UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO – FINANÇAS E GESTÃO CORPORATIVA

CONTABILIDADE INFORMATIZADA

por

ABEL GONÇALVES DOMINGUES

Rio de Janeiro

Junho/2003

1

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

Curso de Pós Graduação em Finanças e Gestão Corporativa

CONTABILIDADE INFORMATIZADA

por

ABEL GONÇALVES DOMINGUES

Monografia apresentada à Coordenação do Curso de Pós

Graduação em Finanças e Gestão Corporativa .

Orientador: Profª Mary Sue

Rio de Janeiro

Junho/2003

2

Quando converso com DEUS, em minhas orações, eu não

peço, apenas agradeço.

3

Este trabalho é dedicado a minha esposa e amiga Patricia, que me

me encorajou na realização deste trabalho, a minha filha que acabou

de nascer, agradeço a Deus por ter me concedido mais essa graça.

4

Meus agradecimentos a Professora Mary Sue

pela orientação na elaboração desta monografia.

5

RESUMO

Este trabalho tem por objetivo principal demonstrar a evolução da contabilidade,

abordaremos sobre os procedimentos manuscritos, procedimentos mecanizados, procedimentos

informatizados, mostraremos qual o novo perfil do Contador.

Visualizaremos a importância da informática para as empresas e para a

contabilidade, qual a definição de programas e sistemas, como funciona uma rede e sua

integração com os sistemas, e finalmente veremos a implantação da contabilidade

informatizada.

6

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABLIDADE PROGRAMAS E SISTEMAS REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS CADASTROS E CONSULTAS IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFOMATIZADA LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR CONCLUSÕES BIBLIOGRAFIA ÍNDICE FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR FOLHA DE AVALIAÇÃO

07 08 13 20 39 50 60 87 97 104 105 106 119 110

7

INTRODUÇÃO

Nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na legislação

tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi

substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo automático. As melhorias na forma de fazer

a contabilidade uma empresa, utilizando-se tecnologia da computação, trouxeram enormes

benefícios para os profissionais da área.

O lançamento no diário e no razão tornou-se muito prático, sendo feito de forma

simultânea nos sistemas informatizados.

Para uma análise comparativa, apresentam-se comentários a seguir sobre a

evolução dos procedimentos aplicados à contabilidade.

8

1. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE

Nessa epoca, a escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os principais

livros, como diário, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de contas a pagar,

entrada e saída de mercadorias, termos de ocorrências, inventários de produtos e mercadorias

etc. Esse procedimento começou a perder espaço a partir do surgimento das máquinas

mecânicas produzidas nos Estados Unidos (praticamente, já não existe esse procedimento nos

dias atuais). Os profissionais que faziam a contabilidade manuscrita tinham grande dificuldade

em manter suas escritas atualizadas, devido ao volume de informações e registros necessários.

Fazer um balancete ou um balanço era muito trabalhoso e exigia rigoroso controle das

anotações. Essa foi uma fase difícil para os contadores.

1.1. PROCEDIMENTO MECANIZADO

Fase em que a escrituração passou a ser feita de forma mecânica, em geral

utilizando-se máquina de datilografia e processadoras automáticas, para o preenchimento de

fichas separadas ou soltas (razão, fornecedores, controle de estoque etc.). Atualmente, são

poucos os escritórios que mantêm máquinas mecânicas, em face dos baixos custos de um

microcomputador e dos sistemas informatizados. Os profissionais que trabalhavam com as

máquinas mecânicas eram conhecidos por mecanógrafos e os equipamentos que utilizavam

eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas máquinas são pouco utilizadas e

de difícil manutenção nos dias atuais.

9

1.2. PROCEDIMENTO INFORMATIZADO

É a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os grandes

equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros

de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos e os fichários por

pastas contínuas e disquetes. A partir da década de 80, houve enorme crescimento no uso e

disseminação dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados às áreas

administrativa, comercial, contábil e financeira das empresas.

A legislação ainda não determinou a utilização obrigatória dos sistemas

informatizados para a escrituração e o controle dos livros contábeis, mas há expectativas de que

em pouco tempo essa decisão deverá ser tomada, tendo em vista que ela será a única alternativa

que os órgão públicos terão para poder acompanhar de forma mais dinâmica as transações

praticadas pelas empresas. A Receita Federal, as Secretarias de Fazenda ou Finanças dos

estados e dos municípios, as Juntas Comerciais dos estados e outros órgão de controle já estão

exigindo que as empresas de grande porte apresentem suas informações em disquetes ou fitas

magnéticas.

Grande quantidade de aplicativos para as diversas áreas das empresas foi e

continua sendo lançada no mercado, incluindo-se os da área fiscal, que emitem, por exemplo,

guias de recolhimento dos impostos e contribuições, recibos de entrega, termos de abertura e

encerramento, todos antes feitos a mão ou em máquinas de escrever. A Secretaria da Receita

Federal a cada ano melhora os programas de Imposto de Renda das pessoas físicas e jurídicas e,

provavelmente, dentro de alguns anos não mais aceitará declarações feitas a mão ou mesmo

datilografadas, recebendo somente as que forem entregues em disquetes.

10

1.3. NOVO PERFIL DO CONTADOR

A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das

complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas e

cobrar os impostos decorrentes dos lucros de suas atividades.

O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores

importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a

societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão

gerencial.

Em virtude das novas exigências do mercado, surgiram especializações que

transformaram o perfil dos contadores. antes, eles ocupavam boa parte de seu tempo

preenchendo ou conferindo guias, elaborando folhas de pagamentos, balancetes e outros

relatórios contábeis. Atualmente, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do seu

tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as mudanças

na legislação do imposto de renda de pessoas jurídicas.

Do ponto de vista organizacional, o profissional de contabilidade está cada vez

melhor. Muitos deles estão lidando com a informática da melhor maneira possível, fazendo

bom uso do computador. Esse novo profissional tem um perfil diferente daquele que pelo

menos 10 anos atrás. Ele tem mais tempo para a leitura e conferência, é menos sobrecarregado

na execução de suas tarefas diárias e delega mais as atribuições a seus colaboradores.

Esse novo perfil exige aprimoramento constante, que pode ser conseguido por meio de cursos

específicos de curta duração.

11

1.4. VISÃO GERENCIAL

A formação profissional do contador deve permitir que ele tenha visão gerencial

ampla, por meio da qual terá condições de proceder a uma análise crítica da posição econômica

e financeira da empresa, podendo visualizar facilmente as distorções apresentadas nos

relatórios gerados pelos sistemas, determinando a seus auxiliares as correções necessárias.

Essa visão gerencial proporciona condições de ajudar a administração da

empresa, de forma considerável, na tomada de decisões importantes, uma vez que ele pode ter

rapidamente em suas mãos informações que antes demandavam enorme tempo.

A contabilidade gerencial deve ser estruturada de maneira que permita ao

contador acompanhar com facilidade os trabalhos desenvolvidos por sua equipe. Os sistemas de

contabilidade gerencial informatizados são fundamentais para esse trabalho, porque contam

com recursos valiosos para o acompanhamento das contas, além de gerarem relatórios que

auxiliam nas análises dos balancetes. O conciliador ou o analista contábil deve fazer,

rotineiramente, testes de verificação da consistência dos saldos das contas, com base nas

indicações do balancete sintético e analítico.

EXEMPLO PRÁTICO DESSE TESTE

No balancete de determinado mês, consta que foi levado a débito da conta de

salários o valor de R$ 200.000,00. Sabendo o contador que o valor da despesa com FGTS

decorrente da folha de pagamento deve corresponder a 8%, ele só precisa conferir o débito

lançado na conta de FGTS daquele mês é de R$ 16.000,00.

12

Da mesma forma, ele pode verificar se os lançamentos resultantes das operações que

envolvem as despesas e receitas da empresa estão corretos, a exemplo das comissões sobre

vendas, dos impostos, das contribuições pagas sobre o faturamento etc.

Além de acompanhar com mais facilidade os procedimentos rotineiros de sua área a

visão gerencial do contador possibilita projeção de resultados, com informações importantes

para os administradores ou proprietários das empresas, por meio da elaboração de relatórios

minuciosos e de gráficos comparativos.

13

2. IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA

A CONTABILIDADE

2.1. INFORMÁTICA NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

As pequenas e médias empresas ainda estão em fase de descoberta da

informática. algumas já informatizaram determinadas áreas, a exemplo das áreas comercial e

administrativa, com utilização de sistemas simplificados e utilizando muito pouco os recursos

potenciais de equipamentos e softwares.

A maior dificuldade dessas empresas tem sido enfrentar as mudanças de

procedimentos, ou seja, sair do sistema convencional, por meio do uso de máquinas de escrever

e calcular, e entrar no sistema informatizado operando o computador para desenvolver suas

atividades.

A maioria das pequenas e médias empresas pouco investiu ou investe em sua

organização administrativa, preferindo se preocupar mais com os aspectos comerciais do que

organizacionais. Essa tem sido uma cultura antiga dos pequenos e médios empresários,

fortalecida pela pouca ou nenhuma exigência do governo, para que elas adotem procedimentos

organizados. Isso de certa forma favorece sua operacionalização prática, muito embora seja

motivo de alguns insucessos em muitas delas. É recomendável que se valorize a organização

como forma de manter um controle mínimo da situação da empresa.

As dificuldades ou restrições para a adoção e implantação dos sistemas

informatizados podem ocorrer em função dos seguintes fatores:

14

Ü insegurança ou falta de informação dos empresários, quanto aos benefícios resultantes da

informatização da empresa;

Ü dificuldades de reestruturação das áreas carentes de informatização, com a alocação de

pessoal e equipamentos necessários;

Ü receio de investir no desconhecido, visto que não existe cultura disseminada entre os

empresários sobre a utilização do computador na empresa;

Ü dificuldades financeiras, uma vez que para algumas empresas o custo com a informatização

pode ser significativo;

Ü receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações e operar os

diversos sistemas informatizados.

Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram

devidamente orientadas quanto à configuração adequadas deles, resultando em futuras

dificuldades quando da utilização de aplicativos mas atualizados.

As empresas muito pequenas (microempresas) podem optar por sistema mais

simples, com programas específicos para serem utilizados naquilo que realmente lhes seja útil

e prioritário, e que possam atender a suas necessidades sem complicações maiores. Existem

sistemas simplificados que realizam tarefas importantes, como o controle das disponibilidades

(caixa e bancos), controle das contas a pagar (obrigações da empresa), controle das contas a

receber (créditos ou direitos da empresa), controle de estoque, controle do imobilizado,

escrituração do livro caixa, escrituração fiscal, elaboração do fluxo de caixa etc. Não há

necessidade da criação de núcleos de informática nas pequenas e médias empresas, bastando

apenas que elas disponham de áreas para instalação dos equipamentos.

15

2.2. INFORMÁTICA NAS GRANDES EMPRESAS

As grandes empresas necessitam de uma estrutura de informática mais completa,

inclusive com a utilização de redes em todas as áreas que possam alimentar informações.

A automação das grandes empresas atinge praticamente todos os setores e, em

alguns casos, exige a integração deles, de maneira que a informação possa fluir com rapidez

para as áreas que se interessam por ela.

Diante das exigências dos governos municipal, estadual e federal na área

tributária, com reflexos diretos na contabilidade, fica cada vez mais evidente a necessidade de

adequada estrutura informatizada nas grandes empresas.

O ideal é informatizar todas as áreas da empresa. A estrutura de informatização

pode ser de maior ou menor porte, dependendo da necessidade e da conveniência

administrativa e financeira.

2.3. IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA A CONTABILIDADE

As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons

resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo.

Vejam-se algumas vantagens da contabilidade informatizada:

Ü Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações, quando se faz

uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo

16

gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se reproduzir um balancete ou outro relatório da

contabilidade nos sistemas convencionais, é muito superior ao tempo gasto quando se

utilizam os sistemas informatizados. Isto pode representar diferença até de dias,

dependendo do porte da empresa.

Ü Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica, por meio de boas impressoras

matriciais, a jato de tinta ou a laser, apresenta como resultado um trabalho de melhor

aspecto, quando comparado com a forma manuscrita ou mecanizada. As informações

geradas pelos sistemas são geralmente consistente, seguras e exatas. A probabilidade de

erros nos programas é muito pequena, e isto aumenta a confiança nos trabalhos realizados.

Ü Mais estímulo para os profissionais da área: em função das facilidades que a informática

proporciona no cumprimento do seu dia-a-dia, os profissionais da área de contabilidade

sentem-se mais à vontade para trabalhar e, consequentemente, produzem mais. O trabalho

torna-se menos estafante e em função disso mais estimulante, resultando em satisfação para

quem trabalha com o computador.

Ü Deve ser levado em consideração ainda que os computadores não manifestam problemas

pessoais que possam interferir em seu desempenho, porque eles não se aborrecem, não

ficam entediados ou cansados, independente da jornada de trabalho que tenha que cumprir.

Ü Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas podem

ser lidos previamente, na tela, mesmo antes de serem impressos. Quando são impressos,

17

tornam-se de fácil manuseio e leitura porque são emitidos em ordem, indicando a

numeração, a data e a hora em que foram processados e gerados, além da quantidade de

páginas e outras informações relacionadas com o controle produtivo.

Ü No sistema de contabilidade convencional, com os trabalhos realizados pelas máquinas

mecânicas, era necessária a emissão de, no mínimo, um balancete, chamado de balancete de

verificação, apenas para se ler o que estava errado e, em seguida, se proceder às correções

necessárias. Nos sistemas informatizados, essa leitura pode ser feita na tela, antes da

emissão definitiva do balancete.

Ü Atendimento às exigências do órgão quanto ao cumprimento de prazos: o cumprimento de

algumas exigências de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a exemplo do

Ü recolhimento dos impostos e das contribuições, só se tornou possível para algumas

empresas a partir do uso do computador. Muitas dessas obrigações têm seus prazos de

recolhimento no início do mês seguinte ao do fato gerador. O não-recolhimento nas datas

indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em pagamento de multas e

juros para a empresa.

Ü Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de maneira

rápida por meio do sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou a posição

de qualquer das contas cadastradas, ou ainda demonstrando a evolução das receitas e

despesas por meio de relatórios específicos.

18

Ü Nos sistemas multiusuários e integrados, as informações ou os arquivos de dados podem ser

acessados por várias pessoas ao mesmo tempo e em diferentes locais, se houver

necessidade.

Ü Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos de dados,

por meio de cópias de segurança ou backup, existe pouca chance de perda total as

informações processadas, as quais podem ser reproduzidas em qualquer lugar que exista um

equipamento de informática apropriado e que nele esteja instalado um sistema igual ao que

gerou as informações. Com base nisso, basta que se restaurem as cópias de segurança e em

seguida se acessem os arquivos de dados, gerando ou obtendo as informações desejadas.

