00000594 - MONOGRAFIA PMSC
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POLÍCIA MILITAR DE SANTA CATARINA UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA ANDRÉA LUIZ A POLÍCIA MILITAR NO CONTEXTO DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL: A importância da comunicação administrativa na construção da identidade institucional Florianópolis 2011
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POLÍCIA MILITAR DE SANTA CATARINA
UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA
ANDRÉA LUIZ
A POLÍCIA MILITAR NO CONTEXTO DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL: A
importância da comunicação administrativa na construção da identidade
institucional
Florianópolis 2011
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ANDRÉA LUIZ
A POLÍCIA MILITAR NO CONTEXTO DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL: A
importância da comunicação administrativa na construção da identidade
institucional
Monografia apresentada ao Curso de Aperfeiçoamento de Oficiais da Polícia Militar de Santa Catarina com especialização lato sensu em Administração de Segurança Pública, como requisito parcial para obtenção do título de Especialista em Administração de Segurança Pública pela Universidade do Sul de Santa Catarina.
Orientador: Ten Cel PMSC Paulo Calgaro de Carvalho, Msc.
Florianópolis 2011
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À minha família, modelo de união, força, dignidade e amor, que sempre esteve e estará presente em todos os momentos da minha vida.
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AGRADECIMENTOS
A Deus, pela presença constante em minha vida.
À minha família, por todo o apoio e carinho dispensados nesse período,
auxiliando na transposição de mais esta importante etapa acadêmica.
Ao Ten Cel PM Paulo Calgaro de Carvalho, possuidor de grande
conhecimento técnico, por sua paciência e boa vontade na orientação do trabalho.
Às bibliotecárias Ana Cláudia P. de Oliveira e Inez Garcia, excelentes
profissionais, pelo constante incentivo, presteza e suporte nas pesquisas realizadas
junto à Biblioteca do Centro de Ensino da Polícia Militar.
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“Quem faz acontecer as coisas são as pessoas – não planos – e apenas planejar
não basta, pois é necessário fazer com que as pessoas executem sua parte no
planejamento.” (Roger Cahen)
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RESUMO
Esta monografia tem como objetivo tratar da importância da comunicação
organizacional na Polícia Militar e a influência da comunicação administrativa na
formação da imagem e da identidade da corporação. Nesse aspecto foi dado
destaque à comunicação administrativa, por ser a responsável pela comunicação
escrita dentro da organização, bem como por todo o seu trâmite interno. Inicialmente
foram abordados os principais conceitos envolvendo a comunicação organizacional,
aspectos relacionados à cultura, comportamento e estratégia organizacional. Em
seguida o foco foi direcionado à comunicação administrativa, sendo tratadas
questões referentes aos objetivos, formas, canais, e métodos da comunicação, ou
seja, de como a comunicação se processa dentro da empresa. Na sequência foi
abordada a relação existente entre o tema e o Plano de Comando da Polícia Militar,
sendo identificado a sua importância estratégica dentro das áreas de preocupação
do Comando-Geral, que devem ser trabalhadas para a melhoria das atividades e
reconhecimento da corporação por parte do público interno e externo. Finalizando o
estudo temos a apresentação de uma proposta para a elaboração de uma diretriz
administrativa que tem como objetivo orientar e organizar o processo de confecção e
apresentação dos documentos produzidos pela Polícia Militar.
Palavras-chave: Comunicação organizacional. Comunicação administrativa.
Comunicação interna. Atos oficiais. Gestão documental. Desenvolvimento
organizacional.
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ABSTRACT
This monograph is designed to address the importance of organizational
communication in the military police and the influence of administrative
communication in the formation of identity and image of the corporation. In this
regard emphasis was placed on administrative communication, to be responsible for
written communication in the organization, as well as all its internal procedure.
Initially dealt with the main concepts involving organizational communication, issues
related to culture, organizational behavior and strategy. Then the focus was directed
to the administrative communication, and address issues related to the objectives,
forms, channels, and methods of communication, that is, how communication takes
place within the company. Following discussed the relationship between the subject
and the Plan of Military Police Command, and identified its strategic importance
within the areas of concern of the General Command, which must be worked to
improve the corporation's activities and recognition by the internal and external
public. Finally the study we present a proposal for developing an administrative policy
that aims to guide and organize the preparation and presentation of documents
produced by the Military Police.
Key words: Organizational communication. Administrative communication. Internal
communication. Official acts. Document management. Organizational development.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Propósitos da comunicação organizacional ............................................ 20
Figura 2 – BSC como etapa de um processo contínuo de criação de valor ............ 27
Figura 3 – Métodos de comunicação nas organizações .......................................... 41
Figura 4 – Grandes áreas de preocupação do Plano de Comando ......................... 52
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LISTA DE SIGLAS
CMDO G – Comando-Geral
CO – Comportamento Organizacional
CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
PMSC – Polícia Militar de Santa Catarina
SEA – Secretaria de Estado da Administração
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 12
1.1 JUSTIFICATIVA .................................................................................................. 13
1.2 OBJETIVOS DO TRABALHO .............................................................................. 14
1.2.1 Objetivo geral ................................................................................................. 14
1.2.2 Objetivos específicos ..................................................................................... 14
1.3 METODOLOGIA .................................................................................................. 15
2 COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO ................................................................. 16
2.1 O SURGIMENTO DA ESCRITA E O CONCEITO DE COMUNICAÇÃO ............. 16
2.2 A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ............................................................. 18
2.3 A CULTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 21
2.4 O COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL ...................................................... 25
2.5 A COMUNICAÇÃO COMO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ......................... 25
2.6 A IDENTIDADE E A IMAGEM ORGANIZACIONAL ............................................ 29
2.7 O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL .................................................... 31
3 COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA .................................................................... 35
3.1 OS OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ............................... 36
3.2 AS FORMAS DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES ............................... 38
3.3 OS CANAIS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ...................................... 40
3.4 OS MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ................................. 41
3.5 A COMUNICAÇÃO INTERNA ............................................................................. 43
4 A PADRONIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA ............................ 46
4.1 A REDAÇÃO DOS ATOS OFICIAIS ................................................................... 46
4.1.1 Ato administrativo .......................................................................................... 48
4.1.2 Comunicação Oficial ...................................................................................... 48
4.2 GESTÃO DOCUMENTAL ................................................................................... 49
4.3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA ................................................................................... 49
4.4 TABELA DE TEMPORALIDADE ......................................................................... 50
4.5 O PLANO DE COMANDO 2011 E A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ...... 51
4.6 DIRETRIZ ADMINISTRATIVA ............................................................................. 54
4.7 PROPOSTA PARA ELABORAÇÃO DE DIRETRIZ ADMINISTRATIVA .............. 55
5 CONCLUSÃO ........................................................................................................ 58
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 60
APÊNDICE ................................................................................................................ 65
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APÊNDICE A – Proposta de diretriz administrativa de procedimento permanente .............................................................................................................. 66
ANEXOS ................................................................................................................... 98
ANEXO A – Instrução normativa nº 18/SEA .......................................................... 99
ANEXO B – Portaria nº 425, de 28 de abril de 2009 ............................................ 105
ANEXO C – Tabela de temporalidade atividade-fim PMSC ................................ 107
ANEXO D – Tabela de temporalidade atividade-meio SEA ................................ 109
ANEXO E – Diretriz administrativa nº 001/91/CMDO G ....................................... 130
ANEXO F – Objetivo do plano de comando – revisão das diretrizes ................ 133
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1 INTRODUÇÃO
No contexto atual devemos ter a consciência de que o sucesso de uma
organização se caracteriza pela busca da melhoria contínua, sendo vedada a
estagnação dentro de um processo competitivo.
O mundo corporativo contemporâneo faz com que as instituições voltem
suas atenções para todos os aspectos que regem a administração. Desta forma, em
um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo é de fundamental importância
para a sobrevivência da organização que ela esteja alinhada aos aspectos que a
orientem para o desenvolvimento de suas atividades, em consonância com as
mudanças constantes nos padrões de qualidade desejados pelos seus clientes
internos e externos.
A Polícia Militar também procura se destacar dentro do ramo da atividade
para a qual foi criada, da Segurança Pública. Para tanto, todos os aspectos devem
ser observados, quer sejam operacionais ou administrativos, haja vista a
necessidade de que os dois caminhem juntos de forma harmônica, para que possa
ser atingido o objetivo da prestação de um serviço de excelência por parte da
Corporação.
Considerando o campo administrativo, o presente trabalho dará destaque
aos aspectos relacionados à comunicação oficial no âmbito da Polícia Militar. Nesta
análise, surge o seguinte questionamento: a Polícia Militar possui, no seu ambiente
interno, orientações específicas voltadas à padronização dos documentos
produzidos na Corporação, visando à uniformidade de ações e a busca da qualidade
na confecção de documentos de caráter oficial?
Para o entendimento dessa questão será definida a comunicação
organizacional como uma importante ferramenta na elaboração de procedimentos na
área da comunicação administrativa, visando à padronização na apresentação e
estruturação dos documentos produzidos na Polícia Militar.
Esta monografia será constituída por três capítulos, o primeiro será
destinado especificamente à comunicação organizacional, abordando além do
surgimento da escrita e da comunicação, aspectos referentes à importância e a
influência da cultura, do comportamento e da estratégia organizacional no
desenvolvimento e melhoria das atividades e imagem da organização.
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No segundo capítulo o foco será a comunicação administrativa como
responsável pela comunicação escrita dentro da instituição e como ela se processa
dentro da empresa.
O terceiro capítulo abordará a redação dos atos oficiais e suas
características, bem como o trâmite e a destinação dessa documentação. Será
abordada a relação existente entre o Plano de Comando da Polícia Militar de Santa
Catarina e a comunicação organizacional, destacando-se as atividades voltadas à
comunicação administrativa. Finalizando será apresentada a proposta de criação de
uma diretriz de ação administrativa de procedimento permanente, objetivando
sensibilizar, organizar e facilitar o processo de elaboração e apresentação dos
documentos originados na Corporação.
1.1 JUSTIFICATIVA
A comunicação é a base do nosso convívio em sociedade, nesse contexto
destacamos a comunicação organizacional, por meio da comunicação
administrativa, como ferramenta fundamental dentro da comunicação oficial, no
estabelecimento de regras para a elaboração de documentos que seguem um
padrão de qualidade na sua apresentação, formatação e conteúdo.
Diante dessa realidade, todas as instituições, quer sejam públicas ou
privadas, para atingirem o nível de organização desejado, caminham para a
uniformidade de suas ações.
Atualmente as empresas se destacam pela eficiência e eficácia no
desempenho de suas atividades. Diversos são os indicadores que servem para
medir a excelência no serviço desenvolvido, sendo a organização documental um
dos tópicos observados.
A busca pela melhoria contínua tornou-se um dos pontos principais que
caracteriza o sucesso de uma empresa, entidade ou corporação prestadora de
serviço, quer seja no ramo público ou privado. A qualidade no serviço desenvolvido
se constitui a cada dia como um fator de inegável importância para se alcançar a
excelência.
Questões relacionadas à falta de informações e modelos disponíveis na
confecção de documentos de caráter oficial dentro da Polícia Militar podem gerar
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transtornos administrativos, evidenciando questões organizacionais que se referem
à apresentação, compreensão e clareza, refletidas na diminuição da qualidade dos
documentos elaborados, repercutindo diretamente na identidade corporativa e na
imagem que a instituição deseja passar para as pessoas.
Diante dessa realidade, verifica-se que no contexto da comunicação
organizacional e em especial na esfera da comunicação administrativa, as
estratégias de planejamento devem estar voltadas à organização e simplificação das
atividades administrativas, campo de estudo do presente trabalho.
1.2 OBJETIVOS DO TRABALHO
1.2.1 Objetivo geral
Elaborar procedimentos adequados visando à melhoria da qualidade do
serviço desenvolvido pela Corporação na produção documental, observando-se a
importância da comunicação organizacional, através da análise da situação atual da
comunicação administrativa, com reflexo direto na construção da identidade da
corporação, nos âmbitos interno e externo da Polícia Militar.
1.2.2 Objetivos específicos
- Analisar a importância da comunicação organizacional dentro da
Instituição.
- Identificar os principais problemas existentes atualmente na confecção
dos documentos oficiais.
- Propor a elaboração de uma Diretriz, como ação pontual na
padronização da produção de documentos oficiais, a ser adotada na esfera
organizacional.
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1.3 METODOLOGIA
Segundo Rampazzo (2005, p. 49) “a pesquisa é um procedimento
reflexivo, sistemático, controlado é crítico que permite descobrir novos fatos ou
dados, soluções ou leis, em qualquer área do conhecimento.”
Ainda para o Rampazzo (2005) três elementos caracterizam a pesquisa: o
levantamento de algum problema, a solução a qual se chega e os meios escolhidos
para chegar a essa solução, a saber, os instrumentos científicos e os procedimentos
adequados.
Para entender o significado de metodologia, surge o conceito de Reis
(2008, p. 43):
é o estudo da melhor maneira de abordar determinados problemas no estado atual do conhecimento, escolhendo o melhor caminho para lograr os objetivos pré-estabelecidos e fundamentados nos questionamentos das realidades teóricas e empíricas estudadas.
Nesse contexto, para o trabalho apresentado, utilizaremos o método de
abordagem dedutivo, por meio da coleta de informações na doutrina já existente
sobre o tema.
O tipo de pesquisa será a pesquisa teórica básica e descritiva.
Quanto à técnica utilizada será um trabalho pautado na pesquisa
documental e bibliográfica, procurando-se o embasamento para fundamentação
formal das questões levantadas.
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2 COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
2.1 O SURGIMENTO DA ESCRITA E O CONCEITO DE COMUNICAÇÃO
Desde os primórdios da existência da humanidade a comunicação se
comporta como fator fundamental para a convivência do homem, quer seja por meio
de sinais, da fala ou da escrita.
Na visão de Laignier e Fortes (2009) a pré-história foi um período em que
os fatos e os acontecimentos dos grupos humanos não eram registrados com a
finalidade de serem conhecidos na posteridade, pois não havia uma linguagem
desenvolvida. Desta forma, hoje em dia, quando falamos sobre a origem da
comunicação humana, trabalhamos com indícios, hipóteses e probabilidades.
Para Laignier e Fortes (2009), seguindo a evolução e a necessidade de
se expressar, o ser humano passou para o sistema comunicativo através de
símbolos e sinais, e na sequência para o sistema de comunicação oral. A
comunicação por meio da escrita tem seu registro com o estabelecimento dos
grupos sociais humanos nas regiões do Oriente Médio, com a fixação do homem no
território devido a sua mudança da qualidade de caçador para agricultor, surgindo
assim, condições para o advento da escrita.
Historicamente, Laignier e Fortes (2009) registram que a escrita do Egito
Antigo destaca-se com documentos datados de 3.100 a.C., através de centenas de
sinais ideográficos, os chamados hieróglifos, que posteriormente motivaram o
surgimento de formas cursivas de escrita e do uso do papiro, material proveniente
de uma mistura vegetal.
Na sequência dos seus estudos Laignier e Fortes (2009) destacam a
participação dos gregos, que criaram o primeiro código alfabético completo,
anexando as vogais ao código silábico dos fenícios, no século VIII a.C. Os gregos
também se sobressaíram com a invenção do pergaminho. Mesmo existindo autores
indicando registros anteriores da utilização da pele de animais como suporte para a
escrita em outras civilizações humanas, a Grécia, por meio da colônia de Pérgamo,
se destaca por ter aprimorado as técnicas de utilização de materiais de origem
animal como suporte da escrita, no período entre 197 e 158 a.C.
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Paralelo ao que ocorria no Ocidente, no Oriente os chineses
desenvolveram um padrão escrito ideográfico, com mais de quatro mil caracteres, no
qual o suporte adotado foi a madeira. Com o intuito de encontrar materiais mais
leves e portáteis os chineses desenvolveram a escrita sobre a seda e buscando o
aprimoramento, baseados no papiro e no pergaminho, os chineses criaram o papel.
Vimos assim, que a comunicação é uma atividade que sempre esteve
presente em nossas vidas, sendo fundamental para o convívio em sociedade.
Schuler (2004 apud TOMASI e MEDEIROS, 2010, p. 6) afirma que “a
comunicação está presente em todas as formas de organização conhecidas na
natureza.”
Conforme Griffin e Moorhead (2006, p. 188) “comunicação é o processo
social no qual duas ou mais partes trocam informações e compartilham significados.”
Em complemento, temos a posição de Pereira e Fonseca (1997 apud ANGELONI,
2010, p. 31) externando que “a palavra comunicar vem do latim communicare, que
significa „tornar comum‟.”
Corroborando com a ideia Maximiano (2000) entende a comunicação
como sendo o processo de transferência e recebimento de informações.
Neste caminho se destaca a posição de Torquato (1991, p. 162) que
acredita que a comunicação se reveste de grande poder, destacando que:
Por meio da comunicação, (1) uma pessoa convence, persuade, atrai, muda idéias, influencia, gera atitudes, desperta sentimento, provoca expectativas e induz comportamento, (2) uma organização estabelece uma tipologia de consentimento, formando congruência, equalização, homogeneização de ideias, integração de propósitos.
