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Organizao de Eventos

Curso Tcnico em Hospedagem

Helen Rita Menezes Coutinho

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Organizao de EventosHelen Rita Menezes Coutinho

2010

Manaus-AM

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Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Ministrio da Educao

Secretaria de Educao a Distncia

Equipe de ElaboraoCentro de Educao Tecnolgica do Amazonas-CETAM

Coordenao InstitucionalAdriana Lisboa Rosa/CETAMLaura Vicua Velasquez/CETAM

Coordenao do CursoMrcia Fernanda Izidoro Gomes/CETAM

Proessora-autoraHelen Rita Menezes Coutinho/CETAM

Comisso de Acompanhamento e ValidaoUniversidade Federal de Santa Catarina UFSC

Coordenao InstitucionalAraci Hack Catapan/UFSC

Coordenao do ProjetoSilvia Modesto Nassar/UFSC

Coordenao de Design InstrucionalBeatriz Helena Dal Molin/UNIOESTE e UFSC

Coordenao de Design GrfcoCarlos Antonio Ramirez Righi/UFSC

Design InstrucionalRenato Cislaghi/UFSC

Web MasterRaaela Lunardi Comarella/UFSC

Web DesignBeatriz Wilges/UFSCGustavo Mateus/UFSC

DiagramaoBruno Csar Borges Soares de vila/UFSCGuilherme Atade Costa/UFSCAndr Rodrigues Silva/UFSCJuliana Tonietto/UFSCAndria Takeuchi/UFSC

RevisoJlio Csar Ramos/UFSC

Projeto Grfcoe-Tec/MEC

Catalogao na onte elaborada pela DECTI da Biblioteca

Central da Universidade Federal de Santa Catarina

Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas

Este Caderno oi elaborado em parceria entre o Centro de Educao Tecnolgica

do Amazonas e a Universidade Federal de Santa Catarina para o Sistema Escola

Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.

C871o Coutinho, Helen Rita MenezesOrganizao de eventos / Helen Rita Menezes Coutinho.

Manaus : Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas,2010.

62 p. : tabs.

Inclui bibliografaCurso Tcnico em Hospedagem, desenvolvido peloPrograma Escola Tcnica Aberta do Brasil.

ISBN: 978-85-63576-18-71. Eventos especiais - Organizao. I. Ttulo. II.Ttulo:

Curso Tcnico em Hospedagem.

CDU: 380.31

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Prezado estudante,

Bem-vindo ao e-Tec Brasil!

Voc az parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica

Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007,

com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na mo-

dalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Minis-

trio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distancia (SEED)

e de Educao Profssional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolastcnicas estaduais e ederais.

A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande

diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao

garantir acesso educao de qualidade, e promover o ortalecimento da

ormao de jovens moradores de regies distantes, geografcamente ou

economicamente, dos grandes centros.

O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de en-

sino e para a perieria das grandes cidades, incentivando os jovens a concluiro ensino mdio. Os cursos so oertados pelas instituies pblicas de ensino

e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das

redes pblicas municipais e estaduais.

O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus

servidores tcnicos e proessores acreditam que uma educao profssional

qualifcada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz de

promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com auto-

nomia diante das dierentes dimenses da realidade: cultural, social, amiliar,

esportiva, poltica e tica.

Ns acreditamos em voc!

Desejamos sucesso na sua ormao profssional!

Ministrio da Educao

Janeiro de 2010

Nosso contato

[email protected]

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Apresentao e-Tec Brasil

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5/62c Brasil

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6/62e-Tec Brasil5

Os cones so elementos grfcos utilizados para ampliar as ormas de lin-guagem e acilitar a organizao e a leitura hipertextual.

Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.

Saiba mais: oerece novas inormaes que enriquecem o

assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao

tema estudado.

Glossrio: indica a defnio de um termo, palavra ou expresso

utilizada no texto.

Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes

desenvolvam atividades empregando dierentes mdias: vdeos,

flmes, jornais, ambiente AVEA e outras.

Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em

dierentes nveis de aprendizagem para que o estudante possarealiz-las e conerir o seu domnio do tema estudado.

Indicao de cones

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Sumrio

Palavra da proessora-autora 9

Apresentao da disciplina 10

Projeto instrucional 11

Aula 1 Generalidades sobre eventos 131.1 Conceituao 13

1.2 Ambiente 14

1.3 Caracterizao 14

1.4 Tipologia de eventos 15

1.5 Evoluo histrica dos eventos 20

1.6 Atores que atuam no evento 22

1.7 Conceitos complementares 22

Aula 2 Planejamento e organizao de eventos 252.1 Conceituao 25

2.2 Planejamento no evento 26

2.3 Concepo 262.4 Pr-evento 27

2.5 Per ou transevento 31

2.6 Ps-evento 34

2.7 Conceitos complementares 36

Aula 3 Recursos humano 373.1 Planejamento dos recursos humanos 37

Aula 4 Recursos fnanceiros 434.1 Importncia dos recursos fnanceiros 43

4.2 Oramento 44

4.3 Estruturas fnanceiras 45

4.4 Controle 45

4.5 Contabilidade 46

4.6 Recursos fnanceiros 46

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Aula 5 Estratgias de comunicao 495.1 Conceituao 49

5.2 Coordenao 50

5.3 Comunicao 51

5.4 Meios de comunicao 53

5.5 Administrao 55

5.6 Recursos humanos 55

5.7 Parcerias 56

Reerncias 58

Currculo da proessora-autora 59

e-Tec Brasil 8

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10/62e-Tec Brasil9

Palavra da proessora-autora

Caro estudante,

Estudar aplicar a inteligncia para aprender; examinar; analisar; observar

atentamente. O proessor, por si s, no pode estudar por voc. O ato de

aprender recproco. O proessor exerce um papel importante, antes de

tudo por ser um orientador. Entretanto, cabe a voc, estudante, o desejo, a

vontade e o interesse pelo estudo. Estudar muitas vezes um ato isolado e

solitrio e tambm um ato espiritual. Pelo estudo voc se libertar paula-

tinamente das trevas da ignorncia. proporo que voc vai estudando,

seu esprito vai se elevando sempre em direo a uma maior luminosidade.

Tentando buscar um maior apereioamento para o seu estudo e, consequen-

temente, para a sua profssionalizao, elaborei este caderno de estudo, que

composto por texto, dicas de apereioamento e trabalhos relacionados

rea de organizao de eventos. Os textos introdutrios e as avaliaes de

aprendizagem propostas serviro para aproundamento do contedo, pois,

atravs da busca, voc ir diversifcar mais o seu aprendizado.

Observe com ateno o que se pede em cada atividade e os prazos de en-trega que sero estabelecidos pelo seu tutor. Por uma questo de interao

com o grupo de estudantes, no deixe de participar dos chats e dos runs.

Pro. Mestre Helen Rita M. Coutinho

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11/62e-Tec Brasil 10

Quando se l os jornais, suas manchetes, seus cadernos e suplementos decultura, o que se v so eventos em cascata. Os eventos azem parte das

programaes dirias nas emissoras de TV. As rdios tornaram-se promo-

toras de evento. Existe uma diversidade de eventos, dentre eles: de moda,

cientfcos, de negcios, culturais, esportivos, ecolgicos, sociais, religiosos

e gastronmicos.

dicil imaginar a uma sociedade sem eventos. Os eventos se tornaram es-

tratgias de comunicao de produtos e marcas de todos os tipos.

Os eventos conseguem mobilizar a opinio pblica, podem gerar polmica,

criar atos, despertar emoes nas pessoas e azer do entretenimento a nova

indstria do terceiro milnio.

Evento um conceito de domnio amplo.

Segundo Melo Neto (2004), atravs dos eventos que o homem moderno

aprende e reaprende a ter emoes, desenvolve o seu senso crtico, aprimora

suas vises, preza a liberdade e adquire maior sensibilidade. Dessa orma,aprimora a sua vida emotiva e social, transpondo as ronteiras estreitas das

emoes do erotismo, da sensualidade e das aventuras amorosas, alm dos

transes religiosos.

Participando de eventos, as pessoas educam seus sentidos, aprimoram seu

olhar, adquirem uma nova viso do mundo, absorvem novos conhecimentos

e vivem novas experincias.

Apresentao da disciplina

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12/62e-Tec Brasil11

Disciplina: Organizao de Eventos (carga horria: 30h)

Ementa: Conceituao, tipologia, evoluo histrica, estrutura organizacio-

nal. Planejamento, realizao, conduo e avaliao de eventos. Recursos

sicos, humanos, materiais e fnanceiro. Estratgias de comunicao. Proce-

dimentos e processos.

AULA OBJETIVOS DEAPRENDIZAGEM MATERIAISCARGA

HORRIA(horas)

1. Generalidades

sobre Eventos

Conhecer o conceito de eventos.

Caracterizar um evento.

Dierenciar os diversos tipos de eventos.

Contextualizar a evoluo histrica dos

eventos.

Sites:

http://www.secretariando.

com.br/eventos/even-indice.

htm

http://www.sinprorp.org.br/

Clipping/2003/331.htm

http://www.youtube.com/

watch?v=W2mvbZTQ-20

8

2. Planejamento

e Organizao deEventos

Conhecer o conceito de planejamento.

Caracterizar as etapas do planejamento de

um evento.

Elaborar o projeto de um evento.

Contextualizar sobre planejamento e organi-

zao de evento.

Sites:

http://www.qualitysi.com/

site/artigos2.php

http://www.youtube.com/watch?v=EmtBc9QlgUc

http://www.youtube.com/

watch?v=4UnmyGCDibw

8

3. Recursos

Humanos

Conhecer a importncia dos recursos

humanos no processo de desenvolvimento

do evento.

Contextualizar estratgias de recursos

humanos no planejamento e organizao de

eventos.