Ü Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: os equipamentos físicos (hardwares),

incluindo mesas, CPU, monitor de vídeo, impressoras, mouses e estabilizadores ocupam

pouco espaço físico e podem resumir-se a uma mesa de trabalho no canto de uma sala.

Ü Os arquivos de discos flexíveis (disquetes) facilitam a guarda e o manuseio das informações

já processadas e são bem mais práticos e fáceis de ser organizados e guardados, em

comparação ao arquivos de papéis. Um disquete pode conter balancetes e outros relatórios

contábeis do ano inteiro, dependendo do volume de informações geradas pela empresa.

Com os dados protegidos em disquetes, na forma de backup, o balancete pode ser gerado e

impresso quantas vezes se fizerem necessárias, em qualquer lugar, dentro ou fora da

empresa.

19

Esses são alguns dos aspectos positivos que justificam o uso da informática

pelas empresas, tanto na contabilidade quanto em outras áreas, levando-se sempre em conta os

aspectos operacionais e organizacionais.

20

3. PROGRAMAS E SISTEMAS

3.1. O QUE É UM PROGRAMA

O programa é um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou se

obter um resultado específico, por meio de uma seqüência lógica de comando e de uma

linguagem de programação.

EXEMPLOS:

Ü Programa para processar um balancete.

Ü Programa para processar a declaração do Imposto de Renda.

Ü Programa para processar a provisão de férias.

Um programa pode ser dividido em vários subprogramas, com instruções

complementares para as rotinas contidas no programa principal.

EXEMPLOS:

Ü Programa – gerar o balancete.

Ü Subprograma – gerar balancete analítico.

Ü Subprograma – gerar balancete sintético.

21

Os programas são desenvolvidos por programadores e avaliados por analistas de

sistemas, que verificam se as instruções contidas nos mesmos estão de acordo com seus

objetivos ou suas finalidades.

Os sistemas e respectivos programas desenvolvidos para a contabilidade são

considerados de fácil aplicação, enquanto os elaborados para rodar ou processar as folhas de

pagamento são considerados complexos, porque desenvolvem informações variáveis, como

tempo de serviço do empregado, número de dependentes, faixa de salário para cálculo do

Imposto de renda e da contribuição previdenciária, horas extras etc. De maneira geral, as

empresas que desenvolvem softwares (aplicativos) consideram que os programas elaborados

para gerar os relatórios da folha de pagamento são difíceis tanto de ser utilizados quanto

controlados, devido as variáveis da vida funcional de cada empregado.

3.2. O QUE É UM SISTEMA

Sistema é um conjunto de rotinas que contém vários programas e subprogramas,

rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas específicas da empresa, por meio

do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir relatórios de

acompanhamento e controle interno. O sistema é o mesmo que um software aplicativo, cujo

conceito é:

Software aplicativo é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos

em linguagem de programa de alto nível que têm como objetivo realizar tarefas

22

específicas, contando sempre com a participação humana.

Os sistemas obedecem a procedimentos organizados e complexos e devem ser

desenvolvidos e acompanhados por programadores e analistas.

Os sistemas podem funcionar de forma integrada, por meio de módulos com

programas específicos, ou de maneira independente. Isto significa que a empresa pode ter

vários sistemas interligados ou não dependendo da conveniência. As empresas devem dar

preferência aos sistemas integrados, mas que possam funcionar de forma independente. Isto

permitirá que elas implantem os módulos separadamente e depois efetivem a integração com ás

áreas desenvolvidas, se houver dificuldade de implantação simultânea.

Assim, é possível ter um sistema de controle de estoque funcionando sem estar

integrado à contabilidade, o que poderá ser feito a qualquer tempo desde que os equipamentos e

os sistemas instalados atendam aos requisitos exigidos para este fim.

EXEMPLO DE UM SISTEMA COM MÓDULOS SEPARADOS:

SISTEMA DE GESTÃO CONTÁBIL E FINANCEIRA:

Módulo 01 – Tesouraria (controle de caixa, bancos, fluxo de caixa).

Módulo 02 – Contabilidade Gerencial (contabilidade empresarial, contabilidade de custos).

Módulo 03 – Contas a pagar (controle dos fornecedores e outros credores)

23

Módulo 04 – Contas a receber (controle dos clientes/crediários).

Módulo 05 – Orçamento (previsão e fixação das receitas e despesas).

Cada módulo do sistema tem seus programas e relatórios específicos,

funcionando separadamente ou de forma integrada.

A quantidade de programas de um sistema varia de acordo com o porte e a

necessidade da empresa.

3.3. SISTEMAS EXISTENTES NO MERCADO

Os sistemas existentes no mercado têm variados nomes e, em alguns casos, a

mesma finalidade. Eles podem ser adquiridos diretamente dos fabricantes ou representantes, em

lojas específicas de informática, livrarias, supermercados, lojas de departamentos ou, ainda,

encomendadas a um especialista ou a uma empresa de informática.

Os sistemas adquiridos no mercado podem não atender a todas as características

da empresa, precisando de adaptações que devem ser feitas pelo fabricante ou fornecedor.

Os sistemas adquiridos por encomenda devem atender a todas as necessidades da

empresa, visto que o especialista planeja seu desenvolvimento com base em uma avaliação

prévia feita na empresa. Mesmo assim, eles podem ser alterados quando se fizer necessário.

Aplicação dos sistemas existentes no mercado, vinculados à contabilidade.

24

A - SISTEMA DE CONTABILIDADE COMERCIAL

Desenvolvido para pequenas empresas comerciais, geralmente não é completo e

não possibilita bom acompanhamento das transações realizadas. É pouco versátil e limita-se às

operações mais simples.

B - SISTEMA DE CONTABILIDADE FISCAL

Sistema desenvolvido com o fim específico de fazer a escrita fiscal das

empresas, escriturando os livros, emitindo as guias de recolhimento dos impostos e

contribuições, controlando as operações por atividade e por regime de tributação.

Dependendo do porte da empresa, esse sistema pode ser muito útil porque, além

de produzir os relatórios que são utilizados pela contabilidade, produz informações fiscais em

nível municipal estadual e federal. É um sistema misto que envolve as escritas contábil e fiscal.

Alternativamente, alguns fabricantes preferem ter sistemas separados, sendo um para cada área.

C - SISTEMA DE CONTABILIDADE DE CUSTOS.

Contém programas que geram demonstrativos de custos por produto, canalizam

informações para a contabilidade gerencial e alimentam os relatórios de controle de produção e

consumo, além de produzirem gráficos, dados estatísticos e outras informações por área,

departamento, filial ou região específica.

25

É muito utilizado nas indústrias, onde a complexidade dos custos é maior do que nas

empresas comerciais e de prestação de serviços.

D - CONTABILIDADE GERENCIAL

Sistemas mais completo e, consequentemente, mais complexo também.

Apresenta muitas opções de relatórios e é direcionado para médias e grandes empresas ou

escritório de contabilidade. Exige mais conhecimento dos usuários, visto que apresenta enorme

leque de atividades.

Vejamos as características dos bons sistemas de contabilidade gerencial existentes no

mercado:

Ü contam com um plano de contas on-line;

Ü fornecem críticas dos lançamentos;

Ü fazem rateio automático das contas com base em percentuais definidos;

Ü possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados;

Ü possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores;

Ü apresentam o movimento de caixa e o fluxo de caixa;

Ü emitem o termo de abertura e de encerramento do diário;

Ü geram o razão com alternativas de partida e contrapartida;

Ü geram balancetes em diferentes níveis;

Ü apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento;

26

Ü apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativos do resultado;

Ü possibilitam diversas análises e índices econômico-financeiros;

Ü têm gerenciador de relatórios e elaboram gráficos;

Ü permitem a elaboração de gráficos;

Ü possibilitam consulta on-line de qualquer informação;

Ü apresentam editor de textos on-line;

Ü possibilitam a conversação do balanço ou índices específicos;

Ü possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo;

Ü têm capacidade de processar informações para mais de 100 filiais;

Ü podem processar informações de contabilidade atrasada em até cinco anos;

Ü têm capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 ml);

Ü são mutuários e multiempresas;

Ü controlam o acesso por usuário;

Ü geram backup automático.

Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender a um

universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte. Esses sistemas

têm menos capacidade de processamento, mas mantém os requisitos básicos dos de maior

porte.

E -SISTEMAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL OU DE RECURSOS HUMANOS

É um sistema com programa que geram a folha de pagamento, as consignatárias,

como aluguéis, pensões alimentícias, contribuições a associações etc., além de relatórios para

27

análise dos vencimentos de cada empregado, provisões de férias, provisões de 13º salário,

retenções para o Imposto de Renda etc.

Os demais completos sistemas de administração pessoal ou de recursos humanos

alimentam informações específicas relacionadas com os empregados, por meio de bancos de

dados, possibilitando a emissão de mensagens nos contracheques (holerites) e relatórios

relacionados com o perfil de cada um.

Todos os sistemas de administração de pessoal são complexos e precisam de boa

manutenção e acompanhamento para um bom desempenho. Quando integrados à contabilidade,

devem alimentar as informações relativas a folha de pagamentos, tais como salários, encargos

sociais e provisões de férias.

F - SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE

Sistema que gera o inventário físico e financeiro, relatórios de entradas e saídas

por fornecedor, região, setor, departamento ou área: controla as vendas por vendedor, filial,

região ou outro parâmetro estabelecido pela empresa; controla

individualmente os bens ou materiais estocados, informando sua rotatividade, preço de custo ou

aquisição, localização, tempo médio de permanência no estoque etc.

Pode estar integrado aos sistemas de compra, vendas ou faturamento e à

contabilidade. Nos sistemas integrados, quando o cliente compra uma mercadoria ou produto, a

informação é alimentada para o faturamento e para a contabilidade, e ao mesmo tempo é

efetuada a baixa automática do produto ou mercadoria no controle de estoque.

28

G - SISTEMA DE FATURAMENTO

Sistema que emite faturas de vendas ou prestação de serviços, além de preparar e

gerar relatórios do faturamento mensal por item ou produto, por filial ou região. O sistema

alimenta as informações para o controle de contas a receber, controle de estoque e

contabilidade.

Este sistema facilita as anotações e os cálculos das comissões dos vendedores, se

houver, ajudando a melhorar o atendimento aos clientes com a emissão automática das notas

fiscais.

H - SISTEMA DE CONTAS A PAGAR

Contém programas que geram relatórios de controle geral das obrigações da

empresa. Esse controle não deve ser somente dos créditos referentes aos fornecedores, mas

também dos impostos, dos salários não pagos, das consignações descontadas em folha mensal,

das contribuições, dos empréstimos tomados pela empresa e tudo mais que representar uma

dívida para ela. Os grupos das obrigações devem ser registrados e controlados separadamente;

os bons sistemas possibilitam esse mecanismo, atribuindo um código para cada relatório, por

tipo de obrigação.

EXEMPLOS:

Ü Fornecedores Código 01

Ü Impostos Código 02

Ü Contribuições Código 03

Ü Salários Código 04

29

Ao gerar um relatório de obrigações a pagar, o usuário deve separá-lo por tipo de

obrigação para que possa facilitar a conciliação com a contabilidade, uma vez que naquele setor

essas obrigações estarão lançadas separadamente em grupos e subgrupos diferentes.

O contas a pagar é considerado um importante instrumento de gerenciamento

financeiro de uma empresa, em face das implicações que podem ocorrer pela falta de

pagamento no vencimento de qualquer obrigação, principalmente as tributárias, trabalhistas e

previdenciárias que, implicam a aplicação de elevadas multas, já no dia seguinte ao do

vencimento.

Os bons programas devem permitir a implantação de um calendário de feriados

municipais, estaduais e federais para facilitar o acompanhamento dos pagamentos, que nos

casos de impostos e contribuições precisam ser antecipados quando caírem em um dia não útil

para o sistema bancário (sábados, domingos, feriados).

I - SISTEMA DE CONTAS A RECEBER

Esse sistema gera relatórios das contas a receber da empresa que devem ser

separados por natureza, por cliente, filial ou região, como acontece com o controle de

obrigações a pagar.

Os aplicativos proporcionam ainda informações de crédito a receber por data de

vencimento, indicando os dias de atraso e eventuais cobranças de juros e multas, enviando

essas informações para a tesouraria e a contabilidade.

30

Os sistemas integrados possibilitam conhecer informações ocorridas desde quando a

fatura é emitida ou processada, até a baixa definitiva na contabilidade. É oportuno observar que

há diferença entre processar e emitir uma fatura: o processamento acontece quando ela é

alimentada no sistema. A emissão é a saída dos dados por impressão ou cópia de arquivo. No

entanto, para o fisco a emissão acontece simultaneamente com o processamento da fatura, ou

seja, independente de ter sido impressa, a fatura é considerada existente para o fisco, a partir da

data em que foi gerada pelo sistema.

J - SISTEMA DE CONTROLE DO IMOBILIZADO

É um sistema com programas que alimentam informações relativas à

movimentação dos bens integrantes do ativo imobilizado da empresa, gerando relatórios de

adições, baixas, transferências, depreciação e correção, se houver. A maioria dos sistemas

apresenta dispositivos de segurança para atender a eventuais alterações na legislação,

especificamente quanto ao processo de depreciação e atualização dos valores dos bens

integrantes do ativo imobilizado, em virtude das inúmeras mudanças de última hora adotadas

pelo governo federal, no que se refere à legislação societária das grandes empresas,

principalmente as sociedades por ações conhecidas por sociedades anônimas ou S.A.

Além do controle financeiro, os sistemas controlam também fisicamente o bem

gerando relatórios que indicam a data de aquisição, localização, vida útil, estado geral atual,

tempo médio de vida, fornecedor, nota fiscal, taxa de depreciação etc.

31

Nos sistemas integrados, essas informações são transferidas para a contabilidade,

possibilitando o registro imediato também naquela área, sem a necessidade de reprocessar os

lançamentos já efetuados pelo controle do imobilizado, na área administrativa.

L - SISTEMA DE GERÊNCIA OU GESTÃO FINANCEIRA

É um sistema que agrega vários outros, gerando relatórios específicos das áreas

interligadas com a área financeira da empresa. Geralmente, é um sistema que centraliza

informações da contabilidade, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, sendo

que essas atividades são desenvolvidas em cada área específica, e gerenciadas pela

administração financeira ou controladoria, dependendo da estrutura adotada na empresa.

