Access 2007

2010 Alfamidia LTDA.

Access 2007

Básico

Versão 1.0

2010 Alfamidia LTDA.

Todos os direitos reservados para Alfamídia Prow. AVISO DE RESPONSABILIDADE As informações contidas neste material de treinamento são distribuídas “NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRAM”, sem qualquer garantia, expressa ou implícita. Embora todas as precauções tenham sido tomadas na preparação deste material, a Alfamídia LTDA. não têm qualquer responsabilidade sobre qualquer pessoa ou entidade com respeito à responsabilidade, perda ou danos causados, ou alegadamente causados, direta ou indiretamente, pelas instruções contidas neste material ou pelo software de computador e produtos de hardware aqui descritos. Agosto 2011 Alfamídia Prow

Access 2007

2010 Alfamidia LTDA - 3

Sumário Unidade 1: Explorando o Access 2007 .........................................................................4

Trabalhando no Access 2007 ................................................................................................................ 4 Entendendo conceitos de banco de dados ............................................................................................ 7 Banco de Dados..................................................................................................................................... 8 Abrindo um banco de dados existente ................................................................................................... 12 Criando Um Novo Banco De Dados....................................................................................................... 18 Criar um banco de dados usando um modelo ....................................................................................... 20 Baixar um modelo no Office Online ....................................................................................................... 22

Unidade 2: Tabelas .........................................................................................................23 Adicionar uma tabela ............................................................................................................................. 25 Criar uma tabela, começando no modo Folha de Dados. ...................................................................... 26 Criar uma tabela, começando no modo Design. .................................................................................... 27 Copiar dados de outra fonte para uma tabela do Access ...................................................................... 30 Filtrando informações em uma tabela .................................................................................................... 31

Unidade 3: Relacionamentos .........................................................................................34 Tipos de relações da tabela ................................................................................................................... 36 Por que criar relações de tabela? .......................................................................................................... 38 Exibir relações de tabela ........................................................................................................................ 39 Criar uma relação de tabela ................................................................................................................... 41 Criar uma relação de tabela usando o painel Lista de Campos ............................................................. 43 Excluir uma relação de tabela ................................................................................................................ 44 Alterar uma relação de tabela ................................................................................................................ 45 Definir o tipo de associação ................................................................................................................... 47 Definir o tipo de associação ................................................................................................................... 48 Impor a integridade referencial .............................................................................................................. 50

Unidade 4: Consultas .....................................................................................................54 Tipos de Consultas ................................................................................................................................ 55 Consultas SQL ....................................................................................................................................... 57 Criando Consultas .................................................................................................................................. 58 Criando uma Consulta Seleção ............................................................................................................. 64 Criando uma consulta de referência cruzada ......................................................................................... 67 Consulta Criar Tabela ............................................................................................................................ 72 Consulta Atualização ............................................................................................................................. 74 Consulta Acréscimo ............................................................................................................................... 75 Consulta de Exclusão ............................................................................................................................ 76

Unidade 5: Formulários ..................................................................................................77 Criando um novo formulário ................................................................................................................... 78 Criar um formulário com guias ............................................................................................................... 81 Criar um formulário que contenha um subformulário(um formulário um-para-muitos) ........................... 87 Criar um subformulário arrastando um formulário para outro ................................................................ 90 Abrir um subformulário em uma nova janela no modo Design .............................................................. 91

Access 2007


Unidade 1: Explorando o Access 2007

Trabalhando no Access 2007

Quando você cria ou abre um banco de dados, ele é aberto em uma janela de banco de dados. A nova

interface da janela é projetada para refletir melhor a maneira como as pessoas geralmente trabalham

com um banco de dados ou com um objeto de banco de dados.

Botão do Office

Painel de Navegação

Janela do Documento

Barra de Ferramentas de acesso Rápido

Faixa de

Opções

Barra de Título

Access 2007


Elementos da Interface

Botão do Office – Localizado no canto superior esquerdo da janela de programa. Nele residem os

comandos relacionados ao gerenciamento do banco de dados, tais como, criar, salvar, imprimir, fazer

backup e publicar. Também pode ser tratado em algumas literaturas como menu Office. O botão do

Office na versão 2007 assume o lugar do menu Arquivo das versões anteriores.

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido – Localizada a direita do Botão do Office. Nela residem

alguns botões como salvar, desfazer e Refazer. Você pode adicionar comandos na Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido para que eles estejam disponíveis independentemente da guia de

objetos atualmente ativo na janela de banco de dados.

Barra de Títulos – Exibe o nome do objeto de banco de dados ativo (somente se estiver maximizada)

Na extrema direita estão localizados os três botões de controle da janela (maximizar, minimizar e

fechar).

Faixa de Opções – Localizada abaixo da Barra de Título. Esse novo recurso presente na maioria dos

programas pertencentes ao pacote Microsoft Office 2007, apresenta os comando na Faixa de Opções

em vez dos antigos menus ou barras de ferramentas do Microsoft Office anterior. Estão organizados

em Guias específicas da tarefa, as quais são subdivididas em grupos de comandos específicos de

recurso ou da tarefa.

Alguns botões contêm setas, mas nem todas as setas funcionam da mesma maneira. Se você apontar

para um botão que contenha uma seta incorporada, exibirá uma lista se opções para escolher. Se a seta

estiver separada do corpo do botão e clicar nela exibirá uma lista de opções e clicar no botão

executará a ação atualmente selecionada.

Painel de Navegação – Exibe listas filtradas de objetos de banco de dados. Você pode alterar os

objetos incluídos na lista clicando no cabeçalho de lista e, em seguida, clicando na categoria ou grupo

de objetos que deseja incluir.

Se você prefere exibir cada objeto em uma janela separada, em vez de exibir em guia separada, pode

fazer isso clicando em Opções do Access, no menu Office, e, em seguida, selecionar a opção Janelas

Sobrepostas na página Banco de Dados Atual.

O Access 2007 é um poderoso software de gerenciamento de banco de dados, que possibilita ao

usuário um gerenciamento preciso de dados e a possibilidade de geração de consultas, formulários,

relatórios, etiquetas e a criação de aplicativos personalizados, bem como a integração com outros

aplicativos.

Access 2007


Extensões de arquivo

O Office Access 2007 apresenta algumas novas extensões de arquivo:

ACCDB - Extensão para o novo formato de arquivo do Office Access 2007. Substitui a extensão de

arquivo MDB.

ACCDE - Extensão para arquivos do Office Access 2007 que estejam no modo "Somente para

execução". Todo o código-fonte do Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic for

Applications (VBA): uma versão de linguagem macro do Microsoft Visual Basic usada para

programar aplicativos do Microsoft Windows e incluída em vários programas da Microsoft.) é

removido dos arquivos ACCDE. O usuário de um arquivo ACCDE só pode executar, e não modificar,

o código do VBA. A extensão de arquivo ACCDE substitui a extensão MDE.

ACCDT - Extensão de arquivo para modelos de bancos de dados do Access.

ACCDR - ACCDR é uma nova extensão de arquivo que permite que você abra um banco de dados

em modo de tempo de execução. Ao simplesmente alterar a extensão de arquivo de um banco de

dados de .accdb para .accdr, você pode criar uma versão "bloqueada" do banco de dados do Office

Access 2007. Você pode alterar a extensão de arquivo de volta para .accdb para restaurar total

funcionalidade.

Arquivos de Informações do Grupo de Trabalho (MDW)

Os Arquivos de Informações do Grupo de Trabalho armazenam informações de bancos de dados

protegidos. Não houve nenhuma alteração no formato de arquivo .mdw no Office Access 2007. O

Gerenciador de Grupos de Trabalho do Office Access 2007 criará arquivos .mdw idênticos àqueles

criados no Access 2000 ao Access 2003, e os arquivos .mdw criados nas versões anteriores podem ser

usados pelos bancos de dados do Office Access 2007.

Access 2007


Entendendo conceitos de banco de dados

Um banco de dados é um conjunto de informações relacionadas a determinado assunto ou objetivo,

como rastrear pedidos de clientes ou manter uma coleção de músicas. Se o seu banco de dados não

estiver armazenado em um computador, ou se apenas partes dele estiverem no computador,

provavelmente você estará rastreando informações de diversas fontes que você mesmo precisará

coordenar e organizar.

Por exemplo, suponha que os números de telefone de seus fornecedores estão armazenados em vários

locais: em um arquivo de fichas contendo números de telefone de fornecedores, em arquivos de

informações sobre produtos em um gabinete de arquivo, e em uma planilha contendo informações

sobre pedidos. Caso o telefone de um fornecedor se altere, será necessário atualizar essa informação

nos três locais. Em um banco de dados, no entanto, só é preciso atualizar essa informação em um

único local — o número do telefone do fornecedor é automaticamente atualizado em qualquer local

onde ele é utilizado no banco de dados.

Conceitualmente um banco de dados é uma coleção de informações. Exemplos típicos e cotidianos de

banco de dados que podem ser citados são:

Lista telefônica

Lista de preços

Lista de alunos

As ferramentas que excutam a tarefa de gerenciar massas de dados são chamadas de Sistemas de

Gerenciamento de Banco de Dados – SGBD.

O Access vai um passo além de um SGBD comum. O Access é denominado tecnicamente como um

SGBDR, ou Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados Relacional.

Programas de banco de Dados simples, como o componente Database (Banco de Dados) da

Microsoft Works, podem armazenar informações em apenas uma tabela. Esses bancos de dados

simples frequentemente são chamado de bancos de dados não relacionais. Programas de banco de

dados mais complexos, como o Access, podem armazenar informações em varias tabelas

relacionadas, criando assim chamados banco de dados relacionais. Se as informações de um banco

de dados relacional estiverem organizadas corretamente, você poderá tratar essas várias tabelas como

uma área de armazenamento única e extrair informações eletronicamente de diferentes tabelas, na

ordem que atender suas necessidades.

A tabela é apenas um dos tipos de objetos com o qual você pode trabalhar no Access, Outros tipos de

objeto incluem consultas, formulários, relatórios, páginas, macros e módulos.

De todos esses tipos de objeto, apenas um – a tabela – é usado para armazenar informações. O resto é

usado para gerenciar, manipular, analisar, recuperar, exibir ou publicar as informações armazenadas

em uma tabela – em outras palavras, para tornar as informações mais acessíveis e, portanto, mais

úteis.

Em sua forma mais básica um banco de dados é o equivalente eletrônico de uma lista de informações

organizada. Normalmente essas informações têm um assunto ou objetivo comum, como a lista de

funcionários mostrada a seguir:

Identificação Nome Sobrenome Cargo Data da Contratação

1 Nancy Anderson Representante de vendas 01/05/2003

2 Chase Carpenter Gerente de Vendas 14/08/2001

3 Michael Emanuel Representante de vendas 01/04/1999

4 Karen Furse Comprador 03/05/2004

Access 2007


Essa lista está organizada em uma tabela de colunas e linhas. Cada coluna representa um campo – um

tipo específico de informação sobre um funcionário: nome, sobrenome, data da contratação etc. Cada

linha representa um registro – todas as informações sobre um funcionário específico.

Se um banco de dados tivesse nada mais do que informações armazenadas em uma tabela, não seria

mais útil do que uma lista em papel. Mas como o banco de dados armazena informações em um

formato eletrônico, você pode manipulá-las de diferentes maneiras, aumentando assim seu poder e

sua utilidade.

Banco de Dados O design adequado de um banco de dados assegura sua fácil manutenção. Você armazena dados em

tabelas e cada tabela contém dados sobre somente um assunto, como, por exemplo, clientes. Portanto,

você atualiza um dado específico, como um endereço, em apenas um local, e essa alteração aparece

automaticamente em todo o banco de dados.

Um banco de dados com um design adequado geralmente contém diferentes tipos de consultas que

mostram as informações necessárias. Uma consulta pode mostrar um subconjunto de dados, tais como

todos os clientes em Londres, ou combinações de dados de diferentes tabelas, tais como informações

do pedido combinado com informações do cliente.

Antes de usar o Microsoft Access para de fato criar tabelas, consultas, formulários e outros objetos, é

recomendável fazer um esboço e trabalhar novamente seu design primeiro no papel.

Siga estas etapas básicas ao criar seu banco de dados.

Determinar a finalidade do seu banco de dados

A primeira etapa no design de um banco de dados consiste em determinar a sua finalidade e

como ele será utilizado:

Converse com as pessoas que irão utilizar o banco de dados. Discuta sobre as perguntas que

você e elas gostariam que o banco de dados respondesse.

Faça um rascunho dos relatórios que você gostaria que o banco de dados produzisse.

Reúna os formulários que você utiliza atualmente para registrar os seus dados.

Conforme você determinar a finalidade do seu banco de dados, será exibida uma lista com as

informações que você desejar obter do banco de dados. A partir dela, você pode determinar

que fatos devem ser armazenados no banco de dados e a que assunto cada fato pertence.

Esses fatos correspondem aos campos (colunas) no seu banco de dados, e os assuntos aos

quais esses fatos pertencem correspondem às tabelas.

Determinar os campos necessários no banco de dados

Cada campo é um fato sobre um assunto específico. Por exemplo, talvez você precise

armazenar os seguintes fatos sobre seus clientes: nome da empresa, endereço, cidade, estado e

número de telefone. Você precisa criar um campo separado para cada um desses fatos.

Ao determinar os campos necessários, tenha em mente estes princípios de design:

Inclua todas as informações que serão necessárias.

Access 2007


Armazene informações em suas menores partes lógicas. Por exemplo, os nomes de

funcionários geralmente são divididos em dois campos, Nome e Sobrenome, para que

seja fácil classificar os dados por Sobrenome.

Não crie campos para dados que consistam em listas de vários itens. Por exemplo, em

uma tabela de Fornecedores, se você criar um campo Produtos que contenha uma lista

separada por vírgulas de cada produto recebido do fornecedor, será mais difícil localizar

somente os fornecedores que oferecem um produto específico.

Não inclua dados derivados ou calculados (dados resultantes de uma expressão). Por

exemplo, se você tiver um campo PreçoUnitário e um campo Quantidade, não crie um

campo adicional que multiplique os valores nesses dois campos.

Não crie campos que sejam similares entre si. Por exemplo, em uma tabela de

Fornecedores, se você criar os campos Produto1, Produto2 e Produto3, será mais difícil

localizar todos os fornecedores que ofereçam um produto específico. Além disso, você

precisará alterar o design do seu banco de dados se um fornecedor oferecer mais de três

produtos. Você só precisará de um campo para produtos se colocar esse campo na tabela

Produtos, em vez de na tabela de Fornecedores.

Determinar as tabelas de que você necessita no banco de dados

Cada tabela deverá conter informações sobre apenas um assunto. Sua lista de campos

fornecerá pistas sobre as tabelas de que você necessita. Por exemplo, se você tiver um

campo DataDeContratação, seu assunto será um funcionário, ou seja, pertencerá à tabela

Funcionários. Você poderá ter uma tabela para Clientes, outra para Produtos e outra para

Pedidos.

