Transformação  dos  Processos  de  Gestão  de  Pessoas  

Marcia  Hupfer,  Diretora  Administra:va  /  Financeiro  

Michelle  Pitrez,  Gerente  de  RH    

Paula  Melo,  Analista  de  R&S  e  Psicóloga    

Porto  Alegre,  06  de  maio  de  2014  

Salão  de  Convenções  do  Centro  de  Eventos  da  FIERGS  

 

PORTO ALEGRE 2014

ABPMP®,  logomarca  da  ABPMP®,  BPM  CBOK®  e  CBPPTM  são  marcas  e  serviços  registrados  da  Associa:on  of  Business  Process  Management  Professionals.    

BPM  Day  Porto  Alegre,  06  de  maio  de  2014  Por:  Marcia  Hupfer  -­‐  Diretora  Administra:va  /  Financeiro  Michelle  Pitrez  –  Gerente  de  RH  e  Paula  Melo  Analista  de  R&S  e  Psicóloga  

Transformação  dos  Processos  de    Gestão  de  Pessoas  

3  

A  EMPRESA  Com  sede  em  Porto  Alegre,    a  PAC  é  especializada  em  recuperação  de  crédito,  

com  abrangência  em  todo  Brasil  

Conta  com  aproximadamente  600  

colaboradores  e  mais  de  300  posições  de  atendimento  

4  

Fundada  em  17  de  Março  de  1999.  Iniciou  suas  operações  na  depuração  da  carteira  de  crédito    

imobiliário  da  Caixa  Econômica  Federal  

Principais  Clientes  

Ø A  demanda  dos  clientes  exige  volume  e  disponibilidade  de  pessoas  para  atender  

Ø Turnover  aproximado  de  15%  ao  mês  Ø Mudar  para  um  processo  adequado  ao  ritmo  e  perfil  dos  candidatos  (geração  touch)  

Ø Reduzir  o  tempo  e  custo  dos  processos  de  seleção  e  contratação  

5  

Principais  Desafios  

Ø Pessoas  são  o  nosso  principal  aCvo  Ø Metas  dos  clientes  cada  vez  mais  desafiadoras  

Ø Necessidade  de  aumento  de  produCvidade  por  recuperador  de  crédito  

Ø Um  bom  processo  de  seleção  nos  proporciona  melhores  resultados  aos  clientes  

•  Absorver  ondas  de  crescimento  com  agilidade  

6  

Critérios  para  priorização  da  iniciaCva  

Ciclo  de  vida  do  colaborador  

Gerir  desempenho  do  período  de  experiência  

Recrutar  e  selecionar  novos  

colaboradores  

Capacitar  colaborador  

Gerir  desempenho  e  carreira  do  colaborador  

Desligar  colaborador  

7  

Ciclo  de  vida  do  colaborador  

Visão  do  projeto  Ø  Implantar  polí:cas  claras  e  garan:r  o  cumprimento  das  mesmas  Ø  Melhor  fluidez  das  filas  de  trabalho  

JusCficaCva  Ø  Processos,  regras  de  negócio  e  papéis  claros  Ø  O:mizar  recursos  (fazer  mais  com  o  mesmo)  Ø  Qualificar  indicadores  

ObjeCvos  Ø  Diminuir  retrabalho  Ø  Redução  de  custos  Ø  Padronizar  serviços  

8  

SCRUM  

Projeto  de  transformação  do  processo  de  recrutamento  e  seleção  

Ø  RH  e  Administração  de  Pessoal  Ø  Construir  arquitetura  de  processos  Ø U:lizar  modelo  de  referência  APQC  PCF  Ø  Revelar  o  escopo  dos  processos:  

o  Polí:cas  e  regras  de  negócio  o  Métricas  e  indicadores  o  Eventos  de  acionamento  e  resultados  do  processo  o  Papéis  e  responsabilidade  por  prestação  de  contas  (matriz  RACI)  

