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O Business Case

Produto de Gerenciamento: Business Case Preliminar IntroduoEsse artigo parte da nova srie de artigos proposta pela Management Plaza e se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dosprojetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2 (PRojects in a ControlledEnvironment).

Nesse primeiro artigo, nosso foco ser no Business Case Preliminar (A.2)[2] e nosso objetivo fornecer as seguintes informaes para cadaproduto de gerenciamento:

Relacionamento com outros produtos do tema;Como o produto de gerenciamento usado;Quem responsvel pela criao;O contedo tpico;Quem fornece as informaes;Papel do Gerente de Projetos;Outros papis importantes;Tempo e esforo para a criao;Um exemplo do documento;O que acontece no mundo real.

Outros documentos relacionados ao Business CaseO Business Case preliminar o primeiro documento relacionado ao tema Business Case e criado no pr-projeto, durante o processo Startingup a Project (SU). Essa verso do Business Case, na verdade, faz parte do documento chamado Sumrio do Projeto (A.19) e fornece uma visosuperficial do projeto, de forma que o Comit Diretor do Projeto possa julgar o valor que o mesmo traz para a organizao.

Os passos para a criao do Business Case so:

Desenvolvimento do Business Case (criao do documento);Manter o Business Case (manter o documento atualizado).

O documento Business Case Preliminar expandido para o documento Business Case detalhado durante o estgio de iniciao (que umestgio de planejamento). Isso feito no processo chamado IP (Initiating a Project). Aps a criao do Business Case detalhado, o mesmo mantido atualizado (a atualizao ocorre ao final de cada estgio de gerenciamento) com as informaes do projeto, como por exemplo: custosreais, nova anlise do ROI, sumrio dos riscos, prazos etc. Trata-se de um documento vivo para mostrar a Viabilidade Contnua do Projeto(conforme Princpio 1 do PRINCE2).

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Figura 1 A abordagem do PRINCE2 para o tema Business Case

O Business Case o nico documento de gerenciamento que est na linha do Comit Diretor, uma vez que o Executivo o responsvel pelacriao do documento. Todos os outros documentos relacionados ao Business Case, ou verses do mesmo, so de responsabilidade do Gerentedo projeto.

O Busines Case PreliminarO Business Case preliminar basicamente uma verso light do Business Case detalhado, de forma que iniciamos com o esboo que expandido para o Business Case detalhado. Este documento declara por quais motivos o projeto vale a pena ser conduzido e, portanto, usadopara justificar o mesmo.

Nesse ponto bastante inicial da vida do projeto, o Business Case conter apenas informaes de alto-nvel, porm so informaes suficientespara auxiliar o Comit Diretor do Projeto para tomar sua primeira deciso, que autorizar o Estgio de Iniciao. O Business Case detalhadofar parte do Documento de Iniciao do Projeto (DIP) no estgio de iniciao e fornecer uma base para a criao do Plano de Reviso deBenefcios (A.1).

Como o Business Case Preliminar utilizado?Imaginemos que sua organizao tem 20 idias para novos projetos de 8 departamentos diferentes e com um oramento limitado. Faz-se entonecessrio haver uma avaliao se os projetos so realmente viveis, com base no melhor investimento e se o projeto est alinhado s direesestratgicas. Assim, a organizao escolhe quais projetos so viveis e quais no so. O Business Case Preliminar faz parte do Sumrio doProjeto, que enviado ao Comit Diretor do Projeto para a tomada de deciso.

Figura 2 A criao do Business Case Preliminar

Quem responsvel pela criao do Business Case Preliminar?

O executivo o responsvel pela criao do Business Case Preliminar (tambm chamado de esboo de Business Case) e ser auxiliado poroutras pessoas, como o Usurio Principal, o Fornecedor Principal e o Gerente do Projeto.

