ACERVO ACADÊMICO DIGITALACERVO ACADÊMICO DIGITAL:Como aproveitar esta tendência?p

Dalton QuadrosECM MEETING EDUCAÇÃO 2018

20 4 bilhõesEmpresa global de pesquisas em tecnologia, prevê 20,4 bilhões de dispositivos estarão conectados à web, dentro do conceito de IoT, até 2020.

Em 2015Em 2015, eram apenaseram apenas

8 bilhões8 bilhões.

Os pilares da transformação digital:Provocar a mudança e a evolução das organizações socioeconômicas dentro dos padrões eProvocar a mudança e a evolução das organizações socioeconômicas, dentro dos padrões eprocessos organizacionais, quebrando barreiras culturais em função da modernidadetecnológica.

1 Digitização:• É o processo pelo qual as Instituições estão passando, tornando-se cada vez mais digitais e

t d tconectando-se umas com as outras;• É a transição da forma analógica para digital: sinais, sons, imagens e objetos convertidos por

meio de valores binários e transformados em dados e bits para serem armazenados nos dispositivos eletrônicos.

Digitalização:2

dispositivos eletrônicos.

• São mudanças reais realizadas pelas organizações por meio de tecnologia como Big Data, Big Data, IotIot, , BlockchainBlockchain, , criptocripto moedas entre moedas entre outrosoutros, que são extraídos de documentos digitais;

• É uma forma de buscar o entendimento integral da tecnologia gerando mudanças das regras de negóciosnegócios.

IOT – Internet das coisas:Internet das Coisas (IoT) vêm para automatizar os processos de coleta dados gerando3 • Internet das Coisas (IoT) vêm para automatizar os processos de coleta dados gerando informações dos usuários com dados personalizados visando melhorar a funcionalidade dos serviços de forma inteligente.

3

Certificado Digital:Certificado Digital:Padrão ICP-Brasil:• Passa a ser obrigatória e será destinada aos responsáveis da mantenedora e

sua mantida;

• O certificado visa garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

• O certificado digital facilita o acesso à diversos serviços pela internet;

• CNH Digital, • Atendimento VirtualAl d i t • Atendimento Virtual• e-CAC (Receita federal), • Bacenjud (Banco central),

• Alguns dos programas e sistemas passaram a aderir o processo digital

e já são reconhecidos pelo certificado j ( ),• Escritório digital, • E-social, etc..

padrão ICP-Brasil;

A quem se destina o certificado digital:A quem se destina o certificado digital:Público alvo!

Us ários credenciados pela Instit içãoUsuários credenciados pela Instituição

1º 1º momentomomento::

Reitor Pró-reitor Gerente Coordenador Secretários Atendentes

Setores:Setores:Recursos Humanos Jurídico

Acadêmico / Atendimento integrado Controladoria e Financeiro

2º momento:2º momento:

Expansão à todos os alunosExpansão à todos os alunos

O que muda no processo de digitalização:

1ª fase: Complemento dos dados para identificação do aluno

i t GEDArmazenamento Consultas:

Individual por tipo de documento ou em lote.

Prontuário do aluno Digitalizaçãono sistema GED dos documentos • Pendências

• A expirar: PDF´s• Impressão: E-mails

Consultas:• PDF´s• E-mails

Consultas:• E-mails

O

• Prontuário do aluno;

2ª fase:Os acessos aos documentos passarão a ser via portal web de forma segura Investimentos Prontuário do aluno;

• Documentos de planejamento;• Gestão estratégica;• Regulação;

P áti d ó i

g

Hospedagem em

em TI para reforçar na

infraestrutura de servidores de• Práticas pedagógicas;

• Outros....datacenter interno ou na nuvem

servidores de hospedagem

visando suportar a demanda

Escalabilidade

PORTARIA 31504 de abril de 2018

Seguindo o modelo da Indústria 4 0:Seguindo o modelo da Indústria 4.0:A educação vem na onda!

Corrida contra o tempo:Corrida contra o tempo:Portaria 315:1. As novas regras começaram a vigorar em 04/201804/2018;2. Prazo final, 04/202004/2020 para executar conforme o determinado;

3 A ã d IES C tit i itê t l b i l t3. Ação da IES: Constituir um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação visando atender aos processos de uso do acervo acadêmico;

Documentos a serem digitalizados no 1º momento:Documentos a serem digitalizados no 1º momento:• Documentos de planejamento;Documentos de planejamento;• Gestão estratégica;• Regulação;

P t á i d l• Prontuários de alunos;• Práticas pedagógicas;• Diploma digital;

4. Documentos originais serão descartados fisicamente.

• Contratos.

g

Instrumentos da avaliação:

• Regula dentre outras disposições, a digitalização e a gestão a digitalização e a gestão de documentosde documentos relativos às atividades-fim;;

• Do modo em geral, o dispositivo fixa os procedimentos a serem cumpridos pelas IES.serem cumpridos pelas IES.

Portaria 315 Portaria NA/MJ Nº92++Atividades de

produçãoAtividades de

produçãoArmazenamento

confiávelArmazenamento

confiávelManutenção dos

documentosManutenção dos

documentosPoliticas de segurançaPoliticas de segurança

Preservação digital e nato

digital

Preservação digital e nato

digitald g ad g a

Guarda, manutenção e custódia dos documentos

Exigência da portaria 315:

Documentos - Integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreabilidade do documento após digitalizado;após digitalizado;

Consulta - Produção e manutenção de cópias de segurança dos documentos digitalizados;digitalizados;

Assinatura digital ICP-Brasil - Validador jurídico do acervo para todos os usuários credenciados pela Instituição;todos os usuários credenciados pela Instituição;

Segurança da informação – Proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;alteração, reprodução e destruição não autorizados;

Digitalização com qualidade – Padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado;imagem do documento digitalizado;

Método de escaneamento – Indexação que possibilite a recuperação, acesso e a leitura por

Como opção sugerimos seguir inicialmente o mesmo formato estabelecido no armazenamento d d t fí i l dados.dos documentos físicos pela Instituição.

