Apostila de Microsoft Access 2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes Orientado por: www.office.microsoft.com

Com esta apostila voc usufruir de um treinamento apostilado acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde voc poder aplicar todas as instrues orientadas nesta apostila, os arquivos seguem junto pasta da apostila, conforme a ordem das sesses prticas.O Senhor o meu pastor e nada me faltar. Salmo 23 1

DICE Introduo ao Banco de Dados ............................................ 5Vantagens de utilizar um banco de dados .............................................................................. 5 Melhor que um conjunto de listas .......................................................................................... 6 Fazendo amizades com relaes ............................................................................................ 7 A estrutura de um banco de dados ......................................................................................... 8 Sesso prtica ......................................................................................................................... 9

Organizar os dados em tabelas ...........................................10Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados ......................................................... 10 Campos de dados.................................................................................................................. 11 Cada registro exclusivo ..................................................................................................... 12 Tudo relativo ..................................................................................................................... 12 Sesso prtica 01 .................................................................................................................. 13 Conhecer tabelas ............................................................................................................ 13

Analisando, exibindo e reportando dados..........................15Consultas .............................................................................................................................. 15 Formulrios .......................................................................................................................... 16 Relatrios impressos ............................................................................................................ 16 Sesso prtica 02 .................................................................................................................. 17 Conhecer objetos de banco de dados................................................................................ 17

Desenvolvendo no Access ....................................................20Planejar tabelas .................................................................................................................. 20 Determinar as tabelas necessrias ........................................................................................ 21 Por que separar tabelas? ....................................................................................................... 21 Determinar chaves primrias................................................................................................ 22 Estruturar tabelas para evitar duplicao ............................................................................. 23 Sesso prtica 03 .................................................................................................................. 23 Planejar e examinar tabelas .............................................................................................. 24 Criar as tabelas necessrias .................................................................................................. 24 Criar uma tabela utilizando um assistente............................................................................ 25 Criar uma tabela no modo Design........................................................................................ 25 Criar uma tabela inserindo dados ......................................................................................... 25 Sesso prtica 04 .................................................................................................................. 26 Criar e modificar uma tabela........................................................................................ 26 Configurar campos ............................................................................................................... 27 Nomear campos claramente ................................................................................................. 27 Definir tipos de dados para campos ..................................................................................... 27 Definir propriedades de campo ............................................................................................ 28 Sesso prtica 05 .................................................................................................................. 29 Configurar campos......................................................................................................... 29 Definir relaes entre tabelas ............................................................................................... 31 Definir chaves primrias ...................................................................................................... 31 Configurar relaes de tabelas ............................................................................................. 32 Relao um-para-um ............................................................................................................ 32 Relao um-para-muitos ...................................................................................................... 33 Relao muitos-para-muitos................................................................................................. 33 Sesso prtica 06 .................................................................................................................. 34 Definir relaes de tabela .............................................................................................. 34 Por que usar formulrios? .................................................................................................... 35 Vantagens dos formulrios: clareza e controle .................................................................... 35 2

Tipos de formulrios adicionais ........................................................................................... 36 Sesso prtica 07 .................................................................................................................. 36 Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabela ......................... 36 Criar um formulrio ............................................................................................................. 37 Assistente de Formulrio...................................................................................................... 37 AutoFormulrios .................................................................................................................. 38 No modo Design................................................................................................................... 39 Sesso prtica 08 .................................................................................................................. 39 Criar e modificar um formulrio.................................................................................. 39 Partes de um formulrio ....................................................................................................... 40 Controles .............................................................................................................................. 40 Selecionar um ou mais controles.......................................................................................... 41 Alterar a ordem de tabulao dos controles ......................................................................... 41 Sees................................................................................................................................... 42 Selecionar uma seo ........................................................................................................... 42 Adicionar sees de cabealho e de rodap ......................................................................... 43 Propriedades ......................................................................................................................... 43 Botes de navegao ............................................................................................................ 44 Sesso prtica 09 .................................................................................................................. 44 Partes de um formulrio................................................................................................ 44 Personalizar a aparncia de um formulrio .......................................................................... 45 Atribuir um novo formato ao formulrio ............................................................................. 46 Redimensionar as sees do formulrio............................................................................... 46 Aplicar uma formatao predefinida.................................................................................... 47 Sesso prtica 10 .................................................................................................................. 47 Personalizar a aparncia de um formulrio ................................................................ 47 Como o uso de relatrios pode ajud-lo............................................................................... 48 Os relatrios atendem a vrias finalidades ........................................................................... 49 Os relatrios so abrangentes............................................................................................... 49 Os relatrios combinam dados e design ............................................................................... 50 Sesso prtica 11 .................................................................................................................. 50 Explorar relatrios e suas origens ................................................................................ 50 Exerccio 1: Explorar um relatrio............................................................................... 50 Exerccio 2: Comparar um relatrio e sua tabela de origem ..................................... 51 Criando relatrios ................................................................................................................. 51 AutoRelatrio ....................................................................................................................... 52 Assistente de Relatrio......................................................................................................... 52 Modo Design ........................................................................................................................ 53 Visualizar os relatrios criados ............................................................................................ 53 Sesso prtica 12 .................................................................................................................. 54 Exerccio 1: Criar um AutoRelatrio ........................................................................... 54 Exerccio 2: Usar o Assistente de Relatrio ................................................................. 54 Exerccio 3: Exibir um relatrio no modo Design e em Visualizar Layout .............. 55 Personalizar relatrios....................................................................................................... 55 Personalizar no modo Design............................................................................................... 56 Os relatrios tm sees ....................................................................................................... 56 Agrupar dados em relatrios ................................................................................................ 57 Definir propriedades do relatrio ......................................................................................... 57 Inserir quebras de pgina...................................................................................................... 58 Aplicar uma AutoFormatao .............................................................................................. 58 Personalizar formatao ....................................................................................................... 59 Sesso prtica 13 .................................................................................................................. 59 Exerccio 1: Exibir cabealhos e rodaps ..................................................................... 59 3

Exerccio 2: Reagrupar um relatrio ........................................................................... 60 Exerccio 3: Aplicar uma AutoFormatao ................................................................. 60

Consultas I: Obter respostas com consultas ......................61Colocar dados em uso .......................................................................................................... 61 O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 62 O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 63 Obter dados atualizados diariamente.................................................................................... 64 Tipos de consultas ................................................................................................................ 64 Sesso prtica 14 .................................................................................................................. 65 Explorar consultas ............................................................................................................ 65 Criar consultas seleo ......................................................................................................... 66 Criar consultas de duas maneiras ......................................................................................... 66 Noes bsicas sobre o assistente ........................................................................................ 67 Trabalhar no modo Design ................................................................................................... 68 Especificar campos............................................................................................................... 69 Especificar critrios para concentrar os dados ..................................................................... 69 Os campos esto aparecendo na tela? .................................................................................. 70 Executar a consulta............................................................................................................... 70 Sesso prtica 15 .................................................................................................................. 71 Criar e refinar uma consulta seleo............................................................................ 71

Consultas II: Limitar resultados e calcular valores ..........73Limitando resultados ............................................................................................................ 73 Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos............................................ 74 Limitar os resultados usando critrios.................................................................................. 74 Tipos de critrios .................................................................................................................. 74 Expresse-se com critrios..................................................................................................... 75 Construtor de Expresses ..................................................................................................... 76 Operador, operador, voc tem esse nmero? ....................................................................... 76 Comparar valores: maior que, menor que etc. ..................................................................... 77 Entre dois valores ................................................................................................................. 77 Sesso prtica 16 .................................................................................................................. 78 Expresse-se com clculos..................................................................................................... 79 Calcular o total ou a mdia de registros em uma consulta ................................................... 80 Criando um campo calculado............................................................................................... 80 Exemplos de campos calculados .......................................................................................... 81 Operadores aritmticos e sua precedncia ........................................................................... 81 Precedncia de operadores: todos em ordem agora ............................................................. 82 Calculando datas .................................................................................................................. 82 Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas............................................... 83 Sesso prtica 17 .................................................................................................................. 83 Trabalhar com clculos ................................................................................................. 83

Consultas III: Criar consultas parmetro que solicitam entrada dos usurios............................................................87Crie uma s vez, use sempre ................................................................................................ 87 Alterar os valores dos critrios sempre que desejar ............................................................. 88 Configurar uma consulta parmetro ..................................................................................... 88 Consultas parmetro de execuo e resposta imediatas ....................................................... 89 Vrias regies, uma s consulta ........................................................................................... 89 Configurar campos ............................................................................................................... 90 Configurar os valores dos critrios..................................................................................... 900 Teste sua consulta................................................................................................................. 91 4

Introduo ao Banco de DadosAprenda a estrutura e os benefcios de um banco de dados do Microsoft Access e fique familiarizado com as formas de inserir e extrair os dados de um banco de dadosMETAS

Aps a concluso deste curso, voc conhecer:

A diferena entre um banco de dados e uma lista. Tabelas, campos, registros e chaves primrias. Quatro itens principais, chamados de objetos, contidos na maioria dos bancos de dados.

