Arquitetura Organizacional Iii

ARQUITETURA ORGANIZACIONAL II

Antonio Gordilho MSc Eng [email protected]

Fundação Oswaldo AranhaCentro Universitário de Volta Redonda

Local da Realização:

Campus Tangerinal

Volta Redonda/RJ

Presidente Diretor Adm.-financeiro

Dauro Peixoto Aragão José Vinciprova

Diretor de Ensino Superintendente Geral

Iram Natividade Pinto Hideraldo Zerbone

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Estrutura da FOA

Reitor Pró-Reitor AcadêmicoProf. Jessé de Hollanda C. Júnior Prof. Alexandre F. Habibe

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Estrutura do UniFOA

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Sumário

PROGRAMA DA DISCIPLINA

1.1 Ementa

1.2 Carga horária total

1.3 Objetivos

1.4 Conteúdo programático

1.5 Metodologia

1.6 Critérios de avaliação

CONTEÚDO

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

CURRÍCULO RESUMIDO DO PROFESSOR

Programa da Disciplina

1.1 Ementa

Apresentar a Arquitetura Organizacional de Projetos e seus princípios

componentes: sistema gerencial, processos, estrutura organizacional,

escritório de gerenciamento de projetos e gerente de projetos.

1.2 Carga horária total: 16 horas

1.3 Objetivos: capacitar o aluno a entender o contexto e atuar pro-ativamente

na organização de projetos.

_____________________________________________Arquitetura Organizacional



1.4 Conteúdo programático

•Conceitos iniciais :sistema gerencial de projetos; estratégias; o gerenciamento por

projetos; ciclo de vida estendido do projeto; tipos de projetos.

•Estrutura gerencial por processos: os processos de projetos; conceito de processos;

definição do processo; mapeamento e desenho de processos.

•Estrutura organizacional do Projeto: conceitos e requisitos necessários para a

definição da estrutura orgânica do Projeto; tipos de estrutura e seus matizes; escritório

de projetos ( PMO- Project Management Office).

•O Gerente de Projeto: definição, papéis; riscos e regras de “sobrevivência” da função.



1.5 Metodologia: Exposição verbal amparada em figuras projetadas com ampla

discussão dos conceitos;exercícios feitos, apresentados e avaliados em sala de aula.

1.6 Critérios de avaliação: nota média dos exercícios feitos em sala de aula;exercícios

em grupo valendo a nota do grupo para cada indivíduo..


ESTRUTURA ORGANIZACIONALPara cumprir sua função, as empresas necessitam de um sistema de funcionamento organizado.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• ÓRGÃOS• RELACIONAMENTO


A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL POSSIBILITA:

•Diferenciação e estruturação das atividades, por meio do seu agrupamento , em órgãos (diretorias, departamentos, divisões...) que espelham a forma escolhida para o cumprimento das atividades;

•Indicação de graus de importância e autonomia por meio do posicionamento nos níveis hierárquicos;

•Mecanismos de autoridade e decisão: quem deve fazer o quê, quem se reporta a quem, quem tem poder para tomar quais decisões.


REQUISITOS PARA DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO PROJETO 1.Divisão do trabalho;

2.Agrupamento de tarefas comuns;

3. Grau de Centralização;

4. Cadeia de Autoridade;

5. Grau de Formalização.


1. A Divisão do trabalho

Para a definição das unidades organizacionais deve ser levado em consideração a especialização do trabalho. Assim, os cargos devem ser estabelecidos de acordo com cada especialização.


2. AGRUPAMENTO DAS TAREFAS COMUNS

As tarefas comuns precisam ser gerenciadas em conjunto, de forma a otimizar a utilização de recursos e o desesempenho organizacional.


3. GRAU DE CENTRALIZAÇÃO

O Grau de Centralização exprime o quanto a autoridade se concentra nos níveis mais altos da empresa.


4. CADEIA DE AUTORIDADE

Rede de relacionamento que se estende de cima para baixo, fazendo com que as unidades de cada nível se reportem a unidades dos níveis superiores.


