06 arquivologia para concursos - 4 edicao renato valentini teoria e 166 questões

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©2013,ElsevierEditoraLtda.TodososdireitosreservadoseprotegidospelaLeino9.610,de19/02/1998.Nenhumapartedestelivro,semautorizaçãopréviaporescritodaeditora,poderáserreproduzidaoutransmitidasejamquaisforemosmeiosempregados:eletrônicos,mecânicos,fotográf icos,gravaçãoouquaisqueroutros.Revisão:HugodeLimaCorrêaEditoraçãoEletrônica:SBNigriArteseTextosLtda.Ilustrações:CláudioKientecaLangeEpub:SBNigriArteseTextosLtda.CoordenadordaSérie:SylvioMottaElsevierEditoraLtda.ConhecimentosemFronteirasRuaSetedeSetembro,111–16oandar20050-006–Centro–RiodeJaneiro–RJ–BrasilRuaQuintana,753–8oandar04569-011–Brooklin–SãoPaulo–SP–BrasilServiç[email protected]:978-85-352-7043-3ISBN:978-85-352-7044-0(recursoeletrônico)Nota:Muitozeloetécnicaforamempregadosnaediçãodestaobra.Noentanto,podemocorrererrosdedigitação,impressãooudúvidaconceitual.Emqualquerdashipóteses,solicitamosacomunicaçãoaonossoServiçodeAtendimentoaoCliente,paraquepossamosesclarecerouencaminharaquestão.Nemaeditoranemoautorassumemqualquerresponsabilidadeporeventuaisdanosouperdasapessoasoubens,originadosdousodestapublicação.

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V237a

Valentini,RenatoArquivologiaparaconcursos/RenatoValentini.–[4.ed.].–RiodeJaneiro:Elsevier,2013.IncluibibliografiaISBN978-85-352-7043-31.Arquivologia.2.Arquivologia–Problemas,questões,exercícios.3.Ciênciadainformação.4.Ciênciadainformação–Problemas,questões,exercícios.5.Serviçopúblico–Brasil–Concursos.I.Título.

13-0895

CDD:025.1714CDU:930.25

Sumário

Capa

FolhadeRosto

Cadastro

Créditos

Capítulo1–ConceitosFundamentais1.Introdução1.1.Suportesdainformação1.2.Órgãosdedocumentação

1.2.1.Museu1.2.2.Centrodedocumentaçãoouinformação1.2.3.Biblioteca1.2.4.Arquivo

2.Arquivo2.1.Origemdapalavra2.2.Conceito2.3.Finalidadeprincipal2.4.Funçõesbásicas2.5.Objetivos2.6.Importância2.7.Terminologiaarquivística2.8.CiênciasauxiliaresdaArquivologia

QuestõesdeConcursosComentadas(comgabarito)

Capítulo 2 – Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios deEvoluçãodosArquivos

1.Introdução2.Definições3.Localizaçãofísica4.Acessoaosdocumentos5.Transferênciaerecolhimento6.Prazo(aproximado)deguardadosdocumentosnosarquivos7.Valorprimárioevalorsecundáriodosdocumentos

8.TermosassociadosàsidadesdosarquivosQuestõesdeConcursosComentadas(comgabarito)

Capítulo 3 – Tipologia Documental (Classificação dos Arquivos e dosDocumentos)/Leino12.527/2011(LeideAcessoàInformaçãoPública)

1.Classificaçãodosarquivos1.1.Introdução

1.1.1.Entidadesmantenedoras1.1.2.Extensãodesuaatuação(abrangência)1.1.3.Naturezadosdocumentos

2.Classificaçãodosdocumentos2.1.Introdução

2.1.1.Gênero2.1.2.Espécie2.1.3.Naturezadoassunto

3.Leino12.527/2011(LeideAcessoàInformaçãoPública)3.1.Introdução


Capítulo 4 – Organização e Administração deArquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes/ProcedimentosAdministrativos

1.Organizaçãoeadministraçãodearquivos1.1.Requisitosparaumaboaadministraçãodearquivos1.2.Passos(etapas)paraaorganizaçãoeadministraçãodosarquivos(Paes,2004,p.35)

1.2.1.Levantamentodedados1.2.2.Análisedosdadoscoletados1.2.3.Planejamento

1.2.3.1.Tiposdearquivamento1.2.3.2.Materialdearquivo

1.2.4.Execuçãoouimplantaçãoeacompanhamento2.Correspondências

2.1.Definição2.2.Tiposdecorrespondência/espéciesdocumentais

3.Atividadesdosarquivoscorrentes3.1.Protocolo

3.1.1.RecebimentoeClassificação3.1.2.RegistroeMovimentação

3.2.Expedição3.3.Arquivamento(nafasecorrente)

3.3.1.Etapas:3.4.Empréstimoeconsulta3.5.Destinação

4.ProcedimentosAdministrativosQuestõesdeConcursosComentadas(comgabarito)

Capítulo5–MétodosdeArquivamento1.Introdução2.pisão

2.1.Classes2.1.1.Básicos2.1.2.Padronizados

2.2.Sistemas2.2.1.Sistemadireto2.2.2.Sistemaindireto

3.Características3.1.Métodosbásicos

3.1.1.Alfabético3.1.2.Geográfico3.1.3.Numérico3.1.4.Ideográfico

3.2.Métodospadronizados3.2.1.Variadex3.2.2.Automático3.2.3.Soundex3.2.4.Mnemônico3.2.5.Rôneo


Capítulo 6 – Lei no 8.159, de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação eDestinação/TabeladeTemporalidade

1.Leino8.159/19911.1.Introdução

2.Gestãodedocumentos2.1.Definição2.2.Objetivo

2.3.Princípiobásico2.4.Fasesbásicas

3.Avaliaçãoedestinaçãodedocumentos3.1.Conceitos3.2.Objetivos3.3.Etapa3.4.Competência

4.Tabeladetemporalidade5.Eliminação

5.1.Listadeeliminação5.2.Formasdeeliminação(Paes,2004,p.109)


Capítulo7–ArquivosPermanentes1.Introdução2.Arranjo3.Princípiosarquivísticos4.Descriçãodedocumentos

4.1.Instrumentosdepesquisa(Paes,2004)4.1.1.Básicos

4.1.1.1.Guia4.1.1.2.Inventário4.1.1.3.Catálogo4.1.1.4.Repertório(oucatálogoseletivo)

4.1.2.Auxiliares4.1.2.1.Índice4.1.2.2.Tabeladeequivalênciaouconcordância

5.Conservaçãoerestauraçãodedocumentos5.1.Principaisoperaçõesdeconservação5.2.Métodosderestauração(resumo)5.3.Preservação(Dicas/Comentários)


Capítulo8–Microfilmagem(incluindoassinaléticas)/NovasTecnologias1.Microfilmagem

1.1.Objetivos1.2.Vantagens1.3.Desvantagens

1.4.Etapas1.5.Legislação

2.Automação2.1.Metadados


SimuladosparaTreinamentoSimuladoISimuladoIISimuladoIIISimuladoIVSimuladoVSimuladoVISimuladoVIISimuladoVIIISimuladoIXSimuladoX

Apêndice

GabaritosSimuladosparaTreinamento

SimuladoISimuladoIISimuladoIIISimuladoIVSimuladoVSimuladoVISimuladoVIISimuladoVIIISimuladoIXSimuladoX

Bibliografia

Capítulo1

ConceitosFundamentais

1.IntroduçãoArquivos,bibliotecas,museusecentrosdedocumentaçãotrabalhamcomumelementocomume

primordialparaessas instituições:odocumento.Logo,devemosdefinir este termoeoutrosafins,para que os leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos dedocumentação para a sociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas,públicas ou privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de sumaimportânciaparaaconsecuçãodosnossosobjetivos.A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio

Buarque deHolanda, informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formação de umjuízo.Portanto,entendemosqueajunçãodediversosdadosabsorvidosnonossodiaadiapropicia-nos obter informações e interpretá-las de forma semelhante ou distinta de outras pessoas (videesquemamnemônicono1). Essas informações podem ser valiosas para uns, menos importantespara outros – por isso o juízo de valor. Dito isso, vamos à definição de documento retirada daterminologiaarquivística:

Documento :Registrodeumainformação,independentedanaturezadosuportequeacontém.

Estadefiniçãomencionaumoutrotermodesconhecidopormuitos:suporte.

Suporte :Materialfísiconoqualainformaçãoéregistrada.

Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel(suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outrossuportes onde podemos registrar uma informação, tais como: uma fotografia (suporteiconográfico), um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo umafotografia:aimagemobtidaatravésdeumacâmeranostransmiteumamensagem,umainformação;portanto é um documento. Posteriormente daremos exemplos dos vários suportes existentes,quandofalarmosdogênerodocumental.

Esquemamnemônicono1

Junçãodedados → Informaçãoobtida(mensagemcaptada) → Informaçãoregistrada

↓Documento

1.1.SuportesdainformaçãoAntigamente,acomunicaçãoentreoshomensocorriaatravésdegestos.Depois, comaemissão

desons;posteriormente,apareceramosvocábulos.Apesardaevoluçãoexistente,observou-seofatode que, ao serem transferidas a distâncias consideráveis, as informações chegavam de maneirasuperficial a quem se destinavam. Com a invenção da escrita, que permitiu o registro dasinformações(asuafixação/perpetuação),asmensagenschegavamàspessoasdemaneiramuitomaisconfiável. Com a proliferação dos documentos, fez-se necessário um local para guardá-los epreservá-losdemaneiraadequada.Daísurgiramos“arquivos”.

Comooshomenssecomunicavam?

Linguagemgestual mímica

↓

Linguagemoral emissãodesons/vocábulos

↓

Linguagemescrita paradocumentarumfato(registro)

↓

Arquivo localdeguardadosdocumentos

Em épocas bem distantes, o aspecto dos documentos era bem diferente de como é hoje.ConformetratadopelaprofessoraMarilenaLeitePaes,osarquivoserampoucos,poisosuportedaescrita era o mármore, as placas de argila, entre outros. Só depois apareceu o papel, tornandopossívelajunçãodearquivosdegrandeporte.Abaixo, listaremosalgunssuportesdaescrita (mais antigos eoutrosmais recentes),paraqueo

leitorpossaidentificá-los,casocaiaemalgumconcursopúblicooassuntoemquestão.

Suportesdaescrita(evolução)

Épocasremotas•mármore

•cobre•marfim•tábuas•placasoutabletesdeargila

Épocasmaisrecentes•papiro•pergaminho•papel

Falaremos mais adiante acerca dos suportes referentes às novas tecnologias (micrográfico,informáticoetc.).

1.2.ÓrgãosdedocumentaçãoPodemoscitarcomoórgãosdedocumentaçãoosarquivos,asbibliotecas,osmuseuseoscentros

dedocumentaçãoouinformação.Daremosmelhoresdetalhessobretudodosarquivos,fazendoumaanalogiaentreeleseasbibliotecas.

1.2.1.MuseuÉ uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os

documentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos edimensões. Por serem objetos, são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têmfinalidadesculturaledidática.

1.2.2.CentrodedocumentaçãoouinformaçãoInstituiçãoque agrupaqualquer tipodedocumento, exigindoespecializaçãopara aproveitá-los

comeficiência.Osdocumentosdeumcentrodedocumentaçãosão, emsuamaioria, reproduções(audiovisuais)oureferênciasvirtuais(comoporexemploasbasesdedados).SegundoaProfessoraHeloísaLiberalliBellotto“suafinalidadeéinformar,comoobjetivocultural,científico,funcionaloujurídico,conformeanaturezadomaterialreproduzidooureferenciado”.

1.2.3.BibliotecaInstituiçãoondeosdocumentossãoconservadosparafinsculturais,sendoobtidosporcompra,

doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia omaterial a ser adquirido por suainstituiçãocomopeças isoladas.Essesdocumentos existememnumerosos (múltiplos) exemplares.Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, comoimpressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é formado pelo pesquisador,estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, ummaior número de consulentes, com osmaisvariadosperfis.Objetivo:instruir,educar.Processamentotécnico:tombamento,classificação,catalogação.

1.2.4.Arquivo

Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um únicoexemplarouemlimitadonúmerodecópias.Adocumentaçãoreferenteaumassuntoespecíficoouassuntosligadosentresiépreservadacomoumconjuntoenãocomoatividadesisoladas.Logo,umdocumento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto(caráterorgânicododocumentodearquivo).Osdocumentossãounidospelasuaproveniênciaouorigem(princípiobásicodaArquivologia–oqualestudaremosmaisadiante).Quantoaosuporte,sãodocumentosprincipalmente textuais.O arquivo é órgão receptor, e o seupúblico é formadopelosadministradores(produtoresdosdocumentos)epesquisadores.Objetivo:provar,testemunhar.Processamentotécnico:registro,arranjo,descrição.

Outrostermosligadosaoassunto:

Arquivologia estudo,ciênciaeartedosarquivos.

Arquivoconomia conjuntoderesoluçõesinerentesàinstalação,organizaçãoegestãodosarquivos.

Arquivísticaconjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização,desenvolvimentoeutilizaçãodosarquivos.

2.Arquivo2.1.OrigemdapalavraApalavraarquivo édeorigemgrega.Derivadearcheion (depósitosdedocumentosda antiga

Grécia),eestadearché(paláciosdosmagistrados).Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que

significava“lugardeguardadedocumentosedetítulosdenobreza”.

origemgrega arché → archeion → arquivo

origemlatina archivum → arquivo

2.2.ConceitoAntigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das

instituiçõesouindivíduos.Osdocumentosestabeleciamoureivindicavamdireitos.Quandonãomais atendiam a esta exigência, eram transferidos paramuseus e bibliotecas.” (Paes, 2004, p. 19)Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmenteproduzidose recebidos por um governo,organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus

sucessoresparaefeitosfuturos.”(SolonBuck ex-arquivistadosEUA)

DicadeProva:

a)Otermoarquivopossuiinúmerossignif icados.SegundoMarilenaLeitePaes,otermoarquivopodeserusadoparadesignar:

•conjuntodedocumentos;

•móvelparaguardardocumentos;

•localondeoacervodocumentaldeveráserconservado;

• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar adocumentação.

b)Característicasdosdocumentosdearquivo:

•produção→porumgoverno→SolonBuck

•recepção→organizaçãoouf irma

•acumulação(ordenada)

•valorprobatóriodefatospassados

•mantê-losemconjunto(organicidadedocumental)

•produzidosparaf insadministrativos,funcionais,jurídicoselegais

Comentário:Ossetoresdeumaempresa(públicaouprivada)produzemerecebemdocumentoscommuita frequência. Assim sendo, a acumulação documental é consequência dessa produção erecepção já mencionada. Lógico que o acúmulo deverá ser bem administrado, para não virardesordemeprovocaraperdadedocumentos.

2.3.FinalidadeprincipalFacilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores),

constituindo-se,portanto,embasedoconhecimentodaHistória.

2.4.Funçõesbásicas

•Guarda parapermitiroacessoaosdocumentospelos

•Conservação consulentes

•Disponibilização (funçãoprincipal)

2.5.ObjetivosArmazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas

nosmesmos.

2.6.ImportânciaEnfatizamos a importância do arquivo lembrando que os trabalhos desenvolvidos em empresas

ou instituições afins exigem uma forma escrita, portanto é necessário a guarda e a conservaçãodestestrabalhosparaqueproduzamefeitosfuturos.

Nãodevemosesquecertambémqueamaioriadasdecisõessãotomadasapartirdasinformaçõesencontradasnosarquivos(correntes).

2.7.TerminologiaarquivísticaOs termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos

concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidadedelas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo,arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Peloexposto,daremosabaixooconceitodealgunstermosadotadosporespecialistasdaárea–membrosdaAssociaçãodosArquivistasBrasileiros(AAB)edoConselhoNacionaldeArquivos(CONARQ),órgãovinculadoaoArquivoNacional, entreoutros: •Acervo–Conjuntodosdocumentosdeumarquivo.•Acesso–Possibilidadesdeconsultaaosdocumentosdearquivos,asquaispoderãovariarem

funçãodecláusulasrestritivas.•Anexação–Éajuntadadeantecedentes.•Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar domesmo assunto e da

mesmapessoa.•Apensação–Éajuntadadeprecedentes.•Arquivamento–Operaçãoqueconsistenaguardadedocumentosnosseusdevidoslugares,em

equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenaçãopreviamenteestabelecido.

• Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivopermanente,emboranãopertençamaoseuacervo.

•Avaliaçãooutriagem–Processodeanálisedadocumentaçãodearquivos,visandoestabelecerasuadestinação,deacordocomseusvaloresprobatórios,informativose/ouhistóricos.

•Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos emuma sequência alfabética, numérica ou alfanu mérica, de acordo com o método dearquivamentopreviamenteadotado(=arranjo).

•Data-limite–Elementodeidentificaçãocronológicadeumaunidadedearquivamento,emquesãoindicadasasdatasdeinícioetérminodoperíodoabrangido.

•Depósito–Localondeosdocumentossãoguardados, sobcustódiade terceiros, semquehajatransferênciadeposseoupropriedade.

•Descarte,eliminaçãoouexpurgo –Destruiçãodedocumentos julgadosdestituídosde valor(semvalor)paraguardapermanente.

• Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentosanteriormentecaracterizadoscomosigilosos.

•Destinação –Depoisdeseavaliar o grau de importância do documento, dizer para onde omesmoseráencaminhado.

•Dossiê–Unidadedearquivamentoformadapordocumentosdiversos, inerenteaumassuntoespecíficoouaumadeterminadapessoa.

•Instrumentodepesquisa–Meiodedisseminaçãoerecuperaçãodainformaçãoutilizadopelosarquivos.

•Itemdocumental–Amenorunidadearquivísticamaterialmenteindivisível.Exs.:umacarta,ummemorando,umafotografia,umregistrosonoroetc.•Legado–Doaçãofeitapordeclaraçãodeúltimavontade.•Marcação–Aposiçãodemarcaassinalandoograudesigilo.•Precedente–Éodocumentoquesejuntaaoutroporsetratardomesmoassunto,porémde

pessoasdiferentes.• Processo – Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados nodecursodeumaaçãoadministrativaoujudiciária.

• Protocolo – Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro,distribuiçãoemovimentaçãodosdocumentosemcurso.–Denominaçãoatribuídaaopróprionúmeroderegistrodadoaodocumento.–Livroderegistrodedocumentosrecebidose/ouexpedidos.

•Reclassificação–alteração,pelaautoridadecompetente,daclassificaçãodedado,informação,áreaouinstalaçãosigilosos.

• Referência cruzada, remissiva ou referência – Liga dois ou mais assuntos correlatos(referência–vertambém).–Éaindicaçãodeumdocumentoemdoisoumaislugaresouassuntocontidoemoutromaisamplo(referência–vertambém).

–Quandoaentradadonomedepessoasfísicaséfeitaatravésdepseudônimos,usamosaficharemissivaver.

–Quandoumaempresaémaisconhecidapelasiglaoupartedonomedesuarazãosocialounomedefantasia,usamosaremissivaver.

•Unidadedearquivamento –Omenorconjuntodedocumentos, reunidodeacordocomumcritériodearranjopreestabelecido.

Exs.:pastas,maçosoupacotilhas.

Comentáriossobrealgunstermos:1o)acervoxdossiê

Acervo–def iniçãogenérica,envolvendotodaadocumentaçãodeumorganismooudeumarquivo.Dossiê – def inição restrita, pois envolve um assunto específ ico ou determinada pessoa (parte doacervo).

2o)Oacessoaosdocumentospodeserpleno(documentosostensivos,ouseja,qualquerpessoapodeconsultá-los) ou limitado (documentos sigilosos, ou seja, somentepessoas autorizadaspoderãoteracessoaeles).Por isso,adefiniçãodeacessocomeçacom“possibilidades”deconsulta,pelofatodequenemtodasaspessoasterãoacessoacertosdocumentos.

3o)antecedentexprecedente

antecedente → mesmoassunto/mesmapessoa(anexação)

precedente → mesmoassunto/pessoasdiferentes(apensação)

4o)Ositensdocumentaisestãocontidosnasunidadesdearquivamento.Ex.:umrelatório(itemdocumental)estádentrodeumpacote(unidadedearquivamento).

5o)vertambémxver(referênciacruzada,remissivaoureferência)

•ver tambémtemcarátercomplementar(completandoalgumdadoouinformação)

•ver temcaráterexclusivo(deexclusão)

Dicadeprova:

Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas: armazenamento eacondicionamento.

armazenamentoxacondicionamento

armazenamento→guarda

acondicionamento→embalagem(proteçãoaosdocumentos)

Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequên cia, tendo sido, por essarazão,transferidosaoarquivointermediário,af imdeaguardaremasuadestinaçãof inal.Nestearquivo,taisdocumentosforamempacotadosecolocadosnasestantesdeaço.

•Qualfoiaformadeacondicionamentousada?

Ospacotes,queservemparaprotegerodocumento.

•Qualolocaldearmazenamentodosdocumentosempacotados?

Elesforamguardadosnasestantesdeaço.

Obs.: Emoutro capítulo falaremosdetalhadamente a respeitodo arquivo intermediário,mencionadonoexemploacima.

2.8.CiênciasauxiliaresdaArquivologia• Diplomática – é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é

verdadeiro?)efidedignidade(possuifépública?),alémdasuaestruturaformal.•Paleografia–Técnicaquehabilitaadecifrardocumentosantigos.Estudaahistóriadaescritae

aevoluçãodasletras.Permiteoconhecimentodosmateriais(papiro,pergaminho,papeletc.)e dos instrumentos (cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia ummelhorentendimentodosregistrosdocumentaisparaoresgatedefatoshistóricos.

Alémdelas,podemoscitarmaisduasciênciasauxiliares:

•Heráldica–disciplinaqueestudaosbrasõeseemblemas.•Genealogia–disciplinaqueestudaaorigem,aascendênciaeadescendênciadosindivíduoseasrelaçõesentrefamílias.Fonte:DicionárioBrasileirodeTerminologiaArquivística(ArquivoNacional).

QUESTÕESDECONCURSOSCOMENTADAS(COMGABARITO)

1.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Acercadosconceitoseprincípiosarquivíst icosedalegislaçãoarquivíst ica,julgueoitemaseguir.Osdocumentosdearquivonãosãocriadosouproduzidosemexemplaresmúltiplos,masemumúnicoexemplarouemumnúmerolimitadodecópias.Essesdocumentosmantêmumarelaçãoorgânicaentresi.

Resposta:CERTO.Os documentos de arquivo possuem caráter orgânico, mostrando a importância do conjunto

documental, a “relação que os documentos mantêm entre eles”. Já os documentos de bibliotecapossuemrelaçãonãoorgânica,nãoprecisandohaveralgumtipodeligaçãoentreeles.Alémdisso,estespossuemnumerosos (múltiplos) exemplares, ao contráriodosdocumentosde arquivo (ondecadasetorproduzoseuprópriodocumento,emexemplarúnico).

2.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Aescritaesuasvariaçõesaolongodotemposãoobjetoda:a)paleografia;b)numismática;c)linguística;d)paleontologia;e)heráldica.

Resposta:AAPaleografiaestudaahistóriadaescritaeaevoluçãodasletras.Logo,podemosdeduzirquetal

estudoabrangeráasmudançasocorridasnaescritanodecorrerdotempo.AdefiniçãodePaleografiapeloDicionárioBrasileirodeTerminologiaArquivística,doArquivo

Nacional, é a seguinte: “Disciplinaqueestudaaescritamanuscritaantiga, suas formasevariaçõesatravésdotempo.”

3.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Quantoàdiplomática,éadisciplinaqueestuda:a)tratadoseacordosinternacionais;b)comprovantesdetítulosacadêmicos;c)aestruturaformaleaautenticidadedosdocumentos;d)documentosempergaminhoouvelino;e)selos,timbreseassinaturas.

Resposta:CNaparteteóricadestelivro,define-seDiplomáticacomo“oestudodosdocumentosquantoàsua

autenticidadeefidedignidade,alémdesuaestruturaformal.”

4. (MPU/2007 – Carlos Chagas) Ao contrário das demais instituições de custódia de documentos, os arquivos: a)acumulamobjetostridimensionaisrepresentativosdaculturamaterialdeumadeterminadasociedade;b)recebemdocumentosdasentidadesquecumpremaobrigaçãododepósitolegal;c)redigemeinstrumentalizamcontratosajustados entre as pessoas, conferindo-lhes fé pública; d) reúnem documentos produzidos para finsadministrativos, jurídicos e legais; e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito detransmissãoentrepessoasfísicasejurídicas.

Resposta:DTaisdocumentossãoproduzidosemrazãodasatividades-meiodesempenhadaspordeterminado

setor,ouentãosãodocumentosrelacionadosadireitosdogovernooudeterceiros,acurto,médiooulongoperíododetempo.

5.(TRE/PR/2005– ESAG)Assinaleaalternativacorreta.O processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numasequênciaalfabética,numéricaoualfanuméricaéchamadade:a)catalogação;b)indexação;c)arranjo;d)f luxogramação.

Resposta:CArranjopodeterváriasdefinições.Dependedofoco(arquivocorrenteouarquivopermanente).

Esta definição de arranjo está ligada aos arquivos correntes, envolvendo os métodos dearquivamentopreviamenteadotadosnossetores.

6. (TJ/MA/2005 – ESAG) A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes sãodestinadosdenomina-se:a)acondicionamento;b)acesso;c)acumulação;d)armazenamento.

Resposta:DArmazenamentoéaguardadedocumentosemlocaisapropriados.Acondicionaréembalar,protegerosdocumentos,empacotá-losadequadamente.Acessoéapossibilidadedeconsultaaosdocumentos.Acumulaçãoéumadascaracterísticasdosdocumentosdearquivo(estadeveserordenada).

7.(TJ/MA/2005)– ESAG)Aoconjuntodedocumentosdeumarquivodenominamosde:a)armazenamento;b)acondicionamento;c)acervo;d)acumulação.

Resposta:CDefinição muito utilizada pelos profissionais da área arquivística. Pode abranger toda a

documentaçãodeumorganismo(instituição,empresa)oudeumarquivo.

8.(MULTIRIO/2005– JoãoGoulart)Aalternativaquemelhorconceituaumaunidadedearquivoé:a)menorconjuntodedocumentosreunidosdeacordocomumcritériodearranjopreestabelecido;b)conjuntodedocumentosdamesmaespécie, disposto numa determinada ordem ou designação; c) documento anexado a outro por assunto, comreferênciaapessoasdiferentes;d)conjuntodeinformaçãoedespachosoriginadosporumrequerimento.

Resposta:ADefiniçãodaTerminologiaArquivística.Podemoscitarcomoexemploumapastasuspensa,que

temalgunsdocumentos (menorconjunto)ordenadosdentrodela,obedecendoaumdeterminadocritériodearranjo(alfabético,cronológico,entreoutros).

9.(FURNAS/2005– JoséPelúcioFerreira)Oconjuntodedocumentosreunidosporprocessodeacumulaçãoaolongodasatividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor,denomina-se:a)inventário;b)arquivo;c)depósito;d)arranjo;e)maço.

Resposta:BO termo arquivo tem vários significados.Nesta questão, a definição de arquivo fazmenção ao

conjunto (organicidade documental), a acumulação gradativa, abrangendo, ainda, os arquivospúblicoseprivados,assimcomoadocumentaçãodepessoasfísicasoujurídicas.

10.(PolíciaFederal/2004– UnB/Cespe)Oarquivistaresponsávelpelogerenciamentodasinformaçõesdeveráidentificaras similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivíst icos que os dist inguem dos acervosbiblioteconômicosemuseológicos.Nessecontexto,julgueositenssubsequentes.1.Emrelaçãoaotipodesuporte,osacervosarquivísticosassemelham-seaosbiblioteconômicospelofatodeapresentaremdocumentosmanuscritos,impressos,audiovisuaiseexemplaresmúltiplos.

2.Oobjetivodoarquivoéprovaretestemunhar.3.Osdocumentosdearquivosãoproduzidosparaatenderasf inalidadesadministrativas,jurídicas,funcionaiselegais.4.Noprocessamentotécnicodosacervosarquivísticos,incluem-seaidentif icação,aclassif icação,acatalogação,aavaliação,oarranjoeadescrição.

5.Emrelaçãoaotipodeconjunto,osdocumentosarquivísticossãoreunidospeloconteúdo.6.Ocrescimentodoacervoarquivísticoresultadaacumulaçãodosdocumentosnoâmbitodainstituição.

Resposta:ITEM 1: ERRADO. Os acervos arquivísticos são produzidos e conservados em um “único

exemplarouemnúmerolimitadodecópias”,enãoemexemplaresmúltiplos.ITEM2:CERTO.Oobjetodoarquivoéservirdeprova,detestemunho.Oobjetivodabiblioteca

éinstruir,educar.ITEM 3: CERTO. Estas finalidades estão relacionadas com o valor primário do documento

(quandoeleéutilizadobaseando-senosfinsdesuacriação).ITEM4:ERRADO.Processamentotécnicodosarquivos:registro,arranjoedescrição.Processamentotécnicodasbibliotecas:tombamento,classificaçãoecatalogação.ITEM5:ERRADO.Osdocumentosarquivísticossãoreunidospelasuaproveniênciaouorigem.

Osdebibliotecasãoreunidospeloseuconteúdo.ITEM 6: CERTO. Os documentos são produzidos e recebidos pelos vários setores de uma

instituição. Vários desses documentos serão preservados por um determinado tempo (enquantoduraro seuprazoprescricional), eoutros serãopreservadosdefinitivamente (devidoao seuvalorsecundário). Logo, a documentação vai se acumular, resultando, portanto, no crescimento doacervoarquivísticodainstituição.

11. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) A necessidade de comunicação remonta ao homem primitivo, que utilizava sistemasrudimentaressimbólicosparadeixarregistradosseusfeitos.Comaevoluçãodaescrita,osmateriaisqueserviamde suporte também foram evoluindo. Entre os principais suportes da informação mais utilizados ao longo dotempo,encontram-se:a)placadepedra,papelãoepapel;b)placadeargila,papiroepapel;c)placadez inco,panoepapel;d)placadecouro,cartãoepapel;e)placadepapiro,papelãoepapel.

Resposta:BSuporte é o material físico onde se registra uma informação. Podemos citar vários suportes

informacionaismuitoutilizadosemépocasbemantigas(mármore,cobre,marfim,tábuas,placasoutabletesdeargila)eemépocasmaisrecentes(papiro,pergaminho,papel).

12. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Alguns paradigmas da área arquivíst ica permanecem ao longo dos anos, pois, mesmorefutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “arelação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axiomaarquivíst icoquesetraduzcomo:a)integralidade;b)viabilidade;c)organicidade;d)simultaneidade;e)funcionalidade.

Resposta:CUm documento quando nasce, quando é produzido, já se pensa em colocá-lo junto a outros

documentos – conjunto (levando-se em consideração os fins de sua criação, a sua origem, a suaproveniência).Umdocumentoemconjuntotemmuitomaisvalordoquequandodesmembradodoseuconjunto(caráterorgânico).

13.(MPU/2004– Esaf)Considerandoapolissemiadotermoarquivo,assinalequaldasassertivasabaixonãocorrespondeaumadesuasdefinições.a)conjuntodedocumentoscolecionadosporpessoasf ísicasoujurídicas,públicasouprivadas,aolongodesuaexistência.b)acumulaçãoordenadadedocumentoscriadosporumainstituiçãooupessoanocursodesuaatividadeepreservadosparaaconsecuçãodeseusobjetivospolíticos,legaiseculturais.

c)documentosproduzidosouusadosnocursodeumatoadministrativoouexecutivodequesãoparteconstituinte.d)entidadeadministrativaresponsávelpelacustódia,pelotratamentodocumentalepelautilizaçãodosarquivos.e)edif ícioondesãoguardadososarquivos.

Resposta:AColeção tem a ver com bibliotecas, e não com arquivos. Em vez de colecionados, o item em

referênciaestariacertosefosse:conjuntodedocumentos“produzidoserecebidos”.

Capítulo2

Teoriadas3Idades/CicloVitaldosDocumentos/EstágiosdeEvoluçãodosArquivos

1.IntroduçãoOassuntoasertratadonestecapítuloéumdosmaiscobradosemconcursopúblico.Asbancas

organizadoras existentes adoramperguntar sobre “a teoriadas três idades,ouo ciclodevidadosdocumentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclaturamuda,maso temaéumsó. São3 as idades, ou3os ciclos, ou3os estágios:corrente, intermediário epermanente(assimdefinidosem1973,porJean-JacquesValette).

Dicadeprova:

Quantoaograudefrequênciadeusodosdocumentos,podemosclassif icarosarquivosem:

correntes,intermediáriosepermanentes.

2.Definiçõesa)Arquivocorrenteoudeprimeiraidade–guardadocumentosconsultadoscomfrequência,

devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Porissodizemosqueelespossuemvalorprimário.

b)Arquivointermediáriooudesegundaidade–guardadocumentosquenãosãoconsultadosmais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito dearmazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serãoeliminadosapósdeterminadotempo.Tambémchamadodepré-arquivo,osdocumentosficamalocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado).Apesar demenosconsultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador(órgãoprodutor).Aindapossuemvalorprimário.

Obs.: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nosarquivosintermediários(pressupõeagarantiadedireitos).c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda

documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico oudocumental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentosperderam todo o valor administrativo (vide esquemamnemônico no 2, abaixo): Esquema

mnemônicono2

corrente→corre→tramita(consultaf requente)

intermediário→transitoriedade(consultanãofrequente)

permanente→preservadossempre(matéria-primadahistória)

Obs.:SegundoMarilenaLeitePaes,as3idadessãocomplementares.Cadaumadelas“correspondea uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, umaorganizaçãoadequada”.

3.Localizaçãofísica• arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores (nos próprios

escritóriosoupróximodeles),afimdefacilitaroacessoaosdocumentosporelesmesmos(osadministradores).

• arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram oureceberamosdocumentos,devidoàmanutençãosermaisbarata.

• arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devemestar localizados juntoaoscentrosculturaisoupróximosàsuniversidades, comsalasdeconsultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e numambientemaisadequado.

4.Acessoaosdocumentos• arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos

documentossãoossetoresdeorigem.• arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte

geradoraautorizar.Osdocumentosaindapertencemaosetordeorigem.Afunçãodestesarquivoséapenasadeguardarodocumentoparaoreferidosetor.

•arquivopermanente–acesso liberadoaopúblico (nãohárestrições).Osdocumentospassamafazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem domesmo,devidoaoseuvalorsecundário(vertambémesquemamnemônicono4).

Cuidado:Comojávimosnocapítuloanterior(terminologiaarquivística),quandodeterminadoconjunto de documentos é colocado emum arquivo permanente,mas aindanão pertence ao seuacervo,édenominadode“arquivoemdepósito”.Issopodeocorrerquando,emumaempresa,nãoexiste um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam poucoconsultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberarespaço nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de umdeterminadoorganismo,emboracontinuempertencendoaosetordeorigem,atécessartotalmenteoseuvaloradministrativo.

5.Transferênciaerecolhimento

• quando um documento passa do arquivo corrente para o interme diário, dizemos que houveumatransferênciadedocumentos.

•quandoumdocumentopassadoarquivointermediárioparaopermanente,dizemosquehouveumrecolhimentodedocumentos.

Observações:a)emcertoscasos,determinadosdocumentospodempassar(serrecolhidos)doarquivocorrente

direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passarpelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve umrecolhimento de documentos; b) um documento de valor permanente pode voltar a sercorrente. Por exemplo, um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado(certo assunto nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento),tornando-senovamentemuitoconsultadopelaadministraçãoporalgumperíodo.

Nãoseesqueça:Aspessoasdemais idadeainda têmocostumededizer,ao irdormir:“voumerecolher”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivopermanente(aúltimaidade,adadocumentaçãomaisantiga)sempreaotermorecolhimento(videesquemamnemônicono3,aseguir):Esquemamnemônicono3

corrente T intermediário R permanente

(1aidade) → (2aidade) → (3aidade)

Nomenclaturautilizada:T=>transferênciaR=>recolhimento

Obs.:Osdocumentostransferidosparaosarquivosintermediáriosourecolhidosparaosarquivospermanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, taisprocedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não emfunçãodoseuvalor.

6.Prazo(aproximado)deguardadosdocumentosnosarquivos

Arquivos Anos

correntes(setoriais) 1ano

geraisoucentrais(continuaçãodaidadecorrente) 5a10anos

intermediários 20anos

permanentes(tempodeexistênciadodocumento,enãodesuaguarda) 25ou30anos,acontardadatadesuaproduçãooudofimdeseutrâmite

Fonte:Bellotto,2004.

Comentário:Osdocumentosdearquivosãoacumuladosnosrespectivossetores(órgãosprodutores)comuma

frequênciaconstante.Novosdocumentossãoproduzidos/recebidosquasequediariamente.Depoisdeumcertotempo(emtornode1ano),osarquivoscorrentes(setoriais)nãotêmmaisespaçopara

guardarumnúmeromaiordedocumentos.Assimsendo,aquelesmenosconsultadossãomandadosparaumarquivocentraldorespectivoórgãoprodutor,ondepermanecemportempoaproximadode5a10anos.Apósestetempo,osdocumentossãotransferidosparaosarquivosintermediários,neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valorsecundário,serãoeliminados;casocontrário,serãorecolhidosaosarquivospermanentes,afimdeseremguardadosparasempre.Geralmente,osdocumentosrecolhidosnessesarquivosnasceramhá25ou30anos(conformetabelaacima).

7.Valorprimárioevalorsecundáriodosdocumentos•valorprimário (ou imediato,ouadministrativo)–usodosdocumentospeloórgãodeorigem

(produtor),baseando-senosfinsdesuacriação.• valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo

órgão produtor e por terceiros, baseando-se em finsdiversosdaquelesparaosquais elesforamgerados.Odocumentoéutilizadocomofontedepesquisaeinformação.

Comentário:Osdocumentosrelacionadosàorigemeaosobjetivosdainstituiçãopossuemvalorsecundário

e,naterceirafasedociclovital,sãodeguardapermanente.

Obs.: No capítulo referente à avaliação e destinação de documentos, voltaremos a falar sobre avaloraçãodosdocumentos.

Dicadeprova:

As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elaborar questõesmencionandoos termos “valorprimárioe/ou secundário”dosdocumentos. Já sabemosqueosdocumentosqueestãonosarquivoscorrenteseintermediáriospossuemvalorprimárioeosqueestãonosarquivospermanentespossuemvalorsecundário.Portanto,concursandos,casocaiavalor primário – pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundário –associemnoatoaosarquivosde3aidade(videesquemamnemônicono 4,abaixo):

Esquemamnemônicono4

arquivocorrente–valorprimário

arquivointermediário–valorprimário

arquivopermanente–valorsecundário

Porexemplo,secairemumaprovaaseguinteaf irmação:“Osdocumentosdevalorsecundáriosão arquivados def initivamente nos arquivos intermediários.” Certa ou errada? Af irmaçãoerrada, porque valor secundário é valor permanente (arquivos permanentes). Logo, após

determinado tempo, os documentos de valor secundário serão recolhidos em def initivo aosarquivospermanentes.

8.TermosassociadosàsidadesdosarquivosPodemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Por

exemplo, os arquivos administrativos são associados aos correntes, os pré-arquivos aosintermediários e os arquivos históricos aos permanentes. Nos diversos concursos têm caído essasassociações,comonoúltimoconcursoparaaTranspetro(banca:FundaçãoCesgranrio), realizadoem março de 2006, quando abordaram o assunto “teoria das 3 idades” em uma das questões,mencionando os seguintes termos: arquivo ativo e arquivomorto. Para o candidato termelhorespossibilidadesdeacertaraquestão,basta saberqueoativoestá ligadoaocorrente, eomorto, aopermanente. Dessa forma, a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal temaabordado.Abaixo,apresentaremosumatabelaenglobandopraticamentetodosostermosassociadosaos estágios de evolução dos arquivos, enriquecendo, em seguida, com comentários sobre algunsdeles,afimdeummelhorentendimentodoconcursando.

Dicadeprova:

corrente intermediário permanente

1aidade 2aidade 3aidade

setorial pré-arquivo histórico

administrativo recordscenters decustódia

ativo semiativo passivo

vivo limbo morto

demovimento purgatório estático

emcurso temporário def initivo

núcleosdearquivo transitório f inal

Comentáriossobrealgunstermos:1o) Alguns termos pouco são usados no Brasil: “Records Centers” – Centros Intermediários deDocumentos, como é conhecido o arquivo intermediário nos EUA e Canadá; Limbo, na Grã-Bretanha;Purgatório,nosEstadosUnidosdaAmérica.

2o)Núcleosdearquivosãoosarquivossetoriais,ouseja,osarquivosdescentralizados, ondeosdocumentossãoconsultadoscomfrequência.

3o) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso – associados aos arquivoscorrentes devido à finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), comdocumentosconsultadosconstantemente,comojásabemos,estandoounãoemmovimentação

(tramitando).

4o)Pré-arquivo–termoorigináriodaFrança(Préarchivage);ligadoaoarquivointermediário,vemantesdosarquivospropriamenteditos–ospermanentes.

5o)Os termosassociadosaosarquivos intermediáriosdevem-seao fatodeosdocumentosestaremnesta idade aguardando a suadestinação final.Daí a sua característica: transitoriedade. Alémdisso, também o uso não mais frequente dos documentos (não mais ativo). Exemplo dadiminuiçãogradativadafrequênciaestáimplicitamentenotermo:semiativo.Umdocumento,quando torna-se semiativo, se não tiver valor secundário, será eliminado; caso contrário, serárecolhidoaoarquivopermanente.

6o)Ostermosassociadosaosarquivospermanentesestãointimamenterelacionadoscoma“últimaidade” – por exemplo: definitivo, final; também estão ligados ao valor secundário (fonte depesquisaeinformação)dodocumento–porexemplo:histórico.

7o)Otermoarquivomortodevezemquandocaiemprova.Estetermopopularizou-seeémuitoutilizadoaténasgrandesempresas.Casocaia,ésópensarnosarquivospermanentes.Comentário:Osprofissionaisdaáreaarquivísticanãoutilizamotermo“arquivomorto”,poiséinadequado,umavezqueosdocumentosdevalorsecundáriodevemserpreservadosemcaráterdefinitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimosanteriormente.Representamamatéria-primadahistória, sendomuito importantes (nãodevemserdescartados),podendoserconsultadospelospesquisadores/administradoresaqualquertempo, em face de seu uso científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas éarquivopermanenteouhistórico,poismortodá ideiadealgo semvida.E, seassim fosse, seriailógicoguardardocumentosirrelevantes.

