Curso Eventos 1

8/10/2019 Curso Eventos 1

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Curso deAdministracin de

Eventos

Mexicali, B.C. Abril de 2009

Introduccin a laadministracin deeventos

Contenido del tema:

Que es un evento?

Tipos de evento

Componentes caractersticos

Modo de organizacin Tipos de objetivos

Fecha, duracin y lugar

Contenido de una propuesta inicial

Curso Administracin de Eventos CETYS UnivesidadMexicali


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Que es un evento?

Definicin de evento:

Suceso importante y programado,

de ndole social, acadmica,

artstica o deportiva


Tipos de eventos

Sociales: celebraciones, eventos debeneficencia y eventos religiosos comobautizos, cumpleaos, bodas, XV aos,aniversarios, etc.

Culturales: conciertos, festivalesculturales, exposiciones de arte, etc.

Deportivos: encuentros deportivos,torneos, exhibiciones, etc.



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Tipos de eventos

Entretenimiento: ferias, shows y

exhibiciones.

Acadmicos: ciclos de conferencias,congresos, simposios, seminarios, cursos,presentaciones de libros, graduaciones.

Corporativos: convenciones, exposicionescomerciales, lanzamientos, inauguraciones,etc.

Polticos: debates, mitin, informes degobierno, votaciones, etc.


Ejemplos de eventossociales



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Ejemplos de eventosculturales


Ejemplos de eventosdeportivos



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Ejemplos de eventos deentretenimiento


Ejemplos de eventosacadmicos



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Ejemplos de eventoscorporativos


Ejemplos de eventospolticos



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Clasificacin de eventos

Eventos comerciales: hay ingresos porventa de entradas o patrocinios y buscanuna utilidad, aunque esta pueda serdestinada a un fin social.

Eventos no comerciales: eventosgratuitos para los asistentes, por lo tantono hay ingresos.


Componentescaractersticos

Organizador Misin Objetivos

Contenido Asistentes Duracin

determinada

Sede(s) Inversin



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Modo de organizacin

De acuerdo al grado de complejidad delevento pueden existir diferentes formasde organizacin para la realizacin delevento:

Baja Complejidad Mediana Complejidad Alta Complejidad

Interesado Interesado Interesado

Organizador Inversionista Inversionistas

Proveedores Organizador Consejo

Proveedores Comit Organizador Proveedores


Modo de organizacinInteresado: puede ser una persona,empresa, asociacin o gobierno que tiene laidea y la intencin de realizar el evento.

Inversionista: quien pone recursosfinancieros, materiales o humanos de formaparcial o total para la realizacin del evento y

que busca un beneficio econmico por suparticipacin.

Organizador / comit organizador: quien esresponsable de la planeacin, gestin yejecucin del evento.



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Modo de organizacin

Consejo: rgano rector que supervisa al

comit organizador, es formado pororganizaciones que comparten losobjetivos del interesado y que sonindispensables para la realizacin delevento.

Proveedores: personas o empresas queson contratadas para proveer de

productos o servicios necesarios para larealizacin del evento.


Tipos de Objetivos

Por ms sencillo que sea un eventosiempre tendr al menos 1 objetivo.

Los objetivos varan principalmente deacuerdo al tipo de evento y al interesado.



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Tipos de objetivos

Emocional: consiste en brindar una

experiencia memorable al asistente.

Asistencia: consiste en tener un objetivo encuanto al nmero de asistentes.

Econmico: consiste en establecer unautilidad, producto de los ingresos del evento.

Filantrpico: consiste en establecer unobjetivo social que se pretende apoyar alfinalizar el evento mediante la donacinparcial total de las utilidades.


Tipos de objetivos

Institucional: consiste en que el evento esorganizado para cumplir con un objetivoinstitucional.

Acadmico: consiste en aumentar losconocimientos tericos o prcticos de los

participantes del evento.

Ideolgico: promover y difundir ideas entorno a una creencia.



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Propuesta inicial

Una propuesta inicial, consiste en undocumento bsico que describe demanera general el evento en la etapa decreacin del concepto.

Es importante, tener en cuenta que loincluido en la propuesta inicial, norepresenta algo definitivo, ya que en el

proceso de desarrollo, se darn cambiosen la estructura del evento.


