REPORTAGEM

Central de Informações Técnicas do Cenibra20 anos de atividades

Fernando Alberto Dias

A Cenibra possui unta Central de Informações Técnicas que utilizasoftwares niodernos e realiza intercâmbio com outras empresas

afim de processar informações do setor

Eata matéria foi elaborada com o

objetivo de relatar a forma degerenciamento da documentação einformação bibliográfica da CenibraTratase de um relato de experiênciasonde de maneira genérica é dadauma visão do sistema Procurousetambém levantar e resgatar a inemória da Central de Informardes Técnicas CIT e levar para todos o que éo que faz e onde pretende chegar no

futuro Os clientes são cada vez mais

exigentes e a C1T procura trabalharem sintonia com suas necessidades

nunca esquecendo os objetivos daempresa

A Celulose NipoBrasileira SIACenibra foi fundada em 1973 como

resultado da associação da Companhia Vale do Rio Doce CVRD quedetém 5148n das ações e a JapanBrazil Paper arar Pulp Resources

Development Co Ltd W coai

4852 A unidade industrial está lo

calizada em Belo Oriente ao leste doEstado de Minas Gerais a 236 km de

Belo Horizonte e produz celulosebranqueada de eucalipto A sede estálocalizada em Belo Horizonte A em

presa possui duas subsidiárias ìntegrais a Cenibra Florestal SIA responsável pelo suprimento da matériaprima o eucalipto e a Cenibra lnter

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nalional Ltd que objetiva ampliar aatuação externa da Cenibra e possibilitar o desenvolvimento das suas

atividades comerciais e financeiras

internacionais Atualmente a capacidade de produção é de 350 mil toneladas de celulose por ano comaproximadamente 90 destinadas aomercado externo embarcadas através

do Poriocel porto especializado emmovimentação e embarque de celulose situado no Estado do EspíritoSanto do qual a Cenibra detém 49do capital

A Cenibra e a Cenibra Florestal

possuem4430 colaboradores sendo1338 na indústria e 3092 em suas

atividades florestais Em dezembro

de 1993 a empresa foi recomendadapelo BVQ1 Ltda Bureau Veritas

Quality International para a certificação segundo a norma ISO 9002Atualmente a Cenibra está engajadano seu Projeto de Expansão com oobjetivo de aumentar sua capacidadede produção de 350 mil para 700 miltoneladas por ano Paralelamente têmsido desenvolvidos programas dequalidade total buscando motivar gerentes e colaboradores para a excelência empresarial traduzida em qualidade competitividade e produtividade com destaque para os clientesmeio ambiente comunidade e valori

zação do homem

Central de Informações TécnicasHistórico

Os estudos para implantação deum centro de informações técnicasna Cenibra se iniciaram em junho de1975 com o documento Considera

ções sobre a Conveniência de se Implantar um Centro de InformaçõesTécnicas na Celulose NipoBrasileiraSIA Cenibra de autoria do engenheiro Afrânio Carvalho Aguiar doCentro Tecnológico de Minas GeraisCetec atualmente professor titularaposentado da Escola de Biblioteconomia da UFMG Em dezembro do

mesmo ano foi contratada a bibliotecária Célia Maria de Oliveira Ful

gêncio que coordenou os trabalhosde planejamento e implantação a partir das necessidades e expectativas

dos clientes em potencial Em 8 demarço de 1976 comunicouse o início do seu funcionamento As publicações de propriedade da empresapassaram a ter controle centralizadona CIT que as classificava catalogava e difundia bem como proporcionava a outros interessados infor

mações naquelas fontesA CIT esteve vinculada a vários

departamentos como o Departamento de Relações Industriais DEPRIDepartamento de Recursos HumanosDERHU e a Secretaria Geral daPresidência Seger Hoje faz parteda Coordenação Geral de Planejamento e Desenvolvimento CGP

que responde diretamente à presidência da Cenibra A CGP tem duas áreas

de atuação Uma delas é responsávelpelo planejamento empresarial e assessoria à presidência A outra lidacorri informação e documentaçãosendo a CIT responsável pelas informações externas bibliográficas e oControle Documental pelas informações internas arquivo administrativo Os sistemas de informação sãoimportantes para permitir a evoluçãotecnológica da empresa e sustentaras tomadas de decisões gerenciaistomandoasmais acertadas e rápidas

Missão de CIT

Gerenciar a documentação bibliográfica da Cenibra em sintonia comsuas políticas de qualidade e desenvolvimento

Atender às necessidades de infor

mação dos profissionais e unidadesorganizacionais através de infraestrutura de aquisição processamentoe acesso adequados à realidade atuale futura

Organização recursos einstalações

A filosofia da Central de Informa

ções Técnicas reflete uma visãomoderna do tratamento da informa

ção necessária às atividades organizacionais Engloba os trabalhos de seleção aquisição catalogação indexação arquivamento e alimentação do

