Módulo:

GERENCIAMENTO DE

ESCOPO EM

PROJETOS

Autor: Leonardo Melo de Lima

www.leodemelo.com.br

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

1- A IMPORTÂNCIA DO ESCOPO

Todo projeto deve atentar a um objetivo, seja para uma melhoria ou para o advento de um novo produto ou serviço, para tanto sem um correto planejamento dificilmente conseguirá atingir-se esse objetivo proposto. O Gerenciamento do escopo é a base para o planejamento do projeto e para criação da sua linha de base (baseline), ele forma a base do trabalho a ser realizado necessário (e só o necessário) que será pago pelo cliente.

Gerenciar o escopo, trata-se principalmente por definir e controlar o que está e o que não está incluso no projeto, contém os elementos necessários para descrever todo o trabalho que deverá ser feito bem como o que não será feito. Sua importância vai além desta descrição, pois, projetos são nada mais do que resultados dos objetivos estratégicos das empresas que buscam sua implementação, sem que se organize o que se precisa ser feito, certamente a empresa terá prazos maiores, custos maiores para que se atinja o que se quer.

1.1 PROBLEMAS COM A MÁ DEFINIÇÃO DO ESCOPO

Um projeto visa além de entregar um produto, serviço ou uma solução, em promover um resultado dentro de uma perspectiva financeira, seja para aumento de receitas com a venda de novos produtos ou seja pela redução de custos com a otimização de uma linha de produção. Quando não se consegue definir os limites de abrangência de um projeto, provavelmente ele irá ter um custo maior e resultar em um projeto que produz entregas que o cliente se recuse a aceitar. Aliado a isto acarretará em falta de recursos de pessoal, atrasos no cronograma, constantes mudanças e problemas organizacionais promovendo até a suspensão do projeto sem que alcance resultado algum.

1.2 ESCOPO E SUAS DEFINIÇÕES

Escopo: a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de

projeto.

Escopo do Produto: é a descrição de todas as características e funcionalidades do

produto ou serviço e é verificado pelos seus requisitos.

Escopo do Projeto: é o trabalho que deve ser feito para liberar o produto com as

funcionalidades especificadas e é verificado pelo plano de gerenciamento projeto.

Escopo do Cliente: é o trabalho que deve ser feito para liberar as entregas

estabelecidas pelo cliente.

Escopo de Contratação: uma descrição narrativa dos produtos, serviços ou resultados

a serem fornecidos sob contrato perante o cliente.

2- RELEMBRANDO ALGUNS CONCEITOS IMPORTANTES

Entrega ou deliverables: qualquer saída (produto ou serviço), tangível e verificável, que

dever ser produzido obrigatoriamente para a conclusão de um pacote de trabalho, fase

ou do projeto como um todo.

Reprogramar: consiste em alterações no projeto sem mexer no escopo, custo ou tempo

do projeto.

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

Reprojetar: consiste em alterações que mexam no escopo, custo ou tempo do projeto.

Project Chapter ou TAP: descreve o projeto de uma forma mais generalizada, autoriza

formalmente o projeto onde após sua aprovação se inicia verdadeiramente as ações do

projeto.

3- PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO ESCOPO

Fornece as orientações sobre como gerenciar o escopo durante o projeto, incluindo regras e referências para a construção e manutenção da linha de base do escopo, a qual é composta pela declaração de escopo EAP e dicionário da EAP.

O plano de gerenciamento do escopo do projeto está contido de acordo com o PMBOk 5ª edição no plano de gerenciamento do projeto e envolve o conceito de “planejar o planejamento”. Os componentes de um plano de gerenciamento do escopo do projeto, em geral, incluem:

Um processo para preparar uma declaração do escopo detalhada do projeto Um processo que permite a criação da EAP a partir da declaração do escopo e que

determina como a EAP será mantida e aprovada Um processo que especifica como será feita a verificação e obtida a aceitação formal

das entregas do projeto Um processo para controlar como serão processadas as solicitações de mudanças da

declaração do escopo do projeto

4- COLETAR REQUISITOS

Após aprovação do Project Chapter ou Termo de Abertura do projeto, faz-se necessário coletar os requisitos dos principais Stakeholders e estruturar seu escopo para que ele possa ser gerenciado adequadamente. É um processo altamente dependente das áreas de comunicações e relacionado aos processos da área de Qualidade.

Requisitos são condições ou características que atendem às necessidades e expectativas das dos stakeholders, é preciso descrevê-los em um nível suficiente de detalhes para que possam ser incluídos na baseline do escopo, medidos e controlados de forma satisfatória ao longo do projeto.