Elementos de unapropuesta inicial

Antecedentes

Descripcin del evento

Misin

Visin

Objetivos

Valores

Fecha y duracin

Sede(s)

Asistencia

Contenido

Organizador

Aliados

Gastos de organizacin

Precio

Punto de equilibrio



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Antecedentes:Aqu se incluye antecedentes relevantesal proyecto como resultados de edicionespasadas, entorno social, entorno de laindustria, eventos similares, etc.

Descripcin del evento:Se hace una descripcin breve de lo que

ser el evento, organizaciones y aliadosinvolucrados.



Misin:Es una afirmacin que describe elconcepto de la empresa, la naturaleza delnegocio, el porqu se est en l, a quinsirve y los principios y valores bajo los

que se pretende funcionar.

De una manera simplificada, es la raznde existir de la empresa.



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Los elementos que se toman en cuentapara la redaccin de una misin son:

1. A qu se dedica la empresa?

2. Qu productos y/ servicios ofrece?

3. Cul es su mercado?

4. Cul es su compromiso social?

5. Cul es su compromiso econmico?

6. En que consiste la filosofa de laempresa?

7. Cul es la visin de la empresa?



Importancia de la misin.

El organizador que tiene clara su misin leser ms fcil fijar sus objetivos y disearsu estrategia, sus tcticas las cuales

resultarn ms efectivas.

La formulacin efectiva de la misindespierta sentimientos y emociones en laorganizacin.



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Visin:Una organizacin sin una visin clarapodra equipararse con un barco a laderiva, que ir a donde lo lleve lacorriente.

Una empresa con una visin claramentedefinida podr forjarse su propio destino,

lo que le permitir predeterminar a dondedesea llegar y lo que tiene que hacer parallegar.



Las caractersticas de la visin:

Debe definir claramente el futuro deseado.

Debe tener un enfoque positivo.

Debe presentar para la organizacin un reto alcanzable.

Debe ser altamente motivadora para todos los integrantesde la organizacin.

Debe ser redactada en un lenguaje entendible para toda laorganizacin y, de ser posible, tener la particularidad de quesean memorizables los elementos bsicos de la misma.


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El establecimiento de una visin en los eventos,es poco comn por varios factores:

Muchos eventos se realizan por nica ocasin.

El organizador se enfoca en la tarea a la que se

ha comprometido, es decir en el resultado del

evento que le toca organizar.

El equipo organizador pueden cambiar en cada

edicin por lo que se desarrollan nuevos

conceptos

Diferentes visiones acerca del futuro del evento.



Los principales aspectos que pueden sertomados en cuenta en el establecimientode visin son:

Incremento de la asistencia

Posicionamiento en el mercado Evaluacin del contenido Evaluacin del servicio Desarrollo de metodologas propias Bases de datos Sistemas



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Objetivos:Los requisitos de los objetivos:

-Deben ser cuantitativos.-Deben establecer tiempo de realizacin.

Valores:Aunque en muchas ocasiones, parecen

slo un listado de buenas intenciones, losvalores nos definen la manera en la quese convivir dentro del equipoorganizador.



Fecha y duracin:

Factores a considerar para la fecha:

Facilidad para el asistente

Disponibilidad de la sede Clima Realizacin de eventos similares, Das de asueto y periodos vacacionales.



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Sobre la duracin, depende directamentesobre el tipo de evento.

TIPO DE EVENTO RANGO DE DURACION

Sociales 2 hasta 6 hrs.

Culturales 3 hrs. hasta 1 mes

Deportivos 3 hrs. hasta 1 mes

Entretenimiento 3 hrs. hasta 1 mes

Acadmicos 2 hrs. hasta 1 semana.

Corporativos 4 hrs. hasta 1 semana.

Polticos 2 hrs. hasta 1 da



Sede(s):Es el lugar donde se llevara a cabo el evento.

Factores a considerar para elegir sedes:

Accesibilidad para el asistente

Superficie disponible Capacidad Tipo de recinto: auditorio, estadio, teatro,saln, etc. Servicios Costo Cercana a hoteles



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Asistencia:Es la cantidad de asistentes que comoorganizadores deseamos tener en nuestroevento y podemos atender con el mismo nivel deservicio.