8o)Osarquivosintermediáriossódevemsercriadoscasofiquecomprovadaaimportânciadelesnociclo documental. Geralmente, existem em âmbito governamental (público), pois documentosoficiais há em grande quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto àdocumentação de natureza privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massadocumental preocupam-se em construir pré-arquivos. Quando ocorre a passagem dosdocumentosda idade correntepara a segunda idade, o arquivista irá conferir adocumentaçãotransferida,providenciando,emseguida,medidasdeconservaçãoerestaurodosdocumentos.Aclassificaçãoprovenientedosarquivoscorrentesserámantida.Oscoordenadoresdosdepósitosdeguardaintermediáriadevem:•atenderàssolicitaçõesfeitaspelosórgãosprodutores;• aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminação ou

recolhimento;•administrarastransferênciasdenovosdocumentosparaoseuarquivo,assimcomoorecolhimentodedocumentosdevalorsecundárioparaoarquivodefinitivo.

A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia de espaço, pessoal, equipamento etempo.Comopropósitodeseevitaramultiplicaçãodedepósitosemanterapolíticaarquivísticaobedecendo a um padrão predeterminado, o arquivo intermediário deverá ser subordinado ao

arquivopermanente.


14.(ANEEL/2010– UnB/Cespe)Acercaderecursoshumanosemateriaisadotadospelosarquivos,julgueopróximoitem.O arquivamento intermediário dos documentos propicia economia de espaço físico e dos recursos humanos emateriais.

Resposta:CERTO.Os documentos são produzidos e recebidos nos setores (que cumprem funções de arquivos

correntes)constantemente.Logo,oacervonossetoresvaicrescendo.Porisso,depoisdeumcertotempo,osdocumentossãotransferidosaosarquivosintermediários,liberandoespaçonossetoreseevitandoo acúmulodosdocumentos.Pornãohaver “acumulação”,não serápreciso aumentarosrecursoshumanosemateriaisnosarquivoscorrentes.

15.(ANAC/2009– UnB/Cespe– comadaptação)Acercadasteoriasedosprincípiosarquivíst icos,julgueoitemaseguir:Oarquivointermediário,assimcomooarquivocorrente,éconstituídodedocumentosdevalorprimário.

Resposta:CERTO.O documento tem valor primário quando ainda possui valor administrativo. Quando cessa

totalmente o seu valor administrativo, e acaba o seu prazo prescricional, ele é eliminado. Se odocumento tiver valor secundário (histórico), ele é imprescritível, e será recolhido ao arquivopermanente,eláserápreservadoparasempre.Portanto,osarquivoscorrenteseintermediáriossãoconstituídosdedocumentosdevalorprimário(administrativo).

16.(ANAC/2009– UnB/Cespe– comadaptação)Acercadasteoriasedosprincípiosarquivíst icos,julgueoitemaseguir:Osestágiosdeevoluçãodosarquivossãoconhecidoscomoarquivossetoriaisearquivosgeraisoucentrais.

Resposta:ERRADO.Osestágiosdeevoluçãodosarquivossãoastrêsidades:–arquivocorrenteoudeprimeiraidade;–arquivointermediáriooudesegundaidade;–arquivopermanenteoudeterceiraidade.

17.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Ovalormediato,quandoatribuídoaosdocumentosdearquivo,equivaleaovalor:a)primário;b)f iscal;c)legal;d)probatório;e)secundário.

Resposta:EPodemoschamarovalorsecundáriodevalor“mediato,permanente,históricooudearquivo”.O

documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Já perdeu totalmente o seu valoradministrativo.

18. (Fiocruz/2006 – JoséPelúcio Ferreira) São consideradosdocumentos intermediários: a) aqueles em cursoouque,mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes; b) os de valor histórico, probatório einformativo que devem ser preservados definit ivamente; c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas oujurídicas;d)osdeinteressepúblicoousocial;e)aquelesque,porrazõesdeinteresseadministrativo,aguardamsuaeliminaçãoourecolhimentoparaguardapermanente.

Resposta:EÉnos arquivos intermediáriosqueosdocumentos aguardama suadestinação final (eliminação

ourecolhimento),apóscessaroseuvaloradministrativo.

19. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O ciclo vital dos documentos compreende as idades: a) temporária,intermediária,permanente;b)corrente,intermediária,permanente;c)administrativa,temporária,permanente;d)administrativa,intermediária,permanente;e)corrente,temporária,permanente.

Resposta:BOciclo vital dosdocumentos administrativos refere-se às três idades: corrente, intermediária e

permanente.

20. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediáriosdenomina-se:a)recolhimento;b)arranjo;c)transferência;d)destinação;e)arquivamento.

Resposta:C•correnteparaointermediário–transferência•intermediárioparaopermanente–recolhimento

21.(TRE/SP/2006– CarlosChagas)Osdocumentosdearquivodeumainstituiçãosãoproduzidoscomumdeterminadoobjetivoe,paratanto,tramitam.Aotramitarem,osdocumentoscirculamdeumainstituiçãoparaoutra,oudeumsetorparaoutrodamesmainstituição,atéseremarquivados.Essadescriçãorefere-seaumarquivoemsuafase:a)pública;b)administrativa;c)permanente;d)corrente;e)privada.

Resposta:DQuando os documentos estão tramitando (em movimento, em curso) ou, mesmo sem

movimentação,sãoconsultadoscomfrequência,sãochamadosdearquivoscorrentes.

22. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A teoria arquivíst ica apresenta as três idades dos arquivos como estágios de suaevolução.Aidadeemquesãoarquivadososdocumentosqueperderamtodoovalordenaturezaadministrativaéa:a)permanente;b)corrente;

c)especializada;d)empresarial;e)pública.

Resposta:AOsdocumentosna idadepermanentenãotêmmaisvaloradministrativo.Sãorecolhidosdevido

aoseuvalorhistóricooudocumental(probatórioeinformativo).

23.(AgênciaNacionaldePetróleo/2005– Cesgranrio)Assinaleaafirmativacorretaarespeitodost iposdearquivo:a)Oschamadosarquivosdeprimeiraidadeconstituem-sededocumentosquedeixaramdeserconsultados.b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente,emboranãopertençamaseuacervo.

c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é chamado“arquivopúblico”.

d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso f requente mas que não são conservados nasrepartiçõesqueosreceberamouproduziram.

Resposta:BDefinição da terminologia Arquivística. O documento está sob a responsabilidade do arquivo

permanente,masaindapertenceaosetordeorigem.

24.(CVM/2005– NCE/UFRJ)Ociclovitaldosdocumentosadministrativoscompreendetrêsidades:osarquivoscorrentes,quemantêmosdocumentosduranteseuusofuncional,administrativoejurídico;osarquivosintermediários,queguardamosdocumentosque jáultrapassaramoprazodevalidade jurídico-administrativo,masaindapodemserutilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definit ivamente. Aespecialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira esegundaidadesdevemestarlocalizados,respectivamente:a)foradacidade,arquivonacional;b)próximoaocorrente,lugardescentralizado;c)acimadaestrutura,áreadesegurança;d)emtornodacapital,pertodocentro;e)juntoaoprodutor,localafastado.

Resposta:ELocalizaçãofísicadosarquivos:•correntes–juntoaosórgãosprodutores(facilitaoacesso)•intermediários–localafastadodos

órgãosprodutores(consultanãofrequente)•permanentes–juntoaoscentrosculturaisouàsuniversidades(valorsecundário)

25. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) De acordo com a nomenclatura arquivíst ica, a teoria das três idades estácronologicamenteclassificadaem:a)intermediária,correnteepermanente;b)corrente,intermediáriaepermanente;c)corrente,permanenteeintermediária;d)permanente,intermediáriaecorrente.

Resposta:B–primeiraidadeoucorrente–segundaidadeouintermediária–terceiraidadeoupermanente

26.(SecretariadeAdministraçãodoestadodeTocantins/2004– Cesgranrio)AssinaleaafirmativaINCORRETAarespeitodosarquivos.a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade oupermanente.

b)Osdocumentosepapéisquesãoconsultadoscommenosf requênciadevemserarquivadosemseparadodaquelesdeusocontínuo.

c)Osdocumentosemcursooudeuso f requentedevemserconservadosna sededasempresasqueosproduziramouemdependênciaspróximas.

d)Deacordocomaf requênciadeconsulta,existemtiposdiferentesdearquivos,eparacadaumdelesháumaformadistintadeorganizar,conservaretratarosdocumentos.

e)Devemserdestruídostodososdocumentosquetêmapenasvalorhistóricoouquepassaramaserconsideradosinúteisouimprestáveis.

Resposta:ESeosdocumentostiveremvalorhistórico,“nunca”poderãoserdestruídos.

27.(UFRJ/2004– NCE/UFRJ)Constituídosdedocumentosemcursocomoplanodepartidaouprosseguimentodeplanosparafinsdecontroleoutomadadedecisõesdasadministraçõessãoosarquivos:a)correntes;b)intermediários;c)permanentes;d)sigilosos;e)secretos.

Resposta:AOsarquivoscorrentesguardamdocumentosdeusofuncional/administrativo/jurídico,auxiliando

oadministrador(órgãoprodutor)natomadadedecisões.

28.(UFRJ/2004– NCE/UFRJ)Assegurarapreservaçãodosdocumentosquenãomaissãoutilizadospelaadministraçãoeque devem sermantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamentodefinit ivoéafunçãoprincipaldoarquivo:a)onomástico;b)permanente;c)especializado;d)intermediário;e)estratégico.

Resposta:DO arquivo intermediário tem documentos que não sãomais consultados com frequência e que

aguardamasuadestinaçãofinal(eliminaçãoourecolhimentoaoarquivopermanente).

29. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários: a) Devemnecessariamenteserconservadospróximosaosescritórios.b)Devemdisponibilizarseusdocumentosparaconsultasf requentes.c)Sãotambémchamadosde“limbo”,“purgatório”ou“arquivomorto”.d)Guardamdocumentosof iciaisoudevalorhistóricoemcaráterpermanente.e)Reúnemdocumentosqueprecisamestaracessíveis,apesardemenosconsultados.

Resposta:EAsletrasaebreferem-seaos“arquivoscorrentes”.Aletracmencionaotermo“arquivomorto”,

relacionado ao arquivo permanente. A letra d fala da guarda em caráter permanente, quando o

corretoseriamencionaraguardaemcaráter“temporário”.Portanto,aafirmativacorretaéaletra“e”,poisosdocumentosnosarquivosintermediários,emborasejammenosconsultados,devemserdisponibilizadosparaacessoquandosefizernecessário.

30. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ – com adaptações) É possível relacionar a vida do documento com a vida do ser humano.Nessesentido,ociclodevidadosdocumentosdearquivoformaopanodefundonoqualseapoiamasintervençõesarquivíst icaseécompostopor:a)1período;b)2períodos;c)3períodos;d)4períodos;e)5períodos.

Resposta:CO ciclo de vida dos documentos arquivísticos está relacionado às três idades: corrente,

intermediáriaepermanente.

31.(UFRJ/2004– NCE/UFRJ)Oentendimentosobreavidafuncionalativadeumapessoaemumainstituiçãoestácontidono dossiê desta pessoa, com informações sobre: contratação, avaliação, promoção, formação, remuneração etc.Assim,aqualidadedeumdocumentobaseadonasutilizações imediataseadministrativasquelhederamosseuscriadorespodeserdefinidacomovalor:a)subsidiário;b)quaternário;c)terciário;d)secundário;e)primário.

Resposta:EValor primário pode ser chamado também de valor imediato ou administrativo. O órgão

produtorutilizaosdocumentos,baseando-senosfinsdesuacriação.

Capítulo3

TipologiaDocumental(ClassificaçãodosArquivosedosDocumentos)/Leino

12.527/2011(LeideAcessoàInformaçãoPública)

1.Classificaçãodosarquivos1.1.IntroduçãoOs arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da

professoraMarilenaLeitePaes,podemosclassificá-losdeacordocom:–asentidadesmantenedoras;–osestágiosdesuaevolução;–aextensãodesuaatuação;–anaturezadosdocumentos.

Obs.: Os estágios de evolução dos arquivos (as 3 idades ou os 3 ciclos vitais) já foram objeto deanáliseminuciosanocapítuloanterior.

DicadeProva:

Quantoàentidadeprodutora,osarquivossãoclassif icadosem:

•públicos

•privados

Comentário:De acordo como artigo 7o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõesobre a política nacional de arquivos públicos e privados (que será objeto de análise em outrocapítulo): “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, noexercíciodesuasatividades,porórgãospúblicosdeâmbitofederal,estadual,doDistritoFederalemunicipal, emdecorrênciade suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.”Oparágrafo1oda referidaLei complementa: “são tambémpúblicososconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão deserviçospúblicosnoexercíciodesuasatividades”.Exemplosdearquivospúblicos:•ArquivoNacional(Federal).

•ArquivoPúblicodoDistritoFederal,entreoutros.

Emconsonânciacomoartigo11daLeicitadaanteriormente“consideram-searquivosprivadosos conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, emdecorrênciadesuasatividades”.Exemplosdearquivosprivados:•Arquivospessoais.•Arquivosinstitucionais(deigrejas,instituiçõesdeensinoetc.).•Arquivoscomerciais(deempresas),entreoutros.

1.1.1.EntidadesmantenedorasTodaorganizaçãopossuisuasprópriascaracterísticas.Deacordocomelas,osarquivosgerados

podemser:•Públicos–emâmbitosFederal,EstadualouMunicipal.•Institucionais–escolas,igrejas,associações,entidadessemfinslucrativos.•Comerciais–corporações,firmas.•FamiliaresouPessoais.

1.1.2.Extensãodesuaatuação(abrangência)• Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de

consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores. Esses arquivos setoriais são,como já foi ditono capítulo anterior,descentralizados. Pelo fato de os documentos seremmuito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podemdescartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles,considerados,porisso,documentosdeguardaeventual.

•CentraisouGerais–comoopróprionomesugere,essesarquivoscentralizamasatividadesdosarquivos correntes.Recebemos documentos oriundosdos vários setores integrantes deumainstituição.Eles servem para atenuar um pouco o problema de espaço existente nos órgãos que fazemparte dessa estrutura organizacional, pois sabemos que os documentos são produzidos erecebidoscombastantefrequênciana1a idade, tendendoaseacumularemnossetorescomopassardotempo.

Nãoseesqueça:Arquivosdescentralizados–documentosemdiversoslocais.Exemplo:arquivossetoriais.

Arquivoscentralizados–documentosconcentradosemumdeterminadolocal.Exemplo:arquivocentral,arquivointermediário.

1.1.3.Naturezadosdocumentos• Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem

tratamento especial no seu armazenamento, acondi cio namento, registro, controle,

conservação,entreoutrosprocedimentostécnicos.Exs.:slides(diapositivos),filmes,fotografias,discos,mapas,cd-rometc.;

•Especializados–custodiamdocumentosprocedentesdaexperiênciadohomememumcampoespecífico,nãoimportandoaformafísicaapresentadaporeles.Taisarquivossãoconhecidos,indevidamente,como“arquivostécnicos”.Exs.:deengenharia,contábeis,deimprensa,médicosouhospitalaresetc.

2.Classificaçãodosdocumentos2.1.IntroduçãoAssim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas.

Baseando-senelas,podemosclassificá-losdeacordocom:•ogênero;•aespécie;•anaturezadoassunto.

2.1.1.GêneroO gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus

diversossuportes.Sãoeles:•Textuais–manuscritos,datilografadosouimpressos.•Cartográficos–documentosem formatosedimensõesvariáveis, ligadosàs áreasdegeografia,

engenhariaearquitetura.Exemplos:mapas,plantas,perfisefotografiasaéreas(utilizadasnaelaboraçãodemapas).

•Iconográficos–documentoscomimagensestáticas.Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras(litografias),cartazes,cartões-postais,estampas,dia positivos(slides),partituras.

•Filmográficos–documentoscomimagensemmovimento.Exemplos:filmes,fitasvideomagnéticas.

•Sonoros–documentoscomregistrosfonográficos.Exemplos:discos,fitasaudiomagnéticas.

•Micrográficos–documentos ligados àmicrofilmagem dedocumentos (assunto a ser tratadoemoutrocapítulo).Exemplos:rolos,microfichas,jaquetas,cartões-janela.

•Informático–documentosligadosaocomputador.Exemplos:disquetes,discosrígidos,discosópticos.

Comentários:1o)Adocumentaçãotextualémensuradaemmetroslineares.Osdocumentospertencentesaoutrosgênerossãoquantificadosemunidades.

2o) De acordo com o Professor Aurélio Buarque de Holanda, o termo audiovisual “diz-se dossistemas,meiosouveículosdecomunicação,oudemensagens,queatingemoindivíduoatravésdavista edaaudição,ouda imagemedo som”.Dá-nosaindaumoutro significado: “diz-sedo

meio pedagógico emque se lançamãodo som e da imagempormeio de livros, filmes, discosetc.”Logo, um filme (gênero filmográfico – termo específico) pode ser considerado também do“gênero audiovisual – termo genérico”. Lógico que em uma prova daremos semprepreferênciapelotermomaisespecífico.

3o)Asbancasorganizadorasdosconcursosnãovãoperguntaraocandidatooqueéumafotografiaou um disco, mas sim o gênero a que pertencem esses documentos (iconográfico e sonoro,respectivamente).

4o)Ogênerosedivideemespéciedocumental;aespécie sedivideemtipodocumental,assuntoaservistoemseguida.

5o) De acordo com a Professora Heloísa Bellotto, os termos gênero, espécie e tipo documentalpossuemasseguintesdefinições:•Gênero–“configuraçãoqueassumeumdocumentodeacordocomosistemadesignosdeque

seusexecutoresseservirampararegistraramensagem”.•Espécie – “configuraçãoqueassumeumdocumentodeacordocomadisposiçãoe anatureza

dasinformaçõesnelecontidas”.•Tipo–“configuraçãoqueassumeaespéciedocumentaldeacordocomaatividadequeagerou”.

Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie(relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tiposdocumentais”.

Logo,podemosexemplificar:Contrato,EditaleCertidãosãoespéciesdocumentais.ContratodePrestaçãodeServiços,EditaldeConcursoPúblicoeCertidãodeNascimentosãotiposdocumentais.

Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razãofuncional.

6o)Maisduasdefiniçõesimportantes:•Formadocumental – está relacionada comopreparododocumento e amaneira comoele é

disponibilizadoaoconsulente.Exemplos:minutaourascunho,original,cópia.

• Formato documental – está relacionado com as características “físicas” de um suporte(materialfísicoondeseregistraainformação).Exemplos:caderno,códice(livroderegistro),livro.

2.1.2.EspécieAespéciedosdocumentosestáligadaaoseuaspectoformal.Existemváriosatosquedãoorigem

àsespécies,alémdamaneiradeseregistrarasinformaçõesnosdocumentos(comoestãodispostas).DeacordocomHeloísaBellotto,sãoeles:

• Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (decumprimentoobrigatório).Exemplos:leis,decretos,medidasprovisórias,regulamentos,portarias.

•Atosenunciativos–emitemumaopinião,esclarecendosobrecertoassunto.Exemplos:pareceres,votos,relatórios.

•Atosdeassentamento–formadosporregistros,firmandofatosouocorrências.Exemplos:atas,autosdeinfração,termos.

•Atoscomprobatórios–comprovamassentamentos,decisões,apon tamentos.Exemplos:certidões,atestados,traslados,cópiasautenticadas.

•Atosdeajuste–representamacordosfirmados(entreduasoumaispartes).Sãorepresentadospelosdocumentospactuais.Exemplos:convênios,contratos,ajustes.

• Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos seremexecutados.Exemplos:editais,avisos,memorandos,telegramas,notificações,ofícios,cartas.

2.1.3.NaturezadoassuntoQuantoànaturezadoassunto,osdocumentospodemsercaracterizadoscomo:•OstensivosouOrdinários–Qualquerpessoapodeconsultarodocumento(asuadivulgaçãonão

prejudicaainstituição).• Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão,

devemseradotadasmedidasespeciaisdesalvaguarda(segurança,proteção)nasuacustódiaedisseminação.

DicadeProva:

Quantoaograudesigilo,osdocumentospúblicospodemser:

•Ultrassecreto,secretoereservado(nãoexistemaisograuconfidencial).

Prazosmáximosdeclassificação(restrição)deacessoàinformação:

•nograuULTRASSECRETO–25anos;

•nograuSECRETO–15anos;

•nograuRESERVADO–5anos.

(videesquemamnemônicono 5.)

ATENÇÃO:DeacordocomoDecretoFederalno7.724,de16demaiode2012(queregulamentaaLei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011 – inerente à Lei de Acesso à InformaçãoPública), que será reproduzida neste capítulo, diz o artigo 47, inciso IV: Compete à ComissãoMista de Reavaliação de Informações “prorrogar por uma única vez, e por períododeterminadonãosuperioravinteecincoanos,oprazodesigilode informaçãoclassif icadanograu ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à

soberanianacional,àintegridadedoterritórionacionalougraveriscoàsrelaçõesinternacionaisdoPaís,limitadoaomáximodecinquentaanosoprazototaldaclassificação.”

Comentário: Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer aprorrogação(umavez,porigualperíodo).Nosdemaisgrausdesigilo(secretoereservado)nãoexisteapossibilidadedeprorrogaçãodoprazoderestriçãododocumento.

Esquemamnemônicono5:

GRAUDESIGILO ANOS PRORROGAÇÃO

ULTRASSECRETO máximode25anos +25ANOS(umavez,por=período)

SECRETO máximode15anos NÃOHÁ

RESERVADO máximode5anos NÃOHÁ

3.Leinº12.527/2011(LeideAcessoàInformaçãoPública)3.1.IntroduçãoOtemaquenósvimosanteriormente(naturezadoassunto,item2.1.3.)temíntimarelaçãocoma

Leino12.527/2011(tãodiscutidaeesperadapelamaioriadosbrasileiros–afamosaLeideAcessoàInformação Pública – que consolida a transparência pública em nosso país), sancionada pelaPresidentedaRepúblicaDilmaRousseffnodia18denovembrode2011.ALeiemquestão,apesarde ter sidoaprovadano finalde2011, somentecomeçouavigorar180diasdepoisdadatadesuapublicação, a fim de que os órgãos envolvidos tivessem tempo suficiente para fazer as devidasadaptações,nointuitodocumprimentodaLeideformaadequada.Esta Lei émuito importante para quem está se preparando para concurso público. Ela já

começouacairemalgunsdelese,porserumanovidade,atendênciaéquesemprecaiapelomenosumaquestãoenvolvendoesteassunto. Por essa razão, achei por bem incluir nesta novaedição do meu livro a referida Lei. Nos meus comentários e dicas sobre ela, vou falar sobre osartigoscommaischancesdecairemprova,alémdecomentar5questõesenvolvendoamatéria.ImportanteressaltarqueaLei12.527/2011,noseuartigo46,incisoII,“revogou3 artigosda

LeideArquivos(Lei8.159/1991,comentadanocapítulo6dapresenteobra).Taisartigossãoosdenúmero: 22, 23 e 24. Também cabe destacar que o Decreto no 4.553/2002, que falava sobredocumentação “sigilosa”, foi REVOGADO em novembro de 2012 pelo Decreto no 7.845/2012(Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informaçãoclassificadaemqualquergraudesigilo,edispõesobreoNúcleodeSegurançaeCredenciamento).EsteDecretodeve serdisponibilizadopelos concursandosno sitewww.planalto.gov.br, pois podefuturamente vir a cair em concurso questões sobre ele (quando no programa de alguma bancaorganizadoraaparecer“TipologiaDocumental”ou“LegislaçãoArquivística”).

DicaImportante:

ODecretoFederalno 7.724,de16demaiode2012, que “regulamentaa Leinº12.527/2011e

http://www.planalto.gov.br

dispõe sobreo acesso a informaçõesprevistono incisoXXXIII docaput doart. 5o, no inciso II doparágrafo 3o do art. 37 e no parágrafo 2o do art. 216 da Constituição”, deve ser estudado comatenção pelos candidatos a uma vaga nos concursos públicos, pois detalha alguns aspectosimportantes não mencionados na Lei no 12.527/2012. Tal Decreto pode ser disponibilizado, caroleitor,nositewww.planalto.gov.br.

Veremos,abaixo,aLeino12.527/2011,naíntegra,edepoisfaremososdevidoscomentáriossobreosartigoscommaisprobabilidadedecairemconcursos.

LEINo 12.527,DE18DENOVEMBRODE2011.

RegulaoacessoainformaçõesprevistonoincisoXXXIIIdoart.5o,noincisoIIdo§3odoart.37eno§2odoart.216da

ConstituiçãoFederal;alteraaLeino8.112,de11dedezembrode1990;revogaaLeino11.111,de5demaiode2005,e

dispositivosdaLeino8.159,de8dejaneirode1991;edáoutrasprovidências.

APRESIDENTADAREPÚBLICAFaçosaberqueoCongressoNacionaldecretaeeusancionoaseguinteLei:

CAPÍTULOIDISPOSIÇÕESGERAIS

Art.1oEstaLeidispõesobreosprocedimentosaseremobservadospelaUnião,Estados,DistritoFederaleMunicípios,com

of imdegarantiroacessoainformaçõesprevistonoincisoXXXIIIdoart.5o,noincisoIIdo§3odoart.37eno§2odoart.216daConstituiçãoFederal.Parágrafoúnico.Subordinam-seaoregimedestaLei:I–osórgãospúblicosintegrantesdaadministraçãodiretadosPoderesExecutivo,Legislativo,incluindoasCortesdeContas,eJudiciárioedoMinistérioPúblico;II – as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidadescontroladasdiretaouindiretamentepelaUnião,Estados,DistritoFederaleMunicípios.

Art.2oAplicam-seasdisposiçõesdestaLei,noquecouber, àsentidadesprivadas sem f ins lucrativosque recebam,pararealizaçãodeaçõesde interessepúblico,recursospúblicosdiretamentedoorçamentooumediantesubvençõessociais,contratodegestão,termodeparceria,convênios,acordo,ajustesououtrosinstrumentoscongêneres.Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursospúblicosrecebidoseàsuadestinação,semprejuízodasprestaçõesdecontasaqueestejamlegalmenteobrigadas.

Art. 3oOsprocedimentosprevistosnesta Lei destinam-se a assegurar odireito fundamental de acesso à informaçãoedevemserexecutadosemconformidadecomosprincípiosbásicosdaadministraçãopúblicaecomasseguintesdiretrizes:I–observânciadapublicidadecomopreceitogeraledosigilocomoexceção;II–divulgaçãodeinformaçõesdeinteressepúblico,independentementedesolicitações;III–utilizaçãodemeiosdecomunicaçãoviabilizadospelatecnologiadainformação;IV–fomentoaodesenvolvimentodaculturadetransparêncianaadministraçãopública;V–desenvolvimentodocontrolesocialdaadministraçãopública.

Art.4oParaosefeitosdestaLei,considera-se:I – informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento,contidosemqualquermeio,suporteouformato;II–documento:unidadederegistrodeinformações,qualquerquesejaosuporteouformato;III – informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de suaimprescindibilidadeparaasegurançadasociedadeedoEstado;IV–informaçãopessoal:aquelarelacionadaàpessoanaturalidentif icadaouidentif icável;V – tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classif icação, utilização, acesso,reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação oucontroledainformação;

http://www.planalto.gov.br

VI–disponibilidade:qualidadedainformaçãoquepodeserconhecidaeutilizadaporindivíduos,equipamentosousistemasautorizados;VII–autenticidade:qualidadedainformaçãoquetenhasidoproduzida,expedida,recebidaoumodif icadapordeterminadoindivíduo,equipamentoousistema;VIII–integridade:qualidadedainformaçãonãomodif icada,inclusivequantoàorigem,trânsitoedestino;IX – primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, semmodif icações.

Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será f ranqueada, mediante procedimentosobjetivoseágeis,deformatransparente,claraeemlinguagemdefácilcompreensão.

CAPÍTULOIIDOACESSOAINFORMAÇÕESEDASUADIVULGAÇÃO

Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específ icos aplicáveis,assegurara:I–gestãotransparentedainformação,propiciandoamploacessoaelaesuadivulgação;II–proteçãodainformação,garantindo-sesuadisponibilidade,autenticidadeeintegridade;eIII–proteçãodainformaçãosigilosaedainformaçãopessoal,observadaasuadisponibilidade,autenticidade,integridadeeeventualrestriçãodeacesso.

Art.7oOacessoàinformaçãodequetrataestaLeicompreende,entreoutros,osdireitosdeobter:I–orientaçãosobreosprocedimentosparaaconsecuçãodeacesso,bemcomosobreolocalondepoderáserencontradaouobtidaainformaçãoalmejada;II–informaçãocontidaemregistrosoudocumentos,produzidosouacumuladosporseusórgãosouentidades,recolhidosounãoaarquivospúblicos;III– informaçãoproduzidaoucustodiadaporpessoaf ísicaouentidadeprivadadecorrentedequalquervínculocomseusórgãosouentidades,mesmoqueessevínculojátenhacessado;IV–informaçãoprimária,íntegra,autênticaeatualizada;V – informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização eserviços;VI – informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratosadministrativos;eVII–informaçãorelativa:a) à implementação, acompanhamento e resultadosdosprogramas, projetos e açõesdosórgãos e entidadespúblicas,bemcomometaseindicadorespropostos;b)ao resultadode inspeções,auditorias,prestaçõese tomadasdecontas realizadaspelosórgãosdecontrole internoeexterno,incluindoprestaçõesdecontasrelativasaexercíciosanteriores.

§1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa edesenvolvimentocientíf icosoutecnológicoscujosigilosejaimprescindívelàsegurançadasociedadeedoEstado.

§2oQuandonão forautorizadoacesso integralà informaçãoporserelaparcialmentesigilosa,éasseguradooacessoàpartenãosigilosapormeiodecertidão,extratooucópiacomocultaçãodapartesobsigilo.

§3oOdireitodeacessoaosdocumentosouàs informaçõesnelescontidasutilizadoscomofundamentodatomadadedecisãoedoatoadministrativoseráasseguradocomaediçãodoatodecisóriorespectivo.

§4oAnegativadeacessoàsinformaçõesobjetodepedidoformuladoaosórgãoseentidadesreferidasnoart.1o,quandonãofundamentada,sujeitaráoresponsávelamedidasdisciplinares,nostermosdoart.32destaLei.

§5oInformadodoextraviodainformaçãosolicitada,poderáointeressadorequereràautoridadecompetenteaimediataaberturadesindicânciaparaapurarodesaparecimentodarespectivadocumentação.

§6oVerif icadaahipóteseprevistano§5odesteartigo,o responsávelpelaguardada informaçãoextraviadadeverá,noprazode10(dez)dias,justif icarofatoeindicartestemunhasquecomprovemsuaalegação.

Art.8oÉdeverdosórgãoseentidadespúblicaspromover,independentementederequerimentos,adivulgaçãoemlocalde

fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas oucustodiadas.

§1oNadivulgaçãodasinformaçõesaqueserefereocaput ,deverãoconstar,nomínimo:I – registrodas competências e estrutura organizacional, endereços e telefonesdas respectivas unidades e horários deatendimentoaopúblico;II–registrosdequaisquerrepassesoutransferênciasderecursosf inanceiros;III–registrosdasdespesas;IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como atodososcontratoscelebrados;V–dadosgeraisparaoacompanhamentodeprogramas,ações,projetoseobrasdeórgãoseentidades;eVI–respostasaperguntasmaisf requentesdasociedade.

§ 2o Para cumprimento do disposto no caput , os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios einstrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios of iciais da rede mundial decomputadores(internet).

§3oOssítiosdequetratao§2odeverão,naformaderegulamento,atender,entreoutros,aosseguintesrequisitos:I–conterferramentadepesquisadeconteúdoquepermitaoacessoàinformaçãodeformaobjetiva,transparente,claraeemlinguagemdefácilcompreensão;II–possibilitaragravaçãoderelatóriosemdiversosformatoseletrônicos,inclusiveabertosenãoproprietários,taiscomoplanilhasetexto,demodoafacilitaraanálisedasinformações;III–possibilitaroacessoautomatizadoporsistemasexternosemformatosabertos,estruturadoselegíveispormáquina;IV–divulgaremdetalhesosformatosutilizadosparaestruturaçãodainformação;V–garantiraautenticidadeeaintegridadedasinformaçõesdisponíveisparaacesso;VI–manteratualizadasasinformaçõesdisponíveisparaacesso;VII–indicarlocaleinstruçõesquepermitamaointeressadocomunicar-se,porviaeletrônicaoutelefônica,comoórgãoouentidadedetentoradosítio;eVIII–adotarasmedidasnecessáriasparagarantiraacessibilidadedeconteúdoparapessoascomdef iciência,nostermosdoart. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9 º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas comDef iciência,aprovadapeloDecretoLegislativonº 186,de9dejulhode2008.

§4o OsMunicípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes f icam dispensados da divulgação obrigatória na

internet a que se refere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas àexecuçãoorçamentáriaef inanceira,noscritérioseprazosprevistosnoart.73-BdaLeiComplementarnº 101,de4demaiode2000(LeideResponsabilidadeFiscal).

Art.9oOacessoainformaçõespúblicasseráasseguradomediante:I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condiçõesapropriadaspara:a)atendereorientaropúblicoquantoaoacessoainformações;b)informarsobreatramitaçãodedocumentosnassuasrespectivasunidades;c)protocolizardocumentoserequerimentosdeacessoainformações;eII–realizaçãodeaudiênciasouconsultaspúblicas,incentivoàparticipaçãopopularouaoutrasformasdedivulgação.

CAPÍTULOIIIDOPROCEDIMENTODEACESSOÀINFORMAÇÃO

SeçãoIDoPedidodeAcesso

Art.10.Qualquerinteressadopoderáapresentarpedidodeacessoainformaçõesaosórgãoseentidadesreferidosnoart.

1o desta Lei, por qualquermeio legítimo, devendoo pedido conter a identif icaçãodo requerente e a especif icaçãodainformaçãorequerida.

§1o Para o acesso a informações de interesse público, a identif icação do requerente não pode conter exigências queinviabilizemasolicitação.

§2oOsórgãoseentidadesdopoderpúblicodevemviabilizaralternativadeencaminhamentodepedidosdeacessopormeiodeseussítiosof iciaisnainternet.

§3o São vedadas quaisquer exigências relativas aosmotivos determinantes da solicitação de informações de interessepúblico.Art.11.Oórgãoouentidadepúblicadeveráautorizarouconcederoacessoimediatoàinformaçãodisponível.

§1oNão sendopossível concederoacesso imediato,na formadispostanocaput , oórgãoouentidadeque receberopedidodeverá,emprazonãosuperiora20(vinte)dias:I–comunicaradata,localemodoparaserealizaraconsulta,efetuarareproduçãoouobteracertidão;II–indicarasrazõesdefatooudedireitodarecusa,totalouparcial,doacessopretendido;ouIII–comunicarquenãopossuiainformação,indicar,sefordoseuconhecimento,oórgãoouaentidadequeadetém,ou,ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientif icando o interessado da remessa de seu pedido deinformação.

§2oOprazoreferidono§1opoderáserprorrogadopormais10(dez)dias,mediantejustif icativaexpressa,daqualserácientif icadoorequerente.

§3o Semprejuízo da segurança e da proteçãodas informações e do cumprimentoda legislação aplicável, o órgão ouentidadepoderáoferecermeiosparaqueoprópriorequerentepossapesquisarainformaçãodequenecessitar.

§4oQuandonãoforautorizadooacessoporsetratardeinformaçãototalouparcialmentesigilosa,orequerentedeveráserinformadosobreapossibilidadederecurso,prazosecondiçõesparasuainterposição,devendo,ainda,ser- lheindicadaaautoridadecompetenteparasuaapreciação.

§5oAinformaçãoarmazenadaemformatodigitalseráfornecidanesseformato,casohajaanuênciadorequerente.

§6o Casoa informação solicitadaestejadisponível aopúblicoem formato impresso, eletrônicoouemqualqueroutromeiodeacessouniversal, serão informadosao requerente,porescrito,o lugarea formapelaqual sepoderáconsultar,obteroureproduzirareferidainformação,procedimentoessequedesoneraráoórgãoouentidadepúblicadaobrigaçãode seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo taisprocedimentos.Art.12.Oserviçodebuscaefornecimentodainformaçãoégratuito,salvonashipótesesdereproduçãodedocumentospelo órgãoou entidadepública consultada, situação emquepoderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário aoressarcimentodocustodosserviçosedosmateriaisutilizados.Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhepermitafazê- losemprejuízodosustentoprópriooudafamília,declaradanostermosdaLeinº 7.115,de29deagostode1983.Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar suaintegridade,deveráseroferecidaaconsultadecópia,comcertif icaçãodequeestaconferecomooriginal.Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sobsupervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação dodocumentooriginal.Art.14.Édireitodorequerenteobterointeiroteordedecisãodenegativadeacesso,porcertidãooucópia.

SeçãoIIDosRecursos

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessadointerporrecursocontraadecisãonoprazode10(dez)diasacontardasuaciência.Parágrafoúnico.O recurso serádirigidoàautoridadehierarquicamente superior àqueexarouadecisão impugnada,quedeverásemanifestarnoprazode5(cinco)dias.Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderárecorreràControladoria-GeraldaUnião,quedeliberaránoprazode5(cinco)diasse:I–oacessoàinformaçãonãoclassif icadacomosigilosafornegado;II–adecisãodenegativadeacessoàinformaçãototalouparcialmenteclassif icadacomosigilosanãoindicaraautoridadeclassif icadoraouahierarquicamentesuperioraquempossaserdirigidopedidodeacessooudesclassif icação;

III–osprocedimentosdeclassif icaçãodeinformaçãosigilosaestabelecidosnestaLeinãotiveremsidoobservados;eIV–estiveremsendodescumpridosprazosououtrosprocedimentosprevistosnestaLei.

§1oOrecursoprevistonesteartigosomentepoderáserdirigidoàControladoria-GeraldaUniãodepoisdesubmetidoàapreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, quedeliberaránoprazode5(cinco)dias.

§2oVerif icadaaprocedênciadasrazõesdorecurso,aControladoria-GeraldaUniãodeterminaráaoórgãoouentidadequeadoteasprovidênciasnecessáriasparadarcumprimentoaodispostonestaLei.

§3oNegadooacessoàinformaçãopelaControladoria-GeraldaUnião,poderáserinterpostorecursoàComissãoMistadeReavaliaçãodeInformações,aqueserefereoart.35.Art.17.Nocasodeindeferimentodepedidodedesclassif icaçãodeinformaçãoprotocoladoemórgãodaadministraçãopúblicafederal,poderáorequerenterecorreraoMinistrodeEstadodaárea,semprejuízodascompetênciasdaComissãoMistadeReavaliaçãodeInformações,previstasnoart.35,edodispostonoart.16.

§1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridadesmencionadas depois de submetido àapreciaçãodepelomenosumaautoridadehierarquicamentesuperioràautoridadequeexarouadecisãoimpugnadae,nocasodasForçasArmadas,aorespectivoComando.

§ 2o Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassif icação de informação secreta ouultrassecreta,caberárecursoàComissãoMistadeReavaliaçãodeInformaçõesprevistanoart.35.Art.18.Osprocedimentosderevisãodedecisõesdenegatóriasproferidasnorecursoprevistonoart.15ederevisãodeclassif icaçãodedocumentossigilososserãoobjetode regulamentaçãoprópriadosPoderesLegislativoe JudiciárioedoMinistérioPúblico,emseusrespectivosâmbitos,asseguradoaosolicitante,emqualquercaso,odireitodeser informadosobreoandamentodeseupedido.Art.19.(VETADO).

§1o(VETADO).

§2o Os órgãos do Poder Judiciário e doMinistério Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao ConselhoNacionaldoMinistérioPúblico,respectivamente,asdecisõesque,emgrauderecurso,negaremacessoa informaçõesdeinteressepúblico.Art.20.Aplica-sesubsidiariamente,noquecouber,aLeinº 9.784,de29dejaneirode1999,aoprocedimentodequetrataesteCapítulo.

CAPÍTULOIVDASRESTRIÇÕESDEACESSOÀINFORMAÇÃO

SeçãoIDisposiçõesGerais

Art.21.Nãopoderásernegadoacessoàinformaçãonecessáriaàtutelajudicialouadministrativadedireitosfundamentais.Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitoshumanos praticada por agentes públicos ou amando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição deacesso.Art.22.OdispostonestaLeinãoexcluiasdemaishipóteses legaisdesigiloedesegredode justiçanemashipótesesdesegredoindustrialdecorrentesdaexploraçãodiretadeatividadeeconômicapeloEstadoouporpessoaf ísicaouentidadeprivadaquetenhaqualquervínculocomopoderpúblico.

SeçãoIIDaClassificaçãodaInformaçãoquantoaoGrauePrazosdeSigilo

Art.23.SãoconsideradasimprescindíveisàsegurançadasociedadeoudoEstadoe,portanto,passíveisdeclassif icaçãoasinformaçõescujadivulgaçãoouacessoirrestritopossam:I–pôremriscoadefesaeasoberanianacionaisouaintegridadedoterritórionacional;II–prejudicaroupôremriscoaconduçãodenegociaçõesouas relações internacionaisdoPaís,ouasque tenhamsidofornecidasemcarátersigilosoporoutrosEstadoseorganismosinternacionais;III–pôremriscoavida,asegurançaouasaúdedapopulação;

IV–oferecerelevadoriscoàestabilidadef inanceira,econômicaoumonetáriadoPaís;V–prejudicaroucausarriscoaplanosouoperaçõesestratégicosdasForçasArmadas;VI–prejudicaroucausarriscoaprojetosdepesquisaedesenvolvimentocientíf icooutecnológico,assimcomoasistemas,bens,instalaçõesouáreasdeinteresseestratégiconacional;VII–pôremriscoasegurançadeinstituiçõesoudealtasautoridadesnacionaisouestrangeiraseseusfamiliares;ouVIII–comprometeratividadesdeinteligência,bemcomodeinvestigaçãoouf iscalizaçãoemandamento,relacionadascomaprevençãoourepressãodeinf rações.Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de suaimprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classif icada como ultrassecreta, secreta oureservada.

§1oOsprazosmáximosderestriçãodeacessoàinformação,conformeaclassif icaçãoprevistanocaput ,vigoramapartirdadatadesuaproduçãoesãoosseguintes:I–ultrassecreta:25(vinteecinco)anos;II–secreta:15(quinze)anos;eIII–reservada:5(cinco)anos.

§2oAsinformaçõesquepuderemcolocaremriscoasegurançadoPresidenteeVice-PresidentedaRepúblicaerespectivoscônjugesef ilhos(as)serãoclassif icadascomoreservadasef icarãosobsigiloatéotérminodomandatoemexercíciooudoúltimomandato,emcasodereeleição.

§3oAlternativamenteaosprazosprevistosno§1o,poderáserestabelecidacomotermo f inalde restriçãodeacessoaocorrênciadedeterminadoevento,desdequeesteocorraantesdotranscursodoprazomáximodeclassif icação.

§4oTranscorridooprazodeclassif icaçãoouconsumadooeventoquedef inaoseutermof inal,ainformaçãotornar-se-á,automaticamente,deacessopúblico.

§ 5o Para a classif icação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público dainformaçãoeutilizadoocritériomenosrestritivopossível,considerados:I–agravidadedoriscooudanoàsegurançadasociedadeedoEstado;eII–oprazomáximoderestriçãodeacessoouoeventoquedef inaseutermof inal.

