NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOSESTRUCTURA DEL CDIGOEl cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:

Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as

200 AMBIENTE DE CONTROLLos dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:

200-01 Integridad y valores ticos.100NORMAS GENERALES100-01 Control InternoEl control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el seguimiento.

El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.

100-02 Objetivos del control internoEl control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos: Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de transparencia.

Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.

Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios pblicos de calidad.

Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

100-03 Responsables del control internoEl diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los fines institucionales.

Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el apoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta.

100-04 Rendicin de cuentasLa mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperadosLa rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.

La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente.

200 AMBIENTE DE CONTROLEl ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales.

La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control paraalcanzarlosobjetivosdela institucin de acuerdo con las disposicionesylos

lineamientos

delgobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente.

200-01 Integridad y valores ticosLa integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin.

La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.

Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.

200-02 Administracin estratgicaLas entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Tcnico de Planificacin.

Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual, documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.

La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente.

El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general.

200-03 Polticas y prcticas de talento humanoEl control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico.

La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativaLa mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesariodeinformacin.Losdirectivoscomprendernculessonsus responsabilidades de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.

200-05 Delegacin de autoridadLaasignacin

deresponsabilidad,la

delegacindeautoridadyel establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendolaresponsabilidadsobre

lossistemas

de

informacin y autorizaciones para efectuar cambios.La delegacin de funciones o tareasdebe conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin.

200-06 Competencia ProfesionalLa mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elementoesencial,lascompetenciasprofesionalesde las servidorasy servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad.

Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos.

200-07 Coordinacin de acciones organizacionalesLa mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.

La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen en localizaciones geogrficamente apartadas.

El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.

200-08 Adhesin a las polticas institucionalesLas servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo.En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.

Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn dela adhesin a las polticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.

200-09 Unidad de Auditora InternaLa auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de riesgos.Cada institucin, cuando se justifique, contar con una unidad de auditora interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.

La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y operaciones.

Los auditores de la unidad de auditora interna actuarn con criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.

300 EVALUACIN DEL RIESGOLa mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos.El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos.

300-01 Identificacin de riesgosLos directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos.

Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus objetivos.

La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.

Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.

300-02 Plan de mitigacin de riesgosLos directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias.

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios.

300-03 Valoracin de los riesgosLa valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados.

La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimientodenuevosservicios,sistemasdeinformacinrediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

300-04 Respuesta al riesgoLos directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio.La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el impacto.

Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROLLa mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de informacin.Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.

La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener.

401Generales401-01 Separacin de funciones y rotacin de laboresLa mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas,demaneraqueexistaindependencia,separacindefunciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares.Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin.

La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.

Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.

La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo.

401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operacionesLa mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos.La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal.

Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.

401-03 SupervisinLos directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.

La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulacionesy procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin.

Permitir adems, determinaroportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.

402Administracin Financiera - PRESUPUESTO402-01 Responsabilidad del controlLa mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignacionesaprobadas.Todoslosingresosygastosestarndebidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria correspondiente.

En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad,plurianualidad,eficiencia,eficacia,transparencia,flexibilidady especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.

La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas.

402-02 Control previo al compromisoSe denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin deltalento humano, financieros y materiales.En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas verificarn previamente que:

1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos;

2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y,

3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengadoPrevia a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarn:1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica;

2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente;

3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado;

4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos;

5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;

6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso

7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultadosLa evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos.La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.

Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.

La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto codificado vigente.

El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.

La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.

Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.

Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario, tales como:

Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y aprobacin.

Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado.

Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.

403Administracin financiera - TESORERA403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresosLa mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern los responsablesdeladeterminacinyrecaudacindelosingresos,en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente.Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, de capital y financiamiento.

Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente.

403-02 Constancia documental de la recaudacinEl Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o recibarecursosfinancieros,enconceptodeingresos,consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.

Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.

Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos.

En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn documentadamente mediante controles administrativos.

403-03 Especies valoradasLas especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden.

El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador.

403-04 Verificacin de los ingresosLas instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.

Elservidorencargadodelaadministracindelosrecursos,evaluar permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan.

403-05 Medidas de proteccin de las recaudacionesLa mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancariasA la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del Estado.La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.

Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional se dividir en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisin del Pago de la Deuda Pblica.

Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda Pblica Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente nica.

403-07 Conciliaciones bancariasLa conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes.Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea.

403-08 Control previo al pagoLas servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones:a)Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

b)Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada;

c)Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos respectivos;

d)Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar.

e)Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados.

403-09 Pagos a beneficiariosEl Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagos efectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de los servicios pblicos.

Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.

Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que se realizan a travs de la caja chica.

403-10 Cumplimiento de obligacionesLas obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.

403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financieraLas entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.

La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.

Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales.

Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.

403-12 Control y custodia de garantasEn los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley.Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes

La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley.

Custodia adecuada y organizada de las garantas. Control de vencimientos de las garantas recibidas.

La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicosToda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de controles internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.

El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.

Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.

403-14 Inversiones financieras, adquisicin y ventaLas entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades.La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por el Estado.

Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.

Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos.

403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsicaSe mantendrn registros adecuados que permitanidentificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.

Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en formatrimestral o semestral.

404Administracin Financiera - DEUDA PBLICA404-01 Gestin de la deudaLas mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humano que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras lneas de responsabilidad y comunicacinysistemasdeinformacincomputarizadosqueincluyan controles de seguridad adecuados.Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles internos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica.

404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblicaEl organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones especficas de deuda.La estructura organizacional de la unidad de administracin de la deuda, estar conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y responsabilidades distintas.

Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, en representacin del gobierno.

Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo pas.

Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes.

Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.

404-03 Polticas y manuales de procedimientosEl ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento, definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia.Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del Pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas.

El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda,estoincluyeunadescripcindelainformacinrelacionadaconel financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos.

Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamientoLas entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin de garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador,observarnlasdisposiciones,restricciones,requisitosy procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente.Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pblica.

Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, no podrn contratar prstamos.

Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.

404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblicaLa mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para la identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmentelosinstrumentoscrediticiosydocumentacincompletadelas transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las operaciones de la deuda pblica.

404-06 Contabilidad de la deuda pblicaSe dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro delasoperaciones deendeudamiento,asegurandolapreparacinde informacin financiera detallada, confiable y oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operacionesdeendeudamientopblico tendrundiseoapropiadoalas caractersticas y necesidadesde estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratosoconveniosinternosrespectivosantesdesuregistro. Complementariamente los estados financieros contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los reportes generados.

Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta nica del Tesorero Nacional.

Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional.

404-07 Registro de la deuda pblica en las entidadesLas entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por el Pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.

Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago respectivo.

Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del Pas.

404-08Conciliacin de Informacin de Desembolsos de Prstamos y deOperaciones por Servicio de la Deuda.Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su procesamiento.

El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.

La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.

La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.

As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.

El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.

404-09 Pasivos ContingentesLas entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos futuros.Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez global.

404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblicaCorresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la gerencia y auditora.

El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros.

El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidezacostosrazonables,anlisisconiniciativasdereducirladeuda, financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funcionesentrelasreasdegestindeladeuda,parasalvaguardarla confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin de los datos.

El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de administrar la deuda pblica.

404-11 Control y seguimientoEl organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos contratados.El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los cambios de forma rpida y eficaz.

Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.

A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen uso de los recursos.

La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano en el mercado internacional.

405Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de ContabilidadGubernamentalLa contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la toma de decisiones.La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.

405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad GubernamentalEl sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones.El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:

Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad.

Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente.

Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.

Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.

La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin.

Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

405-03 Integracin contable de las operaciones financierasLa contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos.La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porqueintegra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.

En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentacin de respaldo y su archivoLa mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.

La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin.

Correspondealaadministracinfinancieradecadaentidadestablecerlos procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante eltiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.

La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.

405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin financieraLas operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general.

La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad.

Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentasLas conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.

Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad.

Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto.

405-07 Formularios y documentosLas entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operacionesyactosadministrativoscuentenconladocumentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin posterior.En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operacionesimportantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.

La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes.

En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica.

405-08 Anticipos de fondosSon recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos.La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes.

Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada.

El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:

a) Anticipos a servidoras y servidores pblicosLas entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones.

Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de administracin de talento humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento.

Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.

b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructuraCorresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.

Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern registrados en el sistema.

Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.

c) Fondos de reposicinSon valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:

d) Caja chica institucional y proyectos programadosEl uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubri