Aperfeiçoamento  do  processo  de  gestão  das  matrículas    

 Uso  de  indicadores  e  informações  gerenciais  para    o2mização  das  vagas  e  

melhoria  dos  resultados  

Psicóloga  Cloá  Steffen  

Intenção  

Ajudar  os  gestores  educacionais  a  entender  a  matrícula  em  uma  escola  como  algo    que  não  acontece    por    acaso,  mas  que    é    conquistado  através  da  determinação  estratégica  e  planejada  de  seus  recursos,  para  a  busca  de  resultados.    

•  Anualmente  as  escolas  perdem  de  10  a  20  %  de  seus  alunos,  o  que  significa  que  será  preciso  conquistar  (captar)  novamente  a  mesma  quanAdade  de  alunos  que  saiu  e  mais  os  formandos  para  garanAr  o  mesmo  nível  de  receita.  

•  E  conseguir  tamanha  proeza  além  de  ser  caro  será  cada  vez  mais  diEcil  em  função  do  menor  número  de  crianças  que  nascem  versus  a  grande  concorrência.  

Quais  são  as  metas  de  matrículas  da  sua  escola  para  2015?  

         •  Crescimento  do  número  de  alunos?  

•  Manutenção  do  número  atual?  

•  Declínio  do  número  atual  e    consequentemente  ajustes?  

Qual  a  importância  do  número  de  alunos  no  resultado  da  escola?  

Quem  lida  com  o  orçamento  de  uma  escola  parAcular  sabe  a  sensibilidade  que  o  número  de  alunos  tem  sobre  o  resultado.  Escolas  parAculares  são,  sem  exceção,  organizações  muito  alavancadas  operacionalmente.  Isso  significa  que  sua  composição  de  custos  tem  um  peso  muito  maior  dos  elementos  fixos  do  que  dos  variáveis.  

Custos  •  Ganhos  de  alunos,  em  geral,  não  vêm  acompanhados  de  aumento  proporcional  nos  custos.  As  escolas  costumam  preencher  a  ociosidade  de  suas  salas  de  aula.  Esse  é  o  lado  bom  da  história.    

•  O  lado  ruim  se  manifesta  quando  ocorre  o  inverso.  Quando  as  escolas  perdem  alunos,  têm  grande  dificuldade  em  reduzir  custos.  Muitas  vezes  a  perda  não  ocasiona  redução  do  número  de  salas  –  a  escola  simplesmente  vê  aumentada  a  ociosidade  por  sala.  

Podemos  projetar  o  número  de  alunos?  

Por  uma  contradição  que  foge  à  vontade  das  escolas,  o  indicador  mais  sensível  é  justamente  um  dos  poucos  que  pode  ficar  fora  de  seu  controle  direto.    Uma  escola  pode  fixar  com  precisão  sua  verba  de  publicidade  para  um  ano...  Pode  definir  qual  será  seu  percentual  de  bolsas  e  fazer  com  que  seja  cumprido...        

...  será  que  podemos    es2mar  o  número  de  alunos  para  o  próximo  ano?  

 

Reunião  sobre  as  matrículas  2015        Projeção  das  vagas  e  turmas  

•  Quem  vocês    convocariam  para  a  reunião  sobre  o  processo  de  matrículas  da  escola?  JusAficar?  

 

•  Que  informações  vocês  levariam  para  esta  reunião  e  que  nos  ajudariam  a  projetar  as  vagas  e  turmas?  

O  uso  de  indicadores  na  gestão  do  processo  de  matrículas  e  rematrículas  

“Se  você  não  mensura,  você  não  sabe  se  está  indo  para  frente,  para  

trás  ou  para  lugar  nenhum”.      Aubrey  Daniels,  1984  

Informações  e    Indicadores  para  análise  longitudinal  e  prospec2va  das  matrículas    

     *Informações  que  necessitam  de  uma  base  de  dados  compara5vos  de  no  mínimo  3  anos  ,  na  mesma  data,  no  ano  anterior  

Análise  e  prospecção  

Mapa  de  turmas  atualizado*    

%  de  captação  de  alunos  novos  (por  ano  e  por  série)  -­‐  Nº  de  alunos  novos*  