Na mesma perspectiva Angeloni (2010, p. 34) expõe:
A comunicação é um processo pelo qual, na prática, quem comunica está: influenciando o outro; modificando atitudes e comportamentos; criando hábitos novos; ampliando seus conhecimentos; estimulando o processo de aprendizagem; e a comunicação, mais do que a organização, é a própria organização.
Observa-se que a comunicação é um processo de contínuo aprendizado,
sendo que segundo Angeloni (2010) a comunicação está ligada ao processo de
gestão do conhecimento, desempenhando uma função determinante na criação, no
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aprendizado e no compartilhamento de informações, estando relacionada as trocas
humanas, permitindo que novos conhecimentos sejam desenvolvidos.
2.2 A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Segundo Schermerhorn, Hunt & Osborn (1995, p. 06) “organização é um
conjunto de pessoas que atuam juntas em uma criteriosa divisão de trabalho para
alcançar um propósito comum.
Para Belo (2003 apud MARCHIORI, 2008, p. 148) “uma organização de
qualquer espécie só é possível por meio da comunicação.”
A comunicação organizacional segundo Terciotti e Macarenco (2009) é
um campo de estudos relativamente novo, surgido em meados do século XX, tem
um aspecto multidisciplinar, no qual podem atuar profissionais de diversas áreas,
como por exemplo: comunicação social (relações públicas e propaganda e
publicidade), jornalismo, administração de empresas e letras.
No entendimento de Deetz (2001 apud MARCHIORI, 2008, p. 167):
[...] mais que definir Comunicação Organizacional, é necessário identificar o que pode ser visto ou o que somos capazes de fazer quando pensamos em Comunicação Organizacional por causa das diferentes formas que esta apresenta. Primeiramente, o foco pode ser no desenvolvimento da Comunicação Organizacional como uma especialidade em departamentos da Comunicação. A segunda dimensão refere-se à comunicação como um fenômeno existente em organizações. Se tal objeto pode ser identificado, então qualquer um que olhe para ou fale sobre este objeto está estudando Comunicação Organizacional. O terceiro caminho é pensar na Comunicação como uma forma para descrever e explicar organizações, da mesma maneira que Psicologia, Sociologia ou Economia podem ser pensadas em razão da capacidade de explicar processos organizacionais. O enfoque estaria no processo de organização através da interação simbólica, e não na comunicação dentro de uma organização. O interesse não está nas teorias de Comunicação Organizacional, mas na produção de uma teoria de comunicação das organizações. Falar sobre Comunicação Organizacional é fator considerado preponderante nas organizações. Essa afirmação encontra sua justificativa na questão relativa à necessidade de conversação e interação na condução das atividades de cada indivíduo em uma determinada organização.
Segundo Pimenta (2004, p. 99) “a comunicação organizacional é o
somatório de todas as atividades de comunicação de uma empresa.”
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Na visão de Chiavenato (2010) as organizações dependem das atividades
e dos esforços de todos os seus funcionários que contribuem para o sucesso
organizacional. Nesse sentido, as pessoas envolvidas, que auxiliam para que a
organização seja capaz de servir ao objetivo que se propõe, necessitam da
disponibilização de recursos físicos e materiais, como tecnologias, matérias-primas,
equipamentos físicos e instalações, desta forma a união dos recursos humanos e
materiais será responsável pelo sucesso organizacional.
Temos ainda a contribuição de Shermerhorn (1991 apud ANGELONI,
2010, p. 33) que define comunicação organizacional como “o processo específico
pelo qual a informação se movimenta dentro de uma organização e entre a
organização e seu ambiente.”
Putnam, Philips & Chapman (1999, apud MARCHIORI, 2008, p. 149)
“reforça a posição de que comunicação produz organização, trazendo a
sustentabilidade do empreendimento.”
Seguindo com esse pensamento Angeloni (2010) considera que o novo
paradigma das organizações, e o volume de informações e conhecimentos gerados
a cada instante, faz com que todos os integrantes das organizações se tornem
responsáveis pela comunicação.
A comunicação organizacional ou empresarial também é tratada por
Terciotti e Macarenco (2009) que acreditam no seu campo em expansão devido ao
fato das organizações se tornarem mais complexas. Para Argenti (2006) as
empresas em outras épocas, principalmente as de pequeno porte, conseguiam
sobreviver sem um sistema de comunicação sofisticado, no entanto nas
organizações com milhares de funcionários é muito mais difícil controlar todas as
partes que formam uma estratégia de comunicação coerente.
Conforme Griffin e Moorhead (2006, p. 188) “a comunicação entre
indivíduos e grupos é vital em todas as organizações.” Exemplificando essa ideia
temos a figura 1, que mostra alguns dos propósitos da comunicação organizacional,
destacando o objetivo de alcançar uma ação coordenada. Podemos também
identificar como outro propósito da comunicação a troca de informações, sendo que
a informação mais importante diz respeito às metas da organização, que dão a seus
membros um propósito e uma direção. Outra função da troca de informações é
fornecer instruções específicas aos funcionários. Se conhecer as metas da
organização lhes dá a noção de como suas atividades se encaixam no panorama
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geral, a comunicação de tarefas lhes diz quais são as atribuições de seus cargos.
(GRIFFIN e MOORHEAD, 2006, p. 188).
Figura 1 – Propósitos da comunicação organizacional Fonte: Griffin e Moorhead (2006, p. 189).
Outro destaque é dado à importância da eficiência da comunicação
organizacional por Minicucci (1995 apud TOMASI e MEDEIROS, 2010, p. 63)
quando registra que “uma boa organização deverá possuir um sistema de
comunicação eficiente”, tendo como base o fato de acreditar que dificilmente há um
aspecto da tarefa do administrador que não envolva comunicação. O autor também
acredita que muitos acertos, enganos, distorções são cometidos porque as
comunicações dentro das empresas não se efetivam, ou seja, são mal
compreendidas. Na sua visão os objetivos de uma empresa são estabelecidos pela
comunicação, é por meio dela que os empregados são informados de sua missão e
por onde se diz quais os recursos que estão à disposição dos funcionários.
Assim temos Minicucci (1995 apud TOMASI e MEDEIROS, 2010, p. 248)
afirmando que:
A comunicação completa e eficaz – entendida como fornecimento ou troca de informações, ideia e sentimentos, através de palavras, escrita ou oral, ou de sinais – é vital para o ajustamento das pessoas dentro de uma organização.
Na visão de Torquato (1986, p. 16) “a comunicação, enquanto processo,
dá vida, por meio do encadeamento das partes, à empresa.” Para Torquato (1986)
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uma empresa se desenvolve, se organiza, ou seja, sobrevive devido ao sistema de
comunicação que ela cria e mantém. Entende que o diagnóstico amplo das
situações internas, sob as perspectivas sociológicas e antropológicas, é tarefa
imprescindível para a implantação de projetos comunicacionais. A aplicação de um
modelo de comunicação calcado na cultura organizacional influi decisivamente sobre
a eficácia geral da empresa. Como técnica, a comunicação direciona naturalmente
seus estudos para a procura de mensagens adequadas, corretas, claras, oportunas,
concisas, precisas, que possam ser entendidas sem ruídos pelos participantes da
organização.
Do exposto, podemos entender a comunicação organizacional de acordo
com o formulado por Machado Neto (2005), que a define como sendo a
comunicação praticada nas empresas para conduzir as ações e alcançar os
resultados esperados, sendo constituinte da natureza e da realização da maioria das
atividades empresariais, produzindo ações e gerando resultados. Tem sua aplicação
no ambiente interno e externo. Internamente está envolvida no desenvolvimento de
todas as ações e tarefas, nos meios de comunicação utilizados pela gerência com
os funcionários e vice-versa, e na forma de disseminação dos objetivos da
organização para os seus colaboradores. No ambiente externo, ela é exercitada no
relacionamento com os clientes e outras entidades.
Desta forma, conforme Angeloni (2010) entende-se que quando houver
necessidade, a organização deverá estar preparada para o desenvolvimento de
novos padrões de comunicação que facilitem a sua adequação às condições da
nova realidade. A autora acredita que o aperfeiçoamento das comunicações é
responsável pela modificação do comportamento dos indivíduos, possibilitando a
aceleração do processo de conhecimento.
2.3 A CULTURA ORGANIZACIONAL
As organizações têm características próprias, diferentes estilos de vida,
de comportamento, presença, mentalidade e personalidade, sendo que muitos
fenômenos que ocorrem nas organizações são decorrentes de sua cultura.
(CHIAVENATO, 2010, p. 121).
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Definindo cultura temos que para Schein (1986 apud MARCHIORI, 2008,
p. 106) a cultura de um grupo é:
[...] um conjunto de pressupostos básicos que um determinado grupo inventou, descobriu ou desenvolveu ao aprender como lidar com os problemas de adaptação externa e integração interna, e que funcionaram bem o suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros do grupo, com a maneira correta de perceber, pensar e sentir, em relação a esses problemas.
