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help_contratação_04.10.2016.docx 1

AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente ilustrativos e têm como objetivo principal

ensinar o usuário a utilizar o sistema. Os casos não refletem casos reais e não devem ser utilizados como

modelos.


Criação da Contratação – Página 3

Preenchimento dos Dados Gerais – Página 4

Definição de Itens e Classificação de Despesas – Página 8

Programação de Entrega – Página 10 Anexação de Minuta ou Anexos (etapa opcional) – Página 13 Solicitação de Parecer Jurídico (etapa opcional) – Página 14

Emissão de Parecer Jurídico de Contratação (etapa que só é necessária em caso de ter ocorrido solicitação de parecer) – Página 17 Envio da Contratação para Aprovação – Página 21 Aprovação/Liberação da Contratação – Página 23 Criação da NAD – Página 27 Envio da NAD para Aprovação – Página 31 Aprovação da NAD – Página 32

Empenho no SIAFE-RIO – Página 35 Mensagem de Erro na Integração - Página 35 Mensagem do SIAFE-RIO Registrando o Empenho com Sucesso – Página 35 Termo de Alteração – Página 36

Aditivo de Prazo – Página 38 Aditivo de Quantidade/Valor Unitário e Alteração nos Itens e Classificação de Despesas – Página 40 Alteração da Programação de Entrega – Página 41 Exclusão da Programação de Entrega – Página 43 Aditivo de Escopo/Minuta – Página 44

Exclusão do Termo de Alteração – Página 46

Realização do Recebimento (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado) – Página 48 Realização do Recebimento de Serviços (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado) – Página 51 Encerramento da Contratação – Página 55 Interrupção da Contratação – Página 57 Contratação nos casos de Processos de compras (exceto os do Tipo SC) do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação – Página 60

Contratação – Item com Unidade Temporal – Página 65 Relatório da NAD – Página 66

Avaliação do Fornecimento – Página 68

Registro de Ocorrências – Página 70

Envio da Ocorrência para Efetivação – Página 73


Cancelamento da Ocorrência – Página 74

Consulta de Ocorrências – Página 76

Criação da Contratação:

Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.

Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma contratação . Se o objetivo

for consulta a uma contratação, selecionar/preencher um ou mais filtros de consulta

disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.


Passo 3: Preencher os campos da tela abaixo e clicar no botão CRIAR.

Preenchimento dos Dados Gerais:

Passo 4: Clicar no botão DADOS GERAIS para iniciar o preenchimento da Contratação.

ATENÇÃO: Após a criação de uma Contratação, as informações Unidade, Tipo de Aquisição, Número da Aquisição, Fornecedor e

Chave SIGA não poderão ser alteradas.

Clicando

sobre esta

frase aparece

o campo

PROCESSOS

VINCULADOS

(tela abaixo).


Clicando-se sobre o processo desejado, consegue-se visualizar os Dados Gerais do Processo de Compra (tela abaixo).

O campo PENDÊNCIAS DA CONTRATAÇÃO exibe as etapas obrigatórias (tabela de pendências) para

ativação (aprovação) da Contratação. Para as etapas que não forem concluídas será exibido o ícone

e para as concluídas, o ícone .


Passo 5: Preencher os Dados Gerais e clicar no botão GRAVAR.

Dicas de preenchimento: Tipo de Contratação - Selecionar uma das opções: Material, Serviços, Material e Serviços ou Obras de Engenharia. Número da Contratação - fica a critério do usuário e do seu órgão e serve para controle interno da Unidade. Data de Vigência - não é obrigatório seu preenchimento nesta etapa. Porém, sua definição será necessária para a liberação da contratação (passo que será mostrado mais a frente).

Preenchimento Opcional

O(s) Gestor(es) da Contratação deve(m) ser selecionado(s) neste momento. A seleção é feita pela escolha de um ou mais Gestores da Contratação (dentre os que aparecem no campo Disponíveis) e pela posterior transferência destes

(por meio do ícone ) para o campo Selecionados. .

Neste campo, aparecem os usuários com perfil Contratação.


Definição de Itens e Classificação de Despesas: Passo 6: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESA.


Passo 7: Selecionar os itens a serem incluídos na Contratação através da marcação dos checkboxes referentes a eles e selecionar o Elemento e o Sub-elemento de Despesa correspondentes. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.

Passo 8: Clicar no botão RETORNAR.

