Proposta ADM-FIN – 2013

Nome Completo: Daniela Lopes Baptista

Idade: 19 anos

Tempo de Insight: 09 meses

Diretoria / Cargo Atual: Membro da diretoria Administrativo-Financeira

Cargo pretendido: Diretora Administrativo-Financeira

1. Breve histórico de realizações na Insight:

Nos projetos: atuei em 04 (quatro) projetos como membro, são eles: ONG (R&S), SIPA (Evento do Instituto de

Psicologia), CAURJ (Avaliação de desempenho e Plano de Cargos e Salários), DECANIA (Mapeamento de competências).

Entretanto, não fui gerente de nenhum projeto.

Na diretoria Administrativo-Financeira: primeiramente, no projeto trainee colaborei com o planejamento do núcleo de

suprimentos, através da realização de benchmarkings e pesquisas de mercado. No 1º semestre de 2012 participei do

núcleo de contratos. Enquanto estive neste núcleo fiquei responsável basicamente pela atualização dos modelos de

documentos e pelo controle dos documentos do SMD (Sistema de Medição de Desempenho). Já no 2º semestre de

2012 fiquei atuando em conjunto com outro membro no núcleo de Planejamento Financeiro e ficamos responsáveis,

principalmente, por atualizar a ferramenta após receber a consultoria da COPPEAD. Além disto, fiquei responsável por

03 acompanhamentos de projetos, nos quais redigi contratos, termos de orientação, termo de homologação e termo

aditivo.

No Sistema de Gestão da Qualidade: participei do comitê do SGQ, onde pudemos ter uma visão global da empresa e

dos processos que nela ocorrem. O principal resultado deste comitê foi a elaboração de um relatório de análise de

cenário interno.

2. Por que você está se candidatando a este cargo? Como esta experiência se alinha aos

seus objetivos pessoais e profissionais?

Estou me candidatando a este cargo por ter vontade de desenvolver a Insight e me desenvolver profissionalmente e

pessoalmente. Quando entrei na Insight encontrei um novo mundo dentro da faculdade, onde eu poderia aprender a

Psicologia na prática, mas mais do que isso encontrei ótimas pessoas com vontade de mudar, de aprender e se

desenvolver. Decidi, então, que queria passar esse primeiro ano partilhando desse sentimento de estar sempre se

desenvolvendo. Entretanto, acredito que tenho muito mais o que buscar e sei que esse algo a mais não estaria em

continuar como membro. Decidir que sair da zona de conforto na qual eu me encontrava seria a decisão correta e por

isso decidi buscar algo maior pra me desenvolver ainda mais. Esse algo foi a candidatura à diretoria.

3. Faça uma breve descrição das principais responsabilidades e competências comportamentais necessárias

para o cargo pretendido.

Acredito que uma diretora administrativo-financeira tem como principal responsabilidade o controle sobre a saúde

financeira da empresa. Será ela que ficará responsável por essas questões e por transparecer tudo o que ocorre para a

Diretoria Executiva e para toda a empresa.

Além disso, é ela a responsável por gerir o processo de compra de materiais e investimentos para toda a empresa e

também por cuidar dos aspectos jurídicos, como o registro de ata.

Do mesmo modo, assim como toda a Diretoria Executiva, ela deve ter a preocupação de alinhar suas ações e suas

atividades diárias com o Planejamento Estratégico, a fim de atingir a visão da empresa.

Quanto às competências comportamentais penso que a diretora deve ser comprometida, ter foco em resultado, ter

transparência, ter organização e ter responsabilidade. Acredito que estas competências são necessárias para uma

diretoria que precisa ser sempre muito cuidadosa e responsável, uma vez que lida com aspectos que podem culminar no

fechamento da empresa (o jurídico e o financeiro) e que precisa cumprir datas e prazos. Também deve ter transparência,

pois é ela a responsável por passar as informações relativas ao caixa para toda a empresa.

4. Aponte suas principais forças e fraquezas para assumir o cargo pretendido (no mínimo quatro forças e quatro

fraquezas).

