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forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.

As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em

capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas

informações se aplicadas a outros fins.

Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,

versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e

processos de instituições de ensino.


Sumário

1. Introdução ..................................................................................................................................................................................................................... 6

2. Licenças ........................................................................................................................................................................................................................... 6

3. Login ................................................................................................................................................................................................................................... 7

4. Integração GVcollege com contabilidade.NET .................................................................................................................................. 7

5. Tela principal ............................................................................................................................................................................................................... 8

6. Menu sistemas .......................................................................................................................................................................................................... 9

7. Cadastro de categorias ........................................................................................................................................................................................ 9

8. Cadastro de grupos e usuários – APS_CadGrupoUsuario.dll............................................................................................... 9

8.1 Grupos ................................................................................................................................................................................................................... 10

8.1.1 Incluir/Editar grupo .................................................................................................................................................................. 10

8.1.2 Excluir grupo ................................................................................................................................................................................. 11

8.2 Usuários ............................................................................................................................................................................................................... 11

8.2.1 Incluir/Editar usuário.............................................................................................................................................................. 12

8.2.2 Excluir usuário ......................................................................................................................................................................... 13

9. Cadastro de programas – APS_CadPrograma.dll ....................................................................................................................... 13

10. Cadastro de sistemas ......................................................................................................................................................................................... 14

11. Cadastro de empresas ....................................................................................................................................................................................... 15

12. Unidades ....................................................................................................................................................................................................................... 15

12.1 Aba - Detalhes ............................................................................................................................................................................................. 16

12.2 Aba – Locais ................................................................................................................................................................................................ 16

13. Gerenciador de menus ..................................................................................................................................................................................... 16

14. Gerenciador de permissões ............................................................................................................................................................................17

14.1 Copiar permissões do grupo ..............................................................................................................................................................18

15. Consulta de licença ..............................................................................................................................................................................................18

16. Configuração do APS ......................................................................................................................................................................................... 19

17. Consulta de programas ..................................................................................................................................................................................... 19

18. Localização de programas ............................................................................................................................................................................. 19

19. Criação de atalhos .............................................................................................................................................................................................. 20

20. Exportação de menus e programas................................................................................................................................................... 20

21. Importação de programas e menus....................................................................................................................................................... 21

22. Permissão no gerador de relatórios - APS_GerenciadorPermissao.dll .................................................................... 21


Convenções:

Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema

GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo:

Combo box: Exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo.

Checkbox: Quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou

verdadeira.

Abrir cadastro: Exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a

visualização completa e edição dos dados. Quando o campo estiver vazio, possibilita o cadastro do mesmo.

Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.

Incluir: Possibilita incluir um cadastro por vez.

Incluir vários: Possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a

cada inclusão.

Editar: Possibilita editar/alterar um cadastro.

Excluir: Possibilita excluir um cadastro.

Localizar: Permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo Consulta.

Consulta cadastro: Exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela.

Carregar: Permite carregar informações ainda não listadas na tela.

Selecionar tudo: Possibilita selecionar todos os itens de uma única vez.

Desfazer tudo: Desfaz toda a seleção de itens em uma única vez.

Selecionar: Seleciona um item por vez.

Desfazer seleção: Desfaz a seleção de um item por vez.


1. Introdução

O APS (Administrador de Programas e Sistemas) é um ambiente para gerenciamento

e execução de sistemas e programas. Nele é possível cadastrar programas, organizá-los de

acordo com os sistemas, montar uma estrutura de menus que os tornem acessíveis e associar

permissões aos usuários (visualizar, modificar, excluir, etc.). O APS permite que se trabalhe

com diversas unidades inclusive com várias bases de dados, respeitando as permissões de

cada grupo e seus usuários.

Os programas são implementados como “DLLs”, o que possibilita fracionar o sistema

em pequenas partes. A maneira de operar estes recursos será descrita nos próximos tópicos.

2. Licenças

As licenças têm por objetivo disponibilizar os acessos, empresas, unidades acordadas

em contrato. Existem dois tipos de licenças:

O Controlador de acesso de usuários gerencia as licenças de acesso do tipo

simultâneo, e licença do tipo nomeada.

Acesso Simultâneo: Os acessos simultâneos são controlados apenas pela quantidade

limite de acessos da licença. Desta forma, se a empresa contratante adquirir três licenças,

poderá acessar simultaneamente o GVcollege em três estações de trabalho diferentes, caso

um usuário tente o acesso a uma quarta estação será apresentada mensagem informando

que o número de acessos excedeu o permitido pela licença.

Acesso Nomeado: A licença do tipo nomeada permite o acesso apenas dos usuários

informados na licença.

