10 DICAS PARA VOCÊ TRABALHAR MENOS E PRODUZIR MAIS

1) Tenha uma agenda

Parece simples, mas ter o costume de utilizar uma agenda ou um calendário pode otimizar, emuito, o seu dia a dia. Seja de papel ou eletrônica, a agenda vai tirar do seu cérebro aresponsabilidade de armazenar todas as atividades que você precisa realizar. “Quando vocêanota uma coisa em algum lugar, você se foca na sua tarefa do dia e não no que você temque fazer amanhã”, conta Jaqueline.

2) Divida o seu dia em blocos

Por uma semana, anote o tempo que você leva para fazer todas as atividades do seutrabalho. Depois, divida estas atividades em três blocos: as que realmente são importantes etrazem resultados, as que são emergenciais, ou seja, atividades que surgiram durante o dia eprecisaram ser resolvidas naquele momento, e as circunstanciais, que são as tarefas que nãotrazem resultados muito relevantes, como olhar e-mails, organizar o escritório e atender otelefone. No final, verifique se não está gastando tempo demais fazendo coisas que não vãolhe trazer nenhum resultado. Para o especialista Júlio Amorim, da consultoria Great Group, oideal é que o profissional gaste, pelo menos, 60% do tempo dela fazendo as atividades doprimeiro grupo, que são as mais relevantes. Em seguida, as atividades emergenciais e, porúltimo, as circunstanciais.

3) Tenha um grande objetivo para o dia

Ao chegar no escritório, priorize uma grande atividade para dedicar mais tempo, seja umgrande projeto no qual está trabalhando ou a apresentação de uma reunião importante no diaseguinte. "Não faça uma lista de cinco ou de sete objetivos. Tudo o que você fizer a mais queo objetivo principal é lucro. O que acontece é que as pessoas colocam várias metas e nãoconseguem atingir tudo, depois ficam frustradas", ressalta Burd.

4) Estipule um prazo para todas as tarefas

Toda atividade precisa de um bom planejamento para ser executada de maneira assertiva esem tomar mais tempo que o necessário. Desta maneira, a primeira coisa que se deve fazerantes de começar a trabalhar em cima de uma tarefa é estipular um prazo para que elaacabe. Quando o profissional inicia uma atividade sem um prazo para terminar ele está maissuscetível a se dispersar com outras demandas que surgirem durante o processo. ParaAmorim, é imprescindível que o funcionário negocie com o líder o horário ou data de entregade um projeto que ele tenha lhe passado, pois sem este limite o profissional corre o risco delevar mais tempo que o desejado pelo seu chefe.

5) Organize o seu e-mail em pastas

Em alguns casos, o profissional recebe dezenas e até centenas de e-mails durante um únicodia de trabalho, facilitando a dispersão e a perda de tempo com uma atividade que, aprincípio, parece simples. Segundo Daniel Burd, o recomendável é que a pessoa crie quatropastas em seu sistema de e-mails, para melhorar o uso da ferramenta.

Pasta 1 (Aguardando resposta) - Coloque nesta pasta os e-mails que você mandou paraalguém e ainda está aguardando o retorno. Pelo menos uma vez por semana entre nestapasta e exclua os e-mail que você já obteve resposta.

Pasta 2 (Ações não urgentes) - Nesta pasta, deixe os e-mails que você pretende responder,mas que não são tão urgentes, como um documento que você precisa ler ou uma demandaque pode ser respondida na próxima semana.

Pasta 3 (Arquivo) - Deixe nesta pasta os e-mails que não demandam nenhuma ação, que jáforam respondidos e que você deseja guardar apenas para uma futura pesquisa e referência.

Pasta 4 (Caixa de Entrada) - Nesta pasta, a mais importante, você deve deixar apenas os e-mails que precisam ser respondidos à curto prazo.