3.4. SISTEMAS MONOUSUÁRIOS

São sistemas que só permitem que um usuário trabalhe de cada vez. Esses

sistemas dependendo da atividade a ser exercida na empresa, podem dificultar algumas tarefas,

visto que não permitem o uso de mais de um equipamento para trabalhar nele. Nos casos de

trabalhos atrasados, por exemplo, não é possível formar uma equipe para dividir e agilizar as

atividade, fazendo uso de vários computadores na realização das tarefas. Para o mercado, eles

são considerados sistemas simples, com poucos recursos e muitas limitações.

Os sistemas monousuários são recomendados para pequenas empresas, com uso

limitado da informática, justificado pela não-necessidade de sistemas maiores e mais

complexas que podem ficar ociosos devido ao pequeno volume de informações ou serviços.

32

3.5. SISTEMAS MULTIUSUÁRIOS

São sistemas mais complexos, que podem ser utilizados ou compartilhados simultaneamente

por várias pessoas, e são conectados em rede local ou remota. Permitem a agilização das

tarefas, principalmente quando se tratar de trabalhos atrasados, que precisem da participação

simultânea de vários usuários.

O sistema multiusuário é apropriação para se atualizar a contabilidade de uma

empresa, permitindo que se faça a escrituração de vários meses ou anos ao mesmo tempo, de

uma mesma empresa ou de empresas diferentes. Isto significa que se pode utilizar um sistema

multiusuário para dividir os trabalhos, definindo-se tarefas que cada empregado deve realizar e

mantendo-se as restrições ou limitações necessárias.

Exemplificando: pode-se determinar que um empregado faça os lançamentos do

mês de janeiro, outro faça os de fevereiro, outro os de março, e assim por diante. Depois, é só

organizar os arquivos e preparar os relatórios desejados para cada mês. É possível separar os

trabalhos por grupo de lançamentos também: um grupo lança as despesas, outro lança as

receitas, outro faz os extracaixas, e assim sucessivamente.

Os computadores de grande porte geralmente utilizam sistemas multiusuários,

em rede local ou remota. Eles são encontrados nas grandes empresas, em várias áreas,

executando funções administrativas, financeiras e contábeis.

Para viabilizar o uso das redes e dos sistemas multiusuários, podem ser utilizados terminais

sem memória ou CPU (Central Processing Unit ou Unidade Central de Processamento). Estes

terminais são chamados de estações de trabalho e podem funcionar sem o disco rígido. São

33

conhecidos por diskless workstation (estação de trabalho sem disco). Assim, é possível ter

vários terminais acessando um sistema de contabilidade, em locais diferentes, dentro ou fora da

empresa.

Os serviços utilizados pelos bancos são exemplos de sistemas multiusuários, em

que vários clientes operam suas contas correntes em rede, on-line (em linha) e em real time

(tempo real), de qualquer parte do país e até do mundo. O melhor exemplo prático disso é a

movimentação de uma conta conjunta: uma pessoa pode estar em São Paulo, fazendo um saque

no banco 24 horas e a outra, em uma agência em

Manaus, tirar um extrato da conta, cada uma utilizando seu cartão magnético e sua senha para

movimentar a mesma conta. A conexão em rede remota ou à distância, possibilita que as duas

pessoas acessem a mesma base ou banco de dados, que pode estar em qualquer localidade.

3.6. SISTEMAS ABERTOS

Sistemas abertos são aqueles que permitem que se faça alguma alteração nos

relatórios por ele produzidos. Isto é possível, fazendo-se uma parametrização, ou seja, criando-

se parâmetros específicos em alguns programas já existentes no gerador de relatórios.

Exemplo: suponha-se um programa de controle de contas a receber que já

disponha de um relatório previamente cadastrado, que gera uma relação de todas as contas a

receber em determinado mês, por data crescente de vencimento. Em um sistema aberto, o

usuário pode modificar esse relatório e adequá-lo a sua necessidade de obter a informação por

34

data de emissão de título, região geográfica, ordem alfabética, CPF do devedor, maior valor, e

assim por diante.

Os sistemas abertos trazem um gerador de relatórios que possibilita a criação de

diversos modelos de demonstração das contas, elaborados com base nas informações

armazenadas nos arquivos de dados.

3.7. SISTEMAS FECHADOS

Sistemas fechados são os que não possibilitam alterações em seu conteúdo,

senão quando feitas por seu fabricante ou representante legal. Isto significa dizer que não se

pode modificar um relatório ou criar outro diferente. Os relatórios disponíveis são os

previamente implantados por quem desenvolveu o programa e não podem ser alterados. Esses

sistemas bloqueiam a criatividade do usuário e são considerados limitados, sendo utilizados

somente por pequenas empresas. Não devem, portanto, ser recomendados para empresas de

médio ou grande porte. Aliás, mesmo as pequenas empresas que utilizam-se deles sofrem as

conseqüências de suas limitações.

Os sistemas fechados são mais baratos do que os abertos. Contudo, convém avaliar a

relação custo/benefício, antes de optar por um ou outro, quando se tratar de pequenas empresas,

pois os sistemas abertos geralmente têm muitos outros recursos, que na maioria das vezes não

são necessários para as empresas de pequeno porte.

Daí a opção de se poder desenvolver um sistema específico, para atender às necessidades da

empresa, naquilo que ela julgar interessante.

35

3.8. SISTEMAS MONOEMPRESA

Sistemas monoempresa são aqueles desenvolvidos para atender a uma única

empresa. Eles podem ser adquiridos no mercado ou encomendados.

As vantagens do sistema monoempresa são:

facilidade operacional;

mais rapidez;

menor custo.

Quando o sistema é desenvolvido sob encomenda, ele apresenta características

específicas, sendo mais bem adaptado às necessidade da empresa que o encomendou.

Nos sistemas monoempresa, os relatórios são preconizados com o nome da empresa que o

adquiriu.

3.9. SISTEMAS MULTIEMPRESA

Os sistemas multiempresa são os que permitem o cadastro ou implantação de

várias empresas ao mesmo tempo, definindo-se um código de controle para acessar cada uma

delas. O limite de empresas que podem ser cadastradas depende da capacidade operacional do

sistema, podendo ser superior a 200 estabelecimentos, incluindo matriz e filiais.

36

Os sistemas multiempresa geralmente são completos em termos de recursos técnicos e

apresentam algumas complexidades de uso, em decorrência do volume de dados ou

informações que precisam ser administradas.

Os escritórios de contabilidade e as grandes empresas interessam-se muito por esses

aplicativos, que, por sua vez, exigem a utilização de equipamentos mais sofisticados para

atenderem à sua capacidade de processamento.

3.10. SUBSTITUIÇÃO DE SISTEMAS

Quando o aplicativo já não atende às necessidades da empresa, deve ser substituído por

outro com mais recursos técnicos. As empresas que vendem sistemas estão sempre buscando

atualizar e melhorar as versões, para evitar essa mudança.

A substituição de um sistema exigem alguns cuidados. É preciso verificar se os

equipamentos disponíveis estão em sintonia com o novo aplicativo, visto que os aplicativos

mais modernos exigem maiores recursos de hardware. O saldo das contas deve ser implantado

com base no último balancete ajustado ou balanço encerrado. É recomendável que não se

substitua o sistema no meio ou final do ano, sendo ideal que essa mudança aconteça no início

do exercício, logo após a conclusão do balanço.

Problemas que podem surgir quando da implantação do novo sistema:

a – Incompatibilidade entre o novo sistema e os equipamentos existentes na empresa.

b- Dificuldades de assimilação dos novos comandos, por parte dos usuários

37

c- Atraso no processamento, em virtude da mudança.

d – Perda de informação por falta de adaptação dos usuários.

e – Perda de relatórios no início da implantação.

Para que a mudança seja bem-sucedida, é sempre importante que se faça um

planejamento mínimo, incluindo prazos e controles de execução dos trabalhos.

RESUMO INFORMATIVO

A informática atua por meio do uso de programas e sistemas específicos.

Os programas processam instruções e geram relatórios de informações.

Os sistemas representam um conjunto de rotinas, com vários programas e sub-

programas.

Os sistemas da área contábil podem ser alimentados, por meio da integração das

informações, por sistemas de outras áreas, como pessoal, almoxarifado, contas a pagar e

receber, faturamento etc.

Os sistemas podem ser:

Ü monousuários: que só podem ser utilizados por um único usuário;

38

Ü multiusuários: podem ser utilizados por vários usuários ao mesmo tempo;

Ü monoempresas: só podem ser utilizados por uma empresas;

Ü multiempresas: podem ser utilizados por várias empresas ao mesmo tempo.

39

4. REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

A integração dos sistemas possibilita uma comunicação entre as áreas afins, ou

seja, áreas que têm o mesmo interesse pelas informações que serão processadas na empresa.

A contabilidade é a área mais beneficiada com as redes e a integração dos

sistemas, devendo ser também a mais envolvida no processo, pois para ela devem fluir quase

todas as informações da empresa.

4.1. QUE É UMA REDE

Rede é a comunicação entre os computadores de uma empresa; permite que estes

operem em grupo, compartilhando o acesso e equipamentos periféricos (estabilizadores de

corrente, impressoras, discos, modems etc.) e a informações, por meio de estações de trabalho

ou terminais, conectados fisicamente e gerenciados por um software.

A estrutura básica de uma rede local é:

Ü um computador central, chamado de servidor;

Ü terminais de acesso ou estações de trabalho (microcomputadores);

Ü placas de comunicação ou placas de rede para cada micro interligado;

Ü cabos conectores para possibilitar a comunicação entre os microcomputadores da rede e o

servidor;

Ü um sistema operacional ou software para gerenciar a rede.

40

Existe uma tendência a não utilizar os cabos para a interligação entre os

terminais ou estações de trabalho e o servidor. O avanço tecnológico já criou computadores que

não utilizam cabos, que, em geral, contribuem para grande parte dos defeitos de

funcionamento da máquinas.

As grandes empresas investem no sistema de rede, como forma de agilizar

procedimentos viabilizar a intercomunicação entre as áreas, evitando também que muitos

registros se repitam em diversos setores.

4.2. REDES LOCAIS E REMOTAS

A rede pode estar ligada a um servidor instalado dentro ou fora da empresa.

Quando esta ligação é com um computador instalado fora da empresa, chama-se rede remota ou

à distância. Quando o computador servidor está instalado dentro da empresa, chama-se rede

local.

A rede remota utiliza-se de equipamentos auxiliares, no caso o modem, para

completar o processo de comunicação. O modem traduz os sinais recebidos por telefone para a

linguagem do computador. A palavra modem (acrônico) resulta das iniciais de modulador e

demodulador.

4.3. COMO FUNCIONAM AS REDES

As redes funcionam de acordo com o que foi planejado pela empresa ou pela

área específica. Assim, é possível ter-se uma rede ampla ou restrita. A rede ampla deve

abranger todas as áreas da empresa, mesmo que ainda não estejam interligados ou conectados

41

todos o pontos. Isso significa que se a empresa tem 10 setores, deve ter no mínimo 10 pontos de

rede, um em cada setor. Se preferir, pode ter mais de um ponto em cada setor ou, se for

conveniente, ter pontos apenas em alguns setores. Assim, a rede pode funcionar com dois, dez

ou mil terminais (estações de trabalho), desde que os equipamentos instalados suportem essa

dimensão.

O acesso a um sistema ou arquivo, quando a empresa está interligada em rede,

pode ser por meio de qualquer terminais de computador. Como acontece em um grande banco

moderno, qualquer caixa acessa a conta do cliente, em qualquer parte do país. Nesse caso, o

banco está interligado em rede remota nacional, geralmente via satélite.

No caso de uma empresa sem filial e com vários setores, a rede permite que

determinado trabalho seja realizado em outra área. Por exemplo, os lançamentos da

contabilidade podem ser feitos no computador ou terminal instalado na sala do setor de

compras, por um usuário da contabilidade que esteja credenciado para acessar o sistema. Isso

facilita bastante o desenvolvimento dos trabalhos, pois se por motivo técnico o terminal da

contabilidade não estiver funcionando, os serviços podem ser realizados em outras salas da

empresa que tenha uma estação de trabalho.

No caso da rede remota, a amplitude é maior ainda. É possível que se façam os

lançamentos em qualquer lugar onde esteja instalado um terminal, desde que se tenha acesso à

rede e ao sistema. Assim, a contabilidade de uma empresa instalada na capital pode ser

acessada ou movimentada por alguém devidamente habilitado que esteja no interior.

42

4.4. VANTAGENS E DESVANTAGENS DAS REDES

As redes apresentam muitas vantagens para as empresas que as utilizam. Além

de facilitar os trabalhos, permitem uma dinâmica na interação entre as diversas áreas,

possibilitando consultas rápidas, informando posições atualizadas e evitando a movimentação

desnecessária de pessoas na empresa, além de melhorar e reduzir o fluxo de papéis.

AS VANTAGENS DA REDE EM UMA EMPRESA SÃO:

Ü disponibilização imediata da informação para todas as áreas interligadas com pontos de

rede;

Ü utilização de sistemas gerenciais integrados;

Ü aumento de capacidade de acompanhamento e gerenciamento;

Ü facilidade na distribuição e descentralização de tarefas;

Ü facilidade de acesso às informações.

AS VANTAGENS DAS REDES SÃO:

Ü vulnerabilidade das informações;

Ü necessidade de rígido controle de acesso, pela utilização de senhas;

Ü possibilidade de contaminação com vírus;

Ü possibilidade de uso indevido por usuários despreparados.

43

As vantagens compensam em todos os aspectos, porque os problemas

decorrentes do mau uso da rede podem ser minimizados, se houver bens gerenciamento.

4.5. CONTABILIDADE ON-LINE E OFF-LINE

A contabilidade é on-line quando está disponível no computador para prestar

informações, permitindo acesso aos sistemas e programas a qualquer instante. On-line tem o

significado de “em linha”, “sintonizado”. Alguns sistemas utilizam esta linguagem para

informar o que está disponível imediatamente para o usuário. Quando se trata de ajuda, o termo

aplicado é help on-line, que significa “socorro imediato”.

Na contabilidade on-line, é possível gerar e emitir um balancete a qualquer dia e

hora. Supondo que a empresa deseja um balancete prévio no dia 16 de cada mês, às 09:00

horas, com as informações da primeira quinzena do mês, a contabilidade on-line vai permitir a

geração desse balancete.

De maneira oposta, a contabilidade off-line ou “fora de linha” não permitiria esse recurso,

porque alguns sistemas, principalmente os utilizados por empresa que prestam serviços e

utilizam grandes computadores, ficam indisponíveis para algumas tarefas em determinados

horários. No caso da emissão do balancete, no sistema off-line pode ser que ele só possa ser

gerado e emitido em determinado turno. Isso tem uma justificativa até certo ponto lógica: ficar

com um equipamento ligado constantemente, aguardando uma possível utilização para as

tarefas pouco solicitadas no dia-a-dia, pode ser muito oneroso para a empresa, principalmente

quando se utilizam equipamentos de grande porte. É o mesmo que deixar o automóvel ligado,

aguardando a hora de sair sem ter definido qual será este horário.