O Contedo do Business Case PreliminarA Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para o Business Case. O mesmo template utilizadopara o Business Case Preliminar e para o Business Case detalhado, porm as informaes deste ltimo tm um nvel de detalhamento, ou dequalidade de informao, ainda melhor.

Razes So as razes para se fazer o projeto (geralmente informaes extradas da Proposio doProjeto) e como elas se alinham ao direcionamento estratgico da organizao, como porexemplo: reduo nas vendas, processos obsoletos, perda de market-share.

Benefcios Esperados Esta uma lista de cada benefcio, apresentada de forma mensurvel, como por exemplo:aumento nas vendas em 20% nos prximos 3 anos. Os benefcios esperados sero usadostambm para a Criao de um documento de gerenciamento chamado Plano de Reviso deBenefcios.

Contra-benefciosesperados

De acordo com o PRINCE2, um contra-benefcio um resultado visto como negativo por umaou mais partes interessadas, como por exemplo uma aplicao de vendas online a serdesenvolvida, em que 50% da equipe de vendas buscar novas oportunidades no mercado.

Prazos So as datas de incio e fim do projeto e quando os benefcios passaro a ser materializados,como por exemplo 5% de aumento nas vendas 6 meses aps a concluso do projeto.

Custos So os Custos do Projeto e tambm os custos de manuteno.Anlise do Investimento Clculo do ROI, payback, anlise de custo-benefcio, NPV etc.Riscos Este um resumo dos principais riscos, que podero ser extrados da Proposio do Projeto,

do Dirio do Projeto e do Registro de Riscos.

Tabela 1 Contedo mnimo de um Business Case

Quem fornece tais informaes?

Razes A Gerncia Corporativa ou o Gerente do Programa criam a proposio do projeto.O Usurio Principal contribui com um conjunto substancial de informaes.

Benefcios Esperados As informaes sero fornecidas pelo Usurio Principal, visto que este conhece o negcio e aoperao e portanto tem condies de fornecer uma lista dos possveis benefcios.

Contra-benefciosesperados

Tambm fornecidos pelo usurio principal.

Prazos O fornecedor principal fornecer uma estimativa de quando o produto final estar disponvel,com base nas informaes e caractersticas do produto que esto descritas no documentochamado Descrio do Produto do Projeto.

O Usurio Principal prover as informaes de quando os benefcios podero sermaterializados e como esses benefcios aumentaro ou diminuiro ao longo do tempo. Estasinformaes requerem a previso de entrega do Produto Final.

Custos O Fornecedor Principal providenciar uma estimativa dos custos, com base nas informaes ecaractersticas do produto, as quais esto descritas no documento Descrio do Produto doProjeto. O item Custos tambm poder fornecer dados relacionados aos custos futuros de manutenoe operao.

Anlise do Investimento O Executivo responsvel por estas informaes, porm o Usurio Principal ou algum doDepartamento Financeiro pode prestar tal assistncia. importante rever e verificar as informaes fornecidas pelo Usurio Principal, pois ele/elapoder ficar bastante entusiasmado com os benefcios e eventuais exageros devem seridentificados.

Riscos Os riscos podero ser fornecidos por quaisquer partes interessadas, as quais devem serencorajadas a fornecer tais dados.

Tabela 2 Participao das partes interessadas

O papel do Gerente do Projeto O Gerente do Projeto auxilia na criao do Business Case Preliminar e fornece o suporte necessrio ao Executivo. Ele poder organizarworkshops para:

Confirmar as razes para a organizao assumir o projeto;Rever os benefcios esperados;Analisar a Descrio do Produto do Projeto e obter as expectativas de prazo e custo do Fornecedor Principal;

Efetuar os clculos para a anlise do investimento e verificar se os dados podem ser validados;Coletar os riscos principais e auxiliar na identificao de novos riscos importantes.

