Pelotas, 03 de fevereiro de 2013

VERSÃO 3.0

PROJETO REALIZANDO SONHOS (Festa de Formatura - Meninas CST em Processos Gerenciais – UFPEL)

desenvolvido por: Daiane Torres, Greice Marques, Lucinara Silveira, Silvia Ferreira e Vera Krüger

GERENTE DO PROJETO Daiane Torres Almeida

JUSTIFICATIVA

Realizar festa de formatura de ensino superior satisfazendo as expectativas dos clientes, proporcionando uma Noite dos Sonhos.

Confraternização e celebração para os formandos, familiares e amigos.

INFO

RM

AÇ

ÕES

INTE

GR

AÇ

ÃO

Desenvolvimento do termo de abertura.

Desenvolvimento do plano de gerenciamento.

Orientação e gerenciamento.

Monitoramento e controle.

Realizar o controle integrado de mudanças.

Encerramento do projeto ou fase.

Definição de onde e como os esforços e recursos devem ser concentrados.

INTE

GR

AÇ

ÃO

INTEGRAÇÃO

Escopo

Custos

Tempo

Qualidade

Recursos Humanos

Comunicações

Riscos

Aquisições

Partes Interessadas

DEC

LAR

AÇ

ÃO

DO

ESC

OP

O

Planejamento, análise, acompanhamento da execução do evento com a integração de todas etapas e itens

necessários para a realização do mesmo.

O QUE SERÁ FEITO?

Contempla: Reserva do local para a festa.

Contratação do serviço de Decoração/ Iluminação/Sonorização.

Contratação do serviço de Buffet.

Contratação do serviço de Fotografia e Filmagem.

Contratação do serviço de Recepção do Evento.

Contratação do serviço de Segurança e Estacionamento.

Contratação de Atrações.

Contratação do serviço de Convites.

Esco

po

do

Pro

jeto

Esco

po

do

Pro

jeto

Não Contempla: Aluguel de roupas.

Cerimonial da formatura na faculdade.

4 formandas.

100 convidados cada, totalizando 400 pessoas.

Todos serviços serão terceirizados.

O salão localizado em local de fácil acesso

distância máxima de 40km do centro de Pelotas.

Cada formanda deverá arcar com os gastos da

festa

Gastos divididos igualmente entre todas.

PR

EMIS

SAS

RES

TRIÇ

ÕES

Os gastos totais do projeto não deverão exceder a R$ 3.750,00 por formanda.

Não será permitida a entrada no evento de pessoas que não estejam na lista de convidados.

Se não estiverem com todos os pagamentos efetuados até uma semana antes da data prevista para o evento, o mesmo não ocorrerá.

RES

UM

O D

O E

SCO

PO

Justificativa Não Escopo Recursos Envolvidos

Noite dos sonhos para as

formandas A realização da festa

Acesso à internet

Telefone

Sala de reunião

Salão de Festas

Transporte

Objetivo Produtos do Projeto Fatores-chave de Sucesso

Planejar uma festa de formatura

Confirmação de Convidados

Definição de Local

Decoração Contratada

Alimentação Definida

Atração Contratada

Realização dentro do

planejamento

Escopo Especialidades Envolvidas Estimativa do Prazo

Estabelecer Lista de Convidados

Procurar Local

Definir Decoração

Definir Cardápio

Definir Atração

Definir Recepção

Definir Filmagem/Fotos

Verificar Empresa de Segurança

Decorador

Buffet

Músicos

Seguranças

Recepcionistas

Fotográfos

60 dias

Estimativa de Custo

R$ 15.000,00

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S Parte interessada (Stakeholders):

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Recurso % Envolvimento Fases de envolvimento no projeto

Gerente do projeto 100% Todas as fases.

Cliente 55% Iniciação, planejamento e encerramento.

Equipe do gerente do

Projeto 100% Todas as fases.

Fornecedores 75% Planejamento, execução e encerramento.

Sponsor 45% Iniciação, planejamento e encerramento.

CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

Para conceber, organizar, coletar, armazenar, disseminar e assegurar as informações necessárias

para o andamento e o sucesso do projeto. O objetivo é integrar todos os envolvidos e atender

as expectativas de cada um.

CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

Como ferramenta de gestão e comunicação:

Reuniões: Realizadas semanalmente, e sendo necessário, serão convocadas reuniões extraordinárias.

E-mails e telefone: Como ferramentas de apoio.

CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

Estrutura de reunião:

1. Definir propósito da reunião. Informar ou decidir algo.

2. Convidar os participantes da equipe, com antecedência suficiente para possibilitar o comparecimento de todos, determinando o horário e local.

3. Manter o horário estipulado, manter o enfoque no assunto. Definir regras básicas para a condução da reunião.

4. Utilizar as ferramentas 5W2H e Brainstorming.

5. Registrar em ata, as ações, responsáveis e os respectivos prazos para a conclusão das atividades acordadas.

6. Ao final da reunião, repassar o resumo, reforçando os pontos discutidos.

7. Avaliar com os participantes, a produtividade e modelo da reunião.

8. Repassar a ata aos participantes da reunião, via email, agendando a data da próximo encontro para realizar o follow up das ações.

CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

LIST

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IAM

ENTO

DE

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ILH

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Id Nome da tarefa Duração Predecessor Responsável

0 FESTA FORMATURA 46,6

1 Gerenciamento do Projeto 46,6

2 Plano da festa – duração total 6

3 Avaliar alternativas da festa 2 Formandas

4 Elaborar o plano da festa 2 3 Gerente do Projeto

5 Documentar o plano da festa 1 4 Gerente do Projeto

6 Fazer ajustes com família 1 5 Formandas

7 Plano da festa concluído 0 6 Gerente do Projeto

8 Gestão do orçamento - duração total 7

9 Identificar o baseline de custos 2 7 Formandas

10 Organizar papelada das

contratações 3 22;28;35 Gerente do Projeto

11 Fazer os pagamentos 1 40 Gerente do Projeto

12 Elaborar planilha de gastos 1 11 Gerente do Projeto

13 Planilha final de gastos concluída 0 12 Gerente do Projeto

GER

ENC

IAM

ENTO

DE

TEM

PO

- P

LAN

ILH

A

14 Gestão dos terceiros – duração total 4

15 Checar de véspera se está tudo

correto 1 40 - 1 dia Gerente do Projeto

16 Acompanhar execução dos

serviços 1 40 Gerente do Projeto

17 Acompanhar a entrega e

montagem da decoração 1 40 Gerente do Projeto

18 Acompanhar devolução de

material 1 40 + 1dia Gerente do Projeto

19 Local da festa – duração total 4

20 Escolher local da festa

(Estacionamento e Segurança) 3

Formandas e gerente do

projeto

21 Reservar salão 1 Equipe de apoio do

gerente do projeto

22 Salão escolhido e reservado 0

GER

ENC

IAM

ENTO

DE

TEM

PO

- P

LAN

ILH

A

19 Local da festa – duração total 4

20 Escolher local da festa

(Estacionamento e Segurança) 3

Formandas e gerente do

projeto

21 Reservar salão 1 Equipe de apoio do

gerente do projeto

22 Salão escolhido e reservado 0

23 Decoração – duração total 4

24 Escolha do tema e decoração 2,5 Formandas

25 Pesquisar fornecedores da

decoração desejada 1,5 Gerente do projeto

26 Contratação – duração total 1,6

27 Escolher um fornecedor (Custo x

Qualidade) 0,6 Gerente do projeto

28 Alugar a decoração 1 21 Gerente do projeto

29 Decoração escolhida e contratada 0 22 Gerente do projeto

GER

ENC

IAM

ENTO

DE

TEM

PO

- P

LAN

ILH

A 30 Sonorização – duração total 8

31 Definir tipo de sonorização 1 Equipe de apoio do

gerente de projeto

32 Fazer pesquisa de opções 5 25 Gerente do Projeto e

Formandas

33 Escolher um fornecedor (Custo x

Qualidade) 1 26 Gerente do projeto

34 Contratar serviço de sonorização 1 27 Gerente do projeto

35 Sonorização contratada 0 28

36 Buffet – duração total 7

37 Definir tipo de alimentação

desejada 1 Formandas

38 Definir tipo de staff desejado 2 31 Formandas

39 Fazer pesquisa de opções 3 32 Gerente do projeto

40 Escolher um fornecedor (Custo x

Qualidade) 0 33 Gerente do projeto

41 Contratar serviço de buffet 1 34 Gerente do projeto

42 Buffet Contratado 0

43 Convidados – duração total 5

44 Lista de convidados 2 4 Formandas

45 Entrega de convites 3 36 Equipe de apoio do

gerente do projeto

46 Pessoas convidadas 0 37

GER

ENC

IAM

ENTO

DE

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RÁ

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GER

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IAM

ENTO

DE

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Serviço Hora/Qtde Preço Total

Sonorização e iluminação 8 R$ 200,00 R$ 1.600,00

Fotografia e filmagem Pacote R$ 700,00 R$ 700,00

Convites de formatura 160 R$ 4,69 R$ 750,00

Bar (garçon) 8 R$ 80,00 R$ 640,00

BUFFET 400 R$ 15,90 R$ 6.360,00

Decorações 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00

Salão para festa

(segurança e estacionamento) 1 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00

Gerenciamento do projeto e

cerimonial 46,6 R$ 41,85 R$ 1.950,00

TOTAL DA FESTA DE FORMATURA R$ 15.000,00

GER

ENC

IAM

ENTO

DA

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ALI

DA

DE

Item Critério de aceitação

Local da Festa De acordo com as especificações realizadas pelo

cliente que consta na declaração do escopo.

Decoração A decoração deverá ser de acordo com aceite do

cliente e o tema escolhido.

Sonorização e Iluminação Sonorização

-Iluminação de Pista

-Iluminação Decorativa

-Lasers

-1 Telão

Buffet O Buffets será um rodízio de salgados. As bebidas

serão servidas pelos garçons nas mesas.

