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Aprovação de Documentos

Março | 2017

Como funciona?

Aprovar Documentos

1

Para aprovar um documento você deverá:

Para saber

como consultar

e conhecer cada um

dos documentos a serem

analisados, clique sobre

o mesmo.

Acessar link do

e-mail

Localizar o documento

na caixa de entrada da

SBWP

Analisar o

documento

Tomar a ação de aprovar e

solicitar aprovação

adicional ou rejeitar

Consultar Requisição

Consultar Contrato operacional

Consultar Contrato central

Consultar Pedidos

Consultar Histórico de Aprovação

Para ver na

prática

clique aqui

Como funciona?

Aprovar Requisição / Contrato / Pedido

2

Se você é um gerente poderá ainda continuar

aprovando qualquer documento direto via transação,

mesmo que o documento não tenha sido encaminhado

para sua chave. Para saber como, acesse aqui.

Fluxo de aprovação para cada tipo de documento

3

Ps: É possível ainda cancelar a ação e manter o documento aguardando uma ação futura, para isso clique em

“Cancelar e manter work item na entrada”

Requisição para

Criar Contrato

Requisição de

Consumo de CT

Contrato - CT

Pedido SPOT

Segue para aprovação do novo aprovador

conforme workflow. Após aprovada na última

alçada, segue para a área de compras.

Após aprovada na alçada competente gera

pedido automático.

Após aprovada na alçada competente o CT

fica disponível no ECC como fonte de

suprimentos.

É criado automaticamente a partir da

aprovação da RC de consumo. Não requer

aprovação.

Após aprovado é enviado ao fornecedor.

Deve informar o

motivo da

rejeição.

Mensagem de e-

mail com motivo

da rejeição é

enviada ao

emissor do

documento.

Tipo de

DocumentoAprovar Rejeitar

Ao aprovar e

solicitar aprovador

adicional, o novo

aprovador recebe

email solicitando sua

aprovação. Caso o

aprovador adicional

não seja final, ao

aprovar o

documento esse

retornará ao

workflow do emissor

Aprovador

Adicional

Pedido Automático

Documento de

transporteApós aprovado envia comunicado ao emissor.

Transações de documentos de consulta no SAP

SBWP - Aprovar Documento via Link do E-mail

ME53N - Consultar Requisição de Compras

ME33K - Consultar Contrato

Acessar SRM - Consultar Contrato Central - CCTR

ME23N - Pedido de Compras

ZEPRMM012 – Tracking Aprovações Workflow

4






ME23N - Consultar Pedido de Compras


5

SBWP – Aprovar documento de compra via link do email

6

Clique na figura para acessar o passo a passo da transação

Requisição de compra

Contrato

Pedido de compra

Aprovar e solicitar aprovador adicional

Regra de Férias

Aprovar Documento via Link do E-mail (SBWP)(Exemplo de email com link para aprovar um requisição de compras)

7

1 1 – Após abrir o e-mail recebido,

clicar no link “SapInbox.SAP”

conforme destacado na imagem.

2

2 - Inserir username e password

para acessar o SAP. Voce será

levado para a tela SBWP onde

encontrará, além dessa, todas as

demais mensagens e

documentos de sua caixa de

entrada

IMPORTANTE: os passos

para aprovar um documento

via link do email ou direto via

SBWP são os mesmos

independente do tipo de

documento.

DICA: uma mensagem será

exibida no primeiro acesso e

para que não seja exibida

novamente, selecionar a opção

“Memorizar minha decisão” e

clicar em “Permitir”, conforme

destacado na imagem.

Aprovar Documento via SBWP Requisição de compras

3 – Localizar a Mensagem

referente ao documento a ser

aprovado/rejeitado 3

4 – Dar duplo clique sobre a linha

do documento a ser

aprovado/rejeitado para exibir as

opções de tomada de decisão.

4

6 – Se desejar aprovar,

clique no link aprovar.

Nesse caso o documento

sairá da caixa de

entrada.

5 – Para abrir e analisar

o documento a ser

aprovado, clique sobre o

link com o nº do mesmo.

6

5

7 – Para rejeitar: se

clicar na opção rejeitar,

será aberta janela para

informar o motivo da

rejeição. Para completar

a rejeição deverá clicar

em salvar.

Quando um documento é

rejeitado, o emissor

recebe mensagem

informando o motivo da

rejeição

7

7


8 – Ao clicar no número do

documento no passo anterior, o

sistema abrirá a tela da transação

ME53N para efetuar a análise da

requisição de compras.

