CONTABILIDADE INFORMATIZADA - avm.edu.br CALDAS TEVES.pdf · informatizados ligados às áreas...
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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO- PEDAGÓGICAS PÓS- GRADUAÇÃO “ LATU SENSU” CONTABILIDADE INFORMATIZADA por RODRIGO CALDAS TEVES Orientadora Professora Ms. Marysue Janeiro/2003
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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO-PEDAGÓGICAS
PÓS-GRADUAÇÃO “ LATU SENSU”
CONTABILIDADE INFORMATIZADA
por
RODRIGO CALDAS TEVES
Orientadora Professora Ms. Marysue
Janeiro/2003
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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO-PEDAGÓGICAS
PÓS-GRADUAÇÃO “ LATU SENSU”
CONTABILIDADE INFORMATIZADA
por
RODRIGO CALDAS TEVES
Apresentação de Monografia ao Conjunto Universitário Cândido Mendes como condição prévia para a conclusão do curso de Pós-graduação “latu Sensu” em Finanças e Gestão Corporativa.
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Primeiramente a DEUS, por ter me proporcionado condições para
elaborar esta monografia e por me dar a cada dia a oportunidade de
crescimento profissional.
Dedico esta monografia, a minha
noiva que muito me incentivou e
me apoiou nos momentos mais
difíceis no decorrer so curso. Aos
meus pais, que também estiveram
comigo nesta caminhada
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RESUMO
Este trabalho tem por objetivo principal demonstrar a evolução da
contabilidade, abordaremos sobre os procedimentos manuscritos, procedimentos
mecanizados, procedimentos informatizados, mostraremos qual o novo perfil do Contador.
Visualizaremos a importância da informática para as empresas e para a
contabilidade, qual a definição de programas e sistemas, como funciona uma rede e sua
integração com os sistemas, e finalmente veremos a implantação da contabilidade
informatizada.
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SUMÁRIO
FOLHA DE ROSTO
EPÍGRAFE
DEDICATÓRIA
AGRADECIMENTOS
RESUMO
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO
2. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE
2.1 Procedimento manuscrito
2.2 Procedimento mecanizado
2.3 Procedimento informatizado
2.4 Novo perfil do Contador
2.5 Visão Gerencial
3 IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A
CONTABILIDADE
3.1 Informática nas Pequenas e médias Empresas
3.2 Informática nas grandes empresas
3.3 Importância da informática para a contabilidade
4 PROGRAMAS E SISTEMAS
4.1 O que é um programa
4.2 O que é um sistema
4.3 Sistemas existentes no mercado
4.4 Sistemas mono-usuários
4.5 Sistemas multiusuários
4.6 Sistemas abertos
4.7 Sistemas fechados
I
II
III
IV
V
VI
Á
VIII
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09
09
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20
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31
31
33
33
5
4.8 Sistemas monoempresa
4.9 Sistemas multiempresa
4.10 Substituição de sistemas
5 REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS
5.1 Que é uma rede
5.2 Redes locais e remotas
5.3 Como funcionam as redes
5.4 Vantagens e desvantagens das redes
5.5 Contabilidade on- line e off- line
5.6 Áreas de integração
5.7 Vantagens e desvantagens da integração
5.8 Controles das áreas integradas
6 ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS
6.1 Grupos
6.2 Títulos
6.3 Códigos
6.4 Níveis
6.5 Natureza do saldo
7 CADASTRO E CONSULTAS
7.1 Cadastro do elenco de contas
7.1.1 Inclusão de Contas
7.2 Cadastros de eventos ou transações
7.2.1 Como utilizar o cadastro de eventos
7.2.2 Eventos diários e mensais
7.2.3 Dados para o cadastro de eventos
7.3 Cadastro de históricos padronizados
7.3.1 Histórico padrão
7.3.2 Histórico livre
7.4 Cadastro e controle dos usuários
7.4.1 Usuários do sistema
7.4.2 Cadastro dos usuários/senhas
7.4.3 Habilitações / Restrições
7.5 Consultas
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77
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7.5.1 Consultas ao Plano de contas e elenco de contas
7.5.2 Consulta de relatórios
8 IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA
8.1 Saída do sistema mecanizado para o informatizado
8.2 Implantação dos saldos das contas do novo sistema
8.3 Utilização das planilhas
8.4 Vantagens do uso da planilha na contabilidade
8.5 Desvantagens do uso da planilha na contabilidade
8.6 Contabilidade atrasada: como proceder
8.6.1 Atualização simultânea de vários meses atrasados
8.6.2 Administração da fase de transição
9 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR
9.1 Formas de lançamentos
9.2 Estrutura dos lançamentos
9.3 Processamento dos lançamentos
9.4 Controle de lançamentos
10 CONCLUSÃO
11 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
12 FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR
81
81
83
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90
92
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100
101
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1. INTRODUÇÃO
Nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na legislação
tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi
substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo automático. As melhorias na forma de
fazer a contabilidade uma empresa, utilizando-se tecnologia da computação, trouxeram
enormes benefícios para os profissionais da área.
O lançamento no diário e no razão tornou-se muito prático, sendo feito de
forma simultânea nos sistemas informatizados.
Para uma análise comparativa, apresentam-se comentários a seguir sobre a
evolução dos procedimentos aplicados à contabilidade.
2. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE
2.1. PROCEDIMENTO MANUSCRITO
Nessa fase, a escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os
principais livros, como diário, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de
contas a pagar, entrada e saída de mercadorias, termos de ocorrências, inventários de
produtos e mercadorias etc. Esse procedimento começou a perder espaço a partir do
surgimento das máquinas mecânicas produzidas nos Estados Unidos (praticamente, já não
existe esse procedimento nos dias atuais). Os profissionais que faziam a contabilidade
manuscrita tinham grande dificuldade em manter suas escritas atualizadas, devido ao
volume de informações e registros necessários. Fazer um balancete ou um balanço era
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muito trabalhoso e exigia rigoroso controle das anotações. Essa foi uma fase difícil para os
contadores.
2.2 PROCEDIMENTO MECANIZADO
Fase em que a escrituração passou a ser feita de forma mecânica, em geral
utilizando-se máquina de datilografia e processadoras automáticas, para o preenchimento
de fichas separadas ou soltas (razão, fornecedores, controle de estoque etc.). Atualmente,
são poucos os escritórios que mantêm máquinas mecânicas, em face dos baixos custos de
um microcomputador e dos sistemas informatizados. Os profissionais que trabalhavam
com as máquinas mecânicas eram conhecidos por mecanógrafos e os equipamentos que
utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas máquinas são
pouco utilizadas e de difícil manutenção nos dias atuais.
2.3 PROCEDIMENTO INFORMATIZADO
É a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os
grandes equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumentos de
trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários
contínuos e os fichários por pastas contínuas e disquetes. A partir da década de 80, houve
enorme crescimento no uso e disseminação dos micros, juntamente com os sistemas
informatizados ligados às áreas administrativa, comercial, contábil e financeira das
empresas.
A legislação ainda não determinou a utilização obrigatória dos sistemas
informatizados para a escrituração e o controle dos livros contábeis, mas há expectativas de
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que em pouco tempo essa decisão deverá ser tomada, tendo em vista que ela será a única
alternativa que os órgão públicos terão para poder acompanhar de forma mais dinâmica as
transações praticadas pelas empresas. A Receita Federal, as Secretarias de Fazenda ou
Finanças dos estados e dos municípios, as Juntas Comerciais dos estados e outros órgão de
controle já estão exigindo que as empresas de grande porte apresentem suas informações
em disquetes ou fitas magnéticas.
Grande quantidade de aplicativos para as diversas áreas das empresas foi e
continua sendo lançada no mercado, incluindo-se os da área fiscal, que emitem, por
exemplo, guias de recolhimento dos impostos e contribuições, recibos de entrega, termos
de abertura e encerramento, todos antes feitos a mão ou em máquinas de escrever. A
Secretaria da Receita Federal a cada ano melhora os programas de Imposto de Renda das
pessoas físicas e jurídicas e, provavelmente, dentro de alguns anos não mais aceitará
declarações feitas a mão ou mesmo datilografadas, recebendo somente as que forem
entregues em disquetes.
2.4 NOVO PERFIL DO CONTADOR
A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das
complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas
e cobrar os impostos decorrentes dos lucros de suas atividades.
O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores
importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a
societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão
gerencial.
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Em virtude das novas exigências do mercado, surgiram especializações que
transformaram o perfil dos contadores. antes, eles ocupavam boa parte de seu tempo
preenchendo ou conferindo guias, elaborando folhas de pagamentos, balancetes e outros
relatórios contábeis. Atualmente, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do
seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as
mudanças na legislação do imposto de renda de pessoas jurídicas.
Do ponto de vista organizacional, o profissional de contabilidade está cada
vez melhor. Muitos deles estão lidando com a informática da melhor maneira possível,
fazendo bom uso do computador. Esse novo profissional tem um perfil diferente daquele
que pelo menos 10 anos atrás. Ele tem mais tempo para a leitura e conferência, é menos
sobrecarregado na execução de suas tarefas diárias e delega mais as atribuições a seus
colaboradores.
Esse novo perfil exige aprimoramento constante, que pode ser conseguido
por meio de cursos específicos de curta duração.
2.5 VISÃO GERENCIAL
A formação profissional do contador deve permitir que ele tenha visão
gerencial ampla, por meio da qual terá condições de proceder a uma análise crítica da
posição econômica e financeira da empresa, podendo visualizar facilmente as distorções
apresentadas nos relatórios gerados pelos sistemas, determinando a seus auxiliares as
correções necessárias.
Essa visão gerencial proporciona condições de ajudar a administração da
empresa, de forma considerável, na tomada de decisões importantes, uma vez que ele pode
ter rapidamente em suas mãos informações que antes demandavam enorme tempo.
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A contabilidade gerencial deve ser estruturada de maneira que permita ao
contador acompanhar com facilidade os trabalhos desenvolvidos por sua equipe. Os
sistemas de contabilidade gerencial informatizados são fundamentais para esse trabalho,
porque contam com recursos valiosos para o acompanhamento das contas, além de
gerarem relatórios que auxiliam nas análises dos balancetes.
O conciliador ou o analista contábil deve fazer, rotineiramente, testes de
verificação da consistência dos saldos das contas, com base nas indicações do balancete
sintético e analítico.
EXEMPLO PRÁTICO DESSE TESTE
No balancete de determinado mês, consta que foi levado a débito da conta
de salários o valor de R$ 200.000,00. Sabendo o contador que o valor da despesa com
FGTS decorrente da folha de pagamento deve corresponder a 8%, ele só precisa conferir o
débito lançado na conta de FGTS daquele mês é de R$ 16.000,00.
Da mesma forma, ele pode verificar se os lançamentos resultantes das
operações que envolvem as despesas e receitas da empresa estão corretos, a exemplo das
comissões sobre vendas, dos impostos, das contribuições pagas sobre o faturamento etc.
Além de acompanhar com mais facilidade os procedimentos rotineiros de
sua área a visão gerencial do contador possibilita projeção de resultados, com informações
importantes para os administradores ou proprietários das empresas, por meio da elaboração
de relatórios minuciosos e de gráficos comparativos.
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3 IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E
PARA A CONTABILIDADE
3.1 INFORMÁTICA NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
As pequenas e médias empresas ainda estão em fase de descoberta da
informática. algumas já informatizaram determinadas áreas, a exemplo das áreas comercial
e administrativa, com utilização de sistemas simplificados e utilizando muito pouco os
recursos potenciais de equipamentos e softwares.
A maior dificuldade dessas empresas tem sido enfrentar as mudanças de
procedimentos, ou seja, sair do sistema convencional, por meio do uso de máquinas de
escrever e calcular, e entrar no sistema informatizado operando o computador para
desenvolver suas atividades.
A maioria das pequenas e médias empresas pouco investiu ou investe em
sua organização administrativa, preferindo se preocupar mais com os aspectos comerciais
do que organizacionais. Essa tem sido uma cultura antiga dos pequenos e médios
empresários, fortalecida pela pouca ou nenhuma exigência do governo, para que elas
adotem procedimentos organizados. Isso de certa forma favorece sua operacionalização
prática, muito embora seja motivo de alguns insucessos em muitas delas. É recomendável
que se valorize a organização como forma de manter um controle mínimo da situação da
empresa.
As dificuldades ou restrições para a adoção e implantação dos sistemas
informatizados podem ocorrer em função dos seguintes fatores:
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Ø insegurança ou falta de informação dos empresários, quanto aos benefícios resultantes
da informatização da empresa;
Ø dificuldades de reestruturação das áreas carentes de informatização, com a alocação de
pessoal e equipamentos necessários;
Ø receio de investir no desconhecido, visto que não existe cultura disseminada entre os
empresários sobre a utilização do computador na empresa;
Ø dificuldades financeiras, uma vez que para algumas empresas o custo com a
informatização pode ser significativo;
Ø receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações e
operar os diversos sistemas informatizados.
Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram
devidamente orientadas quanto à configuração adequadas deles, resultando em futuras
dificuldades quando da utilização de aplicativos mas atualizados.
As empresas muito pequenas (microempresas) podem optar por sistema
mais simples, com programas específicos para serem utilizados naquilo que realmente
lhes seja útil e prioritário, e que possam atender a suas necessidades sem complicações
maiores. Existem sistemas simplificados que realizam tarefas importantes, como o
controle das disponibilidades (caixa e bancos), controle das contas a pagar (obrigações da
empresa), controle das contas a receber (créditos ou direitos da empresa), controle de
estoque, controle do imobilizado, escrituração do livro caixa, escrituração fiscal,
elaboração do fluxo de caixa etc.
Não há necessidade da criação de núcleos de informática nas pequenas e
médias empresas, bastando apenas que elas disponham de áreas para instalação dos
equipamentos.
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3.2 INFORMÁTICA NAS GRANDES EMPRESAS
As grandes empresas necessitam de uma estrutura de informática mais
completa, inclusive com a utilização de redes em todas as áreas que possam alimentar
informações.
A automação das grandes empresas atinge praticamente todos os setores e,
em alguns casos, exige a integração deles, de maneira que a informação possa fluir com
rapidez para as áreas que se interessam por ela.
Diante das exigências dos governos municipal, estadual e federal na área
tributária, com reflexos diretos na contabilidade, fica cada vez mais evidente a necessidade
de adequada estrutura informatizada nas grandes empresas.
O ideal é informatizar todas as áreas da empresa. A estrutura de
informatização pode ser de maior ou menor porte, dependendo da necessidade e da
conveniência administrativa e financeira.
3.3 IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA A CONTABILIDADE
As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons
resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo.