Determinar a qual tabela cada campo pertence

Quando você decidir a qual tabela cada campo pertence, tenha em mente estes princípios

de design:

Adicione o campo somente a uma tabela.

Não adicione o campo a uma tabela se isso fizer com que as mesmas informações

apareçam em vários registros nessa tabela. Se você determinar que um campo em uma

tabela contenha muitas informações duplicadas, esse campo provavelmente estará na

tabela errada.

Access 2007


Por exemplo, se você colocar o campo que contém o endereço de um cliente na tabela

Pedidos, essa informação provavelmente será repetida em mais de um registro, pois o

cliente provavelmente fará mais de um pedido. Entretanto, se você colocar o campo de

endereço na tabela Cliente, ele só aparecerá uma vez. Neste aspecto, uma tabela em um

banco de dados do Microsoft Access difere de uma tabela em um banco de dados de

arquivo plano, como uma planilha.

Quando cada informação é armazenada somente uma vez, você a atualiza em um único

lugar. Esse procedimento é mais eficiente e também elimina a possibilidade de entradas

duplicadas que contenham informações diferentes.

Identificar o campo ou os campos com valores exclusivos em cada registro

Para que o Microsoft Access conecte informações armazenadas em tabelas separadas —

por exemplo, para conectar um cliente com todos os respectivos pedidos — todas as

tabelas do seu banco de dados devem incluir um campo ou um conjunto de campos que

identifique exclusivamente cada registro na tabela. Esse campo ou conjunto de campos é

denominado chave primária.

Determinar as relações entre tabelas

Agora que você já dividiu suas informações em tabelas e identificou campos de chave

primária, é necessário informar ao Microsoft Access como apresentar novamente

informações relacionadas de uma maneira que faça sentido. Para tanto, é necessário

definir relações entre tabelas.

Refinar seu design

Depois de criar as tabelas, os campos e as relações necessárias, é preciso estudar o design

e detectar qualquer falha que possa ter restado. É mais fácil alterar o design do seu banco

de dados agora do que depois de ter preenchido as tabelas com dados.

Utilize o Microsoft Access para criar as suas tabelas, especificar relações entre as tabelas

e inserir dados de exemplo suficientes em suas tabelas, de forma que você possa testar

seu design. Para testar as relações em seu banco de dados, veja se você pode criar

consultas para obter as respostas que deseja. Crie rascunhos de seus formulários e

relatórios e veja se eles apresentam os dados que você esperava. Procure duplicações

desnecessárias de dados e elimine-as.

Inserir dados e criar outros objetos de banco de dados

Quando você achar que as estruturas de tabelas atendem aos princípios de design aqui

descritos, é hora de adicionar todos os seus dados existentes às tabelas. Você poderá criar

outros objetos de banco de dados - consultas, formulários, relatórios, páginas de acesso a

dados, macros e módulos.

Access 2007


Usar as ferramentas de análise do Microsoft Access

O Microsoft Access contém duas ferramentas que podem ajudá-lo a refinar o design de

um banco de dados do Microsoft Access.

A Análise de tabela pode propor novas estruturas de tabela e relações quando apropriado,

e dividir uma tabela em novas outras relacionadas, caso faça sentido.

O Analisador de desempenho pode analisar todo o seu banco de dados e fazer recomendações e

sugestões para melhorá-lo. O assistente também pode implementar essas recomendações e sugestões.

Access 2007


Abrindo um banco de dados existente

Quando inicia o Access sem abrir um banco de dados, você vê a janela Introdução ao Microsoft

Office Access. Você pode voltar a essa janela a qualquer momento clicando no Botão Office e, em

seguida, clicando em Novo.

Access 2007


A partir dessa janela, você pode abrir um banco em branco, criar um novo banco de dados de um dos

muitos modelos fornecidos com o Access, ou baixado do site da Microsoft Office Online ou um

modelo personalizado, salvo em seu computador ou em um compartilhamento de rede. Você também

pode abrir um banco de dados em que trabalhou recentemente ou navegar para qualquer banco de

dados presente em seu computador e abri-lo

Iniciando o Access

Para acessar o Access basta utilizar a barra de ferramentas do Office ou através de:

IniciarTodos os ProgramasMicrosoft Office Microsoft Access 2007

É recomendável criar um atalho na área de trabalho para tornar o acesso ao Access mais rápido.

Se você preferir inicializar o Access automaticamente quando liga seu computador, crie um atalho

dentro da pasta Iniciar do menu Programas.

A janela Introdução ao Microsoft Office Access abre.

Na lista Abrir Banco de Dados Recente, clique em Mais.

Access 2007


Na caixa de diálogo Abrir, navegue até a pasta desejada e em seguida clique duas vezes no banco de

dados.

A janela de banco de dados abre.

Solução de Problemas Se essa é a primeira vez que você executa o Access, tal vez veja um aviso de segurança abaixo da Faixa de Opções.

Access 2007


Algum banco de dados contém macros VBA (Microsoft Visual Basic for Aplications) que podem executar código em seu computador. Na maioria dos casos, o código existe para executar uma tarefa relacionada ao seu banco de dados, mas hackers também podem usar macros para disseminar um vírus em seu computador.

Enquanto o aviso de segurança está exibido, as macros presentes no banco de dados estão desabilitadas. Você pode habilitar macros de três maneiras:

Habilitando as macros presentes no banco de dados para uso na sessão atual.

Adicionando o editor do banco de dados em uma lista de Editores Confiáveis. O Access habilitará automaticamente o conteúdo da macro em qualquer banco de dados assinado por esse editor.

Colocando o banco de dados em Local Confiável. O Access habilitará automaticamente o conteúdo da macro em qualquer banco salvo nesse local. Os locais Confiáveis que você especifica dentro do Access não são confiáveis também em outros programas do Office.

Para habilitar macros apenas para a sessão atual do banco de dados:

1. Na área Aviso de Segurança, clique em Opções.

2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, selecione a opção Habilitar este Conteúdo e em seguida clique em OK.

Para Adicionar o editor de um banco de dados com assinatura digital na lista de Editores Confiáveis:

1. Na área Aviso de Segurança, clique em Opções.

2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, selecione a opção Confiar em todos os documentos

deste editor e, em seguida clique em OK1.

Para adicionar o local desse banco de dados na lista Locais Confiáveis:

1. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Abrir a Central de Confiabilidade.

2. Na lista de páginas no painel esquerdo da Central de Confiabilidade, clique em Locais Confiáveis.

3. Na página Locais Confiáveis, clique em Adicionar novo Local.

4. Na caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office, clique em Procurar.

5. Na caixa de diálogo Procurar, navegue até a pasta que contém o banco de dados atual e, em seguida, clique em OK.

1 Você só verá esta opção se estiver tentando abrir um banco de dados que possui Assinatura Digital.

Access 2007


6. Na caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office, marque a caixa se seleção As subpastas deste local

também são confiáveis, se quiser fazer isso, e em seguida, clique em OK em cada uma das caixas de diálogo abertas.

Se preferir, você pode mudar a maneira como o Access trata as macros em todos os bancos de dados:

1. Clique no Botão Office, em seguida, clique em Opções do Access.

2. Na página Central de Confiabilidade da caixa de diálogo Opções do Access, clique em Configurações da Central de Confiabilidade.

3. Na página Configurações de macro da Central de Confiabilidade, seleciona a opção que representa a maneira que você deseja que o Access trate as macros:

Desabilitar todas as macros sem notificação. Se um banco de dados contém macros, o Access as desativa e não exibe o aviso de segurança para lhe dar a opção de habilitá-las.

Desabilita todas as macros com notificação. O Access desabilita todas as macros e exibe o aviso de segurança.

Desabilita todas as macros, exceto as digitalmente assinadas. O Access habilita automaticamente as macros digitalmente assinadas.

Habiltar todas as macros. O Access habilita todas as macros.

4. Clique em OK na Central de Confiabilidade e na caixa de diálogo Opções do Access.

O painel de navegação, no lado esquerdo da janela do programa, lista os objetos do banco de dados

do Access. Você pode usar o Painel de Navegação para agrupar e filtrar esses objetos de várias

maneiras, você pode exibir apenas o tipo de objeto (por exemplo, todas as tabelas), clicando na barra

de título da lista e, em seguida, clicando na categoria ou no grupo de objetos que deseja exibir.

4. Clique no Botão do Office e, em seguida clique em Fechar banco de Dados.

Dica Você pode fechar o Access totalmente clicando no botão Fechar do canto superior direito da janela ou clicando no Botão do Office e, em seguida, clicando em Sair do Access.

Access 2007


Laboratório

1. O que é um banco de dados?

2. Cite 3 exemplos de banco de dados:

3. Quais são os objetos de um banco de dados do Access?

4. Quais são os dois tipos de arquivos padrão criados pelo Access?

5. Como é possível abrir mais de um banco de dados ao mesmo tempo no Access?

Access 2007


Criando Um Novo Banco De Dados

O Microsoft Access 2007 oferece dois métodos para criação de um banco de dados. Você pode usar

um Assistente de banco de dados para criar em uma operação as tabelas, formulários e relatórios

necessários para o tipo de banco de dados que você escolheu - esse é o modo mais fácil para iniciar a

criação do banco de dados. Ou você pode criar um banco de dados em branco e adicionar as tabelas,

formulários, relatórios e outros objetos posteriormente - esse é o método mais flexível, mas exige que

você defina cada elemento de banco de dados separadamente. Em qualquer dos métodos, você pode

modificar e estender o banco de dados a qualquer momento após ele ter sido criado.

Criar um formulário em branco

1. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, em Novo Banco de Dados em Branco,

clique em Banco de Dados em Branco.

2. No painel Banco de Dados em Branco, digite um nome de arquivo na caixa Nome do

Arquivo. Se você não fornecer a extensão do nome de arquivo, o Access adiciona para você.

Para mudar o arquivo do local padrão, clique em Procurar um local para colocar o banco

de dados (ao lado da caixa Nome do Arquivo), navegue até o novo local e, em seguida,

clique em OK.

3. Clique em Criar.

Access 2007


O Access cria o banco de dados com uma tabela vazia chamada Tabela1 e, em seguida, abre essa

tabela no modo Folha de Dados. O cursor é colocado na primeira célula vazia na coluna Adicionar

Novo Campo.

4. Comece a digitar para adicionar dados ou cole dados de outra fonte

Inserir informações no modo Folha de Dados é muito semelhante a trabalhar em uma planilha do

Microsoft Office Excel 2007. A estrutura da tabela é criada conforme os dados são inseridos — toda

vez que uma nova coluna é adicionada à tabela, um novo campo é definido. O Access define

automaticamente o tipo de dados de cada campo com base nos dados inseridos.

Se não quiser inserir informações na Tabela1 no momento, clique em Fechar . Se você tiver feito

alterações na tabela, o Access solicita que você salve as alterações da tabela. Clique em Sim para

salvar as alterações, clique em Não para descartá-las ou em Cancelar para deixar a tabela aberta.

Importante Se você fechar a Tabela1 sem salvá-la pelo menos uma vez, o Access excluirá a tabela

inteira, mesmo que você tenha inserido dados nela.

Access 2007


Criar um banco de dados usando um modelo

O Access oferece uma grande variedade de modelos que podem ser usados para acelerar o processo

de criação do banco de dados. Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as

tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para executar uma tarefa específica. Por

exemplo, existem modelos que você pode usar para rastrear problemas, gerenciar contatos ou manter

um registro de despesas. Alguns modelos contêm registros de amostra, que ajudam a demonstrar sua

utilidade. Os modelos de bancos de dados podem ser usados como são ou você pode personalizá-los

para atender melhor às suas necessidades.

Se um dos modelos atender às suas necessidades, o uso desse modelo costuma ser a maneira mais

rápida de iniciar um banco de dados. No entanto, se você tiver dados em outro programa que deseja

importar para o Access, talvez fosse melhor criar um banco de dados sem usar um modelo. Os

modelos possuem uma estrutura de dados já definida e pode ser necessário muito trabalho para

adaptar seus dados existentes à estrutura do modelo.

1. Se você tiver um banco de dados aberto, clique no Botão do Microsoft Office e, em

seguida, clique em Fechar banco de Dados para exibir a página Introdução ao

Microsoft Office Access.

Access 2007


2. Vários modelos aparecem no meio da página Introdução ao Microsoft Office Access, e

mais se tornam disponíveis conforme você clica nos links no painel Categorias de Modelo.

Você pode baixar modelos adicionais no site do Office Online. Consulte a próxima seção

neste artigo para obter detalhes.

3. Clique no modelo que você deseja utilizar.

4. O Access sugere um nome de arquivo para o seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo.

Você pode alterar o nome do arquivo se quiser. Para salvar o banco de dados em uma pasta

diferente da exibida abaixo da caixa do nome do arquivo, clique em , navegue até a pasta

na qual você deseja salvar o banco de dados e, em seguida, clique em OK. Opcionalmente,

você pode criar e vincular seu banco de dados a um site do Windows SharePoint Services 3.0.

5. Clique em Criar (ou Download, em um modelo do Office Online).

O Access cria ou faz download do banco de dados e, em seguida, abre-o. É exibido um formulário no

qual você pode começar a inserir dados. Se o seu modelo contém dados de amostra, é possível excluir

cada registro clicando no seletor de registro (a caixa ou barra sombreada bem à esquerda do registro)

e depois fazendo o seguinte:

Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.

6. Para começar a inserir dados, clique na primeira célula vazia do formulário e comece a

digitar. Use o Painel de Navegação para procurar outros formulários ou relatórios que você

queira usar.

Access 2007


Baixar um modelo no Office Online

Caso não consiga encontrar um modelo que atenda às suas necessidades na página Introdução ao

Microsoft Office Access, e esteja conectado à Internet, é possível explorar o site do Office Online

para obter uma seleção mais ampla.

1. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, em Mais Informações sobre o Office

Online, clique em Modelos. A página inicial de Modelos no Office Online é exibida na

janela do seu navegador.

2. Use as ferramentas de navegação e de pesquisa do Office Online para localizar o modelo do

Access que deseja usar e siga as instruções para fazer o download. Quando você faz o

download de um modelo, o arquivo de banco de dados é baixado no seu computador e aberto

em uma nova instância do Access. Na maioria dos casos, o modelo é projetado para abrir um

formulário de entrada de dados para que você possa começar a inserir dados imediatamente.

Access 2007


Unidade 2: Tabelas

As tabelas são objetos básicos do banco de dados. Seu objetivo é armazenar informações.

Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os dados somente uma vez. Isso

resulta em um banco de dados mais eficiente e com menos erros de entrada de dados.

A quantidade de tabelas criadas no Access é limitada pelo espaço disponível no disco rígido de seu

computador.

Todo objeto do Access tem dois ou mais Modos de Exibição. Para tabelas, os dois modos de exibição

são Modos de Exibição de Folha de Dados, no qual você pode ver e modificar dados da tabela, e o

Modo Design, no qual você pode ver e modificar a estrutura da tabela.