7


8

9 – Ao aprovar a requisição de

compra o sistema envia um email

automaticamente ao requisitante

confirmando a aprovação

7


9

10 – Se o aprovador não tomar

nenhuma ação durante um

determinado tempo, o sistema

enviará um email informando que

o documento de compra está

pendente de aprovação.

10

Mensagem com motivo da rejeição da requisição disponibilizada na

SBWP do emissor do documento

8

11 – Modelo de mensagem

que fica disponível para o

emissor do documento após a

rejeição.

11

Para voltar clique aqui

Aprovar Documento via Link do E-mail (SBWP)(Exemplo de email com link para aprovar um contrato)

13




2





demais mensagens e


entrada




SBWP são os mesmos


documento








Aprovar Documento via SBWPContrato



aprovado/rejeitado 3

4 – Dar duplo clique sobre a linha

do documento a ser

aprovado/rejeitado para exibir as

opções de tomada de decisão.

4




sairá da caixa de entrada.

5 – Para abrir e analisar o

documento a ser aprovado,

clique sobre o link com o nº

do mesmo.

6

5

7 – Rejeitar: se clicar na opção rejeitar, será aberta

janela para informar o motivo da rejeição.

Para completar a rejeição deverá clicar em salvar.

Quando um documento é rejeitado, o emissor

recebe mensagem informando o motivo da rejeição

7

7

Aprovar Documento via SBWP Contrato

8 - Ao clicar no número

do documento no passo

anterior, o sistema abrirá

a tela da transação

ME33K, para efetuar a

análise do contrato.

Aprovar Documento via SBWP Contrato

9 – Clicar no ícone

para verificar os dados

do cabeçalho do

contrato.

9

Mensagem com motivo do contrato disponibilizada na SBWP do

emissor do documento

10

10 – Modelo de mensagem

que fica disponível para o

emissor do documento após a

rejeição.


Aprovar Documento via Link do E-mail (SBWP)(Exemplo de email com link para aprovar um pedido de compras)

18




2





demais mensagens e


entrada




SBWP são os mesmos


documento








Aprovar Documento via SBWPPedido de compras



aprovado/rejeitado

3

4 – Dar duplo clique sobre a linha do

documento a ser aprovado/rejeitado

para exibir as opções de tomada de

decisão.

4




sairá da caixa de

entrada. O sistema

emitirá uma mensagem

na caixa de entrada da

SBWP do emissor do

pedido, informando que

foi aprovado.

5 – Para abrir e analisar o

documento a ser aprovado,

clique sobre o link com o nº do

mesmo.

6

5

7 – Para rejeitar: se clicar na opção rejeitar,

será aberta janela para informar o motivo da

rejeição. Para completar a rejeição deverá

clicar em salvar.

Quando um documento é rejeitado, o emissor

recebe mensagem informando o motivo da

rejeição

7

7

Aprovar Documento via SBWPPedido de compras

Mensagem com motivo da rejeição disponibilizada na SBWP do


8

8 – Modelo de

mensagem que fica

disponível para o


após a rejeição.



1

1 – Ao visualizar o documento a ser

aprovado, efetuar um duplo clique

sobre a linha do documento para

exibir as opções de tomada de

decisão.

Atenção: A opção de aprovador

adicional será exibida para

Requisição, Pedido, Contrato e

FRS. O processo é identico para

todos os documentos.


2

2 – Clicar no N° documento

para efetuar a análise.


33 – O SAP abrirá a tela

do documento para

efetuar as análises.

4 – Acessar a transação

/OCV04N e Informar o N° do

documento e clicar em

Executar.

Selecionar o item desejado e

clicar em “exibir”

4


5

5 – Após análise do

documento clicar em

“Aprovar e Solicitar

aprovador adicional”.


8

6 – Na tela “Ïnserir um

empregado como

aprovador adicional”,

clicar no mach code para

efetuar a pesquisa, caso não

saiba o cód. Específico

Num.Pessoal.6

7 – Informar os campos para

seleção: Sobrenome e 1°

nome.

7

8 – Selecionar o

aprovador adicional.

8

9 – Após selecionar clicar em salvar.

O documento de aprovação sairá da

caixa do aprovador correspondente e

migrará automaticamente para a caixa

do aprovador adicional9


8

10 – O documento será exibido na

caixa de entrada da SBWP do

usuário selecionado como

aprovador adicional.

Para aprovar/rejeitar deverá seguir

o mesmo procedimento de

aprovação de documento

explicados nos passos anteriores.10


11 – O documento aprovado pelo

aprovador adicional foi

ecaminhado para o aprovador da

alçada seguinte.

