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CLAUDIO MARCIO ARAUJO DA GAMA PROJETO DE REORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE DO INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ- IFPR
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CLAUDIO MARCIO ARAUJO DA GAMA
PROJETO DE REORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE DO
INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ- IFPR
Curitiba
2011
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ
SETOR DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL E APLICADACURSO DE ADMINISTRAÇÃO À DISTÂNCIA
CLAUDIO MARCIO ARAUJO DA GAMA
PROJETO DE REORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE DO
INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ- IFPR
Trabalho de Conclusão de Curso- TCC do Curso de Graduação em Administração à Distância da UFPR para obtenção do grau de Bacharel em Administração.
Professora: Adriana R. W. TakahashiOrientadora: Carla Patrícia da Silva Souza
Curitiba
2011
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO.........................................................................................4
2. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO.............................................6
3. DIAGNÓSTICO DA ORGANIZACIONAL..............................................10
4. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA................................................................15
5. REFERENCIAL TEÓRICO......................................................................17
6. REFERENCIAL BIBLIOGRAFICO............................................................42
7. DISSEMINAÇÃO.....................................................................................88
8. SUSTENTAÇÃO......................................................................................94
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS.....................................................................97
10. REFERENCIAL BIBLIOGRAFICO..........................................................99
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1. INTRODUÇÃO
O Ministério da Educação- MEC, através de estudos realizados entre 2003 e
2006, identificou uma carência relacionada à educação profissional, técnica e
tecnológica em todo o país. Como causas, teria sido identificado que o Governo
Federal deixou por conta dos Estados as atribuições referentes a este nível de
educação. Sendo assim, o Ministro de Estado da Educação, Fernando Haddad
relatou ao então Presidente da República Luís Inácio Lula da Silva o problema e
sugeriu que a esfera de poder criasse uma rede de escolas de ensino
profissionalizante, técnica e tecnológica para que o setor privado pudesse ser
suprido de mão-de-obra a fim de reduzir ou cessar a importação de trabalhadores
com estas qualificações para dar conta do crescimento econômico experimentado
então pelo país e verificado, ainda que em níveis um pouco menores ainda
atualmente. A presidência ordenou o ministério que criasse a dita rede.
A rede foi criada aproveitando uma rede já existente de Centros Federais de
Educação Tecnológica- CEFETs e Escolas Técnicas ligadas às Universidades
Federais. No Paraná, como o CEFET já havia sido transformado em Universidade
Federal Tecnológica do Paraná- UTFPR, a Escola Técnica da UFPR foi escolhida
para ser transformada em Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do
Paraná- IFPR. Esta transformação deu-se no final de 2008. Inicialmente começou a
funcionar com servidores cedidos da UFPR, da UTFPR e de outras instituições
federais de ensino. Passado o período de transição, em 2010 os servidores cedidos
que quiseram foram redistribuídos para o IFPR e os que não quiseram foram
devolvidos às instituições de origem. Os servidores que faltavam para dar conta da
rápida expansão do IFPR foram admitidos através de concurso público em 2010 e
como foram muitas nomeações no mesmo ano, a Pró-Reitoria de Gestão de
Pessoas- PROGEPE acumulou uma massa documental de processos de nomeação
e outros processos relacionados à Administração de Pessoas e Desenvolvimento de
Pessoas de modo que a gestão desta massa documental começou a perder
agilidade até porque foram várias as mudanças de edifícios em um período de
menos de dois anos.
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Chegou o momento de os processos passarem por auditoria externa pela
Controladoria Geral da União- CGU e Tribunal de Contas da União- TCU. A
PROGEPE, com carência de pessoas até que fossem nomeados e empossados
todos os servidores aprovados em concurso público, viu-se na oportunidade de
lançar mão de funcionários terceirizados e estagiários em Administração para que as
solicitações fossem atendidas no prazo adequado. Iniciados os trabalhos pelo
estagiário Claudio Marcio Araujo da Gama, então acadêmico de Administração pela
UFPR, este identificou necessidade de implantação de modernização da gestão
destes documentos enquanto o ambiente era propício a mudanças já que o IFPR
estava no início de suas atividades, recém-criado. Em paralelo a estas sugestões, a
PROGEPE já embrionava um projeto semelhante mas, no momento, não tinha
servidores especialmente designados para converter os documentos em arquivos
digitais e tampouco suporte tecnológico para disponibilizar o acesso destas
informações para os gestores da área e servidores.
Foi aí que Gama tomou a iniciativa de, aos poucos fazer a digitalização dos
documentos e arquivá-los inicialmente em arquivo de imagens compartilhado com
gestores da área. A ideia foi bem aceita mas, como a legislação exige a necessidade
de um arquivo físico, ainda continuou sendo necessária uma adequação da atual
estrutura a esta necessidade. A consequência imediata foi a redução drástica no
número de consultas e pesquisas aos processos físicos e um significativo ganho de
tempo para a estruturação de um sistema denominado Processo Verde. Este
sistema dependeria da criação de um Servidor (suporte tecnológico) uma vez que o
Sistema do IFPR seria sobrecarregado e poderia não funcionar como o planejado
devido ao acréscimo significativo de informações digitalizadas.
Enquanto isso, continuava a produção crescente de documentos a serem
mantidos em arquivo permanente. Foi quando a PROGEPE, através de Portaria,
designou um Grupo de Trabalho- GT (GT-Arquivo) para reorganizar o sistema de
Gestão de Documentos e Arquivística. O grupo estruturou uma proposta definitiva e
uma outra paliativa enquanto a proposta definitiva não era viabilizada. O objetivo era
promover a devida conservação dos documentos e melhorar a agilidade na busca
pelas informações. Para isso, tudo começou com um diagnóstico da situação atual
para que fosse formalizada uma proposta final para a solução do problema.
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2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
2.1 HISTÓRIA DA REDE
A história da rede federal de educação profissional, científica e tecnológica
começou em 1909, quando o então presidente da República, Nilo Peçanha, criou 19
escolas de Aprendizes e Artífices que, mais tarde, deram origem aos Centros
Federais de Educação Tecnológica (Cefets). Tida no seu início como instrumento de
política voltado para as “classes desprovidas”, a rede federal se configura hoje como
importante estrutura para que todas as pessoas tenham efetivo acesso às
conquistas científicas e tecnológicas. Foi na década de 1980 que um novo cenário
econômico e produtivo se estabeleceu, com o desenvolvimento de novas
tecnologias, agregadas à produção e à prestação de serviços. Para atender a essa
demanda, as instituições de educação profissional vêm buscando diversificar
programas e cursos para elevar os níveis da qualidade da oferta. Cobrindo todo o
território nacional, a rede federal presta um serviço à nação ao dar continuidade à
sua missão de qualificar profissionais para os diversos setores da economia
brasileira, realizar pesquisa e desenvolver novos processos, produtos e serviços em
colaboração com o setor produtivo.
2.2 A ORGANIZAÇÃO
A organização escolhida pode ser caracterizada como uma escola federal
de educação básica, técnica e tecnológica. Trata-se do Instituto Federal de
Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná- IFPR. Tem uma estrutura multicampi e
está presente em mais de 14 municípios do Paraná com previsão para ampliação
para mais seis campi até 2012. OIFPR foi criado em dezembro de 2008, por meio da
Lei11.892, que transformou a Escola Técnica da Universidade Federal do Paraná
(ET-UFPR) em Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná.
Ganharam o status de instituto os antigos Cefets, escolas técnicas e agrotécnicas.
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Em todo o Brasil, existem 38 Institutos que constituem a Rede Federal de Educação
Profissional, Científica e Tecnológica, vinculada à Secretaria de Educação
Profissional e Tecnológica do MEC (Setec). O grande diferencial dos Institutos
Federais- IFs é a oferta de todos os níveis de ensino na mesma instituição. Pela
primeira vez é possível oferecer, no mesmo local, desde a Educação Básica (cursos
de nível médio e técnico) até a Pós-Graduação (especialização, mestrado e
doutorado). São 14 campi espalhados pelo Paraná, que oferecem 57 opções de
cursos, sendo 43 técnicos e 14 de nível superior, todos públicos e gratuitos. Além
disso, o setor de Educação à Distância do IFPR possui pólos de apoio presencial em
mais de 230 cidades paranaenses e em todos os estados da Federação. O IFPR
está presente nas cidades: Assis Chateaubriand, Campo Largo, Curitiba, Cascavel,
Foz do Iguaçu, Irati, Ivaiporã, Jacarezinho, Londrina, Palmas, Paranaguá, Paranavaí,
Telêmaco Borba e Umuarama. Dentro do plano de expansão da educação
profissionalizante proposto pelo Governo Federal, o Instituto pretende ampliar sua
atuação e a estimativa, até o término da expansão, é oferecer 20 mil vagas
presenciais e 50 mil na modalidade de Educação à Distância (EaD).
2.2.1 A ÁREA/SETOR
A PROGEPE- Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – PROGEPE é administrada pela administradora Neide Alves. O Gabinete é responsável por dar encaminhamento às atividades que visem ao aumento da competência de seus profissionais, melhorando as relações internas, valorizando seus recursos humanos, para que as ações administrativas e acadêmicas sejam efetivas e voltadas para a consecução dos resultados esperados, que é o atendimento de excelência ao cidadão. É por seu intermédio que deverá ser consolidada a política institucional de recursos humanos e a política das relações estudantis. É composta pelos servidores Aurélio Ferreira da Silva, Daniela Moller, Elenir Leite Marloch, Evelin Cristina Schandler, Gisley Lima Menezes e Tânia Gracieli Vega Incerti. A PROGEPE é composta por duas
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diretorias: a Diretoria de Administração de Pessoas- DIAP e a Diretoria de Desenvolvimento de Pessoas- DDP.
2.2.1.1 A DIAP
A DIAP- Diretoria de Administração de Pessoas é administrada pela
Tecnóloga em Gestão Pública Leonilda Barreiro Sanches. É responsável pelo
gerenciamento dos sistemas de cadastro interno e geral do Poder Executivo
(SIAPEcad) e pela folha de pagamentos dos servidores docentes, técnicos
administrativos ativos, aposentados e pensionistas, bem como dos docentes
substitutos do IFPR e estagiários. Gerencia e supervisiona os trabalhos das
Coordenadorias vinculadas a esta Diretoria. Gerencia a Folha de Pagamento.
Coordena, controla e supervisiona os assuntos de cadastro, remuneração, folha de
pagamento, benefícios e pensões relativos aos servidores do IFPR e seus
dependentes, bem como a atualização de sistemas informatizados. É composta pelo
Tecnólogo em Gestão Pública Claudio Marcio Araujo da Gama, pelo Estagiário em
Tecnologia da Informação Evandro Stresser, pela Assistente em Administração
Fernanda Konkol Diogo, pela Advogada Gécica Rosa dos Santos, pela Bacharel em
Tecnologia da Informação Ivone Maria Lima Moreira Bastos, pelo Bacharel em
Tecnologia da Informação JéffersonSteidel dos Santos e pela Assistente em
Administração Lucimara Gomes Martins.
2.2.1.2 A DDP
A DDP- Diretoria de Desenvolvimento de Pessoas é administrada pela
servidora técnico-administrativa Samara da Silva Becker. É responsável pelo
ingresso do servidor no IFPR e pelo seu desenvolvimento continuo profissional e
pessoal. Planeja, coordena e avalia as atividades das coordenadorias da DIDEP.
Gerencia as questões referentes ao ingresso do servidor no IFPR e sua
movimentação. Promove o desenvolvimento do servidor na carreira. Coordena e
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implanta políticas de avaliação de desempenho e de avaliação de estágio probatório.
Viabiliza os cursos de capacitação que melhor atendam ao desenvolvimento do
servidor na carreira. É composta pela administradora Eliane Aparecida Thomé, pela
assistente em administração Lourdes Andressa Zeiter Sato, pela recepcionista Paola
Rosa Bandeira e pela Assistente em Administração Janice MayumiBark Toda.
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3 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Na condição de uma instituição ao mesmo tempo com mais de 100 anos de
história e ao mesmo tempo tendo suas atividades iniciadas recentemente (2008), o
IFPR apresenta ambiente tradicionalista e resistente a mudanças e ao mesmo tempo
propício à inovação devido à recente reorganização e constante expansão. A
tradição vem das escolas que deram origem ao IFPR como a Escola Alemã criada
em 1869 e já no século XX transformada no setor Escola Técnica da centenária
UFPR. O ambiente propício à mudança e inovação vem da diferença entre os
demais Ifs do Brasil. Enquanto a grande maioria já era uma autarquia federal
(CEFET) com toda uma infraestrutura administrativa e operacional já pronta, o IFPR
não herdou estrutura organizacional alguma e teve de começar a se organizar do
zero. Este começo se deu com base na estrutura organizacional da UFPR e UTFPR
com adaptações às necessidades da nova organização. Inovou ao, diferente de
outros estados, criar uma estrutura multi campi com a reitoria na capital do estado ao
invés de várias escolas no lugar dos campi como ocorreu nos demais estados.
3.1 MAPEAMENTO DOS AGENTES DO CONTEXTO INTERNO E EXTERNO
No contexto interno, o IFPR dispõe de cerca de 600 servidores entre
professores e técnico-administrativo com apoio de funcionários terceirizados e
estagiários. No contexto externo, por ser uma autarquia federal, portanto com
autonomia administrativo-financeira massem autonomia política, tem apoio político-
institucional do Ministério da Educação- MEC ao qual é subordinado, do Ministério
do Planejamento, Orçamento e Gestão- MPOG e da Casa Civil- CS da Presidência
da República- PR. Tem suporte da Procuradoria Geral da República-PGR dentro de
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sua estrutura e é fiscalizada e controlada pela Controladoria Geral da União- CGU
no âmbito do poder executivo e Tribunal de Contas da União- TCU no âmbito do
poder legislativo.
3.2 LEVANTAMENTO DE RESTRITORES E ALAVANCADORES
As principais restrições são falta de autonomia para definir suas estratégias
de expansão. Estas estratégias são definidas em âmbito ministerial até para que os
destinatários e beneficiários dos recursos destinados a esta área não entrem em
competição por território e principalmente por atribuições e objetivos. Sendo assim, a
expansão do IFPR fica restrita a regiões carentes de mão-de-obra profissional,
técnica e tecnológica que não são contempladas por outras instituições federais e
estaduais de ensino superior como a UFPR, UTFPR, Universidade Federal de
Fronteira Sul- UFFS, Universidade Federal para a Integração da América Latina-
UNILA e as Universidades Estaduais UEPG, Unicentro, UEL, UEM e Unioeste e
Faculdades Estaduais recentemente transformadas em Universidade Estadual do
Paraná- UEPR com reitoria na capital do estado e as antigas sedes transformadas
em campi. Pelo projeto de inserção do IFPR nestas localidades, esta inserção seria
à base de convênios e cooperações com estas e outras instituições.
3.2.1 RESTRITORES
Como se vê, os restritores são de ordem legal e institucional e visam a
atenuar a competição entre as instituições federais e estaduais de ensino. Como
consequência, os municípios que restam para o IFPR expandir mostram-se carentes
de infraestrutura urbana e logística sendo estes restritores um desafio a ser
superado em termos de distâncias a serem percorridas por professores, servidores e
alunos. É um trabalho típico de pioneiros com muitos resultados práticos a serem
apurados em médio e longo prazos.
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3.2.2 ALAVANCADORES
Os principais alavancadores são as potencias possibilidades de parceria
com municípios. Em geral, quando um município é selecionado pelo MEC para ser
sede de um campus do IFPR, toda a comunidade local é envolvida num ambiente de
colaboração. São prefeituras oferecendo imóveis para funcionamento de sedes
provisórias, cedendo mobiliário, pessoal, doando terreno para construção da sede
definitiva do campus, o setor privado se vê diante de novas oportunidades de
crescimento econômico diante da possibilidade de oferta de mão-de-obra qualificada
para um novo ciclo de desenvolvimento econômico para regiões até então
economicamente deprimidas pela falta de, entre outros recursos, os recursos
humanos com a qualidade que o IFPR pretende oferecer. Com isso, costumam cair
as diferenças de interesses federativos (União, Estados e Municípios), diferenças de
interesses entre os poderes públicos (Executivo, Legislativo e Judiciário), diferenças
ideológico-político-partidárias (partidos políticos, situação/oposição, grupos de poder
locais, etc...), diferenças de interesse entre setores da economia (primário,
secundário e terciário) e até das Organizações Não Governamentais- ONGs (terceiro
setor). É um ambiente colaborativo que agrega forças de todos os lados e até tem
despertado a curiosidade de entidades educacionais estrangeiras pelo trabalho
realizado com tanto sucesso.
3.3 IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS E AÇÕES DE APERFEIÇOAMENTO EM ANDAMENTO
No âmbito da PROGEPE, que é o foco principal deste trabalho, no que diz
respeito à gestão de massa documental e arquivística, está em adiantado estado de
maturidade e andamento o processo de conversão em modo dual (físico e digital) da
massa documental que é a base de dados que alimenta um sistema de suporte
informacional para a tomada de decisões dos gestores da Pró-Reitoria que é suporte
da Reitoria. Com a digitalização de boa parte dos processos físicos em hard disk e o
compartilhamento destes acessos com os gestores da Pró-Reitoria, caiu
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consideravelmente o número de consultas ao arquivo físico, promovendo com isso
um aumento considerável da vida útil destes documentos sem que seja preciso
recorrer à restauração tão cedo quanto se imaginou no começo. O pessoal da área
de Tecnologia da Informação- TI está com um sistema praticamente pronto para ser
implantado no âmbito de todo o IFPR para que em todos os campi e até de qualquer
computador ligado à internet para que os dados necessários a uma melhor tomada
de decisões sejam disponibilizados com maior agilidade e exatidão. Trata-se do
Processo Verde. Um projeto desenvolvido pela PROGEPE que visa a reduzir a
produção e proliferação desnecessária de papelório de cópias físicas do mesmo
documento. De brinde, quem ganha com isso é o contribuinte com a economia de
recursos destinados a atividades meio e a natureza como um todo com a redução
significativa de consumo de papel.
3.4 LEVANTAMENTO DE OPINIÕES E SUGESTÕES DE ATORES SOCIAIS RELEVANTES
Foram consideradas relevantes as opiniões e sugestões de atores sociais
como os servidores que mais frequentemente fazem a busca de informações em
arquivo para oferecer suporte informacional para a tomada de decisão dos gestores.
Em segundo plano, a área de Tecnologia da Informação- TI ofereceu suporte
informacional para que a produção do GT-Arquivo ficasse em fácil interface
tecnológica com o Processo Verde. Em terceiro plano, a Pro-Reitoria de Ensino-
PROENS e a Diretoria de Educação à Distância- EaD ofereceram suporte
bibliográfico para que o projeto de mudança ficasse em consonância com os padrões
estabelecidos internamente e em âmbito externo com as normas e leis relacionadas
à gestão da massa documental e arquivística. Entretanto, toda esta proposta de
mudança foi construída em parceria com as demais Pró-Reitorias e com a Reitoria
para que viesse a atender de uma forma ou de outra às necessidades do IFPR como
um todo e pudesse até servir de modelo a outras Pró-Reitorias e unidades
descentralizadas (campi).
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Estas opiniões foram condensadas em uma proposta de reorganização feita
pelo GT-Arquivo. A presente proposta visa à organização do espaço físico destinado
à estruturação do arquivo da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE),
especificamente suas Diretorias: Desenvolvimento de Pessoas (DDP) e Diretoria de
Administração de Pessoas (DIAP).