EVENTOS NO COMERCIALES EVENTOS COMERCIALES

Presupuesto disponible Mercado

Sede seleccionada Asistencia en eventos similares oediciones pasadas

Sede seleccionada

Cortesas

Patrocinadores y medios decomunicacin

Personal staff del comit organizador

Asistencia superior al punto deequilibrio



Contenido:Es la actividad o actividades centrales delevento por las cuales asisten los invitados.

EJEMPLO DE EVENTO CONTENIDOConcierto Rueda de prensa

Firma de autgrafos Presentacin de artista

Partido de basquetbol

Presentacin de equipos Inicio del juego Show de medio tiempo

Feria de la ciudad Juegos Mecnicos rea de comida Presentacin de artistas

Simposium Evento rompehielo Conferencias Mesas redondas

Lanzamiento Video introductorio Demostracin de producto Rifa


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Organizador:Es el o los responsables de la planeacin,gestin y ejecucin del evento.Se puede presentar un esquema de la estructuraorganizacional que se pretende formar.

Aliados:Aqu se mencionan organizaciones einstituciones vinculadas al evento.

Regularmente sirven de aval del proyecto deevento.



Gastos de organizacin:Monto de la inversin para la realizacin delevento en base a un presupuesto de egresospreliminar.

Precio:

Es el valor econmico para un asistente poracceder a un evento comercial.

Si la sede cuenta con diferentes locaciones seestablecen diferentes precios. Tambin puedehaber diferentes precios en base a la anticipacinde compra.



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Comit organizador

Elementos que lo integran:

Miembros.- Son las personas que integranel comit organizador.

Objetivo comn.- Es la razn por la cual elcomit existe, es decir es el propsito porel cual fue creado y por el cual terminar

su existencia.


Comit organizador

Tipos de miembros:

Coordinador general Coordinadores de departamento Miembros de coordinaciones

VoluntariosAsesores

Dependiendo de la naturaleza del eventolos miembros sern de carcterhonorarios o bajo contratacin.



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Manual de organizacin

Elementos bsicos de un manual deorganizacin:

Organigrama, Descripcin de departamentos Reglamento interno.

Se sugieren tambin establecer:

Polticas Descripcin de puestos Procedimientos



Estructura organizacional tradicional yperfiles sugeridos

La estructura organizacional uorganigrama en un comit organizador,

regularmente est conformada pordiferentes departamentos, coordinacioneso comisiones. El objetivo es integrar sub-equipos de trabajo que tengan funcionesespecficas.



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Coordinacin de Finanzas o Tesorera:

Es el departamento encargado del manejode los fondos monetarios del comit, yasean por patrocinios, venta de boletos uotras fuentes.

Habilidades: numrico, organizado ynegociador.

Cualidades: honesto y responsable.


Manual de organizacinCoordinacin de Patrocinios:

Este departamento se encarga degestionar recursos monetarios ymateriales (en especie) que permitan alcomit tener una solvencia financiera para

hacer frente a los gastos en que incurra.

Habilidades: expresarse en pblico,facilidad para relacionarse y negociador. Cualidades: formal, buena imagen ypuntual.



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Coordinacin de Contenido:

Es el departamento encargado de diseary gestionar el contenido del evento.

Habilidades: de comunicacin y parahacer relaciones, organizado ynegociador. Cualidades: amigable, buena imagen y

manejo de protocolo.


Manual de organizacinCoordinacin de Ventas:

Este departamento es el responsable deimplementar las diferentes estrategias depromocin y mercadeo, con la finalidad devender boletos del evento.

Habilidades: manejo de tcnicas parahablar en pblico, facilidad pararelacionarse y persuasivo. Cualidades: accesible, entusiasta yexcelente presentacin.



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Coordinacin de Mercadotecnia:

Este departamento es el encargado dedisear las estrategias deposicionamiento, promocin y de ventas,encaminadas a comunicar de una maneraefectiva la realizacin del evento a losdistintos mercados de inters.

Habilidades: pensar estratgicamente yfacilidad para hacer relaciones. Cualidades: creativo y responsable.