Vejam-se algumas vantagens da contabilidade informatizada:
Ø Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações, quando se
faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O
tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se reproduzir um balancete ou outro
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relatório da contabilidade nos sistemas convencionais, é muito superior ao tempo gasto
quando se utilizam os sistemas informatizados. Isto pode representar diferença até de
dias, dependendo do porte da empresa.
Ø Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica, por meio de boas
impressoras matriciais, a jato de tinta ou a laser, apresenta como resultado um trabalho
de melhor aspecto, quando comparado com a forma manuscrita ou mecanizada. As
informações geradas pelos sistemas são geralmente consistente, seguras e exatas. A
probabilidade de erros nos programas é muito pequena, e isto aumenta a confiança nos
trabalhos realizados.
Ø Mais estímulo para os profissionais da área: em função das facilidades que a
informática proporciona no cumprimento do seu dia-a-dia, os profissionais da área de
contabilidade sentem-se mais à vontade para trabalhar e, consequentemente, produzem
mais. O trabalho torna-se menos estafante e em função disso mais estimulante,
resultando em satisfação para quem trabalha com o computador.
Ø Deve ser levado em consideração ainda que os computadores não manifestam
problemas pessoais que possam interferir em seu desempenho, porque eles não se
aborrecem, não ficam entediados ou cansados, independente da jornada de trabalho que
tenha que cumprir.
Ø Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas
podem ser lidos previamente, na tela, mesmo antes de serem impressos. Quando são
impressos, tornam-se de fácil manuseio e leitura porque são emitidos em ordem,
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indicando a numeração, a data e a hora em que foram processados e gerados, além da
quantidade de páginas e outras informações relacionadas com o controle produtivo.
Ø No sistema de contabilidade convencional, com os trabalhos realizados pelas máquinas
mecânicas, era necessária a emissão de, no mínimo, um balancete, chamado de
balancete de verificação, apenas para se ler o que estava errado e, em seguida, se
proceder às correções necessárias. Nos sistemas informatizados, essa leitura pode ser
feita na tela, antes da emissão definitiva do balancete.
Ø Atendimento às exigências do órgão quanto ao cumprimento de prazos: o cumprimento
de algumas exigências de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a exemplo do
recolhimento dos impostos e das contribuições, só se tornou possível para algumas
empresas a partir do uso do computador. Muitas dessas obrigações têm seus prazos de
recolhimento no início do mês seguinte ao do fato gerador. O não-recolhimento nas
datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em pagamento de
multas e juros para a empresa.
Ø Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de
maneira rápida por meio do sistema, localizando um lançamento, informando o saldo
ou a posição de qualquer das contas cadastradas, ou ainda demonstrando a evolução
das receitas e despesas por meio de relatórios específicos.
Ø Nos sistemas multiusuários e integrados, as informações ou os arquivos de dados
podem ser acessados por várias pessoas ao mesmo tempo e em diferentes locais, se
houver necessidade.
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Ø Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos de
dados, por meio de cópias de segurança ou backup, existe pouca chance de perda total
as informações processadas, as quais podem ser reproduzidas em qualquer lugar que
exista um equipamento de informática apropriado e que nele esteja instalado um
sistema igual ao que gerou as informações. Com base nisso, basta que se restaurem as
cópias de segurança e em seguida se acessem os arquivos de dados, gerando ou
obtendo as informações desejadas.
Ø Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: os equipamentos físicos (hardwares),
incluindo mesas, CPU, monitor de vídeo, impressoras, mouses e estabilizadores
ocupam pouco espaço físico e podem resumir-se a uma mesa de trabalho no canto de
uma sala.
Ø Os arquivos de discos flexíveis (disquetes) facilitam a guarda e o manuseio das
informações já processadas e são bem mais práticos e fáceis de ser organizados e
guardados, em comparação ao arquivos de papéis. Um disquete pode conter balancetes
e outros relatórios contábeis do ano inteiro, dependendo do volume de informações
geradas pela empresa. Com os dados protegidos em disquetes, na forma de backup, o
balancete pode ser gerado e impresso quantas vezes se fizerem necessárias, em
qualquer lugar, dentro ou fora da empresa.
Esses são alguns dos aspectos positivos que justificam o uso da informática
pelas empresas, tanto na contabilidade quanto em outras áreas, levando-se sempre em
conta os aspectos operacionais e organizacionais.
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4. PROGRAMAS E SISTEMAS
4.1 O QUE É UM PROGAMA
O programa é um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou
se obter um resultado específico, por meio de uma seqüência lógica de comando e de uma
linguagem de programação.
EXEMPLOS:
Ø Programa para processar um balancete.
Ø Programa para processar a declaração do Imposto de Renda.
Ø Programa para processar a provisão de férias.
Um programa pode ser dividido em vários subprogramas, com instruções
complementares para as rotinas contidas no programa principal.
EXEMPLOS:
Ø Programa – gerar o balancete.
Ø Subprograma – gerar balancete analítico.
Ø Subprograma – gerar balancete sintético.
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Os programas são desenvolvidos por programadores e avaliados por
analistas de sistemas, que verificam se as instruções contidas nos mesmos estão de acordo
com seus objetivos ou suas finalidades.
Os sistemas e respectivos programas desenvolvidos para a contabilidade são
considerados de fácil aplicação, enquanto os elaborados para rodar ou processar as folhas
de pagamento são considerados complexos, porque desenvolvem informações variáveis,
como tempo de serviço do empregado, número de dependentes, faixa de salário para
cálculo do Imposto de renda e da contribuição previdenciária, horas extras etc. De maneira
geral, as empresas que desenvolvem softwares (aplicativos) consideram que os programas
elaborados para gerar os relatórios da folha de pagamento são difíceis tanto de ser
utilizados quanto controlados, devido as variáveis da vida funcional de cada empregado.
4.2 O QUE É UM SISTEMA
Sistema é um conjunto de rotinas que contém vários programas e
subprogramas, rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas específicas da
empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir
relatórios de acompanhamento e controle interno. O sistema é o mesmo que um software
aplicativo, cujo conceito é:
Software aplicativo é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos
em linguagem de programa de alto nível que têm como objetivo realizar tarefas
específicas, contando sempre com a participação humana.
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Os sistemas obedecem a procedimentos organizados e complexos e devem
ser desenvolvidos e acompanhados por programadores e analistas.
Os sistemas podem funcionar de forma integrada, por meio de módulos com
programas específicos, ou de maneira independente. Isto significa que a empresa pode ter
vários sistemas interligados ou não dependendo da conveniência. As empresas devem dar
preferência aos sistemas integrados, mas que possam funcionar de forma independente.
Isto permitirá que elas implantem os módulos separadamente e depois efetivem a
integração com ás áreas desenvolvidas, se houver dificuldade de implantação simultânea.
Assim, é possível ter um sistema de controle de estoque funcionando sem
estar integrado à contabilidade, o que poderá ser feito a qualquer tempo desde que os
equipamentos e os sistemas instalados atendam aos requisitos exigidos para este fim.
EXEMPLO DE UM SISTEMA COM MÓDULOS SEPARADOS:
SISTEMA DE GESTÃO CONTÁBIL E FINANCEIRA:
Módulo 01 – Tesouraria (controle de caixa, bancos, fluxo de caixa).
Módulo 02 – Contabilidade Gerencial (contabilidade empresarial, contabilidade de custos).
Módulo 03 – Contas a pagar (controle dos fornecedores e outros credores)
Módulo 04 – Contas a receber (controle dos clientes/crediários).
Módulo 05 – Orçamento (previsão e fixação das receitas e despesas).
Cada módulo do sistema tem seus programas e relatórios específicos,
funcionando separadamente ou de forma integrada.
21
A quantidade de programas de um sistema varia de acordo com o porte e a
necessidade da empresa.
4.3 SISTEMAS EXISTENTES NO MERCADO
Os sistemas existentes no mercado têm variados nomes e, em alguns casos,
a mesma finalidade. Eles podem ser adquiridos diretamente dos fabricantes ou
representantes, em lojas específicas de informática, livrarias, supermercados, lojas de
departamentos ou, ainda, encomendadas a um especialista ou a uma empresa de
informática.
Os sistemas adquiridos no mercado podem não atender a todas as
características da empresa, precisando de adaptações que devem ser feitas pelo fabricante
ou fornecedor.
Os sistemas adquiridos por encomenda devem atender a todas as
necessidades da empresa, visto que o especialista planeja seu desenvolvimento com base
em uma avaliação prévia feita na empresa. Mesmo assim, eles podem ser alterados quando
se fizer necessário.
Aplicação dos sistemas existentes no mercado, vinculados à contabilidade
A - SISTEMA DE CONTABILIDADE COMERCIAL
Desenvolvido para pequenas empresas comerciais, geralmente não é
completo e não possibilita bom acompanhamento das transações realizadas. É pouco
versátil e limita-se às operações mais simples.
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B - SISTEMA DE CONTABILIDADE FISCAL
Sistema desenvolvido com o fim específico de fazer a escrita fiscal das
empresas, escriturando os livros, emitindo as guias de recolhimento dos impostos e
contribuições, controlando as operações por atividade e por regime de tributação.
Dependendo do porte da empresa, esse sistema pode ser muito útil porque,
além de produzir os relatórios que são utilizados pela contabilidade, produz informações
fiscais em nível municipal estadual e federal. É um sistema misto que envolve as escritas
contábil e fiscal. Alternativamente, alguns fabricantes preferem ter sistemas separados,
sendo um para cada área.
C - SISTEMA DE CONTABILIDADE DE CUSTOS.
Contém programas que geram demonstrativos de custos por produto,
canalizam informações para a contabilidade gerencial e alimentam os relatórios de controle
de produção e consumo, além de produzirem gráficos, dados estatísticos e outras
informações por área, departamento, filial ou região específica.
É muito utilizado nas indústrias, onde a complexidade dos custos é maior do
que nas empresas comerciais e de prestação de serviços.
D - CONTABILIDADE GERENCIAL
Sistemas mais completo e, consequentemente, mais complexo também.
Apresenta muitas opções de relatórios e é direcionado para médias e grandes empresas ou
23
escritório de contabilidade. Exige mais conhecimento dos usuários, visto que apresenta
enorme leque de atividades.
Vejamos as características dos bons sistemas de contabilidade gerencial existentes
no mercado:
Ø contam com um plano de contas on-line;
Ø fornecem críticas dos lançamentos;
Ø fazem rateio automático das contas com base em percentuais definidos;
Ø possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados;
Ø possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores;
Ø apresentam o movimento de caixa e o fluxo de caixa;
Ø emitem o termo de abertura e de encerramento do diário;
Ø geram o razão com alternativas de partida e contrapartida;
Ø geram balancetes em diferentes níveis;
Ø apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento;
Ø apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativos do resultado;
Ø possibilitam diversas análises e índices econômico-financeiros;
Ø têm gerenciador de relatórios e elaboram gráficos;
Ø permitem a elaboração de gráficos;
Ø possibilitam consulta on-line de qualquer informação;
Ø apresentam editor de textos on-line;
Ø possibilitam a conversação do balanço ou índices específicos;
Ø possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo;
Ø têm capacidade de processar informações para mais de 100 filiais;
24
Ø podem processar informações de contabilidade atrasada em até cinco anos;
Ø têm capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 ml);
Ø são mutuários e multiempresas;
Ø controlam o acesso por usuário;
Ø geram backup automático.
Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender
a um universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte.
Esses sistemas têm menos capacidade de processamento, mas mantém os requisitos básicos
dos de maior porte.
E -SISTEMAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL OU DE RECURSOS
HUMANOS
É um sistema com programa que geram a folha de pagamento, as
consignatárias, como aluguéis, pensões alimentícias, contribuições a associações etc., além
de relatórios para análise dos vencimentos de cada empregado, provisões de férias,
provisões de 13º salário, retenções para o Imposto de Renda etc.
Os demais completos sistemas de administração pessoal ou de recursos
humanos alimentam informações específicas relacionadas com os empregados, por meio
de bancos de dados, possibilitando a emissão de mensagens nos contracheques (holerites) e
relatórios relacionados com o perfil de cada um.
Todos os sistemas de administração de pessoal são complexos e precisam de
boa manutenção e acompanhamento para um bom desempenho. Quando integrados à
25
contabilidade, devem alimentar as informações relativas a folha de pagamentos, tais como
salários, encargos sociais e provisões de férias.
F - SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE
Sistema que gera o inventário físico e financeiro, relatórios de entradas e
saídas por fornecedor, região, setor, departamento ou área: controla as vendas por
vendedor, filial, região ou outro parâmetro estabelecido pela empresa; controla
individualmente os bens ou materiais estocados, informando sua rotatividade, preço de
custo ou aquisição, localização, tempo médio de permanência no estoque etc.
Pode estar integrado aos sistemas de compra, vendas ou faturamento e à
contabilidade. Nos sistemas integrados, quando o cliente compra uma mercadoria ou
produto, a informação é alimentada para o faturamento e para a contabilidade, e ao mesmo
tempo é efetuada a baixa automática do produto ou mercadoria no controle de estoque.
G - SISTEMA DE FATURAMENTO
Sistema que emite faturas de vendas ou prestação de serviços, além de
preparar e gerar relatórios do faturamento mensal por item ou produto, por filial ou região.
O sistema alimenta as informações para o controle de contas a receber, controle de estoque
e contabilidade.
Este sistema facilita as anotações e os cálculos das comissões dos
vendedores, se houver, ajudando a melhorar o atendimento aos clientes com a emissão
automática das notas fiscais.
26
H - SISTEMA DE CONTAS A PAGAR
Contém programas que geram relatórios de controle geral das obrigações da
empresa. Esse controle não deve ser somente dos créditos referentes aos fornecedores, mas
também dos impostos, dos salários não pagos, das consignações descontadas em folha
mensal, das contribuições, dos empréstimos tomados pela empresa e tudo mais que
representar uma dívida para ela. Os grupos das obrigações devem ser registrados e
controlados separadamente; os bons sistemas possibilitam esse mecanismo, atribuindo um
código para cada relatório, por tipo de obrigação.
EXEMPLOS:
Ø Fornecedores Código 01
Ø Impostos Código 02
Ø Contribuições Código 03
Ø Salários Código 04
Ao gerar um relatório de obrigações a pagar, o usuário deve separá- lo por
tipo de obrigação para que possa facilitar a conciliação com a contabilidade, uma vez que
naquele setor essas obrigações estarão lançadas separadamente em grupos e subgrupos
diferentes.