Sites:

http://www.camara.gov.br/

sileg/integras/385891.pd

http://www.espacoeventos.

com/recepcionista-de-

-eventos.php

6

4. RecursosFinanceiros

Contextualizar oramento no processo de

planejamento do evento.

Identifcar a estrutura fnanceira de um

evento.

Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.

Site:

http://pt.wikipedia.org/wiki/

Lei_Rouanet

4

5. Estratgias de

Comunicao

Conhecer o conceito de comunicao.

Dierenciar os diversos tipos de meios de

comunicao.

Contextualizar a comunicao no processo

de organizao de eventos.

Identifcar o tipo de meio de comunicao

ideal para um evento.

Site:


Meios_de_comunicao4

Projeto instrucional

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14/62e-Tec Brasil

Aula 1 Generalidades sobre eventos

Gestor algum que tem a tarea de criar um todo verdadeiro que

seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que

oerea mais do que a soma dos recursos nela investidos.

(PETER F. DRUCKER)

Objetivos

Conhecer o conceito de eventos.

Caracterizar um evento.

Dierenciar os diversos tipos de eventos.

Contextualizar a evoluo histrica dos eventos.

1.1 ConceituaoPara melhor entendimento do objeto de estudo, dentro de um processo hist-

rico, torna-se necessrio inicialmente conceitu-lo. Para isso, leia o Quadro 1.1.

Quadro 1.1: Resumo de conceitos de eventos

Gicomo(1993)

Evento componente do mixda comunicao, que tem por objetivo minimizar esoros, azendo uso

da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia

ou ao.

Senac(2000)

Evento um acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como

orma de minimizar esoros de comunicao, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou

ao.

Zanella(2003)

Evento uma concentrao ou reunio ormal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data

e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e signifcativos, e estabelecer

contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, amiliar, religiosa, cientfca, etc.

Como pode ser vericado, evento uma atividade dinmica que possui v-

rias denies. Mas, azendo uma anlise no conceito de vrios autores,

Matias (2004, p.75-76) arma que evento :

a) ao do prossional mediante pesquisa, planejamento, organizao, co-

ordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu

pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados;

Para saber mais sobre eventos,acesse:http://www.secretariando.com.br/eventos/even-indice.htm

e-Tec Brasil13Aula 1 Generalidades sobre eventos

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b) conjunto de atividades prossionais desenvolvidas com o objetivo de al-

canar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de

uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou

recuperar a sua imagem;

c) realizao de um ato comemorativo, com nalidade mercadolgica ou

no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;

d) soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resul-

tados denidos perante seu pblico-alvo.

1.2 AmbienteSegundo Allen (2003, p. 13), o momento crucial na criao de um evento

a compreenso do ambiente do evento. A primeira providncia a ser rea-

lizada a m de compreender esse ambiente identicar os principais partici-

pantes os parceiros, as pessoas e as organizaes provavelmente aetadaspor ele. O gerente de eventos precisa, ento, analisar os objetivos desses

principais participantes o que cada um deles espera ganhar com o even-

to, e que oras atuando sobre eles possivelmente aetaro suas respostas

ao evento. Aps esse entendimento, os organizadores estaro em melhores

condies de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conerir

um ormato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.

Figura 1.1: Local para realizao de eventosFonte: http://www.ccsr.ac.uk/sars/conerence/programme/images/conerence.jpg

1.3 CaracterizaoAntes de traar as metas, necessrio conhecer as caractersticas do evento.

De acordo com o Senac (2000), os eventos se caracterizam pelos seguintes

aspectos: o porte, a data de realizao, o perl dos participantes e os objeti-

vos que pretendem alcanar, conorme o Quadro 1.2.

Organizao de Eventose-Tec Brasil 14

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Quadro 1.2: Resumo da caracterizao de eventos

QUANTO AOPORTE

PEQUENO Evento com nmero de at 200 participantes.

MDIO Evento com nmero de participantes estimado entre 200 e 500.

GRANDE Evento com 500 participantes at 5.000.

MACRO OU MEGAEVENTO Evento acima de 5.000.

QUANTO DATADE REALIZAO

FIXA Evento com data de realizao invarivel, de acordo com as comemoraes cvicas,

religiosas e outras. Realiza-se, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada.

MVEL Evento que sempre se realiza, porm em data varivel, segundo o calendrio ou os

interesses da organizao promotora.

ESPORDICA Evento de realizao temporria, que acontece em uno de atos extraordin-

rios, porm previstos e programados.

QUANTO AOPERFIL DOS

PARTICIPANTES

GERAL Evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em uno da

capacidade do local de realizao.

DIRIGIDO Evento restrito a pblico que possui afnidades com o tema. De modo geral se

subdivide em grupos de interesses diversifcados.

ESPECFICO Evento realizado para pblico claramente defnido pela identidade de interessepelo assunto.

QUANTO AOSOBJETIVOS

CIENTFICO E CULTURAL O objetivo poder ser educacional, poltico, artstico ou esportivo.

DE CARTER COMERCIAL O objetivo , basicamente, comercializao de um ou mais produtos.

SOCIAL O objetivo poder ser benefcente, congregao e integrao.

1.4 Tipologia de eventos

De acordo com suas caractersticas e peculiaridades, os eventos podem serclassicados em diversos tipos.

1.4.1 Congresso uma programao centrada em determinada rea de conhecimento. Um

congresso de medicina, por exemplo, com o objetivo de atualizao, divul-

gao ou transerncia de conhecimentos e tcnicas.

O congresso geralmente promovido por instituies que representam pro-

ssionais das reas tcnico-cientcas e culturais. Caracteriza-se como even-to de grande porte e periodicidade varivel, que engloba, inclusive, ativida-

des sociais para os participantes.

No desenvolvimento do congresso so utilizados vrios recursos e proce-

dimentos metodolgicos como comisses de estudo, painis de debates,

palestras, conerncias, cursos, mesas-redondas, etc. Esses recursos e proce-

dimentos podem ser combinados ou usados isoladamente, de acordo com o

que oi planejado entre o organizador e os promotores.

Para saber mais sobre tipologia,acesse:http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm

e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 15

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1.4.2 SeminrioO seminrio tem como objetivo a transmisso, atualizao, debate, divul-

gao ou transerncia de conhecimentos e tcnicas centrados num tema

bsico, que pode ser desdobrado em subtemas.

A exposio eita por uma ou mais pessoas com a presena de um coorde-nador. O assunto exposto do conhecimento da plateia, que participa em

orma de grupos. Geralmente divide-se em trs ases: exposio, discusso

e concluso. Os custos do seminrio so cobertos pelas inscries, apoio,

patrocnios e troca de servios.

1.4.3 SimpsioO simpsio o mtodo pelo qual duas ou mais pessoas, versadas em deter-

minado ramo do conhecimento, sob a direo de um coordenador, expem

um tema de sua especialidade, cada qual apresentando uma parte deste ouocalizando-o de pontos de vista dierentes, com a participao do auditrio,

no nal da sesso, por meio de perguntas aos expositores.

Evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecno-

lgicas em determinada rea prossional, para intercmbio de inormaes.

O simpsio caracteriza-se como evento prtico e simples, de pequeno porte

e curta durao, dirigido a pblico especializado e diretamente interessado

no assunto. promovido tanto por entidades tcnico-cientcas, como porempresas com ns comerciais. Seus custos so normalmente pagos pelo pro-

motor, atravs das verbas destinadas ao marketing do produto.

1.4.4 Conerncia a exposio de um assunto de amplo conhecimento do conerencista, que

geralmente uma pessoa reconhecidamente competente. Aps a explanao,

a palavra poder ser dada plateia para questionamento; porm, quando a

conerncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no

abrir espao para perguntas, pois a ordem do dia poder car comprometida.

Evento que tem por objetivo o aproundamento de um tema especco. Tem

curta durao ou em sesso geral nica.


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1.4.5 Palestra a exposio de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O

assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum

conhecimento sobre o que ser exposto. Aps a apresentao dever ser

aberta para questionamentos.

1.4.6 Mesa-redondaConsiste em uma reunio de especialistas que sustentam posies divergentes

e mesmo opostas a respeito de um tema. Propem eles expor os seus pontos

de vistas, diante de um auditrio, sem nalidades polmicas, mas apenas para

apresentar suas posies e ornecer esclarecimentos. Os expositores cam

sob a coordenao de um moderador, com tempo limitado para a exposio e

posterior debate. A plateia pode encaminhar perguntas mesa.

1.4.7 FrumProgramao promovida por grupos representativos da comunidade, desti-

nada refexo sobre assunto de interesse coletivo, de determinada classe

ou categoria prossional. Este evento caracteriza-se pela discusso e debate.

A plateia participa com questionamentos. Ao nal, o coordenador da mesa

colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da

maioria. Poder ter a durao de um ou mais dias.

1.4.8 Jornada

Programao destinada reunio de mbito regional, de prossionais de de-terminada rea de conhecimento, visando ao tratamento prtico de determi-

nado assunto, mediante a utilizao de tcnicas de dramatizao, expresso

corporal, demonstrao, simulao de casos, entre outros. Pode ter durao

de mais de dois dias.

1.4.9 Mostra uma exposio pequena, circulante e visa somente divulgar. a nica or-

ma de expor que circula, isto , pode ser vista em vrios locais, com a mesma

orma e contedo.

1.4.10 Debate a discusso entre duas pessoas que denem pontos de vista dierentes

sobre um tema. possvel realizar debates com mais de dois participantes,

porm a oportunidade da palavra ca reduzida. A plateia s poder partici-

par com aplausos e protestos moderados.


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1.4.11 FeiraA eira uma iniciativa de uma ou vrias empresas que se associam para

divulgar e promover seus produtos, tcnicas e servios, visando comercia-

lizao. A nalidade principal da eira , em ltima instncia, a conquista de

mercado, isto , o aumento da demanda pelos produtos em exposio.