SeçãoIIIDaProteçãoedoControledeInformaçõesSigilosas

Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos eentidades,assegurandoasuaproteção.

§1oOacesso,adivulgaçãoeotratamentodeinformaçãoclassif icadacomosigilosaf icarãorestritosapessoasquetenhamnecessidadedeconhecê-laequesejamdevidamentecredenciadasnaformadoregulamento,semprejuízodasatribuiçõesdosagentespúblicosautorizadosporlei.

§2oOacessoàinformaçãoclassif icadacomosigilosacriaaobrigaçãoparaaquelequeaobtevederesguardarosigilo.

§3oRegulamentodisporásobreprocedimentosemedidasaseremadotadosparaotratamentodeinformaçãosigilosa,demodoaprotegê-lacontraperda,alteraçãoindevida,acesso,transmissãoedivulgaçãonãoautorizados.Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinadohierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento deinformaçõessigilosas.Parágrafoúnico.Apessoa f ísicaouentidadeprivadaque, em razãodequalquer vínculo comopoderpúblico, executaratividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados,prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes daaplicaçãodestaLei.

SeçãoIVDosProcedimentosdeClassificação,ReclassificaçãoeDesclassificação

Art.27.Aclassif icaçãodosigilodeinformaçõesnoâmbitodaadministraçãopúblicafederalédecompetência:I–nograudeultrassecreto,dasseguintesautoridades:

a)PresidentedaRepública;b)Vice-PresidentedaRepública;c)MinistrosdeEstadoeautoridadescomasmesmasprerrogativas;d)ComandantesdaMarinha,doExércitoedaAeronáutica;ee)ChefesdeMissõesDiplomáticaseConsularespermanentesnoexterior;II–nograudesecreto,dasautoridadesreferidasnoincisoI,dostitularesdeautarquias,fundaçõesouempresaspúblicasesociedadesdeeconomiamista;eIII–nograudereservado,dasautoridadesreferidasnos incisos Ie IIedasqueexerçamfunçõesdedireção,comandoouchef ia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, deacordocomregulamentaçãoespecíf icadecadaórgãoouentidade,observadoodispostonestaLei.

§1oA competênciaprevistanos incisos I e II, noque se refere à classif icação comoultrassecretae secreta,poderá serdelegadapelaautoridaderesponsávelaagentepúblico,inclusiveemmissãonoexterior,vedadaasubdelegação.

§2oAclassif icaçãodeinformaçãonograudesigiloultrassecretopelasautoridadesprevistasnasalíneas“d”e“e”doincisoIdeveráserratif icadapelosrespectivosMinistrosdeEstado,noprazoprevistoemregulamento.

§3oAautoridadeououtroagentepúblicoqueclassif icarinformaçãocomoultrassecretadeveráencaminharadecisãodeque trata o art. 28 à ComissãoMista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto emregulamento.Art. 28. A classif icação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, nomínimo,osseguinteselementos:I–assuntosobreoqualversaainformação;II–fundamentodaclassif icação,observadososcritériosestabelecidosnoart.24;III–indicaçãodoprazodesigilo,contadoemanos,mesesoudias,oudoeventoquedef inaoseutermof inal,conformelimitesprevistosnoart.24;eIV–identif icaçãodaautoridadequeaclassif icou.Parágrafoúnico.Adecisãoreferidanocaput serámantidanomesmograudesigilodainformaçãoclassif icada.Art.29.Aclassif icaçãodasinformaçõesseráreavaliadapelaautoridadeclassif icadoraouporautoridadehierarquicamentesuperior, mediante provocação ou de of ício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à suadesclassif icaçãoouàreduçãodoprazodesigilo,observadoodispostonoart.24.

§1oOregulamentoaqueserefereocaput deveráconsideraraspeculiaridadesdasinformaçõesproduzidasnoexteriorporautoridadesouagentespúblicos.

§2oNareavaliaçãoaqueserefereocaput ,deverãoserexaminadasapermanênciadosmotivosdosigiloeapossibilidadededanosdecorrentesdoacessooudadivulgaçãodainformação.

§3oNahipótesedereduçãodoprazodesigilodainformação,onovoprazoderestriçãomanterácomotermoinicialadatadasuaprodução.Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet edestinadoàveiculaçãodedadoseinformaçõesadministrativas,nostermosderegulamento:I–roldasinformaçõesquetenhamsidodesclassif icadasnosúltimos12(doze)meses;II–roldedocumentosclassif icadosemcadagraudesigilo,comidentif icaçãoparareferênciafutura;III–relatórioestatísticocontendoaquantidadedepedidosdeinformaçãorecebidos,atendidoseindeferidos,bemcomoinformaçõesgenéricassobreossolicitantes.

§1oOsórgãoseentidadesdeverãomanterexemplardapublicaçãoprevistanocaput paraconsultapúblicaemsuassedes.

§2oOsórgãoseentidadesmanterãoextratocomalistadeinformaçõesclassif icadas,acompanhadasdadata,dograudesigiloedosfundamentosdaclassif icação.

SeçãoVDasInformaçõesPessoais

Art.31.Otratamentodas informaçõespessoaisdeveser feitodeformatransparenteecomrespeitoà intimidade,vidaprivada,honraeimagemdaspessoas,bemcomoàsliberdadesegarantiasindividuais.

§1oAsinformaçõespessoais,aqueserefereesteartigo,relativasàintimidade,vidaprivada,honraeimagem:I–terãoseuacessorestrito,independentementedeclassif icaçãodesigiloepeloprazomáximode100(cem)anosacontardasuadatadeprodução,aagentespúblicoslegalmenteautorizadoseàpessoaaqueelassereferirem;eII–poderãoterautorizadasuadivulgaçãoouacessoporterceirosdiantedeprevisãolegalouconsentimentoexpressodapessoaaqueelassereferirem.

§2oAquelequeobtiveracessoàsinformaçõesdequetrataesteartigoseráresponsabilizadoporseuusoindevido.

§3oOconsentimentoreferidonoincisoIIdo§1onãoseráexigidoquandoasinformaçõesforemnecessárias:I – à prevenção e diagnósticomédico, quando a pessoa estiver f ísica ou legalmente incapaz , e para utilização única eexclusivamenteparaotratamentomédico;II–àrealizaçãodeestatísticasepesquisascientíf icasdeevidenteinteressepúblicoougeral,previstosemlei,sendovedadaaidentif icaçãodapessoaaqueasinformaçõessereferirem;III–aocumprimentodeordemjudicial;IV–àdefesadedireitoshumanos;ouV–àproteçãodointeressepúblicoegeralpreponderante.

§4oArestriçãodeacessoàinformaçãorelativaàvidaprivada,honraeimagemdepessoanãopoderáserinvocadacomointuitodeprejudicar processode apuraçãode irregularidades emqueo titular das informações estiver envolvido, bemcomoemaçõesvoltadasparaarecuperaçãodefatoshistóricosdemaiorrelevância.

§5oRegulamentodisporásobreosprocedimentosparatratamentodeinformaçãopessoal.

CAPÍTULOVDASRESPONSABILIDADES

Art.32.Constituemcondutasilícitasqueensejamresponsabilidadedoagentepúblicooumilitar:I – recusar-se a fornecer informação requeridanos termosdesta Lei, retardardeliberadamenteo seu fornecimentooufornecê-laintencionalmentedeformaincorreta,incompletaouimprecisa;II – utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desf igurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente,informaçãoqueseencontresobsuaguardaouaquetenhaacessoouconhecimentoemrazãodoexercíciodasatribuiçõesdecargo,empregooufunçãopública;III–agircomdolooumá-fénaanálisedassolicitaçõesdeacessoàinformação;IV–divulgaroupermitiradivulgaçãoouacessaroupermitiracessoindevidoàinformaçãosigilosaouinformaçãopessoal;V–imporsigiloàinformaçãoparaobterproveitopessoaloudeterceiro,ouparaf insdeocultaçãodeatoilegalcometidoporsiouporoutrem;VI –ocultarda revisãodeautoridade superior competente informação sigilosaparabenef iciar a si ouaoutrem,ouemprejuízodeterceiros;eVII–destruirousubtrair,porqualquermeio,documentosconcernentesapossíveisviolaçõesdedireitoshumanosporpartedeagentesdoEstado.

§1oAtendidooprincípiodocontraditório,daampladefesaedodevidoprocesso legal,ascondutasdescritasnocaputserãoconsideradas:I – para f ins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressõesmilitaresmédias ou graves, segundo oscritériosnelesestabelecidos,desdequenãotipif icadasemleicomocrimeoucontravençãopenal;ouII–para f insdodispostonaLeinº 8.112,de11dedezembrode1990, e suas alterações, inf raçõesadministrativas,quedeverãoserapenadas,nomínimo,comsuspensão,segundooscritériosnelaestabelecidos.

§ 2o Pelas condutas descritas no caput , poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade

administrativa,conformeodispostonasLeisnos1.079,de10deabrilde1950,e8.429,de2dejunhode1992.Art.33.Apessoa f ísicaouentidadeprivadaquedetiver informaçõesemvirtudedevínculodequalquernaturezacomopoderpúblicoedeixardeobservarodispostonestaLeiestarásujeitaàsseguintessanções:I–advertência;II–multa;III–rescisãodovínculocomopoderpúblico;IV–suspensãotemporáriadeparticiparemlicitaçãoeimpedimentodecontratarcomaadministraçãopúblicaporprazo

nãosuperiora2(dois)anos;eV–declaraçãodeinidoneidadeparalicitaroucontratarcomaadministraçãopública,atéquesejapromovidaareabilitaçãoperanteaprópriaautoridadequeaplicouapenalidade.

§1oAssançõesprevistasnosincisosI,IIIeIVpoderãoseraplicadasjuntamentecomadoincisoII,asseguradoodireitodedefesadointeressado,norespectivoprocesso,noprazode10(dez)dias.

§2oAreabilitaçãoreferidanoincisoVseráautorizadasomentequandoointeressadoefetivaroressarcimentoaoórgãoouentidadedosprejuízosresultanteseapósdecorridooprazodasançãoaplicadacombasenoincisoIV.

§3oAaplicaçãodasançãoprevistano incisoVédecompetênciaexclusivadaautoridademáximadoórgãoouentidadepública,facultadaadefesadointeressado,norespectivoprocesso,noprazode10(dez)diasdaaberturadevista.Art.34.Osórgãoseentidadespúblicasrespondemdiretamentepelosdanoscausadosemdecorrênciadadivulgaçãonãoautorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração deresponsabilidadefuncionalnoscasosdedoloouculpa,asseguradoorespectivodireitoderegresso.Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa f ísica ou entidade privada que, em virtude de vínculo dequalquer natureza comórgãos ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa oupessoal e a submeta a tratamentoindevido.

CAPÍTULOVIDISPOSIÇÕESFINAISETRANSITÓRIAS

Art.35.(VETADO).

§1oÉinstituídaaComissãoMistadeReavaliaçãodeInformações,quedecidirá,noâmbitodaadministraçãopúblicafederal,sobreotratamentoeaclassif icaçãodeinformaçõessigilosaseterácompetênciapara:I–requisitardaautoridadequeclassif icarinformaçãocomoultrassecretaesecretaesclarecimentoouconteúdo,parcialouintegraldainformação;II – rever a classif icação de informações ultrassecretas ou secretas, de of ício ou mediante provocação de pessoa

interessada,observadoodispostonoart.7oedemaisdispositivosdestaLei;eIII–prorrogaroprazodesigilodeinformaçãoclassif icadacomoultrassecreta,sempreporprazodeterminado,enquantooseuacessooudivulgaçãopuderocasionarameaçaexternaàsoberanianacionalouàintegridadedoterritórionacionalou

graveriscoàsrelaçõesinternacionaisdoPaís,observadooprazoprevistono§1odoart.24.

§2oOprazoreferidonoincisoIIIélimitadoaumaúnicarenovação.

§3o A revisão de of ício a que se refere o inciso II do § 1o deverá ocorrer, nomáximo, a cada 4 (quatro) anos, após areavaliaçãoprevistanoart.39,quandosetratardedocumentosultrassecretosousecretos.

§4oAnãodeliberaçãosobrearevisãopelaComissãoMistadeReavaliaçãodeInformaçõesnosprazosprevistosno§3o

implicaráadesclassif icaçãoautomáticadasinformações.

§ 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação deInformações,observadoomandatode2(dois)anosparaseusintegrantesedemaisdisposiçõesdestaLei.Art.36.Otratamentodeinformaçãosigilosaresultantedetratados,acordosouatosinternacionaisatenderáàsnormaserecomendaçõesconstantesdessesinstrumentos.Art.37.Éinstituído,noâmbitodoGabinetedeSegurançaInstitucionaldaPresidênciadaRepública,oNúcleodeSegurançaeCredenciamento(NSC),quetemporobjetivos:I – promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas f ísicas, empresas, órgãos eentidadesparatratamentodeinformaçõessigilosas;eII–garantirasegurançadeinformaçõessigilosas, inclusiveaquelasprovenientesdepaísesouorganizaçõesinternacionaiscomosquaisaRepúblicaFederativadoBrasiltenhaf irmadotratado,acordo,contratoouqualqueroutroatointernacional,semprejuízodasatribuiçõesdoMinistériodasRelaçõesExterioresedosdemaisórgãoscompetentes.Parágrafoúnico.Regulamentodisporásobreacomposição,organizaçãoefuncionamentodoNSC.Art.38.Aplica-se,noquecouber,aLeinº 9.507,de12denovembrode1997,emrelaçãoàinformaçãodepessoa,f ísicaoujurídica,constantederegistrooubancodedadosdeentidadesgovernamentaisoudecaráterpúblico.Art.39.Osórgãoseentidadespúblicasdeverãoprocederàreavaliaçãodasinformaçõesclassif icadascomoultrassecretase

secretasnoprazomáximode2(dois)anos,contadodotermoinicialdevigênciadestaLei.

§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput , deverá observar os prazos econdiçõesprevistosnestaLei.

§2oNoâmbitodaadministraçãopúblicafederal,areavaliaçãoprevistanocaput poderáserrevista,aqualquertempo,pelaComissãoMistadeReavaliaçãodeInformações,observadosostermosdestaLei.

§3oEnquantonãotranscorridooprazodereavaliaçãoprevistonocaput ,serámantidaaclassif icaçãodainformaçãonostermosdalegislaçãoprecedente.

§ 4o As informações classif icadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput serãoconsideradas,automaticamente,deacessopúblico.Art.40.Noprazode60(sessenta)dias,acontardavigênciadestaLei,odirigentemáximodecadaórgãoouentidadedaadministraçãopúblicafederaldiretaeindiretadesignaráautoridadequelhesejadiretamentesubordinadapara,noâmbitodorespectivoórgãoouentidade,exercerasseguintesatribuições:I–assegurarocumprimentodasnormasrelativasaoacessoa informação,deformaef icienteeadequadaaosobjetivosdestaLei;II–monitoraraimplementaçãododispostonestaLeieapresentarrelatóriosperiódicossobreoseucumprimento;III – recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentosnecessáriosaocorretocumprimentododispostonestaLei;eIV–orientarasrespectivasunidadesnoqueserefereaocumprimentododispostonestaLeieseusregulamentos.Art.41.OPoderExecutivoFederaldesignaráórgãodaadministraçãopúblicafederalresponsável:I–pelapromoçãodecampanhadeabrangêncianacionaldefomentoàculturadatransparêncianaadministraçãopúblicaeconscientizaçãododireitofundamentaldeacessoàinformação;II–pelotreinamentodeagentespúblicosnoqueserefereaodesenvolvimentodepráticasrelacionadasàtransparêncianaadministraçãopública;III–pelomonitoramentodaaplicaçãodaleinoâmbitodaadministraçãopúblicafederal,concentrandoeconsolidandoapublicaçãodeinformaçõesestatísticasrelacionadasnoart.30;IV–peloencaminhamentoaoCongressoNacionalderelatórioanualcominformaçõesatinentesàimplementaçãodestaLei.Art.42.OPoderExecutivoregulamentaráodispostonestaLeinoprazode180(centoeoitenta)diasacontardadatadesuapublicação.

Art.43.OincisoVIdoart.116daLeino8.112,de11dedezembrode1990,passaavigorarcomaseguinteredação:“Art.116....................................................................VI– levaras irregularidadesdequetiverciênciaemrazãodocargoaoconhecimentodaautoridadesuperiorou,quandohouversuspeitadeenvolvimentodesta,aoconhecimentodeoutraautoridadecompetenteparaapuração;.................................................................................”(NR)

Art.44.OCapítuloIVdoTítuloIVdaLeino8.112,de1990,passaavigoraracrescidodoseguinteart.126-A:“Art.126-A.Nenhumservidorpoderáserresponsabilizadocivil,penalouadministrativamentepordarciênciaàautoridadesuperiorou,quandohouversuspeitadeenvolvimentodesta,aoutraautoridadecompetenteparaapuraçãodeinformaçãoconcernenteàpráticadecrimesouimprobidadedequetenhaconhecimento,aindaqueemdecorrênciadoexercíciodecargo,empregooufunçãopública.”Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais

estabelecidasnestaLei,def inirregrasespecíf icas,especialmentequantoaodispostonoart.9oenaSeçãoIIdoCapítuloIII.Art.46.Revogam-se:I–aLeinº 11.111,de5demaiode2005;eII–osarts.22a24daLeinº 8.159,de8dejaneirode1991.Art.47.EstaLeientraemvigor180(centoeoitenta)diasapósadatadesuapublicação.

Brasília,18denovembrode2011;190odaIndependênciae123odaRepública.DILMAROUSSEFF

JoséEduardoCardosoCelsoLuizNunesAmorimAntoniodeAguiarPatriota

MiriamBelchiorPauloBernardoSilvaGleisiHoffmann

JoséElitoCarvalhoSiqueiraHelenaChagas

LuísInácioLucenaAdamsJorgeHageSobrinho

MariadoRosárioNunes

ComentáriossobreaLeino12.527,de18denovembrode2011ALeisupracitadatem47artigos.Parafacilitaravidadosconcursandos,mostraremos,aseguir,

os artigos commais probabilidade de cair emprova, principalmente levando-se em consideraçãoaquelesquemais caíramemconcursosnessesúltimosanos (daLeino 8.159/1991edoDecretono

4.553/2002–estefoirevogado,comojámencionamosanteriormente–,noqueserelacionaaotema“acessoàinformação”).ImportanteressaltarquetodaaLei12.527/2011deveserestudada,paraos candidatos não serem pegos de surpresa caso apareça algum artigo não citado noscomentários.•Art.1o,parágrafoúnicoeincisos–Jácaiuemprova.MostraaabrangênciadaLei.QuaissãoosórgãosquedevemcumpriraLei,osquaisestãosubordinadosaela(órgãospúblicos,autarquias,fundaçõespúblicas,entreoutros).

•Art.4o–Tem9incisos.Sãováriasdefiniçõesdetermosrelacionadosà“informação”.Portanto,ébomocandidatodarumaolhadacomatençãonessesconceitos.

•Art.9o,incisosI(alíneasa,b,c)eII–Tambémcaiuemprova.Falasobreacriaçãodeum“serviçodeinformaçõesaocidadão”nosórgãosquesesubordinamàLei,eoquecompeteaele.

•Art.10–Falasobrequempodeapresentarpedidodeacessoainformaçõesaosórgãosenvolvidos(qualquer interessado), e o que deve conter no pedido (a identificação do requerente e aespecificaçãodainformaçãorequerida).

•Art.11eincisos–ApesardeaLeino12.527terentradoemvigorsomenteemmaiode2012,esteartigo jácaiuemmaisdeumconcursopúblico.Portanto,acreditoqueelepossacaircommaisfrequêncianoscertames futuros.Tal artigo fazmenção aoprazoqueosórgãos envolvidos têmparadisponibilizarainformaçãoaosolicitante,permitindo,dessaforma,oacesso.

•Art.12–Falasobreagratuidadedoserviçodebuscaefornecimentodainformação,edaexceçãoexistente.

•Art.13–Mencionasobrequaisaspossibilidadesdese“disponibilizarumainformaçãocontidaemumdocumentocujamanipulaçãopossaprejudicarsuaintegridade”.

•Art.14–Orequerentetemodireitodeobterointeiroteordanegativadoacesso.•Art.23eincisos–Dizquais sãoas informaçõespassíveisdeclassificação (atribuiçãodegraudesigilo),porseremconsideradasimprescindíveisàsegurançadasociedadeoudoEstado.

• Art. 24, parágrafo 1o e respectivos incisos (ver esquema mnemônico no 5) – No meuentendimento,esteéoartigoquemaisvaicairemprovanareferidaLei. Jácomeçouacair(verquestãocomentada,apósocomentáriodestaLei).Asbancasorganizadoraspodemperguntar:a)Quaissãoosgrausdesigilo?

Ultrassecreto,secretoereservado(nãocustarelembrar:ograuconfidencialnãoexistemais).b)Quaisosprazosmáximosderestriçãodeacessoàinformação?

Ultrassecreta–25anosSecreta–15anosReservada–5anos

c)Osprazosdeclassificaçãodosdocumentossigilosospoderãoserprorrogados?Somenteosdocumentosclassificadosnograuultrassecreto.Aprorrogaçãopodeocorrerumavez,porigualperíodo(25+25=prazomáximode50anos,quandoforocaso).

•Art.27,incisosI(alíneasa,b,c,d,e),IIeIII–Dizquem são as autoridades competentesparaclassificarasinformaçõesnosdiversificadosgrausdesigiloexistentes.

•Art.31,parágrafo1o,incisoI–mencionaoprazomáximoderestriçãodasinformaçõespessoais(independente da classificação de sigilo) relativas à intimidade, vida privada, honra e imagemdaspessoas:100anos,acontardasuadatadeprodução.

•Art. 33 – Diz quais são as sanções previstas na Lei a quem detiver informações em virtude devínculodequalquernaturezacomopoderpúblico.

•Art.35,parágrafo1o,incisosI,IIeIII–falasobreainstituiçãodaComissãoMistadeReavaliaçãodeInformações,eoquecompeteaela.

•Art. 35, parágrafo 1o, inciso III, parágrafo 2o – importante destacar sobretudo o inciso III erespectivo parágrafo, que fala sobre a prorrogação da restrição apenas para a informação“ultrassecreta”,umaúnicavez.

•Art.37eincisos–FalasobreosobjetivosdoNúcleodeSegurançaeCredenciamento(NSC).

Comentaremos,abaixo,5questõesenvolvendoareferidaLei,paraosconcursandosteremumaideiadecomoelaspodemcairemprova:

ANCINE(CESPE/UNB)TécnicoAdministrativo– 2012Julgueositensqueseseguem,acercadoacessoàinformação.a)Oprazo limite de restrição ao acesso a informações classif icadas como secretas empoder de entidadepública, como aANCINE,porexemplo,éde,nomáximo,cincoanos.

Resposta:ERRADO.Questão fácil. Envolve umdos artigosmais propensos a cair emprova: o art. 24, parágrafo 1o,

incisosI,IIeIII.Talartigoéreproduzidoaseguir:Art.24.Ainformaçãoempoderdosórgãoseentidadespúblicas,observadooseuteoreemrazão

de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada comoultrassecreta,secretaoureservada.

§1oOsprazosmáximosderestriçãodeacessoàinformação,conformeaclassificaçãoprevistanocaput,vigoramapartirdadatadesuaproduçãoesãoosseguintes:I–ultrassecreta:25(vinteecinco)anos;II–secreta:15(quinze)anos;eIII–reservada:5(cinco)anos.Portanto, como podemos observar, o prazomáximo de restrição das informações classificadas

comosecretaséde15anos.Itemerrado.

b)Arealizaçãodeaudiênciaspúblicasparaincentivaraparticipaçãopopularconstituimododegarantiroacessoàsinformaçõespúblicas.

Resposta:CERTO.Oartigo9o e respectivos incisosdevemcair com relativa frequência.Tal questão é inerenteao

incisoIIdoreferidoartigo,sobrecomodeveserasseguradooacessoainformações.Verabaixo:Art.9oOacessoainformaçõespúblicasseráasseguradomediante:II–realizaçãodeaudiênciasouconsultaspúblicas,incentivoàparticipaçãopopularouaoutras

formasdedivulgação.

UniversidadeFederaldoAmapá(UNIFAP)– TécnicoAdministrativo(Arquivista)– 2012

Noque se refereaoacessoa informaçõesaosórgãospúblicos,previstospela Lei Federalno 12.527/11, é corretoafirmarque:a)Opedidodeacessoàinformaçãoaosórgãospúblicosnãonecessitaconteraidentif icaçãodorequerente.b)Asautarquias,fundaçõespúblicaseempresaspúblicasdaUnião,Estados,DistritoFederaleMunicípiosnãoestãoabrangidospelaLeideAcessoàInformação.

c)Oórgãoouentidadepúblicatemoprazolegalde180(centoeoitentadias)parafornecerainformaçãosolicitada.d)AAdministraçãoPúblicanãonecessitajustif icaranegativaemfornecerasinformaçõessolicitadaspelorequerente.e)Poderásercobradodorequerenteoressarcimentodocustodosserviçosedosmateriaisutilizadosparaareproduçãodedocumentos.

Resposta:EA letra “a” diz respeito ao art. 10. Além de necessitar conter a identificação do requerente, o

interessadodeveespecificarainformaçãorequerida;Aletra“b”refere-seaoart.1o,parágrafoúnico,incisosIeII,reproduzidosabaixo:Art.1oEstaLeidispõesobreosprocedimentosaseremobservadospelaUnião,Estados,Distrito

FederaleMunicípios,comofimdegarantiroacessoa informaçõesprevistono incisoXXXIIIdoart.5º,noincisoIIdo§3ºdoart.37eno§2ºdoart.216daConstituiçãoFederal.Parágrafoúnico.Subordinam-seaoregimedestaLei:I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo,

incluindoasCortesdeContas,eJudiciárioedoMinistérioPúblico;II–asautarquias,asfundaçõespúblicas,asempresaspúblicas,associedadesdeeconomiamistae

demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal eMunicípios.Aletra“c”éinerenteaoart.11,parágrafos1oe2o.Oórgãoouentidadepúblicadeveráautorizar

ou conceder o acesso IMEDIATO à informação solicitada. Se não for possível a disponibilizaçãoimediata,oórgãoteráumprazomáximode20dias,prorrogáveispormais10dias,quandosefizernecessário, para repassar as informações a quem de direito.Acreditoque este artigodaLeino

12.527/2011sejaumdosmaispedidospelasbancasorganizadorasdeconcursopúblico.

DicadeProva:

•Acessoàinformação=>imediata

•Senãoforpossível=>nomáximo+20dias

•Casohajaalgumimpeditivo=>prorrogaçãopormais10dias(mediantejustif icativaexpressa,daqualserácientif icadoorequerente).

Aletra“d”estárelacionadacomoart.11,parágrafo1o,incisoII,eoart.14.Anegativadeacessodeveserjustificada,porcertidãooucópia.A letra “e” está correta. Cabe ressaltar ser o serviço de busca e fornecimento da informação

“gratuito”. Exceção ocorre nos casos de reprodução de documentos, conforme art. 12 da Lei emquestão.

UniversidadeFederaldoRiodeJaneiro(UFRJ)– Arquivista– 2012

De acordo com o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, em seu Art. 9o, inciso I, o acesso ainformações públicas será assegurado mediante a criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos eentidadesdopoderpúblicoemlocalcomcondiçõesapropriadaspara:a)apoiareencaminharocidadãoaoórgãocompetente; informarsobreatransferênciadedocumentosnassuasrespectivasunidades;protocolizarsomentedocumentosprivados;

b)atendereencaminharocidadãoàinstituiçãoprivadaquantoaoacessoainformações;informarsobreoarmazenamentodedocumentosnassuasrespectivasunidades;protocolizardocumentosestrangeirosdeacessoainformaçõesaté1930;

c) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; informar sobre a tramitação de documentos nas suasrespectivasunidades;protocolizardocumentoserequerimentosdeacessoainformações;

d) receber e orientar a pessoa jurídica quanto às normas de restrição de acesso às informações; comunicar o número derecolhimentoanualdedocumentos;protocolizardocumentoserequerimentosdeacessoainformações;

e) atender e ouvir o funcionário público quanto às questões de ética; informar sobre a reprodução de documentos;protocolizaravisoseatassobreaadministraçãopúblicaproduzidosaté1964.

Resposta:CDeacordocomoart.9o,incisoI,alíneasa,bec.

UniversidadeFederaldoRiodeJaneiro(UFRJ)– TécnicoemArquivo– 2012

ALeino 12.527,de18denovembrode2011,que regulaoacessoàs informaçõesproduzidasporórgãospúblicos,estabelecenoArt.11quequalquerinteressadopodeobteracessoàinformaçãodisponívelnumprazomáximode:a)45dias;b)90dias;c)15dias;d)60dias;e)20dias.

Resposta:E

Questãofácil.Talprazovemmencionadonoreferidoartigo,parágrafo1o.Casonãosejapossíveladisponibilizaçãodainformaçãoematé20dias,prorroga-sepormais10dias,comoestáprevistonoparágrafo2odoart.11.


32.(MPU/2010– UnB/Cespe)Quantoàst ipologiasdocumentaiseaossuportesfísicos,julgueopróximoitem.Osdocumentosdogêneroiconográficotêmsuportesintético,empapelemulsionadoounão,econtêmimagensestáticas,taiscomoampliaçõesfotográficas,slides,diaposit ivosegravuras.

Resposta:CERTO.Gênero iconográfico (ícone, imagem). As características referentes aos documentos do gênero

iconográfico estão corretas. Os documentos inseridos neste contexto possuem imagens fixas,paradas,estáticas,comoumafotografia,umagravura,entreoutros.

33.(MinistériodaSaúde/2010– UnB/Cespe)Paraaarquivíst ica,osvocábulosformaeformatopossuemsignificadosbemdistintos.Denomina-seformatoaconfiguraçãofísicadomaterialsobreoqualas informaçõessãoregistradas,deacordocomanaturezaeomodocomofoiconfeccionado;porexemplo:cartaz,caderno,livro,mapa,rolodefilme,entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos; por exemplo:original,cópia,minuta,rascunho.

Resposta:CERTO.Formatoéaconfiguraçãofísicadeumsuporte(materialondeseregistraainformação).Aforma

éopreparododocumentoeamaneirapelaqualeleétransmitido(passado)aquemdedireito.Quantoaosexemplosdeformatoeformadocumentais,estãocorretos.

34. (TRE/MA/2009 – UnB/Cespe) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes eintermediários.

Resposta:ERRADO.Quantoàabrangênciaouextensãodesuaatuação,osarquivossãoclassificadosem“setoriais”e

“geraisoucentrais”.Arquivos corrente (1a idade) e intermediário (2a idade), alémdopermanente (3a idade), são as

trêsidadesouciclosvitaisdosdocumentosouestágiosdeevoluçãodosarquivos.

35.(TRE/PI/2009– CarlosChagas)Papel,caderno,relatórioerelatóriodeviagemsão,respectivamente,exemplosde:a)gênero,suporte,tipoeespécie.b)suporte,formato,espécieetipo.c)espécie,forma,formatoesuporte.d)tipo,espécie,suporteetécnicaderegistro.e)formato,técnicaderegistro,gêneroeforma.

Resposta:BSuporte é o carregador físico do documento (papel). Formato é a configuração física de um

suporte (caderno). Espécie tem ligação com o “aspecto formal” de um documento. O tipo é aconfiguraçãoqueassumeaespéciedocumentaldeacordocomaatividadequeagerou.

Portanto,quandoseespecificaaespécie,éo tipo.Relatórioéespécieerelatóriodeviageméotipo.AletraBéacorreta.

36.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Adesclassificaçãoocorrequandoumdocumentoé:a)liberadoderestriçõesdeacesso;b)colocadonapasta“Diversos”ou“Miscelânea”;c)misturadoaoutros,duranteoarranjo;d)ordenadoporassunto;e)destinadoadescarte,noprocessodeavaliação.

Resposta:ADeacordo comaTerminologiaArquivística (ver capítulo 1do livro), desclassificação é o “ato

pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizadoscomosigilosos”.Portanto, o documento desclassificado deixa de ser sigiloso (restrito), tornando-se ostensivo

(acessoliberado).

37.(MPU/2007– CarlosChagas)Ocontratodealuguel,comodocumento,éexemplode:a)gênero;b)tipo;c)formato;d)espécie;e)forma.

Resposta:BContratoéespécie.Logo,contratodealuguelétipo,pois:•espécie+aatividadeourazãofuncionaldeumdocumentoespecífico=tipo.

38.(TRE/SP/2006– CarlosChagas)“Configuraçãoqueassumeumaespéciedocumental,deacordocomaatividadequeagerou”éadefiniçãotécnicaquecaracterizat iposdedocumentoscomo:a)boletimdef requênciaerendimentoescolar,certidãodenascimentoeóbito,declaraçãodeimpostoderenda,relatóriodeatividadesetc.

b)livros,periódicos,cds,microf ilmes,arquivosdecomputador,fotograf ias,f itasmagnéticas,folhetos,jornais,diapositivosetc.c)registrosaudiovisuais,fonográf icosousonoros,gráf icosouvisuais,etextuaisoubibliográf icos.d)peçasdeinteressehistóricoparamuseus,manuscritospessoaisecoleçõesdehistórianatural(herbários,jardinsbotânicos,jardinszoológicosetc.)

e)incunábulos,memorabilia,objetos,móveis,medalhas,roupas,sapatos,selos,manuscritos,alfarrábiosetc.

Resposta:AA questão refere-se a tipo documental (definição de Bellotto). Boletim, certidão, declaração e

relatóriosãoespéciesdocumentais.Aoespecificá-las,temosotipo.

39.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Quantoaogênero,osdocumentosdearquivopodemser:a)manuscritos–datilografados–impressos–informáticos;b)textuais–cartográf icos–gráf icos–impressos;c)escritosoutextuais–cartográf icos–iconográf icos–f ilmográf icos–sonoros–micrográf icos–informáticos;d)públicoseprivados;e)particular–of icial–público–coletivo.

Resposta:CGêneroéadesignaçãodosdocumentosemrelaçãoaosseusdiversossuportes.

40. (Fiocruz/2006 – JoséPelúcio Ferreira)Osdocumentosdearquivopodemser caracterizados segundo seuaspectoformaledefinidosemrazãodanaturezadosatosquelhesderamorigem,bemquantoàformaderegistrodosatos.Estascaracteríst icassinalizam:a)ogênero;b)aorganicidade;c)aespécie;d)otipo;e)aunicidade.

Resposta:CNaparteteóricadestelivro,destaca-sequeaespéciedosdocumentosestáligadaaoseuaspecto

formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar asinformaçõesnosdocumentos(comoestãodispostas).

41.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Quantoàentidadeprodutora,osarquivosseclassificamem:a)públicoseprivados;b)históricoseprobatórios;c)comerciaiseinstitucionais;d)públicosecomerciais;e)privadoseinstitucionais.

Resposta:AVale ressaltarquenem sempre a entidadeprodutora (instituiçãoqueproduziu) é amesmaque

guardaodocumentoemumdeterminadolocal(mantenedora).Exemplosdearquivospúblicos:ArquivoNacional,ArquivodoSenadoFederal.Exemplos de arquivos privados: Arquivo do Banco Real, Arquivo das Casas Bahia, Arquivo da

RedeRecord.

42. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possamacarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo dainviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraedaimagemdaspessoassãoconsideradosoriginalmente:a)ostensivos;b)sigilosos;c)reservados;d)conf idenciais;e)secretos.

Resposta:BDe acordo com a Lei no 12.527/2011, artigo 4o, inciso III, e artigo 31, parágrafo 1o, I. Ver a

referidaLeicomentadanocapítulo3dapresenteobra.

43.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Osprazosdeclassificaçãosegundoograudesigilopoderão,deacordocomalegislaçãoemvigor,serprorrogadosdaseguinteforma:a)duasvezes,porigualperíodo;b)quantasvezesforemnecessárias,porigualperíodo;

c)umavez ,porigualperíodo;d)indef inidamente;e)trêsvezes,porigualperíodo.

Resposta:C(atualmenteaquestãoseriaanulada)ALeino12.527/2011,noseuart.35,incisoIII,parágrafo2o,falasobreaprorrogaçãoapenaspara

ainformação“ultrassecreta”,umaúnicavez.ODecreto no 7.724/2012 (que regulamenta a Lei no 12.527/2011, incluída no capítulo 3 desta

edição), artigo47, IV, também faz amençãode renovaçãoporumaúnicavez,por igualperíodo,somentepara a informação classificada comoultrassecreta.Não se faladosoutros grausde sigilo(secreto e reservado). Portanto, deduzimos que o único grau de sigilo onde pode ocorrer aprorrogaçãoénoultrassecreto.Hojeestaquestãoseriaanulada,pelamudançaocorridanalegislação.EsteDecretoéde16de

maio de 2012,mesmo dia em que a Lei no 12.527/2011 começou a vigorar. Caso o enunciado daquestãofizessereferênciasomenteaograudesigilo“ultrassecreto”,aletraCestariacorreta.

44.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Sãoconsideradosarquivosespeciaisaquelesque:a)têmsobsuacustódiaosdocumentosresultantesdaexperiênciahumananumcampoespecíf ico;b)têmsobsuacustódiaosdocumentosresultantesdapolíticaarquivística;c)têmsobsuaguardadocumentosemdiferentestiposdesuportes;d)têmsobsuaguardadocumentosresultantesdoprocessodeavaliação;e)têmsobsuacustódiadocumentosresultantesdoprocessodeclassif icação.

Resposta:CDeacordocomanaturezadosdocumentos,podemosclassificarosarquivosem:•especiais–guardamdocumentosdeformasfísicasdiversas.• especializados – guardam documentos procedentes da experiência do homem em um campo

específico.

45.(MinistériodaSaúde/2005– NCE/UFRJ)Quantoaograudesigilo,osdocumentospúblicospodemser:a)ultrassecretos,históricos,of iciaisereservados;b)históricos,of iciais,conf idenciaisereservados;c)ultrassecretos,secretos,conf idenciaisereservados;d)of iciais,históricos,secretosereservados;e)secretos,históricos,conf idenciaisereservados.

Resposta:C(atualmenteaquestãoseriaanulada)DeacordocomaLeino12.527/2011,artigo24,“a informaçãoempoderdosórgãoseentidades

públicas,observadooseuteoreemrazãodesuaimprescindibilidadeàsegurançadasociedadeoudoEstado,poderáserclassificadacomoultrassecreta,secretaereservada.”Atualmente esta questão seria anulada, devido à mudança ocorrida na legislação. Esta Lei

começouavigorarapenasnodia16demaiode2012,apesardetersidosancionadapelaPresidentedaRepúblicaDilmaRousseffnodia18denovembrode2011.Ograudesigiloconfidencialnãoexistemais.

46. (MULTIRIO/2005 – JoãoGoulart) Partituras, desenhos e cartazes são classificados comodocumentos do seguintegênero:a)audiovisual;b)ideográf ico;c)iconográf ico;d)simbológico.

Resposta:CAudiovisual(someimagem).Ideográficoémétododearquivamento,enãogênero.Simbológico

nãoégênero.Iconográfico(ícone,imagemestática).

47.(CREA/DF/2003– UnB/Cespe)Quantoàscaracteríst icasdosarquivossetoriais,écorretoafirmarqueeles:1.devemselocalizarjuntoaosórgãosprodutores2.permitemrealizaradistribuiçãointernadedocumentosnainstituição3.são,essencialmente,arquivoscorrentes4.podemdescartardocumentos5.realizamrecolhimentosperiódicosdedocumentosaoarquivocentral

Resposta:ITEM 1:CERTO. Os arquivos setoriais devem estar localizados junto aos órgãos operacionais,

poisosdocumentossãomuitoconsultados.ITEM2:ERRADO.Quemrealiza adistribuição internadedocumentos emuma instituiçãoéo

“protocolo”.ITEM 3: CERTO. Os arquivos setoriais cumprem funções dos arquivos correntes, pois os

documentossãoconsultadoscomfrequência.ITEM4:CERTO.Documentosdeguardaeventualpodemsereliminadospelosarquivossetoriais,

desdequenãopossuamvaloradministrativoejurídicoparaeles.ITEM5:ERRADO.Realizam“transferências”periódicas,enãorecolhimentos.Recolhimentoéa

passagemdeumdocumentodoarquivointermediárioparaopermanente.

48. (BNDES/2002– VUNESP)A classificaçãodosdocumentosdearquivoem“textual”, “audiovisual”, “cartográfico”ou“iconográfico”implicadefinição:a)daespéciedocumental;b)daformadodocumento;c)doformatododocumento;d)dogênerodocumental;e)dotipodocumental.

Resposta:DGêneroestáligadoaosmaisvariadossuportes.

Capítulo4

OrganizaçãoeAdministraçãodeArquivos/Correspondências/AtividadesdosArquivosCorrentes/ProcedimentosAdministrativos

1.Organizaçãoeadministraçãodearquivos1.1.Requisitosparaumaboaadministraçãodearquivosa)Apoiodacúpulaorganizacional–esterequisitoestáligadoaochamado“recursoinstitucional”,ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo.Óbvioque, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com maistranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bemconsistente.

b)Trabalhoemequipe–fundamentalemqualquerárea.Trabalharemgrupoémuitoimportante.Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração dedocumentos;ooutro,emdocumentoseletrônicos.Logo,poderãotrocarconhecimentos,quandofornecessário.

c) Pessoal treinado de forma adequada – capacitar os recursos humanos, mantendo-os emcontatocomprofissionaisgabaritados,afimdeatingiramelhorqualidadepossívelnosserviçosprestadosnosarquivos.

d)Métodosesistemasdearquivamentoeficazes–paraarápidarecuperaçãodainformação.e) Espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o “acúmulo documental”, e,consequentemente,preserva-seosdocumentosarmazenadosnessesespaços.

Dicadeprova:

1.2.Passos(etapas)paraaorganizaçãoeadministraçãodosarquivos(Paes,2004,p.35)

1o)levantamentodedados;2o)análisedosdadoscoletados;3o)planejamento;4o)execuçãoouimplantaçãoeacompanhamento.

1.2.1.Levantamentodedados

Olevantamentodaproduçãodocumentalpodeser feitoatravésdequestionários,observaçõeseentrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a“legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituiçãoprodutora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos emanuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer oseu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores dadocumentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentaçãoinstitucional(ogênero,aespécie,oestadofísicododocumento,ovolumedoacervo,entreoutros),parasepodertraçarumdiagnósticodentrodarealidadedaempresa.Abaixodaremosexemplosdeassuntosquepodemconstardosquestionários:•frequênciadeconsultaaoacervo;•localizaçãofísicadosarquivos(áreasdearmazenamento);•formasdeacondicionamento;•existênciadedocumentossigilosos;•mobiliárioutilizado;•usodenovastecnologias(microfilmagem,digitalização);•pessoalresponsávelpeladocumentação(recursoshumanos);•métodosdearquivamentoutilizados;•tiposdeformulários;•procedimentosparaempréstimodedocumentosetc.