44

Assim, deve ter entendido que a contabilidade on-line funciona melhor nas empresas

com grande número de lançamentos e movimentação diária das contas, porque elas podem

necessitar de um relatório a qualquer momento, enquanto a contabilidade off-line é mais

apropriada para as empresas com menor número de lançamentos e pouca movimentação diária,

que possam planejar o horário para processar suas informações, gerar e emitir seus relatórios,

racionalizando os trabalhos.

4.6. ÁREAS DE INTEGRAÇÃO

As áreas que têm envolvimento direto com a contabilidade são consideradas

fontes de alimentação do sistema. As informações são processadas nestas áreas e enviadas por

computador, através da exportação de dados.

As áreas que devem ser integradas à contabilidade são:

Ü carteira fiscal;

Ü faturamento;

Ü tesouraria;

Ü contas a pagar;

Ü contas a receber;

Ü almoxarifado;

Ü patrimônio/imobilizado;

Ü pessoal;

Ü custos.

45

O fluxo de informações para a contabilidade, por meio dos sistemas integrados

elimina a repetição de lançamentos, uma vez que eles só precisam ser processados nas áreas de

origem.

Nas empresas que utilizam redes e sistemas integrados, a contabilidade é o

centro de convergência das informações. Nesses casos, o contador direciona sua atenção para

as atividade de acompanhamento e controle, filtrando as informações antes de serem integradas

à contabilidade, analisando e conciliando contas e relatórios, promovendo as correções e os

ajustes necessários.

4.7. VANTAGENS E DESVANTAGENS DA INTEGRAÇÃO

A integração dos sistemas apresenta vantagens e desvantagens de seu uso na

empresa, estando as desvantagens relacionadas com a necessidade de um rígido controle das

informações que fluem de uma área para a outra.

Por ser a contabilidade a área que formaliza o registro legal das operações da

empresa, ela precisa controlar as informações recebidas diretamente das outras áreas

providenciando uma avaliação crítica desses registros. Isso significa uma dificuldade grande

para o contador, que precisa contar com pessoas qualificadas nas demais áreas (que vão

alimentar a contabilidade da empresa com informações).

As principais vantagens da integração dos sistemas diz respeito à agilidade com

que as informações são processadas na empresa, fluindo rapidamente entre ás áreas envolvidas

ou interessadas por elas. Associada a isso está a facilidade de conferência sendo, em alguns

casos, desnecessário conciliar as contas movimentadas pelos controles paralelos. Isso é possível

46

porque não existe repetição de lançamento, que, em muitos casos, é o motivo da divergência de

um setor para o outro. Quando é feito um lançamento no almoxarifado, esse mesmo lançamento

é enviado para a contabilidade nos sistemas integrados, sem nenhuma chance de lá ser

registrado de forma diferente. Se ele estiver correto no almoxarifado, estará correto também na

contabilidade.

As desvantagens ficam por conta de eventuais erros de lançamentos nas áreas

que alimentam a contabilidade. Isso precisa ser acompanhado criteriosamente, para evitar que

erros cometidos em outras áreas sejam refletidos naquele setor da empresa. O contador não

pode perder o controle da situação e sempre que possível deve recorrer à filtragem das

informações ou dos lançamentos, ou seja, só permitir que as informações sejam integradas à

contabilidade após a conferência e confirmação de sua regularidade.

Comparando-se os fatores positivos em relação aos negativos, pode-se afirmar

que existem muito mais vantagens do que desvantagens na integração dos sistemas de controles

paralelos com a contabilidade. Além de deixar o plano de contas mais enxuto, ou fornecedores,

a integração possibilita melhor gerenciamento, resultando em mais dinâmica e objetividade nos

trabalhos.

VANTAGENS DA INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS:

Pode eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando

o acúmulo destes na contabilidade;

Ü permite que o fato seja registrado com rapidez na área que primeiro recebeu a informação;

47

Ü evita erros decorrentes da repetição dos lançamentos nas diversas áreas interessadas pela

informação;

Ü facilita e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade;

Ü evita que os documentos fiquem expostos ou circulem demais na empresa, protegendo as

informações neles contidas;

Ü quando interligada em rede, torna a informação disponível em qualquer ponto de rede ou

estação de trabalho.

DESVANTAGENS:

Ü dificulta a identificação de um eventual erro de lançamento, por este não ter sido efetuado

na contabilidade da empresa;

Ü torna a contabilidade vulnerável, sendo cada vez mais necessário um acompanhamento

constante das informações processadas nas outras áreas;

Ü exige mais qualificação e o mínimo de conhecimento de classificação contábil dos

profissionais que atuam nas áreas que alimentam as informações para a contabilidade;

Ü exige um controle rigoroso sobre os documentos que são recebidos na empresa,

estabelecendo-se um fluxo correto para eles.

4.8. CONTROLES DAS ÁREAS INTEGRADAS

O controle das áreas integradas devem ser feito por meio da análise e conciliação

dos registros por elas efetuados.

48

Ao se analisar um lançamento efetuado pelo setor de faturamento procede-se também a

uma análise do lançamento que foi ou será registrado na contabilidade. Daí a importância de se

controlar as áreas que efetuam lançamentos vinculados à contabilidade da empresa. Os

registros efetuados no setor de contas a pagar, contas a receber, almoxarifado e imobilizado,

são chamados registros auxiliares, e são considerados de grande importância para a empresas,

na geração de informações para a contabilidade, influenciando no lançamento das depreciações,

provisões para devedores duvidosos, baixas dos estoques etc.

Os relatórios analíticos, para consultas e verificações em geral, são gerados nas áreas onde se

inicia o processo de registro. Assim, para se conhecer a relação de credores ou fornecedores da

empresa, com a disposição de seus saldos e respectivas movimentações, o caminho mais

correto é a contabilidade, mas o setor de contas a pagar da empresa, por meio da conta corrente.

Na contabilidade, haverá o registro de todas as transações que envolvem aquele credor ou

fornecedor, contudo, na mesma conta que registra a movimentação dos demais. Assim a

contabilidade fica com uma só conta analítica para todos os fornecedores, enquanto o setor de

contas a pagar terá uma conta analítica para cada fornecedor que efetuar transação com a

empresa.

Resumo Informativo

Os computadores podem ser interligados entre si, formando uma rede local ou remota.

Rede local é aquela situada no âmbito da empresa.

Rede remota é aquela fora do âmbito da empresa.

49

As redes apresentam mais vantagens do que desvantagens.

Somente com a instalação da rede é possível uma integração de informações

entre as diversas áreas da empresa.

A contabilidade, quando está operando em rede, pode estar em on-line e off-line:

on-line é quando ela está em linha direta com o servidor da rede e obtém respostas imediatas

para todas as transações praticadas: off-line é quando ela não está em linha direta com o

servidor da rede, não obtendo respostas imediatas para todas as transações praticadas.

Todas as áreas da empresa podem ser interligadas em rede, dependendo da

conveniência e oportunidade de uso dos recursos da informática.

A integração das informações entre diversas áreas apresentam vantagens e

desvantagens:

vantagens: facilidade na obtenção de gerenciamento das informações:

desvantagens: dificuldades de controle de operações praticadas por usuários.

As áreas integradas devem ter informações controladas quando da importação dos dados pela

contabilidade.

Com a integração das áreas, o trabalho de composição do saldo das contas mantidas na

contabilidade fica mais fácil e confiável.

50

5. ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS

A contas são cadastradas ou implantadas com base no plano de contas,

previamente desenvolvido de acordo com a estrutura da empresa e considerando as orientações

contidas nos dispositivos legais, no caso a legislação societária, devendo obedecer ainda ao

princípios de contabilidade geralmente aceitos.

É possível que uma empresa apresente um plano de contas diferente de outra,

porque elas podem ter atividade distintas. Dessa forma, o plano de contas de uma indústria é

diferente do plano de contas de uma empresa comercial, que por sua vez é diferente do plano de

uma empresa de prestação de serviços.

Existe, contudo, uma estrutura básica, comum à maioria das empresas, que serve

de parâmetro para sua organização e implantação.

A correta estrutura do plano de contas é fundamental para que os auxiliares da

contabilidade possam desenvolver suas funções, porque evita as constantes consultas ao

contador, o que termina por prejudicar o bom andamento dos trabalhos.

Os sistemas informatizados devem trazer um programa de acesso on-line ao

plano de contas, pelo qual se possa consultar, a qualquer momento, a função e o funcionamento

de uma conta, seu código completo ou reduzido, possibilitando ainda que a mesma seja

transportada para a tela de lançamento.

A estrutura do plano de contas deve conter os seguintes elementos de

identificação:

grupos;

títulos;

51

códigos;

níveis;

natureza do saldo da conta;

5.1. GRUPOS

O grupo é o conjunto de contas que apresenta funções semelhantes, dentro da

estrutura do plano, levando-se em consideração sua natureza, finalidade e características.

Exemplo: grupo do ativo.

Os grupos e subgrupos de contas são:

GRUPOS

Ativo

Passivo

Despesas

Receitas

SUBGRUPOS

Ativo circulante

Ativo realizável a longo prazo

Ativo permanente

Passivo exigível a longo prazo

Patrimônio líquido

Receita operacional

52

Despesa operacional

Despesa não operacional

OS SUBGRUPOS DIVIDEM-SE EM:

ATIVO CIRCULANTE:

Disponível

Realizável a curto prazo

Ativo Realizável a Longo Prazo:

Créditos a receber a longo prazo

ATIVO PERMANENTE:

Investimentos permanentes

Imobilizado

PASSIVO CIRCULANTE:

Fornecedores

Credores diversos

Obrigações sociais e trabalhistas a pagar

Impostos a pagar

53

PASSÍVEL EXIGÍVEL A LONGO PRAZO:

Financiamento a longo prazo

Empréstimos

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Capital social

Reservas de capital

Outras reservas

RECEITAS OPERACIONAIS:

Receitas operacionais a vista

Receitas operacionais a prazo

DESPESAS OPERACIONAIS:

Despesas administrativas

Despesas comerciais

Despesas financeiras

Despesas industriais

Despesas tributárias

54

Existem empresas que consideram em seu elenco de contas a apuração dos

custos como um grande grupo, o quinto no caso. Esse grupo recebe lançamentos de rateio e

apropriação de custos, transferindo o valor apurado para o custo de produção, dentro do grupo

de despesas. Assim, conclui-se que ele é uma extensão do grupo de despesa.

Os subgrupos são os níveis de intermediação entre as contas analíticas e os

grandes grupos, servindo para identificação do nível de subordinação das contas titulares e das

intermediárias. A depender do detalhamento dos níveis das contas, eles podem ser divididos em

outros subgrupos.

5.2. TÍTULOS

Nos sistemas manuscritos e mecanizados, era o título ou designação da conta

que dava inicio ao lançamento, identificando as partidas e as contrapartidas. Assim, para se

efetuar um lançamento era necessário escrever ou digitar o título da conta devedora (partida) e

da conta credora (contrapartida), para que em seguida completar com data, histórico e valor. A

conta credora era antecedida da preposição a.

EXEMPLO:

Estoque de mercadorias próprias

a Fornecedores

55

Os sistemas informatizados com códigos, sendo dispensado informar os títulos das

contas que, contudo, são necessários para a leitura do balancete e dos demais relatórios, quando

impressos ou apresentados no vídeo.

Ao se fazer um lançamento nos sistemas informatizados, pode ser utilizado apenas o

código para identificação do título da conta, que já fora previamente cadastrada no elenco de

contas. Isso significa que não é necessário digitar o nome da conta, pois o sistema o identifica

automaticamente, quando o código é informado, o que proporciona uma enorme economia de

tempo, uma vez que os códigos podem ser reduzidos e de fácil memorização.

Existem sistemas que consideram o título como a definição do nível de uma conta que

não aceita lançamento, sendo portanto um conta sintética. Assim, na hora de cadastrar a conta,

o sistema pede para informar se é uma conta “titulo” ou uma conta “analítica”, digitando-se no

campo próprio um “T” ou um “A”, de acordo com a alternativa correta. O ideal, porém, é que

estes sistemas utilizem “sintética” ao invés de “titulo” para identificar as contas que não podem

receber lançamentos, substituindo o “T” por “S”.

5.3. CÓDIGOS

Os códigos são definidos em função do nível e da natureza da conta. Os sistemas

devem utilizar códigos simplificados ou reduzidos para as contas de movimentação, que são

aquelas que aceitam lançamentos e também são chamadas de contas analíticas. as contas

sintéticas ou de agrupamento não aceitam lançamentos e os saldos que apresentam é

processado automaticamente pelo sistema.

56

O CÓDIGO DEVE IDENTIFICAR:

grupo da conta;

subgrupo da conta;

grau de subordinação ou nível;

conta intermediária;

ordem ou posição no elenco de contas.

O código simplificado ou reduzido, utilizado para as contas analíticas, não segue

uma ordem lógica quando é gerado aleatoriamente pelo sistema, ao se cadastrar uma conta.

Este código simplificado é facultativo e serve para facilitar a indicação das contas envolvidas

nos lançamentos, podendo, alternativamente, ser informado pelo usuário em ordem seqüencial.

Os códigos reduzidos devem ter no máximo quatro dígitos, para facilitar sua

memorização. Se o usuário não desejar utilizar os códigos aleatórios fornecidos pelo sistema,

ele deve cadastrar outros na ordem crescente, iniciando as contas de ativo com o dígito 1, de

passivo com o dígito 2, de despesas com o dígito 3 e de receitas com o dígito 4, para vincular o

código ao grupo de conta.

O sistema deve aceitar toda as transações com as contas analíticas por meio do

código reduzido. Assim, para se consultar a conta caixa, por exemplo, basta entrar no menu de

consulta, indicar o código 1 e o período a ser consultado.

57

5.4. NÍVEIS

O nível de uma conta pode ser sintético ou analítico, dependendo de seu grau de

subordinação. As contas sintéticas não aceitam lançamentos e portanto não podem ser

movimentadas pelos usuários, sendo seu saldo gerado automaticamente pelo sistema, à medida

que são feitos os lançamentos nas contas analíticas do grupo.

A definição dos níveis varia de acordo com a necessidade de cada empresa, da estrutura do

balancete que se deseja implantar, podendo obedecer ao seguinte critério básico:

5.5. NATUREZA DO SALDO

Os sistemas devem considerar a natureza do saldo das contas em função do

grupo a que elas pertençam, atribuindo os sinais de D ou (+) para as devedoras e C ou (-) para

as credoras. Assim, ao se cadastrar uma conta de ativo ou despesa deve ser informado no

campo próprio que aquela é uma conta de natureza devedora, indicando o sinal D ou (+).