Na montagem da eira as mercadorias so arrumadas e preparadas de orma

a permitir que sejam examinadas, tocadas, ou degustadas pelos visitantes.

Esse contato direto do pblico com os produtos estimula a concretizao

de negcios, azendo com que a eira uncione como eciente recurso de

marketing dos produtos.

A eira somente deve ser promovida por setores com seus processos de pro-

duo j estruturados e, portanto, em condies de absorver os resultados

positivos que sero gerados. um evento de grande porte, aberto ao pbli-co em geral, de periodicidade comumente anual ou bienal. Seu tempo de

durao estimado entre dois e 15 dias.

H uma vasta documentao que regulamenta a promoo de eiras e in-

orma sobre exigncias ociais, registros necessrios, providncias diversas,

condies de exportao dos produtos apresentados e outras.

De acordo com o tipo dos produtos expostos, as eiras classicam-se em:

a) eiras verticais ou setoriais apresentam apenas uma categoria de mer-

cadoria, de tecnologia ou de servio. Procuram mostrar todas as ases de

produo do setor, o que avorece uma imagem de integrao vertical

dos subsetores que participam do processo;

b) eiras horizontais apresentam produtos de diversas categorias, tecnolo-

gias e servios. Preocupam-se, principalmente, com a ltima gerao do

produto para a venda.

Os custos com a montagem e manuteno das eiras so sempre muito altos.

Muitas empresas se interessem em apoi-las e patrocin-las porque os altos

custos de organizao representam, na verdade, um investimento mnimo, se

considerarmos que a eira atinge, em curto espao de tempo, vasta clientela,

proveniente das mais diversas localidades. Considerando-se que o nmero de

visitantes tende a aumentar a cada realizao de uma eira, este tipo de even-

to apresenta tambm vantagens a longo prazo para os promotores.


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1.4.12 ExposioEvento que promove, divulga e inorma sobre produtos, tcnicas e servios de

uma ou vrias reas de atividades, colocando-se disposio do pblico visitante.

Diere da eira por ser um evento de menor porte e ter carter mais inormativo.

1.4.13 Salo um evento destinado a promover, divulgar e inormar sobre produtos, vi-

sando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituio pro-

motora. No possui nalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal

a promoo institucional.

1.4.14 WorkshopSo encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do

objeto (produto) que gerou o evento. Poder azer parte de um evento de

maior amplitude.

1.4.15 Ofcina semelhante ao workshop, sendo que a ocina mais utilizada na rea

educacional e o workshop na rea comercial/empresarial. Poder, tambm,

azer parte de eventos de maior porte.

1.4.16 Lanamento de um produtoPoder tanto ser realizado na prpria organizao, acompanhado de um ca

da manh, como, dependendo do impacto que se quer dar e a verba de quese dispe, ser eito em locais externos, previamente contratados. A decorao

do ambiente segue o tipo de produto, e o cardpio do que ser servido de-

pender do pblico convidado. Se o produto a ser lanado uma pea nica,

dever ser coberto com um tecido (com as cores nacionais ou da organizao)

e ser descoberto aps a apresentao pela pessoa designada para tal.

1.4.17 Encontros de conveninciaConsistem em um antrio reunir pessoas para um momento de descon-

trao, integrao ou at mesmo negcios, no qual um servio de buffetatende de acordo com o tipo de encontro.

a) coquetel um encontro no qual as pessoas circulam, sendo servidas

por garons ou servindo-se de uma mesa estrategicamente colocada;

b) almoo pode ser realizado por ocasio de comemoraes, homena-

gens, programa de visitas, etc.;


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c) jantar realizado pelos mesmos motivos que o almoo e nos mesmos

locais. Os cuidados em relao ao cardpio tambm devem ser tomados

pelos organizadores;

d) banquete um encontro suntuoso e solene com considervel nmero

de pessoas;

e) brunch oerecido em substituio ao ca da manh e almoo, no

meio do dia. composto de ca, leite, ch, chocolate, sucos diversos,

vinho branco e at champanhe, rios, rutas, omeletes, panquecas, tortas

doces e salgadas, canaps e carnes brancas.

1.5 Evoluo histrica dos eventosOs primeiros registros que identicaram deslocamento, que podemos con-

siderar como origens do turismo, mais especicamente do turismo de even-tos, oram os primeiros Jogos Olmpicos da Era Antiga, datados de 776 a.C.

De quatro em quatro anos os Jogos Olmpicos aconteciam na Grcia e pos-

suam carter religioso. Nesse perodo nenhum tipo de combate era travado.

Foi a partir desse evento que oi desenvolvido o esprito da hospitalidade.

Institudas em 500 a.C., as Festas Saturnlias (antecedentes do Carnaval)

oram outro tipo de acontecimento identicado na Antiguidade.

Segundo Matias (2004, p.4), o primeiro evento realizado, denominado con-

gresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Esse congresso reuniu todos

os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da

Grcia nas lutas contra a Prsia.

Em 56 a.C, aconteceu o ltimo evento da Idade Antiga, que oi a Cone-

rncia de Luca, que tinha por objetivo reconciliar os dois rivais, Pompeu e

Crasso.

A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de

eventos o esprito de hospitalidade, a inraestrutura de acesso e os primeiros

espaos de eventos.

Consulte o site indicado eem seguida elabore uma

apresentao digital ilustrada.Deposite no rum Da disciplina

para que seus colegas conheamsua viso e entendimento sobre

o tema.http://www.youtube.com/watch?v=W2mvbZTQ-20


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1.5.1 Evoluo dos eventos religiosos e dos even-tos comerciaisCom a queda do Imprio Romano, o triuno do Cristianismo e o estabeleci-

mento de reinos germnicos em terras que haviam sido romanas marcaram

o incio da Idade Mdia.

A alta de segurana nas estradas oi um dos motivos da pouca expresso

para o desenvolvimento do turismo na Idade Mdia.

Porm, para o turismo de eventos, a Idade Mdia oi bastante signicativa.

Esse perodo oi marcado por uma srie de eventos religiosos e comerciais.

Os conclios, as representaes teatrais, as eiras comerciais oram os princi-

pais tipos de evento que marcaram essa poca.

As viagens realizadas por jovens da nobreza para complementar os seus es-

tudos os Grand Tour tambm so dessa poca. Outras realizaes oram

o aparecimento de meios de hospedagem albergues ou estalagens.

A Revoluo Industrial operou grandes mudanas na sociedade, transor-

mando a economia manual em mecanizada. Houve transormaes tambm

nos transportes e comunicao.

Essas mudanas que se processaram refetiram tambm nos tipos de eventosrealizados, causando o surgimento dos eventos cientcos e tcnicos.

Somente no sculo XIX, o turismo e o turismo de eventos surgiram como

atividade organizada, atravs do ingls Thomas Cook, que organizou a ida

de um grupo de pessoas para participar de um congresso.

Matias (2004) arma que no oram os eventos cientcos e tcnicos que

propiciaram o desenvolvimento do turismo de eventos. Para se consolidar

denitivamente como atividade econmica e social no sculo XX, receberamcontribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, eiras de

amostras e, principalmente, das exposies universais.

O automvel causou verdadeiro impulso ao turismo. Depois oi a vez do

avio, que encurtou as distncias. Todas essas acilidades oerecidas pelos

avanos tecnolgicos em termos de transporte, comunicao e comerciali-

zao de bens e servios tursticos so as molas propulsoras do desenvolvi-

mento do turismo e do turismo de eventos.


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1.6 Atores que atuam no eventoAnftrio Aquele que recebe os convidados; dono da casa; em eventos

organizacionais, , quase sempre, a autoridade maior da empresa presente

ao encontro.

Autoridade Aquele que tem o poder de se azer obedecer; quem detmo domnio, o poder. Nas organizaes, a autoridade se encontra nas cheas

intermedirias dos diversos nveis de hierarquia e na direo superior.

Comunidade Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relao s

organizaes, o local sico onde se encontram e o raio de ao em que

exercem e recebem infuncias.

Clientes Pessoas sicas ou jurdicas que, direta ou indiretamente, intere-

rem na realizao do evento.

Empresa Unidade econmica de produo. Pode ser pblica, privada e de

economia mista.

Mestre de cerimnias Pessoa que apresenta e dirige um encontro, man-

tendo o assunto dentro da pauta.

Organizador de congresso Pessoa (sica ou jurdica) que presta servios

de assessoria, planejamento e organizao de congressos.

Patrocnio Quando uma organizao pblica ou privada assume a respon-

sabilidade total ou parcial dos custos da organizao do evento.

Promotor Pessoa (sica ou jurdica) que presta servios de assessoria, pla-

nejamento e organizao de eiras.

Pblico Para as relaes pblicas, o grupo de pessoas ligado, de modo

direto ou indireto, aos interesses de uma organizao. Em relao ao centrodo poder, pode ser dividido em interno e externo.

1.7 Conceitos complementaresCalendrio Sistema de diviso e emprego do tempo. Em eventos, um

dos primeiros passos a ser denido.


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24/62

Cerimonial Conjunto de regras que orientam as cerimnias civis, militares

ou religiosas.

Diplomacia Ramo da administrao pblica encarregado das relaes de

um governo perante Estados e governos estrangeiros. Signica, tambm,

habilidade no trato de questes delicadas, polidez.

Discurso Exposio de ideias proerida em pblico. Para evitar disperso

do tema ou repeties inconclusivas, deve ser redigido antecipadamente.

Etiqueta Formalidade no trato social. Pressupe urbanidade e respeito no tra-

to entre pessoas, tanto no contato social quanto no envolvimento prossional.

Herldica a cincia que estuda as regras, a composio, a descrio e

a interpretao dos brases. O heraldo ou arauto atuava nas solenidadescomo anunciador, o que corresponderia ao mestre de cerimnia atual.

Hierarquia Qualquer classicao que tenha como base as relaes entre

superiores e dependentes ou classicao por ordem; graduao de autori-

dade.