Dicadeprova:

Qualéoprocedimentoinicialquandonosdeparamoscomdocumentosdesorganizados,semseguiralgumcritériodearquivamentopreestabelecido?

Damosinícioaumlevantamentodaproduçãodocumental.

1.2.2.AnálisedosdadoscoletadosParaqueosdocumentossejammelhororganizadoseadministrados,faz-serequisitoessencialque

os envolvidos neste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos, analisando asinformaçõescoletadasnaetapaanteriorminuciosamente,afimdedetectarosproblemasexistentesnosarquivos(podemoschamarissodediagnósticodasituaçãodocumental).

1.2.3.PlanejamentoNesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na

análisedosdocumentos.Deveserfeitoum“planoarquivístico”,traçando-semetasnecessáriasparaque os objetivos sejam alcançados. Fundamental também a elaboração de um cronograma detrabalho,permitindoocontroledosprazosdassequênciasemqueserãodesenvolvidasasações.Elementosaseremconsideradosnaelaboraçãodeumplanodearquivo:•oarquivodeveocuparposiçãodedestaquenaestruturada instituição(amaisaltapossível);•

órgãocapacitadoqueexerçaopapeldecoordenadordosserviçosdearquivo;

•adoçãodemétodoseficientesdearquivamento;•estabelecimentoderegrasdefuncionamentodosarquivosedoprotocolo;•escolherinstalaçõeseequipamentosqueatendamaosobjetivospropostos;•formação/organizaçãodearquivosintermediárioepermanente(casosejanecessário);•recursos

humanos;•recursosfinanceiros.Atenção:Osmétodosdearquivamentoserãoobjetodopróximocapítulodestaobra.

1.2.3.1.TiposdearquivamentoHorizontal–osdocumentossãodispostosunssobreosoutrosearquivadosemcaixasouestantes

(nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos dogênerocartográfico–mapas,plantas).

Obs.:Osescaninhossãopequenoscompartimentosemgavetas.

Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal),possibilitandoumaconsultamaiságil,semprecisarretiraroutrosdocumentos.Osdocumentossãoarmazenados,geralmente,emarquivosdeaço.Nosarquivoscorrentesestetipodearquivamentoéomais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Alémdisso,sãomaiseconômicoseocupammenorespaço.

–Os bibliocantos ou cantoneiras servem paramanter o equilíbrio dos documentos dispostos nosentidovertical.

1.2.3.2.Materialdearquivo• de consumo – pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor durabilidade); •

permanente–arquivos,armáriodeaço,estante,fichárioetc.(maiordurabilidade).AlgumasdefiniçõesdaprofessoraMarilenaLeitePaes(deformasucinta):

a)Pasta– folhadecartolina,oupapelãoresistente(dobradaaomeio). Pode ser suspensa, comprojeção,lisa(oucorridaoudecortereto).

b)Ficha–retângulodecartolinaparaseregistrarinformações.c) Guia divisória – retângulo de cartão forte que separa as partes dos fichários, juntando, emgrupos,asfichas.

d) Tira de inserção – tira de papel picotada para se escrever as notações. São inseridas nasprojeções.

e)Projeção–saliêncianapartesuperiordaguiadivisória.f) Posição – é o espaçoocupadopelaprojeçãonaguiadivisória (contando da esquerda para adireita,temosa1aposição,2aposição,eassimpordiante).

g)Janela–aberturanaprojeçãoparareceberatiradeinserção.h)Pé–saliêncianaparteinferiordaguiadivisória.Nopé,existeumapequenaaberturaporondepassaumavareta,afimdeprenderasguiasàgaveta,chamadadeilhó.

i)Notação–inscriçãofeitanaprojeçãoounatiradeinserção.j)Arquivo–móvelparaguardardocumentos.k)Armáriodeaço–móvelfechado,ondeseguardadocumentosclassificadoscomosigilosos.l)Estante–móvelaberto,comprateleiras.m)Fichário–móveldeaçousadoparaguardarfichas.

DicadeProva:

Otermo“acessório”deveserassociadoamaterialdeconsumo.Portanto,podemoscitarcomoexemplodeacessóriosdearquivo:guiadivisória,f ichaetc.

Comentáriosobrenotação:

Asnotaçõespodemseralfabéticas,numéricasealfanuméricas.Podemtambémserchamadasde:

a)abertaousimples

R

–indicaosnomesouassuntoscomeçadossomentecomaletraR.

Ex.:Raul

Renato

Rosa

Rute

Maisexemplosdenotaçõesabertas:D,E,F,Ab,Ac,Adetc.

b)fechadaoucomposta

R–Z

–indicaoprincípioeof imparaumaclassif icaçãoalfabéticadenomesouassuntos.

Ex.:Recepção

Seleção

Sinalética

Temporalidade

Xerograf ia

Zelo

Maisexemplosdenotaçõesfechadas:A–D,Aa–Ac,Ad–Agetc.

Comentáriosobreasguias:

Funçãodasguias

primária–indicaa1adivisãodeumagaveta(ex.:M)

secundária–éumasubdivisãodaprimária(ex.:MA)

subsidiária–éumasubdivisãodasecundária(ex.:MAR)

especial –mostra a localização de um nome ou assuntomuito pedido (ex.: Marilena,marcenariaetc.)

Obs.:Identif ica-seafunçãodasguiaspelasuanotação.

Nailustração,podemosobservarqueasguiassão:

•primária–A

•secundária–AN

•subsidiária–ANT

•especial–Antônio

1.2.4.ExecuçãoouimplantaçãoeacompanhamentoNaimplantaçãoéchegadaahoradesecolocarempráticatudoaquiloquefoiplanejado.Depois

dotrabalhorealizado,énecessárioquesefaçaumacompanhamentoparaverseosobjetivosforamrealmente alcançados, ou se há necessidade de fazer algumamodificação visandomelhorar aindamaisaqualidadedosserviçosprestados,atendendoaosusuárioscommaiseficiênciaedeixando-osplenamente satisfeitos com o nosso assessoramento (vide esquema mnemônico no 6, abaixo):Esquemamnemônicono6

•antesdaimplantação–sensibilizarenvolvidos(palestras,reuniões)

•treinarpessoalenvolvidodiretaouindiretamentenafeituradastarefas

•colocarempráticatudooquefoiplanejado(implan tação)

•verseosobjetivosforamplenamentealcançados(acompanhamento)

•melhoraraqualidadedosserviços(ajustesnecessários)

•porf im,elabora-seo“manualdearquivo”

Comentários:a) A campanha para sensibilizar os funcionários tem a finalidade de mostrar como será a novapolíticadocumentaldoorganismo,edequeformaelapodemodificarasrotinasdosserviçosjáexistentes. Objetiva, ainda, solicitar o auxílio (participação) de todos, quando houvernecessidade.

b) O manual de arquivo será elaborado somente após os ajustes necessários (depois daimplantação),descrevendoosnovosprocedimentoseinstruçõesparaumfuncionamentoeficazepadronizadodosarquivos.Eledeverápassarporrevisãoeatualizaçãoperiodicamente,devidoàevolução organizacional que ocorre, por exemplo, com o surgimento de novos suportesdocumentais(novastecnologias).

2.Correspondências2.1.DefiniçãoDeacordocomaterminologiaarquivística,correspondênciaéacomunicaçãoescrita,recebida

(passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entreoutras),podendoserinternaouexterna,oficialouparticular,ostensivaousigilosa.

Comentários:1o) Já vimos no Capítulo 3 o que é a documentação ostensiva (acesso pleno) ou sigilosa (acessorestrito).

2o)Comunicaçãoescritapertenceaogênero“textual”.

3o)Exemplosdecorrespondênciasinternas:memorandos,circularesetc.

4o)Exemplosdecorrespondênciasexternas:ofícios,telegramasetc.

2.2.Tiposdecorrespondência/espéciesdocumentaisAta–exposiçãodosfatosocorridosemumareunião(dequalquertipo).Atestado – autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma situação (mais

usadoparapessoas).Temvalorprobatóriojuntoaterceiros.Aviso–correspondênciaentreministrosdeEstadoougovernadoresdeestados(solicitandoalgo,

pedindodeterminadaprovidênciaetc.).Boletim–pequenoescritonoticioso,geralmenteparaserafixadoemdeterminadoslocais.Carta – correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de cargo e função

públicos.Nasentidadesprivadas,acartaémuitoutilizadaparatransmissãodeinformações,feituradeconvitesetc.Menosformalqueoofício.Certidão–documentoprovenientedefuncionáriopossuidordefépública,transcrevendo algo

járegistradoanteriormente.Portanto,podemosdizerqueacertidãoéumatranscriçãoautenticada.Certificado–documentoquegaranteaveracidadedealgo(fato,bomestadooufuncionamento

de um equipamento etc.) Circular – correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a váriosdestinatários.Contrato–acordoentreduasoumaispartesqueentresitransferemdireitoousesujeitamauma

obrigação.Convênio – acordo firmado entre entidades, para a realização de algum objetivo convergente.

Distingue-se do contrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, em igualdade decondições.Convocação–comunicaçãoescritasolicitandoocomparecimentodeumaoumaispessoasauma

reunião.Declaração–documentogenéricoondeseregistraumaafirmaçãoformalfeitaporpessoafísica

oucolegiado.Decreto – ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, Legislativo ou

Judiciário.Despacho –manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de assuntos levados a

suaapreciação.Edital – ato escrito oficial comdeterminação, aviso, citação, entre outros, afixados em lugares

públicos ou publicado pela imprensa, para conhecimento do público em geral ou gruposespecíficosoudeterminadapessoa(comdestinoignorado).Estatuto – conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um órgão,

organizaçãoousociedade.Exposição de motivos – documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos

diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo motivos quejustifiquemaadoçãodedeterminadasmedidasouprovidências.Medida provisória – ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de

tramitaçãonoPoderLegislativo.Memorando–correspondênciainterna,descritacomobjetividadeesimplicidade,paraassuntos

habituaisentrechefiasdeummesmoorganismo.Nota – comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota oficial) ou

correspondência oficial padronizada trocada entre ministérios de países distintos (notadiplomática).Notificação–darciênciaapessoafísicaoujurídicasobreassuntonoqualelaéparteinteressada.Ofício – Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou entre

subalternos e autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam tambémparaosparticulares,quandoemcaráteroficial.Ordemdeserviço–determinaçãotécnicaouadministrativadirigidaaresponsáveisporserviços,

tarefasouobras,expedidaporautoridadecompetente.Parecer(ouconsulta)–opiniãotécnicaoucientíficafundamentada,servindodeapoioàtomada

dedecisão.Petição – instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão de um favor

regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere dorequerimentonoseguinteaspecto:nesteinstrumentoareivindicaçãobaseia-seematolegal.Portaria – ato pelo qual autoridades competentes determinam providências de caráter

administrativo,definindosituaçõesfuncionais,aplicandopenalidadesdisciplinares,entreoutras.

Regimento–conjuntodenormasqueestabeleceomododefuncionamentodeumórgão.Regulamento–conjuntodeprincípiosedenormasestabelecidasparaaperfeitaexecuçãodeuma

lei.Relatório – documento onde se relata a uma autoridade superior o desenvol vimento dos

trabalhosreferentesadeterminadosserviçosprestadosouaumperíodoespecífico.Resolução – ato proveniente de órgão colegiado, registrando uma decisão ou uma ordem no

âmbitodesuaáreadeatuação.Termo– declaração escrita emprocesso ou em livro especial, registrandoum ato, um acordo,

umavontadeetc.Testamento – declaração solene da vontade de pessoa interessada sobre os procedimentos a

seremadotadoscomoseupatrimônio,apósasuamorte.

3.Atividadesdosarquivoscorrentes

Atividadesdosarquivoscorrentes

protocolo

expedição

arquivamento

empréstimoeconsulta

destinação

Fonte:Paes,2004,p.55.

3.1.ProtocoloVimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na

terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: – denominação atribuída a setoresencarregadosdorecebimento,registro,distribuiçãoemovimentaçãodosdocumentosemcurso.–denominaçãoatribuídaaopróprionúmeroderegistrodadoaodocumento.–livroderegistrodedocumentosrecebidose/ouexpedidos.

Oprotocolopodeserdivididoem2compartimentos:•recebimentoeclassificação;•registroemovimentação.

Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas decontroledadocumentaçãoéosetorintituladoProtocoloeArquivo,ouProtocoloeExpedição,oualgoparecido.

DicasdeProva:

1a)Protocolo–intimamenterelacionadoàsatividadesdecontrole;

2a)Sãoconsideradasatividadesdecontrole:

•recebimento;

•classif icação(veroassuntomaispertinenteaodocumento);

•registro;

•autuação;

•distribuição;

•movimentação(trâmite,f luxo);

•expedição.

3a)Protocolo–ligadoàentradadedocumentosemumorganismo;

Expedição–ligadaàsaídadedocumentosemumorganismo.

4a)Autuação– colocarna capadoprocesso o carimbodeprotocolo –numerador/datador –depreferência,nocantosuperiordireito.

3.1.1.RecebimentoeClassificaçãoPrincipais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular,

ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aosdeterminados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha osdocumentosaosetorderegistroemovimentação.

3.1.2.RegistroeMovimentaçãoAtuanadistribuiçãoeredistribuiçãodedocumentos.

3.2.ExpediçãoUma das atividades de protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de uma

instituiçãoenvolveprocedimentosinerentesàsrotinasdaexpediçãodedocumentos.

3.3.Arquivamento(nafasecorrente)3.3.1.Etapas:•inspeção–examinarodocumento,verificandooúltimodespacho,parasetercertezadequeo

mesmodestina-seaoarquivamentoouseobedeceráaumaoutrarotina(seranexadoaoutro,porexemplo).

•análise(estudo,classificaçãoecodificação)–lercomatençãoodocumento,interpretando-o,afimdeclassificá-lode formaadequada,colocando tambémacodificaçãomaisapropriada,asreferênciascruzadasnecessárias(assuntoscorrelatos)everificandoaexistênciadedocumentosantecedentes(mesmoassuntoemesmapessoa).

• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta aclassificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza astarefas.

•arquivamento–éaguardadodocumentonolocaldesignado.

3.4.EmpréstimoeconsultaAoemprestardeterminadodocumento,deve-seexigirdorequisitanteaassinaturadeumrecibo

(paracontroledoacervoegarantiadesuaintegridade).Nestaetaparecomenda-seousodaguia-fora (substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seurearquivamento). Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantesacerca do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outrosdados).Prazodeempréstimodeumdocumentoarquivístico:até10dias,podendohaverrenovação.A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de

prosseguimento ou andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de“follow-up”ousistemadevigilânciacontínua.

3.5.DestinaçãoNasduasprimeirasediçõesdomeulivro,adestinaçãoeramencionadacomoumadasatividades

dos arquivos permanentes, como recomendava Schellenberg, um dosmais renomadosmestres daArquivologia.Pelo fato de a destinação ser uma das fases da gestão (considerada amais importante), e esta

envolver o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas às idades corrente eintermediária(art.3odaLeino8.159/1991),acheiporbemcolocar,apartirdaediçãoanterior(3a),adestinaçãocomo“umadasatividadesdosarquivoscorrentes,enãomaisdosarquivosde3aidade”.Alémdisso, devemos ter emmente que a avaliação ocorre na idade corrente, e umdocumento éavaliadoparaquesepossatraçarasuadestinaçãofinaldemaneiraadequada.Os concursandos devem ver também o Capítulo 6 deste livro, que tratará de assuntos

relacionados ao tema abordado (Lei no 8.159, gestão de documentos, avaliação e tabela detemporalidade,umdosinstrumentosdedestinação).

4.ProcedimentosAdministrativosTemos observado que, nos últimos tempos, vem aparecendo nos conteúdos programáticos

relacionados à Arquivologia o assunto “Procedimentos Administrativos”. Por essa razão,resolvemosincluí-lonaediçãoanterior(3a)domeulivro.Oassuntoemquestãorefere-se,sobretudo,aomanuseioetrâmitedeprocessos(deacordocoma

terminologiaarquivística,éo“conjuntodedocumentosreunidosemcapaespecial,equevãosendoorganicamente acumulados nodecurso de uma ação administrativa ou judiciária”).Abaixo, serãoemitidosváriosconceitosedefiniçõesretiradosdaPortariaNormativano5,de19dedezembrode2002, doMinistério do Planejamento,Orçamento eGestão, que “dispõe sobre os procedimentosgeraisparautilizaçãodosserviçosdeprotocolo,noâmbitodaAdministraçãoPúblicaFederal,paraos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG”: AUTUAÇÃO E/OUFORMAÇÃODEPROCESSO–Éotermoquecaracterizaaaberturadoprocesso.Naformaçãodo

processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações eoperaçõescontábeisfinanceiras,ourequeiraanálises,informações,despachosedecisõesdediversasunidadesorganizacionaisdeumainstituição.DESAPENSAÇÃO–Éaseparaçãofísicadeprocessosapensados.DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É a retirada de peças de um processo, que poderá

ocorrerquandohouverinteressedaAdministraçãoouapedidodointeressado.DESMEMBRAMENTO–Éaseparaçãodepartedadocumentaçãodeumoumaisprocessospara

formaçãodenovoprocesso;odesmembramentodeprocessodependerádeautorizaçãoeinstruçõesespecíficasdoórgãointeressado.DESPACHO–Decisãoproferidapelaautoridadeadministrativaemcasoque lheésubmetidoà

apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada peloadministrador,servidorpúblicoounão.DILIGÊNCIA–É o ato pelo qual umprocesso que, tendodeixadode atender as formalidades

indispensáveisoudecumpriralgumadisposiçãolegal,édevolvidoaoórgãoqueassimprocedeu,afimdecorrigirousanarasfalhasapontadas.DISTRIBUIÇÃO – É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele

tratada.DOCUMENTOSURGENTES–Sãoosdocumentoscujatramitaçãorequermaiorceleridadeque

arotineira.Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do

Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos deexoneração ou dispensa; demissão; auxílio-funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhasde pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijamtramitaçãopreferencial.FOLHADOPROCESSO–Sãoasduasfacesdeumapáginadoprocesso.JUNTADA–Éauniãodeumprocessoaoutro,oudeumdocumentoaumprocesso;realiza-se

porAnexaçãoouApensação.JUNTADA POR ANEXAÇÃO – É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais

processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde quepertencentesaummesmointeressadoequecontenhamomesmoassunto.JUNTADAPORAPENSAÇÃO–Éauniãoprovisóriadeumoumaisprocessos aumprocesso

maisantigo,destinadaaoestudoeàuniformidadedetratamentoemmatériassemelhantes,comomesmointeressadoounão.Ex.:Umprocessodesolicitaçãodeaposentadoriadeservidorpúblicofederal,apensadoaooutro

referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando aapensaçãodoprocessoacessórioaoprocessoprincipal.NUMERAÇÃODEPEÇAS–Éanumeraçãoatribuídaàspartesintegrantesdoprocesso.PÁGINADOPROCESSO–Écadaumadasfacesdeumafolhadepapeldoprocesso.PEÇADOPROCESSO–Éodocumentoque,sobdiversasformas,integraoprocesso.Ex:Folha,

folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo,

notafiscal,entreoutros.PROCEDÊNCIA–Ainstituiçãoqueoriginouodocumento.PROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais

detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou,ainda, instruçõesparapagamentodedespesas;assim,odocumentoéprotocoladoeautuadopelosórgãosautorizadosaexecutartaisprocedimentos.PROCESSO ACESSÓRIO – É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do

processoprincipal.PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a

anexaçãodeumoumaisprocessoscomocomplementoàsuadecisão.PROTOCOLO CENTRAL – É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos

procedimentoscomrelaçãoàsrotinasderecebimentoeexpediçãodedocumentos.PROTOCOLOSETORIAL–Éaunidade localizada juntoaos setores específicosdosórgãosou

entidades,encarregadadedarsuporteàsatividadesderecebimentoeexpediçãodedocumentosnoâmbito da área a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolocentral.REGISTRO– É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a

controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suascaracterísticasfundamentaisaosinteressados.TERMODEDESENTRANHAMENTODEPEÇAS–Éumanotautilizadaparainformarsobrea

retiradadepeça(s)deumprocesso;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TERMODEDESAPENSAÇÃO–Éumanotautilizadapara registrara separação físicadedois

oumaisprocessosapensados;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TERMO DE ENCERRAMENTO – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do

processo;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TERMODEJUNTADADEFOLHAOUPEÇA–Éumanotautilizadapararegistrarajuntadade

folha(s)oupeça(s)aoprocesso;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TERMODERETIRADADEFOLHAOUPEÇA–Éumanotautilizadapararegistrararetirada

defolha(s)oupeça(s)doprocesso;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TERMODE RESSALVA – É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do

processoquandodo atoda anexação, isto é, aoproceder a anexação foi constatada a ausênciadeumapeça;podeserporintermédiodecarimboespecífico.TRAMITAÇÃO–É amovimentaçãodoprocessodeumaunidade à outra, internaou externa,

atravésdesistemapróprio.


49.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Julgueoitemquesesegue,relativoàgestãodedocumentos.

Oarquivamentoéadisposiçãodosdocumentosdentrodeumaunidadedeclassificação,eaordenaçãoéoatofísicodecolocarodocumentodentrodeumaunidadedeacondicionamento.

Resposta:ERRADO.Questão interessante, pois as definições foram invertidas. Disposição é “arrumação” dos

documentos em uma determinada ordem. O arquivamento é a guarda do documento em localapropriado.

50.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Julgueoitemquesesegue,relativoàgestãodedocumentos.Osdocumentosostensivosquechegamaoprotocolonãopodemserabertos,devendo,apenas,serdistribuídosaosdestinatários.

Resposta:ERRADO.A correspondência oficial (relacionada com as atividades da instituição) ostensiva (de livre

acesso) deve ser aberta, enquanto que a correspondência sigilosa (acesso restrito) não poderá seraberta.Estaseráencaminhadaaorespectivodestinatário.

51.(STM/2011– UnB/Cespe)Emrelaçãoàgestãodedocumentosnaesferapública,julgueoitemsubsequente.As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição eacompanhamentodatramitação.

Resposta:CERTO.O protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e

movimentação. O setor de registro e movimentação atua na distribuição e redistribuição dedocumentos,portanto,notrâmitedocumental.

52.(CVM/2010– Esaf)Quaisostrêsconceitosenvolvidosnaorganizaçãodedocumentosdearquivo?a)Indexação,ordenaçãoearquivamento.b)Classif icação,ordenaçãoearquivamento.c)Catalogação,indexaçãoeclassif icação.d)Catalogação,ordenaçãoearquivamento.e)Indexação,arquivamentoeclassif icação.

Resposta:BO documento deve ser lido com atenção, interpretado, classificado e codificado de forma

adequada,colocadoemumaordemdeterminadaefinalmentearquivado.O termo “indexação” está relacionado a recuperação da informação, através de palavras-chave

queremetemointeressadoaumdocumentodesejado.Catalogaçãoéumprocessamentotécnicodedocumentosdebiblioteca,enãodearquivo.

53.(CVM/2010– Esaf)Constituematividadesdeprotocolo,exceto:a)separaracorrespondênciaof icialdaparticularedistribuiracorrespondênciaparticular,semsubmetê-laàsdemaisrotinasdecontrole; b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivosdestinatários;c)interpretareclassif icaracorrespondência,combasenoplanodeclassif icaçãodainstituição,seexistente;d)leracorrespondênciaostensivaeverif icaraexistênciadeantecedentes;

e)atenderaospedidosdeempréstimodedocumentosdasunidadesadministrativas.

Resposta:EO protocolo “não empresta” documentos às unidades administrativas. Ele distribui os

documentosaquemdedireito.

54.(DPU/2010– UnB/Cespe)Asrotinasdosetordeprotocoloincluematividadesde:a)classificação,registro,avaliaçãoeempréstimodedocumentos;b)recebimento,classif icação,registroemovimentaçãodedocumentos;c)recebimento,eliminaçãoeempréstimodedocumentos;d)ordenação,classif icaçãoeavaliaçãodedocumentos;e)registrodeprocessos,classif icaçãoeavaliaçãodedocumentos.

Resposta:BOitembfalasobreosdoissetoresoucompartimentosdoprotocolo,quesãotambématividades.

O empréstimo, a avaliação, a eliminação e a ordenação não são atividades desempenhadas peloprotocolo.

55.(TRE/AL/2010– CarlosChagas)Aosserviçosdeprotocolocabe,entreoutrasatividades:a)acondicionardocumentosdevalorhistórico;b)cuidardatramitaçãodosdocumentos;c)armazenardocumentosemfaseintermediária;d)estabelecerregrasdeacessoaosdocumentos;e)aprovartabelasdetemporalidadededocumentos.

Resposta:BQuestão fácil. O protocolo controla o trâmite (fluxo) documental entre os setores envolvidos

(documentosemcurso,emmovimento).

56. (Hospital das Forças Armadas/2009 – Funiversa) Segundo Marilena Leite Paes, a organização de arquivos, comoqualqueroutrosetordeuma instituição,pressupõeodesenvolvimentodeváriasetapasdetrabalho.Essas fasesconstituem-se em: a) identificação da natureza da documentação, escolha do método de arquivamento,treinamentodosfuncionáriosearquivamentodadocumentação;b)análisedogênerodosdocumentos,análisedasespécies documentais, análise dos t ipos documentais e arquivamento da documentação; c) criação do setor deprotocolo, criação do setor de arquivo, organização da documentação e promoção da gestão documental; d)levantamentodedados,análisedosdadoscoletados,planejamento,implantaçãoeacompanhamento;e)extinçãodosetordeprotocolo,criaçãodeprotocolossetoriais,criaçãodosetordecomunicaçãoadministrativaepromoçãodagestãodocumental.

Resposta:DNumaorganizaçãoeadministraçãodearquivos,sãoquatroasetapasdetrabalho:–levantamentodedados;–análisedosdadoscoletados;–planejamento;–execuçãoouimplantaçãoeacompanhamento.

57. (Funasa/2009– Cesgranrio)Sabendo-sequearquivoéoconjuntodedocumentosrecebidoseproduzidosporumainstituiçãonodecorrerdesuasatividades,élógicoqueoconhecimentodessainstituição,seusobjetivos,funçõeseestrutura,comsuasalterações,éfundamentalparaoentendimentodaprópriadocumentação.Nessesentido,umaefetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame de estatutos, regulamentos, regimentos, normas eorganogramas,alémdeoutrosdocumentosconstitutivosda instituição.Esta fasedaorganizaçãodosarquivosédenominada:a)avaliação;b)seleção;c)triagem;d)planejamento;

e)levantamento.

Resposta:ENuma organização e administração de arquivos, primeiro devemos conhecer a estrutura

organizacional(organogramas),assimcomoalegislaçãopertinente(normas,leis,estatutos).

58. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O protocolo, como um dos componentes da gestão dedocumentos, é responsávelpelasatividadesde registro,de controleda tramitação,dedistribuição, expediçãoeaberturadeprocessos.

Resposta:CERTO.“Autuação”,umadasatividadesdoprotocolo,éaaberturaouformaçãodeprocessos.Oregistro,

o controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também sãoconsideradas atividadesdoprotocolo.Vale ressaltar que a expedição é a saídadedocumentosdeumainstituiçãoparaoutrasinstituiçõespúblicasouprivadas(pessoasjurídicas),ouparaocidadãocomum(pessoafísica).

59.(PolíciaFederal/2009– UnB/Cespe)Oprotocoloéaportadeentradaedesaídadosdocumentosdeumainstituiçãoe,porsuascaracteríst icas,fazpartedasatividadesdosarquivoscorrentes.

Resposta:CERTO.Podemos definir protocolo como “denominação atribuída a setores encarregados do

recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso”. Portanto, oprotocolo é uma das atividades dos arquivos correntes. Além disso, o protocolo é o responsávelpela entrada e saída dos documentos de um organismo (empresa, instituição), através dadistribuição(emâmbitointerno)edaexpedição(emâmbitoexterno).

60.(MinistériodaIntegraçãoNacional/2009– UnB/Cespe)Pormeiodaoperaçãoconhecidacomojuntadaporanexação,épossívelunirprovisoriamenteumoumaisprocessosaumprocessomaisantigoparaoestudoeauniformizaçãodetratamentoemmatériassemelhantes.

Resposta:ERRADO.Taloperaçãoéconhecidacomo“juntadaporapensação”.A juntadaporanexaçãoédefinitivae

irreversível.

61.(TRT/17aRegião/2009– UnB/Cespe)Apensarumprocessoéjuntá-loemdefinit ivoaoutroprocesso,pornecessidadedeserviço.

Resposta:ERRADO.Anexartemcaráterdefinitivo,enquantoqueapensartemcaráterprovisório.

62.(Anatel/2009– UnB/Cespe)Partedadocumentaçãodeumprocesso,deacordocomasnormasemvigor,nãopodeserseparadaparaformaroutroprocesso.

Resposta:ERRADO.De acordo com a Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão, a separação de parte da documentação de um ou maisprocessosparaformaroutroprocessopodeocorrer.Esteprocedimentoadministrativoéchamadode“desmembramento”.

63.(MinistériodaIntegraçãoNacional/2009– UnB/Cespe)OdesentranhamentodepeçasdeumprocessopodeocorrerquandohouverinteressedaAdministraçãoouapedidodointeressado.

Resposta:CERTO.Odesentranhamentodepeçaséaretiradadepeçasdeumprocesso,quepoderáocorrerquando

houverinteressedaAdministraçãoouapedidodointeressado.

64. (Ministério do Esporte/2008 – UnB/Cespe) A decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe ésubmetidoàapreciaçãoéconhecidacomodespacho.

Resposta:CERTO.O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, seja

esteservidorpúblicoounão.

65.(TSE/2007– UnB/Cespe)Asatividadest ípicasdoprotocolonãoincluemo(a):a)recebimentodecorrespondência;b)aberturadeprocesso;c)distribuiçãodedocumentos;d)preparaçãodeinstrumentosdedescrição.

Resposta:DOprotocoloéumaatividadetípicadosarquivoscorrentes,enquantoadescriçãoéumaatividade

típicadosarquivospermanentes.A letra b está correta, pois a abertura de processo podemos chamar de “au tuação”, uma das

atividadesdoprotocolo.

66.(MPU/2007– CarlosChagas)Entende-sepornotação:a)oconjuntodosdocumentosnotariais;b)aformaqueantecedeaelaboraçãodosmanuscritos;c)omaterialsobreoqualasinformaçõessãoregistradas;d)aprimeiraetapanoprocessodearranjodocumental;e)ocódigodelocalizaçãodosdocumentosnoacervo.

Resposta:EDeacordocomoDicionárioBrasileirodeTerminologiaArquivística, anotaçãoéo códigode

identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento (que é ummenorconjuntodedocumentosreunidos).

67.(BNDES/2006– Cesgranrio)Osetorquefuncionacomoumcentrodedistribuiçãoeredistribuiçãodedocumentoséconhecidocomosetorde:a)arquivoemicrofilmagem;b)registroemovimentação;c)transferênciaerecolhimento;d)destinaçãoecustódia;e)codif icaçãoetransposição.

Resposta:BO protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e

movimentação. Este atua na distribuição e redistribuição de documentos, ou seja, na suamovimentação.

68.(BNDES/2006– Cesgranrio)AsecretariadaDiretoriaretiraumapastadoarquivoparaprestarinformaçõesaoDiretorAdministrativodaempresa.Passadosquatrodias,ochefedoDepartamentodePessoalsolicitaamesmapasta.Otécnicoadministrativoverificaqueapastaaindanãoforadevolvida,poisnolugardearquivamentodapastahaviaumafichacominformaçõessobreoempréstimo.Essaficha,queaindaémuitoutilizadanosarquivos,éaguia:a)física;b)especial;c)subsidiária;d)dentro;e)fora.

Resposta:EAguia-forasubstituiapastaretiradatemporariamentedoarquivo,facilitando,dessaforma,oseu

rearquivamento.

69.(FURNAS/2005– JoséPelúcioFerreira)Asaliênciaqueficanapartesuperiordaguiaédenominada:a)guiadivisória;b)projeção;c)notação;d)jaqueta;e)ilhó.

Resposta:BAprojeção ématerialde consumodo arquivo.Pela sua aberturapode ser inseridauma tirade

papel picotada com uma notação específica (alfabética, numérica). Esta notação nos permiteidentificaroquetemdentrodeumaunidadedearquivamento(pasta,caixa-box,entreoutras).

70.(TJ/MA/2005– ESAG)Sãoconsideradosacessóriosdeumarquivo:a)sistemaalfanumérico;b)arquivorotativo;c)f ichários;d)guias.

Resposta:DO termo acessório deve ser associado amaterial de consumo, enquanto o termo equipamento

associamosamaterialpermanente.Sistema alfanumérico tem relação commétodos de arquivamento.Arquivo rotativo e fichários

são considerados equipamentosde arquivo.Guiasdivisórias são cartões retangularesmais grossosqueseparamasfichasnosfichários.Portanto,sãoacessóriosdearquivo.

71. (TJ/MA/2005) – ESAG) O sistema de vigilância contínua que visa fornecer um controle eficaz de informações eprovidênciasaseremtomadasemdatasdeterminadaséconhecidocomo:a)follow-up;b)alfanumérico;c)variadex;d)alfabético.

Resposta:AAlfanumérico,variadexealfabéticosãométodosdearquivamento.Ofollow-uppodeserchamado

de fichário de lembretes ou arquivo de prosseguimento. Facilita a cobrança e controla os prazosestabelecidos.

72. (Secretaria deAdministraçãodo estadode Tocantins/2004 – Cesgranrio)Assinale a opção emque a definiçãodotermo“protocolo”dizrespeitoaocontrolededocumentosrecebidose/ouexpedidos:a)Acordoentreduasoumaisnações,menosimportantequeotratadoouaconvenção.b)Versãopreliminardeumacordoentrepaíses,denominadaprotocolodeintenções.c)Conjuntodenormascerimoniaisreguladorasdeatospúblicos.d)Registrodeumaconferênciainternacionalounegociaçãodiplomática.e)Livroderegistrodacorrespondênciaof icialdeumaempresaouinstituição.

Resposta:EQuestão interessante. O protocolo tem inúmeras definições. A opção E refere-se ao livro de

“Protocolo”,queservepararegistrarascorrespondênciasoficiaisemumainstituição.

73.(MPU/2004– Esaf)Entreasatividadesapresentadasaseguir,assinaleaquelaquenãocorrespondeaumaatividadedesenvolvidanosserviçosdeprotocolo:a)registro;b)avaliação;c)autuação;d)expedição;e)recebimento.

Resposta:BNãocabeaoprotocoloavaliardocumentos.Esteprocedimentodeveserfeitoporumacomissão

criadaespecificamentepararealizarestatarefa.

74.(TRT/17R/2004– CarlosChagas)Pordiagnósticodearquivosentende-se:a)orecolhimentodamassadocumentalacumulada;b)aelaboraçãodeplanosdedestinaçãodedocumentos;c)aexecuçãodasdeterminaçõesdastabelasdetemporalidade;d)aaplicaçãodasnormasISAD(G);e)aanálisedasinformaçõesbásicassobrearquivos.

Resposta:ENuma organização e administração de arquivos, depois do levantamento de dados, faz-se uma

análisedosdadoscoletados,afimdesetraçarumdiagnósticodasituaçãodocumental,ouseja,dosproblemasexistentesemrelaçãoaosarquivosdoorganismo.

Capítulo5

MétodosdeArquivamento

1.IntroduçãoAssim como a “teoria das 3 idades”, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de

Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância,sobretudoasregrasdealfabetação(métodoalfabético),ométodogeográficoeométodonuméricosimples.Nestecapítulocomentaremosumporum(osmaisimportantes),dandoasdicasnecessáriasaosconcursandos,afimdedominaremotemacomsegurançaealcançaremoêxitodesejado.Comoescolherométodomaisadequado?Cadaorganismodeveadotarmétodosdearquivamento

queatendamàssuasnecessidadesespecíficas,levando-seemconsideraçãoaestruturadaentidadeeascaracterísticasdosdocumentosaseremarquivados.Oidealéainstituiçãonãoadotarumúnicométodode arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nossetorescomponentesdedeterminadaempresa.Comentário: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o

organismo,poisdessaformaquemtrabalhacomadocumentaçãoiráorganizá-lamelhor(arranjo,disposição),afimderecuperá-lacomrapidezquandofornecessário.

2.Divisão2.1.ClassesOsmétodosdearquivamentosãodivididosemduasgrandesclasses:•básicos•padronizados

2.1.1.BásicosPodemosdividirosmétodosbásicosem:• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico

(principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) •ideográfico(principalelemento:assunto)Observações:

1a)Osmétodosnuméricospodemser:simples/cronológico/dígito-terminal

2a)Osmétodosideográficospodemser:•alfabético(enciclopédico/dicionário)•numérico(duplex/decimal/unitermoouindexaçãocoordenada)

2.1.2.PadronizadosOsmétodospadronizadossão:variadex,automático,soundex,mnemônicoerôneo.

(Videesquemamnemônicono7,abaixo:)Esquemamnemônicono7

PADRONIZADOS:

Variadex

Automático

Soundex

Mnemônico

Rôneo

Dica:VASM-R

Obs.: O método alfanumérico (uso de letras e números) não é considerado básico e nempadronizado,devidoapossuircaracterísticasespecíficas.Poressarazão,elepertenceaosistemadearquivamentochamado“semi-indireto”.

2.2.SistemasOsmétodosbásicosepadronizadosfazempartededoisgrandessistemas:•direto•indireto

DicadeProva:

Umsistemadearquivamentodevesersimples,flexível,alémdepermitirexpansões.

2.2.1.SistemadiretoOpróprionomesugere:buscadiretaaolocaldeguardadodocumento,semoauxíliodeíndice

ouquaisqueroutrosinstrumentosdepesquisa.Exs.:métodosalfabéticoegeográfico.

2.2.2.SistemaindiretoPara recuperar o documento é necessário recorrer a um índicealfabéticoremissivo ou a um

determinadocódigo.Ex.:métodosnuméricos.

Nãoseesqueça:

MétodosdeArquivamento duasgrandesclasses →básicospadronizados

básicos direto

padronizados doisgrandessistemas → indireto

3.Características3.1.Métodosbásicos3.1.1.Alfabético– é o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome

(arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordemalfabética,seguindoas“regrasdealfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácilimplantação.Desvantagem:Errosmaisconstantesdearquivamento.

RegrasdeordenaçãoPode-seescolherentre2critérios: letraporletraoupalavraporpalavra.Aescolhadeumdeles

implicaaexclusãodooutro,automaticamente.

Letraporletra Palavraporpalavra

Exemplo: DELPRETE,Alfredo Exemplo: DEPENEDO,Carlos

↓ DEPenedo,Carlos ↓ DELPRETE,Alfredo

(asletrasDeEserepetem.OLvemantesdoP) (oDEémaisreduzidoqueoDEL)

Atenção:Todasasregrasdealfabetaçãosãofáceis.Osconcursandosdevemsabertodaselas,poiscaem com bastante frequência. Tal assunto é um dos mais pedidos pelas diversas bancasorganizadoras.Deliciem-secomasfamosasregrinhas,discriminadasaseguir:1)Nomesdepessoasfísicas–considera-seoúltimosobrenomeedepoisoprenome.

Ex.: MárioBarros → BARROS,Mário

CésarAlmeidaCerdeira → CERDEIRA,CésarAlmeida

MariaAparecidaGontijo → GONTIJO,MariaAparecida

Comentário:OB,deBarros,vemantesdoC,deCerdeira,eestevemantesdoG,deGontijo.

Obs.:Quandohouversobrenomesiguais,prevaleceaordemalfabéticadoprenome.

Ex.: AntônioBonfim → BONFIM,Antônio

JorgeBonfim → BONFIM,Jorge

JucaBonfim → BONFIM,Juca

Comentário:Olhandooprenome,oA(deAntônio,vemantesdoJ–deJorge–,eestevemantesdeJuca,poisJserepeteemJorgeeJuca,maspassandoparaa2a letradonomedeambos,oO(deJorge)vemantesdoUdeJuca.

2)Sobrenomescompostosdeumsubstantivoeumadjetivoouligadosporhífennãoseseparam.

Ex.: RinaldoCasteloAzul → CASTELOAZUL,Rinaldo

CristinaMonteRosa → MONTEROSA,Cristina

RuthVilla-Lobos → VILLA-LOBOS,Ruth

3)SobrenomesformadoscomaspalavrasSanta,SantoouSão–nãoseseparam.

Ex.: CidáliaSantaRita → SANTARITA,Cidália

AlfredoSantoAntônio → SANTOANTÔNIO,Alfredo

RenatoSãoBernardo → SÃOBERNARDO,Renato

4)Asiniciaisabreviativasdeprenomestêmprecedêncianaclassificaçãodesobrenomesiguais.

Ex.: S.Cardoso → CARDOSO,S.

SamaraCardoso → CARDOSO,Samara

SauloCardoso → CARDOSO,Saulo

5)Osartigosepreposições:a,o,de,d’,da,do,e,um,uma–nãosãoconsideradosparteintegrantedoúltimosobrenome(vertambémregra9).

Ex.: JosédeAlencar → ALENCAR,Joséde

Teresad’Almeida → ALMEIDA,Teresad’

6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho sãoconsideradosparteintegrantedoúltimosobrenome,masnãosãoconsideradosnaordenaçãoalfabética.

Ex.: LauraBarrosNeto → BARROSNETO,Laura

RicardoBarrosFilho → BARROSFILHO,Ricardo

AlencarManfredoSobrinho → MANFREDOSOBRINHO,Alencar

CamilaPitangaJúnior → PITANGAJÚNIOR,Camila

Comentário: Como grau de parentesco não é considerado na ordenação alfabética (excetoquando servir de elemento de distinção), o “Neto” e o “Filho” não são considerados. Depois deBarros,consideramosoL,deLaura,quevemantesdoR,deRicardo.

Obs.: Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quandoserviremdeelementodedistinção.

Ex.: CarolinaSouzaFilho → SOUZAFILHO,Carolina

CarolinaSouzaJúnior → SOUZAJÚNIOR,Carolina

CarolinaSouzaNeto → SOUZANETO,Carolina

Comentário:Noexemploacima,osprenomessãoiguais(Carolina).Porisso,consideramosoF,deFilho,antesdoJ,deJúnior;eeste,antesdoN,deNeto.

7)Títulos – não são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, entreparênteses.

Ex.: ProfessorTúlioAbreu → ABREU,Túlio(Professor)

CoronelLucasBonifácio → BONIFÁCIO,Lucas(Coronel)

Dr.ÉdsonPereira → PEREIRA,Édson(Dr.)

8)Nomes estrangeiros – são considerados pelo último sobrenome, exce tuando-se os casos denomesespanhóiseorientais(vertambémregras10e11).