Alternativamente, o balancete pode não precisar apresentar o sinal de débito ou

crédito quando relacionar as contas. Esta indicação só se fará necessária se o saldo for de uma

anotação com um sinal de (-) ou C ao lado da conta. Isso indicará que a conta de despesa está

negativa e, portanto, com o saldo errado, uma vez que não é possível ter conta de despesa com

saldo negativo.

As contas retificadoras (depreciações, provisões para perda, títulos em cobranças etc.) devem

ser cadastradas ou implantadas com o sinal inverso daquele das demais contas do grupo a que

pertençam caracterizando-as como de saldo credor quando corrigir uma conta de saldo devedor,

58

e de saldo devedor quando corrigir uma conta de saldo credor. O sinal da conta retificadora

contrário ao da conta que está sendo retificada.

Resumo Informativo

O plano de contas serve de base para a classificação das contas durante os

lançamentos, constituindo-se em fonte de consulta.

As empresas podem apresentar plano de contas diferentes umas das outras,

mantendo contudo a estrutura básica.

A estrutura básica de contas compreende os seguintes elementos: grupos, títulos,

códigos, níveis e natureza dos saldos.

Nos sistemas informatizados, o plano deve ser acessado de forma on-line, ou

seja, diretamente na tela.

Os grupos são: ativo, passivo, receitas e despesas. Eles são subdivididos em

subgrupos sintéticos e estes em contas analíticas.

Título é o nome ou denominação da conta.

Código é o controle numérico de identificação, definido em função do nível e da

natureza da conta.

Os códigos podem ser completos ou reduzidos.

O nível indica o grau de subordinação das contas.

Os níveis são apresentados na ordem crescente e o maior deles deve ser o de

movimentação, ou seja, aquele que aceita lançamentos.

A natureza do saldo indica se a conta é devedora ou credora.

59

As contas com saldo devedor devem ser identificadas com D ou (+).

As contas com saldo credor devem ser indicadas com C ou (-).

60

6. CADASTROS E CONSULTAS

Cadastrar uma atividade ou transação é registrá-la na memória do computador,

de acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizados. Essa providência elimina a

necessidade de repetições de procedimentos e facilita o acesso ou consulta às informações

desejadas.

6.1. CADASTRO DO ELENCO DE CONTAS

6.1.1. INCLUSÃO DE CONTAS

Após a elaboração cuidadosa do plano de contas, deve ser feita a inclusão no

sistema do elenco de contas analíticas e dos grupos e subgrupos.

A inclusão deve envolver os princípios dados das contas, tais como:

código completo e reduzido;

controle de interveniência ou divisão;

nome do título;

nível (sintético ou analítico)

status ou natureza (devedora, credora);

forma de apuração do saldo (mensal ou diário).

61

É importante lembrar que o sistema poderá aceitar duas ou mais contas com o

mesmo nome em grupo ou subgrupo, desde que tenha códigos diferentes. Para que isto seja

evitado, o sistema deve conter instruções que acusem a existência de conta com o mesmo título.

Após ser incluída e movimentada, a conta não deve mais ser excluída do sistema

até que seja concluído o balanço, porque já gerou informações para o diário, o razão e o

balancete daquele exercício, quando recebeu o lançamento que a movimentou.

Contudo, se a conta não tiver sido movimentada, pode ser excluída a qualquer

tempo.

Para facilitar ainda mais o trabalho, a ordem de inclusão ou implantação das

contas e seus respectivos grupos deve obedecer à seguinte seqüência:

A – CADASTRAR GRUPOS DO NÍVEL 1

Ativo Total

Passivo Total

Despesa Total

Receita Total

B – CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 2

Ativo Circulante

Ativo Realizável a Longo Prazo

Ativo Permanente

Passivo Circulante

62

Passivo Exigível a Longo Prazo

Resultado de Exercício Futuros

Patrimônio Líquido

Despesas Operacionais

Despesas Não Operacionais

Receitas Operacionais

Receitas Não Operacionais

C- CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 3

NO ATIVO

Disponível

Aplicações a Curto Prazo

Realizável a Curto Prazo

Depósitos Judiciais

Empréstimos Compulsórios

Investimentos Temporários a Longo Prazo

Investimentos (Permanente)

Imobilizado Líquido

Diferido

NO PASSIVO

Fornecedores

63

Obrigações Sociais a Pagar

Obrigações Trabalhistas a Pagar

Obrigações Tributárias a Pagar

Outras Obrigações a Pagar

Consignações a Pagar

Adiantamentos Recebidos de Clientes

Provisões Constituídas

Dívidas a Longo Prazo

Capital Social Integralizado

Reservas de Capital

Lucros Acumulados

Prejuízos Acumulados

NA DESPESA

Despesas Administrativas

Despesas Comerciais

Despesas Industriais

Despesas Financeiras (Encargos Financeiros)

Despesas Tributárias

Outras Despesas Operacionais

Resultado da Correção Monetária

64

NA RECEITA

Receitas Operacionais a Vista

Receitas Operacionais a Prazo

Outras Receitas Operacionais

Resultado da Alienação de Bens

D – CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 4

NO ATIVO

Disponível em Caixa

Disponível em Bancos conta movimento

Créditos a Receber (Duplicatas, Cartões, Cheques)

Outros Créditos a Receber (Adiantamentos, Recuperações)

Estoques de Materiais de Uso

Estoques de Mercadorias

Despesas de Exercícios Seguintes

Contas Transitórias

Empréstimos Compulsórios

Imobilizado Corrigido

Depreciações Acumuladas (Retificadora do Imobilizado)

NO PASSIVO

Fornecedores de bens

Fornecedores de serviços

65

Impostos Federais a Pagar

Impostos Estaduais a Pagar

Impostos Municipais a Pagar

Consignações de Aluguéis a Pagar

Consignações de Pensões Judiciais

Consignações de Associações

Convênios com Hospitais e Clínicas

NA DESPESA

Salários e Vantagens

Encargos Sociais

Encargos Trabalhistas

Benefícios Sociais

Outras Despesas Administrativas

Impostos Incidentes Sobre as Vendas

Despesas Diretas de Produção

Despesas Indiretas de Produção

Outras Despesas de Produção

NA RECEITA

Receitas de Vendas a Vista Sede

Receitas de Vendas a Vista Filial 01

Receitas de Vendas a Prazo Sede

Receitas de Vendas a Prazo Filial 01

66

E – CADASTRAR AS CONTAS DE MOVIMENTO DO NÍVEL 5 (ANALÍTICAS)

NO ATIVO

Caixa sede

Caixa Filial 01

Caixa Filial 02

Fundo Fixo de Compras

Fundo Fixo da Administração Geral

Banco ABC Sede

Banco ABC Filial 01

Banco ABC Filial 02

Adiantamentos de Salários

Adiantamentos de Férias

Adiantamentos de Décimo Terceiro Salário

Adiantamentos aos Empregados

Adiantamentos aos Fornecedores

Valores a Classificar

Seguros a Vencer

Assinaturas a Vencer

Empréstimos Compulsório sobre combustíveis

Empréstimos Compulsório/Eletrobrás

Participações Societárias

Imóvel

Instalações

67

Máquinas e Equipamentos

Móveis e Utensílios

Depreciação Acumulada Imóveis

Depreciação Acumulada Instalações

Depreciação Acumulada Máquinas e Equipamentos

Depreciação Acumulada Móveis e Utensílios

Valores a Amortizar

Amortizações Acumuladas

NO PASSIVO

Fornecedores de materiais (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética)

Fornecedores de serviços (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética

Contribuições a pagar ao Confins

Contribuições a pagar ao PIS

Contribuições a pagar ao INSS

Consignações com a Associação A

Consignações com a Associação B

Adiantamentos recebidos de clientes do Estado

Parcelamento de débito com o INSS

Parcelamento de débito com a Fazenda Estadual

Capital Social Realizado

Lucro do exercício A

Lucro do exercício B

Prejuízo do exercício A

68

Prejuízo do exercício B

NA DESPESA

Ordenados

Vantagens

Previdência Social

FGTS

Indenizações

Água

Aluguel de automóveis

Aluguel de imóveis

Aluguel de máquinas

Aluguel de equipamentos

Assinaturas de jornais

Assinaturas de revistas

Bolsas de estudos

Combustíveis

Conservação e limpeza

Contribuições a Associações

Cópias e reproduções

Despesas bancárias

Despesas postais

Doações

69

Editais

Energia

Fax

Fretes

Materiais de expediente

Prêmios de seguros contra incêndio

Processamento de dados

Serviços especializados

Telefone

Treinamento de pessoal

Transportes

Viagens e estadia

Vigilância

NA RECEITA

Vendas a vista sede

Vendas a vista filial 01

Vendas a vista filial 02

Vendas a prazo sede

Vendas a prazo filial 01

Vendas a prazo filial 02

ALTERAÇÃO DE CONTAS

Se uma conta for implantada ou cadastrada com o nome ou saldo inicial errado,

é possível fazer a alteração devida sem afetar os lançamentos que já tenha sido efetuados nela.

70

Exemplificando: se o título da conta CAIXA foi implantado com o nome CAIXAS, basta

entrar no menu de alterações e corrigir, informando o nome correto.

Os sistemas possibilitam que se faça alteração em data, valor, nome, histórico,

códigos e níveis das contas. Contudo, se uma conta já tiver recebido lançamentos não deve ter o

código ou o nível alterados, porque essa alteração modifica sua posição no balancete,

distorcendo os saldos apresentados por ele.

EXCLUSÃO DE CONTAS

A exclusão de uma conta deve ser feita apenas quando for estritamente

necessário. No sistema convencional, excluir uma conta do elenco era simples: eliminava-se a

ficha e faziam-se novas anotações em outra. No sistema informatizado, isso não pode ser feito,

se a conta já tiver recebido lançamento.

A exclusão geralmente é utilizada para resolver problemas do tipo:

Ü conta cadastrada em duplicidade;

Ü conta inativa ou sem movimento por muito tempo;

Ü conta cadastrada no grupo errado.

Ao se excluir uma conta, excluem-se todos os dados de cadastro dela, podendo a mesma ser

reincluída a qualquer tempo.

Para um procedimento seguro antes deve ser feita uma consulta à conta a ser excluída. Após se

obter as informações sobre os dados da conta, efetua-se a exclusão.

71

OBS.: Se a conta tiver sido movimentada no período, deve aparecer uma instrução na tela

informando sobre a impossibilidade da operação, conforme a seguir:

“CONTA MOVIMENTADA, NÃO PODE SER EXCLUÍDA”

CADASTRO DE EMPRESAS

O cadastro de uma empresa é feito para habilitá-la a utilizar o sistema,

mediante a concessão formal do fabricante ou fornecedor.

Devem ser prestadas as seguintes informações básicas:

Ü Natureza da operação: informar se é inclusão, consulta, alteração ou exclusão, conforme

opções apresentadas na tela.

Ü Nome ou razão social: informar o nome de registro da empresa. Não utilizar nome de

fantasia ou outro diferente do constante dos documentos constitutivos.

Ü Código da empresa: informar um código numérico, alfabético ou alfanumérico, de acordo

com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizado.

Ü Endereço: informar o local onde a empresa está situada, conforme consta nos documentos

de constituição.

Ü Inscrição no CGC: informar o número do registro no Ministério da Fazenda.

Ü Inscrição Estadual: informar o número de registro na Fazenda Estadual.

72

Ü Órgão de registro: informar em que órgão a empresa está registrada, podendo ser Junta

Comercial, Cartório de Registro de Títulos e Documentos, Ministério, Secretaria etc., de

acordo com o ramo de atividade da empresa.

Ü Número do registro: informar o número do registro no órgão competente.

Ü Data do registro: informar a data do registro no órgão, que deve ser considerada a data do

início de atividade do estabelecimento.

Ü Nível do estabelecimento: informar se o estabelecimento é único, matriz ou filial.

Ü Exercício: informar o exercício que será contabilizado.

Ü Mês inicial: informar o mês de início das atividades no exercício.

Ü Mês final: informar o mês de apuração do balanço patrimonial.

Ü Último balanço: informar o mês e o ano do último balanço, cujos saldo serão implantados.

Se a empresa está iniciando, informar a data de 31/12 do ano anterior, mesmo que não tenha

havido balanço, para que o sistema passe a considerar os lançamentos a partir do ano

seguinte.

Esses dados serão utilizados pelo sistema, quando ele necessitar gerar os relatórios e

os termos de abertura e encerramento do livro diário. Eles são informados uma única vez e

podem ser alterados a qualquer tempo, desde que se faça necessário. Assim, se a empresa

mudar de endereço, o usuário deve proceder à alteração desse item no sistema, o que evitará

que os relatórios, nos quais constam os dados cadastrais da empresa, saiam com endereço

antigo. No caso de escritório de contabilidade com várias empresas cadastradas, a operação 04

permite que sejam excluídas aquelas empresas que tenham mudado de escritório ou encerrado

suas atividades. A informação sobre o exercício a ser contabilizado serve para que o sistema

73

crie um arquivo separado para cada ano, evitando misturar os dados de um e outro. Isso evita

que se façam lançamentos indevidos, quando a contabilidade está atrasada por mais de um ano.

6.2. CADASTROS DE EVENTOS OU TRANSAÇÕES

As transações praticadas pelas empresas são consideradas eventos. Esses eventos

têm o mesmo significado de um fato contábil ou fenômeno patrimonial. Assim, as vendas a

vista e a prazo, as compras a vista e a prazo, os pagamentos de despesas em dinheiro ou

cheque, os depósitos bancários, todos eles são eventos ou fatos contábeis, que necessitam de

registro na contabilidade da empresa. Os profissionais que utilizavam os sistemas mecanizados

de escrituração contábil gastavam boa parte do tempo preparando os vouchers, utilizando como

“espelho” dos documentos a serem contabilizados. Outra parte era gasta com os lançamentos

no razão e no diário.

Os sistemas informatizados permitem o cadastro dos eventos para facilitar o processo de

contabilização. Esse procedimento torna possível o lançamento automático na contabilidade,

informando-se apenas o código do evento, a data do registro, o valor do documento e o

complemento do histórico, se for necessário.