TEXTO DO CURSO

Voc quer gerenciar nmeros de vendas e de inventrio? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua prpria coleo de DVDs, CDs e fitas de vdeo? Um banco de dados pode ajud-lo a inserir os dados com facilidade, encontr-los com rapidez, us-los para criar etiquetas ou malasdiretas, bem como resumi-los em relatrios impressos ou online. Este curso o ajudar a compreender os benefcios e a estrutura de um banco de dados do Access

Vantagens de utilizar um banco de dados

O Access desbloqueia o valor completo dos seus dadosTEXTO DO CURSO

Um banco de dados muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com um banco de dados, voc realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuper-los, classific-los, analis-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que voc no precise mais inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa. Nesta lio, mostraremos alguns benefcios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes

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Melhor que um conjunto de listas

Um benefcio chave do Access evitar as complicaes geradas por diversas listas.TEXTO DO CURSO

Digamos que voc seja secretrio(a) de uma grande sociedade de caminhada. Voc possui uma lista de voluntrios para reciclagem, uma lista de voluntrios para festas em feriados, endereos para rtulos de panfletos, uma lista de associao e assim por diante. Suponha que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altere o seu email pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, voc ter o cansativo trabalho de alterar essas informaes em todos os locais em que elas aparecerem. Com um banco de dados bem estruturado, ser necessrio alter-las apenas uma vez. O banco de dados cuida de todo o trabalho restante. Se voc apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens, provavelmente preferir criar uma lista simples, talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word. Se os seus dados so mais complexos ou so alterados freqentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem

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Fazendo amizades com relaes

Relaes vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.TEXTO DO CURSO

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados so armazenados em vrias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados esto relacionados e podem ser reunidos da maneira que voc especificar. Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informaes de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntrios para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados, ele tambm poder extrair todas essas informaes em conjunto sempre que voc precisar. Portanto, possvel imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntrios para reciclar papis no sbado, incluindo seus endereos e nmeros de telefone atualizados. Os dois conjuntos de dados so relacionais, ou seja, as informaes em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) esto associadas s informaes, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informaes de contato de Nancy Davolio). Para aproveitar ao mximo o seu banco de dados, convm configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. Ao planejar o banco de dados, leve em considerao os cenrios nos quais os dados sero inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precauo pode ser um grande empreendimento

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A estrutura de um banco de dados

Objetos correspondem s partes mais importantes de um banco de dados.TEXTO DO CURSO

Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Posteriormente neste curso, descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir: Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contm uma ou mais tabelas. Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, atualizar dados e executar clculos com base nesses dados. Formulrios controlam a entrada e as exibies de dados. Eles fornecem indicaes visuais capazes de facilitar o trabalho com dados. Relatrios fazem o resumo e a impresso de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados comunicao de idias

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Sesso prtica

TEXTO DO CURSO

Esta sesso prtica no envolve o uso do Access ou o download de arquivos. Voc precisa apenas de papel e caneta ou um programa de processamento de texto para expressar suas idias.

1.

Tente se lembrar de um banco de dados.

Reflita sobre as situaes recentes nas quais voc viu um banco de dados em operao. bastante provvel que uma loja recm-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventrio, atualizar informaes sobre clientes e gerar recibos ou faturas. Ou, talvez, a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informaes sobre clientes ou funcionrios.

2.

Observe os usos do banco de dados.

Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informaes sobre clientes? Digitalizaram etiquetas de preos na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no inventrio? Imprimiram recibos?

3.

Imagine as atividades do banco de dados.

Se estiver planejando criar um banco de dados, anote duas ou mais situaes nas quais voc (ou outra pessoa na organizao) provavelmente utilizar os dados, como na criao de um relatrio de status mensal, na reviso de dados de vendas, no envio de cartas modelo ou no lanamento de notas de estudantes em tarefa

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Organizar os dados em tabelas

Tabelas organizam os seus dados.TEXTO DO CURSO

Todos os bancos de dados do Access contm pelo menos uma tabela. Nesta lio, mostraremos a composio de uma tabela e como voc pode estrutur-las de acordo com os seus dados.

Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados

Figura 1 A linha que contm informaes sobre a United Package um registro.

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Figura 2 A coluna que contm nmeros de telefone um campo.TEXTO DO CURSO

Tabelas armazenam dados e, por isso, so blocos de construo essenciais de qualquer banco de dados. Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal, como registros de funcionrios, pedidos de clientes, mtodos de transporte ou fornecedores. Os dados no devem ser duplicados em diversas tabelas. A duplicao de dados um erro comum, mas poder ser facilmente evitada se voc estruturar as suas tabelas de maneira eficiente. Cada tabela contm linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos. Um registro um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa, evento, CD ou outro item de interesse. Por exemplo, Nancy Davolio e os detalhes do seu emprego so um registro na tabela Funcionrios. Speedy Express e suas informaes de contato so um registro na tabela Transportadoras. Um campo um tipo nico de fato que pode se aplicar a cada pessoa, evento ou outro registro. Por exemplo, Cdigo Postal um campo na tabela Funcionrios, enquanto Telefone um campo na tabela Transportadoras

Campos de dados

Se um nome de campo existente no for suficientemente descritivo, voc poder renomear o campo. Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informaes que podem ser inseridas nesse campo, como Nmero ou Moeda. Voc utiliza um identificador exclusivo, chamado de chave primria, para cada registro da sua tabela. As propriedades de campos so um conjunto de caractersticas que fornecem controle adicional sobre os dados.TEXTO DO CURSO

Os campos em um banco de dados possuem configuraes que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar, como os dados so exibidos e o que pode ser feito com esses dados. Por exemplo, voc pode utilizar as configuraes do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois nmeros para o ms, dois nmeros para o dia, quatro nmeros para o ano e barras entre esses nmeros: 09/03/2008. Voc tambm pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior data de entrada. Uma configurao importante para campos so os tipos de dados, incluindo nmero, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um nico tipo no Access). Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informaes no campo, alm de determinarem as aes que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memria utilizada pelos dados.

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Os campos tambm possuem propriedades que controlam os detalhes das informaes que eles contm, incluindo um nmero de caracteres, um valor padro e uma regra de validao que garante a conformidade dos dados com determinados critrios. As propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados

Cada registro exclusivo

Um funcionrio e os detalhes do seu emprego formam um registro na tabela Funcionrios. Essas informaes no devem ser repetidas em outras tabelas e outros registros.TEXTO DO CURSO

Voc j deve ter ouvido que dois flocos de neve nunca so iguais. Essa caracterstica tambm se aplica a registros em um banco de dados bem estruturado. Cada registro em uma tabela deve ser exclusivo. Em outras palavras, no possvel ter dois registros idnticos sobre Nancy Davolio no mesmo banco de dados. Entretanto, o que acontecer se voc tiver duas funcionrias chamadas de Nancy Davolio? Para diferenciar um registro do outro, as tabelas podem conter um campo de chave principal. A chave principal um identificador (como um nmero de pea, um cdigo de produto ou um cdigo de funcionrio) exclusivo para cada registro. A chave primria deve ser uma informao que no ser alterada freqentemente. Se voc desejar, o Access pode atribuir uma chave primria numrica que crescer em incrementos de 1 sempre que voc adicionar um registro a uma tabela. Esse nmero continuar a ser associado a esse registro mesmo que voc adicione e exclua outros registros inseridos anteriormente no banco de dados. Se a chave primria for um nmero, como as pessoas reconhecero o registro? No se preocupe, o banco de dados pode associar cada chave primria a um nome amigvel, como o nome de um funcionrio. Dessa forma, possvel trabalhar com informaes conhecidas, mesmo que a tabela de base esteja armazenando um nmero.

Tudo relativo

O Cdigo do Funcionrio exibido em ambas as tabelas como uma chave principal... ...e como uma chave externa.

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TEXTO DO CURSO

Uma chave principal separa informaes semelhantes, torna cada registro exclusivo e, alm disso, rene informaes. Voc relaciona duas tabelas utilizando uma chave principal. dessa maneira que as tabelas compartilham dados e possvel evitar a repetio de informaes em ambas as tabelas. As chaves primrias permitem que voc utilize toda a potncia de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas listas repetitivas cuja manuteno muito difcil e com as quais no possvel operar em conjunto. Quando duas tabelas so relacionadas, a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra. Digamos que voc possua uma tabela Funcionrios e uma tabela Pedidos. O nmero do Cdigo do Funcionrio a chave primria da tabela Funcionrios e, ao mesmo tempo, uma chave externa da tabela Pedidos. A tabela Pedidos possui a sua prpria chave primria, o nmero do Cdigo do Pedido. Quando Nancy Davolio recebe um pedido, seu nmero de Cdigo do Funcionrio inserido na tabela Pedidos. Esse nmero de cdigo corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionrios e, portanto, no necessrio repetir os dados sobre Nancy (como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos. Para obter mais detalhes sobre chaves primrias, chaves externas e relaes de tabelas, consulte "Organizar os dados em tabelas

Sesso prtica 01Conhecer tabelasExerccio 1: Abrir uma tabela1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra a tabela Fornecedores clicando duas vezes nessa tabela. Percorra-a de cima para baixo para exibir os dados que ela contm. 3. No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar a tabela.

