COMO SER BEM SUCEDIDO EM

REUNIES

Como ser bem sucedido em reunies

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Entenda porque importante realizar reunies bem sucedidas e os principais objetivos de uma reunio

Compreenda seu papel em uma reunio e como obter o melhor desempenho nele

Aprenda a gerir tempo, planejar, definir e atingir seus objetivos

Conhea algumas tcnicas de oratria e persuaso para nortear o seu desempenho

Aprenda os macetes e hbitos dos profissionais do mercado que realizam reunies bem sucedidas

SUMRIOCAPTULO 1 - INTRODUO

CAPTULO 2 - CONDUO E PARTICIPAO

CAPTULO 3 - ORGANIZAO E FOCO

CAPTULO 4 - ORATRIA E PERSUASO

CAPTULO 5 - APRENDA COM OS EXECUTIVOS

Como ser bem sucedido em reunies

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CAPTULO 1INTRODUO

Estamos to acostumados a nos comunicar por meio de dispositivos digitais, que no

percebemos o quanto perdemos com a falta de contato pessoal em nossas relaes de

trabalho. Para piorar este cenrio, as reunies, que ainda so um dos poucos momentos em

que mantemos viva esta interao pessoal, so constantemente associadas a uma cultura de

desperdcio de tempo e chatices.

Realmente, reunies mal planejadas e executadas, correm seriamente o risco de se tornarem

uma pedra no sapato da equipe envolvida. Porm, reunies assertivas e bem sucedidas, so

fundamentais para o constante progresso da sua empresa.

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Aqui voc encontra um guia para otimizar seu desempenho em reunies, com acesso s melhores prticas do mercado e dicas de grandes executivos.

Pblico alvo: Este eBook ideal para quem busca melhorar o seu desempenho em reunies, seja para fechar novos negcios, manter o bom funcionamento de projetos e interao da sua equipe ou se destacar profissionalmente.

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Principais objetivos de uma reunio

Reunies de negcio: Fechar negcios, assistir ou fazer

apresentaes de servio ou produto. fundamental

conhecer o seu objetivo, o objetivo do cliente, como

estes sero alcanados e os limites de negociao

(exemplo: questes financeiras, qualidade, tempo, etc.)

de ambas as partes.

Reunies de discusso orientada: Resolver ou buscar

melhores solues para um problema. ideal que

todos os membros envolvidos tomem conhecimento

do problema previamente, para se prepararem

adequadamente e contriburem de forma efetiva.

Entender a flexibilidade da demanda atendida

tambm fundamental para otimizar o tempo gasto

em discusses orientadas, por exemplo, esclarecer

previamente as limitaes financeiras, de recursos

humanos, etc.

Reunies de Brainstorm: Funo criativa de se gerar

uma nova ideia a partir de insights compartilhados.

fundamental esclarecer previamente os problemas

pelos quais buscam soluo e cuidar para no limitar o

processo criativo dos membros da equipe.

Reunies informativas: Disseminar uma informao

entre todos os membros interessados. Recomenda-

se o uso de um guia em casos de informaes mais

complexas para evitar mal entendidos.

Reunies motivacionais: Ideais para momentos de

mudana em uma empresa ou melhorar a atitude da

equipe.

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CAPTULO 2CONDUO E PARTICIPAO

Em qualquer reunio profissional, seja ela interna ou externa empresa, cada participante

desempenha um papel. Independente se voc o responsvel por conduzir e liderar ou se

simplesmente um dos participantes. Existem formas de tirar o melhor de cada situao e,

inclusive, se destacar, mesmo que a princpio no possua o papel de lder. Para ambos papeis

algumas regras so bsicas e fundamentais:

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Estude a reunio. Voc no precisa ser o expert no

assunto, nem mesmo se for o lder precisa ter todas

as respostas, mas tem que estar preparado. Portanto,

informe-se sobre o tema da reunio. Se for sobre sua

empresa, pratique a apresentao com uma pessoa

de confiana. Se for ouvir algum, prepare-se para

que possa tirar dvidas e at fazer sugestes. E no

tenha vergonha das dvidas, pergunte. Se algum

te questionar e no souber a resposta, admita, diga

que vai pesquisar, se informe e responda depois. Mas

cumpra a promessa!

Lembre-se: voc est sendo avaliado a todo momento,

mesmo antes da reunio comear.

Seja pontual. indispensvel demonstrar respeito aos

demais. Um lder atrasado um exemplo negativo,

aguardar participantes atrasados tambm no

uma conduta adequada, os presentes pontualmente

podem se sentir desrespeitados. J um participante

que no chega no horrio pode no ser bem visto pelos

outros envolvidos. Se esta uma reunio de negcios,

se atrasar no uma boa maneira para come-la.

Oua. Seja voc o lder da reunio ou no, oua o que

todos tm a dizer. No sobreponha a sua opinio dos

outros, mesmo que discorde. Tenha pacincia na hora

de falar e seja pontual e conciso nos argumentos.

Alm de ouvir, anote tudo o que achar necessrio,

no confie na memria, por melhor que ela seja algo

sempre pode se perder.