6.2.1. COMO UTILIZAR O CADASTRO DE EVENTOS

Suponha-se que tenha sido atribuído o código 01 ao evento pagamento a

fornecedor através de cheque. Isso é feito na função cadastrar eventos, no sistemas de

contabilidade gerencial que tenha esta opção de trabalho. Ao entrar no aplicativo e acessar a

tela para efetuar um lançamento, o usuário só precisa indicar o código do evento “01”, informar

74

a data e o valor do pagamento efetuado e completar os dados do histórico. O sistema processará

a informação automaticamente, debitando o valor correspondente à conta analítica de

fornecedor e creditando à contrapartida analítica de banco conta movimento. Isso simplifica

bastante o procedimento, além de diminuir a margem de erros de digitação dos dados. Com o

evento já previamente cadastrado, o usuário consulta a tabela e indica o código correspondente.

6.2.2. EVENTOS DIÁRIOS E MENSAIS

Muitos eventos são constantes na empresa e devem ser cadastrados previamente,

o que possibilita ganhar tempo quando tiverem que ser lançados. Esses eventos podem ser

diários, mensais ou até mesmo anuais, a exemplo do encerramento das contas de resultado,

numa empresa com período de apuração de balanço anual.

Exemplos de eventos diários:

Ü Recebimentos pelo caixa referentes às vendas a vista.

Ü Crédito em conta referente à liberação, pelo banco, de vendas no cartão.

Ü Crédito em conta referente a vendas com duplicatas.

Ü Vendas a prazo com cartão.

Ü Pagamentos a fornecedores através de cheque.

Ü Pagamentos a fornecedores através de dinheiro.

Ü Pagamento a fornecedores através de borderô.

Exemplos de eventos mensais:

Ü Pagamento da folha mensal e respectivos encargos.

Ü Constituição de provisões.

75

Ü Depreciações.

Ü Rateios de despesas para apropriação dos custos indiretos.

Ü Pagamento de despesas de manutenção (água, luz, telefone).

6.2.3. DADOS PARA O CADASTRO DE EVENTOS

Cada sistema apresenta um layout para cadastrar um evento. A disposição dos

dados na planilha de cadastro não influência na hora de fazer o lançamento do evento, desde

que as informações estejam corretas.

Devem ser informados os seguintes dados ao se cadastrar um evento:

Ü Natureza do evento: indicar a transação a que se refere o evento.

Ü Código: indicar um código para identificar e acessar o evento no sistema.

Ü Data do registro: deve ficar livre para ser informada quando o evento for lançado.

Ü Conta devedora e código: indicar a conta devedora e o respectivo código.

Ü Conta credora e código: indicar a conta credora e o respectivo código.

Ü Histórico: resumir as informações da transação efetuada, de forma clara e objetiva.

Ü Valor: deve ficar livre para ser informado quando o evento for lançado.

Sempre que possível, deve-se manter o evento cadastrado inalterado até o término

do exercício. Isso evitará complicações e possíveis confusões que ocorrem quando se modifica

o código ou o histórico de um evento durante o exercício, podendo implicar erro de

classificação contábil.

76

6.3. CADASTRO DE HISTÓRICOS PADRONIZADOS

É por meio do histórico que se tem conhecimento do tipo de transação realizada

pela empresa. Quando se consulta o diário ou o razão de uma conta envolvida com um

lançamento, é pelo histórico que se identifica o fato contábil. Além de ajudar na pesquisa da

informação, o histórico possibilita a análise e a conciliação das contas, facilitando a verificação

da procedência dos lançamentos. O histórico deve ser compatível com a natureza da transação

praticada, de maneira a permitir que se verifica se o lançamento está correto ou não, sem que se

faça necessário recorrer ao documento que serviu de fonte para se processar a informação.

Esses documento só precisam ser manuseados quando se desejar fazer um teste de consistência

dos lançamento, por uma conferência programada ou de uma auditoria praticada na empresa.

Nos bancos e outras instituições financeiras, o histórico tem sido cada vez mais

reduzido e em alguns casos ele é abreviado ou codificado por tipo de operação, o que, em

muitos casos, dificulta a identificação no extrato da transação realizada. É prudente evitar esse

procedimento na contabilidade.

6.3.1. HISTÓRICO PADRÃO

Os sistemas informatizados de contabilidade oferecem a opção de cadastro de

históricos padronizados, para facilitar os lançamentos de eventos ou transações. Durante do dia,

muitas transações são repetidas na empresa, sendo várias delas da mesma natureza, o que

significa que essas transações devem ter o mesmo histórico quando do seu lançamento na

77

contabilidade. Estes históricos podem ser previamente cadastrados, deixando-se apenas os

espaços em branco para completar dados como mês de referência e número do documento.

Quando se cadastra um histórico, o sistema possibilita que sua inserção no

lançamento seja feita por um simples comando ou indicação de código, o que facilita

sobremaneira o processamento das informações. Na maioria das vezes, elaborar e lançar o

histórico é uma atividade que toma muito tempo do usuário.

Todo histórico é considerado um texto pessoal, que cada usuário pode criar

livremente. Esse procedimento pode ser feito por um auxiliar de contabilidade e o contador, na

maioria das vezes, nem vê o lançamento. Cada usuário pode contar a “história” de uma evento

contábil de maneira diferente. É importante que se estabeleçam alguns critérios mínimos, para

que o histórico defina com clareza o acontecimento ou fato contábil ocorrido. O histórico não

deve ser sujeito, assim como não convém que seja simplificado demais. O ideal é que ele

cumpra seu papel principal, que é evidenciar o fato acontecido com a maior clareza possível.

Alguns dados são imprescindíveis na elaboração do histórico, como o meio de pagamento

(dinheiro ou cheque), o número do documento (recibo, cheque, nota fiscal), o mês de referência

etc. Dessa forma, convém que o contador defina e padronize o histórico dos principais eventos

contábeis, atribuindo um código para cada um deles e definindo um texto compatível com a

transação ocorrida.

É importante lembrar que devem ser cadastrados apenas os históricos para

lançamentos que não estejam previstos no cadastro de eventos.

Apresentamos a seguir alguns eventos que podem ter seus históricos padronizados:

Ü Vendas a vista de mercadorias

Ü Vendas a prazo de mercadorias

78

Ü Depósito em dinheiro

Ü Depósito em cheque

Ü Pagamento de duplicatas

Ü Recebimento de duplicatas

Ü Compra a prazo de mercadorias

Ü Compra a vista de mercadorias

Ü Pagamento de impostos

Ü Pagamentos de energia

Ü Pagamento de aluguel

Ü Provisão mensal da folha de pagamento

Ü Provisão mensal de férias

Ü Provisão mensal de décimo terceiro salário

Ü Provisão mensal de impostos e contribuições a pagar

Ü Provisão para devedores duvidosos

Ü Apropriação de custos

Ü Pagamento de juros e multas

Ü Recebimento de juros e multas

Ü Apropriação de custos

Ü Adiantamentos de salários

Ü Adiantamento de décimo terceiro salário

Ü Devolução de compras

Ü Depreciação

79

O que determina a necessidade de manter um histórico padrão é o ritmo de

incidência do evento ou da transação que deu origem a esse histórico.

A elaboração do texto do histórico exigem um pouco de criatividade para que se

possa dar ao evento o sentido exato daquilo que ele representa. Os sistemas possibilitam

também que se modifique um histórico já cadastrado, ajudando assim na construção correta

possível de cada um deles.

6.3.2. HISTÓRICO LIVRE

Em algumas situações, surgem eventos imprevisíveis na empresa, o que enseja

lançamentos diferentes daqueles rotineiros. Para estas situações, o histórico livre é aplicado na

seqüência normal do registro, uma vez que ao abrir a tela de lançamentos o sistema apresenta

este campo sem nenhuma informação. Aí é bastante que se escreva livremente o histórico que

corresponda à operação praticada. Uma eventual importação de bens pode ser um exemplo

característico para a utilização do histórico livre. Não convém que se cadastre um histórico para

uma eventualidade, porque isto sobrecarrega o sistemas e dificulta seu pleno funcionamento.

6.4. CADASTRO E CONTROLE DOS USUÁRIOS

6.4.1. USUÁRIOS DO SISTEMA

Chamamos de usuários as pessoas credenciadas ou habilitadas para acessar e

operar o sistema de forma plena ou restrita. Comparados aos sistemas mecanizados, guardando-

se as devidas proporções, os usuários correspondem aos operadores das máquinas mecânicas.

80

Quando começaram a surgir os computadores, foram criados cursos de

operadores com o objetivo de ensinar como se trabalhar operando esses equipamentos. Esses

cursos eram destinados à preparação de usuários, limitando-se em muitos casos a ensinar como

usar o teclado e como aplicar alguns comandos do sistema operacional.

O usuário deve ter bom conhecimento sobre sistema operacional, incluindo

gerenciamento de arquivos, configuração de arquivos, configuração de impressoras, além de

domínio em planilhas eletrônicas, editores de textos e sistemas específicos, como controle de

estoque, controle do imobilizado, controle financeiro e outros utilitários modernos vinculados à

contabilidade.

6.4.2. CADASTRO DOS USUÁRIOS/SENHAS

O cadastramento de usuários é uma etapa importante para o bom manuseio dos

sistemas informatizados, devendo haver um controle rigoroso sobre os diversos procedimentos

a serem adotados. Inicialmente, deve ser definido quem terá acesso aos sistemas e quais suas

atribuições, responsabilidade e restrições. O controle de acesso dos usuários, feito pelo cadastro

de senha ou password, além de evitar o acesso de pessoas não autorizadas, possibilita o

gerenciamento adequado dos sistemas instalados.

6.4.3. HABILITAÇÕES/RESTRIÇÕES

A habilitação é a permissão para que o usuário possa desenvolver determinadas

tarefas. Na fase de habilitação, quando do cadastramento do usuário, deve ser definido o acesso

81

a determinadas atividades ou operações e as restrições que se fizerem necessárias. Assim, será

possível controlar e identificar eventuais erros, além de evitar o uso indevido de funções

importantes. A habilitação deve ser feita pelo chefe imediato, pelo gerente ou pelo supervisor

da área. Todos os sistemas devem trazer no menu de cadastros ou de funções, as opções que

possibilitem esse procedimento. É importante que se defina com precisão as restrições de cada

usuário, pois essa é a melhor maneira de proteger o sistema dos maus usuários.

Para facilitar ainda mais o controle, algumas empresas adotam o critério mito de

credenciamento, pelo qual os usuários têm acesso a diversas rotinas e ao mesmo tempo sofrem

restrições às mais importantes. Isso significa que o fato de estar credenciado ou cadastrado não

implica que o usuário esteja habilitado para operar o sistema em sua plenitude. Exemplificando:

determinado usuário pode ter acesso a consultas na tela, mas não ter permissão para gerar ou

imprimir um balancete.

Para controlar as transações praticadas pelos usuários, podem ser adotados os

seguintes procedimentos:

a) TODOS OS USUÁRIOS DEVEM TER PERMISSÃO PARA:

Ü fazer lançamentos nas contas;

Ü emitir razão de trabalho (razão para conferência);

Ü fazer consultas em todos os níveis;

Ü fazer acertos de lançamentos;

Ü ler balancetes nas telas;

82

b) POUCOS USUÁRIOS, DEFINIDOS PELO CHEFE, GERENTE OU SUPERVISOR,

DEVEM TER PERMISSÃO PARA:

Ü incluir, alterar ou excluir contas no sistema;

Ü cadastrar eventos, históricos, moedas, relatórios, plano de contas;

Ü processar e emitir os balancetes mensais;

Ü alterar ou excluir lançamentos (reversão ou estorno);

Ü processar e emitir o razão definitivo e o diário;

Ü parametrizar relatórios e criar gráficos;

Ü encerrar as contas de receitas e despesas;

Ü implantar saldos de aberturas (saldos iniciais do exercício);

Ü fazer transferências entre as contas;

Ü fazer análise gráfica.

c ) O CHEFE DA CONTABILIDADE, O GERENTE OU O SUPERVISOR, ALÉM

DAS ATIVIDADES EXERCIAS PELOS DEMAIS USUÁRIOS, DEVEM SER

CREDENCIADOS PARA:

Ü cadastrar e excluir empresas;

Ü cadastrar e excluir usuários;

Ü definir os relatórios proprietários para o sistema;

Ü controlar a importação e exportação de dados nos sistemas integrados;

Ü controlar as atualizações de versões e a manutenção dos sistemas;

83

Ü emitir o relatório de balanço completo;

O parâmetros para as habilitações ou as restrições ao sistema devem levar em conta

fatores como experi6encia profissional, confiança por parte dos superiores e determinação para

o trabalho por parte do usuário, variando portanto de pessoa para pessoas e de empresa para

empresa.

O controle de acesso dos usuários deve ser estabelecido para se evitar o uso

indevido dos aplicativos e programas, o que acarretaria complicações para a empresa além de

dificultar ou mesmo impedir práticas dolosas.

6.5. CONSULTAS

A contabilidade é sempre recorrida para consultas as mais diversas, sejam de natureza interna

ou externa. As consultas de natureza interna estão relacionadas com a verificação da posição

patrimonial, análises e conciliações de

contas, avaliação e projeção do resultado do exercício, controle e planejamento tributário etc.

As consultas externas são para atender às exigências da fiscalização e dos órgão de controle

externo.

Na contabilidade feita pelos sistemas mecanizados convencionais, a consulta era

sempre dificultosa e o tempo investido para se obter uma informação era enorme. Isso porque a

consulta ensejava o manuseio de fichas, livros e anotações dispersas. Nos sistemas

informatizados, isso significa apenas mais uma rotina do programas e os arquivos podem ser

84

acessados com grande facilidade, oferecendo um menu para consulta de todas as informações

alimentadas pelo sistema.

A consulta pode ser feitas para se prestar uma informação ou simplesmente para

se conferir os trabalhos já realizados. Muitos sistemas apresentam opções de consulta em linha

direta que são chamadas de help on-line na linguagem da informática. Isso possibilita que a

qualquer momento se faça uma consulta, seja do código de uma conta, seja do histórico padrão,

do razão analítico ou da posição do balancete, mesmo quando se está fazendo um lançamento

ou preparando um relatório.

Recorrer ao menu de consultas é um mecanismo de grande import6ancia para o

usuário que deseja evitar lançamentos ou procedimentos que possam ensejar dúvidas. Daí os

programas permitirem que o usuário faça uma consulta sem precisar sair da tela da função que

estava sendo executada.

6.5.1. CONSULTAS AO PLANO DE CONTAS E ELENCO DE CONTAS

A consulta ao plano de contas deve ser feita quando houver dúvida quanto á

classificação correta dos eventos, no que se refere à função e ao funcionamento de determinada

conta. O usuário pode fazer a consulta sem sair da tela, obtendo no ato a informação desejada.

Já o elenco de contas deve ser consultado sempre que houver dúvida quanto ao

código de uma conta e quando não for possível acessar o relatório impresso. Em muitos casos,

essa consulta ao elenco de contas se faz necessária mesmo com o relatório impresso estando ao

alcance, porque o relatório pode estar desatualizado, não constando as novas contas

85

cadastradas. Os programas devem permitir a inserção da conta consultada no lançamento, na

partida ou na contrapartida.

6.5.2. CONSULTA DE RELATÓRIOS

As conciliações e a análise das contas exigem constantes consultas. Para evitar a

emissão indevida de relatórios que estejam sujeitos a alteração, principalmente os balancetes,

os sistemas devem permitir que eles estejam consultados na tela antes de serem impressos em

definitivo. Esse recurso elimina um procedimento que era muito comum nos sistemas

convencionais: a elaboração de vários balancetes de verificação

Antes de se proceder a uma alteração, é sempre recomendável que se faça uma

consulta daquilo que se pretende alterar. Para maior segurança do usuário, os bons sistemas só

permitem que uma alteração seja feita por meio da operação de consulta, ou seja, para alterar é

preciso consultar antes para se ter a visão na tela daquilo que se deseja alterar.

O processo de consulta é muito fácil: o usuário entra no sistema, indica a opção

desejada e visualiza na tela as informações solicitadas.

As opções de consultas variam de um aplicativo para outro, devendo sempre

compatíveis com as necessidades da empresa. O ideal é que se possa consultar todas as

transações disponíveis no sistema.

Resumo Informativo

O cadastro é o registro prévio das transações.

Para o bom desempenho dos sistemas informatizados, deve-se cadastrar-se empresa, os

usuários, os eventos, as contas, os históricos padronizados.

86

Os controles de acesso e movimentação devem ser definidos no cadastramento dos

usuários e das transações.

A senha é um importante instrumento de controle de acesso e movimentação das contas

e dos relatórios.

Os sistemas devem oferecer um menu de consultar abrangente, que permita a obtenção

de informações sobre as transações praticadas ou alimentadas pela empresa.

87

7. IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA

A fase mais importante da automação contábil de uma empresa é a que antecede

sua implantação, não devendo ser desprezado o planejamento das etapas a serem cumpridas. A

mudança de uma sistema convencional para o informatizado pode ser feita de forma parcial ou

integra. Quando a mudança é parcial, somente a contabilidade é beneficiada com o uso do novo

sistema. A mudança integral envolve outras áreas, como tesouraria, contas a pagar e receber,

faturamento, cobrança, almoxarifado etc.

7.1. SAÍDA DO SISTEMA MECANIZADO PARA O INFORMATIZADO

Na fase de implantação do sistema informatizado, devem ser avaliados os

seguintes fatores:

Ü estrutura geral da empresa;

Ü estrutura da contabilidade;

Ü nível de capacitação dos profissionais da área contábil;

Ü tend6encias ou perspectivas de crescimento da empresa;

Ü software a ser utilizado;

Ü possibilidade de integração do sistema com os instalados em outras áreas da empresa;

Ü configuração adequada dos equipamentos necessários;

Ü suporte ou apoio técnico necessário.

88

Na análise da estrutura geral da empresa, deve ser observado seu funcionamento

como um todo, bem como o funcionamento do setores, das seções e das demais áreas com

atividades ligadas à contabilidade, levando-se sempre em consideração a possibilidade de

expansão a médio ou longo prazo, para se evitar alterações substanciais na estrutura do elenco

de contas, depois que o mesmo estiver implantado.

Ao se informatizar a contabilidade da empresa, deve-se promover a

reestruturação dos demais setores, possibilitando a mudança dos procedimentos adotados no

sistema convencional e corrigindo ou modificando aquilo que estiver em desacordo com o

sistema informatizado, avalizando a organização dos arquivos, a proteção dos documentos, o

controle de acesso e manuseio etc.

É importante se fazer uma avaliação da capacitação técnica dos profissionais

envolvidos com os trabalhos da contabilidade e demais áreas envolvidas, a fim de identificar

aqueles que não atendem aos requisitos necessários ao bom desempenho das tarefas. Um

treinamento específico pode solucionar o problema, visto que todos os aplicativos são de fácil

assimilação. Esse treinamento pode ser feito na empresa fornecedora dos aplicativos e é de

curta duração, sendo importante a leitura dos manuais de uso e das instruções contidas no

próprio sistema.

O sistema a ser utilizado deve ser superior às necessidades atuais da empresa,

devendo ser considerada a expectativa de crescimento a médio ou longo prazo. Além disso, ele

deve ser compatível com outros existentes no mercado ou aqueles já instalados em outras áreas

da empresa, com possibilidade de integração das informações produzidas naquelas áreas e na

contabilidade.

89

A configuração correta dos equipamentos de informática da empresa é fator determinante para

torná-los compatíveis ou adequados com a estrutura e informatização desejada, para se evitar a

sobrecarga, muito verificada quando se usa plenamente os sistemas e programas instalados em

uma máquina. A não-observância desse requisito pode comprometer seriamente o desempenho

das atividades, principalmente quando acontece aumento substancial das transações da

empresa, não previstas com antecedência. Isso sobrecarrega os arquivos de dados e torna o

sistema muito lento, dificultando a geração de determinados relatórios, a exemplo de um

balancete ou o diário de um período. Essa configuração compreende capacidade de

armazenagem das informações em disco rígido (winchester), velocidade do equipamento em

MHz, capacidade de memória, impressoras, monitores de vídeo etc.

É importante observa também a adequação do ambiente físico onde os

equipamentos serão instalados, evitando-se que fiquem expostos ao sol ou à umidade. Em

algumas empresas, tem sido difícil promover essa adequação, pois elas possuem instalações

antigas, que não foram planejadas pensando-se na instalação de microcomputadores ou de

redes.

No caso das redes, a complexidade ainda é maior, em face da necessidade da

ligação dos cabos conectores entre as estações de trabalho e o servidor da rede ou computador

central.

O suporte técnico é muito importante para o perfeito funcionamento e

manutenção dos sistemas, programas e equipamentos. Algumas empresas optam por montar

sua própria estrutura, enquanto outras preferem contratar estes serviços. É imprescindível que

se mantenha algum tipo de suporte técnico, porque os usuários nem sempre

90

conseguem resolver problemas de natureza técnica relacionados com os sistemas e

equipamentos.

Para sair do sistema mecanizado, convém estabelecer um mês apropriado e um

cronograma de trabalho. É recomendável que este mês seja o de janeiro ou fevereiro do ano

seguinte, principalmente se já se ultrapassou o primeiro semestre do ano.

Para a efetiva implantação do sistema informatizado, é preciso que todos os

cadastros já tenham sido informados, observando-se ainda os seguintes cuidados:

Ü conferir os títulos e os níveis das contas, antes de fazer qualquer lançamento;

Ü implantar os saldos do balancete ajustado que servirá de base para a implantação;

Ü conferir todos os lançamentos do saldo de abertura ou saldo inicial;

Ü gerar o balancete implantado no sistema e conferir o balancete do sistema mecanizado;

Ü corrigir qualquer distorção verificada nos saldos do balancete implantado, antes de fazer os

lançamentos de movimentação das contas;

Ü fazer cópia de segurança, em disquetes, dos trabalhos que tiverem sido concluídos.

A partir da implantação do saldo de abertura ou saldo inicial, devem ser feitos

os lançamentos de movimentação das contas, seguindo-se uma ordem cronológica. É

importante evitar atrasos superiores a três meses, quando da mudança de um sistema para

outro.

91

7.2. IMPLANTAÇÃO DOS SALDOS DAS CONTAS DO NOVO

SISTEMA

A implantação dos saldos das contas deve ser feita com base no último balancete

ajustado ou balanço encerrado.

No caso do balancete, sem o encerramento das contas de resultado (despesas e

receitas), estas também precisam ser implantadas com o saldo existente na data da implantação.

Lembramos que o saldo das contas sintéticas não precisa ser lançado, porque o

sistema faz automaticamente o somatório das contas analíticas e leva o resultado para o nível

sintético.

Para facilitar a implantação dos saldos, o sistema deve apresentar a opção de

importar todas as contas analíticas cadastradas no plano, na seguinte ordem:

Ü contas do ativo;

Ü contas do passivo;

Ü contas de despesas;

Ü contas de receitas

7.3. UTILIZAÇÃO DAS PLANILHAS

As planilhas são meio utilizados para se conduzir informações para a

contabilidade, como eram feitos os antigos vouchers, que serviam de roteiro para os

92

lançamentos. O uso da planilha em computador é opcional e depende do controle que se deseja

estabelecer. Algumas empresas já conseguiram eliminá-la completamente e fazem os

lançamentos digitando os dados diretamente dos documentos para o sistema, podendo utilizar-

se ajuda de programas auxiliares disponíveis no mesmo.

O mercado de aplicativos desenvolveu planilhas eletrônicas que auxiliam e

facilitam muitas atividades das empresas. As planilhas podem ser elaboradas ou geradas em

aplicativos como Excel, Lotus 1-2-3, Quatro-Pro etc. As planilhas podem ser desenvolvidas

pelo próprio usuário. Alguns sistemas de contabilidade já trazem modelos embutidos no

programa, possibilitando a criação de gráficos, tabelas e relatórios, inclusive com editores de

textos.

7.4. VANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA CONTABILIDADE

O uso da planilha da contabilidade tem como objetivo principal exercer um

controle melhor sobre os documentos que serão lançados a cada dia ou período. Com o uso da

planilha fica mais fácil a distribuição das tarefas, sem a dispersão dos documentos originais,

uma vez que eles são mantidos nos arquivos depois que seus dados são transcritos para as

planilhas. Também durante o processo de conferência dos lançamentos, a planilha tem grande

utilidade, pois facilita a visualização de dados como valor, número do documento, data etc.,

além de evitar a desarrumação dos documentos. Outra importante vantagem do uso da planilha

é que durante o lançamento de um documento, muitas vezes se faz necessário a leitura

minuciosa das informações nele contidas, podendo implicar em se fazer cálculos, desdobrar

valores e consultar o elenco de contas para a classificação correta. Se isso for feito no ato do

93

lançamento, com o computador ligado, pode resultar em enorme perda de tempo e de controle

do uso da máquina, além de quebrar o ritmo do trabalho.

7.5. DESVANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA CONTABILIDADE

As desvantagens do uso da planilha estão relacionadas com o processo de

transcrição dos dados do documento original para ela, o que pode contribuir para aumentar os

erros de processamento, uma vez que as informações serão transcritas mais de uma vez. Assim

sendo, convém que ao se fazer os lançamentos pelas planilhas se faça uma conferência pelos

documentos que deram origem a esses lançamentos, por meio da crítica gerada pelo sistema.

Para diminuir a probabilidade de erros no lançamentos de informações na

planilha, é importante fazer somatórios para se comparar os valores das planilhas com os

valores dos documentos informados.

7.6. CONTABILIDADE ATRASADA: COMO PROCEDER

A implantação da contabilidade informatizada pode acontecer em três situações diferentes:

a – Situação normal: a empresa está começando suas atividades e informatiza a contabilidade

logo no início.

b – Situação intermediária: a empresa já está atuando e a contabilidade está atualizada,

havendo uma mudança de sistema mecanizados para informatizado.

c – Situação eventual: a empresa já está funcionando e a contabilidade fica atrasada por vários

meses ou até mesmo anos. Convém observar que o atraso de um, dois ou três meses na

contabilidade pode ser considerado aceitável, muito embora não seja recomendável para

94

nenhuma empresa tanto do ponto de vista fiscal quanto administrativo. Levando-se em conta a

agilidade e operacionalidade dos sistemas informatizados, este atraso pode ser recuperado em

15 ou 20 dias, em condições normais de trabalho e contando-se com uma boa equipe.

Os atrasos superiores a um ano devem ser encarados como um problema a ser

resolvido a curto prazo, porque provocam um descontrole geral das informações e

comprometem a administração da empresa.

7.6.1. ATUALIZAÇÃO SIMULTÂNEA DE VÁRIOS MESES

ATRASADOS

Quando o atraso envolve vários meses, os trabalho exigem um controle rigoroso,

mas podem ser atualizados simultaneamente. Para tanto, deve-se processar normalmente as

informações de cada m6es, independente da ordem dos lançamentos. Após todo o

processamento, devem ser feitas as conciliações e análises das contas a partir do primeiro mês

atualizado.

Exemplo: meses atrasados – março, abril e maio/xx

a – Lançar os três meses ao mesmo tempo, indicando as datas e o mês correspondente de

cada evento ou transação.

b – Conferir todos os lançamentos e analisar os saldo das contas, iniciando a análise pelo

m6es de março. Em nenhuma hipótese analisar os meses de abril e maio antes de concluir

as conferências e análises do mês de março.

95

c – Após concluir as conferências, análises e correções necessárias, processar os balancetes,

por ordem; março, abril, maio.

7.6.2. ADMINISTRAÇÃO DA FASE DE TRANSIÇÃO

A fase de transição sempre apresenta alguns problemas que logo são superados com a

continuidade dos trabalhos. Esses problemas geralmente decorrem de fatores relacionados com

a adaptação ao novo mecanismo de trabalho e, à medida que vão surgindo, são criadas as

condições para que eles sejam resolvidos, e entendidos cada vez mais. A fase de adaptação

perdura enquanto não se domina o novo sistema o que deve acontecer no prazo aproximado de

três meses. Essa fase deve ser vista com naturalidade tanto pelos usuários quanto pelos

responsáveis pela implantação dos trabalhos.

Para o melhor desempenho possível e obtenção de bons resultados na utilização

dos sistemas informatizados, cada usuário deve recorrer sistematicamente ao manual de

instruções e ler com atenção todas as informações apresentadas na tela do monitor de vídeo. O

sucesso depende do interesse e envolvimento de cada um, o que deve ser acompanhado pelo

chefe imediato.

Resumo Informativo

A implantação da contabilidade informatizada pode ser feita de forma parcial ou

integral.

Na fase que antecede a implantação, devem ser observados os fatores estruturais

que possibilitam êxito na mudança do sistema.

96

O mês de implantação é importante para se promover a mudança de sistema,

devendo ser evitados períodos que antecedam balanços.

A mudança deve ser feita a partir da posição de um balancete ou balanço

devidamente conferido e ajustado.

As planilhas são utilizadas para dar suporte ou apoio durante os trabalhos de

implantação e alimentação dos dados na contabilidade informatizada.

É possível atualizar mais de um exercício ou m6es de atraso, ao mesmo tempo,

quando se utiliza sistemas multiusuários e multiempresas.

A fase de transição deve ser administrada por pelo menos três meses, até o pleno

domínio do sistema pelos usuários.