4.1 REQUISITOS (NEGÓCIO vs GERENCIAMENTO DE PROJETO)

Requisitos de Negócio: referem-se ao atendimento das necessidades que justificam a existência do projeto, tais como, uma obrigação legal, uma demanda de mercado ou um cliente específico.

Requisitos do Gerenciamento de Projetos: referem-se aos requisitos para que o trabalho tenha fluidez e seja entrega dentro do projetado, tais como, custos, prazos, procedimentos, metodologias.

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

4.2 TÉCNICAS PARA A COLETA DE REQUISITOS

Voltadas para facilitar a compreensão e promover o engajamento dos stakeholders no projeto, abaixo as técnicas mais utilizadas:

Entrevistas

Brainstorm

Questionário

Observação direta

4.3 DOCUMENTAÇÃO DOS REQUISITOS

Descreve os requisitos coletados e como eles vão permitir atingir os objetivos de negócio do projeto. Os requisitos podem ser descritos de um modo geral para que sejam detalhados posteriormente.

5- DEFINIR O ESCOPO

Processo fundamental para que um projeto posso alcançar seus objetivos, vista que, quando não se define corretamente as ações que deverão ser realizadas o projeto poderá caminhar em direção contrária ao objetivo proposto pela empresa. Definir o Escopo é desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto.

5.1 DECLARAÇÃO DE ESCOPO

Corresponde a um anteprojeto do trabalho a ser realizado. Em detalhes descreve o escopo do produto, as listas de entregas e seus critérios de aceitação, além das restrições técnicas como datas requeridas, materiais, tecnologia e políticas, além de exclusões, restrições e premissas.

Os principais componentes de uma declaração de escopo correspondem, em essência, ao resultado do detalhamento das informações que constam no Termo de Abertura do Projeto.

5.1.1 Justificativas: essa informação servirá para que o gerente de projetos e sua equipe possam apresentar as necessidades do negócio que motivaram a criação do projeto. Estão geralmente associadas a uma requisição do cliente ou a uma combinação de oportunidades e necessidades da empresa.

5.1.2 Objetivos: uma vez estabelecidas as justificativas, é preciso deixar claro as intenções do projeto, ou seja, quais suas metas, quais os resultados esperados

5.1.3 Premissas: Também chamadas de pressupostos, suposições ou hipóteses, ocorrem quando pelo desconhecimento da realidade alguns fatos são adotados como verdadeiros sem a comprovação dos mesmos, o que acaba por proporcionar riscos que causem sérias ameaças aos projetos. Por isso quando adotar-se uma premissa, deve-se constantemente testa-la para valida-la, evitando assim que ela se confirme e traga más resultados.

5.1.4 Restrições: consiste em todo e qualquer fator que limite as opções e alternativas de atuação da equipe para conduzir seus trabalhos. Está diretamente ligada ao escopo do projeto (e não do produto). É preciso reiterar a diferença entre RESTRIÇÕES e REQUISITOS OU ESPECIFICAÇÕES DA SOLUÇÃO DO PROJETO.

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

RESTRIÇÕES REQUISITOS OU ESPECIFICAÇÕES

Requisitos ou especificações exclusivamente associadas ao escopo

do projeto

Exs:

O prazo do projeto é de 90 dias

O custo total é de um milhão de reais

A equipe deverá seguir uma jornada de 44 horas semanais

Condições a respeito do escopo do projeto.

Exs:

O cliente disponibilizará até o dia 01/01/2015 toda a

infraestrutura necessária

As obras poderão ser executadas nos meses de

junho a agosto, devido à baixa incidência de chuvas na região

neste período

5.1.5 Produto do projeto: aquilo que se espera entregar no final para que o projeto tenha sucesso. Deverá conter uma descrição sucinta do produto do projeto.

5.1.6 Critérios de Aceitação: condições que devem ser atingidas para que as entregas sejam validadas.

5.2 ESCOPO EXCLUSO

Descreve o que está de fora do escopo e não será atendido pelo projeto. Ex: o projeto de construção de um estádio de futebol pode não contemplar o acesso urbano ao mesmo, por este motivo, deve-se deixar claro o que o seu projeto não fará, para não deixar “subentendido” que seu projeto fará tal serviço.

5.3 DIFERANÇAS ENTRE DECLARAÇÃO DE ESCOPO E O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

A declaração de escopo usualmente repete e expande elementos do termo de abertura, dentro do conceito de elaboração progressiva, o qual envolve melhorar e detalhar o planejamento conforme informações detalhadas e específicas se tornarem disponíveis.