Por meio de material fotográfico, é apresentado um diagnóstico da situação
atual do espaço físico ocupado pela PROGEPE para guarda de seu arquivo
permanente, seguido de considerações para a efetiva resolução dos problemas
apontados. De forma sistematizada, é colocado um plano de ação para a
organização do espaço físico e arquivo atual visando a uma melhoria imediata, mas
não definitiva, até que esta proposta, após novas discussões e possíveis
adaptações, possa ser desenvolvida. A proposta é desenvolvida pelo GT designado
pela Portaria nº 185 de 26 de abril de 2011, denominado “GT-Arquivo”, que se reuniu
no mês de maio de 2011, entre os dias 09 a 23, adotando os seguintes
procedimentos para a execução do trabalho conforme segue:
3.4.1 Leitura e análise do material Recomendações para a construção de
arquivos do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq e o capítulo Gestão de
Documentos, da apostila de Comunicação Oficial e Arquivística da Escola Técnica
da Universidade Federal do Paraná - UFPR;
3.4.2 Discussão geral sobre o espaço físico para arquivo permanente da
PROGEPE;
3.4.3 Vistoria no local;
3.4.4 Análise e seleção dos dados coletados; e
3.4.5 Elaboração de proposta de intervenção.
O GT-Arquivo, reconhecendo a importância de se pensar o arquivo
permanente da PROGEPE, espera contribuir a partir da proposta para o início de um
efetivo planejamento, organização e estruturação do arquivo.
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4. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
São definidos como principal problema a falta de recursos destinados a
conservação e rápido acesso às informações do arquivo físico a começar por
problemas de ordem logística conforme segue:
O espaço destinado ao arquivo permanente da PROGEPE encontra-se
atualmente anexo à “Assessoria de Assuntos Estratégicos” do Gabinete do Reitor
que desenvolve atividades alheias à PROGEPE. Para acesso e manutenção do
arquivo da PROGEPE deve-se, portanto, considerar a rotina administrativa deste
setor. Em fotografia capturada de dentro da sala da Assessoria, é possível notar que
o espaço destinado à PROGEPE, medindo hoje 3,50m x 3,70m, é inadequado para
o armazenamento de documentos de uma Pró-reitoria de Gestão de Pessoas. O
ponto de iluminação, embora suficiente para o tamanho do espaço, necessita ser
adaptado de acordo com a disposição do mobiliário. Não há ventilação, a sala
permanece fechada e não possui janelas, causando umidade e proliferação de
fungos (mofo) nas paredes. O local acumula sujeira e materiais que não fazem parte
do arquivo permanente, como utensílios de cozinha, materiais eletrônicos e
documentos diversos que não deveriam ser arquivados e, sim, descartados. Não é
limpo regularmente e, muito menos, feita a dedetização. Não há espaço para
locomoção e os documentos encontram-se em caixas de arquivo empilhadas no
chão. O arquivo, da forma atual, encontra-se suscetível a incêndio, extravio e danos
causados por infiltração. Por exemplo, as folhas dos processos do ano de 2010
estão “colando” umas nas outras devido à umidade do ambiente. Qualquer pessoa
que entrar na sala de Assessoria de Assuntos Estratégicos poderá ter acesso aos
documentos, já que podem ser facilmente retirados pela janela de ventilação. O
espaço não possui mobiliário suficiente e adequado para o armazenamento dos
documentos. Faltam pastas e caixas suficientes para o armazenamento adequado
da documentação existente no arquivo. No momento, as caixas de arquivo “inativo”
estão se deteriorando devido o empilhamento e umidade do ambiente. Como se
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depreende das imagens apresentadas, os materiais presentes no arquivo
permanente atual são suficientes para ocupar todo o espaço físico da sala.
Considerando que logo entrarão novos servidores, assim como chegará
documentação de servidores redistribuídos para esta Instituição, será necessária a
ampliação do espaço (ou até outro local) do que o disponível hoje: 3,50m X 3,70m.
Após verificar o espaço atualmente destinado ao arquivo permanente da massa
documental da PROGEPE, a equipe concluiu que este é insuficiente para as atuais e
imediatas necessidades da Pró-Reitoria. Além de pequeno, mostra-se inadequado e
praticamente sem mobiliário algum. O arquivo só está funcionando, ainda que de
maneira precária, porque há prejuízo no tempo de consulta e na conservação dos
documentos (há pastas de 2010 já precisando de restauração devido à umidade).
Sendo assim, o ideal seria um espaço maior e mais adequado às necessidades
atuais e futuras da Pró-Reitoria de acordo com as recomendações do Conarq.
Entretanto, visando a atender paliativamente algumas necessidades mais urgentes
tentando utilizar o mesmo espaço, a equipe conclui que seria necessário um
mobiliário, ainda que estantes de aço ou madeira para acomodar a massa
documental que se encontra empilhada no piso e sobre dois armários. Sem tais
móveis, o que se pode fazer, é o que já está sendo feito que é utilizar os espaço
precariamente com prejuízo à conservação da massa documental e ao tempo de
resposta quando são necessárias consultas e pesquisas ao acervo.
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5. REFERENCIAL TÉORICO
Falar em arquivo permanente de informações, em suporte de papel, pode soar
antiquado quando se vive numa época em que as informações ocupam cada vez
menos espaço em outros suportes como discos, chips, microchips e outros suportes
eletrônicos e informatizados. Entretanto, para SANTOS (2007, p. 22), diante da
utilização em larga escala da Tecnologia da Informação e Comunicação (TICs) nas
áreas da Ciência da Informação e uma tendência cada vez maior de produção de
documentos e informações digitais, é fundamental a iniciativa de se pesquisar temas
relacionados às políticas de preservação; aos formatos físicos; aos formatos lógicos;
aos sistemas gerenciadores; aos processos de migração, aos processos de
replicações; ao lixo digital; à durabilidade; à confiabilidade; ao formato etc... “Tendo
em vista um projeto que preveja a preservação destes documentos e informações
para que não corramos o risco o risco de viver em uma sociedade sem memória e
consequentemente sem parte de sua história, esta preocupação é expressa pela
UNESCO em sua resolução sobre preservação digital”. SANTOS (2007, P. 28)
ainda adverte para o risco de confiar demais em arquivos eletrônicos e digitais:
A Frente à problemática da documentação digital, pode-se dizer que a humanidade já está perdendo informações e documentos digitais. Esta visão é facilmente percebida com a seguinte pergunta: você já tentou abrir algum arquivo que está armazenado em um disquete de 5 ¼”? Se tentou, passou por dificuldades: a primeira, encontrar o drive de 5 ¼” , a segunda, conseguir ter o disquete, pois ele pode estar deteriorado e consequentemente danificado fisicamente; e a terceira, encontrar o software que leia esse tipo de documento. Das três dificuldades, duas podem ser contornadas coma criação de museus tecnológicos, pois o hardware e o sftware independem dos dados armazenados, porém a deterioração da mídia jamais pode ser contornada, visto que os dados são fisicamente perdidos. (...) A humanidade já está perdendo documentos digitais, pois mídias digitais como disquetes de 3 ½” e 5 ¼” , CDs, fitas DAT, entre outros, estão sendo consumidas pelo tempo e pela obsolescência. Visando à preservação dos disquetes, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) fez a NBR-11515 (1990), que dispõe sobre a conservação física dessas mídias, porém ainda não elaborou uma norma exclusiva para CDs.
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Diante desta insegurança, os clássicos arquivos permanentes com
informações suportados em papel voltam a ganhar pontos na corrida contra a perda
de informações causada pela ação do tempo.
5.1 MODELOS DE GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS
Para CASTRO (1985, p. 11), arquivo, no Brasil, é “sinônimo de civismo e o
lema da bandeira brasileira sempre é colocado na bandeira do ideal dos profissionais
conscientes que almejam o melhor para a pátria: Ordem e Progresso. Este lema tem
importante significado para os brasileiros pois em ordem o país progride e assim se
insere dentro do contexto das grandes nações livres das Américas e do mundo”.
Arquivos constituem alicerces sobre os quais se constroem os pilares do
desenvolvimento em todas as áreas, inclusive na área da educação profisssional,
técnica e tecnológica, em especial em seus órgãos de gestão de pessoas. No
concreto dessas fundações, a mão-de-obra especializada dá a consistência
desejada para que o serviço cresça forte, sólido e duradouro. De gestores de
arquivos de formação adequada, depende a administração científica das
informações em papeis ou outras bases em todas as suas fases, a recuperação da
informação contida neles, em todos os níveis da gestão de pessoas. É de urgência a
salvação de documentário histórico da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas do
Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Paraná- IFPR. Os referidos
arquivos anseiam pelo “Know-how” arquivístico. E salvar quer dizer levantar,
desinfetar, organizar, preservar e disponibilizar quando necessário. Não se pode
esquecer que a história do IFPR também é contada pela história das pessoas que
nela trabalharam e trabalham. Para isso, a instituição como um todo precisa ser
conscientizada no sentido de apoiar bons projetos.
Vários planos têm sido iniciados e não atingem o objetivo previsto. Não têm
sido entregues às áreas certas e às pessoas certas. Desta vez, na PROGEPE do
IFPR, a iniciativa parece ser bem mais estruturada. Organismos e Fundações
Internacionais estão prontos a colaborar em projetos bem elaborados.
Coordenadores de tais projetos devem recrutar estudantes de Arquivologia ou pelo
menos da disciplina de Gestão Documental e Arquivística do Curso Superior de
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Tecnologia em Gestão Pública do próprio IFPR em estágio universitário ou recém-
formados terão assim o treino que seria o pronto-socorro para os médicos.
Um dos motivos de fracasso de projetos de levantamento de documentos, tem
sido o fato de serem eles planejados por especialistas de outras áreas e que não
conhecem a técnica arquivística. Isto porque improvisam métodos baseados em sua
própria técnica. A arquivística usa a varinha mágica para as grandes massas
documentais que enfrenta com galhardia. Essa varinha mágica é usada na
separação de fundos e séries, conforme o arquivo que vai organizar. Já na primeira
etapa de classificação, pesquisadores, mais afoitos podem conseguir informações os
documentos. Na segunda etapa de classificação que é a separação de sub-grupos
dentro dos fundos, um inventário preliminar pode ser feito. Outras etapas de
classificação se seguem; depois a descrição, o arranjo e a indexação. O grande
milagre também se dá porque a descrição nos arquivos é de conjuntos. Unidade de
arquivo não é um papel. É um dossiê ou maço. A descrição é sumária e abrange
todo o dossiê. A indexação é simples e lógica. Os dados colocados são essenciais.
Um perigo do qual tem de se defender o arquivista, é o deslumbramento da
pesquisa.
Há várias facetas nesse deslumbramento: 1) elaboração de inventário fictício
retirado de fontes impressas da entidade, para depois procurar “agulhas em
palheiro”, isto é, procurar os documentos citados nessas fontes... de duas, uma: ou
não acha, ou encontra documentos que não estão contidos nessas fontes; e às
vezes encontra depois de grande e árdua pesquisa; 2) no inventário dos
documentos, perde-se em detalhes, porque quer saber a história do documento e
revolve grande parte do documentário para descobrir o seu resultado; 3) a pesquisa
é feita para o pesquisador. As duas primeiras são, às vezes, problemas pessoas de
formação ou de inclinação; o último, às vezes, para atender a ordens superiores. O
arquivista não pode ser perfeccionista, nem se deter em filigramas e jamais
descreverá, num arquivo, informação por informação. Se o fizer, a massa
documental o envolverá de modo a perder o fio da meada. Num arquivo de muito
pequenas proporções, o que parece ser o caso do arquivo permanente da
PROGEPE do IFPR, ainda se pode admitir algumas sofisticações- como o hibridismo
entre arquivos físico e eletrônico; mas lembrando que a organização é feita em
etapas que vão do princípio ao fim do acervo; isto porque o usuário não quer só
aquele período no qual se trabalhou com detalhes... E como fala em acervos de uma
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instituição que acaba de nascer e se expande vertiginosamente, quase sempre estão
em estado inadequado de conservação e começam a ficar volumosos...
O mecanismo proposto baseia-se em doutrina arquivística e é a aplicação da
ciência pura dos arquivos. Do inventário preliminar, se passa ao inventário
propriamente dito, atendendo às características de cada arquivo, com muita
criatividade, mas com muita simplicidade, discernimento e, principalmente, com
muita segurança. A Administração ensina que o Pró-Reitor de um órgão de gestão
de pessoas não deve executar os serviços e sim coordená-los, orientá-los e
supervisioná-los. Em arquivo histórico, que é o caso do arquivo permanente de
PROGEPE do IFPR, o Pró-Reitor tem de executar. Todos os dias, aprende-se um
pouco. E não se dirige o que não se sabe fazer ou não se experimentou fazer. Ou
ainda, se corre o risco de dar ordens inexeqüíveis. É o “learnbydoing”, essencial em
arquivos. Depois dos inventários prontos, guias devem ser elaborados para
divulgação entre os usuários autorizados do acervo no âmbito da PROGEPE e todas
a suas diretorias e coordenadorias. Já nesse estágio, a PROGEPE do IFPR estará
em pé de igualdade com as universidades mais desenvolvidas do país e do mundo
desenvolvido que têm todo o seu documentário sob controle; nos quais, os arquivos,
além de recolher, assistem e orientam os arquivos correntes e intermediários,
colocando, ainda, em todas as tabelas de descarte, sua aprovação ou seu veto.
Arquivologia é ciência independente. Interliga-se a outras ciências mas não se
confunde. “Não se pode aplicar a arquivo, tudo o que se experimentou em outras
áreas do conhecimento. E, se, se generaliza técnicas, o resultado é desastroso ou é
inócuo”, conforme conclui aindaCastro (1985 p 14).
Segundo BELLOTTO (2006, p. 13), um fundo de arquivo é “um universo
arqueológico a identificar, balizar, ordenar, descrever e analisar de modo a
possibilitar a preservação de sua originalidade, de sua integridade física, e a
disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em
condição de apreensão e uso plenos”.
De acordo com este pensamento encontra-se respaldo no texto abaixo:Aarquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, não dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabelecidos de arranjo e descrição. Isto porque, ao contrário da biblioteconomia, ela não trabalha com documentos múltiplos e nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico. No entanto, não se pode dizer que a arquivística não tenha doutrina e metodologias próprias; muito menos se pode taxá-la de isenta de princípios gerais que possibilitem o entendimento entre seus profissionais e entre
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estes os usuários dos acervos a recolher, arranjar, descrever e divulgar. (BELLOTTO 2006, p. 13).
Sendo um universo arqueológico, o fundo de arquivo é, com raras exceções,
um desafio que acena com o caótico que lhe imprimiram o tempo e o desuso em que
caíram seus elementos. Assim, no sentido do desafio e da descoberta, o trabalho de
arquivo, especialmente quando se trata de acervos históricos- o que é o caso do
arquivo permanente da PROGEPE do IFPR- é invariavelmente fascinante.
O conteúdo não está dirigido a questões políticas, históricas ou instituicionais
dos arquivos permanentes e, sim, que aborda conceituações, metodologias e
técnicas de tratamento de seus fundos documentais. Deve-se afastar da atividade
arquivística toda sorte de improvisação, de adaptações casuísticas e de despreparo
como larga tarefa para a qual a arquivística pretende contribuir, ainda que dentro de
seus limites. Embora o que se segue esteja voltado para a terceira idade dos
documentos e para o trabalho de sua organização interior do arquivo permanente da
PROGEPE do IFPR, um quadro linear do ciclo documental e as principais
características das três fases são imprescindíveis. Dada a especificidade do IFPR ( e
também de algumas outras instituições de ensino profissional técnico e tecnológico)
de, mesmo entre profissionais de relativa experiência, haver confusão quando à
tipologia, à função e ao destino dos documentos, tomados genericamente,
misturando-se a atribuições técnicas formas de tratamento e de utilização que
deveriam ser obrigatoriamente diferenciadas, julga-se útil a distinção das
características do acervo e das funções documentais relativas a arquivos. As
questões da diplomática, da tipologia documental e dos valores de arquivo são
abordadas como antecedentes à própria entrada dos documentos permanentes no
arquivo- momento em que começa a atuar o arquivista ou membro do Grupo de
Trabalho (GT- Arquivo), formalmente designado para esta força-tarefa, no âmbito da
terceira idade documental. Colocado o quadro inicial, podem ser introduzidos os
temas técnicos centrais, iniciados pela apresentação dos conjuntos típicos dos
arquivos permanentes: os fundos. O arranjo e descrição são mais detalhados. Não
poderia ser de outro modo já que se trata de indicar o tratamento documental
daqueles conjuntos como objetivo maior. A exemplificação torna-se indispensável
para que seja possível uma aplicação efetiva das normas. Há preocupação
eminentemente didática e voltada para a realidade do IFPR. Em alguns momentos,
pesam mais a vertente conceitual e metodológica, em outros, a prática. Também há
22
operações descritivas. Não se pretende esgotar toda a questão do processamento
técnico do acervo de terceira idade: outras faces ainda podem ser exploradas em
outro momento oportunamente. No entanto, os itens fundamentais que contornam o
tratamento documental em arquivo permanente são apresentados. BELLOTTO
(2006, p. 15) conclui que “a tarefa da identificação, organização, descrição e
transferência da informação dos documentos custodiados nos diferentes arquivos no
país é gigantesca, até mesmo aterradora diante da escassa parcela já levada a cabo
até hoje”. Sendo assim, não se espera nada melhor do que isso no caso específico
do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR.
5.2CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA
No universo da administração e da história reside a própria razão de ser dos
arquivos públicos na sua característica dinâmica: a do ciclo vital dos documentos.
Sendo a função primordial dos arquivos permanentes ou históricos recolher e tratar
documentos públicos, após o cumprimento das razões pelas quais foram gerados,
são os referidos arquivos os responsáveis pela passagem desses documentos da
condição de “arsenal da administração” para a de “celeiro da história”, na conhecida
ascepção do consagrado arquivista francês Charles Braibant. E a chamada teoria
das três idades nada mais é que a sistematização dessa passagem.
A distância entre a administração e a história no que concerne os documentos
é, pois, apenas uma questão de tempo. Isto quer dizer que os arquivos
administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das
unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo
guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades
para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que
se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao
passado, já no recinto dos arquivos permanentes.
O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades. A
primeira é a dos arquivos correntes, nos quais se abrigam os documentos durante
seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada
23
às razões pelas quais foram criados. A permanência de tais documentos nesse tipo
de arquivo depende de sua tipologia/função e, principalmente, de sua vigência, mas
pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do
respectivo órgão gerador, onde permanecerão de cinco a dez anos (sem que isso
seja considerado uma outra idade). No caso do arquivo permanente de órgão de
gestão de pessoas, esta permanência é “ad eternun” por exigência legal.
A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquela em que os papeis já
ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser
utilizados pelo produtor.
Segundo CASTRO (1985, p 17), “são aqueles em que a freqüência de uso
diminuir para a Administração, onde os documentos “dormem” esperando que
transcorram os prazos: administrativo, legal e fiscal”. Permanecerão em um arquivo
que já centraliza papeis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los,
pelo prazo aproximado de 20 anos. No caso do arquivo permanente de órgão de
gestão de pessoas, este material não pode ficar disponível a pessoas de outros
órgãos por se tratar de informações de caráter sigiloso da vida das pessoas que
trabalham ou trabalharam na organização. É nessa fase que os documentos são
submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e
de vida, segundo as respectivas tipologia e função. Redigidas pelas comissões de
avaliação, nas quais os arquivistas contam com a assessoria de administradores,
juristas e historiadores, tais tabelas baseiam-se na legislação em geral, nas normas
internas do órgão e, sobretudo, na própria finalidade dos documentos em questão.
Fixam critérios e justificativas para que possam eliminar certos papeis
desnecessários ao órgão de origem e sem interesse para a pesquisa histórica. Os
que restarem são de valor permanente, são os documentos históricos.
Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislação vigente no
país, estado ou município), contados a partir da data de produção do documento ou
do fim de sua tramitação. A operação denominada “recolhimento” conduz os papeis
a um local de preservação definitiva: os arquivos permanentes. A custódia não se
restringe a “velar” pelo patrimônio documental. “Ultrapassado totalmente o uso
primário, iniciam os usos científico, social e cultural dos documentos”, conclui
BELLOTTO (2006, p. 24).