Protocolo Em relao ao cerimonial, o que determina os lugares na es-

trutura poltica e administrativa em um evento.

Temrio Conjunto de assuntos a serem tratados em um encontro. Dene

o tema, indicando tambm o horrio em que ser abordado, e o palestrante.

Trade turstico Conjunto de pessoas sicas e/ou jurdicas que atuam no

setor turstico.

ResumoEsta aula apresentou generalidades sobre eventos. Iniciou com o conceito, pas-

sou para a caracterizao e tipologia de eventos e encerrou com a evoluo doseventos. Apresentou todo o estudo introdutrio para conhecer um evento.

Atividades de aprendizagem1. Verique o calendrio de eventos municipais de sua cidade. Cite cinco

eventos e destaque suas caractersticas segundo o porte, o perl dos par-

ticipantes, o(s) objetivo(s) e data. Deposite suas respostas no Ambiente

Virtual de Ensino-Aprendizagem (AVEA).


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2. Descreva as caracterscas dierenciadoras dos seguintes eventos: eira,

mostra, exposio e salo; workshop e ocina; seminrio e mesa-redon-

da. Deposite seu texto no AVEA.

3. Trabalho em quarteto. Pesquisem sobre os principais eventos religiosos e

comercias e elaborem uma linha do tempo para demonstrar a evoluodos eventos. Depositem o trabalho no AVEA.


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26/62e-Tec Brasil

Aula 2 Planejamento e organizaode eventos

A melhor preparao para um bom trabalho de amanh o bom

trabalho de hoje.

(ELBERT HUBBAND)

Objetivos

Conhecer o conceito de planejamento.

Caracterizar as etapas do planejamento de um evento.

Elaborar o projeto de um evento.

Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento.

2.1 ConceituaoO processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma

organizao se encontra no presente e para onde ela pretende se dirigir no

uturo, com as estratgias ou tticas necessrias para atingir esse ponto. Re-sumindo em poucas palavras, o processo de planejamento se interessa pelos

ns e pelos meios para atingir tais ns.

Citando o amoso general americano Douglas MacArthur (apud Allen et

al., 2003, p. 50), sem um plano, no passamos de turistas. MacArthur

az aluso ao valor do planejamento em azer com que uma organizao se

concentre em objetivos especcos e crie caminhos atravs dos quais esses

objetivos possam ser alcanados. Para a denio desses caminhos, un-

damental compreender os atores internos e externos que iro condicionarquaisquer decises a serem tomadas.

O gerente de eventos precisa saber que, para azer um planejamento, uma

srie de questes precisa ser analisada. Uma delas a necessidade de moni-

torar e avaliar o progresso; coordenar decises em todas as reas de orma

que os objetivos do evento sejam alcanados; e despertar o interesse, inspi-

rar e motivar os responsveis pela execuo dos vrios elementos do plano.

e-Tec Brasil25Aula 2 Planejamento e organizao de eventos

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O planejamento uma erramenta de gerenciamento. Deve-se tambm no-

tar que o engajamento eetivo nessa atividade implica alguma dose de disci-

plina da parte do gestor de eventos. Conorme Allen et al. (2003), o planeja-

mento um processo antinatural: muito mais interessante no azer nada.

O racasso chega de surpresa quando h alta de planejamento.

Ainda segundo Allen et al. (2003), os gestores de eventos tambm precisam

saber que os planos devem ser adaptados dinmica das circunstncias. Eles

devem tomar cuidado com o excesso de planejamento e a preocupao com

detalhes, em vez de atentar ao conjunto de consideraes estratgicas. O pro-

jeto um documento que deve ser consultado e adaptado com requncia.

2.2 Planejamento no eventoQuando comea o processo de planejamento do evento?

Segundo Matias (2004, p. 111), as ases do processo de planejamento e

organizao de eventos so: a) concepo; b) pr-evento; c) per ou transe-

vento; e d) ps-evento.

2.3 ConcepoNesse primeiro momento o empreendedor dever levantar o maior nmero

possvel de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, e nesse momen-to reunies so importantes (Figura 2.1). Os mais importantes elementos so:

a) identicao dos objetivos (geral e especcos);

b) coleta de inormaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades

e outras instituies em potencial;

c) reconhecimento das necessidades desse evento;

d) elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades;e) listagem dos resultados desejados;

f) estimativas de exequibilidade econmica e tcnica;

g) estimativas de tempo e recursos necessrios;

h) estabelecimento de diretrizes;

i) elaborao dos contornos dos projetos.

Para saber mais, acesse o site:http://www.qualitysi.com/site/

artigos2.php


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Figura 2.1: Reunio de planejamentoFonte: http://www.ickr.com/photos/smashcon/4713586863/sizes/l/

2.4 Pr-eventoO planejamento o elemento undamental num processo de organizao deevento. a ase decisiva do evento, na qual esto inseridos a coordenao

executiva e os controles nanceiro, tcnico-administrativo e social do evento.

Nesta ase, so denidas e realizadas atividades como mostra o Quadro 2.1.

Quadro 2.1: Resumo das atividades de pr-evento

Servios iniciais

identifcar os rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados

execuo do evento para ornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros;

levantar os nomes e confrmar a presena dos convidados, conerencistas, autoridades e

outros;defnir a responsabilidade de todos os profssionais e prestadores de servio envolvidos nas

ases do pr-evento, per ou transevento e ps-evento;

abrir conta bancria especial para o evento (receita e despesas) sob a inteira responsabilida-

de da empresa organizadora.

Servios de

secretaria

preparao da correspondncia preliminar;

expedio da correspondncia preliminar para entidades governamentais, empresas e

pessoas que possam colaborar de alguma orma com o evento;

tomada de preo e coneco de material administrativo necessrio ao evento;

controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida;

remessa de circulares e cartas inormativas para os participantes potenciais e outros;

recebimento, controle e classifcao dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos

participantes e convidados;

recebimento, controle e confrmao das inscries e adeses;

obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list);

criao e execuo de uxograma de inormaes.

Detalhamento do

projeto

elaborao do pr-projeto para a organizao do evento o passo inicial, porque apresenta,

em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Mas, para concretizar a ideia, neces-

srio que o pr-projeto seja detalhado, transormando-se no projeto do evento.

Fonte: Adaptado de Matias (2004)

Os principais itens que devem ser enocados nesse projeto e que compem

a estrutura organizacional de um evento so:

e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 27

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a) denio do produto;

b) escolha do local;

c) denio da data;

d) elaborao de temtica e calendrio;

e) identicao e anlise dos participantes;

f) estratgia de comunicao e marketing;

g) inraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;

h) servios de transportes para participantes e convidados;

i) programao social, cultural e turstica;

j) agncia de viagem e turismo;

k) recursos nanceiros;

l) cronograma bsico.

Vale lembrar que, dependendo do tipo do evento e de sua abrangncia,

cada um desses itens pode apresentar grau de relevncia dierenciado, ou

seja, maior ou menor grau de detalhamento.

Para o planejamento e organizao de um evento, primordial elaborar

um projeto com inormaes bsicas que direcionem o desenvolvimento dasatividades necessrias sua eetivao. Para isso, o Quadro 2.2 demonstra

o modelo de projeto.

Quadro 2.2: Modelo de projeto

01 Ttulo

02 Entidade e/ou empresa promotora

03 Entidade e/ou empresa organizadora

04 Cidade-sede

05 Local do evento

06 Tema do evento

07 Objetivos

08 Justifcativa

09 Pblico-alvo e previso de participantes

10 Descrio do evento

11 Perodo de realizao do evento e horrio

12 Inscries e inormaes

13 Taxa de inscrio e/ou ingresso

(continua)


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Quadro 2.2: Modelo de projeto

14

Recursos necessrios:

14.1 Recursos humanos

14.2 Recursos materiais

14.3 Recursos de divulgao

14.4 Outros recursos

15 Instalaes

16 Servios (transporte, hospedagem, alimentao, decorao e outros)

17

Previso oramentria:

17.1 Receitas

17.2 Despesas

18 Cronograma

19 Consideraes fnais

(concluso)


So apndices do projeto: modelo de carta-convite, modelo de material de

divulgao, modelo da cha de inscrio, modelo de certicado, modelode ormulrios em geral, regulamento de uncionamento, outros. Durante

todas as ases do planejamento e organizao de um evento, so utilizados

alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das ativi-

dades. So exemplos desses instrumentos o briefng e o checklist.

O briefng o conjunto de inormaes e instrues acultadas, com ante-

cedncia, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do

evento que ser organizado, conorme o Quadro 2.3.

Quadro 2.3: Modelo de briefng

EMPRESA / CONTRATANTE

Razo social:

Endereo: Fone:

Contato: e-mail:

Cargo: Depto:

Segmento de atuao da empresa:

Produto e/ou linha de produto ou servio:

1 EVENTO

1.1 Ttulo:

1.2 Objetivo:

1.3 Qual o tipo de evento?1.4 Qual o tema defnido?

2 PBLICO-ALVO

2.1 Perfl:

2.2 Previso:

2.3 Polos emissores:

3 DATA/DURAO

4 LOCAL

(continua)

Saiba mais: Para saber mais,acesse o site:http://www.youtube.com/watch?v=EmtBc9QlgUc


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Quadro 2.3: Modelo de briefng

5 PROGRAMA

5.1 Programao do evento:

5.2 Programao social:

6 HOSPEDAGEM

6.1 Inclui hospedagem?

6.2 Quais as categorias dos hotis a serem utilizados?

7 TRANSPORTE

7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para este evento?

7.2 Existe empresa transportadora ofcial do evento?

8 SERVIOS

O que ser oerecido aos participantes? Alimentao, brindes, traslados, atividades sociais, culturais e tursticas,

outros. Especifcar cada um.