Para abrir uma tabela no Modo Exibição de Folha de Dados:

Clique duas vezes no Painel de Navegação ou clique com o botão direito do mouse em

seu nome e em seguida clique em abrir.

Para abrir uma tabela no Modo Design:

Clique com o botão direito do mouse em seu nome e, em seguida clique em Modo

Design. Após o objeto estar aberto você pode trocar entre os modos de exibição clicando

em um dos ícones de Modo de Exibição, no canto inferior direito da janela de programa

ou clicando na seta de Modo de Exibição, no grupo Modos de Exibição da guia início, e

em seguida selecionando um modo de exibição na lista.

Access 2007


Quando visualizada uma tabela no Modo de Exibição, você vê os dados da tabela em colunas

(campos) e linhas (registros).

Código do Cliente Nome Sobrenome Endereço Cidade Estado CEP País

ACKPI Pilar Ackerman 8808 Backbay St. Bellevue WA 88004 USA

ADAJA Jay Adams 1932 52nd Ave. Vancouver BC V4T 1Y9 Canada

ALLMI Michael Allen 130 17th St. Vancouver BC V4T 1Y9 Canada

ASHCH Chris Ashton 89 Cedar Way Redmond WA 88052 USA

BAKMA Mary Baker 78 Riverside Dr. Woodinville WA 88072 USA

BENMA Max Benson 6778 Cypress Pkwy. Oak Harbor WA 88277 USA

BERAN Andreas Berglund PO Box 69 Yakima WA 88902 USA

BERJO Jo Berry 407 Sunny Way Kirkland WA 88033 USA

BOSRA Randall Boseman 55 Grizzly Peak Rd. Butte MT 49707 USA

BRETE Ted Bremer 311 87th Pl. Beaverton OR 87008 USA

BROKE Kevin F. Browne 666 Fords Landing Seattle WA 88121 USA

CAMDA David Campbell 22 Market St. San Francisco CA 84112 USA

CAMJO John III Campbell 89 W. Hilltop Dr. Palo Alto CA 84306 USA

CHANE Neil Charney 1842 10th Avenue Sidney BC V7L 1L3 Canada

CLAJA Jane Clayton 785 Beale St. Sidney BC V7L 5A6 Canada

COLPA Pat Coleman 876 Western Ave. Seattle WA 88119 USA

CONST Stephanie Conroy 778 Ancient Rd. Bellevue WA 88007 USA

COXBR Brian Cox 14 S. Elm Dr. Moscow ID 73844 USA

CULSC Scott Culp 14 E. University Way Seattle WA 88115 USA

DANMI Mike Danseglio 55 Newton Seattle WA 88102 USA

Se duas tabelas têm um ou mais campos em comum, você pode incorporar a folha de dados de uma

tabela em outra. Usando uma folha de dados incorporada, chamada de subfolha de dados, você pode

ver as informações simultaneamente em mais de uma tabela.

Coluna

Linha

Access 2007


Adicionar uma tabela

Você pode adicionar novas tabelas a um banco de dados existente usando os comandos no grupo

Tabelas na guia Criar.

Access 2007


Criar uma tabela, começando no modo Folha de Dados.

No modo Folha de Dados, é possível inserir dados imediatamente e permitir que o Access crie a

estrutura da tabela, em segundo plano. Os nomes dos campos são atribuídos numericamente

(Campo1, Campo2, e assim por diante) e o Access define automaticamente o tipo de dados de cada

campo com base nos dados inseridos por você.

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

O Access cria a tabela e seleciona a primeira célula vazia na coluna Adicionar Novo Campo.

Observação Caso você não veja uma coluna Adicionar Novo Campo, talvez você esteja no modo

Design. Para alternar para o modo Folha de dados, clique duas vezes na tabela no Painel de

Navegação. O Access solicita que você salve a nova tabela e depois alterna para o modo Folha de

dados.

2. Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.

O Access exibe o painel Modelos de Campo, que contém uma lista dos tipos de campos mais usados.

Se você clicar duas vezes ou arrastar um desses campos para sua folha de dados, o Access adicionará

um campo com esse nome e definirá suas propriedades com valores apropriados para esse tipo de

campo. Se quiser, você pode alterar essas propriedades mais tarde. Se você arrastar o campo para uma

área da folha de dados que contenha dados, uma barra de inserção vertical será exibida, mostrando

onde o campo será colocado.

3. Para adicionar dados, comece a digitar na primeira célula vazia ou cole dados de outra fonte.

4. Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo

nome.

Recomenda-se dar um nome mais significativo a cada campo, para que você saiba o que há nele

quando o ver no painel Lista de Campos.

5. Para mover uma coluna, clique no seu título para selecioná-la e, em seguida, arraste a coluna

para o local desejado.

Também é possível selecionar várias colunas seguidas e arrastá-las para um novo local todas de uma

vez. Para selecionar várias colunas seguidas, clique no cabeçalho da primeira coluna e, em seguida,

mantendo SHIFT pressionada, clique no cabeçalho da última coluna.

Access 2007


Criar uma tabela, começando no modo Design.

No modo Design, crie primeiro a estrutura da nova tabela. Em seguida, alterne para o modo Folha de

Dados para inserir dados ou insira dados usando algum outro método, como colar ou importar.

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela.

2. Para cada campo na tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida,

selecione um tipo de dados na lista Tipo de Dados.

Observação Caso não veja as colunas Nome do Campo e Tipo de Dados, talvez você esteja no

modo Folha de dados em vez do modo Design. Para alternar para o modo Design, clique com o botão

direito do mouse na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Modo Design . O

Access solicita um nome para a nova tabela e alterna para o modo Design.

3. Se quiser, você pode digitar uma descrição para cada campo na coluna Descrição. A

descrição é então exibida na barra de status quando o cursor estiver localizado naquele campo

no modo Folha de Dados. A descrição também é usada como o texto da barra de status para

quaisquer controles, em um formulário ou relatório, criados arrastando o campo do painel

Lista de Campos, e para quaisquer controles criados para aquele campo ao usar o Assistente

de Formulário ou o Assistente de Relatório.

4. Após ter adicionado todos os seus campos, salve a tabela.

Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Salvar ou pressione

CTRL+S.

5. Você pode começar a digitar na tabela a qualquer momento alternando para o modo Folha de

Dados e clicando na primeira célula vazia, ou cole dados de outra fonte, conforme descrito

na seção Copiar dados de outra fonte para uma tabela do Access.

Criar uma tabela usando um modelo

O Access fornece modelos para os tipos de tabelas mais usados. Com um único clique do mouse,

você pode criar uma estrutura de tabela completa com campos já configurados e prontos para uso. Se

necessário, você pode posteriormente adicionar ou remover campos para que a tabela se ajuste às suas

necessidades.

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Modelos de Tabela e, em seguida, selecione um

dos modelos disponíveis na lista.

2. Para adicionar dados, comece a digitar na primeira célula vazia ou cole dados de outra fonte,

conforme descrito na seção Copiar dados de outra fonte para uma tabela do Access.

Access 2007


Para excluir uma coluna

Clique com o botão direito do mouse no título da coluna e, em seguida, clique em Excluir Coluna

Para adicionar uma nova coluna

Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.

O Access exibe o painel Modelos de Campo, que contém uma lista dos tipos de campos mais usados.

Se você clicar duas vezes ou arrastar um desses campos para sua folha de dados, o Access adicionará

um campo com esse nome e definirá suas propriedades com valores apropriados para esse tipo de

campo. Se quiser, você pode alterar essas propriedades mais tarde. Se você arrastar o campo para uma

área da folha de dados que contenha dados, uma barra de inserção vertical será exibida, mostrando

onde o campo será colocado.

3. Salve a tabela:


CTRL+S.

Definir as propriedades de campo no modo Design

Independentemente de como você tenha criado a sua tabela, recomenda-se examinar e definir as

propriedades de campo. Isso só pode ser feito no modo Design. Para alternar para o modo Design,

clique com o botão direito do mouse na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em

Modo Design. Para ver as propriedades de um campo, clique no campo na grade de design. As

propriedades são exibidas abaixo da grade de design em Propriedades do Campo.

Para ver uma descrição de cada propriedade de campo, clique na propriedade e leia a descrição na

caixa ao lado da lista de propriedades em Propriedades do Campo. Você pode obter informações

mais detalhadas pressionando F1.

Access 2007


A tabela a seguir descreve algumas das propriedades de campo que são normalmente ajustadas.

Propriedade Descrição

Tamanho do

Campo

Nos campos Texto, esta propriedade define o número máximo de caracteres que podem ser armazenados no campo. O

máximo é 255. Nos campos Número, esta propriedade define o tipo de número que será armazenado (Inteiro Longo, Duplo e assim por diante). Para uma armazenagem de dados mais eficiente, recomenda-se alocar a menor quantidade de espaço

que você acha que será necessária para os dados. Esses valores podem ser ajustados posteriormente, se suas necessidades

mudarem.

Formato Esta propriedade define como os dados são exibidos. Ela não afeta os dados reais, uma vez que estão armazenados no campo. Você pode selecionar um formato predefinido ou inserir um formato personalizado.

Máscara de

Entrada

Use esta propriedade para especificar um padrão para todos os dados que serão inseridos nesse campo. Isso ajuda a

assegurar que todos os dados sejam inseridos corretamente e que contenham o número necessário de caracteres. Para obter

ajuda na criação de uma máscara de entrada, clique em do lado direito da caixa de propriedades.

Valor Padrão

Use esta propriedade para especificar o valor padrão que aparecerá nesse campo cada vez que um novo registro for

adicionado. Por exemplo, se você tiver um campo Data/Hora, no qual você sempre quer registrar a data em que o registro

foi adicionado, você pode inserir "Data()" (sem as aspas) como o valor padrão.

Obrigatório Esta propriedade define se um valor é obrigatório neste campo. Se for definida como Sim, o Access não permitirá que você adicione um novo registro, a menos que um valor seja inserido nesse campo.

Access 2007


Copiar dados de outra fonte para uma tabela do Access

Se, no momento, seus dados estiverem armazenados em outro programa, como o Office Excel 2007,

você pode copiar e colá-los em uma tabela do Access. Em geral, isso funciona melhor se seus dados

já estiverem separados em colunas, como estão em uma planilha do Excel. Se seus dados estiverem

em um programa de processamento de texto, é melhor separar as colunas de dados usando guias, ou

converter os dados em uma tabela no programa de processamento de texto antes de copiar os dados.

Se seus dados precisarem de edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos em

nomes e sobrenomes), talvez seja melhor fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se você não

estiver familiarizado com o Access.

Quando você cola os dados em uma tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de

acordo com o dados encontrados nele. Por exemplo, se um campo colado não tiver nada além de

valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado tiver

apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não a esse campo.

O Access nomeia os campos de acordo com o que ele encontra na primeira linha de dados colados. Se

ela for semelhante em tipo às linhas seguintes, o Access determina que a primeira linha seja parte dos

dados e atribui aos campos nomes genéricos (F1, F2 e assim por diante). Se a primeira linha de dados

colados não for semelhante às linhas seguintes, o Access determina que ela consista de nomes de

campos. O Access nomeia os campos de acordo e não inclui a primeira linha nos dados.

Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, você deverá renomear os campos o mais rápido

possível para evitar confusão. Use o seguinte procedimento:

1. Salve a tabela.


CTRL+S.

2. No modo Folha de Dados, clique duas vezes no título de cada coluna e então digite um nome

de campo válido para cada coluna. Pode parecer que você está sobrescrevendo os dados, mas

a linha do cabeçalho da coluna contém nomes de campo, não dados.

3. Salve a tabela novamente.

Observação Também é possível renomear os campos alternando para o modo Design e editando os

nomes de campo lá. Para alternar para o modo Design, clique com o botão direito do mouse na tabela

no Painel de Navegação e clique em Modo Design. Para voltar para o modo Folha de Dados, clique

duas vezes na tabela no Painel de Navegação.

Access 2007


Filtrando informações em uma tabela

Classificar as informações de uma tabela as organiza de maneira lógica, mas você ainda te que lidar com a tabela inteira. Para localizar apenas os registros que contêm (ou não contêm informações específicas, filtrar é mais eficiente do que classificar). Por exemplo, você poderia criar um filtro rapidamente para localizar somente os clientes que moram em Seattle, apenas os itens que foram comprados em 13 de janeiro ou apenas os pedidos que não foram entregues pelo correio.

Você pode aplicar filtros simples enquanto visualiza informações em uma tabela ou formulário. Para filtrar informações por vários critérios, você pode aplicar filtros adicionais nos resultados do primeiro.

Curingas

Se quiser localizar registros contendo determinadas informações, mas não tiver certeza de todos os caracteres, ou se quiser que sua pesquisa retome diversas variações de um conjunto de caracteres básico, você pode incluir caracteres curingas em seus critérios de busca. Os curingas mais comuns são:

* (asterisco) representa qualquer número de caracteres. Por exemplo:

Sobrenome = Co* retoma entradas incluindo Colman e Conroy

? (ponto de interrogação) representa qualquer caractere alfabético. Por exemplo:

Nome = er?? retoma entradas incluindo Eric e Erma

# (sinal de número) representa qualquer caractere numérico. Por exemplo:

Código = 1 # # retoma qualquer Código de 100 a 199

Access 2007


Laboratório 2

1. Em seu pen drive crie uma pasta chamada Laboratório 2

2. Crie um banco de dados com o seu nome na pasta criada no item anterior:

3. Crie as tabelas descritas a seguir:

tblCargos

Campo Tipo de dados Tamanho

Código do cargo AutoNumeração Inteiro Longo

Descrição do cargo Texto 25

tblSetores


Código do setor AutoNumeração Inteiro Longo

Descrição do setor Texto 25

tblEmpresas

Campo Tipo de dados Tamanho Máscara

Código da empresa AutoNumeração Inteiro Longo

Razão Social Texto 50 >[Azul]

Fone Texto 10 (999) 999-9999

Fax Texto 07 999-9999

Observações Memorando

tblFuncionários


Código do funcionário AutoNumeração Inteiro Longo

Código da empresa Número Inteiro Longo

Nome do funcionário Texto 30

Código do cargo Número Inteiro Longo

Código do setor Número Inteiro Longo

Salário Moeda

Access 2007


4. Na tabela tblCargos cadastre os seguintes cargos: Gerente, Auxiliar administrativo, Diretor:

5. Na tabela tblSetores cadastre os seguintes setores: Produção, Administração, Recursos

Humanos:

6. Feche o banco de dados criado e saia do Access:

Access 2007


Unidade 3: Relacionamentos

Um dos objetivos de um bom design de banco de dados é remover a redundância de dados (dados

duplicados). Para alcançar esse objetivo, divida os dados em várias tabelas baseadas em tópicos para

que cada fato seja representado apenas uma vez. Depois, forneça ao Microsoft Office Access 2007 os

meios para reunir as informações divididas — faça isso colocando campos em comum em tabelas que

sejam relacionadas. Para realizar essa etapa corretamente, entretanto, você deve primeiro

compreender as relações entre as tabelas e depois especificar essas relações no banco de dados do

Office Access 2007.