Exerccio 2: Examinar uma tabela1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra a tabela Produtos clicando duas vezes nessa tabela.

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3.

Clique no boto Exibir tabela.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela. Observe o design subjacente da

4.

Observe que as descries dos campos Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor correspondem s tabelas Categorias e Fornecedores. Esses dois campos so chaves primrias nessas tabelas, mas so chaves externas na tabela Produtos.

5.

No menu Ferramentas, clique em Relacionamentos. Observe que linhas de conexo mostram relaes entre as trs tabelas vinculadas por Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor.

6.

Feche a janela Relacionamentos e feche a tabela conforme indicado no Exerccio 1.

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Analisando, exibindo e reportando dados

Uma janela do banco de dados aberta para mostrar a lista de objetos de banco de dados.TEXTO DO CURSO

Embora as tabelas sejam excelentes para armazenar dados, para aproveitar todos os benefcios do Access, voc precisa compreender outros objetos do banco de dados do programa. Nesta lio, falaremos mais sobre formulrios, consultas e relatrios (incluindo pginas de acesso a dados, as quais relatam dados online) e como eles podem ajud-lo.

Consultas

Esta consulta extraiu os nomes de funcionrios residentes no Reino Unido a partir de uma tabela Funcionrios mais extensa.TEXTO DO CURSO

Voc tem perguntas s quais deseja responder com os seus prprios dados? Por exemplo:

Quais dos seus funcionrios residem no Reino Unido? Quantas regies apresentaram mais de R$250.000,00 em vendas no ltimo ms? Quais escolas apresentam o maior ndice de faltas? Consultas podem responder a essas perguntas reunindo os dados armazenados no banco de dados ou realizando clculos com esses

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dados para fornecer informaes adicionais. Para responder a perguntas, as consultas recuperam, filtram, classificam e renem dados em um comando. Outra vantagem das consultas combinar os dados de vrias tabelas em uma nica exibio. Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usurio, tambm pode processar esses dados de acordo com as suas instrues. Uma consulta pode realizar clculos utilizando dados: Qual o total de vendas menos os custos de transporte? Uma consulta tambm pode remover dados: excluir nomes de membros com dvidas no pagas durante 24 meses. necessrio ter cautela durante a execuo de consultas que alteram dados e tambm considerar a realizao de um backup desses dados em primeiro lugar.

Formulrios

Elementos grficos, como linhas e retngulos, so armazenados no design do formulrio. Dados so originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base. Um clculo originado a partir de uma expresso, que armazenada no design do formulrio. Textos descritivos so armazenados no design do formulrio.TEXTO DO CURSO

Formulrios permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. Voc pode comparar formulrios com janelas por meio das quais possvel trabalhar com dados. Formulrios controlam e simplificam a entrada de dados. medida que as pessoas inserem dados em um formulrio, esses dados so salvos em uma tabela de base. Formulrios facilitam a compreenso dos dados em uma tabela ou consulta, apresentando-os em designs visualmente convidativos. Alm disso, podem fornecer uma tela de inicializao com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados. Formulrios fornecem listas suspensas, instrues, controles de navegao e grficos para ajudar os usurios a trabalhar com dados. De uma forma ou de outra, eles facilitam a utilizao dos dados. Para aprender mais informaes sobre os detalhes de criao e utilizao de formulrios, consulte o curso "Um formulrio para cada funo".

Relatrios impressos

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Um relatrio converte dados em um documento formatado.TEXTO DO CURSO

Voc faz relatrios de rotina sobre clculos de vendas? Fornece um catlogo do seu inventrio? Imprime etiquetas para CDs, DVDs e vdeos em casa? Gera faturas e recibos? Relatrios convertem dados em documentos e so fornecidos em diferentes formas e tamanhos, embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Eles fornecem mtodos para formatar a aparncia impressa dos dados da maneira que voc considera mais eficiente para os seus objetivos. Utilizando relatrios, voc pode agrupar dados, realizar clculos com base nesses dados, alm de adicionar ttulos e outras formataes para torn-los mas significativos e fceis de serem lidos. Aps a criao de um relatrio, possvel salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparncia sempre que for impresso, mesmo se os dados forem alterados

Sesso prtica 02Conhecer objetos de banco de dadosExerccio 1: Consultas

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1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

2.

Abra a consulta Dez Produtos Mais Caros clicando duas vezes nessa consulta. Observe como os produtos esto classificados com base no preo.

3.

Clique no boto Exibir da consulta.

na barra de ferramentas Folha de Dados de Consulta. Observe o design subjacente

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4.

Feche a consulta.

Exerccio 2: Formulrios1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Formulrios. Abra o formulrio Categorias clicando duas vezes nele.

3.

Clique nas setas na parte inferior do formulrio para explorar outros registros.

4.

Feche o formulrio.

Exerccio 3: Relatrios

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1. 2.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Abra o relatrio Catlogo clicando duas vezes nesse relatrio. Clique nas setas da parte inferior do relatrio para percorrer as suas pginas.

3. 4.

Feche o relatrio. Na janela Banco de Dados, abra o relatrio Etiquetas dos Clientes clicando duas vezes nesse relatrio. Observe que a pgina de etiquetas um tipo de relatrio e uma maneira de imprimir dados para uso prtico.

5.

Feche o relatrio.

Desenvolvendo no AccessPlanejar tabelas

Um fluxograma pode ajud-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados.

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Determinar as tabelas necessrias

Figura 1 United Package um registro

Figura 2 Telefone um campo.

Em um banco de dados, as relaes entre dados so representadas em tabelas por registros (linhas) e campos (colunas). Cada tabela dedicada a um assunto especfico, como endereos de funcionrios, pedidos de clientes, mtodos de transporte ou fornecedores. Cada pessoa ou item que faz parte do assunto de uma tabela, bem como os dados sobre essa pessoa ou esse item, forma um registro. Por exemplo, os detalhes sobre o Cdigo da Transportadora 2, a United Package, formam um registro. Cada tipo especfico de informao sobre uma pessoa ou um item, como sobrenome, endereo ou telefone, corresponde a um campo. Por exemplo, Telefone um campo na tabela Transportadoras. Cada campo e cada registro devem ser exclusivos. Por exemplo, os dados para Speedy Express no devem ser repetidos em outros registro; "Nome da Empresa" deve ser exibido apenas uma vez como um nome de campo. Todas as entradas em uma nica tabela devem ser do mesmo tipo. A tabela Transportadoras deve conter apenas os nomes das transportadoras e os seus dados associados. Nenhum dado, com exceo de nmeros de telefone, deve ser colocado no campo Telefone. Antes de criar o seu banco de dados, voc deve analisar os dados e determinar como eles podem ser divididos em tabelas separadas e bem estruturadas.

Por que separar tabelas?

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Observemos dois cenrios de entrada de pedidos: Um cliente deseja cancelar um pedido feito. Se o seu endereo estiver em uma tabela separada do seu pedido, voc poder excluir esse pedido facilmente sem excluir o endereo. Voc acabou de inserir uma pilha de pedidos de clientes no momento em que a sua empresa decidiu alterar os mtodos de transporte. Se esses mtodos de transporte estiverem mantidos em suas prprias tabelas, no ser necessrio atualizar cada pedido individual. O Access trabalha com tabelas separadas em bancos de dados relacionais que podem ajud-lo a estruturar dados de forma eficiente, a evitar esforos em vo e a evitar dores de cabea. Os bancos de dados relacionais armazenam dados em tabelas separadas de acordo com o assunto, mas essas tabelas so articuladas por meio de relaes. Por exemplo, uma tabela de clientes est relacionada a uma tabela de pedidos por meio de um campo de cdigo do cliente em cada uma dessas tabelas. A tabela Fornecedores contm todas as informaes de contato sobre essas empresas. A tabela Produtos faz referncia tabela Fornecedores, mas no precisa incluir as informaes de contato de todos os fornecedores. Normalmente, os dados no devem ser repetidos em mais de uma tabela, exceto para esses tipos de campos relacionados. Alguns benefcios desse mtodo incluem: Eficincia No necessrio armazenar informaes redundantes, como o nome ou o endereo de um cliente, em todos os pedidos feitos por esse cliente. Controle mais fcil atualizar, excluir e estender dados em um banco de dados bem estruturado que no contenha duplicaes. Preciso Ao evitar repeties, voc diminui os riscos de erros. Exatamente uma vez e em qualquer lugar. Integridade dos dados Voc pode adicionar ou remover campos ou registros em tabelas exclusivas sem afetar a estrutura dos dados. Alm disso, no ser necessrio recriar o design do banco de dados. A separao protege a estrutura original. Enquanto voc planeja as suas tabelas, pense nas maneiras de estruturar os dados para facilitar a sua entrada e a manuteno.