ESCOPO TAP ou Project Chapter

Entregas do projeto Critérios de aceitação do usuário Exclusões do projeto Restrições do projeto Premissas do projeto

Propósito ou justificativa Objetivos e critérios de sucesso Requisitos de alto nível Descrição do projeto Risco de alto nível Resumo do cronograma Designação do GP

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

6- CRIAR EAP (ou WBS)

A EAP ou WBS é a decomposição do trabalho que deve ser realizado em entregas menores a serem executadas pela equipe visando a entrega final do projeto, ou seja, é dividir o que ser obter no final do projeto em grupos de tarefas onde o somatório destes grupos de tarefas promoverão o resultado esperado do projeto.

Quando quebramos o nosso objetivo em partes, podemos mais facilmente conquistar o objetivo final, pois, iremos conquistando cada componente de forma estruturada até obter o que queremos. Essa decomposição ajuda na estimativa de custos e dos prazos para a conclusão das tarefas.

O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.

Relembrando:

As caixinhas da WBS dever ser mutuamente excludentes, ou seja, um mesmo trabalho não se encontra em duas caixinhas. Lembre-se que isso não quer dizer que as caixinhas não tenham relação entre si, afinal são partes de um mesmo projeto e assim têm dependência, que dizer apenas que não há redundância entre elas. Além disso, a soma do trabalho de todas as caixinhas de um determinado nível deve representar 100% do escopo do nível superior, é o que chamamos de integração (para cima), é recomendável também utilizar substantivos para nomear as caixinhas da WBS.

A arte de fazer uma boa EAP é dominar a decomposição.

Decompor muito pode detalhar d+ o trabalho aproximando-se do cronograma. Decompor pouco pode significar em estimativas grosseiras dos pacotes de trabalho.

6.1 VANTANGES DO USO DA WBS

Visão do todo o escopo do projeto e suas entregas programadas Associação de responsabilidades explícitas Estimativas de custos Facilidade de apresentação do trabalho do projeto Constituição das principais fontes de risco e identificação de incertezas Definir e controlar melhor as entregas Aumentar a exatidão das estimativas

A constituição de uma WBS deve levar em conta tanto o trabalho quanto os recursos das áreas funcionais da empresa que estarão diretas ou indiretamente ligados ao projeto.

Pacote de trabalho: São os conjuntos de atividades concretas,

é o nível em que não há mais desmembramento em novas tarefas.

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos Representação Gráfica da EAP

Representação Hierárquica da EAP

1. PROJETO FINLÂNDIA 1.1. Gerente de projetos

1.1.1. EAP 1.1.2. Elaboração do cronograma 1.1.3. Elaboração do orçamento

1.2. Preparação dos documentos 1.2.1. Revisão dos documentos 1.2.2. Solicitação dos vistos

1.3. Preparação da Viagem 1.3.1. Aquisição de roupas 1.3.2. Definição da moradia 1.3.3. Definição da escola 1.3.4. Aquisição de passagens aéreas 1.3.5. Empacotamento de bens

1.4. Mudança de Roberto 1.5. Instalação

1.5.1. Locação da moradia 1.5.2. Adequação da moradia 1.5.3. Recebimento dos bens

1.6. Mudança da Família

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

6.2 ACORDANDO O ESCOPO DO PROJETO COM OS STAKEHOLDERS Uma vez feita a EAP, temos explícitas as responsabilidades dos interessados nos resultados do projeto. Quando apresentamos a EAP aos principais stakeholders e descrevemos os pacotes de trabalho e suas respectivas entregas, além de associá-las aos responsáveis, explanamos os prazos em que cada deliverable será entregue. Sem o apoio e aprovação dos Stakeholders sua EAP será certamente ineficaz. 6.3 DICIONÁRIO DA EAP Documento complementar a EAP e representa uma breve especificação do pacote de trabalho e seu critério de aceitação. Ele pode servir como parte de um sistema de autorização de trabalho descrevendo para os integrantes da equipe cada componente da estrutura analítica do projeto (EAP) e pode ser usado para controlar quando um trabalho específico é realizado de modo a evitar aumento do escopo e aumento da compreensão das partes interessadas sobre o esforço necessário para cada pacote de trabalho. ATENÇÃO

Ex:

7- VALIDAÇÃO DO ESCOPO

A validação do escopo consiste em ações de inspeção conduzidas para certificar que as entregas que foram previstas sejam cumpridas. O enfoque dado a essas ações é sobre o resultado obtido durante a execução do empreendimento.