Neste caso poderá realizar o

procedimento de aprovar/rejeitar o

documento.

11









29


30

1

3

2

1 - Na tela inicial do SAP, digitar a

transação ME53N e clicar em

ENTER.

2 - Clicar em

3 - Informar o N° da RC

e clicar ENTER.

5 - Note que esta requisição de

compras está atribuída a 05

níveis de aprovação

O sinal indica que o

documento já foi liberado no

nível correspondente..

O sinal , indica que o

documento está pendente de

liberação pelo nível

correspondente.


Síntese dos

itens

Dados de cabeçalho

Detalhe do

item

5

4

4 – Clicar na Aba Estratégia de

liberação para verificar o status

de aprovação


6

7

6 - Na Síntese dos Itens são

apresentados os detalhes dos

item.

Ex.: Categoria do item (Serviço),

material, Quantidade, Valor Total

de cada item e o somatório dos

itens.

7 - Utilizando a barra de rolagem

poderá verificar mais informações

dos itens, como Centro, Depósito,

Grp.Compras, Requisitante,

Grp.Mercadoria Organização de

Compras.

8 – Para verificar anexos da linha

de uma requisição:

-selecionar o item e;

- clicar em .

-Será exibida janela com a lista

dos documentos;

-Clicar sobre cada documento

para visualizar o arquivo e outro

clique para abri-lo.


8


109

9 - No detalhe do item são

exibidos as informações de cada

item.

Na Aba Serviço são

apresentados os detalhes dos

serviços referente ao item.

10 - Navegar pelas abas

disponíveis no detalhe do item

para analisar as informações de

cada item.



11

12

13

11 - Na aba ‘Status’ é

apresentado em qual status está

a liberação da requisição de

compras.

.

13 – Nas Requisições de

serviços, na aba Dados do

cliente, será cadastrado o

aprovador da Folha de

Medição.

12 - Na aba Pessoa de Contato

será informado o usuário que

criou a requisição de compra,

grupo de compradores.



CV04N - Consultar Anexo do Documento


ME33K - Consultar Contrato Operacional



ML81N - Consultar Folha de Registro de Serviços - FRS

ZEPRMM012 – Consultar Histórico de Aprovação

36

3 - A tela com os dados do

contrato será exibida.

Para analisar os dados de

cabeçalho clicar no ícone


37

2 - Informar o número do

Contrato e clicar ENTER.

1 - Na tela inicial do SAP, digitar a

transação ME33K e clicar

ENTER1

2

3


38

Observação: Para voltar a

tela anterior deverá clicar no

ícone .

4

5

6

7

8

4 - Serão exibidas informações:

Contrato, Fornecedor, Empresa,

Tipo de contrato, Grp.

Compradores, Org. Empresa e

Fornecedor.

5 - Campos administrativos.

6 - Condições de remessa e de

pagamento.

7 - Dados de referência.

8 - Sarbox: Utilizando a barra de

rolagem será exibido a informação

do Gestor Comercial

.

9 – Clicar no ícone para

visualizar o status de aprovação do

contrato.


39

Observação: Para voltar a

tela anterior deverá clicar no

ícone

9


40

Dica: O processo é o mesmo para os

tipos de contratos:

MK (Acordo em quantidade),

WK (Contrato em Valor) e

Contrato Central (nem todas as

informações ficam disponíveis na consulta

via ME33K. Para ver todos os detalhes

desse tipo de contrato, consulte pelo

SRM)

10

11

10 - Status da aprovação do contrato:

• Código A: Liberado

11 - Caso o contrato não esteja liberado o

status será:

• Código X ou P: Pendente de

Aprovação










41

Consultar Contrato - SAP SRM

Contrato Central - CCTR

42

2

1

1 - Acessar o sistema SAP

SRM com usuário e senha

2 – No Painel de Contratos

Centrais, clicar em Pesquisa

ampliada.



43

3 – Selecionar no campo

Procurar a opção Contrato

4 – Informar o N° do

contrato e clicar em

procurar

O sistema abrirá a tela do

contrato

3 4



44

55 – Através das Abas

disponibilizadas poderá

analisar as informações do

contrato.

6 – Os anexos serão

exibidos na aba Notas e

Anexo.

6










45

2 – Clicar em


46

1

3

2

1 - Na tela inicial do SAP,

digitar a transação ME23N

e clicar ENTER.

3 – Informar o N° do pedido e

clicar ENTER.


47

O sistema exibirá a tela

do pedido.