O contas a pagar é considerado um importante instrumento de
gerenciamento financeiro de uma empresa, em face das implicações que podem ocorrer
pela falta de pagamento no vencimento de qualquer obrigação, principalmente as
27
tributárias, trabalhistas e previdenciárias que, implicam a aplicação de elevadas multas, já
no dia seguinte ao do vencimento.
Os bons programas devem permitir a implantação de um calendário de
feriados municipais, estaduais e federais para facilitar o acompanhamento dos pagamentos,
que nos casos de impostos e contribuições precisam ser antecipados quando caírem em um
dia não útil para o sistema bancário (sábados, domingos, feriados).
I - SISTEMA DE CONTAS A RECEBER
Esse sistema gera relatórios das contas a receber da empresa que devem ser
separados por natureza, por cliente, filial ou região, como acontece com o controle de
obrigações a pagar.
Os aplicativos proporcionam ainda informações de crédito a receber por
data de vencimento, indicando os dias de atraso e eventuais cobranças de juros e multas,
enviando essas informações para a tesouraria e a contabilidade.
Os sistemas integrados possibilitam conhecer informações ocorridas desde
quando a fatura é emitida ou processada, até a baixa definitiva na contabilidade. É
oportuno observar que há diferença entre processar e emitir uma fatura: o processamento
acontece quando ela é alimentada no sistema. A emissão é a saída dos dados por impressão
ou cópia de arquivo. No entanto, para o fisco a emissão acontece simultaneamente com o
processamento da fatura, ou seja, independente de ter sido impressa, a fatura é considerada
existente para o fisco, a partir da data em que foi gerada pelo sistema.
28
J - SISTEMA DE CONTROLE DO IMOBILIZADO
É um sistema com programas que alimentam informações relativas à
movimentação dos bens integrantes do ativo imobilizado da empresa, gerando relatórios de
adições, baixas, transferências, depreciação e correção, se houver.
A maioria dos sistemas apresenta dispositivos de segurança para atender a
eventuais alterações na legislação, especificamente quanto ao processo de depreciação e
atualização dos valores dos bens integrantes do ativo imobilizado, em virtude das inúmeras
mudanças de última hora adotadas pelo governo federal, no que se refere à legislação
societária das grandes empresas, principalmente as sociedades por ações conhecidas por
sociedades anônimas ou S.A.
Além do controle financeiro, os sistemas controlam também fisicamente o
bem gerando relatórios que indicam a data de aquisição, localização, vida útil, estado geral
atual, tempo médio de vida, fornecedor, nota fiscal, taxa de depreciação etc.
Nos sistemas integrados, essas informações são transferidas para a
contabilidade, possibilitando o registro imediato também naquela área, sem a necessidade
de reprocessar os lançamentos já efetuados pelo controle do imobilizado, na área
administrativa.
L - SISTEMA DE GERÊNCIA OU GESTÃO FINANCEIRA
É um sistema que agrega vários outros, gerando relatórios específicos das
áreas interligadas com a área financeira da empresa. Geralmente, é um sistema que
centraliza informações da contabilidade, faturamento, contas a pagar, contas a receber,
tesouraria, sendo que essas atividades são desenvolvidas em cada área específica, e
29
gerenciadas pela administração financeira ou controladoria, dependendo da estrutura
adotada na empresa.
4.4 SISTEMAS MONOUSUÁRIOS
São sistemas que só permitem que um usuário trabalhe de cada vez. Esses
sistemas dependendo da atividade a ser exercida na empresa, podem dificultar algumas
tarefas, visto que não permitem o uso de mais de um equipamento para trabalhar nele. Nos
casos de trabalhos atrasados, por exemplo, não é possível formar uma equipe para dividir e
agilizar as atividade, fazendo uso de vários computadores na realização das tarefas. Para o
mercado, eles são considerados sistemas simples, com poucos recursos e muitas limitações.
Os sistemas monousuários são recomendados para pequenas empresas, com
uso limitado da informática, justificado pela não-necessidade de sistemas maiores e mais
complexas que podem ficar ociosos devido ao pequeno volume de informações ou
serviços.
4.5 SISTEMAS MULTIUSUÁRIOS
São sistemas mais complexos, que podem ser utilizados ou compartilhados
simultaneamente por várias pessoas, e são conectados em rede local ou remota. Permitem a
agilização das tarefas, principalmente quando se tratar de trabalhos atrasados, que precisem
da participação simultânea de vários usuários.
O sistema multiusuário é apropriação para se atualizar a contabilidade de
uma empresa, permitindo que se faça a escrituração de vários meses ou anos ao mesmo
tempo, de uma mesma empresa ou de empresas diferentes. Isto significa que se pode
30
utilizar um sistema multiusuário para dividir os trabalhos, definindo-se tarefas que cada
empregado deve realizar e mantendo-se as restrições ou limitações necessárias.
Exemplificando: pode-se determinar que um empregado faça os
lançamentos do mês de janeiro, outro faça os de fevereiro, outro os de março, e assim por
diante. Depois, é só organizar os arquivos e preparar os relatórios desejados para cada mês.
É possível separar os trabalhos por grupo de lançamentos também: um grupo lança as
despesas, outro lança as receitas, outro faz os extracaixas, e assim sucessivamente.
Os computadores de grande porte geralmente utilizam sistemas
multiusuários, em rede local ou remota. Eles são encontrados nas grandes empresas, em
várias áreas, executando funções administrativas, financeiras e contábeis.
Para viabilizar o uso das redes e dos sistemas multiusuários, podem ser
utilizados terminais sem memória ou CPU (Central Processing Unit ou Unidade Central de
Processamento). Estes terminais são chamados de estações de trabalho e podem funcionar
sem o disco rígido. São conhecidos por diskless workstation (estação de trabalho sem
disco). Assim, é possível ter vários terminais acessando um sistema de contabilidade, em
locais diferentes, dentro ou fora da empresa.
Os serviços utilizados pelos bancos são exemplos de sistemas multiusuários,
em que vários clientes operam suas contas correntes em rede, on- line (em linha) e em real
time (tempo real), de qualquer parte do país e até do mundo. O melhor exemplo prático
disso é a movimentação de uma conta conjunta: uma pessoa pode estar em São Paulo,
fazendo um saque no banco 24 horas e a outra, em uma agência em Manaus, tirar um
extrato da conta, cada uma utilizando seu cartão magnético e sua senha para movimentar a
mesma conta. A conexão em rede remota ou à distância, possibilita que as duas pessoas
acessem a mesma base ou banco de dados, que pode estar em qualquer localidade.
31
4.6 SISTEMAS ABERTOS
Sistemas abertos são aqueles que permitem que se faça alguma alteração nos
relatórios por ele produzidos. Isto é possível, fazendo-se uma parametrização, ou seja,
criando-se parâmetros específicos em alguns programas já existentes no gerador de
relatórios.
Exemplo: suponha-se um programa de controle de contas a receber que já
disponha de um relatório previamente cadastrado, que gera uma relação de todas as contas
a receber em determinado mês, por data crescente de vencimento. Em um sistema aberto, o
usuário pode modificar esse relatório e adequá- lo a sua necessidade de obter a informação
por data de emissão de título, região geográfica, ordem alfabética, CPF do devedor, maior
valor, e assim por diante.
Os sistemas abertos trazem um gerador de relatórios que possibilita a
criação de diversos modelos de demonstração das contas, elaborados com base nas
informações armazenadas nos arquivos de dados.
4.7 SISTEMAS FECHADOS
Sistemas fechados são os que não possibilitam alterações em seu conteúdo,
senão quando feitas por seu fabricante ou representante legal. Isto significa dizer que não
se pode modificar um relatório ou criar outro diferente. Os relatórios disponíveis são os
previamente implantados por quem desenvolveu o programa e não podem ser alterados.
Esses sistemas bloqueiam a criatividade do usuário e são considerados limitados, sendo
32
utilizados somente por pequenas empresas. Não devem, portanto, ser recomendados para
empresas de médio ou grande porte. Aliás, mesmo as pequenas empresas que utilizam-se
deles sofrem as conseqüências de suas limitações.
Os sistemas fechados são mais baratos do que os abertos. Contudo, convém
avaliar a relação custo/benefício, antes de optar por um ou outro, quando se tratar de
pequenas empresas, pois os sistemas abertos geralmente têm muitos outros recursos, que
na maioria das vezes não são necessários para as empresas de pequeno porte.
Daí a opção de se poder desenvolver um sistema específico, para atender às
necessidades da empresa, naquilo que ela julgar interessante.
4.8 SISTEMAS MONOEMPRESA
Sistemas monoempresa são aqueles desenvolvidos para atender a uma única
empresa. Eles podem ser adquiridos no mercado ou encomendados.
As vantagens do sistema monoempresa são:
facilidade operacional;
mais rapidez;
menor custo.
Quando o sistema é desenvolvido sob encomenda, ele apresenta
características específicas, sendo mais bem adaptado às necessidade da empresa que o
encomendou.
33
Nos sistemas monoempresa, os relatórios são preconizados com o nome da
empresa que o adquiriu.
4.9 SISTEMAS MULTIEMPRESA
Os sistemas multiempresa são os que permitem o cadastro ou implantação
de várias empresas ao mesmo tempo, definindo-se um código de controle para acessar cada
uma delas. O limite de empresas que podem ser cadastradas depende da capacidade
operacional do sistema, podendo ser superior a 200 estabelecimentos, incluindo matriz e
filiais.
Os sistemas multiempresa geralmente são completos em termos de recursos
técnicos e apresentam algumas complexidades de uso, em decorrência do volume de dados
ou informações que precisam ser administradas.
Os escritórios de contabilidade e as grandes empresas interessam-se muito
por esses aplicativos, que, por sua vez, exigem a utilização de equipamentos mais
sofisticados para atenderem à sua capacidade de processamento.
4.10 SUBSTITUIÇÃO DE SISTEMAS
Quando o aplicativo já não atende às necessidades da empresa, deve ser
substituído por outro com mais recursos técnicos. As empresas que vendem sistemas estão
sempre buscando atualizar e melhorar as versões, para evitar essa mudança.
A substituição de um sistema exigem alguns cuidados. É preciso verificar se
os equipamentos disponíveis estão em sintonia com o novo aplicativo, visto que os
aplicativos mais modernos exigem maiores recursos de hardware. O saldo das contas deve
34
ser implantado com base no último balancete ajustado ou balanço encerrado. É
recomendável que não se substitua o sistema no meio ou final do ano, sendo ideal que essa
mudança aconteça no início do exercício, logo após a conclusão do balanço.
Problemas que podem surgir quando da implantação do novo sistema:
a – Incompatibilidade entre o novo sistema e os equipamentos existentes na empresa.
b- Dificuldades de assimilação dos novos comandos, por parte dos usuários
c- Atraso no processamento, em virtude da mudança.
d – Perda de informação por falta de adaptação dos usuários.
e – Perda de relatórios no início da implantação.
Para que a mudança seja bem-sucedida, é sempre importante que se faça um
planejamento mínimo, incluindo prazos e controles de execução dos trabalhos.
RESUMO INFORMATIVO
A informática atua por meio do uso de programas e sistemas específicos.
Os programas processam instruções e geram relatórios de informações.
Os sistemas representam um conjunto de rotinas, com vários programas e
sub-programas.
35
Os sistemas da área contábil podem ser alimentados, por meio da integração
das informações, por sistemas de outras áreas, como pessoal, almoxarifado, contas a pagar
e receber, faturamento etc.
Os sistemas podem ser:
Ø monousuários: que só podem ser utilizados por um único usuário;
Ø multiusuários: podem ser utilizados por vários usuários ao mesmo tempo;
Ø monoempresas: só podem ser utilizados por uma empresas;
Ø multiempresas: podem ser utilizados por várias empresas ao mesmo tempo.
5 REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS
A integração dos sistemas possibilita uma comunicação entre as áreas afins,
ou seja, áreas que têm o mesmo interesse pelas informações que serão processadas na
empresa.
A contabilidade é a área mais beneficiada com as redes e a integração dos
sistemas, devendo ser também a mais envolvida no processo, pois para ela devem fluir
quase todas as informações da empresa.
5.1 QUE É UMA REDE
Rede é a comunicação entre os computadores de uma empresa; permite que
estes operem em grupo, compartilhando o acesso e equipamentos periféricos
(estabilizadores de corrente, impressoras, discos, modems etc.) e a informações, por meio
36
de estações de trabalho ou terminais, conectados fisicamente e gerenciados por um
software.
A estrutura básica de uma rede local é:
Ø um computador central, chamado de servidor;
Ø terminais de acesso ou estações de trabalho (microcomputadores);
Ø placas de comunicação ou placas de rede para cada micro interligado;
Ø cabos conectores para possibilitar a comunicação entre os microcomputadores da rede
e o servidor;
Ø um sistema operacional ou software para gerenciar a rede.
Existe uma tendência a não utilizar os cabos para a interligação entre os
terminais ou estações de trabalho e o servidor. O avanço tecnológico já criou computadores
que não utilizam cabos, que, em geral, contribuem para grande parte dos defeitos de
funcionamento da máquinas.
As grandes empresas investem no sistema de rede, como forma de agilizar
procedimentos viabilizar a intercomunicação entre as áreas, evitando também que muitos
registros se repitam em diversos setores.
5.2 REDES LOCAIS E REMOTAS
A rede pode estar ligada a um servidor instalado dentro ou fora da empresa.
Quando esta ligação é com um computador instalado fora da empresa, chama-se rede
37
remota ou à distância. Quando o computador servidor está instalado dentro da empresa,
chama-se rede local.
A rede remota utiliza-se de equipamentos auxiliares, no caso o modem, para
completar o processo de comunicação. O modem traduz os sinais recebidos por telefone
para a linguagem do computador. A palavra modem (acrônico) resulta das iniciais de
modulador e demodulador.
5.3 COMO FUNCIONAM AS REDES
As redes funcionam de acordo com o que foi planejado pela empresa ou
pela área específica. Assim, é possível ter-se uma rede ampla ou restrita. A rede ampla
deve abranger todas as áreas da empresa, mesmo que ainda não estejam interligados ou
conectados todos o pontos. Isso significa que se a empresa tem 10 setores, deve ter no
mínimo 10 pontos de rede, um em cada setor. Se preferir, pode ter mais de um ponto em
cada setor ou, se for conveniente, ter pontos apenas em alguns setores. Assim, a rede pode
funcionar com dois, dez ou mil terminais (estações de trabalho), desde que os
equipamentos instalados suportem essa dimensão.
O acesso a um sistema ou arquivo, quando a empresa está interligada em
rede, pode ser por meio de qualquer terminais de computador. Como acontece em um
grande banco moderno, qualquer caixa acessa a conta do cliente, em qualquer parte do
país. Nesse caso, o banco está interligado em rede remota nacional, geralmente via satélite.
