sobre os cálculos dos registros permanentes do estoque,

elaboram relatórios de quantidades, custos e discriminação dos produtos,

comparam quantidades de estoque com a previsão de vendas, etc (CREPALDI,

2011).

Controles internos nas compras e contas a pagar: O setor de

compras se relaciona com várias funções do sistema produtivo e financeiro de

uma empresa, pois além de se encarregar das compras de insumos, também

pode ser responsável pela compra de equipamentos, materiais de consumo e

serviços de manutenção. Podem ser estabelecidos critérios para que no

processo de compras não exista comprade produtos em excesso ou

desnecessários.

É necessário que se tenha um grande número de fornecedores

cadastrados no arquivo da empresa para que sejam efetuadas tomadas de

preços. Devem-se evitar fornecedores que entregam os produtos fora do prazo

combinado ou errem as especificações do produto. Todas as transações de

compras devem ser controladas com ordens de compra numeradas. Uma cópia

da ordem deve ser levada ao departamento de contas a pagar para efetuar o

pagamento.

O sistema de contas a pagar significa o reconhecimento de uma

dívida a partir da aquisição de um produto pela empresa. Tem que tomar muito

cuidado para não pagar um produto duas vezes. O departamento de contas a

pagar verifica a efetuação da compra, ou seja, a aprovação de uma compra em

seu registro. Para que o controle seja eficiente é preciso manter a prática da

conciliação mensal dos registros. Essas conciliações servem para evidenciar

se ocorreram erros no processo de compras ou no pagamento de faturas. Os

37

controles são completados com relatórios das contas pagas, dos saldos

anteriores e de novas contas.

Um adequado sistema de controle de compras e contas a pagar

possibilita a empresa diagnosticar que: nenhuma compra fictícia foi registrada;

que todo pagamento efetuado decorreu de uma compra autorizada; todas as

compras autorizadas foram efetuadas e registradas; e todos os pagamentos

efetuados foram registrados. E ainda, terá a segurança de que os estoques não

foram adulterados, os saldos disponíveis são reais e todas as saídas de

disponível foram registradas. Num ambiente informatizado as informações são

geradas com mais rapidez e agilidade, mas nem por issotem que ser tratadas

com menor critério. Toda informação tem que ser tratada com a maior atenção

possível (CREPALDI, 2011).

Resistências ao processo de controle: Os controles podem gerar

cooperação quando são entendidos e aceitos, mas podem gerar resistências e

conflitos quando são desnecessários ou impossíveis de serem aplicados. As

resistências podem ser causadas pelos seguintes aspectos: falta de

conhecimento sobre o sistema de controle; padrões de controle inadequados;

avaliações incorretas; e ações corretivas com críticas pessoais.

Outras causas de resistência a mudanças na empresa podem ser:

não aceitar o que incomoda; tendência a só perceber o que convém;

desconfiança; receio de perder coisas boas atuais; insegurança pessoal;

dependência de ação para com outra pessoa; e necessidade de reagir contra.

Tendo em vista as causas de resistência existem também processos que

podem reduzi-la, tais como: informar fatos, necessidades, objetivos e prováveis

efeitos da mudança; persuadir sobre os fatores que levaram à decisão de

mudança; e solicitar colaboração no diagnóstico, na decisão e no planejamento

das ações decorrentes (CREPALDI, 2011).

Vemos finalmente que o controle interno adequado é aquele

estruturado pela administração e que possa propiciar uma razoável margem de

garantia que os objetivos e metas serão atingidos de maneira eficaz, eficiente e

com a necessária economicidade.

38

CONCLUSÃO

Considerando a pergunta “Qual a importância da Controladoria e do

Controller na Gestão Organizacional?” O trabalho permitiu identificar a

importância da controladoria e do Controller dentro das organizações, assim

como a sua evolução ao longo dos anos, mostrando seu gradativo crescimento

e as áreas que abrange dentro das instituições.

Acredita-se que a controladoria ao disponibilizar instrumentos de

controle de gestão que influenciem mudanças comportamentais e estruturais

nas organizações, no sentido da otimização do resultado econômico global,

conciliando os diversos interesses, anseios e necessidades, participa como

coordenadora do processo de gestão empresarial com ênfase na eficácia. A

missão da controladoria é tornar a empresa viável a todos que direta ou

indiretamente dela participam.

Permitiu também, identificar o perfil do responsável pela

controladoria, denominado Controller, que os gestores buscam para auxiliarem

no processo de decisões da empresa. Este tem as funções de controle de

informações, gerenciamento de recursos humanos, planejamento estratégico e

interação entre os diversos setores da empresa, sem deixar de destacar a

interação entre a empresa e o meio ao qual está inserida.

Quanto às suas características pessoais destaca-se habilidade em

comunicação e em expressar-se de forma clara, flexibilidade, liderança,

capacidade gerencial, pro-atividade e domínio de no mínimo uma língua

estrangeira, de preferência o inglês. A experiência profissional do Controller

pode ser decisiva em sua contratação, pois como muito enfatizado, não basta

apenas conhecimento acadêmico, mas também feeling de mercado.

O Controller deve apresentar em seu currículo conhecimentos

voltado a informação, com o intuito de abastecer os administradores de

conhecimentos relevantes à tomada de decisões. Deve destacar também a

capacidade de visão global do Controller, enfatizando sua visão futurista da

organização, pois este é o fator principal de toda empresa, tomar medidas hoje

39

que acarretarão resultados amanhã, ou seja, pensar sempre no futuro da

organização, principalmente com ajuda da tecnologia, com seu constante

avanço, pois contribui de forma vital na geração de informações e confecção de

relatórios em tempo útil, fazendo que a tomada de decisão por parte dos

gestores das organizações seja rápida e eficaz.

40

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2005.

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ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 01 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I ORIGEM E EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA 09 1.1. História da Controladoria 10 1.2. Evolução da Controladoria 11 1.3. A importância da Controladoria nas Organizações 13 1.4. Áreas Abrangentes 15 1.5. O Balanced Scorecard na Controladoria 15

CAPÍTULO II O CONTROLLER 17 2.1. O Surgimento do Controller nas Organizações 17 2.2. Evolução do Controller 18 2.3. Perfil do Profissional 19 2.4. Características do Controller 20 2.5. Atuação do Controller na Instituição 22 CAPÍTULO III CONTROLADORIA COMO GESTORA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO 26 3.1. Controles Internos 27 3.2. Riscos para as Empresas sem Controle Interno 27 3.3. Necessidade de Controle Interno 28 3.4. Relacionamento de Controle Interno com a Norma 29 3.5. Transparência nos Controles Internos 30 3.6. Importantes Tipos de Controles Internos 31 CONCLUSÃO 38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 40 ÍNDICE 42