ARQUIVOLOGIA_FACON_FGN_01_07_04_2010

7/23/2019 ARQUIVOLOGIA_FACON_FGN_01_07_04_2010

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ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda

FACON - 1 -

ABRIL DE 2010

ARQUIVOLARQUIVOLARQUIVOLARQUIVOLARQUIVOLOGIA EOGIA EOGIA EOGIA EOGIA E

PROCEDIMENTOS ADMINISTRAPROCEDIMENTOS ADMINISTRAPROCEDIMENTOS ADMINISTRAPROCEDIMENTOS ADMINISTRAPROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSTIVOSTIVOSTIVOSTIVOS

Prof. lvis C. Miranda

Material para 4 aulas


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NOES DE ARQUIVOLOGIA

1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

1.1. ARQUIVO

De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos paraguardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes queservem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de formamais precisa, que:

Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por umapessoa ou instituio ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formadoa partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm deguardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveramao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo.

1.2. FUNO DO ARQUIVO

Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar osdocumentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma afacilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boaorganizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimizeseus recursos.

1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO

Ao organizar os documentos, o arquivo atende,fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as

informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa,onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, osadministradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaesrelativas s atividades da instituio.

Finalidade histrica:Num segundo momento, o arquivo podetambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricosrelativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ouqualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nosdocumentos ali depositados.

1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO EBIBLIOTECA

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao edisponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuemcaractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, deforma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas.

Objetivo

Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos comobjetivos funcionais(atender a administrao a sua principal finalidade),a biblioteca organiza a informao parafins culturais.

Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam asatividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)

so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaesno orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) soconservadas nas bibliotecas.

Formas de ingresso dos documentos na instituio

Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume enormede documentos. Tais documentos ingressam na instituio de formasvariadas.

Os documentos de arquivo so produz idos pela prpriainstituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidosde outras

instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,no interesse das atividades orgnicas da instituio.

Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico (comovisto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e adquiridosconforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio se d,normalmente, atravs dacomprado material escolhido, ou, ainda, atravsde doaesefetuadas por usurios ou mesmo a permuta(troca) comoutras bibliotecas.Quantidade de exemplares de cada documento

Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidosem um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpiaspara atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentosde biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerososexemplares, espalhados por bibliotecas diversas.

Classificao ou codificao dos documentos

Existem vrias maneiras diferentes para se organizar osdocumentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendoque uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de umcdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes ouprateleiras.

Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao,com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas pr-

estabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca),os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividadesdesenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar cdigosespecficos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suasatividades rotineiras.

Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferementre si a partir dos seguintes aspectos:

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM

De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivsticadivide os arquivos em pblicos ou privados.

Arquivos pblicosso aqueles mantidos pelos rgos pblicosem todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos ospoderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda consideradosarquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadasda gesto de servios pblicos.


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Arquivos privadosso aqueles mantidos por entidades privadas(pessoas fsicas ou jurdicas).

2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA

Considerando as caractersticas dos documentos mantidos emum arquivo, podemos classific-los em especiaisou especializados.

So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guardadocumentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem

medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao.Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se noforem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamentecomprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.

So exemplos de arquivos especiais:- arquivo de fotografias;- arquivo de CDs;- arquivo de disquetes;- arquivo de microfilmes; e- arquivo de fitas de vdeo

O termo arquivo especializado utilizado para designar osarquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do

conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos emseu acervo.

So exemplos de arquivos especializados:- arquivos de engenharia;- arquivos mdicos;- arquivos de imprensa;- arquivos de arquitetura.

2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO

Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos comrelao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode serinstalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,

quando so chamados de arquivos setoriaisou, quando conveniente paraa instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo osdocumentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidadede controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo(normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneirapadronizada.

2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUSDOCUMENTOS

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os

arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos deterceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados seroconservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados eque ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivosintermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa,mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) dainstituio, sero armazenados no arquivo permanente.

3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar emcada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

3.1.1. Suporte

Entende-se por suporte o material fsico empregado paraconfeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foiescrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dosdocumentos opapel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno dopapel o homem se utilizou de diversos outros suportes como opapiro,opergaminhoe at mesmopedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento deinformaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, comodisquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco ticoetc.

Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos dediversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmosnecessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivosespeciais, vistos anteriormente).

3.1.2. Gnero

O gnero de um documento determinado considerando aspectosrelativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas.

Os gneros mais comuns so:Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em

formato de texto (documentos escritos) como ofcios,memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.

Iconogrf icos: So documentos que apresentam comoinformao imagens estticas, como fotografias,negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,por exemplo.

Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida,imagens representando reas maiores. Os exemplos maiscomuns so mapas e plantas.

Microgrficos: Documentos resultantes do processo demicrofilmagem. Podem se apresentar em formato demicrofilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada emforma de som.

Filmogrficos:Documentos que contenham filmagens, vdeos.Informaticos ouDigitais: Documentos registrados em suporte

eletrnico.

3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informaes contidas em um documento,podemos classificar os documentos em ostensivos ousigilosos.

Entende-se por documentos ostensivosaqueles que contminformaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou obom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por isso,

no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se refere suadivulgao.

J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seucontedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais desegurana no que se refere sua guarda e conservao.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos soclassificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos osdocumentos que requeiram excepcional grau de segurana ecujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimento depessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: So classificados como secretos documentos que

requeiram ato grau de segurana que s podem ser doconhecimento de pessoas que, sem estarem intimamenteligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deletomar conhecimento, funcionalmente.