Segundo Griffin e Moorhead (2006, p. 399) a cultura organizacional
baseia-se no “conjunto de valores compartilhados, muitas vezes pressupostos e
transmitidos por histórias e outros meios simbólicos, que ajudam as pessoas dessa
organização a compreender quais atitudes são consideradas adequadas e quais são
inaceitáveis.”
Nesse viés segue Dubrin (2003, p. 352) que define cultura organizacional
como sendo “um sistema de valores e crenças compartilhados que influenciam o
comportamento do trabalhador.”
Para Marchiori (2008, p. 75):
Não há um simples conjunto de respostas para um fenômeno social tão complexo quanto a organização, por isso é que estudos buscam perceber e compreender a complexidade organizacional. Nesse sentido, uma das áreas que historicamente tem recebido crescente atenção é a da cultura organizacional, e o interesse pode ser justificado pelo fato de mostrar uma maneira mais flexível de entender como as organizações trabalham e como é, de fato, a vida que pulsa dentro delas.
Complementando o conceito apresenta-se Freitas (1997 apud
MARCHIORI, 2008, p. 91) entendendo a cultura organizacional como sendo:
[...] um conjunto de representações imaginárias sociais, [...] construídas e reconstruídas nas relações cotidianas dentro da organização, que são expressas em termos de valores, normas, significados e interpretações, visando a um sentido de direção e unidade, e colocando a organização como fonte de identidade e de reconhecimento para seus membros.
Para Ashkanasy e outros (2000 apud MARCHIORI, 2008, p. 96)
“discursos sobre cultura organizacional tornaram-se caminhos pelos quais o
„contexto organizacional dá forma aos significados e ações‟ das pessoas nas
organizações.” Para os autores novos valores vão sendo incorporados, novos
comportamentos observados, novas atitudes trabalhadas e, desta forma, os
processos de relacionamento vão sendo modificados. Entendem que ninguém
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permanece inalterado sem visualizar novos processos, novos desafios, novas
conquistas.
A importância da cultura organizacional dentro da empresa é assim
tratada por Dubrin (2003, p. 356): “Dependendo de sua força, a cultura
organizacional de uma empresa pode causar um impacto penetrante na eficácia da
organização. Os empregados de uma empresa em que a cultura é forte seguem
seus valores com pouco questionamento.”
Dubrin (2003, p. 356) ainda aborda as conseqüência e implicações da
cultura organizacional como sendo:
1. Vantagem competitiva e sucesso financeiro – a cultura organizacional certa contribui para a obtenção de vantagem competitiva e, consequentemente, sucesso financeiro. [...] 2. Produtividade, qualidade e moral – uma cultura que enfatiza a produtividade, incluindo a alta qualidade, motiva os trabalhadores a serem produtivos. A produtividade e a vantagem competitiva estão intimamente ligadas, porque o fato de uma empresa ser produtiva contribui para a obtenção de vantagens na concorrência. [...] 3. Inovação – um dos principais fatores que contribuem para a inovação é a cultura corporativa que encoraja o comportamento criativo. [...] 4. Compatibilidade de fusões e aquisições – um indicador confiável de sucesso na fusão de duas ou mais empresas é a compatibilidade das respectivas culturas. [...] 5. Ajuste pessoa/organização – um dos fatores de sucesso para o indivíduo é encontrar uma organização que se ajuste à sua personalidade, ao seu modo de ser. Da mesma forma, uma organização será mais bem-sucedida quando a personalidade da maioria de seus integrantes estiver de acordo com a sua cultura. [...] 6. Direção da atividade de liderança – uma grande parte do tempo da gerência executiva é gasto no trabalho com forças que moldam as atitudes e os valores dos empregados em todos os níveis. [...]
Na concepção de Srour (1998) a cultura organizacional exprime a
identidade da organização, sendo construída ao longo do tempo e servindo como
meio para distinguir diferentes coletividades.
No entendimento de Griffin e Moorhead (2006, p. 403) a criação da
cultura de uma organização segue cinco passos:
Formular os valores estratégicos da organização: consiste nas convicções sobre aquilo que cerca a empresa e sua capacidade de moldar uma estratégia. [...] Desenvolver os valores culturais: são aqueles que norteiam o comportamento dos funcionários para que a organização possa implementar sua estratégia. Os valores culturais devem se fundamentar nas convicções da empresa sobre como e por que ela pode ser bem-sucedida. [...]
24
Criar um ideal: ideal é um retrato do que a empresa será no futuro. Ele ilustra de que modo os valores estratégicos e culturais se combinarão para criar o futuro. [...] Iniciar estratégias de implementação: tem como base os valores e inicia a ação para alcançar o ideal. [...] Reforçar os comportamentos culturais: é o reforço do comportamento dos funcionários, à medida que eles vão colocando em prática os valores culturais e implementando as estratégias da organização. As práticas de reforço constituem um vínculo decisivo entre os valores estratégicos e culturais e a criação da cultura organizacional. [...]
Dessa forma, o processo de criação de uma cultura organizacional é algo
que liga seus valores estratégicos a seus valores culturais, do mesmo modo como a
estrutura organizacional está ligada à estratégia. Vemos então, que o êxito de uma
companhia é resultado daquilo que ela faz, de sua estratégia e de como o faz, ou
seja, de sua cultura. (GRIFFIN e MOORHEAD, 2006, p. 403).
Chiavenato (2010) apresenta algumas características da cultura
organizacional:
a) Regularidade nos comportamentos observados: é a maneira como os
participantes interagem, seguindo uma linguagem comum.
b) Valores dominantes: são aqueles que a organização considera os mais
importantes a serem seguidos.
c) Filosofia: são as políticas da organização que definem o tratamento
dispensado aos funcionários e aos clientes.
d) Regras: são as diretrizes relacionadas ao comportamento da
organização e que devem ser seguidos pelos seus integrantes.
e) Clima organizacional: é o reflexo do comportamento organizacional, a
forma de interação entre as pessoas. Está relacionado ao grau de motivação entre
os membros dos funcionários. Assim define Chiavenato (2010, p. 267) “ [...] é a
qualidade ou propriedade do ambiente organizacional que é percebida ou
experimentada pelos membros da organização e que influencia poderosamente o
seu comportamento.”
Pode-se compreender, segundo Marchiori (1995, p. 40) que a cultura
organizacional se transforma efetivamente a partir do momento em que o público
interno entende, participa, deseja, aceita e desempenha o comportamento que vai
gerar uma mudança proposta. Entende-se desta forma, que para ser construída a
cultura organizacional depende da participação de todos da instituição, que, por
25
acreditarem nos objetivos definidos, auxiliam na construção de uma história de
sucesso da organização.
2.4 O COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL
Com referência ao surgimento do comportamento organizacional, Griffin e
Moorhead (2006, p. 14) assim se posicionam:
O comportamento organizacional começou a surgir como um campo maduro de estudos no final da década de 1950 e no início da década de 1960. Esse período testemunhou a evolução da área, que passou de simples pressupostos e modelos comportamentais dos que se ocupavam das relações humanas para conceitos e metodologias de uma disciplina verdadeiramente científica.
Na definição de Griffin e Moorhead (2006, p. 07) comportamento
organizacional “é o estudo do comportamento humano em ambientes
organizacionais, da interface entre o comportamento humano e a organização e da
organização em si.”
Corroborando com o conceito, para Dubrin (2003, p. 02) “comportamento
organizacional é o estudo do comportamento humano no local de trabalho, a
interação entre as pessoas e a organização em si. As principais metas do
comportamento organizacional são explicar, prever e controlar o comportamento.”
Dubrin (2003) identifica que um benefício importante do estudo do
comportamento organizacional é proporcionar informações que podem ser aplicadas
aos problemas organizacionais. Ainda externa que uma das metas do
comportamento organizacional é melhorar a eficácia da organização, assim,
compreender o comportamento organizacional também melhora a eficácia
organizacional, porque revela fatores que contribuem ou mesmo impedem o
desempenho eficaz. Entre os vários fatores possíveis estão a motivação dos
funcionários, os fatores relacionados à personalidade e as barreiras à comunicação.
2.5 A COMUNICAÇÃO COMO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
26
A importância da comunicação para o planejamento estratégico nas
organizações é assim entendida por Torquato (1991, p. 222):
[...] o sistema de comunicação dá vigor e consistência às grandes estratégias de planejamento, necessárias para a sobrevivência, expansão e diversificação empresariais. O planejamento em comunicação deve, pois, se atrelar ao planejamento estratégico. Outros resultados podem ser conseguidos na cultura interna. Pela comunicação, os corpos diretivos passam a ter uma identidade pública, um perfil técnico, um conceito profissional no mercado, situações que vêm contribuir para viabilização do conceito e identidade da organização.