Ex.: CharlesAlbert → ALBERT,Charles

SophiaLoren → LOREN,Sophia

RobertTaylor → TAYLOR,Robert

9) Partículas dos nomes estrangeiros – podem ou não ser consideradas. O mais comum éconsiderá-lascomoparteintegrantedosobrenome,quandocomeçadascomletramaiúscula.

Ex.: PepinodiCapri → CAPRI,Pepinodi

SandraDePenedo → DEPENEDO,Sandra

AntonietaDiCapri → DICAPRI,Antonieta

JulyO’Brien → O’BRIEN,July

10)Nomes espanhóis – são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde ao dafamíliadopai).

Ex.: EmílioCamachoGuerra → CAMACHOGUERRA,Emílio

AlfonsoLopezDiaz → LOPEZDIAZ,Alfonso

OviedoLopezUfarte → LOPEZUFARTE,Oviedo

11) Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) – são ordenados (registrados) como seapresentam,naordemdireta.

Ex.: AliMohamed → ALIMOHAMED

DengYutang → DENGYUTANG

OmarSaad → OMARSAAD

12)Nomesdefirmas,empresas,instituiçõeseórgãosgovernamentais –devem ser registradoscomo se apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e as preposições não sãoconsideradosnaalfabetação.Poressarazão,admite-secolocarosartigosiniciaisapósonome,entreparênteses,afimdefacilitaraordenação.

Ex.: BonfáCorreiaLTDA → BONFÁCORREIALTDA.

FundaçãoSãoMartinho → FUNDAÇÃOSÃOMARTINHO

OGlobo → GLOBO(O)

TheNewYorkTimes → NEWYORKTIMES(The)

13)Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados – os númerosarábicos,romanosouescritosporextensodeverãoaparecernofim,entreparênteses.

Ex.: IXCongressodeGeografia → CONGRESSODEGEOGRAFIA(IX)

3oEncontrodeJornalistas → ENCONTRODEJORNALISTAS(3o)

Obs.: Para prestarmelhor atendimento aos usuários (pesquisadores), essas regras poderão sofreralterações. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, iremos registrá-las pelos seus nomes maisconhecidos,fazendoasremissivasnecessárias.

Ex.: EdsonArantesdoNascimento → PELÉ

ArturAntunesCoimbra → ZICO

Fazemosasseguintesremissivas:NASCIMENTO,EdsonArantesdo(verPelé)COIMBRA,ArturAntunes(verZico)

3.1.2.GeográficoOelementoprincipalparaarecuperaçãodainformaçãoéolocalouprocedência(cidade,estado

epaís).Abuscaaodocumentoéfeitadeformadireta.Vantagens:Sistemadireto,ordenaçãoalfabética,fácildeusar.Desvantagem:Usodeduasclassificações:localenomedocorrespondente(ouinteressado).

Existem3formasdeordenação:a)Estado–Cidade–CorrespondentePrioriza-seaordemalfabéticadosestados.Aoordenarpor“estado”,acapitaldesseestadodeve

virprimeiro.Logodepois,asdemaiscidadessãocolocadasemrigorosaordemalfabética.Ex.:Bahia–Ilhéus–SANGALO,IveteMinasGerais–BeloHorizonte–VALENTE,MárioMinasGerais–Araxá–ARAÚJO,RuthMinasGerais–Varginha–COSTA,MônicaMinasGerais–Varginha–RIBEIRO,JoãodeSáSãoPaulo–Campinas–MESQUITA,Júlia

Comentário:Primeiroolhamososestados.Seosestadosforemrepetidos,olhamosascidades;seestas forem repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética.Estaformadeordenaçãoéaquemaiscai,porqueasbancasorganizadorasqueremavaliarseocandidatosabeque,quandoaentradaforpelonomedoestado,deve-sepriorizaracapitaldomesmo.Poressa

razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes de Araxá, por ser a capital de MinasGerais.

b)Cidade–Estado–CorrespondenteAoordenarpor“cidade”,observa-seaordemalfabéticadascidades(inclusiveascapitais).Ex.:Areal–Rondônia–VALENTINI,MárioCarapebus–RiodeJaneiro–CUNHA,SideirIlhéus–Bahia–SILVA,LucindadaQuissamã–RiodeJaneiro–PINTO,SérgioAugustoRiodeJaneiro–RiodeJaneiro–SILVA,Jorge

c)País–Cidade–CorrespondentePrioriza-se aordemalfabéticadospaíses.Aoordenarpor“país”,acapitaldessepaísdevevir

primeiro.Logodepois,asdemaiscidadessãocolocadasemrigorosaordemalfabética.Ex.:França–Lorena–UnescoPortugal–Lisboa–FERREIRA,ManoelPortugal–Coimbra–ALBUQUERQUE,Joaquim

3.1.3.NuméricoMétodoquepertenceaosistemaindireto.Aconsultaaodocumentoseráfeitadeformaindireta,

recorrendo-se,sempre,aumíndicealfabéticoremissivo–buscaprimáriada informação–,a fimdelocalizá-lo.Vantagem:Errosreduzidosdearquivamento.Desvantagem:Sistemaindireto,exigindopesquisaaosíndices.

a)numéricosimples: Prático, não requer qualquer planejamento inicial.A pasta é arquivada emordemnumérica.Elabora-seregistroemlivrooufichas,paranãoaconteceracriaçãodeduasoumais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no da pasta + um no sequencial(ordemdeentrada),facilitando,dessaforma,oseurearquivamentoeevitandooextravio.Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Talmétodo aplica-se com frequência nosarquivosespeciaiseespecializados.

MétodoNuméricoSimples:

Na ilustração, o no 13-1 quer dizer que é o primeiro documento da pasta no 13 existente(armazenada,guardada)noarquivo.

DicadeProva:

Nestemétodo,deconsultaindireta,devemosrecorrerprimeiroaoíndiceONOMÁSTICO.

b) numérico cronológico: Método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o maisusadoemsistemasdeprotocoloeadotadoemrepartiçõespúblicas,asmaisvariadas.Numera-seos documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordemnumérica (dataenúmero).Nessemétodo,quandoseanulaumregistro, sóseaproveitaono sehouvercoincidênciadedatas.Cadadocumentorecebeseupróprionode registro, formando-seumprocessoúnicoedispostoemrigorosaordemnumérica.

c)numéricodígito-terminal:Onúmeroéoelementoprincipaldeidentificação.Usadosobretudoquando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento,possibilitando, assim, uma recuperaçãomais ágil da informação.Estes sãodivididos em trêsgrupos,formandopares,elidosdadireitaparaaesquerda.

Ex.: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) Transformando para o método dígito-terminal:98-30-21,sendo:21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta) 30 – grupo secundário (no da guia) 98 – grupo

terciário (no atribuído ao documento) No momento de se arquivar os documentos ou pastas,considera-seprimeiroogrupoprimário,depoisosecundárioe,porfim,oterciário(domenorparaomaiornúmero).

Comentário:emumaprova,primeiroolhamosogrupoprimário(GP).Viráprimeiroomenornúmero neste grupo.Caso sejaomesmonúmero,olhamoso grupo secundário (GS)– tambémomenornúmeroviráprimeiro;setambémforrepetido,observamosoterciário(GT),querepresentaonúmerodadoaodocumento.Ex.:GTGSGP32–55–87

28–57–8703–18–92

3.1.4.IdeográficoMétodosbásicosideográficos(porassunto):

dicionário duplex

Alfabético Numérico decimal

enciclopédico unitermo

Alfabéticoa)Dicionário–Osassuntossãodispostosemrígidaordemalfabética,deformaisolada.Ex.:ArquivocorrenteArquivointermediárioArquivopermanenteDocumentousadocomfrequênciaHistóricoPré-arquivoSetorial

b)Enciclopédico –Existe uma relaçãomútua entre os assuntos (geral/ específicos).Os dados sãoarrumadosemrígidaordemalfabética.Ex.:ARQUIVOCORRENTEDocumentousadocomfrequênciaSetorialARQUIVOINTERMEDIÁRIOPré-arquivoARQUIVOPERMANENTEHistórico

Numéricoa) Duplex – A construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos umanotaçãonumérica.Ostemassãodivididosemclassesesubclasses.Vantagem:Aberturailimitadadeclasses.Desvantagem:Asclassesdevemserbemdefinidas,casocontrárioosdocumentosreferentesaum

mesmoassuntocorremoriscodeserarquivadosemmaisdeumlugar.

Ex.: 1 ARQUIVOCORRENTE

1-1 Documentousadocomfrequência

1-2 Setorial

2 ARQUIVOINTERMEDIÁRIO

2-1 Pré-arquivo

3 ARQUIVOPERMANENTE

3-1 Histórico

b) Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9classes principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses e assimsucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, aparteinteiradonúmeroécompostapor3algarismos.Eapartedecimal?Podeounãoexistir.Ex.:Classes0–Geral1–DepartamentoPessoal2–Arquivo

Subdivisãodaclasse1

100DEPARTAMENTOPESSOAL

110 Admissão

111 Examemédico

112 Documentos

112.1 Documentosrecebidos

112.2 Documentospendentes

113 Assinaturadocontrato

120 Férias

130 Demissão

200 ARQUIVO...→subdivisãodaclasse2

Vantagens:•Comosãosomente10classes,estassãofáceisdesermemorizadas.•Expansãoilimitadaparaassubdivisõesdosassuntos.Desvantagens:•Limitaçãode10classesparaaclassificação.•Necessidadedesepreverodesenvolvimentodasatividadesdainstituição,bemcomopreparoe

muitaatençãodoarquivista.

c)Unitermo(ouindexaçãocoordenada)–Abasedestemétodoéaanalogia.Aconselha-seoseuusoemarquivosespeciaiseespecializados.Características:•fichasemordemalfabética;•10colunasemcadaficha(0a9);•atribuirassuntos(descritores)deumúnicotermo.Ex.:

RIODEJANEIRO

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

20 32 4 55 28

150 24 75

200 102 34 295

PORTUGUÊS

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

33 35 16 27 8 19

45 366 28 39

55 88 309

ESAF

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

211 22 4 55 18

34 28

Obs.: Nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma “ficha-índice”. Ela nos fornecerá umadescriçãominuciosadosdocumentosaosquaisserefere.

DicadeProva:

Numa prova, é dif ícil cair o método unitermo. Porém, já caiu em alguns concursos. Não hánecessidade de aprofundamento,mas caso caia umaquestão envolvendo talmétodo, a dica é aseguinte: basta observar quais os números que se repetem nas fichas dos diferentesdescritores. Esses números serão a nossa resposta para a questão (no exemplo acima, osnúmerossão28e55).

3.2.Métodospadronizados3.2.1.VariadexÉométodoalfabético,acrescentandocores(excelenteauxiliarmnemônico)àsletras.Trabalha-se

com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2a letra do nome de entrada noarquivo.Asguiassãocoloridaseasnotaçõesalfabéticas.

Ex.:LETRAS→

CORES

O,P,Qeabreviações azul

SOUTONETO,Carolina

Coresconvencionadas:A–Deabreviações–ourooularanjaE–Heabreviações–rosaouamareloI–Neabreviações–verdeO–Qeabreviações–azulR–Zeabreviações–palhaouvioleta

→

ascoressãocambiáveis,deacordocomasnossasconveniências

Obs.:Nãoprecisamemorizara tabelaacima.Numaprova,apareceumnomeespecífico,eaíbastaaocandidatousarasregrasdealfabetação,eatribuiracoremfunçãodasegundaletradonomedeentradanoarquivo, comomostrao exemplodaclienteCarolinaSoutoNeto.A tabelaveminseridanaprova.

3.2.2.AutomáticoUsa-separaarquivarnomes,evitandoacumularpastasdesobrenomesiguais.Combina letras,

númerosecores.

3.2.3.SoundexUsa-separaarquivarnomes,reunindo-ospelasemelhançadapronúncia,apesardeagrafiaser

diferente.

3.2.4.MnemônicoUsa-separacodificarosassuntosatravésdacombinaçãodeletrasemlugardenúmeros.Asletras

sãoconsideradassímbolos,pelofatodeestemétodopretenderauxiliaramemóriadoarquivista,afimdepossibilitar,deformamaiságil,arecuperaçãodainformação.

3.2.5.RôneoCombinaletras,númerosecores.Estáobsoleto.

ATENÇÃO:Osmétodospadronizadosraramentecaememprova,sobretudoparacargosdenívelmédio.CaemmaisparacargosdenívelsuperiorouparaconcursosenvolvendoaáreaArquivística,ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber éidentificá-los(VASM-R,estãolembrados).Valeressaltar,ainda,ofatodeosmétodosautomáticoesoundexnão seremutilizadosnos arquivosbrasileiros, eosmétodosmnemônico e rôneo estaremobsoletos.


75.(STM/2011– UnB/Cespe)Noqueconcerneasistemasemétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Osmétodosbásicosdearquivamentosãoalfabético,geográfico,numéricoeideográfico.

Resposta:CERTO.

Questãofácil.Noalfabético,oelementoprincipalaserconsideradoemumdocumentoéonome(usa-seasregrasdealfabetação);nogeográfico,olocalouaprocedência;nonumérico,onúmero;noideográfico,oassunto.

76.(STM/2011– UnB/Cespe)Noqueconcerneasistemasemétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Ométodoalfanuméricoéummétododosistemadireto,quepermiteabuscaaodocumentodiretamentenolocalondeesteseencontraguardado.

Resposta:ERRADO.Como o próprio nome sugere, este método trabalha com letras e números. O método

alfanumériconãoébásicoenempadronizado,epertenceaosistema“semi-indireto”.

77. (ANEEL/2010– UnB/Cespe)Acercadosprocedimentosadotadosno setordeprotocoloearquivoemdeterminadoórgão,edeacordocomocorretousodastécnicasdearquivamento,julgueoitemquesesegue.Ométodonumérico-cronológicoéconsideradoummétododearquivamentobásico.

Resposta:CERTO.Vimos na questão 75 quais são osmétodos básicos. Um deles é o numérico, que se divide em

simples, cronológico e dígito-terminal. O cronológico é o mais indicado no arquivamento deprocessos.

78.(ANEEL/2010– UnB/Cespe)Considerandoosprocedimentosadministrativosadotadosnosarquivos,julgueoitemaseguir.Deacordocomasregrasdealfabetação,nocasodehomônimos,osgrausdeparentescodeverãoserconsiderados.

Resposta:CERTO.Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quando os nomes

daspessoasforemiguais(casodehomônimos),comonoexemploabaixo:

RuteSilveiraFilho → SILVEIRAFILHO,Rute

RuteSilveiraJúnior → SILVEIRAJÚNIOR,Rute

RuteSilveiraNeto → SILVEIRANETO,Rute

Neste exemplo, F de Filho vem antes de J, de Júnior, que vem antes deN, deNeto, no nossoalfabeto.

79.(Bacen/2010– Cesgranrio)OBancoCentraldoBrasilproduzeacumulaumavariedademuitograndededocumentosquevaiexigirautilizaçãodemétodosdearquivamentodiferenciados.Nessesentido,osdocumentosreferentesàvinculaçãoedesvinculaçãodet ítulos,àbaixadecustódia,àcompraevendadet ítulos,àtransferênciadecustódiasemmovimentaçãofinanceiradevemserorganizadosutilizando-seométododearquivamento:a)Ideográfico.b)Variadex.c)Soundex.d)Numérico.e)Automático.

Resposta:A

Osdocumentosmencionamos“assuntos”específicosrelacionadosaeles.Oelementoprincipalaserconsideradoemumdocumentonométodoideográficoéoassunto.

80. (ANAC/2009 – UnB/Cespe) Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aosdocumentos.Essa funçãosomentepodeser cumpridaseosdocumentos foremorganizadosdemaneira lógicaeracional,respeitandoascaracteríst icasdosdocumentosdearquivo.Quantoaosmétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Épossívelencontrarváriosesquemaspadronizadosdeclassificaçãoporassuntoemarquivos,entreelesoesquemadígito-cronológico.

Resposta:ERRADO.SegundoaProfessoraMarilenaLeitePaes(Paes,2004,p.78),nãoexistemesquemaspadronizados

de classificação por assunto em arquivos, mas somente em bibliotecas. Além disso, não existe ométodo de arquivamento dígito-cronológico (existe o dígito-terminal ou então o numéricocronológico,quesãométodosdiferentes).

81.(ANAC/2009– UnB/Cespe– comadaptações)Quantoaosmétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Ométododearquivamentodosdocumentosdearquivodeveserdefinidoapartirdanaturezadosdocumentosedaestruturadaorganizaçãoqueosproduzourecebe.

Resposta:CERTO.Na hora de se definir o método de arquivamento mais adequado, devem ser levadas em

consideraçãoaestruturadaentidadeeascaracterísticasdosdocumentosaseremarquivados.

82.(ANAC/2009– UnB/Cespe– comadaptações)Quantoaosmétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Alocalizaçãodosdocumentosdearquivonosmétodosdearquivamentodosistemadiretodependedeumíndiceoudeumcódigo.

Resposta:ERRADO.Quandoseconsultaumíndiceouumcódigopararecuperardeterminadodocumento,ométodo

utilizadopertence ao sistema “indireto”, comoéo casodosmétodosnuméricos.Osmétodosquepertencem ao sistema direto, como o alfabético e o geográfico, permitem a busca direta aodocumento,semquehajanecessidadedeserecorreraumíndiceoucódigo.

83.(ANAC/2009– UnB/Cespe– comadaptações)Quantoaosmétodosdearquivamento,julgueoitemsubsequente.Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados naordenaçãodosdocumentosdearquivo.

Resposta:CERTO.São os elementos principais. No método alfabético é o nome; no geográfico, o local ou a

procedência;nonumérico,onúmero;nonuméricocronológico,adata;noideográfico,oassunto.

84. (TRE/MG/2009 – UnB/Cespe) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras dealfabetação.Bezerra,AlbertoLuizMoreira,MariaMadalenaSantosCruz,Antônio

Resposta:ERRADO.Ocertoseria:Bezerra,AlbertoLuizCruz,AntônioSantosMoreira,MariaMadalenaAregradealfabetaçãoutilizadafoiaseguinte:

–nomesdepessoasfísicas considera-seoúltimosobrenomeedepoisoprenome.Portanto,B,deBezerra,vemantesdoC,deCruz,eestevemantesdeM,deMoreira,nonosso

alfabeto.Como podemos perceber, o erro ocorreu no nome “Antônio Santos Cruz”, que deve ser

arquivado,obedecendoasregrasdealfabetação,daseguinteforma:Cruz,AntônioSantos.

85. (ANTAC/2009 – UnB/Cespe) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos,dispondoosnúmerosemtrêsgruposdedoisdígitoscadaum.Porexemplo:52-63-19.

Resposta:ERRADO.Ométododearquivamentoemqueosnúmerossãodivididosemtrêsgrupos,formandopares,e

lidosdadireitaparaaesquerda,nãoéonuméricosimples,esimodígito-terminal.Estemétodoéutilizado,sobretudo,quandooacervoéconstituídoporumvolumedocumentalgrande,afimdeseevitarerrosnoarquivamentoepossibilitararápidarecuperaçãodainformação.

86.(ANATEL/2009– UnB/Cespe)Ométododearquivamentoporassuntodependedainterpretaçãodosdocumentosedeumamploconhecimentodasatividadesorganizacionais.

Resposta:CERTO.Classificarumdocumentopor assunto éumadas tarefasmaisdifíceis, e exigedosprofissionais

envolvidos o conhecimento da instituição e de suas atividades, para que os documentos sejaminterpretadosdeformacorreta.

87.(ANTAC/2009– UnB/Cespe)Umadasvantagensapresentadaspelométododuplexdearquivamentoéapossibilidadeilimitadadeclassesdedocumentos.

Resposta:CERTO.Nométododuplex,de acordo como assunto (geralparaos específicos)dosdocumentos, estes

são divididos em classes, não havendo um limite para elas, como ocorre no método decimal,limitadoa10classes.Poressarazão,oduplexéopreferidoparauso.

88. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos dearquivamentoenecessitadeumíndiceparaalocalizaçãodosdocumentos.

Resposta:ERRADO.Não é o alfabético (sistema direto),mas sim osmétodos numéricos que pertencem ao sistema

indireto.

89.(MEC/2009– UnB/Cespe)Épossível,naescolhadométododearquivamento,definirummétodoprincipalemétodos

auxiliaresparaaorganizaçãodadocumentação.

Resposta:CERTO.Pode existir um arranjo principal e variados arranjos secundários para a organização de

documentos,a fimde localizá-loscommaisrapidezquandofornecessário.O idealéa instituiçãonão adotar um únicométodo de arquivamento.Na escolha dométodo adotado pelo organismo,deve-selevaremconsideraçãoaestruturadaentidadeeascaracterísticasdosdocumentosaseremarquivados.

90.(MPE/RR/2008– UnB/Cespe)Ométodogeográficodearquivamentodedocumentoséométodoindicadoquandooprincipalelementoaserconsideradoemumdocumentoéaprocedência.

Resposta:CERTO.O elementomais importante a ser considerado em um documento nométodo geográfico é o

localouaprocedência.

91.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Aoclassificarsuasatividadesrotineiras,umainstituiçãoutilizaoseguinteesquema:COMUNICAÇÕESCorreiosInternetRádioTelex

MATERIALAquisiçãoBaixa

ORÇAMENTODespesaReceita

PESSOALAdmissãoDispensaFériasGratif icaçõesLicenças

Trata-sedométodo:a)enciclopédico;b)dicionário;c)unitermo;d)duplex;e)dígito-terminal.

Resposta:AEste esquema de classificação por assunto refere-se ao método enciclopédico (método

ideográfico alfabético), pois percebemos claramente a existência de uma hierarquização entre osassuntos,partindo-sedosgeraisparaosespecíficos.

92. (BNDES 2006 – Cesgranrio) Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco deDesenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto,

exclusivamente,porprocessos,aproximadamente100.000.Sabendoqueodocumentoarquivíst icoéúnicoequeasformas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para essesdocumentos,queéométodo:a)enciclopédico;b)numérico;c)variadex;d)ideográf ico;e)dicionário.

Resposta:BOmétodomaisindicadoparaarquivamentodeprocessoséonumérico“cronológico”.Comonão

apareceuotermocronológico,esendoestemétodotambémnumérico,arespostacorretaéaletraB.Sehouvesseasduasopções(numéricoecronológico),privilegiaríamosamaisespecífica,ouseja,cronológico.

93.(BNDES/2006– Cesgranrio)Existemcritériosparaqueosdocumentossejamorganizadospelométodogeográfico.Aliteratura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pelamodalidade(estado,cidade,correspondente),aorganizaçãodoscorrespondentes1– LuizCarlosAbrantes,deItu,SãoPaulo;2– AntonioCarlosAmbróte,deRibeirãoPreto,SãoPaulo;3– MoysésdaCosta,deSãoPaulo,SãoPaulo;4– CláudioRibeiro,deSãoLuís,Maranhão;5– AldaBarreto,deCodó,Maranhão,deveseraseguinte:a)1,2,3,5,4;b)3,5,1,2,4;c)4,5,3,1,2;d)5,2,3,1,4;e)5,4,3,2,1.

Resposta:CQuando o arquivo deve ser organizado obedecendo a ordem de entrada dos estados, devemos

priorizar a capital dos estados. Após, as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. Aconstruçãoéaseguinte:Estado,CidadeeCorrespondente.1–SãoPaulo/Itu/ABRANTES,LuizCarlos2–SãoPaulo/RibeirãoPreto/AMBRÓTE,AntonioCarlos3–SãoPaulo/SãoPaulo/COSTA,Moysésda4–Maranhão/SãoLuís/RIBEIRO,Cláudio5–Maranhão/Codó/BARRETO,AldaPrimeiro observamos os estados. Se eles se repetirem, observamos as cidades; se estas se

repetirem, olhamos os correspondentes, obedecendo, sempre, a ordem alfabética. Oscorrespondentesdeverãoserordenadosobedecendoasregrasdealfabetação.Nessaquestão, “m”deMaranhãovemantesde “s”,deSãoPaulo.AcapitaldoMaranhãoéSão

Luís,porissoocorrespondenteno4devevirantesdono5.Portanto,arespostacorretaéaletraC.

94. (Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Naarquivíst ica,o códigode classificaçãobaseadono sistemaconcebidoporMelvilDeweyéexpressadaporumarepresentaçãonuméricadot ipo:a)3.3.1.2;b)1-3-3;c)XY.211;d)0000.12;e)012.11.

Resposta:EOmétodo numérico decimal baseia-se no sistema concebido por Melvil Dewey, que divide o

saberhumanoem10classes(9principaiseumadécimageral).Nestemétodo,aparteinteiradonoécomposta por 3 algarismos. A parte decimal pode ou não existir. A parte inteira é separada dadecimalporumponto.

95. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na alfabetação, os nomes estrangeiros são considerados pelo últ imosobrenome,salvonocasodosnomes:a)americanoseingleses;b)espanhóiseorientais;c)portuguesesebrasileiros;d)gregoseitalianos;e)alemãeseholandeses.

Resposta:BOs nomes espanhóis e orientais são as exceções. Os nomes espanhóis são registrados pelo

penúltimosobrenome,eosorientaissãoregistradoscomoseapresentam(nãomuda).Porexemplo:EmílioLopezUfarteregistra-seLOPEZUFARTE,Emílio(nomeespanhol)FarahDibaregistra-seFARAHDIBA(nomeoriental)

96.(ArquivoNacional/2006– NCE/UFRJ)Osmétodosdearquivamentopertencemadoissistemasbásicosdeacesso,quesão:a)diretoeindireto;b)objetivoesubjetivo;c)públicoeprivado;d)secretoepúblico;e)ostensivoesigiloso.

Resposta:AOs métodos de arquivamento pertencem a duas grandes classes: básicos e padronizados. Os

métodosbásicosepadronizadossãodivididosemdoisgrandessistemas:diretoeindireto.

97. (ArquivoNacional/2006– NCE/UFRJ)Oserrosdearquivamentooriundosdocansaçovisualedasdiferentes formasgráficassãopredominantesnométodo:a)numérico;b)alfanumérico;c)alfabético;d)ideográf iconumérico;e)assunto.

Resposta:CNométodo alfabético os erros de arquivamento ocorrem commais frequência que em outros

métodos,oqueéumadesvantagemnasuautilização.Vale lembrarqueoprincipalelementoaserconsideradoemumdocumentonestemétodoéonome(depessoasfísicasoujurídicas).

98. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado: a)ideográfico;b)remissivo;c)assistemático;d)equivalente;e)classif icatório.

Resposta:BNos métodos numéricos, deve-se recorrer à consulta de um índice alfabético remissivo para

localizarumdocumento.Porisso,estesmétodospertencemaosistemaindireto.

99.(CVM/2005– NCE/UFRJ– comadaptações)Ométododeindexaçãocoordenada,ouunitermo,auxilianarecuperaçãodainformaçãoeexigeaestruturaçãodeumvocabuláriocontrolado.Ométodoconsistenaatribuiçãodenúmerosem ordem crescente a documentos ou grupos de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. Arecuperaçãodosdocumentoséfeitaapartirdaspalavras-chave.

AuditoriaInterna(PALAVRA-CHAVE)

000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 (COLUNAS)

40 31 72 13 44 15 36 07 48 19

50 71 52 83 64 185 116 97 88 39

103 215 236 477

Propostaorçamentária(PALAVRA-CHAVE)

000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 (COLUNAS)

20 41 12 33 54 85 76 17 28 69

50 81 32 93 94 155 116 57 68 119

80 121 163 104 165 246 127 148

Nessesentido,para recuperaroúnicodocumentoque tratadaelaboraçãodapropostaorçamentáriaeauditoriainternadaempresaMVC,énecessárioapresentarosdocumentosdenúmeros:a)20e40;b)31e93;c)44e94;d)50e116;e)103e127.

Resposta:DAbase destemétodo é a comparação. Ele é utilizado em arquivos especiais e especializados.A

respostacertaéaletraDpois,aocompararmososnúmeros50e116,veremosqueelesserepetemnasduaspalavras-chave.

100. (MULTIRIO/2005– JoãoGoulart)É importantequeoassistente técnicoadministrativoconheçaas regrasbásicaspara distribuição das pastas num arquivo alfabético. A fatura da empresa “Rafaella Duarte & Cia” deverá serarquivadacomo:a)Cia,RafaellaDuarte&;b)Duarte&Cia,Rafaella;c)Duarte,Rafaella&Cia;d)RafaellaDuarte&Cia.

Resposta:DDe acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se

apresentam (na ordemdireta).Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não sãoconsideradosnaalfabetação.

101. (Agência Nacional de Petróleo – ANP/2005 – Cesgranrio) Indique a opção em que o nome está registradoINCORRETAMENTEparaarquivamento,segundoasregrasdealfabetação:a)SantaCruz,Sergio(Ministro);b)EtchevarrenDiaz ,Estebánde;c)AndradeJr.,RicardodaSilva;d)MacEnroe,FrancisJoseph;e)Santo,LeontinadeMonte.

Resposta:ESobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo não se separam. Portanto, o nome

LeontinadeMonteSantodeveriaserregistradoMONTESANTO,Leontinade.

102. (BNDES/2004– Cesgranrio)AssinaleaafirmaçãoINCORRETAarespeitodométododealfabetaçãoparanomesdepessoas.a)Quandoossobrenomessãoiguais,prevaleceaordemalfabéticadosprenomes.b)Sobrenomescompostosdesubstantivoeadjetivo(comoMonteVerde)nãosãoseparados.c)SobrenomesiniciadoscomapalavraSanta(comoSantaCruz)sãocompostosenãoseseparam.d)Títulosqueacompanhamnomes,comoGeneralouMinistro,sãoconsideradosnaalfabetação.e)Osnomesorientais(japonesesouárabes,porexemplo)sãoregistradosexatamentecomoseapresentam.

Resposta:DOs títulos NÃO são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, ente

parênteses.

103.(BNDES/2004– Cesgranrio)Indiqueaopçãoemqueasfirmasmencionadasestãoapresentadasnaordemadequada,deacordocomasregrasdealfabetação.a)OGlobo–JornaldoBrasil–ATarde.b)FundaçãoBancodoBrasil–FundaçãoGetúlioVargas–FundaçãodosCorreios.c)JorgeZaharEditor–EditoraNovaFronteira–ArealEditores.d)RoditiJoalheiros–H.Stern–AmsterdamSauer.e)Alumibrás–AssociaçãoBrasileiradeImprensa–AssociaçãodosAnalistasdeSistemas.

Resposta:ADe acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se

apresentam (na ordemdireta).Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não sãoconsiderados na alfabetação. Por este motivo, a resposta correta é a letra A, pois: O Globo, aentradaépelaletraG;JornaldoBrasil,pelaletraJ;ATarde,pelaletraT.Nonossoalfabeto,aletraGvemantesdaJ,eestavemantesdaletraT.QuantoàletraE,AssociaçãodosAnalistasdeSistemasdeveriavirantesdeAssociaçãoBrasileira

deImprensa,poisapreposição“dos”nãoéconsideradanaalfabetação.Logo,otermo“Associação”

estáserepetindo.Olhandoapróximaletra,A(deAnalistas)vemantesdeB(deBrasileira)nonossoalfabeto.

104.(Sec.deAdm.doEstadodeTocantins– SECAD/2004– Cesgranrio)Indiqueaúnicaopçãocorretadearquivamento,pelométodoalfabético,paraonomeGENERALJURANDIRDECASTELOBRANCOJUNIOR.a)BrancoJr.,GeneralJurandirdeCastelo.b)Junior,GeneralJurandirdeCasteloBranco.c)GeneralBrancoJunior,JurandirdeCastelo.d)CasteloBrancoJunior,Jurandirde(General).e)deCasteloBrancoJunior,GeneralJurandir.

Resposta:DOnomeemquestãoenvolvequatroregrasdiferentesdealfabetação:–Substantivomaisadjetivonãosesepara(CasteloBranco).–Grausdeparentescosãoconsideradosparteintegrantedoúltimosobrenome(Junior).–Títuloentraapósonomecompleto,entreparênteses(General).–Artigosepreposiçõesnãosãoconsideradosparteintegrantedoúltimosobrenome(de).

Capítulo6

Leino8.159,de08/01/1991/GestãodeDocumentos/AvaliaçãoeDestinação/TabeladeTemporalidade

1.Leinº8.159/19911.1.IntroduçãoNeste capítulo, serão abordados assuntosquepossuem íntima relação, comogestão e avaliação

documental.Tabeladetemporalidadecostumacairemprova,comrelativafrequência.Alémdessesassuntos, resolvi inserir a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a políticanacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. Esta lei é uma das maisimportantes da área arquivística, e também cai em concursos públicos com regularidade. Definearquivos, gestão de documentos, arquivos correntes, intermediários e permanentes, entre outrostemas. Portanto, o concursando, tendo percorrido mais da metade do caminho em relação àArquivologia,irárelembraralgumasdefiniçõesjáabordadasemoutroscapítulosdapresenteobra,nareferidaLei,alémdeaprendernovosconceitos.Comecemosporela.Valeressaltarque,mesmoquenãosemencioneestaLeinoprogramaondecaiaArquivologia,elapodecair,poisenvolvevários temas que provavelmente farão parte do programa, sobretudo o “ciclo vital dosdocumentos”–ateoriadas3idades,assimcomo“gestãodedocumentos”.

LEINº8.159,DE8DEJANEIRODE1991Dispõesobreapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivadosedáoutrasprovidências.OPRESIDENTEDAREPÚBLICAFaçosaberqueoCongressoNacionaldecretaeeusancionoaseguintelei:

CAPÍTULOIDisposiçõesGerais

Art. 1o É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, comoinstrumentodeapoioàadministração,àcultura,aodesenvolvimentocientíf icoecomoelementosdeprovaeinformação.

Art.2oConsideram-searquivos,paraos f insdesta lei,os conjuntosdedocumentosproduzidose recebidosporórgãospúblicos,instituiçõesdecaráterpúblicoeentidadesprivadas,emdecorrênciadoexercíciodeatividadesespecíf icas,bemcomoporpessoaf ísica,qualquerquesejaosuportedainformaçãoouanaturezadosdocumentos.

Art. 3o Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção,tramitação,uso,avaliaçãoearquivamentoemfasecorrenteeintermediária,visandoasuaeliminaçãoourecolhimentoparaguardapermanente.

Art.4oTodostêmdireitoareceberdosórgãospúblicosinformaçõesdeseuinteresseparticularoudeinteressecoletivoougeral,contidasemdocumentosdearquivos,queserãoprestadasnoprazodalei,sobpenaderesponsabilidade,ressalvadas

aquelascujossigilosejaimprescindívelàsegurançadasociedadeedoEstado,bemcomoàinviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraedaimagemdaspessoas.

Art.5oAAdministraçãoPúblicaf ranquearáaconsultaaosdocumentospúblicosnaformadestalei.

Art.6oFicaresguardadoodireitodeindenizaçãopelodanomaterialoumoraldecorrentedaviolaçãodosigilo,semprejuízodasaçõespenal,civileadministrativa.

CAPÍTULOIIDosArquivosPúblicos

Art.7oOsarquivospúblicossãoosconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidos,noexercíciodesuasatividades,porórgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funçõesadministrativas,legislativasejudiciárias.

§1oSãotambémpúblicososconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidosporinstituiçõesdecaráterpúblico,porentidadesprivadasencarregadasdagestãodeserviçospúblicosnoexercíciodesuasatividades.

§2oAcessaçãodeatividadesdeinstituiçõespúblicasedecaráterpúblicoimplicaorecolhimentodesuadocumentaçãoàinstituiçãoarquivísticapúblicaouasuatransferênciaàinstituiçãosucessora.

Art.8oOsdocumentospúblicossãoidentif icadoscomocorrentes,intermediáriosepermanentes.

§ 1o Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam deconsultasf reqüentes.

§2o Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, porrazõesdeinteresseadministrativo,aguardamasuaeliminaçãoourecolhimentoparaguardapermanente.

§3oConsideram-sepermanentesosconjuntosdedocumentosdevalorhistórico,probatórioeinformativoquedevemserdef initivamentepreservados.

Art. 9o A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizadamedianteautorizaçãodainstituiçãoarquivísticapública,nasuaespecíf icaesferadecompetência.

Art.10oOsdocumentosdevalorpermanentesãoinalienáveiseimprescritíveis.

CAPÍTULOIIIDosArquivosPrivados

Art. 11.Consideram-searquivosprivadosos conjuntosdedocumentosproduzidosou recebidosporpessoas f ísicasoujurídicas,emdecorrênciadesuasatividades.Art.12.Osarquivosprivadospodemser identif icadospeloPoderPúblicocomode interessepúblicoesocial,desdequesejamconsideradoscomoconjuntosdefontesrelevantesparaahistóriaedesenvolvimentocientíf iconacional.Art.13.Osarquivosprivadosidentif icadoscomodeinteressepúblicoesocialnãopoderãoseralienadoscomdispersãoouperdadaunidadedocumental,nemtransferidosparaoexterior.Parágrafoúnico.NaalienaçãodessesarquivosoPoderPúblicoexercerápreferêncianaaquisição.Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identif icados como de interesse público e social poderá serf ranqueadomedianteautorizaçãodeseuproprietáriooupossuidor.Art.15.Osarquivosprivadosidentif icadoscomodeinteressepúblicoesocialpoderãoserdepositadosatítulorevogável,oudoadosainstituiçõesarquivísticaspúblicas.Art. 16.Os registros civisdearquivosdeentidades religiosasproduzidosanteriormenteà vigênciadoCódigoCivil f icamidentif icadoscomodeinteressepúblicoesocial.

CAPÍTULOIVDaOrganizaçãoeAdministraçãodeInstituiçõesArquivíst icasPúblicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais,estaduais,doDistritoFederalemunicipais.

§1oSãoArquivosFederaisoArquivoNacionaldoPoderExecutivo,eosarquivosdoPoderLegislativoedoPoderJudiciário.Sãoconsiderados,também,doPoderExecutivoosarquivosdoMinistériodaMarinha,doMinistériodasRelaçõesExteriores,doMinistériodoExércitoedoMinistériodaAeronáutica.

§2oSãoArquivosEstaduaisoarquivodoPoderExecutivo,oarquivodoPoderLegislativoeoarquivodoPoderJudiciário.

§3oSãoArquivosdoDistritoFederaloarquivodoPoderExecutivo,oArquivodoPoderLegislativoeoarquivodoPoderJudiciário.

§4oSãoArquivosMunicipaisoarquivodoPoderExecutivoeoarquivodoPoderLegislativo.

§5oOsarquivospúblicosdosTerritóriossãoorganizadosdeacordocomsuaestruturapolítico-jurídica.Art. 18. Compete aoArquivoNacional agestão eo recolhimentodosdocumentosproduzidos e recebidospelo PoderExecutivoFederal,bemcomopreservarefacultaroacessoaosdocumentossobsuaguarda,eacompanhareimplementarapolíticanacionaldearquivos.Parágrafoúnico.Paraoplenoexercíciodesuasfunções,oArquivoNacionalpoderácriarunidadesregionais.Art.19.CompetemaosarquivosdoPoderLegislativoFederalagestãoeo recolhimentodosdocumentosproduzidoserecebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentossobsuaguarda.Art. 20. Competemaos arquivosdoPoder Judiciário Federal a gestão e o recolhimentodosdocumentosproduzidos erecebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios esecretarias,bemcomopreservarefacultaroacessoaosdocumentossobsuaguarda.Art.21.Legislaçãoestadual,doDistritoFederalemunicipaldef iniráoscritériosdeorganizaçãoevinculaçãodosarquivosestaduaisemunicipais,bemcomoagestãoeoacessoaosdocumentos,observadoodispostonaConstituiçãoFederalenestalei.

CAPÍTULOVDoAcessoedoSigilodosDocumentosPúblicos

Art.22.Éasseguradoodireitodeacessoplenoaosdocumentospúblicos.(RevogadopelaLeino12.527,de2011)Art. 23.Decretof ixaráascategoriasdesigiloquedeverãoserobedecidaspelosórgãospúblicosnaclassif icaçãodosdocumentosporelesproduzidos.Regulamento(RevogadopelaLeinº 12.527,de2011)§1º OsdocumentoscujadivulgaçãoponhaemriscoasegurançadasociedadeedoEstado,bemcomoaquelesnecessáriosaoresguardodainviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraedaimagemdaspessoassãooriginariamentesigilosos.(RevogadopelaLeinº 12.527,de2011)§2º OacessoaosdocumentossigilososreferentesàsegurançadasociedadeedoEstadoserárestritoporumprazomáximode30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez , por igualperíodo.(RevogadopelaLeinº 12.527,de2011)§3º Oacessoaosdocumentossigilososreferenteàhonraeàimagemdaspessoasserárestritoporumprazomáximode100(cem)anos,acontardasuadatadeprodução.(RevogadopelaLeinº12.527,de2011)Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, emqualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquerdocumentosigiloso,semprequeindispensávelàdefesadedireitopróprioouesclarecimentodesituaçãopessoaldaparte.(RevogadopelaLeinº 12.527,de2011)Parágrafoúnico.Nenhumanormadeorganizaçãoadministrativaseráinterpretadademodoa,porqualquer forma, restringirodispostonesteartigo.(Revogadopela Leinº 12.527,de2011)DisposiçõesFinaisArt.25.Ficarásujeitoàresponsabilidadepenal,civileadministrativa,naformadalegislaçãoemvigor,aquelequedesf iguraroudestruirdocumentosdevalorpermanenteouconsideradocomodeinteressepúblicoesocial.Art.26.FicacriadooConselhoNacionaldeArquivos(Conarq),órgãovinculadoaoArquivoNacional,quedef iniráapolíticanacionaldearquivos,comoórgãocentraldeumSistemaNacionaldeArquivos(Sinar).

§1oOConselhoNacionaldeArquivosserápresididopeloDiretor-GeraldoArquivoNacionaleintegradoporrepresentantesdeinstituiçõesarquivísticaseacadêmicas,públicaseprivadas.

§2oAestruturaefuncionamentodoconselhocriadonesteartigoserãoestabelecidosemregulamento.Art.27.Estaleientraemvigornadatadesuapublicação.Art.28.Revogam-seasdisposiçõesemcontrário.

Brasília,8dejaneirode1991;

170odaIndependênciae103odaRepública.FERNANDOCOLLORJarbasPassarinho

ComentáriossobreaLeino8.159,de08dejaneirode1991:Como já foi dito anteriormente, esta Lei é uma das mais importantes envolvendo o assunto

“arquivos”, além de ser a mais cobrada em concursos públicos. O candidato deve memorizá-la,lendo sempre os artigos e procurando interpretá-los de maneira adequada. São poucos artigos(somente28),oquefacilitaavidadosconcursandos.Seguem,abaixo,comentáriosacercadealgunsartigos: •Art. 2o – Define arquivos, enfatizando algumas de suas características: a produção e arecepção.•Art.3o–Definegestãodedocumentos.Jácaiuemprova.

•Art.4o–Dizquempodereceber informaçõesdosórgãospúblicos, fazendoalgumasressalvasemrelaçãoàsmesmas.