4 - Dados do Cabeçalho poderá

navegar através das abas

disponibilizadas para análisar as

informações do pedido de compra

4


48

5

6

5 - Na aba ‘Remessa/fatura’

será exibida a forma de

pagamento, se possui

incoterms, moeda,etc

6 - Na aba Status do Pedido’,

o usuário poderá verificar o

valor total do pedido e o

status de fornecimento

8 - Note que este pedido de

compras passou por 02 níveis

de aprovação .

O sinal verde confirma a

liberação do nível.

O sinal , indica que está

pendente de liberação no

nível correspondente


49

7 - Na aba ‘Estratégia de

Liberação’ poderá verificar se

o Pedido de Compras foi

aprovado em todos os níveis

necessários.8

7


50

9 - Na Síntese dos Itens

poderá verificar as

informações do item.

Ex.: Material ou serviço,

quantidade, preço líquido, etc.

10 - No Detalhe do Item,

poderá navegar pelas abas

disponíveis e verificar as

informações detalhadas de

cada item.

9

10









ZEPRMM012 – Histórico de Aprovações - Workflow

51

6 – Clique no ícone ou F8 para

executar a consulta

ZEPRMM012 - Consultar Histórico de Aprovações

Permite consultar status de aprovação de um documento, informando quem são os

aprovadores e quem e quando já tomou uma ação.

52

1

3

1 - Digitar a transação ZEPRMM012 e

clicar ENTER.

Os campos 2, 3 e 4 são obrigatórios

5 – É possível informar o nº do doc. ou

uma faixa de documentos a pesquisar

2

3 – Clicar no match code do campo

Tipo de documento.e selecionar o tipo

de documento a pesquisar.

2 – Preencher com ano do documento,

4 – Clicar no match code do campo

Empresa.e selecionar a empresa do

documento a ser pesquisado. Por

exemplo: 1001 se é um documento da

Vale, 1064 se for do Salobo.

4

5

6

ZEPRMM012 - Consultar Histórico de Aprovações

53

1

2

1 - Digitar a transação

ZEPRMM012 e clicar ENTER.

2 – Preencher os campos

obrigatórios: Ano de Exercício, tipo

de documento e Empresa.

DICA: No campo “Documento”,

poderá informar o n do documento

de compra.

3 – Clicar em Executar

3

ZEPRMM012 - Consultar Histórico de Aprovações Workflow

54

1

1 – O sistema exibirá a tela com as

informações de acompanhamento

de aprovações.

OBS: Note que o documento foi

aprovado na primeira alçada

competente e encontra-se

pendente de aprovação na

segunda alçada.


O que é? Atenção!

Regra de Férias

55

É uma funcionalidade que direciona a aprovação de um documento a um aprovador

indicado quando o aprovador responsável estiver impossibilitado de tomar ação;

Após delegação e dentro do período determinado na delegação, o comunicado e link

para aprovação dos documentos, serão encaminhados ao aprovador indicado.

Ao aplicar a regra de férias, você não receberá nenhum comunicado sobre a

aprovação dos documentos delegados

É possível alterar o prazo delimitado de delegação, antecipando

a data fim da delegação;

Para ver na

prática

clique aqui

Aprovador Substituto_passo a passo.doc


1. Acessar a transação SBWP

2. Clique em Configurações

3. Configurações de Workflow

4. Atualizar substituto (exibida tela de substitutos pessoais)

5. Selecione a linha

6. Clique F5 ou no ícone (que fica na parte inferior da tela). Exibe tela para

informar o aprovador substituto

7. Na aba “Usuário Seg.dds. Endereço”, informe o substituto e tecle Enter

8. Tecle Enter, aparece tela para definir o período em que o novo usuário

ficará como substituto. Informe a data de início e fim.

9. No campo Perfil: selecionar a opção ZSUBSUP.

10. Marcar o campo substituição ativa e clicar em salvar

Regra de Férias - Passo a passoAprovador Substituto

56


57

2 – Clicar em Configurações

3 – Configuração de workflow

4 – Clicar em Atualizar substituto.

1 – Acessar a transação SBWP

3

1

2

4

5 – Selecionar linha e clicar em

ou F5


58

5

6

7

5

6 – Selecionar a aba Usuário

seg.dds.endereço.

7 – Preencher o nome do

substituto no campo 1° nome e

clicar em ENTER.


59

8

9

10

8 – Informar a data de validade.

9– Campo perfil, clicar no mach

code e selecionar a opção

ZSUBSUP

10 – Flegar o campo

Substituição ativa.

Caso o campo não seja flegado,

o dado será gravado, mas a

substituição não será ativada.

12 – Para excluir o aprovador

substituto, deverá selecionar a

linha e clicar em .


