ALINHAMENTO DE ALINHAMENTO DE PROCESSOS COM A PROCESSOS COM A

ESTRATÉGIA DA ANTTESTRATÉGIA DA ANTT

“Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe aonde ir.”“Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe aonde ir.”SênecaSêneca

novembro 2012novembro 2012

Agenda

• Apresentação do escopo do projeto• Metodologia• Gestão de Processos• Análise da Estrutura Organizacional• Situação Atual

Escopo do Projeto

• Elaboração e implantação de programa de reestruturação institucional da ANTT,incluindo remodelagem de processos, com vistas ao desenvolvimento de soluções organizacionais, tecnológicas e humanas necessárias à eficaz e eficiente atuação da Agência.

Etapas do Projeto

• Definição da Cadeia de Processos da ANTT• Priorização e reprojeto de até 50 (cinquenta)

processos de trabalho• Avaliação da Estrutura Organizacional Atual • Estruturação do Sistema de Tomada de Decisões

da Nova estrutura Organizacional• Estrutura Organizacional e Recursos Humanos

Metodologia

A metodologia base utilizada foi a Gestão Matricial deResultados, que consiste sinteticamente em cruzar, comonuma matriz, elementos da Agenda Estratégia comelementos da arquitetura organizacional, a fim de permitira identificação imediata da contribuição de cada equipede trabalho, unidade organizacional ou processo àestratégia e, a partir disso, promoverem-se asreadequações necessárias.

Governo Matricial

Proc

esso

1

Proc

esso

2

Proc

esso

n

Gestão de Processos - Etapas

Alinhamento entre processos e estratégia Desenho da Cadeia de Valor Mapeamento dos processos Análise e identificação de oportunidades de

melhoria Desenvolvimento de propostas de melhoria e

redesenho de processos Estruturação de sistemática de monitoramento e

avaliação Implementação da gestão de processos

Alinhamento entre Processos e Estratégia

A gestão de processos iniciou-se com o alinhamentoentre os processos e a estratégia da organização

O resultado desse alinhamento orientou-se nosentido de sincronizar as atividades para criarsinergia e alcançar resultados expressivos

Para isso, a metodologia utilizada estabeleceu aCadeia de Valor da ANTT

Cadeia de Valor

Com a definição da Cadeia de Valor foram identificados7 macroprocessos finalísticos e 1 macroprocesso desuporte organizacional, que inclui outros 15macroprocessos relacionados a atividades-meio,congregando aproximadamente 70 a 80 processos detrabalho.

Cadeia de Valor

Assegurar aos usuários adequada prestação de serviços de transporte terrestre e exploração

de infraestruturarodoviária e ferroviária

outorgada

MMA

Autorizações

Congresso

Legislação

Entes federados

Apoio operacional

PRF

Relacionamento entes do setor

Pessoas

Força de Trabalho

Consultores

Estudos e pesquisas

Abrati

Demandas da sociedade

Fornecedores

Compras e aquisições

Demais Órgãos reguladores

Normas

Contran

Legislação

MT

Congresso

Sociedade

Iniciativa Privada

Federações de comércio e indústria

Entes federados

Universidades

Organismosinternacionais

Órgãos reguladores de outros países

DNIT

CONIT

Garantir a adequada atuação do mercado regulado

Garantir o atendimento às demandas do usuário

Ampliar Conhecimento do Mercado Regulado

Ampliar o conhecimento do mercado regulado

Ampliar o reconhecimento da Agência pela Sociedade

DNIT

Relacionamento entes do setor

MT

Relacionamento entes do setor

Empresas

Informações

CONIT

Relacionamento entes do setor

Aperfeiçoar o Marco Regulatório

Aperfeiçoar os instrumentos de outorga

Fornecedores Processos Objetivos estratégicos e Missão Clientes

Regulamentação de serviços e infra-estrutura

Regulamentação de serviços e infra-

estrutura

Outorga de concessão e permissão

Elaboração do Plano de Outorga

Execução de outorgas de permissão e concessão

Gestão de Concessão e Permissão

Gestão dos contratos de outorga de passageiros

Gestão dos contratos de outorga de infraestrutura

ferroviária

Gestão dos contratos de outorga de infraestrutura

rodoviária

Gestão da Fiscalização

Planejamento da fiscalização

Gestão do resultado da fiscalização

Processamentos de autos de infração

Execução da fiscalização

Gestão de PD&I

PD&I em gestão e conhecimento

PD&I em tecnologia e infraestrutura

Gestão de Informações

Gestão de informações para o

governo

Gestão de informações para a

sociedade

Processos Finalísticos

Macroprocessos de Suporte Organizacional

Auditoria dos processos

internos de gestão

Assessoramento jurídico

Gestão estratégica

Gestão da fiscalização de

atividades funcionais

Gestão de Ouvidoria

Gestão de Relações

institucionais e

parlamentares

Gestão da Comunicação Organizacional

Gestão documental

Gestão das unidades regionais

Gestão de Tecnologia da informação e comunicação

Gestão de pessoas

Gestão do Planejamento Orçamentário-

Financeiro

Gestão Financeira e

contabil

Gestão de infraestrutura

e logística

Gestão de compras e

contratações

Promover ações de P&D gerados de inovações tecnológicas

Mapeamento dos Processos

Após a definição da Cadeia de Valor foi necessário priorizar osprocessos a serem trabalhados, para então seguir com omapeamento dos processos em si.

