4 Painel - Auditoria Interna, Conselhos, Comitês e ... · Principal ramo de atuação da Empresa:...

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4 Painel - Auditoria Interna, Conselhos, Comitês e Governança Corporativa

Hélio Takashi Ito

[email protected]

6° AUDITE - Seminário Nacional de Auditoria Interna das Empresas do Setor Energético

Sumário

2

1. Pesquisa sobre o tema (objetivo, escopo e metodologia)

2. Características das empresas respondentes

3. Estrutura e Subordinação da Auditoria

4. Escopo de atuação e relacionamento com demais fóruns

1 – Sobre a Pesquisa (objetivo, escopo e metodologia)

3

Método utilizado:

Formulário composto por perguntas disponibilizadas via web, sobre as seguintes frentes:

Características das Empresas;

Estrutura e subordinação da Auditoria Interna;

Escopo de Atuação e relacionamento com demais fóruns;

Elaboração e aprovação do Plano Anual de Auditoria;

Planejamento e reporte dos trabalhos, ferramentas utilizadas e follow-up;

Canais de denúncia.

Período de realização: Junho e julho/2015

Respondentes: 62 empresas de diversos segmentos de atividade.

Objetivo

Benchmarking sobre auditoria interna com foco em seu modelo de governança e relacionamento,visando explorar as principais percepções e opiniões das vantagens e desvantagens de cada modelorelatado.

Características dos Respondentes

4



5

Os participantes trabalham na Auditoria Interna da Empresa:

87% 13%

Sim Não

Cargo na empresa:

2%

2%17% 59% 10% 10%

Presidente/CEOs Diretor Financeiro/CFO Diretor/Superintendente

Gerente Supervisor/Coordenador Analista/Assistente

Principal ramo de atuação da Empresa:

Outros

Alimentício

Papel e Celulose

Tecnologia

Saúde

Automotivo

Agronegócio

Financeiro

Varejo

Infraestrutura/Saneamento

Energia

19%

3%

3%

5%

5%

5%

5%

6%

6%

8%

35%

Características das Empresas

6

Capital Aberto ou Fechado: 58% 42%

Fechado Aberto

Listada nas Bolsas de Valores:

65% 4% 31%

Bovespa

Bolsa Estrangeira

Ambas

Modelo de controle da Empresa:

16% 21% 31% 32%

Familiar

Investidor Institucional

Controle Pulverizado

Subsidiária de grupoempresarial

Características das Empresas

7

Número Total de Empregados:

Menos de100

De 100 a999

De 1.000a 4.999

De 5.000a 9.999

De 10.000a 29.999

Acima de30.000

5%

18%

24% 24%

16%13%

Faturamento apurado em 2014:

10% 6% 2% 8% 74%

Até R$ 150 milhões

Entre R$ 150 milhões e R$ 300 milhões

Entre R$ 300 milhões e R$ 500 milhões

Entre R$ 500 milhões e R$ 1 bilhão

Acima de R$ 1 bilhão

8

Estrutura e Subordinação

da Auditoria Interna

Sobre a Auditoria Interna - Estrutura e Subordinação

9


A Empresa possui Auditoria Interna:

82% 10% 8%

Sim, com estrutura local

Sim, com estrutura Global

Não possui

Se sim, Subordinada funcionalmente (Hierarquia) à:

42%

26%

23%

4% 5%Conselho de Administração

Comitê de Auditoria

Presidente Executivo (CEO)

Vice Presidente Financeiro(CFO)

Outras

Vice Presidente de Auditoria Interna Global.

Diretoria Administrativa;

Diretor Corporativo de Auditoria Interna no Exterior.

10

Subordinada Funcionalmente ao Conselho de Administração (42%):

Vantagens:

Independência e autonomia na execução dos seus trabalhos;

Desvinculação das áreas operacionais;

Força na resolução dos problemas.

Desvantagens:

Falta de maior proximidade para auxílio de soluções administrativas da Auditoria Interna (pessoal,

infraestrutura, etc...); Gestão de Carreira, desenvolvimento e avaliação de desempenho;

Menor acompanhamento das atividades desenvolvidas pela Auditoria e falta de feedback;

Ausência de um Comitê de Auditoria voltado especificamente para a área de controle;

Delegação de atividades de natureza administrativa à Diretoria Executiva;

O Presidente Executivo é membro do Conselho de Administração;

O alinhamento dos assuntos entre Diretoria e os Acionistas;

Entendimento de assuntos muito técnicos (contábeis), operacionais e sistêmicos;

A Auditoria Interna é vista como área externa à empresa e algumas vezes esquecida.