24
Corroborando com estes conceitos Castro (1985 p. 119) observa que a
técnica de organização aplicada aos arquivos permanentes ou históricos é
inteiramente diferente da aplicada na primeira idade ou arquivos correntes:Nos Estados Unidos são duas as profissões, os admnistradores de documentos e os arquivistas possuindo suas associações de classe independentes. Na maioria dos países, arquivistas são chamados somente aqueles profissionais de arquivos históricos. São arquivos, somente, os órgãos que custodiam acervos permanentes.No Brasil, Chamam-se arquivos os acervos correntes, intermediários e permanentes. O documento de arquivo nasce nas administrações, é acumulado, é avaliado, é transferido ao arquivo intermediário, é recolhido ao arquivo permanente ou descartado quando não possui valor histórico.Daí nossa discordância com a denominação pré-arquivo, galicismo usado indevidamente no Brasil, para nosso arquivo intermediário federal.Pré-arquivo seria antes do arquivo. Se no Brasil o vocabulário arquivo é usado nas três idades, não há razão de ser, essa cópia do francês.A concepção brasileira já é adotada em alguns países. Na França já se diz “archivescourantes”. Os italianos, “archivicorrenti”. Mas arquivistas pra esses países, são os que trabalham nos arquivos históricos. De outro lado, já se referem a arquivistas científicos quando falam nos profissionais de arquivos da terceira idade...
Esta terceira idade de arquivo é classificada por VIEIRA (2005, p. 43) como
“arquivo central”. Segundo aquela, este tem como funções principais direcionar os
arquivos correntes/intermediários, desobstruir os espaços nos locais de trabalho e
custodiar as informações da organização:
Como direcionador dos arquivos correntes/intermediários, entendemos que com o serviço de acumular a documentação, tem o arquivo condições de detectar falhas na produção e na utilização dos formulários e papeis que se transformam em documentos. A reunião dos documentos correntes do recebimento mensal ou anual permite não só provar os atos praticados pela organização, como também fazer uma comparação do modo como aconteceram os fatos. O método de desenvolvimento de uma determinada tarefa é sempre o mais perfeito para os que a desempenham Tal “crença” não se confirma quando este método é comparado com algum outro processo de modelos anteriores já arquivados.Aos que ignoram a formação orgânica dos conjuntos de documentos é difícil até mesmo conduzir uma auditoria.O universo de documentos que ser forma no arquivo central revela como está sendo processada cada etapa nos arquivos correntes. Pela formação dos conjuntos de documentos é possível avaliar os serviços desenvolvidos e suas etapas.Como desubstruidor dos espaços nos locais de trabalho podemos afirmar que as constantes reformas em escritório, a constante compra de mobília seriam solucionados com a criação do arquivo central e a transferência sistemática dos documentos que se tornaram desnecessários ao serviço em andamento.Como gestores da política documental entendemos que a organização, tendo sua documentação reunida em um único espaço e administrada por pessoa conhecedora de seu funcionamento, terá pelo mesmo custo da administração do arquivo um escopo que servirá para aferir seus valores, normas e todo direcionamento na gestão documental.O arquivo central tem possibilidade de posicionar a organização quanto à guarda dos documentos, à aplicação de tecnologia de substituição de suporte e tudo mais que diga respeito ao trato com a
25
documentação.Como custodiadores das informações da organização, talvez a mais importante função do arquivo, ressaltamos que os documentos com valor de prova de uma organização devem ser guardados e zelados por uma pessoa do mais alto grau de confiança, para evitar extravios. O administrador do arquivo central não deve ser necessariamente conhecedor de uma área da organização, deve sim é ser conhecedor de todas as áreas.
Para SANTOS (1999, p. 37), na idade histórica, “os papeis perderam sua
ordinária vigência legal, pela morte da instituição, ou de seus governados. Quantos
anos se requerem? De novo, é a matéria e a legislação que estabelecem os limites.
Séculos pode durar uma causa de beatificação como a de Antônio Alonso Bermejo,
falecido em 1758, hoteleiro de Rueda. Recebido o dom da velhice, os papeis perdem
sua primeira vida jurídica e a mantém de outra maneira: histórica. Ficam
sedimentados no arquivo histórico”.
5.3DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEIOS INSTITUCIONAIS DE CUSTÓDIA E
DISSEMINAÇÃO
Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm co-
responsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da
divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico
e histórico. Esses objetivos são alcançados, para BELLOTTO (2006, p. 35), pela
aplicação de procedimentos técnicos diferentes a materiais de distintas origens.
Partindo-se do elemento comum e primeiro: o documento. Segundo a conceituação
clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico
ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o
relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a
fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário, etc..., em fim, tudo o
que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais
ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme
abrangência do que seja um documento. O processo de fornecer informações a
partir dos dados existentes em qualquer tipo de continente é da área comum dos
profissionais das chamadas ciências da informação, ciências documentais ou ainda
ciências documentárias, como querem alguns. Recolher, tratar, transferir, difundir
informações é o objetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de
26
documentação. Partindo de material diverso e através de mecanismos técnicos,
essas instituições devem estar aptas a cobrir, da maneira mais completa possível,
um “campo de investigação”. Têm em comum, portanto, as finalidades a que se
destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e administrativo de uma
sociedade.
Deixando um pouco de lado as bibliotecas, os museus e os centros de
documentação e concentrando-se mais no arquivo, os documentos de arquivo são
produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no
transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses
documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais
administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa.
Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral
exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. O
arquivo recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema
das três idades do documento: da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente,
deste por transferência ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. O
material será obrigatoriamente recolhido (o remanescente das baixas causadas pelo
cumprimento das tabelas de temporalidade), abstendo-se o arquivista da seleção
para aquisição, como faria o bibliotecário. O único momento em que o fator
julgamento entra no trabalho arquivístico e quando, juntamente com administradores
ligados à entidade de cujos documentos se está tratando, juristas e historiadores, os
profissionais de arquivo estabelecem as tabelas de temporalidade. Elas é que ditam
a destruição racional de documentos rotineiros, segundo os diferentes prazos
fixados. A partir dessas considerações, é possível estabelecer, ainda segundo
CASTRO (1996, p. 38):
Que o arquivo é o órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva organização; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado;
27
Segundo GAUYE (1984: 15-23), Não há possibilidade de coleção nos
arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos, é fundamental a relação
orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do
meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente
dentro das funções e atividades de uma administração. No arquivo, em geral, o
tratamento técnico é dispensado não à unidade, mas às séries documentais que
formam agrupamentos lógicos e orgânicos dentro dos diferentes fundos. No arquivo,
quando no âmbito dos de primeira e segunda idade, a clientela é formada pelo
administrador, pelo empresário ou seus representantes, enfim, pelos produtores do
documento, bem como por profissionais da área jurídica, pesquisadores
administrativos ou cidadãos em busca de seus direitos. No arquivo permanente,
portanto na esfera da pesquisa científica ou do interesse puramente cultural, o
público estará personificado no historiador ou em profissionais cuja atividade possa
demandar informações sobre épocas anteriores, como jornalistas, sociólogos,
cientistas políticos, tec... Outro tipo de usuário é o cidadão em busca de seus, no uso
do direito de habeas data (direito às suas informações em poder do Estado) ou que
revela alguma curiosidade pelo trabalho da investigação histórica.
BELLOTTO (2006, p. 43), resume as características/funções do arquivo:
Tipo de suporte: manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar único
Tipo de conjunto: fundos, documentos unidos pela proveniência (origem)
Produtor: a máquina administrativa
Fins de produção: administrativos, jurídicos, funcionais, legais
Objetivo: provar, testemunhar
Entrada dos documentos: passagem natural de fonte geradora única
Processamento técnico: registro, arranjo, descrição, guias, inventários,
catálogos, etc...
Público: administradores e pesquisadores
5.4DIPLOMACIA E TIPOLOGIA DOCUMENTAL
28
Ainda como temática introdutória ao universo do trabalho técnico e científico
em arquivos permanentes, dada a característica que assume a necessidade de se
conhecer intrínseca e extrinsecamente a unidade documental (suporte e informação)
dos arquivos, justamente para que ela não seja confundida com outras estruturas e
formas documentárias próprias de outras áreas que não os arquivos, convém hoje
que os arquivistas se aproximem dos estudos de gênese documental. Os estudos de
diplomática e tipologia levam a entender o documento desde o seu nascedouro, a
compreender o porquê e como ele é estruturado no momento de sua produção.
Para BELLOTTO (1986, p. 45), “a diplomacia ocupa-se da estrutura formal
dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos
documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras
(como é o caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, à
sistematização imposta pelo direito”. Por isso mesmo, esses documentos tornam-se
eivados de fé pública, que lhes garante a legitimidade de disposição e a
obrigatoriedade da imposição e utilização no meio sociopolítico regido por aquele
mesmo direito. Assim sendo, não é possível dissociar a diagramação e a construção
material do documento do seu contexto jurídico-administrativo de gênese, produção
e aplicação. Há que se distinguir, nos atos legais, a apresentação formal da material.
Segundo Cecília Atienza (1979b:75), “a apresentação formal consiste no refinamento
da redação, na forma em que os atos são apresentados. Já a apresentação material
consiste na coordenação sistemática do assunto. A apresentação formal do ato legal
é, em última análise, a redação, sua configuração externa e apresentação material e
a disposição do assunto no texto”. Ora, é justamente da apresentação formal que se
ocupa a diplomática.
Luiz NuñesContreras, catedrático de paleografia e diplomacia da Universidade
de Sevilha- Espanha, em seu capítulo “Concepto de documento”, na coletânea
Archivística: Estúdios Básicos (Sevilla, 1981b), discute variantes da conceituação de
documento diplomático na idade contemporânea, como as dos mais destacados
diplomatistas europeus, concentrando-se na do austríaco Theodor Von Sickel (1968)
e na do italiano CesarePaoli (1942).
Para Sickel, documento diplomático é o “testemunho escrito e redigido
segundo uma forma determinada, variável em relação ao lugar, à época, à pessoa e
ao tema, sobre um fato de natureza jurídica”. Para Paoli, documento diplomático é o
“testemunho escrito de um fato de natureza jurídica, redigido de modo a observar
29
certas formas estabelecidas, as quais se destinam a dar-lhe fé e força
comprobatória”.
O “modelo” diplomático funciona para os documentos públicos (relações
Estado-cidadão) quase que do mesmo modo que as “formas notariais” funcionam
para os documentos privados (relações cidadão-cidadão). Tanto uns quanto outros,
se incorretamente veiculados, invalidam a aplicabilidade legal de seu conteúdo.
Trata-se, portanto, de documentos escritos, legalmente válidos e revestidos de
determinadas formalidades; sendo prova jurídica ou administrativa de um ato, são
objeto da diplomática.
Desde que as sociedades ultrapassaram a fase da exclusividade da
comunicação oral, a par da escrita, foram surgindo as organizações burocrático-
governamentais, nelas passando a figurar instituições de direito público com pessoas
adequadamente treinadas, cuja função era redigir as decisões das autoridades,
obedecendo a fórmulas determinadas. Com o crescimento e a especialização cada
vez maiores dessa função, estabeleceram-se, amparadas pela legislação, as
chancelarias, as secretarias, os tabeliães...
Sem adentrar a maiores detalhes de origem histórica da diplomacia, relata-se
que ela nasce a partir do espírito crítico dos homens do século XVII. A diplomacia
acata a classificação estabelecida pelo direito administrativo para os atos
administrativos, englobando as espécies com que costuma lidar na área
governamental, tendo-se aí as chamadas categorias documentais. Elas são
estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos
documentos que nelas se enquadram. Sem entrar em detalhes de definições, pode-
se dizer que as categorias documentais são: normativos, enunciativos, de
assentamento, comprobatórios, de ajuste e de correspondência.
5.5ANÁLISE DIPLOMÁTICA E ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
O texto diplomático, na realidade, é a união de três partes distintas: o
protocolo inicial, o texto propriamente dito e o protocolo final. Evidentemente, nem
30
todos os documentos diplomáticos contêm todas as partes constituintes do
documento ideal (diplomaticamente falando). Às vezes, alguns estão ocultos e
implícitos no conjunto geral, outras vezes, determinadas partes não cabem em
certas espécies documentais. A maioria dos especialistas estabelece as mesmas
partes para a partição diplomática.
Por furtar-se ao objetivo principal do presente trabalho, o autor abstém-se de
exemplificar a redação de alguns documentos diplomáticos e atém-se a citar
algumas espécies documentais como alvará, ata, atestado, ato, auto, aviso, bando,
boletim, carta, carta de lei, carta régia, certidão, certificado, circular, constituição,
consulta, contrato, convênio, convocação, decisão, declaração, decreto, decreto-lei,
despacho, edital, estatuto, exposição de motivos, guia, indicação, informação,
instrução normativa, laudo, lei, manifesto, mapa, mapa/manifesto de carga, medida
provisória, memorando, memorial, memorial descritivo, mensagem, moção, nota,
notificação, ofício, ordem de serviço, parecer, passaporte, petição, portaria, postura,
precatório, processo, procuração, prontuário, pronunciamento, proposição, proposta,
provisão, regimento, regulamento, relatório, representação, requerimento, residência,
solicitação, termo, testamento...
5.6TRADIÇÃO DOCUMENTAL
Tradição documental é a parte da diplomática que se ocupa dos vários modos
de transmissão do documento no decorrer do tempo. Ela estabelece a chamada
“ingenuidade documental”, isto é, o grau de relação do documento com seu original
ou, até mesmo, com sua origem, isto é a actio documentada. Todas as formas de
tradição documental se reduzem e se agrupam em torno de dois pólos quando, no
âmbito dos arquivos permanentes, se tem o documento em mãos: ou bem ele
chegou à terceira idade na forma de original, ou chegou em forma de cópia. Entre
esses dois pólos há graduações, inclusive de formas anteriores ao original,
entendidas como minutas. Minuta não é o rascunho e, sim, o pré-original. Por
rascunho entende-se o texto sujeito a correções e rasuras e que contém supressões,
acréscimos e substituições. Na realidade, pela própria definição da palavra (do latim
minuta, “diminuída”) a minuta é, antes uma forma mais abreviada, menos complexa
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do original. Entretanto, também pode ser considerado o texto completo, mas que
ainda não foi “passado a limpo”, não contendo, portanto, as formas de validação.
Há, pois, três momentos na tradição documental: o anterior ao original, o
original e o posterior ao original. Mas ainda é possível discernir categorias
intermediárias, que, apesar de não serem originais, não chegam a ser cópias na real
acepção do termo.
A minuta é um escrito preparatório e reduzido para que, a partir dele, se possa
confeccionar o documento original. Trata-se de um pré-original no qual se reúnem as
notas que contêm os dados essenciais para a redação definitiva do documento.
As chancelarias no Império Romano já distinguiam o scheda, apontamento,
esquema, do instrumentum in mundumredactum, ou simplesmente mundum, que era
o documento “passado a limpo”.
A legitimidade da minuta é questão mais jurídica do que diplomática. Na
verdade, do ponto de vista jurídico, sem validação, as minutas não são consideradas
documentos. Do lado arquivístico, as minutas muitas vezes são guardadas no órgão
de origem, enquanto tramita o documento que partiu dela.
Documento original é tido entre os especialistas como o feito por direta
vontade dos autores e conservado na matéria e na forma genuínas nas quais foi
originariamente emitido. É um escrito que é um ato jurídico revestido de uma ou mais
assinaturas.
Diplomaticamente, há dois elementos a considerar quanto ao original: 1) seu
caráter de primeiro, de matriz; e 2) seu caráter de acabado, limpo, perfeito.
Em certos caracteres internos e externos, os originais não diferem das
minutas, nem das cópias, mas outros caracteres os tornam totalmente diferenciados.
Trata-se das assinaturas, carimbos, selos, tinta, etc- um conjunto de elementos que
não existem nas minutas ou nas cópias. Desses elementos, o que mais
genericamente caracteriza o original é a subscrição. É ela que transforma um
documento “passado a limpo” num verdadeiro original.
O caráter de “acabado, limpo, perfeito” e a falta dos elementos de validação
fazem com que, diplomaticamente, o rascunho não possa ser um original, pois não
está juridicamente apto. Mas pode ser arquivisticamente considerado, sobretudo no
caso dos arquivos pessoais.
Um original é autografo quando contém a subscrição do próprio ou emitentes,
quando procede materialmente dele ou deles. Um original é heterógrafo quando
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procede do autor espiritualmentemas não materialmente; em outras palavras,
quando não contém sua assinatura.
No que diz respeito ao original, o arquivista deve atinar para a distinção entre
falsidade diplomática e falsidade histórica. No primeiro caso, a actio, isto é, o ato, o
fato documentado é verídico, mas a conscriptio não o é. Pode haver vertentes dessa
“falsidade”: 1) o veículo diplomático não foi tecnicamente/juridicamente bem
escolhido, impedindo ou dificultando os objetivos impostos; 2) o veículo foi
propositalmente trocado devido a algum objetivo juridicamente obscuro; a escolha
tipológica foi correta, mas o teor (forma redacional) não.
Quanto à falsidade histórica, ela traz a inverdade na própria actio: o fato
documentado não existe ou existe de modo diferente do exposto; já a conscriptio
pode estar toda correta, tanto na espécie quanto no teor. Os propósitos escusos
configuram-se muito mais forte nesse caso do que no primeiro. A própria origem
diplomática como técnica sistemática prende-se a esses tipos de falsificação que
ocorreram na Idade Média.
O fato de um documento ser original não quer dizer obrigatoriamente que ele
seja único. Dá-se o caso de originais múltiplos quando o conteúdo implica
obrigações recíprocas (tratados e ajustes internacionais) ou ordens com igual peso
jurídico e administrativo, dirigidas a várias repartições dependentes do mesmo
comando. Também se utilizam originais múltiplos por questão de cautela. Para ser
ter certeza de que houve recepção, manda-se o mesmo conteúdo por diferentes
meios e em diferentes tempos.
Também por motivo de preservação, é possível tramitar um original e guardar
em segurança outro ou outros. Todos são originais, já que contém todos os
elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de
diferentes destinatários.
Assim, é possível distinguir dois tipos de original múltiplo: 1) Os circulares,
cujo texto/contexto e teor (forma de articular o discurso) são os mesmos. Podem ter
um endereçamento geral único ou endereçamentos fragmentados e diferenciados
para cada segmento. 2) Os multiplicados, que visam a garantir a chegada de pelo
menos um exemplar do documento completo ao seu destino. Numerosos atos que
emanam de uma autoridade soberana foram expedidos em vários exemplares sem
que esta pluralidade se possa dar outro motivo senão a comodidade a segurança
daqueles que os geraram e os conservaram em seus arquivos.
33
Há as categorias intermediárias entre o original e a cópia que por motivos de
objetivo da presente obra não serão definidas tampouco exemplificadas mas nem
por isso deixam de merecer citação como: ampliação, renovação ou neo-original,
inserção, confirmação...
5.7 VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE
O desafio que se apresenta aos arquivos públicos é o da transferência, no seu
devido tempo, das grandes massas documentais produzidas pela máquina
administrativa, as quais, passada a sua primeira idade (tramitação, utilização,
imediata e guarda nos arquivos correntes), vão para os arquivos intermediários e,
posteriormente, para os permanentes. Essa transferência, segundo BELLOTTO
(2006), implica a passagem por um filtro de qualidade racionalizador e densamente
redutor. É, pois, oportuno analisar os valores que vão dar forma a essa operação:
Não se pretende aqui enumerar princípios para a elaboração de tabelas de temporalidade, instrumentos dos prazos de vida dos papeis que autorizam, nos arquivos intermediários a eliminação de suportes documentais contendo informações duplicadas, dispersas, rotineiras e factuais, de vigência terminada e não utilizáveis pela pesquisa histórica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo da produção histórica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo da produção do documento, ou em data muito anterior à passagem dos documentos para o arquivo histórico(...) (BELLOTTO, 2006 p. 113).
O que se visa, no momento, é nortear os arquivistas responsáveis pela
reorganização do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR para o caso de uma
possível triagem em uma acumulação nos arquivos inativos, quando para tal
acumulação não se obedeceu a qualquer critério de prazo ou guarda ou destruição,
pela simples inexistência daquelas tabelas.
