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ARTIGOS

INTRODUO

As mudanas advindas com a socie-dade da informao provocaram subs-tanciais alteraes nos hbitos de usoda informao no dia-a-dia do cidadobrasileiro, quer na sua vida pessoal,quer no desenvolvimento de sua car-reira profissional, impulsionando as or-ganizaes para a busca de um pro-cesso de modernizao de suas es-truturas e maior agilidade na prestaode servios comunidade usuria.

As bibliotecas e centros de documen-tao, como unidades organizacionaisvivas, recebem interferncia diria emseus processos de trabalho, o que tor-na imprescindvel a adequao de suasestruturas organizacionais e de pres-tao de servios ento propaladasociedade da informao.

Especificamente no caso do processode informatizao, os avanos tecno-lgicos associados s exigncias atu-ais dos usurios direcionam para aseleo e aquisio de software e har-dware com caractersticas funcional-mente mais diversificadas, privilegian-do a interligao das funes de umabiblioteca, numa linguagem que permi-ta a integrao usurio/mquina.

Atentos a essa situao e ao compro-misso de oferecer aos seus usuriosum servio de qualidade, profissionaisbibliotecrios e analistas de sistemasda Presidncia da Repblica realiza-ram este estudo, em um esforo con-junto e fundamentados pela orientaoe diretriz da ento Diretoria Geral deAdministrao com vistas a moderni-zar os processos de trabalho das uni-dades organizacionais da Presidncia.Cumpriu-se tambm o estabelecido no

Automao de bibliotecas ecentros de documentao: oprocesso de avaliao eseleo de softwares

Planejamento Estratgico de 1995, queinclua o projeto de informatizao desuas rotinas, produtos e servios, ofe-recendo direo daquela instituiosubsdios para a seleo de um sof-tware capaz de automatizar os proces-sos de trabalho de suas bibliotecas.

Este artigo pretende, assim, apresen-tar as etapas necessrias ao proces-so de escolha de softwares, identifican-do os requisitos necessrios avalia-o, caracterizando-os como gerais eespecficos, imprescindveis e desej-veis que devem ser contemplados pe-los produtos disponveis no mercado.Pretende, ainda, contribuir com a lite-ratura na rea e apresentar aos profis-sionais e estudiosos, uma experinciaconcreta de anlise e seleo de sof-tware para bibliotecas e centros de do-cumentao.

Os dados obtidos que fundamentarameste artigo remontam a abril de 1998,sendo importante registrar que, quan-do da publicao deste trabalho, cer-tamente muitas alteraes j teroacontecido nos produtos aqui descri-tos, como reao normal do mercado.

REVISO DE LITERATURA

A equipe decidiu que, para subsidiareste trabalho, deveriam ser identifica-dos, na literatura, os softwares dispo-nveis no mercado e, principalmente,os impactos causados nos usurios,gerentes e tcnicos dos servios deinformao bibliogrfica, quando doprocesso de implantao da automa-o.

Com relao aos produtos existentesno mercado e na falta de catlogos queindicassem com certa abrangncia

Resumo

O mercado de produo e gerao desoftwares para automao de bibliotecasapresentou grande impulso nos ltimos dezanos. Escolher um software representa,hoje, mais que escolher uma ferramentatecnolgica para implementar serviosprestados pelas bibliotecas. Representaintroduzir nova filosofia de trabalho, novoscomportamentos e valores informacionais.Este trabalho apresenta o resultado dosestudos realizados para a escolha de umsoftware para a automao dasbibliotecas da Presidncia da Repblica.Pretende contribuir com a reviso deliteratura e com os profissionais eestudiosos da rea, oferecendo umaanlise de cada produto, bem como aidentificao dos requisitos indispensveise desejveis que o software deve possuirpara o processo de automao debibliotecas e centros de documentao.

Palavras-chave

Automao de bibliotecas; Softwares parabibliotecas; Informtica aplicada abibliotecas.

Adelaide Ramos e CrteIda Muniz de AlmeidaAna Emlia PellegriniIldeu Ordini LopesJos Carlos SaengerMaria Bernadete P. EsmeraldoMaria Cristina Moraes PereiraRosana Rika M. C. FerreiraWilma Garrido do Lago

Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999

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este tipo de software, as informaesobtidas foram extradas de boletins tc-nicos de associaes de classe, con-sultados aleatoriamente, relatrios deinstituies, e muito importante foi aparticipao na reunio tcnica de bi-bliotecrios da Justia Federal1, oca-sio em que vrias empresas demons-traram seus produtos.

Heeman2, em seu trabalho sobre mu-dana de hbito ocasionada pela auto-mao, alerta que, na sociedade infor-matizada, a informao passa a fluirlivremente, fugindo do controle dos ca-tlogos e acervos, para dentro dos ar-quivos dos computadores, circulandoglobalmente de usurio para usurio,sem que possa ser coletada, armaze-nada e disseminada. Altera-se, assim,o processo de transferncia da informa-o, desde o ciclo produtor/emissor, ossuportes, at o destino/receptor.