•Art.7o,parágrafo2o–Jácaiumaisdeumavezemconcursospúblicos.Falasobreoqueacontececomadocumentaçãodeinstituiçõespúblicasedecaráterpúblico,quandocessasuasatividades.

• Art. 8o e parágrafos respectivos – Identifica os documentos públicos, além de defini-los(correntes,intermediáriosepermanentes).Àsvezescostumacairadefiniçãodeumdeles.

•Art.10–Jácaiuemprova.Sãoinalienáveiseimprescritíveisosdocumentosdevalorpermanente.“Inalienável” é o documento cujos direitos não podem ser transferidos ou cedidos a terceiros,devido ao seu valor secundário. “Imprescritível”, como o próprio nome nos sugere, é odocumento que não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao seuvalorpermanente.

•Art.12–RevelaquandoosarquivosprivadospodemserconsideradospeloPoderPúblicocomodeinteresse“públicoesocial”.

•Art. 18 – Menciona qual é a competência do “Arquivo Nacional”. Nunca é demais relembrar:“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidospeloPoderExecutivoFederal,bemcomopreservarefacultaroacessoaosdocumentossobsuaguarda,eacompanhareimplementarapolíticanacionaldearquivos.”Observa-se,nesteartigo,amençãoaoPoderExecutivoFederal.Issojáfoiexploradoemprova.

DicadeProva:

Nãoseesqueçam,amigos leitores:porcontadaLeino12.527/2011,osartigos22a24desta Leiforamrevogados.

•Art. 25 – Costuma cair emprova.Diz o que acontece comapessoaquedesf igurar oudestruirdocumentosdevalorpermanenteouconsideradocomodeinteressepúblicoesocial.

•Art.26eparágrafo1o–FalasobreoConselhoNacionaldeArquivos–CONARQ(órgãovinculadoaoArquivoNacional), o que ele faz (def inir a política nacional de arquivos), quemo preside (é oDiretor-GeraldoArquivoNacional),equemsãoasinstituiçõesqueintegramoCONARQ(instituiçõesarquivísticaseacadêmicas,públicaseprivadas).

DicadeProva:

Conarq–defineapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados.

Sinar–implementaaracionalizaçãodasatividadesarquivísticas,deformaagarantiraintegridadedociclodocumental.

Obs.: Amigos leitores, estudem também o Decreto no 4.073/2002, que regulamenta a Lei no

8.159/1991.ODecretoemquestãoencontra-senofinaldolivro(verApêndice).

2.Gestãodedocumentos2.1.Definição

De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento paraguardapermanente”.A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua

destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrangetodasasatividades(rotinas)inerentesàsidades“correnteeintermediária”.São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação,

eliminação,entreoutras.

Atenção: A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão dedocumentos(comoveremosnopróximocapítulo).Importantefrisarqueagestãoenvolvedocumentosnosmaisvariadossuportes.

2.2.ObjetivoGarantir,demaneiraeficaz,aprodução,administração,manutençãoedestinaçãodedocumentos

(deformaracional,econômica).

2.3.PrincípiobásicoAinformaçãodeveestardisponívelnolugarcerto,nahoracerta,paraaspessoascertas,ecomo

menorcustopossível(economiadetempo,espaçoeusoracionalderecursoshumanosemateriais).

2.4.Fasesbásicas

1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão,evitando-se,dessaforma,quesejamelaboradososnãoessenciais.Assim,diminuiovolumeasermanuseado,facilitandoocontroledamassadocumental.Estafaseabrangeosseguinteselementos:–gerenciamentodefichaseformulários(produçãooueliminação);–controlarosatosnormativos(produção,atualizaçãoedivulgaçãodessesdocumentos:decretos,

estatutos,portarias,entreoutros);–aproveitardeformaadequadaosrecursosreprográficoseinformáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e

permanente)paraastarefasarquivísticas;–selecionarecapacitarpessoalparatrabalharcomadocumentação.

2a) Utilização –Diz respeito ao fluxodocumental (atividadesdeprotocolo), sendo importanteconhecerotrâmitecorretodosdocumentos,paraseevitaraburocratizaçãodasatividades.Estafaseabrangeosseguinteselementos:–gerenciamentodosarquivosde1a e2a idades (correntes e intermediários), comoobjetivoda

recuperaçãodainformaçãoomaisrápidopossível;–políticadeacessoaosdocumentos.3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados oupreservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos(porComissãodevidamenteconstituída)–vernestecapítulooassunto“Avaliaçãoedestinaçãodedocumentos”,itemno3.

Nãoseesqueça:

Fasesdagestão

Produção

Utilização

Destinação

Obs.:SegundoaUNESCO,osníveisdeaplicaçãodeumagestãodedocumentossãoosseguintes:–mínimo;–mínimoampliado;–intermediário;–máximo.

Outrasdefiniçõesimportantes:a)Classificação–éoatoouefeitodeanalisareidentificaroconteúdodosdocumentoseselecionaracategoriadeassuntosobaqualdevemserrecuperados.

b)Planodeclassificação–naorganizaçãodeumarquivo,éumplanoqueestabeleceaordenaçãointelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto, podemos dizer que umplanodeclassificaçãoéuminstrumentoauxiliar(técnico)dasatividadesdegestão(permitindooarquivamentocorretodosdocumentos).

3.Avaliaçãoedestinaçãodedocumentos3.1.ConceitosAavaliaçãodeumdocumentoéfeitaatravésdaanáliseeseleçãodomesmo,comvistasàfixação

de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo,

assim,paraaracionalizaçãodosarquivos.De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional,

seleção é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação,mediantecritériosetécnicaspreviamenteestabelecidosemtabeladetemporalidade”.Adestinaçãoéumconjuntodeoperaçõessubsequentesàfasedeavaliação,visandoencaminhá-

los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou àmicrofilmagem.

Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística(publicação do ArquivoNacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa adestinaçãodosdocumentos”.

3.2.Objetivos•reduzir,aoessencial,amassadocumentaldosarquivos;•aumentaroíndicederecuperaçãodainformação;•garantircondiçõesdeconservaçãodadocumentaçãodevalorperma nente;•conquistarespaçofísico;•aproveitarmelhorosrecursoshumanosemateriais.

3.3.EtapaAavaliaçãodeve ser feitana fasecorrente, a fimde sedistinguiremnão sóosdocumentosde

valoreventual,deeliminaçãosumária,comoosdevalorinformativoeprobatório.Numaavaliação,primeiroobservamosovalor“probatório”dosdocumentos.

3.4.CompetênciaEquipe técnica será constituída para integrar uma comissão de avaliação e destinação

documental, formadaporpessoas ligadasaáreasprofissionaisdiversas, tais como: • arquivistaouresponsávelpelaguardadadocumentação;•profissionais ligadosaocampodeconhecimentoquetrataoacervo,objetodeavaliação,entre

outros.Acomissãodeavaliaçãoedestinaçãodocumentaldeveconheceraestruturaeofuncionamento

da instituição a ser avaliada (com o propósito de poder exercer de forma competente o seutrabalho).

Observações:1a)De acordo comoprazodeguarda, osdocumentos têmas seguintes características: •Guardaeventual–deinteresseefêmero,semvaloradministrativoparaoórgão.•Guardatemporária–possuemvaloradministrativo,retidoporumtempoespecífico.• Guarda permanente – considerados de suma importância, possuem valores probatório e

informativo.

2a)Instrumentosdedestinação

Há2instrumentosbásicos:tabeladetemporalidadeelistadeeliminação.

4.TabeladetemporalidadeInstrumentodedestinação,aprovadopelaautoridadecompetente,quedeterminaosprazosem

queosdocumentosdevemsermantidosnosarquivoscorrenteseintermediários,ourecolhidosaosarquivospermanentes,estabelecendocritériosparamicrofilmagemeeliminação(terminologia).

Dicadeprova:

a)Tambémpodemosdizerqueatabeladetemporalidadeé:oregistroesquemáticodociclodevidadocumentaldoórgão.

b)Aaplicaçãodatabeladetemporalidadepermiteeliminardocumentosaindanoarquivocorrente.

c)Principaiselementosconstantesnumatabeladetemporalidade:

•tipoe/ouassuntodosdocumentos;

•período(datas-limites);

•quantif icação;

•prazosderetenção(arquivoscorrenteeintermediário);

•destinação(transferência,recolhimento,microf ilmagemoueliminação);

•campodestinadoaobservações.

5.EliminaçãoDestruiçãoouexpurgodedocumentosquenãotenhamvalorpermanente.

5.1.ListadeeliminaçãoContém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser

aprovadaporautoridadecompetente.Verexemploabaixo:

EspecificaçãodosDocumentos Datas Quantidades

Convites 1975–1977 3caixas

Recortesdejornais 1965–1970 20caixas

Comentário:Prazossãoestabelecidosdeacordocomosvaloresatribuídosaosdocumentos,emfunçãodoconteúdodestes.Valeressaltarofatodenuncaseremlevadasemconsideração,nahoradeeliminá-los,asuaespéciedocumentaleasuaapresentaçãofísica.Documentosqueesgotaramseusprazosdevigência“não”devemserdescartadosdeimediato.

5.2.Formasdeeliminação(Paes,2004,p.109)•fragmentação;•maceração;•alienaçãoporvendaoudoação;

•incineração(formanãorecomendável).


105. (STM/2011 – UnB/Cespe) Com base no código de classificação e na tabela de temporalidade, julgue os itensseguintes.A destinação final dos documentos indicada na tabela de temporalidade consiste na eliminação ou na guardapermanente.

Resposta:CERTO.A transferência, que é a passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo

intermediário, ainda não é a destinação final do documento. Um documento é transferido aoarquivo intermediário a fim de aguardar a sua destinação final (eliminação ou recolhimento aoarquivopermanente).Veja,abaixo,aestruturadeumatabeladetemporalidade(comdadoshipotéticos):

CódigoClassificação

Assunto Prazosdeguarda Destinação Final Obs.

Corrente Intermediário –

005 LegislaçãodePessoal Enquantovigorar – Guardapermanente –

011.2 Cursos 5anos 5anos Eliminação –

033.1 Sugestões Enquantovigorar Eliminação –

035 NormaseRegulamentos Enquantovigorar – GuardapermanenteMicro-filmar

040 NotasdeEmpenho Atéascontasseremaprovadas 5anosapósaprovaçãodecontas Eliminação –

045.4 Sindicatos 5anos 10anos Guardapermanente –

058.6PlanoseProjetos

Enquantovigorar 10anos Guardapermanente Micro- filmar

106.Nosarquivoscorrenteeintermediário,osprazosdeguardadosdocumentosdevemserexpressosemanosoupelaindicaçãodavigênciadosdocumentos.

Resposta:CERTO.Verestruturadatabeladetemporalidadedaquestãoanterior.

107.Atabeladetemporalidadedeveseraplicada,periodicamente,noarquivopermanente.

Resposta:ERRADO.A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos nos arquivos correntes.

Tal“instrumentodedestinação”éutilizadocommaisconstâncianosarquivosintermediários,ondeos documentos aguardam a sua destinação final. Os documentos recolhidos aos arquivospermanentes serãopreservados para sempre. Portanto, nos arquivos de 3a idadeNÃO se utiliza atabelaemquestão.

108.Aplica-seocódigodeclassificaçãoexclusivamenteemarquivospermanentes,poissomentenesset ipodearquivoessaclassificaçãofacilitaoacessoaosdocumentos.

Resposta:ERRADO.Ocódigodeclassificaçãoéderivadodeumplanodeclassificação.Talplano,naorganizaçãode

umarquivo,estabeleceaordenaçãointelectualefísicadeum“arquivocorrente”.

109.(STM/2011– UnB/Cespe)Emrelaçãoagestãodedocumentosnaesferapública,julgueositenssubsequentes.A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente,incluindo-searquivamento,recuperaçãoedescartededocumentoseinformações.

Resposta:ERRADO.Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e

acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também osdocumentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fasecontemplaogerenciamentodosarquivosde1ae2aidades).Ooutroerroéamençãoaodescartededocumentos. A eliminação ou descarte faz parte da última fase da gestão de documentos (adestinação).

110. Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos,formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção derecursoshumanosparaáreaarquivíst ica.

Resposta:CERTO.Nestafase,gerenciam-seformulários;controlam-secópias;interpretam-seostextosrelacionados

aosatosnormativos;seleciona-sepessoalparaastarefasarquivísticas,entreoutrasatividades.

111.(STM/2011– UnB/Cespe)Combasenalegislaçãoarquivíst icafederal,julgueoitemaseguir.O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a polít ica nacional dos arquivos públicos eprivados.

Resposta:CERTO.Emconformidade comoDecreto no 4.073/2002 (que regulamenta a Lei no 8.159/1991), artigo

10,oSINAR“temporfinalidadeimplementarapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados,visandoàgestão,àpreservaçãoeaoacessoaosdocumentosdearquivo”.OSINAR temcomoórgão central oConselhoNacionaldeArquivos (CONARQ),que tempor

finalidade “definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercerorientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos dearquivo”.Portanto,oCONARQ“define”eoSINAR“implementa”.

112.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Acercadosconceitoseprincípiosarquivíst icosedalegislaçãoemvigor,julgueositensaseguir.OsarquivosestaduaissãoformadospelosarquivosdosPoderesExecutivo,LegislativoeJudiciário.

Resposta:CERTO.DeacordocomaLeiFederalno8.159/1991,art.17,parágrafo2o.

113.Todostêmdireitodereceberdosórgãospúblicosinformaçõesdeseuinteresseparticular,ressalvadasaquelascujo

sigilosejaimprescindívelàsegurançadasociedadeedoEstado.

Resposta:CERTO.ConformeaLeideArquivos(8.159/1991),art.4,“todostêmdireitoareceberdosórgãospúblicos

informaçõesdeseuinteresseparticularoudeinteressecoletivoougeral,contidasemdocumentosdearquivosqueserãoprestadasnoprazoda lei, sobpenaderesponsabilidade, ressalvadasaquelascujosigilosejaimprescindívelàsegurançadasociedadeedoEstado,bemcomoàinviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraedaimagemdaspessoas”.

114.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Julgueoitemquesesegue,relativoàgestãodedocumentos.Atabeladetemporalidadeestabeleceosprazosdeguardadosdocumentosnosarquivoscorrenteeintermediárioeadestinaçãofinaldessesdocumentos,quepodeseraeliminaçãoouaguardapermanente.

Resposta:CERTO.De acordo com a terminologia arquivística, tabela de temporalidade é um “instrumento de

destinação,aprovadopelaautoridadecompetente,quedeterminaosprazosemqueosdocumentosdevem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivospermanentes,estabelecendocritériosparamicrofilmagemeeliminação”.

115.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Considerandoossistemaseasredesdearquivo,julgueoitemsubsecutivo.Aelaboraçãodapolít icanacionaldearquivocompeteaoSistemaNacionaldeArquivo.

Resposta:ERRADO.TalcompetênciaédoConselhoNacionaldeArquivos–CONARQ.Vertambémaquestão111.

116.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Noqueserefereàgestãodedocumentos,julgueositensaseguir.Sãotrêsasfasesdeumprogramadegestãodedocumentos:implantação,armazenamentoeeliminação.

Resposta:ERRADO.Asfasesdagestãodedocumentossão:produção,utilizaçãoedestinação.

117.Asaçõesdoprogramadegestãodedocumentosvoltam-separaomomentoemqueosdocumentosapresentamvalorprimário.

Resposta:CERTO.Agestãodeveser feitadesdeomomentoemqueodocumentoéproduzido,ouseja,comvalor

primário (administrativo) considerável. Como a gestão envolve as atividades inerentes às idadescorrenteeintermediária,eestaspossuemvalorprimário,aquestãoestácorreta.

118.AgestãoaindanãoéreconhecidanoBrasil.

Resposta:ERRADO.Questão errada. Podemos fundamentar mencionando o art. 216, parágrafo 2o, da CF/1988:

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e asprovidênciasparafranquearsuaconsultaaquantosdelanecessitem.”Tambémpodemoscitaroart. 3odaLeino 8.159/1991, que considera “gestãodedocumentoso

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimentoparaguardapermanente”.

119.(CVM/2010– Esaf)Ateoriadastrêsidadestemumaaplicaçãodiretanasestratégiasdequalfunçãoarquivíst ica?a)Classif icação.b)Descrição.c)Criação.d)Preservação.e)Avaliação.

Resposta:EParasedarumdestinoaodocumento,estedeveráseravaliadoporumaComissãodeAvaliaçãoe

Destinação.Aavaliaçãoéfeitaafimdesedarumdestinoaodocumento,ouseja,quantotempoodocumentoserámantidonosarquivoscorrentes,quandoserátransferidoaoarquivointermediário,e a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, o ciclovital dos documentos (as idades corrente, intermediária e permanente) está intimamenterelacionadocomaavaliação.

120.(ANEEL/2010– UnB/Cespe)Considerandoosprocedimentosadministrativosadotadosnosarquivos,julgueoitemaseguir.Oplanodeclassificaçãoéconsideradoumdosinstrumentosbásicosparaagestãodedocumentos.

Resposta:CERTO.O plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois

estabeleceaordenaçãointelectualefísicadosdocumentosdeumarquivocorrente.

121.(TRE/MT/2010– UnB/Cespe)Agestãodedocumentosengloba,entreoutras,asfasesde:a)produçãoedestinação;b)emulaçãoemigração;c)conservaçãoerestauração;d)eliminaçãoepreservação;e)criaçãoeaquisição.

Resposta:AAsfasesdagestãodedocumentossão:produção,utilizaçãoedestinação.

122. (TRE/PI/2009– CarlosChagas)Paraqueaavaliaçãosejacoerentecomosprincípiosarquivíst icos,éprecisoqueosdocumentossesubmetam,primeiramente,aum:a)processodemicrofilmagem;b)registrotopográf ico;c)processodedigitalização;d)planodeclassif icação;e)quadrodeequivalência.

Resposta:DO plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois

estabeleceaordenaçãointelectualefísicadosdocumentosdeumarquivocorrente.Dessaforma,permiteoarquivamentocorretodosdocumentos.Portanto,estandoosdocumentos

organizados de forma adequada (obedecendo a um determinado código de classificação), ficarámaisfácilfazeraavaliaçãodeles.

123. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) Os órgãos públicos devem constituir uma comissãopermanentedeavaliaçãodedocumentoscomaresponsabilidadedeorientarerealizaroprocessodeavaliaçãodosdocumentosnoâmbitodesuaatuação.

Resposta:CERTO.Essa comissão será formada por uma equipe multidisciplinar, composta por profissionais das

maisdiversasáreas.

124. (TRE/MA/2009 – UnB/Cespe) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos,mas,sim,eliminarosdocumentosdevalorsecundário.

Resposta:ERRADO.Uma das palavras-chave da gestão é racionalização. Portanto, um dos objetivos da gestão é a

racionalização da produção dos documentos. Quanto aos documentos de valor secundário(permanente), estes nunca serão eliminados, mas sim preservados em definitivo nos arquivospermanentes.

125.(TRE/PB/2007– CarlosChagas)Desdeomomentoemquesãocriadosatésuadestinaçãofinal,osdocumentosdearquivo cumprem ciclo de vida emque a passagemde uma etapa ou condição para outra: a) obedece a normasemanadasdosserviçosdeprotocolo.b)estáprescritanasguiasderecolhimento.c)resultadoprocessodeavaliação.d)correspondeaperíodosquinquenaisedecenaisdetemporalidade.e)vemindicadanosplanosdearquivamentoeclassif icação.

Resposta:CParasedarumdestinoaodocumento,estedeveráseravaliadoporumaComissãodeAvaliaçãoe

Destinação.Aavaliaçãoéfeitaafimdesedarumdestinoaodocumento,ouseja,quantotempoodocumentoficaránosarquivoscorrentes,quandoserátransferidoaoarquivointermediário,easuadestinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). A avaliação deve ser feitanos arquivos correntes, pois alguns documentos (a minoria) podem ser eliminados no própriosetor.

126. (TRE/PB/2007 – Carlos Chagas) De acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos): a) OsdocumentoscujadivulgaçãoponhaemriscoasegurançadasociedadeedoEstadoficarãosobsigiloporumprazomáximode100(cem)anos,acontardadatadesuaprodução.b) O acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo eimprorrogávelde30(trinta)anos.

c)CabeaoPoderLegislativodeterminaraexibiçãoreservadadequalquerdocumentosigiloso.d)Ohabeasdataéprerrogativadostitularesdecargospúblicos,nosorganismosdegovernofederal,estadualemunicipal.e) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desf igurar ou destruir documentos de valorpermanente.

Resposta:E

EmconsonânciacomaLeiFederalno8.159/1991,art.25.Desfigurar o documento é alterá-lo no seu aspecto.Destruir é eliminar.Documentos de valor

permanentedevemserpreservadosemdefinitivo.

127.(BNDES/2006– Cesgranrio– comadaptações)Observeodocumentoabaixo:

Especificação dosDocumentos Datas Quantidades

Convites 1987– 1989 5caixas

Notasderemessadematerial 1972– 1980 10caixas

Quadrosdehorários 1991– 1993 03caixas

Requisição deXerox 1983– 1991 15caixas

Recortesdejornais 1993– 1998 12caixas

Trata-sedeumalistade:a)eliminação;b)destinação;c)avaliação;d)seleção;e)conservação.

Resposta:AA lista de eliminação contém a relação dos documentos a serem eliminados em uma única

operação.Elaprecisaseraprovadaporautoridadecompetente.

128. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assuntoprincipal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de: a)levantamento;b)ordenação;c)arranjo;d)classif icação;e)descrição.

Resposta:DClassificaçãoéoatoouefeitodeanalisareidentificaroconteúdodosdocumentoseselecionara

categoriadeassuntosobaqualdevemserrecuperados.

129. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Com a identificação do valor da documentação analisada será possíveldeterminarosprazosderetenção.Essaretençãopoderáser:a)rápida,demoradaouindefinida;b)ativa,semiativaouinativa;c)corrente,intermediáriaoupermanente;d)eventual,temporáriaoupermanente;e)eventual,temporáriaouintermediária.

Resposta:DAguarda(ouretenção)dosdocumentossão:• Eventual – de interesse passageiro, o documento não tem valor administrativo para o órgão.

Seráeliminadonoprópriosetor.• Temporária – o documento possui valor administrativo para o órgão. Ficará retido por um

tempo determinado. Será transferido ao arquivo intermediário. Quando acabar o seu prazoprescricional,seráeliminado.

•Permanente–odocumentopossuivalorhistóricooudocumental (probatórioe informativo).Serápreservadoemdefinitivo.

130.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Aaplicaçãodoscritériosdeavaliaçãoefetiva-senaidade:a)permanente;b)intermediária;c)administrativa;d)organizacional;e)corrente.

Resposta:EAavaliaçãodeveserfeitanosarquivoscorrentes,poisalgunsdocumentos(aminoria)podemser

eliminadosnoprópriosetor(documentosdenaturezaeventual,deeliminaçãosumária,taiscomo:materialdedivulgaçãodeterceiros,convitesparaeventos,entreoutros).

131.(TRE/RN/2005– CarlosChagas)ParadefinirosprazosderetençãoeteruminstrumentonorteadordodestinodosdocumentosnaempresaénecessáriaaTabela:a)cronológica;b)PHA;c)deTemporalidadeDocumental;d)deTemporalidadeAssessoral;e)CUTTER.

Resposta:CATabeladeTemporalidadeDocumental(TTD)éoinstrumentodedestinaçãoquedeterminaos

prazosderetençãodosdocumentosnosarquivos.

132.(UFRJ/2004– NCE/UFRJ)Muitasinstituiçõesproduzemeacumulamdocumentosdemaneiraindiscriminada,ouseja,semcritériostécnicosoucientíficos,incorrendoemproblemasdedifícilsoluçãoparaosarquivistas.Assim,garantircondições de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação dainformação;conquistarespaçofísicoereduziropesoaoessencialdamassadocumentaldosarquivossãoobjetivosda:a)descrição;b)indexação;c)avaliação;d)disseminação;e)codif icação.

Resposta:COs objetivos da avaliação são os citados no enunciado. Uma avaliação bem-feita vai ajudar a

reduzir, ao necessário, a massa documental. Com isso, guardando somente o necessário, não vaihaver acumulação de documentos. Portanto, haverá ganho de espaço físico. A recuperação da

informaçãoseráfeitadeformamaiságil,commenosdocumentos.Alémdisso,umaavaliaçãofeitadeformaadequadaajudaráaconservaradocumentaçãodevalorpermanente.

133. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar suaadministraçãodemaneiracoerenteeeficaz.Comoobjetivodefornecerasbasesparaumentendimentoentreaprópria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito comos documentos dainstituiçãoaquedizemrespeito,visandonãoapenasaeliminação,masprincipalmente,assegurarapreservaçãodecertosdocumentos,cobrindotodososdocumentos:osquecareçamdevalor,comotambémosquepossuemvalor.Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete àinterpretaçãodoplanode:a)descarte;b)destinação;c)levantamento;d)organização;e)triagem.

Resposta:BPlano de destinação é o esquema no qual se fixa a destinação dos documentos (transferência,

eliminaçãoourecolhimento).

134.(MPU/2004– Esaf)Assinaleaopçãoquenãosecaracterizacomoatividadedegestãodedocumentos:a)inspeção;b)avaliação;c)destinação;d)descrição;e)eliminação.

Resposta:DA descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes. As outras atividades citadas

(inspeção,análise,destinaçãoeeliminaçãodedocumentossãorelacionadasaosarquivoscorrentese intermediários). Portanto, estas são atividades de gestão, pois contemplam as duas primeirasidades.

135. (ANEEL/2004 – Esaf) O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento,eliminaçãoemudançadesuportededocumentoschama-se:a)planodeclassificação;b)inventário;c)listagemdeeliminação;d)tabeladetemporalidade;e)termoderecolhimento.

Resposta:DTransferência aoarquivo intermediário; recolhimentoaoarquivopermanente; eliminação, seo

documentonãotivervalorsecundário;mudançadesuporte(porexemplo,amicrofilmagem).

136.(UFRJ/2004– NCE/UFRJ)Oacessoaosdocumentossigilososreferentesàhonraeàimagemdaspessoasserárestritoporumprazomáximode:a)100anos;b)150anos;c)200anos;d)250anos;e)300anos.

Resposta:ADe acordo com a Lei Federal no 12.527/2011, art. 31, parágrafo 1o, inciso I, o prazo máximo

continuade“100anos,acontardadatadasuaproduçãoeindependentementedeclassificaçãodesigilo.”ValelembrarqueestaLeirevogouosartigos22a24,daLeino8.159/1991.

Capítulo7

ArquivosPermanentes

1.IntroduçãoComo já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3 Idades), o arquivo permanente possui

documentos que devem ser preservados para sempre, por terem valor secundário. SegundoMarilenaLeitePaes,“afunçãodeumarquivopermanenteéreunir,conservar,arranjar,descreverefacilitaraconsultadosdocumentosoficiais,deusonãocorrente”.

Atividadesdeumarquivopermanente

arranjo

descriçãoepublicação(facilitaroacessoaosdocumentos)

conservação

referência(políticadeacessoeusodosdocumentos)

Obs.:Políticadeacesso:quedocumentosdevemoupodemserconsultados.

Políticadeuso:quempodeconsultarosdocumentoseaformacomoestesdevemserconsultados(regulamentodasaladeconsultas).

(Fonte:Paes,2004.)

2.ArranjoNaorganizaçãode“arquivospermanentes”,significaordenarosdocumentosemfundos,asséries

dentrodosfundos,e,seforconveniente,ositensdocumentaisdentrodasséries.Apartirdaanálisedasestruturas, funçõesouatividadesdaentidadeprodutoraedoestudodo

acervo,podemosdefiniroquadrodearranjonosarquivosde3a idade,comasseguintesdivisões:Fundo,Grupo ouSeção, Subgrupo ou Subseção, Série e Subsérie (hierarquicamente o fundo sesobrepõeàsdemaisdivisões).Astarefasdearranjosãode2tipos:intelectuaisefísicas.Asprimeirascompreendemaanálise

documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se àarrumaçãodospapéisnoslocaisadequados,seuempacotamento,entreoutras.Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia

chamadoproveniênciadosarquivos(ourespectdesfondsouprovenance:oarquivoproduzidoporumaentidadenãodevesermisturadoaosdeoutrasentidadesgeradoras.O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes,

intermediáriosepermanentes(eleéconsideradoabasedaarquivística).

Obs.:

1a)Fundo–Conjuntodedocumentosdeumamesmaproveniência.Umfundopodeserabertooufechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua ematividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidadeprodutoranãoseencontramaisematividade.

2a)Noseumanualdearranjoedescriçãodearquivos,osarquivistasholandesesmencionamdiversasregrasinerentesaessetema,entreasquaisdestacamos,resumidamente:a) todoconjuntodeve sermetodicamente arranjado, emordemde:procedência,data,número,

assuntoenome;b)ométododearranjodevesersemprebaseadonaprimitivaorganização;c)noarranjodeumdocumentodeve,portanto,serestabelecida,tantoquantopossível,aordem

originária;d)casoodocumentooriginalestejaemboascondições,cópiasespalhadaspodemserdestruídas;e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu

lugar,seficarbemclaraasuaorigem.

3.PrincípiosarquivísticosAlémdoprincípiodaProveniência,existemoutrosprincípiosdaArquivo logia.Destacaremos,de

formaresumida,osmaisimportantes,quesão:a) Princípio da organicidade – as relações administrativas espelham-se nos conjuntos

documentais.b)Princípiodaunicidade–osdocumentosdearquivopreservamseucaráterúnico, em função

deseucontextodeprodução.c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devem ser preservados

semdispersão,mutilação,alienação,destruiçãonãoautorizadaouacréscimoindevido.d)Princípiodacumulatividade–oarquivoéumaformaçãoprogressiva,naturaleorgânica.e) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela

entidadeprodutora.(Fonte:BELLOTTO,Arquivospermanentes:tratamentodocumental)

Osmaisrelevantesprincípiosarquivísticosjáforammencionados.Comoasbancasorganizadorastêmexploradobastanteesteassunto,resolvemosacrescentarmaisalguns:• Príncípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por

assunto,semlevaremconsideraçãoaproveniênciaeaclassificaçãooriginal.• Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos

podeserrevertido,senecessário.• Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos

deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos,excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes deoperaçõesmilitares.

•Princípiodaproveniênciafuncional–comatransferênciadefunçõesdeumaautoridadepara

outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes oucópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Tambémchamadopertinênciafuncional.

(Fonte:ARQUIVONACIONAL,DicionárioBrasileirodeTerminologiaArquivística,2005)

4.DescriçãodedocumentosProcesso intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de

arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir(terminologia).

4.1.Instrumentosdepesquisa(Paes,2004)Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos. As tarefas de

descriçãolevamàelaboraçãodessesinstrumentos.Elespodemserbásicosouauxiliares.

4.1.1.Básicos4.1.1.1.GuiaServeparaorientarosusuáriosnoconhecimentoeutilizaçãodosfundosintegrantesdoacervo

deumarquivopermanente.Éomaisabrangente dos instrumentosdepesquisa, poisutilizaumalinguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia dá aopesquisadorumavisãodeconjuntodosserviçosarquivísticos.Nahierarquiadosinstrumentosdepesquisa,oguia se sobrepõeaosdemais,devendo sero1o instrumento a ser elaborado, por ser oúnicogenéricoeglobalizante(consideradogeral).Osoutrosinstrumentossãoparciais.

4.1.1.2.InventárioAs unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e

descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve acomposição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1oinstrumento (dos parciais) a ser criado para os fundos dos arquivos públicos e privados. Oanalíticoexigeplenoconhecimentodotemaaserdescrito.

4.1.1.3.CatálogoCriado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve

unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ouanalítica.

4.1.1.4.Repertório(oucatálogoseletivo)Descreve,detalhadamente,documentospreviamenteselecionados,pertencentesaumoumais

fundos,segundoumcritériotemático,cronológico,onomásticoougeográfico.Norepertórioháumjuízodevalor,determinandoainclusãoounãodedocumentoespecífico.

Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desseinstrumentopelocritériocronológico.

4.1.2.Auxiliares4.1.2.1.ÍndiceLista sistemática eminuciosa “dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de

documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto” (Paes,2004,p.139).

4.1.2.2.TabeladeequivalênciaouconcordânciaEstabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no

sistemadearranjo.

Atenção:Emrelaçãoaoassunto“arquivospermanentes”,instrumentosdepesquisaéumdostópicosmais

pedidos pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório ou catálogo seletivo.O queestiveremnegritodeveserdominadopeloconcursando.

5.ConservaçãoerestauraçãodedocumentosUmdocumentodeveserconservadoemlocalapropriado,comtemperaturaeumidadebaixas,em

umlocalelevado,eacondicionadodemaneiraadequada.

5.1.PrincipaisoperaçõesdeconservaçãoDesinfestação,limpeza,alisamentoerestauraçãooureparo,entreoutras.

Comentário:a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para

combatê-loséafumigação.b)Limpeza–faseposterioràfumigação.Osdocumentosdevemserlimposcomumpanomacio,

umaspiradordepó,umaescovaadequada.c)Alisamento–documentossãopassadosaferro.d) Restauração – são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em

mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muitoconhecimentodessesprofissionais).

5.2.Métodosderestauração(resumo)• banho de gelatina – doc. é mergulhado em cola específica, aumentando a sua durabilidade.

Ficamsujeitosaoataquedosfungosedosinsetos;•tecido–usa-sepastadeamido;•silking–tecidomaisconsistente(musselinedeseda),dealtocusto;• laminação – consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre

folhasdepapeldebaixagramatura(folhadepapeldesedaeoutradeacetatodecelulose);•laminaçãomanual–acetatodeceluloseemcontatocomaacetona;•encapsulação–películasdepoliésterefitaadesivadeduplorevestimento.•velatura–consistenaaplicaçãodereforçodepapeloutecidoemqualquerpartedeumafolha.

5.3.Preservação(Dicas/Comentários)1)Aluzdodia(natural)deveserabolidanaáreadearmazenamento,porqueenfraqueceopapel.Apróprialuzartificialdeveserusadacomcuidado.

2)Oarsecoeaumidadeenfraquecemopapel,eestaprovocamofo.3)A temperaturadeveserbaixa.Ocalorconstantedestróias fibrasdopapel.Aumidade tambémdeveserbaixa.Tentarmantê-lasestáveissempre,semoscilações.

4)Asmãosdevemestar sempre limpas e livresde sujeira e gorduras. Semprequepossível, utilizeluvasdealgodãoparamanipulardocumentos,fotografiasegravuras.

5)Tintasegrafitespodemcausardanosàdocumentação,manchando,causandoriscos,perfuraçõesourasgos.

6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar orompimentodopapel.Utilizemarcadoresdelivrosempapellivredeacidez.

7)Nãoumedeçaodedocomasalivaparavirarasfolhasdeumlivro.Elaafetaasuasaúdeepodeprovocarodesenvolvimentodemicro-organismosnadocumentação.

8)Nãouseclipesegramposmetálicos.Utilize clipesplásticosouprotejaosdocumentoscomumpequenopedaçodepapelnaáreadecontato.

9)Evite cópiasxeroxdedocumentos.A luzultravioleta causadanos cumulativos irreversíveis eomanuseioprovocadobraserasgosnaslombadas.

10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas elombadas,segurando-ocorretamentenapartemedianadaencadernação.

11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reaçõesquímicasdanosas(levandoàformaçãodeácidos;esujam,arranhamedesfiguramosmateriais).

12)Utilizaraparelhosdearcondicionadosomentesepuderemficarligadosduranteodiaeànoite;casocontrário,osdanossãomuitomaiores.

13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com abitolacheiavoltadaparabaixo.

14)Disquetes e outrosmeios eletrônicos devem sermantidos longe de campos eletromagnéticos(computadores,aparelhosdesomeTVetc.)elivresdepoeira,umidadeetemperaturasaltas.Fonte:ArquivoNacional.


137.(STM/2011– UnB/Cespe)Julgueositensqueseseguem,referentesanoçõesbásicasdeconservaçãoepreservaçãodedocumentos.A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a poeira e os gases são, a médio e longo prazo, altamente prejudiciais àconservaçãodoacervodocumental.

Resposta:CERTO.A luz causa danos às fibras do papel.O ar seco e a umidade enfraquecem o papel. A umidade

provocamofo.Ospoluentessãoosprincipaisagentesdedeterioraçãodosacervos.

138.O alisamento consiste no processo emque são introduzidos documentos emuma câmara, onde é aplicado umprodutoparafumigação.

Resposta:ERRADO.Ométodomais eficiente de combate aos insetos é a fumigação (processo químico que envolve

câmaraavácuo).SegundoMarilenaLeitePaes,oalisamento“consisteemcolocarosdocumentosembandejasde

aço inoxidável, expondo-osà açãodoar com forteporcentagemdeumidade (90a95%),duranteumahora, emumacâmaradeumidificação.Emseguida, sãopassados a ferro, folhapor folha,depreferênciaemmáquinaselétricas.

139. (STM/2011 – UnB/Cespe) Julgue os itens a seguir, relativos à preservação, conservação e restauração dedocumentos.T irar a sujeira superficial comumaborrachamacia ou borracha fina empó é uma forma adequada de higienizardocumentosempapel.

Resposta:CERTO.A higienização deve ser feita desde a fase corrente, quando o documento é produzido. É uma

formadeconservaçãopreventiva.

140.Aprincipalcausadosdanosqueocorrememmateriaisdeumacervodocumentaléomanuseioindevido,tantoporusuáriosquantoporfuncionários.

Resposta:CERTO.Osmateriaissãodanificados,sobretudo,pelodesconhecimentodousocorreto.

141.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Acercadosconceitoseprincípiosarquivíst icos,julgueositensaseguir.De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados combase noassunto,desconsiderando-seasuaproveniência.

Resposta:ERRADO.Oprincípioabordadonestaquestãoéodapertinência(outemático).

142.Oprincípiotemáticocorrespondeaoprincípiosegundooqualtodoprocedimentooutratamentoempreendidoemarquivopodeserrevertido,casosejanecessário.

Resposta:ERRADO.Oprincípioabordadonestaquestãoéodareservibilidade.

143. A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem serconservadosemserviçosdearquivodoterritórioondeforamproduzidos.

Resposta:CERTO.A exceção são os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de

operaçõesmilitares.

144.(TRE/ES/2011– UnB/Cespe)Comrelaçãoàanáliset ipológicadedocumentosdearquivo,julgueoitemquesesegue.

Oprincípiodacumulatividadeéumdosprincípios fundamentaisque regeaorganizaçãodosarquivoseservedebaseàanáliset ipológicadosdocumentosarquivíst icos.

Resposta:CERTO.Oprincípioda cumulatividade éo seguinte: “Oarquivo éuma formaçãoprogressiva,natural e

orgânica.” Este princípio enfatiza a organicidade documental, ou seja, a afinidade entre osdocumentos, o conjunto, a proximidade entre eles, a importância de mantê-los juntos. Ocrescimento do acervo também é nele retratado, além da produção necessária do documento. Aanálisetipológicaéfundamentalmentearquivística.Daíaligaçãoentreeles.

145.(CVM/2010– Esaf)Oprincípioarquivíst icoenvolvidodiretamentecomaclassificaçãodedocumentoséoda:a)pertinência;b)organicidade;c)reversibilidade;d)autenticidade;e)proveniência.

Resposta:EAclassificaçãoéoatoouefeitodeanalisareidentificaroconteúdodosdocumentoseselecionar

a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados. Para tal análise e identificação, deve-seconhecerbemoórgãoprodutoreasatividadesporeledesempenhadas.O princípio da proveniência fixa a identidade do documento em relação a seu produtor.

Portanto,talprincípioédesumaimportânciaemuma“classificaçãodedocumentos”.

146. (CVM/2010– Esaf)Oprincípioqueestipulaqueosarquivosdeveriamserconservadosnosserviçosdearquivodoterritórioemqueforamproduzidoséconhecidocomooda:a)reversibilidade;b)proveniência;c)territorialidade;d)pertinência;e)organicidade.

Resposta:CVercomentáriodaquestão143.

147.(CVM/2010– Esaf)Oprincípioemquegera,comsuaaplicação,ofundodearquivoéoda:a)unicidade;b)proveniência;c)autenticidade;d)organicidade;e)interdependência.

Resposta:BTambémconhecidopelonomede“respeitoaos fundos”,oprincípiodaproveniênciapreconiza

que devem sermantidos reunidos, em ummesmo fundo, todos os documentos oriundos de umamesmafonteprodutoradearquivo.

148.(CVM/2010– Esaf)Qualsintomaindicaaacidezdopapel?

a)escurecimentodopapel;b)desaparecimentodatinta;c)amarelecimentodopapel;d)manchasnacorazulnopapel;e)manchasnacorbrancanopapel.

Resposta:CQuandoopapelcomeçaaficaramarelo,aacidezjásefazpresentenopapel.

149.(CVM/2010– Esaf)Qualéométododecombateaosinsetosmaiseficiente?a)alisamento;b)fumigação;c)silking;d)banhodegelatina;e)laminação.

Resposta:BA fumigação é o método mais eficiente para combater os insetos. É um processo químico

altamenteeficaznadestruiçãodosinsetos,mesmoaquelesemfasededesenvolvimentoavançado.

150.(CVM/2010– Esaf)Assinaleaopçãoqueindicainstrumentosdepesquisacaracteríst icosdearquivospermanentes.a)guia,inventárioecatálogo;b)catálogo,inventáriotopográf icoeíndice;c)repertório,índiceecódice;d)inventáriotopográf ico,guiaecódice;e)guia,repertóriosevocabuláriocontrolado.

Resposta:AOs instrumentos de pesquisa permitem a identificação, localização ou consulta a documentos.

Eles podem ser básicos ou auxiliares. Os básicos são: guia, inventário, catálogo e repertório (oucatálogoseletivo).Osauxiliaressão:índiceetabeladeequivalência(ouconcordância).

151.(CVM/2010– Esaf)Adescriçãoéafunçãoarquivíst icadestinadaa:a)Possibilitarautilizaçãododocumentopeloprodutordurantetodoociclovital.b)Estabeleceracategoriadeassuntosobaqualosdocumentosdevemserrecuperados.c)Possibilitarqueosdadoscontidosnosdocumentoscheguematéaospesquisadores.d)Representarosdocumentosportermosoupalavras-chave.e)Reordenardocumentosdeumacervosemprejuízodaorganicidade.

Resposta:CAdescriçãoétarefatípicadosarquivospermanentes.Umdeseusobjetivoséfacilitaroacessoaos

pesquisadoresouconsulentes.

152.(ANAC/2009– UnB/Cespe)Arespeitodaconservaçãoedaproteçãodedocumentos,julgueosseguintesitens.Oprocessoquímicomaisefetivoparaadesinfestaçãoedesinfecçãodemateriaisarquivíst icoséaemulação.

Resposta:ERRADO.Éafumigação.Verquestão149.