Trata-se de expor um leque de valores aplicáveis aos documentos de terceira
idade para uso em situações ad hoc, das quais os arquivistas vão se valer,
juntamente com a legislação e outros elementos que lhes esclareçam os contextos
de produção daqueles documentos.
Para VIEIRA (2005, p. 44), os documentos não podem ser encarados como
de maior ou de menor valor. “Valem em conjunto e não isolados. É comum as
pessoas acharem que os documentos são mais ou menos importantes em função do
34
prazo de arquivamento. Tal não é verdade. O prazo de arquivamento de documento
de valor legal se dá em função da prescrição do direito nele encartulado”.
Ao ser chamado a um arquivo central de um órgão público, o arquivista tem
de explicar, com segurança que lhe garante sua formação profissional, que não vai
selecionar a seu bel prazer e gosto, apenas os documentos que contenham temas
palpitantes ou assinaturas de figurões. Ainda para VIEIRA (2005, p. 45), “não existe
coisa mais desgastante em uma organização do que o subjetivismo nos serviços.
Nos arquivos ainda mais. É muito comum serem entregues a uma única pessoa sem
prever afastamentos”.
Os arquivos públicos recolhem obrigatoriamente documentos inativos gerados
ou recebidos pelos respectivos órgãos constituintes, no nível de ministérios,
secretarias e autarquias (o que é o caso da PROGEPE do IFPR), respectivamente
do poder executivo (caso do IFPR) federal (caso do IFPR) , estadual ou municipal.
Quando esses documentos chegam sem que tenham sido submetidos a qualquer
critério de avaliação, muito menos as tabelas de temporalidade, e, em acordo coma
entidade de origem, se vai proceder a uma certa triagem, é aí que o estudo dos
valores dos documentos de terceira idade pode ajudar.
Ao se evitar a qualificação “histórica”, embora, evidentemente, estejam sendo
enfocados elementos componentes de acervos de arquivos permanentes ou
históricos, está-se querendo alienar a documentação administrativa inativa da
conotação positivista, ufanista e grandiloqüente que tem sido dada, ao longo da vida
brasileira, à denominação de “documento histórico”.
A história não se faz com documentos que nasceram para ser “históricos”,
nem com autógrafos de grandes figuras, nem com documentos isolados que
signifiquem o ponto final de algum ato administrativo e sim, ademais de outras
fontes, com a “papelada” gerada pelo cotidiano da vida administrativa. Redunda daí
a mais absoluta necessidade de preservar a documentação, passada a sua fase
ativa, isto é, a da validade administrativa ou jurídica. Dessa preservação beneficiam-
se a pesquisa histórica e a própria administração, pois o processo decisório só pode
ser satisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se puder recorrer à
legislação, às resoluções já tomadas, aos casos registrados em processos e em
dossiês ou aos dados constantes em atos administrativos semelhantes àqueles de
que se está tratando.
35
Um arquivo permanente não tem seu acervo constituído de “preciosidades”
colecionadas aqui e ali, recolhidas para que, com elas, o historiador estabeleça seu
referencial de fontes. Um arquivo permanente constitui-se de documentos
produzidos em geral há mais de vinte e cinco anos pelos vários órgãos da
administração pública- cada órgão vindo a constituir um fundo de arquivo-
remanescentes de eliminação criteriosa. Um documento é histórico quando, passada
a fase ligada á razão pela qual foi criado (informação), atinge a da sua utilização pela
pesquisa histórica (testemunho). É útil para a administração e a historiografia, no
sentido mais crítico e científico, e não no de “deleite cultural”.
A avaliação dos documentos de terceira idade abarca dos aspectos
fundamentais: 1) o valor dos documentos (sendo a problemática de sua definição
saber até onde vai o administrativo e começa o histórico na questão da seleção); 2)
a idade do documento (fixada em vinte e cinco ou trinta anos após a data de criação,
por julgar-se, em diferentes países, serem estes prazos suficientes para o término
dos valores primários).
A seguir, segundo VIEIRA (2005), uma avaliação do instrumento informação
trabalhado por comissão de avaliações e prazos, isto é uma “jóia lapidada de
altíssimo valor”:
Começa o dia de trabalho em qualquer empresa, imediatamente começam os registros das informações. O primeiro ato é o registro da freqüência em livro, folha, cartão tradicional ou magnético. Assim sendo, uma infinidade de informações vão sendo registradas e, independente do ramo deatividade, as informações gerarão documentos. Ao fim de uma no foi produzida uma grande quantidade de documentos e, as pessoas, por questões várias, querem se livrar dos papeis. É o momento de saber para onde mandar tanto papel. A solução é o velho depósito distante do centro com algum funcionário quase aposentado. Começa o novo ano, o movimento cíclico “produz, embrulha e manda”, é inevitável. Exatamente isso, inevitável. Os avanços da informática não diminuíram em nada o volume dos arquivos, até porque na maioria dos casos o registro das informações é feito no suporte tradicional e depois é passado para o suporte eletrônico; e, ainda, em muitos casos, o registro é feito nos dois sistemas. (VIEIRA, 2005 p. 10).
Esses aspectos estão intrinsecamente ligados, já que valor é fazer com que o
documento mereça adentrar a terceira idade e aí obter seu direito à perenidade de
conservação. A terceira idade, só alcançarão aqueles documentos que a
merecerem; isto quer dizer que os expurgos se farão de forma correta e as
transferências se realizarão de acordo com os prazos e entendimentos que não
signifiquem nem perdas nem entraves no trabalho.
36
Entretanto, é preciso não esquecer que, mais do que do fluxo ordenado, esse
merecimento decorre fundamentalmente da proveniência, da função e da natureza
do conteúdo das séries documentais. Essa avaliação ad hoc será bem concretizada
se houver critérios e procedimentos bem definidos e fixados no que concerne à
avaliação.
A avaliação de documentos prescreve que o supérfluo seja eliminado dentro
de determinados prazos e que se reduza a massa documental sem prejuízo da
informação. Para tanto, é necessária a análise da produção documental, com vistas
a identificar os documentos que espelhem a atuação, o comportamento, as
realizações e conquistas das unidades governamentais e privadas e os respectivos
controles das fontes de informações. Essa argumentação está mais bem dirigida pra
o caso mais correto das tabelas a serem elaboradas a priori da própria produção.
Entretanto, deve ser considerada, naturalmente, também nos casos das avaliações
circunstanciais.
A documentação administrativa- instrumento do Estado e da administração-
de simples registro de atos e fatos administrativos- arquivo inexpressivo de papeis e
documentos pertencentes ao passado- tornou-se instrumento de real utilidade para
os administradores no delineamento dos novos rumos da política administrativa. Os
documentos deixaram de constituir os resíduos das operações passadas para se
tornar as ferramentas de trabalho da administração. Se a documentação representa
uma atividade-meio, servindo à administração, para que esta possa manter a
continuidade e a coerência em seus atos, ela também não deixa de ser fim, quando
atendem as necessidades coletivas que vivem dentro da órbita do Estado e que
incumbe atender.
Sendo o arquivo o documento vital de uma administração, é natural que seja
visto como o arsenal da administração e, ao mesmo tempo, como o celeiro da
história.
É nessa dualidade de administração/história- ou melhor, valor
administrativo/valor histórico- que se deve considerar a documentação estática ou
inativa. Não há arquivos que sejam, em essência, históricos, e todo papel
administrativo, desde sua criação, tem, em potencial, um valor histórico.
Documento de arquivo: produzido por e para a administração e guardado para
a história. Até que ponto essa passagem é obrigatória? Tudo o que é gerado pela
máquina administrativa pode fundamentar a pesquisa histórica? A resposta é,
37
definitivamente, não. O descarte é inevitável. A única diferença é que ele pode ser
improvisado e desordenado ou bem estudado e sistemático. Caso se opte pela
primeira alternativa, estar-se-á privando a história de seu elemento vital e a
administração das informações que ela mesma produziu. Nesse caso, estar-se-á
determinando, pela falta de informação, a repetição de erros e a multiplicação de
esforços e gastos.
A avaliação é feita levando-se em cota o valor dos documentos, que
apresenta duas facetas bem distintas: 1) valor primário/administrativo; 2) valor
secundário/histórico. A tarefa mais árdua, a responsabilidade maior do arquivista é
justamente esta, a avaliação, quando ela tem de ser feita a posteriori e não como
deveria ser, desde a produção. Para isso, o arquivista deve contar com a assessoria
de historiadores, administradores e juristas. Cabe reiterar que não se trata aqui da
elaboração de tabelas de temporalidade- também função dessas mesmas forças
conjugadas. A tabela preside mesmo a passagem da primeira idade (arquivos
correntes) para a segunda (arquivos intermediários), tanto quanto presidirá a
passagem seguinte, par a terceira idade (arquivo permanente).
O funcionamento correto desse fluxo permite ao profissional do arquivo
histórico receber tranquilamente a documentação de guarda permanente que lhe é
passada para arranjo e descrição, pois sabe que ela já passou por crivos criteriosos
e conscientes. Isto não é referência a esse caso e, sim, ao da documentação
estática simplesmente guardada sob a denominação sinistra de “arquivo morto” e
sobre a qual é preciso, e urgente, que se profira a sentença de vida ou morte.
Todo mecanismo moderno dos arquivos está condicionado pela solução de
um problema-chave: o da eliminação dos documentos inúteis. Por formação ou por
vocação, o arquivista é necessariamente um historiador (quando no âmbito dos
arquivos históricos) e porque sabe, por experiência pessoal, como escrever a história
e com que material ele não pode se resignar a ser somente um conservador de
arquivos; ele se tornou, de certa forma, um especialista da eliminação, ele é uma
pessoa que sabe destruir. Com efeito, é-lhe impossível contentar-se em receber
sempre só os fundos que as repartições queiram remeter-lhe, depois de uma triagem
feita por elas mesmas. Os serviços públicos raramente estão qualificados para
apreciar o valor histórico dos documentos que eles manipulam. O IFPR parece ser
uma destas exceções pela importância que está dando ao tema já nos seus
primeiros anos de criação, bem como pela formação que oferece aos seus
38
servidores no Curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública contendo a
pertinente disciplina de Gestão de Documentos e Arquivística. Em nome da história,
o arquivista reivindicou o direito de vida e morte sobre os papeis. Pode-se dizer que
a legislação e a prática acabaram por admitir que, a princípio, nenhuma destruição
poderá ser feira sem autorização de um arquivista responsável, o que supõe
relações estreitas e constantes entre os arquivos históricos e as administrações.
Ao estabelecer e discernir o que diferencia o valor administrativo do valor
histórico ou o que os superpõe, o arquivista já estará estabelecendo os critérios de
valor dos documentos de terceira idade. O valor primário é a própria razão do
documento, já o valor secundário é um valor residual que os papeis ainda podem
conservar. O arquivista norte-americano Morris Rieger define como documentos de
valor secundário, sendo, portanto conserváveis: 1) os que, depois de perder o valor
primário, continuam a apresentar valor jurídico; 2) os que mantêm um valor ligado
aos direitos individuais; 3) os que refletem a evolução histórica da administração e 4)
os que mantêm valor potencial para especialistas em história, ciências políticas,
economia, sociologia, geografia, estatística e outras disciplinas.
No caso das três primeiras categorias, é fácil tomar decisões, em vista do
sentido concreto e específico. Entretanto, no caso da quarta, os avaliadores devem
possuir conhecimentos sobre as matérias de que tratam os diferentes conjuntos de
documentos submetidos a seu exame, mas não se lhes pode exigir uma
competência universal. O ideal seria que cada avaliador se especializasse numa
área mais ampla.
A avaliação não é fácil. Na verdade, é a mais penosa das responsabilidades
do arquivista. Assim sendo, um dos primeiros deveres profissionais do arquivista é
ficar em contato através das sociedades científicas, dos colóquios universitários e
dos congressos, com os praticantes da pesquisa científica...
Os funcionários da repartição devem ser principalmente responsáveis pelo
julgamento dos valores primários, isto é, dos valores que os documentos possuem
para os usos da repartição, mesmo na sua própria atividade, tais como os usos
administrativos, legais e fiscais. Os arquivistas devem ser principalmente
responsáveis pelo julgamento dos seus valore secundários, isto é, dos que
apresentem interesses para usos outros que não a atividade oficial da repartição,
tais como a pesquisa.
39
Portanto, no caso dos valores secundários, pode-se contar com auxiliares
para a identificação de documentos específicos requeridos como prova da atividade
da repartição e para a indicação da importância e da exclusividade da informação
sobre pessoas (o que é o caso da PROGEPE do IFPR), lugares e coisas contidas
nos seus documentos. Mas cabe aos arquivistas a responsabilidade final pela
determinação de tais valores, pois a função de sua instituição é preservar os
documentos que possuem esses valores. Valores primários correspondem aos
interesses da própria repartição de origem, valores secundários são os de interesse
de outras repartições e de historiadores, por razões muito mais amplas do que as
ligadas aos valores primários.
Quanto aos valores secundários, (que, no caso, são os que mais interessam
aos objetivos do presente trabalho), são estabelecidas duas espécies de elementos:
1) valores de prova (ligados à política administrativa, à história do órgão, aos
processos por ele gerados, etc) e 2) valores de informação (ligados aos direitos
pessoais, a atos administrativos, etc).
Destaca-se a dupla função dos arquivos. Eles servem de instrumento para a
eficácia da administração e servem de fundamentação para a pesquisa. Assim,
toma-se o valor primário como o estabelecido em função do interesse que o
documento possa ter para a entidade que o produziu e/ou acumulou e o valor
secundário como o estabelecido em função do grau de interesse que venha a ter
para a pesquisa histórica.
Para averiguar o valor primário é preciso verificar se o documento é
necessário para o cumprimento das atribuições e para o desempenho das funções
da entidade produtora/acumuladora. Essa necessidade pode manifestar-se pelos
valores administrativo, jurídico e fiscal.
O valor administrativo é definido como inerente aos documentos necessários
à consecução das atividades correntes do órgão, tais como planos, programas,
relatórios... Para se saber se o valor administrativo acabou e já pode considerar o
valor de terceira idade do documento, podendo este passar à sua destinação de
expurgo ou de guarda permanente, basta averiguar se os documentos deixaram de
estar ligados ao desempenho da atividade a que se referem; se o objetivo principal
dos documentos já foi atingido; se a conservação dos documentos se dá por
conveniência, por mero hábito; se as operações a que os documentos se ligam já
foram concluídas; se a guarda dos documentos serve apenas como garantia contra
40
reclamações de ordem administrativa; se é possível obter os mesmos documentos
em outro lugar.
Como de valor jurídico são apontados dos documentos que envolvem direitos
deveres do cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo os que produzem efeito
perante os tribunais, regulamentam as relações externas e internas do órgão. Para
saber se o valor jurídico já não acompanha o documento, é preciso verificar se o ato
jurídico específico a que se referem os documentos já se concretizou; se a prova
legal já atingiu seu objetivo principal; se dos direitos dos órgãos foram devidamente
resguardados; se os direitos de qualquer cidadão foram devidamente protegidos e se
o documento existe em algum outro lugar, isto é, se se trata de duplicata ou não.
O valor fiscal é explicado como o que figura nos documentos ligados a
operações financeiras e à comprovação de receita e despesa, geradas para atender
a exigências governamentais. Trata-se de notas fiscais, faturas, recibos etc. Esses
documentos perdem seu valor primário quando se averigua que o objetivo pelo qual
foram criados já foi atingido. Aliás, esta é uma das regras gerais de fácil aplicação na
identificação dessa perda do valor administrativo.
Quanto ao valor secundário, o que implica a passagem para a terceira idade,
esse valor corresponde ao grau de importância que o documento possui para a
pesquisa, dentro de sua utilização para além do interesse da entidade que o criou,
sendo importantes dados sobre a origem, a organização, a função, os métodos e as
operações do órgão. Porém, além desse que seria o valor primário, dentro do
secundário, o conteúdo, a forma, o suporte do documento podem fornecer um leque
mais amplo de informações históricas que se relacional com a vida política,
institucional, social e até cotidiana da sociedade em cujo contexto o documento foi
gerado.
Para esse valor de guarda permanente é preciso estar atendo a três princípios
fundamentais: unidade, forma e importância. Verifica-se a unicidade no suporte
quando não há cópias do documento, e no conteúdo quando não há documentos
recapitulativos nem sínteses. Quanto ao que se denomina forma, trata-se de verificar
o grau da informação: se extensiva, intensiva ou diversificada. O princípio da
importância é o mais subjetivo e difícil, apesar de ser o essencial. Nele pode-se
incluir os dois tipos de valor histórico: o probatório e o informativo. O primeiro refere-
se à história e a ação do órgão. O segundo, aos seus documentos que elucidam
aspectos econômicos, políticos, de pesquisa, sociais e estatísticos. Com isso, há
41
possibilidades concretas de levantar a história de um órgão e, paralelamente, extrair
de sua documentação informes históricos de toda espécie.
Para o Arquivo Nacional brasileiro (Normas Gerais, 1983), inspirado nas
normas de avaliação dos arquivos públicos do Canadá, são considerados
documentos de guarda permanente os de valor probatório com relação a direitos,
tanto de pessoas físicas ou jurídicas, quanto de coletividades, e os de valor
informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos,
seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas). Assim, serão
históricos os documentos referentes à origem, aos direitos e aos objetivos da
instituição. Exemplifica-se com os atos de criação e os documentos relativos a
direitos patrimoniais. Ademais, também o são os documentos que reflitam a
organização e o desenvolvimento da instituição, que tratem das atividades-fim da
instituição, atos e relatórios da direção, correspondência em geral que trate não só
de atividades-fim como de delegação de poderes, etc. Também aponta o Arquivo
Nacional os registros visuais ou sonoros que reflitam a vida da instituição,
documentos que firmem jurisprudência, documentos concernentes à administração
de pessoal (caso da PROGEPE do IFPR), documentos que respondam a questões
técnico-científicas relativas às atividades específicas da instituição, documentos de
divulgação produzidos para promoção da instituição e documentos de valor artístico
e cultural.
O desenho crescente e abrangente dessas características mostra que vão
desde as mais intrinsecamente chegadas às atividades principais do órgão que
produziu os documentos até as que fixam as relações do mesmo órgão com a
própria sociedade. Assim preservados, por essas mesmas razões, os documentos
servirão aos mais variados temas, aspectos e abordagens da pesquisa histórica.
Se ficar atento a essas classificações, por mais cambiantes que sejam os
interesses e as tendências da pesquisa, o arquivista estará correta e eficazmente
cumprindo a vertente da função arquivística concernente à triagem e ao resgate da
informação administrativa/histórica.
É preciso enfatizar que o processo avaliador nunca é feito documento por
documento. As séries documentais que refletem operações, atividades, funções e
competências definem-se por sua tipologia, e esta denota a identidade de cada um
de seus documentos componentes. Assim, é á série e não ao documento que se dá
42
a sentença definitória de vida ou morte. E é a ela que se referem os prazos fixados
pelas tabelas de temporalidade.
6. CONCEPÇÃO
6.1 IDENTIFICAÇÃO DE FUNDOS
É indispensável que a ordenação do arquivo permanente da PROGEPE do
IFPR se faça por fundos. Hoje em dia, época da criação da organização, mesmo nas
organizações cujo emprego de tratamento arquivístico adequado a seus acervos
documentais administrativos seja recente- o que é o caso do IFPR- , exige-se que os
documentos estejam arranjados por assunto, por ordem cronológica única, por
formatos ou suportes materiais da documentação que lhe compete recolher, tratar,
custodiar, preservar e divulgar. De há muito tempo, mais de 140 anos- tempo de
existência do IFPR sob os diversos nomes-está estabelecido que a questão do
levantamento dos assuntos e de outras informações contidas nos documentos
resolve-se pelos índices dos instrumentos de pesquisa, cuja elaboração é tarefa da
descrição e não do arranjo dos arquivos. A principal diferença para agora reside no
tamanho da instituição, e no fato de não mais poder compartilhar a infraestrutura da
UFPR para tal finalidade.