Determinar chaves primriasAs tabelas em bancos de dados relacionais devem possuir uma chave primria. Uma chave primria um campo ou um conjunto de campos que diferencia cada registro de todos os outros. Por exemplo, Nancy Davolio a nica funcionria com o Cdigo do Funcionrio exclusivo igual a 1, como mostra o exemplo. A chave primria tambm permite relacionar duas tabelas para evitar a duplicao de dados. Por esses motivos, ela um item de informao muito importante. Suponha que a chave primria para uma tabela Funcionrios seja um nmero de Cdigo do Funcionrio. Quando Nancy Davolio recebe o pedido de um cliente, ela pode inserir seu prprio cdigo de funcionrio com esse pedido. Cdigo do Funcionrio a chave primria da tabela Funcionrios. O Cdigo do Funcionrio na tabela Pedidos aponta para o Portanto, a tabela Pedidos no precisa conter mais detalhes sobre Nancy, como o ramal do seu telefone. O nmero de cdigo de Nancy corresponde ao registro na tabela

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registro do funcionrio na tabela Funcionrios.

Funcionrios que contm os dados dela. Chaves primrias devem ser informaes que no sero alteradas com freqncia, como um nmero de pea ou um cdigo de funcionrio. Posteriormente neste curso, mostraremos como definir uma chave primria, mas bom comear a pensar em uma chave primria nos estgios de planejamento.

Estruturar tabelas para evitar duplicaoProdutos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Fornecedor Exotic Liquids Endereo 49 Gilbert St. 49 Gilbert St. 9-8 Sekimai Cada registro exclusivo? Um registro repetido em outro lugar? Figura 1 Redundante detalhes repetidos do fornecedor. Existem detalhes, ou grupos de detalhes, repetidos em mais de um registro ou tabela? Voc consegue alterar um registro facilmente sem alterar outro registro? Fornecedores: Tabela ID do Fornecedor 1 2 Fornecedor Endereo Cidade Londres Tquio Cada registro contm todos os detalhes a partir dos quais ele formado? Cada registro contm apenas os detalhes a partir dos quais ele formado, especificamente apropriados para a identidade desse registro? Existem campos dependentes de outros campos na tabela? Se as tabelas no forem criadas com a estrutura ideal, algumas relaes sofrero conseqncias indesejveis: perda de dados, necessidade de atualizar dados em diversos locais ou incapacidade de adicionar novos dados. Para ver um exemplo de como uma organizao inadequada pode causar problemas, considere a situao mostrada na Figura 1. Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Chang Ikura 1 1 2 Ao armazenar os dados dos fornecedores separadamente em suas prprias tabelas (Figura 2), voc pode alterar as informaes de Tokyo Traders apenas uma vez na tabela Fornecedores. Cada registro de produto que contiver o ID do Fornecedor de Tokyo Traders ser associado a essas informaes atualizadas. O uso do ID do fornecedor permite remover nomes e endereos de fornecedores a partir da tabela Produtos, evitando entradas duplicadas e excesso de manuteno desnecessria de dados. Lembre-se de que, quanto mais sentido as suas tabelas fizerem para voc agora, mais sentido ainda elas faro posteriormente. Alm disso, podero ser utilizadas com mais facilidade de maneiras eficientes. ID do Fornecedor Voc deseja alterar os detalhes de Tokyo Traders no banco de dados. Se voc armazenar informaes sobre o fornecedor, como o endereo e o telefone, em cada registro de produto da tabela Produtos, ser necessrio modificar cada registro. Estas so algumas perguntas que podem ser feitas para ajud-lo a estruturar os seus dados: Enquanto voc faz o esboo da sua lista de tabelas, necessrio analisar as relaes dos dados e verificar a existncia de duplicaes.

Chang Exotic Liquids Ikura Tokyo Traders

Exotic Liquids 49 Gilbert St. Tokyo Traders 9-8 Sekimai

Figura 2

Eficiente tabela Fornecedores criada.

Figura 3 Eficiente a tabela Produtos faz referncia tabela Fornecedores, mas no contm mais os detalhes dos fornecedores.

Sesso prtica 03Nesta prtica, voc levar em considerao a maneira como as tabelas devem ser estruturadas. Para o primeiro exerccio, voc pode utilizar caneta e papel, uma tabela no Microsoft Word ou uma planilha no Microsoft Excel. Voc tambm poder utilizar o Microsoft Access se j souber como utiliz-lo para criar uma tabela; caso ainda no saiba, no se preocupe, pois ensinaremos na prxima lio. No segundo exerccio, voc examinar algumas tabelas do Access j criadas

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Planejar e examinar tabelasExerccio 1: Planejar tabelas1. 2. Faa o esboo de duas tabelas que voc planeja utilizar no seu banco de dados e liste os campos que cada uma conter. Verifique cada lista para ver se existem duplicaes e determine se voc pode atribuir uma chave primria a cada tabela.

Exerccio 2: Examinar tabelas no AccessNeste exerccio, voc far a comparao de campos e explorar dados em tabelas relacionadas. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra as tabelas Fornecedores e Produtos para explor-las. Clique duas vezes em cada tabela para abri-la. Talvez seja necessrio arrastar uma das tabelas ou minimiz-la para poder abrir a outra. Em seguida, percorra com o mouse ou utilize os botes de navegao na parte inferior das tabelas para explor-las.

4. 5. 6. 7.

Observe como a tabela Fornecedores contm informaes de contato para cada fornecedor, enquanto a tabela Produtos no contm os detalhes do fornecedor. Quando terminar, feche as duas tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes e explore-a. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela (geralmente ancorada na parte Clique no boto Exibir superior da tela) para ver a tabela Clientes no modo Design. Observe as descries para os campos nessa tabela. Feche a tabela.

Criar as tabelas necessrias

O Access oferece trs maneiras de criar tabelas

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Criar uma tabela utilizando um assistenteO Access tem assistentes que o ajudam passo a passo durante o processo de criao de tabelas. Os assistentes so particularmente teis se voc prefere receber um prompt para os itens a serem includos na sua tabela. Os assistentes faro diversas perguntas com relao s suas tabelas e, portanto, convm preparar essas informaes enquanto voc cria tabelas. Na sesso prtica, forneceremos instrues mais detalhadas sobre diversos assistentes e, portanto, voc ficar mais familiarizado com os tipos de perguntas s quais precisar responder

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas.

Criar uma tabela no modo DesignVoc tambm pode criar uma tabela no modo Design ou pode utilizar o modo Design para alterar as configuraes e os nomes de campos de uma tabela. Algumas pessoas preferem utilizar um assistente para criar uma tabela rapidamente e, em seguida, alternar para o modo Design para refinar essa tabela. Outras pessoas preferem trabalhar desde o comeo no modo Design, pois esse mtodo proporciona mais controle sobre as caractersticas da tabela e dos seus campos medida que so configurados. O modo Design uma boa maneira de criar uma tabela quando voc conhece exatamente como deseja configurar os seus campos. Esse modo no fornece instrues passo a passo como um assistente e, portanto, exigir mais reformulaes.

Campos no modo Design

Criar uma tabela inserindo dadosA maneira mais rpida e menos controlada de criar uma tabela no modo Folha de Dados, simplesmente inserindo dados e nomeando campos durante a criao. O modo Folha de Dados mais ou menos semelhante a uma planilha, e voc pode digitar dados diretamente nas clulas como faz em uma planilha. O Access aplicar algumas configuraes de tabela com base nos dados inseridos dessa maneira. Esse mtodo pode ser utilizado quando voc precisa configurar uma tabela bsica e inserir dados rapidamente. Entretanto, ao contrrio do uso de um assistente ou do modo Design, esse mtodo no permite controlar muitos detalhes sobre tabelas. Voc pode alternar para o modo Design e refinar a sua tabela bsica. Convm refinar o design da tabela antes de inserir uma grande quantidade de dados caso a

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alterao nas configuraes afete os dados j inseridos. Inserindo dados para criar uma tabela Se a entrada de dados rpida for prioritria e voc tiver uma grande quantidade de dados para inserir, considere a criao de um formulrio com base em uma tabela. Os formulrios podem fornecer textos com instrues, caixas suspensas, opes padro e outros auxlios para facilitar a entrada de dados e torn-la mais consistente. Para exibir uma lio sobre formulrios do Access, consulte o curso "Um formulrio para cada funo". Observao A alterao dos tipos de dados de um campo depois da insero de dados gera um processo potencialmente lento de converso de dados quando voc salva a tabela, especificamente se essa tabela contiver uma grande quantidade de dados. Se os tipos de dados para dados j armazenados em um campo estiverem em conflito com os tipos de dados para os quais voc alterou, alguns dados podero ser pedidos.

Sesso prtica 04Criar e modificar uma tabelaExerccio 1: Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada e, em seguida, clique em Criar tabela usando o assistente. No Assistente de Tabela, certifique-se de que a opo Comercial esteja selecionada (na caixa localizada no canto superior esquerdo) e percorra a lista na caixa Tabelas de Exemplo para ver as opes disponveis. Em seguida, clique em Pessoal na caixa localizada no canto superior esquerdo. Na caixa Tabelas de Exemplo, explore as opes pessoais e clique em Coleo de Vdeos. Na caixa Tabelas de Exemplo, explore a lista de campos possveis para essa tabela. Clique na seta de ponta dupla ao lado da caixa para incluir todos esses campos de exemplo na tabela. Observao Se voc no quiser utilizar todos os campos de exemplo exibidos, poder adicionar um campo individual por vez clicando no campo desejado e, em seguida, clicando na seta de ponto nica. 4. 5. 6. 7. Clique em Avanar e certifique-se de que a opo Sim, defina a chave primria para mim esteja selecionada. No se preocupe se voc no sabe o que isso significa. Discutiremos esse assunto na prxima lio. Clique em Avanar. Se a tela seguinte solicitar a especificao de uma relao para essa tabela, basta clicar em Avanar. Certifique-se de que a opo Inserir os dados diretamente na tabela esteja selecionada e clique em Concluir. Explore a estrutura de tabela criada e, em seguida, feche a tabela quando terminar.

3.

Exerccio 2: Adicionar um campo a uma tabela no modo Design.Suponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para armazenar o endereo de email das suas transportadoras. 1. Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada. Clique duas vezes na tabela Transportadoras. Observe os campos na tabela e clique no boto Exibir na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela para alternar para o modo Design. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira clula vazia e digite Email para criar um novo campo Email. Pressione a tecla TAB para acessar o campo Tipo de Dados. Certifique-se de que o tipo de dados Texto esteja selecionado. Pressione a tecla TAB para acessar a coluna Descrio. Digite Endereo de email de contato das transportadoras. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Design da Tabela para alternar para o modo Folha de Dados. Salve o design da tabela quando solicitado. Observe que um novo campo Email foi adicionado tabela. 6. Feche a tabela.

2.

3. 4.

5.

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Configurar campos

Cdigo da Transportadora, Nome da Empresa e Telefone so campos.

Nomear campos claramenteSuponha que voc tenha criado uma tabela e agora deseje rastrear tipos adicionais de dados contidos nessa tabela. possvel adicionar e nomear mais campos. Escolha nomes de campos que possam ser facilmente compreendidos pelas pessoas que utilizaro o banco de dados. Se a sua organizao possuir outros bancos de dados, ser necessrio verificar se existem convenes para a nomeao de campos de bancos de dados. Embora voc possa adicionar ou alterar os nomes de campos de uma tabela no modo Folha de Dados, o melhor local para atualizar os campos de uma tabela no modo Design. A possvel adicionar e renomear campos facilmente, alm de adicionar textos descritivos e definir as propriedades e os tipos de dados desses campos.

Nomes de campos so bem definidos e refletem seus objetivos.

Definir tipos de dados para camposTipo de dados Texto Descrio Um campo Texto pode armazenar qualquer tipo de caractere ou nmero e possui um limite de 255 caracteres. Um campo Nmero pode armazenar apenas nmeros e esses nmeros podem ser utilizados para clculos. Exemplo Um nome de produto, como Access O tipo de dados de um campo um atributo dos dados armazenados desse campo. A seleo correta do tipo de dados fornece importantes vantagens: Controle O tipo de dados determina quais tipos de informaes podem ser armazenadas no campo, evitando erros e melhorando a validao de dados. Definir o tipo de dados como Nmero, por exemplo, evita a entrada de textos invlidos. Convenincia O tipo de dados pode ajudar a gerenciar requisitos de espao em disco do banco de dados e a acelerar o desempenho. Definir o tipo de dados como Nmero, por exemplo, normalmente acelerar a realizao de clculos. A tabela mostra alguns dos tipos de dados mais teis. Para ver uma lista completa enquanto voc trabalha, clique em qualquer local da coluna Tipo de Dados e, em seguida, pressione F1.

Nmero

Uma contagem de unidades, como 200

Data/Hora

Um campo Data/Hora A data de um armazena uma data e pedido, como uma hora. 10/10/2008 5:21 P.M. Um campo Moeda armazena valores monetrios, nmeros e formataes de O preo de um item, como $41,99

Moeda

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casas decimais, que podem ser utilizados em clculos. AutoNumerao Um campo AutoNumerao armazena nmeros de srie ou aleatrios atribudos pelo Access e no pode ser atualizado. Objeto OLE Um campo Objeto OLE armazena objetos criados por programas diferentes do Access e que esto vinculados ou incorporados a uma tabela do Access. Um nmero de identificao do cliente, como 123243

Um anexo, como uma planilha do Excel, um documento do Word, um grfico ou um som

Tipos de dados utilizados com freqncia

Definir propriedades de campoPrxima Propriedades do Campo Tamanho do Campo Descrio A propriedade Tamanho do Campo define o nmero mximo de caracteres em um campo. A propriedade Formato especifica como o campo deve ser exibido e impresso. A propriedade Mscara de Entrada especifica um padro para a entrada de dados em um campo. A propriedade Legenda fornece o rtulo para um campo utilizado em um formulrio ou relatrio. A propriedade Valor Padro fornece as informaes padro para todos os novos registros. A propriedade Regra de Validao valida os dados inseridos pelos usurios antes de salvar os dados. A propriedade Texto de Observaes Uma descrio de item no pode exceder 40 caracteres. Uma propriedade de campo um atributo de um campo que controla a exibio e entrada de dados do usurio. A seleo correta de propriedades de campo garante que todos os dados sejam vistos e inseridos da mesma maneira no banco de dados, incluindo formulrios, consultas e relatrios que utilizam esses dados. Considere usurios inserindo dados. Eles podem inseri-los de vrias maneiras diferentes, como 24-04-08, 24/04/8 ou 24/04/2008. Alm disso, formatos de data padro so diferentes em vrias partes do mundo. Se voc definir a propriedade de campo para a data como Mscara de Entrada, estabelecer um nico padro para essa entrada de dados. Dessa forma, possvel garantir que essas informaes sempre sejam inseridas no formato 24/04/2008. Voc pode decidir se deseja que caracteres na mscara, como traos ou barras, sejam armazenados como parte dos dados ou se deseja armazenar apenas os nmeros da data. A tabela mostra algumas das propriedades de campo mais teis. Para ver detalhes de propriedades de campo enquanto voc trabalha, clique em cada propriedade de campo na parte inferior do modo Design e pressione F1.

Formato

A data de um pedido ser exibida como "14 de junho de 2008".

Mscara de Entrada

A data de um pedido deve ser inserida no formato "14/06/2008".

Legenda

O rtulo do campo "Data de contratao do funcionrio".

Valor Padro

A data do pedido sempre a data atual, a menos que essa data seja editada.

Regra de Validao

A quantidade solicitada deve ser maior que 1.

Texto de Validao

"Insira uma quantidade de

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Validao exibe uma mensagem quando os dados so rejeitados como invlidos. Requerido A propriedade Requerido define um campo para que ele exija dados de forma a concluir o registro. A propriedade Permitir Zero permite que um registro seja concludo com um campo que no contenha dados. A propriedade Indexado acelera a pesquisa e pode assegurar a exclusividade dos dados.

pedido maior que 1."

Um pedido de compra deve conter um endereo para remessa.

Permitir Zero

Nem todos os clientes possuem um endereo de email e alguns registros no contero dados nesse campo. Itens de dados utilizados com freqncia, como nmeros de pea ou cdigos de cidades, podero ser localizados e gerenciados com mais facilidade.

Indexado

Propriedades de campo utilizadas com freqncia

Sesso prtica 05Nesta sesso prtica, voc abrir uma tabela existente para examinar as suas propriedades de campo. Em seguida, adicionar um campo a uma tabela e definir por conta prpria a propriedade desse campo.

Configurar camposExerccio 1: Exibir propriedades de campo1. Na Janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Clique na tabela Funcionrios e, em seguida, clique no boto Design 2. na barra de ferramentas.

Em Nome do Campo, certifique-se de que o campo ID do Funcionrio esteja selecionado e, em seguida, exiba as suas propriedades em Propriedades do Campo na parte inferior da tela.

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3.

Repita esse processo para mais quatro nomes de campos, examinando uma ou duas propriedades de campo para cada um desses nomes; feche a tabela quando terminar.

Exerccio 2: Adicionar um campo e definir as suas propriedadesSuponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para especificar se uma empresa fornece ou no remessas internacionais. 1. A no ser que a Janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela. A no ser que a opo Tabelas j esteja selecionada em Objetos, clique em Tabelas. Clique na tabela Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design tabela no modo Design. na barra de ferramentas para abrir a

2. 3. 4. 5. 6.