Saiba como se portar. Parece bvio, mas nunca demais

repetir. Pense em quem vai encontrar e entenda o que

ele espera de voc. No adequado ir de bermuda ou

short e camiseta em uma reunio com empresrios.

Mas isso tambm no quer dizer que terno e gravata

so necessrios. Analise previamente seu pblico e o

ambiente que vai frequentar, caso no seja um no qual

conviva com frequncia.

No esquea a postura! Mantenha contato visual e

demonstre interesse.

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CAPTULO 3ORGANIZAO E FOCO

preciso gerir a reunio, e tambm participar dela, de forma competente e efetiva. Para isso,

algumas aes so essenciais:

Defina objetivos. Toda reunio tem um objetivo, ou mais de um. Seja para dar uma notcia boa

ou ruim ou tomar uma deciso que envolva outros setores, importante ter esse objetivo bem

definido para a reunio fluir. Com os objetivos delimitados os prximos passos devem fluir

com mais naturalidade.

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Escreva suas metas! Vai perceber que fica mais fcil

transmitir o que quer dizer quando consegue visualizar,

literalmente, o que deseja.

Escolha os participantes. Com quem voc precisa falar?

Quem so as pessoas que realmente vo fazer com que

sua reunio v alm dela mesma, que os objetivos se

cumpram com eficincia? fundamental que essas

perguntas sejam feitas e respondidas com exatido

para que a reunio seja bem sucedida. Do contrrio,

no importa o que seja discutido, as aes definidas

no sero cumpridas como deveriam.

Lembre-se: os participantes de uma reunio so

fundamentais para o sucesso dela.

Faa um briefing pr-reunio. Entenda que em muitas

situaes no apenas voc que dever estar ciente

dos tpicos da reunio, mesmo que seja o lder.

importante que os envolvidos saibam previamente

sobre o que ser tratado para que se preparem e o

encontro seja mais produtivo.

Exemplo: Suponha que o diretor de uma empresa

convocou seus principais coordenadores de setor para

uma reunio de discusso orientada, com o objetivo

de otimizar o processo de um determinado servio.

Se todos receberem um briefing com o assunto da

reunio, podero se preparar e j levar algumas

sugestes para serem analisadas.

Portanto, organize-se, planeje-se, faa um breve

briefing sobre os tpicos a serem tratados na reunio e

encaminhe aos participantes.

Gesto de tempo. Nas empresas e para os empresrios

o tempo contado e, geralmente, uma reunio toma o

tempo de alguma outra funo. Por isso, fundamental

que esse tempo seja previamente delimitado e

cumprido por todos os envolvidos. Certifique-se

que cada tpico tenha um tempo estipulado e o

cumpra. Caso a discusso ganhe proporo, ajude os

participantes a manterem o foco e serem objetivos.

Redirecione a conversa de forma educada para que

ela no estrapole o planejado e atenha-se ao objetivo,

lembrando os participantes do que precisa ser

decidido.

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O tempo de todos os envolvidos precioso, se a

reunio for bem planejada no h razo para que se

extenda mais do que o necessrio.

Mantenha o foco. Essa uma tarefa essencial, mas nem

sempre realizada. No raro participarmos de uma

reunio por horas e, ao fim, percebermos que nada foi

decidido e ter a sensao de tempo perdido. Mas se as

etapas anteriores forem cumpridas a possibilidade de

isso acontecer quase nula.

Para ter certeza que o objetivo ser atingido observe

a expresso e a postura dos participantes, oua e faa

anotaes sobre o que dito, interfira quando perceber

que a discusso tomou uma direo indesejada e seja

firme caso necessrio.

Afinal, voc responsvel pelos resultados e

inteiramente capaz de fazer com que aconteam.

Avalie os resultados. No existe motivao que resista

a inconcluso. Portanto, avalie os resultados, pontue

o que foi discutido e a concluso de cada tpico.

Descreva as aes a serem tomadas e estipule prazos,

delegue sempre que necessrio. indispensvel que

voc mensure os resultados de cada reunio e analise

o que pode fazer a partir disso.

Depois de descrever todas essas informaes,

compartilhe com os envolvidos na reunio, caso

seja conveniente. Desta forma, criado um senso de

concluso e motivao para os prximos encontros.

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CAPTULO 4ORATRIA E PERSUASO

O que voc fala e como, faz toda diferena para o sucesso de uma reunio. Levantamos

algumas tcnicas de oratria e persuaso para nortear o seu desempenho. Mas lembre-se, use

sempre o bom senso ao aplicar estas dicas!

Ateno ao seu tom de voz. Use sempre um tom de voz amigvel, assim, a probabilidade de

voc ganhar a simpatia e abertura com os participantes maior.

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Evite afirmaes diretas ao discordar. Em vez disso, faa

perguntas nas quais respostas expliquem o motivo

pelo qual discorda de devido ponto. Desta forma, voc

pode acabar descobrindo inclusive que estava errado

em discordar ou fazer com que concordem com seu

ponto de vista mais facilmente.