Um mesmo usuário no GVcollege não poderá utilizar o mesmo login em duas

estações de trabalho simultaneamente.

As licenças nomeadas mantem o controle de quantidade de acessos e permissão nos

módulos.

Arquivo .ALF: É utilizado tanto em clientes com controle de acesso simultâneo,

quanto os que controlam somente as empresas/unidades que serão listadas. O mesmo contém

as informações de licença do cliente. Pode ter qualquer nome desde que sua extensão seja

ALF. É importante também que exista apenas um arquivo no formato .ALF na pasta do

APS.exe.


3. Login

Deve-se selecionar uma “Base de dados” para a seção do APS e autenticar-se nela

(informando usuário e senha). Neste momento a empresa e a unidade precisam ser

selecionadas (esta seleção pode ser alterada posteriormente, se o usuário possuir as

permissões necessárias).

Para alterar a senha ainda antes de acessar o sistema, deve-se es clicar no botão

do campo “Senha”, onde será disponibilizada uma nova janela para realizar a alteração.

4. Integração GVcollege com contabilidade.NET

Esse capitulo tem como objetivo informar os pré-requisitos para integrar o ERP

GVcollege com a aplicação Contabilidade.NET.

Veja o fluxo:


1. Para rever ou configurar parâmetros deve-se parametrizar a rotina de Cadastro

de Parâmetros (CTB_IntCadParametro.dll) ativando o uso Contabilidade.NET conforme manual 19 –

Contabilidade.

2. O apontamento de WebService deve ser configurado pela área de Tecnologia da

Informação da instituição.

3. A manutenção Inclusão/Edição de usuários estará disponível para ambas as

aplicações.

5. Tela principal

A tela principal do APS é composta por uma barra de menus, uma barra de

ferramentas com botões para algumas funcionalidades básicas, uma área de trabalho onde o

usuário pode colocar atalhos para programas usados com frequência e uma barra de tarefas

dos programas em execução.


6. Menu sistemas

Exibe todos os sistemas cadastrados aos quais o usuário possui permissão de acesso,

permitindo que o usuário selecione o desejado.

7. Cadastro de categorias

Neste cadastro são registradas as categorias dos programas utilizados, tais como

“Cadastro”, “Manutenção”, “Ferramenta”, “Relatório”, permitindo ainda inserir os ícones que

serão utilizados.

8. Cadastro de grupos e usuários – APS_CadGrupoUsuario.dll

Essa rotina permite a inclusão de usuários e seus respectivos grupos. A integração

com Contabilidade.Net. Deve ser parametrizada na rotina CTB_IntCadParametro.dll no

manual Contabilidade – título 2.2 Integração GVcollege com Contabilidade.NET.


8.1 Grupos

Serão apresentadas as três funcionalidades possíveis: “Incluir”, “Editar” e “Excluir”,

assim como a lista dos Grupos já cadastrados.

Ao clicar no botão “Incluir”, será disponibilizada uma nova janela, onde, na área

superior, você deverá digitar o Nome do novo Grupo que está sendo criado. Após este registro,

na parte inferior da tela, estarão listados todos os usuários já cadastrados no sistema (Usuários

Disponíveis) e, para incluí-lo neste novo grupo, basta clicar no nome do usuário e enviá-lo

para a lista de “Usuários Alocados”. Outra maneira de enviar um usuário para a lista é através

do duplo clique nos nomes dos usuários, tanto para inclusão como para exclusão do Grupo.

Um usuário poderá estar em mais de um grupo, possuindo assim, as permissões de

ambos os grupos.

8.1.1 Incluir/Editar grupo

Permite criar ou editar um grupo vinculando ou desvinculando os usuários

pertencentes ao grupo. Deve-se utilizar as setas para mudar os usuários de lista.


8.1.2 Excluir grupo

Deve-se selecionar o grupo e clicar no botão “Excluir”. Será apresentada uma tela de

confirmação. Um usuário não pode excluir seu próprio grupo.

8.2 Usuários

Nesta tela é possível “Incluir”, “Editar”, “Excluir” e “Pesquisar pelo nome de usuário”.

Quando optar por usar integração Contabilidade.NET ao realizar uma manutenção em um

usuário via GVcollege esse deve gravar as alterações na base de dados da Contabilidade.NET.

Quanto ao layout de apresentação da rotina na aba de Usuários será alterada, ou seja, o botão

“Excluir usuário” não ficara exposto quando parametrizado o uso da Contabilidade.NET.

Ao “incluir usuário” todos os campos devem ser informados é de preenchimento

obrigatório nome de “usuário”, “senha” e “e-mail” com a definição dessas informações e

parametrizado a integração é possível autenticar na aplicação Contabilidade.NET.