CLASSES DE AUTORIDADE•HIERÁRQUICA – confere autoridade para comandar as unidades subordinadas e tomar decisões sobre assuntos que estejam sob sua alçada;

•SETORIAL – delega capacidade para comandar e tomar decisões sobre assuntos especializados dentro de uma abrangência condizente com elas;

•ASSESSORIA - é a que tem menor capacidade de comando e tomada de decisão.


5. GRAU DE FORMALIZAÇÃO•DESCRIÇÃO DOS CARGOS: conjunto de atribuições formado pela especificação dos deveres e responsabilidades funcionais dos ocupantes dos cargos.

•NORMAS DE SERVIÇO: conjunto de docs que orientam e uniformizam como as atividades são realizadas.

•NORMAS REGULADORAS: são as formuladas por órgãos externos à empresa, reguladores de atividades similares às realizadas po esta.

•REGRAS E REGULAMENTOS: visam disciplinar o fluxo de trabalho onde os mecanismos anteriores não se fazem presentes.


ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS MAIS UTILIZADAS

•FUNCIONAL ( LINEAR ou HIERÁRQUICA );

•POR PROJETOS

•MATRICIAL


ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL

CEO

DIR A DIR B DIR C

SETOR 1 SETOR 1 SETOR 1

SETOR 2

SETOR 3

SETOR 2

SETOR 3

SETOR 2

SETOR 3


VANTAGENS DA ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL

-Cada pessoa se reporta apenas a seu superior hierárquico. O respeito à cadeia de comando é importante para que as ordens centrais sejam facilmente difundidas, evitando que os subordinados tenham dúvidas na orientação a seguir.

-Os especialistas são mais facilmente gerenciados. Estando todos em uma unidade funcional, podem ser coordenados por alguém que compreenda suas necessidades. O compartilhamento é otimizado, uma vez que eles podem atender a toda organização.


PROBLEMAS DA ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL-Não há plano de carreira para gerentes de projetos. Ao término do projeto ele deve se preocupar com o seu futuro na organização. Isto pode retirar o foco do projeto em momentos Críticos.

-A unidade funcional tem seu próprio trabalho a fazer e, sendo pressionado, o gerente funcional provavelmente atenderá as demandas imediatas e não aas necessidades do projeto. Atrasos e conflitos se tornam inevitáveis.

-A unidade funcional tenderá a focar nos aspectos do projeto que mais lhe interessem. A mentalidade de “eu fiz minha parte” facilmente se instala. Não há interesse em aumentar um pouco o trabalho de uma unidade funcional, mesmo quando isso diminuirá, significativamente, o esforço no projeto como um todo.


ORGANIZAÇÃO POR PROJETOS

CEO

DIR B

Ger Proj A

Equipe A


VANTAGENS DA ORGANIZAÇÃO POR PROJETOS

-O projeto se organiza de forma fácil e eficiente. Os recursos são providos centralmente. As negociações ainda são necessárias entre projetos, mas o processo se torna muito mais fácil.

-Lealdade da equipe ao projeto. Como o único interesse dos funcionários é o sucesso dos projetos de que participam, facilmente tomam as decisões que atendem aos interesses do projeto como um todo e não à otimizações locais.


PROBLEMAS DA ORGANIZAÇÃO POR PROJETOS

-A equipe de projeto tem preocupações de alocação ao término do projeto. Se não houver um novo projeto, seu integrantes podem ser dispensados. A fuga de recursos nas fases finais de um projeto pode ocorrer se os profissionais envolvidos começarem a procurar outros empregos de maneira preventiva. A fuga de recursos nas fases finais de um projeto pode ocorrer se os profissionais envolvidos começarem a procurar outros empregos de maneira preventiva.

-Muitas funções e recursos são duplicados. O compartilhamento se torna menos eficiente porque não há um interesse funcional.

-A troca de informações entre especialistas se torna mais difícil. O conhecimento gerado em um projeto não migra facilmente para o resto da organização.


ORGANIZAÇÃO MATRICIAL

CEO

Ger Proj

Ger Proj

Projetos Marketing Produção

Ger Proj


VANTAGENS DA ORGANIZAÇÃO MATRICIAL

-Melhora o controle dos recursos para o gerente de projeto, em comparação à estrutura hierárquica.

-Garante mais suporte e apoio dos gerentes funcionais.