Tempo e esforo Conforme se pode observar no exemplo abaixo, no h que se juntar muitos dados, pois muitas informaes so relacionadas no documentoSumrio do Projeto. Uma vez que a Descrio do Produto do Projeto (A.21) esteja completa, o Fornecedor Principal poder fornecer estimativasde prazo e custo. O Usurio Principal j ter uma tima idia dos benefcios esperados e dever verificar se tais benefcios so realmentefactveis de serem alcanados e se todos esto includos no Business Case. O Usurio Principal tambm ser responsvel por materializar osbenefcios, to logo os produtos estejam concludos.

O Gerente do Projeto est principalmente preocupado em manter o andamento do projeto, organizar e facilitar os workshops necessrios para acoleta das informaes. A quantidade de tempo e esforo para essas atividades variar em funo da disponibilidade das informaes e tambmda qualidade das mesmas.

Exemplo de um Business Case preliminarAqui vemos um exemplo de um Business Case Preliminar documentado, extrado do Projeto Caneta (um exemplo nosso de um projetototalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, no h muitas informaes, mas mesmo assim este documento j auxiliaa organizao para a tomada de deciso.

Figura 3 Contedo mnimo de um Business Case em formato pptx

O que acontece no mundo real?Algumas organizaes iniciam a criao de um Business Case detalhado bem no incio do projeto, o que poder representar um investimentomais alto e uma perda de tempo, caso o projeto no siga em frente. Assim, uma boa prtica iniciar com um esboo do Business Case,conforme detalhamos no presente artigo.

Algumas organizaes consideram o Business Case como um documento esttico usado apenas para a criao do Termo de Abertura doProjeto e nunca mais efetuam uma reviso, de modo a saberem se o projeto continua sendo bom para a organizao. Todavia, esse documentodeve ser vivo (atualizado constantemente) e confrontado em relao s mudanas pelas quais toda organizao passa.

Outras organizaes no criam o documento, o que pode parecer bastante ineficaz e ineficiente, mas constitua a realidade vigente, conduzindoprojetos por feeling. Por exemplo, muitos executivos ficam extremamente ansiosos com a concepo do projeto e querem inici-lo o mais rpidopossvel, como se fosse um mutiro. Outras vezes o fazem apenas com uma parcela do oramento necessrio e sem ter investido algum tempona anlise de viabilidade (econmica, financeira, tcnica etc), investindo somente tal parcela de oramento na iniciativa, at um ponto em queacreditam no poderem mais voltar atrs, precisando assim concluir o projeto a qualquer custo. Tais projetos so os chamados projetos pet(projetos de estimao, que os executivos no querem largar).

Temos cincia de timos Gerentes de Projetos que sequer jamais viram um Business Case. Em muitos casos, o Gerente do Projeto viu taldocumento nos prembulos do projeto e l ficou arquivado e empoeirado. Contudo, mais e mais organizaes vm percebendo a importnciade se ter um Business Case, iniciado com um Business Case Preliminar que lhes ajude na priorizao e na tomada de decises, alm de mantero documento atualizado para constatar a justificativa contnua para o Projeto, conforme preconizam o PRINCE2 e o COBIT (Um Modelo deNegcio para a Governana e para a Gesto de TI da Organizao - Framework de Governana do ISACA).

Template de Business CaseO PRINCE2 j fornece a voc e sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que voc no precisereinventar a roda, alm do questionrio Verificao da Abordagem Adequada (health check), que permite que voc e/ou o escritrio de projetos

saibam se a conduo do projeto est sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo AXELOS Limited, sua empresa no precisa pagar paraimplementar a metodologia PRINCE2.

No caso do Business Case Preliminar Detalhado, o modelo dos documentos exatamente o mesmo. Baixe aqui o template em formato Word dodocumento Business Case, conforme proposto pelo PRINCE2.

[1] (Produtos de Gerenciamento so os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto)

[2] As indicaes entre parnteses mostram a referncia do Template no Manual Ocial do PRINCE2.

ltima atualizao em Ter, 30 de Dezembro de 2014 10:11

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