Convidados O tema dos convites será com emblema do curso

de Processos Gerenciais e com foto das formandas,

serão realizados 160 convites no total, sendo que

cada formanda receberá 40 convites, entregues

com 3 semanas de antecedência ao evento pela

gráfica. A gráfica ficará responsável de protocolar a

entrega.

GER

ENC

IAM

ENTO

DA

QU

ALI

DA

DE Fotografia e Filmagem FOTOS NO CD(sem álbum)

Fotografia digital de alta resolução

Fotografo profissional

Equipamento Nikon ou Cannon, mais moderno do

mercado

Mais de 400 fotos em alta resolução de imagem no CD

Foto jornalismo(pessoas sendo fotografadas

naturalmente, serem percebidas)

CD de fotos Personalizados e com Capa de Alta

qualidade

FILMAGEM

1 câmera de Vídeo Profissional

1 cinegrafista Profissional

Edição computadorizada de ultima geração

2 Dvds com Filmagem de Todo Evento

Menu animado e interativo no vídeo

Fotos na mídia e na capa do DVD

Tudo isso Foto+Filmagem R$ 700,00 Para pagamento

a vista em eventos rápidos de domingo(promoção por

tempo limitado)

GER

ENC

IAM

ENTO

DA

QU

ALI

DA

DE

Gerenciamento do projeto e cerimonial Reunião inicial com o cliente para estabelecero

estilo do Evento.

Elaboração de cronograma do Evento.

Elaboração de roteiro do Evento.

Ensaio Prévio, Escolha de musicas. Reserva de

lugares para familiares e convidados.

Orientação de Foto e Filmagem. Organização dos

Cumprimentos. Recepcionistas para o controle de

entrada e saída de convidados.

Orientação e acompanhamento do Buffet e serviços

dos garçons. Entrega de doces,bolo, bem casados e

chocolates para os donos da festa o final da evento.

E todas as outras atividades que estão no escopo do

projeto.

RIS

CO

S Riscos identificados: Através da técnica de brainstorming e analisando todo projeto.

GERÊNCIA DO PROJETO Mau planejamento e controle inadequado RECURSOS HUMANOS

Contratação de fornecedores que não atendam as necessidades do projeto e perdas de membros da equipe durante a execução do projeto.

FINANCEIRO Inadimplências por parte dos clientes.

RIS

CO

S D

OS

REC

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SOS

HU

MA

NO

S

Tem como impacto a necessidade de contratação de profissionais terceirizados, além dos membros da equipe do projeto.

Também tem como impacto a sobrecarga de trabalho para os membros da equipe.

RESPOSTA AO RISCO

Assinatura de um contrato onde conste a possível necessidade de novas contratações, caso ocorra falta de mão de obra por parte do fornecedor.

RIS

CO

FIN

AN

CEI

RO

Inadimplência por parte dos clientes poderá acarretar a falta de recursos para boa execução do projeto.

RESPOSTA AO RISCO

propor pagamentos mensais por parte do cliente com previsão de quitação até dez dias antes da data do evento.

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Avaliados semanalmente, nas reuniões.

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ENTO

Local: Não ter disponibilidade na data marcada. NULO

Data será reservada previamente através de um contrato.

Falta de luz. MÉDIO

Ligar imediatamente para Companhia de Energia Elétrica. O local escolhido terá disponível um gerador com capacidade de manter a energia por duas horas.

Interrupção do fornecimento de água. MÉDIO

Devido pesquisas foi observado não ter histórico de falta de água nessa época no local.

Problemas de manutenção nos banheiros. MÉDIO

Segundo o contrato o local deverá passar por uma vistoria prévia.

Decoração: Não cumprimento do contrato. BAIXO

Segundo o contrato a decoração deverá ser entregue três horas antes para vistoria, a fim de verificar se as exigências foram cumpridas.

Sonorização e iluminação: Não cumprimento do contrato. MÉDIO

Segundo o contrato a sonorização e iluminação deverão ser montados e testados no turno inverso.

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DIA

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ENTO

Buffet: Quantidade insuficiente de refeições. BAIXO

O risco é baixo, pois terá confirmação dos convidados até sete dias antes da festa.

Comida com más condições de conservação. BAIXO

Os pratos serão elaborados pouco tempo antes de serem servidos na festa e conservados em local específico para cada alimento.

Fotografia e filmagem: Não comparecimento. MÉDIO

Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a função.

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DIA

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EV

ENTO

Segurança: Não comparecimento. BAIXO

Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a função.

Convidados: Entrada de pessoas não convidadas. BAIXO

Terá uma lista de controle para entrada de convidados.

PO

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DIA

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EV

ENTO

Condições climáticas: Chuva. BAIXO

O local da festa é coberto e também haverá guarda chuvas disponíveis para os convidados se deslocarem do carro até o salão.

Calor/frio. BAIXO

Ambiente climatizado.

PO

SSÍV

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DIA

DO

EV

ENTO

BOA SORTE É O QUE ACONTECE QUANDO A

OPORTUNIDADE ENCONTRA O PLANEJAMENTO!

Thomas A. Edison