13/09/2015 A adoção do PRINCE2, como Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Parte 1 | ATHEM

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Posted on 30 de maio de 2015 (http://athem.net.br/a-adocao-do-prince2-como-

metodologia-de-gerenciamento-de-projetos-parte-1/) by Ernani Marques

(http://athem.net.br/author/ernani/)

Antes de começarmos, vamos a uma breve definição sobre projeto:

O que são projetos?

1 – Segundo a Wikipédia: “Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingirum objetivo exclusivo dentro de um prazo especifico e de limitações de custo.”

2 – Segundo o PMBOK® Guide: “Um projeto é um esforço temporário empreendidopara gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

3 –   Segundo o PRINCE2: “Um projeto é uma organização temporária criada com opropósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um BusinessCase pré-acordado.” A palavra organização refere-se a equipe do projeto, ou seja aspessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si. Cada projeto tem uminício e um fim definidos, sendo por isso temporário. Processos que indefinidamente serepetem, são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituemprojetos realmente. Exemplo: a manutenção de um software é considerada umaoperação, porém se for decidido implementar novas funcionalidades, ou até mesmoatualizar a linguagem utilizada, este pode ser encarado como um novo projeto.

Agora que temos uma base, vamos falar um pouco sobre o PRINCE2:

PRINCE2 – PRojects IN Controlled Environments, é um método de gerenciamento deprojetos genérico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentementede seu porte, tipo, organização, região geográfica ou cultura. Isso é possível porque oPRINCE2 isola o gerenciamento do projeto (ex.: aspectos ligados ao escopo, tempo,custo, qualidade, riscos, benefícios, tolerâncias, etc.) das contribuições especializadas (oesforço para realizar o produto, ex: design, construção etc.). Assim, os métodos deprodução dos aspectos especializados são facilmente integrados com o métodoPRINCE2, formando um framework completo para o projeto. Como o PRINCE2 égenérico e baseia-se em princípios comprovados, as organizações que adotam o métodocomo padrão podem melhorar substancialmente sua capacidade organizacional ematuridade em diversas áreas de atividade.

A adoção do PRINCE2, como Metodologia deGerenciamento de Projetos – Parte 1

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Essa metodologia foi desenvolvida pelo OGC – Office of Government Commerce do ReinoUnido, que é uma organização do governo do Reino Unido responsável por iniciativasque aumentam à eficiência e efetividade de processos de negócio do governo.

Um projeto que adota a metodologia PRINCE2 deve considerar estes sete princípios:

Justificativa de Negócio Contínua

Um projeto PRINCE2 deve ter uma Justificativa de Negócio Continua, portanto, cadaprojeto deve ter um Business Case. Isto significa que a razão para iniciar o projeto devefazer sentido do ponto de vista dos negócios e possuir um ROI. O documento BusinessCase fornece detalhes completos, mostrando porque o projeto deve ser feito, incluindocustos, benefícios esperados e prazos, também referidos como informações dejustificativa de negócio. Como o documento Business Case é um dos primeirosdocumentos criados em um projeto, ele evita que se iniciem alguns projetos que de fatooferecem poucos benefícios reais a empresa. A justificativa de negócio é entãoverificada em todo o ciclo de vida do projeto, o que pode, por exemplo acontecer ao finalde cada estágio. O Princípio da Justificativa de Negócio Continua confirma anecessidade de uma justificativa documentada no início do projeto, e durante o mesmopara que possam ser tomadas decisões com o valor do negócio em mente. O BusinessCase é regularmente revisto durante o projeto para verificar a sua aderência aJustificativa de Negócios Contínua.

Aprender com a Experiência

As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores.Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrirem e utilizarem as lições aprendidas elevá-las em conta durante a vida do projeto. Cada projeto é exclusivo, o que significa quesempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada novo projeto. Pode-sedizer também que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. OPrincípio de “aprender com a experiência” abrange todo o ciclo de vida do projeto, desdeo processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processoClosing a Project. Qualquer lição aprendida durante o projeto, deve ser documentada.As lições documentas devem ser repassadas e serem disponibilizadas para projetosfuturos, onde podem ser aproveitadas. O PRINCE2 também realça que constituiresponsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar e capturar lições aprendidas,ao invés de esperar que alguém as forneça.

Papéis e Reponsabilidades Definidos

Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dosoutros. Acreditamos que este é um dos princípios mais importantes para acertar desde oinício. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos os papéis e asresponsabilidades dentro de uma estrutura de organização, a qual envolva os interessesdo negócio, do usuário, do fornecedor e das partes interessadas. De acordo com oPRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais: o Executivo, os Usuários e osFornecedores cujo detalhamento está abaixo:

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1 – O Executivo = é aquele que se certifica de que o projeto agrega valor ao dinheiro neleinvestido;

2 – Os Usuários = são aqueles que utilizarão o produto após ele ser criado e dessautilização criarão benefícios;

3 – Os Fornecedores = são aqueles que oferecem recursos e o conhecimentoespecialista para o projeto e produzem produtos, ou pacotes de serviços.