Manual de organizacinCoordinacin de Logstica:

Este departamento busca la perfeccin enel desarrollo del evento, en cuanto al usode recursos humanos y materiales entiempo y forma.

Habilidades: perfeccionista, organizadoy negociador. Cualidades: dinmico y creativo.



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Coordinacin de Eventos Sociales:

Este departamento es el encargado deorganizar actividades sociales para quelos asistentes interacten en un ambientemas relajado.

Habilidades: facilidad para relacionarsey negociador.

Cualidades: social y creativo.


Manual de organizacinMemoria:

Este departamento es el encargado de lacobertura del evento con la finalidad decontar con una memoria impresa, electrnicao en video del evento.

Habilidades: cultura visual, redaccin ypreferentemente con conocimientos bsicosen manejo de cmaras fotogrficas y video. Cualidades: perfeccionista y organizado.



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Coordinaciones especiales:

Adicionalmente la mayora de los comitsorganizadores, establecen coordinacionesespeciales, es decir que debido anecesidades especficas del evento.


Beneficios a comitConsideraciones a miembros delcomit organizador:

Acceso generalal evento.

Pago total oparcial deuniformes.

Pago decomidas los

das del evento.

Material delevento.

Apoyo paratransportacin.

Apoyo entarjetas

telefnicas.

Reconocimientode participacin

comoorganizador



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Programa general del evento

El programa general del evento es el detallede las actividades mas relevantes queincluir el evento, mencionando tiempos deinicio, duracin, lugar, recesos y tiempo libre.

Aunque a un nivel de planeacin difcilmentetendremos confirmadas algunas actividades,es importante disear un programa preliminarde manera que sea compartido a losorganizadores como apoyo a sus actividadesde gestin.


Programa general del evento


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Plan de trabajo

Concepto

Un Plan de Trabajo es una gua donde seestablecen actividades y objetivos que sepretenden realizar en un periodo de tiempo.

Este documento es la base mediante la cualcada coordinador de departamento y elcoordinador general pueden dar seguimientoa sus actividades y evaluar el avancealcanzado en un determinado momento.


Plan de trabajoCmo se disea el plan de trabajo?

Disear cronograma:Cundo?

Listar actividades para cada tctica:Quneces itamos paraim plem entar las tcti cas?

Asignar el trabajo:Quin es res ponsab le?

Desarrollar tcticas para cada estrategia:Cmo? Cunto ?Dnde?

Disear estrategias para cada meta:Cmo?

Fijar metas:Qu? Cunto ? Cundo? Dnde?


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Plan de trabajo

Ejemplo:

La Feria del libro de la UABC requiere de

ayuda para cumplir con la meta de

asistentes en especial de los jvenes de

preparatoria y universidad. Se han fijado

las siguientes metas.

Enterar del evento a 40,000 alumnos de

preparatoria y universidad en Mexicalisobre el evento 1 mes antes de su inicioel 12 de Agosto de 2009.


Plan de trabajoDisear estrategias.1. Utilizacin de medios masivos.2. Mercadotecnia directa.

Desarrollar tcticas.Estrategia 1: Utilizacin de medios

masivos.Tctica 1: Transmisin de spots de radioen estaciones juveniles en la ciudad.

Asignar el trabajo.Responsable: Coordinador de Medios.



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Plan de trabajo

Listar Actividades.


Supervisar transmisin de pauta.

Enviar las pautas a cada radiodifusora.

Contratar los espacios con cada radiodifusora.

Elegir las estaciones ms atractivas.

Determinar el nmero de spots necesarios diarios por estacin.

Determinar estaciones juveniles en la ciudad.

Grabacin: locutores y estudio de grabacin.

Diseo de spot de radio: creatividad para diseo de guin ymusicalizacin.

Plan de trabajoDisear cronograma.


Actividad Duracin Fecha de

entrega

Transmisin de spots. 21 das 12 de Agosto

Enviar las pautas a cada radiodifusora. 1 da 22 de Julio

Contratar los espacios con cada radiodifusora. 2 das 21 de Julio

Determinar el nmero de spots necesariosdiarios por estacin y cotejar presupuesto.

1 da 19 de Julio

Determinar estaciones juveniles en la ciudad. 5 das 18 de Julio

Produccin de spot: locutores, estudio de

grabacin.