Depois de criar uma tabela para cada assunto em seu banco de dados, você deverá fornecer ao Office

Access 2007 os meios pelos quais ele reunirá novamente essas informações quando for necessário.

Isso é feito colocando-se campos em comum nas tabelas que são relacionadas e definindo-se relações

entre as tabelas. Em seguida, você pode criar consultas, formulários e relatórios que exibam

informações de várias tabelas de uma só vez. Por exemplo, o formulário mostrado aqui inclui

informações retiradas de várias tabelas:

As informações desse formulário são originárias da tabela Clientes...

...da tabela Pedidos...

...da tabela Produtos...

...e da tabela Detalhes do Pedido.

O nome do cliente na caixa Cobrar é recuperado da tabela Clientes; os valores de Código do Pedido

e Data do Pedido vêm da tabela Pedidos; o nome do Produto vem da tabela Produtos; os valores de

Preço Unitário e Quantidade vêm da tabela Detalhes do Pedido. Essas tabelas são vinculadas umas as

outras de várias formas para trazer as informações de todas para o formulário.

No exemplo anterior, os campos das tabelas precisam estar coordenados de forma que mostrem

informações sobre o mesmo pedido. Tal coordenação é realizada usando-se relações de tabelas. Uma

relação de tabela funciona pela correspondência de dados em campos chave. - geralmente um campo

com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, esses campos correspondentes são a

chave primária de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo para cada registro, e uma

chave estrangeira da outra tabela. Pode-se, por exemplo, associar funcionários aos pedidos pelos

quais são responsáveis criando-se uma relação de tabela entre os campos CódigoDoFuncionário nas

tabelas Funcionários e Pedidos.

Access 2007


CódigoDoFuncionário aparece em ambas as tabelas — como uma chave primária ...

...e como uma chave estrangeira.

Noções básicas sobre integridade referencial

Quando você cria um banco de dados, divide as informações em várias tabelas baseadas em tópicos

para minimizar a redundância de dados. Forneça, então, ao Office Access 2007 os meios necessários

para reunir os dados novamente colocando campos em comum em tabelas relacionadas. Por exemplo,

para representar uma relação um-para-muitos, tome a chave primária da tabela "um" e adicione-a

como campo adicional na tabela "muitos". Para reunir os dados novamente, o Access pega o valor na

tabela "muitos" e procura o valor correspondente na tabela "um". Dessa forma, os valores na tabela

"muitos" fazem referência aos valores correspondentes na tabela "um".

Suponha que você tenha uma relação um-para-muitos entre Expedidores e Pedidos e você deseje

excluir um Expedidor. Se o expedidor que você deseja excluir tiver pedidos na tabela Pedidos, esses

pedidos se tornarão "órfãos" quando você excluir o registro Expedidor. Os pedidos ainda conterão um

código de expedidor, mas ele não será mais válido, porque o registro ao qual ele faz referência não

existe mais.

O objetivo da integridade referencial é evitar órfãos e manter as referências em sincronia, para que

esta situação hipotética nunca ocorra.

Imponha a integridade referencial habilitando-a para uma relação de tabela (consulte Impor a

integridade referencial para obter instruções passo a passo). Depois que ela é imposta, o Access

rejeita qualquer operação que possa violar a integridade referencial dessa relação de tabela. Isso

significa que o Access rejeitará ambas as atualizações que alterem o destino de uma referência e

exclusões que removam o destino de uma referência. Entretanto, é possível que você venha a ter uma

necessidade perfeitamente válida de alterar a chave primária de um expedidor que possua pedidos na

tabela Pedidos. Nesses casos, o que você realmente precisa é que o Access atualize automaticamente

todas as linhas afetadas como parte de uma única operação. Dessa forma, o Access garante que a

atualização seja totalmente realizada, de forma que o banco de dados não fique inconsistente, com

algumas linhas atualizadas e outras não. Por esse motivo, o Access oferece suporte à opção Propagar

Atualização dos Campos Relacionados. Quando você impõe a integridade referencial e escolhe a

opção Propagar Atualização dos Campos Relacionados, e depois atualiza uma chave primária, o

Access atualiza automaticamente todos os campos que fazem referência à chave primária.

É possível também que você venha a ter a necessidade válida de excluir uma linha e todos os registros

relacionados — por exemplo, um registro Expedidor e todos os pedidos relacionados a ele. Por isso, o

Access oferece suporte à opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. Quando você impõe a

integridade referencial e escolhe a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados e depois

exclui um registro no lado da chave primária da relação, o Access automaticamente exclui todos os

registros que fazem referência à chave primária.

Access 2007


Tipos de relações da tabela

Há três tipos de relações de tabela.

Uma relação um-para-muitos

Considere um banco de dados de controle de pedidos que inclua uma tabela Clientes e uma tabela

Pedidos. Um cliente pode fazer qualquer número de pedidos. Assim, para qualquer cliente

representado na tabela Clientes, pode haver vários pedidos representados na tabela Pedidos. A relação

entre a tabela Clientes e a tabela Pedidos é, portanto, uma relação um-para-muitos.

Para representar uma relação um-para-muitos em um design de banco de dados, tome a chave

primária do lado "um" da relação e adicione-a como um campo ou campos adicionais à tabela no lado

"muitos" da relação. Nesse caso, por exemplo, adicione um novo campo — o campo Código da tabela

Clientes — à tabela Pedidos e nomeie-o como Código do Cliente. O Access poderá então usar o

número do Código do Cliente na tabela Pedidos para localizar o cliente correto para cada pedido.

Uma relação muitos-para-muitos

Considere a relação entre uma tabela Produtos e uma tabela Pedidos. Um único pedido pode incluir

mais de um produto. Por outro lado, um único produto pode constar em vários pedidos. Assim, para

todos os registros da tabela Pedidos, pode haver vários registros na tabela Produtos. Além disso, para

cada registro na tabela Produtos, pode haver muitos registros na tabela Pedidos. Esse tipo de relação é

denominado relação muitos-para-muitos porque com relação a todos os produtos pode haver vários

pedidos, e para todos os pedidos pode haver vários produtos. Observe que para detectar relações

muitos-para-muitos existentes entre as tabelas é importante considerar ambos os lados da relação.

Para representar uma relação muitos-para-muitos, você deve criar uma terceira tabela, geralmente

chamada de tabela de associação, que divide a relação muitos-para-muitos em duas relações um-para-

muitos. Insira a chave primária de cada uma das duas tabelas na terceira tabela. Como resultado, a

terceira tabela registra cada ocorrência, ou instância, da relação. Por exemplo, a tabela Pedidos e a

tabela Produtos possuem uma relação muitos-para-muitos que é definida criando-se duas relações

um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido. Um pedido pode ter muitos produtos, e cada

produto pode aparecer em muitos pedidos.

Access 2007


Uma relação um-para-um

Em uma relação um-para-um, cada registro na primeira tabela pode ter somente um registro

correspondente na segunda tabela, e cada registro na segunda tabela pode ter somente um registro

correspondente na primeira tabela. Esse tipo de relação não é comum porque, geralmente, as

informações relacionadas dessa maneira são armazenadas na mesma tabela. A utilização de uma

relação um-para-um é recomendada para dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma

tabela por motivos de segurança ou armazenar informações que se apliquem somente a um

subconjunto da tabela principal. Quando você identificar esse tipo de relação, ambas as tabelas devem

compartilhar um campo em comum.

Access 2007


Por que criar relações de tabela?

Você pode criar relações de tabela explicitamente usando a janela Relações ou arrastando um campo

do painel Lista de Campos. O Office Access 2007 usa relações de tabelas para que elas possam ser

unidas quando for necessário utilizá-las em um objeto de banco de dados. Há várias razões que

justificam a criação de relações de tabelas antes da criação de outros objetos do banco de dados, como

formulários, consultas e relatórios.

As relações de tabela informam os designs de consulta

Para trabalhar com registros de mais de uma tabela, você geralmente deve criar uma consulta que

associe as tabelas. A consulta faz a correspondência dos valores no campo de chave primária da

primeira tabela com um campo de chave estrangeira na segunda tabela. Por exemplo, para retornar

linhas que listem todos os pedidos de cada cliente, construa uma consulta que faça a associação da

tabela Clientes com a tabela Pedidos com base no campo Código do Cliente. Na janela Relações,

você pode especificar manualmente os campos a serem associados. Entretanto, se você já tiver uma

relação definida entre as tabelas, o Office Access 2007 fornece a associação padrão, com base na

relação de tabela existente. Além disso, se você usar um dos assistentes de consulta, o Access usa as

informações coletadas das relações da tabela já definidas para apresentá-lo opções informadas e para

pré-definir configurações de propriedade com os valores padrão adequados.

As relações de tabela informam os designs de formulário e relatório

Quando você cria um formulário ou relatório, o Office Access 2007 usa as informações coletadas das

relações de tabela já definidas para apresentá-lo opções informadas e para pré-definir configurações

de propriedade com os valores padrão adequados.

As relações de tabelas são a base através da qual você pode garantir a integridade referencial

para ajudar a evitar registros órfãos no banco de dados. Um registro órfão é um registro com

uma referência a outro registro que não existe — por exemplo, um registro de pedido que

faça referência a um registro de cliente que não existe.

Quando você cria um banco de dados, divide as informações em tabelas, cada uma com uma chave

primária. Depois, você adiciona chaves estrangeiras a tabelas relacionadas que façam referência a

essas chaves primárias. Esses pares chave estrangeira-chave primária formam a base das relações de

tabelas e consultas de várias tabelas. É importante, entretanto, que essas referências chave

estrangeira-chave primária permaneçam sincronizadas. A integridade referencial ajuda a garantir que

as referências permaneçam sincronizadas e depende das relações de tabelas.

Access 2007


Exibir relações de tabela

Para exibir as relações de tabela, clique em Relações na guia Ferramentas de Banco de Dados. A

janela Relações é aberta e exibe todas as relações existentes. Se não houver relações de tabela

definidas e você estiver abrindo a janela Relações pela primeira vez, o Access solicita que você

adicione uma tabela ou consulta à janela.

Abrir a janela Relações

1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.

3. Na guia Ferramentas de Bancos de Dados, no grupo Mostrar/ocultar, clique em Relações.

4. Se o banco de dados contiver relações, a janela Relações será exibida. Se o banco de dados

não contiver relações e você estiver abrindo a janela Relações pela primeira vez, a caixa de

diálogo Mostrar Tabela será exibida. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo.

5. Na guia Design, no grupo Relacionamentos, clique em Todos os Relacionamentos.

Isso exibe todas as relações definidas no banco de dados. Observe que as tabelas ocultas (tabelas para

as quais a caixa de seleção Oculta na caixa de diálogo Propriedades da tabela está marcada) e suas

relações não serão mostradas a menos que a caixa de seleção Mostrar Objetos Ocultos esteja

marcada na caixa de diálogo Opções de Navegação.

A chave primária

Esta linha representa a relação

A chave estrangeira

Access 2007


Uma relação de tabela é representada por uma linha de relação traçada entre tabelas na janela

Relações. Uma relação que não garanta a integridade referencial aparece como uma linha fina entre

os campos em comum que dão suporte à relação. Quando você seleciona a relação clicando na

respectiva linha, a linha fica mais espessa para indicar que está selecionada. Se você impuser a

integridade referencial para essa relação, a linha aparecerá mais espessa em cada extremidade. Além

disso, o número 1 aparecerá sobre a parte espessa da linha em um lado da relação e o símbolo de

infinito (∞) aparecerá sobre a parte espessa da linha no outro lado.

Quando a janela Relações está ativa, você pode selecionar entre os seguintes comandos na Faixa de

Opções, parte da Interface de usuário do Microsoft Office Fluent:

Na guia Design, no grupo Ferramentas:

Editar Relações Abre a caixa de diálogo Editar Relações. Quando você seleciona uma

linha de relação, pode clicar em Editar Relações para alterar a relação da tabela. Você

também pode clicar duas vezes na linha da relação.

Limpar Layout Remove todas as tabelas e relações da exibição na janela Relações.

Observe que esse comando só oculta as tabelas e relações — ele não as exclui.

Relatório de Relações Cria um relatório que exibe as tabelas e relações no banco de dados.

O relatório mostra somente as tabelas e as relações que não estão ocultas na janela Relações.

Na guia Design, no grupo Relações:

Mostrar Tabela Abre a caixa de diálogo Mostrar Tabela para que você possa selecionar

tabelas e consultas para exibição na janela Relações.

Ocultar Tabela Oculta a tabela selecionada na janela Relações.

Mostrar Relações Diretas Exibe todas as relações e tabelas relacionadas da tabela

selecionada na janela Relações, se ainda não estiverem exibidas.

Todas as Relações Exibe todas as relações e tabelas relacionadas do banco de dados na

janela Relações. Observe que as tabelas ocultas (tabelas para as quais a caixa de seleção

Oculta na caixa de diálogo Propriedades da tabela está marcada) e suas relações não serão

mostradas a menos que Mostrar Objetos Ocultos esteja marcada na caixa de diálogo Opções

de Navegação.

Fechar Fecha a janela Relações. Se você tiver feito alterações no layout da janela Relações,

será perguntado se deseja salvá-las.

Access 2007


Criar uma relação de tabela

Você pode criar uma relação de tabela usando a janela Relações ou arrastando um campo

para uma folha de dados a partir do painel Lista de Campos. Quando você cria uma relação

entre tabelas, os campos em comum não precisam ter os mesmos nomes, embora seja

frequente o caso de que eles tenham. Em vez disso, esses campos devem ter o mesmo tipo de

dados. Se o campo da chave primária for um campo AutoNumeração, entretanto, o campo da

chave estrangeira poderá ser um campo Número se a propriedade TamanhoDoCampo de

ambos for a mesma. Por exemplo, você pode fazer a correspondência entre um campo

AutoNumeração e um campo Número se a propriedade TamanhoDoCampo de ambos for

Inteiro Longo. Quando os dois campos em comum forem campos Número, eles deverão ter a

mesma configuração da propriedade TamanhoDoCampo.

Criar uma relação de tabela usando a janela Relações




4. Se você ainda não definiu nenhuma relação, a caixa de diálogo Mostrar Tabela aparecerá

automaticamente. Se não aparecer, na guia Design, no grupo Relações, clique em Mostrar

Tabela.

A caixa de diálogo Mostrar Tabela exibe todas as tabelas e consultas no banco de dados. Para ver

somente as tabelas, clique em Tabelas. Para ver somente as consultas, clique em Consultas. Para ver

tabelas e consultas, clique em Ambas.

5. Selecione uma ou mais tabelas ou consultas e, em seguida, clique em Adicionar. Quando

concluir a adição de tabelas e consultas à janela Relações, clique em Fechar.