Na coluna Nome do Campo, clique na clula em branco em Fax e digite a palavra Internacional. Acesse a coluna Tipo de Dados, pressione a seta para abrir a lista suspensa e selecione Sim/No. Essa configurao controla os tipos de dados que sero armazenados no campo. Acesse o campo Descrio e digite Especifica se a empresa controla remessas internacionais. Essa descrio registra a funo do campo no banco de dados. Em Propriedades do Campo, clique na caixa Legenda e digite Remessa Internacional. Essa propriedade fornece um rtulo que ser exibido sempre que o campo for utilizado em um formulrio ou relatrio. Em seguida, feche a tabela, salvando as alteraes quando solicitado se voc quer exibi-las mais tarde.

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Definir relaes entre tabelas

Bancos de dados relacionais conectam tabelas para que elas trabalhem em conjunto.

Definir chaves primriasConforme estudado na primeira lio, "Planejar tabelas", o campo de chave primria identifica um registro exclusivamente. Tambm vincula tabelas para que elas detectem a existncia umas das outras. Quando duas tabelas so relacionadas, a chave primria da tabela pai torna-se uma chave externa na tabela filho. A chave externa uma referncia da tabela filho s informaes na tabela pai relacionada. Normalmente, a chave primria corresponde apenas a um campo, como um nmero de pea. Em algumas circunstncias, a chave primria pode corresponder a dois ou mais campos em conjunto, como um nmero de pea do fabricante e um cdigo de pas, que identificam exclusivamente uma pea para cada pas. Se voc no tiver definido a chave primria utilizando o Assistente de Tabela, poder defini-la no modo Design. Se necessrio, possvel alterar essa chave mais tarde.

Cdigo da Categoria aparece em ambas as tabelas como uma chave primria... ...e como uma chave externa.

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Configurar relaes de tabelasPara mostrar como a chave primria de uma tabela est relacionada a outra tabela, voc configura relaes de tabelas. Existem trs tipos de relao: um-para-um, um-para-muitos e muitos-para-muitos. Para configurar e exibir relaes, utilize o comando Relacionamento no menu Ferramentas.

Arraste o campo Cdigo do Funcionrio da tabela Funcionrios para o campo equivalente na tabela Pedidos. O Cdigo do Funcionrio a chave primria para a tabela Funcionrios. Cada funcionrio pode receber vrios pedidos, uma relao um-para-muitos. O Cdigo do Funcionrio uma chave externa na tabela Pedidos.

Relao um-para-umEm uma relao um-para-um, cada registro em uma tabela est diretamente relacionado a um nico registro em outra tabela. Um exemplo uma tabela Funcionrios e uma tabela Jogadores de Futebol da empresa. Um funcionrio estar listado na tabela Jogadores de Futebol apenas uma vez e viceversa.

Cada jogador de futebol possui um registro correspondente na tabela Funcionrios. Esse conjunto de dados um subconjunto dos registros de

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Cdigo do Funcionrio na tabela Funcionrios.

Relao um-para-muitosEm uma relao um-para-muitos, um registro em uma tabela est relacionado a vrios registros em uma segunda tabela, mas os registros nessa segunda tabela esto relacionados apenas a um registro na primeira tabela. Um exemplo uma tabela Fornecedores e uma tabela Produtos. Um fornecedor pode ser a nica origem de vrios produtos, sendo que todos eles esto relacionados apenas a esse fornecedor.

Figura 1 Um fornecedor ...

Figura 2 pode fornecer mais de um produto...

Figura 3

... mas cada produto possui apenas um fornecedor.

Relao muitos-para-muitosEm uma relao muitos-para-muitos, um registro em uma tabela est relacionado a diversos registros em uma segunda tabela, enquanto um registro na segunda tabela est relacionado a diversos registros na primeira tabela. Esse tipo de relao exige uma terceira tabela, chamada de tabela de juno. A tabela de juno contm as chaves primrias das outras duas tabelas como suas chaves externas. Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem uma relao muitos-para-muitos. Um pedido pode conter diversos produtos, sendo que cada produto pode ser exibido em vrios pedidos. A terceira tabela neste exemplo, a tabela Detalhes do Pedido contm chaves primrias das tabelas Pedidos e Produtos. A tabela Detalhes do Pedido a tabela de juno para as outras duas tabelas. Como cada item na tabela Pedidos e cada item na tabela Produtos podem ser exibidos vrias vezes na tabela Detalhes do Pedido, cada uma dessas duas tabelas possui uma relao um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido. Todas as tabelas de juno conectam tabelas que possuem relaes

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Chave primria da tabela Pedidos. Chave primria da tabela Produtos. Um pedido pode conter vrios produtos ... ... e cada produto pode ser exibido em diversos pedidos.

um-para-muitos com as tabelas de juno, sendo que as chaves primrias dessas tabelas conectadas correspondem s chaves externas da tabela de juno. Quando uma tabela pode ser relacionada a vrias outras tabelas simplesmente fazendo referncia s informaes nessas tabelas, as partes do banco de dados tornam-se semelhantes s clulas do seu corpo. Cada uma ativa, possui o tamanho correto para a sua funo e, em conjunto, podem exercer efeitos que ultrapassam as suas capacidades individuais.

Sesso prtica 06Nesta sesso prtica, voc atribuir um campo em uma tabela como a chave primria dessa tabela e, em seguida, criar uma relao entre essa tabela e uma tabela diferente.

Definir relaes de tabelaExerccio 1: Definir uma chave primria1. Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados, a menos que ela j esteja exibida. Clique na tabela Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design 2. na barra de ferramentas. na barra

Clique na linha que contm o campo ID do Fornecedor e, em seguida, clique no boto Chave Primria de ferramentas Design da Tabela. Voc ver um cone de chave na clula ao lado do campo ID do Fornecedor.

3.

Feche a tabela e salve as alteraes quando solicitado.

Exerccio 2: Criar uma relao entre duas tabelas1. Certifique-se de ter fechado a tabela do exerccio anterior. No possvel criar ou modificar relaes entre tabelas abertas. A no ser que a janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela. Clique no boto Relacionamentos na barra de ferramentas Banco de Dados.

2. 3.

Arraste o campo ID do Fornecedor na tabela Fornecedores para o campo ID do Fornecedor na tabela Produtos, uma vez que esse o campo com o qual essa tabela deve estar logicamente relacionada. A caixa de dilogo Editar Relacionamentos ser exibida. Observao A tabela Produtos possui um campo ID do Fornecedor porque essa tabela foi projetada para utilizar esse campo como uma chave externa.

4. 5.

Clique no boto Criar para criar a relao e, em seguida, exiba as alteraes no diagrama. Feche a janela Relacionamentos quando terminar.

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Por que usar formulrios?Os formulrios so prticos, uma vez que eles so extremamente adaptveis a muitas finalidades diferentes. Voc pode criar formulrios, por exemplo, para: Inserir as notas dos alunos Controlar itens de estoque Inserir nomes de novos funcionrios Rever os nmeros de sada de produto semanalmente Atualizar os endereos dos clientes Criar pedidos de servios ou vendas Abrir outros formulrios ou imprimir relatrios do banco de dados

A estrutura dos dados em uma tabela reflete-se na estrutura de um formulrio.

Vantagens dos formulrios: clareza e controleAo criar um formulrio, voc dever ter em mente algumas finalidades bsicas. O formulrio atender ao seu objetivo se tiver clareza e controle. Os bancos de dados armazenam dados em tabelas, geralmente em tabelas muito grandes. Embora seja possvel inserir ou ler dados diretamente, esse processo poder ser complicado. Quanto maior for a tabela, mais difcil ser garantir que os dados estejam no campo (coluna) e no registro (linha) corretos. Os formulrios ajudam as pessoas a se concentrarem apenas no que necessrio ao inserirem ou exibirem dados. Voc deve projetar um formulrio de forma que ele seja fcil de ler e de compreender. Voc pode incluir rtulos para descrever dados e instrues para inseri-los prximo a cada rea de trabalho. Os formulrios permitem que voc selecione, nos diversos campos de uma tabela, apenas aqueles nos quais deseja que os usurios se concentrem. Essa seletividade tambm significa que voc no precisa expor todos os dados a todas as pessoas que trabalham com eles. Talvez voc no queira que a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionrios veja o salrio de cada um deles, por exemplo. Pode ser difcil localizar os dados em uma tabela grande. Um formulrio torna os dados mais fceis de se trabalhar.

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Tipos de formulrios adicionaisEmbora sejam usados com mais freqncia para inserir ou exibir dados, os formulrios tm vrios outros usos valiosos. E para cada tipo de uso, h um tipo especfico de formulrio.

Menus de controleVoc pode criar um formulrio que aparece como um menu de controle quando um usurio abre um determinado banco de dados. O menu de controle fornece uma maneira amigvel e controlada de abrir formulrios, relatrios e outros objetos. Ele guia os usurios s aes que voc deseja que eles executem e protege as partes da tela de seu banco de dados nas quais voc no quer que as pessoas mexam.

MensagensOs formulrios podem exibir mensagens sobre um banco de dados. Um formulrio pode fornecer instrues para uso do banco de dados ou assistncia para solucionar quaisquer problemas.