Forças: comprometimento, organização, persistência e dedicação.

Fraquezas: comunicação, timidez, pouco envolvimento com o MEJ e dificuldade de lidar com não cumprimento de

prazos.

5. Como você pretende superar as fraquezas listadas acima?

A comunicação e a timidez estão interligadas, uma vez que a fraqueza na comunicação é consequência da timidez.

Deste modo, pretendo superá-las expondo mais minhas opiniões durante reuniões, apresentando trabalhos sobre a

diretoria para toda a empresa e enfim, enfrentando de fato situações que permitam que eu desenvolva essas fraquezas.

Tentarei superar a dificuldade de lidar com o não cumprimento de prazos, através de uma maior organização dos prazos

e cobranças dos mesmos. Porém, é normal que as pessoas atrasem as tarefas e pretendo ter certa flexibilidade nesse

sentido quando for possível.

Já o envolvimento com o MEJ pretendo melhorar frequentando mais eventos, pois esse ano fui em poucos.

6. Qual seu planejamento pessoal para dedicação ao cargo?

No ano que vem estarei no 4º, 5º e 6º período da faculdade. No 4º período pegarei as disciplinas obrigatórias no período

ficando com as terças (tarde), quartas (tarde) e sextas (manhã/tarde) livres para dedicação à Insight. No 5º período

pegarei as matérias obrigatórias e algumas eletivas pela manhã, ficando com a maioria das tardes livres para a Insight e

no 6º período pretendo pegar apenas as disciplinas obrigatórias e procurar um estágio externo. Além disso, meu foco

será na gestão da diretoria e não mais em projetos.

7. Como avalia a gestão de 2012 para a Insight? Além de uma avaliação geral, desenvolva uma análise de cada

diretoria com ênfase na pretendida, levantando suas forças e fraquezas.

Avalio a gestão de 2012 de forma positiva, pois foi um ano em que algumas diretorias como marketing e Gestão de

Pessoas estavam sofrendo reformulações e conseguiram alcançar bons resultados. Foi um ano de transparência e de

crescimento financeiro, com investimentos para a empresa e um número considerável de projetos pagos. Outra

conquista foi a nova identidade visual da empresa.

Presidência: acho que a figura do presidente não foi tão intensa, talvez até pela falta dos assessores da presidência,

mas um ponto que gostaria de destacar foi o seguinte: quando ouve uma demanda da empresa em relação a esta

postura do presidente, o mesmo demonstrou a preocupação de conversar com os membros para explicar qual era o

papel do presidente e o que ele estava realizando na diretoria.

Vice-presidência: a Vice-presidência demonstrou a importância de repassar o Planejamento Estratégico para toda a

empresa e teve um trabalho árduo para o SMD.

Marketing: no início do ano era difícil saber que atividades a diretoria realizava de fato, porém mais pro fim do ano,

acredito que após a divisão da diretoria em dois segmentos, as atividades ficaram mais claras para toda a empresa e

vimos os resultados do trabalho do marketing, por exemplo, nas mídias sociais.

Projetos: um ponto positivo da diretoria foi a negociação, uma vez que a empresa conseguiu uma boa quantidade de

projetos, inclusive projetos pagos. De modo contrário, acredito que o acompanhamento tenha sido uma fraqueza, pois

muitos gerentes não se sentiam preparados para estar ocupando aquele cargo.

Gestão de pessoas: o ponto forte da diretoria foi o acompanhamento de membros com a implantação do PDI (Plano de

Desenvolvimento Individual) e a fraqueza acredito que tenha sido as rodadas de feedback, pois, pelo menos na diretoria

administrativo-financeira, não aconteceram muitas vezes.