Também se manifesta Cahen (2005 apud TOMASI e MEDEIROS, 2010,
p. 55) entendendo que:
A comunicação é uma atividade sistêmica de caráter estratégico ligada aos mais altos escalões da empresa, e que tem por objetivos: criar – onde ainda não existir ou for neutra -, manter – onde já existir – ou, ainda, mudar para favorável – onde for negativa – a imagem da empresa junto as seus públicos prioritários.
Tomasi e Medeiros (2010) explicam que a atividade sistêmica é algo
permanente, algo constante. Enfatizam que a comunicação empresarial não pode
depender de ações individuais e deve estar conectada a sistemas implantados.
Devido a sua importância a comunicação deve estar relacionada com os altos
escalões da empresa, por isso, é estratégica. Por ter relação com a missão e os
objetivos da empresa, se estiver subordinada a escalões mais baixos, não poderá
dar sua contribuição à estratégia global da empresa.
Para Marchiori (2008, p. 137):
A visão de comunicação tem sido amplamente considerada em diversas áreas de estudo, o que demonstra a crescente valorização da atividade e uma oportunidade para desenvolver a área em seu nível mais estratégico em uma organização. Putnam diz que “talvez nenhuma outra construção penetre estudos organizacionais mais do que o termo comunicação.”(Putnam, Phillips, Chapman, 1999, p. 125).
Griffin e Moorhead (2006, p. 368) definem estratégias como sendo
“planos de ação específicos que permitem à organização atingir as metas e,
consequentemente, os objetivos.“
E nessa linha de pensamento, Angeloni (2010, p. 67) acredita que “a
comunicação organizacional deve estar intimamente ligada às estratégias da
27
organização, devendo inclusive ser considerada uma das estratégias da
organização.” Seguindo essa direção, Angeloni (2010) se manifesta informando que
o planejamento e a administração estratégica da comunicação contribuem para
alavancar a expansão das organizações, através da buscas de oportunidades, bem
como amenizam ou evitam possíveis ameaças do mercado.
Nesse entendimento segue Argenti (2006, p. 69):
O sucesso da estratégia de comunicação de uma empresa depende em grande medida do elo entre a estratégia de comunicação e a estratégia geral da empresa. Além do projeto cuidadoso e do planejamento atencioso da estratégia da empresa, é preciso ter um sólido desempenho da comunicação empresarial para apoiar tais missão e visão.
No entendimento de Montenegro (2008, apud ANGELONI, 2010, p. 76):
A estratégia passa a ser um processo contínuo de criação de valor e não um processo gerencial isolado. Ela começa com a declaração da missão da empresa e movimenta a organização para o trabalho executado pelos empregados tanto na linha de frente da ação como nas atividades no interior das organizações.
Podemos melhor compreender essa afirmação analisando a figura 2:
Figura 2 – BSC como etapa de um processo contínuo de criação de valor Fonte: Angeloni (2010, p.76).
28
Para Argenti (2006, p. 29) “o desenvolvimento de estratégias de
comunicação empresarial coerente envolve três variáveis: definir a estratégia geral
de comunicação tendo em vista a estratégia geral da empresa, analisar os públicos-
alvos e transmitir bem as mensagens.”
Argenti (2006) enfatiza que a estratégia está voltada para o futuro da
empresa para que ela tenha longevidade e não fique estagnada ou ultrapassada,
sendo que desta forma, a organização ao desenvolver uma estratégia geral, precisa
considerar seu esforço de comunicação conforme previsto na declaração de missão
e visão da empresa, assim ela cria uma estratégia geral evitando repercussões
negativas.
Na mesma concepção seguem Tomasi e Medeiros (2010, p. 82)
afirmando que “é fundamental que as atividades de comunicação empresarial sejam
articuladas com o planejamento estratégico da empresa e que tenham como objetivo
a construção da imagem institucional da empresa.”
Kunsch (1997) traz a preocupação com a falta de conscientização por
parte de algumas organizações quanto à importância da comunicação dentro da
organização, registra que existem instituições que até agora não se deram conta da
necessidade de se manter em suas estruturas um serviço profissionalizado de
comunicação e que ainda contam com a improvisação e o amadorismo. Porém
acredita que a tendência é que o valor estratégico da comunicação seja
reconhecido.
Aspecto que também é abordado por Angeloni (2010, p. 68) quando
assim se manifesta: “Entretanto, não se percebe ainda, na maior parte das
organizações, com a profundidade necessária, a preocupação com a comunicação e
seu planejamento de forma integrada para o alcance dos objetivos estratégicos da
organização.”
Angeloni (2010) defende que as formas e tipos de comunicação deverão
ser integrados e gerenciados por meio de uma política global, pautada em uma
linguagem comum, com base no planejamento da comunicação de forma integrada,
na definição dos fluxos de comunicação, na valorização dos canais participativos de
comunicação, na criação de uma linguagem sistêmica e uniforme, na confiança da
comunicação como poder organizacional e no investimento em informações.
Diante do exposto, Angeloni (2010, p.70) afirma que:
29
A finalidade primordial de uma estratégia de comunicação empresarial é obter compreensão sobre as atividades da organização, esclarecer as autoridades e o público em geral sobre a sua verdadeira natureza e as metas a serem alcançadas. Internamente, deve motivar os colaboradores a uma ação produtiva e, externamente, ajudar a posicionar a empresa junto ao público externo.
Completando esse pensamento, a autora conclui que a comunicação
empresarial é de natureza estratégica, além de ter papel fundamental na divulgação
das estratégias a todos os integrantes da organização na busca da construção de
uma visão compartilhada.
2.6 A IDENTIDADE E A IMAGEM ORGANIZACIONAL
Como definição do que é a identidade de uma organização,
apresentamos o entendimento de Argenti (2006, p. 80):
A identidade de uma empresa é a manifestação visual de sua realidade, conforme transmitida através do nome, logomarca, lema, produtos, serviços, instalações, folheteria, uniformes e todas as outras peças que possam ser exibidas, criadas pela organização e comunicadas a uma grande variedade de públicos. Os diferentes públicos formam, então, percepções baseadas nas mensagens que as empresas enviam de forma tangível. Se essas imagens refletirem com precisão a realidade organizacional, o programa de identidade terá obtido êxito. Se as percepções diferirem radicalmente da realidade (e isso ocorre geralmente quando as empresas não dedicam tempo necessário a analisar a existência real de um concorrente), ou a estratégia foi ineficiente ou o modo como a empresa se percebe precisa ser modificado.
Ainda para Argenti (2006, p. 80), podemos entender por imagem de uma
organização:
[...] a imagem é o reflexo da identidade de uma organização. Em outras palavras, é a organização sob o ponto de vista de seus diferentes públicos. Dependendo do público envolvido, uma organização pode ter diversas imagens. Assim, compreender a identidade e a imagem é conhecer profundamente o que a organização realmente é e para onde ela está voltada.
Para se atingir uma reputação sólida a organização deve trabalhar para
que a sua imagem e identidade estejam alinhadas. A organização precisa defender
a sua reputação e para isso deve formar uma identidade única e projetar imagens
coerentes e consistentes para o público interno e externo. A reputação se diferencia
30
da imagem por ser construída ao longo do tempo e por não ser simplesmente uma
percepção em um determinado período. E se diferencia da identidade por ser um
produto tanto de públicos internos quanto externos, enquanto a identidade é
construída por elementos internos da organização. (ARGENTI, 2006, p. 97).
Já Torquato (1991) apresenta como fator de enfraquecimento da
identidade da organização, a dualidade entre os sistemas interno e externo de
comunicação, quando não há correspondência entre os sistemas, ou seja, quando a
linguagem da comunicação interna não combina com as propostas estabelecidas
para o sistema externo. Dessa forma, se não existir correspondência entre a cultura
de uma organização e a sua identidade, cria-se uma dissonância, que resultará na
ruptura da imagem.
Argenti (2006) ainda coloca que a comunicação empresarial desempenha
um papel fundamental na definição da missão da empresa e na comunicação da
mesma aos diferentes públicos internos e externos. O autor ressalta que um dos
elementos mais importantes na construção da identidade da organização é a
definição de uma visão que envolva os principais valores, padrões, filosofias e
objetivos da empresa, devendo ser o eixo norteador com o qual todos os públicos
devem se relacionar.
Com referência ao tema, Caldas e Wood Jr. (1999, p. 130) também se
manifestam:
[...] o conceito de identidade, entendido de forma complexa e integrada, é fundamental para a compreensão de fenômenos organizacionais. Por transitar por diferentes níveis e dimensões de análise, ele proporciona novas perspectivas ao entendimento de questões não totalmente esclarecidas por abordagens como cultura, clima, comportamento e mudança organizacional.