SubformulriosOs formulrios atendem a uma variedade de funes com diversos designs. Um subformulrio se parece com uma parte de outro formulrio. Na verdade, enquanto o formulrio principal maior se conecta a uma tabela, o subformulrio se conecta a uma tabela diferente. Um usurio pode inserir dados em um formulrio e exibir os dados relacionados no outro, sem saber que eles esto separados e so iguais.

Sesso prtica 07Nesta sesso prtica, voc ir comparar o processo de insero de dados em um formulrio com o processo de insero de dados em uma tabela.

Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabelaExerccio 1: Inserir dados em um formulrio1. 2. Se voc a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes no formulrio Produtos para abri-lo. Reserve um tempo para explorar o formulrio e ver como ele est organizado. Na parte inferior do formulrio, clique no boto Prximo Registro e observe como os dados so alterados de um registro para outro. Observe como o formulrio facilita a exibio dos dados de cada registro e como mais rpida a movimentao entre os registros. Continue clicando no boto Prximo Registro at que voc veja o oitavo registro, Molho de Oxicoco Northwoods. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 20. Clique no boto Prximo Registro novamente at que voc veja o dcimo nono registro, Bolachas de Chocolate Teatime. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 40. No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar o formulrio. No feche o banco de dados.

3.

4.

5. 6.

Exerccio 2: Inserir dados em uma tabelaVamos supor que voc deseje duplicar os nmeros inseridos. Desta vez, voc ir inserir os dados em uma tabela. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Produtos para abri-la. Localize o oitavo registro, Molho de Oxicoco Northwoods. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas e digite 40.

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4. 5. 6. 7.

Agora, role para baixo para localizar o dcimo nono registro, Bolacha de Chocolate Teatime. Voc provavelmente ter que rolar de volta para a esquerda para ver esse nome de produto. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas novamente e digite 80. Observe que com todos os registros e campos adjacentes, voc pode ficar na dvida se inseriu um nmero no local correto, principalmente se estiver inserindo dados em diversos registros. Provavelmente, voc achou mais fcil inserir nmeros no formulrio Produtos. Pressione F11 para ver a janela Banco de Dados se voc quiser abrir esse formulrio novamente e examinar as diferenas na entrada de dados.

Criar um formulrio

O Access oferece diversos mtodos para se criar um novo formulrio. Escolha um mtodo. Escolha uma fonte de dados.

Assistente de FormulrioO Assistente de Formulrio recomendado quando voc deseja ser orientado em todas as etapas do processo de criao de um formulrio. Ele lhe faz perguntas e cria um formulrio com base nas suas respostas. Voc precisar indicar ao assistente: De qual tabela ou consulta vm os dados do formulrio. Quais campos devem ser usados no formulrio. Qual layout de formulrio deve ser aplicado. Qual estilo visual deve ser aplicado. Para comear a trabalhar com o Assistente de Formulrio, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique no Assistente de Formulrio para selecionar este mtodo.

O Assistente de Formulrio lhe faz perguntas e as suas respostas

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determinam o formulrio que ele criar.

AutoFormulriosOs AutoFormulrios so recomendados quando voc no precisa fazer muitas escolhas. Se o seu novo formulrio ir conter todos os campos de uma tabela ou consulta e voc no precisar de muito controle sobre a aparncia do formulrio, um AutoFormulrio ser, simplesmente, perfeito. Ao contrrio do Assistente de Formulrio, um AutoFormulrio no lhe faz perguntas nem oferece opes. A criao de um AutoFormulrio um processo de duas etapas. Escolha um tipo de AutoFormulrio, escolha uma tabela ou consulta e o Access far o restante. Existem muitos tipos de AutoFormulrio, mas os dois aqui mostrados so tudo o que voc precisa saber agora. AutoFormulrio: Colunar mostra os registros, um por vez, com cada campo em uma linha rotulada separada. AutoFormulrio: Tabular mostra todos os registros de uma vez, com cada campo mostrado para cada registro e os rtulos de campo na parte superior do formulrio. Para comear a trabalhar com um AutoFormulrio, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em uma das opes de AutoFormulrio para selecion-la.

AutoFormulrio colunar

AutoFormulrio tabular

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No modo DesignO modo Design a melhor maneira de criar um formulrio quando voc deseja controle total e liberdade completa. Nesse modo, tudo fica a seu critrio. O desafio voc agir por conta prpria, sem os arranjos prvios do Assistente de Formulrio ou de um AutoFormulrio. No entanto, voc tambm pode criar um formulrio por um desses mtodos e alterar os seus detalhes no modo Design. Para trabalhar com um formulrio no modo Design, escolha os itens na caixa de ferramentas. Esses itens, como caixas de seleo, imagens e rtulos, so chamados de controles. Voc pode definir as suas propriedades e format-los para que fiquem com a aparncia desejada no formulrio. Para obter detalhes, consulte o curso "Assumir os controles". No modo Design, voc pode mover os controles, da mesma maneira como reorganiza quadros em uma parede. Por exemplo, voc poder agrupar as caixas de texto para endereo, cidade, estado e CEP mas em duas, trs ou quatro linhas? Voc pode experimentar facilmente todas as opes e escolher a melhor. Para ver o formulrio da maneira como ele aparecer quando algum trabalhar nele, abra-o no modo Formulrio e continue alternando entre os modos Formulrio e Design at que o formulrio fique totalmente do seu agrado. Para comear a trabalhar no modo Design, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em Modo Design para selecionar esse mtodo.

A caixa de ferramentas no modo Design contm controles, como caixas de texto e rtulos, a serem adicionados ao seu formulrio. Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a rea na qual voc insere e organiza os controles.

Sesso prtica 08Nesta sesso prtica, voc criar um formulrio usando o Assistente de Formulrio e, em seguida, modificar alguns dos seus detalhes no modo Design.

Criar e modificar um formulrioExerccio 1: Criar um formulrio com o Assistente de Formulrio1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes em Criar formulrio usando o assistente. Em Tabelas/Consultas, voc ver Tabela: Produtos. Em Campos Disponveis, clique na seta dupla >> para selecionar todos os campos na tabela. Clique em Avanar. Nas opes de layout, Colunar deve estar selecionada. Se no estiver, selecione-a. Clique em Avanar novamente. Clique em Internacional para o estilo do formulrio. Clique em Avanar e aceite Produtos como o nome do formulrio clicando em Concluir. O formulrio ser aberto. Deixe-o aberto para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Refinar o formulrio no modo Design1. 2. 3. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design. Expanda o formulrio e arraste a caixa de ferramentas para o lado para que voc possa ver o formulrio inteiro. Clique no controle Nvel de Estoque ( direita do rtulo Nvel de Estoque) e pressione a tecla DELETE. O controle e o rtulo desaparecero. Clique no controle Unidades Pedidas. Mantenha pressionada a tecla SETA PARA A DIREITA para mover o controle e a sua legenda sobre ele e a tecla SETA PARA CIMA para alinh-lo com o controle Preo Unitrio. (Voc no precisa do mouse, apenas das teclas.) Mova o que desejar mover.

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4.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para exibir os resultados.

Partes de um formulrio

Como funciona: a compreenso das partes de um formulrio a primeira etapa para adapt-lo s suas necessidades.

ControlesOs controles representam as sees do formulrio que a maioria dos usurios pode ver e com as quais trabalha. Os controles podem mostrar os dados, aceitar a entrada de dados, realizar clculos nos dados e exibir mensagens. Alm disso, eles podem adicionar efeitos visuais, como linhas ou imagens, para facilitar o uso dos formulrios e torn-los mais interessantes. Alguns controles esto acoplados. Um controle acoplado est conectado diretamente a um campo especfico em uma tabela ou consulta selecionada. A conexo direta significa que um controle acoplado pode adicionar, alterar ou exibir dados dinmicos. (Esta lio discutir os controles acoplados a campos nas tabelas.) Quando algum insere ou altera os dados em um controle de formulrio vinculado, esses dados novos ou alterados so inseridos imediatamente na tabela. Os dados exibidos em um controle vinculado sero alterados no formulrio sempre que eles forem alterados na tabela. Controles como linhas decorativas e instrues no so vinculados a dados de tabela, uma vez que esses controles permanecem inalterados. Os controles calculados no so vinculados, j que os valores que podem ser calculados no precisam ser armazenados em uma tabela.

Dados de uma tabela Resultado do clculo (preo depois do desconto) Instrues e identificaes

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Selecionar um ou mais controlesPara alterar um controle, primeiro voc precisa selecion-lo no modo Design. fcil: basta clicar nele. As pequenas alas quadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado. A aplicao de uma alterao a vrios controles de uma vez economiza tempo e garante que a alterao ser aplicada a todos eles da mesma maneira. Para selecionar vrios controles de uma vez no modo Design, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada controle desejado. Depois que examinar as alas para confirmar as opes, faa a alterao. Os controles permanecem selecionados aps uma alterao, no caso de voc querer continuar trabalhando com esse grupo selecionado. Dica Tambm possvel selecionar um grupo de controles

usando o boto Selecionar Objetos na caixa de ferramentas. Clique nesse boto, clique no formulrio, mantenha pressionado o boto do mouse e arraste um retngulo ao redor dos controles desejados. Quando voc liberar o boto do mouse, as alas aparecero para mostrar a sua seleo. As alas mostram selees e ajudam a redimensionar ou mover partes de um formulrio. Selecione os controles clicando neles ou arrastando um retngulo ao redor deles. As alas aparecem quando um controle selecionado. Uma mo aberta aparece quando um controle pode ser arrastado. O boto Selecionar Objetos seleciona os controles dentro do retngulo arrastado.