-Maximiza a utilização de recursos escassos em relação à organização por projetos.

-Melhora a divulgação de informações, tanto vertical (na hierarquia funcional) quanto horizontal (no projeto).


PROBLEMAS DA ORGANIZAÇÃO MATRICIAL

-Mais de um superior para cada pessoa. Os livros religiosos não são as únicas referências sobre os perigos de servir a dois senhores.

-Organização complexa de controlar e monitorar.

-Problemas na alocação de recursos exigem negociação, uma vez que não é necessariamente claro quem tem a autoridade final.

-Necessita de regras bem definidas.

-Alto potencial de conflito.


Influência da Estrutura Organizacional no Gerenciamento de Projetos

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

Matricial CARACTERÍSTICAS DO PROJETO

Funcional Fraca Balanceada Forte

Por Projetos

Autoridade do Gerente De Projetos

Pouca ou Nenhuma

Limitada Baixa a Moderada

Moderada a Alta

Alta a quase total

Disponibilidade de Recursos

Pouca ou Nenhuma

Limitada Baixa a Moderada

Moderada a Alta

Alta a quase total

Quem Controla o Orçamento do Projeto

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Misto

Gerente de Projetos

Gerente de

Projetos Função do Gerente de Projetos

Tempo Parcial

Tempo Parcial

Tempo Integral

Tempo Integral

Tempo Integral

Equipe Administrativa Do Gerenciamento de Projetos

Tempo Parcial

Tempo Parcial

Tempo Parcial

Tempo Integral

Tempo Integral


ESCRITORIO DE PROJETOSPMO-PROJECT MANAGEMENT OFFICE

É uma entidade organizacional, ou equipe de profissionais, cujo objetivo basico é dar orientação e suporte que permita à organização desenvover seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possivel.

MISSÃO: entregar o escopo do projeto com a qualidade adequada, dentro dos prazos e custos definidos e com alto índice de satisfação das partes interessadas.


FUNÇÕES DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS

•Pesquisa e aprimoramento do gerenciamento de projetos na organização;•Definição de métodos, procedimentos e padrões;•Controle, auditoria e análise crítica dos projetos e dos seus produtos e entregas, e respectivas métricas;•Orientação e suporte;•Centro de fornecimento de gerentes de projeto.


DIFICULDADES E RISCOS DA FUNÇÃO DE GERENTE DE PROJETO

(« Regras de Sobrevivência »)

•Lidar e equilibrar interesses muitas vezes conflitantes, e obter a satisfação de todas as partes interessadas;

•Falta de autoridade;entretanto se espera que tenha sucesso;

•Atuação em ambiente com alto grau de incerteza; entretanto se espera que cumpra o planejado.


PERFIL DO GERENTE DE PROJETO•Habilidade de Comunicação;

•Credibilidade Administrativa;

•Liderança e Motivação;

•Credibilidade Técnica;

•Gerenciamento de Conflitos;

•Habilidade em lidar com o estresse;

•Resolução de problemas.


Bibliografia Recomendada

1.<Gerenciamento de Projetos – na visão de um Gerente de Projetos>

Barroca Mendes,João Ricardo, Editora Ciência Moderna2006.

2. <Fundamentos de Gerenciamento de Projetos> , do Valle, André Bittencourt;Pereira Soares,Carlos Alberto;Finocchio Jr.,José;Firmino da Silva,Lincoln de Souza ; FGV Editora 2007.

3. <The Project Manager’s Pocket Survival – Guide > Lewis, James P.; McGraw-Hill-2003.


Currículo Resumido do Professor

Antonio Jorge Gordilho MSc.

Mestre em engenharia de produção, Qualidade Industrial, pela COPPE /UFRJ e engenheiro civil pela UGF; especialista em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas. Sua experiência profissional inclui atividades de consultoria e treinamento em gestão empresarial, tendo atuado em grandes organizações como CVRD, Petrobras, Riopol, Telemar, ANVISA, Crea-RJ, Vilares Metals, CSN , Crown Iron Works e muitas outras. É integrante do quadro de instrutores do Sebrae Nacional e do Clube de Gerenciamento de Projetos; professor de cursos de MBA e pós-graduação na Estácio de Sá e Castelo Branco.

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