No caso de uma empresa sem filial e com vários setores, a rede permite que
determinado trabalho seja realizado em outra área. Por exemplo, os lançamentos da
contabilidade podem ser feitos no computador ou terminal instalado na sala do setor de
compras, por um usuário da contabilidade que esteja credenciado para acessar o sistema.
38
Isso facilita bastante o desenvolvimento dos trabalhos, pois se por motivo técnico o
terminal da contabilidade não estiver funcionando, os serviços podem ser realizados em
outras salas da empresa que tenha uma estação de trabalho.
No caso da rede remota, a amplitude é maior ainda. É possível que se façam
os lançamentos em qualquer lugar onde esteja instalado um terminal, desde que se tenha
acesso à rede e ao sistema. Assim, a contabilidade de uma empresa instalada na capital
pode ser acessada ou movimentada por alguém devidamente habilitado que esteja no
interior.
5.4 VANTAGENS E DESVANTAGENS DAS REDES
As redes apresentam muitas vantagens para as empresas que as utilizam.
Além de facilitar os trabalhos, permitem uma dinâmica na interação entre as diversas áreas,
possibilitando consultas rápidas, informando posições atualizadas e evitando a
movimentação desnecessária de pessoas na empresa, além de melhorar e reduzir o fluxo de
papéis.
AS VANTAGENS DA REDE EM UMA EMPRESA SÃO:
Ø disponibilização imediata da informação para todas as áreas interligadas com pontos de
rede;
Ø utilização de sistemas gerenciais integrados;
Ø aumento de capacidade de acompanhamento e gerenciamento;
Ø facilidade na distribuição e descentralização de tarefas;
Ø facilidade de acesso às informações.
39
AS VANTAGENS DAS REDES SÃO:
Ø vulnerabilidade das informações;
Ø necessidade de rígido controle de acesso, pela utilização de senhas;
Ø possibilidade de contaminação com vírus;
Ø possibilidade de uso indevido por usuários despreparados.
As vantagens compensam em todos os aspectos, porque os problemas
decorrentes do mau uso da rede podem ser minimizados, se houver bens gerenciamento.
5.5 CONTABILIDADE ON-LINE E OFF-LINE
A contabilidade é on- line quando está disponível no computador para
prestar informações, permitindo acesso aos sistemas e programas a qualquer instante. On-
line tem o significado de “em linha”, “sintonizado”. Alguns sistemas utilizam esta
linguagem para informar o que está disponível imediatamente para o usuário. Quando se
trata de ajuda, o termo aplicado é help on- line, que significa “socorro imediato”.
Na contabilidade on- line, é possível gerar e emitir um balancete a qualquer
dia e hora. Supondo que a empresa deseja um balancete prévio no dia 16 de cada mês, às
09:00 horas, com as informações da primeira quinzena do mês, a contabilidade on-line vai
permitir a geração desse balancete.
De maneira oposta, a contabilidade off- line ou “fora de linha” não permitiria
esse recurso, porque alguns sistemas, principalmente os utilizados por empresa que
prestam serviços e utilizam grandes computadores, ficam indisponíveis para algumas
tarefas em determinados horários. No caso da emissão do balancete, no sistema off- line
40
pode ser que ele só possa ser gerado e emitido em determinado turno. Isso tem uma
justificativa até certo ponto lógica: ficar com um equipamento ligado constantemente,
aguardando uma possível utilização para as tarefas pouco solicitadas no dia-a-dia, pode ser
muito oneroso para a empresa, principalmente quando se utilizam equipamentos de grande
porte. É o mesmo que deixar o automóvel ligado, aguardando a hora de sair sem ter
definido qual será este horário.
Assim, deve ter entendido que a contabilidade on- line funciona melhor nas
empresas com grande número de lançamentos e movimentação diária das contas, porque
elas podem necessitar de um relatório a qualquer momento, enquanto a contabilidade off-
line é mais apropriada para as empresas com menor número de lançamentos e pouca
movimentação diária, que possam planejar o horário para processar suas informações,
gerar e emitir seus relatórios, racionalizando os trabalhos.
5.6 ÁREAS DE INTEGRAÇÃO
As áreas que têm envolvimento direto com a contabilidade são consideradas
fontes de alimentação do sistema. As informações são processadas nestas áreas e enviadas
por computador, através da exportação de dados.
As áreas que devem ser integradas à contabilidade são:
Ø carteira fiscal;
Ø faturamento;
Ø tesouraria;
Ø contas a pagar;
41
Ø contas a receber;
Ø almoxarifado;
Ø patrimônio/imobilizado;
Ø pessoal;
Ø custos.
O fluxo de informações para a contabilidade, por meio dos sistemas
integrados elimina a repetição de lançamentos, uma vez que eles só precisam ser
processados nas áreas de origem.
Nas empresas que utilizam redes e sistemas integrados, a contabilidade é o
centro de convergência das informações. Nesses casos, o contador direciona sua atenção
para as atividade de acompanhamento e controle, filtrando as informações antes de serem
integradas à contabilidade, analisando e conciliando contas e relatórios, promovendo as
correções e os ajustes necessários.
5.7 VANTAGENS E DESVANTAGENS DA INTEGRAÇÃO
A integração dos sistemas apresenta vantagens e desvantagens de seu uso na
empresa, estando as desvantagens relacionadas com a necessidade de um rígido controle
das informações que fluem de uma área para a outra.
Por ser a contabilidade a área que formaliza o registro legal das operações
da empresa, ela precisa controlar as informações recebidas diretamente das outras áreas
providenciando uma avaliação crítica desses registros. Isso significa uma dificuldade
grande para o contador, que precisa contar com pessoas qualificadas nas demais áreas (que
vão alimentar a contabilidade da empresa com informações).
42
As principais vantagens da integração dos sistemas diz respeito à agilidade
com que as informações são processadas na empresa, fluindo rapidamente entre ás áreas
envolvidas ou interessadas por elas. Associada a isso está a facilidade de conferência
sendo, em alguns casos, desnecessário conciliar as contas movimentadas pelos controles
paralelos. Isso é possível porque não existe repetição de lançamento, que, em muitos casos,
é o motivo da divergência de um setor para o outro. Quando é feito um lançamento no
almoxarifado, esse mesmo lançamento é enviado para a contabilidade nos sistemas
integrados, sem nenhuma chance de lá ser registrado de forma diferente. Se ele estiver
correto no almoxarifado, estará correto também na contabilidade.
As desvantagens ficam por conta de eventuais erros de lançamentos nas
áreas que alimentam a contabilidade. Isso precisa ser acompanhado criteriosamente, para
evitar que erros cometidos em outras áreas sejam refletidos naquele setor da empresa. O
contador não pode perder o controle da situação e sempre que possível deve recorrer à
filtragem das informações ou dos lançamentos, ou seja, só permitir que as informações
sejam integradas à contabilidade após a conferência e confirmação de sua regularidade.
Comparando-se os fatores positivos em relação aos negativos, pode-se
afirmar que existem muito mais vantagens do que desvantagens na integração dos sistemas
de controles paralelos com a contabilidade. Além de deixar o plano de contas mais enxuto,
ou fornecedores, a integração possibilita melhor gerenciamento, resultando em mais
dinâmica e objetividade nos trabalhos.
VANTAGENS DA INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS:
Pode eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa,
evitando o acúmulo destes na contabilidade;
43
Ø permite que o fato seja registrado com rapidez na área que primeiro recebeu a
informação;
Ø evita erros decorrentes da repetição dos lançamentos nas diversas áreas interessadas
pela informação;
Ø facilita e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade;
Ø evita que os documentos fiquem expostos ou circulem demais na empresa, protegendo
as informações neles contidas;
Ø quando interligada em rede, torna a informação disponível em qualquer ponto de rede
ou estação de trabalho.
DESVANTAGENS:
Ø dificulta a identificação de um eventual erro de lançamento, por este não ter sido
efetuado na contabilidade da empresa;
Ø torna a contabilidade vulnerável, sendo cada vez mais necessário um acompanhamento
constante das informações processadas nas outras áreas;
Ø exige mais qualificação e o mínimo de conhecimento de classificação contábil dos
profissionais que atuam nas áreas que alimentam as informações para a contabilidade;
Ø exige um controle rigoroso sobre os documentos que são recebidos na empresa,
estabelecendo-se um fluxo correto para eles.
5.8 CONTROLES DAS ÁREAS INTEGRADAS
O controle das áreas integradas devem ser feito por meio da análise e
conciliação dos registros por elas efetuados.
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Ao se analisar um lançamento efetuado pelo setor de faturamento procede-
se também a uma análise do lançamento que foi ou será registrado na contabilidade. Daí a
importância de se controlar as áreas que efetuam lançamentos vinculados à contabilidade
da empresa. Os registros efetuados no setor de contas a pagar, contas a receber,
almoxarifado e imobilizado, são chamados registros auxiliares, e são considerados de
grande importância para a empresas, na geração de informações para a contabilidade,
influenciando no lançamento das depreciações, provisões para devedores duvidosos, baixas
dos estoques etc.
Os relatórios analíticos, para consultas e verificações em geral, são gerados
nas áreas onde se inicia o processo de registro. Assim, para se conhecer a relação de
credores ou fornecedores da empresa, com a disposição de seus saldos e respectivas
movimentações, o caminho mais correto é a contabilidade, mas o setor de contas a pagar
da empresa, por meio da conta corrente. Na contabilidade, haverá o registro de todas as
transações que envolvem aquele credor ou fornecedor, contudo, na mesma conta que
registra a movimentação dos demais. Assim a contabilidade fica com uma só conta
analítica para todos os fornecedores, enquanto o setor de contas a pagar terá uma conta
analítica para cada fornecedor que efetuar transação com a empresa.
Resumo Informativo
Os computadores podem ser interligados entre si, formando uma rede local ou
remota.
Rede local é aquela situada no âmbito da empresa.
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Rede remota é aquela fora do âmbito da empresa.
As redes apresentam mais vantagens do que desvantagens.
Somente com a instalação da rede é possível uma integração de informações
entre as diversas áreas da empresa.
A contabilidade, quando está operando em rede, pode estar em on- line e off-
line: on- line é quando ela está em linha direta com o servidor da rede e obtém respostas
imediatas para todas as transações praticadas: off- line é quando ela não está em linha direta
com o servidor da rede, não obtendo respostas imediatas para todas as transações
praticadas.
Todas as áreas da empresa podem ser interligadas em rede, dependendo da
conveniência e oportunidade de uso dos recursos da informática.
A integração das informações entre diversas áreas apresentam vantagens e
desvantagens:
vantagens: facilidade na obtenção de gerenciamento das informações:
desvantagens: dificuldades de controle de operações praticadas por usuários.
As áreas integradas devem ter informações controladas quando da importação dos dados
pela contabilidade.
Com a integração das áreas, o trabalho de composição do saldo das contas mantidas na
contabilidade fica mais fácil e confiável.
46
6 ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS
A contas são cadastradas ou implantadas com base no plano de contas,
previamente desenvolvido de acordo com a estrutura da empresa e considerando as
orientações contidas nos dispositivos legais, no caso a legislação societária, devendo
obedecer ainda ao princípios de contabilidade geralmente aceitos.
É possível que uma empresa apresente um plano de contas diferente de
outra, porque elas podem ter atividade distintas. Dessa forma, o plano de contas de uma
indústria é diferente do plano de contas de uma empresa comercial, que por sua vez é
diferente do plano de uma empresa de prestação de serviços.
Existe, contudo, uma estrutura básica, comum à maioria das empresas, que
serve de parâmetro para sua organização e implantação.
A correta estrutura do plano de contas é fundamental para que os auxiliares
da contabilidade possam desenvolver suas funções, porque evita as constantes consultas ao
contador, o que termina por prejudicar o bom andamento dos trabalhos.
Os sistemas informatizados devem trazer um programa de acesso on-line ao
plano de contas, pelo qual se possa consultar, a qualquer momento, a função e o
funcionamento de uma conta, seu código completo ou reduzido, possibilitando ainda que a
mesma seja transportada para a tela de lançamento.
A estrutura do plano de contas deve conter os seguintes elementos de
identificação:
grupos;
títulos;
códigos;
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níveis;
natureza do saldo da conta;
6.1 GRUPOS
O grupo é o conjunto de contas que apresenta funções semelhantes, dentro
da estrutura do plano, levando-se em consideração sua natureza, finalidade e
características. Exemplo: grupo do ativo.
Os grupos e subgrupos de contas são:
GRUPOS
Ativo
Passivo
Despesas
Receitas
SUBGRUPOS
Ativo circulante
Ativo realizável a longo prazo
Ativo permanente
Passivo exigível a longo prazo
Patrimônio líquido
Receita operacional
Despesa operacional
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Despesa não operacional
OS SUBGRUPOS DIVIDEM-SE EM:
ATIVO CIRCULANTE:
Disponível
Realizável a curto prazo
Ativo Realizável a Longo Prazo:
Créditos a receber a longo prazo
ATIVO PERMANENTE:
Investimentos permanentes
Imobilizado
PASSIVO CIRCULANTE:
Fornecedores
Credores diversos
Obrigações sociais e trabalhistas a pagar
Impostos a pagar
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PASSÍVEL EXIGÍVEL A LONGO PRAZO:
Financiamento a longo prazo
Empréstimos
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
Capital social
Reservas de capital
Outras reservas
RECEITAS OPERACIONAIS:
Receitas operacionais a vista
Receitas operacionais a prazo
DESPESAS OPERACIONAIS:
Despesas administrativas
Despesas comerciais
Despesas financeiras
Despesas industriais
Despesas tributárias
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Existem empresas que consideram em seu elenco de contas a apuração dos
custos como um grande grupo, o quinto no caso. Esse grupo recebe lançamentos de rateio e
apropriação de custos, transferindo o valor apurado para o custo de produção, dentro do
grupo de despesas. Assim, conclui-se que ele é uma extensão do grupo de despesa.
Os subgrupos são os níveis de intermediação entre as contas analíticas e os
grandes grupos, servindo para identificação do nível de subordinação das contas titulares e
das intermediárias. A depender do detalhamento dos níveis das contas, eles podem ser
divididos em outros subgrupos.
6.2 TÍTULOS
Nos sistemas manuscritos e mecanizados, era o título ou designação da
conta que dava inicio ao lançamento, identificando as partidas e as contrapartidas. Assim,
para se efetuar um lançamento era necessário escrever ou digitar o título da conta devedora
(partida) e da conta credora (contrapartida), para que em seguida completar com data,
histórico e valor. A conta credora era antecedida da preposição a.