153.Oarsecoeaaltaumidadesãofatoresdeenfraquecimentodopapel.

Resposta:CERTO.Sãoagentesexterioresfísicosquedanificamopapel.Aumidadeprovocamofo.

154. A higienizaçãomecânica dos documentos feita comuma trincha ou uma flanela é uma ação importante para aconservaçãodosdocumentosempapel.

Resposta:CERTO.Aretiradadasujeirasuperficialnosdocumentoséimportanteparaaconservaçãopreventivados

mesmos.

155. (Ministério da Cultura/2006 – Getúlio Vargas) O princípio da proveniência é a base teórica que rege todas asintervençõesarquivíst icas,devendoserobservadonaorganizaçãodosarquivos:a)permanentes,apenas;b)intermediários,apenas;c)correntes,apenas;d)intermediáriosepermanentes,apenas;e)correntes,intermediáriosepermanentes.

Resposta:EEste princípio é considerado a base da arquivística, devendo ser observado nas três idades dos

arquivos.

156.(Fiocruz/2006– JoséPelúcioFerreira)Aobradestinadaàorientaçãodosusuáriosnoconhecimentoenautilizaçãodosfundosqueintegramoacervodeumarquivopermanenteédenominada:a)repertório;b)guia;c)catálogo;d)inventário;e)índice.

Resposta:BO guia é o instrumento de pesquisa mais indicado para orientar os usuários nos arquivos

permanentes,devidoasualinguagemsimplesedefácilentendimento.

157.(BNDES/2006– Cesgranrio– comadaptações)Podemosafirmarqueoprocessodedescriçãodocumentalconsisteem:a)Analisarosdocumentosdesdeafasecorrenteeutilizarinstrumentosquecontrolemapassagemparaasfasesposteriores.b)Comporinstrumentosqueorientemquantoaotempodemanutençãodosdocumentosnosarquivospermanentes.c)Coletarinformaçõesnecessáriasàdef iniçãodepolíticasdepreservaçãoeconservaçãodedocumentoshistóricos.d)Elaborarinstrumentosdepesquisaquepermitamidentif icar,localizar,rastreare,porf im,utilizardados.e)Elaborarinstrumentosquedescrevamotrâmitedosdocumentosdentrodainstituiçãoesuadestinaçãof inal.

Resposta:DA descrição está intimamente relacionada com os instrumentos de pesquisa, facilitando, dessa

forma,oacessoaosdocumentosnosarquivospermanentespelospesquisadores.

158. (Eletrobrás/NCE/UFRJ – com adaptações) O procedimento arquivíst ico destinado a assegurar as atividades de

acondicionamento,armazenamento,conservaçãoerestauraçãodedocumentosdenomina-se:a)preservação;b)descrição;c)conservação;d)restauração;e)avaliação.

Resposta:AA preservação contempla as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos

documentos,alémdoacondicionamento,queprotegeodocumento.

Capítulo8

Microfilmagem(incluindoassinaléticas)/NovasTecnologias

1.MicrofilmagemMicrofilmeéoresultadodoprocessodereproduçãoemfilme,dedocumentos,dadoseimagens,

pormeios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto no 1.799/1996 –regulamentaaleidamicrofilmagem).Omicrofilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original.

Com isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente dainformação.Amicrofilmagemnãoeliminaopréviotratamentodadocumentação.

1.1.Objetivos•reduzirovolumedocumental;•garantirasuadurabilidade(expectativadevida:500anos).

1.2.Vantagens•validadelegal(confereaomicrofilmeomesmovalordodocumentooriginal);•economiadeespaço;•reduçãodovolumedepapéisedocumentos;•segurançanaconservaçãodosdocumentosvitaisdaempresa;•facilidadedeconsultaadocumentosarquivados;•durabilidadedosuporte;•complementaçãodeacervos;•reproduçãofieleexatadodocumentomicrofilmado(àsvezes,umdocumentoencontra-seem

mau estado de conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação. Ele pode sermicrofilmado,mas a imagemnão será a reprodução exata dodocumento original, e simdodocumentomicrofilmado).Portanto,aleituradodocumentonãoocorrerádeformatãofácil.Haveráumpoucodedificuldade,nessescasosespecíficos.

•preservaçãodosdocumentosoriginais;•favoreceosigilodocumental.

1.3.Desvantagens•altocusto•édifícilacomparaçãoentreimagens,emummesmomicrofilme.

1.4.Etapas•preparo,microfilmagem,processamentoeduplicação.

Comentário:a) preparo – retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir o arranjo da

documentação,entreoutrosprocedimentos.b)microfilmagem–depoisdepreparados,osdocumentosserãomicrofilmados(microfilmadoras

rotativas ou planetárias).Diversos fatores serão levados em conta na hora de se decidir porumdeterminadoequipamento(tamanhoeconservaçãododocumentoetc.)

c)processamento–talprocedimentodarávisibilidadeaodocumentomicrofilmado.d) duplicação– amicroformaoriginal será preservada emumarquivode segurança.As cópias

poderãoseracessadasporquemdedireito.

Dicadeprova:

MICROFILMAGEMDESUBSTITUIÇÃO–Ocorrequandoodocumentomicrof ilmadonãotemvalorpermanente (secundário),podendo,dessa forma, ser eliminado.Assim, liberaespaçonosarquivoscorrente e intermediário. Como o documento original (no suporte papel) será eliminado,substituiremosomesmopelomicrof ilme.

MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO – Ocorre quando o documento original tem valorpermanente (secundário). Por essa razão, mesmo microf ilmado, ele nunca poderá ser eliminado.Serápreservadoemdef initivo.Arazãodamicrof ilmagemépreservarodocumentooriginal,sendoutilizadoomicrof ilmeparaf insdeconsulta.

1.5.Legislação

LEINo 5.433,DE8DEMAIODE1968Regulaamicrof ilmagemdedocumentosof iciaisedáoutrasprovidências.OPRESIDENTEDAREPÚBLICAFaçosaberqueoCongressoNacionaldecretaeeusancionoaseguinteLei:

Art.1o.Éautorizada,emtodooterritórionacional,amicrof ilmagemdedocumentosparticulareseof iciaisarquivados,estesdeórgãosfederais,estaduaisemunicipais.

§ 1o. Os microf ilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográf icas obtidasdiretamentedosf ilmesproduzirãoosmesmosefeitosemjuízoouforadele.

§ 2o. Os documentos microf ilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração,destruiçãomecânicaouporoutroprocessoadequadoqueassegureasuadesintegração.

§3o.A incineraçãodosdocumentosmicrof ilmadosou sua transferênciaparaoutro local far-se-ámediante lavraturadetermo,porautoridadecompetente,emlivropróprio.

§4o.Osf ilmesnegativosresultantesdemicrof ilmagemf icarãoarquivadosnarepartiçãodetentoradoarquivo,vedadasuasaídasobqualquerpretexto.

§5o.Aeliminaçãooutransferênciaparaoutrolocaldosdocumentosmicrof ilmadosfar-se-ámediantelavraturadetermoemlivroprópriopelaautoridadecompetente.

§ 6o. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microf ilmados, não poderão ser eliminados antes de seremarquivados.

§ 7o. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microf ilmados

documentosaindanãoarquivados,desdequeautorizadosporautoridadecompetente.

Art. 2o. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso darepartiçãodetentoradosmesmos.

Art. 3o. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridadescompetentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais demicrof ilmagemdedocumentosof iciais.

§ 1o. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados paraefetuarem amicrof ilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que amicrof ilmagem realizada poraquelescartórioseórgãospúblicosdevempreencherparaseremautenticados,af imdeproduziremefeitosjurídicosemjuízoouforadele,querosmicrof ilmes,querosseustrasladosecertidõesoriginais.

§2o.Prescreverátambémodecretoascondiçõesqueoscartórioscompetentesterãodecumprirparaautenticaçãodereproduçõesrealizadasporparticulares,paraproduzirefeitosjurídicoscomterceiros.

Art. 4o. Édispensávelo reconhecimentode f irmadaautoridadequeautenticarosdocumentosof iciais arquivados,paraefeitodemicrof ilmagemeostrasladosecertidõesoriginaisdemicrof ilmes.

Art.5o.Estaleientraemvigornadatadesuapublicação.

Art.6o.Revogam-seasdisposiçõesemcontrário.

Brasília,8demaiode1968;147odaIndependênciae80odaRepública.A.CostaeSilva

LuísAntôniodaGamaeSilva

DECRETONo 1.799,DE30DEJANEIRODE1996

Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microf ilmagem de documentos of iciais, e dá outrasprovidências.

OPRESIDENTEDAREPÚBLICA,nousodasatribuiçõesquelheconfereoart.84,incisoIV,daConstituiçãoetendoemvistao

dispostonoart.3odaLeino5.433,de8demaiode1968Decreta:

Art.1o.Amicrof ilmagem,emtodoterritórionacional,autorizadapelaLeino5.433,de8demaiode1968,abrangeadosdocumentosof iciaisoupúblicos,dequalquerespécieeemqualquersuporte,produzidose recebidospelosórgãosdosPoderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dosMunicípios,bemcomoadosdocumentosparticularesouprivados,depessoasf ísicasoujurídicas.

Art.2o.Aemissãodecópias,trasladosecertidõesextraídasdemicrof ilmes,bemassimaautenticaçãodessesdocumentos,paraquepossamproduzirefeitoslegais,emjuízoouforadele,éreguladaporesteDecreto.

Art. 3o. Entende-se por microf ilme, para f ins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em f ilme, dedocumentos,dadoseimagens,pormeiosfotográf icosoueletrônicos,emdiferentesgrausderedução.

Art.4o.Amicrof ilmagemseráfeitaemequipamentosquegarantamaf ielreproduçãodasinformações,sendopermitidaautilizaçãodequalquermicroforma.Parágrafoúnico.Emsetratandodautilizaçãodemicrof ichas,alémdosprocedimentosprevistosnesteDecreto, tantoaoriginal comoa cópia terão, na suaparte superior, área reservada a titulação, a identif icação e a numeração sequenciallegíveiscomavistadesarmada,bemcomofotogramasdestinadosàindexação.

Art. 5o. A microf ilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em f ilme original, com o mínimo de 180 linhas pormilímetrodedef inição,garantidaasegurançaequalidadedeimagemedereprodução.

§1o.Seráobrigatória,paraefeitodesegurança,aextraçãodef ilmecópia,dof ilmeoriginal.

§2o. Fica vedada a utilização de f ilmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para aextraçãodecópias.

§3o.Oarmazenamentodof ilmeoriginaldeveráserfeitoemlocaldiferentedoseuf ilmecópia.

Art. 6o. Na microf ilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de

reprodução.Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensãomáxima do campo fotográf ico doequipamento em uso, a microf ilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte daimagemanteriorna imagemsubsequente,demodoquesepossa identif icar,por superposição,acontinuidadeentreasseçõesadjacentesmicrof ilmadas.

Art.7o.Namicrof ilmagemdedocumentos cada série será sempreprecedidade imagemdeabertura, comos seguinteselementos:I–identif icaçãododetentordosdocumentosaseremmicrof ilmados;II–númerodomicrof ilme,seforocaso;III–localeadatadamicrof ilmagem;IV–registronoMinistériodaJustiça;V–ordenação,identif icaçãoeresumodasériededocumentosaseremmicrof ilmados;VI–menção,quandoforocaso,dequeasériededocumentosaseremmicrof ilmadosécontinuaçãodasériecontidaemmicrof ilmeanterior;VII–identif icaçãodoequipamentoutilizado,daunidadef ilmadaedograuderedução;VIII – nome por extenso, qualif icação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a seremmicrof ilmados;IX–nomeporextenso,qualif icaçãofuncionaleassinaturadoresponsávelpelaunidade,cartórioouempresaexecutoradamicrof ilmagem.

Art.8o.Nof inaldamicrof ilmagemdecadasérieserásemprereproduzidaaimagemdeencerramento,imediatamenteapósoúltimodocumento,comosseguinteselementos:I–identif icaçãododetentordosdocumentosmicrof ilmados;II–informaçõescomplementaresrelativasaoitemVdoartigo6desteDecreto;III–termodeencerramentoatestandoaf ielobservânciaàsdisposiçõesdopresenteDecreto;IV–menção,quandoforocaso,dequeasériededocumentosmicrof ilmadoscontinuaemmicrof ilmeposterior;V–nomeporextenso,qualif icaçãofuncionaleassinaturadoresponsávelpelaunidade,cartórioouempresaexecutoradamicrof ilmagem.

Art.9o.Osdocumentosdamesmasérieousequência,eventualmenteomitidosquandodamicrof ilmagem,ouaquelescujasimagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidosposteriormente,nãosendopermitidocorteouinserçãonof ilmeoriginal.

§1o.Amicrof ilmagemdestesdocumentosseráprecedidadeumaimagemdeobservação,comosseguinteselementos:a)identif icaçãodomicrof ilme,localedata;b)descriçãodasirregularidadesconstatadas;c)nomeporextenso,qualif icaçãofuncionaleassinaturadoresponsávelpelaunidade,cartórioouempresaexecutoradamicrof ilmagem.

§2o.Éobrigatóriofazerindexaçãoremissivapararecuperarasinformaçõeseasseguraralocalizaçãodosdocumentos.

§3o.Casoacomplementaçãonãosatisfaçaospadrõesdequalidadeexigidos,amicrof ilmagemdessasériededocumentosdeveráserrepetidaintegralmente.Art.10.Paraoprocessamentodosf ilmesserãoutilizadosequipamentosetécnicasqueasseguremaof ilmealtopoderdedef inição,densidadeuniformeedurabilidade.Art.11.Osdocumentos,emtramitaçãoouemestudo,poderão,acritériodaautoridadecompetente,sermicrof ilmados,nãosendopermitidaasuaeliminaçãoatéadef iniçãodesuadestinaçãof inal.Art.12.Aeliminaçãodedocumentos,apósamicrof ilmagem,dar-se-ápormeiosquegarantamsua inutilização,sendoamesmaprecedidadelavraturadetermopróprioeapósarevisãoeaextraçãodef ilmecópia.Parágrafoúnico.Aeliminaçãodedocumentosof iciaisoupúblicossódeveráocorrerseamesmaestiverprevistanatabelade temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o

dispostonoart.9odaLeino8.159,de8dejaneirode1991.Art. 13. Os documentos of iciais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a

microf ilmagem,devendoserrecolhidosaoarquivopúblicodesuaesferadeatuaçãooupreservadospelopróprioórgãodetentor.Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em f ilme de documentosmicrof ilmados, para produziremefeitoslegaisemjuízoouforadele,terãoqueserautenticadospelaautoridadecompetentedetentoradof ilmeoriginal.

§1o. Em se tratando de cópia em f ilme, extraída de microf ilmes de documentos privados, deverá ser emitido termopróprio,noqualdeveráconstarqueof ilmequeoacompanhaécópiaf ieldof ilmeoriginal,cujaautenticaçãofar-se-ánoscartóriosquesatisf izeremosrequisitosespecif icadosnoartigoseguinte.

§2o.Emsetratandodecópiaempapel,extraídademicrof ilmesdedocumentosprivados,aautenticaçãofar-se-ápormeiodecarimboaposto,emcadafolha,noscartóriosquesatisf izeremosrequisitosespecif icadosnoartigoseguinte.

§3o.Acópiaempapel,dequetrataoparágrafoanterior,poderáserextraídautilizando-sequalquermeiodereprodução,desdequesejaasseguradaasuaf idelidadeequalidadedeleitura.Art.15.Amicrof ilmagemdedocumentospoderáserfeitaporempresasecartórioshabilitadosnostermosdesteDecreto.Parágrafoúnico.Paraexerceraatividadedemicrof ilmagemdedocumentos,asempresasecartórios,aqueserefereesteartigo,alémdalegislaçãoaqueestãosujeitos,deverãorequererregistronoMinistériodaJustiçaesujeitar-seàf iscalizaçãoqueporesteseráexercidaquantoaocumprimentododispostonopresenteDecreto.Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microf ilmagem de documentos de terceiros, fornecerão,obrigatoriamente,umdocumentodegarantia,declarando:I–queamicrof ilmagemfoiexecutadadeacordocomodispostonesteDecreto;II–queseresponsabilizampelopadrãodequalidadedoserviçoexecutado;III–queousuáriopassaaserresponsávelpelomanuseioeconservaçãodasmicroformas.Art.17.Osmicrof ilmesef ilmescópia,produzidosnoexterior,somenteterãovalorlegal,emjuízoouforadele,quando:I–autenticadosporautoridadeestrangeiracompetente;II–tiveremreconhecidapelaautoridadeconsularbrasileiraaf irmadaautoridadeestrangeiraqueoshouverautenticado;III–foremacompanhadosdetraduçãoof icial.Art.18.Osmicrof ilmesoriginaiseosf ilmescópiaresultantesdamicrof ilmagemdedocumentossujeitosàf iscalização,ounecessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seusrespectivosoriginais.Art. 19. As inf rações, às normasdesteDecreto, por partedos cartórios e empresas registradosnoMinistério da Justiçasujeitarãooinf rator,observadaagravidadedofato,àspenalidadesdeadvertênciaoususpensãodoregistro,semprejuízodassançõespenaiseciviscabíveis.Parágrafoúnico.Nocasodereincidênciaporfaltagrave,oregistroserácassadodef initivamente.Art.20.OMinistériodaJustiçaexpediráasinstruçõesquesef izeremnecessáriasaocumprimentodesteDecreto.

Art.21.Revoga-seoDecretono64.398,de24deabrilde1969.Art.22.EsteDecretoentraemvigornadatadesuapublicação.

Brasília,30dejaneirode1996;175odaIndependênciae108odaRepúblicaFernandoHenriqueCardoso

MiltonSeligman

ComentáriossobreaLeino5.433,de08demaiode1968:Esta Lei regula amicrofilmagemde documentos oficiais. São somente 6 artigos.Os candidatos

devem memorizar os artigos na íntegra (caso a “microfilmagem” faça parte do programa deArquivologia).Atenção,concursandos:especialcarinhoparaoartigo2o,quejácaiuemprova,mencionandoo

fatodeosdocumentos“históricos”nãodeveremsereliminados,podendoserarquivadosemlocaldiferentedoorganismodetentordosmesmos.

ComentáriossobreoDecretono1.799,de30dejaneirode1996:

EsteDecreto regulamentaaLeino 5.433/1968.Compoucos artigos, os candidatosdevem sabertodoseles,emboraalgunsmereçamumaatençãoespecial.Aseguir,comentáriossobrealgunsdeles:•Art.3o–Definemicrofilme(processodereproduçãoemfilmes...)•Art.7oeincisos–sãodosmaispedidosemconcursos.Namicrofilmagemdedocumentos,cadasérieserásempreprecedidadeimagemdeabertura.Osincisosmostramoselementosquefazempartedessaimagemdeabertura.

•Art.8oeincisos–nofinaldamicrofilmagemdecadasérieserásemprereproduzidaaimagemdeencerramento, logoapósoúltimodocumento.Os incisosmencionamoselementosconstantesdessaimagem.Oscandidatosdevemsaberquaissãoeles.

•Art.13–éoartigoquemaiscaiemprova.Falasobreosdocumentosoficiaisoupúblicos,comvalordeguardapermanente(nãopoderãosereliminadosapósamicrofilmagem,devendoser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprioórgãodetentor).

Não se esqueçam, candidatos: quando se fala emmicrof ilmagem de documentos, vocês devem saber distinguir os

elementos que fazemparte de uma imagemde abertura e de uma imagemde encerramento – artigos 7o e 8o (mais

incisos)doDecretono1.799/1996.

Atenção,concursandos:Quandosefalaemmicrofilmagem,cabedestacaraexistênciadeumaresoluçãodoConselhoNacionaldeArquivos–CONARQ–(adeno10),de6/12/1999,que“dispõesobreaadoçãodesímbolosISOnassinaléticasaseremutilizadasnoprocessodemicrofilmagemdedocumentosarquivísticos”.Tais símbolos estão normatizados através da ISO 9878/1990. O Dicionário Brasileiro de TerminologiaArquivística,publicaçãodoArquivoNacional,definesinaléticacomo:“Recursodecomunicaçãoutilizadoemmicrofilmagem,contendoinformaçõespertinentesaoconteúdodamicroforma.”

Ver a seguir os símbolos utilizados, pois a resolução em questão de vez em quando cai emconcurso.

SÍMBOLOSUTILIZADOS–ISO9878/19901)Símbolosobrigatóriosaseremutilizadosemtodososrolos:

Iníciodorolo.Beginningofroll.0076(*)

Fimdorolo.Endofroll.0075(*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenhacontinuidade:

Continuaemoutrorolo.Continuedonanotherroll.0490(*)

ContinuaçãodeoutroroloContinuedfromanotherroll.0491(*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme asituação:

Originalilegível.Originaldifficulttoread.0077(*)

Originalemcores.Originalincolour.0488(*)

Textodeteriorado.Encadernaçãodefeituosa.Damagedtext.Wrongbinding.0078(*)

Repetiçãodeimagem.Repetitionofimage.0080(*)

Numeraçãoincorreta.Dataincorreta.Incorrectnumbering.Incorrectdate.0079(*)

Páginase/ounúmerosemfalta.Missingpagesand/orissues.0081(*)

(*)NúmerosdereferênciadaNormaISO7000/1984,incluídosnaISO9878/1990.

OBS:Asletrasenúmerosdasmensagens,queacompanhamossímbolosobrigatóriosindicadosno item1,deverão ser apresentadosna fonteARIAL, em tamanho igualou superiora70pontos.Paraossímbolosindicadosnoitem2,otamanhopoderávariarentre14e30pontos.NaausênciadafonteARIAL,usarletrasenúmerosnãoserifados,istoé,semqualquertipodeadorno, em tamanho igualou superiora18milímetrosparaos símbolos indicadosnoitem 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7milímetros.

2.AutomaçãoOgerenciamento eletrônicodosdocumentos funciona com softwares ehardwares específicos e

usa,geralmente,asmídiasópticasparaarmazenamento.Asuafinalidadeéotimizareracionalizaragestãodocumental.Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escâners especiais”.

Depoisdedigitalizados,elessãoconferidosegravadosemmeiosmagnéticosoudiscosópticos.NoGED,podemoslistarasseguintestecnologiasrelacionadascomaArquivologia:•DocumentManagement–DM(Gerenciamentodedocumentos)É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de

documentoseletrônicos.Osetordeprotocolosebeneficioubastantecomela.•DocumentImaging–DI(Gerenciamentodaimagemdosdocumentos)ÉatecnologiamaisdivulgadadoGED.Convertepapelemimagem(meiofísicoparaodigital),

atravésdoprocessodedigitalização,comousodescanners.•RecordandInformationManagement–RIMÉogerenciamentodociclovitaldeumdocumento,nãoimportandoamídiaemqueeleseinsira.•Workflow(Gestãodofluxodetrabalho)Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam

executadasporpessoascapacitadas,enoespaçodetempoprevisto.

DicasdeProva:

a)digitalização

•Reproduçãoporvarreduraeletrônica.

• Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivoapropriado, como um escâner (def inição doDicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, doArquivoNacional).

b)documentoseletrônicos–sãoaqueleselaboradospormeiodeumcomputador,sendoseuautoridentif icávelpormeiodeumcódigo,chaveeoutrosprocedimentostécnicos,econservados,grandepartedeles,emmemóriaseletrônicasdemassa.

Vantagensdosdocumentosdigitais:

•economiadeespaçof ísico;

•ganhodeprodutividade;

•facilidadedeacessoaosestoques.

Desvantagensdosdocumentosdigitais:

• os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendoinstáveiseextremamentevulneráveisàinter vençãohumanaeàobsolescênciatecnológica.

2.1.MetadadosOs metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos

documentosdigitais.Osdadosdescrevemcomoainformaçãofoiregistrada(hardware,software,formato,linguagem,

estruturadedados)eidentificamodocumento(autor,data,assunto,horatransmissãoetc.).


159.(STM/2011– UnB/Cespe)Arespeitodedigitalizaçãoemicrofilmagemaplicadaaosarquivos,julgueositensqueseseguem.Oprocessodemicrofilmagemdedocumentosarquivíst icosdeveadotarsímbolosISOnassinaléticas.

Resposta:CERTO.DeacordocomaResoluçãono10doConselhoNacionaldeArquivos(CONARQ),aquestãoestá

correta.Amicrofilmagemdosdocumentosarquivísticospassouaserrealizadadentrodospadrõesenormasinternacionais(ISO).Sinaléticas são símbolos (figuras) utilizados na microfilmagem de documentos, refletindo a

situaçãododocumentomicrofilmado.Porexemplo,seooriginalestiverilegível,existeumsímbolocomestesignificado.

160.Pode-seeliminardocumentosarquivíst icossubmetidosaprocessosdedigitalizaçãomesmoqueaeliminaçãonãoestejaprevistanatabeladetemporalidadededocumentos.

Resposta:ERRADO.Amicrofilmagem tem validade legal. Quanto à digitalização, ela não é totalmente aceita pela

legislação vigente em nosso país. Por essa razão, os documentos originais (em suporte de papel)devem ser guardados por um determinado tempo (caso tenham prazo prescricional), oupreservadosparasempre(casotenhamvalorpermanente),mesmoquetenhamsidodigitalizados.

161. (TRE/ES/2011 – UnB/Cespe) Com relação aos sistemas informatizados de gestão arquivíst ica de documentos(SIGAD)eàmicrofilmagemdedocumentos,julgueoitemaseguir.Deacordocomalegislaçãoemvigor,ooriginaldodocumentopermanentemicrofilmadonãopodesereliminado.

Resposta:CERTO.DeacordocomaLeino5.433/1968,art.2o(regulaamicrofilmagemdedocumentosoficiaisedá

outras providências), e o Decreto no 1.799/1996, art. 13 (regulamenta a Lei no 5.433/1968), osdocumentosdevalorpermanenteouhistóriconuncapoderãosereliminados,mesmoque tenhamsidomicrofilmados.Preserva-seodocumentooriginal.

162.(CVM/2010– Esaf)Acercadamicrofilmagem,assinaleaopçãocorreta.a)Éautorizadaapenasparadocumentospúblicos.b)Osdocumentosdevalorhistóricomicrof ilmadosnãodeverãosereliminados.c)Ostrasladoseascópiasfotográf icasnãoproduzemefeitosemjuízoouforadele.d)Osf ilmesnegativosresultantesdamicrof ilmagemserãoarmazenadosnoArquivoNacional.e)OArquivoNacionalautorizaráamicrof ilmagemdedocumentos.

Resposta:BVerquestãoanterior.

163.(CVM/2010– Esaf)ConformeestabeleceoDecretono1.799,de30dejaneirode1996,assinale,entreoselementosaseguir,aquelequenãoconstanaimagemdeaberturadeumasériededocumentosmicrofilmados.a)Identif icaçãododetentordosdocumentosaseremmicrof ilmados.b)Localedatadamicrof ilmagem.c)RegistronoMinistériodaJustiça.d)Identif icaçãodoequipamentoutilizado,daunidadef ilmadoraedograuderedução.e)Menção,quandoforocaso,dequeasériededocumentosmicrof ilmadoscontinuaemmicrof ilmeposterior.

Resposta:EQuestão interessante. De acordo com o Decreto no 1.799/1996, art. 7o, VI, um dos elementos

constantesna imagemdeaberturadosdocumentosmicrofilmados éo seguinte: “menção,quandoforocaso,dequeasériededocumentosaseremmicrofilmadosécontinuaçãodasériecontidaemmicrofilmeanterior”.

164. (Ministério da Saúde/2010 – UnB/Cespe) Para os documentos considerados de guarda permanente, amicrofilmagempodeserutilizadacomoumamaneiradepreservarooriginal,semeliminá-lo.

Resposta:CERTO.

Verquestão161.

165.(ArquivoNacional/2006– NCE/UFRJ)Paraqueosdocumentosdeumacervoarquivíst icopossamsermicrofilmados,énecessárioque,alémdeestaremhigienizados:a)possuamasmesmasdimensões;b)possuamummesmoassunto;c)estejamdevidamenteorganizados;d)estejamforadeusocorrente;e)nãopossuammaisvalordeuso.

Resposta:CAmicrofilmagemnãoeliminaopréviotratamentodadocumentação(preparo):retirargrampos

eclipes,desamassartodososdocumentos,definiroarranjo(organização)dadocumentação,entreoutrosprocedimentos.

166.(BNDES/2006– Cesgranrio– comadaptações)Osdadosquedescrevemosistemaoperacional,oprogramaquegeraosdocumentos,alocalizaçãofísicadosdocumentosnosistemaeletrônico...

MacNeil(2000:96apudRondinelli).

Otextoacimafocalizaacategoriade:a)infodados;b)metadados;c)arquidados;d)contextodados;e)organodados.

Resposta:BOs metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos

documentosdigitais.

SimuladosparaTreinamento

SIMULADOI

1.Deacordocomoconteúdoda“Leino8.159”,de08dejaneirode1991,quedispõesobreapolít icanacionaldearquivospúblicoseprivadosedáoutrasprovidências,analiseasafirmaçõesabaixo: I.édeverdopoderPúblicoaavaliaçãodocumental e a proteção especial a documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, aodesenvolvimentoecomoelementosdeprovaepesquisa.II. considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, uso e destinação em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação, microfilmagem ourecolhimentoparaguardapermanente.

III.consideram-searquivos,paraosfinsdestaLei,osconjuntosdedocumentosoficialmenteproduzidoserecebidosporórgãospúblicoseentidadesprivadas,emdecorrênciadoexercíciodeatividadesgeraisouespecíficas,bemcomoporpessoafísicaoujurídica,qualquerquesejaosuportedainformaçãoouanaturezadosdocumento.

IV.osarquivospúblicossãoosconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidos,noexercíciodesuasatividades,porórgãospúblicosdeâmbitofederal,estadual,doDistritoFederalemunicipalemdecorrênciadesuasfunçõesadministrativas,temporáriasehistóricas.

V.consideram-searquivosprivadososconjuntosdedocumentosproduzidosourecebidosporpessoasfísicas,emdecorrênciadesuasnecessidades.

Aquantidadedeitenscertoséiguala:a)0.b)1.c)2.d)3.e)4.

2. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: I. os métodos padronizados são: mnemônico,variadex,soundexerôneo;II.osmétodosbásicossedividememalfabéticosenuméricos.III.ométododígito-terminaléideográficoenumérico.IV. dentro da distribuição geográfica, o método geográfico é essencialmente alfabético. Portanto, não há

necessidadedeserecorreraumíndicealfabéticoremissivo.V.quandooprincipalelementoaserconsideradoemumdocumentoéoNÚMERO,aescolhadeverecairsobreum

dosseguintesmétodosnuméricos:simples,cronológico,dígito-terminal,duplex,decimalouunitermo.Oúnicoitemverdadeiroéo:a)V.b)IV.c)I.d)II.e)III.

3.Estabelecendoumparaleloentreas característ icasdosdocumentosdearquivoebiblioteca,marquea alternativacorreta: a)Os documentos de arquivo são produzidos e conservados comobjetivos funcionais e culturais; os debibliotecacomobjetivosculturaiseeducativos.b)Odocumentodebibliotecainstrui,ensina;odearquivoinstrui,prova.c)AArquivísticatratadeconjuntosdedocumentos,eaBiblioteconomiatratadedocumentosindividuais.d)Osdocumentosdebibliotecasãounidospelaorigem;osdearquivopeloconteúdo.

e)Osdocumentosdearquivosãoproduzidosemnumerososexemplares;osdebibliotecaemumúnicoexemplar.

4.Leiaotextoabaixo.Osprazosdepermanênciadosdocumentosnosarquivossãovariados.Referindo-seao3oestágiodeevoluçãodosarquivos, podemos afirmar que ele é aberto aos _______________________________, contados a partir da data______________________________.Aopçãoquepreenchecorretamenteaslacunasdotextoé,respectivamente:a)20ou25anos//deproduçãododocumento.b)25ou30anos//f inaldotrâmitedocumental.c)30anos//deproduçãododocumentooudof imdesuatramitação.d)25ou30anos//deproduçãododocumentooudof imdesuamovimentação.e)25ou30anos//deproduçãododocumentooudesuatramitação.

5.Oarquivamentoécompostodeumasequênciadeetapas.Quandooarquivistaexaminacadadocumento,verificandooúlt imodespacho,eleestárealizando:a)umaordenação;b)umaanálise;c)umainspeção;d)umestudo;e)umaclassif icação.

6.Indiqueaopçãoemqueonomeestáregistradocorretamenteparaarquivamento,seguindoasregrasdealfabetação:a)MarceloVilla-LobosJúnior– Villa-LobosJúnior,Marcelo.b)RichardmcAdam–mcAdam,Richard.c)TenentePaulinaMonteVerdeFilho–VerdeFilho,PaulinaMonte(Tenente).d)CarolinaMachado–CarolinaMachado.e)JúliaDiCapri–Capri,JúliaDi.

7.Combasena “terminologiaarquivíst ica”,marqueaassertiva correta: a)dossiê– conjuntodosdocumentosdeumarquivo;b)acesso–consultaaosdocumentosdearquivos;c)instrumentodepesquisa–meiodeorganizaçãodainformação;d)documento–registrodeumainformação,dependendodanaturezadosuportequeacontém;e)descrição–processointelectualdesintetizarelementosformaiseconteúdotextualdeunidadesdearquivamento,adequando-osaoinstrumentodepesquisaquesetememvistaproduzir.

8.Leiaotextoabaixo.ConformeconstanaLeino8.159,de08dejaneirode1991,quedispõesobreapolít icanacionaldearquivospúblicoseprivadosedáoutrasprovidências,competeao____________________a_____________eo____________________dosdocumentosproduzidoserecebidospeloPoderExecutivoFederal,bemcomopreservarefacultaroacessoaosdocumentossobsuaguarda,eacompanhare____________________apolít icanacionaldearquivos.Aopçãoquepreenchecorretamenteaslacunasdotextoé,respectivamente:a)CONARQ–avaliação–recolhimento–def inir.b)SINAR–transferência–recolhimento–implementar.c)ArquivoNacional–transferência–recolhimento–implementar.d)CONARQ–gestão–recolhimento–def inir.e)ArquivoNacional–gestão–recolhimento–implementar.

9.Quantoànaturezadosdocumentos,osarquivospodemserclassificadosem:a)setoriaisegerais;b)ostensivosousigilosos;c)correntes,intermediáriosepermanentes;d)públicoseprivados;e)especiaiseespecializados.

10. “Avaliar é estabelecer preceitos capazes de orientarem a ação dos responsáveis pela análise e seleção dosdocumentos,comvistasàfixaçãodeprazosparasuaguardaoueliminação,contribuindoparaaracionalizaçãodosarquivospúblicos”(ArquivoNacional– PublicaçõesTécnicas,41).

Aavaliaçãodedocumentosédesumaimportâncianãosomentenosarquivospúblicos,mastambémnosarquivosprivados.Osobjetivosdaavaliaçãoestãodispostosaseguir,salvoum.Assinale-o.a)expansãodoespaçof ísico;b) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; c) aproveitar melhor os recursos humanos e institucionais; d)aumentaroíndicederecuperaçãodainformação;

e)garantircondiçõesdeconservaçãodadocumentaçãodevalorpermanente.

SIMULADOII

1. Existem determinados documentos de interesse passageiro, de trato e efeito rápido, isto é, sem valoradministrativo,jurídicoouhistórico.Taiscaracteríst icassãorelacionadasaosdocumentosdeguarda:a)temporária;b)permanente;c)eventual;d)dinâmica;e)estática.

2.EmconformidadecomaLeino8.159,de8/1/1991,marqueaalternativacorreta:a)Ficarásujeitoàresponsabilidadecriminal,civileadministrativa,naformadalegislaçãoemvigor,aquelequedescaracterizaroueliminardocumentosdevalorpermanenteouconsideradocomodeinteressepúblicoesocial.b) Ficará sujeito à responsabilidade criminal, civil e administrativa, na formada legislaçãoemvigor, aquelequedesf iguraroueliminardocumentosdevalorsecundárioouconsideradocomodeinteressepúblicoesocial.

c) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e funcional, na forma da legislação em vigor, aquele que descaracterizar oudestruirdocumentosdevalorprimário.

d)Ficarásujeitoàresponsabilidadepenal,civileadministrativa,naformadalegislaçãoemvigor,aquelequedesf iguraroudestruirdocumentosdevalorpermanenteouconsideradocomodeinteressepúblicoesocial.

e)Ficarásujeitoàresponsabilidadepenal,civileadministrativa,naformadalegislaçãoemvigor,aquelequedesf iguraroudestruirdocumentosdevalorinalienáveleimprescritívelouconsideradodeinteressepúblicoecultural.

3.SegundoMarilenaLeitePaes,“odestinodosarquivosépassarporumalentaevoluçãoqueosafastacadavezmaisdeseu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta a suaimportância como documentação histórica. Não se pode dividir o arquivo em dois compartimentos: velho (ouhistórico) e administrativo. Na realidade, são pura e simplesmente arquivos em incessante processo detransformação”.Acercadas“atividadesdosarquivospermanentes”,julgueositensaseguir:I.elassãoclassif icadasem5gruposdistintos;II.osgrupossão:destinação,arranjo,descrição,publicaçãoeconservação;III.adescriçãotemíntimarelaçãocomos

instrumentosdedestinação.a)somenteoitemIestácorreto;b)ositensIeIIestãocorretos;c)ositensIeIIestãoincorretos;d)todosestãocorretos;e)todosestãoincorretos.

4.Os instrumentosdepesquisa servemparapropagar e recuperar a informação contidanos arquivos.Aqueleque éconsiderado uma lista sistemática e minuciosa dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo dedocumentos,dispostaemdeterminadaordemafimdeindicarsualocalizaçãonotextoéo:a)guia;b)repertório;c)índice;d)inventário;e)catálogo.

5. A Paleografia é a técnica que habilita a ________________ documentos antigos. Estuda a história da__________________ e a evolução das ____________________, objetivando a __________________ e a

__________________dosmanuscritosdeépocaspassadas.Aopçãoquepreenchecorretamenteaslacunasdotextoé,respectiva mente:a)conhecer– escrita– letras– feitura–manutenção;b)decif rar–época–letras–leitura–manutenção;c)decif rar – escrita – letras – interpretação– transcrição;d) conhecer – época– escritas – interpretação–manutenção; e)transcrever–escrita–letras–leitura–transcrição.

6. Uma das característ icas básicas que dist inguem os arquivos é a seguinte: “um documento, destacado de seuconjunto, significa muito menos do que quando em conjunto”. Tal característ ica diz respeito: a) ao carátercumulativododocumento;b)aocaráterrestritivododocumento;c)aocarátercoletivododocumento;d)aocaráterexpansivododocumento;e)aocaráterorgânicododocumento.

7. Sobre os vários significados do termo arquivo, julgue os itens abaixo: I. Conjunto de documentos oficialmenteproduzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados econservadosporsieseussucessoresparaefeitosfuturos.II.Depósitosdedocumentosepapéisdeumaúnicaespécie,tendosemprerelaçãocomosdireitosdasinstituições

eindivíduos.III.Móveldestinadoàguardaedisseminaçãodedocumentos.IV.Localondeoacervodocumentaléguardadoeconservado.Estãocorretosositens:a)IeIII,apenas;b)IeIV,apenas;c)IIIeIV,apenas;d)IIeIII,apenas;e)I,IIIeIVestãocorretos.

8. Quanto à sua função, as guias podem ser classificadas de: ____________________, ____________________,____________________ e ____________________. O que irá indicar a classificação da guia é a sua____________________.Aopçãoquepreenchecorretamenteaslacunasdotextoé,respectiva mente:a)primária– secundária– subsidiária–especial– notação;b)primária– secundária– subsidiária– especial– projeção;c)primária– secundária– terciária–quaternária – projeção; d) primária – secundária – terciária – quaternária – posição; e) primária – secundária –subsidiária– especial– posição.

9.Leiaotextoabaixo.ConformeconstanaLeino8.159,de08dejaneirode1991,quedispõesobreapolít icanacionaldearquivospúblicoseprivadosedáoutrasprovidências,o_______________________________________________________________serápresididopelo______________________________________________eintegradoporrepresentantesdeinstituições_____________________e_____________________,públicaseprivadas.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva mente: a) SINAR – Coordenador-Geral doCONARQ–arquivíst icas– acadêmicas.b)SINAR–PresidentedoArquivoNacional–especializadas–arquivísticas.c)CONARQ–Diretor-GeraldoArquivoNacional–arquivísticas–acadêmicas.d)CONARQ–PresidentedoArquivoNacional–arquivísticas–acadêmicas.e)SINAR–PresidentedoCONARQ–af ins–acadêmicas.

10.Oarquivopermanente,sendooresultadodareuniãodosarquivoscorrentes,recebeadocumentaçãoorigináriadediversossetoresecresceemgrandeproporção.Sobreosarquivospermanentes, julgueos itensaseguir: I.na3a

idadeapesquisaestáabertaatodos;por isso,osarquivosdefinit ivosdevemsituar-seemlugaresdefácilacessopara seus usuários t ípicos, além de possuírem amplas salas de consulta; II. apresentam valor mediato, sendo,portanto,prescrit íveiseinalienáveis;III.sãoosarquivospropriamenteditos;IV.oslimbosdeverãoserpreservadosparasempre.Estãocorretosositens:a)IeIII,apenas;b)I,IIIeIVestãocorretos;c)IIIeIV,apenas;d)II,IIIeIVestãocorretose)IeIV,apenas.;

SIMULADOIII

1. Segundoa terminologia arquivíst ica, protocolo é adenominaçãogeralmente atribuída a setores encarregadosdorecebimento,registro,distribuiçãoemovimentaçãodedocumentosemcurso.PodemosdividiroProtocoloem2setores dist intos, que são, respectivamente: a) recebimento e distribuição / registro e movimentação; b)recebimentoeregistro/distribuiçãoemovimentação;c)recebimento/distribuição;d)recebimentoeclassif icação/registroemovimentação;e)recebimentoeclassif icação/registroedistribuição.

2. A conservação engloba vários procedimentos adotados para assegurar a proteção física aos documentos, e,consequentemente, ao local de sua guarda, contra agentes de deterioração. Entre as principais operações deconservação,marqueaúnicaopçãoincorreta:a)alisamento;b)restauração;c)desinfestação;d)banhodegelatina;e)limpeza.

3.Emfacedascaracteríst icasdasorganizações,podemosclassificarosarquivosem:a)ostensivosousigilosos;b)públicos,institucionais,comerciaisefamiliaisoupessoais;c)cartográf icos,textuais,micrográf icos,entreoutros;d)correntes,intermediáriosoupermanentes;

e)setoriaisecentrais.

4.Combasena “terminologiaarquivíst ica”,marqueaassertiva correta: a)Depósito – localondeosdocumentos sãoeliminados.b)Antecedente–éodocumentoquesejuntaaoutroporsetratardomesmoassunto,masdepessoasdiferentes.c)Classif icação–processoque,naorganizaçãodearquivoscorrentes,consisteemcolocaroudistribuirosdocumentosnumasequênciaalfabética,numéricaoualfanumérica,deacordocomométododearquivamentopreviamenteadotado.

d)Desclassif icação–atopeloqualaautoridadecompetentecaracterizadocumentosconsideradossemvalor.e)Precedente–éodocumentoquesejuntaaoutroporsetratardeváriosassuntosrelacionadosaumadeterminadapessoa.