Validação das entregas: foca na aceitação das entregas pelo cliente ou Sponsor Verificação das entregas: foca no atendimento dos requisitos de qualidade

especificados

OS MARCOS (ou Milestones) E AS ATIVIDADES QUE SERÃO

ACRESCENTADAS DURANTE O GERENCIAMENTO DO TEMPO NÃO

SÃO PACOTES DE TRABALHO, LOGO NÃO DEVEM SER

ESPECIFICADOS NO DICIONÁRIO DA EAP

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos As ações de validação ocorrem a qualquer momento, especialmente durante a execução do projeto, quando existe o desenvolvimento de uma ação planejada previamente. Quando não conseguimos a aprovação do escopo durante o planejamento do projeto, certamente teremos conflites durante as entregas dos subprodutos.

7.1 VALIDAÇÃO DO ESCOPO PELO CLIENTE

Quando falamos em garantir a validação do escopo, estamos garantindo que o nosso cliente aceite o que foi gerado e produzido no projeto e nos demonstre sua aceitação por meio de uma documentação que registre e expresse sua satisfação.

Uma forma de aumentar as chances de aceitação dos resultados pelo cliente é criar subprodutos do projeto, os quais constituem entregas que podem ser validadas por ele por meus de suas quantidades, de suas funcionalidades e de sua integração à solução final. Quando o cliente valida os subprodutos, tem-se uma maior confiabilidade de que o resultado final será realmente o contratado.

É importante observar que o cliente nem sempre sentirá satisfeito ou insatisfeito com o projeto, por isso é de extrema valia promover seu engajamento e informação das entregas que o projeto proverá.

8- CONTROLAR O ESCOPO

O processo de controlar o completa o desempenho do controle integrado de mudanças evitando assim que haja uma expansão descontrolada do espoco por meio da adição de recursos e funcionalidades sem as considerações dos impactos ao resultado final. O processo de controle do escopo deve garantir que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam controladas.

As revisões de projetos devem ser planejadas de acordo com as necessidades de verificação de escopo traçadas no planejamento, podemos expressa-las conforme abaixo:

REVISÃO OBJETIVO

PERIÓDICA Previstas para serem realizadas em determinados períodos do projeto

FASE Após cumprir determinadas fases, as revisões ocorrem com o objetivo de aprovar a fase anterior e, assim, iniciar uma nova fase

ESPORÁDICAS Revisões pontuais em que o gerente de projetos e sua equipe apresentam os avanços alcançados

8.1 AS MUDANÇAS NO ESCOPO As mudanças são mais frequentes nos projetos em que o escopo não foi bem planejado, ou em que a análise dos interessados não foi exaustiva, ou ainda em que a avaliação dos riscos inerentes ao projeto não tinha sido desenhada adequadamente. Estas mudanças podem surgir em suma de:

MÓDULO: Gerenciamento de Escopo em Projetos

Fim.

Erros na avaliação inicial de como atingir a meta do projeto Novas informações sobre o produto do projeto Um novo representante do cliente Mudanças no negócio / ambiente da empresa Requisitos esperados

Um sistema de controle e acompanhamento de solicitações de mudanças em projetos deverá conter elementos que ajudem na análise de cada uma delas, possibilitando assim a realização de uma espécie de triagem, em que seja possível selecionar as mudanças mais importantes. Gerir mudanças no escopo é, portanto uma atividade sensível à natureza do projeto, ao tipo de contrato estabelecido com seu cliente e ao relacionamento e confiança existentes entre os stakeholders. A tomada de decisão sobre a mudança deve ser seguida pela distribuição da informação a todos os intervenientes nela envolvidos, juntando a isto toda a documentação necessária para formalizar e resguardar o processo de mudança. 8.2 REDUZINDO AS ALTERAÇÕES DO ESCOPO Podemos adotar algumas práticas para minimizar as mudanças no escopo, tais como descritas abaixo:

Ter usuários / clientes como integrantes da equipe do projeto Reuniões periódicas Formalizar a aprovação do escopo do projeto Utilizar um processo para tratar os pedidos de mudanças Avaliar o impacto das alterações do escopo no projeto em termos de

cronograma, custo, qualidade e risco.

8.3 FINALIZANDO O CONTROLE DO ESCOPO

Vale lembrar que após a aprovação e efetivação da mudança, a documentação do projeto deve ser atualizada contendo esses novos processos. Para tanto é de extrema importância a documentação de todo o processo para o registro de lições aprendidas e para a manutenção dos ativos organizacionais no âmbito dos seus projetos.