A SECRETARIA PAROQUIAL E A

COMUNICAÇÃO VERBAL

Sumã Pedrosa

SECRETARIADO

O Secretariado é uma profissão de longa tradição, que desde há muito está conotada com um cargo de confiança, de responsabilidade e que exige discrição.

O termo secretário deriva da palavra em latim secernere, que significa distinguir ou destacar. Está associado ao conceito de privado ou confidencial.

Secretário - pessoa que supervisionava um negócio, a mando de uma personalidade poderosa, como um Rei ou um Papa.

Atualmente: assegurar o atendimento, tomar notas, digitar e arquivar; pró-ativos, versáteis, capazes de evoluir e ... unir à sua profissão a missão de todo batizado – Ide e anuncie a Boa Nova. Uma profissão privilegiada que merece ser exercida com dignidade e competência.

IMAGINEM A SEGUINTE SITUAÇÃO:

Dramatizar

COMUNICAÇÃO

Verbal e não-verbal

QUESTÕES PARA REFLEXÃO

Você é uma pessoa aberta ao diálogo?

( )sempre ( ) quase sempre ( ) raramente ( ) nunca

Permite que o outro se expresse sem interrompê-

lo?

Percebe aquilo que os outros querem dizer além

das palavras (as entrelinhas)?

Esforça-se para desenvolver sua habilidade em

reter informações?

É simpático com seus interlocutores?

QUESTÕES PARA REFLEXÃO

Ao contar um acontecimento ou explicar uma

situação, você é claro e paciente para responder

as dúvidas que possam surgir?

Ao rememorar um acontecimento qualquer, você

se preocupa em indicar e registrar os fatos mais

importantes?

Você é claro e objetivo em suas explicações e

argumentações?

QUESTÕES PARA REFLEXÃO

Ao perceber que está errado, costuma mudar de

opinião?

Costuma repetir para o seu interlocutor os

detalhes essenciais de uma conversa, antes que

ela chegue ao fim, visando confirmar a intenção

da mensagem comunicada?

Costuma tornar-se hostil ou irônico quando o

ponto de vista do seu interlocutor difere do seu?

QUESTÕES PARA REFLEXÃO

Quando em grupo, costuma escutar com atenção

e interesse o que as outras pessoas têm a dizer?

Você consegue manter uma conversação polêmica

sem enveredar para o bate-boca?

Você expressa suas ideias com clareza e

objetividade?

ATITUDES QUE EMPERRAM A

COMUNICAÇÃO

Bocejos

Olhar várias vezes

para o relógio

Olhar desatento

Brincar com algo à

sua volta

Distrair-se com

situação paralela à

conversa principal

Ficar desenhando ou

rabiscando no papel

de anotações

Coçar os olhos

Andar enquanto o

interlocutor tenta

expor o assunto

Descortesia ou

indelicadeza no

tratamento

SITUAÇÕES DIÁRIAS DE COMUNICAÇÃO NA

SECRETARIA PAROQUIAL

Dramas do dia a dia Atitudes negativas Atitudes positivas Sugestão de solução

O telefone toca e é

sempre a mesma coisa:

A que horas será

celebrada a missa das

6h?

Responder com desdém.

Ficar irritado ou chateado e

desligar o telefone.

Buscar um meio que facilite esse

fluxo de informação.

Secretária virtual que

forneça, por meio de um

código esse tipo de

informação.

Os responsáveis pelas

comunidades nunca

repassam os acertos

contábeis do mês na data

correta.

Ligar dezenas de vezes

cobrando. Irritar-se e reclamar

com o padre.

Sentar-se com todas as

lideranças e explicar

detalhadamente as implicações

dos atrasos para a paróquia.

Informatizar as comunidades

e/ou gerar planilhas

simplificadas.

Os agentes de pastoral

pensam que sou

empregado deles.

Cada hora aparece um

querendo mandar.

Agir como empregado.

Não dar atenção aos

coordenadores de pastoral,

angariando desafetos.

Determinar as regras da

secretaria juntamente com o

sacerdote e o CPP. Registrar por

escrito e dar a conhecer as

normas a todos.

Desenvolver uma tabela de

atividades com seus

respectivos responsáveis.

Afixá-la na secretaria.

Distribuir tarefas como

digitação, tirar cópias, etc,

entre os agentes.

Dramas do dia a dia

O padre vai para as

reuniões e não me

comunica os

resultados.

Atitudes Negativas

Ficar calado(a)

esperando ser

cobrado(a) de alguma

coisa para então dizer:

o senhor não me falou

nada. Por isso,

não fiz. A

culpa é sua.

Atitudes Positivas

Diariamente ir ao

encontro do sacerdote

para coordenar o

expediente do dia.

Perguntar e

anotar todas as

informações.

Sugestão de Solução

A participação do

secretário(a) nas reuniões

é um facilitador. Se este for

responsável em organizar a

reunião melhor ainda.

A secretaria parece

“casa da sogra”, todo

mundo entra e se

sente no direito de

usar computador,

pegar papéis, caneta.

E isso atrapalha

nosso trabalho.

Não se importar e fazer

parte da bagunça.

Depois reclamar com o

padre e justificar suas

falhas nas pessoas.

Tratar a todos com

cordialidade e respeito,

porém impondo limites

no espaço de trabalho.

O espaço da secretaria

pode ter um balcão que

separe o ambiente de

trabalho do de fluxo de

pessoas. Tenha um local de

espera confortável com

água e revistas cristãs.

QUE OUTRAS SITUAÇÕES SÃO COMUNS NO

DIA A DIA DA SECRETARIA PAROQUIAL?

Atitudes negativas

Atitudes positivas

Sugestões de solução

Partilha

ALGUMAS DICAS

• Atenção à velocidade da sua fala

• Mantenha um sorriso na voz

• Tom de voz agradável

• Fique certo de que suas infomações foram compreendidas

• Evite o uso ostensivo de palavras técnicas

• Gírias

• Expressões íntimas (querido, meu bem)

• Mascar chicletes

ALGUMAS DICAS

Atenção à Postura

• Olhe para a pessoa enquanto fala com ela

• Transmita segurança, não arrogância

• Ouça atentamente e evite “cortar” o interlocutor

• Seja educado e gentil

• Lembre-se que não há favoritismo

Meu filho, faze o que fazes com

doçura, e mais do que a estima

dos homens, ganharás o afeto

deles. (Eclo 3,19)

Fica firme em teu compromisso e

te concentra em atender bem a

pessoa que te procura, e persevera

no teu trabalho. (Eclo 11, 20)