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MÓDULO: Material Permanente ASSUNTO: Inclusão parcial de documento de Doação e acompanhamento de bens a serem doados Responsável pela elaboração: Coordenação Geral do SIAD Data: 08/09/2009 Prezado Servidor, O documento de baixa por doação (54) no módulo Material Permanente foi alterado de forma a permitir um melhor acompanhamento e controle dos bens em processo de doação. A alteração consiste, principalmente, em permitir a inclusão parcial dos documentos de baixa por doação de forma que os bens constantes do mesmo fiquem na situação “A doar” até que o processo de doação seja concluído e o documento finalizado definitivamente. Com isso, os bens na situação “A doar” ficarão indisponíveis para movimentação e será possível, por meio de novas consultas e relatórios, realizar o acompanhamento dos bens em processo de doação por donatário. Cabe destacar que o acompanhamento dos bens em processo de doação ou a recuperação de informações de bens já doados pode ser realizado também pelo Armazém de Informações SIAD – Material Permanente. SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO Rua Bernardo Guimarães, 2731 Santo Agostinho - CEP: 30140-082 Belo Horizonte - MG COMUNICADO SIAD - PORTAL DE COMPRAS 37 37 37 37/2009 /2009 /2009 /2009

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MÓDULO: Material Permanente ASSUNTO: Inclusão parcial de documento de Doação e acompanhamento de bens a serem doados Responsável pela elaboração: Coordenação Geral do SIAD

Data: 08/09/2009

Prezado Servidor,

O documento de baixa por doação (54) no módulo Material Permanente foi alterado de forma a

permitir um melhor acompanhamento e controle dos bens em processo de doação.

A alteração consiste, principalmente, em permitir a inclusão parcial dos documentos de baixa por

doação de forma que os bens constantes do mesmo fiquem na situação “A doar” até que o

processo de doação seja concluído e o documento finalizado definitivamente.

Com isso, os bens na situação “A doar” ficarão indisponíveis para movimentação e será possível,

por meio de novas consultas e relatórios, realizar o acompanhamento dos bens em processo de

doação por donatário.

Cabe destacar que o acompanhamento dos bens em processo de doação ou a recuperação de

informações de bens já doados pode ser realizado também pelo Armazém de Informações SIAD –

Material Permanente.

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Rua Bernardo Guimarães, 2731 Santo Agostinho - CEP: 30140-082 Belo Horizonte - MG

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1. INCLUSÃO DO DOCUMENTO DE BAIXA POR DOAÇÃO

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “ Baixa Bem Patrimonial ” e tecle <Enter>;

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “inclui ” e tecle <Enter>;

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O sistema exibirá a tela para se informar o código do tipo de documento que se deseja incluir.

Caso não saiba o código Tecle <F1> para acessar o menu de tipos de documento. Selecione o tipo

54 e tecle <Enter>;

O sistema irá exibir a tela abaixo.

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Tecle <Enter>. Preencha os campos: “Donatario (CPF/CNPJ) ”; “nome do donatário ”; “data

Lançamento ”; “Processo ” e “Observação ”. Tecle <Enter>;

O sistema irá gerar automaticamente o número do documento. Informe o número dos patrimônios

referentes aos bens que constarão no documento;

Tecle <Enter>;

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Ao confirmar a baixa o sistema apresenta a seguinte mensagem “Inclusao efetuada com

sucesso. Deseja FINALIZAR o Documento?? “. Se desejar incluir mais itens em outro momento

ou deixar a confirmação da baixa pendente enquanto o processo formal é concluído, não finalize o

documento. Caso contrário informe “S”. Tecle <Enter>.

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A situação de cada bem patrimonial que se encontrar em documento não finalizado é “A DOAR ”

2. CONSULTA DOCUMENTO PENDENTE

É possível realizar a consulta a um documento de baixa por doação pendente de doação por meio

da opção “Consulta Documento Doacao Pendente ”;

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Informe os dados do donatário (destinatário da doação) e Tecle <Enter>;

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O sistema lista todos os documentos de doação pendentes para o donatário informado. Selecione

o documento que deseja consultar e Tecle <Enter>;

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3. INCLUSÃO DE ITENS EM DOCUMENTO PENDENTE

Para se incluir novos itens em documento não finalizado digite no campo ”Opcao:” o número

correspondente a “Incluir ” e tecle <Enter>;

Após informar o tipo de documento Tecle <Enter>. Informe o ANO e NÚMERO do documento ainda

NÃO FINALIZADO e Tecle <Enter>:

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Informe os novos bens a serem doados e Tecle <Enter>; confirme a baixa e Tecle <Enter>;

4. EXCLUSÃO DE BENS EM DOCUMENTO NÃO FINALIZADO

Um documento NÃO FINALIZADO tem status de “Doc. Pendente ”, e pode ter seus patrimônios

excluídos. Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Exclusao Bem de Documento

Doacao ” e tecle <Enter>;

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Informe o número do documento e Tecle <Enter>;

O sistema lista os 12 primeiros itens do documento. Utilize as teclas F8 para avançar a consulta

aos outros bens. Selecione um ou mais itens para exclusão. Tecle <Enter>. Não é possível

excluir todos os bens de um documento . Para realizar o cancelamento do documento como um

todo, finalize o mesmo e proceda o estorno. Informe “S” para confirmar o procedimento e Tecle

<Enter>;

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5. FINALIZAR O DOCUMENTO

Para finalizar o documento o procedimento é semelhante a inclusão inicial, porém neste caso deve

se informar o ANO e NÚMERO do documento a ser finalizado.

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Neste momento também é possível incluir outros itens. Caso queira apenas finalizar o documento,

confirme digitando “S” e Tecle <Enter>;

Tecle <Enter>. Preencha os campos “Data de Assinatura ”, “Data de Publicacao ” e “Data de

Entrega ” e Tecle <Enter>

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A situação de cada patrimônio do documento finalizado é BAIXADO .

6. ESTORNO

Para estornar um documento digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Estorna ” e

tecle <Enter>; informe o tipo de documento e Tecle <Enter>;

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Informe o ANO e NÚMERO do documento e Tecle <Enter>;

Confirme o estorno do documento e Tecle <Enter>;

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7. RELATÓRIOS

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Relatorios ” e tecle <Enter>;

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Há diversas possibilidades de geração de relatórios.

A exceção do relatório extraído através da opção “1 - Emite Termo de Baixa ” , todos os outros

relatórios exigem que se informe um período de pesquisa para emissão do relatório. Este período

não pode ser superior a 60 dias caso contrário o sistema apresenta a seguinte mensagem:

“Periodo máximo permitido de 60 Dias ”