ATENÇÃO: Se aparecer algum item com a legenda ITEM JÁ ESTÁ ATIVO NA CONTRATAÇÃO e o número da contratação localizado abaixo desta frase, sua seleção não será possível uma vez que o mesmo já está incluído em outra Contratação.

Usar se for

necessária a

inserção de

observação.

Quando houver mais de um item, é possível replicar o elemento e sub-elemento de despesa de um item para outros itens, através das setas: > : usada para replicar o elemento e sub-elemento de despesa escolhidos de um item para o item posterior. >> : usada para replicar o elemento e sub-elemento de despesa inicialmente escolhidos para os demais itens.

ATENÇÃO: Não se esqueça de classificar/incluir todos os itens que desejar na Contratação porque, após a sua ativação

(aprovação), não será mais possível classificar/incluir nenhum item a ela. Antes de enviar a Contratação para aprovação, verifique

se todos os itens desejados foram classificados/inclusos. Os itens não incluídos ficam disponíveis para novas contratações.


Programação de Entrega: Passo 9: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.


Passo 10: Marcar o checkbox correspondente ao item desejado e clicar no botão CRIAR.

Passo 11: Marcar o checkbox correspondente ao item desejado, preencher sua Quantidade, a Data/Hora Prevista de Recebimento e o Almoxarifado correspondente para entrega. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.

ATENÇÃO: Não será possível o envio da contratação para aprovação se não tiverem sido criadas entregas

programadas para o consumo de todo o saldo de todos os itens.

ATENÇÃO: Durante a execução da contratação, inclusive após a sua liberação (Status Ativo), as entregas programadas

poderão ser editadas/excluídas/copiadas.

Para acontecer o recebimento, é preciso haver uma entrega programada no sistema, seja de material ou serviço, sendo

que só será possível receber quantidades iguais ou inferiores à programada.

ATENÇÃO: Podem ser criadas várias ou somente uma entrega (para todos os itens da contratação ou para cada um individualmente), conforme a marcação do checkbox à esquerda do(s) item(ns).

Neste campo,

seleciona-se o

Almoxarifado

correspondente

para entrega.

Após toda programação de entrega de um item ter sido realizada, a quantidade do mesmo fica zerada.

Caso o usuário não utilize o módulo de almoxarifado do SIGA, deverá preencher o local da entrega do material no

campo Local de Entrega.

Caso a programação de entrega corresponda à serviço, só aparecerão para preenchimento os campos

Quantidade e Data Prevista Recebimento.

No SIGA, não é possível, no campo Data Prevista de Recebimento, o preenchimento com data fora do prazo de

vigência da Contratação no SIGA.


Passo 12: Clicar no botão RETORNAR.

Legenda dos Botões: EDITAR- serve para alterar a Quantidade e a Data Prevista de Recebimento. EXCLUIR - exclui a programação de entrega do item desejado. COPIAR- repete determinada entrega programada. Passo 13: Clicar no botão RETORNAR.

As opções de edição/exclusão/cópia da programação de entrega ficarão disponíveis após a criação da programação de entrega. O acesso a estas opções pode também ocorrer pelos seus gestores a partir da tela inicial da Contratação através da seguinte forma: Menu Contratação>> Submenu Contratar>> botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA>> botão EXIBIR.


Anexação de Minuta ou Anexos (etapa opcional):

Passo 14: Clicar nos clipes ao lado da Minuta ou dos Anexos (onde houver necessidade de anexar arquivos).

14.1- Selecionar o arquivo por meio do botão PROCURAR e, em seguida, clicar no botão ENVIAR.

ATENÇÃO: Inserir todos os documentos pertinentes à Contratação permite que fiscais, gestores e interessados possam

consultar informações, no decorrer do contrato, dentro do próprio sistema.


Solicitação de Parecer Jurídico (etapa opcional):

Passo 15- Clicar no botão SOLICITAR PARECER JURÍDICO.


Passo 16: Preencher a solicitação de parecer jurídico e clicar no botão GRAVAR.

ATENÇÃO: Uma vez que se opta por solicitar parecer jurídico, o usuário deve aguardar o mesmo para poder ativar a contratação. Caso contrário, ele não consegue enviar a contratação para aprovação.

Os responsáveis pela emissão do parecer deverão ter perfil Parecer Jurídico.


Quando se solicita parecer, o

item “Não possuir pendência

de parecer jurídico’’ fica como

pendente.