42%

26%

23%

4% 5%

Conselho deAdministração


Presidente Executivo(CEO)


Outras

11

Subordinada Funcionalmente ao Comitê de Auditoria (26%):

Vantagens:

Independência, objetividade e autonomia na execução dos seus trabalhos;

Reconhecimento da empresa sobre a importância da auditoria interna.

Desvantagens:

Falta de agendas mais frequentes/foco;

Pouca representatividade do órgão;

Algumas decisões estratégicas não passam pelo departamento;

Eventuais conflitos na estruturação da área em relação aos objetivos da administração da empresa;

Dificuldade para obter recursos;

Menos próximo ao negócio;

Eventual isolamento do restante da organização.


42%

26%

23%

4%5%




Vice PresidenteFinanceiro (CFO)

Outras

12

Subordinada Funcionalmente ao Presidente Executivo - CEO (23%):

Vantagens:

Capacidade de endereçamento das recomendações;

Contato mais direto;

Não ter interferência das Diretorias subordinada a ela;

Maior envolvimento e transparência;

Integração dos processos institucionais;

Agilidade na tomada de decisões estratégicas.

Desvantagens:

Agenda do dirigente máximo;

Aspectos estruturais que poderão ter apoio superior como Conselho de Adm. ou Comitê de Auditoria;

Não estar independente ao nível mais alto da empresa;

Existir uma situação que comprometa essa hierarquia e dificulte sua condução;

Dificuldades para questões administrativas.


42%

26%

23%

4% 5%




Vice PresidenteFinanceiro (CFO)

Outras

13

Subordinada Funcionalmente ao Vice Presidente Financeiro (CFO) ou Outros (9%):

Vantagens:

Comunicação direta, alinhamento, agilidade nas decisões, maior integração com equipe;

Maior apoio na realização dos planos de auditoria;

Facilidade na implementação de soluções visto aspectos de redução de custos e perdas financeiras.

Desvantagens:

Independência;

Alinhamento das demandas locais e globais.


42%

26%

23%4%

5%





Outras

14

Subordinada administrativamente (ex: aprovação de despesas de viagem,etc) à:

66%9%

9%

4% 12%Presidente Executivo (CEO)

Conselho de Administração


Controller

Outras


Vice Presidente de

Assuntos Legais;

Ministerio do

Planejamento;

Diretoria

Administrativa;

Presidente da região;

Assessoria de

Gerenciamento de

Projetos;

Diretor da Holding;

Gerente Administrativo

Financeiro.

15

Subordinada Administrativamente ao Presidente Executivo - CEO (66%):

Vantagens:

Celeridade nas aprovações de orçamento;

Aproximação com as questões da empresa;

Maior rapidez nas decisões;

Canal direto para transmitir os principais pontos de controle e riscos do negócio;

Agilidade na obtenção de recursos e solução de questões operacionais;

Agilidade nas aprovações rotineiras (ex. despesas de viagem);

Possui orçamento com limite de despesas amplo;

Acesso tempestivo à informação estratégica.

Desvantagens: Apoio limitado, ideal se reportássemos a um Conselho de Administração ou a um Comitê Gestor;

Aspectos administrativos que poderão ter apoio externo acerca de sistemas, contratação de terceiros

para cumprimentos de Programa de auditoria;

Risco de independência da auditoria interna; Avaliação de Desempenho;

Dificuldade de agenda com o Presidente para eventuais aprovações e demais despachos;

Não obter a opinião de todos os membros do Conselho de Administração;

Eventuais interrupções e mudanças no foco de atuação da auditoria;


66%9%

9%

4% 12%




Controller

Outras

16

Subordinada Administrativamente ao Conselho de Administração (9%):

Vantagens:

Potencializa a independência e a autonomia;

Despesas previstas no Plano Anual de Auditoria Interna.

Desvantagens:

Exige maior responsabilidade no planejamento e acompanhamento das despesas;

Demora na aprovação.

Subordinada Administrativamente ao Vice Presidente Financeiro (CFO) ou Controller (13%):

Vantagens:

Proximidade e rapidez;

Receber um tratamento de parte integrante da empresa e evita o isolamento.

Desvantagens:

Se a independência não for respeitada/assegurada pode ser afetada e o trabalho da auditoria

seriamente comprometido;

Possível constrangimento em eventuais trabalhos na área.


66%9%

9%4% 12%




Controller

Outras

17

Quem é o responsável pela avaliação de desempenho, definição de remuneração e

benefícios do Chefe da Auditoria Interna?