5.DeacordocomoconteúdodaLeino8.159,de8dejaneirode1991,quedispõesobreapolít icanacionaldearquivospúblicos e privados e dá outras providências, “compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentossobsuaguarda,eacompanhareimplementarapolít icanacionaldearquivos”.Paraoplenoexercíciodesuasfunções,oArquivoNacionalpoderácriarunidades:a)regionais;b)centrais;c)descentralizadas;d)estaduais;e)municipais.

6.Sãováriasasetapasdearquivamento.Aanáliseéumadelas,eestá intimamenterelacionadacomos itensabaixo,exceto:a)leituracuidadosadecadadocumento;

b)anecessidadedeseremfeitasreferênciascruzadas;c)interpretaçãodecadadocumento;d)verif icaraexistênciadeantecedentes;e)examinarosdocumentos,verif icandooúltimodespacho.

7.Indiqueaopçãoemqueonomeestáregistradocorretamenteparaarquivamento,seguindoasregrasdealfabetação:a)CongressodeAgronomia– Agronomia,Congressode.b)JohnMacArthur–Arthur,JohnMac.c)JosuéSantoCristo–SantoCristo,Josué.d)AlBenHur–BenHur(Al).e)CarolinaduPont–DuPont,Carolina.

8.Entreositensabaixo,assinaleaquelequenãopodemosassociaraosarquivosdevalorsecundário:a)transferência/carátertemporário;b)descrição/instrumentosdepesquisa;c)recolhimento/fundo;d)valormediato/fontedepesquisa;e)arquivodef initivo/valorhistórico.

9.Entreositensabaixo,assinaleaquelequenãopodemosassociaraosarquivosde2a(segunda)idade:a)purgatório/limbo;b)recordscenters/consultanãof requente;c)arquivosemiativo/valorprimário;d)arquivohistórico/arquivopassivo;e)pré-arquivo/documentosaguardamumprocessodetriagem.

10.Osmétodosdearquivamentopertencema2grandessistemas,quesão:a)alfabéticosenuméricos;b)livresepadronizados;c)diretoeindireto;d)básicosepadronizados;e)classif icaçãoeavaliação.

SIMULADOIV

1. São várias as ciências auxiliares da Arquivologia. Aquela que estuda os documentos, dist inguindo os falsos dosverdadeiros,éa:a)Diplomática.b)Heráldica.c)Paleograf ia.d)Genealogia.e)Periciograf ia.

2.Qualéoinstrumentodepesquisaauxiliarquedáaequivalênciadeantigasnotaçõesparaasnovasquetenhamsidoadotadas,emdecorrênciadealteraçõesnosistemadearranjo:a)tabeladeconcordância;b)tabeladeconversão;c)gráf icodeequivalência;d)quadrotopográf ico;e)ositensanterioresestãoincorretos.

3.Entreositensabaixo,assinaleaquelequenãopodemosassociaraosarquivoscorrentes:a)arquivosetorial;b)métodosdearquivamento;

c)valorimprescritível;d)valorimediato;e)trâmitedocumental.

4.Menorunidadearquivíst icamaterialmenteindivisível:a)itemdocumental;b)unidadedearquivamento;c)pastas,maçosepacotilhas;d)organicidadedocumental;e)umrelatório,umapastasuspensa,entreoutros.

5.Sãoexemplosdedocumentosdogênerocartográfico,exceto:a)desenhos;b)plantas;c)perf is;d)mapas;e)todosositensanterioresestãocorretos.

6.Leiaotextoabaixo.ConformeconstanaLeino8.159,de08dejaneirode1991,poderáoPoder______________________,emqualquerinstância, determinar a exibição reservada de qualquer documento ______________________, sempre queindispensávelàdefesadedireito______________________ouesclarecimentodesituação______________________daparte.Aopçãoquepreenche corretamenteas lacunasdo textoé, respectiva mente: a) Executivo– sigiloso– próprio –pessoal.b)Legislativo–ostensivo–particular–pessoal.c)Judiciário–sigiloso–próprio–ostensiva.d)Judiciário–sigiloso–próprio–pessoal.e)Executivo–ostensivo–particular–pessoal.

7.Agestãodocumentalabrangetodasasatividadesinerentesà(s)idade(s):a)correnteeintermediária;b)corrente;c)intermediária;d)permanente;e)corrente,intermediáriaepermanente.

8.Sobreométodoalfabético,podemosdizerqueexistem2critériosreferentesàsregrasdeordenação.Quaissãoeles?a)letraporletra;b)básicoeideográf ico;c)palavraporpalavra;d)dicionárioeenciclopédico;e)ositensanterioresestãoincorretos.

9.Ométododígito-terminaléusadosobretudoquandoháumvolumegrandededocumentos,afimdesereduzirerrosde arquivamento. Acerca desse método, podemos afirmar: a) é dividido em 4 grupos: primário, secundário,

subsidiárioeespecial;b)ogrupoprimáriooufinalindicaono dagaveta;c)sãolidosdaesquerdaparaadireita;

d)ogruposecundárioindicaonodaguia;e)nãoformapares.

10. Acerca do arranjo documental, podemos afirmar que “documentos desaparecidos de um conjunto, quando a eleretornam,podemreassumiroseulugar”,seficarbemclara:a)asuaorigem;b)oseuconteúdo;c)oseuestadof ísico;d)otipodedocumentoaoqualelespertencem;e)asuaespéciedocumental.

SIMULADOV

1. Podemos associar os termos arquivo semiativo, arquivo administrativo e arquivo morto, respectivamente, aosarquivos:a)corrente,intermediárioepermanente;b)permanente,intermediárioecorrente;c)permanente,intermediárioepermanente;d)intermediário,correnteepermanente;e)permanente,permanenteepermanente.

2.Osdocumentosdevalorpermanentesão,exceto:a)históricos;b)inalienáveis;c)devalorsecundário;d)imprescritíveis;e)devalorprimário.

3. Complete a lacuna da afirmação abaixo com a opção mais adequada: Os metadados são imprescindíveis paraassegurarautenticidade,compreensãoeusodosdocumentos__________________.a)micrográf icos;b)iconográf icos;c)cartográf icos;d)digitais;e)duasdasopçõesanterioresestãocorretas.

4.Oatopeloqualaautoridadecompetenteliberaàconsultadocumentosanteriormentecaracterizadoscomosigilososdenominamosde:a)salvaguarda;b)desclassif icação;c)marcação;d)classif icação;e)liberação.

5. Indique a opção emqueo nome está registrado corretamente, de acordo comas regras de alfabetação: a)MárioSantoAgostinho– Agostinho,MárioSanto.b)JornaldoComércio–JornaldoComércio.c)SargentoAlbertoSouzaPereira–SouzaPereira,Alberto(Sargento).

d)2oEncontrodeArquivologistas–Arquivologistas(SegundoEncontrode).e)AntônioVilaFormosa–Formosa,AntônioVila.

6.Aunidadedearquivamento, formadapordocumentosdiversos,pertinentesaumdeterminadoassuntoouaumadeterminadapessoa,chamamosde:a)acondicionamento;b)dossiê;c)acervo;d)armazenamento;e)arquivo.

7.Aimportânciadosarquivosestáligadaaváriosfatores,exceto:a)valorprobatóriodocumental;b)tomadadedecisões;c)servedecontroleàaçãoadministrativa;d)valorinformativododocumento;e)f inalidadecultural.

8.Podemosassociar“valorprimário”dodocumentoaosseguintestermos,exceto:a)arquivossetoriais;

b)valorimediato;c)arquivosativos;d)valordearquivo;e)arquivointermediário.

9.Osmétodosdearquivamentodicionárioeenciclopédicosãométodosconsiderados:a)básicosegeográficos;b)padronizadoseideográf icos;c)alfabéticosehierarquizados;d)alfabéticoseideográf icos;e)básicosenuméricos.

10.Adivisãodegênerodocumental(suportetextual),reunindot iposdocumentaisporsuascaracteríst icascomunsdainformaçãoestruturada,denomina-se:a)sériedocumental;b)fundodocumental;c)espéciedocumental;d)acervodocumental;e)suportedocumental.

SIMULADOVI

1. Quanto às característ icas dos arquivos setoriais, assinale a única opção correta: a) são, essencialmente, arquivosgerais;b)devemselocalizarafastadodosórgãosprodutores;c)sãoarquivosdescentralizados;d)nãopodemdescartardocumentos;e)realizamtransferênciasperiódicasaoarquivopermanente.

2.Umsistemadearquivamentodeve,exceto:a)serrígido;b)sersimples;c)permitirexpansões;d)serf lexível;e)propiciararápidarecuperaçãodainformação.

3.Osdocumentosostensivosousigilososestãorelacionados:a)ànaturezadoassunto;b)aogênerodocumental;c)àespéciedocumental;d)ànaturezadodocumento;e)àextensãodesuaatuação.

4.Retângulodecartãoresistente,queserveparasepararaspartesouseçõesdosarquivosoufichários,reunindoemgruposasrespectivasfichasoupastas.Suafinalidadeéfacilitarabuscadosdocumentoseoseurearquivamento.Estamosfalandodo(a):a)guiadivisória;b)f icha;c)projeção;d)ilhó;e)pé.

5.Aguiaqueindicaaausênciadeumapastadoarquivodenominamosde:a)guia-fora;b)guia- informativa;c)guia-referência;d)guia-remissiva;

e)guia-orientadora.

6.Osdocumentosdearquivopossuemdiversascaracteríst icas,exceto:a)auxilianatomadadedecisões;b)sãoproduzidoseconservadosaf imdeatenderaobjetivosculturais;c)sãoacumulados;d)servemcomoprova,testemunho;e)sãounidosemfunçãodesuaorigem.

7.Emâmbitoarquivíst ico,ostermosacondicionar,ordenaredescreverpodemserassociados,respectivamente,a:a)

embalar//instruir//2aidade;b)guardar//arranjar//3aidade;c)guardar//organizar//1aidade;d)embalar//instruir

//1aidade;e)embalar//arranjar//3aidade.

8.Ocaráterorgânicododocumentoenfatizaaimportânciadesemanter:a)destacadoumdocumentodoseuconjunto;b)emordemosdocumentos,levandoemconsideraçãoasuaorigem;c)umdocumentojuntoaoseuconjunto;d) a conservação constante de um documento, desde quando ele nasce; e) a integridade documental, através demedidaspreventivasdeconservação.

9. “Arquivosde custódia” e “arquivoonomástico”podem ser associados, respectivamente, aos seguintes termos: a)

arquivosde3aidade//métodoalfabético;b)arquivosintermediários//métodoideográfico;c)arquivospermanentes//métodogeográf ico;

d)arquivosde1aidade//regrasdealfabetação;e)arquivoscorrentes//métodoporassunto.

10.Princípioconsideradouniversalmentecomoabasedaarquivíst ica:a)funcional;b)respeitoàordemoriginal;c)originalidade;d)arquivoconomia;e)respeitoaosfundos.

SIMULADOVII

1.Umdosprincípiosarquivíst icoséodacumulatividade,queafirmaseroarquivoumaformação:a)instrumental;b)regressiva;c)administrativa;d)única;e)progressiva.

2.Sãoconsideradosconsulentest ípicosdosarquivos:a)administradores//pesquisadores;b)estudantes//administradores;c)grandepúblico//pesquisadores;d)estudantes//grandepúblico;e)estudantes//pesquisadores.

3.Acercadosmétodosdearquivamento, julgueosseguintes itens: I.Osmétodosbásicossedividemem:alfabético,numérico,geográficoeiconográfico.II.Quandooprincipalelementoaserconsideradoemumdocumentoéoassunto,aescolhapoderecairsobreum

dosseguintesmétodos:dicionário,duplexevariadex.III.Osmétodoscronológico,duplexetriplexsãoexemplosdemétodosnuméricos.IV.Sãoexemplosdemétodosalfabéticos:enciclopédicoeunitermo.Quantossãoositensverdadeiros:a)nenhum;b)1;c)2;

d)3;e)todos.

4.Oarquivamentoécompostodeumasequênciadeetapas.Quandooarquivologista lê comatençãoodocumento,verificando a melhor maneira de classificá-lo, a codificação mais adequada, a existência de antecedentes e asreferênciascruzadasnecessárias,eleestárealizando:a)umaclassificação;b)umaordenação;c)umarquivamento;d)umaanálise;e)umainspeção.

5.Existemváriosinstrumentosdepesquisa.Ocatálogoseletivopossuiinúmerascaracteríst icas,exceto:a)édetalhado;b)háumjuízodevalor;c)descreveunitariamenteosdocumentos;d)éuminstrumentodepesquisabásico;e)descrevepormenorizadamenteosdocumentos.

6. Qual é a ciência auxiliar da Arquivologia que permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos paraescrever?a)numismática;b)diplomática;c)genealogia;d)heráldica;e)paleograf ia.

7.Éexemplodeatoenunciativo:a)decreto;b)parecer;c)estatuto;d)telegrama;e)convênio.

8. A desvantagem da microfilmagem é o alto custo envolvido neste processo. Por isso, recomenda-se microfilmardocumentosquepertençamaoarquivo______________________deumorganismo.Aopçãoquepreenchecorretamentealacunadotextoé:a)corrente;b)intermediário;c)transitório;d)permanente;e)setorial.

9.Ométodoalfabéticopossuiinúmerasvantagens,exceto:a)rápidarecuperaçãodainformação;b)errosreduzidosdearquivamento;c)custobaixo;d)sistemadireto;e)ésimples.

10.Osnúcleosdearquivosão:a)centralizados;b)descentralizados;c)devalorsecundário;

d)de2aidade;e)duasdasopçõesanterioresestãocorretas.

SIMULADOVIII

1.Guiaqueindicaasubdivisãodasecundária:a)primária;b)especial;c)divisória;d)subsidiária;e)terciária.

2.Asatividadesdesenvolvidasnoarranjodocumentalsãode2t ipos.Quaissãoelas?a)atividadesfuncionaisef ísicas;b)atividadesintelectuaisef ísicas;c)atividadesintelectuaiseuniversais;d)atividadesuniversaisefuncionais;e)atividadesconjunturaiseestruturais.

3.Métodoquenãofazusodeumíndicealfabético:a)numérico;b)alfabético;c)decimal;d)duplex;e)nenhumadasopçõesanterioresestácorreta.

4.ALeiquedispõesobreapolít icanacionaldearquivospúblicoseprivadosedáoutrasprovidênciaséa:a)Leino 8.519,de08dejaneirode1991.

b)Leino8.159,de08dejaneirode2001.

c)Leino8.159,de10dedezembrode2004.

d)Leino8.951,de02dejaneirode1990.

e)Leino8.159,de08dejaneirode1991.

5.CabeaoConselhoNacionaldeArquivosdefinirapolít icanacionaldearquivos.QuemdevepresidiroCONARQ?a)OPresidentedaRepública.b)ODiretor-GeraldoArquivoNacional.c)OPresidentedoArquivoNacional.d)ODiretor-PresidentedoArquivoNacional.e)Umespecialistadaáreaarquivística.

6.Qualdostermosabaixonãopodemosassociarao“aspectoformal”dosdocumentos?a)Aformaderegistrodosfatosirácaracterizarosdocumentos.b)Espéciedocumental.c)Def iniçãodosdocumentosemrazãodanaturezadosatosquelhesderamorigem.d)Def iniçãodosdocumentosemrelaçãoaosdiferentessuportes.e)Atosenunciativos.

7.Osistemadevigilânciacontínuaresponsávelpelocontroleeficazdeinformaçõeseprovidênciasaseremtomadasemdatasespecíficaséconhecidocomo,exceto:a)arquivosdeprosseguimento;b)follow-up;c)f icháriodelembretes;d)arquivosdeandamento;e)guia-fora.

8.Sãoexemplosdemétodosideográficos,exceto:

a)duplex;b)enciclopédico;c)dígito-terminal;d)dicionário;e)indexaçãocoordenada.

9.Arquivo“especializado”estáligado:a)ànaturezadoassunto;b)aogênerodocumental;c)àespéciedocumental;d)ànaturezadocumental;e)aotipodocumental.

10.Deacordocomasuafunção,asguiaspodemserclassificadascomoprimária,secundária,subsidiáriaeespecial.Oqueiráindicaraclassificaçãodaguiaéasua:a)notação;b)posição;c)projeção;d)avaliação;e)situação.

SIMULADOIX

1.Acercadométododearquivamento“variadex”,assinaleaopçãoincorreta:a)éummétodopadronizado;b)trabalhacom5coresdistintas;c)éumexcelenteauxiliarmnemônico;d)ascoressãocambiáveisemfunçãodenossasnecessidades;e)talmétodoévariantedonumérico.

2.Discoflexível(disquete)ediscorígido(winchester)sãoexemplosdesuporte:a)informático;b)sonoro;c)micrográf ico;d)iconográf ico;e)existemduasopçõesanteriorescorretas.

3.Sãoexemplosdemétodosideográficosnuméricos,exceto:a)dígito-terminal;b)duplex;c)unitermo;d)indexaçãocoordenada;e)decimal.

4.Asremissivas“ver”e“vertambém”têmcaracteríst icas,respectivamente,de:a)complementaçãoeexclusão;b)complementaçãoeinclusão;c)exclusãoecomplementação;d)inclusãoeexclusão;e)somaesubtração.

5.Documentoquese juntaaoutroporsetratardomesmoassunto,porémdepessoasdiferentes,échamadode:a)antecedente;b)abrangente;c)polivalente;d)precedente;

e)variantes.

6.Oarquivamentoécompostodeumasequênciadeetapas,exceto:a)arquivamento;b)análise;c)inspeção;d)restauração;e)ordenação.

7.Osdocumentosdevalorpermanentesão:a)alienáveiseprescritíveis;b)inalienáveiseprescritíveis;c)alienáveiseimprescritíveis;d)inalienáveiseimprescritíveis;e)históricos,portantopossuemvalorprimário.

8.Sãoconsideradosacessóriosdeumarquivo:a)f ichas;b)follow-up;c)arquivodeaço;d)arquivosdeslizantes;e)duasdasopçõesanterioresestãocorretas.

9.Podemosassociaradocumentosdearquivo,exceto:a)acumulação;b)produção;c)unidadesisoladas;d)recepção;e)conjunto.

10. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos papéis e t intas empregados, que é: a) orestauro;b)adesinfestação;c)alimpeza;d)oalisamento;e)aespecialização.

SIMULADOX

1.Indiqueaopçãoemqueonomeestáregistradocorretamenteparaarquivamento,seguindoasregrasdealfabetação:a)SérgioVilla-LobosSobrinho– Villa-LobosSobrinho,Sérgio.b)Johno’Brien–o’Brien,John.c)SargentoAntônioMonteAzulFilho–AzulFilho,AntônioMonte(Sargento).d)MarechalAlbertoCampos–AlbertoCampos(Marechal).e)AntonietaDiStéfano–Stéfano,AntonietaDi.

2.Entreasopçõesabaixo,assinaleaquelaquenãoéconsideradauminstrumentodepesquisa:a)catálogo;b)inventário;c)catálogoseletivo;d)listadeeliminação;e)repertório.

3.Otermo“salvaguarda”estáligadoaquet ipodedocumento?a)ostensivo;

b)sigiloso;c)especializado;d)ordinário;e)técnico.

4.Sãoobjetivosdaavaliação,exceto:a)reduçãodoespaçof ísico;b)reduçãodamassadocumentaldosarquivos;c)rapidez narecuperaçãodainformação;d)melhoraproveitamentodosrecursoshumanosemateriais;e)preservaradocumentaçãodevalorpermanente.

5.Qualéafaseconsideradaprimordialna“gestãodedocumentos”?a)levantamentodedados;b)análisedosdadoscoletados;c)destinação;d)avaliação;e)execuçãoouimplantaçãoeacompanhamento.

6.Servecomomeiodedisseminaçãoerecuperaçãodainformaçãonosarquivos:a)descrição;b)instrumentosdepesquisa;c)instrumentosdecontrole;d)notação;e)protocolo.

7.Entreasopçõesabaixo,assinaleaquelaquenãoéexemplodeitemdocumental:a)umafotografia;b)umapacotilhacontendoalgunsdocumentos;c)ummemorando;d)umestatuto;e)todasasopçõesanterioressãoexemplosde“itemdocumental”.

8.PodemosassociarosetordeProtocoloaváriostermos,exceto:a)entradadedocumentos//fluxodocumental;

b)noderegistrodadoaumdocumento//trâmitedocumental;c)autuação//arquivamento;d)livroderegistrodedocumentos//documentosemcurso;e)recebimentoeclassif icação//registroemovimentação.

9.Qualéométodoquecombinaletrasecores?a)colorex;b)soundex;c)variadex;d)visualex;e)alfacorex.

10. “Os arquivos têm formação progressiva, natural e orgânica”. Tal afirmação refere-se ao princípio do(a): a)cumulatividade;b)unicidade;c)respeitoàordemoriginal;d)proveniência;e)respeitoaosfundos.

Apêndice

CONCURSANDOS,ATENÇÃO:

ODecretono4.073,de03dejaneirode2002,queregulamentaaLeino8.159/1991(reproduzidaecomentadanocapítulo6,aLeideArquivos),àsvezescaiemconcursospúblicos,poisasbancasorganizadorasestãoexigindodoscandidatos,cadavezmais,conhecimentosaprofundadossobreoConselhoNacionaldeArquivos (CONARQ), assimcomoquestões referentes aoSistemaNacionaldeArquivos (SINAR), principalmenteparaquemvai prestar concursona área (nível superior emArquivologia).

DECRETONo4.073,DE3DEJANEIRODE2002

RegulamentaaLeino8.159,de8dejaneirode1991,quedispõesobreapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados.OPRESIDENTEDAREPÚBLICA,nousodaatribuiçãoquelheconfereoart.84,incisoIV,daConstituição,etendoemvistao

dispostonaLeino8.159,de8dejaneirode1991,DECRETA:

CapítuloIDOCONSELHONACIONALDEARQUIVOS

Art.1oOConselhoNacionaldeArquivos–CONARQ,órgãocolegiado,vinculadoaoArquivoNacional,criadopeloart.26daLeinº 8.159,de8de janeirode1991, tempor f inalidadedef inirapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados,bemcomoexercerorientaçãonormativavisandoàgestãodocumentaleàproteçãoespecialaosdocumentosdearquivo.

Art.2oCompeteaoCONARQ:I–estabelecerdiretrizesparaofuncionamentodoSistemaNacionaldeArquivos–SINAR,visandoàgestão,àpreservaçãoeaoacessoaosdocumentosdearquivos;II–promoverointer-relacionamentodearquivospúblicoseprivadoscomvistasaointercâmbioeàintegraçãosistêmicadasatividadesarquivísticas;III – propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e àimplementaçãodapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados;III–proporaoMinistrodeEstadodaJustiçanormaslegaisnecessáriasaoaperfeiçoamentoeàimplementaçãodapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados;(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aosarquivospúblicos;V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, doDistritoFederalemunicipal,produzidosourecebidosemdecorrênciadasfunçõesexecutiva,legislativaejudiciária;VI–subsidiaraelaboraçãodeplanosnacionaisdedesenvolvimento,sugerindometaseprioridadesdapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados;VII–estimularaimplantaçãodesistemasdearquivosnosPoderesExecutivo,LegislativoeJudiciáriodaUnião,dosEstados,doDistritoFederalenosPoderesExecutivoeLegislativodosMunicípios;VIII–estimularaintegraçãoemodernizaçãodosarquivospúblicoseprivados;IX–identif icarosarquivosprivadosdeinteressepúblicoesocial,nostermosdoart.12daLeinº 8.159,de1991:X–proporaoPresidentedaRepública,porintermédiodoChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepública,adeclaraçãode

interessepúblicoesocialdearquivosprivados;X–proporaoPresidentedaRepública,porintermédiodoMinistrodeEstadodaJustiça,adeclaraçãodeinteressepúblicoesocialdearquivosprivados;(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.XI – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituiçõesintegrantesdoSINAR;XII – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos eprivados;XIII – promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividadescensitáriasreferentesaarquivos;XIV–manterintercâmbiocomoutrosconselhoseinstituições,cujasf inalidadessejamrelacionadasoucomplementaresàssuas,paraproverereceberelementosdeinformaçãoejuízo,conjugaresforçoseencadearações;XV–articular-secomoutrosórgãosdoPoderPúblicoformuladoresdepolíticasnacionaisnasáreasdeeducação,cultura,ciência,tecnologia,informaçãoeinformática.

Art.3oSãomembrosconselheirosdoCONARQ:I–oDiretor-GeraldoArquivoNacional,queopresidirá;II–doisrepresentantesdoPoderExecutivoFederal;III–doisrepresentantesdoPoderJudiciárioFederal;IV–doisrepresentantesdoPoderLegislativoFederal;V–umrepresentantedoArquivoNacional;VI–doisrepresentantesdosArquivosPúblicosEstaduaisedoDistritoFederal;VII–doisrepresentantesdosArquivosPúblicosMunicipais;VIII–umrepresentantedasinstituiçõesmantenedorasdecursosuperiordearquivologia;IX–umrepresentantedeassociaçõesdearquivistas;X–trêsrepresentantesdeinstituiçõesquecongreguemprof issionaisqueatuemnasáreasdeensino,pesquisa,preservaçãoouacessoafontesdocumentais.

§1oCadaConselheiroteráumsuplente.

§2o Osmembros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do SupremoTribunalFederalepelosPresidentesdaCâmaradosDeputadosedoSenadoFederal,respectivamente.

§3oOsconselheirosesuplentesreferidosnosincisoIIeVaXserãodesignadospeloPresidentedaRepública,apartirdelistasapresentadaspeloChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepública,medianteindicaçõesdosdirigentesdosórgãoseentidadesrepresentados.

§3oOsconselheirosesuplentesreferidosnosincisoIIeVaXserãodesignadospeloPresidentedaRepública,apartirdelistas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidadesrepresentados.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.

§4oOmandatodosConselheirosserádedoisanos,permitidaumarecondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no ArquivoNacional.

Art.4oCaberáaoArquivoNacionaldaroapoiotécnicoeadministrativoaoCONARQ.

Art.5oOPlenário,órgãosuperiordedeliberaçãodoCONARQ,reunir-se-á,emcaráterordinário,nomínimo,umavez acadaquatromesese,extraordinariamente,medianteconvocaçãodeseuPresidenteouarequerimentodedoisterçosdeseusmembros.

§1oOCONARQfuncionaránasededoArquivoNacional.

§2o As reuniões doCONARQpoderão ser convocadas para local fora da sededoArquivoNacional, por deliberaçãodoPlenárioouadreferendum deste,semprequerazãosuperiorindicaraconveniênciadeadoçãodessamedida.

Art.6oOCONARQsomentesereuniráparadeliberaçãocomoquorummínimodedez conselheiros.

Art.7oOCONARQpoderáconstituircâmarastécnicasecomissõesespeciais,comaf inalidadedeelaborarestudos,normase outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao

funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identif icar, discutir e propor soluções para questõestemáticasquerepercutiremnaestruturaeorganizaçãodesegmentosespecíf icosdearquivos,interagindocomascâmarastécnicas.Parágrafoúnico.OsintegrantesdascâmarasecomissõesserãodesignadospeloPresidentedoCONARQ,adreferendumdoPlenário.

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades deConselheirodoCONARQedeintegrantedascâmarasecomissões.Art.9º AaprovaçãodoregimentointernodoCONARQ,mediantepropostadeste,édacompetênciadoChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepública.

Art.9oAaprovaçãodoregimentointernodoCONARQ,mediantepropostadeste,édacompetênciadoMinistrodeEstadodaJustiça.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.

CapítuloIIDOSISTEMANACIONALDEARQUIVOS

Art.10.OSINAR tempor f inalidade implementarapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados, visandoàgestão,àpreservaçãoeaoacessoaosdocumentosdearquivo.Art.11.OSINARtemcomoórgãocentraloCONARQ.Art.12.IntegramoSINAR:I–oArquivoNacional;II–osarquivosdoPoderExecutivoFederal;III–osarquivosdoPoderLegislativoFederal;IV–osarquivosdoPoderJudiciárioFederal;V–osarquivosestaduaisdosPoderesExecutivo,LegislativoeJudiciário;VI–osarquivosdoDistritoFederaldosPoderesExecutivo,LegislativoeJudiciário;VII–osarquivosmunicipaisdosPoderesExecutivoeLegislativo.

§1oOsarquivosreferidosnosincisosIIaVII,quandoorganizadossistemicamente,passamaintegraroSINARporintermédiodeseusórgãoscentrais.

§2oAspessoasf ísicasejurídicasdedireitoprivado,detentorasdearquivos,podemintegraroSINARmedianteacordoouajustecomoórgãocentral.Art.13.CompeteaosintegrantesdoSINAR:I –promoveragestão, apreservaçãoeoacessoàs informaçõeseaosdocumentosna suaesferadecompetência, emconformidadecomasdiretrizesenormasemanadasdoórgãocentral;II – disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seucumprimento;III–implementararacionalizaçãodasatividadesarquivísticas,deformaagarantiraintegridadedociclodocumental;IV–garantiraguardaeoacessoaosdocumentosdevalorpermanente;V–apresentarsugestõesaoCONARQparaoaprimoramentodoSINAR;VI–prestarinformaçõessobresuasatividadesaoCONARQ;VII – apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e àimplementaçãodapolíticanacionaldearquivospúblicoseprivados;VIII–promoveraintegraçãoeamodernizaçãodosarquivosemsuaesferadeatuação;IX–proporaoCONARQosarquivosprivadosquepossamserconsideradosdeinteressepúblicoesocial;X–comunicaraoCONARQ,paraasdevidasprovidências,atoslesivosaopatrimônioarquivísticonacional;XI – colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem comono desenvolvimento deatividadescensitáriasreferentesaarquivos;XII–possibilitaraparticipaçãodeespecialistasnascâmarastécnicas,câmarassetoriaisecomissõesespeciaisconstituídaspeloCONARQ;XIII–proporcionaraperfeiçoamentoereciclagemaostécnicosdaáreadearquivo,garantindoconstanteatualização.Art.14.OsintegrantesdoSINARseguirãoasdiretrizesenormasemanadasdoCONARQ,semprejuízodesuasubordinaçãoe

vinculaçãoadministrativa.

CapítuloIIIDOSDOCUMENTOSPÚBLICOS

Art.15.Sãoarquivospúblicososconjuntosdedocumentos:I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, emdecorrênciadesuasfunçõesadministrativas,legislativasejudiciárias;II–produzidoserecebidosporagentesdoPoderPúblico,noexercíciodeseucargooufunçãooudelesdecorrente;III–produzidoserecebidospelasempresaspúblicasepelassociedadesdeeconomiamista;IV–produzidoserecebidospelasOrganizaçõesSociais,def inidascomotalpelaLeinº 9.637,de15demaiode1998,epeloServiçoSocialAutônomoAssociaçãodasPioneirasSociais,instituídopelaLeinº 8.246,de22deoutubrode1991.Parágrafoúnico.AsujeiçãodosentesreferidosnoincisoIVàsnormasarquivísticasdoCONARQconstarádosContratosdeGestãocomoPoderPúblico.Art.16.Àspessoasf ísicasejurídicasmencionadasnoart.15competearesponsabilidadepelapreservaçãoadequadadosdocumentosproduzidoserecebidosnoexercíciodeatividadespúblicas.Art.17.Osdocumentospúblicosdevalorpermanente,queintegramoacervoarquivísticodasempresasemprocessodedesestatização,parcialoutotal,serãorecolhidosainstituiçõesarquivísticaspúblicas,nasuaesferadecompetência.

§1oOrecolhimentodequetrataesteartigoconstituirácláusulaespecíf icadeeditalnosprocessosdedesestatização.

§2oParaefeitododispostonesteartigo,asempresas,antesdeconcluídooprocessodedesestatização,providenciarão,emconformidadecomasnormasarquivísticasemanadasdoCONARQ,aidentif icação,classif icaçãoeavaliaçãodoacervoarquivístico.

§3o Os documentos de valor permanente poderão f icar sob a guarda das empresasmencionadas no § 2o, enquantonecessáriosaodesempenhodesuasatividades,conformedispostoeminstruçãoexpedidapeloCONARQ.

§4oOsdocumentosdequetrataocaput sãoinalienáveisenãosãosujeitosausucapião,nostermosdoart.10daLeinº8.159,de1991.

§5oAutilizaçãoeorecolhimentodosdocumentospúblicosdevalorpermanentequeintegramoacervoarquivísticodasempresaspúblicasedassociedadesdeeconomiamista jádesestatizadasobedecerãoàs instruçõesdoCONARQsobreamatéria.

CapítuloIVDAGESTÃODEDOCUMENTOS

DAADMINISTRAÇÃOPÚBLICAFEDERALSeçãoI

DasComissõesPermanentesdeAvaliaçãodeDocumentosArt.18.EmcadaórgãoeentidadedaAdministraçãoPúblicaFederalseráconstituídacomissãopermanentedeavaliaçãodedocumentos,queteráaresponsabilidadedeorientarerealizaroprocessodeanálise,avaliaçãoeseleçãodadocumentaçãoproduzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identif icação dos documentos para guardapermanenteeaeliminaçãodosdestituídosdevalor.

§1oOsdocumentosrelativosàsatividades-meioserãoanalisados,avaliadoseselecionadospelasComissõesPermanentesdeAvaliaçãodeDocumentosdosórgãosedasentidadesgeradoresdosarquivos,obedecendoaosprazosestabelecidosemtabeladetemporalidadeedestinaçãoexpedidapeloCONARQ.

§2oOsdocumentosrelativosàsatividades-meionãoconstantesdatabelareferidano§1oserãosubmetidosàsComissõesPermanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão osprazosdeguardaedestinaçãodaídecorrentes,aseremaprovadospeloArquivoNacional.

§3oOsdocumentosrelativosàsatividades-f imserãoavaliadoseselecionadospelosórgãosouentidadesgeradoresdosarquivos,emconformidadecomastabelasdetemporalidadeedestinação,elaboradaspelasComissõesmencionadasnocaput ,aprovadaspeloArquivoNacional.

SeçãoIIDaEntradadeDocumentosArquivíst icosPúblicosnoArquivoNacional

Art.19.Osdocumentosarquivísticospúblicosdeâmbitofederal,aoseremtransferidosourecolhidosaoArquivoNacional,deverãoestaravaliados,organizados,higienizadoseacondicionados,bemcomoacompanhadosdeinstrumentodescritivoquepermitasuaidentif icaçãoecontrole.Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento dedocumentos,serãoimplementadasecusteadaspelosórgãoseentidadesgeradoresdosarquivos.Art.20.OMinistériodoPlanejamento,OrçamentoeGestãodeverá,tãologosejamnomeadososinventariantes,liquidantesou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República aassistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio

documentalacumulado,nostermosdo§2º doart.7odaLeinº 8.159,de1991.Art.20.OMinistériodoPlanejamento,OrçamentoeGestãodeverá,tãologosejamnomeadososinventariantes,liquidantesouadministradoresdeacervosparaosórgãoseentidadesextintos,solicitaraoMinistrodeEstadodaJustiçaaassistênciatécnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documentalacumulado,nostermosdo§2º doart.7º daLeinº 8.159,de1991.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.Art.21.ACasaCivildaPresidênciadaRepública,mediantepropostadoArquivoNacional,baixaráinstruçãodetalhandoosprocedimentosaseremobservadospelosórgãoseentidadesdaAdministraçãoPúblicaFederal,paraaplenaconsecuçãodasmedidasconstantesdestaSeção.Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando osprocedimentosaseremobservadospelosórgãoseentidadesdaadministraçãopúblicafederal,paraaplenaconsecuçãodasmedidasconstantesdestaSeção.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.

CapítuloVDADECLARAÇÃODEINTERESSEPÚBLICOESOCIALDEARQUIVOSPRIVADOS

Art.22.Osarquivosprivadosdepessoasf ísicasoujurídicasquecontenhamdocumentosrelevantesparaahistória,aculturaeodesenvolvimentonacionalpodemserdeclaradosdeinteressepúblicoesocialpordecretodoPresidentedaRepública.

§1oAdeclaraçãode interessepúblicoesocialdequetrataesteartigonão implicaatransferênciadorespectivoacervoparaguardaeminstituiçãoarquivísticapública,nemexcluiaresponsabilidadeporpartedeseusdetentorespelaguardaeapreservaçãodoacervo.

§2oSãoautomaticamenteconsideradosdocumentosprivadosdeinteressepúblicoesocial:I–osarquivosedocumentosprivadostombadospeloPoderPúblico;II–osarquivospresidenciais,deacordocomoart.3º daLeinº 8.394,de30dedezembrode1991;III – os registros civis de arquivosde entidades religiosasproduzidos anteriormente à vigênciada Lei nº 3.071, de 1º dejaneirode1916,deacordocomoart.16daLeinº 8.159,de1991.Art.23.OCONARQ,poriniciativaprópriaoumedianteprovocação,encaminharásolicitação,acompanhadadeparecer,aoChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepública,comvistasàdeclaraçãodeinteressepúblicoesocialdearquivosprivadospeloPresidentedaRepública.Art.23.OCONARQ,poriniciativaprópriaoumedianteprovocação,encaminharásolicitação,acompanhadadeparecer,aoMinistrodeEstadodaJustiça,comvistasàdeclaraçãodeinteressepúblicoesocialdearquivosprivadospeloPresidentedaRepública.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.§1º OparecerseráinstruídocomavaliaçãotécnicaprocedidaporcomissãoespecialmenteconstituídapeloCONARQ.

§2º Aavaliaçãoreferidano§1oseráhomologadapeloPresidentedoCONARQ.§3º DadecisãohomologatóriacaberárecursodaspartesafetadasaoChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepública,naformaprevistanaLeinº 9.784,de29dejaneirode1999.

§3oDadecisãohomologatóriacaberárecursodaspartesafetadasaoMinistrodeEstadodaJustiça,naformaprevistanaLeinº 9.784,de29dejaneirode1999(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicarpreviamenteaoCONARQatransferênciadolocaldeguardadoarquivooudequaisquerdeseusdocumentos,dentrodoterritórionacional.Art.25.Aalienaçãodearquivosprivadosdeclaradosdeinteressepúblicoesocialdeveserprecedidadenotif icaçãoàUnião,titulardodireitodepreferência,paraquemanifeste,noprazomáximodesessentadias,interessenaaquisição,naformado

parágrafoúnicodoart.13daLeinº 8.159,de1991.Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manterpreservados os acervos sob sua custódia, f icando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma dalegislaçãoemvigor,aquelequedesf iguraroudestruirdocumentosdevalorpermanente.Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão f irmaracordosouajustescomoCONARQoucomoutrasinstituições,objetivandooapoioparaodesenvolvimentodeatividadesrelacionadasàorganização,preservaçãoedivulgaçãodoacervo.Art.28.Aperdaacidental,totalouparcial,dearquivosprivadosdeclaradosdeinteressepúblicoesocialoudequaisquerdeseusdocumentosdeverásercomunicadaaoCONARQ,porseusproprietáriosoudetentores.

CapítuloVIDISPOSIÇÕESFINAISETRANSITÓRIAS

Art.29.EsteDecretoaplica-setambémaosdocumentoseletrônicos,nostermosdalei.Art.30.OChefedaCasaCivildaPresidênciadaRepúblicabaixaráinstruçõescomplementaresàexecuçãodesteDecreto.Art.30.OMinistrodeEstadodaJustiçabaixaráinstruçõescomplementaresàexecuçãodesteDecreto.(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, paradesignarosmembrosdoCONARQdequetratao§3º doart.3º .Art.31.FicadelegadacompetênciaaoMinistrodeEstadodaJustiça,permitidaasubdelegação,paradesignarosmembrosdoCONARQdequetratao§3º doart.3º .(RedaçãodadapeloDecretonº 7.430,de2011)Vigência.Art.32.EsteDecretoentraemvigornadatadesuapublicação.Art.33.FicamrevogadososDecretosnºs1.173,de29de junhode1994,1.461,de25deabrilde1995,2.182,de20demarçode1997,e2.942,de18dejaneirode1999.

Brasília,3dejaneirode2002;181odaIndependênciae114odaRepública.FERNANDOHENRIQUECARDOSO

SilvanoGianni

Gabaritos

SimuladosparaTreinamento

SIMULADOI

1–A 2–B 3–C 4–D 5–C

6–A 7–E 8–E 9–E 10–C

SIMULADOII

1–C 2–D 3–A 4–C 5–C

6–E 7–B 8–A 9–C 10–A

SIMULADOIII

1–D 2–D 3–B 4–C 5–A

6–E 7–C 8–A 9–D 10–C

SIMULADOIV

1–A 2–A 3–C 4–A 5–A

6–D 7–A 8–E 9–D 10–A

SIMULADOV

1–D 2–E 3–D 4–B 5–B

6–B 7–E 8–D 9–D 10–C

SIMULADOVI

1–C 2–A 3–A 4–A 5–A

6–B 7–E 8–C 9–A 10–E

SIMULADOVII

1–E 2–A 3–A 4–D 5–C

6–E 7–B 8–D 9–B 10–B

SIMULADOVIII

1–D 2–B 3–B 4–E 5–B

6–D 7–E 8–C 9–D 10–A

SIMULADOIX

1–E 2–A 3–A 4–C 5–D

6–D 7–D 8–A 9–C 10–A

SIMULADOX

1–A 2–D 3–B 4–A 5–C

6–B 7–B 8–C 9–C 10–A

Bibliografia

ARQUIVO NACIONAL (Brasil).Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro,2005.(PublicaçõesTécnicas,51).ARQUIVO NACIONAL (Brasil).Gestão de documentos: conceitos e procedimentos práticos. Rio deJaneiro,1995.(PublicaçõesTécnicas,47).BELLOTTO,HeloísaLiberalli.Arquivospermanentes: tratamentodocumental.Riode Janeiro:FGV,2004.BELTRÃO, Odacir. Correspondência: linguagem & comunicação; oficial, comercial, bancária,particular.SãoPaulo:Atlas,1987.DICIONÁRIOdeterminologiaarquivística.SãoPaulo:AssociaçãodosArquivistasBrasileiros/NúcleodeSãoPaulo,1996.FERREIRA,AurélioBuarquedeHolanda.Novodicionárioaurélio séculoXXI:odicionárioda línguaportuguesa.RiodeJaneiro:NovaFronteira,1999.JARDIM,JoséMaria.Oconceitoeapráticadegestãodedocumentos.Acervo,RiodeJaneiro,v.2,no

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PortariaNormativano5,de19dedezembrode2002,doMinistériodoPlanejamento,OrçamentoeGestão, que “dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no

âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema deServiçosGerais–SISG”.

06 arquivologia para concursos - 4 edicao renato valentini teoria e 166 questões

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