6) Reserve um tempo do dia para o imprevisto

Antes de criar o hábito de organizar o tempo que dedicará do seu dia de trabalho para cadaatividade, lembre-se que nem tudo está sob o seu controle e que imprevistos acontecem.Uma reunião pode demorar mais do que o agendado anteriormente, uma negociação com umcliente pode ser mais trabalhosa do que o imaginado ou, simplesmente, uma queda deenergia pode interromper o seu trabalho por alguns minutos. Segundo o especialista emprodutividade e administração de tempo Christian Barbosa, o ideal é que o profissionalreserve de duas a três horas do dia para as atividades não planejadas. “Dessa forma, vocêterá um dia com atividades importantes e, quando eventuais urgências aparecem, entrarãoem seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho. Quantomais você se planejar, menos urgências você terá e as situações fora da programação serãomenos frequentes”, diz ele.

7) Compartilhe as responsabilidades

Alguns profissionais têm dificuldade de atender a tantos pedidos de seus líderes pordependerem da ação de terceiros para concluírem suas tarefas. Quando estas pessoas seatrasam, o profissional acaba passando horas a mais no escritório para conseguir entregartudo no tempo estipulado pelo seu chefe. Para evitar que isto aconteça, o diálogo é a melhorsolução. Além de deixar claro para as outras pessoas qual é o seu próprio prazo, crie, emconjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que precisa a tempo de você

finalizar o projeto. Dessa forma, todos estarão comprometidos e você não se sobrecarregaminutos antes da entrega.

8) Reserve um tempo para não fazer nada

Isso mesmo. Para obter uma melhor produtividade dentro do ambiente profissional não épreciso ficar horas seguidas em frente ao computador, atendendo o telefone e respondendoe-mails. Pelo contrário, quando fazemos isso, forçamos o nosso cérebro a trabalharintensamente e o nosso raciocínio começa a ficar confuso. De acordo com Jaqueline, o tempoocioso colabora para uma melhor concentração do profissional quando ele sentar e voltar atrabalhar. Faça intervalos de dez minutos a cada hora para conversar com colegas, comeralguma coisa e descansar.

9) Organize o seu ambiente de trabalho

Segundo Christian Barbosa, “ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade”. Istonão significa que o profissional precisa ser metódico e compulsivo por uma mesa ou gavetaorganizada. Na verdade, se mesmo não reservando um espaço específico para cada tipo dedocumento você consegue encontrar o que precisa sem perder tempo, ótimo. O problema secria quando o ambiente está tão desorganizado que a pessoa gasta mais de meia horavasculhando o escritório para encontrar uma pasta. No entanto, Barbosa lembra que não épreciso organizar tudo em um dia, pois provavelmente você irá se cansar e desistirá. Reserveum tempo de cada dia para organizar as gavetas, depois em outro dia para organizar aspastas e assim por diante.

10) Saiba dizer não

Sabe aquele pedido que o seu chefe faz para ser entregue daqui meia hora e que você sabeque levará pelo menos duas horas? Pois então, é esse o momento em que você precisaadmitir que não conseguirá concluir a tarefa no tempo estipulado e que precisará de maistempo ou de ajuda. Sem deixar isso claro para o seu líder, ele entenderá que você concordaem entregar o que lhe foi pedido no prazo que ele lhe passou. Desta maneira, ou você vaifazer um trabalho ruim, ou vai ultrapassar o prazo e deixar que seu chefe interprete o seuatraso de uma maneira equivocada. "Você precisa admitir que o tempo é limitado e que a suacapacidade é limitada. A chave do sucesso não é você fazer mais coisas do que consegue. Aspessoas têm dificuldade de admitir que não conseguem. Essa é a maior barreira paraconseguir produzir mais em menos tempo”, aponta Jaqueline Weigel.

Jaqueline Weigel, sócia-fundadora da Weigel Coaching.

Daniel Burd, da Call Daniel.

Júlio Amorim, sócio-fundador do Great Group.