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Como criar uma política de Social Media para a sua empresa

Os Social Media já não são uma tendência – mas sim uma forma de vida. Todos os utilizamos paracomunicar e interagir uns com os outros, promover a nossa empresa ou marca e para tirar partido de todas asferramentas disponíveis através deles – e tudo gratuitamente.

Como gestor, é importante gerir como os seus colaboradores utilizam as redes sociais, porque isto podeter um impacte direto de como o público perceciona a sua empresa ou marca.

Sem uma política sólida de Social Media, alguns destes canais podem resultar em consequênciasnegativas para a empresa. Infelizmente, mesmo os pequenos erros e mensagens inadequadas através dosSocial Media podem espalhar-se rapidamente e prejudicar a imagem de uma empresa.

Atualmente, algumas empresas temem tanto esta má imprensa que criaram políticas de Social Mediarígidas. Por exemplo, estes tipos de políticas rígidas têm orientações firmes sobre o que pode (ou não) serpublicado através dos Social Media – e quem tem a permissão para o fazer.

Por outro lado, existem empresas que reconhecem o valor doscolaboradores partilharem as suas próprias opiniões e conteúdosatravés dos Social Media, e estabeleceram diretrizes maisdescontraídas e informais sobre os Social Media no local detrabalho.

Como encontrar a política de Social Media certapara a sua empresa?

Aqui estão três coisas que o podem ajudar a criar a política de SocialMedia para a sua empresa:

1. Verifique as políticas e diretrizes de empresas semelhantes àsua. Consulte no último tópico deste artigo, listas de diversaspolíticas de Social Media de outras empresas;

2. Ouça as entrevistas da Social Media Examiner comespecialistas, nas quais, profissionais de Social Media partilhamorientações simples que funcionam bem para eles;

3. Leia estudos de caso de Social Media também no Social Media Examiner para ver como é que outrasempresas estão a ter sucesso com os Social Media.

9 dicas para criar uma política de Social Media para a sua empresa

Deixo aqui 9 estratégias que pode implementar já hoje para criar uma política de Social Media para a suaempresa:

1 – Junte a sua equipa

A política de Social Media não deve ser escrita por uma pessoa só. Esta deve ser única para a sua empresae, idealmente, deve incluir ideias de pessoas com habilidades diferentes.

Ao abordar a sua equipa irá garantir que as principais áreas de risco são geridas adequadamente e quetodos os futuros desafios que possam surgir são tratados de forma adequada.

Junte, além dos colaboradores envolvidos diretamente com os Social Media, o CEO, diretor de RH, diretor de TI,diretor de marketing, entre outros.

Mas não se preocupe – nem todos os membros da equipa precisam estar cientes de todos detalhes dassuas atividades de Social Media. Pense desta forma: se ocorrer uma crise, que tipo de informações é quea equipa precisa ter (sobre os Social Media, questões legais, a sua empresa e valores) no sentido deresponder de forma apropriada nos Social Media?

2 – Foque-se na criação da Cultura da empresa

Os Social Media mudam a cada dia que passa. E políticas burocráticas não são suscetíveis de serembem-sucedidas.

Em vez disso, queremos uma cultura de inovação, partilha de ideias, resolução de problemas e criatividade.Existe uma ligação direta entre a cultura organizacional e as políticas internas. Na verdade, são as políticas queescrevemos que moldam a nossa cultura.

Nas políticas da empresa, pode reconhecer valores culturais dos Social Media como o de transparência,consistência, conexão, criatividade e agilidade. Com estes valores em mente, construa processos queenfatizem a formação, apoio e avaliação.

3 – Tenha em conta questões legais, incluindo as Leis do Trabalho

Existem dois tipos de situações que podem levar as empresas a sancionar um empregado devido acomentários sobre colegas, a empresa ou entidade patronal. No primeiro caso, as consequências podemnão passar de uma repreensão ou processo disciplinar, mas no segundo, e dependendo da gravidade, odesfecho pode ser o despedimento com justa causa.

Em Portugal já foi relatado, pelo menos um caso de um despedimento relacionado com a utilização das redessociais, mas noutros países, já são inúmeros os casos de despedimentos com estes contornos.

Estes casos são bastante controversos porque não existe uma legislação sobre a forma como as empresasdevem-se relacionar com as redes sociais, no entanto, tudo o que se passa nas redes sociais não fica à margemda lei.

Cada situação é diferente, mas o ponto principal nesta questão é: ter muito cuidado com oscolaboradores dizem e definir o que estes podem ou não dizer nos seus perfis pessoais.

4 - Separe as políticas globais das específicas de cada Social Media

O cenário dos Social Media muda a cada dia. Se as suas políticas estiverem concentradas numa plataformaespecífica, estas vão ficar rapidamente desatualizadas.

Em traços gerais, a política deve concentrar-se no panorama global : quem faz o quê (papéis eresponsabilidades), como é que podem (e não podem) fazer (a conformidade legal e de marca, por exemplo) eporque é que o fazemos (propósito e valores).

5 – Aproveite as políticas já existentes na sua empresa

É bem provável que tenha diversas políticas internas já definidas na sua empresa que podem seraplicadas aos Social Media – incluindo políticas de privacidade, utilização de fotografias, utilização de internet,telemóvel ou outros.