No caso de arquivo final da administração do órgão de gestão de pessoas da
autarquia federal, seus arquivos não podem dispensar a fixação dos fundos. Esta
nem sempre pode ser feita a priori, porém sempre deve ser feita antes de qualquer
outro processamento técnico. Com essa ressalva, deseja-se significar que, se, por um
lado, já existe um vasto material a ser arranjado. Haja vista que, com
aproximadamente seiscentos funcionários entre servidores, empregados e estagiários
ainda não recebeu por parte da UFPR todo o acervo que lega ao IFPR. Ainda, há
previsão que o IFPR fique pelo menos três vezes maior do que é hoje nos próximos
anos devido às prioridades definidas pelo mercado de trabalho e pelo Governo
43
Federal. É a partir do seu estudo como conjunto administrativo funcional que se vai
impor um quadro de arranjo, dentro dos preceitos descritos mais adiante; por outro
lado, quando se pode dispor de organogramas e conhecimento seguro sobre as
várias entidades e funções que se ligam os documentos, é possível estabelecer antes
um quadro de fundos, em cada um dos quais a documentação recolhida será
integrada. Aliás, a agregação em fundos é perfeitamente compreensível no caso do
arquivo permanente da PROGEPE do IFPR, onde o documento sozinho não tem
sentido, valendo, isto sim, o conjunto.
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou
acumulados pela PROGEPE do IFPR no exercício de suas funções e atividades,
guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou
testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro
conjunto, gerado por outra instituição, ainda que este, por quaisquer razões, lhe seja
afim.
Pode ser entendida como uma das funções da PROGEPE, a
responsabilidade por “dar encaminhamento às atividades que visem ao aumento da
competência de seus profissionais, melhorando as relações internas, valorizando
seus recursos humanos, para que as ações administrativas e acadêmicas sejam
efetivas e voltadas para a consecução dos resultados esperados, que é o
atendimento de excelência ao cidadão. E por seu intermédio que deverá ser
consolidada a política institucional de recursos humanos” (PROGEPE, 2011).
As definições clássicas de fundo correm por conta de literaturas
especializadas como o Manual Francês de Arquivística- MFA, Léxico de Terminologia
Arquivística- LTA, Manual Holandês da Associação dos Arquivistas- MHAA, Manual
Espanhol de Vicenta Cortés- MEVC e Manual Inglês de Hilary Jenkinson- MIHJ.
MFA define fundo como “o conjunto de documentos de toda natureza que
qualquer corpo administrativo (...) tenha reunido, automática e organicamente, em
razão de suas funções ou de sua atividade. Isto é, dele fazem parte os rascunhose/ou
as duplicatas dos documentos expedidos e os originais e/ou cópias de peças
recebidas, assim como os documentos elaborados em conseqüência das atividades
internas dos organismos considerados e os documentos reunidos por sua própria
documentação, bem como os conjuntos eventualmente herdados de outros
organismos aos quais sucede totalmente ou em parte” (MFA, 1970, p. 23, apud
BELLOTTO, 2006, p. 128). Nesta definição são citadas as funções, já enumeradas, e
44
refere-se a casos como o do IFPR que sucede diversas outras organizações ou
partes destas há mais de cento e quarenta anos.
LTA define fundo de arquivo como um “conjunto de documentos cujo
crescimento se efetua no exercício das atividades de uma pessoa (...) jurídica” (LTA,
1964, p. 33, apud BELLOTTO, 2006, p. 128). Esta definição também refere-se a
atividades como as desenvolvidas pela PROGEPE do IFPR. “A Diretoria de
Desenvolvimento de Pessoas- DDP é responsável pelo ingresso do servidor no IFPR
e pelo seu desenvolvimento contínuo profissional e pessoal. Planeja, coordena e
avalia as atividades das coordenadorias da DDP. Gerencia as questões referentes ao
ingresso do servidor no IFPR e sua movimentação. Promove o desenvolvimento do
servidor na carreira. Coordena e implanta políticas de avaliação de desempenho e de
avaliação de estágio probatório. Viabiliza os cursos de capacitação que melhor
atendam ao desenvolvimento do servidor na carreira” (IFPR, 2011).
MHAA define fundo como “conjunto de documentos escritos, desenhos e
material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão
administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se
destinem a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário” (MHAA, 1960, p. 9,
apud BELLOTTO, 2006, p. 128). Esta definição inclui desenhos, que podem ser
entendidos como desenhos de cargos- como ocorre na PROGEPE do IFPR.
MEVC define fundos como “os primeiros agrupamentos, reunidos em razão
de sua origem, são as seções (fundos), integradas por papeis procedentes de uma
instituição (...) que tenha organização, funções e fins conhecidos” (MEVC, 1979, p 51,
apud BELLOTTO, 2006, p. 129). Esta definição volta a citar funções como as da
Diretoria de Administração de Pessoas- DIAP que “é responsável pelo gerenciamento
dos sistemas de cadastro interno e geral do Poder Executivo (SIAPEcad) e pela folha
de pagamento dos servidores docentes, técnico-administrativos, aposentados e
pensionistas, bem como os docentes substitutos do IFPR e estagiários. Gerencia e
supervisiona os trabalhos das Coordenadorias vinculadas a esta Diretoria. Gerencia a
folha de pagamento, coordena, controla e supervisiona os assuntos de cadastro,
remuneração, folha de pagamento, benefícios e pensões relativos aos servidores do
IFPR e seus dependentes, bem como atualiza sistemas informatizados” (IFPR, 2011).
Também faz menção a um sinônimo da palavra fundos como seções.
MIHJ define grupo de arquivo (fundo) como “todos os documentos
resultantes do trabalho de determinada administração, que constituiu um todo
45
orgânico, completo em si mesmo, capaz de tratar, independentemente, e sem
autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de qualquer negócio que
lhe pudesse se apresentado de modo normal” (MIHJ, 1922, p. 11, apud BELLOTTO,
2006, P. 129). Esta definição traz grupo de arquivo como sendo sinônimo de fundo e
restringe os assuntos motivo de composição de fundo como sendo os negócios
quesão apresentados de modo normal, por exemplo, à PROGEPE do IFPR, até
porque como todo órgão, eventualmente executa atividades extraordinárias visando a
colaborar com outros órgãos mas que, por esta definição, não seriam motivo de
formação de fundo no arquivo permanente do IFPR.
Examinando-se essas assertivas, pode-se compreender melhor o princípio
fundamental da arquivística no âmbito do arquivo permanente da PROGEPE do
IFPR: princípio da proveniência- que consiste em deixar agrupados, sem misturar a
outros, os arquivos ou não mesclar documentos de fundos diferentes. Mas esse
princípio, na verdade, desdobra-se em dois. Segundo alguns teóricos, eles chegam a
se confundir; segundo outros, porém, o princípio da proveniência e o princípio do
registro ou da santidade da ordem original. Assim, ademais de não mesclar papeis de
uma repartição com os de outra, o arquivista teria ainda que respeitar o arranjo
interno com que esses papeis vieram do órgão de origem, como no exemplo aplicável
ao IFPR, a UFPR.
Apresentam-se então dois aspectos a serem tomados em conta. O primeiro:
respeitar os órgãos de origem (Escola Alemã, Colégio Progresso, Escola Técnica,
UFPR...), não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão
(IFPR). O segundo: respeitar a ordem escrita em que os documentos vieram da
repartição de origem, na sequência original de séries, mesmo que deturpada pelas
baixas decorrentes da execução de tabelas de temporalidade.
Esta última questão- o princípio do registro ou santidade- é polêmica no
campo da arquivologia, talvez por ter sido entendida de forma demasiadamente
estrita e, por isso, de certo modo, parecer absurda. Hoje, à luz dos estudos da
diplomática, é possível começar a entendê-lo de maneira mais clara. Essa santidade
não seria propriamente a ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente
e, sim, o respeito à organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico
com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu
primeiro arquivamento.
46
Ao se abordar a identificação dos fundos de arquivo, a primeira questão diz
respeito aos requisitos necessários para que se caracterize um núcleo documental
como fundo. Para identificar se um órgão maior cujos documentos devem constituir
um fundo, ele deve, segundo Duchein (1976), “possuir nome, ter existência jurídica
resultante de lei, decreto, resolução, etc; ter atribuições precisas, também
estabelecidas por lei; ter subordinação conhecida firmada por lei; ter um chefe com
poder de decisão, dentro de sua área legal de ação; ter uma organização interna fixa”
(DUCHEIN, 1976, p.13, apud BELLOTTO, 2006, p. 132). Tudo isso parece se
encaixar perfeitamente com as características organizacionais da PROGEPE do
IFPR.
Mas ainda assim, de modo geral, persistem dúvidas. Uma vez que órgãos
subordinados também têm suas funções e sua criação estabelecidas por lei. No caso
do IFPR, entretanto, fica claro por tratar-se de uma autarquia federal vinculada ao
Ministério da Educação- MEC, subordinado ao Governo Federal e ao mesmo tempo
tendo a PROGEPE como subordinada e a própria PROGEPE tendo duas diretorias
subordinadas a ela e cada diretoria tendo coordenadorias como subordinadas das
diretorias. Outrossim, nem por isso o assunto deixa de ser um dos problemas
enfrentados pelo arquivista: ficar esperando o órgão maior criar um fundo no seu
arquivo permanente para abrigar os documentos do órgão menor ou já ter a iniciativa
de criar um arquivo permanente próprio constituindo fundos para os seus órgãos
subordinados. Dá para ver que a segunda opção foi a que convenceu mais os
arquivistas da PROGEPE do IFPR.
Estabelecidos quais os dois fundos da PROGEPE do IFPR- DDP e DIAP- é
preciso discernir-lhes as variações. Como agir quando há supressão ou transferência
de competências? Se uma atribuição de uma diretoria é transferida para outra
diretoria, os papeis gerados por essa atribuição devem passar ao fundo
correspondente em sua nova diretoria. Ainda que seja sob a forma de cópia.
Exemplo: os assuntos estudantis deixaram de ser atribuição da PROGEPE em 2011
e passou a ser atribuição de outra Pró-Reitoria. Os dois fundos já existiam e
continuam a existir, sendo o segundo acrescentado com os papeis correspondentes
àqueles assuntos estudantis. Se, entretanto, a referida outra Pró-Reitoria for
suprimida, seus papeis não passam para os vários fundos dos órgãos anteriores-
como a PROGEPE. Até a data da supressão, sua documentação constitui um fundo,
que será considerado um fundo fechado, com data inicial e data final.
47
Pode se dar o caso de um órgão apenas mudar de nome, como foi o caso da
DDP- que era Didep e da DIAP- que era Digep; mas, como todas as atribuições foram
as mesmas, o fundo continuará o mesmo, assinalando-se a troca de nome, nada
mais.
Poder-se-ia dizer ainda muito mais sobre as transformações hipotéticas que
o IFPR e a PROGEPE possam vir a sofrer em função das expansões vertiginosas
que estão previstas para ocorrerem nos próximos cinco anos. Por hora, bastam estas
definições haja vista que a objetivo principal até o momento é a identificação.
A identificação de fundos é um trabalho complexo que só foi possível com a
obtenção de um conhecimento profundo da PROGEPE sem que o autor abdicasse,
para isso, de passar por um estágio de quase um ano na Pró-Reitoria na condição de
estagiário do Curso de Graduação em Administração. Desse conhecimento dependeu
todo o arranjo do arquivo permanente, arranjo sem o qual o trabalho de descrição e
levantamento de conteúdo dos documentos componentes seria seriamente
prejudicado. Esse prejuízo fatalmente atingiria toda a otimização da informação
administrativa cuja eficiência é, afinal, a própria razão de ser do arquivo permanente
da PROGEPE do IFPR e do presente trabalho.
6.2 SISTEMÁTICA DO ARRANJO
Para BELLOTTO (2006, p. 135), “arranjo é o processo de agrupamento dos
documentos em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa, de
tais unidades entre si”. Como as atividades da PROGEPE do IFPR estão fortemente
orientadas por princípios constitucionais de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência e ainda a respeitar direitos do servidor como, por exemplo,
habeas data (direito de consultar suas próprias informações nos arquivos da
autarquia empregadora), as atividades são, em geral, feitas mediante processo
numerado com um sistema de acompanhamento remoto de sua tramitação e
localização. Sendo assim o agrupamento dos documentos, em geral se dá por
processos. Estes processos são unidades significativas e a relação dos documentos
que a compõe são significativas entre si. A relação significativa aludida nada mais é
do que o princípio da organicidade que prevalece na produção e, consequentemente,
48
na organização do arquivo. Na terminologia arquivística brasileira, consagrou-se o
uso da palavra arranjo, evidentemente traduzido do inglês arrangement, e que
corresponde à classificação nos arquivos correntes. Como na prática arquivística
brasileira tem permanecido o uso do vocábulo arranjo para designar a organização
dos documentos nos arquivos permanentes, este será também utilizado para se
referir às peças correspondentes no presente trabalho. O importante é que o princípio
que norteia a classificação no âmbito dos arquivos correntes-obediência às atividades
e às funções do órgão produtor- não se perca. Mesmo havendo as naturais lacunas
decorrentes da aplicação das tabelas de temporalidade, o arranjo deve respeitar a
classificação de origem, apenas admitindo-se algumas adaptações no caso de alguns
documentos recolhidos sistematicamente, como é o caso de novos documentos que
se adicional aos processos durante a vida do servidor como certidões de nascimento
dos novos filhos, certidões de casamento, de divórcio, certidões de novos
casamentos, comprovantes de mudança de endereço residencial, comprovantes de
mudança de função, cargo, novas capacitações, novas titulações, óbito, enfim, tudo
que tenha significado para a sua vida funcional e passa a ter de constar nos
processos. No caso das massas documentais acumuladas, o arranjo deve se basear
na classificação correta, mesmo que não se tenha conhecimento imediato das
atividades e funções que originaram os documentos e seja necessário pesquisá-las
para se atingir a indispensável organicidade.
Essa organicidade, que está vivamente presente na própria conceituação de
fundo, é o fator que melhor esclarece as diferenças entre os conjuntos documentais
arquivísticos e as coleções características das bibliotecas e dos centros de
documentação, uma diferença já tratada no referencial teórico.
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos de documentos
remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e
executadas nos arquivos correntes e intermediários), obedecendo a critérios que
respeitem o caráter orgânico dos conjuntos interna e externamente. Cabe lembrar
que se trata de ordenação feita no arquivo permanente da PROGEPE do IFPR,
quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos pelas diretorias
passam a conviver uns com outros, só então passando a ser fundos. A denominação
fundo pode ser simplesmente considerada como a que substitui o termo arquivo
quando os arquivos correntes vêm a fazer parte de outros arquivos mais abrangentes.
49
A teoria dos fundos, como embasamento metodológico do arranjo e da
ordenação dos conjuntos documentais no arquivo permanente da PROGEPE do IFPR
e que está universalmente consagrada, teve início na França, em meados do século
XIX. Antes mesmo, desde os primeiros governos de exceção que se seguiram à
Revolução Francesa, houve naquele país preocupação com a organização
arquivística. Data de 1794 a criação de uma administração nacional dos arquivos
públicos- tema que não será aprofundado neste trabalho devido ao tema central ser o
arquivo da PROGEPE do IFPR.
Costuma-se atribuir a autoria da teoria de fundos, segundo BELLOTTO
(2006, p. 137), a “Natalis de Wailly, historiador e paleógrafo chamado a organizar a
seção administrativa do arquivo do Ministério do Interior da França dentro dos novos
moldes. Foi ele quem viabilizou o disposto (...) em exposição feita em 8 de junho de
1841, demonstrando que a classificação por fundos era a única maneira adequada de
se assegurar a realização de uma ordem regular e uniforme”. A partir daí, vários
países seguiram o exemplo francês, inclusive a PROGEPE do IFPR até com o
objetivo de universalização de normas e técnicas visando à inteligibilidade das
informações em consultas futuras.
Se o arquivo permanente da PROGEPE do IFPR visa a atender ao
pesquisador, pode parecer paradoxal que o arranjo seja baseado na forma
administrativa. Para o historiador seria mais fácil que a ordenação fosse temática,
cronológica ou geográfica- já que a estrutura da instituição é multi-campi com
unidades espalhadas por quase 200 cidades pelo Estado que tem cerca de 400
municípios. Entretanto, tal ordenação faria desaparecer ou diluiria a percepção da
razão de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente. No
caso específico, vem ao encontro de uma pesquisa muito mais a natureza e o
significado do documento dentro do conjunto orgânico do que a informação nele
contida, já que os mesmo podem ser encontrados individualmente com mais demora
e custo em arquivos permanentes de outros órgãos públicos e privados. De qualquer
forma, o historiador não deixa de ser servido quanto aos conteúdos: para tanto,
existem os instrumentos eletrônicos e informatizados de pesquisa onde os mesmos
encontram-se digitalizados antes de comporem o arquivo físico. Estes, montados,
seguindo a metodologia preconizada pela análise documentária, cumprirão a
desejada transferência da informação.
50
O arranjo é uma operação ao mesmo temo intelectual e material: deve-se
organizar os documentos uns em relação aos outros; as séries, umas em relação
àsoutras; os fundos, uns em relação aos outros; dar número de identificação aos
documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas estantes.
Ao analisar as operações do arranjo, chama-se a atenção para a distinção
que deve ser feita entre quadro de arranjo e arranjo interno. Trata-se da diferenciação
promovida pela classificação de fundos como operação preliminar à ordenação dos
documentos e de séries documentais. Tal diferenciação não se choca com a feita
pela PROGEPE do IFPR já que uma legislação específica da gestão de pessoas das
instituições federais de educação básica técnica e tecnológica- IFETs já prevê com
detalhes tal classificação.
Assim, mesmo usando terminologias diversas, os membros do GT-Arquivo
designado para reorganizar o arquivo permanente da PROGEPE do IFPRtendem a
concordar quanto à procedência do estabelecimento do quadro de fundos, a partir do
organograma da PROGEPE, área da qual a própria documentação a arranjar é
invariável e obrigatoriamente denotadora.
É interessante notar a especificidade com que se define arranjo, utilizando-se
a mesma expressão para a operação de ordenação e a situação que se chega após a
sua efetivação. A questão teórica dos diferentes níveis (arquivo, fundo, grupo ou
seção, série, conjunto) podem ser logicamente adaptados na PROGEPE do IFPR
como: arquivo permanente, fundo do gabinete da Pró-Reitora, fundo da DDP e fundo
da DIAP, seção da cada coordenadoria da cada diretoria, séries de cada uma das
funções de cada coordenadoria e conjunto de documentos ou cópias autenticadas
paginadas agrupados em processos numerados e digitalizados folha por folha.
O processo do arranjo propriamente dito é iniciado a partir da primeira idade,
conservando-se esta classificação até a terceira idade. Antes, porém, algumas etapas
preliminares devem ser vencidas. A cada fundo que começa a ser acumulado no
arquivo permanente devem corresponder, preliminarmente, duas atividades, para o
caso da chegada de partidas de massa documental acumulada fora dos sistemas de
arquivo já constituídos e em funcionamento ou de essa acumulação já se achar há
muito tempo no arquivo permanente aguardando processamento técnico. No caso do
IFPR, a UFPR fará em breve uma grande partida dos arquivos históricos das
instituições que antecederam o IFPR.
51
A primeira atividade é o levantamento institucional da entidade produtora dos
documentos. Isto supõe toda a legislação que a cria e regulamenta; os procedimentos
administrativos; as funções que exerce para que se cumpra o objetivo para o qual foi
criada; os documentos produzidos, cuja tipologia é adequada às operações,
atividades e funções que eles testemunham.
A segunda atividade é a prospecção arqueológica da documentação a
arranjar. Essa identificação preliminar, ainda que superficial, é obrigatória. Isto
porque, além de permitir a alienação de papeis que realmente não pertençam ao
fundo, possibilita a percepção dos vazios em relação às funções institucionais
apontadas pela caracterização geral da entidade feita anteriormente. A desejada
justaposição entre as funções (que se desdobram em atividades) desempenhadas e
as respectivas séries documentais que as comprovam muitas vezes não se realiza.