Este princípio estabelece que estes três participantes primários devem sercorretamente representados na Equipe de Gerenciamento de Projeto e no ComitêDiretor do Projeto. Cada integrante da equipe tem um papel definido e umaresponsabilidade acordada. Em resumo, o princípio “Papéis e ResponsabilidadesDefinidos” pressupõe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possaresponder as seguintes perguntas:

O que se espera de mim? O que se pode esperar dos outros? Quem toma quais decisões?

Gerenciar por Estágios

Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto é dividi-lo em partesmenores (Método Cartesiano), que são chamados nos projetos PRINCE2 de Estágios ouEstágios de Gerenciamento. Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controladoestágio a estágio. Estes Estágios de Gerenciamento, são separados por pontos dedecisão (também conhecidos como “Pontos de Controle”) de responsabilidade doComitê Diretor do Projeto.

Ao término de cada estágio, o Comitê Diretor do Projeto avalia:

1 – O desempenho do último deles;

2 – O Business Case;

3 – O plano para o próximo estágio, definindo se o projeto avança ou não para o próximoestágio.

Há vantagens em se trabalhar por estágios, pois propiciam uma boa abordagem para oplanejamento do projeto sendo:

1 – Permitir que o projeto seja divido em uma série de partes gerenciáveis;

2 – Ter um plano de projeto de alto nível para todo o projeto e um Plano de Estágiosbastante detalhado;

3 – Certificar-se de que os planos para os próximos estágios possam aprender a partirdos estágios anteriores.

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Gerenciar por Exceção

Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto temalguma tolerância ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comitê Diretor doProjeto de que há, ou pode haver um problema. Se o problema é pequeno e elepermanece dentro das tolerâncias, então o Gerente de Projeto poderá lidar com isso enão terá de alertar o Comitê Diretor do Projeto. Cada nível da Organização do projeto sevale do princípio de Gerenciar por Exceção para administrar o nível inferior degerenciamento. O nível inferior de gerenciamento, só deve notificar o nível superior, sehouver uma grande issue que está fora de sua tolerância. O nome dado no PRINCE2 parauma grande issue é “Exceção”, o que significa que a issue está fora da tolerânciaacordada.

A definição do PRINCE2 para Gerenciar por Exceção é: Um projeto PRINCE2 temtolerâncias definidas para cada objetivo do projeto de modo a estabelecer os limites deautoridade delegada. O PRINCE2 lista 6 tolerâncias que podem ser definidas:

1 – Prazo

2 – Custo

3 – Qualidade

4 – Escopo

5 – Risco

6 – Benefício

Em resumo, Gerenciar por Exceção possibilita ao nível superior de gerenciamento umaforma de administração e controle do nível imediatamente inferior, não precisandoassim ser “incomodado” por pequenos problemas.

Foco em Produtos

Uma Descrição do Produto detalhada irá orientar o projeto, estabelecer as expectativascorretas e ajudar a entregar os produtos requeridos. O manual do PRINCE2 afirma que“Um projeto PRINCE2 se concentra na definição e na entrega dos produtos eprincipalmente nos seus requisitos de qualidade”. Uma boa Descrição do Produtoproporciona clareza, pois define o propósito, a composição, a derivação, o formato oscritérios de qualidade e o método de qualidade do produto. Uma boa Descrição doProduto também torna mais fácil determinar os requisitos de recursos, dependências eatividades.

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O princípio Foco em Produtos afirma que a Descrição do Produto deve ser redigida tãobreve e do modo mais claro possível no projeto, para que todas as partes interessadastenham uma ideia clara do que esperar. O Tema Planos dá suporte ao princípio Foco emProdutos, pois conforme as Descrições do Produto são criadas como parte doplanejamento com base no produto.

Adequar ao Ambiente de Trabalho

Um projeto PRINCE2 deve ser adequado de acordo com o tamanho, o ambiente, acomplexidade, a importância, a capacidade e o risco do projeto. O propósito de Adequarao Ambiente de Projeto significa:

1 – Assegurar que o Método do Projeto diz respeito ao ambiente de projeto (ou seja, aose trabalhar num ambiente financeiro, deve-se alinhar o método com a estrutura degerenciamento existente);

2 – Assegurar que os controles do projeto se baseiem na escala, na complexidade, naimportância, na capacidade e no risco do projeto.

Documento de Iniciação do Projeto (DIP) deve descrever como o método PRINCE2 seráadequado para aquele projeto em particular.

 

Em resumo as boas práticas recomendadas pela metodologia PRINCE2, abordam todosos aspectos do gerenciamento de projeto que alinhadas aos princípios, nos trazem ummodelo de gestão eficaz e dinâmico.

No próximo artigo, serão abordados as benefícios, características e aspectos dedesempenho de um projeto PRINCE2.

 

Autor: Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner

Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – OGC / Manual deTreinamento da Management Plaza Brasil.

PRINCE2 é marca registrada da AXELOS Limited.

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