Administrativo-financeiro: o ponto forte da diretoria, em minha opinião, foi os investimentos feitos para a empresa, pois

acredito que isso tenha sido um fato novo na realidade da Insight. O núcleo de contratos e contabilidade, por terem

atividades bem definidas não puderam se modificar tanto, mas dentro desses núcleos, acredito que uma fraqueza tenha

sido a falta de feedback fornecidos aos documentos como contratos e termos pelos próprios membros da diretoria. O

núcleo de suprimentos, por ser o primeiro ano de implantação, se desenvolveu apenas em dois aspectos, que foi o de

reembolso, apesar de ainda não ter reembolsos totalmente efetivos e também as compras que passaram a ser feitas

pela diretoria. Porém, o aspecto de negociação de fornecedores acabou ficando estagnado por esbarrarmos em

determinadas questões como a baixa quantidade de material para conseguirmos descontos. Além destes núcleos,

temos a precificação e o planejamento financeiro. A precificação foi passada para o uso da diretoria de projetos, mas o

controle da ferramenta ainda ficava na diretoria administrativo-financeira. Acredito que este núcleo funcionou bem, mas

ainda é necessário fazer alguns ajustes na ferramenta. O núcleo de planejamento financeiro, acredito que ele tenha

funcionado bem também durante o ano, mas faltou uma integração do mesmo com o Planejamento Estratégico da

empresa. Por fim, uma grande fraqueza da diretoria esse ano foi o registro de ata, pois ao passar pelas mãos do

advogado, retornou diversas vezes e demorou muito para ser feito.

8. Avalie sua participação e conhecimento sobre o MEJ.

Neste ano em que estive na Insight não tive muita participação no MEJ. Apenas participei da

Cerimônia de Posse da Rio Júnior, participei de uma palestra com o intuito de preparar futuros diretores para as

Empresas Juniores, realizei benchmarkings, por exemplo, com a Hidros Consultoria sobre Planejamento Financeiro e

também participei de treinamentos que membros da Rio Júnior ofereceram para a Insight. Do mesmo modo, o

conhecimento que tenho sobre o MEJ vieram dessas participações que eu tive.

9. Estabeleça planos de ação ou diretrizes frente às seguintes situações:

a) O Caixa da Insight no ano de 2012 tem se mantido na faixa de R$ 7.000 a R$ 10.000 reais, tendo em vista as

despesas fixas da Insight, quais seriam as suas prioridades no caso:

a. Do caixa se manter estável

Neste caso, manteria somente os gastos fixos, ou seja, aqueles que são necessários para que a empresa continue

funcionando, são eles: a contabilidade, a trimestralidade da Rio Júnior e o registro de ata e pagaria o domínio do e-mail

institucional

b. Do caixa apresentar um aumento de pelo menos 50%

Neste caso, além dos gastos fixos e do domínio do e-mail, seria possível pagarmos reembolsos de passagens para

projetos. Se houver um aumento ainda mais expressivo, seria possível realizar investimentos para a Insight de acordo

com as prioridades estabelecidas pela Diretoria Executiva.

c. Do caixa apresentar um declínio superior a 50%

Neste caso, manteria o gasto fixo da trimestralidade da Rio Júnior e a contadora, pois são extremamente essenciais,

cortaria o pagamento do domínio do e-mail, tentaria conversar com a contadora para explicar a situação e tentar

parcelar o pagamento ou procurar um escritório de contabilidade mais barato e essa pesquisa seria realizada através de

benchmarkings com outras Empresas Juniores. Em paralelo, a Diretoria Executiva deveria estabelecer planos de ação

para prospecção ativa de clientes.

10 - Exponha sua proposta de Melhoria/Desenvolvimento para a diretoria que está se candidatando.

- Criação de um núcleo de compras e reembolso: tem haver diretamente com o núcleo de suprimentos, mas sem o

enfoque na negociação, pois esbarramos em dois problemas principais desde o projeto trainee: pouca quantia que seria

gasta na compra e para solucionar isso, foi pensando em realizar compras periódicas, porém esbarramos na questão do

espaço para armazenar os materiais. Diante disso, pensamos estruturar um núcleo de compras e reembolso, que terá

como principal objetivo realizar as compras para todas as diretorias da empresa e reembolsar os membros nos projetos

os quais participaram, mediante prévia análise.

