OPERAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRASUm sistema adequado de compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função

de sua política adotada. A área de compras em empresas tradicionais vem a cada ano sofrendo reformulações na sua estrutura. Em sua sistemática são introduzidas alterações com várias características básicas para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. Entre essas características podemos citar:a) Sistema de compras a três cotações: tem por finalidade partir de um número mínimo de cotações para encorajar novos competidores.b) Sistema de preço objetivo: conhecimento prévio do preço justo, além de ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações.c) Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor.d) Documentação escrita: a presença de muito papel pode parecer desnecessária, porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao pedido, além de possibilitar, no ato da segunda assinatura, o exame de cada fase de negociação, permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecimento de dúvidas posteriores.SOLICITAÇÃO DE COMPRASA solicitação de compras é o documento que dá a autorização para o comprador executar a compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.COLETA DE PREÇOSA cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada. É um documento que precisa ser manuseado com muita atenção; os elementos aí contidos devem fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que se está pretendendo comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras por insuficiência de dados ou das características exigidas.Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, onde informam preços, prazos, reajustes e uma série de condições gerais que estabelecem. A empresa por intermédio do comprador fixa também diversas condições para o fornecedor.PEDIDO DE COMPRAO pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições em que foi realizada a negociação. O comprador é responsável pelas condições e características da compra aí estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências da qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor.O pedido de compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, frequência de entregas, prazos, preços e local de entrega.

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 1997.CASTIGLIONI, José A. de Mattos. Assistente Administrativo. 6a ed. São Paulo: Ética, 2010.