EXEMPLO:
Estoque de mercadorias próprias
a Fornecedores
Os sistemas informatizados com códigos, sendo dispensado informar os
títulos das contas que, contudo, são necessários para a leitura do balancete e dos demais
relatórios, quando impressos ou apresentados no vídeo.
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Ao se fazer um lançamento nos sistemas informatizados, pode ser utilizado
apenas o código para identificação do título da conta, que já fora previamente cadastrada
no elenco de contas. Isso significa que não é necessário digitar o nome da conta, pois o
sistema o identifica automaticamente, quando o código é informado, o que proporciona
uma enorme economia de tempo, uma vez que os códigos podem ser reduzidos e de fácil
memorização.
Existem sistemas que consideram o título como a definição do nível de uma
conta que não aceita lançamento, sendo portanto um conta sintética. Assim, na hora de
cadastrar a conta, o sistema pede para informar se é uma conta “titulo” ou uma conta
“analítica”, digitando-se no campo próprio um “T” ou um “A”, de acordo com a alternativa
correta. O ideal, porém, é que estes sistemas utilizem “sintética” ao invés de “titulo” para
identificar as contas que não podem receber lançamentos, substituindo o “T” por “S”.
6.3 CÓDIGOS
Os códigos são definidos em função do nível e da natureza da conta. Os
sistemas devem utilizar códigos simplificados ou reduzidos para as contas de
movimentação, que são aquelas que aceitam lançamentos e também são chamadas de
contas analíticas. as contas sintéticas ou de agrupamento não aceitam lançamentos e os
saldos que apresentam é processado automaticamente pelo sistema.
52
O CÓDIGO DEVE IDENTIFICAR:
grupo da conta;
subgrupo da conta;
grau de subordinação ou nível;
conta intermediária;
ordem ou posição no elenco de contas.
O código simplificado ou reduzido, utilizado para as contas analíticas, não
segue uma ordem lógica quando é gerado aleatoriamente pelo sistema, ao se cadastrar uma
conta. Este código simplificado é facultativo e serve para facilitar a indicação das contas
envolvidas nos lançamentos, podendo, alternativamente, ser informado pelo usuário em
ordem seqüencial.
Os códigos reduzidos devem ter no máximo quatro dígitos, para facilitar sua
memorização. Se o usuário não desejar utilizar os códigos aleatórios fornecidos pelo
sistema, ele deve cadastrar outros na ordem crescente, iniciando as contas de ativo com o
dígito 1, de passivo com o dígito 2, de despesas com o dígito 3 e de receitas com o dígito 4,
para vincular o código ao grupo de conta.
O sistema deve aceitar toda as transações com as contas analíticas por meio
do código reduzido. Assim, para se consultar a conta caixa, por exemplo, basta entrar no
menu de consulta, indicar o código 1 e o período a ser consultado.
53
6.4 NÍVEIS
O nível de uma conta pode ser sintético ou analítico, dependendo de seu
grau de subordinação. As contas sintéticas não aceitam lançamentos e portanto não podem
ser movimentadas pelos usuários, sendo seu saldo gerado automaticamente pelo sistema, à
medida que são feitos os lançamentos nas contas analíticas do grupo.
A definição dos níveis varia de acordo com a necessidade de cada empresa,
da estrutura do balancete que se deseja implantar, podendo obedecer ao seguinte critério
básico:
6.5 NATUREZA DO SALDO
Os sistemas devem considerar a natureza do saldo das contas em função do
grupo a que elas pertençam, atribuindo os sinais de D ou (+) para as devedoras e C ou (-)
para as credoras. Assim, ao se cadastrar uma conta de ativo ou despesa deve ser informado
no campo próprio que aquela é uma conta de natureza devedora, indicando o sinal D ou
(+).
Alternativamente, o balancete pode não precisar apresentar o sinal de débito
ou crédito quando relacionar as contas. Esta indicação só se fará necessária se o saldo for
de uma anotação com um sinal de (-) ou C ao lado da conta. Isso indicará que a conta de
despesa está negativa e, portanto, com o saldo errado, uma vez que não é possível ter conta
de despesa com saldo negativo.
As contas retificadoras (depreciações, provisões para perda, títulos em
cobranças etc.) devem ser cadastradas ou implantadas com o sinal inverso daquele das
demais contas do grupo a que pertençam caracterizando-as como de saldo credor quando
54
corrigir uma conta de saldo devedor, e de saldo devedor quando corrigir uma conta de
saldo credor. O sinal da conta retificadora contrário ao da conta que está sendo retificada.
Resumo Informativo
O plano de contas serve de base para a classificação das contas durante os
lançamentos, constituindo-se em fonte de consulta.
As empresas podem apresentar plano de contas diferentes umas das outras,
mantendo contudo a estrutura básica.
A estrutura básica de contas compreende os seguintes elementos: grupos,
títulos, códigos, níveis e natureza dos saldos.
Nos sistemas informatizados, o plano deve ser acessado de forma on- line,
ou seja, diretamente na tela.
Os grupos são: ativo, passivo, receitas e despesas. Eles são subdivididos em
subgrupos sintéticos e estes em contas analíticas.
Título é o nome ou denominação da conta.
Código é o controle numérico de identificação, definido em função do nível e da
natureza da conta.
Os códigos podem ser completos ou reduzidos.
O nível indica o grau de subordinação das contas.
Os níveis são apresentados na ordem crescente e o maior deles deve ser o de
movimentação, ou seja, aquele que aceita lançamentos.
A natureza do saldo indica se a conta é devedora ou credora.
55
As contas com saldo devedor devem ser identificadas com D ou (+).
As contas com saldo credor devem ser indicadas com C ou (-).
7 CADASTROS E CONSULTAS
Cadastrar uma atividade ou transação é registrá- la na memória do
computador, de acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizados. Essa
providência elimina a necessidade de repetições de procedimentos e facilita o acesso ou
consulta às informações desejadas.
7.1 CADASTRO DO ELENCO DE CONTAS
7.1.1 INCLUSÃO DE CONTAS
Após a elaboração cuidadosa do plano de contas, deve ser feita a inclusão no
sistema do elenco de contas analíticas e dos grupos e subgrupos.
A inclusão deve envolver os princípios dados das contas, tais como:
código completo e reduzido;
controle de interveniência ou divisão;
nome do título;
nível (sintético ou analítico)
status ou natureza (devedora, credora);
forma de apuração do saldo (mensal ou diário).
56
É importante lembrar que o sistema poderá aceitar duas ou mais contas com
o mesmo nome em grupo ou subgrupo, desde que tenha códigos diferentes. Para que isto
seja evitado, o sistema deve conter instruções que acusem a existência de conta com o
mesmo título.
Após ser incluída e movimentada, a conta não deve mais ser excluída do
sistema até que seja concluído o balanço, porque já gerou informações para o diário, o
razão e o balancete daquele exercício, quando recebeu o lançamento que a movimentou.
Contudo, se a conta não tiver sido movimentada, pode ser excluída a
qualquer tempo.
Para facilitar ainda mais o trabalho, a ordem de inclusão ou implantação das
contas e seus respectivos grupos deve obedecer à seguinte seqüência:
A – CADASTRAR GRUPOS DO NÍVEL 1
Ativo Total
Passivo Total
Despesa Total
Receita Total
B – CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 2
Ativo Circulante
Ativo Realizável a Longo Prazo
Ativo Permanente
Passivo Circulante
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Passivo Exigível a Longo Prazo
Resultado de Exercício Futuros
Patrimônio Líquido
Despesas Operacionais
Despesas Não Operacionais
Receitas Operacionais
Receitas Não Operacionais
C- CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 3
NO ATIVO
Disponível
Aplicações a Curto Prazo
Realizável a Curto Prazo
Depósitos Judiciais
Empréstimos Compulsórios
Investimentos Temporários a Longo Prazo
Investimentos (Permanente)
Imobilizado Líquido
Diferido
NO PASSIVO
Fornecedores
Obrigações Sociais a Pagar
Obrigações Trabalhistas a Pagar
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Obrigações Tributárias a Pagar
Outras Obrigações a Pagar
Consignações a Pagar
Adiantamentos Recebidos de Clientes
Provisões Constituídas
Dívidas a Longo Prazo
Capital Social Integralizado
Reservas de Capital
Lucros Acumulados
Prejuízos Acumulados
NA DESPESA
Despesas Administrativas
Despesas Comerciais
Despesas Industriais
Despesas Financeiras (Encargos Financeiros)
Despesas Tributárias
Outras Despesas Operacionais
Resultado da Correção Monetária
NA RECEITA
Receitas Operacionais a Vista
Receitas Operacionais a Prazo
Outras Receitas Operacionais
Resultado da Alienação de Bens
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D – CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 4
NO ATIVO
Disponível em Caixa
Disponível em Bancos conta movimento
Créditos a Receber (Duplicatas, Cartões, Cheques)
Outros Créditos a Receber (Adiantamentos, Recuperações)
Estoques de Materiais de Uso
Estoques de Mercadorias
Despesas de Exercícios Seguintes
Contas Transitórias
Empréstimos Compulsórios
Imobilizado Corrigido
Depreciações Acumuladas (Retificadora do Imobilizado)
NO PASSIVO
Fornecedores de bens
Fornecedores de serviços
Impostos Federais a Pagar
Impostos Estaduais a Pagar
Impostos Municipais a Pagar
Consignações de Aluguéis a Pagar
Consignações de Pensões Judiciais
Consignações de Associações
Convênios com Hospitais e Clínicas
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NA DESPESA
Salários e Vantagens
Encargos Sociais
Encargos Trabalhistas
Benefícios Sociais
Outras Despesas Administrativas
Impostos Incidentes Sobre as Vendas
Despesas Diretas de Produção
Despesas Indiretas de Produção
Outras Despesas de Produção
NA RECEITA
Receitas de Vendas a Vista Sede
Receitas de Vendas a Vista Filial 01
Receitas de Vendas a Prazo Sede
Receitas de Vendas a Prazo Filial 01
E – CADASTRAR AS CONTAS DE MOVIMENTO DO NÍVEL 5 (ANALÍTICAS)
NO ATIVO
Caixa sede
Caixa Filial 01
Caixa Filial 02
Fundo Fixo de Compras
Fundo Fixo da Administração Geral
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Banco ABC Sede
Banco ABC Filial 01
Banco ABC Filial 02
Adiantamentos de Salários
Adiantamentos de Férias
Adiantamentos de Décimo Terceiro Salário
Adiantamentos aos Empregados
Adiantamentos aos Fornecedores
Valores a Classificar
Seguros a Vencer
Assinaturas a Vencer
Empréstimos Compulsório sobre combustíveis
Empréstimos Compulsório/Eletrobrás
Participações Societárias
Imóvel
Instalações
Máquinas e Equipamentos
Móveis e Utensílios
Depreciação Acumulada Imóveis
Depreciação Acumulada Instalações
Depreciação Acumulada Máquinas e Equipamentos
Depreciação Acumulada Móveis e Utensílios
Valores a Amortizar
Amortizações Acumuladas
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NO PASSIVO
Fornecedores de materiais (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética)
Fornecedores de serviços (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética
Contribuições a pagar ao Confins
Contribuições a pagar ao PIS
Contribuições a pagar ao INSS
Consignações com a Associação A
Consignações com a Associação B
Adiantamentos recebidos de clientes do Estado
Parcelamento de débito com o INSS
Parcelamento de débito com a Fazenda Estadual
Capital Social Realizado
Lucro do exercício A
Lucro do exercício B
Prejuízo do exercício A
Prejuízo do exercício B
NA DESPESA
Ordenados
Vantagens
Previdência Social
FGTS
Indenizações
Água
Aluguel de automóveis
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Aluguel de imóveis
Aluguel de máquinas
Aluguel de equipamentos
Assinaturas de jornais
Assinaturas de revistas
Bolsas de estudos
Combustíveis
Conservação e limpeza
Contribuições a Associações
Cópias e reproduções
Despesas bancárias
Despesas postais
Doações
Editais
Energia
Fax
Fretes
Materiais de expediente
Prêmios de seguros contra incêndio
Processamento de dados
Serviços especializados
Telefone
Treinamento de pessoal
Transportes
Viagens e estadia
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Vigilância
NA RECEITA
Vendas a vista sede
Vendas a vista filial 01
Vendas a vista filial 02
Vendas a prazo sede
Vendas a prazo filial 01
Vendas a prazo filial 02
ALTERAÇÃO DE CONTAS
Se uma conta for implantada ou cadastrada com o nome ou saldo inicial
errado, é possível fazer a alteração devida sem afetar os lançamentos que já tenha sido
efetuados nela.
Exemplificando: se o título da conta CAIXA foi implantado com o nome
CAIXAS, basta entrar no menu de alterações e corrigir, informando o nome correto.
Os sistemas possibilitam que se faça alteração em data, valor, nome,
histórico, códigos e níveis das contas. Contudo, se uma conta já tiver recebido lançamentos
não deve ter o código ou o nível alterados, porque essa alteração modifica sua posição no
balancete, distorcendo os saldos apresentados por ele.
65
EXCLUSÃO DE CONTAS
A exclusão de uma conta deve ser feita apenas quando for estritamente
necessário. No sistema convencional, excluir uma conta do elenco era simples: eliminava-
se a ficha e faziam-se novas anotações em outra. No sistema informatizado, isso não pode
ser feito, se a conta já tiver recebido lançamento.
A exclusão geralmente é utilizada para resolver problemas do tipo:
Ø conta cadastrada em duplicidade;
Ø conta inativa ou sem movimento por muito tempo;
Ø conta cadastrada no grupo errado.
Ao se excluir uma conta, excluem-se todos os dados de cadastro dela, podendo a mesma
ser reincluída a qualquer tempo.
Para um procedimento seguro antes deve ser feita uma consulta à conta a ser
excluída. Após se obter as informações sobre os dados da conta, efetua-se a exclusão.
OBS.: se a conta tiver sido movimentada no período, deve aparecer uma instrução na
tela informando sobre a impossibilidade da operação, conforme a seguir:
“CONTA MOVIMENTADA, NÃO PODE SER EXCLUÍDA”
66
CADASTRO DE EMPRESAS
O cadastro de uma empresa é feito para habilitá- la a utilizar o sistema,
mediante a concessão formal do fabricante ou fornecedor.
Devem ser prestadas as seguintes informações básicas:
Ø Natureza da operação: informar se é inclusão, consulta, alteração ou exclusão,
conforme opções apresentadas na tela.
Ø Nome ou razão social: informar o nome de registro da empresa. Não utilizar nome de
fantasia ou outro diferente do constante dos documentos constitutivos.
Ø Código da empresa: informar um código numérico, alfabético ou alfanumérico, de
acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizado.