9 CONVIDADOS E AUTORIDADES

9.1 Quem so os convidados e as autoridades?

9.2 Qual o dierencial de servios e as honras que sero oerecidas a eles?

10 VERBA

10.1 Existe verba prevista?

10.2 Qual o valor?

11 COMISSO ORGANIZADORA

11.1 Existe uma comisso organizadora?

11.2 Quem so os contatos?

12 IDIOMA

Qual ser o idioma ofcial do evento?

13 DIVULGAO

13.1 Como ser eita a divulgao?

13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados?

13.3 Existe logotipo do evento?

14 EQUIPAMENTOS

Quais equipamentos audiovisuais e administrativos sero utilizados?

15 MATERIAISQuais materiais administrativos e do participante sero utilizados?

16 SERVIOS

Quais servios sero necessrios? Traduo simultnea, buet, decorao, sonorizao, flmagem, otografa,

outros. Especifcar cada um.

17 RECURSOS HUMANOS

17.1 Quantidade e uno.

17.2 Com que qualifcao?

(concluso)


O checklist uma relao de providncias, tareas ou necessidades do even-

to. O Quadro 2.4 apresenta um modelo de checklist.

Quadro 2.4: Modelo de checklist

Evento:

Local:

Data:

Horrio:

Responsvel:

(continua)


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Quadro 2.4: Modelo de checklist

DISCRIMINAO Setor Responsvel Situao

Reserva do local

Contratao de servios grfcos

Contratao de servios de sonorizao

Contratao de servios de oto e flmagem

Contratao de servios de decorao

(concluso)


2.5 Per ou transeventoFase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao executiva, o

controle nanceiro, tcnico-administrativo e social do evento.

a aplicao das determinaes previstas no pr-evento, na qual todas asetapas do evento so acompanhadas mediante a aplicao do checklistpor

rea, conorme est descrito a seguir.

A Secretaria do evento responsvel por todo o apoio administrativo do

evento, isto , por toda a inraestrutura necessria instalada no local, que

apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.

Ela considerada o centro administrativo do evento, onde devero car os re-

cepcionistas, que sob a orientao de um coordenador, tero como atribuies:

a) recepcionar os participantes, convidados e autoridades;

b) atender os participantes;

c) atender ao plenrio e s salas de comisses e apoi-los;

d) preparar com antecedncia os impressos e outros materiais necessrios

ao evento;

e) supervisionar os servios oerecidos aos participantes, convidados e au-toridades;

f) eetuar novas inscries;

g) entregar materiais aos participantes;

h) prestar inormaes em geral;


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33/62

i) entregar os certicados;

j) elaborar controles das tareas sob sua responsabilidade;

k) providenciar materiais para os palestrantes.

O servio de recepo de um evento pode ser considerado o carto de visi-tas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.

Independentemente do evento, imprescindvel demonstrar hospitalidade

ao participante, dar importncia presena dele e transmitir o desejo dos

organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisao.

Outros atores de organizao determinam o bom uncionamento desse ser-

vio, tais como:

a) escolha e montagem em local apropriado;

b) placas de indicao;

c) inormaes corretas em tempo hbil;

d) elaborao de rol de inormaes importantes.

Os recepcionistas tero suas atribuies denidas pelos coordenadores e de-

vero se apresentar da seguinte orma:

a) uniormizados;

b) com crach de identicao;

c) identicao dos idiomas que dominam;

d) maquiagem discreta;

e) poucas joias ou bijuterias;

f) sapatos conortveis.

To importante quanto os recepcionistas o clima do evento. Ele percebi-

do pelo estado emocional dos participantes; um aspecto totalmente sub-

jetivo que, se presente nos participantes, ir condicionar atitudes e opinies

com relao s atividades do evento. O clima a qualidade de ambiente que

se consegue criar para o evento, envolvendo os participantes.

Para saber mais sobreplanejamento de evento, acesse

o site:http://www.youtube.com/watch?v=4UnmyGCDibw

Elabore uma apresentao emorma digital contendo texto e

ilustrao sobre o planejamentode um evento que seja

tradicional em sua cidade ou quevoc deseja que ele passe a azer

parte das estividades de suacomunidade. Poste no AVEA


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A Sala de Recepo ou sala VIP o local onde as autoridades, convidados es-

peciais e palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do evento.

A sala de recepo deve apresentar as seguintes caractersticas:

a) proximidade do local do evento;

b) decorao agradvel;

c) temperatura amena;

d) servio de copa;

e) acesso ao teleone.

A Sala de Imprensa o local montado e equipado para recepcionar a imprensa e

ornecer as inormaes do evento. Nesse local, podero ser realizadas as entre-

vistas coletivas, o encontro com os jornalistas para a distribuio do briefng dodia e da relao das autoridades presentes, convidados especiais e palestrantes.

Essa sala de responsabilidade da assessoria de imprensa, encarregada de coor-

denar os contatos que tratam de assuntos de divulgao do evento.

Esse local dever estar devidamente equipado para atender s necessidades

dos jornalistas no desempenho de seu trabalho. Anal, o evento precisa da

mdia na etapa pr-evento, transevento e ps-evento.

A Sala das Comisses Tcnicas denida de acordo com o porte do evento. nesse local que acontece a discusso, deliberao, votao e aprovao de deter-

minados aspectos ou para grupos de trabalhos, conorme subtemas do evento.

O local destinado para abrigar esse tipo de uno deve oerecer condies

adequadas, permitindo o fuxo do seu desenvolvimento sem perturbar o

andamento do evento como um todo.

A Inraestrutura de Apoio Operacional reere-se a toda parte operacional do

evento, ou seja, instalao sica do local, material de secretaria, equipamen-tos de audiovisuais e apoio logstico.

A Inraestrutura de Apoio Externo (caso o porte do evento assim exija) de-

ver ter o apoio no aeroporto, no hotel, na programao social, cultural e

turstica e nos traslados.


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A traduo simultnea dever acontecer se o evento or internacional, com

delegaes de vrios pases. A transmisso da conerncia eita por meio

de um canal, para diversos receptores, atravs de ones de ouvido.

A Pesquisa de Opinio deve ser realizada para que o promotor e o organizador

do evento possam identicar quais oram os pontos ortes e racos do evento,as ameaas e oportunidades. atravs dela que os pontos de estrangulamen-

to podem ser corrigidos nos prximos eventos, o que proporcionar aos par-

ticipantes qualidade na prestao dos servios e elevado grau de satisao.

2.6 Ps-eventoO processo de encerramento inicia-se logo aps a realizao do evento. Esse

processo de encerramento consiste na avaliao tcnica, administrativa e

dos participantes. nesse momento que ocorre a conrontao dos resulta-dos esperados com os obtidos, possibilitando identicar os pontos positivos

e negativos do evento.

Para eetivao dessa ase, so necessrios alguns instrumentos de controle,

que oram utilizados durante a organizao do evento, tais como:

a) ormulrios de procedimentos ormais;

b) checklist;c) relatrios peridicos das atividades;

d) atas das reunies peridicas;

e) questionrios de avaliao dos participantes;

f) outros.

Os setores que devem ser trabalhados eetivamente no ps-evento so: a

Secretaria, divulgao do ps-evento e servios complementares.

Os servios de Secretaria no param aps o evento. Ela responsvel na ase

do ps-evento pelas seguintes atividades:

a) preparar e enviar correspondncia nal;

b) controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviada e rece-

bida antes e durante o evento;


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c) agradecer a todos que orneceram materiais ou colaboraram para reali-

zao do evento;

d) preparar relatrio nal sobre as atividades em geral;

e) providenciar a edio e publicao dos anais;

f) enviar os anais aos participantes do evento;

g) elaborar portlio.

A divulgao do ps-evento eita atravs da compilao e preparao de

notcias gerais sobre todo o transcorrer do evento, seus resultados e obje-

tivos alcanados, para remessa mdia impressa e eletrnica de expresso.

Fazem parte dos servios complementares as seguintes atividades:

a) apresentar o nal do balano nanceiro e azer a prestao de contas;

b) apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as provi-

dncias tomadas;

c) liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, mate-

riais, recursos humanos ou equipamentos utilizados;

d) devolver associao ou empresa promotora do evento todos os mate-

riais que tenham sobrado;e) desmontar instalaes que oram eetuadas para o evento;

f) transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.

Anlise e avaliao so undamentais para o aprimoramento da organizao

de um evento. Os instrumentos que auxiliam a avaliao do evento so o

cronograma bsico (documento que determina tareas, estabelece responsa-

bilidades e prazos) e o checklist.

As pesquisas de opinio dos participantes internos e externos tambm oe-

recem subsdios no processo de avaliao nal do evento. Nesse processo a

avaliao que os participantes azem do evento realizada por intermdio

de respostas a um questionrio de pesquisa de opinio aplicado durante o

evento. A equipe deve reunir-se para avaliar o evento como um todo, seus

sucessos e racassos.


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2.7 Conceitos complementaresCaptao de evento conjunto de aes que visa atrair para determinada

regio ou cidade evento que se realiza periodicamente.

Fluxograma representao grca de uma sequncia de operaes. No

planejamento, pode ser encontrado em todas as etapas.

Gerao de evento conjunto de aes que visa realizao de um even-

to, dentro das necessidades ou oportunidades de mercado.

Precedncia antecedncia no tempo, na ordem ou no lugar. A ormao

da ordem de precedncia uma das partes mais importantes do cerimonial.

ResumoA aula apresentou o conceito de planejamento no evento, assim como asetapas do processo de planejamento: concepo, pr-evento, transevento e

ps-evento; ou seja, todas as providncias que devem ser tomadas para um

bom evento.

Atividades de aprendizagem1. Trabalho em equipe: Discutam e decidam por um evento para o qual

possam azer o planejamento. Elaborem o projeto de um evento de m-

dio porte. Descrevam como aconteceu a concepo do evento e o pr-

-evento. Depositem seu texto no AVEA.

