Comissão de Gestão Fazendária - COGEF 2015 Espaço de Trabalho Corporativo.
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Comissão de Gestão Fazendária - COGEF
2015
Espaço de Trabalho Corporativo
Sobre o Serviço ETC
• O ETC é um ambiente colaborativo baseado em sítios (locais virtuais) específicos chamados de Espaços de Trabalho que centralizam informações e tarefas de forma dinâmica e organizada.
• O ambiente pode ser utilizado por qualquer servidor para compartilhar, comunicar, participar, aprender, descobrir, criar e analisar dados de interesse comum.
Sobre o Serviço ETC
• Uma das propostas do ambiente era se descolar do modelo departamental e hierárquico, porém, o uso é livre para se adequar da melhor forma às necessidades da Sefaz e às de seus servidores.
• Atualmente, temos desde um uso departamental até usos relacionados a atividades multisetoriais, englobando tanto atividades de nível estratégico quanto atividades operacionais.
• Muitos dos Espaços de Trabalho são voltados para a Gestão do Conhecimento de uma área ou de uma atividade.
Sobre o Serviço ETC
• A administração dos sítios é descentralizada, onde cada Espaço de Trabalho tem um Dono de Site, que é o responsável pela administração e definição das regras de uso desses Espaços, inclusive, das permissões de acesso.
• O Dono de Site pode ser um servidor de qualquer área da SEFAZ, porém, deve participar dos cursos específicos da Fazesp.
Sobre o Serviço ETC
• Entre as principais funcionalidades, podemos citar: Compartilhamento de documentos (com
versionamento e auditoria); Compartilhamento de calendários; Criação de fóruns de discussão; Criação de fluxos de trabalho automatizados; Criação, preenchimento e guarda de formulários
assinados digitalmente; Publicação de notícias para públicos específicos;
Sobre o Serviço ETC
• O Serviço ETC utiliza a plataforma SharePoint e funciona na Sefaz desde junho de 2013, evoluindo constantemente em funcionalidades oferecidas, capacitação e suporte.
• Algumas vantagens da ferramenta são o ganho de produtividade e eficiência, a eliminação de redundâncias e a possibilidade de reunir visões diferentes sobre uma mesma situação.
Portal ETC
• O Serviço ETC oferece um Portal com diversos canais para ajudar os usuários, entre eles: Diretório dos Espaços de Trabalho; Governança; Aprender; FAQ; Indicadores; Central de Busca.
Portal ETC – Diretório dos ETs
• O Diretório dos Espaços de Trabalho permite a visualização de todos os Espaços existentes, bem como seus Objetivos, Donos de Site e endereço.
• Além disso, permite a localização de um Espaço específico através de diversos filtros e também por um mecanismo de busca específico.
• No caso de Espaços de Trabalho fechados, é possível solicitar acesso ao Dono de Site através do endereço disponibilizado nesse Diretório.
Portal ETC – Governança
• O canal sobre Governança explica as regras do Serviço e inclui: Visão Geral sobre Governança; Papéis e Responsabilidades; Comitês de Governança; Políticas de Governança;
Portal ETC – Aprender e FAQ
• O canal Aprender fornece informações sobre os cursos disponíveis para o ETC. Além disso, disponibiliza: Apostilas dos cursos; Tutoriais em Vídeo; Tutoriais Escritos;
• A FAQ disponibiliza respostas para as dúvidas mais frequentes feitas pelos usuários.
Portal ETC – Indicadores
• O canal de Indicadores do Serviço ETC permite acompanhar a evolução dos seguintes itens ao longo do tempo (em parênteses os valores em nov/15): Total de Donos de Site Treinados (314); Total de Espaços de Trabalho (295); Número de Page Views Mensais (518 mil); Volume de Dados Armazenados (115 GB).
Portal ETC – Central de Busca
• A Central de Busca permite: Pesquisar sobre pessoas da organização; Pesquisar informações contidas na Sefaznet
(Intranet), ETC (Ambiente Colaborativo) e EPM (Ambiente para Projetos);
Filtrar as pesquisas por ambiente, tipo de documento, autor e data.
ETC e Gestão do Conhecimento
• As diversas funcionalidades do Serviço ETC, principalmente as relacionadas com Buscas e Filtros dos conteúdos armazenados, auxiliam a Sefaz em diversas iniciativas de Gestão do Conhecimento, tanto de áreas quanto de atividades multisetoriais.