51%

23%

7%

5%14% Presidente Executivo (CEO)



Vice Presidente Financeiro (CFO)

Outras


18

A organização possui áreas específicas de gestão de riscos, controles internos e

compliance?

74%

26%

Sim

Não

Se sim, Qual a subordinação destas áreas de gestão de riscos, controles internos e

Compliance?

(43%) Vice Presidente Financeiro (CFO);

(36%) Presidente Executivo (CEO);

(21%) Outros: Auditoria Interna, Controller, Conselho de Administração, Vice Presidência

Específica, Jurídico e outros.


19

Escopo de atuação e relacionamento

com demais fóruns

Sobre a Auditoria Interna - Escopo de Atuação e Relacionamento

20

Escopo da atuação da auditoria interna:

(96%) Processos Corporativos (Financeiro, RH, Jurídico e etc);

(84%) Sistemas/TI;

(77%) Técnicos/Operacionais;

(67%) Preventivos/Investigativos (fraude);

(65%) Controles Internos/SOX;

(65%) Contínuas/Monitoramento;

(51%) Gestão de Riscos;

(35%) Ambientais;

(16%) Qualidade/ISO.

Além dos trabalhos tradicionais, a auditoria interna participa de algum comitê ou fórum

interno na organização?

- (63%) Comitê de Ética;

- (53%) Comitê Executivo de Riscos;

- (30%) Comitê de Segurança da Informação;

- (10%) Comitê de Compras e Contratações;

- Outros: Orçamento, Qualidade e Compliance.

53%47%

Sim

Não


21

Com quais destes órgãos a Auditoria Interna se relaciona:

(68%) Reunião de Diretoria - Presidente Executivo (CEO) e Vice Presidentes;

(53%) Gestão de Riscos e Controles Internos/Compliance;

(51%) Conselho de Administração;

(51%) Conselho Fiscal;

(47%) Comitê de Auditoria;

(47%) Comitê de Ética;

(21%) Comitê de Segurança da Informação;

(9%) Comitê de Assessoramento do CA;

(9%) Outros Fóruns.

Controladoria Geral da União;

Tribunal de Contas da União;

Sistema de Gestão da

Qualidade;

Auditoria Geral do Estado e

com membros do Tribunal de

Contas do Estado;

Facultado à Auditoria Interna

participar (sem direito a voto)

em quaisquer

conselhos/fóruns/comitês da

Organização, segundo

escolha da própria Auditoria.


22

(68%) Reunião de Diretoria - Presidente Executivo (CEO) e Vice Presidentes:

Qual a periodicidade na qual a Auditoria Interna realiza reuniões com este órgão:

23% 18% 5% 18% 13% 23%

Mais que uma por mês

Mensal

Bimestral

Trimestral

Semestral

Outras Periodicidades

Quais Informações são tratadas nestas reuniões:

(69%) Discussão sobre melhoria de processos, gestão de pessoas e controles internos;

(67%) Relatórios expedidos (não conformidades, recomendações e planos de ação);

(64%) Riscos relevantes e aspectos de preocupação;

(56%) Status de acompanhamento dos planos de ação;

(46%) Status do Plano Anual de Auditoria Interna;

(28%) Ocorrências nos Canais de Denúncia;

(10%) Outros: Projetos da Auditoria em Andamento; consultoria envolvendo processos de

negócios, riscos e melhorias; assuntos de gestão dos negócios/estratégico e discussão dos

ambientes externos que afetam o negocio da companhia.


23

(68%) Reunião de Diretoria - Presidente Executivo (CEO) e Vice Presidentes

Quais as principais vantagens do relacionamento neste fórum?

o Reports de resultados dos exames realizados e reforço dos planos de ação em aberto diretamente à

Alta Administração;

o Contato direto com a Alta Administração, possibilitando maior agilidade nas aprovações de demandas

da Auditoria Interna e maior clareza no entendimento e direcionamento dos esforços;

o Agilidade na tratativa e mitigação dos riscos identificados;

o Oportunidade de expor o andamento dos trabalhos, mostrando a importância das atividades da

Auditoria Interna, alertando para os riscos relevantes identificados;

o Coleta de informações e preocupações dos administradores da corporação;

o Comunicação direta à Alta Administração viabilizando a implantação das ações recomendadas.