Alterar a ordem de tabulao dos controlesAlgumas pessoas usam a tecla TAB para se mover por um formulrio, de um controle para outro, medida que elas inserem ou exibem dados. Ao projetar ou personalizar um formulrio, voc poder alterar a ordem de tabulao predefinida do movimento de controle para controle. importante que a ordem de tabulao seja lgica e fcil de se utilizar. Normalmente mais simples estabelecer uma ordem da esquerda para a direita e de cima para baixo. No entanto, se o formulrio contiver grupos de controles ou se estiver baseado em um formulrio manuscrito, a melhor ordem de tabulao poder ter um padro diferente. Voc pode alterar a ordem de tabulao no modo Design. Clique em qualquer parte do formulrio e, no menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao para abrir essa caixa de dilogo. Em Seo, clique no nome da seo do formulrio cuja ordem de tabulao voc deseja alterar. Arrastar os nomes de controles para cima e para baixo na lista Ordem Personalizada define uma nova ordem de tabulao. Dica Se voc quiser que o Access crie uma ordem de tabulao da esquerda para a direita e de cima para baixo, clique em AutoOrdenar na caixa de dilogo Ordem de Tabulao. A ordem de tabulao determina como as pessoas se movero pelo formulrio se elas pressionarem a tecla TAB. Algumas pessoas preferem ou precisam se mover de controle para controle dessa

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forma.

SeesAo abrir um formulrio no modo Design, voc poder ver as sees pelas quais o formulrio est organizado. Todas as sees do formulrio podem conter controles. A seo Detalhe aparece em todos os formulrios, geralmente contendo a maioria dos controles. Os controles nos quais as pessoas exibem ou inserem dados, como caixas de texto e caixas de listagem, normalmente esto nessa seo. Mas a seo Detalhe tambm pode conter controles que no so alterados, como rtulos e instrues. A seo Cabealho do Formulrio, na parte superior do formulrio, um bom local para o ttulo do formulrio, o logotipo da empresa ou uma mensagem geral sobre o formulrio. A seo Rodap do Formulrio, na parte inferior do formulrio, geralmente contm informaes de navegao ou um lembrete. As sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina so teis na organizao de formulrios complexos projetados para aparecer em diversas pginas. Os cabealhos e rodaps de pginas aparecem em todas as pginas de um formulrio, mas apenas quando o formulrio impresso ou visualizado para impresso.

O Cabealho do Formulrio normalmente contm informaes gerais. O Cabealho da Pgina usado para impresso. Detalhe geralmente contm a maioria dos controles. O Rodap da Pgina usado para impresso. O Rodap do Formulrio normalmente ajuda na navegao.

Selecionar uma seoExistem trs maneiras de selecionar uma seo de um formulrio no modo Design. Voc pode clicar no seletor de seo, a caixa na rgua vertical esquerda do nome da seo. (As rguas ajudam a controlar o tamanho de um formulrio medida que voc trabalha nele. Um formulrio no deve ser muito grande, nem muito pequeno, apenas o ideal para os usurios.) Voc pode clicar na barra de seo, o retngulo com o nome da seo na parte superior da seo. Voc pode clicar em qualquer parte no plano de fundo da seo. (Ou seja, qualquer parte que no esteja em um controle.) Quando uma seo for selecionada por qualquer um desses mtodos, a barra de seo ficar realada. Seletor de seo

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Barra de seo Plano de fundo de seo

Adicionar sees de cabealho e de rodapVoc pode descobrir que o formulrio no qual est trabalhando no tem as sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina. O formulrio pode at mesmo no ter as sees Cabealho do Formulrio e Rodap do Formulrio. Para adicionar sees de cabealho e de rodap, s pginas ou ao formulrio inteiro, voc precisa estar observando o formulrio no modo Design. Depois que clicar com o boto direito do mouse em qualquer um dos pontos que podem ser usados para selecionar uma seo no formulrio, escolha o comando relevante no menu de atalho para adicionar as sees de cabealho e de rodap pgina ou ao formulrio. Em seguida, voc poder adicionar controles, por exemplo, rtulos ou caixas de texto, a essas sees. Observao Voc pode remover um cabealho e um rodap pelo mesmo processo, que exclui ou adiciona dependendo da presena ou no do cabealho e do rodap. Se voc remover um cabealho e um rodap, o Access excluir quaisquer controles que eles contiverem.

Uma seqncia de aes (modo Design, clicar com o boto direito do mouse, escolher comando) ir adicionar ou excluir um cabealho e um rodap. Formulrio no modo Design Comando para adicionar ou remover cabealho e rodap

PropriedadesOs formulrios tambm tm propriedades, associadas ao formulrio inteiro, que afetam a experincia do usurio com o formulrio. Voc pode selecionar ou alterar essas propriedades para determinar a aparncia e o comportamento gerais do formulrio. Por exemplo, voc pode decidir se o formulrio ter botes na parte inferior para voltar e avanar pelos registros. O formulrio tem botes na parte superior para minimiz-lo, maximiz-lo e fech-lo? O usurio pode redimensionar os botes? A escolha sua, e o mesmo vale para o plano de fundo do formulrio. Para definir ou alterar as propriedades, abra o formulrio no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulrio, a caixa na qual as rguas se encontram. Ser aberta uma caixa de dilogo mostrando as configuraes que podem ser escolhidas. Para ver os detalhes de qualquer propriedade, clique na caixa direita do nome da propriedade e pressione F1.

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Clicar duas vezes no seletor de formulrio... ...abrir uma caixa de dilogo na qual voc poder determinar a aparncia e o comportamento gerais do formulrio.

Botes de navegaoMencionamos os botes na parte inferior de um formulrio que permitem que os usurios avancem e voltem entre os registros. O Access adiciona esses botes de navegao automaticamente a cada novo formulrio. Os botes de navegao no esto visveis no modo Design, mas eles aparecem sempre que voc alterna para o modo Formulrio e tambm quando as pessoas usam o formulrio para exibir ou inserir dados. Primeiro registro Registro anterior Nmero do registro Prximo registro ltimo registro Novo registro O Access adiciona esses botes automaticamente porque eles so muito prticos. Eles permitem que o usurio se mova de forma rpida e fcil para frente e para trs entre os registros ou para o final dos registros existentes a fim de criar um novo registro.

Sesso prtica 09Nesta sesso prtica, voc localizar e selecionar partes diferentes de um formulrio e, em seguida, alterar a ordem de tabulao do formulrio.

Partes de um formulrioExerccio 1: Selecionar e redimensionar uma seo do formulrio1. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes no formulrio Clientes. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

2. 3. 4. 5. 6.

Clique na barra de seo Detalhe para selecionar a seo. Observe como ela fica realada quando voc a seleciona. Aponte para a parte superior da barra de seo at que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Arraste a barra de seo para cima e para baixo levemente. assim que voc redimensiona uma seo. Agora, clique no controle Cdigo do Cliente ( direita do rtulo Cdigo do Cliente) para selecion-lo. Observe como aparecem alas pretas quadradas ao redor do controle. (O rtulo tambm selecionado, porque as duas se movimentam juntas, a menos que uma ou a outra seja arrastada separadamente usando a ala quadrada maior.) Clique no plano de fundo do formulrio para alterar a seleo do controle para uma seo. Deixe o formulrio Clientes aberto para o prximo exerccio.

7.

Exerccio 2: Alterar a ordem de tabulao

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1. 2.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio.

Pressione a tecla TAB para se movimentar pelo formulrio. Observe que os trs controles do lado direito, Ttulo, Regio e Pas, esto em seqncia na ordem de tabulao. Voc gostaria que a ordem da tabulao fosse da esquerda para a direita, onde h dois controles em uma linha, de tal forma que eles preenchessem os endereos em uma ordem lgica.

3. 4. 5.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

No menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao. Verifique se Detalhe est selecionado em Seo. Em Ordem Personalizada, clique na caixa cinza esquerda de TtuloDoContato para selecion-la. Clique na caixa novamente e arraste o nome do controle para cima de modo que fique acima de Endereo. Arraste Regio de forma que fique acima de CEP e Pas para que fique acima de Telefone. Clique em OK. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio. Pressione TAB para ver como a ordem de tabulao foi alterada.

6.

Personalizar a aparncia de um formulrio

fcil alterar a aparncia de um formulrio.

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Atribuir um novo formato ao formulrioVoc pode