06 recurso pitagoras

Gerência de Projetos –Recurso

Níkolas Mesquita

Gerência de Projetos

Recursos Humanos

Grupo de Processo Processo

Planejamento Desenvolver o plano de recursos humanos

ExecuçãoMobilizar a equipe do projetoDesenvolver a equipe do projetoGerenciar a equipe do projeto


O que é?

Conjunto de processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto

Papéis:

Cada pessoa do projeto exerce um papel no projeto

Por exemplo: gerente, arquiteto, especialista, etc.

Responsabilidades da liderança:

Gerenciar e liderar a equipe

Influenciar a equipe do projeto

Garantir um comportamento ético

Gerência de recursos humanos


Desenvolver o plano de recursos humanos - processo


Desenvolver o plano de recursos humanos

Missão:

Identificar e documentar funções, responsabilidades, competências e hierarquia de pessoas do projeto, além de criar o Plano de recursos de humanos

Fatores ambientais da empresa:

Cultura, estrutura organizacional (formais ou não), recursos existentes, políticas de pessoal e condições de mercado

Ativos de processos organizacionais:

Processos e políticas de descrição de papéis e responsabilidades

Modelos de organogramas e descrições de cargos

Estruturas de projetos anteriores bem ou mal sucedidas

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Requisitos de recursos de atividades

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Organogramas e descrição de cargos

Rede de relacionamentos (Networking)

Teoria organizacional

Plano de recursos humanos


Hierárquico:

EAR (Estrutura Analítica dos Recursos)

EAO (Estrutura Analítica da Organização)

Matricial (matriz de responsabilidades):

Formato RACI:

• Responsible = responsável,

• Accountable = reporta-se,

• Consult = consulta,

• Inform = informa

Textual:

Descrição textual dos cargos

GP

Líder 1

Papel 1

Papel 2

Líder 2

Papel 3

Líder 3

Papel 4

Papel 5

Assessor

Organogramas e descrição de cargos

Agente G.Projeto Patrocinador Equipe Usuários

Atividade 1 R C A I

Atividade 2 A I R -

Atividade 3 C R - C


Plano de recursos - ferramentas

Rede de relacionamentos (Networking):

Iteração com outras pessoas para melhorar a eficácia do pessoal

Incluem correspondências pró-ativas, almoços, informalidade, eventos, etc.

Teoria organizacional:

Fornece informações sobre como as pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam

Pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o tempo, custo e esforço


Plano de recursos humanos

Papéis e Responsabilidades:

Papel: função da pessoa ou grupo no projeto

Autoridade: aplicação de recursos, decisões, aprovações, etc.

Responsabilidade: qual a responsabilidade desta função no projeto

Competência: conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias

Organogramas do projeto

Plano de gestão do pessoal:

Mobilização do pessoal: critérios recrutamento e seleção

Calendários dos recursos: disponibilidades e horários

Plano de liberação de pessoal: quando e como liberar recursos

Necessidades de treinamento: o que e como treinar

Reconhecimento e recompensas: critérios objetivos e públicos

Conformidade: estratégia para cumprir normas

Segurança: políticas de proteção da equipe


Mobilizar a equipe - processo

Planejamento Execução

Mobilizar a equipe do projeto


Mobilizar a equipe do projeto

Missão:

Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das designações do projeto

Considerações:

• O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários

• Se a mobilização não ocorrer impactos e até mesmo cancelamento

• Se não conseguirmos os principais podemos trabalhar alternativas

Plano de Gestão do Projeto: Usamos o conteúdo do Plano de Recursos Humanos

Fatores Ambientais da Empresa:

Disponibilidade, capacidade, experiência, interesses e custo


Plano de gestão do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos da empresa

Pré-designação

Negociação

Contratação

Equipes virtuais

Designações de pessoal

Calendários de recursos

PGP atualizado


Mobilizar a equipe – técnicas

Pré-designação:

Pessoas chaves podem ser designadas antes

Condição negociada, competências específicas, etc.

Negociação:

Com gerentes funcionais, de outros projetos ou de outras empresas

Contratação:

Quando não conseguimos mobilizar internamente

Precisamos contratar talentos externos

Virtualização:

Pessoas remotas compartilham metas específicas

Permite a integração de pessoas de/com:

• Várias regiões, expertises, home-office, necessidades especiais, turnos ou horários diferentes, viabiliza projetos caros, etc.