Emissão de parecer jurídico de Contratação (etapa que só é necessária em caso de ter ocorrido solicitação de parecer): Passo 17: Clicar na frase Contratações com Pareceres Jurídicos Pendentes da Caixa de Entrada dos usuários com perfil Parecer Jurídico.

Passo 18: Clicar sobre a contratação (Chave) ou marcar o checkbox referente a mesma e clicar no botão EDITAR.


Passo 19: Clicar no botão RESPONDER PARECER JURÍDICO.


Passo 20: Preencher o campo Parecer e clicar no botão FINALIZAR.

É possível anexar arquivo do parecer através de clique no botão em formato de clipe.

Após esta ação deve-se: selecionar o arquivo por meio do botão PROCURAR e clicar

no botão ENVIAR.


O SIGA através deste botão

exibe todas as

informações/alterações

realizadas na Contratação

desde a sua criação até o

seu encerramento.


Envio de Contratação para aprovação: Passo 21: Após a conferência das informações, clicar no botão P/APROVAÇÃO do Workflow de Aprovação.

Caso o acionamento deste botão não esteja

disponível, é necessário checar se algum dado

obrigatório deixou de ser preenchido (se existe

algum item com bolinha vermelha nas Pendências

da Contratação).

ATENÇÃO: É fundamental completar todos os passos da Contratação, até torná-la ativa (Status Ativo).


Passo 22: Selecionar um Aprovador dentre os Aprovadores Disponíveis e clicar em ENVIAR.

Observar que a aprovação

fica pendente após o envio

para aprovação.

ATENÇÃO: O Usuário Master (Gerenciador do SIGA) poderá cancelar a solicitação de aprovação, se

necessário.


Aprovação/Liberação da Contratação:

Passo 23: Clicar na frase Contratações pendentes de aprovação da Caixa de Entrada do

aprovador selecionado.

Passo 24: Selecionar a contratação que irá ser aprovada ou rejeitada (marcando-se o checkbox

ao lado da Contratação e clicando-se no botão EDITAR ou clicando-se sobre o número da

Chave.


Passo 25: Clicar na opção Aprovado ou Rejeitado do Workflow de Aprovação.


Passo 26: Clicar no botão LIBERAR CONTRATAÇÃO.

A liberação da Contratação é a

última etapa antes de ela tornar-se

ativa (status Ativo).

Após a realização da liberação da contratação no SIGA, ela passa a ter status Ativo, possibilitando o recebimento dos materiais ou

serviços de acordo com a programação de entrega, consultas e, eventualmente, a alteração de algum dado originalmente gravado.

ATENÇÃO: Se a data de vigência ainda não tiver ser sido preenchida,

deve-se, antes da liberação da contratação, clicar no botão DADOS

GERAIS, preencher a data de vigência e clicar no botão GRAVAR.


Após a liberação da contratação, aparecerá a tela abaixo:

ATENÇÃO: O Usuário Master (Gerenciador

do SIGA) poderá alterar o Gestor da

Contratação com status Ativo através do

botão DADOS GERAIS.


Criação da NAD: Passo 27: Clicar no botão NAD.

Passo 28: Clicar no botão CRIAR, para criação de uma nova NAD.

ATENÇÃO: Os usuários podem, no SIGA, criar quantas NADs forem necessárias, desde que se atente para que o valor do

somatório das mesmas não ultrapasse o valor da contratação.


Passo 29: Preencher os campos da NAD e clicar no botão GRAVAR.

Este campo

corresponde à

Data que a

Nota de

Empenho será gerada no

SIAFE-RIO.

Com a digitação da Chave SIGA

da NAD no SIAFE-RIO, o SIAFE-RIO

importará os dados previamente

preenchidos na NAD para a Nota

de Empenho.

ATENÇÃO: Ao marcar o código 3, todas

as informações do favorecido são

apagadas ficando disponível apenas o

campo número, que deverá ser preenchido com a Inscrição Genérica do

favorecido.

Aqui, seleciona-se Célula de Crédito. Se a

opção Nova Célula for marcada, os campos

Prog. de Trabalho, PT Resumido, Unid.

Orçamentária, Fonte de Recurso e

Modalidade, Identificador de Uso e Área

Geográfica, deverão ser preenchidos.

ATENÇÃO: As células de crédito e as naturezas de despesa disponíveis no SIGA são provenientes da integração SIGA-

SIAFEM. As informações presentes no SIGA vindas dessa integração referem-se aos dados do dia anterior. Após a

integração, as células de crédito e outros dados orçamentários ficam disponíveis para seleção no SIGA.