Ø Endereço: informar o local onde a empresa está situada, conforme consta nos
documentos de constituição.
Ø Inscrição no CGC: informar o número do registro no Ministério da Fazenda.
Ø Inscrição Estadual: informar o número de registro na Fazenda Estadual.
Ø Órgão de registro: informar em que órgão a empresa está registrada, podendo ser Junta
Comercial, Cartório de Registro de Títulos e Documentos, Ministério, Secretaria etc.,
de acordo com o ramo de atividade da empresa.
Ø Número do registro: informar o número do registro no órgão competente.
Ø Data do registro: informar a data do registro no órgão, que deve ser considerada a data
do início de atividade do estabelecimento.
Ø Nível do estabelecimento: informar se o estabelecimento é único, matriz ou filial.
Ø Exercício: informar o exercício que será contabilizado.
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Ø Mês inicial: informar o mês de início das atividades no exercício.
Ø Mês final: informar o mês de apuração do balanço patrimonial.
Ø Último balanço: informar o mês e o ano do último balanço, cujos saldo serão
implantados. Se a empresa está iniciando, informar a data de 31/12 do ano anterior,
mesmo que não tenha havido balanço, para que o sistema passe a considerar os
lançamentos a partir do ano seguinte.
Esses dados serão utilizados pelo sistema, quando ele necessitar gerar os
relatórios e os termos de abertura e encerramento do livro diário. Eles são informados uma
única vez e podem ser alterados a qualquer tempo, desde que se faça necessário. Assim, se
a empresa mudar de endereço, o usuário deve proceder à alteração desse item no sistema, o
que evitará que os relatórios, nos quais constam os dados cadastrais da empresa, saiam com
endereço antigo. No caso de escritório de contabilidade com várias empresas cadastradas, a
operação 04 permite que sejam excluídas aquelas empresas que tenham mudado de
escritório ou encerrado suas atividades. A informação sobre o exercício a ser contabilizado
serve para que o sistema crie um arquivo separado para cada ano, evitando misturar os
dados de um e outro. Isso evita que se façam lançamentos indevidos, quando a
contabilidade está atrasada por mais de um ano.
7.2 CADASTROS DE EVENTOS OU TRANSAÇÕES
As transações praticadas pelas empresas são consideradas eventos. Esses
eventos têm o mesmo significado de um fato contábil ou fenômeno patrimonial. Assim, as
vendas a vista e a prazo, as compras a vista e a prazo, os pagamentos de despesas em
dinheiro ou cheque, os depósitos bancários, todos eles são eventos ou fatos contábeis, que
necessitam de registro na contabilidade da empresa. Os profissionais que utilizavam os
68
sistemas mecanizados de escrituração contábil gastavam boa parte do tempo preparando os
vouchers, utilizando como “espelho” dos documentos a serem contabilizados. Outra parte
era gasta com os lançamentos no razão e no diário.
Os sistemas informatizados permitem o cadastro dos eventos para facilitar o
processo de contabilização. Esse procedimento torna possível o lançamento automático na
contabilidade, informando-se apenas o código do evento, a data do registro, o valor do
documento e o complemento do histórico, se for necessário.
7.2.1 COMO UTILIZAR O CADASTRO DE EVENTOS
Suponha-se que tenha sido atribuído o código 01 ao evento pagamento a
fornecedor através de cheque. Isso é feito na função cadastrar eventos, no sistemas de
contabilidade gerencial que tenha esta opção de trabalho. Ao entrar no aplicativo e acessar
a tela para efetuar um lançamento, o usuário só precisa indicar o código do evento “01”,
informar a data e o valor do pagamento efetuado e completar os dados do histórico. O
sistema processará a informação automaticamente, debitando o valor correspondente à
conta analítica de fornecedor e creditando à contrapartida analítica de banco conta
movimento. Isso simplifica bastante o procedimento, além de diminuir a margem de erros
de digitação dos dados. Com o evento já previamente cadastrado, o usuário consulta a
tabela e indica o código correspondente.
7.2.2 EVENTOS DIÁRIOS E MENSAIS
Muitos eventos são constantes na empresa e devem ser cadastrados
previamente, o que possibilita ganhar tempo quando tiverem que ser lançados. Esses
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eventos podem ser diários, mensais ou até mesmo anuais, a exemplo do encerramento das
contas de resultado, numa empresa com período de apuração de balanço anual.
Exemplos de eventos diários:
Ø Recebimentos pelo caixa referentes às vendas a vista.
Ø Crédito em conta referente à liberação, pelo banco, de vendas no cartão.
Ø Crédito em conta referente a vendas com duplicatas.
Ø Vendas a prazo com cartão.
Ø Pagamentos a fornecedores através de cheque.
Ø Pagamentos a fornecedores através de dinheiro.
Ø Pagamento a fornecedores através de borderô.
Exemplos de eventos mensais:
Ø Pagamento da folha mensal e respectivos encargos.
Ø Constituição de provisões.
Ø Depreciações.
Ø Rateios de despesas para apropriação dos custos indiretos.
Ø Pagamento de despesas de manutenção (água, luz, telefone).
70
7.2.3 DADOS PARA O CADASTRO DE EVENTOS
Cada sistema apresenta um layout para cadastrar um evento. A disposição
dos dados na planilha de cadastro não influência na hora de fazer o lançamento do evento,
desde que as informações estejam corretas.
Devem ser informados os seguintes dados ao se cadastrar um evento:
Ø Natureza do evento: indicar a transação a que se refere o evento.
Ø Código: indicar um código para identificar e acessar o evento no sistema.
Ø Data do registro: deve ficar livre para ser informada quando o evento for lançado.
Ø Conta devedora e código: indicar a conta devedora e o respectivo código.
Ø Conta credora e código: indicar a conta credora e o respectivo código.
Ø Histórico: resumir as informações da transação efetuada, de forma clara e objetiva.
Ø Valor: deve ficar livre para ser informado quando o evento for lançado.
Sempre que possível, deve-se manter o evento cadastrado inalterado até o
término do exercício. Isso evitará complicações e possíveis confusões que ocorrem quando
se modifica o código ou o histórico de um evento durante o exercício, podendo implicar
erro de classificação contábil.
7.3 CADASTRO DE HISTÓRICOS PADRONIZADOS
É por meio do histórico que se tem conhecimento do tipo de transação
realizada pela empresa. Quando se consulta o diário ou o razão de uma conta envolvida
71
com um lançamento, é pelo histórico que se identifica o fato contábil. Além de ajudar na
pesquisa da informação, o histórico possibilita a análise e a conciliação das contas,
facilitando a verificação da procedência dos lançamentos. O histórico deve ser compatível
com a natureza da transação praticada, de maneira a permitir que se verifica se o
lançamento está correto ou não, sem que se faça necessário recorrer ao documento que
serviu de fonte para se processar a informação. Esses documento só precisam ser
manuseados quando se desejar fazer um teste de consistência dos lançamento, por uma
conferência programada ou de uma auditoria praticada na empresa.
Nos bancos e outras instituições financeiras, o histórico tem sido cada vez
mais reduzido e em alguns casos ele é abreviado ou codificado por tipo de operação, o que,
em muitos casos, dificulta a identificação no extrato da transação realizada. É prudente
evitar esse procedimento na contabilidade.
7.3.1 HISTÓRICO PADRÃO
Os sistemas informatizados de contabilidade oferecem a opção de cadastro
de históricos padronizados, para facilitar os lançamentos de eventos ou transações. Durante
do dia, muitas transações são repetidas na empresa, sendo várias delas da mesma natureza,
o que significa que essas transações devem ter o mesmo histórico quando do seu
lançamento na contabilidade. Estes históricos podem ser previamente cadastrados,
deixando-se apenas os espaços em branco para completar dados como mês de referência e
número do documento.
Quando se cadastra um histórico, o sistema possibilita que sua inserção no
lançamento seja feita por um simples comando ou indicação de código, o que facilita
72
sobremaneira o processamento das informações. Na maioria das vezes, elaborar e lançar o
histórico é uma atividade que toma muito tempo do usuário.
Todo histórico é considerado um texto pessoal, que cada usuário pode criar
livremente. Esse procedimento pode ser feito por um auxiliar de contabilidade e o
contador, na maioria das vezes, nem vê o lançamento. Cada usuário pode contar a
“história” de uma evento contábil de maneira diferente. É importante que se estabeleçam
alguns critérios mínimos, para que o histórico defina com clareza o acontecimento ou fato
contábil ocorrido. O histórico não deve ser sujeito, assim como não convém que seja
simplificado demais. O ideal é que ele cumpra seu papel principal, que é evidenciar o fato
acontecido com a maior clareza possível. Alguns dados são imprescindíveis na elaboração
do histórico, como o meio de pagamento (dinheiro ou cheque), o número do documento
(recibo, cheque, nota fiscal), o mês de referência etc. Dessa forma, convém que o contador
defina e padronize o histórico dos principais eventos contábeis, atribuindo um código para
cada um deles e definindo um texto compatível com a transação ocorrida.
É importante lembrar que devem ser cadastrados apenas os históricos para
lançamentos que não estejam previstos no cadastro de eventos.
Apresentamos a seguir alguns eventos que podem ter seus históricos padronizados:
Ø Vendas a vista de mercadorias
Ø Vendas a prazo de mercadorias
Ø Depósito em dinheiro
Ø Depósito em cheque
Ø Pagamento de duplicatas
Ø Recebimento de duplicatas
Ø Compra a prazo de mercadorias
73
Ø Compra a vista de mercadorias
Ø Pagamento de impostos
Ø Pagamentos de energia
Ø Pagamento de aluguel
Ø Provisão mensal da folha de pagamento
Ø Provisão mensal de férias
Ø Provisão mensal de décimo terceiro salário
Ø Provisão mensal de impostos e contribuições a pagar
Ø Provisão para devedores duvidosos
Ø Apropriação de custos
Ø Pagamento de juros e multas
Ø Recebimento de juros e multas
Ø Apropriação de custos
Ø Adiantamentos de salários
Ø Adiantamento de décimo terceiro salário
Ø Devolução de compras
Ø Depreciação
O que determina a necessidade de manter um histórico padrão é o ritmo de
incidência do evento ou da transação que deu origem a esse histórico.
A elaboração do texto do histórico exigem um pouco de criatividade para
que se possa dar ao evento o sentido exato daquilo que ele representa. Os sistemas
possibilitam também que se modifique um histórico já cadastrado, ajudando assim na
construção correta possível de cada um deles.
74
7.3.2 HISTÓRICO LIVRE
Em algumas situações, surgem eventos imprevisíveis na empresa, o que
enseja lançamentos diferentes daqueles rotineiros. Para estas situações, o histórico livre é
aplicado na seqüência normal do registro, uma vez que ao abrir a tela de lançamentos o
sistema apresenta este campo sem nenhuma informação. Aí é bastante que se escreva
livremente o histórico que corresponda à operação praticada. Uma eventual importação de
bens pode ser um exemplo característico para a utilização do histórico livre. Não convém
que se cadastre um histórico para uma eventualidade, porque isto sobrecarrega o sistemas e
dificulta seu pleno funcionamento.
7.4 CADASTRO E CONTROLE DOS USUÁRIOS
7.4.1 USUÁRIOS DO SISTEMA
Chamamos de usuários as pessoas credenciadas ou habilitadas para acessar e
operar o sistema de forma plena ou restrita. Comparados aos sistemas mecanizados,
guardando-se as devidas proporções, os usuários correspondem aos operadores das
máquinas mecânicas.
Quando começaram a surgir os computadores, foram criados cursos de
operadores com o objetivo de ensinar como se trabalhar operando esses equipamentos.
Esses cursos eram destinados à preparação de usuários, limitando-se em muitos casos a
ensinar como usar o teclado e como aplicar alguns comandos do sistema operacional.
O usuário deve ter bom conhecimento sobre sistema operacional, incluindo
gerenciamento de arquivos, configuração de arquivos, configuração de impressoras, além
75
de domínio em planilhas eletrônicas, editores de textos e sistemas específicos, como
controle de estoque, controle do imobilizado, controle financeiro e outros utilitários
modernos vinculados à contabilidade.
7.4.2 CADASTRO DOS USUÁRIOS/SENHAS
O cadastramento de usuários é uma etapa importante para o bom manuseio
dos sistemas informatizados, devendo haver um controle rigoroso sobre os diversos
procedimentos a serem adotados. Inicialmente, deve ser definido quem terá acesso aos
sistemas e quais suas atribuições, responsabilidade e restrições. O controle de acesso dos
usuários, feito pelo cadastro de senha ou password, além de evitar o acesso de pessoas não
autorizadas, possibilita o gerenciamento adequado dos sistemas instalados.
7.4.3 HABILITAÇÕES/RESTRIÇÕES
A habilitação é a permissão para que o usuário possa desenvolver
determinadas tarefas. Na fase de habilitação, quando do cadastramento do usuário, deve ser
definido o acesso a determinadas atividades ou operações e as restrições que se fizerem
necessárias. Assim, será possível controlar e identificar eventuais erros, além de evitar o
uso indevido de funções importantes. A habilitação deve ser feita pelo chefe imediato, pelo
gerente ou pelo supervisor da área. Todos os sistemas devem trazer no menu de cadastros
ou de funções, as opções que possibilitem esse procedimento. É importante que se defina
com precisão as restrições de cada usuário, pois essa é a melhor maneira de proteger o
sistema dos maus usuários.
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Para facilitar ainda mais o controle, algumas empresas adotam o critério
mito de credenciamento, pelo qual os usuários têm acesso a diversas rotinas e ao mesmo
tempo sofrem restrições às mais importantes. Isso significa que o fato de estar credenciado
ou cadastrado não implica que o usuário esteja habilitado para operar o sistema em sua
plenitude. Exemplificando: determinado usuário pode ter acesso a consultas na tela, mas
não ter permissão para gerar ou imprimir um balancete.