Mobilizar a equipe – saídas

Designações de pessoal:

O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc.

Calendários de recursos:

Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados e se surgirem novos conflitos de alocação, tais como férias e compromissos com outros projetos, estes devem ser resolvidos

PGP atualizado:

Normalmente é atualizado o Plano de Recursos Humanos

Os gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser analisados


Desenvolver a equipe do projeto -processo


Desenvolver a equipe do projeto

Missão:

Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o desempenho do projeto

Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes

Plano de Gestão do Projeto:

Os gaps de competência apontados no Plano de Recursos Humanos são o principal insumo para tratamento neste processo




Calendários de recursos

Habilidades interpessoais

Treinamento

Atividades de construção da equipes

Regras básicas

Agrupamento

Reconhecimentos e recompensas

Avaliação de desempenho da equipe

Fatores ambientais atualizado


Desenvolver a equipe - técnicas

Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills):

Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperação

Meios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento de preocupações e acompanhamento

Habilidades importantes dos GPs:

• Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc.

Teoria X e Y de McGregor:

• Teoria X:

– As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível

• Teoria Y:

– As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços

Treinamento:

Para formação das competências necessárias

Regras básicas:

Deixar claro quais os comportamentos esperados dos membros da equipe

Ajuda a explicitar os valores e direciona o trabalho


Propósito:

Aprimorar relações interpessoais que aumentem a coesão da equipe, ex: Comunicações, resolução de conflitos, dinâmicas de grupo, atividades externas, etc.

Etapas da equipe:

Formação (Forming):

• Encontro, papéis e responsabilidades

• Individualismo e falta de abertura

Conflito (Desordem ou Storming):

• Consideram as atividades do projeto

• Divergências de pontos de vista

Acordo (Normalização ou Norming):

• Trabalho cooperativo e confiança mútua

Desempenho (Performing):

• A equipe passa a ser unidade organizada

• Interdependência e resolução de problemas

Dispersão (Adjourning):

• A equipe conclui o trabalho e é liberada

Formação

Conflito

Acordo

Desempenho

Dispersão

Desenvolver a equipe - técnicas

Atividades de construção da equipes Etapas da equipe

Escada de Tuckman


Pirâmide de Maslow e fatores de HerzbergHierarquia de necessidades humanas

Auto-realização

Estima (status)

Sociais

Segurança

Fisiológicas

Cre

scim

ento

Sobre

viv

ência

Motivação

Fato

res H

igiê

nic

os

Resolução de problemas, etc.

Própria, dos outros, etc.

Amor, relacionamento, etc.

Física, saúde, emprego, etc.

Respiração, água, comida, etc.


Teoria das necessidades adquiridas de David McClelland

Necessidade primária Estilo comportamental

Necessidade de realizaçãoEstas pessoas devem receber projetos desafiadores, mas possíveisElas gostam de reconhecimento

Necessidade de socialização

Estas pessoas trabalham melhor ao cooperar com outrasElas buscam aprovação em vez de reconhecimento

Necessidade de poder

São orientadas socialmente, em vez de pessoalmenteSão líderes eficazes e devem ter permissão para gestão de outras pessoasGostam de organizar e influenciar outras pessoas


Desenvolver a equipe - técnicas e saídas

Técnicas:

Agrupamentos (sala de guerra):

• Agrupar os membros, por complementaridade de perfis, num mesmo espaço físico para promover a integração da equipe

• Pode ser temporário ou no ciclo de vida todo

Reconhecimentos e recompensas:

• Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo

Saídas:

Avaliação de desempenho da equipe:

• Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipe

• Evitar o Efeito Halo:

– Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente


• Aprendizados na administração de pessoal e avaliações


Gerenciar a equipe - processo


Gerenciar a equipe do projeto

Missão:

Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho

Plano de Gestão do Projeto:

Utiliza-se o Plano de Recursos Humanos

Observação e conversas:

O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe

Avaliação de desempenho do projeto:

Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento




Avaliação de desempenho da equipe

Relatórios de desempenho

Ativos de processos organizacionais

Observação e conversas

Avaliação de desempenho do projeto

Gerenciamento de conflitos

Registro das questões

Habilidades interpessoais


Ativos de processos atualizado

Solicitações de mudança

Plano de gestão do projeto atualizado


Gerenciar a equipe do projeto - técnicas

Gerenciamento de Conflitos:

Natural, força a busca de alternativas e requer abertura

Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas

Foco: Questão (+) x Personalidade, Presente (+) x Passado

Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação

Técnicas:

• Confronto/Solução dos problemas:

– Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo

• Colaboração:

– Incorporar diversos pontos de vista e opiniões que resulta no consenso e compromisso

• Negociação:

– Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha)

• Imposição/Força:

– Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde)

• Panos quentes/Acomodação:

– Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças

• Retirada/evitar:

– Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial


Outras técnicas e teorias

Método de resolução de problemas

Teoria da expectativa:

Meu esforço desempenho eficaz recompensas

Enquanto tiver recompensas eu continuo me esforçando

Arbitragem:

Uma parte neutra ouve os lados e resolve a disputa

Benefícios:

Recompensas padrões, concedidas a todas as pessoas

Privilégios:

Algumas pessoas recebem recompensas especiais: vagas no estacionamento, sala individual, jantar, etc.


Poderes do gerente de projeto

Tipos Fonte Exemplo Avaliação

Especialista Alto conhecimento no temaEle já fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele

Melhor

Recompensatório Concessão de recompensasDevido a seu desempenho, vou designá-lo para os testes do projeto

Melhor

ReferencialVocê é uma referência(carisma ou fama)

O GP mais respeitado da organização diz: Acho que devemos mudar o templatedeste documento

Bom

Formal legítimo)

Cargo ocupadoFaça, pois estou no comando

Ruim

Penalizatório(coersivo)

Capacidade de punirSe isto não estiver pronto, você não vai com a equipe para o Havaí

Pior


Tipos Descrição

DiretivoDiz o que as pessoas devem fazer

FacilitadorCoordena a participação de outras pessoas

Coaching Ajuda a alcançar objetivos

Apoiador Fornece apoio no caminho

AutocráticoTodos devem fazer o que foi dito (top-down)

ConsultivoColeta opiniões e serve a equipe (bottom-up)

Consultivo/Autocrático

Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue

ConsensualDecide e resolve problemas em grupo

DelegatórioDefine a meta e deixa as pessoas alcançá-las

Estilos de gestão e liderança

Tipos Descrição

BurocráticoExige o cumprimento de regras

CarismáticoEnergiza e incentiva a equipe (gera dependência)

DemocráticoParticipativo

A equipe participa das decisões

Laissez-faire

Permite a ação, deixa em paz (não faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas)

AnalíticoColeta fatos com a equipe e toma decisões técnicas

CondutorFornece instruções constantes e conduz à conquistas

InfluenteFoca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decisões em equipe


Gerenciar a equipe – técnicas e saídas

Técnicas:

Registro das questões:

• Lista de pendências: o que fazer, quando, quem?

Saídas:

Fatores ambientais atualizado:

• Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais

Ativos de processos atualizado:

• Documentação de lições aprendidas

– O que fizemos de bom? Como podemos melhorar?

– O que fizemos errado? Como corrigir e evitar?

• Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa

Solicitações de mudança:

• Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou eventos não controlados

Plano de gestão do projeto atualizado:

• Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal)


Plano de Gestão do Projeto

Fatores Ambientais

Ativos de Processos

Desenvolver o Termo de Abertura

Definir o Escopo

Criar a WBS

Coletar os Requisitos

Estimar as Durações

Desenvolver Cronograma

Estimar os Recursos

Seqüenciar

Atividades

Definir as Atividades

Estimar Custos

Determinar Orçamento

Planejar Aquisições

Plano Gestão Projeto

Disciplina

Integração

Escopo

Tempo

Custos

Qualidade

Recursos

Comunicações

Riscos

Aquisições

Planejar as respostas a

riscos

Planejar Comunicações

Desenvolver Plano de RH

Planejar Qualidade

Planejar Gestão de

Riscos

Identificar os riscos

Realizar a análise

qualitativa dos riscos

Realizar a análise

quantitativa dos riscos


Exemplos de questões

1) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura?

A. Força

B. Panos quentes

C. Negociação

D. Solução de problemas

2) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com:

A. O gerente da equipe D

B. Apenas o gerente de projetos

C. O gerente de projetos e a administração

D. O gerente de projetos e o líder da equipe CRespostas: D e D


Obrigado!

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