As razões tem a ver com as lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos
criteriosos) ou por desfalques (perdas causadas por incúria, má-fe ou ignorância).
Há uma terceira atividade que é o estudo das entidades produtoras do
material detectado. Para estas deve ser elaborado um quadro mais detalhado,
contendo dados sobre as entidades ausentes, já que as lacunas porventura existente
podem vir a ser preenchidas pelo achado de documentos desaparecidos, como é
comum acontecer.
Assim, o GT-Arquivo analisa o material em termos de: proveniência, história
da entidade produtora dos documentos, origens funcionais, conteúdo e tipos de
material.
Conhecedor da origem que dita o fundo; da evolução institucional que lhe
permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos; das
funções que ditam a própria tipologia, será possível ao GT-Arquivo organizar
adequadamente o material.
Dos cinco requisitos, observa-se que os três primeiros referem-se à entidade
produtora, seja o IFPR ou suas entidades antecessoras. São dados a serem obtidos,
portanto, antes do trato dos documentos. Já os dois últimos só podem ser detectados
a partir do exame da documentação. Mas, no momento do arranjo propriamente dito,
todos eles devem estar presentes e naturalmente vinculados. Vale lembrar mais uma
vez que é no respeito a essa vinculação orgânica que reside o êxito dos trabalhos de
arranjo.
52
A sistemática inicia-se, materialmente, com o recolhimento. Se a
transferência é a passagem dos arquivos da gestão aos intermediários, para ali
sofrerem os papeis a necessária decantação, o recolhimento é o envio dos
documentos remanescentes da aplicação dos prazos ditados pela avaliação/tabelas
de temporalidade para a custódia definitiva nos arquivos finais.
Não há uniformidade quanto aos modos de recolhimento. As variações
ocorrem conforme a disponibilidade de recursos sejam estes materiais,
financeiros/orçamentários, espaço físico imobiliário, mobiliário, pessoas qualificadas
para tal, etc...
A título de exemplo, pode-se citar, no caso dos processos de nomeação em
cargo efetivo de servidores docentes e técnico-administrativos do IFPR. Estes
processos constituem, individualmente, um conjunto de documentos originais ou em
cópia autenticada e, agrupados, constituem uma série de processos (conjuntos). O
modo de recolhimento é condicionado pela tramitação total do processo por todos os
órgãos internos do IFPR e STJ, etc por todos os órgãos externos a este como
Controladoria Geral da União- CGU, Tribunal de Contas da União- TCU, quando não
outros poderes como o Poder Judiciário (Justiça Federal, TRF, STJ, etc). Isso demora
aproximadamente um ano. Só depois disso, o processo (conjunto), em sua versão
final, é digitalizado e recolhido ao arquivo permanente. Vale ressaltar, que mesmo
recolhido, o processo (conjunto) continua a receber novos documentos (páginas) ao
longo da vida funcional e biológica do servidor, tendo de sofrer atualizações também
na sua cópia digitalizada. Em 2011, foi recolhido o acervo referente aos servidores
admitidos em 2010.
O ideal é que o recolhimento seja sistemático, regular e organizado, quer
quanto às datas, quer quanto à apresentação do material vindo do arquivo
intermediário. Uma situação que não é a ideal, mas tolerável, é o recolhimento, que é
revestido de certa regularidade mas feito, diretamente dos arquivos correntes aos
arquivos finais. É o que acontece teoricamente com a PROGEPE do IFPR. Ela não
dispõe teoricamente de um arquivo intermediário mas esta função de arquivo
intermediário é dividida, na prática entre os arquivos corrente e permanente. Ou seja,
muitos processos (conjuntos) que estão no arquivo corrente já estão há mais de uma
ano sem sofrer atualização e vão demorar a ser recolhidos enquanto processos
(conjuntos) já recolhidos continuam por muitos anos a receber novas páginas. Vale
ressaltar que esta prática não ocorre devido adescúria, ignorância ou má-fe. Ao
53
contrário, ocorre visando a produzir mais eficiência no trato com tais documentos,
processos (conjuntos) e grupos de processos (séries). Como já justificado no
referencial teórico. Uma terceira situação, que não é ideal, nem tolerável sem que
haja perdas (ainda que reparáveis) é o recolhimento selvagem ou espontâneo.
Ocorre quando grandes massas aleatórias são literalmente descarregadas e não
corretamente recolhidas nos arquivos permanentes, sem obediência a critérios
técnicos. Correspondem àquela operação tão conhecida dos arquivistas que consiste
muito mais numa limpeza dos locais administrativos para obtenção de espaço do que
na preocupação de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa. Isso ocorreu no
IFPR quando o Instituto mudou-se da sede pertencente à sua antecessora UFPR
para a sede própria durante o período entre o primeiro e o segundo semestre de
2010. As pessoas encarregadas de fazer a mudança do acervo, a fizeram como
quem translada móveis, computadores e outros equipamentos. As caixas com
processos ficaram empilhadas no meio da nova sala até que alguém organizasse os
documentos de forma lógica.
O recolhimento tem de ser uma operação tem de ser uma operação
planejada e criteriosa. Esse momento comporta riscos. As possibilidades de
anacronismo, de dispersão, de junção errônea de elementos e de desintegração de
fundos são grandes.
Assim como nos arquivos em formação e nos de idade intermediária, impõe-
se uma estreita colaboração entre os arquivistas e as instâncias administrativas, para
que o fluxo documental se dê de forma correta e proveitosa em ambos os pólos: onde
se inicia e onde termina.
As sugestões da literatura especializada para um bom recolhimento são:
feitura segundo procedimentos simples, sem operações dificultosas e complexas,
garantia de fácil localização e recuperação das informações, permissão de
elaboração posterior de instrumentos de pesquisa e salvaguarda de todas as
possibilidades de compreensão, conservando a situação primitiva dentro dos
conjuntos orgânicos.
O segundo passo do recolhimento é o encaixe dos documentos recolhidos no
quadro de arranjo. Quando se tratar de material oriundo de entidades ainda não
representadas no arquivo, já deve ter estudado sua evolução histórica e estabelecido
sua posição no conjunto.
54
O quadro de arranjo justapõe-se a um quadro dos órgãos administrativos
(PROGEPE) e suas subdivisões (DIGEP E DIDEP) à época da produção dos
documentos a serem arranjados. Nunca poderá ser fixado sem o prévio levantamento
das estruturas organizacionais nas várias épocas através da legislação.
Um trabalho desse gênero, caracterizado pelo pioneirismo, é o que está
sendo realizado na PROGEPE do IFPR. Realizadas as etapas preliminares, poder-
se-á partir para a organização seqüencial dos documentos e estrutural das séries,
grupos e fundos.
6.3 A ORDENAÇÃO INTERNA DOS FUNDOS
O princípio norteador da fixação de fundos de arquivos é o orgânico
estrutural. São os documentos de cada uma das unidades da primeira escala
hierárquica da PROGEPE: a DIAP e a DDP, cuja denominação do fundo coincida
com as siglas das referidas diretorias. O que determina seu arranjo interno é num
primeiro momento, ainda a estrutura organizacional, obedecendo-se a seguir à
tipologia documental, aliada à função que a determina. Na verdade, função e espécie
mantêm estreita ligação quando se trata de documentos de arquivo: são
determinantes entre si, como se verá adiante.
Com o objetivo desta parte do presente trabalho é o processamento técnico
de conjuntos documentais (processos) que já sofreram as devidas baixas decorrentes
dos prazos de temporalidade e que os fundos a que pertencem já estão
estabelecidos, serão abordadas duas situações que podem se apresentar ao GT
Arquivo: 1) Os documentos, dentro de um mesmo fundo, estão mesclado uns aos
outros desordenadamente, tanto no que concerne aos órgãos menores produtores
diretos dos documentos, quanto no que diz respeito à tipologia e à ordem
cronológica. Não estão, portanto, ordenados em grupos ou seções, nem arranjados
em séries. Foram encontrados como um todo, porem sem ordenação. 2) Os
documentos, vindos paulatinamente de estágios anteriores nos arquivos correntes e
nos intermediários, são recebidos nos arquivos permanentes ordenados
cronologicamente e ainda obedecendo ao critério da organização serial a que
estavam submetidos em sua fase ativa, respeitada a separação entre os diferentes
55
departamentos que os produziram. Nesse caso, já há uma divisão em grupos 9ainda
que ainda não estejam denominados) e possivelmente em séries oriundas da fae
ativa. Mediante algumas aglutinações, elas podem subsistir no arranjo permanente.
No caso do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR, partes do acervo se
enquadravam nas situações 1, 2ou nas duas situações simultaneamente.
Na primeira situação, a preocupação com a delimitação dos grupos ou
seções, já que se conhecia suficientemente a documentação para poder determinar-
lhe a origem. Para tanto, obviamente, já se terá procedido ao levantamento prévio da
legislação e da regulamentação relativas ao órgão produtor.
Um grupo ou seção seria a primeira divisão do fundo, correspondente à
documentação emanada dos órgãos da segunda escala hierárquica administrativa.
No caso da PROGEPE, a segunda escala é composta pelas coordenadorias de cada
diretoria. Isso demanda estudos da organização e da hierarquia dos vários órgãos da
entidade que produz o fundo.
A existência de grupos ou seções é dispensável no caso de fundos com
documentação numericamente pequena ou de tal forma falhada que a divisão em
seções pulverizaria em demasia o arranjo, em prejuízo de um melhor fluxo na
transferência da informação. No caso do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR,
suprimiu-se o arquivo intermediário, dividindo suas funções arquivísticas entre os
arquivos corrente e permanente, pelo menos até que a quantidade de documentos
acumulada justifique a constituição de um arquivo intermediário. Analogicamente,
também se torna dispensável a subdivisão em unidades que correspondam aos
documentos produzidos por diretorias ou por divisões- o que não foi o caso em
exame.
É incorreta a prática da justaposição dos documentos de determinado fundo
sobre um quadro correspondendo às antigas subdivisões da entidade maior
produtora, nos casos em que tenha sido constatada variação constante de órgãos
internos e de respectivas competências. Nem sempre os teóricos do assunto nominal
as divisões internas do fundo. Quando um fundo implica divisões correspondentes às
divisões funcionais do organismo produtor, essas divisões devem ser tomadas, à
medida do possível, como base para a classificação arquivística; entretanto, é
possível que se tenha de renunciar a tal procedimento se os órgãos produtores
mudam de estrutura e de atribuições com freqüência. Pode vir a ser o caso de uma
autarquia federal como o IFPR que se expande (em número de alunos) em
56
velocidade vertiginosa desde 2008 (quando ainda era escola técnica da UFPR) até os
dias atuais nos quais, em apenas um curso (o Curso Superior de Tecnologia em
Gestão Pública) tem meta de formar 500 mil Tecnólogos em Gestão Pública em cinco
anos. Nestes casos, as séries aflorariam imediatamente como primeira divisão do
fundo e não os conjuntos.
É claro que, se uma Pró-Reitoria como a PROGEPE, diretoria ou uma
coordenação que sempre teve funções bem delineadas e estáveis se achar
representada no fundo por um conjunto documental de tal volume e importância que
requeira a criação de um grupo ou seção, não há porque não utilizar esta categoria.
No entanto, não convém, pelo menos de imediato o que poderia ser uma
mera poluição interna do fundo por uma complicada rede de arranjo, cujos
componentes pouco digam ao pesquisador ou consulente. A este interessa,
sobretudo, a análise das atividades-fim da entidade que está pesquisando, passando
quase sempre ao largo de seu trabalho os esquemas organogramáticos desta. As
especificidades que eram essenciais nos arquivos de primeira idade passam a
interessar apenas nos seus aspectos generalizáveis.
A característica norteadora para a constituição de um grupo de fundo é,
antes de tudo, o conjunto de funções que justificam a existência do departamento que
lhe equivale. São as atribuições desse departamento que contam para o
administrador, o arquivista e o historiador, embora as vejam e as utilizem
diferentemente no exercício de suas respectivas atividades profissionais. Ora, a um
órgão menor que nele está embutido cabem, necessária e obrigatoriamente, um ou
mais segmentos das mesmas atribuições. Cada uma dessas dependências costuma
produzir diferentes tipos documentais, originados como resultado das diversas
atividades que levam a cabo, com o que, em cada grupo ou seção, subdividido em
subgrupo ou subseção, acabam por distinguir-se variadas séries. As séries, unidades
intermediárias, constituem-se de unidades simples, os documentos. Porém, esses
diferentes tipos documentais podem representar variantes correspondentes a
nuanças de uma dada atribuição administrativa. Os esquemas abaixo exemplificam
como seria a organização em fundos, seções, subseções, séries e conjuntos do
arquivo permanente da PROGEPE do IFPR:
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58
59
60
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62
63
64
65
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67
68
69
70
71
72
73
Subseção 20:Subseção de Gestão de
Cadastro Interno
Série 58:Inclusão de Dados no
Sistema
Série 59:Atualização e Correção de Dados no Sistema
Série 60:Série de Exclusão de
Dados do Sistema
Subseção 21:Cadastro de Empregados
Terceirizados
Série 61:Seção de Cadastro de Empregados da Área
Administrativa
Série 62:Seção de Cadastro de Empregados da Área
Operacional
Série 63:Empregados da Área de Suporte Infraestrutural
74
Subseção 22:Subseção de Gestão do
Serviço de Atenção à Saúde do Servidor
Série 64:Serviço Prestado
Diretamente
Série 65:Serviço Prestado por
Terceiros
Seção 66:Serviço Complementar
Custeado pelo IFPR
Subseção 23:Subseção de Gestão de
Auxílio-Transporte
Série 67:Transporte Intra
Municipal
Série 68:Transporte
Intermunicipal Microrregional
Série 69:Auxílio-Transporte
Inter Microrregional
75
Subseção 24:Subseção de Gestão de
Auxílio-Alimentação
Série 70:Auxílio-Alimentação Pago
em Dinheiro
Série 71:Alimentação no Local de Trabalho sem Ônus ao
IFPR
Série 72:Alimentação no Local de Trabalho com Ônus ao
IFPR
Subseção 25:Subseção de Gestão de
Inativos Vivos
Série 73:Inativos Residentes no Município da PROGEPE
Série 74:Inativos Residentes no
Estado do IFPR
Série 75:Inativos Residentes em
Outros Estados ou Exterior
76
Subseção 26:Subseção de Gestão de
Beneficiários de Inativos Vivos
Série 76:Residentes no Município
da PROGEPE
Série 77:Residentes no Estado do
IFPR
Série 78:Residentes em Outros
Estados ou Exterior
Subseção 27:Subseção de
Beneficiários Herdeiros de Inativos
Série 79:Residentes no Município
da PROGEPE
Série 80:Residentes no Estado do
IFPR
Série 81:Residentes em Outros
Estados ou Exterior
77
Se, para a fixação do fundo, do grupo ou seção e do subgrupo ou subseção,
o fundamental é o órgão produtor, para a série ou subsérie, o que vigora são a função
e o tipo documental. No que diz respeito aos documentos, é com esses elementos
que se reconstroem o organograma e as atividades que os originam, o que permite
entender o arquivo como um todo em que cada peça está relacionada em virtude da
procedência e do trâmite. Algo bem diferente de uma bem ordenada coleção de
documentos, reunidos por interesse de pesquisa, por capricho ou por necessidade de
ordenar peças procedentes de várias origens.
Entra aqui, uma vez mais, a questão da organicidade dos documentos de
arquivo. Se estes resultam de diferentes ramos das funções e das competências de
um órgão- o que é o caso da PROGEPE, as sequências dos documentos não têm
sentido fora dessa sucessão, assim como não podem estar relacionados a outros
tipos de competências ou Pró-Reitorias do IFPR. A organicidade é, portanto, a
relação entre a individualidade do documento produzido pela PROGEPE e o conjunto
no qual ele se situa geneticamente, sendo precisamente a base da noção de fundo
de arquivo. Esse axioma deve estar sempre presente, que implacavelmente, nas
tarefas de organização interna de fundos sob pena da perda de universalidade de
normas e procedimentos arquivísticos.
Tanto o fundo quanto suas primeiras divisões de cima para baixo são, na
verdade, nomes que correspondem ao órgão maior e suas subordinações,
designando, no arquivo, aglutinações de documentos. No caso da PROGEPE, essas
aglutinações são processos ou documentos que não fazem parte de um processo
mas que são agrupados em pastas para fins de arquivo. Isso significa que as séries,
no caso da PROGEPE, são a realidade fundamental e concreta com a qual o GT
Arquivo vai trabalhar formalmente.
A literatura internacional especializada em arquivística define série como
uma sequência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo. Ora, por
natureza não se deve entender entidade. Por isso, as coordenadorias são
representadas no arquivo permanente como seções de A a L.
A alusão à natureza dos documentos torna evidente, em arquivística, que o
que a define é a função do documento no contexto e na circunstância em que foi
gerado, e também a tipologia documental. Aliás, em Administração, a função é
determinante para o documento-tipo que será o instrumento de seu cumprimento. Um
78
determinado ato administrativo só é concretizado se for veiculado por um dado tipo de
documento que seja diplomática e juridicamente válido para tal. Assim, função e tipo,
intrinsecamente juntos, propiciam a natureza do documento. No arquivo permanente
da PROGEPE, este estão localizados no Fundo do Gabinete da Pró-Reitora. Estes
atos são base legal das ações desenvolvidas pela Pró-Reitoria para que se cumpra,
entre outros, o Princípio Constitucional da Legalidade.
Exemplificando: é por meio de um documento cuja tipologia seja folha-ponto
ou livro de ponto que um determinado setor exerce a função de verificação de
assiduidade e/ou pontualidade dos funcionários. Ora, a função não é cumprida por
meio de memorandos ou ofícios escritos pelos referidos funcionários. Os exemplos
multiplicam-se: para que uma pessoa, no caso da PROGEPE a Pró-Reitora possa ser
substituída pela Diretora de Desenvolvimento de Pessoas- DDP, em atos
juridicamente válidos ou perfeitos, é preciso que seja lavrado um documento
denominado Portaria. A função desse documento é legitimar a outorga de um direito
que seria pessoal e intransferível. Se esse direito fosse passado através de um
documento tipologicamente diverso- uma carta, por exemplo- a função a que se
destinava não poderia ser cumprida, não teria validade legal ou não seria um ato
jurídico perfeito.
No caso de documentos desordenados, o GT arquivo deve realizar estudos
sobre legislação, estrutura e funcionamento da PROGEPE- órgão gerador dos
documentos para estabelecer seu quadro de seções e séries. No caso de
documentos ordenados, embora na prescinda do conhecimento da PROGEPE, seu
trabalho é facilitado, pois o fato de os papeis virem organizados supõe que os
colegas dos estágios anteriores já lhe podem transmitir aqueles dados básicos.
O problema que pode surgir desse recolhimento ordenado é que as séries,
mesmo estando identificadas, caracterizadas e ordenadas, frequentemente
apresentam lacunas tais (em decorrência da temporalidade) que não seria de
utilidade, no arquivo permanente, mantê-las da mesma forma. No caso do arquivo
permanente da PROGEPE, o contrário se justifica por não haver um arquivo
intermediário, sendo as funções deste divididas entre o arquivo corrente e o arquivo
permanente.
Ainda sobre a hierarquização piramidal da organização interna do fundo de
arquivo, a ordenação da série sem divisões- que é o caso da PROGEPE, pode
obedecer os seguintes critérios: alfabético, geográfico ou cronológico. No caso em
79
exame, conforme a série cabe um critério diferente sem que isso entre em
contradição com objetivo de universalização de normas arquivísticas.
Abaixo da série, na base da pirâmide, há os conjuntos de documentos (neste
caso não há sub-séries). Estes pequenos grupos orgânicos de documentos-
unidades mínimas do arquivo, desprezando o documento unitário. Entretanto, não se
pode negar que, pelo menos do ponto de vista material, a unidade documental é a
menor possibilidade arquivística. É o caso dos processos e dos dossiês. Definindo-se
os primeiros como conjuntos de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião
optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto, etc, ambos atual como
unidades mínimas de documentação, uma vez que, formados são absolutamente
indivisíveis.