6. Arraste um campo (normalmente a chave primária) de uma tabela para o campo comum (a

chave estrangeira) na outra tabela. Para arrastar vários campos, pressione a tecla CTRL,

clique em cada campo e, em seguida, arraste-os.

A caixa de diálogo Editar Relações é exibida.

7. Verifique se os nomes dos campos mostrados são os campos em comum da relação. Se o

nome de um campo estiver incorreto, clique no nome do campo e selecione um novo campo

na lista.

Para impor a integridade referencial para essa relação, marque a caixa de seleção Impor Integridade

Referencial. Para obter mais informações sobre integridade referencial,.

Access 2007


8. Clique em Criar.

A linha da relação é traçada entre as duas tabelas. Se você marcou a caixa de seleção Impor

Integridade Referencial, a linha aparecerá mais grossa em cada extremidade. Além disso,

novamente apenas se você marcou a caixa de seleção Impor Integridade Referencial, o número 1

aparecerá sobre a parte grossa da linha em um lado da relação e o símbolo de infinito (∞) aparecerá

sobre a parte grossa da linha no outro lado.

Observações

Para criar uma relação um-para-um Os dois campos em comum (geralmente os campos

de chave primária e chave estrangeira) devem ter um índice exclusivo. Isso significa que a

propriedade Indexado desses campos deve ser definida como Sim (Duplicação Não

Autorizada). Se ambos os campos tiverem um índice exclusivo, o Access criará uma relação

um-para-um.

Para criar uma relação um-para-muitos O campo no lado "um" (normalmente a chave

primária) da relação deve ter um índice exclusivo. Isso significa que a propriedade Indexado

desse campo deve ser definida como Sim (Duplicação Não Autorizada). O campo no lado

"muitos" não deve ter um índice exclusivo. Ele pode ter um índice, mas deve permitir

duplicação. Isso significa que a propriedade Indexado desse campo deve ser definida como

Não ou Sim (Duplicação Autorizada). Quando o campo um tiver um índice exclusivo e o

outro não, o Access criará uma relação um-para-muitos.

Access 2007


Criar uma relação de tabela usando o painel Lista de Campos

No Office Access 2007, você pode adicionar um campo a uma tabela existente aberta no modo Folha

de Dados arrastando-o a partir do painel Lista de Campos. O painel Lista de Campos mostra os

campos disponíveis nas tabelas relacionadas e também os campos disponíveis em outras tabelas.

Quando você arrasta um campo de "outra" tabela (não relacionada) e, em seguida, conclui o

Assistente de Pesquisa, uma nova relação um-para-muitos é criada automaticamente entre a tabela no

painel Lista de Campos e a tabela para a qual você arrastou o campo. Essa relação, criada pelo

Access, não impõe integridade referencial por padrão. Para impor a integridade referencial, você deve

editar a relação.

Adicionar um campo e criar uma relação no painel Lista de Campos

1. Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos

Existentes.

O painel Lista de campos é exibido.

2. Em Campos disponíveis em outras tabelas, clique no sinal de adição (+) ao lado do nome

de uma tabela para exibir a lista de campos dessa tabela.

3. Arraste o campo desejado do painel Lista de Campos para a tabela aberta no modo Folha de

Dados.

4. Quando a linha de inserção for exibida, solte o campo na posição.

O Assistente de Pesquisa será iniciado.

5. Siga as instruções para concluir o Assistente de Pesquisa.

O campo aparecerá na tabela no modo Folha de Dados.

Quando você arrasta um campo de "outra" tabela (não relacionada) e, em seguida, conclui o

Assistente de Pesquisa, uma nova relação um-para-muitos é criada automaticamente entre a tabela na

Lista de Campos e a tabela para a qual você arrastou o campo. Essa relação, criada pelo Access, não

impõe integridade referencial por padrão. Para impor a integridade referencial, você deve editar a

relação.

Access 2007


Excluir uma relação de tabela

Para remover uma relação de tabela, você deve excluir a linha da relação na janela Relações.

Posicione cuidadosamente o cursor de forma que ele aponte para a linha da relação e, em seguida,

clique na linha. A linha da relação aparecerá mais grossa quando for selecionada. Com a linha da

relação selecionada, pressione DELETE. Observe que quando você remove uma relação, também

remove o suporte à integridade referencial para essa relação, se ela estiver habilitada. Como resultado,

o Access não mais impedirá automaticamente a criação de registros órfãos no lado "muitos" de uma

relação.




A janela Relações aparecerá.

Se você ainda não definiu nenhuma relação e essa for a primeira vez que você está abrindo a janela

Relações, a caixa de diálogo Mostrar Tabela aparecerá. Se a caixa de diálogo aparecer, clique em

Fechar.


Todas as tabelas que possuem relações são exibidas, mostrando as linhas de relação.

5. Clique na linha do relacionamento que você deseja excluir. A linha da relação aparecerá mais

grossa quando for selecionada.

6. Pressione a tecla DELETE.

–ou–

Clique com o botão direito do mouse e, em seguida, clique em Excluir.

7. O Access pode exibir a mensagem Você tem certeza de que deseja excluir

permanentemente de seu banco de dados a relação selecionada?. Se essa mensagem de

confirmação aparecer, clique em Sim.

Observação Se uma das tabelas empregadas na relação de tabela estiver em uso, talvez por outra

pessoa ou processo, ou em um objeto de banco de dados aberto (como um formulário), você não

poderá excluir a relação. Você deverá primeiro fechar quaisquer objetos abertos que usem essas

tabelas antes que possa remover a relação.

Access 2007


Alterar uma relação de tabela

Você pode alterar uma relação de tabela selecionando-a na janela Relações e, em seguida, editando-a.

Posicione cuidadosamente o cursor de forma que ele aponte para a linha da relação e, em seguida,

clique na linha para selecioná-la. A linha da relação aparecerá mais grossa quando for selecionada.

Com a linha da relação selecionada, clique nela duas vezes ou clique em Editar Relações no grupo

Ferramentas na guia Design. A caixa de diálogo Editar Relações é exibida.

Faça suas alterações na caixa de diálogo Editar Relações







Fechar.


Todas as tabelas que têm relações serão exibidas, mostrando linhas de relações. Observe que as

tabelas ocultas (tabelas para as quais a caixa de seleção Oculta na caixa de diálogo Propriedades da

tabela esteja marcada) e suas relações não serão mostradas a menos que Mostrar Objetos Ocultos

esteja selecionado na caixa de diálogo Opções de Navegação.

5. Clique na linha do relacionamento que você deseja alterar. A linha da relação aparecerá mais


6. Clique duas vezes na linha da relação.

Access 2007


–ou–

Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Editar Relacionamentos.


7. Faça suas alterações e clique em OK.

A caixa de diálogo Editar Relações permite alterar uma relação de tabela. Especificamente, você

pode alterar as tabelas ou consultas em um dos lados da relação, ou os campos em um dos lados.

Você também pode definir o tipo de associação ou impor integridade referencial e escolher uma

opção em cascata.

Access 2007


Definir o tipo de associação

Quando você define uma relação de tabela, os fatos sobre a relação informam seus designs de

consulta. Por exemplo, se você definir uma relação entre duas tabelas e, em seguida, criar uma

consulta que empregue essas tabelas, o Access selecionará automaticamente os campos

correspondentes padrão com base nos campos especificados na relação. Você pode substituir esses

valores padrão inicial na consulta, mas os valores fornecidos pela relação frequentemente provarão

ser os corretos. Como a correspondência e a associação de dados de mais de uma tabela é algo que

você fará com frequência em todos os bancos de dados, exceto nos mais simples, a configuração de

padrões pela criação de relações pode economizar tempo e ser benéfica.

Uma consulta de várias tabelas combina informações de mais de uma tabela, pela correspondência

dos valores em campos comuns. A operação que faz a correspondência e a combinação é chamada de

associação. Por exemplo, suponha que você deseja exibir pedidos de clientes. Para isso, cria uma

consulta que associe a tabela Clientes e a tabela Pedidos pelo campo Identificação do Cliente. O

resultado da consulta contém informações sobre o cliente e informações sobre o pedido somente para

as linhas em que uma correspondência for encontrada.

Um dos valores que você pode especificar para cada relação é o tipo da associação. O tipo da

associação informa ao Access quais registros devem ser incluídos no resultado de uma consulta. Por exemplo, considere novamente uma consulta que associe a tabela Clientes e a tabela Pedidos pelos

campos em comum que representam o Código do Cliente. Usando o tipo de associação padrão

(chamada de associação interna), a consulta retornará somente as linhas de Cliente e as linhas de

Pedido em que os campos em comum (também chamados de campos associados) sejam iguais.

Entretanto, suponha que você deseja incluir todos os Clientes — mesmo aqueles que ainda não

fizeram nenhum pedido. Para isso, você deve alterar o tipo da associação de interna para o que é

chamado de associação externa esquerda. Uma associação externa esquerda retorna todas as linhas da

tabela do lado esquerdo da relação e somente as linhas correspondentes da tabela à direita. Uma

associação externa direita retorna todas as linhas à direita e somente as linhas correspondentes à

esquerda.

Observação Nesse caso, "esquerda" e "direita" refere-se à posição das tabelas na caixa de diálogo

Editar Relações, não na janela Relações.

Você deve pensar sobre o resultado que desejará com mais frequência de uma consulta que associa as

tabelas nessa relação e, em seguida definir o tipo de associação de acordo.

Access 2007


Definir o tipo de associação

1. Na caixa de diálogo Editar Relações, clique em Tipo de Associação.

A caixa de diálogo Propriedades da Associação aparece.

2. Clique em sua escolha e, em seguida, clique em OK.

A tabela a seguir (usando as tabelas Clientes e Pedidos) mostra as três opções que são exibidas na

caixa de diálogo Propriedades da Associação, o tipo da associação utilizada e se todas as linhas ou

as linhas correspondentes são incluídas para cada tabela.

Opção Associação

relacional

Tabela da

esquerda Tabela da direita

1. Somente incluir as linhas quando os campos associados de

ambas as tabelas forem iguais. Associação interna

Linhas

correspondentes

Linhas

correspondentes

2. Incluir TODOS os registros de 'Clientes' e somente os

registros de 'Pedidos' quando os campos associados forem

iguais.

Associação externa

esquerda Todas as linhas

Linhas

correspondentes

3. Incluir TODOS os registros de 'Pedidos' e somente os

registros de 'Clientes' quando os campos associados forem

iguais.

Associação externa

direita

Linhas

correspondentes Todas as linhas

Quando você escolher a opção 2 ou a opção 3, uma seta será mostrada na linha da relação. Essa seta

apontará para o lado da relação que mostra somente as linhas correspondentes.

Fazer alterações na caixa de diálogo Propriedades da Associação







Fechar.




Access 2007



esteja selecionada na caixa de diálogo Opções de Navegação.




–ou–



7. Clique em Tipo de Associação

8. Na caixa de diálogo Propriedades da Associação, clique em uma opção e, em seguida,

clique em OK.

9. Faça quaisquer alterações adicionais na relação e clique em OK.

Access 2007


Impor a integridade referencial

A finalidade do uso da integridade referencial é evitar registros órfãos e manter as referências

sincronizadas, de forma que não exista nenhum registro que faça referência a outros registros que não

mais existam. Você impõe a integridade referencial habilitando-a para uma relação de tabela. Depois

de imposta, o Access rejeita qualquer operação que poderia violar a integridade referencial dessa

relação de tabela. O Access rejeita atualizações que alterem o destino de uma referência e também

exclusões que removam o destino de uma referência. Para que o Access propague atualizações e

exclusões referenciais de forma que todas as linhas relacionadas sejam alteradas de acordo, consulte a

seção Definir as opções em cascata.

Ativar ou desativar a integridade referencial







Fechar.









Access 2007


–ou–



7. Marque a caixa de seleção Impor Integridade Referencial.


Depois de impor a integridade referencial, as seguintes regras serão aplicadas:

Você não pode inserir um valor no campo da chave estrangeira de uma tabela relacionada se

esse valor não existir no campo da chave primária da tabela primária — fazer isso cria

registros órfãos.

Você não pode excluir um registro de uma tabela primária se existirem registros coincidentes

em uma tabela relacionada. Por exemplo, você não pode excluir o registro de um funcionário

da tabela Funcionários se houver pedidos atribuídos a esse funcionário na tabela Pedidos.

Entretanto, você pode optar por excluir um registro primário e todos os registros relacionados

em uma operação, marcando a caixa de seleção Propagar Exclusão dos Registros

Relacionados.

Você não poderá alterar o valor de uma chave primária na tabela primária se isso for criar

registros órfãos. Por exemplo, você não pode alterar um número de pedido na tabela Pedidos

se houver itens de linha atribuídos a esse Pedido na tabela Detalhes do Pedido. Entretanto,

você pode optar por atualizar um registro primário e todos os registros relacionados em uma

operação, marcando a caixa de seleção Propagar Atualização dos Campos Relacionados.

Observações

Se você tiver dificuldade em habilitar a integridade referencial, observe que as seguintes condições

são requeridas para impor a integridade referencial:

O campo comum da tabela primária deverá ser uma chave primária ou ter um índice

exclusivo.

Os campos comuns devem ter o mesmo tipo de dados. A única exceção é que um campo

AutoNumeração pode ser relacionado a um campo Número que tenha a configuração da

propriedade FieldSize igual a Inteiro Longo.

As duas tabelas devem existir no mesmo banco de dados do Access. A integridade referencial

não pode ser imposta em tabelas vinculadas. No entanto, se as tabelas de origem estiverem no

formato do Access, você poderá abrir o banco de dados no qual elas estão armazenadas e

habilitar a integridade referencial nesse banco de dados.

Access 2007


Definir as opções em cascata

Você pode se deparar com uma situação em que tenha uma necessidade válida de alterar o valor no

lado "um" de uma relação. Nesse caso, você precisará que o Access atualize automaticamente todas

as linhas afetadas como parte de uma única operação. Dessa forma, a atualização será concluída

totalmente de forma que o banco de dados não seja deixado em um estado inconsistente — com

algumas linhas atualizadas e outras não. O Access ajuda a evitar esse problema oferecendo suporte à

opção Propagar Atualização dos Campos Relacionados. Quando você impõe a integridade referencial

e escolhe a opção Propagar Atualização dos Campos Relacionados e, em seguida, atualiza uma chave

primária, o Access atualiza automaticamente todos os campos que fazem referência à chave primária.

Você também pode precisar excluir uma linha e todos os registros relacionados — por exemplo, o

registro de um Expedidor e todos os pedidos relacionados a ele. Por esse motivo, o Access oferece

suporte à opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. Quando você impõe a integridade

referencial e escolhe a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados, o Access exclui

automaticamente todos os registros que fazem referência à chave primária quando você exclui o

registro que contém a chave primária.

Ativar ou desativar a atualização em cascata e/ou a exclusão em cascata.







Fechar.









