COMO A GESTÃO DEPROJETOS PODE MELHORAR

A SUA COMUNICAÇÃO

SUMÁRIO

1. Introdução

2. O que torna uma comunicação realmente eficaz?

3. Desafios da gestão: Comunicação

4. O que um gerente de projetos precisa saber sobre escuta ativa

5. Cinco dicas para melhorar a comunicação na equipe

6. A comunicação de uma gestão de projetos de alta performance

7. Conclusão

Sobre a Project Builder e a Samba Tech

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1. INTRODUÇÃO

O clima organizacional é um fator de extrema relevância em uma corporação. Os colaboradores são

parceiros e, quanto mais bem informados e organizados eles estiverem, mais envolvidos eles estarão

com a empresa, sua missão e seu negócio, e estarão mais dispostos a trabalhar para buscar resultados

para ela.

Portanto, manter um bom fluxo de informações e uma boa comunicação é essencial em qualquer organização e pode garantir o sucesso de seu empreendimento.

Nesse contexto, investir no uso de vídeos e em uma sábia gestão de projetos para otimizar o

compartilhamento de informações em uma empresa pode ampliar o conhecimento do colaborador, dando-lhe uma visão completa dos processos, e até mesmo otimizar a forma como equipes e figuras estratégicas se comunicam.

O Boticário, cliente da Samba Tech, por exemplo, investiu nessas estratégias e conseguiu

revolucionar toda a gestão da comunicação em seu negócio. A empresa é a maior rede de franquias

de perfumaria e cosméticos do mundo e possui mais de 2.800 lojas no Brasil, além de grande atuação

internacional. Com isso, partindo da necessidade de realizar treinamentos e troca de informações sobre novos produtos de forma eficiente, e também visando a redução de custos, a organização optou pela distribuição de seus vídeos corporativos através da web.

Isso facilitou os processos internos da empresa, além de possibilitar um giro maior das informações. Com uma significativa redução de custos, a tecnologia utilizada gerou um retorno positivo e rapidamente todas as franquias passaram a ter uma comunicação corporativa dinâmica, com maior

integração entre elas. E isso só foi possível porque eles utilizaram as tecnologias e processos certos.

Fundada em 2002, a PortoSeg é uma empresa financeira que atua nos segmentos de crédito consignado, capital de giro, financiamento e refinanciamento de veículos, investimento se na emissão de cartões de crédito. A PortoSeg faz parte do grupo Porto Seguro, que emprega mais de

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20 mil pessoas por meio de suas 23 empresas no Brasil. Uma das principais preocupações do grupo é a realização de uma administração simples, flexível e integrada, o que possibilitou à PortoSeg a adoção de uma ferramenta com essas características para gerenciar seus projetos, o software da

Project Builder.

O grande ganho da adoção da ferramenta foi facilitar o acesso às informações essenciais do projeto (tanto na parte estratégica, quanto na tática e operacional), aumentando a integração entre todos

os funcionários e equipes envolvidos em cada iniciativa da PortoSeg. Se antes cada funcionário

mantinha controles manuais, agora a empresa conta com um controle único e centralizado, facilmente

acessível por qualquer membro da equipe.

Neste e-book nós vamos te ensinar como contornar todos os desafios de comunicação que possam surgir em sua empresa e também como gerir seus processos com alta eficiência e performance.

Boa leitura!

Samba Tech e Project Builder.

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2. O QUE TORNA UMA COMUNICAÇÃO REALMENTE EFICAZ?

Essa pergunta é feita para muitos CEO’s e especialistas da área que demonstram em suas organizações uma estratégia de comunicação corporativa de alto nível - tanto interna quanto externa.

O Gustavo Caetano, CEO da Samba Tech, maior empresa de tecnologia para comunicação em

vídeos da América Latina, tem muitas conversas com diretores e colaboradores de diversas empresas

e esse tema sempre vem à tona.

Pensando nisso, ele preparou 6 bases que levam uma empresa a atingir esse objetivo. Depois, vamos

te ensina como podemos trabalhar esses pilares. Vamos nessa?