97

8. LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR

8.1. FORMAS DE LANÇAMENTOS

Os lançamentos devem ser feitos em partidas dobradas, uma vez que este é o

princípio mais conhecido e aceito universalmente. Através do método das partidas dobradas,

cada lançamento a débito em uma ou mais contas deve ter o crédito no mesmo valor em uma ou

mais contas, prevalecendo sempre a igualdade da soma entre os valores lançados a débitos e os

valores lançados a crédito.

Os lançamentos de partida dobrada, feito através dos sistemas informatizados,

são processados de acordo com o layout da tela apresentada pelo computador, não importando

a posição das contas, desde que exista uma igualdade entre os débitos e os créditos.

8.2. ESTRUTURA DOS LANÇAMENTOS

Para que o lançamento possa produzir as informações necessárias, quando da

geração dos diversos relatórios, ele deve ter uma série de elementos que compõem sua estrutura

básica, a saber:

Ü data do registro;

Ü código das contas devedoras e credoras;

Ü histórico;

Ü valor;

98

Ü opção de alteração antes da inclusão definitiva;

Ü chave do lançamento.

Data do registro: corresponde à data do registro da transação na contabilidade, independente

da data em que esta estiver sendo processada ou informada. Assim, se um evento aconteceu em

10-04-xx, com a documentação constatando aquela data, o registro na contabilidade deve se

referir a 10-04-xx, mesmo que o processamento esteja sendo feito em 30-06-xx. Considera-se,

portanto, data do registro a data de acontecimento do fato contábil e não a data do

processamento.

Código das contas devedoras e credoras: nos sistemas informatizados, é imprescindível a

indicação dos códigos das contas envolvidas na transação. A indicação do código torna mais

prático o processamento da informação. A partir dessa indicação, o sistemas identifica e

apresenta, no campo próprio, a nomenclatura das contas envolvidas, para fins de conferência e

confirmação ou retificação por parte do usuário.

Os sistemas devem ter a opção de códigos ou simplificados, para facilitar ainda mais o

lançamento.

Histórico: todo lançamento deve ter um histórico correspondente à natureza da transação

praticada. Os sistemas informatizados estabelecem controles que não permitem que o

lançamento passe se o histórico não for informado. Esse bloqueio é para evitar que um

lançamento seja registrado no razão ou diário sem o respectivo histórico. Contudo, isso não

99

evita que se informe errado ou incompleto. Convém cadastrar os históricos com antecedência,

na função específica para esse fim.

Valor: não pode existir lançamento sem valor. Os sistemas bloqueiam também os lançamentos

que não indicam valor da operação ou transação. Além de não fazer sentido algum, isto

confunde em uma eventual consulta ou verificação. O valor é parte integrante e indispensável

do lançamento, e deve ser sempre maior que zero e em moeda reconhecida pelo sistema, para

que seja possível ele processar a informação.

Opção de alteração antes da inclusão definitiva: os sistemas devem proporcionar uma

reprodução em tela dos lançamentos efetuados, antes de confirmar a sua aceitação definitiva.

Isto tem como objetivo evitar que se faça um lançamento errado e o mesmo não possa ser

corrigido no ato. Outros sistemas preferem que a confirmação seja feita com o ENTER, ou seja,

a conferência é feita na tela e, estando correto o lançamento, o usuário digita o ENTER. Nesse

caso, o sistema não produz o lançamento na tela para conferência, mas sim pede a confirmação

daquilo que foi digitado.

Nos casos de reprodução em tela para confirmação da exatidão do lançamento, o programa

pode emitir uma mensagem do tipo: “Confirma a informação acima?” (S/N) para sim ou não,

ou ainda “Confirme as informações com ENTER”. Estas opções, em alguns casos, quebram o

ritmo do trabalho. Os sistemas podem aceitar o lançamento direto, para posteriormente se feita

a conferência, através de um relatório chamado crítica dos lançamentos. Na prática esse

processo é mais eficaz, visto que o índice de confirmação do que está correto é muito maior do

que as alterações em tela. Assim, é melhor que o sistema não peça a confirmação no ato do

100

lançamento, tornando o processo mais dinâmico. Esta conferência deve ser feita ao final dos

trabalhos e, de preferência, por outra pessoa, não por aquela que efetuou os lançamentos,

considerando um princípio que, na prática, tem se mostrado verdadeiro: quem faz um trabalho

não deve conferi-lo porque tem menos chances de visualizar o próprio erro.

Chave do lançamento: a chave do lançamento é um código atribuído de forma aleatória pelo

sistema que possibilita futuras consultas, alterações e exclusões dos lançamentos já

processados. Além disso, esse código possibilita a identificação do usuário que efetuou o

registro no sistema. Ao consultar o lançamento, através da chave ou código, o sistema deve

apresentar na tela todos os dados relativos a ele, indicando ainda o dia, a hora e por quem ele

foi processado. Essa é também uma forma de segurança que os sistemas adotam para evitar o

uso doloso por parte de algum usuário.

Existe também a opção de rateio dos lançamentos por centro de custo, quando

um mesmo lançamento de receita ou despesa pode ser atribuído a vários centros de custo.

Somente os sistemas gerenciais oferecem esta alternativa, que é muito utilizada por empresas

comerciais e industriais de grande porte.

Havendo a necessidade de se fazer rateio por centro de custos, as contas de

resultados devem ser cadastradas com essa opção, indicando-se o percentual e rateio

correspondente a cada centro de custo.

8.3. PROCESSAMENTO DOS LANÇAMENTOS

O processamento do lançamento pelo sistema é feito de forma simultânea para

os diversos relatórios ou arquivos de dados. No momento em que o usuário digita a tecla

101

ENTER, o sistema processa as informações, distribuindo-se para vários destinos. Assim, a

mesma informação vai para o razão, diário, balancete, fluxo de caixa, relatório gerencial etc.

Isso dispensa a repetição de lançamento em várias fichas ou formulários, como acontecida nos

sistemas mecanizados.

Apesar de muito raro, é possível acontecer algum erro de processamento e uma

informação não chegar a todos os destinos determinados pelo programa. Isso poderá implicar

em divergências quando da conferência entre o balancete e o razão, com grande dificuldade

para ser descoberto. Daí a importância dos sistemas serem mantidas e atualizados ou pelos

especialistas da área de suporte da empresa ou pelo fornecedor.

O processamento dos lançamentos pode ser feito da seguinte forma:

a – Em lotes (batch): procedimento utilizado para se processar as informações através de

planilhas ou lotes de dados, dentro ou fora da empresa. Se a empresa tem um núcleo de

informática, os setores enviam os lotes de documentos ou de planilhas contendo informações

que deverão ser processadas e devolvidas para futuras conferências em cada setor de origem.

Da mesma forma, se ela se utiliza de uma empresa de prestação de serviços, as informações são

encaminhadas através de lotes de planilhas para serem processadas, evitando a remessa dos

documentos originais.

Em outras situações, o processamento em lotes pode ser aplicado para se

alimentar informações da mesma natureza, tais como: faturas, contas a pagar, folhas de

pagamentos, processos de pagamentos etc. Nos bancos, por exemplo, os cheques são

processados e arquivados em lotes porque isto facilita a microfilmagem e guarda.

102

b – Em linha (on-line); processamento feito quando o usuário acessa um computador que está

em linha direta com o sistema. Geralmente se considera que o sistema é on-line quando se pode

acessar a CPU a qualquer momento, seja em rede local ou remota, sem, contudo, se obter

retorno imediato da informação processada. Um exemplo prático é o caso de uma empresa que

alimenta suas informações através de um terminal ligado a um computador central, para

posteriormente receber os relatórios.

c – Tempo real (real-time): é o processo mais utilizado atualmente e consiste no acesso e

utilização plena do sistema através de terminais, com o retorno da informação em tempo real.

A movimentação das contas bancárias dos estabelecimentos interligados em rede nacional é um

exemplo bem característico dessa forma de lançamento: o correntista faz um depósito e no

momento seguinte consulta o saldo ou solicita um extrato de sua conta, no qual já consta aquele

depósito feito muito antes.

Os sistemas de contabilidade gerencial só devem ser utilizados em tempo real, para

possibilitarem o melhor aproveitamento possível dos seus recursos.

Além da contabilidade, outras áreas devem estar acessando sistemas em tempo

real, como é o caso da tesouraria, para controlar as contas bancárias, o almoxarifado para

controlar os estoques, e o contas a pagar e receber, para controlar as obrigações e direitos da

empresa.

8.4. CONTROLE DE LANÇAMENTOS

O controle dos lançamentos deve ser feito através do uso de uma senha de

acesso individual, definida por todo usuário no ato de seu cadastramento. Além desse controle,

103

o chefe deve estabelecer restrições a determinadas operações, como zeramento das contas de

resultado, alteração e exclusão de contas, emissão dos relatórios definitivos etc.

Os balancetes já processados e conferidos devem ser imediatamente bloqueados pelo

supervisor ou chefe, impossibilitando alterações sem prévia autorização. O bloqueio é feito

através de um código de operação existente no sistema, que não permite que qualquer

lançamento seja processado no mês-bloqueado. Esse procedimento deve ser adotado mês a

mês, à medida que os balancetes vão sendo concluídos. Se houver necessidade, eles podem ser

desbloqueados a qualquer momento. Isso evitará erros involuntários que possam prejudicar os

trabalhos, especialmente no último mês do ano, no caso, dezembro, quando deverão ser

redobrados os cuidados para o encerramento do balanço.

104

CONCLUSÃO

Através deste trabalho vimos o avanço da contabilidade por meio da informática , é

a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os microcomputadores

como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou

formulários contínuos.

A partir da década de 80, houve um enorme crescimento no uso e disseminação dos

micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados ás áreas administrativa, comercial,

contábil e financeira das empresas.

Daí vem o novo perfil do contador, ele deixa de ser o guarda-livros e passa a atuar

mais gerencialmente. A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das

complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas e

cobrar impostos decorrentes dos lucros de suas atividades.

O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes,

como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a societária e a

tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial.

Atualmente os contadores, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do

seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as

mudanças na legislação do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas, e é graças a essa atual

contabilidade informatizada que estamos obtendo êxito em diversas áreas relacionadas com a

atividade da empresa, não ficamos mais presos a área contábil.

105

BIBLIOGRAFIA

➲ CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Informática para as áreas de contabilidade,

administração e economia. São Paulo: Atlas, 1993.

➲ SA. , A. Lopes de. Revolução informática e contabilidade. In: R. bras. Contab. Brasília. v.

24 nº 92. p. 77-9. mar.-abr.1995

➲ CONFERÊNCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDADE (20.: 1993: SÃO

DOMINGOS. D.N). Anais... São Domingos: CENAPEC. 1993. 1170p.

➲ CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Das bases de sustentação da contabilidade e

da informática. São Paulo: FEA/USP. 1994 156p. Tese (Mestrado), Universidade de São

Paulo.

➲ QUEIROZ, Benedito Florêncio de. Obrigatoriedade de escritórios – modelo de

contabilidade e informática nas escolas do 3. grau de ciências contábeis. In: R. bras.

Contab., Brasília., v. 19. n. 70. p. 17. jul. – set. 1989

➲ SA., A. Lopes de. Informação e explicação: informática e contabilidade. In: R. bras. Cont.,

Brasília, v. 27. n. 113. p. 38-41, set. – Out. 1998

106

ÍNDICE

INTRODUÇÃO 7

1. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE 8

1.1. Procedimento mecanizado 8

1.2. Procedimento informatizado 9

1.3. Novo perfil do Contador 10

1.4. Visão Gerencial 11

2. IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A

CONTABILIDADE 13

2.1. Informática nas Pequenas e médias Empresas 13

2.2. Informática nas grandes empresas 15

2.3. Importância da informática para a contabilidade 15

3. PROGRAMAS E SISTEMAS 20

3.1. O que é um programa 20

3.2. O que é um sistema 21

3.3. Sistemas existentes no mercado 23

3.4. Sistemas mono-usuários 31

3.5. Sistemas multiusuários 32

3.6. Sistemas abertos 33

3.7. Sistemas fechados 34

3.8. Sistemas monoempresa 35

3.9. Sistemas multiempresa 35

3.10. Substituição de sistemas 36

4. REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS 39

4.1. Que é uma rede 39

4.2. Redes locais e remotas 40

4.3. Como funcionam as redes 40

107

4.4. Vantagens e desvantagens das redes

42

4.5. Contabilidade on-line e off-line 43

4.6. Áreas de integração 44

4.7. Vantagens e desvantagens da integração 45

4.8. Controles das áreas integradas 47

5. ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS 50

5.1. Grupos 51

5.2. Títulos 54

5.3. Códigos 55

5.4. Níveis 57

5.5. Natureza do saldo 57

6. CADASTRO E CONSULTAS 60

6.1. Cadastro do elenco de contas 60

6.1.1. Inclusão de Contas 60

6.2. Cadastros de eventos ou transações 73

6.2.1. Como utilizar o cadastro de eventos 73

6.2.2. Eventos diários e mensais 74

6.2.3. Dados para o cadastro de eventos 75

6.3. Cadastro de históricos padronizados 76

6.3.1. Histórico padrão 76

6.3.2. Histórico livre 79

6.4. Cadastro e controle dos usuários 79

6.4.1. Usuários do sistema 79

6.4.2. Cadastro dos usuários/senhas 80

6.4.3. Habilitações / Restrições 80

6.5. Consultas 83

6.5.1. Consultas ao Plano de contas e elenco de contas 84

6.5.2. Consulta de relatórios 85

7. IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA 87

7.1. Saída do sistema mecanizado para o informatizado 87

108

7.2. Implantação dos saldos das contas do novo sistema 91

7.3. Utilização das planilhas 91

7.4. Vantagens do uso da planilha na contabilidade 92

7.5. Desvantagens do uso da planilha na contabilidade 93

7.6. Contabilidade atrasada: como proceder 93

7.6.1. Atualização simultânea de vários meses atrasados 94

7.6.2. Administração da fase de transição 95

8. LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR 97

8.1. Formas de lançamentos 97

8.2. Estrutura dos lançamentos 97

8.3. Processamento dos lançamentos 100

8.4. Controle de lançamentos 102

CONCLUSÃO

BIBLIOGRAFIA

ÍNDICE

FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR

109

FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR

1. INSTITUIÇÃO

1.1. Razão Social – Universidade Candido Mendes

1.2. Endereço – Rua Conde de Bonfim, 743 - Tijuca

1.3. Aluno – Abel Gonçalves Domingues

Matrícula: 25.857

Rio de Janeiro, 30 Junho de 2003.

110

FOLHA DE AVALIAÇÃO

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO FINANÇAS E GESTÃO CORPORATIVA

Data da Entrega: _____/_____/______

Auto Avaliação:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

______________________

Avaliado por:_______________________________________ Grau:____________

Rio de Janeiro, ________ de _______________________de _________.