Número  total  de  matriculados  (por  ano  e  por  série)*  

%  de  perda  por  ano  (  Nº  de  evasão  +  cancelamentos  durante  o  ano  e  não  renovação  da  matrícula  no  final)*  

%  de  transferências  por  ano/  por  série  

%  de  reprovação*  

Índice  de  saAsfação  dos  pais,  alunos,  professores  e  funcionários  com  a  escola*  

Inadimplência  nas  turmas  (no  ano)  

Possíveis  reprovações  nas  turmas  (no  ano)  

Informações  e    Indicadores  para  análise  longitudinal  e  prospec2va  das  matrículas    

     *Informações  que  necessitam  de  uma  base  de  dados  compara5vos  de  no  mínimo  3  anos  ,  na  mesma  data,  no  ano  anterior  

Análise  e  prospecção  

Média  de  alunos  por  turma  (Base  histórica)*  

Definição  do  nº  de  vagas  por  nível  de  ensino  

Nº  vagas  disponíveis  

Taxa  Ocupação  (%)  

Taxa  de  ociosidade  por  turmas  

%  de  ociosidade  de  acordo  com  a  estrutura  do  colégio    

E  mais...    

Informações  de  mercado  sobre  ofertas  de  bolsas,      

Nº  de  alunos    da  cidade  por  nível  de  ensino,  por  escola  

Fechamento  ou  abertura  de  colégios,  preços  

Diferenciais  da  InsAtuição  

Evolução  do  número  de  alunos  

2009 2010 2011  

2012 2013

Ed.  Inf.

1º  a  5º  

6º  ao  9º

E.Médio

TOTAL

%  crescimento

Aspectos  parametrizadores  do  número  de  alunos  por  sala  

A  Lei  de  Diretrizes  e  Bases  da  Educação  (LDB)  não  especifica  o  número  exato  de  alunos  por  turma.  Cada  rede  de  ensino  organiza  as  salas  conforme  a  demanda,  porém  respeitando  o  espaço  Esico  e  capacidade.                  Observar:  •  Metragem  da  sala  de  aula  (Resolução  SE  Nº  86/2008  no  

estabelecimento  do  número  de  alunos  por  sala  de  aula,  deverá  ser  observado  o  índice  de  metragem  de  1,20  m2  por  aluno  em  carteira  individual,  de  acordo  com  o  estabelecido  no  Decreto  Nº  12.342/1978,  correspondendo,  no  mínimo,  a  1,00  m2  por  aluno,  conforme  o  previsto  pela  Resolução  da  Secretaria  da  Saúde  Nº  493/1994  

 

Série

2010 2011 2012 2013

Nº turmas

Nº alunos Média

Nº turmas

Nº alunos Média

Nº turmas

Nº alunos Média

Nº turmas

Nº alunos Média

Berçário

Nível 1

Nível 2

Nível 3

E.I

1º ANO

2º ANO

3º ANO

4º ANO

5º ANO

6ºANO

7º ANO

8ºANO

E.F

1ª série

2ª série

3ª série

E.M

TOTAL

%  de  ociosidade  N  º  de  vagas  ofertadas  

Nº  de  vagas  preenchidas  

2011  %  

2012  %  

2013  %  

2014  %  

2015  %  

EDUCAÇÃO  INFANTIL  ENSINO  FUNDAMENTAL  –  1ª  FASE  ENSINO  FUNDAMENTAL  –  2ª  FASE  ENSINO  MÉDIO  

Total  

Meta  :  Diminuir  as  vagas  ociosas  das  turmas  ofertadas  de  .....  para  ....  em  2015  

Nº  de  alunos  captados  por  ano  

Fórmula  %  de  captação:  Nº  de  alunos  novos  captados/  total  de  alunos      

Análise  dos  dados    do    processo  de  matrícula  2013/2014  Nível  de  Ensino   Nº  de  visitantes   Matriculas  novas  

efe2vadas  %  de  efe2vação   %  de  não  

efe2vação  Mo2vos  de  não  efe2vação  

EDUCAÇÃO  INFANTIL  

ENSINO  FUNDAMENTAL  –  1ª  FASE  

ENSINO  FUNDAMENTAL  –  2ª  FASE  

ENSINO  MÉDIO  

TOTAL  

%  de  efe2vação  da  matrícula  N  º  de  Inscrições/  visitantes/  interessados  