A imagem institucional de uma empresa é formada, segundo Pimenta
(2004 apud TOMASI e MEDEIROS, 2010, p. 82), “pela imagem do produto
(qualidade, preço, durabilidade) e pela imagem da relação com o consumidor
(atendimento, assistência técnica).”
Segundo Tomasi e Medeiros (2010, p. 83) “a identidade de uma empresa
demanda ser construída mediante estratégias de recrutamento e formação pessoal,
forma de ver o mundo, valores em que a empresa acredita e definição de
procedimentos de gestão.”
31
Podemos então interpretar que a identidade e a imagem de uma
organização são fundamentais para o seu sucesso e desta forma, por se tratarem de
questões complexas se constituem de um desafio para a comunicação
organizacional.
2.7 O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
Argyris (1971 apud FERREIRA, REIS e PEREIRA, 1997, p. 76) apresenta
o desenvolvimento organizacional (DO) através da seguinte abordagem “na
essência do desenvolvimento organizacional está o conceito para vitalizar,
energizar, atualizar, ativar e renovar as organizações, através de recursos técnicos e
humanos.“
Na concepção de Dubrin (2003, p. 371) desenvolvimento organizacional é
“qualquer estratégia, método ou técnica utilizados para tornar as empresas mais
eficazes, pela realização de mudanças construtivas e planejadas.”
Assim, verificamos que o DO é utilizado para a implementação de
mudanças na organização. Ainda para Dubrin (2003) o desenvolvimento
organizacional tenta modificar a cultura e torná-la mais democrática e humanística, e
também tem o objetivo de auxiliar na mudança da tecnologia ou da estrutura da
empresa.
Na visão de Dubrin (2003, p. 372) um programa formal de
desenvolvimento organizacional segue certos passos:
Passo 1: Identificação preliminar do problema: o gerente reconhece a existência de um problema que está interferindo na eficácia do trabalho. [...] Passo 2: Comprometimento gerencial com a mudança: o gerente deve comprometer-se a tomar as medidas necessárias para implementar o programa de mudança. [...] Passo 3: Coleta de dados e análise: antes que o desenvolvimento organizacional possa continuar, deve-se avaliar o clima no ambiente de trabalho por meio de entrevistas, observações e uma pesquisa escrita. Essa informação é utilizada para desenvolver os objetivos para mudanças construtivas. [...] Passo 4: Feedback de dados: os dados coletados são compartilhados com o gerente e com os membros de staff . [...] Passo 5: Identificação das áreas-problemas específicas: o especialista em desenvolvimento organizacional ajuda os membros do staff a apresentar feedback ao gerente acerca dos pontos fortes e fracos. [...]
32
Passo 6: Desenvolvimento de estratégias de mudança: a ênfase está na identificação da raiz dos problemas e no desenvolvimento de etapas de ação. Quando os problemas identificados podem ser atribuídos tanto à gerência quanto aos membros da equipe, desenvolve-se, frequentemente, um espírito de trabalho em equipe. Passo 7: Iniciação de comportamento: são definidas e implementadas, uma ou mais medidas de ação, que parecem ser a melhor solução para o problema. [...] Passo 8: Avaliação: é feita uma tentativa no sentido de se avaliar se as mudanças de comportamento, tanto pelo gerente quanto pelos membros de staff, melhoraram o comportamento e os resultados do trabalho. [...]
A importância do desenvolvimento organizacional também é tratada por
Ferreira, Reis e Pereira (1997, p. 74):
O trabalho de desenvolvimento organizacional compreende um projeto de mudança abrangendo toda a organização, com o objetivo de melhorar sensivelmente o seu desempenho, atingindo níveis mais elevados de eficiência na utilização dos recursos disponíveis e de eficácia no cumprimento da sua missão e dos seus objetivos. Dado esse estreito relacionamento com o processo de mudança nas organizações, a abordagem teórica e prática de DO enfatiza o diagnóstico e análise dos problemas ou disfunções existentes na unidade em estudo, para propor as medidas corretivas adequadas a cada situação particular.
Para Ferreira, Reis e Pereira (1997) inicialmente o desenvolvimento
organizacional, tendo como foco a palavra mudança, foi interpretado como uma
estratégia ou programa de ação, voltado para gerenciar o processo de mudança
organizacional, com atenção voltada para a renovação e o reconhecimento das
crises na organização.
Na abordagem referente à mudança organizacional, Ferreira, Reis e
Pereira (1997, p. 69) trazem que toda a organização pode ser estudada sob três
aspectos que configuram sua atividade empresarial:
- A estrutura: envolve a hierarquia administrativa, os sistemas e processos de trabalho interno, o fluxo de comunicação e a definição da missão, objetivos e políticas organizacionais. - A tecnologia: se refere aos sistemas operacionais adotados, equipamentos, engenharia do processo e do produto, desenvolvimento de pesquisa, métodos de trabalho etc. - O comportamento: está relacionado aos procedimentos adotados na administração dos recursos humanos da organização, aos conhecimentos, habilidades e atitudes das pessoas que dela participam e ao seu relacionamento interpessoal.
Para o processo de mudança comportamental Ferreira, Reis e Pereira
(1997) se utilizam do trabalho de Lewin & Schein, estudo este que compreende uma
sequência de três etapas: o descongelamento, a implantação e o recongelamento.
33
O descongelamento do padrão de comportamento atual significa tornar a
necessidade de mudança tão aparente, que o indivíduo não consiga encontrar
argumentos para evitá-la. Isto pode ser obtido introduzindo-se novas informações,
para identificar exatamente onde estão as discrepâncias entre os objetivos e o
desempenho atual, diminuindo-se a força dos valores antigos e inadequados ou
demonstrando sua falta de eficácia. É nesse momento em que as causas de
resistência às mudanças propostas podem aparecer.
A implantação das mudanças desejadas no comportamento, mediante a
demonstração de situações em que os novos valores e atitudes são mais adequados
e apresentam melhores resultados. Segundo Lewin, estes valores e atitudes serão
aprendidos e internalizados pelo indivíduo, quando são apresentadas situações em
que dele se exige um desempenho eficaz.
O recongelamento visa consolidar o novo padrão de comportamento,
através de mecanismos de reforço e apoiados nos resultados e benefícios obtidos
com a mudança efetivada. O reconhecimento da participação das pessoas no
processo de implantação e do desempenho mais eficaz da organização é, portanto,
fator decisivo para a incorporação do novo padrão de comportamento do indivíduo.
O modelo apresentado por Lewin & Schein, conforme exposto por
Ferreira, Reis e Pereira (1997) necessita do empenho da organização para que a
mudança seja desejada ou, ao menos, aceita sem constrangimento pelos indivíduos
e grupos envolvidos no processo.
Como forma preventiva às reações adversas às mudanças na
organização, Ferreira, Reis e Pereira (1997) sugerem o treinamento, a participação,
o envolvimento, o apoio a comunicação, como algumas atividades que podem
facilitar o desenvolvimento das mudanças desejadas.
Este capítulo teve por objetivo fornecer uma breve explanação a respeito
do papel da comunicação organizacional, através de conceitos que fazem parte do
dia a dia de todas as instituições que buscam o desenvolvimento e o aprimoramento
de suas atividades, bem como um melhor relacionamento com o público interno e
externo.
Como meio de disseminação das informações e dos objetivos da
organização, o conhecimento quanto ao seu processo de funcionamento é de
fundamental importância para que sejam atingidas as metas da organização, pois
inevitavelmente, os serviços, as orientações, a imagem da instituição estão
34
vinculados ao gerenciamento dos processos de comunicação organizacional,
estando o sucesso corporativo diretamente relacionado ao desempenho da
instituição no contexto apresentado.
Nesse processo, como abordaremos a seguir, o enfoque será direcionado
ao desenvolvimento da comunicação administrativa no ambiente da organização,
como responsável direta por toda a parte documental que tramita na instituição e a
sua conseqüente influência como componente constituinte da identidade
organizacional.
35
3 COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA
Na visão de Tomasi e Medeiros (2010, p. 73) a comunicação
administrativa é “a forma de comunicação que compreende conteúdos relativos ao
cotidiano da administração. Atende às áreas de planejamento e às estruturas
técnico-normativas e objetiva orientar, atualizar, ordenar o fluxo das atividades
funcionais.“
Em reforço ao conceito apresentado, Torquato (2010, p. 46) defende que:
A comunicação administrativa abrange todos os conteúdos relativos ao cotidiano da administração, atendendo às áreas centrais de planejamento e às estruturas técnico-normativas, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se do suporte informacional-normativo da organização. E por se constituir no eixo principal de locomoção do trabalho rotineiro – normas, instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas, índices, taxas, acervos técnicos – é o que demanda maior complexidade, transformando-se, por conseguinte, em uma das maiores fontes de problemas e ruídos das organizações. No entanto, não tem merecido tratamento de alta prioridade, como seria desejável.