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Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,que, embora no requeiram alto grau de segurana, seuconhecimento por pessoa no-autorizada pode serpr ej ud ic ia l a um in div duo ou cr ia r em ba rao sadministrativos.

Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimentodo pblico em geral.

4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgiode evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios oupermanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dosdocumentos ou ainda teoria das trs idades.

4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, emprimeira anlise, a importncia que este documento apresenta e quejustifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valordo documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ousecundrio.

4.1.1. Valor Primrio

Entende-se por documento de valor primrio aquele que atendes necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento queainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode, aqualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendnciafuncional.

Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, quetambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suascaractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documentopara documento, este valor desaparece. a chamada prescrio dodocumento.

Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so osresponsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criaoat a prescrio para fins administrativos.

4.1.2. Valor Secundrio

Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para finsadministrativos, so conservados pela instituio por serem considerados

importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou dasociedade. So os chamados documentos de valor secundrioouhistrico.

Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (amaioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico).

Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo,ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado emcarter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivopermanente.

4.2. ARQUIVO CORRENTE

O arquivo permanente, tambm chamado de arquivo de 1 idade, assim definido por Marilena Leite Paes:

o arquivo constitudo de documentos em curso ouconsultados freqentemente, localizados nos prpriossetores que os receberam ou produziram ou em dependnciasprximas e de fcil acesso.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresentaas seguintes caractersticas:

- a fase em que os documentos so produzidos;- constitudos pelos documentos mais novos da instituio;- Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos;- Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos

setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados

freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores

que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso(arquivo central ou geral).

4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO

O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda osdocumentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que osproduziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos queguardam relao com seu contedo.

Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos seremconservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqnciade uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal acriao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centrosdas cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos aum custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediriospermanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja,o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a suaprescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ourecolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada apartir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentosdestitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Osdocumentos considerados importantes na preservao da memria da

instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente,onde sero guardados em carter definitivo.

Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas,recebeu o nome de limbo oupurgatrio.

A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional.Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao (reciclagem).Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminao dedocumentos, que conter a relao de todos os documentos submetidos aeste processo.

4.4. ARQUIVO PERMANENTE

No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados osdocumentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, soconservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para ainstituio.

Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor definitivo,ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase permanentejamais sero eliminados.

A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar ahistria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estarodisponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoasenvolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio,como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos queprovem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesmafuncionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).


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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar osprazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidadeadministrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica(valor secundrio).

Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de

documentose ser desenvolvida por uma comissoformada por pessoasque conheam bem a estrutura e o funcionamento da instituioavaliada.

Documentos Prazos de guardaCorrente Intermedirio

DestinaoFinal

Observao

Legislao de Pessoal

Admisso de Pessoal

Frias

Frequncia

Aposentadoria

Greves

Normas Internas

10 anos 10 anos Guarda Perm. -

5 anos 47 anos Eliminao -

7 anos - Eliminao -

5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos



Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, queregular oprazo de guarda e a destinao finalde cada documento dainstituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,dever ser aprovada por umaautoridade competente do rgo, para quepossa ser aplicada na instituio.

Cada instituio dever possuir sua prpria tabela detemporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa paraempresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.

A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade comexemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso doassunto.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos osdocumentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda paraa fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fasecorrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase correntediretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediria epermanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento ,respectivamente.

Transferncia o envio de documentos da fase corrente para afase intermediria.

Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ouintermediria para a fase permanente.

4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio

Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada documento

da instituio pode trazer inmeras vantagens para a instituio:

- Ganho de espao fsico;- Maior facilidade na organizao e recuperao da informao,

uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido;- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e

materiais empregados na guarda dos documentos nosarquivos.

5. PROTOCOLO

Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentosse caracterizam por sua grande freqncia de consulta e por suamovimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto, que a

instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao, deforma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio.Esta atividade de controle conhecida comoprotocolo, que e constitudopelas seguintes tarefas:

-Recebimentoda correspondncia que chega na instituio;

- Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial(da instituio);

-Distribuioda correspondncia particular para os destinatrios;

- Separao da correspondncia de carter ostensivo dacorrespondncia sigilosa;

- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios;

- Abrir a correspondncia ostensiva;

- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscandoidentificar o destinatrio (setor competente);

- Efetivar o registro(cadastro dos dados bsicos do documento emum sistema de controle ou ficha de protocolo);

- Efetivar a autuaodos processos (insero de capa, onde seroregistrados os dados bsicos do processo);

- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatriosinternos (distribuio) ou externos (expedio);

- Controle da tramitaoouMovimentao, feita normalmente atravsde sistema informatizado ou livros de protocolo.

6. MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Mtodos de Arquivamentoso as diferentes maneiras utilizadaspara colocar documentos em ordem em um arquivo.

Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico,geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suasparticularidades, a saber:

6.1. Mtodo Alfabtico

No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser consideradopara a organizao dos documentos e a sua posterior localizao onome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta comovantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar umgrande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido aocansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia dosnomes.


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A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dosdocumentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, paraidentificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliarespara facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e umavariao do mtodo alfabtico.