ATENÇÃO: Se a opção Utilizar outra célula de crédito tiver sido utilizada no planejamento de despesa, no momento

de criação da NAD, no bloco 2, no campo Célula de Crédito só aparecerá para o usuário como opção para ser

selecionada a opção Nova Célula.


Bloco 1 – Onde o número do processo deve ser selecionado e onde o usuário deve preencher a

data referente ao empenho. O campo Chave SIGA não é editável.

Bloco 2 – Onde o usuário preenche a Unidade Gestora, a Especificação do Evento e a Célula de crédito.

Bloco 3 – No bloco 3 da NAD, os dados do fornecedor vêm preenchidos automaticamente. Entretanto, se o fornecedor desejado for diferente do exibido na tela, o usuário deve marcar o

checkbox Outro fornecedor e, através do botão , pesquisar o fornecedor desejado.

Estas são as possíveis especificações dos eventos que

podem ser selecionadas. Nos casos de Reforço e

Anulação de Empenho, é necessário o preenchimento

do campo Empenho Original. Nos casos de Estorno de

Anulação de Empenho e Anulação de Empenho sem

Lastro Financeiro, é necessário o preenchimento do

campo Empenho de Anulação.

Quando o CNPJ do fornecedor é definido na Pesquisa e

ocorre o clique no botão , os DADOS DE

IDENTIFICAÇÃO DO FAVORECIDO são alterados.


Bloco 4 – Neste bloco, o usuário seleciona os campos Espécie, Origem do Material , Elemento de Despesa e Sub Elemento Despesa(campo aberto automaticamente quando seleciona-se o Elemento de Despesa) . Neste bloco, o usuário preenche também os campos Valor e Descrição da Despesa.

Bloco 5 – O Cronograma de desembolso deve ser preenchido de modo que a soma dos valores nos meses em que há desembolso totalize o valor do empenho preenchido no campo Valor.

Bloco 6 - Neste bloco, o usuário deve preencher os dados da licitação. O campo Data da Licitação não é obrigatório para compra direta e inexigibilidade.

Bloco 7 - Este bloco é o único de preenchimento opcional na NAD. O campo ratificação pode ser preenchido pelo aprovador da NAD ou por algum membro do órgão que realize esse tipo de função.


Envio da NAD para Aprovação:

Passo 30: Marcar o checkbox referente à NAD desejada (ou clicar sobre a mesma) e clicar sobre o botão P/APROVAÇÃO

Passo 31: Selecionar o aprovador da NAD e, em seguida, clicar no botão ENVIAR.

Só após a

marcação do

checkbox,

aparecerá o

Workflow de

Aprovação da

NAD.

Atenção: A exibição da Chave SIGA da NAD

só acontece após a NAD estar aprovada.


Após o envio da NAD para aprovação, aparecerá a tela abaixo:

Aprovação da NAD:

Passo 32: Clicar na mensagem NADs pendentes de aprovação da Caixa de Entrada do aprovador selecionado.

Este botão serve para modificar os dados desejados, após a criação da NAD.


Passo 33: Marcar o checkbox ao lado da Contratação que possui a NAD que se deseja aprovar e clicar no botão EDITAR.

Passo 34: Clicar no botão NAD.

Há a opção de acesso à Contratação através do Menu Contratação Submenu Contratar.


Passo 35: Marcar o checkbox referente a NAD que se deseja aprovar (ou clicar sobre a mesma) e clicar na opção APROVADO ou REJEITADO do Workflow de Aprovação.

ATENÇÃO: O aprovador

poderá solicitar retificação da

NAD através desta opção do

WORKFLOW DE APROVAÇÃO.

ATENÇÃO: A NAD reaberta para retificação volta à Situação Em Elaboração. ATENÇÃO: Este botão só esta

disponível para os usuários

aprovadores de NAD e, caso

seu uso ocorra, a informação

sobre o cancelamento ficará no

histórico e a Situação da NAD

ficará como Cancelado.

ATENÇÃO: As NADs que possuem empenhos, liquidações e pagamentos associados NÃO PODERÃO ser

canceladas.

Caso exista

alguma

diferença

entre dados

do SIGA e

dados do

SIAFEM, a

bolinha ficará

vermelha.


Empenho no SIAFE-RIO:

Com base nas informações da NAD SIGA, é possível a realização do empenho no SIAFE-RJ.