Para controlar as transações praticadas pelos usuários, podem ser adotados
os seguintes procedimentos:
a- TODOS OS USUÁRIOS DEVEM TER PERMISSÃO PARA:
Ø fazer lançamentos nas contas;
Ø emitir razão de trabalho (razão para conferência);
Ø fazer consultas em todos os níveis;
Ø fazer acertos de lançamentos;
Ø ler balancetes nas telas;
b – POUCOS USUÁRIOS, DEFINIDOS PELO CHEFE, GERENTE OU
SUPERVISOR, DEVEM TER PERMISSÃO PARA:
Ø incluir, alterar ou excluir contas no sistema;
Ø cadastrar eventos, históricos, moedas, relatórios, plano de contas;
Ø processar e emitir os balancetes mensais;
Ø alterar ou excluir lançamentos (reversão ou estorno);
Ø processar e emitir o razão definitivo e o diário;
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Ø parametrizar relatórios e criar gráficos;
Ø encerrar as contas de receitas e despesas;
Ø implantar saldos de aberturas (saldos iniciais do exercício);
Ø fazer transferências entre as contas;
Ø fazer análise gráfica.
c – O CHEFE DA CONTABILIDADE, O GERENTE OU O SUPERVISOR, ALÉM
DAS ATIVIDADES EXERCIAS PELOS DEMAIS USUÁRIOS, DEVEM SER
CREDENCIADOS PARA:
Ø cadastrar e excluir empresas;
Ø cadastrar e excluir usuários;
Ø definir os relatórios proprietários para o sistema;
Ø controlar a importação e exportação de dados nos sistemas integrados;
Ø controlar as atualizações de versões e a manutenção dos sistemas;
Ø emitir o relatório de balanço completo;
O parâmetros para as habilitações ou as restrições ao sistema devem levar em
conta fatores como experi6encia profissional, confiança por parte dos superiores e
determinação para o trabalho por parte do usuário, variando portanto de pessoa para
pessoas e de empresa para empresa.
O controle de acesso dos usuários deve ser estabelecido para se evitar o uso
indevido dos aplicativos e programas, o que acarretaria complicações para a empresa além
de dificultar ou mesmo impedir práticas dolosas.
78
7.5 CONSULTAS
A contabilidade é sempre recorrida para consultas as mais diversas, sejam
de natureza interna ou externa. As consultas de natureza interna estão relacionadas com a
verificação da posição patrimonial, análises e conciliações de contas, avaliação e projeção
do resultado do exercício, controle e planejamento tributário etc. As consultas externas são
para atender às exigências da fiscalização e dos órgão de controle externo.
Na contabilidade feita pelos sistemas mecanizados convencionais, a
consulta era sempre dificultosa e o tempo investido para se obter uma informação era
enorme. Isso porque a consulta ensejava o manuseio de fichas, livros e anotações dispersas.
Nos sistemas informatizados, isso significa apenas mais uma rotina do programas e os
arquivos podem ser acessados com grande facilidade, oferecendo um menu para consulta
de todas as informações alimentadas pelo sistema.
A consulta pode ser feitas para se prestar uma informação ou simplesmente
para se conferir os trabalhos já realizados. Muitos sistemas apresentam opções de consulta
em linha direta que são chamadas de help on-line na linguagem da informática. Isso
possibilita que a qualquer momento se faça uma consulta, seja do código de uma conta,
seja do histórico padrão, do razão analítico ou da posição do balancete, mesmo quando se
está fazendo um lançamento ou preparando um relatório.
Recorrer ao menu de consultas é um mecanismo de grande import6ancia
para o usuário que deseja evitar lançamentos ou procedimentos que possam ensejar
dúvidas. Daí os programas permitirem que o usuário faça uma consulta sem precisar sair
da tela da função que estava sendo executada.
79
7.5.1 CONSULTAS AO PLANO DE CONTAS E ELENCO DE
CONTAS
A consulta ao plano de contas deve ser feita quando houver dúvida quanto á
classificação correta dos eventos, no que se refere à função e ao funcionamento de
determinada conta. O usuário pode fazer a consulta sem sair da tela, obtendo no ato a
informação desejada.
Já o elenco de contas deve ser consultado sempre que houver dúvida quanto
ao código de uma conta e quando não for possível acessar o relatório impresso. Em muitos
casos, essa consulta ao elenco de contas se faz necessária mesmo com o relatório impresso
estando ao alcance, porque o relatório pode estar desatualizado, não constando as novas
contas cadastradas. Os programas devem permitir a inserção da conta consultada no
lançamento, na partida ou na contrapartida.
7.5.2 CONSULTA DE RELATÓRIOS
As conciliações e a análise das contas exigem constantes consultas. Para
evitar a emissão indevida de relatórios que estejam sujeitos a alteração, principalmente os
balancetes, os sistemas devem permitir que eles estejam consultados na tela antes de serem
impressos em definitivo. Esse recurso elimina um procedimento que era muito comum nos
sistemas convencionais: a elaboração de vários balancetes de verificação
Antes de se proceder a uma alteração, é sempre recomendável que se faça
uma consulta daquilo que se pretende alterar. Para maior segurança do usuário, os bons
sistemas só permitem que uma alteração seja feita por meio da operação de consulta, ou
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seja, para alterar é preciso consultar antes para se ter a visão na tela daquilo que se deseja
alterar.
O processo de consulta é muito fácil: o usuário entra no sistema, indica a
opção desejada e visualiza na tela as informações solicitadas.
As opções de consultas variam de um aplicativo para outro, devendo sempre
compatíveis com as necessidades da empresa. O ideal é que se possa consultar todas as
transações disponíveis no sistema.
Resumo Informativo
O cadastro é o registro prévio das transações.
Para o bom desempenho dos sistemas informatizados, deve-se cadastrar-se
empresa, os usuários, os eventos, as contas, os históricos padronizados.
Os controles de acesso e movimentação devem ser definidos no cadastramento dos
usuários e das transações.
A senha é um importante instrumento de controle de acesso e movimentação das
contas e dos relatórios.
Os sistemas devem oferecer um menu de consultar abrangente, que permita a
obtenção de informações sobre as transações praticadas ou alimentadas pela empresa.
81
8 IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA
A fase mais importante da automação contábil de uma empresa é a que
antecede sua implantação, não devendo ser desprezado o planejamento das etapas a serem
cumpridas. A mudança de uma sistema convencional para o informatizado pode ser feita
de forma parcial ou integra. Quando a mudança é parcial, somente a contabilidade é
beneficiada com o uso do novo sistema. A mudança integral envolve outras áreas, como
tesouraria, contas a pagar e receber, faturamento, cobrança, almoxarifado etc.
8.1 SAÍDA DO SISTEMA MECANIZADO PARA O
INFORMATIZADO
Na fase de implantação do sistema informatizado, devem ser avaliados os
seguintes fatores:
Ø estrutura geral da empresa;
Ø estrutura da contabilidade;
Ø nível de capacitação dos profissionais da área contábil;
Ø tend6encias ou perspectivas de crescimento da empresa;
Ø software a ser utilizado;
Ø possibilidade de integração do sistema com os instalados em outras áreas da empresa;
Ø configuração adequada dos equipamentos necessários;
Ø suporte ou apoio técnico necessário.
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Na análise da estrutura geral da empresa, deve ser observado seu
funcionamento como um todo, bem como o funcionamento do setores, das seções e das
demais áreas com atividades ligadas à contabilidade, levando-se sempre em consideração a
possibilidade de expansão a médio ou longo prazo, para se evitar alterações substanciais na
estrutura do elenco de contas, depois que o mesmo estiver implantado.
Ao se informatizar a contabilidade da empresa, deve-se promover a
reestruturação dos demais setores, possibilitando a mudança dos procedimentos adotados
no sistema convencional e corrigindo ou modificando aquilo que estiver em desacordo com
o sistema informatizado, avalizando a organização dos arquivos, a proteção dos
documentos, o controle de acesso e manuseio etc.
É importante se fazer uma avaliação da capacitação técnica dos profissionais
envolvidos com os trabalhos da contabilidade e demais áreas envolvidas, a fim de
identificar aqueles que não atendem aos requisitos necessários ao bom desempenho das
tarefas. Um treinamento específico pode solucionar o problema, visto que todos os
aplicativos são de fácil assimilação. Esse treinamento pode ser feito na empresa
fornecedora dos aplicativos e é de curta duração, sendo importante a leitura dos manuais de
uso e das instruções contidas no próprio sistema.
O sistema a ser utilizado deve ser superior às necessidades atuais da
empresa, devendo ser considerada a expectativa de crescimento a médio ou longo prazo.
Além disso, ele deve ser compatível com outros existentes no mercado ou aqueles já
instalados em outras áreas da empresa, com possibilidade de integração das informações
produzidas naquelas áreas e na contabilidade.
A configuração correta dos equipamentos de informática da empresa é fator
determinante para torná-los compatíveis ou adequados com a estrutura e informatização
desejada, para se evitar a sobrecarga, muito verificada quando se usa plenamente os
83
sistemas e programas instalados em uma máquina. A não-observância desse requisito pode
comprometer seriamente o desempenho das atividades, principalmente quando acontece
aumento substancial das transações da empresa, não previstas com antecedência. Isso
sobrecarrega os arquivos de dados e torna o sistema muito lento, dificultando a geração de
determinados relatórios, a exemplo de um balancete ou o diário de um período. Essa
configuração compreende capacidade de armazenagem das informações em disco rígido
(winchester), velocidade do equipamento em MHz, capacidade de memória, impressoras,
monitores de vídeo etc.
É importante observa também a adequação do ambiente físico onde os
equipamentos serão instalados, evitando-se que fiquem expostos ao sol ou à umidade. Em
algumas empresas, tem sido difícil promover essa adequação, pois elas possuem
instalações antigas, que não foram planejadas pensando-se na instalação de
microcomputadores ou de redes.
No caso das redes, a complexidade ainda é maior, em face da necessidade
da ligação dos cabos conectores entre as estações de trabalho e o servidor da rede ou
computador central.
O suporte técnico é muito importante para o perfeito funcionamento e
manutenção dos sistemas, programas e equipamentos. Algumas empresas optam por
montar sua própria estrutura, enquanto outras preferem contratar estes serviços. É
imprescindível que se mantenha algum tipo de suporte técnico, porque os usuários nem
sempre conseguem resolver problemas de natureza técnica relacionados com os sistemas e
equipamentos.
Para sair do sistema mecanizado, convém estabelecer um mês apropriado e
um cronograma de trabalho. É recomendável que este mês seja o de janeiro ou fevereiro do
ano seguinte, principalmente se já se ultrapassou o primeiro semestre do ano.
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Para a efetiva implantação do sistema informatizado, é preciso que todos os
cadastros já tenham sido informados, observando-se ainda os seguintes cuidados:
Ø conferir os títulos e os níveis das contas, antes de fazer qualquer lançamento;
Ø implantar os saldos do balancete ajustado que servirá de base para a implantação;
Ø conferir todos os lançamentos do saldo de abertura ou saldo inicial;
Ø gerar o balancete implantado no sistema e conferir o balancete do sistema mecanizado;
Ø corrigir qualquer distorção verificada nos saldos do balancete implantado, antes de
fazer os lançamentos de movimentação das contas;
Ø fazer cópia de segurança, em disquetes, dos trabalhos que tiverem sido concluídos.
A partir da implantação do saldo de abertura ou saldo inicial, devem ser
feitos os lançamentos de movimentação das contas, seguindo-se uma ordem
cronológica. É importante evitar atrasos superiores a três meses, quando da mudança de
um sistema para outro.
8.2 IMPLANTAÇÃO DOS SALDOS DAS CONTAS DO NOVO
SISTEMA
A implantação dos saldos das contas deve ser feita com base no último
balancete ajustado ou balanço encerrado.
No caso do balancete, sem o encerramento das contas de resultado (despesas
e receitas), estas também precisam ser implantadas com o saldo existente na data da
implantação.
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Lembramos que o saldo das contas sintéticas não precisa ser lançado,
porque o sistema faz automaticamente o somatório das contas analíticas e leva o resultado
para o nível sintético.
Para facilitar a implantação dos saldos, o sistema deve apresentar a opção de
importar todas as contas analíticas cadastradas no plano, na seguinte ordem:
Ø contas do ativo;
Ø contas do passivo;
Ø contas de despesas;
Ø contas de receitas
8.3 UTILIZAÇÃO DAS PLANILHAS
As planilhas são meio utilizados para se conduzir informações para a
contabilidade, como eram feitos os antigos vouchers, que serviam de roteiro para os
lançamentos. O uso da planilha em computador é opcional e depende do controle que se
deseja estabelecer. Algumas empresas já conseguiram eliminá- la completamente e fazem
os lançamentos digitando os dados diretamente dos documentos para o sistema, podendo
utilizar-se ajuda de programas auxiliares disponíveis no mesmo.
O mercado de aplicativos desenvolveu planilhas eletrônicas que auxiliam e
facilitam muitas atividades das empresas. As planilhas podem ser elaboradas ou geradas
em aplicativos como Excel, Lotus 1-2-3, Quatro-Pro etc. As planilhas podem ser
desenvolvidas pelo próprio usuário. Alguns sistemas de contabilidade já trazem modelos
embutidos no programa, possibilitando a criação de gráficos, tabelas e relatórios, inclusive
com editores de textos.
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8.4 VANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA CONTABILIDADE
O uso da planilha da contabilidade tem como objetivo principal exercer um
controle melhor sobre os documentos que serão lançados a cada dia ou período. Com o uso
da planilha fica mais fácil a distribuição das tarefas, sem a dispersão dos documentos
originais, uma vez que eles são mantidos nos arquivos depois que seus dados são
transcritos para as planilhas. Também durante o processo de conferência dos lançamentos,
a planilha tem grande utilidade, pois facilita a visualização de dados como valor, número
do documento, data etc., além de evitar a desarrumação dos documentos. Outra importante
vantagem do uso da planilha é que durante o lançamento de um documento, muitas vezes
se faz necessário a leitura minuciosa das informações nele contidas, podendo implicar em
se fazer cálculos, desdobrar valores e consultar o elenco de contas para a classificação
correta. Se isso for feito no ato do lançamento, com o computador ligado, pode resultar em
enorme perda de tempo e de controle do uso da máquina, além de quebrar o ritmo do
trabalho.
8.5 DESVANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA
CONTABILIDADE
As desvantagens do uso da planilha estão relacionadas com o processo de
transcrição dos dados do documento original para ela, o que pode contribuir para aumentar
os erros de processamento, uma vez que as informações serão transcritas mais de uma vez.
Assim sendo, convém que ao se fazer os lançamentos pelas planilhas se faça uma
conferência pelos documentos que deram origem a esses lançamentos, por meio da crítica
gerada pelo sistema.
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Para diminuir a probabilidade de erros no lançamentos de informações na
planilha, é importante fazer somatórios para se comparar os valores das planilhas com os
valores dos documentos informados.
8.6 CONTABILIDADE ATRASADA: COMO PROCEDER
A implantação da contabilidade informatizada pode acontecer em três
situações diferentes:
a – Situação normal: a empresa está começando suas atividades e informatiza a
contabilidade logo no início.
b – Situação intermediária: a empresa já está atuando e a contabilidade está atualizada,
havendo uma mudança de sistema mecanizados para informatizado.
c – Situação eventual: a empresa já está funcionando e a contabilidade fica atrasada por
vários meses ou até mesmo anos. Convém observar que o atraso de um, dois ou três meses
na contabilidade pode ser considerado aceitável, muito embora não seja recomendável para
nenhuma empresa tanto do ponto de vista fiscal quanto administrativo. Levando-se em
conta a agilidade e operacionalidade dos sistemas informatizados, este atraso pode ser
recuperado em 15 ou 20 dias, em condições normais de trabalho e contando-se com uma
boa equipe.