Pode fazer referência a essas políticas na sua política de Social Media, fazendo os ajustes necessários aqualquer rede social.

Por exemplo, a sua política de utilização de telemóveis pode não incluir diretrizes relacionadas com a utilizaçãode câmaras fotográficas incorporadas nos mesmos. É importante ter em conta que, graças ao geotagging, asfotografias tiradas pelos telemóveis contêm uma codificação digital universal que inclui a nossa localização, datae horas exatas da fotografia. Se carregarmos uma fotografia tirada através do telemóvel para as redes sociais,podemos estar a dar mais informações do que as necessárias.

Ao criar uma política de Social Media para a sua empresa tenha isso em consideração, exigindo que os seuscolaboradores utilizem um software para tirar essas informações de geotagging das fotografias antes deas publicar.

6 - Crie duas políticas

Uma das melhores práticas é criar duas políticas de Social Media – uma para os colaboradores quetrabalham com os Social Media da empresa e outra para os colaboradores que utilizam os Social Media nas suasvidas pessoais.

A primeira é direcionada para as atividades de trabalho e deve abranger tudo o que temos vindo a falaraté agora – a definição da equipa, definição de funções, responsabilidades e diretrizes da marca.

A segunda política deve dar aos trabalhadores informações sobre o que podem ou não dizer sobre aempresa nos seus perfis pessoais.

Algumas organizações optam por manter estritamente confidenciais informações relacionados com os seussegredos comerciais, informações de clientes e até mesmo a localização dos empregados.

Outras organizações vão querer encorajar os seus colaboradores a agirem como embaixadores da marca.Alguns vão mesmo ao ponto de dar orientações quando à forma de falar online sobre a empresa.

MAS, tenha em atenção estes dois aspetos:

1. Pode ser perigoso exigir aos seus colaboradores que usem as suas contas pessoais para seconectarem com a sua empresa online. Eles podem optar por fazê-lo, mas deixe que seja opçãoprópria;

2. Antes de escrever as políticas, releia a dica 3 .

7 - Eduque os seus colaboradores

A fronteira entre a nossa vida pessoal e profissional cada vez é mais pequena.

A maioria dos colaboradores ainda não se apercebeu completamente dos desafios que podem surgir comoresultado da diminuição da privacidade. Lembra-se do ditado americano O que acontece em Vegas, fica emVegas? Pois bem, atualmente é mais O que acontece em Vegas, fica no Facebook.

Enquanto lia sobre os processos judiciais que têm saído por causa das redes sociais, pareceu-me que muitosdos casos surgirem não por maldade mas por ignorância dos colaboradores.

A verdade é que ainda existem muitas pessoas que não pensam nas consequências quando fazem umapublicação online.

Ao educar os seus colaboradores, irá estar a evitar muitos problemas antes que estes aconteçam.

Assim, tendo em conta que já definiu as duas políticas referidas no ponto anterior, pode ainda seguir doiscaminhos:

Dar formação relacionado com o trabalho aos colaboradores que estão envolvidas com os SocialMedia da empresa;

Educar todos os colaboradores sobre a segurança na Internet - incluindo como podem estabelecer eproteger a sua reputação online.

Ao fazê-lo, irá demonstrar respeito pelos seus colaboradores, fazendo com que estes se sintam valorizados einspirados – e assim, ambas as partes irão beneficiar disto.

8 – Peça a um advogado para rever a política

Assessoria jurídica é fundamental. É muito fácil darmos um passo em falso, especialmente nas áreas de relaçõesde trabalho.

Certifique-se de pedir a um advogado que tenha experiência nesta área – o seu advogado de direito fiscalnão será de grande ajuda.

Revisão legal pode ser caro – mas um processo judicial seria exponencialmente mais dispendioso.

9 – Não a deixe a apanhar pó

Como o cenário dos Social Media muda com frequência, as suas políticas devem ser revistas pelo menos acada seis meses. Peça à sua equipa para rever as políticas separadamente – e revejam depois em conjunto.

Pergunte-se: Esta política ainda é relevante? Pode ajudar-nosa fazer o nosso trabalho? Quais foram as principais mudançasnos Social Media nos últimos tempos? Foi feita algumaalteração legal que se aplique?

Criar uma política de Social Media para a sua empresa não écertamente a parte mais emocionante de trabalhar nesta área– contudo, se estas foram bem desenvolvidas, podemajudar, capacitar e envolver a sua equipa e, por sua vez, osseus clientes.

Exemplos de políticas de Social Media a seguir

Pode facilmente encontrar exemplos de políticas e diretrizes de grandes empresas. Deixo aqui um conjunto dealgumas políticas:

Ao analisar estes recursos vai ver como existem diferentes abordagens de empresa para empresa.

Dê uma vista de olhos em algumas dessas empresas e qual a abordagem de cada uma.

Mas lembre-se – não existe A política certa para cada empresa . Escolha aquilo que mais gosta de algumasdessas empresas para o ajudar a começar, e adapte as diretrizes à cultura e objetivos da empresa.

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Agora que já leu exemplos de políticas de Social Media, quais foram para si os melhores exemplos? Tem maisalguma sugestão? Deixe os seus comentários em baixo.

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