Access 2007


–ou–



7. Marque a caixa de seleção Impor Integridade Referencial.

8. Marque a caixa de seleção Propagar Atualização dos Campos Relacionados ou Propagar

Exclusão dos Registros Relacionados ou ambas.


Observação Se a chave primária for um campo AutoNumeração, o uso da caixa de seleção

Propagar Atualização dos Campos Relacionados não terá efeito, pois não é possível mudar o valor

de um campo AutoNumeração.

Laboratório 3

1. Através do comando relacionamentos, relacione as tabelas criadas no laboratório 2.

2. Através do Assistente de pesquisa no modo estrutura de tabela defina as propriedades de

pesquisa para o campo Código da empresa na tabela tblFuncionários:


pesquisa para o campo Código do cargo na tabela tblFuncionários:


pesquisa para o campo Código do setor na tabela tblFuncionários:

5. Quais tabelas seriam necessárias para criar um banco de dados de uma locadora de veículos?

Elabore um modelo. (Este laboratório deverá ser realizado em conjunto com o instrutor e a

turma)

Access 2007


Unidade 4: Consultas

Quando desejar revisar, adicionar, alterar ou excluir dados de seu banco de dados, considere a

possibilidade de usar uma consulta.

Usando uma consulta, você pode responder perguntas muito específicas sobre seus dados que seriam

difíceis de responder observando os dados da tabela diretamente. Você pode usar consultas para filtrar

dados, executar cálculos com os dados e resumir os dados. Também é possível usar consultas para

automatizar muitas tarefas de gerenciamento de dados e para revisar alterações nos dados antes de

confirmar essas alterações.

Você também pode usar uma consulta para fornecer dados para um formulário ou relatório. Em um

banco de dados bem estruturado, os dados que você deseja apresentar usando um formulário ou

relatório geralmente estão localizados em várias tabelas diferentes. Usando uma consulta, você pode

reunir os dados que deseja usar antes de criar seu formulário ou relatório.

Observação Os exemplos deste artigo utilizam um banco de dados criado através do modelo de

banco de dados Northwind 2007.

Access 2007


Tipos de Consultas

Use consultas para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras. Também é possível utilizá-las

como fonte de registros para formulários, relatórios e páginas de acesso a dados (uma página da Web,

publicada a partir do Access, que tem uma conexão com um banco de dados. Em uma página de

acesso a dados, é possível exibir, adicionar, editar e manipular os dados armazenados no banco de

dados. Uma página também pode incluir dados de outras fontes, como o Excel.). Existem diversos

tipos de consultas no Microsoft Access.

Consultas seleção

Uma consulta seleção é o tipo mais comum de consulta. Ela recupera dados de uma ou mais tabelas e

exibe os resultados em uma folha de dados onde você pode atualizar os registros (com algumas

restrições). Você também pode utilizar uma consulta seleção para agrupar registros e calcular somas,

contagens, médias e outros tipos de totais.

Consultas parâmetro

Uma consulta parâmetro é uma consulta que, ao ser executada, exibe uma caixa de diálogo própria

solicitando a você informações, como critérios (condições que você especifica para limitar os

registros que devem ser incluídos no conjunto de resultados de uma consulta ou de um filtro.) para

recuperação de registros ou um valor que você pode desejar inserir em um campo. Você pode fazer o

design da consulta para lhe pedir mais de um elemento de informação; por exemplo, ela pode lhe

pedir duas datas. O Access pode então recuperar todos os registros situados entre essas duas datas.

As consultas parâmetro também são úteis quando utilizadas como base para formulários, relatórios e

páginas de acesso a dados. Por exemplo, você pode criar um relatório de ganhos mensais baseado em

uma consulta parâmetro. Quando você imprime o relatório, o Access exibe uma caixa de diálogo

perguntando o mês que você deseja que o relatório aborde. Você insere um mês e o Access imprime o

relatório apropriado.

Consultas de tabela de referência cruzada

Você usa as consultas de tabela de referência cruzada e reestrutura dados para uma análise mais fácil

de seus dados. As consultas de tabela de referência cruzada calculam soma, média, contagens ou

outro tipo de total para dados agrupados em dois tipos de informação — um na primeira coluna e

outro na primeira linha da folha de dados.

Access 2007


Consultas ação

Uma consulta ação é uma consulta que move ou faz alterações em vários registros em apenas uma

operação. Existem quatro tipos de consultas ação:

Consultas exclusão Uma consulta exclusão exclui um grupo de registros de uma ou mais

tabelas. Por exemplo, você poderia utilizar uma consulta exclusão para remover produtos que

estão descontinuados ou para os quais não há pedidos. Em consultas exclusão, você sempre

exclui registros inteiros e não somente os campos selecionados dentro dos registros.

Consultas atualização Uma consulta atualização faz alterações globais em um grupo de

registros, em uma ou mais tabelas. Por exemplo, você pode elevar os preços em 10 por cento

de todos os laticínios, ou pode elevar os salários em 5 por cento das pessoas de uma

determinada categoria de trabalho. Em uma consulta atualização, você pode alterar dados em

tabelas existentes.

Consultas acréscimo Uma consulta acréscimo adiciona um grupo de registros de uma ou

mais tabelas ao final de uma ou mais tabelas. Por exemplo, suponha que você consiga alguns

clientes novos e um banco de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes.

Para evitar digitar todas essas informações em seu próprio banco de dados, você gostaria de

acrescentá-las em sua tabela Clientes.

Consultas criar tabela Uma consulta criar tabela cria uma nova tabela de todos ou parte

dos dados em uma ou mais tabelas. As consultas criar tabela são úteis para criar uma tabela

para exportar para outros bancos de dados do Microsoft Access (banco de dados do Microsoft

Access: uma coleção de dados e objetos (como tabelas, consultas ou formulários)

relacionados a uma finalidade ou a um tópico específico.) ou para uma tabela de histórico que

contém registros antigos.

Access 2007


Consultas SQL

Uma consulta SQL é uma consulta que você cria utilizando uma instrução SQL (uma expressão que

define um comando SQL, como SELECT, UPDATE ou DELETE, e inclui cláusulas como WHERE e

ORDER BY. As sequências/instruções SQL são normalmente usadas em consultas e funções

agregadas.). Você pode usar a linguagem de consulta estruturada (SQL) para consultar, atualizar e

gerenciar bancos de dados relacionais, como o Access.

Quando você cria uma consulta no modo de design (uma janela que mostra o design destes objetos de

banco de dados: tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e páginas de acesso a dados. No

modo Design, você pode criar novos objetos de banco de dados e modificar o design dos existentes.)

da consulta, o Access constrói, sem que você veja, as instruções SQL equivalentes. Na verdade, a

maioria das propriedades de consulta da folha de propriedades no modo de design da consulta

possuem cláusulas e opções equivalentes disponíveis no modo SQL. Quando você cria uma consulta

no modo Design, o Access cria o equivalente SQL no modo SQL. Se você desejar, pode exibir ou

editar a instrução SQL no modo SQL. Entretanto, após você fazer alterações em uma consulta no

modo SQL, a consulta poderia não ser exibida da maneira que era anteriormente no modo de design.

Access 2007


Criando Consultas

Uma consulta pode fazer mais do que simplesmente retornar uma lista de registros de uma tabela.

Você pode usar funções em uma consulta para efetuar cálculos nas informações de uma tabela a fim

de produzir a soma, média, a contagem e outros valores matemáticos.

Os assistentes ajudam você na criação das consultas comuns. Você pode ainda criar consultas menos

comum manualmente través do modo Design.

As janelas pequenas na parte superior da janela de consulta (listas de campos) mostram os campos

das duas tabelas que podem ser incluídas nessa consulta. As linhas que conectam as tabelas indicam

que elas estão relacionadas por meio de campos comuns. A primeira linha da grade contém nomes

dos campos realmente incluídos na consulta e a segunda linha mostra a qual tabela cada campo

pertence. A terceira linha indica se os resultados da consulta serão classificados por esse campo.

Você pode criar uma consulta manualmente ou usando um assistente. Independente do método usado

para criar a consulta, o que você cria é uma instrução descrevendo as condições que devem ser

satisfeitas para que os registros correspondam em uma ou mais tabelas. Quando você executa a

consulta, os registros correspondentes aparecem em uma nova planilha de dados.

Access 2007


Filtros e classificações X consultas

As principais diferenças entre filtrar, classificar e consultar uma tabela são:

Os comandos de Classificar e Filtrar normalmente são mais rápidos de implementar do

que as consultas.

Os comandos de Classificar e Filtrar não são salvos ou são salvos apenas temporaria-

mente. Você pode salvar uma consulta permanentemente e executá-la outra vez; a

qualquer momento.

Os comandos de Classificar e Filtrar são aplicados apenas na tabela ou no formulário

atualmente aberto. Uma consulta pode ser baseada em várias tabelas e em outras

consultas, que não precisam estar abertas.

Modo Design

1. Na guia Criar, no grupo Outro, clique no botão Design de Consulta. A janela de

consulta abre no modo Design e a caixa de diálogo Mostrar tabela abre. Nessa caixa de

diálogo, você pode especificar quais tabelas e consultas salvas vai incluir na consulta

atual.

Access 2007


2. Na caixa de diálogo Mostar tabela, na guia Tabelas, clique duas vezes na tabela Pedidos

e depois em Status do Pedido.

Cada uma das tabelas selecionadas é representada na parte superior da janela por uma pequena janela

de lista de campos com o nome da tabela – nesse caso, Pedidos e Status do Pedido – em sua barra de

título.

Um asterisco na parte superior de cada lista representa todos os campos presentes na lista. O campo

chave primária de cada lista é indicado por um ícone de chave alinha tipo de pagamento na tabela

Pedidos até Identificação do Status na tabela Satus dos Pedidos indica que esses dois campos estão

relacionados.

Access 2007


3. Na guia contextual Design, no Grupo Resultados, clique no botão Executar. O Access

executa a consulta e exibe os resultados no modo Folha de Dados.

Assistente de Consulta

Dentro do Assistente de Consulta você pode construir uma nova consulta baseada em um ou mais

campos de tabelas ou consultas existentes. Com o assistente, você também pode criar consultas de

tabela de referência cruzada, localizar duplicatas e localizar não coincidente.

1. Na guia Criar, no grupo Outro, clique no botão Assistente de Consulta. A caixa de

diálogo Nova Consulta abre.

Access 2007


2. Com o Assistente de Consulta Simples selecionado na lista, Clique em OK.

3. Na Lista Tabela/consultas, clique em Tabela:Clientes Consulta. Em seguida, clique no

botão Mover tudo para mover todos os campos da lista Campos Disponíveis para a lista

Campos selecionados. 4. Clique em Avançar.

Access 2007


5. Com a opção Detalhe selecionada, clique em Avançar.

6. Com a opção Abrir a consulta para visualizar informações selecionada, clique

em Concluir

Access 2007


Criando uma Consulta Seleção

Uma consulta seleção é o tipo mais comum de consulta. Serve para recuperar dados de uma ou mais

tabelas usando critérios (critérios: condições que você especifica para limitar os registros que devem

ser incluídos no conjunto de resultados de uma consulta ou de um filtro.) especificados por você e

exibir os dados na ordem desejada. Atualizar registros na folha de dados de uma consulta seleção

(com algumas restrições). Agrupar registros e calcular somas, contagens, médias e outros tipos de

totais.

1. Na guia Criar, no grupo Outro, clique no botão Design de Consulta. A janela de

consulta abre no modo Design e a caixa de diálogo Mostrar tabela abre. Nessa caixa de

diálogo, você pode especificar quais tabelas e consultas salvas vai incluir na consulta

atual.

Access 2007


2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabelas, na guia Tabelas, clique duas vezes em Clientes,

depois no botão Fechar.

3. Na tabela Clientes, clique no campo Empresa e arraste até a grade na área inferior da

janela.

4. Repita o item 3 com os seguintes campos Nome, Sobrenome e Cargo.

Access 2007


5. No guia Design, no grupo Resultados. Clicar em Executar.

Access 2007


Criando uma consulta de referência cruzada

As consultas de referência cruzada têm por objetivo resumir dados e utilizam basicamente um recurso

semelhante ao utilizado nas tabelas dinâmicas do Excel.

As consultas de Referência Cruzada são utilizadas quando pretendemos ―cruzar‖ informação numa

tabela, com campos em linhas e colunas, sendo obtida uma apresentação tipo ―folha de cálculo‖.

1. Carregar o banco Northwind.

2. No guia Criar, grupo Outro, clicar em Assistente de Consulta.

3. Escolher Assistente de consulta simples.

4. Na janela Assistente de Consulta Simples, na caixa tabela/consultas, escolher Tabela:

Pedidos. Na caixa Campos disponíveis, escolher os campos Nome Remessa, Taxa de

Remessa, Data do Pagamento e Empresa.

5. Clicar em Avançar, escolher Detalhe (mostra cada campo de cada registro).

Access 2007


6. Clicar em Avançar, na caixa Que título você deseja... digitar Pedidos Referência

Cruzada e clique em concluir.

7. No guia Início, grupo Modos de Exibição, escolher Modo Design.

Access 2007


Access 2007


8. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clicar em Tabela de Referência Cruzada.

9. Na grade de Design, no campo Taxa de Remessa, na linha Total, escolher a opção

Soma, no campo Nome de Remessa, na linha Referência Cruzada, escolher Linha, no

campo Taxa de Remessa na linha Referência Cruzada, escolher Valor, no campo

Data de Pagamento na linha Referência Cruzada, escolher Título de Coluna, no

campo Empresa, na linha Referência Cruzada, escolher Linha.

Access 2007


10. Na guia Design, no grupo Resultados, clicar em Executar.

Access 2007


Consulta Criar Tabela

A consulta do tipo Criar tabela permite que dados de uma ou mais tabelas sejam lançados em uma

nova tabela.

A interface é semelhante ao das consultas de seleção a única diferença que ao alterar o tipo de

consulta o usuário deverá informar o nome da tabela que será gerada.

Para criar uma consulta criar tabela, primeiramente, você deve criar uma consulta seleção e depois

convertê-la em uma consulta criar tabela. A sua consulta seleção pode usar campos calculados e

expressões para auxiliar no retorno de dados necessários. As etapas a seguir descrevem como criar e

converter a consulta.

Para este exemplo vamos usar a mesma consulta de seleção que foi criada no exemplo anterior

(Pedidos de Referência).

1. No Painel de navegação de um duplo clique na consulta Pedidos de Referencia;

Access 2007


2. Na guia Inicio, no grupo Modos de exibição, clique em Modo Design;

3. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clicar em Criar Tabela.

4. Na janela criar tabela, digitar o nome da nova tabela Tabela pedidos de Referencia,

escolher banco de dados atual, clicar OK.

5. Na guia Design, no grupo Resultados, clicar em Executar, clicar OK.

6. Na janela de diálogo clicar em sim.

Deverá no Painel de Navegação aparecer a tabela criada.