- Preparação do Planejamento Financeiro de 2013: o Planejamento Financeiro será reformulado logo após o RePep

junto com diretor atual, para a empresa já ter uma previsão dos gastos do ano fechada com os investimentos e custos

por diretoria. Essa preparação do Planejamento Financeiro também levará em consideração as modificações sugeridas

pela consultoria da COPPEAD.

- Melhor eficácia na confecção de contratos e termos: através da criação de um documento que a diretoria de Projetos

deverá enviar para a diretoria Administrativo-Financeira com todos os dados necessários para a confecção do contrato e

termo junto com a solicitação de confecção dos mesmos. Além disso, pretendo estruturar um espaço na reunião, para

que a diretoria como um todo possa pensar sobre os feedbacks dados em contratos e termos, quando for necessário.

- Registro de ata: após um benchmarking realizado com a Hidros Consultoria, penso que a melhor forma de melhorar

esse registro de ata seria a própria Insight escrever o modelo e registrar, evitando assim, atrasos por parte do advogado.

- Transparência das ações da diretoria: apresentar nas Reuniões Gerais junto com o caixa da empresa, uma tabela com

a entrada e saída de caixa e quantos contratos foram feitos e assinados naquele mês.

- O acompanhante de administrativo-financeiro ficará responsável por verificar se a parte de gastos do projeto está

sendo preenchida nas planilhas de gerenciamento, para garantir maior eficácia do reembolso e consequentemente,

maior transparência da contabilidade.

- Promover um fundo financeiro para a Insight: realizar a soma dos gastos fixos da Insight por ano, dividir pelo número

de meses do ano e desse modo garantir que a sobrevivência financeira da empresa esteja garantida durante a gestão.

- Conta Poupança: criar uma conta poupança para a empresa a fim de garantir a saúde financeira dela ao longo dos

anos. Começaria depositando uma quantia não muito grande e que variaria de acordo com o que a empresa teria no

caixa e esse dinheiro iria render. Conforme fossemos recebendo pagamentos pelos projetos, poderíamos ir depositando

uma determinada porcentagem nesta conta poupança.

- Comprar um chip pré-pago: esse chip seria usado apenas para ligações de negociações e projetos, onde não foi

possível encontrar o cliente pelo telefone fixo e seria um chip desbloqueado, pois o membro poderia usar em seu

próprio celular, até que conseguíssemos uma doação de aparelho celular para a empresa. Outro ponto importante é que

esse plano também depende do fluxo de entrada da Insight, pois demandaria mais um gasto fixo de recarga mensal do

chip.

- Registro de contratos em cartório: é um plano de ação que visa assegurar a Insight juridicamente, uma vez que sem o

registro em cartório, não há nada que comprove a autenticidade das assinaturas. Porém, assim como o plano de ação

anterior, este também depende da entrada de dinheiro, pois geraria um novo gasto fixo, de uma média de R$ 10,00 por

contrato para reconhecer firma e autenticação dos documentos.

- Levar o balancete mensal a direção do Instituto de Psicologia: levar esse balancete e junto com ele algumas breves

informações sobre os serviços os quais estamos prestando. Isto será uma forma de aproximar a Insight e o Instituto.

11 – Considerações finais

Gostaria de iniciar minhas considerações finais agradecendo a cada membro desta empresa e mais

especificamente a toda diretoria administrativo-financeira desse ano de 2012. Agradecendo por terem transmitido

amizade, aprendizado, motivação e por terem compartilhado do mesmo ideal durante todo esse tempo.

Além disso, queria dizer que tomar a decisão de assumir um cargo com tamanha responsabilidade não foi fácil,

mas se eu decidi, é porque acredito de verdade que a empresa pode ir mais longe e que existem pessoas capacitadas e

motivadas que podem fazer isso acontecer. Se for eleita, tenho certeza que vou aprender e me desenvolver muito e mais

do que isso, me empenharei pra desenvolver também a Insight, junto com a ajuda e com o trabalho de todos os

membros.