O documento avulso nunca se apresenta totalmente solto, nem no arquivo
corrente, nem no permanente. Se assim fosse, seria posta em dúvida a grande
especificidade dos documentos de arquivo, a qual os diferencia dos outros
documentos ditos de biblioteca ou de museu: a organicidade. Por isso no caso
dedocumentos unitários, este se encontra dentro de um conjunto (processo ou
dossiê, por exemplo) de outros que lhe são iguais tipologicamente e que só em
conjunto documentam uma função ou uma atividade, qualquer que seja ela, da
PROGEPE.
O que se evidencia é o não comprometimento informacional,
comprometimento que seria, por exemplo, dentro de um processo ou dossiê. Mas que
subsista em conjunto, que lhe seja vital seu meio genético de origem. O exemplo
mais claro, seria a fatura de cartão de crédito fazendo parte de um processo de
nomeação em cargo efetivo para fins de comprovação de endereço. O registro dos
gastos feitos pelo servidor naquele mês, informação relevante para outras finalidades,
são irrelevantes no processo. O que vale neste caso seriam os dados do endereço e
a comprovação de que o carteiro o encontra caso seja necessário.
Se obedecidos esses preceitos gerais e entendidas todas as possibilidades
de trato documental e de armazenamento, tem-se o arranjo concretizado. Ele nunca é
estático, no sentido de não permitir flexibilidade, de não ser um sistema hospedeiro.
Se sua dinâmica parece, à primeira vista, puramente cumulativa, é fácil entender que
ela pode se dar também no sentido de alargamento ou estreitamento internos. O
primeiro caso ocorre se for acrescida uma função nova na PROGEPE. O
estreitamento pode dar-se no caso da supressão de uma atividade, de toda uma
80
função, ou mesmo de um setor inteiro. No caso da PROGEPE, pretende-se criar um
núcleo especializado em concursos e seleções de pessoal- o que tiraria esta função
da Pró-Reitoria, como já ocorreu com os assuntos estudantis. Daí a mutabilidade dos
quadros de arranjo.
Todas as proposições até então descritas, não podem deixar de passar, em
sua aplicação prática, pelo bom senso que a relatividade e a especificidade dos
documentos de arquivo exigem do GT-Arquivo.
Nenhum quadro de ordenação pode ser fixo em relação à própria mutabilidde
da Administração da PROGEPE. A teoria arquivística apenas dita os princípios
gerais. Na verdade, eles são facilmente adaptáveis à extensa gama de tipos de
arquivos da PROGEPE desde que entendidos de forma intimamente ligada aos
documentos aos quais serão aplicados.
6.4 DISPERSÃO E REINTEGRAÇÃO DE FUNDOS
A partir da definição consagrada de fundo como unidade constituída pelo
conjunto de documentos acumulados pela PROGEPE e que no arquivo permanente
passam a conviver com os arquivos de outras entidades, é possível decodificar
algumas especificidades: que essa acumulação é automática e organicamente
construída; que se constitui de documentos produzidos, recebidos e/ou acumulados
pelo gabinete da Pró-Reitora da PROGEPE e de suas diretorias no exercício das
suas funções de gestão de pessoas que lhe justificam a existência e também seu
papel e lugar no IFPR; que seus documentos constituintes, em parte já ultrapassaram
o valor primário, intrinsecamente ligado à razão administrativa e/ou jurídica pela qual
foram produzidos e acumulados, e que foram preservados em razão do seu valor
secundário, isto é da possibilidade de servirem de prova ou testemunho para efeitos
legais. Seu campo de domínio é, pois, o arquivo permanente, onde já não há
eliminação de documentos.
Sé se tomar as várias conceituações de fundo, tal como ocorrem nos
manuais mais prestigiados das várias instituições federais de ensino básico, técnico e
tecnológico- IFETs, o enunciado dessa definição vai variar muito pouco, e em
aspectos sobretudo reiterativos: algumas aludir a um conjunto em crescimento (isso
81
evidentemente desde que a PROGEPE continue em atividade, pois, do contrário,
seria um fundo fechado); outras lembram que é indiferente a forma do suporte ou do
sistema de signos para registrar os dados, já que o importante é a acumulação
relacionada com uma atividade; alguma pode afirmar que este todo orgânico
constituído pelos documentos resultantes do funcionamento de determinada
administração é completo por si mesmo. De modo geral, vistas todas essas
possibilidades, o que fica claro é a autonomia do fundo, que permite que ele seja
processado tecnicamente de forma independente, sem prejuízo da eficiência do
tratamento.
É possível isolar alguns pontos fundamentais para melhor compreender o
conceito de fundo: 1) o de que o fundo abarca documentos gerados, recebidos e/ou
acumulados por diretorias e gabinete da Pró-Reitora da PROGEPE, documentos
necessários à sua criação, constituição, funcionamento e ao exercício pleno das
atividades degestão de pessoas que justificam a existência da Pró-Reitoria; 2) o de
que a concepção de que os documentos pertencentes ao mesmo fundo guradam
relações orgânicas entre si; 3) o de que a concepção de fundo está estreitamente
relacionada à PROGEPE, estando presente, portanto, desde a gênese documental,
muito embora nem todos os documentos gerados/produzidos venham a constituir um
fundo; 4) o de que, para que todos os documentos venham a constituir um fundo, é
preciso que os gabinete/diretorias sejam administrativa e juridicamente consolidados;
e 5) o de que o fator norteador da constituição do fundo é a origem do documento, no
sentido do contexto de sua gênese.
A grande figura da teoria arquivística no âmbito dos arquivos permanentes é
o fundo. Ele é a marca de diferenciação de aglomerados documentais de outra
espécie, dada a especificidade de sua natureza. A teoria da natureza do material
arquivístico deriva da análise de suas relações com a PROGEPE, com as funções e
atividades de gestão de pessoas desta Pró-Reitoria e com direitos e obrigações das
pessoas que interagiram com ela.
O fundo de arquivo tem origem teórica na formulação do princípio da
proveniência. O fundo de arquivo não existe sem que seja aplicado o princípio da
proveniência; ou, o documento que não é parte de um fundo tem um valor intrínseco
de informação, sem que lhe seja aplicado este valor de testemunho ou de prova, pois
o respeito ao princípio da proveniência é-lhe essencial.
82
O Arquivo é universitasrerum, isto é, um todo indivisível e inter-relacionado
das ações da sua criador- a PROGEPE. Documentos arquivístico são meios naturais,
imparciais, autênticos, interdependentes e únicos, resíduos e evidências das
atividades da PROGEPE- sua criadora. Conexão arquivística é o vínculo original e
necessário entre os documentos arquivísticos, determinado pelas funções,
competências e atividades de gestão de pessoas da PROGEPE que os geraram. O
Trabalho arquivístico é centrado primariamente no respeito e preservação dos fatos
evidenciados pelos documentos, na integridade física e intelectual dos documentos
como tais; na sua proveniência e ordem;na sua capacidade para servir como
evidência e garantia de responsabilidade administrativa/legal; e no seu caráter de
fontes gerais para qualquer uso adequado, interesse e pesquisa.
A qualidade orgânica dos conjuntos documentais da PROGEPE- os
processos ou dossiês- como é entendida, vai além relação significativa relativamente
ao arranjo dos documentos no fundo: arranjo como processo de agrupamento dos
documentos singulares em unidades significativas- processos ou dossiês- e o
agrupamento em relação significativa de tais processos entre si. A organicidade
passa a ser compreendida como a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a
estrutura, as funções e as atividades de gestão de pessoas da PROGEPE em suas
relações internas (diretorias) e externas (outras Pró-Reitorias e Reitoria). A
organicidade fica evidente na relação entre a individualidade do documento e o
conjunto (processo) no qual ele se situa geneticamente.
Na arquitetura orgânica dos documentos de arquivo, os pilares são o fundo, a
série e o documento (unitário ou composto), numa relação hierárquica similar à da
própria PROGEPE. O fundo pode ser visto como uma reunião de séries documentais
segundo uma procedência orgânica e institucional comum. Série pode ser vista como
uma divisão arquivística dentro de cada fundo (ou dentro de cada grupo) que tem por
características de identidade determinados tipos documentais, uma origem funcional
e competências comuns.
Entendido o fundo como esse conglomerado documental orgânico, ele pode
ser aberto ou fechado. No primeiro caso, a acumulação é contínua- o que é o caso do
IFPR. No segundo caso, a entidade produtora já encerrou suas atividades- o que é o
caso da Escola Técnica da UFPR ou teve tão substancialmente modificadas que
justificam um encerramento do fundo e abertura de outro- isso ainda é objeto de
discussão entre PROGEPE, Reitoria e UFPR. Um fundo só está completo quando
83
está encerrado. Em virtude disso, nem todos consideram arquivo aberto como um
fundo. Discussões filosóficas à parte, os fundos da PROGEPE permanecem aberto
enquanto esta estiver em atividade, podendo tal situação prolongar-se por séculos.
Revelado o perfil do fundo como conjunto documental procedente das
atividades de gestão de pessoas das diretorias da PROGEPE, entendem-se suas
divisões internas. Estas correspondem às subdivisões das diretorias e gabinete da
Pró-Reitora formando seções, subseções, e, dentro destas, as séries documentais,
havendo casos em que, pelas características peculiares da entidade, é possível
passar diretamente às séries na classificação interna do fundo. As séries constituem
a realidade palpável e concreta com que o GT Arquivo vai trabalhar, um vez que os
níveis superiores correspondem ao órgão maior (diretorias) e suas subdivisões
(coordenadorias), representando, na verdade, aglutinações de séries.
Ora, se estas se caracterizam por serem integradas por serem documentos
do mesmo tipo documental (que representa a fusão ente a espécie documental e
atividade jurídica ou administrativa nele veiculada), evidencia-se que não podem ser
desarticuladas, dispersas, selecionadas, nem ordenadas por critérios alheios à sua
especificidade documental. As peças documentais- os conjuntos (processos) que
constituem as séries – reunidas em agrupamentos lógicos nas unidades de
arquivamento são a menor unidade material arquivística. Vale reiterar: unidade
material, já que a menor unidade orgânica é a série, por se acharem representadas
em seus documentos uma coerência e uma uniformidade que refletem atos
dispositivos ou comprobatórios de uma mesma atividade de coordenadoria.
Contudo, tanto uma quanto outra, são desprovidas de sentidoarquivístico se
fora do seu meio. Refere-se aos conjuntos (processos) dentro das séries e, no âmbito
mais amplo destes, do fundo. Note-se que essa concepção não tem nada a ver com a
reunião física, formal, material. O que se considera, independente dessa presença
física, é que há um meio genético de produção e tramitação, no qual o conjunto
(processo) não pode estar isolado, ainda que virtualmente, sob o risco de se tornarem
completamente prejudicados o seu uso, a sua interpretação e, principalmente, o seu
valor de prova ou testemunho.
Neste sentido é que a arquivística, em todos os seus quadrantes, não pode
aceitar o que se convencionou chamar de dispersão de fundos. Convém, contudo,
não confundir a dispersão de fundos com o fenômeno de transferência de
competências ou atividades de um órgão (UFPR) para outro (IFPR), ou mesmo com a
84
criação de toda uma nova administração- o que ocorreu em 2008 com o IFPR. Neste
caso, o que se dá é o deslocamento da documentação vigente ou cópias
autenticadas, a de primeira idade, e até de segunda idade, sem cujas informações a
nova entidade (IFPR) estaria prejudicada em suas necessidades informacionais.
Esses documentos são-lhes indispensáveis, porque informam sobre sua proto-história
(Escola Alemã, Colégio Progresso, Escola Técnica da UFPR...) e como tal figuram
nos respectivos arquivos, que se iniciam com o funcionamento do IFPR. Esse tipo de
cessão não se configura como dispersão.
Do ponto de vista metodológico, é perfeitamente correto que os arquivos
cessantes (Escola Técnica da UFPR) tomem a data-limite inicial das séries cedidas
como data-limite final das séries remanescentes e as encerrem. Tal encerramento
pode dizer respeito a uma, a várias séries ou a todo um fundo ou fundos- o que é o
caso dos da Escola Técnica da UFPR.
A dispersão ocorre quando, por motivos distintos dos expostos, retiram-se
documentos de uma série, séries, séries de um fundo, fundos de um arquivo, para
compor séries e fundos de outro arquivo- o que já ocorreu com os assuntos
estudantis e pode ocorrer com os concursos públicos e seleções de pessoal. Os
assuntos estudantis foram para outra Pró-Reitoria e estuda-se a possibilidade de
criação de um núcleo especializado em concursos públicos e seleção de pessoas
visando a retirar da PROGEPE esta atribuição por demais especializada e que
poderia ter sua infraestrutura, em situações de ociosidade para o IFPR, atender ao
mercado mediante remuneração adicional. Não se está aventando a possibilidade de
desaparecimento de documentos ou do desconhecimento do paradeiro de
documentos, quando configurados como furto e, sim, o fenômeno quando realizado
sob o pretexto de políticas ou de reorganizações arquivísticas baseadas em
equívocos de ordem política, teórica, metodológica ou prática.
A dispersão indevida de documentos, tão veemente negada pela
metodologia arquivística, não o é pelas administrações que, de uma forma ou de
outra, autorizam tal aberração. Pode até haver amparo legal, assim como o aplauso
dos usuários, por comodidade. O que não pode haver é a aquiescência do GT
arquivo quando se trate da dispersão dos documentos objetos de acervo do arquivo
permanente da PROGEPE. A atitude que lhe determina sua formação e sua ética
profissional é a de oposição, protesto e esclarecimento junto às autoridades
(Diretoras, Pró-Reitora e Reitor). Se houver textos legais que dêem respaldo à
85
dispersão, procurar meios jurídicos e políticos de alterar a situação. A constituição do
GT Arquivo por Portaria da PROGEPE já é um primeiro passo neste sentido.
As situações mais freqüentes- aplicáveis à PROGEPE- em que pode se dar
alguma forma de dispersão de fundos são: 1) obediência a determinações superiores
pontuais e circunstanciais de caráter político, ainda que contrárias às disposições
legais ou à tradição vigente e 2) acatamento de determinações legais
correspondentes a situações de época, figurando mesmo em atos normativos de
maior peso jurídico como Constituição, Estatutos, e Regimentos, significando
obrigações e interesses de momento e discordantes das regras do direito e ds
metodologias da arquivística e da tradição histórica.
Os especialistas chamam a atenção pra o fato de que todo processamento
que se dê à informação arquivística não pode se afastar dos princípios teóricos
básicos da arquivística, devendo refletir sempre os princípios da proveniência e da
organicidade na sua classificação e na ordenação interna dos fundos. Portanto, do
ponto de vista teórico- com ou sem informática- , o princípio da proveniência é básico
e indestrutível, mesmo que as informações se apresentem apenas em sua forma
virtual. O GT Arquivo deve estar considerado profissionalmente preparado para isso.
A Tecnologia da Informação- TI induz o GT Arquivo a reinterpretar o princípio da
proveniência, transformando-o em um paradigma metodológico que passa a focalizar
uma ordem intelectual em vez de uma ordem física. Portanto,no caso das dispersões
de fundos, nem é preciso que elas se deem fisicamente. Mas, ao se considerar
intelectualmente um documento genuinamente pertencente a um fundo como de
outro, por qualquer razão que seja, a distorção já teria sido cometida- caso o GT
Arquivo não se atentasse a isso de antemão.
A reintegração de fundos se faz necessária por se tratar da mais comezinha
justiça arquivística. Não se pode justificar a dispersão de fundos apelando-se para a
proteção, o melhor tratamento técnico, o melhor ser vir ao consulente, e levando
alguns documentos considerados mais preciosos para instituições de grande porte
(como a UFPR). Não se pode acenar com os recursos da TI, como scanner,
microfilmagem, ou digitalização, para trocar ou reter documentos de outro domicílio
legal, outra proveniência e outro meio genético, distintos dos demais documentos
custodiados por determinada entidade. Cada documento, em sua fase permanente de
vida, deve ficar junto com os que tiveram o mesmo meio de
produção/tramitação/acumulação.
86
Na teorização dos fundos e na análise da questão da sua dispersão é preciso
reiterar que os conjuntos (processos) são meios naturais, imparciais,
interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades da sua
criadora/acumuladora- a PROGEPE- , sendo a conexão arquivística um vínculo
original e necessário entre os documentos arquivísticos, determinado pelas funções
da PROGEPE. No caso dos documentos originais, que têm todas essas
características, há uma existência palpável e não virtual, sendo, portanto, o lugar
físico de sua permanência o seu legítimo domicílio legal.
Ademais, o documento arquivístico de valor permanente é um bem cultural
móvel e componente do patrimônio documental da PROGEPE. Como tal, tem direitos
devidamente assegurados à sua integridade física e, assim como as outras
modalidades de bens culturais móveis, recebe o amparo legal quanto ao seu
domicílio, guarda e proteção.
A integralização dos fundos de arquivo permanente da PROGEPE, assim
como as informações dispersas que são de interesse para a história do IFPR contidas
em diferentes fundos custodiados fora de sua PROGEPE, são uma das mais sérias
preocupações da arquivologia neste contexto.
Embora constituam variantes distintas- reunião material de documentos
originais e/ou fotocópias autenticadas, reunião por meio de microformas ou renião de
informações por meio de referenciação (tradicional ou virtual)- , todas dizem respeito
à mesma preocupação de proporcionar ao consulentes e aos pesquisadores em geral
o quadro mais completo de fontes que testemunhem a evolução nacional e viabilizem
meios para sua identidade cultural através dos tempos.
A alusão a essa questão tem a ver com a necessidade de o GT Arquivo
procurar, por todos os meios, não medir esforços para tentar manter os documentos
sob sua guarda, ou aqueles que deveriam estar, afastados de condições adversas.
6.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO
Ao GT-Arquivo foi solicitada, em 2011, a elaboração de uma proposta de
reorganização do arquivo permanente da PROGEPE. O primeiro passo foi analisar as
atuais condições do espaço destinado a esta finalidade- esta etapa já foi finalizada.
87
O segundo passo foi identificar as necessidades de cada diretoria- esta etapa
também já está finalizada.
O terceiro passo foi elaborar a proposta que seria ideal para a satisfação de
tais necessidades- esta etapa também já está finalizada.
O quarto passo foi apresentar tal proposta para a PROGEPE- esta etapa
também já está finalizada.
O quinto passo foi obter da PROGEPE e da Reitoria um retorno sobre a
proposta- esta etapa também já está finalizada. Sobre o quinto passo, a resposta foi a
de que se fazer um arquivo permanente de modo a satisfazer integralmente a
proposta do GT Arquivo, seria necessário mais espaço físico em qualidade e
quantidade para tal finalidade. Sobre este espaço, a resposta obtida foi que a
demanda seria contemplada por ocasião da mudança da PROGEPE para uma sede
definitiva- o que deve ocorrer em 2012. Atualmente a sede é provisória e, tão logo a
sede definitiva seja entregue pela Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura-
PROAD, a PROGEPE serie contemplada com espaço em qualidade e quantidade
suficientes para abrigar melhor as suas diretorias e coordenadorias como também o
seu arquivo permanente.