Regras de alfabetao

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas

regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas.So elas:

1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome edepois, o prenome.Arajo, Marcos PereiraCarvalho, Lucas TavaresFerreira, Maria SouzaVasconcelos, Lus dos SantosObs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo

prenome.Ferreira, AndrFerreira, JooFerreira, Paulo

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados porhfen no devem ser separados.Bom Tempo, CludiaCastelo Branco, Humberto de AlencarMonte-Verde, Juvenal SilvaSantos-Dumont, AlbertoVilas Boas, Bernardo Alves

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santaseguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro HenriqueSanto Expedito, Joo Barbosa

So Tiago, Bernardo Oliveira

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devempreceder os nomes que iniciam com a mesma letra.Pereira, M.Pereira, MarceloPereira, MariaPereira, Mauro

4) Artigos e preposies no devem ser considerados.Anjos, Milton Sousa dosCosta, Severino Pereira daSantos, Edson Pereira dosSilva, Luciana Oliveira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula queacompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula.Da Vinci, LeonardoDel Piero, FabioMc Cain, JohnOBrian, PaulVan Gogh, VincentVon Richtoffen, Michael

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior.Arajo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Jnior, Lucas TavaresFerreira Neto, Maria SouzaVasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos

6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.Devem ser colocados no final, entre parnteses.Alves, Jos Silva dos (Presidente)Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)Campos, Juvenal de Sousa (General)Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimosobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lnguaespanhola, que tem regras especificas.

Cames, Luis Vaz deClinton, BillNewton, IsaacShakespeare, William

8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua espanhola,a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome e, para tanto,os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos para o incio.Bolaos Fuentes, PabloGutierrez Salazar, JuanSanchez Garcia, Roman

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por exemplo,devero ser organizados da mesma forma como se apresentam, semqualquer alterao.Al JahzirKim Il SungLaw Kim ChongMao Ts Tung

10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos damesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio parao final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no deveser feita qualquer alterao.Associao Brasilense de ArquivologiaBi-ba-b ShoppingBoticrio (O)

Casas BahiaFundao Getlio VargasGlobo (O)Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado nofinal, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nomedo evento e no pelo numeral.Congresso de Medicina (Segundo)Encontro de Arquivistas (IV)Seminrio de Jornalistas (18)

Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome.Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II)Encontro de Arquivistas (III)

6.2. Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos soorganizados pelaprocedcia ou local, ou seja, quando a instituio optapor classificar os documentos pelo local de origem.

No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumasregras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico:

1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmosdevem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior

localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a ummesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, masmantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidademais procurada e com o maior nmero de documentos.


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Exemplo:Bahia

SalvadorIlhusItabunaPorto Seguro

CearFortalezaCratesJuazeiro

QuixadGois

GoiniaAnpolisRio Verde

2) Quando o arquivamento feito por cidades , sem haver aseparao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais noincio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que,ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,para o caso de cidades com o mesmo nome.

Exemplo:Anpolis (Gois)Crato (Cear)Custdia (Pernambuco)Passo Fundo (Rio Grande do Sul)Vitria (Esprito Santo)

6.3. Mtodo Numrico

O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em queos documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo,pode-se optar por trs maneiras distintas: numricosimples, cronolgicoou dgito-terminal.

O mtodo numrico simples adotado quando a organizao feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado. um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos,

pastas de funcionrios, processos e filmes.

No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vriosdgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento etrabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento.Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde aordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamentomais rpido e eficiente.

A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtododgito-terminal.

14-25-0178-44-1022-26-28

99-15-4436-27-44

Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos.Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores.

O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizaros documentos pordata. um mtodo largamente utilizado na organizaode fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja oprincipal elemento na busca da informao.

6.4. Mtodo Ideogrfico

O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dosdocumentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado

no dia-a-dia das instituies.O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero

detalhadas a seguir:

Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados deforma alfabtica ou numrica.

A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um niconvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados(enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos.

Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,onde foram criadas as seguintes pastas:

- Frias- Contas a pagar- Aposentadoria- Emprstimos bancrios- Licena mdicas- Contas a receber- Freqncia- Licena maternidade- Emprstimos rurais

A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em umnico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a conveninciado usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da seguinte forma:

Observe que, enquanto no mtodo dicionrioos assuntos soordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel), nomtodo enciclopdicoa ordenao dos assuntos se d em vrios nveishierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos maisespecficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, oarquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis.

Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica,onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro paraidentific-los e permitiro a sua localizao no acervo.

Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente,teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrficonumrico:

1 PESSOAL1-1 - FRIAS1-2 LICENAS

1-2-1 MDICA1-2-2 MATERNIDADE

1-3 APOSENTADORIA2 - FINANCEIRA

2-1 EMPRSTIMOS2-1-1 BANCRIOS2-1-1 RURAIS

2-2 CONTAS2-2-1 A RECEBER2-2-2 A PAGAR


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Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h apreocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criadosnveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em queforem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus respectivoscdigos compor oplano de classificaoda instituio, que servir paraclassificar os documentos (atribuir a cada documento um cdigo de acordocom seu assunto) antes de seu arquivamento.

Os mtodos decimale duplex so bastante parecidos, com aparticularidade de que, no mtododecimal, o nmero de classes em cada

nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes ilimitado.

6.5. Mtodos diretos / Indiretos

Consideram-sediretosos mtodos que permitem que a busca dodocumento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado, sema necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos mtodos queorganizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico).

Consideram-se indiretosos mtodos em que, para localizar odocumento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome, queindicar a localizao do documento dentro do arquivo. umacaracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero(numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex).