Sistema Integrado de BibliotecaSIB Essas etapas juntamente coma análise seletiva e direcionada da

informação são as bases dos trabalhos desenvolvidos A CIT conta com

duas bibliotecas uma em Belo Ho

rizonte e outra em Belo Oriente

0 acervo é composto de 6 mil livros técnicos 10 mil normas e mé

todos de análises 200 títulos de rev I

tas 15 títulos de jornais mil relatóriostécnicossetoriais e apostilas 35 milartigos cadastrados e 1350 livros deficção 0s assuntos predominantes sãocelulose e papel ciência florestalcontrole ambiental administraçãoorganização economia e finançasdireito engenharia e informática

0 quadro de pessoal é compostopor cinco profissionais sendo dois denível superior e três de nível técnico

0 horário de funcionamento em

Belo Horizonte é das 8 às 12h e das

13h15 às 18h Em Belo Oriente das

8h às 17h Em ambos os locais de

segunda à sexta feiraA maior parte dos clientes são co

laboradores da empresa atendendotambém a consultas e empréstimosexternos de profissionais estudantesoutras empresas e instituições

Sistema integrado de BibliotecaSIB

Até 1984 a CIT trabalhou com

uma estrutura pequena de pessoal e ovolume de trabalho sempre foi muitogrande Em março daquele ano coma contratação de mais um bibliotecário deuse início à reorganizaçãoe informatização do acervo de publicações Foi adotado o sistema KevWord in Contexi KWIC utilizado

pela biblioteca da Superintendênciado Porto da CVRD Vitória um

sistema de listagens por autores títulos e palavraschave Os formulárioseram preenchidos e enviados para adigitação de inclusões ou alteraçõesNesse inicio os materiais não eram

classificados sendo ordenados nas

estantes por chegadaEm 1985 por não se adaptar à

realidade e a partir de uma nova filosofia da empresa em relação â informática foi implantada a primeira ver

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são do Sistema Integrado de Biblioteca SIB on lira no Mainfranw da CVRI mais complexa abrangente e eficiente Desenvolvido nosoftware Ramis o sistema possuía asseguintes entidades catálogo leitorempréstimo assunto circulação encomenda e reserva

Em 19871998 o sistema foi passado para o computador adquiridopela Ceníbra um 113M 4381 T92

Ainda com sqftware Ramis o sistemafoi otimizado e a ele foram acrescen

tadas outras rotinas

A partir de 1990 devido à sobrecarga do computador e conseqüentedemora do tempo de resposta o sistema foi migrado para NaturallDB2mantendo a recuperação de informações em Ramis uma linguagem defácil utilização para o usuário finalHoje a recuperação já está toda emNatural onde as necessidades e programas sãopréestabelecidos e o Ramis é utilizado para levantamentoseventuais cuja programação é desenvolvida na hora pelo próprio usuárioSão realizadas melhorias constantes

a partir de observações experiênciase trabalhos dos profissionais do Departamento de Informática

0 sistema atual que também estáon line para os leitores consiste em

publicaçãolassuntos artigolassuntos controle do vocabulário e cir

culaçãoemprést i mo leitor assinatura re

serva e encomenda

programas de rotinas e recuperação de informações eventuais

Atualmente está sendo implantadoo Projeto Rede de Comunicação deDados para alterar a plataforma dehardware de mainframe para redeutilizando softwares modernos

Atividades desenvolvidas

Aquisição0 processo de aquisição é prece

dido da seleção e apuração do material bibliográfico a ser adquirido 0orçamento anual é elaborado a partirdo levantamento das reais necessi

dades dos profissionais e das unidades organizacionais com quem sãomantidos contatos sistemáticos du

rante o ano São feitas aquisições eassinaturas no Brasil e no exterior

diretamente utilizando os serviçosdo Departamento Financeiro da Empresa

É ainda responsabilidade da CIT agerência da execução orçamentária oencaminhamento de pagamentos e ocontrole de renovações de assinaturas

Parcerias e intercâmbios

Com o objetivo de suprir necessidades que eventualmente o acervoda empresa não atenda são feitos

intercâmbios com outras empresas einstituições Isso é feito tanto emnível local e regional como em nívelnacional e setorial isto é

Usiminas UFMG PUCMG

Indi EPC Leme Engenharia GT20 da ANFPC Grupo de bibliotecários ligados às empresas associadasda Associação Nacional dos Fabricantes de Papel e Celulose e outraspara obtenção de artigos normas técnicas empréstimos de publicações etroca de experiências profissionais

o CVRDRio Aquisição conjuntade estudos setoriais de interesse co

inuni acesso ao Sistema de Informa

ções Documentais SID e intermediação do acesso às bases de dadosinternacionais

BICT Instituto Brasileiro de

Informação em Ciência e TecnologiaLocalização e obtenção de artigos

disponíveis nos acervos de bibliotecas e centros de documentação distribuídos pelo Brasil através do Catálogo Coletivo Nacional

