8 - o Centralização e Descentralização

DELEGAÇÃO, CENTRALIZAÇÃO E DELEGAÇÃO, CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃODESCENTRALIZAÇÃO

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DELEGAÇÃODELEGAÇÃO

É a transferência de determinado nível É a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando o correspondente subordinado, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa compromisso pela execução da tarefa delegada.delegada.

Os elementos básicos de delegação são:Os elementos básicos de delegação são:a tarefa que foi transferida do chefe para o subordinado; e

a obrigação (responsabilidade ou compromisso) que o subordinado tem para com o chefe na realização dessa tarefa transferida.

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Considerações importantes sobre Considerações importantes sobre delegação:delegação:

a autoridade deve ser delegada até o ponto, e na medida necessária, para a realização dos resultados esperados;

a autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou função;

a responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se, totalmente, de suas obrigações, designando outros para realizá-las; e

a clareza na delegação é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita.

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Importância da delegação:Importância da delegação:permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência maior;permite maior produtividade da equipe de trabalho, por meio de maior motivação, menor tempo de espera para tomada de decisões, maior desenvolvimento da equipe e maior interação entre as unidades organizacionais;permite amplitude de controle mais adequada;permite melhor aproveitamento de recursos;exige melhor planejamento e programação de atividades e proporciona condições para isso; eproporciona maior segurança para a empresa.

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Obstáculos para a delegação:Obstáculos para a delegação:

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Regras práticas para uma delegação Regras práticas para uma delegação efetiva:efetiva:

selecionar o subordinado adequado;proporcionar um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado;explicar, com precisão e clareza, as atividades e os resultados esperados;criar condições adequadas de motivação;estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos;treinar e ajudar os subordinados em suas atividades;evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a abrir mão de determinadas atividades que provoquem uma situação adequada de motivação nos subordinados.

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ter adequados canais de comunicação;ter disposição para aceitar erros dos outros;incrementar o nível de participação dos subordinados;perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização;desenvolver o processo de planejamento para que a delegação possa ocorrer antes do fato e não depois do fato consumado;desenvolver adequado nível de confiança nos subordinados por meio de treinamento, participação, reconhecimento e troca de idéias;

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criar condições para forçar os subordinados a tomar decisões, dando-lhes, ao mesmo tempo, o apoio que se fizer necessário;não criticar, excessivamente, quando os subordinados cometem enganos;fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e o prazo de realização;prover incentivos adequados para que os subordinados se sintam dispostos a aceitar maior delegação; edesenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo de delegação.

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A delegação resulta das situações criadas A delegação resulta das situações criadas pelo volume e pela complexidade das pelo volume e pela complexidade das atividades.atividades.

À medida que o volume cresce, ocorre, assim, À medida que o volume cresce, ocorre, assim, uma divisão de trabalho nos níveis uma divisão de trabalho nos níveis estratégico, tático e operacional da empresa.estratégico, tático e operacional da empresa.

A adição de especialista serve de via principal A adição de especialista serve de via principal por meio da qual a empresa procura enfrentar por meio da qual a empresa procura enfrentar a crescente complexidade das exigências que a crescente complexidade das exigências que lhe são feitas.lhe são feitas.

No processo de delegação, deve ser No processo de delegação, deve ser considerada a capacidade real e percebida do considerada a capacidade real e percebida do chefe, assim como de seus subordinados.chefe, assim como de seus subordinados.

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É necessário fazer revisão e crítica É necessário fazer revisão e crítica contínuas dos deveres e tarefas contínuas dos deveres e tarefas atribuídos. Para tanto, deve-se:atribuídos. Para tanto, deve-se:

testar as próprias tarefas e os objetivos que se quer alcançar;comparar as tarefas com os objetivos estabelecidos;separar as que mais contribuem para os objetivos, sendo que estas deve guardar para si;as demais transferir para os subordinados; econcentrar os esforços nas próprias tarefas.

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A falta de delegação pode acarretar:A falta de delegação pode acarretar:para a empresa: o ritmo dos negócios é aquele imposto por seu proprietário. A administração torna-se morosa e dependente; e a participação dos funcionários é baixa;para o empresário: existe sobrecarga de trabalho que exige dele atuação nas mais diferentes áreas. Comumente sente-se só, julgando que não há equipe pessoa em quem possa confiar. Trabalhando tenso, estará predisposto ao stress e as suas conseqüências negativas; epara os funcionários: baixos desenvolvimentos profissional e envolvimento com assuntos da empresa. Se há falta de maior motivação e ocorre desejo de participação não correspondido, os melhores funcio-nários não permanecem na empresa; e os que ficam enquadram-se num ambiente de acomodação.

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CENTRALIZAÇÃOCENTRALIZAÇÃO

É a maior concentração do poder decisório É a maior concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa.na alta administração de uma empresa.

Ocorre normalmente na seguintes Ocorre normalmente na seguintes situações:situações:

para manter maior nível de integração das atividades da empresa;para manter uniformidade de decisões e ações;para melhor administrar as urgências;quando o executivo não quer uma segunda pessoa que lhe faça sombra;quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização; epara aumentar o nível de controle das atividades da empresa.