24

(68%) Reunião de Diretoria - Presidente Executivo (CEO) e Vice Presidentes

E as desvantagens do relacionamento neste fórum?

o Dificuldade de preparar-se para reunião junto à Alta Administração devido à diversidade dos assuntos

tratados;

o Conflito com a independência da função de auditoria no processo decisório dos CEO e CFO;

o Expõe o trabalho da Diretoria à Alta Administração;

o Tempo dispendido nessas reuniões;

o Dificuldade em administrar vários pontos de vista a respeito de um mesmo assunto.


25

(53%) Gestão de Riscos e Controles Internos/Compliance:


7% 17% 7% 20% 3% 46%


Mensal

Bimestral

Trimestral

Semestral









(3%) Outros: Muito raramente somos chamados para reuniões de status das mudanças

implementadas.


26



o Sinergia entre as áreas de governança possibilitando troca de informações, principalmente na

identificação de riscos;

o Oferecer visão independente sobre a exposição da Companhia aos principais riscos identificados;

o Busca de alinhamento entre áreas de governança na elaboração do Plano Anual de Auditoria;

o Análise e apuração de causas e consequências dos principais riscos com os gestores de riscos;

o Expor a preocupação com riscos relevantes identificados;

o Alinhamento para tomada de decisão a respeito dos principais riscos identificados;

o Fluidez da informação e acompanhamento das ações.

o Visão integrada de riscos.


27


E as desvantagens do relacionamento nesse fórum?

o Duplicidade de registros e reports;

o Diante do estágio de maturidade atual do Comitê de Riscos nem sempre é possível obter o

tratamento dos riscos relevantes;

o Risco à independência da auditoria interna quando da revisão dos controles do Comitê;

o Falta de efetividade nas reuniões realizadas;

o Periodicidade inadequada no alinhamento entre áreas.


28

(51%) Conselho de Administração:


3% 34% 7% 24% 17% 8%


Mensal

Bimestral

Trimestral

Semestral








(21%) Ocorrências nos Canais de Denúncia.


29

(51%) Conselho de Administração:


o Exposição e comprometimento das áreas nas tratativas dos planos de ação em virtude da

comunicação direta aos Conselheiros;

o Envolvimento do escalão máximo da empresa relacionadas às funções da Auditoria Interna;

o Expor as atividades em andamento, os riscos relevantes e ajudá-los nas tomadas de decisão;

o Conhecimento do Conselho das recomendações propostas e suas respectivas tratativas;

o Reforço da Independência da Auditoria Interna;

o Expor a importância da Auditoria Interna;

o Os assuntos levados pela Auditoria Interna ao Conselho de Administração recebem tratamento

prioritário pelos demais níveis da Empresa;

o Exposição ao Conselho de detalhes que normalmente não são passados pelo CEO.

.


30

(51%) Conselho de Administração;


o Elevado tempo de preparo das apresentações;

o Falta de tempo para discussão mais detalhada, normalmente são passados resumos dos assuntos;

o Ocorrer uma decisão de alto risco e a Auditoria Interna, estando presente, não alertar a

administração;

o Falta de interesse dos conselheiros;

o Dificuldade em priorizar o tema auditoria;

o Periodicidade muito longa entre reuniões;

o Designação para realizar novos trabalhos, podendo influenciar no Planejamento Anual previamente

acordado.


31

(51%) Conselho Fiscal:


3% 62% 21% 10% 4%


Mensal

Trimestral

Semestral









(3%) Outros: Materiais aprovadas em RD e Conselho de Administração, Relatorios Trimestrais de

Informações Financeiras - ITR.s, bem como assuntos pontuais e estrategicos.


32



o Envolvimento Conselho com funções fiscalizatórias nos aspectos relacionados às funções da

Auditoria Interna;

o Autonomia do Conselho e transparência aos assuntos abordados e riscos identificados pela Auditoria

Interna;

o Amplia e depura assuntos contábeis, tributários e societários, além de acompanhar os principais

assuntos e eventos inerentes à Companhia;

o Fortalece, auxilia e reforça os planos de ação elencados pela Auditoria Interna;

o Maior compromisso dos gestores na resolução das não conformidades identificadas pela Auditoria;

o Os apontamentos da Auditoria Interna e respectivos planos de ação são ratificados pelo Conselho

Fiscal que cobra formalmente das áreas o atendimento dos apontamentos feitos pela Unidade de

Auditoria Interna;

o Manter o Conselho Fiscal informado quanto ao desenvolvimento dos trabalhos de auditorias.


33



o Deslocamento de horas de trabalho, voltado a atender as demandas do Conselho Fiscal;

o Frequência exagerada de reuniões;

o Pouco interesse dos conselheiros;

o Tempo reduzido de apresentação dos resultados da Auditoria Interna nas reuniões;

o Impossibilidade de implementar tempestivamente as sugestões;

o Atenção somente para pontos de altíssimo impacto;

o O conselho fiscal tende a solicitar informações além do escopo acordado dos trabalhos, podendo

gerar atritos.