Os atrasos superiores a um ano devem ser encarados como um problema a
ser resolvido a curto prazo, porque provocam um descontrole geral das informações e
comprometem a administração da empresa.
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8.6.1 ATUALIZAÇÃO SIMULTÂNEA DE VÁRIOS MESES
ATRASADOS
Quando o atraso envolve vários meses, os trabalho exigem um controle
rigoroso, mas podem ser atualizados simultaneamente. Para tanto, deve-se processar
normalmente as informações de cada m6es, independente da ordem dos lançamentos. Após
todo o processamento, devem ser feitas as conciliações e análises das contas a partir do
primeiro mês atualizado.
Exemplo: meses atrasados – março, abril e maio/xx
a – Lançar os três meses ao mesmo tempo, indicando as datas e o mês correspondente
de cada evento ou transação.
b – Conferir todos os lançamentos e analisar os saldo das contas, iniciando a análise
pelo m6es de março. Em nenhuma hipótese analisar os meses de abril e maio antes de
concluir as conferências e análises do mês de março.
c – Após concluir as conferências, análises e correções necessárias, processar os
balancetes, por ordem; março, abril, maio.
8.6.2 ADMINISTRAÇÃO DA FASE DE TRANSIÇÃO
A fase de transição sempre apresenta alguns problemas que logo são
superados com a continuidade dos trabalhos. Esses problemas geralmente decorrem de
fatores relacionados com a adaptação ao novo mecanismo de trabalho e, à medida que vão
surgindo, são criadas as condições para que eles sejam resolvidos, e entendidos cada vez
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mais. A fase de adaptação perdura enquanto não se domina o novo sistema o que deve
acontecer no prazo aproximado de três meses. Essa fase deve ser vista com naturalidade
tanto pelos usuários quanto pelos responsáveis pela implantação dos trabalhos.
Para o melhor desempenho possível e obtenção de bons resultados na
utilização dos sistemas informatizados, cada usuário deve recorrer sistematicamente ao
manual de instruções e ler com atenção todas as informações apresentadas na tela do
monitor de vídeo. O sucesso depende do interesse e envolvimento de cada um, o que deve
ser acompanhado pelo chefe imediato.
Resumo Informativo
A implantação da contabilidade informatizada pode ser feita de forma
parcial ou integral.
Na fase que antecede a implantação, devem ser observados os fatores
estruturais que possibilitam êxito na mudança do sistema.
O mês de implantação é importante para se promover a mudança de sistema,
devendo ser evitados períodos que antecedam balanços.
A mudança deve ser feita a partir da posição de um balancete ou balanço
devidamente conferido e ajustado.
As planilhas são utilizadas para dar suporte ou apoio durante os trabalhos de
implantação e alimentação dos dados na contabilidade informatizada.
É possível atualizar mais de um exercício ou m6es de atraso, ao mesmo
tempo, quando se utiliza sistemas multiusuários e multiempresas.
A fase de transição deve ser administrada por pelo menos três meses, até o
pleno domínio do sistema pelos usuários.
90
9 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR
9.1 FORMAS DE LANÇAMENTOS
Os lançamentos devem ser feitos em partidas dobradas, uma vez que este é o
princípio mais conhecido e aceito universalmente. Através do método das partidas
dobradas, cada lançamento a débito em uma ou mais contas deve ter o crédito no mesmo
valor em uma ou mais contas, prevalecendo sempre a igualdade da soma entre os valores
lançados a débitos e os valores lançados a crédito.
Os lançamentos de partida dobrada, feito através dos sistemas
informatizados, são processados de acordo com o layout da tela apresentada pelo
computador, não importando a posição das contas, desde que exista uma igualdade entre os
débitos e os créditos.
9.2 ESTRUTURA DOS LANÇAMENTOS
Para que o lançamento possa produzir as informações necessárias, quando
da geração dos diversos relatórios, ele deve ter uma série de elementos que compõem sua
estrutura básica, a saber:
Ø data do registro;
Ø código das contas devedoras e credoras;
Ø histórico;
Ø valor;
Ø opção de alteração antes da inclusão definitiva;
Ø chave do lançamento.
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Data do registro: corresponde à data do registro da transação na contabilidade,
independente da data em que esta estiver sendo processada ou informada. Assim, se um
evento aconteceu em 10-04-xx, com a documentação constatando aquela data, o registro na
contabilidade deve se referir a 10-04-xx, mesmo que o processamento esteja sendo feito
em 30-06-xx. Considera-se, portanto, data do registro a data de acontecimento do fato
contábil e não a data do processamento.
Código das contas devedoras e credoras: nos sistemas informatizados, é imprescindível
a indicação dos códigos das contas envolvidas na transação. A indicação do código torna
mais prático o processamento da informação. A partir dessa indicação, o sistemas
identifica e apresenta, no campo próprio, a nomenclatura das contas envolvidas, para fins
de conferência e confirmação ou retificação por parte do usuário. Os sistemas devem ter a
opção de códigos ou simplificados, para facilitar ainda mais o lançamento.
Histórico: todo lançamento deve ter um histórico correspondente à natureza da transação
praticada. Os sistemas informatizados estabelecem controles que não permitem que o
lançamento passe se o histórico não for informado. Esse bloqueio é para evitar que um
lançamento seja registrado no razão ou diário sem o respectivo histórico. Contudo, isso não
evita que se informe errado ou incompleto. Convém cadastrar os históricos com
antecedência, na função específica para esse fim.
Valor: não pode existir lançamento sem valor. Os sistemas bloqueiam também os
lançamentos que não indicam valor da operação ou transação. Além de não fazer sentido
algum, isto confunde em uma eventual consulta ou verificação. O valor é parte integrante e
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indispensável do lançamento, e deve ser sempre maior que zero e em moeda reconhecida
pelo sistema, para que seja possível ele processar a informação.
Opção de alteração antes da inclusão definitiva: os sistemas devem proporcionar uma
reprodução em tela dos lançamentos efetuados, antes de confirmar a sua aceitação
definitiva. Isto tem como objetivo evitar que se faça um lançamento errado e o mesmo não
possa ser corrigido no ato. Outros sistemas preferem que a confirmação seja feita com o
ENTER, ou seja, a conferência é feita na tela e, estando correto o lançamento, o usuário
digita o ENTER. Nesse caso, o sistema não produz o lançamento na tela para conferência,
mas sim pede a confirmação daquilo que foi digitado.
Nos casos de reprodução em tela para confirmação da exatidão do
lançamento, o programa pode emitir uma mensagem do tipo: “Confirma a informação
acima?” (S/N) para sim ou não, ou ainda “Confirme as informações com ENTER”. Estas
opções, em alguns casos, quebram o ritmo do trabalho. Os sistemas podem aceitar o
lançamento direto, para posteriormente se feita a conferência, através de um relatório
chamado crítica dos lançamentos. Na prática esse processo é mais eficaz, visto que o índice
de confirmação do que está correto é muito maior do que as alterações em tela. Assim, é
melhor que o sistema não peça a confirmação no ato do lançamento, tornando o processo
mais dinâmico. Esta conferência deve ser feita ao final dos trabalhos e, de preferência, por
outra pessoa, não por aquela que efetuou os lançamentos, considerando um princípio que,
na prática, tem se mostrado verdadeiro: quem faz um trabalho não deve conferi- lo porque
tem menos chances de visualizar o próprio erro.
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Chave do lançamento: a chave do lançamento é um código atribuído de forma aleatória
pelo sistema que possibilita futuras consultas, alterações e exclusões dos lançamentos já
processados. Além disso, esse código possibilita a identificação do usuário que efetuou o
registro no sistema. Ao consultar o lançamento, através da chave ou código, o sistema deve
apresentar na tela todos os dados relativos a ele, indicando ainda o dia, a hora e por quem
ele foi processado. Essa é também uma forma de segurança que os sistemas adotam para
evitar o uso doloso por parte de algum usuário.
Existe também a opção de rateio dos lançamentos por centro de custo,
quando um mesmo lançamento de receita ou despesa pode ser atribuído a vários centros de
custo. Somente os sistemas gerenciais oferecem esta alternativa, que é muito utilizada por
empresas comerciais e industriais de grande porte.
Havendo a necessidade de se fazer rateio por centro de custos, as contas de
resultados devem ser cadastradas com essa opção, indicando-se o percentual e rateio
correspondente a cada centro de custo.
9.3 PROCESSAMENTO DOS LANÇAMENTOS
O processamento do lançamento pelo sistema é feito de forma simultânea
para os diversos relatórios ou arquivos de dados. No momento em que o usuário digita a
tecla ENTER, o sistema processa as informações, distribuindo-se para vários destinos.
Assim, a mesma informação vai para o razão, diário, balancete, fluxo de caixa, relatório
gerencial etc. Isso dispensa a repetição de lançamento em várias fichas ou formulários,
como acontecida nos sistemas mecanizados.
Apesar de muito raro, é possível acontecer algum erro de processamento e
uma informação não chegar a todos os destinos determinados pelo programa. Isso poderá
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implicar em divergências quando da conferência entre o balancete e o razão, com grande
dificuldade para ser descoberto. Daí a importância dos sistemas serem mantidas e
atualizados ou pelos especialistas da área de suporte da empresa ou pelo fornecedor.
O processamento dos lançamentos pode ser feito da seguinte forma:
a – Em lotes (batch): procedimento utilizado para se processar as informações através de
planilhas ou lotes de dados, dentro ou fora da empresa. Se a empresa tem um núcleo de
informática, os setores enviam os lotes de documentos ou de planilhas contendo
informações que deverão ser processadas e devolvidas para futuras conferências em cada
setor de origem. Da mesma forma, se ela se utiliza de uma empresa de prestação de
serviços, as informações são encaminhadas através de lotes de planilhas para serem
processadas, evitando a remessa dos documentos originais.
Em outras situações, o processamento em lotes pode ser aplicado para se
alimentar informações da mesma natureza, tais como: faturas, contas a pagar, folhas de
pagamentos, processos de pagamentos etc. Nos bancos, por exemplo, os cheques são
processados e arquivados em lotes porque isto facilita a microfilmagem e guarda.
b – Em linha (on- line); processamento feito quando o usuário acessa um computador que
está em linha direta com o sistema. Geralmente se considera que o sistema é on- line
quando se pode acessar a CPU a qualquer momento, seja em rede local ou remota, sem,
contudo, se obter retorno imediato da informação processada. Um exemplo prático é o caso
de uma empresa que alimenta suas informações através de um terminal ligado a um
computador central, para posteriormente receber os relatórios.
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c – Tempo real (real-time): é o processo mais utilizado atualmente e consiste no acesso e
utilização plena do sistema através de terminais, com o retorno da informação em tempo
real. A movimentação das contas bancárias dos estabelecimentos interligados em rede
nacional é um exemplo bem característico dessa forma de lançamento: o correntista faz um
depósito e no momento seguinte consulta o saldo ou solicita um extrato de sua conta, no
qual já consta aquele depósito feito muito antes.
Os sistemas de contabilidade gerencial só devem ser utilizados em tempo
real, para possibilitarem o melhor aproveitamento possível dos seus recursos.
Além da contabilidade, outras áreas devem estar acessando sistemas em
tempo real, como é o caso da tesouraria, para controlar as contas bancárias, o almoxarifado
para controlar os estoques, e o contas a pagar e receber, para controlar as obrigações e
direitos da empresa.
9.4 CONTROLE DE LANÇAMENTOS
O controle dos lançamentos deve ser feito através do uso de uma senha de
acesso individual, definida por todo usuário no ato de seu cadastramento. Além desse
controle, o chefe deve estabelecer restrições a determinadas operações, como zeramento
das contas de resultado, alteração e exclusão de contas, emissão dos relatórios definitivos
etc.
Os balancetes já processados e conferidos devem ser imediatamente
bloqueados pelo supervisor ou chefe, impossibilitando alterações sem prévia autorização.
O bloqueio é feito através de um código de operação existente no sistema, que não permite
que qualquer lançamento seja processado no mês-bloqueado. Esse procedimento deve ser
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adotado mês a mês, à medida que os balancetes vão sendo concluídos. Se houver
necessidade, eles podem ser desbloqueados a qualquer momento. Isso evitará erros
involuntários que possam prejudicar os trabalhos, especialmente no último mês do ano, no
caso, dezembro, quando deverão ser redobrados os cuidados para o encerramento do
balanço.
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10 CONCLUSÃO
Através deste trabalho vimos o avanço da contabilidade por meio da
informática , é a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os
microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram
substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos.
A partir da década de 80, houve um enorme crescimento no uso e disseminação
dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados ás áreas administrativa,
comercial, contábil e financeira das empresas.
Daí vem o novo perfil do contador, ele deixa de ser o guarda- livros e passa a
atuar mais gerencialmente. A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por
causa das complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das
grandes empresas e cobrar impostos decorrentes dos lucros de suas atividades.
O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores
importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a
societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão
gerencial.
Atualmente os contadores, analisam mais do que executam e dedicam boa parte
do seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as
mudanças na legislação do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas, e é graças a essa atual
contabilidade informatizada que estamos obtendo êxito em diversas áreas relacionadas com
a atividade da empresa, não ficamos mais presos a área contábil.
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11 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ò CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Informática para as áreas de
contabilidade, administração e economia. São Paulo: Atlas, 1993.
ò SA. , A. Lopes de. Revolução informática e contabilidade. In: R. bras. Contab.
Brasília. v. 24 nº 92. p. 77-9. mar.-abr.1995
ò CONFERÊNCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDADE (20.: 1993: SÃO
DOMINGOS. D.N). Anais... São Domingos: CENAPEC. 1993. 1170p.
ò CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Das bases de sustentação da contabilidade
e da informática. São Paulo: FEA/USP. 1994 156p. Tese (Mestrado),
Universidade de São Paulo.
ò QUEIROZ, Benedito Florêncio de. Obrigatoriedade de escritórios – modelo de
contabilidade e informática nas escolas do 3. grau de ciências contábeis. In: R.
bras. Contab., Brasília., v. 19. n. 70. p. 17. jul. – set. 1989
ò SA., A. Lopes de. Informação e explicação: informática e contabilidade. In: R. bras.
Cont., Brasília, v. 27. n. 113. p. 38-41, set. – Out. 1998