2. Quais os principais instrumentos de controle que podem ser utilizados no

planejamento de um evento? Disserte sobre a importncia desses instru-

mentos. Deposite seu texto no AVEA.

3. Voc pde observar as vrias atividades da Secretaria em um evento. Foi

armado que esse setor o corao do evento. Voc concorda com essa

armativa? Justique sua resposta. Deposite seu texto no AVEA.


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38/62e-Tec Brasil

Aula 3 Recursos humano

Gerenciar a arte de azer com que os outros trabalhem.

(DAVID WATT)

Objetivos

Conhecer a importncia dos recursos humanos no processo de de-

senvolvimento do evento.

Contextualizar estratgias de recursos humanos no planejamento

e organizao de eventos.

3.1 Planejamento dos recursos humanos

Segundo Allen (2003, p.75), entende-se o planejamento de recursos hu-

manos para eventos como uma srie de processos e prticas sequenciais

inter-relacionadas, que recebem suas orientaes da viso/misso, objetivos

e estratgias do evento.

Os eventos obviamente iro dierir quanto ao nvel de sofsticao que apre-sentam na rea de recursos humanos em vista de atores como os recursos

disponveis no que tange s fnanas e qualidade tcnica dos profssionais.

3.1.1 Estratgia e objetivos dos recursos humanosO estabelecimento de estratgias e objetivos de orientao; a determinao

das necessidades do pessoal; a realizao de uma anlise de uno; e a

produo de descries e especifcaes de cada uno so determinantes

no planejamento do evento.

3.1.1.1 Formao de pessoal

a principal rea de deciso estratgica para os gerentes de eventos com

respeito aos recursos humanos, pois sem ela no h nada para se estrate-

giar! Os gestores de eventos precisam decidir sobre quantos uncionrios/

voluntrios sero necessrios para realizar o evento.

Uma das maneiras de executar essa tarea consiste em trs etapas:

Para saber mais sobre oprofssional cerimonialista,acesse:http://www.camara.gov.br/sileg/integras/385891.pdfhttp://www.espacoeventos.com/recepcionista-de-eventos.

php

Depois de estudar sobre regrasde cerimonial e pesquisar umpouco mais, elabore um pequenovdeo com a apresentao docerimonial de qualquer evento aque voc tenha assitido ou quevoc mesmo desenvolva. Posteno AVEA seu trabalho.

e-Tec Brasil37Aula 3 Recursos humanos

7/28/2019 061112 Org Eventos

39/62

a) identifcar todas as tareas relacionadas criao do evento, apresenta-

o e trmino;

b) determinar o nmero de pessoas necessrias para a srie de tareas asso-

ciadas realizao do evento;

c) enumerar o nmero de uncionrios/voluntrios, supervisores e capacidades/experincia/qualifcaes necessrios para ormar uma ora de trabalho.

3.1.1.2 Anlise de uno

A anlise de uno um importante aspecto no processo de planejamento

de recursos humanos. Ela envolve a defnio de uma uno em termos de

tareas e dedicao exigida, e da identifcao de habilidades, capacidades e

qualifcaes necessrias para realiz-las com xito.

Conorme Stone (1998 apud WATT, 2004), as questes respondidas por esseprocesso so:

a) quais tareas devem ser agrupadas para criar uma uno ou cargo?

b) o que deve ser buscado nos candidatos?

c) como deve ser uma estrutura organizacional e que inter-relaes devem

existir entre as unes?

d) quais programas de treinamento e apereioamento?

O nvel de sofsticao evidente na aplicao do processo de anlise de un-

o ir obviamente dierir conorme o evento.

3.1.1.3 Descries de uno

As descries de uno so outro resultado do processo de anlise da un-

o com o qual os gerentes de eventos precisam ter alguma amiliaridade

para combinar com efccia pessoas com unes. As descries de uno

geralmente incluem as seguintes inormaes: ttulo da uno e nvel dededicao exigido; salrio/recompensas/incentivos associados ao cargo; su-

mrio da uno; deveres e responsabilidades; capacidades, conhecimento,

qualifcaes, atributos pessoais requeridos pelo cargo; autoridade investida

no cargo; padres de desempenho relativos ao cargo.

No caso dos cargos voluntrios, geralmente so descritos em termos bem

mais genricos.


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3.1.1.4 Especifcao de uno

A especifcao de uno deriva da descrio de uno e procura identif-

car a experincia, as qualifcaes, as capacidades, as habilidades, o conhe-

cimento e as caractersticas pessoais necessrias para executar uma dada

uno. Um ponto importante a identifcao do perfl das pessoas que

devem ser recrutadas e de que modo elas devem ser avaliadas.

3.1.1.5 Recrutamento e seleo

O recrutamento bem-sucedido est baseado na maneira como oram con-

duzidos os aspectos do processo de planejamento de recursos humanos, e

implica determinar onde podem ser encontrados candidatos qualifcados e

de que maneira eles podem ser atrados para a organizao do evento.

O evento est buscando atender s suas necessidades em termos de recursos

humanos, ao mesmo tempo em que candidatos potenciais esto tentandoavaliar se atendem s exigncias da uno, desejam se candidatar para o

cargo e veem vantagens em participar da organizao. A Figura 3.1 apresen-

ta um diagrama do processo de recrutamento.

Previso e planos derecursos humanos

Anlise da funo

- especificao da

funo

- descrio da funoOramento

- custo do recrutamento

Procedimento dorecrutamento

- anncio

- agncias de emprego

- boca a boca

- Instituio Educacional

Procedimentode seleo

- formulrios- entrevistas- testes- referncias- EED

Contratao

- termos e condies

- contrato de emprego

- recompensas

- fichas de funcionrios

INDUO

CANDIDATOS

Figura 3.1: O processo de recrutamento e seleo de colaboradoresFonte: Adaptado de Allen (2003)

Os recursos fnanceiros so atores limitadores para o processo de recruta-

mento. No caso de eventos de grande porte, geralmente h previso ora-mentria para esse propsito.

3.1.1.6 Treinamento e apereioamento profssional

O treinamento e o apereioamento profssional objetivam mudar o compor-

tamento e o desempenho dos uncionrios e voluntrios. Nesse sentido, o

treinamento se concentra em ornecer capacidades/conhecimentos espec-

fcos que possibilitem s pessoas desempenharem uma determinada uno

ou melhorarem seu desempenho.

e-Tec BrasilAula 3 Recursos humanos 39

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O apereioamento profssional concentra-se na aquisio de novas capaci-

dades, conhecimento e atitudes que iro preparar os indivduos para uturas

responsabilidades na uno.

3.1.1.7 Avaliao do processo e dos resultados

Como em todos os processos do gerenciamento, az-se necessria uma revisoperidica para determinar o andamento do processo. A sugesto reservar um

tempo especfco, talvez como parte de uma avaliao mais ampla do evento,

para examinar at que ponto o processo como um todo e as vrias partes que o

compem alcanaram os objetivos inicialmente estabelecidos para ele.

3.1.1.8 Tcnicas para a ormao eetiva da equipe de un-

cionrios e voluntrios

O esprito de equipe um dos maiores desafos do gerente de eventos;

para isso, prope-se uma rmula de 14 itens para a ormao eetiva e amanuteno da equipe.

a) as equipes tm um porte razovel;

b) as pessoas so adequadamente selecionadas para trabalhar em grupos;

c) os lderes de equipes so treinados;

d) as equipes so treinadas para executar suas unes;

e) os voluntrios e uncionrios so apoiados pela organizao;

f) as equipes tm objetivos;

g) os voluntrios e uncionrios confam uns nos outros;

h) a comunicao entre voluntrios e a organizao do evento tanto ver-

tical quanto horizontal;

i) a estrutura organizacional promove a comunicao entre voluntrios e

uncionrios;

j) os voluntrios e uncionrios assumem responsabilidades;

k) os voluntrios e uncionrios se divertem enquanto acompanham as tareas;

l) as contribuies dos voluntrios e dos uncionrios so reconhecidas;

m) os voluntrios e uncionrio comemoram seu sucesso;

n) a organizao toda promove e encoraja o bem-estar das equipes

de voluntrios.


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O monitoramento do rendimento e produtividade da equipe pode ser atra-

vs da observao de suas atividades.

ResumoEsta aula demonstrou que para gerenciar recursos humanos se az necess-

ria uma srie de atividades, tomando por ponto de partida a misso, a estra-tgia e os objetivos da organizao do evento. Os passos oram identifcados

nesta aula como estratgia e objetivos de recursos humanos; recrutamento;

treinamento e apereioamento profssional; e avaliao e feedback.

Atividades de aprendizagem1. Desenvolva uma especifcao de uno para o cargo de gerente de

eventos de um evento especial da sua escolha. Deposite seu texto no

AVEA.

2. Considerando um estival comunitrio de pequeno porte, aa uma an-

lise de uno. Deposite seu texto no AVEA.

3. Discuta, em termos gerais, como voc trataria da avaliao de desempe-

nho dos voluntrios e uncionrios de um evento. Deposite seu texto no

AVEA.

e-Tec BrasilAula 3 Recursos humanos 41

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44/62e-Tec Brasil

Aula 4 Recursos fnanceiros

O patrocnio a parte mais dicil de todas.

(ROBIN KNOX-JOHNSON)

Objetivos

Elaborar um oramento no processo de planejamento do evento.

Identicar a estrutura nanceira de um evento.

Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.

4.1 Importncia dos recursos fnanceirosUm evento no ser bem-sucedido sem suporte nanceiro. Comprometer-se

com a realizao sem garantia prvia dos recursos nanceiros necessrios

o maior erro do gestor de eventos. A alta de planejamento nanceiro gera

um desgaste durante todo o processo, leva a uma baixa qualidade e, possi-

velmente, ao racasso do evento. A alta dos recursos nanceiros pode at

cancelar o evento, deixando todos com uma m impresso.