Para cada um dos processos foram conduzidas avaliações deduas naturezas:

avaliação de seu impacto sobre a estratégia por meio daatribuição de pesos aos fatores-chave e da avaliação daintensidade da correlação

avaliação da qualidade de seu desempenho em função doatendimento às expectativas e necessidades

Priorização dos Processos

UrgênciaAprimorarAdequarMelhorar

Desempenho do processo

Impa

cto

sobr

e a

Estr

atég

ia

ÓtimoBomRuimCrítico

1

2

3

4

Mapeamento dos ProcessosA plotagem dos processos no quadrante deu-se em oficina com aparticipação do Diretor-Geral e Superintendentes, a partir de definição depesos para cada um deles, conforme o impacto sobre a estratégia e odesempenho do processo.

Mapeamento dos Processos

Para o Mapeamento e Redesenho dos Processos foramrealizadas cerca de 160 oficinas de trabalho, que envolveram maisde 140 componentes do corpo técnico e gerencial da ANTT, comamplo debate e construção participativa do conteúdo que irãosubsidiar o processo de reestruturação em andamento.

Oficina 1 – Elaboração do Mapa do processoOficina 2 – Identificação e priorização dos problemas doprocessoOficina 3 – Identificação e priorização das causas dosproblemas do processoOficina 4 – Elaboração do(s) Cenário(s) de Redesenho(s)Oficina 5 – Elaboração do Plano de Implementação

Framework da Metodologia

Desempenho do processo

Impa

cto

sobr

e a

Estr

atég

ia

ÓtimoBomRuimCrítico

1

2

3

4

Problema

Alinhar e priorizar os processos

Mapear o processo

Identificar e priorizaras causas

Cenários deRedesenho

Plano deImplementação

Identificar e priorizar os problemas

Problema 1

Ação 1Ação 2Ação 3

Cronograma

Indicadores

Processo

Principais mudanças do processo

Descritivo

Implantação da Gestão de ProcessosPara assegurar a efetiva implantação das melhorias propostas, omonitoramento e a avaliação sistemáticos dos processos mapeados, comfoco na melhoria contínua foram adotadas as seguintes medidas:

• Instituição de Gestores e Chefes de Processos, responsáveispelas atividades necessárias à implantação, melhoria eacompanhamento do desempenho dos processos;

• Criação do Escritório de Projetos e Processos – EPP, noâmbito do Núcleo de Gestão Corporativa, com o objetivo deapoiar a implantação de melhores práticas e difundir a culturade gerenciamento de projetos e processos na Agência;

• Implantação do Sistema Informatizado de Gestão Estratégica– GesANTT, que se constitui em ferramenta fundamental aoregistro e sistematização dos dados pertinentes aosindicadores de desempenho, projetos estruturantes eprocessos organizacionais priorizados.

Modelo de Operação EPP

• Atribuições

• Garantir o alinhamento dos projetos e processos com o planejamento estratégico da ANTT• Estabelecer padrões metodológicos e acompanhar o desenvolvimento dos projetos estratégicos e processos prioritários• Atuar como unidade de apoio à gestão e execução de projetos e processos• Implementar e manter uma base de conhecimento de melhores práticas de gestão e garantir sua disseminação• Viabilizar a implantação de uma cultura voltada para resultados

Modelo de Operação EPP

• Áreas de Serviços do EPP

Modelo de Operação EPP• Modelo de Governança

•Características• Patrocínio do Dirigente da Organização• Capacidade de Articulação da Equipe Responsável

Modelo de Operação EPP

• Papéis e Funções• Diretoria Colegiada: Acompanhar o desempenho da

estratégia, projetos e processos da ANTT, promover a avaliaçãoda estratégia da ANTT e direcionar a atuação dos Gestores deProjetos e Processos;

• Núcleo de Gestão Corporativa: Acompanhar o desempenhodo portfólio de Projetos e Processos da ANTT, elaborarrelatórios sobre o desempenho para os Gestores e AltaAdministração, orientar sobre metodologia de gestão deprojetos e processos e disseminar e fomentar melhorespráticas;

Modelo de Operação EPP

• Papéis e Funções• Gestor do Projeto ou Processo: Acompanhar o desempenho

do portfólio sob sua responsabilidade, apoiar a resolução deproblemas dos processos e projetos junto aos Chefes,direcionar o trabalho dos chefes dos processos para ganho dedesempenho e participar dos Ciclos de Monitoramento eAvaliação Trimestrais