Mensagem de Erro na Integração :

ATENÇÃO: Para as contratações realizadas pelo SIGA, é obrigatório inserir o número da CHAVE SIGA na tela de Empenho do SIAFE-RIO.

Mensagem do SIAFE-RIO Registrando o Empenho com Sucesso :

ATENÇÃO: Para as contratações realizadas pelo SIGA, é obrigatório inserir o número da CHAVE SIGA na tela de Empenho do SIAFE-RIO.

ATENÇÃO: Quando ocorrer Erro na integração, o SIAFE-RIO enviará Mensagem informando o tipo de Erro para

que o usuário realize correção.

ATENÇÃO: Mensagem enviada pelo SIAFE-RIO, informando o registro do Empenho.

Quando o SIAFE-

RIO efetiva o

empenho, o

mesmo remove

as mensagens

anteriores.


Termo de Alteração:

Passo 1: Clicar no botão TERMO DE ALTERAÇÃO para realizar: Aditivo de Contratação

(Contratos Formais) e Alteração da Contratação (Ordem de Compra ou Serviço).

ATENÇÃO: As etapas para criação de aditivos, supressões e/ou alterações de programação seguem as mesmas da

criação de contrato, permanecendo inalterados: a UGR, o Tipo de Aquisição, o Número de Aquisição, o

Fornecedor e o Número do contrato.

ATENÇÃO: Somente o usuário selecionado como gestor da contratação consegue realizar alterações. As alterações possíveis são: prazos de entrega, quantidade/valores unitários dos itens da contratação e a minuta do contrato, quando aplicável.

ATENÇÃO: Após a criação do Termo de Alteração, é preciso enviar novamente a contratação para aprovação. A contratação só ficará novamente com Status Ativo após a aprovação e liberação pelo responsável. Para tanto, deve-se seguir o mesmo procedimento de aprovação da contratação inicial.

Os itens daquele contrato ficam à disposição para

inclusão em uma nova contratação. Utilizado por

exemplo para convocar o próximo colocado no

certame. É importante o usuário antes de

interromper a contratação observar se há alguma

pendência na mesma.

Com o uso deste botão, a

Contratação passa para o Status

Encerrada. É possível realizar a

Avaliação do Fornecimento. Não é

possível fazer qualquer alteração no

processo vinculado.


Quando se clica no botão TERMO DE ALTERAÇÃO, a Contratação fica com o Status Em

Alteração.

Utilizando-se a opção INTERROMPER CONTRATAÇÃO, o contrato desvincula-se do processo. Se todos os contratos

vinculados a um processo forem interrompidos, será possível reabrir o processo (compra direta/outras compras)

ou reabrir fase da licitação.


Aditivo de Prazo (Prorrogação da Vigência):

Passo 1: Clicar no botão DADOS GERAIS.


Passo 2: Alterar o campo conveniente dentre os possíveis e clicar no botão GRAVAR.

Neste campo, pode-se incluir alguma

observação sobre o aditivo da contratação.

As possíveis alterações (nos Dados Gerais) são Data de Vigência e o Gestor da Contratação. O Gestor da Contratação

também poderá ser alterado pelo Usuário Master sem que haja necessidade de se criar um Termo de Alteração.


Aditivo de Quantidade/Valor Unitário e Alteração nos Itens e Classificação de Despesas: Passo 1: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS.

Passo 2: Alterar um ou mais campos dentre os possíveis e clicar no botão GRAVAR.

Neste campo, o

usuário poderá

colocar alguma

observação sobre o

aditivo/supressão

da contratação.

ATENÇÃO: Através deste botão, descarta-se o

Elemento e Sub-elemento de Despesa.

Este campo pode ser

preenchido com até

seis casas decimais.

ATENÇÃO: No SIGA, só é possível gravar o preenchimento de valor negativo no campo Quantidade Alterada (supressão de

quantidade) quando o campo Saldo a Programar tiver saldo igual ou maior que o valor a ser preenchido no campo Quantidade

Alterada. Ou seja, o Saldo a Programar sempre terá que ser maior ou igual a zero. Caso o usuário pretenda suprimir

quantidade de um item já programado, terá que excluir as programações de entrega correspondentes.


VALOR TOTAL ORIGINAL - é o valor da Contratação sem o aditivo.

VALOR TOTAL RECEBIDO - é a soma dos valores das quantidades já recebidas (quantidade

recebida X preço unitário).