Faa as apresentaes adequadamente. Fale com

clareza o seu nome, cargo e empresa, se for apresentar

algum membro participante, tenha o cuidado de

mencionar o seu nome, se possvel sobrenome,

cargo e algo mais que considerar interessante sobre a

pessoa. Se houver tempo e for o lder, faa os presentes

se apresentarem para que melhore o entrosamento

durante a reunio.

A troca de cartes de visitas um grande aliado neste

momento, caso haja a troca, posicione os cartes onde

consiga visualizar com facilidade em caso de esquecer

o nome de algum membro.

Velocidade do discurso. Primeiro voc deve entender

se est falando para pessoas que tendem a concordar

ou discordar do seu discurso, em seguida escolha

a velocidade. Em casos onde a tendncia que

discordem de voc, a melhor maneira de persuadi-

los falando de forma mais rpida. O ritmo acelerado

da fala passa mais confiana e mais perturbador

para o ouvinte, impedindo que este veja falhas em

seu discurso. Em casos em que a audincia tende a

concordar com voc, fale pausadamente dando mais

abertura para esclarecimento de possveis dvidas. Em

ambas situaes, fale de maneira breve e passe a ideia

de forma resumida.

Saiba com quem voc est falando. As pessoas tm

mais abertura quando notam que voc se importa

com elas. Entender os anseios do ouvinte o caminho

mais simples para faz-lo concordar com voc.

Pesquise sobre os participantes da reunio e busque

comear o discurso com associaes que remetam ao

seu universo.

Evite sempre: Apresentar suposies, generalidades,

argumentos desequilibrados e discutir.

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Entrevistamos alguns profissionais com anos de experincia de mercado e prticas de reunies, a fim

de entender como eles se preparam, o que observam nos participantes e o que consideram mais im-

portante para executar uma reunio bem sucedida. Montamos uma cartilha com seus macetes e boas

prticas para que vocs possam fazer bom uso desse material. Agora s praticar!

APRENDA COM OSEXECUTIVOS

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SANDRA MASCARENHAS GESTORA NA REA DE

INDSTRIA AUTOMOTIVA H 18 ANOS

Reunio tem que ter um assunto bem especfico. Em

reunies excessivas, todos j vem com muita preguia.

No sou a favor de excesso de reunies, cansa e no

atinge o objetivo. No mximo trato trs assuntos,

passou disso acho que j perde o timing da ateno

das pessoas.

Reunio para apagar fogo tambm no sou a favor, sou

a favor de reunies estratgicas. Se acontece alguma

reunio para apagar fogo e ela se estende, quando vejo

que esto perdendo o interesse j paro e reorganizo.

No acredito que devemos realizar reunies

sistematicamente. As pessoas ficam muito mais

chateadas do que satisfeitas e orientadas.

Voc tem que estar dominando o que est falando,

tentar fazer uma coisa curta e rpida, buscar reduzir o

nmero de assuntos o mximo possvel e no misturar

setores para no ficar cansativo. Se percebeu que

est desinteressante pare e faa a reunio em outro

momento.

As pessoas tm a tendncia de colocar um assunto

que no est no objetivo daquela reunio, eu corto na

hora. No desconsidero a pessoa, mas falo que no

o momento e trato aquilo separadamente depois para

no perder o foco.

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JOS HAILTON ANUNCIAOCONSULTOR E AGENCIADOR DE

MDIA H 18 ANOS

RAFAELA VALADOEMPREENDEDORA E PROPRIETRIA DE FBRICA DE ACESSRIOS H 3 ANOS

DR. ALEXANDRE ADOLFO SILVEIRAEMPREENDEDOR E PROPRIETRIO DE UMA REDE DE CLNICAS DE ESTTICA

A princpio eu fao uma pauta do que vai ser conversado

na reunio, um contedo bsico. Mas cada cliente tem

um tipo de atendimento. Como trabalho com mdia,

uma hora estou lidando com lojas outra com fbricas,

em cada ocasio existe uma forma diferente de tratar.

Observar importante! s vezes, voc comea a falar e

percebe que a pessoa est incomodada, a o melhor a

fazer mudar a forma de falar.

Ser prtico, objetivo e transparente, muito

importante, porque vendemos credibilidade.

Voc tem que entender bem com quem vai conversar,

e tem que estar muito preparado para ter as respostas,

compreender muito bem o que voc vende. Tem que

ser especialista no produto que voc trabalha.

No tente forar assuntos ou palavras que voc no

domina.

Eu elaboro uma pauta para nortear o andamento que

quero dar para a reunio.

Reunies devem ser democrticas, todo mundo deve

participar, falar. So estes os pontos que mais reparo.

Acho que o mais importante voc saber o que quer

com essa reunio e manter o foco. A partir da s

traar o caminho para isso.

Antes do Empretec* eu no me preocupava, marcava

a reunio, discutia sobre vrios temas e dava as

atribuies para cada pessoa. Hoje, aps alguns

anos, percebo que o mais importante da reunio

ter o objetivo claro do que iremos discutir e aonde

queremos chegar aps seu trmino.

O que mais noto nos presentes da reunio o foco,

comprometimento e participao.

*Metodologia de desenvolvimento das caractersticas

empreendedoras da ONU, aplicada no Brasil pelo Sebrae.

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