Segundo Watt (2004, p. 61), dois pontos importantes nesse aspecto so:

a) algumas vezes melhor suspender um evento no incio do que insistir e

apresentar um racasso, gerando uma imagem negativa para sua orga-

nizao;

b) nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para

ter sucesso, especialmente os locais.

Antes da deciso nal da execuo de um evento, az-se um estudo de via-

bilidade. Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado so

sempre as palavras-chave para evitar transtornos nanceiros para organiza-

dores e promotores do evento.

e-Tec Brasil43Aula 4 Recursos fnanceiros

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4.2 OramentoUm oramento bem detalhado pea-chave para o pereito andamento de

qualquer evento. Nesse tpico, todo cuidado pouco para descobrir as ne-

cessidades reais do evento para que o investimento seja eito sem excesso. Na

etapa de pr-evento o gestor deve criar mecanismos de monitoramento das

nanas. Durante a elaborao do projeto, diversos problemas podero surgir:

a) diculdade de obter inormaes precisas sobre as necessidades reais;

b) gerentes sem experincia ou qualicao, que no do a devida ateno

ao oramento;

c) previses imprecisas a respeito de tendncias uturas;

d) alta de inormaes sobre os requisitos tcnicos disponveis;

e) oramentos baseados em inormaes imprecisas;

) procedimentos de elaborao de relatrios e controles insatisatrios;

g) pouca fexibilidade, a qual costuma ser necessria em eventos.

A tarea undamental desenvolver uma anlise de mercado adequada com

o pr-projeto. O primeiro passo no processo de exame das necessidades

nanceiras estabelecer o custo exato dos itens.

Uma orma prtica para azer o controle nanceiro utilizar uma tabela na qualo gestor dever listar os itens em uma coluna e, ao lado desta, a quantidade e

valores, obtendo-se assim um demonstrativo preciso das previses. essencial

ser o mais exato possvel nas tabelas oramentrias. Watt (2004, p.62) sugere

que cada atividade deve ser desmembrada e analisada da seguinte orma:

a) a atividade exata a ser realizada;

b) o custo estimado;

c) o benecio;

d) a receita;

e) a necessidade da atividade;

) o lugar ocupado nas prioridades oramentrias;

g) a orma como as despesas da atividade podem ser monitoradas;

h) de que orma a receita ser captada e o seu grau de certeza.


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Antes de tomar decises denitivas sobre o prosseguimento do projeto, exis-

tem alguns custos xos que devero ser garantidos para a promoo de

qualquer evento. Assim que houver uma deciso coesa com o grupo organi-

zador do evento, o projeto ter seu prosseguimento.

Tambm azem parte da anlise nanceira os seguintes itens especiais: im-posto; infao; seguro; taxas de cmbio; contingncias; e cronograma.

4.3 Estruturas fnanceirasAps vericar a viabilidade do evento, as estruturas operacionais nanceiras

precisam ser estabelecidas. Elas podem ser simples ou mais complexas. O

controle de um evento de menor porte pode exigir menos sosticao, mas

demandar o mesmo cuidado.

Segundo Watt (2004, p.64), onde houver estrutura ormada por comisses,

existem duas opes principais:

a) a comisso de nanas autnoma: todos os outros solicitam dinheiro e

esperam por sua deciso;

b) cada comisso ou subcomisso tem seu prprio tesoureiro para cuidar do

oramento alocado.

A escolha do mtodo ir depender da natureza e do porte do evento, alm

das nanas e das personalidades envolvidas. Todos devem estar cientes das

vantagens e desvantagens de ambas as opes.

O oramento ser denido durante vrias etapas. O processo demorado,

mas ecaz, envolvendo todos na identicao de custos (e receitas possveis)

e minimizando a chances de erro ou negligncia. Esse processo, alm de ser

undamentalmente importante, deve ser desenvolvido junto com as metas e

objetivos do projeto, mantendo-os no oco.

4.4 ControleO controle de todas as transaes nanceiras deve ser minucioso. Os siste-

mas de controle eetivo devem:

a) ser compreensveis;

e-Tec BrasilAula 4 Recursos fnanceiros 45

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b) permanecer fexveis;

c) seguir as estruturas organizacionais;

d) orientar a ao corretiva;

e) identicar rapidamente os desvios;

) ser econmicos.

4.5 Contabilidade essencial manter a organizao das contas durante o processo, pagando

aturas e organizando um balano nal de lucros e perdas, o que ser neces-

srio como mecanismo de monitoramento, mas tambm para que se possa

nalizar o caixa rapidamente.

4.6 Recursos fnanceirosTodos os organizadores de eventos procuram instituies pblicas e privadas

em busca de nanciamento e recursos.

Alm disso, o prprio evento ir produzir receita a partir de uma srie de

atividades: ranquia; doaes; venda de ingressos; programaes paralelas;

taxas de ingresso; captao de recursos; sorteios; suvenires; alimentao;

publicidade; hospedagem corporativo; licenciamentos; eiras comerciais;contribuio de participantes; comercializao de estandes; bar.

Antes de iniciar o projeto de qualquer evento, essencial garantir que os

recursos nanceiros necessrios estaro disponveis, e no se basear em pro-

babilidades. Para atrair investimentos, o evento deve ter um propsito clara-

mente denido, que seja amplamente aceito.

4.6.1 Patrocnio

Encontrar patrocinadores nunca cil e depender disso pode ser perigoso.Se o evento ocorrer mais de uma vez, existe tambm o risco de perder patro-

cinadores em algum momento, pois so poucos os que apoiam as promo-

es indenidamente.

Quando se est buscando patrocnio, muito importante observar o projeto

do ponto de vista do patrocinador. necessrio acreditar no evento para

convencer qualquer outra pessoa de seu valor.


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Algumas dicas na busca de patrocnio so: utilize a imaginao e a inova-

o; realize um esoro de marketing; dena claramente o tipo de mercado;

considere a possibilidade de mudar a natureza de sua atividade, evento ou

promoo; experimente abordar seus patrocinadores por meio de organis-

mos empresariais locais; avalie as respectivas imagens; aborde os alvos im-

provveis; aa a pesquisa necessria; conra os patrocinadores existentes;experimente comear com o apoio da mdia.

Resumindo, o patrocnio pode valer a pena, mesmo com todo o esoro a

ele associado.

ResumoEsta aula demonstrou que para gerenciar recursos nanceiros se az neces-

srio realizar uma srie de atividades, tomando por ponto de partida o ora-

mento, estrutura nanceira, controle, contabilidade, recursos nanceiros epatrocnio do evento. Os passos oram identicados nesta aula por cada um

dos itens. Resumindo, o evento s pode acontecer se tiver oramento.

Atividades de aprendizagem1. Trabalho em equipe: Vocs esto encarregados de captar recursos para a

Festa dos Crianas de uma comunidade carente local. Esse um evento

escolar. Elaborem uma relao de organizaes que vocs podero abor-

dar para obter apoio nanceiro e justiquem as escolhas. Depositem seu

texto no AVEA.

2. Com base no evento mencionado na primeira atividade, prepare uma

estimativa oramentria apresentando receitas e despesas previstas. De-

posite seu texto no AVEA.

Para saber sobre a Lei Rouanet,acesse:http://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_Rouanet

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Aula 5 Estratgias de comunicao

Ou voc az parte da soluo, ou az parte do problema.

(ELRIDGE CLEAVER)

Objetivos

Conhecer o conceito de comunicao.

Dierenciar os diversos tipos de meios de comunicao.

Contextualizar a comunicao no processo de organizao deeventos.

Identicar o tipo de meio de comunicao ideal para um evento.

5.1 ConceituaoO conceito de comunicao recebeu uma aula especca em uno de sua

grande importncia. A comunicao undamental para o processo de ge-

renciamento de eventos e, portanto, deve ser estudada proundamente peloprossional ou estudante.

De acordo com Watt (2004, p.52),

muitas organizaes possuem uma srie de caractersticas que aetam

seu uncionamento. Uma delas a coexistncia entre as estruturas or-

mais e inormais, ambas undamentais no caso de relacionamentos.

Na organizao de evento, so as unes necessrias para a sua realizao quedenem a sua estrutura. E, qualquer que seja a estrutura, ela deve ser projetada

para atender operacionalizao da orma mais apropriada e eciente possvel.

Denido o desenho organizacional, as vrias tareas devem ser distribudas.

Porm, no basta organizar s o projeto; muito importante garantir que

todos os envolvidos no processo de planejamento e organizao saibam

quais so as suas atribuies, a quem esto subordinados e qual o seu

lugar na estrutura organizacional.

e-Tec Brasil49Aula 5 Estratgias de comunicao

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O modo mais comum de ormalizar a estrutura organizacional por meio do

diagrama, mas se deve tomar cuidado para que no ocorra o engessamento.

Para um evento de grande porte necessrio um diagrama mais detalhado

para poder apresentar claramente as estruturas e no haver conuso com

as atribuies.

Aps o estabelecimento da estrutura necessria para a realizao do evento,

comunique a cada indivduo ou grupo suas atribuies. preciso explicar

detalhadamente a responsabilidade de cada um e deixar claro a importncia

de cada elemento no processo. Cada colaborador deve possuir atribuies

precisas, desde o presidente do grupo executivo at o do cargo mais humil-

de. Como exemplo, podemos vericar o Quadro 5.1, a seguir.

Quadro 5.1: Descrio de tarefas

Nome do cargo Supervisor de estacionamento.Funo geral Responsvel pela entrada, estacionamento e sada de todos os veculos que vm ao evento.

Tareas especfcas

Organizar o espao e a distribuio adequados para o estacionamento.

Garantir acilidade de entrada e sada para todos os veculos: 2 horas para a entrada, 30

minutos para a sada.

Estacionar todos os veculos de orma segura e protegida.