VALOR TOTAL CORRENTE - é o valor da contratação com o aditivo/supressão, ou seja, o valor

total original (quantidades do contrato original X valor unitário do contrato original) somado /

subtraído o valor das quantidades alteradas no termo aditivo (quantidade X valor unitário do

aditivo).

Alteração da Programação de Entrega:

Passo 1: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.


Passo 2: Clicar no botão EXIBIR.

Passo 3: Clicar no botão EDITAR.

Passo 4: Alterar o campo conveniente dentre os campos possíveis e clicar no botão GRAVAR.


Exclusão da Programação de Entrega: Passo 1: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.

Passo 2: Clicar no botão EXIBIR.


Passo 3: Clicar no botão EXCLUIR.

Aditivo de Escopo/Minuta: Passo 1: Clicar no clipe ao lado da palavra Minuta.


Passo 2: Selecionar o arquivo e clicar no botão ENVIAR.


Exclusão do Termo de Alteração: Passo 1: Clicar no botão EXCLUIR TERMO DE ALTERAÇÃO.

Antes do envio da contratação para

aprovação, é possível a exclusão do

Termo de Alteração.


Realização do Recebimento de Materiais (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado):

ATENÇÃO: Se o

órgão não

utilizar

almoxarifado, o

Local de

Entrega terá

que ser inserido

manualmente

(como

demonstrado).


Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Recebimento de Materiais e Serviços.

Passo 2: Selecionar/preencher um ou mais campos de consulta dentre os disponíveis e, em

seguida, clicar no botão CONSULTAR.

Passo 3: Clicar sobre a Chave da Contratação desejada ou marcar o checkbox referente à

mesma e, em seguida, clicar no botão RECEBIMENTO.


Passo 4: Preencher os campos: Data de Recebimento e Quantidade Recebida. Em seguida, clicar no botão RECEBER OU CANCELAR.

Passo 5: Clicar no botão ACEITAR (neste caso será necessário preencher a Observação e clicar no botão GRAVAR) ou CANCELAR ACEITE.

Através deste botão, consegue-se cancelar o recebimento do item. Caso este botão seja

acionado, deve-se justificar o não recebimento.

Caso o recebimento seja anterior à

data de recebimento pré-acordada

na programação de entrega.

Quando a data prevista para

recebimento é ultrapassada e o

item não é recebido.

Quando ocorre o cancelamento do recebimento (através do botão CANCELAR), a referida entrega some e o saldo

retorna para ser reprogramado.

Se o botão CANCELAR ACEITE for acionado, ocorre o retorno para a fase de recebimento dos itens.

ATENÇÃO: O recebimento acontece na chegada da mercadoria, e o aceite, após a conferência da

mesma.


Realização do Recebimento de Serviços : Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Recebimento de Materiais e Serviços.


Passo 2: Selecionar/Preencher um ou mais campos de consulta dentre os disponíveis e, em seguida, clicar no botão CONSULTAR.

Passo 3: Clicar sobre a Chave da Contratação desejada ou marcar o checkbox referente à mesma e, em seguida, clicar no botão RECEBIMENTO.

O recebimento e o aceite acontecem após a entrega do serviço.


Passo 4: Preencher os campos: Data de Recebimento e Quantidade Recebida. Em seguida, clicar no botão RECEBER OU CANCELAR.

Passo 5: Clicar no botão ACEITAR (neste caso será necessário preencher a Observação e clicar no botão GRAVAR) ou CANCELAR ACEITE.

A Quantidade Recebida pode

ser representada por número

decimal.


Encerramento da Contratação: Passo 1: Clicar no botão ENCERRAR, para finalizar a contratação.

O encerramento da Contratação se dá quando ela atinge o fim de sua vigência, quando todas as entregas são

realizadas ou por discricionariedade do seu gestor.

ATENÇÃO: O Usuário Master poderá reativar Contratações com Status Cancelado e Encerrado através do botão

REATIVAR, caso o gestor tenha efetuado ação equivocada de cancelar/encerrar a Contratação.

Exceto se os processos vinculados estiverem nos status de Cancelado ou Excluído ou se houver qualquer alteração nos

itens e valores constantes nos processos vinculados, no fornecedor ou no Planejamento.

MUITA ATENÇÃO: O SIGA só irá permitir Interromper Contratação ou Encerramento de uma contratação senão houver

pendências no recebimento de materiais.