AGILIDADE

Quanto tempo é necessário para levar aquela diretriz estratégica quentíssima até os colaboradores?

30 longos dias até o material ficar pronto? Bom, esqueça o sucesso disso. É preciso ser ágil ao tirar

a mensagem do planejamento e levá-la até o quadro de funcionários. Ao usar vídeos, por exemplo,

não basta apenas acreditar nesta estratégia e ponto final. É preciso fazer com que esse vídeo chegue rápido e com qualidade a cada destino traçado, a cada pessoa que precisa ser atingida.

INTERATIVIDADE

Seu funcionário está conectado, usa Dropbox, Twitter, Linkedin, Spotify e Netflix. Ele quer interagir. Não trate suas redes internas (ou mesmo externas) como uma via de mão única e sem qualquer

charme de design. Repito: ele utiliza as principais redes sociais e apps do mercado e quer uma

experiência positiva também na empresa.

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MOBILIDADE

E sabe o que essa conectividade em tempo integral significa? Que as pessoas estão utilizando dispositivos móveis boa parte do tempo. Uma pesquisa recente mostra que 4 em cada 5 usuários de

internet possuem um smartphone e que 47% dos entrevistados têm um tablet. Não dá para deixar o mobile de lado na hora de fazer uma comunicação eficaz na sua empresa, certo?

CAPILARIDADE

Aqui a coisa começa a ficar ainda mais séria. Adianta você atingir apenas os funcionários de uma unidade ou de uma cidade? É preciso utilizar a tecnologia para fazer com que sua comunicação alcance o maior número de lugares possíveis e o maior número de pessoas também. Pode até haver

restrições de acesso nesse caminho, segmentações e direcionamentos, mas sua empresa precisa ser capaz de entregar a mensagem onde quer que seja.

ENGAJAMENTO

Talvez essa seja a palavra mais falada do momento. Sua empresa vai ficar alheia a isso? Espero que não. Um caso de uso inteligente é dar ao colaborador a chance de ter papel ativo nesse processo

comunicacional.

Dessa forma, uma pessoa do comercial pode contar para o restante do time quais técnicas de venda

são mais eficazes ou qual discurso tem melhor apelo. Isso é fundamental para trabalhar uma gestão do conhecimento compartilhada e tirar da empresa o papel único de gerador de informação qualificada.

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MONITORAMENTO DE RESULTADOS

Você pode fazer todos os passos anteriores e não ter a menor ideia do que está acontecendo. Aí, sinceramente, não adianta nada. É fundamental compreender quem está acessando, de qual dispositivo entra, qual área da empresa, faixa etária, além de cruzamento de dados com avaliações de desempenho e produtividade.

3. DESAFIOS DA GESTÃO: COMUNICAÇÃO

Parte fundamental do convívio em sociedade, a comunicação ainda é um dos grandes problemas

no mundo corporativo. Afinal, somos reflexo do que vivenciamos ao longo de nossas vidas, e cada pessoa tem suas próprias experiências e modo de ver o mundo. Quando uma comunicação é feita, cada envolvido a compreende de acordo com essa bagagem, o que pode acarretar em ruídos entre

a intenção do emissor e o que o receptor de fato entendeu, gerando até mesmo dificuldades no relacionamento interpessoal.

Na execução de um projeto essa dificuldade se intensifica. Temos equipes multidisciplinares, com cultura e valores diversos, o que faz com que o papel do gerenciamento da comunicação em projetos

seja uma das maiores preocupações do gerente. A sintonia entre a equipe deve estar afinada, a fim de que todos compreendam seus papéis para o resultado final e possam trabalhar em sinergia, com o mínimo de conflitos e discussões. Todos precisam estar “na mesma página” como se diz.

O QUE A COMUNICAÇÃO EM PROJETOS FAZ

A comunicação em projetos trata principalmente daquela que é feita entre e para a equipe, visando

facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres. Para superar os

desafios das barreiras comunicacionais, o gerente deve acompanhar de perto essas interações e

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manter-se constantemente em contato com a equipe, para apaziguar qualquer conflito.

