APRESENTAÇÃO 8 USISJ ARMAZÉNS AVANÇADOS‡ÃO-8_USISJ... · como se encomenda acima das reais...
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Implementação dos Armazéns Avançados nos serviços da USISJ SERVIÇO DE INTERNAMENTO DO CENTRO DE SAÚDE DE VELAS
Armazéns na USISJ
Armazém Central -
CSV
Armazém CS Calheta
SAP - CSC
Internamento - CSC
Vacinação -CSC
Laboratório -CSC
SAP - CSV
Internamento - CSV
Vacinação -CSV
Laboratório -CSV
Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ
Fonte: Pinto (2008), Kaizen nas Unidades Hospitalares Criar Valor Eliminando Desperdício
Abastecimento ao serviço Abastecimento ao Armazém
Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Caracterização
O processo inicial de abastecimento dos serviços da USISJ, caracteriza-se por:
• Processo manual, burocrático e complicado, estando completamente dependente da experiência e intuição de todos aqueles que fazem parte
do mesmo.
• Cada serviço é responsável pela gestão do seu stock: definição do material necessário, do local e modo de armazenagem, determinação dos
pontos de encomenda e das quantidades a encomendar, gestão de prazos de validade e níveis de rutura.
Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Pontos Fracos
O responsável limita-se a ditar um número com base numa observação superficial; Processo de contagem deficiente:Processo de contagem deficiente:
não existe uma norma que determine o ponto de encomenda e a respetiva quantidade a
encomendar. Dependendo da pessoa que executa a contagem, a quantidade pode variar;
Variabilidade das quantidades:Variabilidade das quantidades:
contagem é realizada num período temporal aleatório. Não existe uma frequência definida, sendo
que na maioria dos casos é executada quando existe tempo para tal.
Inexistência de períodos de contagem:Inexistência de períodos de contagem:
Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Consequências
O nível de stock existente nos diversos serviços é elevado. Os intervenientes no processo
(responsáveis pelo armazém avançado), não detém formação ao nível da gestão de stocks, e como tal,
esta é realizada de um modo muito empírico. Esta situação tem como consequência a necessidade de
haver muito espaço disponível para arrumação dos materiais
Stocks excessivos:Stocks excessivos:
apesar dos stocks serem excessivos, verifica-se a existência de níveis de rutura não aceitáveis. Tal
deve-se pelo facto de não existirem períodos de contagem normalizados, e só se verifica a falta de
um material aquando da necessidade da sua utilização;
Níveis de rutura:Níveis de rutura:
como se encomenda acima das reais necessidades, é usual verificar-se a passagem dos limites dos prazos de validade. Além disso, não existe nenhum procedimento que garanta o FEFO (First ExpiredFirst Out) ou mesmo o FIFO (First In First Out).
Prazos de validade:Prazos de validade:
Modelos de sistemas de abastecimento
• O Tradicional ou por requisições;
• Método alternativo;
• Troca de carros;
• Duplo lote ou dupla caixa;
• Reposição por níveis.
a responsabilidade da gestão do stock cabe ao serviço consumidor (normalmente Enfermeiros Chefes
ou Responsáveis), que solicita ao Aprovisionamento o material de que necessita, sendo a entrega
efetuada em intervalos de tempo pré-estabelecidos.
Tradicional ou por requisiçõesTradicional ou por requisições
requisições padrão baseadas na análise dos consumos médios do serviço consumidor. Os pedidos são
gerados de forma automatizada em requisições pré-elaboradas com quantidades fixas;
Método AlternativoMétodo Alternativo
o sistema de troca de carros são adaptados ao espaço físico e às necessidades do serviço consumidor,devendo existir em duplicado: um para consumo atual enquanto o segundo é reposto no serviço deAprovisionamento, sendo este o responsável pela reposição dos mesmos
Troca de Carros:Troca de Carros:
Modelos de sistemas de abastecimento
Modelos de sistemas de abastecimento
baseado no sistema Kanban, os materiais encontram-se armazenados em duas caixas iguais, dispostos
em linha. O profissional serve-se da primeira caixa e findado a mesma, volta a caixa vazia para baixo e
atrás, puxando a segunda caixa cheia para a frente. A responsabilidade da reposição é do serviço de
Aprovisionamento.
Duplo Lote ou dupla CaixaDuplo Lote ou dupla Caixa
consiste na reposição dos materiais até a um nível máximo determinado, tendo em conta os consumos
máximos e mínimos do serviço consumidor. A responsabilidade da reposição é atribuída ao serviço de
Aprovisionamento, e é efetuada em tempos pré-estabelecidos, o que implica a existência de um
compromisso de eficiência por parte deste serviço.