O sexto passo, após receber um “espere” da nova diretoria foi partir para a
criação de plano de contingenciamento. Este plano tomaria em conta os recursos
existentes e mais alguns que fossem compatíveis com o espaço atual em suas
mesmas qualidade e quantidade enquanto a mudança para a sede definitiva não
ocorre- esta etapa já está concluída. Trata-se de digitalizar todo o acervo que ainda
não está em terceira idade para que as consultas sejam reduzidas em quantidade e
melhoradas em qualidade no sentido de se ter agilidade no acesso às informações
sem que para isso haja prejuízo à conservação do acervo. Foram alocados recursos
mobiliários no sentido de aumentar a capacidade do arquivo corrente de modo a
retardar o recolhimento de novos materiais ao arquivo permanente. Também foi
alocado um novo espaço em outro andar para acomodar o Gabinete da Pró-Reitora
objetivando a aumentar o espaço destinado às duas diretorias DDP e DIAP. Também
foram alocados novos recursos humanos (uma administradora e cinco assistentes em
administração) para compor o quadro da PROGEPE objetivando a dar maior
organicidade e agilidade aos serviços. Foi definida a aquisição do imóvel ao lado a
atual reitoria (onde funciona a fábrica de chá Matte Real) e encaminhada a compra de
uma quadra inteira ao lado (onde funciona a garagem da concessionária de coleta de
88
lixo CAVO). Neste local- no bairro Rebouças- funcionará o Campus Curitiba do IFPR
(que hoje funciona em local provisório no bairro Uberaba). Também foi cedido pela
Prefeitura de Curitiba o terreno onde será construída a nova seda da Reitoria no
bairro Uberaba (onde era o Horto Municipal). Também foi cedido pelo Ministério dos
Transportes um terreno de uma quadra inteira no bairro Cajuru (onde funcionaram as
oficinas de trens da extinta RFFSA, atual ALL). Neste local funcionará a Diretoria de
Educação à Distância- EaD. A Presidência da República também autorizou a
construção de mais quatro campi.
Neste ambiente de rápidas mudanças para maior, impossível planejar
qualquer investimento em local provisório. Por isso, o cronograma de implantação
integral da presente proposta está condicionado à entrega da nova sede da Reitoria
no bairro Uberaba pela PROAD. Uma coisa é certa: o governo federal estabeleceu
como prioridade zero a expansão do IFPR e outros IFETs. Expansão esta que estará
no Plano Plurianual- PPA- o primeiro enviado ao Congresso Nacional pela Presidenta
Dilma VanaRoussef- e que será válido até 2015. Sendo assim, pode-se dizer que o
prazo de implementação total desta e outras mudanças na PROGEPE do IFPRficará
entre 2012 e 2015.
7 DISSEMINAÇÃO
7.1 IDENTIFICAÇÃO DE ASPECTOS QUE FACILITAM OU INIBEM O
PROCESSO
Os aspectos que facilitam o processo são: 1) O IFPR é recém criado, sofre
mudanças aceleradas desde 2008 e uma mudança de sede em nada assusta a
comunidade acadêmica; 2) É objeto de pesados investimentos por parte do MEC , de
outros ministérios, da Presidência da República, do Governo do Estado do Paraná, de
diversas Secretarias de Estado e de diversos municípios; 3) O acelerado crescimento
da economia ainda que em meio a crises econômicas mundiais demandando mão-
de-obra profissional, técnica e tecnológica em massa.
Os aspectos que inibem o processo são: 1) A PROGEPE do IFPR encontra-
se em sede própriamas provisória- o que dificulta o planejamento de novos
89
investimento em sede provisória; 2) O mobiliário já adquirido- um arquivo deslizante-
tem peso incompatível com a infraestrutura do piso do andar onde encontra-se o
atual arquivo permanente da PROGEPE. Este espaço foi projetado para ser sala de
aula e suportar pesos compatíveis com esta; 3) A quantidade de documentos em
terceira idade ainda não é volumoso o suficiente para ocupar grandes espaços em
arquivo permanente. A maior parte do material encontra- se em primeira e segunda
idades. O arquivo permanente da PROGEPE concorre na disputa por espaço com os
laboratórios e salas de aula- itens da área operacional e que têm maior visibilidade
pela comunidade acadêmica nos curtíssimo e curto prazos.
7.1.1 DIRETRIZES ESTRATÉGICAS DA ORGANIZAÇÃO
As diretrizes estratégicas do IFPR são a ocupação do espaço vazio deixado
pelas universidades e escolas de ensino básico públicas e privadas no quesito
educação profissional técnica e tecnológica gratuitas no sentido de preparar o
estudante para o mundo do trabalho. As citadas escolas e universidades obtiveram
sucesso relativo até o momento no sentido de preparar o estudante para o mundo
científico e para o magistério. Ficou um vácuo, principalmente nas décadas de 80, 90
e 2000 quando o MEC delegou aos estados a obrigação de criar e manter escolas de
ensino profissional técnico e tecnológico. Os estados não receberam apoio federal
tanto quanto receberam para o ensino básico e este filão deixou de ser
adequadamente explorado pelo estado e esta missão coube ao setor privado que
com a carga de ter de treinar os empregados, perdeu em competitividade para
empresas do mesmo setor localizadas principalmente no continente asiático. Isso
ficou visível dentro até das residências com a quantidade imensa de produtos
importados ou de tecnologia importada da Ásia e outros continentes. E, no mercado
de trabalho, a contradição: empresas precisando de mão-de-obra especializada
técnica e tecnológica e tendo até de importar trabalhadores e uma multidão de
trabalhadores desempregados e sem qualificação para aproveitar as oportunidades
que surgem. Correndo por fora, outra multidão de bachareis, licenciados, mestres e
doutores procurando emprego fora de suas áreas. Um verdadeiro apagão no
mercado de mão-de-obra profissional, técnica e tecnológica.
90
Pensando assim, o IFPR identificou e continua identificando no mercado e
nas diversas regiões do Estado estas carências, instalando-se sob a forma de campi
ou pólos presenciais de educação à distância e oferecendo formação nas áreas (do
conhecimento e regiões do estado) carentes até no sentido de capilarizar a
industrialização no Estado sem deixar de respeitar as vocações econômicas de cada
região como agricultura, agroecologia, aqüicultura, pesca, petróleo, energia e outras
vocações. Na esteira desta estratégia, pegaram carona a administração pública e os
profissionais da educação que atuavam ser ter licenciatura nas respectivas
disciplinas.
7.1.2 DESCRIÇÃO DOS GRUPOS TAREFAS
Foram consideradas relevantes as opiniões e sugestões de atores sociais
como os servidores que mais frequentemente fazem a busca de informações em
arquivo para oferecer suporte informacional para a tomada de decisão dos gestores.
Em segundo plano, a área de Tecnologia da Informação ofereceu suporte
informacional para que a produção do GT-Arquivo ficasse em fácil interface
tecnológica com o Processo Verde. Em terceiro plano, a Pro-Reitoria de Ensino-
PROENS e a Diretoria de Educação à Distância- EaD ofereceu suporte bibliográfico
para que o projeto de mudança ficasse em consonância com os padrões
estabelecidos interna e em âmbito externo com as normas e leis relacionadas à
gestão da massa documental e arquivística. Entretanto, toda esta proposta de
mudança foi construída em parceria com as demais Pró-Reitorias e com a Reitoria
para que viesse a atender de uma forma ou de outra às necessidades do IFPR como
um todo e pudesse até servir de modelo a outras Pró-Reitorias e unidades
descentralizadas (campi) e, (porque não), servir de modelo a outros IFs da Região
Sul e de todo o país.
Estas opiniões foram condensadas em uma proposta de reorganização feita
pelo GT Arquivo. A presente proposta visa à organização do espaço físico destinado
à estruturação do arquivo da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE),
91
especificamente suas Diretorias: Desenvolvimento de Pessoas (DIDEP) e Gestão de
Pessoas (DIGEP).
Por meio de material fotográfico, é apresentado um diagnóstico da situação
atual do espaço físico ocupado pela PROGEPE para guarda de seu arquivo
permanente, seguido de considerações para a efetiva resolução dos problemas
apontados. De forma sistematizada, é colocado um plano de ação para a
organização do espaço físico e arquivo atual visando a uma melhoria imediata, mas
não definitiva, até que esta proposta, após novas discussões e possíveis
adaptações, possa ser desenvolvida. A proposta é desenvolvida pelo GT-Arquivo
designado pela Portaria nº 185 de 26 de abril de 2011, que se reuniu no mês de
maio de 2011, entre os dias 09 a 23, adotando os seguintes procedimentos para a
execução do trabalho conforme segue:
7.1.2.1 LEITURA E ANÁLISE
Foi lidos e análisado o material Recomendações para a Construção de
Arquivos do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq e o capítulo Gestão de
Documentos, da apostila de Comunicação Oficial e Arquivística da Escola Técnica
da Universidade Federal do Paraná – UFPR.
7.1.2.2DISCUSSÃO
Discussão geral sobre o espaço físico para arquivo permanente da
PROGEPE e a possível adaptação às recomendações do Conarq às necessidades
do IFPR.
7.1.2.3 VISTORIA NO LOCAL
Os membros do GT-Arquivo Claudio Marcio Araujo da Gama e Paola Rosa
Bandeira vistoriaram o local, fizeram as medições, anotações e registros fotográficos
que deram uma dimensão mais próxima possível da realidade e das necessidades.
Não foi possível medir tudo como índice de umidade do ar e outros dados
complementares por falta de equipamentos apropriados, contudo, pela quantidade
de fungos ou mofo observada numa das paredes da sala, tal tecnologia pode ser
dispensada no momento.
92
7.1.2.4 ANÁLISE E SELEÇÃO
Foram análisados e selecionados os dados coletados principalmente pelo
Assistente em Administração Aurélio que fez uma adequação dos relatórios aos
objetivos e limitações do GT- Arquivo, o que gerou uma proposta.
7.1.2.5 ELABORAÇÃO DE PROPOSTA
Elaborada a proposta de intervenção, o GT-Arquivoreconheceu a
importância de se pensar o arquivo permanente da PROGEPE, esperando contribuir,
a partir da proposta, para o início de um efetivo planejamento, organização e
estruturação do arquivo.
7.1.3 DESCRIÇÃO DO PLANO DE AÇÃO E PROJETOS DE
APERFEIÇOAMENTO
O plano de ação pode ser descrito em diversas etapas como: 1) Evitar que o
problema aumente, reduzindo a quantidade de material a ser recolhido, digitalizando
os materiais mais consultados, ampliando o arquivo intermediário para que este
receba o material que deixa de ser recolhido até que a PROGEPE se instale em sede
definitiva, no bairro Uberaba, onde funcionou o horto municipal e será a Reitoria; 2)
Recondicionamento dos processos já danificados pela conservação inadequada e 3)
Otimização do espaço já existente através de uso de mobiliário que ainda que não
seja o ideal, proteja e organize o material sem que este se deteriore.
7.1.4 DEFINIÇÃO DO PERFIL PARA O GESTOR ORGANIZACIONAL DO
PROCESSO DE MUDANÇA
O perfil definido para o gestor organizacional do processo de mudança está
relacionado com o perfil dos usuários/consulentes do acervo: servidores, estagiários e
93
empregados terceirizados lotados na PROGEPE com apoio técnico dos arquivistas e
bibliotecários e auxiliares de biblioteca do IFPR.
7.1.5 CONCEPÇÃO E DISSEMINAÇÃO
O projeto foi concebido no âmbito acadêmico como Trabalho de Conclusão
de Curso de Bacharelado em Administração da Universidade Federal do Paraná-
UFPR do formando Claudio Marcio Araujo da Gama e também concebido em estágio
remunerado do referido formando na PROGEPE do IFPR na condição de membro do
GT-Arquivo. Também foi concebido no âmbito técnico-profissional pela PROGEPE e
seus servidores e empregados terceirizados com apoio técnico de arquivistas,
bibliotecários e auxiliares de biblioteca do IFPR.
7.2DIFUSÃO DE OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS PARA OS DIFERENTES
ATORES
A difusão de objetivos e estratégias no que se refere à reorganização do
arquivo permanente da PROGEPE dá-se através do GT Arquivo em contato com as
diretorias DDP e DIAP e com a Pró-Reitora. A Pró-Reitoria difunde-os através de
reuniões com o Reitor, com os demais Pró-Reitores e com o Conselho Universitário.
Por se tratar de mudanças em âmbito interno, os demais atores acabam ficando
relativamente distantes dos objetivos e estratégias de reorganização do arquivo
permanente da PROGEPE.
7.3ABSORÇÃO E INTERNALIZAÇÃO DE OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS
ORGANIZACIONAIS
94
A absorção e a internalização de objetivos e estratégias da PROGEPE na
reorganização do arquivo permanente se dá através reuniões com os servidores,
estagiários e empregados terceirizados da Pró-Reitoria e em contato das diretoras
com os núcleos avançados da PROGEPE nos campi.
7.4COMPROMISSOS INDIVIDUAIS
Individualmente, os membros do GT Arquivo assumiram compromissos em
parte já cumpridos e encontram-se em ritmo de marcação de passo para a conclusão
e implantação total do projeto de reorganização do arquivo permanente da
PROGEPE. A justificativa é que os próximos passos dependem de conclusão de
obras de construção civil e estas, em todo o país encontram-se em situação de
escassez de mão-de-obra- o que normalmente faz com que a conclusão de diversos
projetos sofram atrasos. Esta possibilidade não pode ser descartada no caso
específico do andamento das obras de construção da nova sede da Reitoria- onde
ficará a PROGEPE no bairro Uberaba- onde funcionava o Horto Municipal. Por mais
acelerada que seja a liberação de recursos financeiros, os recursos humanos são
limitados e as expectativas necessitam estar dentro destes limites.
7.5 A PROPOSTA DE APERFEIÇOAMENTO
A presente proposta já contempla itens de aperfeiçoamento e expansão.
Uma da possibilidades, é a criação de uma numeração de cadastro interno para cada
servidor de modo que todos os atos referentes àquele servidor sejam arquivados em
um mesmo conjunto ou sub-série. Se não é aplicável a todo o acervo, pelo menos no
que é aplicável poderá ser readaptado e reordenado.
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8. SUSTENTAÇÃO
A sustentação do projeto de reorganização do arquivo permanente da
PROGEPE está prevista para ocorrer com os recursos que deixarão de ser gastos
com o aperfeiçoamento da eficiência que o processo irá gerar em conjugação com
outros projetos de redução de produção de papel como o Projeto Processo Verde que
está em construção e no momento depende de aquisição de um servidor (grande
computador) para abrigar os dados e funcionar como um acesso remoto ao arquivo
permanente por parte das pessoas interessadas e autorizadas.
8.2 PRÁTICAS PARA ACOMAPNHAMENTO E MONITORAMENTO
DO PLANO DE AÇÃO
A proposta do GT-Arquivo não prevê mas este projeto prevê reuniões anuais
para do grupo para avaliação dos resultados das ações já empreendidas,
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levantamento das dificuldades encontradas para a implantação plena e para
redimensionar os objetivos conforme o volume de novos documentos produzidos e
em situação de compor acervo de arquivo permanente (terceira idade).
8.3 PREVISÃO DE UMA ALSCULTAÇÃO PERMANENTE
O GT-Arquivo não prevê mas o projeto prevê que periodicamente sejam
verificados no arquivo físico, por amostragem (por exemplo, uma seção por vez) se o
material presente no arquivo físico corresponde ao material digitalizado. Em casos de
extravio de material, este deve ser registrado na ata e sugerida sindicância para
apurar o destino do mesmo e em último caso, a reconstituição do mesmo
8.3 AÇÃO PARA REVITALIZAÇÃO DE COMPROMISSOS
Visando a revitalizar os compromissos, a cada reunião destinada a reservar
espaços para as Pró-Reitorias na sede definitiva, o projeto prevê que a PROGEPE
rememore junto às demais lideranças envolvidas no processo as necessidades de
ocupação de espaço e mobiliário adequado para que os registros de todos os
servidores- necessários por ocasião de concessão de férias, licenças e aposentadoria
que os processos sejam agilizados sem que ser perca tempo com reconstituição de
documentos danificados por conservação/manipulação inadequadas.
8.4 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO INTERNA E OS
PROCESSOS DE TOMADAS DE DECISÃO
O processo de comunicação interna encontra-se em fase de aprimoramento
através do Processo Verde que é um sistema que prevê a eliminação gradual e
sistemática de emolumentos considerados desnecessários para o funcionamento da
PROGEPE sem que isso implique na descúria com as informações. Para isso, a
cautela em constituir um arquivo permanente físico adequado às necessidades da
PRPGEPE.
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Os processos de tomada de decisão são, em parte descentralizados na
PROGEPE e suas diretorias e em parte centralizados na Reitoria, Conselho
Universitário, MEC, Governo Federal. Entretanto, o GT-Arquivo, pelo menos é o que
se pretende será o órgão imediatamente ligado ao suporte informacional para a
tomada de decisões seja em que nível for.
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Retomando um pouco do diagnóstico inicial realizado na organização
estudada- o arquivo permanente da PROGEPE do IFPR- este pode relatar a ideia de
um pequeno (ainda) caos. Caos não no sentido de desorganização e/ou descúria,
mas no sentido de todos os pequenos caos que geram eficiência pela facilidade de
visualização e rapidez na busca por informações e documentos. Entretanto, o volume
de documentos recolhidos já dava sinais de que o tempo do pequeno caos já estava
passando de gerador de eficiência para o sentido de desorganização e descúria. A
busca por informações e documentos já estava ficando mais demorada do que o ideal
e a conservação do acervo já estava ficando comprometida.
O objetivo da presente proposta é o de, finalmente, dotar o arquivo
permanente dos recursos tidos universalmente como ideais para o rápido acesso às
informações e documentos, bem como para a devida conservação do acervo. Além
do objetivo final, também objetivava-se obter antes disso uma solução paliativa para
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que acervo não sofresse perda e houvesse um mínimo de agilidade nas pesquisas
enquanto não era viabilizado o objetivo final.
A principal inovação da proposta é a de contemplarem todo o acervo a
condição de arquivamento físico e digital com acesso por meio de ferramentas de
Business Intelligence- BI (também conhecido como datawarehouse) com a finalidade
de proporcionar aos tomadores de decisão o recurso da mineração de dados (data
minning). Tudo isso sem abrir mão de um satisfatório sistema de arquivo físico. A
proposta foi concebida a partir de disfunções verificadas no arquivo permanente e
com a potencialização destas numa já prevista expansão vertiginosa do acervo. A
disseminação da proposta se deu por meio da criação de um Grupo de Trabalho
específico para diagnóstico e proposta de solução do problema e do
compartilhamento das informações deste com a PROGEPE e demais Pro-Reitorias e
Reitoria por meio de reuniões ordinárias. A sustentação da proposta se deu
incialmente por medidas paliativas para evitar o agravamento do problema, de
medidas imediatas no sentido de reverter os problemas já criados e com a
possibilidade de uma nova e definitiva sede a ser construída já contemplando as
necessidades de arquivo permanente sem necessidade de adaptações mais
onerosas e paliativas.
Finalmente, os membros do GT-Arquivo não têm a pretensão de tornar a
presenteproposta um modelo padronizado mas adaptado às necessidades do arquivo
permanente da PROGEPE. Com a implantação da proposta, espera-se, no longo
prazo, contemplar as necessidades de arquivo permanente da PROGEPE através da
construção de uma nova e definitiva sede já espera-se, com as soluções para o IFPR.
Em curto e médio prazos, com as soluções paliativas, espera promover a
conservação do acervo com um sistema de pesquisa ágil e moderno sem abrir mão
dos modos tradicionais de conservação de documentos e pesquisas em arquivo
físico.
Entretanto, em nenhum momento, deixou-se de pensar e agir no sentido de
que os problemas enfrentados hoje pela PROGEPE do IFPR sejam os mesmos
enfrentados por outrosIFETs e até por outras Instituição Federais de Ensino Supeior-
IFESs ou até por outras organizações ligadas às atividades de educação básica,
técnica e tecnológica, à educação como um todo nas esferas federal, estaduais e
municipais, bem como na iniciativa privada no Brasil e no mundo. Diversas ações do
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IFPR já são modelos nacionais e internacionais e não será surpresa nenhuma se a
presente proposta seguir o mesmo caminho.
10.REFERENCIAL BIBLIOGRAFICO
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 1984.
CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística = técnica. v. 2, Editora Associação dos Bibliotecários do Distrito Federal- ABDF, 1985
SANTOS, EutimioSastre. Manual de archivos – el sistema archivístico diocesano: arquivos de la cúria y archivosparroquiales. 1. ed. Madrid: Editora Anabad, 1999.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Arquivística - temas contemporânieos: classificação, preservação digital e gestão do conhecimento. 1. ed. Distrito Federal: Editora SENAC, 2007.
VIEIRA, Sebastiana Batista. Técnicas de arquivo e controle de documentos. 1. ed. Rio de Janeiro:, Editora Temas & Ideias, 2005.