6.6. Mtodo horizontal / Vertical

Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda(pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontalou vertical.

O arquivamento horizontal, no qual os documentos soacondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos degrandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses.

O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivadoslado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos

correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas oupastas suspensas.

6.7. Escolha do mtodo a ser adotado

A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em umarquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentosa serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo organizada.Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios mtodos dearquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua documentao.

Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinteorganizao:

BATIZADOSde 1960 a 1980de 1981 a 2000aps 2001

CASAMENTOSde Arajo, Jos at Ferreira, Mariade Garcia, Paulo at Martins, Severinode Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo

VIAGENSBahiaCearSanta Catarina

Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num

primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografiasforam separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundomomento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico egeogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa

mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que serdefinido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituioorganizada.

7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Preservaode documentos o conjunto de medidas adotadasvisando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenadosem um arquivo.

Na conservao dos documentos, vrios elementos devem serevitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao.

Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos:fsicos, qumicos e biolgicos.

7.1. Elementos fsicos

Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que osdocumentos se encontram armazenados. So os principais: umidade,temperatura e luminosidade.

O desequilbrio da temperaturae da umidaderelativa provocano acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos quecompem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes biolgicos,tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade tambmafeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao cida ese for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com osdocumentos ali depositados.

A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende adanificar os documentos a partir do momento em que provocam seuamarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que norecebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos histricosou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em

locais com pouca incidncia de luz artificial, visando sua maiordurabilidade.

7.2. Elementos qumicos

Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para adegradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira,objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez.

Apoluio ambiental, destacadamente a poluio do ar podediminuir sensivelmente a longevidade de um documento.

O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grandediversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slidade dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o

p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam ospoluentes mais reativos e perigosos para os documentos.

O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmentepela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriaise nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio, transformando-se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada por pequenaspartculas metlicas. A combinao do trixido de enxofre e a gua, sejaa do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca manchas eescurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia.

Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientesdistantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva.

Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicascristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade demicroorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes dacombusto em geral e de atividades industriais.


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O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quandoobservamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos,colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenaspartculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida pormeio de ligaes qumicas.

Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem serevitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada defolhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao de

clipes ou colchetes plsticos.

Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocarmanchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Narestaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidadearquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa.

7.3. Elementos biolgicos

Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aosdocumentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos,ratos e, por fim, o prprio ser humano.

Os danos que os insetos causam aos acervos so bastanteconhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante temposrelativamente curtos. A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical,cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerososciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez quepossuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes ambientais.Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o passar dotempo.

Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nosarquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas).

Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos

no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principalconstituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espciesde fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifestapelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e conformaes.As enzimas, que so produzidas como resultado do metabolismo dediferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os processos dedegradao da celulose e de colas. A conseqncia a transformao dascaractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica com um aspectofiltroso e fragmentado.

O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez ea gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez emanchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar,

escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc.

Dicas Gerais de Preservao de documentos

- O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, deacordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente,a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20e 22);

- Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois osmesmos tendem a danificar os documentos;

- A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco(aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantese no cho;

- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao

passar as pginas dos documentos;- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo;- Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de classificao,

por exemplo, deve-se utilizar lpis;

- A restaurao de documentos deve ser realizada com material debaixa acidez (pH neutro);

- Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia paraos de plstico, evitando os de metal.

8. GESTO DE DOCUMENTOS

A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivospblicos no Brasil, assim define gesto de documentos:

Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e

operaes tcnicas que visam controlar a produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentosnas fases corrente e intermediria, visando sua eliminaoou recolhimento para guarda permanente.

Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas asatividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desdea sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente).

Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas:- Produo;- Utilizao; e- Destinao.

Na etapa deproduo, devem ser efetivados esforos para evitara criao de documentos que no sejam realmente necessrios para ainstituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-sebuscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentosdentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar aimplementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato decriao de documentos.

A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolveas atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bemcomo a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo ouconsulta), alm da definio das formas de organizao e arquivamentodos documentos nas fases corrente e intermediria.

Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira faseda gesto de documentos compreende a definio do destino a ser dadoa cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda. Estadefinio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado emitem anterior.


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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

FUNO E FINALIDADES DOS ARQUIVOS

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DEARQUIVOLOGIA

Conceito de Arquivo

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de

carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de ativi-dades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o supor-te da informao ou a natureza dos documentos.Lei 8.159/1991

01. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento toda informao registradaem um suporte material que pode ser consultada para fins de estudoe pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da hu-manidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.

02. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arqui-vo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica oujurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preserva-

do como prova de tais atividades.03. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo so

provas de transaes realizadas nas organizaes.

04. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir deprova de transaes realizadas.

05. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo o conjunto de documentosproduzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou pri-vada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, parafins de prova ou informao.

06. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivosso o resultado das atividades desenvolvidas pela instituio produ-tora.

Suporte dos documentos

Suporte: Material no qual so registradas as informaes.

Dicionrio de Terminologia Arquivstica.Arquivo Nacional. p. 159

O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.

07. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documen-tos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico,pelcula fotogrfica e mdias digitais.

08. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado emarquivologia para denominar qualquer material que contm informa-es registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico, entre outros.

09. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbi-to da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, soconsiderados documentos de arquivo.

10. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos so consti-tudos por um mesmo tipo de suporte.

11. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivoadotado pela arquivstica define que seus documentos devem pos-

suir um mesmo tipo de suporte fsico.

Funo do arquivo

Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar disponveis asinformaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

PAES, Marilena Leite.Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20

12. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funoprincipal tornar disponvel as informaes contidas no acervo docu-mental.

13. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar

disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sobsua guarda.

14. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal doarquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo docu-mental sob sua guarda.

15. (Cesgranrio-Assistente Legislativo PE) O arquivo deve ter o prop-sito de possibilitar a guarda e a ordenao sistemtica dos documen-tos, visando permitir sua consulta rpida e eficiente.

Finalidades do arquivo

Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do

conhecimento da histria.PAES, Marilena Leite.Arquivo: Teoria e Prtica.

3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteoespecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio admi-nistrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos deprova e informao.

Lei 8.159/1991

16. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo funcio-nal, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo mo-mento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma socie-dade.

17. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A legislao arquivstica brasileira,apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumen-to de apoio administrao.

18. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decor-rer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a quepertence.

19. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arqui-vos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer dotempo, em base para o conhecimento da histria.

20. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dosarquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer

do tempo, em base do conhecimento da histria.


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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Teoria das 3 Idades

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, inter-medirios e permanentes.

Lei 8.159/1991

21. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 dejaneiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos.(A) correntes, intermedirios e permanentes.

(B) correntes, temporrios e permanentes.(C) privados, intermedirios e permanentes.

(D) correntes, intermedirios e provisrios.(E) correntes, temporrios e provisrios.

22. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente,arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idadeou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.

23. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididosem: correntes, semipermanentes e permanentes.

24. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arqui-

vo so duas: corrente e permanente.25. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da

arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivossetoriais, correntes, inativos e permanentes.

Valor dos Documentos

Valor Primrio: - Documentos que servem de apoio s atividades da instituio; - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; - um valor temporrioValor Secundrio:

- Documentos que preservam a memria/histria da instituio; - Nem todo documento apresentar esse valor; - um valor definitivo (permanente).

26. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os documentos que no apresentammais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem sereliminados, pois no so mais necessrios como prova de uma ativi-dade desenvolvida pela organizao.

27. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim como oarquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.

28. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A teoria dos valores dedocumentos no permite definir se o documento da fase corrente,

da intermediria ou da permanente.29. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so forma-

dos por documentos com valor secundrio.

30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo perma-nente tm valor primrio.

31. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histria sefaz com documentos que nasceram para ser histricos.

32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os arquivosintermedirios so constitudos por documentos ainda com valorprimrio.

33. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primriopode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermedi-ria.

34. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secun-drio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.

Arquivo Corrente

Arquivo de 1a Idade ou Corrente Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente,conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e osproduziram ou em dependncias prximas de fcil acesso.

PAES, Marilena Leite.Arquivo: Teoria e Prtica.

3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21

Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ouque, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqen-tes.

Lei 8.159/1991

35. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que os docu-mentos esto ativos, em curso e que ainda so muito consultadospela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgosprodutores.

36. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no rgo

pblico e que vo para os setores destinatrios iro formar os arqui-vos correntes dessas unidades.

37. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - De acordo com os funda-mentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existirna ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidosnos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.

38. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes so constitudos dedocumentos com pouca frequncia de uso e que so mantidos prxi-mos de quem os recebe ou os produz.

39. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades poltico-administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos oucorrentes do rgo ao qual pertencem.

40. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntesso formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) rece-bidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam,pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usuriosdiretos.

41. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados cor-rentes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso, alm deserem alvos de consultas frequentes.

42. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so alocadosperto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de usoque apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos.

43. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - O arquivo corrente constitudo de

documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio.44. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A primeira idade constituda de

documentos em curso ou consultados freqentemente.

Arquivo Intermedirio

Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente con-sultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podemainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um pro-blema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservadosprximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arqui-vos transitria. Por isso, so tambm chamados de "limbo" ou "purga-trio".

PAES, Marilena Leite.Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22


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Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, nosendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesseadministrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guardapermanente.

Lei 8.159/1991

45. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitos do-

cumentos que no so mais utilizados, as eventuais buscas tornam-sedemoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setor deve esco-lher os documentos considerados importantes para conservar juntoaos que ainda esto em curso e destruir o restante.

46. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-sepor questes econmicas. uma forma de armazenamento de docu-mentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da orga-nizao.

47. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nosarquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio.

48. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto aopblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre

com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.49. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivos

intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documen-tos nessa fase do arquivo.

50. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) rece-bidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico quedeixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podemser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo intermedirio.

51. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermedirio constitudode documentos que perderam todo o valor de natureza administrati-va.

52. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arqui-

vo intermedirio aberto ao pblico.53. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo inter-

medirio so mantidos por conta dos prazos prescricionais e aguar-dam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.

54. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos intermedirios soformados por documentos que perderam a vigncia administrativa,mas so providos de valor histrico-cultural.

55. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Os documentos de idade intermedi-ria so os que so consultados frequentemente e aos quais se temlivre acesso.

56. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentosarmazenados no arquivo intermedirio caracterizam-se pela grande

possibilidade de uso pelos setores que os acumularam.

57. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) O documento de arquivo trans-ferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade que o acumulou, podendo, com a autorizao da unidadeacumuladora, ser acessado por outras unidades.