São destacados por Tomasi e Medeiros (2010, p. 73), alguns problemas
que normalmente ocorrem nas comunicações administrativas, como por exemplo:
(a) indefinição de responsabilidades e normas na expedição das comunicações [...], (b) falta de conhecimento do negócio da empresa, o que acaba levando a enormes prejuízos, (c) dissonância normativa, que compreende a falta de clareza das normas a serem seguidas [...], (l) inadequação da linguagem, através do rebuscamento, prolixidade, ausência de objetividade e clareza.
Os autores continuam discorrendo sobre o tema e sugerem como formas
de aperfeiçoar as comunicações administrativas a atenção aos seguintes pontos:
informatização da comunicação, racionalização dos fluxos informativos, treinamento
das pessoas para a prática da comunicação, aperfeiçoamento e padronização da
apresentação gráfica das informações e escolha dos canais adequados na
divulgação das comunicações. (TOMASI e MEDEIROS 2010, p. 74).
Kunsch (2003, p. 153) entende que “comunicação administrativa é aquela
que se processa dentro da organização, no âmbito das funções administrativas; é a
que permite viabilizar todo o sistema organizacional, por meio de uma confluência de
fluxos e redes.”
36
Na concepção de Andrade (1996 apud KUNSCH, 2003, p. 153) a
comunicação administrativa pode ser definida como o “intercâmbio de informações
dentro de uma empresa ou repartição, tendo em vista sua maior eficiência e melhor
atendimento ao público.”
Para Kunsch (2003) um dos objetivos da administração é obter, por meio
da aplicação de um conjunto de métodos e técnicas, a alta produtividade no
desempenho de suas atividades, por este motivo existe a preocupação com o
planejamento, coordenação, direção e controle dos recursos disponíveis.
3.1 OS OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Os principais objetivos da comunicação organizacional, segundo Pimenta
(2004, p. 100) são os seguintes:
- Criar e divulgar a imagem institucional da empresa. - Adequar os trabalhadores a um mercado cada vez mais complexo, instável e competitivo. - Atender às demandas dos consumidores. - Defender os interesses da empresa junto aos governos federal, estadual e municipal e seus representantes (lobbies). - Encaminhar questões relacionadas a sindicatos, órgãos de classe e à preservação do meio ambiente.
Dentro dos objetivos relacionados, destacam-se os dois primeiros itens
dentro da proposta do presente trabalho acadêmico. Com referência ao primeiro
item, observa-se a posição de Terciotti e Macarenco (2009) que atribuem à imagem
institucional a função de desenvolver a confiança dos funcionários, do cliente e da
sociedade no serviço desenvolvido pela organização. No que diz respeito ao
segundo item Terciotti e Macarenco (2009) acreditam que para melhorar o
desempenho dos funcionários é preciso desenvolver princípios morais positivos
visando o estímulo do trabalho em equipe e técnicas que favoreçam a comunicação
interna e auxiliem na melhoria da operacionalização dos trabalhos em equipe. Os
autores destacam os princípios morais como sendo: responsabilidade, compromisso,
cooperação, solidariedade e dedicação. E as técnicas são: grupos de trabalho,
reuniões e campanhas.
37
Assim, os autores concluem que as conseqüências de uma boa
comunicação organizacional são a melhoria dos serviços e o aumento do lucro e da
produtividade da empresa.
Para Grouard (2001, p. 295) “o objetivo geral da comunicação é criar um
fluxo e, então, aumentá-lo e canalizá-lo na direção adequada, até que os objetivos
da visão tenham sido alcançados. Isso significa tornar a empresa mais móvel, mais
„fluida‟.”
Na visão de Grouard (2001, p. 298).
A comunicação desempenha um importante papel no estabelecimento de um verdadeiro ambiente de aprendizagem por meio do incentivo do desenvolvimento e da disseminação de técnicas e conhecimentos por toda a empresa. A ênfase nos sucessos alcançados em diferentes partes da empresa contribui ainda mais para o processo de aprendizado, acelerando a difusão das melhores práticas. A comunicação também ajuda a difundir os novos padrões de comportamento que estejam alinhados com os objetivos da mudança.
Na empresa, para Torquato (1986) “os objetivos da comunicação são os
de modificar e adaptar o comportamento das pessoas às normas traçadas,
influenciar atitudes e preferências, carrear todos os atos com vistas à execução das
metas programadas.”
Segundo Taylor (2007), a comunicação organizacional deve levar em
consideração três funções simultâneas da linguagem, sendo a primeira ligada à
explicação, ao conteúdo; a segunda objetiva influenciar as outras pessoas através
de uma relação interpessoal que tem por base o falar e o escrever; e por fim a
função textual.
Ainda para o autor a comunicação organizacional consiste em descobrir a
organização na comunicação e não se prende somente ao estudo da comunicação
na organização.
Na concepção de Taylor (2007, p. 56) “desenvolver e implementar um
sistema de comunicação eficaz é o grande desafio que as organizações enfrentam,
já que muitos problemas podem ser fruto de falhas na comunicação.” Na sequência
a autora enfatiza a importância do desenvolvimento da comunicação organizacional,
com preocupação específica para a existência de um sistema de comunicação
eficaz e integrado, que possibilite a circulação das informações e conhecimentos por
todos os setores da organização, dando suporte ao desenvolvimento das atividades
organizacionais e ao processo decisório.
38
Nesse sentido, Angeloni (2010, p. 58) ressalta:
[...] a importância da comunicação tanto na criação de um significado para a gestão do conhecimento na organização como em seu compartilhamento e transformação do conhecimento tácito em conhecimento explícito. Mais do que isto, significa reconhecer que a criação do conhecimento não ocorre de maneira espontânea; neste contexto cabe à organização descobrir e fomentar condições para alcançar este objetivo, por meio de “práticas gerencias conscientes e sensíveis”, que permitam a aproximação das pessoas e o compartilhamento do conhecimento (KROGH; ICHIJO; NONAKA, 2011, p. 46)
Como fator preponderante para a sobrevivência de suas atividades, as
organizações devem contar com a participação de todos os seus integrantes, neste
caminho Corrado (1994 apud ANGELONI, 2010, p. 77) assim se posiciona: “para
competir em igualdade de condições, no novo ambiente, as organizações precisam
repensar as maneira com que se comunicam com o público interno.”
3.2 AS FORMAS DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES
Nesse sentido, para Torquato (1986), a comunicação, como processo e
técnica, fundamenta-se nos conteúdos de diversas disciplinas do conhecimento
humano, ajusta interesses e promove maior aceitabilidade da ideologia empresarial,
contribuindo para a maior produtividade organizacional.
No contexto organizacional, para Torquato (1986) as comunicações se
processam por meio de duas posições interferentes, mas distintas. De um lado, há a
posição que se relaciona às comunicações dos indivíduos enquanto pessoas
humanas, isto é, as comunicações que são produtos do comportamento da
personalidade das pessoas, conhecida como comunicação pessoal. De outro, há a
posição que compreende as comunicações relacionadas às funções (posições)
ocupadas pelas pessoas na estrutura da empresa, chamadas de comunicação
estrutural.
Entende-se que a comunicação dentro da organização está em sintonia
quando as quatro áreas do estudo da comunicação empresarial estão em harmonia,
segundo Tomasi e Medeiros (2010) essas áreas são: a comunicação gerencial, a
comunicação administrativa, a comunicação social e o sistema de informação.
39
Na comunicação gerencial é preciso ser analisado os problemas que lhe
são comuns e impedem a consecução da eficácia. Para Torquato (2010) essa forma
de comunicação também é conhecida por comunicação cultural, ele a define como
sendo a que comporta os climas internos, ou seja, informa da necessidade do
gerente medir o clima organizacional, a partir da cultura interna da empresa, para
que se entenda o que está se passando na organização.
A comunicação administrativa é formada por papéis como cartas,
memorandos, circulares, avisos; é de considerar que essa forma de comunicação
muitas vezes entope os canais da organização, prejudicando o desempenho das
atividades; em vez de chegar a quem interessa, a informação estaciona em algum
lugar, por causa de problemas gerenciais, acúmulo administrativo ou excessiva
quantidade de canais de comunicação, posição essa corroborada por Torquato
(2010).
A comunicação social, na visão de Torquato (2010), envolve as áreas de
jornalismo, relações públicas, publicidade, editoração e marketing. Em geral, é a
mais desenvolvida dentro das empresas, tanto do ponto de vista conceitual como do
ponto de vista operacional e tecnológico.