Quando a opção estiver desmarcada indica que esse usuário está inativo,

assim não autenticando no GVcollege e na aplicação Contabilidade.NET.

No campo “senha” deve ser informada uma senha alfa numérica com no máximo

40 caracteres, enquanto que no campo “e-mail” deve ser informado um endereço válido de

e-mail.


Na aba “Grupo” é possível visualizar a quais grupos o usuário selecionado pertence,

assim como na aba “Unidades”, são exibidas as unidades às quais o usuário selecionado

pertence.

8.2.1 Incluir/Editar usuário

Para incluir um usuário, o mesmo deverá estar cadastrado no “Cadastro de pessoas”.

Ao selecionar a opção de inclusão, é necessário informar “Usuário” e pesquisar o

usuário desejado no campo “Nome completo” e senha.

Não é possível incluir um número de usuários ativos maior que a quantidade de

licenças adquiridas.

Ao inativar um usuário, este não poderá mais se tornar ativo.

Aba Grupos: Permite definir quais grupos o usuário pertence.

Aba Unidades: Permite definir quais unidades o usuário tem acesso.


8.2.2 Excluir usuário

Para a opção de exclusão de um usuário, será apresentada uma tela de confirmação,

questionando se você realmente deseja excluir o Usuário selecionado. Para excluí-lo basta

clicar em “Sim”.

9. Cadastro de programas – APS_CadPrograma.dll

Essa rotina tem como objetivo quais Programas serão utilizados.

Descrição: Informe a “Descrição” do Programa que está sendo cadastrado (ele será

localizado através da ferramenta de pesquisa de programas por meio desta descrição).

Título: Será o nome apresentado no item da barra de menu correspondente ao

programa (seu preenchimento não é obrigatório, pois os programas já possuem um título

padrão).

DLL: Neste campo deve ser informado o nome da DLL (Dynamically Linked Library)

correspondente ao programa.

Categoria: Neste campo é necessário vincular a DLL a uma das categorias cadastradas

anteriormente.

Ícone Grande / Pequeno: Estes ícones serão exibidos na área de trabalho de cada

Sistema, de acordo com a configuração de visualização de cada usuário.

Usa Log: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.

Programa Interno: Este parâmetro indicará se o programa que você está cadastrando

é do tipo Programa Interno, tornando-o indisponível para localização. Será acionado através

de outra DLL.

Versão: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.


Subprogramas: Nesta parte do cadastro de Programas, serão apresentados os

subprogramas (ou funcionalidades) que estarão diretamente relacionadas ao programa

principal que está sendo cadastrado.

Condutores de Dados: Essa área é destinada aos Condutores de Dados dos relatórios

de alguns programas e conterá informações quando a DLL em questão for um Relatório ou

necessitar dos recursos destes condutores. Condutores de dados são as formas sob as quais

os dados do sistema serão disponibilizados nestes programas. Também são chamados de

"Macros".

10. Cadastro de sistemas

Este cadastro definirá quais sistemas serão utilizados dentro do APS. É a partir deles

que os níveis de permissões de usuários e seus grupos serão organizados.

Descrição: Neste campo informe a “Descrição” do Sistema (por exemplo: GVcollege,

APS, Patrimônio, Contabilidade, entre outros);

Imagem: Permite localizar uma imagem que será apresentada como fundo de tela

(papel de parede) do sistema que está sendo cadastrado. A imagem deverá estar localizada

em C:\GVDASA\GVcollege\APS\Imagens.

Versão: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.

A imagem deve estar na pasta “APS/Imagens” para que possa ser exibida como

papel de parede.


11. Cadastro de empresas

O cadastro de empresas é o mesmo cadastro de pessoas, sendo complementado

com informações especificas do papel “Empresa”.

Na aba “Dados da Empresa” é necessário informar o código da empresa que está

sendo cadastrada, o seu nome, e o nome completo. Indique também qual o tipo de integração

contábil que será usado por esta empresa.

12. Unidades

O cadastro de unidades é o mesmo cadastro de pessoas (manual da Secretaria),

sendo complementado com informações especificas do papel “Unidade”.


12.1 Aba - Detalhes

A opção “Assinaturas” permite inserir assinaturas para um determinado documento.

12.2 Aba - Locais

Permite informar locais existentes numa unidade.

13. Gerenciador de menus

Permite configurar a forma como os menus serão apresentados para os usuários,

sendo possível incluir “Item de menu”, “Programas” e/ou “Separadores”. Para isto deve-se

utilizar tanto o botão “Incluir” no menu superior quanto o botão direito do mouse sobre o

sistema desejado selecionando a opção “Incluir”.


Selecione à esquerda na árvore de menus, onde o item será exibido, Ao clicar em

“Incluir um item de menu”, será criado um novo campo onde deverá ser informado o nome

para exibição.