60

12

11 - O sistema efetuará o

cadastro do substituto

11

Regra de Férias - Passo a passo

Alterar período de ativação do Substituto1

61

2

3

1 – Clicar em Configurações1

2 – Configuração de workflow

3 – Clicar em Atualizar substituto.

4

5 – Clique F9

6

7

4 – Selecionar a linha

5 – Clicar em F9

6 – Informar a nova data fim de

substituição.

OBS: Deve ser uma data menor que

a data do período de nomeação

7 – Clicar em F5 para salvar.

O sistema emitirá a mensagem

“Delimitada com sucesso”.




Aprovar documento via transação

62

ME54N – Aprovar Requisição

ME35K – Aprovar Contrato

ME35L – Aprovar Scheduling Agreement

ME28 – Aprovar Pedido

ME29N – Aprovar Pedido



63

Passo a passo: ME54N> Número do documento> Liberar> Salvar

1

2

3

1 - Acessar o sistema SAP ECC

e digitar a transação ME54N no

menu SAP e clicar Enter.

2 - Clicar em para abrir a RC

a ser aprovada.

3 - Informar o número da RC e

clicar em Enter ou em Outro

documento


64

4

5

6

4 - Na Aba Estratégia de

liberação, será exibido todos os

níveis de aprovações.

5 – Clicar no ícone para

efetuar a liberação.

A liberação é efetuada por nível.

O sistema só permite a liberação

do nível seguinte, se o anterior

for liberado.

6 – O símbolo liberado no

nível correspondente.


65

DICA: Caso deseje reniciar a

estratégia de liberação, clicar

no botão e depois em

(Salvar).

Atenção: Caso feche a

transação sem clicar no botão

Salvar, a requisição de compra

não será aprovada.

7 7 - Após efetuar a liberação de

todos os níveis, clicar em Salvar

para concluir a liberação da RC.


66

DICA: Após salvar a liberação,

acesse a aba Estratégia de

Liberação para ser o status de

liberado da RC.

8

8 - Status - Liberado



67

1

2

3

4

1 - Acessar o sistema SAP ECC

e digitar a transação ME35K no

menu SAP e clicar em Enter.

3 – Informar o N° do contrato

2 - Preencher o campo

obrigatório:

Código de liberação,

correspondentes a alçada do

workflow de aprovação.

4 – Clicar em ou F8 para

gerar a pesquisa.


68

ATENÇÃO: Caso o documento de

compra possuir mais de um nível

de aprovação, deverá executar a

transação ME35K utilizando todos

os níveis de aprovação do

contrato.

5

6

5 - Selecionar a linha marcando

em cima do N° do contrato e

clicar em .

6 - O sistema exibirá a

mensagem “As liberações

foram gravadas”.


ME35L – Aprovar Schedule Agreement

69

DICA: Será adotado o mesmo

processo realizado na transação

ME35K para liberação de contrato,

lembrando que a única diferença é o

campo Ctg.doc compras,

preenchido com “L” (Programa de

remessa).

1 1 - Acessar a transação ME35L

no menu SAP e clicar em Enter.



70

DICA: Caso deseja informar

mais de 02 pedidos deverá

clicar no botão (Seleção

múltlipa) no campo N° de

documento.

1

2

3

1 - Acessar a transação ME28 no

menu SAP e clicar em Enter ou

2 – Informar o Código de

liberação correspondente a

alçada de aprovação

3 – Informar o N° do pedido.

Clicar em Processar


71

4

5

6

4 - Selecionar a linha marcando

em cima do número do pedido e

clicar em .

OBS: Caso deseja visualizar as

informações do pedido clicar 02

vezes em cima do número do

pedido.

5 – Clicar em

Note que o estado da liberação é

modificado para Liberado

6 – Liberações foram gravadas.



72

Passo: ME29N > Número do documento> Liberar> Salvar

1

2

3

1 - Acessar a transação ME29N

no menu SAP e clicar em Enter.

2 - Clicar em

3 - Informar o

número do pedido

e clicar em Enter.


73

4

5

4 - Nos Dados do

cabeçalho clicar na aba

Estratégia de

liberação.

5 - Clicar no ícone


74

DICA: Através do botão

a Estratégia de liberação

poderá ser reniciada.

Atenção: Caso feche a

transação sem clicar no botão

Salvar, o pedido de compra

não será aprovado.

66 - Após os sistema exibir a

mensagem de Liberação

efetuada, clicar em Salvar para

finalizar o processo de

liberação.


75

7

7 - O sistema emitirá a

mensagem.


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