Além disso, a comunicação em projetos visa manter os patrocinadores, os usuários e demais

envolvidos informados a respeito do andamento do mesmo, reportando periodicamente os avanços

realizados. Isso torna a comunicação em projetos mais complexa, pois os públicos são variados e é

preciso segmentar essa comunicação para todos os Stakeholders.

OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS

Manter as pessoas unidas e dispostas para o trabalho é um grande desafio do gerenciamento de comunicação. Para tanto, o gerente de projetos deve ter competências de comunicação oral e escrita, além de uma boa dose de negociação.

Neste sentido, o feedback contínuo também é essencial, já que as pessoas precisam saber como está

o seu desempenho para poderem melhorar ou corrigir qualquer falha. É papel do gerente de projetos conversar com cada membro da equipe e manter o ambiente em harmonia.

O repasse de informações referentes ao projeto de maneira clara, sucinta e compreensível para todos os envolvidos também se constitui em um grande desafio. A comunicação escrita pode ser mal interpretada, assim como a oral pode ser conflitante com a não verbal do transmissor. Sendo assim, valer-se de vários recursos para comunicar de forma mais eficaz a todos os envolvidos com o projeto é a melhor saída.

A comunicação é a essência do relacionamento interpessoal, por isso deve andar de mãos dadas com o gerenciamento de recursos humanos em projetos, auxiliando na mediação de conflitos e na promoção de ações de engajamento e comprometimento para a equipe. Sem a comunicação clara, fluida, o projeto tem grandes chances de não dar certo, portanto, na hora de escolher um líder para tratar do assunto, certifique-se de indicar a pessoa certa.

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4. O QUE UM GERENTE DE PROJETOS PRECISA SABER SOBRE ESCUTA ATIVA

Uma das habilidades mais requisitadas para um gerente de projetos é a boa comunicação. Seja falada

ou escrita, é a comunicação que garante o alinhamento necessário entre os membros da equipe do

projeto, cuidando para que todos estejam focados nos mesmos objetivos e metas, desempenhando

seus papéis adequadamente para que o produto final seja tal qual o planejado.

Contudo, o processo comunicacional só é efetivo se há um comprometimento por parte dos

colaboradores. E é por isso que o gerente de projetos precisa assimilar o que é escuta ativa e como

ela pode auxiliar no seu papel de liderança, facilitando os relacionamentos e tornando a equipe muito

mais produtiva.

NO QUE CONSISTE ESSA TAL DE ESCUTA ATIVA?

Escutar ativamente é focar na pessoa que fala com você, deixando outras preocupações de lado para realmente compreender o que está sendo dito, quais são as intenções, as preocupações e os anseios contidos no discurso. Lembre-se de que não é apenas a boca que comunica e a linguagem corporal

do outro deve ser levada em conta também.

POR QUE USAR ESSA TÉCNICA NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

O gerente de projetos é o porto seguro de toda a equipe quando o foco é a tomada de decisões, a promoção de um ambiente de trabalho sinérgico e a manutenção da coesão entre os profissionais envolvidos. Por isso, se o gerente de projetos não pratica a escuta ativa, está perdendo detalhes

importantes da execução do projeto, bem como compromete o desempenho da equipe pela falta de

habilidade em detectar problemas de relacionamento ou de entendimento sobre papéis e atividades.

Praticando a escuta ativa, o gerente facilita a comunicação com a equipe e fica mais próximo do dia

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a dia das pessoas, melhorando seu poder de relacionamento e liderança, quesitos essenciais para

conduzir equipes ao sucesso!

O QUE IMPEDE UM GERENTE DE PROJETOS DE PRATICÁ-LA?