Nº  de  alunos  matriculados  

2011  %  

2012  %  

2013  %  

2014  %  

2015  %  

EDUCAÇÃO  INFANTIL  

ENSINO  FUNDAMENTAL  –  1ª  FASE  

ENSINO  FUNDAMENTAL  –  2ª  FASE  

ENSINO  MÉDIO  

Total  

Meta:  Aumentar  o  percentual  de  efe2vação  de  matricula  de  .....em  2014  para....em  2015  

%  de  ociosidade  De  acordo  com  a  projeção   Projeção1   Projeção2  

Total  de  vagas  no  colégio  

Total  de  vagas  oferecidas  

Preenchidas  

Total  de  vagas  ociosas  

%  de  ociosidade  sobre  o  da  capacidade  de  alunos/turmas  

Projeção  de  alunos  e  turmas  

Estudo  de  caso-­‐  Simulação  

Número  de  alunos  por  turma  

Número  médio  encontrado  nas  escola/RS  

Creche/classe  bebê  (0  a  2  anos)  –    até  10  alunos  por  professor  com  assistência  de  auxiliar  

 Nível  1  (3  anos)  –    até  15  alunos  por  professor    Nível  2  (4  anos)  –  até  20  alunos  por  professor    Nível  3  (5  anos)  –  até  20  alunos  por  professor    1º  ano  Fundamental  –  25  alunos    2ª  ano  Fundamental  –    25-­‐30  alunos    3º  ao  5º  ano  (anos  iniciais)  Ensino  Fundamental  –  30  -­‐35  

alunos    6º  ao  9º  ano  (anos  finais)  Ensino  Fundamental  –  35-­‐  40  

alunos    1ª  a  3ª  série  Ensino  Médio  –  40-­‐45  alunos  

O  que  diz  a  Lei  Complementar  Estadual/SC  nº  170/1998  

             O  número  de  alunos  por  sala  de  aula  deve  possibilitar  adequada  comunicação  e  aproveitamento,  obedecendo  a  critérios  pedagógicos  e  níveis  de  ensino,  da  seguinte  forma:    

 a)  na  educação  infanAl,  até  quatro  anos,  máximo  

de  15  crianças,  com  atenção  especial  a  menor  número,  nos  dois  primeiros  anos  de  vida.  Até  os  seis  anos,  máximo  de  25  crianças;  

               b)  no  ensino  fundamental,  máximo  de  30  crianças  

até  a  quarta  série  ou  ciclos  iniciais  e  de  35  alunos  nas  demais  séries  ou  ciclos;  

               c)  no  ensino  médio,  máximo  de  40  alunos.  

 

A2vidades  a  serem  implementadas,  sistema2zadas  e  acompanhadas  no  processo  

 

Transferências  +Evasão  /  Rematrículas  

•  Acompanhamento  da  saAsfação  dos  alunos  desde  o  começo  do  ano;  

•  Geração  de  relatórios  formais  e  centralizados  sobre  os  moAvos  de  desligamento  dos  alunos;  

•  Realizar  pesquisas  para  idenAficar  as  causas  que  levam  os  alunos  a  saírem  do  Colégio;  

•  Fazer  pesquisa  de  saAsfação  periodicamente;    

•  Acompanhamento  individual  com  as  famílias  indecisas  antes  do  final  de  outubro;  

•  relatório  diário  ou  semanal  sobre  número  de  rematrículas.  

Captação-­‐  Alunos  novos  

•  Levantamento  diário  ou  semanal  dos  indicadores  do  nº  de  telefonemas,  visitas  e  entrevistas.  

•  Levantamento  dos  indicadores  de  conversão  de  visita  em  matrícula  .  (%  de  conversão  de  visitas  em  matrícula).  