Ø Modelar,  analisar  e  redesenhar  processo  com  BPMN  2.0  Ø  AutomaCzar  processo  e  regras  de  negócio  Ø  Criar  painéis  de  BAM  para  acompanhar  e  sustentar  a  

operação  transformada  em  um  nível  ó:mo  de  desempenho  9  

Escopo  do  Projeto  

10  

Metodologia  

22  Gerir  desempenho  do  período  de  experiência  

20  Recrutar  e  selecionar  novos  colaboradores  

21  Capacitar  colaborador  

23  Gerir  desempenho  e  carreira  do  colaborador  

24  Desligar  colaborador  

30  Gerir  ponto  

31  Gerir  benelcios  

32  Gerir  atendimento  de  GP  

33  Gerir    folha  de  pagamento  

35  Gerir  processos  trabalhistas  

36  Gerir  informações  de  GP  

34  Gerir  segurança  do  trabalho  

10  O:mizar  processos  de  GP  

11  Gerir  relações  externas  

12  Gerir  clima  organizacional  

Processos  

Gerenciais  

Processos  

Prim

ários  

Processos  d

e  Supo

rte  

11  

Cadeia  de  Valor  de  Gestão  de  Pessoas  (GP)  

Pontos  Fortes  Ø  Número  de  canais  de  atração  Ø  Estrutura  de  recepção  Ø  Múl:plo  canais  de  captação  Ø  Colaboradores  experientes  e  qualificados  Ø  ...  Pontos  a  Melhorar  Ø  Teste  de  conhecimento  Ø  Autobiografia  Ø  Simulação  de  cobrança  Ø  Entrevista  cole:va  Ø  Teste  de  digitação  Ø  Ordem  das  etapas  do  processo  Ø  ...  12  

Análise  do  processo  

22  Gerir  desempenho  do  período  de  experiência  

20  Recrutar  e  selecionar  novos  colaboradores  

21  Capacitar  colaborador  

23  Gerir  desempenho  e  carreira  do  colaborador  

24  Desligar  colaborador  

20.1  Gerir  atração  de  novos  colaboradores  

20.2  Gerir  captação  de  novos  colaboradores  

20.3  Recrutar  novos  colaboradores  

20.4  Selecionar  novos  colaboradores  

20.5  Admi:r  novos  colaboradores  

20.4.1  Realizar  entrevista  cole:va  

20.4.2  Realizar  provas  

20.4.3  Realizar  simulação  de  ligação  

20.4.4  Realizar  entrevista  individual  

20.4.5  Realizar  teste  de  informá:ca  

13  

Contexto  do  processo  (AS-­‐IS)  na  Arquitetura  de  Processos  

Ø Inversão  de  etapas  do  processo  para  antecipar  a  seleção  das  melhores  competências  

Ø Redução  do  tamanho  de  lote  para  um  candidato  em  cada  instância  de  processo  

Ø Fluxo  cononuo  das  filas  de  trabalho  dos  colaboradores  

Ø Uso  de  tecnologia  BPMS  para  automa:zar  os  processos  e  regras  de  negócio  

14  

Transformação  do  Processo  

hpps://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E  15  

Conceitos  de  fluxo  conZnuo  do  LEAN  no  Gestão  de  Pessoas  

Realizar  prova  

Tabela  de  decisão  com  critérios  de  seleção  

         Apresentar  resultados  ao  candidato   Dispensar  

candidato  

Realizar  entrevista  X   ...  