Observe que o Status da Contratação passou a

ser Encerrado.

Mensagem

Informando

sobre a

existência de

pendências no

recebimento de

materiais.


Interrupção da Contratação: Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.

Passo 2: Clicar no botão INTERROMPER CONTRATAÇÃO.

Depois do uso deste botão, os itens da

contratação ficam à disposição para inclusão em

uma nova contratação e o Status da Contratação

fica Cancelado.

Esta opção deve ser usada no caso de haver necessidade de convocação

do próximo colocado no certame, por exemplo.

ATENÇÃO: Antes de interromper a Contratação é importante fazer o recebimento de todos os materiais/serviços

já entregues.

ATENÇÃO: O usuário antes de interromper a contratação deverá verificar se há necessidade de realizar ações na

mesma, como por exemplo, a de criar NADs de Anulação de Empenho.


Ao clicar no botão Interromper Contratação habilitará o campo justificativa. Esta

justificativa irá compor as informações contidas no histórico da contratação


Contratação nos casos de Processos de compras (exceto os do Tipo SC) do Tipo Menor Preço

por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/

Menor Preço por Taxa de Transação:

Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.

Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma contratação . Se o objetivo

for consulta a uma contratação, selecionar/preencher um ou mais filtros de consulta

disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.

MUITA ATENÇÃO: O Usuário Master poderá reativar Contratações com Status Cancelado e Encerrado através do botão

REATIVAR.

As contratações nos casos dos processos de compras (com exceção dos processos do Tipo SC) Tipo Menor Preço por

Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de

Transação terão todas as etapas semelhantes à contratação de um Processo Padrão. As diferenças ocorrerão apenas

no momento da definição dos itens e classificação de despesas. Maiores informações sobre as outras etapas da

Contratação poderão ser vistas nos demais tópicos presentes neste módulo.


Passo 3: Preencher os campos da tela de criação da contratação e clicar no botão CRIAR.

Passo 4: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS.

No caso de processos de compra do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor

Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação, as opções a serem selecionadas no campo

Tipo de Aquisição, no momento de criação da contratação, são: Pregão Eletrônico, Pregão Presencial ou Solicitação

de Compra (no caso de consumo de atas dos tipos Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por

Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação).


Passo 5: Clicar no botão INCLUIR NOVOS ITENS para inclusão de novos itens à contratação.

Passo 6: Localizar o item desejado (através da seleção dos filtros de consulta disponíveis ou

através da seleção do Tipo de Pesquisa associado ao preenchimento do Parâmetro a

Pesquisar) e clicar no botão CONSULTAR.

Observe que o item que aparece inicialmente na tela Itens e Classificação de Despesas é o item que estava

presente no processo que está vinculado à contratação em questão (aparece como ITEM PRINCIPAL). Os itens

que serão incluídos no momento da contratação aparecerão representados como ITEM INCLUÍDO NESTA

CONTRATAÇÃO VINCULADO AO ITEM PRINCIPAL.

ATENÇÃO: Só é possível a inclusão de novos itens enquanto a

contratação estiver com Status Em Aberto.


Passo 7: Marcar os checkboxs referentes aos itens desejados, selecionar a qual Item Principal

da Contratação cada item ficará vinculado e clicar no botão INCLUIR.

É necessária a seleção do Item Principal da

Contratação ao qual determinado item

incluído ficará vinculado.

Poderão ser incluídos itens nas Contratações do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por

Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação até que o Valor Homologado do pregão

(a qual se refere à contratação) seja atingido. A partir deste valor, o SIGA emite uma mensagem para o usuário para

verificar o valor.


Contratação – Item com Unidade Temporal

Tela Itens e Classificação de Despesas:

A informação no caso de

contrato por tempo de serviço

(com item de Unidade

Temporal) será Sim.

A Unidade Temporal já vem

definida conforme preenchimento

da mesma no Plano de

Suprimentos.

O VALOR TOTAL CORRENTE nesse tipo de Contratação será: quantidade X valor unitário

homologado X quantidade temporal.


Relatório da NAD:

É o relatório de NADs aprovadas (sem empenhos) e que fica disponível para os respectivos

aprovadores.

Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Relatório NAD.

Apenas o Aprovador de NADs visualiza este relatório.

Quando da realização de Termo de Alteração a quantidade temporal deverá ficar disponível

para ser aditivada ou suprimida.


Passo 2: Preencher um ou mais filtros de consulta disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.