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CENTRALIZAÇÃOCENTRALIZAÇÃO

Vantagens:Vantagens:menor número de níveis hierárquicos;melhor uso dos recursos humanos, materiais, equipamentos e financeiros;melhor possibilidade de interação no processo de planejamento, controle e avaliação;maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos;decisões estratégicas mais rápidas; emaior segurança nas informações.

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DESCENTRALIZAÇÃODESCENTRALIZAÇÃO

É a menor concentração do poder É a menor concentração do poder decisório na alta administração da decisório na alta administração da empresa, sendo, portanto, mais empresa, sendo, portanto, mais distribuído por seus diversos níveis distribuído por seus diversos níveis hierárquicos.hierárquicos.

Ocorre normalmente na seguintes Ocorre normalmente na seguintes situações:situações:

a carga de trabalho da alta administração está volumosa e/ou demasiadamente complexa;a situação anterior provoca morosidade no processo decisório;pela maior ênfase que a empresa quer dar à relação produto ou serviço versus mercado;para encorajar o processo decisório de seus executivos lotados na média e baixa administração; epara proporcionar maiores participação, motivação e comprometimento dos executivos e funcionários da empresa.

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Vantagens:Vantagens:possibilidade de gerar maior especialização nas diferentes unidades organizacionais;menor exigência de tempo nas informações e decisões;maior tempo à alta administração para outras atividades;possibilidade de gerar efeito competitivo, o que pode aumentar a produtividade;maior facilidade de definição de objetivos e metas para as unidades organizacionais e as pessoas;possibilidade de maior desenvolvimento das pessoas nos aspectos administrativo e decisório;possibilidade de maior motivação e comprometimento;

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Vantagens:Vantagens:possibilidade de maior participação;possibilidade de atendimento mais rápido às necessidades da empresa e das unidades organizacionais;melhor desenvolvimento da capacitação administrativa e profissional;tomadas de decisão mais próximas da ocorrência dos fatos;diminuição de conflitos entre os vários níveis hierárquicos da empresa; etendência a maior número de idéias inovadoras.

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Desvantagens:Desvantagens:inabilidades de quaisquer pessoas em manter observação sobre as modificações das condições locais ou de uma operação complexa, provocando decisões sem visão do conjunto;sistemas inadequados no sentido de compreensão do desenvolvimento dos subordinados;possibilidade de efeitos negativos na motivação;maior necessidade de controle e de coordenação;risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades;maior dificuldade de normatização e de padronização;maior ineficiência na utilização de recursos da empresa.

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Diferenças entre descentralização e Diferenças entre descentralização e delegação:delegação:

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Princípios da descentralização:Princípios da descentralização:a descentralização coloca a autoridade de decidir nos pontos mais próximos possível de ocorrência das ações;é provável que a descentralização obtenha resultados gerais melhores conseguindo conhecimentos maiores e mais, diretamente, aplicáveis, bem como compreensão mais oportuna ao tomar o maior número de decisões;a descentralização funciona se há delegação real da autoridade sem a preocupação com seu relato minucioso ou, o que seria pior, com sua verificação prévia;a descentralização exige a compreensão de que o principal papel da assessoria ou dos serviços, é dar assistência e apoio aos operadores de linha mediante número, relativamente, pequeno de pessoas especializadas, de modo que as decisões sejam corretas;

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Princípios da descentralização:Princípios da descentralização:a descentralização requer a percepção de que o agregado de muitas decisões, individualmente corretas, será melhor para a empresa e para o público do que decisões planejadas e controladas a partir do poder central;a descentralização só funcionará se a respon-sabilidade, juntamente com a autoridade na tomada de decisão, for, verdadeiramente, aceita e exercida em todos os níveis; a descentralização só pode ser conseguida quando a alta administração perceber que a autoridade, genuinamente delegada aos escalões inferiores não pode, de fato, ser retida por ela;

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Princípios da descentralização:Princípios da descentralização:a descentralização não se apóia na necessidade de se ter objetivos gerais, estrutura organizacional, relacio-namentos, estratégias e medidas conhecidas, entendidas e seguidas, mas na percepção de que a definição das estratégias não significa, neces-sariamente, uniformidade de métodos de execução de tais estratégias em operações descentralizadas; ea descentralização requer estratégias pessoais apoiadas em medida de desempenho, padrões estabelecidos, recompensas pelo bom desempenho e remoção de incapacidades por desempenho insuficiente.

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Extensão da centralização e Extensão da centralização e descentralização:descentralização:

quanto maior o número de decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos da hierarquia, tanto maior o grau de descentralização;quanto mais importantes as decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos da hierarquia, tanto maior o grau de descentralização nesse campo;há maior descentralização onde há maior número de funções afetadas por decisões tomadas em níveis mais baixos;quanto menos verificações se exigir nas decisões, maior é a descentralização;quanto menor o número de pessoas a serem consultadas e quanto mais baixo estiverem na hierarquia, tanto maior o grau de descentralização.

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