PLATAFORMA DIGITALA escolha certa!

Requisitos Características Planejamento Captura Recuperação Controle

Requisitos para escolha do sistema GED:

• Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Of di õ d t d d t dê i• Oferecer segurança e condições de armazenamento dos documentos acadêmicos através dos meios digitais.

• Permite indexar os documentos de forma que recuperação do acervo acadêmico digital seja rápido e seguro;• Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão,

de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

• Possuir método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a suaPossuir método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;• Implementar política de segurança visando a boa conservação dos documentos

acadêmicos.

• O uso do certificação digital padrão ICP-Brasil, deve garantir a autenticidade, a integridade legal do documento eletrônicointegridade legal do documento eletrônico.

Ged:Ged:Características

1. Reconhecimento de textos na leitura (OCR) identificados na imagem;

2. Armazenamento dos documentos em formato digital;

3. Organização dos documentos digitalizados em grupos ou tabelas de t lid dtemporalidade;

4. Atendimento à portaria nº 315;

5. Suporte a assinatura eletrônica dos documentos digitalizados;

6 Recuperação dos documentos de forma rápida com funções avançadas de6. Recuperação dos documentos de forma rápida com funções avançadas de pesquisas;

7. Integração via API com os sistemas embargados.7. Integração via API com os sistemas embargados.

GEDGED

Captação Acadêmico

Ged:Ged:Planejamento

Classificar os tipos de documentosque serão digitalizados;que serão digitalizados;

Definir quais campos depreenchimento serão utilizados parapreenchimento serão utilizados paraclassificar os documentos(matrícula, nome, cpf, data e etc.);

DefinirDefinir quaisquais documentosdocumentos quequereceberãoreceberão aa assinaturaassinatura digitaldigital;;

Definir os usuários poderãodigitalizar e pesquisar cada tipo dedigitalizar e pesquisar cada tipo dedocumento.

Ged:Ged:Captura

Captura do documento ecadastramento das informações paracadastramento das informações parapesquisa;

Possibilidade de carregar arquivo jáPossibilidade de carregar arquivo jádigitalizado ou acionar o scanner paradigitalização;

Indexação automática a partir de umlocal pré‐definido com os documentosdigitalizados;• Individual ou em grupos de

documentos;documentos;

Possibilidade de inserir assinaturadigital no documento após digitalizadodigital no documento após digitalizado.

Ged:Ged:Recuperação:

Consultas ágeis e flexíveis

Permite consultar por termos queidentificam o documento ou peloseu conteúdoseu conteúdo.• Utilizar o conceito de OCR;

Permite consulta utilizando filtrosde períodos;de períodos;

Opção para inserir novos conteúdos(mais páginas) em documento já(mais páginas) em documento jádigitalizado.

Ged:Ged:Controle:

Possui funções para controle de arquivos;arquivos;

Emissão de etiquetas para documentos e caixas;e caixas;

Relatórios e listagens dos documentos com informações estatísticas e de descarte;

Correções em lote de informações dos documentos digitalizados.

Gestão do conhecimento, ações e resultados:• Ações após a escolha:Ações após a escolha:

• Faça uma análise criteriosa de como deverá funcionar a hierarquia de documentos dentro do software antes da implementação para que a busca seja facilitada no momento da pesquisa;

• Trabalho em equipe:• Envolva o pessoal do atendimento da linha de frente para participar do projeto• Envolva o pessoal do atendimento, da linha de frente, para participar do projeto. • O contato com o aluno e pode colaborar para trazer exemplos reais da necessidade do uso de documentos.

• Resultado do processo. Faça um estudo sobre a economia gerada no projeto “ROI”: • Quanto se gasta com papel? • Qual é o custo com a impressão e equipamento? • Quantidade de atendimentos presenciais realizados no mês?

• Após a implementação do acervo acadêmico, converta os documentos para digitais e otimize os seus processos educacionais.

Benefícios para a Instituição de Ensino:

• A transformação dos processos para o meio digital torna-se um marcona Instituição. Departamentos e funcionários passarão a exercer suas ti id d d f i i latividades de forma mais simples.

1. Maior agilidade no atendimento ao aluno;g ;2. Redução do tempo de execução de uma solicitação dirigida à Secretaria digital;3. Redução de atividades manuais gerando economia de tempo e de papel;4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais passando tudo a ser

digital;5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para assinatura de documentos;6. Otimização de espaço físico com a eliminação de arquivos;7 Ob l ê i d fit ( í i ) d i fil ( tili )7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza);8. Evidências organizadas para atendimento à comissão do MEC;9. Atendimento à temporalidade e a legislação de documentos;10 Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos

serviços.

A rotina se torna mais fácil e os processos mais inteligentes• A rotina se torna mais fácil e os processos mais inteligentes.

Benefícios para as Professores e Funcionários:

• Mudança de paradigma na rotina de gerenciamento para uma maneira muito mais simples e natural:

1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital);

2 Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno;

3. Executar atividades com total mobilidade;4 Elaborar relatórios de avaliação e frequência online assinando4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, assinando

eletronicamente;5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel;6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se;;7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, viagens,

reembolso, etc.;8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado;g9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de

atividades duplicadas);10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas.

OO que vem por ai:

Prontuário do alunoProntuário do aluno

Extrato financeiroExtrato financeiro

Identidade estudantilIdentidade estudantil

PERGUNTAS?

Obrigado!

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