Access 2007


Consulta Atualização

A consulta atualização é usada quando é necessário atualizar ou alterar os dados existentes em um

conjunto de registros.

Você não pode usar uma consulta atualização para adicionar novos registros a um banco de dados, ou

para excluir registros inteiros de um banco de dados. Para adicionar novos registros, você usa uma

consulta acréscimo e para excluir registros inteiros, você usa a consulta exclusão. Entretanto, você

pode usar uma consulta atualização para definir os dados em um ou mais campos para um valor nulo,

uma alteração que equivale à exclusão de parte de um registro. Você também pode usar uma consulta

atualização para substituir valores nulos por outros dados, uma alteração que equivale à adição de

dados.

Importante Uma consulta atualização não pode ser desfeita. É recomendável fazer backup das

tabelas a serem atualizadas usando uma consulta atualização.

A maneira mais segura para usar uma consulta atualização é primeiro criar uma consulta seleção que

teste seus critérios de seleção. Por exemplo, suponha que você queira alterar o campo preço de Lista

da tabela de produtos em 10%. Para isso, você pode adicionar critérios a sua consulta seleção até que

ela retorne todos os registros que contêm Não nos registros desse cliente. Quando tiver certeza de que

a consulta retornará os registros corretos, converta-a em uma consulta atualização, insira seus critérios

de atualização e execute a consulta para alterar os valores selecionados.

1. Na guia criar, no grupo outro, clicar em Design da Consulta.

2. Na janela Mostrar Tabelas, na guia Tabelas, selecione a tabela produtos e clique em

Adicionar e Fechar

3. Clique na barra de rolagem da tabela produtos e clique duas vezes no campo Preço de

lista o campo preço de lista deverá aparecer grade de design.

4. No grupo Tipo de Consulta clique no botão Atualização.

5. Clique na linha Atualizar para na grade de design, digite a fórmula [Preço de Lista]*1,1

e clique em Salvar.

6. Na caixa de diálogo salvar como digitar Atualização de Produtos e clicar em OK.

7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar. Será exibida uma caixa de

mensagem informando quantos registros serão alterados, para confirmar a operação

clique em Sim.

8. Para verificar se os valores do campo Preço de Lista foram alterados, abra a tabela

Produtos.

Access 2007


Consulta Acréscimo

Uma consulta acréscimo adiciona um conjunto de registros (linhas) de uma ou mais tabelas de origem

(ou consultas) a uma ou mais tabelas de destino. Normalmente, as tabelas de origem e de destino

residem no mesmo banco de dados, mas não é obrigatório. Por exemplo, suponhamos que você

adquira alguns novos clientes e um banco de dados que contenha a tabela de informações sobre esses

clientes. Para não digitar esses novos dados manualmente, você pode acrescentá-los na tabela

adequada no seu banco de dados. Também é possível usar consultas acréscimo para:

Acrescentar campos baseados em critérios. Por exemplo, você deseja acrescentar apenas os

nomes e endereços dos clientes que têm pedidos pendentes.

Acrescentar registros quando alguns dos campos em uma tabela não existem em outra tabela.

Por exemplo, vamos supor que a sua tabela Clientes tenha 11 campos, e os campos na tabela

Compradores em outro banco de dados tenha 9 campos que correspondam aos seus 11

campos. Você pode usar uma consulta acréscimo para adicionar apenas os dados nos campos

correspondentes e ignorar os demais.

Crie uma consulta, baseado na tabela de Funcionários, e crie uma nova tabela chamada

Novos_funcionários.

1. Para criar a consulta, na guia criar, no grupo outro, clique em Design da Consulta.

2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, na guia tabela de dois cliques em Funcionários e

clique em Fechar.

3. De dois cliques nos campos Nome, Sobrenome e Cargo.

4. Clique em Salvar e na caixa de diálogo Salvar Como digite o nome Mais_fincionários

e clique OK e feche a consulta.

5. Para criar a tabela, clique na guia Criar, e no grupo Tabelas, clique Tabela.

6. De dois cliques no rótulo Adicionar novo campo e digite Nome, clique na tecla tab e

digite Sobrenome, clique tab novamente e digite Cargo.

7. Popule a tabela com o mínimo de três nomes.

8. Clique em Salvar, e digite o nome para a Tabela (Novos_funcionários)

9. Feche a tabela.

10. Na Painel de navegação de dois cliques na consulta Mais_funcionários.

11. Na guia Início, grupo Modos de Exibição, clique em Modo Design.

12. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clicar em Acrescentar.

13. Na caixa de diálogo Acrescentar em Nome de Tabela achar a tabela

Novos_funcionários e clique em OK. (Note que na grade do Design na linha

Acrescentar dever ter sido adicionado os campos da tabela).

14. Na guia Design, no grupo Resultados, clicar em Executar. (Um aviso deverá aparecer

informando que sua tabela receberá mais registros). Clique em Sim.

15. Para ver o resultado abra a tabela Novos_funcionários.

Access 2007


Consulta de Exclusão

Uma consulta atualização é usada para excluir campos individuais dos registros no banco de dados e a

consulta exclusão é usada para remover registros inteiros de um banco de dados, incluindo o valor de

chave que torna o registro exclusivo. Lembre-se de que o Access também fornece várias formas para

excluir manualmente parte de um registro ou ele inteiro.

1. Crie uma nova consulta usando a tabela criada no exemplo anterior com o nome de

remove_funcinário.

2. Após a consulta criada, no guia Design no grupo Tipo de Consulta, clicar em Excluir.

3. Na grade de Design, deverá aparecer na linha Excluir a palavra Onde.

4. Na grade de Design, na linha critérios abaixo do campo Cargo digite o cargo de um dos

registros originais da tabela (os que você digitou)

5. Na guia Design, no grupo Resultados, clicar em executar. (Um aviso deverá aparecer

informando que serão excluídos registros de sua tabela). Clique em Sim.

6. Para ver o resultado abra a tabela Novos_funcionários.

Utilizando Parâmetros

Criar uma consulta parâmetro é tão fácil quanto criar uma consulta que use critérios. Você pode criar

uma consulta para solicitá-lo uma parte de informação, como número de peça ou mais de uma parte

de informação, como duas datas. Para cada parâmetro, uma consulta parâmetro exibe uma caixa de

diálogo separada que solicita um valor para esse parâmetro.

1. Usando a tabela Novos_funcionários, crie uma consulta chamada consulta_parâmetro.

2. Abra a consulta_parâmetro, coloque-a no Modo Design.

3. Na grade de Design, na linha critérios, abaixo do campo cargo digite [Representante de

Vendas].

4. Na guia Design, no grupo Resultados, clicar em executar, deverá aparecer uma caixa de

diálogo com o título Representante Vendas, digite novamente Representante de Vendas,

deverá aparecer somete os registros da tabele os quais cumprem os critérios.

Access 2007


Unidade 5: Formulários

O que são Formulários?

Os formulários são utilizados para que possamos implementar funcionalidades que não seriam

possíveis de ser implementadas somente com o uso de tabelas ou consultas.

A principal aplicação dos formulários é para a criação de telas gráficas, que facilitam a digitação,

inserção e alteração de dados.

Ao criar um formulário para acesso, edição e alteração de dados, este deve ser baseado em uma tabela

ou consulta. Ao alterarmos um registro no formulário, estas informações estarão sendo alteradas, na

prática, diretamente na tabela. O formulário, conforme salientado anteriormente, é apenas uma tela

gráfica, que facilita as operações com os dados. Caso o formulário seja baseado em uma consulta, ao

abrirmos o formulário a consulta será executada e, os dados obtidos pela consulta, serão exibidos pelo

formulário. Se alterarmos dados no formulário, estes serão alterados diretamente nas tabelas nas quais

a consulta é baseada.

Access 2007


Criando um novo formulário

Quando você usa a ferramenta Formulário, todos os campos da fonte de dados subjacente são

adicionados ao formulário. Você pode começar a usar o novo formulário imediatamente ou pode

modificá-lo nos modos Layout ou Design para melhor adequá-lo às suas necessidades.

1. No Painel de Navegação, clique na tabela ou consulta que contém os dados que você deseja

visualizar no formulário.

2. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário.

3. O Access cria o formulário e o exibe no modo Layout. No modo Layout, você pode fazer

alterações de design no formulário enquanto ele estiver exibindo dados. Por exemplo, você

pode ajustar o tamanho das caixas de texto para encaixar os dados.

4. Para começar a trabalhar com o formulário, alterne para o modo Formulário:

5. Na guia Início, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e em Modo

Formulário .

Adicionando controles em um formulário

Todo formulário tem três seções básicas: Cabeçalho do Formulário, detalhe e Rodapé do Formulário.

Quando você usa a ferramenta Formulário ou um assistente para criar um formulário, eles adicionam

na seção Detalhe um conjunto de controles para cada campo selecionado na tabela subjacente,

adicionam no Cabeçalho do formulário um espaço reservado para o logotipo e/ou uma legenda e

deixam a seção Rodapé do Formulário em branco. Como a seção de Rodapé fica vazia, o Access a

recolhe, mas você pode redimensioná-la arrastando o seu seletor. Embora os controles de rotule e a

de caixa de texto sejam os mais comuns, você também pode aprimorar seus formulários com muitos

outros tipos de controle. Por exemplo, vice pode adicionar grupos de botões de opção, caixas de

seleção e caixas de listagem para apresentar opções para as pessoas, em vez de fazer com que elas

digitem entradas em caixas de texto.

Os controles que podem ser adicionados em um formulário estão localizados na guia Design, no

grupo Controles.

Access 2007


Adicionar um controle de caixa de texto a um formulário ou relatório

A caixa de texto é o controle padrão usado para exibição e edição de dados em formulários e

relatórios. Muitos tipos diferentes de dados podem ser exibidos em caixas de textos e elas também

podem ser usadas para realizar cálculos. Este artigo explica como criar e usar uma caixa de texto e

também explica algumas de suas propriedades importantes.

1. No painel de tarefas Lista de Campos, expanda as tabelas que contêm os campos que você

deseja visualizar no formulário.

2. Para adicionar um campo ao formulário, clique nele duas vezes ou arraste-o para o

formulário. Para adicionar vários campos de uma vez, mantenha a tecla CTRL pressionada,

clique nos campos que você deseja adicionar e arraste-os para o formulário.

Access 2007


Observação A ordem das tabelas no painel Lista de Campos pode ser alterada, dependendo de qual

parte do formulário estiver selecionada no momento. Se não for possível adicionar um campo ao

formulário, tente selecionar uma parte diferente do formulário e, em seguida, tente adicionar o campo

novamente.

3. Na guia Formatar, use as ferramentas no grupo Controles para adicionar um logotipo, título,

números de página ou a data e a hora ao formulário.

4. Se você desejar adicionar uma variedade mais ampla de controles ao formulário, alterne para

o modo Design clicando com o botão direito do mouse no formulário e, em seguida, clicando

no Modo Design . Você poderá então usar as ferramentas no grupo Controles na guia

Design.

Para adicionar um controle, clique na ferramenta correspondente ao controle desejado e clique no

local do formulário em que deseja posicioná-lo

Access 2007


Criar um formulário com guias

A adição de guias a um formulário pode torná-lo mais organizado e mais fácil de usar, especialmente

se ele contiver muitos controles. Ao colocar controles relacionados em páginas separadas do controle

guia, você pode reduzir a desordem e facilitar o trabalho com os dados.

Para adicionar guias a um formulário, use a ferramenta Controle Guia. Cada página de um controle

guia atua como um contêiner para outros controles, como caixas de texto, caixas de combinação ou

botões de comando. Os procedimentos a seguir mostram como adicionar um controle guia a um

formulário.

Observação Todos esses procedimentos pressupõem que um formulário já foi criado e está aberto

no modo Design. Para exibir um formulário no modo Design, no Painel de Navegação, clique com o

botão direito do mouse no formulário e clique em Modo Design.

1. Na guia Design, no grupo Controles, clique na ferramenta Controle Guia .

2. Clique no formulário onde deseja posicionar o controle guia.

O Access coloca o controle guia no formulário.

Mover os controles existentes para uma página da guia

1. Selecione os controles que você deseja mover para a página da guia. Para selecionar vários

controles, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique nos controles a serem movidos.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Recortar.

3. Clique no texto do rótulo na guia que corresponde à página em que você deseja posicionar os

controles. Uma caixa de seleção será exibida na página da guia.

Observação Se a caixa de seleção não for exibida na página da guia, os controles não serão

anexados corretamente à página quando você executar a próxima etapa.

4. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Colar.

Access 2007


O Access coloca os controles na página da guia. Para confirmar se os controles estão anexados

corretamente à página, clique em outra guia no controle guia. Os controles que você acabou de colar

deverão desaparecer e depois reaparecer quando você clicar na guia original.

Arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para uma página da guia

1. Selecione a página da guia à qual você deseja adicionar os campos.

2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

3. Vá para a tabela que contém os campos que você deseja adicionar.

4. Arraste cada campo do painel de tarefas Lista de Campos para a página da guia. Se preferir,

selecione vários campos mantendo a tecla CTRL ou SHIFT pressionada ao clicar nos campos

e depois os arraste para a página da guia ao mesmo tempo.

Access 2007


Observação À medida que você arrastar os campos pela página da guia, essa página ficará escura

para indicar que os campos serão anexados a ela.

5. Solte o botão do mouse.

O Access coloca os campos na página da guia.

Adicionar outros controles a uma página da guia

Você pode adicionar outros tipos de controles, como imagens, botões de comando e caixas de

seleção, às páginas de um controle guia.

1. Selecione a página da guia à qual você deseja adicionar o controle.

2. Na guia Design, no grupo Controles, clique na ferramenta para o controle que você deseja

adicionar.

3. Mova o ponteiro do mouse para a página da guia. À medida que você move o ponteiro do

mouse pela página, ela fica escura para indicar que o controle será anexado a essa página.

4. Clique na página da guia em que você deseja posicionar o controle.

O Access coloca o controle na página da guia.

Adicionar uma nova página da guia

1. Selecione uma guia ou clique na área em branco na parte superior do controle guia para

selecionar todo o controle.

2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Inserir Página . Se preferir, clique com o

botão direito do mouse no controle guia e clique em Inserir Página.

O Access adiciona uma nova página em branco ao final das páginas existentes.

Access 2007


Reorganizar as páginas da guia

1. Clique com o botão direito do mouse em uma guia ou na área em branco na parte superior do

controle guia.

2. Clique em Ordem da Página.

3. Na caixa de diálogo Ordem da Página, selecione a página que você deseja mover.

4. Clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo para colocar a página na ordem desejada.

5. Repita as etapas 3 e 4 para quaisquer outras páginas que você queira mover.

Observação O comando Ordem da Página não deve ser confundido com Ordem de Tabulação. O

comando Ordem de Tabulação é usado para definir a ordem na qual o cursor avança pelos controles

em um formulário, à medida que você pressiona a tecla TAB.