Garantir a prestao de servios a todos os grupos especiais, como VIPs e portadores de

defcincias.

Estabelecer conexes com exigncias relevantes.

Subordinado a Gerente do local.

Seus subordinados Seis uncionrios.

Possui conexo com

Polcia.

Guardas de trnsito.Departamento de estradas.

Brigadas de incndio.

Coordenador VIP.

Fonte: Adaptado de Watt (2004)

Nesse sentido, o diagrama de relacionamentos e a descrio de cargos de-

vem ser combinados para responder s seguintes questes: Qual o meu

cargo? Quais so as minhas tareas? Qual o meu papel? A quem estou

subordinado? Quais so os meus objetivos? Quem est subordinado a mim?

A estrutura organizacional deve ser apropriada, ecaz e projetada especi-

camente para cada evento, devendo abranger o planejamento, o desenvol-

vimento, os relacionamentos de trabalho e as ormas de atingir os objetivos.

5.2 Coordenao a partir da diviso de trabalho, da orma que as tareas sero alocadas e

realizadas, que os colaboradores se articulam. A articulao de esoros


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undamental para um bom gerenciamento. Nas organizaes existe a ne-

cessidade de mecanismos de coordenao, com organograma e fuxograma

bem denidos; nas organizadoras de eventos no seria dierente. Os nveis e

papis devem ser claramente denidos.

Para que os eventos sejam coesos e bem-sucedidos, a meta e os objetivosdevem ser compartilhados, pois dessa orma a coordenao dos trabalhos

ser acilitada. Independentemente do porte do evento, todos devem traba-

lhar de orma rdua e permanentemente. A articulao de esoros ser uma

consequncia natural, se a comunicao uncionar em toda a organizao,

se o planejamento, a delegao e os sistemas de controle orem escolhidos

e estiverem operando de orma correta.

5.3 ComunicaoA comunicao ecaz leva articulao e, da, a uma organizao eciente.

Para que um bom gerenciamento de eventos acontea, a comunicao em

nveis interno e externo deve uncionar de vrias ormas e entre indivduos

e organizaes. Dar, receber ou trocar inormaes, de orma que o mate-

rial comunicado seja completamente entendido por todos os envolvidos,

comunicao.

Antes de decidir como a organizao vai se comunicar, o gestor deve conside-

rar quais so os seus objetivos com essa comunicao. Eles podem ser vrios:

Enviar uma mensagem Realizar a ao correta.

Receber uma mensagem Intercambiar informaes.

= Garantir a compreenso.

A comunicao nos eventos deve alcanar, em ltima anlise, uma ao ou,

no mnimo, um intercmbio de comunicao.

Um evento sequncia de tareas realizadas; e, para que essa aes sejamrealizadas de orma ecaz e ecente, a comunicao se az necessria. En-

to, a escolha correta da orma de comunicao essencial.

a) comunicao verbal uma das ormas de comunicao mais comuns

a comunicao verbal; porm, nos eventos, pode no ser satisatria

porque dicilmente o receptor d um retorno. Porm, o caso do rela-

cionamento interpessoal alicitado com esse tipo de comunicao. A

comunicao verbal necessria, mas no abuse dela;

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b) comunicao no verbal a aparncia pessoal, os gestos, expresses a-

ciais, orientao corporais e o contato visual so exemplos de comuni-

cao no verbal. A utilizao correta desse tipo de comunicao pode

consolidar ou arruinar um relaciomento; por isso, cuidado com essa inte-

rao, pois ela eita na maioria das vezes de orma inconsciente;

c) comunicao escrita essa uma das ormas mais comuns na organiza-

o, porm costuma ser utilizada em excesso e de orma inecaz. At por

uma preocupao ecolgica, a utilizao de documentos deve ser redu-

zida ao mnimo. A comunicao escrita consome muito tempo para ser

lida e escrita, alm de poder ser desmotivadora e acilmente ignorada;

d) comunicao visual vdeos e logotipo so exemplos de comunicao vi-

sual. Os vdeos podem ser utilizados para a promoo de produtos e para

o treinamento de uncionrios. O logotipo transmite uma mensagem e

pode contribuir para o sucesso de um evento;

e) comunicao eletrnica o correio eletrnico, internet, ax e teleones

mveis so elementos que traduzem evoluo tecnolgica nessa orma

de comunicao. Em eventos, independentemente do porte, os rdios

so absolutamente essenciais para comunicao interna.

Figura 5.1: ComunicacoFonte: http://www.sxc.hu/photo/1286690


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Quaisquer que sejam as ormas de comunicao escolhidas, a inormao

deve ser: clara, correta, concisa, completa, corts e corretamente direcio-

nada. Dito de orma simples: as pessoas precisam entender o recado para

consequentemente saber o que azer! Mas, o que isso quer dizer?

Segundo Watt (2004), todos os envolvidos precisam entender claramente osseguintes undamentos:

a) a estrutura geral da organizao;

b) quem tem poder e responsabilidade sobre o qu;

c) quais os mtodos de comunicao a serem utilizados;

d) como a comunicao ser realizada;

e) que tareas cada um deve realizar, quando e como.

5.3.1 Estratgia de comunicao e marketingA estratgia de comunicao consiste na denio e adequao dos meios

e mensagens a serem utilizados, na busca de inormar, sensibilizar e motivar

o pblico-alvo.

Cada segmento de pblico exige que seja estudada, analisada e elaborada

uma estratgia de comunicao especca, com meios, veculos e mensa-

gens adequadas s suas caractersticas.

A mensagem pode ser inormativa, motivacional ou ambas, desde que esteja

diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma

diretriz e utilize a linguagem correta.

Os meios de comunicao so os condutores das mensagens ao pblico

pretendido; portanto, cada tipo de pblico exigir meios de comunicao

adequados ao seu perl.

5.4 Meios de comunicaoSegundo Matias (2004, p. 118-119) os meios de comunicao mais utiliza-

dos nos eventos so:

a) jornais, revistas, rdios e TV a assessoria de imprensa pode enviar suges-

tes de pauta,press releases, agendar entrevistas coletivas que, quando acei-

e-Tec BrasilAula 5 Estratgias de comunicao 53

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tas pelos editores e jornalistas, sero divulgadas gratuitamente nos veculos.

Quando h disponibilidade de verba, azem-se os anncios ou matria paga

que so inseridos conorme os objetivos do evento e a denio de pblico;

b) cartaz uma mensagem rpida e direta; sendo assim, deve ter lingua-

gem clara e objetiva, alm de um visual atraente e criativo. Esse um dos

meios mais usados para divulgao de eventos;

c) folder, inormativo e olheto seu retorno em termos de pblico muito

pouco. um meio que divulga apenas as mensagens bsicas e deve ser

entregue aos potencialmente interessados de orma direta;

d) mala direta a remessa, via correio, de olhetos, folders, circulares a um

pblico em potencial (mailing list);

e) dilogo utilizado em telemarketing. Para transmisso de mensagens

claras e objetivas, deve ser criado um dilogo padro. O horrio para suautlizao deve ser respeitado;

f) painis, outdoors e backlights so de abrangncia coletiva, utilizados

quando o pblico-alvo a comunidade como um todo ou uma atia mui-

to signicativa dela;

g) press release instrumento dirigido exclusivamente para a imprensa es-

crita e eletrnica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em

divulgar matrias sobre o evento;

h) internet por meio da criao de uma homepage do evento, a qual pode

ser utilizada pelo pblico para proceder inscries e reservas;

i) bus-doors painis colocados na parte traseira dos nibus.

Mdias alternativas para divulgao dos eventos:

a) parajet utiliza-se de um parapente motorizado, que levar atrs uma

aixa contendo o nome do evento, sua data, enm, um mnimo de inor-

maes em uno do tamanho. utilizado para atingir pessoas prxi-mas orla martima;

b) dirigvel serve apenas para consolidar a marca do evento, pois no per-

mite maiores dados;

c) rede de TV interna e/ou alto-alantes cada vez mais presentes em con-

domnios, clubes, aeroportos, tambm podem ser uma excelente alterna-

tiva na divulgao de eventos;

Para saber mais sobre meios decomunicao, acesse


Meios_de_comunicao


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d) bike-door mesmo sistema utilizado no bus-door, s que tambm pode

ser colocado na parte rontal da bicicleta;

e) man-door uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega

bales ou aixas.

importante lembrar que para realmente alcanar o pblico-alvo, a estrat-gia de comunicao deve ser bem estruturada.

5.5 AdministraoA ormalidade da comunicao exercida pela administrao. A execuo

das tareas e a comunicao do evento dependem da qualidade dos proce-

dimentos e processos administrativos. preciso que os sistemas sejam insta-

lados, com estrutura e colaboradores treinados.

Durante o evento, o excesso de burocracia pode atrasar o processo. s ve-

zes, uma nota escrita mo pode ser adequada, sem que seja necessrio di-

git-la, podendo ser enviada por ax ou otocopiada para circulao interna.

5.6 Recursos humanosTodos os colaborados so importantes no processo de execuo do evento.

Os organizadores sabem, ou melhor, devem saber, que os recursos humanos

aetam diretamente o andamento do evento; por isso, so muito importantesos relacionamentos interpessoais e a dinmica do grupo. Assim, a motivao,

envolvimento e treinamento so essencias para os envolvidos no evento.

Dessa orma, os relacionamentos interpessoais precisam ser trabalhados para se

obter o melhor da equipe de trabalho. Para que uma estrutura organizacional

seja acilitada rumo s suas metas, seus organizadores devem estar cientes da

ormao de panelinhas, alianas problemticas, pontos ortes e racos das

pessoas, ressentimentos e individualismos, alm de confitos pessoais.

O relacionamento entre os colaboradores deve ser observado, e os aspectos

a serem avaliados podem ser os seguintes:

a) as pessoas se gostam e/ou se respeitam e, portanto, trabalham juntas?

b) c

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