58. (Cetro - Prodesp / 2004) Guarda documentos e papis que oferecemmenor freqncia de uso, consulta ou referncia. A afirmao refere-se ao tipo de arquivo:

(A) Ativo.

(B) Intermedirio.

(C) Morto.

(D) De transferncia.

(E) De substituio.

Arquivo Permanente

Arquivo de 3a Idade ou Permanente

Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza admi-nistrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico ou documen-tal e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo.

PAES, Marilena Leite.Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22

Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos devalor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamentepreservados.

Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis eimprescritveis.

Lei 8.159/1991

59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospi-tal que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valore por possurem acesso pblico, so denominados arquivos corren-

tes.60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O acesso aos documen-

tos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, eesses documentos podem ser consultados apenas com autorizaoda instituio que os acumulou.

61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documen-tos preservados em carter definitivo em funo de seu valor deno-minado arquivo intermedirio.

62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos doarquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador.

63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem comofuno a guarda de materiais descartveis.

64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva os docu-mentos de valor administrativo que, por questes legais e fiscais,possam, esporadicamente ser consultados.

65. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O acesso aos documentos contidosno arquivo da instituio pblico, embora exista restrio de acessoapenas para os documentos considerados permanentes.

66. (Cetro-Confea / 2007) Os documentos que perderam a vigncia admi-nistrativa, porm so providos de valor secundrio ou histrico sodenominados de arquivo(A) documental

(B) transitrio(C) intermedirio e/ou central

(D) corrente(E) permanente

67. (Cetro - Liquigs 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dosarquivos(A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou

que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis.(B) Os documentos e papis que so consultados com menor fre-

qncia devem ser arquivados separadamente daqueles de usocontnuo.

(C) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conser-vados nos prprios setores ou em dependncias prximas.

(D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes

de arquivos.(E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de

segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanen-te.


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Documentos Prazos de guardaCorrente Intermedirio

DestinaoFinal

Observao

Legislao de Pessoal

Admisso de Pessoal

Frias

Frequncia

Aposentadoria

Greves

Normas Internas


5 anos 47 anos Eliminao -

7 anos - Eliminao -




Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

Avaliao de Documentos / Tabela de Temporalidade

Avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na elaboraoda tabela de temporalidade da instituio, que dever ser aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa ser implementadano rgo.

68. (Cesgranrio - BACEN / 2010) A destinao final, elemento importan-te da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, queso:(A) eliminao ou guarda permanente.(B) digitalizao ou microfilmagem.(C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio.

(D) conservao ou restaurao.(E) proteo ou sigilo.

69. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os rgos pblicos devemconstituir uma comisso permanente de avaliao de documentoscom a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliaodos documentos no mbito de sua atuao.

70. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos indicada(A) pela tabela de temporalidade(B) pela tipologia documental(C) pelo plano de classificao(D) pelos instrumentos de pesquisa

71. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A aplicao da teoria das trsidades documentais permite melhor fluxo documental na unidade,melhorando as condies de seus arquivos.

72. (Cespe-UnB - M. Sade / 2008) O arquivo pode, anualmente, elimi-nar os documentos sem uso, independentemente de autorizao.

73. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinao quedetermina prazos e condies de guarda o(a)(A) plano de preservao(B) plano de classificao(C) listagem de eliminao

(D) tabela de temporalidade

74. (Cetro - Confea / 2007) Instrumento aprovado por autoridade com-petente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ouguarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vi-gncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores adminis-trativos, legais, fiscais etc. denominado tabela

(A) de descarte

(B) de desentranhamento

(C) de temporalidade(D) de expurgo(E) cronolgica

Vantagens daAvaliao para a Instituio

Vantagens da avaliao: - Ganho de espao fsico; - Facilidade na organizao e localizao dos documentos; - Economia de recursos humanos e materiais.

75. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo deavaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao dainformao.

76. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo deavaliao de arquivo incluem a conquista de espao fsico e reduo

de peso.77. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos

possibilita ganho de espao fsico nos depsitos de documentos.

78. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentospossibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informaes.

79. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliao documental provoca,necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.

Prazos de Guarda

O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso

na tabela de temporalidade da instituio.

80. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guardatemporria devem ser mantidos por cinco anos.

81. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais decinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.

82. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno dedocumentos na fase corrente de seis meses.

83. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamen-to de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.

84. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase

corrente devem ser completamente eliminados.85. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carter per-

manente, todo e qualquer documento com produo anterior ao s-culo XIX.


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CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

86. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidospor uma instituio so considerados de valor histrico aps umperodo superior a setenta anos de sua produo.

Cumprimento do Ciclo Vital(Transferncia / Recolhimento / Eliminao)

- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermedi-ria.

- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelasfases intermediria e permanente.

- Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase inter-mediria.

- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediriapara a fase permanente.

87. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento a passagem dosdocumentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediri-os.

88. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivocorrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo interme-dirio.

89. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem dedocumentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para opermanente so denominados, respectivamente,

(A) avaliao e seleo.

(B) transferncia e recolhimento.

(C) arranjo e classificao.

(D) arquivamento e acondicionamento.

90. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentospodem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivopermanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo inter-medirio.

91. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas trsidades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivoscorrentes.

92. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Definido ofim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve ser

transferido ao arquivo permanente.

93. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente,com o aumento da complexidade das organizaes, determinadosdocumentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

94. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos,independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas trs fa-ses documentais: corrente, intermediria e permanente.

95. (Cetro - Radiobrs / 2005) Ao processo de envio de documentos parao arquivo intermedirio d-se o nome de

(A) transferncia

(B) recolhimento

(C) destinao

(D) emprstimo

(E) custdia

Quanto Entidade Mantenedora

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzi-dos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicosde mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decor-rncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos erecebidos por instituies de carter pblico ou por entidades priva-das encarregadas da gesto de servios pblicos.

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentosproduzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decor-rncia de suas atividades.

Lei 8.159/1991

96. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) Os documentos acumulados porrgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funese atividades, so considerados arquivos pblicos.

97. (Cespe-UnB - MTE/2008) O conjunto documental produzido e(ou)recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos docu-mentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico oupor entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos,que so considerados arquivos privados.

98. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) So arquivospblicos os conjuntos documentais acumulados pelos rgos pbli-cos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, almdaqueles produzidos e recebidos por empresas privadas encarregadasde servios pblicos no exerccio de suas atividades.

99. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) So consideradosdocumentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por institui-es de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas dagesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

100. (Cespe-UnB - TSE / 2007) So considerados documentos pblicosos conjuntos de documentos produzidos e recebidos por insituties

de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto deservios pblicos, no exerccio de suas atividades.

101. (Cetro - Radiobrs / 2005) Segundo a natureza da entidade a queest vinculado, os arquivos podem ser:

(A) ativos e inativos(B) pblicos e privados(C) nacionais e intermedirios(D) permanentes e de guarda(E) histricos e de pesquisa

Quanto Natureza dos documentos

Arquivos especiais: So aqueles que tm sob sua guarda documentos deformas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichs,microformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo,merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seuarmazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, con-trole, conservao etc.

Arquivos especializados: So aqueles que tm sob sua custdia osdocumentos resultantes da experincia humana num campo especfi-co, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, osarquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.


102. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografi-as, discos, fitas, microfilmes e slides.


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103. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto natureza dos documentos,denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documen-tos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento,registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.

104. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) D-se o nome de arquivo especializadoao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em con-dies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conserva-o.

105. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto natureza dos documentos,

so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sobsua responsabilidade a guarda de documentos que requerem trata-mento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondiciona-mento e na conservao, por causa de sua forma fsica.

106. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais,so mantidos sob guarda documentos que resultam da experinciahumana em um campo especfico do saber.

107. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda docu-mentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acon-dicionamento ou conservao chamado arquivo especializado.

108. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto natureza dos documentos,a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decisesde tribunais superiores chamada arquivo especial.

109. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos mdicos so considera-dos especializados.

110. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia so consi-derados especializados.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao gnero

Gnero a configurao que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documen-

tos de arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.

Textuais: Documentos escritos.Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos: fotogra-

fias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.Cartogrficos: mapas e plantas.Microgrficos: microfilmes.Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som.Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.

111. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impres-

sos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentosescritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.

112. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dadosdesenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada comoparte dos arquivos dessa instituio.

113. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislao brasileira define arqui-vo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentostextuais

114. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais,audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontradosnos arquivos.

115. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentao escrita ou textual

apresenta inmeras espcies documentais criadas para produzir de-terminada ao especfica, tais como relatrios, convnios, formul-rios e cartas.

116. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de qua-dras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos soclassificados, quanto ao gnero, como documentos textuais,cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.

117. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo soclassificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos.

118. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documen-tos do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.

119. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato eletr-

nico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo.

120. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravurasso classificados como microgrficos.

121. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentoscontendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos egravuras, so classificados como documentos iconogrficos.

122. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Documentos manuscritos so classi-ficados como textuais, documentos com imagens estticas so classi-ficados como iconogrficos.

123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Quanto ao gnero, na catego-ria de documentos iconogrficos, inserem-se os desenhos, os negati-vos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.

Quanto natureza do assunto

Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimen-to restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda parasua custdia e divulgao.

Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.


Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor oudos seus elementos intrnsecos.

Decreto 4.553/2002

Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintesconceitos e definies:

classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau desigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;

desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelotranscurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dadosou informaes;

reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classifica-o de dado, informao, rea ou instalao sigilosos.

Decreto 4.553/2002

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obede-cero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau desigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo

do documento, de modo a serem identificados logo que removido o enve-lope externo;

Decreto 4.553/2002


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DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS

124. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas os-tensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilo-sas e ultrassecretas.

125. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aosdocumentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo ou oministrio.

126. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem serde conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguar-

da para sua custdia e divulgao.127. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos os

documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivona sua guarda e na sua divulgao.

128. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto eultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessi-tam de medidas especiais de guarda e divulgao.

129. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadasem ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.

130. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seucontedo no apresenta qualquer restrio so classificados comoostensivos.

131. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados comoreservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidos pormeio postal.

132. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a auto-ridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado docu-mento.

133. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documen-tos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acon-dicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar ograu de sigilo no envelope externo.

134. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao de docu-mentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope duplo.

135. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o ter-mo classificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.


139. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Os documentos de arquivo no soobjeto de coleo, mas produtos das funes e das atividades de umaorganizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica.

140. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Os arquivos de uma insti-tuio so formados a partir da informao registrada orgnica, inter-na ou externa, dessa instituio.

141. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) De acordo com o conceito dearquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados poruma pessoa fsica no considerada arquivo.

142. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) Os documentos so produzidos emexemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses

documentos.

143. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo exis-tem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero decpias.

144. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O arquivo criado e recebido porum rgo, empresa ou instituio no desenvolvimento de suas ativi-dades, no sendo colecionado por motivos culturais.

145. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo aorganicidade, que afirma que um documento se liga a outros do mesmoconjunto.

146. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo aexistncia de uma coleo de manuscritos de valor histrico ajuntadospor um rgo, uma empresa ou uma instituio.

147. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo produzido com objeti-vos culturais.

148. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos nos arquivos exis-tem em numerosos exemplares.

149. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Um arquivo formado por docu-mentos produzidos e(ou) recebidos a partir das atividades desenvolvi-

das por uma instituio pblica ou privada.150. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos de um arquivo so

colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao.

151. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funoprincipal colecionar documentos histricos.

152. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) As colees de documentos de outrasinstituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carterpblico e por entidades privadas so consideradas arquivo.

153. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Uma coleo de manuscritos histri-cos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.

154. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Manuscritos colecionados poruma instituio podem ser considerados arquivos.

155. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) O carter orgnico uma das caracters-ticas bsicas dos arquivos.

156. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Os arquivos so constitudos pelos do-cumentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de

outras organizaes, os documentos no so considerados arquivsticos.

PRESERVAO DE DOCUMENTOSFatores fsicos

Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos doc umentos:umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz natural ouartificial

- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordocom os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente21 e 55%);

- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo;- A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano

mido/aspirador.

- A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ouflanela.BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.

Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.


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157. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuida-dos prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de suaguarda.

158. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que benefi-cia as condies fsicas do papel.

159. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias daexposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.

160. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatores

de enfraquecimento do papel.161. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de pre-

servao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle datemperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz, natu-ral ou artificial, sobre os documentos.

162. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco,a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e apoeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dosdocumentos.

163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende oscuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda.

164. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A luz do dia e a umidade so

prejudiciais conservao do acervo documental.

165. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A umidade mais alta e a baixatemperatura so condies ideais para a preservao dos documentosarquivsticos em papel.

166. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar menos nociva que aluz artificial na conservao e na preservao dos documentos dearquivo.

167. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento quebeneficia as condies fsicas do papel.

168. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) As oscilaes freqentesdas condies climticas ambientais no espao fsico destinado

guarda de documentos so prejudiciais conservao dos documen-tos.

169. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Em um depsito de arquivodeve-se dar preferncia utilizao da iluminao natural, que dimi-nui o ritmo de desaparecimento das tintas e evita o enfraquecimentodo papel.

170. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O ar seco e a umidade so fatoresde enfraquecimento do papel.

171. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) A instalao do arquivo dematerial impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que recebaluz direta do sol, para se evitar a formao de mofo.

172. (Cespe-UnB-TJDFT / Anal. Jud. / 2008) O depsito de arquivo

deve privilegiar o uso de luz natural, que ajuda na conservao dosdocumentos em suporte papel.

173. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Temperatura,umidade relativa, luz e qualidade do ar so fatores de deteriorao dosdocumentos de arquivo

174. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) A luz, a umidade e a temperatura doambiente devem ser controladas.

175. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) O local para instalao de unidade dearquivo no deve receber luz direta do sol.

176. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Acerca do local para instalao do arqui-vo, correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luzdireta do sol para evitar a formao e a proliferao de fungos.

177. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto s instalaes fsicas da uni-dade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e comar seco.

178. (Cesgranrio-ANP / 2005) A umidade e o ar seco so fatores deenfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo.

Fatores qumicos

Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos:poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos, alimen-tos.

BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.


179. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documen-tos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante paraa conservao dos documentos em papel.

180. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Vrios fatores podemapressar o processo natural de deteriorao dos documentos, sobre-tudo os ndices extremos ou as flutuaes de temperatura e umidaderelativa do ar, o contato com poluentes atmosfricos e a exposio aradiaes luminosas, como os raios ultravioleta.

181. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm

de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, comogrampos, clipes e prendedores metlicos.

182. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o acondiciona-mento so aes de conservao dos documentos.

183. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar alimpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para preservaros documentos.

184. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao um dos procedimentos mais significativos do processo de conserva-o de documentos e deve ser feita em perodos regulares.

185. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que pos-suam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo.

186. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pesso-as transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervoarquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com ali-mentos slidos.

187. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudono ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservadosos documentos seja revestido com carpete.

188. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, comoenxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado ouso de cola plstica comum.

189. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos dedocumentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpo

diariamente.

190. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guarda dosdocumentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutroa fim de se evitar as aes de agentes nocivos.

191. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ser imprescindvel a junode anexos aos documentos, indicado o uso de clipe plstico.

192. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicadoo uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documen-tos em suporte papel.

193. (Cespe-UnB-TRT 10a Regio / 2004) Nos processos que tramitamno TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos,

indicado o uso de hastes plsticas.194. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) O papel, que se tem revelado como

um suporte documental de grande durabilidade, deve estar isento deobjetos metlicos, como clipes e grampos.


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MICROFILMAGEM

Fatores biolgicos

Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos:insetos, microorganismos, ratos, homem.

Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algo-

do;- Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.

BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.


195. (Cesgranrio - Funasa/2009) - Alguns fatores degradam o documento,devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podemser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa;agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes,

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