British Library Obtenção deartigos de periódicos não disponíveisno Brasil

Tappi Technical Association ofPulp and Paper Industry Obtençãode publicações e informações sobrecelulose papel e áreas afins

Processamento técnico

Após a aquisição ião processadosregistro e catalogação utilizando aClassificação Decimal UniversalCDU análise indexação e disseminação Para essas atividades é utilizado o Sistema Integrado de BibliotecaSIBq e para a divulgação de novasaquisições o Email Os artigos importantes das revistas que circulamsão indexados e cadastrados a partirda indicação dos leitores e análise dobibliotecário

Referência serviços deatendimento

0 cliente da CIT é o motivo de sua

existência Para ele são prestadoslevantamentos bibliográficos por

assuntos títulos e autores

empréstimos e consultas de publicações

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Vários levantamentos bibffográricos são realizados pelo CIT para os clientes

empréstimos entre bibliotecasfotocópiascirculação de periódicosdistribuição de jornaistraduções técnicas e juramentadas

ComplementaresAlém das rotinas já em andamento

a CIT desenvolve outros trabalhos

com o objetivo de enriquecer e ampliar sua atuação São eles

Feira Cenibra do Livro promovida anualmente na Semana da Cul

tura geralmente no mês de outubroem Bela Horizonte e Belo Oriente

manutenção do acervo de livrosde ficção e caixasestantes do Sesiminas como incentivo ao hábito da

leituraISO 9002 Garantia de atuali

zação do acervo de normas técnicase métodos de análises através de procedimento especifico aprovado paraa atividade

acompanhamento da legislaçãode interesse da empresa em publicações oficiais em parceria com as unidades organizacionais

desenvolvimento de projetos paracriação de uma videoteca racionalização de assinaturas de periódicos emelhorias continuas

Conclusão

A Cenibra entende que a informação é instrumento estratégico para aeducação e desenvolvimento das pessoas agregando qualidade as tomadasde decisões e aos resultados obtidos

Portanto a CIT vem durante todos esses

anos procurando seguir um caminhoconsciente com visão de futuro e

pensando sempre em prestraa serviçosde vanguarda 0 futura está nas anãosda informática agilidade rapidezacesso a bases de dados nacionais e

internacionais cabendo ao homem a

parte intelectual de gerenciar a demandae os recursos informacionais existentes

Direcionar as necessidades para asfontes mais adequadas em tempo hábilë o grande desafio É responsabilidadedos profissionais da área colocar oscentros de informações e bibliotecasnestes caminhos já que estamos na erada informação e na virada do milênioAos empresãrios e diretores é importante a consciência de que suas enipresas terão mais sucesso qualidadecompetitividade e produtividade apartir de investimentos em sistemas deinformação adequados às necessidades

Referências bibliográficas5 1 ABNT NBR 6022 Apresentaçrtode artigos de periódicos Rio deJaneiro 1994 2p52 NBR 6023 Referências bibliográficas Rio de Janeiro 1989 9p53 AGUIAR AC Consideraçõessobre a conveniência de se implantarurra Centro de Informações Técnicasna Celulose Nipo Brasileira SIACENIBRA Belo Horizonte CETEC

1975 15p54 CENIBRA A CoordenaçãoGeral de Planejamento e Desenvolvimento Belo Horizonte 1993 13 p55 Arquivo administrativo PastaCIT Belo Horizonte 1995

56 CORTEI MT Centro de docta

nmentação implantação com microcomputador São Paulo Ed daautora 1987 2211x57 A importância de um centro dedocumentação na empresa snt58 Dados precisos para fechar negócios Gazeta Mercantil Saro Paula03104195 p1S59 PIAS FA Produtos e serviçosda CITpara a CENIBRA e CENIBRAFlorestal in SEMINÁRIO INTERNO DE PESQUISA FLORESTALSelo Oriente CENIBRA 01187

b p510 FULGÊNCIOCMOImplantação e organização de uma Centralde InformaçõesTécnicas na CeluloseNipoBrasileira SIA CENIBRA InCONGRESSO BRASILEIRO V

JORNADA SULRIOGRANDENSE

DE BIBLIOTECONOMIA E DOCU

MENTAfAO Porto Alegre APBRS03 a0807171

511 GOMES SP ALOIA MAtividades da biblioteca do Instituto

de Medicina Tropical de São PauloBoletim ABDF Nova Série Brasília53 1931 julIset 1982512 MIRANDA A Informação naempresa o papel da biblioteca Brastlia 1979 8p

Fernando Alberto Dias coordenador da

Central de Informações Técnicas da Cenibra

Os talentos técnicos estão com a ABTCE B você

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InformaçõesNúcleo de MarketingTel 011 5740166Fax 011 571 6485

30 0 Papel Fevereiro 1996