Para incluir um programa, primeiro selecione o item de menu a quem ele pertencerá,

clicar em incluir e em “Programas”, e selecionar a DLL correspondente.

A inclusão do “Separador” deve ser feita após a seleção do item de menu que ficará

acima da separação, no item “Incluir” e selecionando “Separador”.

14. Gerenciador de permissões

Nesta ferramenta é possível acessar as opções de permissão de todos os Programas

e Sistemas cadastrados no sistema.

Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a

“Categoria” (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a Checkbox relacionada a

“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista. Também é possível

inserir o atalho a partir desta tela.


Para facilitar a configuração das permissões, existe uma ferramenta que poderá ser

acessada através do botão direito do mouse, tanto na área de programas como na área de

subprogramas, habilitando uma nova janela com quatro opções: “Marcar todos na coluna”,

“Desmarcar todos na coluna”, “Marcar todos na linha” e “Desmarcar todos na linha”.

14.1 Copiar permissões do grupo

No menu principal do Gerenciador de Permissões, acessando a opção Ferramentas,

existe a opção “Copiar permissões do Grupo”, que copia as permissões de um grupo para

outro.

Inicialmente você deverá selecionar o Grupo do qual serão copiadas as permissões

e, após isso, selecionar se o Sistema deverá “Copiar sobrescrevendo” ou “Mesclar os Dados”

das permissões.

15. Consulta de licença

Permite consultar conexões ativas e conexões já realizadas em um período,

possibilitando a emissão dos dados exibidos em tela.


16. Configuração do APS

Permite configurar o posicionamento do menu Sistemas, permitindo escolher a

opção: Esquerda (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda dos demais

menus) ou opção Direita (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a direita dos

demais menus).

17. Consulta de programas

Permite listar os programas cadastrados em todos os sistemas do GVcollege. Nele

é possível filtrar a listagem dos programas de acordo com um sistema desejado, ou listar todos

os programas. Para cada um será exibido sua “Versão”, a última data em que foi “Modificado”,

“Tamanho” e “Arquivo” (localização do arquivo nas pastas do GVcollege).

Para exibir a listagem basta selecionar o sistema desejado ou a opção “Todos” e clicar

no botão Carregar, possibilitando também a impressão deste relatório.

18. Localização de programas

O Sistema APS possuiu uma ferramenta bastante prática e útil que é a de Localização

de Programas. Esta ferramenta é disponibilizada em todos os Sistemas cadastrados no APS

e poderá ser acessada através do botão “Localizar”, ou do atalho do teclado “Ctrl + F”.

Ao selecionar esta ferramenta, será disponibilizada uma janela para que o usuário

possa digitar toda ou parte da “Descrição” de qualquer programa. Depois deste procedimento,

serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado, inclusive os que não

estão cadastrados nos menus, com suas respectivas categorias e DLL's.


Esta localização listará apenas os programas em que o usuário que está conectado

possua permissão de visualização.

19. Criação de atalhos

Por meio da ferramenta Localização de Programas, é possível realizar a criação de

atalhos na página inicial do sistema. Após localizar o programa desejado, deve-se clicar sobre

o mesmo com o botão direito do mouse, e selecionar a opção “Criar atalho: Ins.”.

20. Exportação de menus e programas

Esta ferramenta tem por finalidade realizar exportação das Categorias, Programas

ou Itens de Menu para um arquivo que poderá ser importado posteriormente pelo GVcollege.

Para exportar os Itens de Menu, é necessário indicar os itens de menu de determinado

“Sistema” que serão exportados.


Após indicar o Tipo de Exportação (Itens de Menu, Programas e Categorias) e o

arquivo de saída (*.gmx), selecione os itens que deverão ser exportados, conforme ilustrado

na figura abaixo.

21. Importação de programas e menus

Permite importar dados de um arquivo (*.gmx), gerado pelo Exportador de

Programas e Menus, respeitando a ordem exibida na tela.

O Importador de programas e menus identifica automaticamente quando o usuário

tenta fazer a importação de Itens de Menu, e habilita um campo para a seleção do Sistema

que será importado.

Após selecionar o arquivo, marcar os itens de menu que serão importados.

22. Permissão no gerador de relatórios - APS_GerenciadorPermissao.dll

Criada opção de controlar a permissão de acesso e manutenção aos modelos (Pastas)

de relatório do ‘Gerador de relatórios’.


No gerador de relatórios no GVcollege, deve-se selecionar a pasta e clicar com o

botão direito do mouse, ao aparecer o menu

Na tela “Permissão nas Pastas” deve-se selecionar os grupos que terão permissão

de manutenção ou consulta na pasta anteriormente selecionada.

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