Renomear uma página da guia

1. Clique na guia a ser renomeada.

2. Se o painel de tarefas Folha de Propriedades não for exibido, pressione F4 para exibi-lo.

3. Na guia Tudo da Folha de Propriedades, modifique o texto na caixa de propriedade Nome e

pressione ENTER.

Excluir uma página da guia

Clique com o botão direito do mouse na página da guia que você deseja excluir e clique

em Excluir Página.

O Access excluir a página e todos os controles que ela contém.

Refinando propriedades de formulário

Assim como as tabelas, você pode trabalhar com formulários em vários modos de exibição. Os dois

mais comuns são o Modo Formulário, no qual você visualiza ou insere os dados, e o Modo Design,

no qual adiciona controles no formulário ou altera as propriedades ou layout do formulário.

Quando você cria um formulário usando a ferramenta Formulário ou o Assistente de Formulário, cada

campo nele incluído é representado por um controle de caixa de texto e seu controle de rótulo

associado. Um formulário como o criado anteriormente é ligado ou acoplado à tabela em que está

baseado. Cada caixa de texto é acoplada a um campo específico na tabela. A tabela é a fonte dos

registros e o campo é a fonte do controle. Cada controle tem diversas propriedades, como fonte,

tamanho da fonte, alinhamento, cor de preenchimento e borda. Você pode alterar os valores-padrão

dessas propriedades para melhorar a aparência do formulário.

Access 2007


Seções de um formulário

1. No Painel de Navegação, sob Formulários, clique com o botão direito do mouse em lista de

Clientes e, em seguida em Modo Design. O formulário Lista de Clientes abre no modo

Design. O Formulário está organizado em um layout empilhado que limita as extensões das

alterações que você pode fazer no formulário.

2. Clique na borda superior da barra azul Rodapé do Formulário e arreste o rodapé cerca de

7,5 cm para baixo, a fim de aumentar a grade Detalhe.

3. Clique na seção Detalhe do formulário acima do rótulo Identificação e, em seguida, arraste

para desenhar um retângulo por cima de alguma parte de todos os controles do lado direito do

formulário, para selecioná-los

4. Arraste o selecionamento uns 5 cm para baixo e depois clique em uma área em branco.

5. No formulário Lista de Clientes, clique no rótulo Identificação (não em sua caixa de texto)

6. Na guia Design, no grupo fonte, clique na Fonte e em seguida na lista, clique em MS Sans

Serif, tamanho da Fonte 8 e em negrito. (todas as alterações feitas são refletidas na Folha de

Propriedades).

7. Após fazer todas as alterações clique em salvar.

Rótulo Caixa de Texto

Access 2007


Subformulário

Um subformulário é um formulário inserido noutro formulário. O formulário primário é designado

por formulário principal (formulário principal: formulário que contém um ou mais subformulários.) e

o formulário dentro do formulário é designado por subformulário. Uma combinação

formulário/subformulário é frequentemente designada por formulário hierárquico, formulário

principal/detalhe ou formulário principal/incorporado.

Os subformulários são particularmente eficazes quando pretende mostrar dados de tabelas ou

consultas. Por exemplo, pode criar um formulário com um subformulário para mostrar dados de uma

tabela Categorias e de uma tabela Produtos. Os dados da tabela Categorias são o lado " um" da

relação. Os dados da tabela Produtos são o lado "muitos" da relação (cada categoria pode ter mais do

que um produto).

Access 2007


Criar um formulário que contenha um subformulário(um formulário um-para-muitos)

Quando você está trabalhando com dados relacionais (onde dados relacionados estão armazenados em

tabelas separadas), frequentemente precisa exibir dados de mais de uma tabela ou consulta no mesmo

formulário. Por exemplo, se você desejar ver dados do cliente e informações sobre os pedidos do

cliente ao mesmo tempo. Os subformulários são uma ferramenta conveniente para fazer isso e o

Microsoft Office Access 2007 fornece muitas maneiras de ajudá-lo a criar subformulários

rapidamente.

O formulário principal mostra os dados do lado "um" da relação.

O subformulário mostra os dados do lado "muitos" da relação.

O formulário principal e o subformulário neste tipo de formulário são vinculados de tal forma que o

subformulário exiba apenas registros que estão relacionados ao registro atual no formulário principal.

Por exemplo, quando o formulário principal exibe a categoria Bebidas, o subformulário exibe apenas

os produtos na categoria Bebidas. Se o formulário e o subformulário não estivessem vinculados, o

subformulário exibiria todos os produtos, não somente os da categoria Bebidas.

O formulário principal e o subformulário neste tipo de formulário são vinculados de tal forma que o

subformulário exiba apenas registros que estão relacionados ao registro atual no formulário principal.

Por exemplo, quando o formulário principal exibe a categoria Bebidas, o subformulário exibe apenas

os produtos na categoria Bebidas. Se o formulário e o subformulário não estivessem vinculados, o

subformulário exibiria todos os produtos, não somente os da categoria Bebidas.

A tabela a seguir define parte da terminologia associada aos subformulários. O Access lidará com a

maioria dos detalhes se você usar os procedimentos neste artigo, mas é útil saber o que está

acontecendo em segundo plano, caso você deseje fazer modificações posteriormente.

A tabela a seguir define parte da terminologia associada aos subformulários.

TERMO DEFINIÇÃO

Controle do subformulário

O controle que incorpora um formulário em um formulário. Imagine o controle do subformulário como um "modo de exibição" de outro objeto no seu banco de dados, seja ele outro formulário, uma tabela ou uma consulta. O controle do subformulário fornece propriedades que permitem que você vincule os dados exibidos no controle aos dados no formulário principal.

Access 2007


Propriedade Source Object

A propriedade do controle do subformulário que determina qual objeto é exibido no controle.

Folha de dados

Uma simples exibição de dados em linhas e colunas, muito semelhante a uma planilha. O controle do subformulário exibe uma folha de dados quando o objeto de origem é uma tabela ou consulta, ou quando ele é um formulário cuja propriedade Default View está definida como Folha de Dados. Nesses casos, algumas vezes é feita referência ao subformulário como folha de dados, em vez de subformulário.

Propriedade Link Child Fields

A propriedade do controle do subformulário que especifica qual campo ou campos no subformulário o vinculam ao formulário principal.

Propriedade Link Master Fields

A propriedade do controle do subformulário que especifica qual campo ou campos no formulário principal o vinculam ao subformulário.

Para obter melhores resultados, estabeleça todas as relações primeiro. Isso permite que o Access crie

automaticamente os vínculos entre os subformulários e os formulários principais. Para exibir,

adicionar ou modificar relações entre as tabelas no banco de dados, na guia Ferramentas Avançadas,

no grupo Analisar, clique em Relações.

Quando um controle do subformulário possui um formulário como seu objeto de origem, ele contém

os campos que você coloca no formulário e pode ser exibido como um único formulário, um

formulário contínuo (exibe mais de um registro na tela no modo Formulário.) ou uma folha de dados.

Uma vantagem de basear um subformulário em um objeto de formulário é que você pode adicionar

campos calculados ao subformulário, como [Quantidade] * [Preço unitário].

Criar um formulário que contenha um subformulário usando o Assistente de Formulário

Este procedimento cria uma nova combinação de formulário e subformulário usando o Assistente de

Formulário.

1. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Mais Formulários e clique em Assistente de

Formulário .

Se o assistente não for iniciado

Essa situação pode ocorrer porque o Access está em execução na área restrita, mas o componente

Microsoft Jet 4.0 SP8 ou posterior não está instalado no computador. É necessário que o Jet 4.0 SP8

ou posterior esteja instalado para que o Access funcione plenamente quando a área restrita estiver

habilitada.

Para obter mais informações sobre como instalar a atualização do Jet, consulte o artigo do Office

Online Sobre o Microsoft Jet 4.0 SP8 ou posterior.

Para obter mais informações sobre a área restrita, consulte o artigo do Office Online Sobre a área

restrita do Microsoft Jet Expression Service.

2. Na primeira página do assistente, na lista suspensa Tabelas/Consultas, selecione uma tabela

ou consulta. Para este exemplo, para criar um formulário Categorias que exiba produtos para

Access 2007


cada categoria em um subformulário, selecione Tabela: Categorias (o lado "um" da relação

um-para-muitos).

Observação Não importa qual tabela ou consulta você escolhe primeiro.

3. Clique duas vezes nos campos que você deseja incluir desta tabela ou consulta .

4. Na mesma página do assistente, na lista suspensa Tabelas/Consultas, selecione outra tabela

ou consulta da lista. Para este exemplo, selecione a tabela Produtos (o lado "muitos" da

relação um-para-muitos).

5. Clique duas vezes nos campos que você deseja incluir desta tabela ou consulta .

6. Quando você clicar em Avançar, supondo que você tenha definido as relações corretamente

antes de iniciar o assistente, o assistente pergunta Como você deseja exibir os seus dados? —

ou seja, a partir de qual tabela ou consulta. Para este exemplo, para criar o formulário

Categorias, clique em Por Categorias O assistente exibe um pequeno diagrama do formulário.

A caixa na parte inferior do formulário representa o subformulário.

7. Na parte inferior da página do assistente, selecione a opção Formulário com subformulário(s),

e clique em Próximo.

8. Na página Que layout você deseja para o seu subformulário? do assistente, clique em Tabular

ou Folha de Dados dependendo de qual layout você deseja para o subformulário. Ambos os

estilos de layout organizam os dados do subformulário em linhas e colunas, mas um layout

tabular é mais personalizável. Você pode adicionar cor, gráficos e outros elementos de

formatação a um subformulário tabular, enquanto uma folha de dados é mais compacta, como

o modo folha de dados de uma tabela. Quando você tiver feito a seleção, clique em Próximo.

9. Na página Que estilo você deseja do assistente, selecione um estilo de formatação para o

formulário. Se você escolheu Tabular na página anterior, o estilo de formatação que você

escolher também será aplicado ao subformulário. Quando você tiver feito a sua seleção,

clique em Próximo.

10. Na última página do assistente, digite os títulos que você deseja para os formulários. O

Access nomeia os formulários com base nos títulos que você digita, e os rótulos do

subformulário com base no título que você digita para o subformulário.

Além disso, nesta página, especifique se você deseja abrir o formulário no modo Formulário, de

forma que você possa exibir ou inserir informações, ou se você deseja abrir o formulário no modo

Design, de forma que você possa modificar o design dele. Quando você tiver feito a sua seleção,

clique em Concluir.

O Access cria dois formulários — um para o formulário principal que contém o controle do

subformulário e um para o próprio subformulário.

Access 2007


Criar um subformulário arrastando um formulário para outro

Use este processo se você tiver dois formulários existentes e desejar usar um formulário como

subformulário no outro formulário.

1. No modo Design, abra o formulário que deseja usar como o formulário principal.

2. Na guia Design, no grupo Controles, se a ferramenta Usar Assistentes de Controle não estiver

selecionada, clique nela para selecioná-la.

3. Arraste um formulário do Painel de Navegação para o formulário principal.

O Access adiciona um controle de subformulário ao formulário principal e vincula o controle ao

formulário que você arrastou do Painel de Navegação. O Access também tenta vincular o

subformulário ao formulário principal, com base nas relações que foram definidas no seu banco de

dados. Se o Access não puder determinar como vincular o subformulário ao formulário principal, as

propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle do subformulário são deixadas em

branco, e você deverá defini-las manualmente fazendo o seguinte:

1. Clique com o botão direito do mouse no formulário principal do Painel de navegação e, em

seguida, clique em Modo Design .

2. Clique no controle do subformulário uma vez para selecioná-lo.

3. Se a folha de propriedades não estiver exibida, pressione F4 para exibi-la.

4. Na guia Dados da folha de propriedades, clique em ao lado da caixa de propriedades

Vincular Campos Filho.

A caixa de diálogo Vinculador de Campo de Subformulário é exibida.

5. Nas listas suspensas Campos Mestre e Campos Filho, selecione os campos com os quais

deseja vincular os formulários. Se não tiver certeza de quais campos usar, clique em Sugerir

para que o Access tente determinar os campos responsáveis pelo vínculo. Quando terminar,

clique em OK.

Caso você não veja o campo que deseja usar para vincular os formulários, talvez tenha que

editar a fonte de registro do formulário mestre ou do formulário filho para assegurar-se de

que o campo vinculado está nele. Por exemplo, se o formulário for baseado em uma consulta,

você deve certificar-se de que o campo responsável pelo vínculo está presente nos resultados

da consulta.

6. Salve o formulário principal e depois alterne para o modo Formulário e verifique se o

formulário funciona conforme o esperado.

Access 2007


Abrir um subformulário em uma nova janela no modo Design

Se você quiser fazer alterações de design em um subformulário enquanto estiver trabalhando no

formulário principal no modo Design, você poderá abrir o subformulário na sua própria janela:

1. Clique no subformulário para selecioná-lo.

2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Subformulário em Nova Janela .

O Access adiciona um controle de subformulário ao subformulário e vincula o controle ao formulário

que você arrastou do Painel de Navegação. O Access também tenta vincular os subformulários, com

base nas relações que foram definidas no seu banco de dados. Se o Access não puder determinar

como vincular os subformulários, as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle

do subformulário são deixadas em branco, e você deverá defini-las manualmente fazendo o seguinte:

1. Clique no controle do subformulário uma vez para selecioná-lo.

2. Se a folha de propriedades não estiver exibida, pressione F4 para exibi-la.

3. Na guia Dados da folha de propriedades, clique em ao lado da caixa de propriedades

Vincular Campos Filho.

A caixa de diálogo Vinculador de Campo de Subformulário é exibida.

4. Nas listas suspensas Campos Mestre e Campos Filho, selecione os campos com os quais

deseja vincular os formulários. Se não tiver certeza de quais campos usar, clique em Sugerir

para que o Access tente determinar os campos responsáveis pelo vínculo. Quando terminar,

clique em OK.

Caso você não veja o campo que deseja usar para vincular os formulários, talvez tenha que

editar a fonte de registro do formulário mestre ou do formulário filho para assegurar-se de

que o campo vinculado está nele. Por exemplo, se o formulário for baseado em uma consulta,

você deve certificar-se de que o campo responsável pelo vínculo está presente nos resultados

da consulta.

5. Salve os formulários e alterne para o modo Formulário e verifique se o formulário funciona

conforme o esperado.

Access 2007


Laboratório 4

1. Abra o banco de dados criado no laboratório 2:

2. Com a ajuda do Assistente de Auto formulário Colunar crie um formulário para cada tabela

do banco de dados:

3. Em cada um dos formulários criados no item anterior coloque um botão que feche o

formulário:

4. Crie um formulário chamado Menu Principal, que possua um botão que abra cada um dos

formulários criados no item B:

5. No formulário Menu Principal crie um botão que feche o Access:

6. Crie um formulário com um subformulário utilizando as tblSetores e tblFuncionários.

Access 2007

Documents

Transcript of Access 2007