2 das 13 de Julio

Diseo de spot de radio: creatividad para diseo

de guin y musicalizacin.

5 das 11 de Julio


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Plan de trabajo

Una vez que los departamentos hayan

establecido sus cronogramas para cadatctica, debern disear un plan de trabajodel departamento, que contenga de maneraresumida las actividades ms importantes ysus fechas de entrega.

El coordinador general revisar cada plan detrabajo con el coordinador del departamento.Una vez revisados y corregidos, elcoordinador general integrar todos losplanes en el Plan General de Trabajo.


GestinJuntas de seguimiento

Uno de los espacios donde losorganizadores conviven, son las juntas osesiones que llevan a cabo durante eldesarrollo del evento.

Dependiendo del evento y la experienciade los organizadores, la organizacinpuede llevar desde 1 mes hasta 1 aoprevio al evento.



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Gestin

El comit organizador debe establecer:

Lugar para sesionar Da, hora y duracin de las reuniones Frecuencia de las juntas Establecer juntas para presentarinformes Capacitaciones


Gestin

Control y seguimiento de juntas

El coordinador general con apoyo delsecretario son responsables de establecerpor reunin:

Objetivos a alcanzar en dicha reunin Orden del da Minuta de acuerdos



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Gestin

Estas dos herramientas, ayudan en granmedida al coordinador para elseguimiento y administracin del plan detrabajo.

Ambas herramientas pueden ser enviadasa los miembros del comit organizadorpor va electrnica, para recordar de los

puntos a tratar en futuras reuniones y losacuerdos tomados.


Presupuesto yaspectos legales

Contenido:

Introduccin Presupuesto de egresos Costo fijo VS variable Presupuesto de ingresos Fijacin del precio Flujo de efectivo Proyecciones financierasAdministracinAspectos legales



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Introduccin

La parte financiera de cualquier evento es

una parte muy delicada. Una correctaplaneacin financiera prevendr a lacoordinacin general para una buenatoma de decisiones.

Respetar dicha planeacin, haciendo unmanejo eficiente de los recursos llevar adisminuir el riesgo de prdidas al final del

evento.


Presupuesto de egresosConcepto

El presupuesto de egresos, es unarelacin de gastos que necesitan serpagados en efectivo por el organizador.

El presupuesto de egresos debeelaborarlo cada departamento dentro delcomit y stos a su vez deben entregarloal departamento de finanzas tesorerapara su autorizacin y posteriorintegracin al Presupuesto General delevento.



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Presupuesto de egresos

Elementos que lo integran

Ejemplo:

Concepto Costo Unitario Unidades Costo Total

Plumas tinta

negra marca

Paper mate.

.90 centavos 450 $ 405.00 M.N.


Presupuesto de egresosProcedimiento para elaborar identificargastos de organizacin

Analizar el plan detrabajo del

departamento,preguntndonosq uocupo p agar para hacer

cada act iv idad?

Listar todos losconceptos de gasto y las

cantidades estimadasnecesarias.

Investigar al menos 2posibles proveedores de

los productos yservicios enlistados.

Solicitar cotizaciones acada proveedor,

asegurndonos que lascaractersticas de losproductos y servicios

sean las mismas.

Analizar las cotizacionesrecibidas, tomando encuenta el precio, forma

de pago, tiempo deentrega y trato recibido

por el proveedor .

Analizar cualesconceptos sonsusceptibles de ser

patrocinados en especiepor el proveedor u otraempresa y estimar el

porcentaje de patrocinio.

Integrar el presupuestodel departamento

eligiendo las mejoresopciones de cada

concepto.

Hacer la suma de losconceptos, excluyendolos que tienen una gran

probabilidad de serpatrocinados en especie.


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Gastos suceptibles de patrocinio

Es muy importante que exista unacomunicacin constante con el tesorero parainformarle de que patrocinios han sidoconseguidos, ya que el tesorero debe estarpreparado con un plan alternativo de nolograrse dichos patrocinios en especie.

Dentro del presupuesto se recomienda queslo se consideren los conceptos querequerirn salida de efectivo y separar losconceptos que pueden ser patrocinados.