Passo 3: Clicar sobre a NAD desejada ( para consultá-la) ou marcar o seu checkbox e clicar no

botão CANCELAR( para cancelamento da mesma).

Aparecem as NADs aprovadas pelo usuário, referentes

aos filtros de consulta definidos, que não possuam

empenhos realizados.


Avaliação do Fornecimento:

Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Avaliação do Fornecimento.

Passo 2: Selecionar/ preencher um ou mais campos de consulta disponíveis e clicar no botão

CONSULTAR.

O sistema disponibilizará para a consulta somente os contratos com o status Encerrado.

A avaliação só pode ser feita para os contratos que foram encerrados e não cancelados (interrompidos).


Passo 3: Clicar no botão AVALIAR.

Passo 4: Atribuir notas para os 3 quesitos (Prazo, Qualidade e Cumprimento da Contratação)

através da marcação do checkbox referente à nota. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.

Prazo – refere-se ao prazo de entrega. Uma entrega antes do prazo nem sempre reflete um

bom nível de serviço. Exemplo: fornecedor entregou uma semana antes do previsto e o

estoque não possui espaço para receber os materiais recém-chegados.

Qualidade – refere-se ao produto comprado e suas especificações, funcionalidades, percentual defeituoso, entre outros. Cumprimento da Contratação – refere-se ao fornecedor num âmbito geral do contrato realizado. Se o mesmo não causou algum tipo de problema ao comprador, se foi fiel aos requisitos acordados, etc.

A nota 0 é a pior e a nota 5 é a melhor.


Registro de Ocorrências:

Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.

Passo 2: Selecionar a empresa e a Aplicação.

Resumo da

avaliação, cujos

dados ficam

armazenados no

SIGA para fins de

consulta.

O gerenciador do SIGA possui

perfil para fazer o registro de

ocorrências.

ATENÇÃO: O registro de ocorrências (penalizações ao

fornecedor) só deve ser feito no SIGA após a conclusão

do devido Processo Administrativo.

MUITA ATENÇÃO: Antes do preenchimento, é essencial a

leitura do art. 22 do Decreto nº 42.301/2010 e da

Resolução SEPLAG nº 842/2012, que o regulamentou.


Passo 3: Preencher os novos campos que surgiram após a seleção da Aplicação e clicar no

botão GRAVAR.


Após a gravação da ocorrência, aparecerá a tela abaixo:

ATENÇÃO: Existem determinadas penalidades que precisam ser efetivadas pelo responsável pelo Setor de Cadastro de

Fornecedores da SEPLAG. Neste caso, após a gravação, a penalidade fica com o Status Em Análise conforme segunda tela do

tópico Envio da Ocorrência para Efetivação.


Envio da Ocorrência para Efetivação (conforme RESOLUÇÃO SEPLAG Nº 842/2012): Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.

Passo 2: Selecionar a empresa, clicar no checkbox da ocorrência desejada (com Status Em

Análise) e clicar no botão P/ EFETIVAÇÃO do Workflow de Ocorrências.

As penalidades que precisam ser efetivadas pelo

responsável pelo Setor de Cadastro de Fornecedores

da SEPLAG aparecerão, após a gravação, com Status

Em Análise e com a frase ‘’ É necessário solicitar

efetivação’’ em vermelho ao lado do Status.

ATENÇÃO: Ocorrência com Status Em Análise só pode ser cancelada pelo usuário que a criou.


Passo 3: Clicar no Efetivador desejado e clicar no botão ENVIAR.

Cancelamento da Ocorrência:



Passo 2: Selecionar uma das empresas da Lista de Empresas Fornecedoras, clicar no checkbox

da ocorrência desejada e clicar no botão CANCELAR do Workflow de Ocorrências.

ATENÇÃO: Ocorrência com Status Em Análise só pode ser cancelada pelo usuário que a criou.


Passo 3: Preencher a Justificativa para o Cancelamento da Ocorrência e clicar no botão

GRAVAR.

Consulta de ocorrências:



Passo 2: Selecionar uma das empresas da Lista de Empresas Fornecedoras e clicar no botão

CONSULTAR.

Lista do Registro de Ocorrências aplicadas

a fornecedores.

Quando se clica no botão , é

possível a realização de uma

pesquisa. Para isto, deve-se

preencher o campo Pesquisa e,

em seguida, clicar no botão

.

AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente …‡ÃO.pdf · 2016-11-07 · Caso o...

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