Reprovado  

16  

Respostas  do  candidato  sem  uso  de  papel  

Tabulação  e  resultado  automá:co  

Caminho  feliz  do  processo  

Desvio  automá:co  para  as  filas  de  

trabalho  

Processo  na  notação  BPMN  2.0  integrado  ao  modelo  de  decisão  

Ø Candidato  como  ator  do  processo  via  formulários  eletrônicos  

Ø Vídeos  para  cada  passo  Ø Sem  papel  Ø Tabulação  automáCca  das  informações  

Ø Critérios  de  desvios  do  processo  com  base  em  regras  de  negócio  

17  

Critérios  humanos  do  processo  automaCzado  

18  

Fila  de  trabalho  

Ø Monitoramento  de  indicadores  em  tempo  real  

Ø Métricas  coletadas  diretamente  da  execução  do  processo  automaCzado  

19  

Painéis  de  controle  

Ø Operação  do  negócio  alinhada  com  a  estratégia  

Ø Documentação  igual  à  execução  

Ø Ciclo  de  tempo  menor  para  disponibilizar    o  candidato  para  a  operação  de  recuperação  de  crédito  

Ø Processo  com  critérios  padronizados  

Ø Uso  dos  conceitos  do  LEAN  para  promover  fluxo  conZnuo  na  captação  dos  candidatos    

Ø Melhores  indicadores  em  tempo  real  

20  

Bene_cios  auferidos  

Processo   Anterior   Atual  

Recrutamento   Em  lote  Agendado  

Individual  Na  apresentação  

Seleção   Em  Lote  3  dias  

Individual  No  mesmo  dia  

Admissão   Quinzenal   Semanal  

MAIS  RÁPIDO,  BARATO  E  MELHOR  21  

Resultados  obCdos  com  a  transformação  do  processo  de  GP  

Ø Sustentar  a  oCmização  e  evolução  cononua  

Ø Revelar  e  automa:zar  todas  políCcas  e  regras  de  GP  

Ø Ampliar  automação  de  processos  

Ø Medir  e  recompensar  pelo  sucesso  do  desempenho  do  processo    

22  

Próximos  passos  

23  

Automação  do  processo  no  BPMS  

24  

Recrutar  e  selecionar  novos  colaboradores  no  EPM  

Ø Execução  do  processo  direto  da  diagrama  em  BPMN    Ø Agilidade  para  distribuir  novas  versões  (estamos  na  4ª)  

25  

Diagrama  na  notação  BPMN  2.0  

Ø Regras  transparentes  e  de  simples  manutenção  Ø Critérios  claros  de  seleção  do  candidato  

26  

Tabela  de  decisão  

BPM  Day  Porto  Alegre,  06  de  maio  de  2014  Por:  Marcia  Hupfer  -­‐  Diretora  Administra:va  /  Financeiro  Michelle  Pitrez  –  Gerente  de  RH  e  Paula  Melo  Analista  de  R&S  e  Psicóloga  

Transformação  dos  Processos  de  Gestão  de  Pessoas  

A  apresentação  deste  estudo  de  caso  ocorreu  no  dia  06  de  maio  de  2014  no  Salão  de  Convenções  do  Centro  de  Eventos  da  FIERGS  em  Porto  Alegre  a   41ª   edição   nacional   do   evento   BPM   Day   da  ABPMP.  

O  evento   contou   com  a  presença  de  um  público  de   mais   de   600   pessoas   e   teve   como   obje:vo  discu:r   o   tema   Gerenciamento   de   Processos   de  Negócio  (BPM  -­‐  Business  Process  Management)  e  apresentar  casos  prá:cos  de  implementação.  

Mais  informações  sobre  esta  apresentação  

28  

Acesse  links  a  seguir  para  mais  informações  sobre  esta  e  outras  apresentações  do  evento:  hpp://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_fecoergs.jsp  hpp://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp  hpp://www.projeler.com.br/quemsomos_no:cias_2014.jsp#20140509  hpp://www.mauriciobitencourt.com/2014/05/bpm-­‐day-­‐porto-­‐alegre-­‐2014.html  hpp://www.projeler.com.br/download/estudo_de_caso_projeler_fecoergs_20140506.pdf  hpp://www.projeler.com.br/download/estudo_de_caso_projeler_paconline_20140506.pdf  

Este  estudo  de  caso  foi  desenvolvido  com  o   auxílio   da   metodologia   e   serviços   da  PROJELER,  patrocinador  Prime  do  evento.