Presupuesto de egresosCostos fijos VS variables

Costo fijo.- Es aquel quecosto que tendr el evento

independientemente de otros

factores. Por ejemplo: rentadel auditorio o lugar donde sellevar el evento.

Costo variable.- Es aquel quecosto que puede variar por

otros factores. Por ejemplo: losalimentos para los asistentes

al evento.



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Costos fjos Vs variables

Se puede afirmar, que los costos fijos, sonaquellos que se tendrn que realizarindependientemente del nmero deasistentes al evento y los costosvariables, son aquellos que podemosmanipular en un momento dado que sevendan mas menos entradas del

evento.


Presupuesto de egresosSin embargo, es difcil manipular los costosvariables, ya que aunque se puede tenerinformacin anticipadamente por el nmerode asistentes, siempre existe laincertidumbre de que en los ltimos das selogren las metas establecidas.

La mayora de los proveedores,principalmente los relacionados conimpresin y produccin piden de 3 a 15 dascomo tiempo de entrega, dificultando lamaniobrabilidad para hacer cambios en loscostos variables.



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Presupuesto de ingresos

Concepto

Es una proyeccin de las entradas deefectivo que el organizador pretenderecibir por diferentes fuentes de ingreso.

El presupuesto de ingresos debeelaborarlo cada departamento dentro delcomit y estos a su vez deben entregarlo

al departamento de finanzas tesorera.Regularmente los departamentos quegeneran ingresos son: patrocinios yventas.


Presupuesto de ingresosElementos que lo integran

Ejemplo:

Concepto Monto

Unitario

Unidades Monto Total

Boletos delevento.

$ 400.00 450 $ 180,000.00MN



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Presupuesto de ingresos

Fuentes de ingreso y financiamiento

Cmo se financia un evento?

Dependen totalmente de la venta de

entradas?

Qu tanto apoyo en patrocinios

consiguen?


Presupuesto de ingresosLas fuentes de ingreso ms comunesson:

Patrocinios enefectivo (empresas,

gobierno,organizaciones,

etc.)

Donativos(aportaciones deinstituciones o

personas)

Derechos detransmisin.

Venta de boletos.

Venta de mduloso espacios para

venta deproductos.

Venta de alimentosy bebidas.



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Fijacin de Precio

Concepto

El precio, es el valor que asignamos a unproducto o servicio.

Es la cantidad que el cliente estadispuesta a pagar y la cual permitir cubrircostos y alcanzar utilidades a unaorganizacin.


Producto, costos y competencia

Los factores que nos ayudan a fijar demanera correcta el precio para un eventoson los siguientes:

Producto Costos Competencia Rentabilidad.

Fijacin de Precio



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Producto:

Este factor se refiere a lo que es elevento: contenido, actividades, duracin,sede, servicios adicionales incluidos,innovaciones, etc.

Costos:Este factor se refiere a lo que nos cuestafinancieramente nuestro evento. La suma

de todos nuestros gastos por concepto decontenido, mercadotecnia, logstica, etc.

Fijacin de Precio


Fijacin de PrecioEjemplo:

Si nuestro presupuesto para un evento de1,000 personas es de $150,000 pesos,nuestro costo por asistente es de $150pesos, por lo tanto no podemos fijar un

precio menor a $ 150.



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Fijacin de Precio

Oferta:

Este factor esta en el ambiente externo,es decir lo obtenemos de la informacinde otros eventos similares.

Si desarrollamos ventajas competitivas ennuestro evento, que el mercado puedapercibirlas fcilmente, entonces si

podremos fijar un precio ms elevado alde otros eventos.


Fijacin de PrecioRentabilidad:

Este factor establece un mnimo deutilidad deseada por la inversin para eldesarrollo del evento. Se puede expresarcomo un porcentaje de la inversin total o

un monto fijo.

Ejemplo: Si nuestra inversin ser de$150,000 pesos, se busca al menos unautilidad de $50,000, es decir un 33%.



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Flujo de efectivo

Concepto

El flujo de efectivo es una herramientaque nos permite conocer cuales sern lasnecesidades de efectivo mensuales y losingresos estimados en los mismosperiodos.