São diversas as barreiras que devem ser quebradas pelo gerente de projetos a fim de garantir uma maior coesão em sua equipe. Quer saber o que anda fazendo de errado nesse sentido? Fique atento

a esses sinais:

• Escutar as pessoas pensando em outras coisas;• Fazer outras atividades enquanto fala com uma pessoa;• Selecionar somente aquilo que o agrada, recusando toda comunicação que seja uma crítica ou que não satisfaça suas expectativas;• Escutar enquanto anseia por outros compromissos;• Concluir os pensamentos do seu interlocutor antes da hora.

Ao perceber em si algum desses sinais, o gerente de projetos deve tomar providências para eliminar essas barreiras. Aí vale pedir que o colega volte em um outro momento, para conversarem com mais

tranquilidade, ou, ainda, retirar-se para um local mais isolado para que possam conversar.

COMO COLOCAR O CONCEITO EM PRÁTICA?

Em um diálogo qualquer, é preciso se manter focado no interlocutor para que ele se sinta seguro

e você compreenda o assunto em toda a sua amplitude, sem levantar as barreiras mencionadas anteriormente. Durante a conversa, observe a linguagem corporal do colega e analise se está coerente

com seu discurso.

Mantenha sempre uma retroalimentação em todos os diálogos, ou seja, dê feedback a todo momento,

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mostrando que você está atento à conversa. Repetir algumas falas, mas com outras palavras, permite que você verifique se está mesmo compreendendo a proposta. Perguntar sobre pontos pouco claros é sempre válido, assim como não interromper enquanto a outra pessoa fala, deixando-a concluir o

pensamento antes que você possa fazer qualquer tipo de julgamento.

5. CINCO DICAS PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO NA EQUIPE

Um problema mais do que comum nas empresas é a dificuldade de comunicação entre gerentes de projeto e funcionários. Acredita-se até que uma grande parte dos documentos que são enviados pelos

gerentes aos interessados sequer são lidos. A seguir separamos dicas para melhorar a comunicação

do seu time!

5.1. USE PAINÉIS INFORMATIVOS

Esse tipo de ferramenta é bastante útil, porque concentra em apenas um lugar todas as informações de determinado projeto e, ainda por cima, é facilmente encontrada em ferramentas para gerenciamento

de projeto. Os interessados podem visualizar o painel de informações com os dados apresentados sob medida para o seu entendimento.

5.2. CRIE UMA AGENDA DE COMUNICAÇÃO

Funcionários e demais interessados podem ficar confusos se receberem informações com muita frequência. Para resolver este problema, estabeleça datas em que novas informações serão divulgadas, uma rotina. Deixe de lado a confusão de uma maneira simples, assim os próprios

interessados procurarão as informações nas datas corretas.

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Além disso, é importante que sejam estipuladas as datas e eventos importantes do projeto para que,

conforme a proximidade destas, o time possa se organizar para que a comunicação se dê de maneira mais eficiente e prática.

5.3. SEJA VISUAL

Muitas vezes, apenas palavras não são suficientes. Se sua empresa pretende construir um novo escritório ou outro espaço físico, use vídeos que mostrem o progresso da construção para a equipe.

Isso pode servir para qualquer outro projeto que esteja em andamento e requer atenção de todos.

Assim, os membros da equipe ficarão bem mais curiosos sobre o assunto e terão mais disposição para conversar sobre o projeto.

Infográficos, mapas mentais, vídeos, gráficos, imagens, diagramas, dashboards e tantas outras ferramentas de comunicação podem facilitar o repasse das informações e manter a equipe informada e pronta para maximizar os resultados do projeto.

5.4. REUNIÕES

Para conversar com os membros de sua equipe, nada melhor do que marcar reuniões semanais ou mensais para discutir os principais pontos de um projeto. Assim, todos terão um momento específico para se atualizar e, além de tudo, construir táticas para melhorar a comunicação entre a equipe. Mas

atenção, reuniões devem ser sempre o mais objetivas e informativas possível. Ninguém gosta de sair de uma com o meme “Sobrevivi a mais uma reunião que devia ter sido um e-mail” na cabeça. Separamos aqui outras dicas para ter reuniões mais produtivas.