Esta situao reflete-se tambm nogerenciamento de acervos bibliogrfi-cos e de produtos e servios informa-cionais. Enfim, no processo de ges-to da informao, que, segundo Da-venport3, constitui-se de um conjuntoestruturado de atividades que incluemo modo como as instituies produ-zem, obtm, distribuem e usam a in-formao e o conhecimento, tendo nosrecursos tecnolgicos o instrumentofacilitador deste processo.

Costa4 alerta que as bibliotecas con-temporneas convivem com srios con-flitos organizacionais, oramentos re-duzidos e pessoal insuficiente parao desempenho de suas funes atuaise tm enfrentado os desafios oriundosdas transformaes socioculturais, in-corporando o novo papel que lhes cabena transferncia de conhecimentos einformaes.

O cenrio indica que, se as bibliote-cas e centros de documentao qui-serem oferecer melhor servio aos usu-rios e cumprir sua misso, necess-rio se torna acompanhar passo a pas-so o desenvolvimento da sociedade,entender com mais preciso os hbi-tos e os costumes dos usurios, adap-tar as tecnologias s necessidades equantidades de informao de que dis-pem, assim como utilizar um siste-ma informatizado que privilegie todasas etapas do ciclo documental, no qual

a escolha recaia sobre uma ferramen-ta que contemple os recursos hoje dis-ponveis, sem se tornar obsoleto amdio e longo prazos.

Definir esse sistema no tarefa dasmais fceis, mesmo porque, nos lti-mos dez anos, houve grande avanona rea de desenvolvimento de siste-mas, especialmente em softwares paraautomao de bibliotecas. Fatores de-cisivos deste processo foram, semdvida, a quebra da reserva de merca-dos e a introduo da microinformti-ca, em substituio aos sistemas de-senvolvidos para ambientes de main-frames.

Os softwares desenvolvidos para apli-caes em computadores de grandeporte, se, por um lado, possuam gran-de capacidade de armazenamento dedados, por outro, no permitiam a ali-mentao em tempo real e exigiam in-fra-estrutura computacional com equi-pes altamente especializadas, ambien-tes totalmente apropriados, colocandoas bibliotecas, os bibliotecrios e osusurios totalmente dependentes datecnologia com pouca agilidade naprestao de servios. A informaosucumbe-se tecnologia.

Martinelli5 analisa que o processo deinformatizao das bibliotecas no Bra-sil passou a viver uma nova fase, ca-racterizada pela disponibilidade de re-cursos avanados mquinas e sof-twares de nova gerao que chegaramao pas nos ltimos anos , apontandocomo causa, tanto da defasagem comodo novo surto de desenvolvimento, asmudanas da poltica de informtica noBrasil, ocorridas a partir de 1993, queproporcionaram o acesso a uma novagerao de equipamentos e softwares.

Ainda, segundo Davenport3, a informa-o no pode ser considerada de ma-neira isolada nas instituies. s bi-bliotecas est reservado o papel de re-pensar suas atividades e funes,adaptando-se aos novos modelos or-ganizacionais e extraindo das tecnolo-gias disponveis o substrato para amelhoria na prestao de servios e nautilizao eficaz de informaes.

A modernizao das bibliotecas estdiretamente ligada automao de ro-tinas e servios, com o intuito de im-plantar uma infra-estrutura de comuni-

cao para agilizar e ampliar o acesso informao pelo usurio, tornando-senecessrio haver uma ampla viso datecnologia da informao e sua aplica-o nas organizaes.

Epstein, citado por Krzyzanowski6,alerta para o fato de que no existe umsistema ideal e, mesmo que a escolhaseja a mais acertada, poder no aten-der completamente aos requisitos fun-cionais (quais atividades sero realiza-das) e de performance (quantas ativi-dades sero atendidas e com que ra-pidez), alm de executar o back-updesejado e as operaes de proteo,a custo compatvel com o oramentodisponvel.

Por esse motivo, importante que abiblioteca determine os seus prpriosrequisitos obrigatrios e solicite asoperaes desejveis somente apscertificar-se de que as funes bsi-cas e necessrias estejam plenamen-te atendidas.

Assim, qualquer iniciativa de informa-tizao de uma biblioteca ou centro dedocumentao deve, primeiramente,identificar a cultura, misso, objetivose programas de trabalho da organiza-o; as caractersticas essenciais dabiblioteca com relao sua abrangn-cia temtica, servios e produtos ofe-recidos; os interesses e necessidadesde informao dos usurios; a plata-forma tecnolgica existente na institui-o em termos de software e hardwa-re, bem como sua capacidade de atu-alizao e ampliao, alm dos recur-sos humanos disponveis.

Figueiredo7, ao analisar a situao daautomao nas bibliotecas universitri-as, identificou, entre outros aspectos,que o maior benefcio com a implanta-o do processo de informatizao arapidez, agilidade e eficincia no aten-dimento e prestao de servios, isto, a otimizao das atividades no scom relao aos usurios, como tam-bm no que diz respeito ao controle eformao do acervo, levantamentos bi-bliogrficos, catalogao, emprstimos,comutao, reclamao de obras ematraso e processamento tcnico.

METODOLOGIA UTILIZADA NAAVALIAO

A metodolo