De esta manera se puede determinar si el

organizador contar con los recursossuficientes para hacer frente a sus gastos.


Flujo de efectivoCoordinacin FEB MAR ABR TOTAL

Mercadotecnia $

Logstica $

Patrocinios $

Contenido $

Coord. General $

Total Egresos: $

Concepto

Patrocinios $

Venta de entradas $

Otros $

Total Ingresos: $

Saldo: $ $ $ $


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Proyecciones financieras

Es responsabilidad del departamento de

finanzas tesorero, desarrollar diferentesescenarios financieros para el evento.

Se sugiere por lo menos desarrollar 3escenarios:

Optimista Pesimista

Conservador


Proyecciones financierasEjemplo:

Variable Optimista Conservador Pesimista

Patrocinios Lograr la metaestablecida.

Lograr un 50% dela meta

establecida.

Lograr un 20% dela meta

establecida.

Venta deboletos

Vender todos losboletos

disponibles(capacidadmxima)

Lograr unaasistencia del

70% de lacapacidad.

Lograr unaasistencia del

40% de lacapacidad.



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Administracin de recursos

La administracin de los recursos

financieros recae en el departamento definanzas o tesorero.

Dentro de las responsabilidades de estedepartamento est el manejo de cuentasbancarias, preparacin de reportesfinancieros, entre otras responsabilidades.

Se recomienda crear una o varias cuentasbancaria para el manejo de los recursosdel evento.


Administracin de recursosEl manejo de las cuentas debe serresponsabilidad nica del tesorero delcomit, es decir nadie ms debe de poderrealizar transacciones sin antes serautorizado por el tesorero.

Incluso el coordinador general no debe detener acceso, solamente en situacionesextraordinarias.



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Aspectos legales

Contratos

En evento podemos encontrar diferentescontratos:

Contrato de arrendamiento de sede. Contrato para artistas, personalidades yconferencistas. Contratos con proveedores.

Estos contratos son de carcter civil por loque se rigen en base a la ley del CdigoCivil.


Aspectos legalesImportancia y recomendaciones

La formalizacin con proveedores a travsde contratos debe ser prioridad en lasactividades estratgicas de contenido delevento. Algunos puntos clave:

-Debe cubrir las necesidades del evento.-Hay que identificar gastos adicionales noincluidos en el servicio.-Evaluar y negociar penalizaciones porcancelacin de eventos por ambas partes.



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Aspectos legales

Permisos ante Gobierno

Son obligatorios para:

TODOS los eventos comerciales y nocomerciales.

Dependencias involucradas:

Recaudacin de rentas municipal Recaudacin de rentas del estado de laSecretaria de Planeacin y Finanzas


Aspectos legalesAyuntamiento de Mexicali

Para dar de alta el evento y contar con elpermiso del ayuntamiento se requiere contarcon:

Contrato de arrendamiento, en caso de ser

en un lugar rentado. Permiso de alcoholes, en caso de que hayaventa de alcohol. Vigilancia (copia de recibo)Ambulancia (copia de recibo) Bomberos



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Aspectos legales

La autorizacin dura 72 horas, sin

embargo se solicita que se solicite de 2 a3 semanas antes del evento.

Se gestiona en el Departamento deRecaudacin de Rentas Municipal

ubicado en Palacio Municipal.

El permiso de Alcoholes Anuencia

municipal temporal, se tramita en elDepartamento de Supervisin y Permisos.


Aspectos legalesGobierno del Estado de Baja California

Se requiere presentar una cartasolicitando el servicio para sellarlos

boletos del evento. El tramite tarda 2 dashbiles.

El permiso se gestiona en Departamentode Recaudacin de Rentas.



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Aspectos legales

Impuestos al gobierno

Ayuntamiento: Costo de permiso: $1,800 4% sobre venta de boletos $600 por gastos de intervencin.

Gobierno del Estado: 5% sobre venta de boletos

$500 por gastos de intervencin.


Aspectos legalesSugerencia para bajar tasa deimpuestos

En el caso de los impuestos municipales,se puede gestionar el ceder los impuestosen beneficio de DIF Municipal.

DIF puede realizar el tramite o elorganizador directamente, pero deberealizarse antes de gestionar lospermisos.

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