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5.5. EXPLIQUE TUDO

Muitas vezes a equipe perde o interesse em um projeto simplesmente por não saber do que se trata.

Tente deixar tudo muito claro para os membros de sua equipe na hora de colocar em prática seu

projeto. Lembre-se que as informações devem ser apresentadas de tal forma que mesmo pessoas não envolvidas entendam o projeto e suas especificidades.

Independentemente do nível de experiência dentro ou fora da empresa, as pessoas tem diferentes bagagens culturais e conhecimentos e o gerente de projetos tem de saber lidar com isso. De jargões à tendências do mercados, tenha a certeza depois de uma interação com você o membro do time saiu com mais conhecimento que antes. Mas cuidado para não soar paternalista e nem pedante. E lembre-

se, a comunicação é uma via de mão dupla, ou seja, esteja aberto a aprender com seus funcionários

também.

6. A COMUNICAÇÃO DE UMA GESTÃO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

Embora muitas empresas tentem organizar a sua comunicação com e-mails e planilhas, é sabido o

quanto essas medidas são paliativas e como representam um gasto de energia e tempo.

Além disso, mais do que falhas em termos apenas de comunicação, esses meios colocam em risco

toda a sua gestão do conhecimento e podem ser um tiro no pé caso um funcionário com informações estratégicas precise se ausentar temporária ou definitivamente.

De acordo com o Guia PMBOK®, um bom gerenciamento da comunicação em um projeto deve

garantir que as informações possam ser geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, organizadas e recuperadas de forma fácil e sem exigir grandes esforços por parte da equipe.

Em termos práticos, isso reflete em benefícios como alinhamento da equipe, ganho de tempo e

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produtividade, e geração de informações de qualidade, já que tudo será colocado de forma clara, simples, gerando entendimento entre as equipes, maior fluidez do trabalho e, consequentemente, menos erros e perda de informações importantes.

Quando se trata de impulsionar a comunicação de um projeto, algumas dicas são valiosas e podem

tornar seus processos mais eficientes. Confira algumas delas:

SEJA CLARO E OBJETIVO

Para que as peças da engrenagem em um projeto funcionem bem não podemos ter ruídos na

comunicação e nem margem para má interpretações. Essas situações causam retrabalhos e podem até mesmo resultar em conflitos na equipe. Seja claro ao designar uma tarefa e certifique-se que o funcionário entendeu o que se espera dele. Evite palavras difíceis e construções de frases que mesmo corretas gerem dúvidas no momento da leitura.

Lembre-se tempo é dinheiro e reuniões desnecessárias, e-mails longos e relatórios intermináveis só servem para entediar e desmotivar a equipe. Uma perda de tempo dupla. Seja objetivo, mas tenha a

certeza que os demais obtiveram todas as informações necessárias para executar suas tarefas para a conclusão do projeto.

SEJA AMIGÁVEL

Um tom ameno, respeitoso e profissional leva ao longe. Mesmo que você tenha certa liberdade com algum colega de trabalho, lembre-se que as pessoas passam por problemas e “nem todo dia é dia santo”

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SIGA OS PRECEITOS DA BOA ESCRITA NA INTERNET

Os erros mais comuns que vemos são:

Textos escritos em letras maiúsculas – Esse tipo de mensagem significa que o interlocutor está gritando, então evite tanto em e-mails direcionados para apenas um funcionário, mas

principalmente naqueles que com várias pessoas na cópia.

Uso de destaques coloridos – Em excesso acabam distraindo e o que era para reforçar

pontos importantes acaba sendo banalizado.

ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

Com um software de gestão de projetos você pode, entre outras funcionalidades automatizar a comunicação com disparos de e-mail e alertas, além de centralizar arquivos, documentos e artefatos.

Com uma comunicação melhor gerida, as reuniões ficam menos frequentes e mais produtivas. Os processos são sistematizados, o que evita que a equipe fique perdida em suas tarefas e solicite mais tempo do gerente de projetos para coordenar as pessoas e atividades.