34

(47%) Comitê de Auditoria:


4% 44% 15% 33% 4%


Mensal

Bimestral

Trimestral









(7%) Outros: Resultados Financeiros trimestrais e Projetos da Auditoria em Andamento.


35



o Envolver um Comitê de alto nível no tratamento da principais preocupações apontadas pela Auditoria;

o Expor as atividades executadas pela Auditoria Interna, os riscos identificados e ajudá-los nas

tomadas de decisão;

o Canal direto da auditoria interna;

o Possuir avaliação de órgão externo;

o Independência nas tomadas de decisões e definições nos objetivos do departamento;

o Coleta das visões dos conselheiros acerca da condução dos trabalhos de auditoria;

o Empowerment para implantação das recomendações;

o Visão Independente e estratégica da Auditoria Interna como ferramenta de gestão;

o Força para cobrança de ações.


36



o Falta de envolvimento em politicas estratégicas da empresa;

o Pouca frequência de contato;

o Tempo reduzido de apresentação dos trabalhos de auditoria;

o Falta de entendimento do papel do Comitê na Companhia;

o Comitê localizado em outro país;

o Tempo gasto na preparação de materiais para estes fóruns;

o Pouca consciência do dia a dia da auditoria.


37

(47%) Comitê de Ética:


7% 22% 7% 33% 31%


Mensal

Bimestral

Trimestral







(4%) Status de acompanhamento dos planos de ação.

.


38



o Compartilhamento das denúncias e estabelecimento de planos de ação;

o Compartilhamento nas decisões sobre os problemas apresentados;

o Aprimoramento das normas relativas à conduta ética;

o Visão de toda a empresa com o comprometimento da Auditoria Interna em relação aos aspectos

éticos;

o Atuação preventiva e de consultoria da Auditoria Interna;

o Identificar potenciais fraudes na Organização;

o Alinhamento quanto às prioridades a serem solucionadas e conhecer as denúncias imediatamente;

o Acompanhamento de todos os eventos que possam gerar riscos, inputs para novos trabalhos,

revisão de controles;

o Disseminação de princípios e valores éticos.


39


E as desvantagens do relacionamento nesse fórum:

o Pouco tempo para reunir e discutir os assuntos no Comitê;

o Pode trazer alguma risco à independência da auditoria interna quando da revisão dos controles do

Comitê.

o Solicitação de trabalhos fora do plano previsto de Auditoria Interna;

o Decisão colegiada para tomada de decisão;

o Composição inadequada do Comitê.


40

(21%) Comitê de Segurança da Informação:


8% 34% 8% 25% 17% 8%


Mensal

Bimestral

Trimestral

Semestral

Outras PeriodicidadesQuais Informações são tratadas nestas reuniões:







(25%) Outros: Acompanhamento das ações em curso; Análise e melhoria de políticas, normas e

procedimentos de segurança da informação.


41

(21%) Comitê de Segurança da Informação:


o Conhecer as estratégias e demandas de segurança da informação pela empresa;

o Atuação preventiva e de consultoria da auditoria interna;

o Alinhamento quanto as prioridades a serem solucionadas e conhecer os riscos imediatamente;

o Percepção das vulnerabilidades tecnológicas;

o Compartilhamento de informações e sinergia de planos de trabalho;

o Fluidez da informação e acompanhamento das ações.


o Execução de trabalhos fora do planejado;

o Se as reuniões não forem bem coordenadas pode-se incorrer em falta de efetividade;

o É a transferência de responsabilidade ou o comprometimento/ aprovação de uma ação pela auditoria

que pode comprometer a independência.


42

(9%) Comitê de Assessoramento do CA:


20% 40% 40%

Mensal

Bimestral








(20%) Ocorrências nos Canais de Denúncia.


43

(9%) Comitê de Assessoramento do CA:


o Acesso ao Conselho de Administração;

o Nivelar com o Grupo de Assessoramento os principais eventos ocorridos na Auditoria Interna;

o Profundidade, detalhamento e apoio no tratamento das questões que o Conselho de Administração

não tem;

o Acompanhamento da qualidade dos trabalhos.


o Limitação do assessoramento;

o Pode causar atrito com o CEO;

o Direcionamento em desacordo com a prioridade da empresa.


OBRIGADO!

Hélio Takashi Ito

[email protected]

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