• Chefe de Projeto ou Processo: Liderar a equipe departicipantes do projeto e processo, promover reuniões deacompanhamento do desempenho e implementação dasações, realizar reports sobre problemas para o Gestor doProjeto e Processo, utilizar a metodologia do Escritório deProjetos e Processos e fornecer feedback ao Escritório deProjetos e Processos

Modelo de Operação EPP

• Monitoramento e Avaliação

Monitoramento & Avaliação

Mensal

Gestores de Processos e Projetos

Chefes de Processose Projetos

Núcleo de GestãoCorporativa

Trimestral

Diretoria Colegiada

Estrutura Organizacional

Para a proposição do novo arranjo organizacional daANTT foram ainda considerados:

• Análise do trabalho de mapeamento de processos

• Entrevistas com Superintendentes e responsáveis poráreas críticas da Agência

• Levantamento nas áreas de informações relativas a suaprodução (volume, carga horária, quantidade deprofissionais envolvidos, etc)

• Estudos da legislação atual da ANTT, das deliberaçõesda Diretoria Colegiada e dos relatórios de informaçõesexistentes na Agência.

Estrutura Organizacional Análise de estrutura organizacional atual

Estrutura Organizacional

A análise da estrutura organizacional da ANTT foicomposta de :

• Avaliação do papel e funções da ANTT

• Diagnóstico do Modelo de Departamentalização

• Alinhamento Matricial da Estratégia

• Desenho da Estrutura

• Desenho (ou revisão) dos Processos de Trabalho

• Avaliação da Força de trabalho

• Identificação dos Sistemas Informacionais

Análise da Estrutura Organizacional

DIRETORIA COLEGIADA

DIREITOR GERAL

PRG

OUVIDORIA

COREG

COMISSÕES DEOUTORGAS

GAB

ASCOM

ASPAR

CEDOC

COESP

SEGER AUDITORIA

GESIC

GEAUD

SUP GESTÃO ESTRATÉGICA (SUDEG)

GER INOVAÇÃO E MODERNIZAÇÃO

GER PLANEJ.E ORÇAMENTO

GER FINANÇAS E CONTABILIDADE

GER GESTÃO DE PESSOAS

GER LICITAÇÕES E CONTRATOS

GER RECURSOS LOGÍSTICOS

GER TEC. DA INFORMAÇÃO

GER GESTÃO DE PESSOAS

URRJ

URMG

URSP

URCE

URRS

URMA

URBA

SUP EXECUTIVA (SUEXE) SUP MARCOS REGULATÓRIOS (SUREG)

GER ATOS NOR E OUTORGAS

GER DEF. US. E CONCORRÊNCIA

GER AVAL. ECO. E FINANCEIRA

SUP ESTUDOS E PESQUISAS (SUEPE)

GER DE ESTUDOS

GER DE PESQUISA

SUP TRANSPORTES DE PASSAGEIROS (SUPAS)

GER FRETADO PASSAGEIROS

GER REGULAR PASSAGEIROS

GER REGULAÇÃO E OUTORGA

SUP TRANSPORTES DE CARGAS (SUCAR)

GER TRANSP AUTORIZADO

GER FERROVIÁRIO

GER REGROD CARGAS

SUP FISCALIZAÇÃO

GER DE INTELIGÊNCIA

GER FISCALIZAÇÃO

GER FISC CONTATIVOS FER

SUP EXPLORAÇÃO DA INFRAEST. DE RODOVIAS

GER REG . OUT. RODOVIAS

GER FISC. CONT. OPERACIONAL

GER ENG. E INVESTIMENTO

GER REG. OUT. FERROVIÁRIAS

Perspectiva Matricial de Áreas e Funções

GESTÃO

PESQUISA

REGULAÇÃO

FISCALIZAÇÃO ??

PASSAGEIROS INFRAESTRUTURA CARGAS T.A.V ? FISCALIZAÇÃO ??

FUN

ÇÃ

O

ÁREAO modelo matricial precisa de um arranjo coerente entre

funções e áreas

Situação Atual

• Gestão de Processos - o EPP realizou um ciclode apoio assistido a todos os processos prioritários,revendo o desenho, indicadores e planos deimplementação. As atualizações estão sob análisedo EPP, que prepara normativo de redefinição dosprocessos a serem acompanhados.

• Estrutura Organizacional - foi solicitado aosMinistérios de Transportes e Ministério doPlanejamento, Orçamento e Gestão a ampliação doquantitativo de cargos comissionado para viabilizar aimplantação da nova estrutura proposta.

Elisabeth BragaSuperintendente de Gestão - SUDEG

Agência Nacional de Transportes Terrestres – ANTT

elisabeth.braga@antt.gov.br