Reposição por níveisReposição por níveis
Sistema de abastecimento aos serviços na USISJ – Implementação do sistema de reposição por níveis
Tradicional ou por requisiçõesTradicional ou por requisições
Reposição por níveis Reposição por níveis
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Método reposição por níveis
• O modelo de armazéns avançados (AA), baseado no sistema de reposição por níveis, consiste num processo de
abastecimento logístico suportado por um sistema informático (SI) que monitoriza todo o circuito do artigo, desde
a entrada em armazém até ao consumo, mediante código de barras individualizado.
• No método de reposição por níveis é necessário determinar stocks máximos e mínimos de artigos. Enquanto o
nível máximo refere-se à quantidade máxima a ter no serviço, o nível mínimo corresponde ao ponto de
encomenda.
• Quando a quantidade desce o nível mínimo é despoletada automaticamente uma encomenda com quantidade fixa
(diferença entre o nível máximo e o mínimo), ou seja, reposição proativa baseada no registo de consumos nos
serviços.
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação
Criação de máscaras para os códigos de barras dos materiais no sistema informático (SI) (código de artigo e
designação), e colocação de etiquetas no material referente aos AA (Armazém Avançado);
Identificou-se os materiais inseridos no SI que pertencem aos AA.PlaneamentoPlaneamento
listagem de materiais existentes nos serviços que são alvo de modelo de AA, e respetiva introdução no SI;
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação
Testou-se a leitura dos materiais e treinou se a utilização do leitor ótico (PDA – Personal digital assistant), após a sua instalação
Formação ao pessoal de Enfermagem
PlaneamentoPlaneamento
Acerto dos stocks existentes em cada serviço (AA)
Definição dos níveis de material afetos ao AA (stocks máximos e mínimos) e respetiva inserção no SI.
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação
PlaneamentoPlaneamento
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação
Registo dos consumos através do equipamento (PDA), diariamente e sempre que for retirado um artigo do stock
Operacionalização Operacionalização Sincronização dos consumos registados nos PDA´s no SI
Reposição imediata das necessidades de bens, tendo em conta os stocks mínimos e máximos definidos em cada um dos AA
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação
Operacionalização Operacionalização
PDA Registo Consumo
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos
Racionalização de custos associados aos stocks;
Maior disponibilidade dos profissionais de saúde na prestação de cuidados ao utente e consequente melhoria da qualidade,
Vantagens Vantagens A aplicação informática bloqueia pedidos superiores aos stocks definidos;
Redução dos níveis de stocks nos serviços e diminuição dos desperdícios;
Diminuição de ruturas, automatizando as reposições de stock (modelo proativo de reposição);
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos
Registo dos consumos no local onde foram utilizados, tornando o consumo o mais fiável possível;
O AC poderá em qualquer momento aferir a existência dos stocks;
Vantagens Vantagens
Aumenta o controlo e a rastreabilidade de artigos;
Proteção do meio ambiente.
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos
Resistência à mudança e falta de compromisso por parte dos utilizadores;
Investimento em tecnologias e sistemas de informação;
Desvantagens / Constrangimentos
Desvantagens / Constrangimentos Erro na contagem da quantidade de material existente no AA;
Falha de registo dos consumos;
Desvio de material de um serviço para outro;
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos
O desfasamento entre a informação existente no SI e as quantidades físicas nos AA O desfasamento entre a informação existente no SI e as quantidades físicas nos AA
Atraso da reposição no momento em que a quantidade do stock atinge o
nível mínimo
Atraso da reposição no momento em que a quantidade do stock atinge o
nível mínimo Insuficiência ou rutura de stockInsuficiência ou rutura de stock
Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Notas finais
Um estudo efetuado num serviço do Hospital de Braga (Costa, 2013) mostra que após aimplementação do modelo de AA obteve-se em média uma redução de cerca de 28,2% dovalor em stock, e que o nível de serviço de material aumentou consideravelmente de 91%(antes da implementação) para 97%, e os profissionais de saúde obtiveram um ganho emtempo de cerca de 8% (1h despendida/ 12 h trabalho diária).
Rosseti, 2008 e McKone et al. 2005, já afirmavam que melhorando a gestão e a distribuiçãode stocks estas contribuíam para um aumento das poupanças e receitas, em que umaorganização de saúde pode reduzir a despesa total entre 2 a 8 %, isto significa que omodelo de AA pode levar a um aumento da rentabilidade e sustentabilidade do sistema.