Investir em uma ferramenta de gestão de projetos possibilita transformar seus processos, tornando

a sua organização mais eficiente e produtiva. Separamos aqui uma ferramenta que calcula o ROI

dessa implantação.

PRODUZA VÍDEOS

Os vídeos são a nova tendência da internet e, mais do que isso, podem ser uma maneira fácil e didática de salvar informações e deixar seus colaboradores mais engajados

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•

•

Já pensou em usar vídeos, por exemplo, para complementar as informações escritas que você coletou sobre o que o cliente espera do projeto? Ou documentar um processo complicado através de

um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e

criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Entretanto, se for investir em vídeos, considere a possibilidade de utilizar uma plataforma profissional, que garanta total segurança do conteúdo, assim como reprodução em qualquer dispositivo.

REALIZE REUNIÕES VIRTUAIS

Você já notou como é difícil marcar um encontro com seus amigos para jogar conversa fora e tomar alguma coisa? Os horários não batem, os dias não batem, as pessoas estão fora da cidade, não podem

se deslocar até o lugar marcado, e por ai vai… É sempre assim.

Agora, imagine marcar uma reunião ou treinamento com toda uma equipe de profissionais, que precisa realizar suas tarefas, tem suas prioridades e também outros compromissos? É a mesma situação da anterior, porém em uma proporção muito maior e com consequências bem mais sérias.

Mas não se desespere! Ainda é possível reunir todos os seus colaboradores em um local único e

mágico: A internet! Invista em reuniões online e não deixe que sua equipe saia do ritmo ou precise trabalhar com informações limitadas.

Através de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, você consegue conectar-se a uma única pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez só, com qualidade total de vídeo

e áudio independentemente de onde elas estiverem e ainda compartilhar documentos e informações de vários tipos em tempo real e gravar a reunião e disponibilizar posteriormente para todos os

envolvidos.

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CONCLUSÃO

Comunicar de forma eficaz é um desafio, mas prioritário. Por isso, conhecer os preceitos de uma boa troca de informações é fundamental para o sucesso de qualquer organização.

Agora que você conhece ideias, dicas, ferramentas e cases de sucesso que reforçam a importância de uma boa gestão de comunicação na sua empresa, tanto dentro quanto fora dela, é hora de colocar

em prática o que viu.

Se você ainda tiver dúvidas ou quiser conversar sobre o tema, entre em contato conosco. Nós teremos o maior prazer de bater um papo e entender como as estratégias podem se adequar a realidade da

sua empresa.

Esperamos que esse guia tenha sido útil!

Samba Tech e Project Builder

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SOBRE A PROJECT BUILDER

Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem

como objetivo ajudar empresas de diversos portes a

entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos,

conseguindo assim atingir a alta performance em seus

negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:

Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado

por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou

uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementação

da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria

para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade,

aumentar seu faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão

de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto.

Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks,

webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia

Project Builder.

Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa

solução através de uma demonstração por vídeo ou

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SOBRE A SAMBA TECH

A Samba Tech é pioneira no mercado de distribuição

vídeos online no Brasil e uma das empresas mais ino-

vadoras da América Latina segundo a FastCompany.

Através do Samba Vídeos, sua Plataforma de Vídeos

Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, dis-

tribuição, monetização e mensuração do consumo de

vídeos.

Trabalhando com soluções para TV na Internet, Ensino a Distância, Treinamento Corporativo e Transmissão ao

Vivo, a Samba Tech contribui para democratizar o acesso

aos vídeos e pulverizar a mensagem na internet.

A empresa suporta um tráfego anual de 20 PB, gerencia

2 bilhões de requisições por mês e suporta mais de 500 milhões de visualizações de vídeo mensalmente. É in-

vestida pela DFJ FIR Capital, tem parceria global com

MIT (Massachusetts Institute of Technology) e é parte

do Samba Group que conta com uma Joint Venture com

a Adstream para atuação no mercado nacional e Samba

Ads, focada em publicidade de vídeos online.

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