•  Acompanhamento  diário  ou  semanal  do  número  de  matrículas  novas.(%  de  matrículas  novas)  

Sugestão  de  ações  1.  Estabelecer  um  fluxograma  (etapas,  pessoas,  fluxo,  registros,  

reuniões  de  acompanhamento,  etc)  2.  Programar  agenda  e  pessoas  suficiente  para  a  o  processo  

matrícula  3.  Programar  um  horário  mais  estendido  para  o  atendimento  4.  Fazer  treinamento  da  equipe  de  matrícula  para  o  atendimento  e  

fluxo  do  processo  5.  Antecipar  a  análise  das  bolsas  de  estudos  e  definir  os  critérios  de  

distribuição  de  acordo  com  a  projeção  das  turmas  e  orçamento  6.   Estabelecer  prazo  para  dar  retorno  aos  pais  7.   Aperfeiçoar  o  monitoramento  e  registro  do  processo                        

Anexos  

Organização  do  processo  

1.  Custos  da  escola  para  o  próximo  ano;  2.  Quais  áreas  da  escola  em  que  é  preciso  cortar  custos  e/ou  

invesAr  oAmizando  os  recursos;  3.  Aumento  dos  salários  dos  professores?  previsão  de  aumento  da  

folha  e  inserção  de  novos  projetos  pedagógicos  que  gerem  custos;  

4.  Índice  de  inflação;  5.  Aumento  que  terá  que  ser  praAcado  nas  mensalidades  de  2015;  6.  Nº  de  bolsas  ou  descontos  que  será  praAcado  em  2015;  7.  Campanha  de  matrícula  de  2015  para  ser  lançada  em  agosto;  8.  Novo  contrato  de  prestação  de  serviço;  9.  Circular  que  divulgará  o  início  e  os  procedimentos  de  matrícula  

de  2015  e  os  novos  valores  das  anuidades;  

Aperfeiçoar  o  monitoramento  e  registro  do  processo  •  Fazer  a  sistemaAzação  da  estaysAca  de  captação  passo  a  passo  é  muito  importante  para  

que  possa  ter  noção  de  onde  invesAr.  O  invesAmento  deve  incidir  no  local  onde  reside  o  problema.    

•  Se  a  escola  esAver  atraindo  poucas  visitas,  o    invesAmento  deve  ser  na  comunicação  externa.  Nessa  hora,  um  bom  assessor  de  comunicação,  de  preferência  especializado  em  escolas,  pode  fazer  a  diferença.    

•  Se,  por  outro  lado,  a  escola  atrai  muitas  visitas,  mas  converte  poucas  em  matrículas,  o  invesAmento  deve  ser  sobre  o  tratamento  (atendimento)  oferecido  ao  pai  visitante.  Nem  sempre  a  linguagem  uAlizada  é  a  mais  adequada,  mesmo  que  o  conteúdo  esteja  correto.    

•  Nesse  momento,  pesquisas  rápidas  com  famílias  que  visitaram  a  escola  e  não  ficaram  podem  ser  fonte  de  ricas  informações  sobre  como  aprimorar  o  atendimento.  

Recomendações  •  Criar  uma  área    de  gestão    de    matrícula  ou  reordenar  áreas  já  

existentes  que    atuam  no  processo    para  viabilizar  a  implementação    do  gerenciamento  de  matrícula  através  da  integração  de  programas,  políAcas,  práAcas  e  planejamento  na  busca  de  uma  melhor  combinação  de  alunos  matriculados.    

•  Envolver  a  gestão  intermediária,  professores  e  colaboradores  como  agentes  de  fidelização  e  captação  para  que  assumam  maiores  responsabilidades  para    maximizar  o  número    de    alunos  matriculados  na  Escola.    

•  Criação,  monitoramento  e  análise  de  indicadores  de  desempenho  das  ações  do  processo  de  matricula.  

 Cuide  bem  das  pessoas!  

• Elas   são   e   serão   importantes,  o   grande   diferencial,   principalmente   na  

Educação,  que  é  um  serviço,  um  bem  não  tangível.    

• Serviços  precisam  ser  executados  um  dia  após  o  outro  e  sua  qualidade  

dependerá   sempre   do   alinhamento,  mo2vação,   humor   e   competência  

de  toda  a  equipe.    

• Serviços  estão  ancorados  nas  pessoas  da  escola  [direção,  corpo  docente  

e  funcionários],  elas  são  a  parte  mais  visível  daquilo  que  a  insAtuição  está  

efeAvamente  oferecendo  para  os  alunos  e  suas  famílias.    

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