E por fim o sistema de informação, formado pelas informações constantes
nos bancos de dados.
Assim, para Tomasi e Medeiros (2010) a comunicação organizacional é
um sistema que reúne as quatro modalidades citadas, estando todas integradas,
exercendo suas funções. A comunicação organizacional deve criar um sentimento
de unidade e anunciar ao público externo os negócios e a imagem da empresa por
meio de uma linguagem homogênea.
Segundo Torquato (2010, p. 37) a comunicação organizacional é “a
possibilidade sistêmica, integrada, que reúne as quatro grandes modalidades
descritas anteriormente, cada uma exercendo um conjunto de funções.”
Na concepção de Marchiori (2008) a organização deve alcançar dois
objetivos básicos: sustentar a sua própria existência e melhorar a vida daqueles com
os quais se relaciona. Existe a necessidade da avaliação do ambiente
organizacional, em diferentes níveis e áreas, a fim de que sejam determinadas
ações que supram as necessidades organizacionais, conduzindo as organizações
ao êxito esperado no seu campo de atuação.
40
3.3 OS CANAIS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Na visão de Tomasi e Medeiros (2010, p. 34):
Numa organização, as informações não devem circular desarticuladas e de modo caótico, mas sujeitas a uma hierarquia de cargos e funções. Elas, recebidas ou produzidas, devem caminhar por todo um sistema de rede e fluxos internos e externos. Podem então ser ascendentes, descendentes, horizontais.
Esses fluxos de comunicação são assim definidos por Terciotti e
Macarenco (2009, p. 47-56):
- Comunicação descendente, de cima para baixo, ocorre quando as informações e mensagens são enviadas dos níveis hierárquicos superiores para os níveis hierárquicos inferiores da empresa. [...] constitui a modalidade dominante nas empresas mais burocratizadas e hierarquizadas, caracterizadas, ou seja, nas empresas caracterizadas por um modelo de gestão autocrática. [...] tem um caráter diretivo, ou seja, de orientação. Ela informa aos funcionários tanto as operações e o desempenho da empresa quanto às expectativas da organização em relação a eles. - Comunicação ascendente, de baixo para cima, ocorre quando informações e mensagens são enviadas dos níveis hierárquicos inferiores para os níveis hierárquicos superiores da empresa. - Comunicação horizontal ou lateral consiste na troca de informações entre colegas de trabalho, ou seja, entre funcionários que se encontram no mesmo nível hierárquico. Ela pode ocorrer entre funcionários de um mesmo departamento (intradepartamental) ou entre funcionários de diferentes departamentos (interdepartamental). [...] além de ter um caráter colaborativo e multidisciplinar, leva ao compartilhamento não só de informações, experiências, idéias, mas também de responsabilidades entre os funcionários.
Nesse caminho Torquato (1986) afirma que a troca de informações
pessoais ou a disseminação de informações operacionais (estruturais) utilizam, no
âmbito da empresa, duas espécies de canais: os formais e os informais, sendo
assim conceituados por Torquato (1986, p. 63):
Os canais formais são os instrumentos oficiais, pelos quais passam tanto as informações descendentes como as ascendentes e que visam a assegurar o funcionamento ordenado e eficiente da empresa (normas, relatórios, instruções, portarias, sugestões, reclamações etc). Os meios informais são aqueles não planejados pela diretoria, que fogem ao seu controle ou que ignoram, inclusive, a existência dos canais formais. À primeira vista, os contatos informais que os superiores mantêm com os subordinados podem ser enquadrados neste tipo de comunicação informal.
41
Terciotti e Macarenco (2009, p. 63) definem comunicação formal como
sendo “aquela que ocorre nas organizações em caráter oficial, respeitando-se os
trâmites burocráticos pertinentes e utilizando-se dos canais instituídos pelas
autoridades superiores”. Esse tipo de comunicação é utilizada para transmitir os
conteúdos técnico-administrativos do trabalho, sendo predominantemente
descendente e quase sempre escrita. A comunicação informal, por sua vez,
geralmente, “ocorre em paralelo à comunicação formal, envolvendo as conversas
entre chefes e subordinados ou entre colegas em caráter não oficial e não
sistemático.”
3.4 OS MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Na comunicação organizacional os principais métodos de comunicação
são: o escrito, o oral e o não-verbal. (GRIFFIN e MOORHEAD, 2006, p. 190).
Figura 3 – Métodos de comunicação nas organizações Fonte: Griffin e Moorhead (2006, p. 191).
42
Assim, na concepção de Griffin e Moorhead (2006, p. 190) podemos
compreender os métodos de comunicação da seguinte forma:
- Comunicação escrita: as organizações produzem uma grande quantidade de comunicação escrita, como por exemplo: carta, memorando, relatórios, manuais, formulários, etc. [...] - Comunicação oral: a forma de comunicação organizacional predominante é a oral. Acontece em todo lugar, em conversas informais, no processo de trabalho, em reuniões de equipes e forças de trabalho, em discursos formais e apresentações. [...] As formas de comunicação oral são particularmente poderosas porque abrangem não apenas as palavras do falante, mas também mudanças de tom, altura, velocidade e volume da voz. - Comunicação não-verbal: a comunicação não-verbal inclui todos os elementos associados com a comunicação humana que não são expressos oralmente ou pela escrita. Envolve expressões faciais e movimentos físicos, voluntários ou não. [...]
No presente trabalho, como objeto de pesquisa, será abordada a
comunicação escrita.
Ao examinar a comunicação escrita, Blikstein (1995 apud TOMASI e
MEDEIROS, 2010, p. 88), afirma que “a eficácia (tornar comum uma ideia) depende
de três elementos básicos: produzir uma resposta, tornar o pensamento comum aos
outros e persuadir.” O autor ainda sustenta que a eficácia da comunicação é obtida
quando a origem se preocupa com quem será o receptor da mensagem, na
utilização de um código fechado, não ambíguo, na elaboração de uma mensagem
fria, com informações objetivas, e adiciona elementos de persuasão.
Um comunicador é atento ao contexto (social, cultural, profissional) da
mensagem, aos estereótipos, aos ruídos de comunicação. Ele utiliza um vocabulário
comum, do conhecimento do receptor, sem perder de vista o objetivo da
comunicação. Portanto, as mensagens devem ser diretas, claras, simples, sem
palavras rebuscadas que o receptor não entende.
Minicucci (1995, p. 256) ratifica esse pensamento, afirmando que “a
emoção provoca distorção nas comunicações.”
Na visão de Tomasi e Medeiros (2010, p. 89) a comunicação escrita
assim se processa:
Ainda com relação à comunicação escrita, é de considerar que se deve escrever segundo as normas gramaticais e de forma que a comunicação seja eficaz. A gramática estabelece que escrever é obedecer a regras morfológicas, sintáticas, ortográficas; já a escrita eficaz exige ser claro na exposição das ideias, agradar o leitor com expressões de gentileza e educação (por favor, obrigado, entre outras), ter um objetivo e persegui-lo do início ao fim do texto, precisão quanto à terminologia e argumentos consistentes e adequados. Em geral, as comunicações praticadas no
43
interior das organizações são muito quentes (excesso de palavras) e precisam ser esfriadas (menor número de palavras, uso de ilustrações, quadros, gráficos, tabelas). É preciso também organizar a mensagem, planejá-la, estabelecendo prioridades.
Em diversas situações a comunicação escrita pode ser considerada como
o primeiro contato que uma instituição faz com o seu público, refletindo na
importância que a organização dispensa em termos de qualidade de apresentação
da documentação expedida e, consequentemente, na preocupação da instituição
com a sua imagem não só diante do público a quem se destina, mas, também diante
de outras instituições.
3.5 A COMUNICAÇÃO INTERNA
Tomasi e Medeiros (2010, p. 59) conceituam comunicação interna como
sendo:
[...] a ferramenta que vai permitir que a administração torne comuns as mensagens destinadas a motivar, estimular, considerar, diferenciar, promover, premiar e agrupar os integrantes de uma organização. A gestão e seu conjunto de valores, missão e visão de futuro proporcionam as condições para que a comunicação empresarial atue com eficácia (NASSAR, 200-, p. 73-74)
É necessário que a organização tenha em mente o elevado grau de
importância que a comunicação interna tem para o sucesso de suas atividades
diárias, nesse aspecto Tomasi e Medeiros (2010) tratam da importância de se
viabilizar canais de comunicação dentro da empresa, que possam favorecer o
relacionamento entre a organização e o funcionário. Desta forma, as pessoas podem
se sentir mais valorizadas e reconhecidas, o que gera uma melhoria na qualidade de
vida do funcionário, bem como age como fator de contribuição para o
desenvolvimento profissional. Também auxiliam nesse processo de estímulo ao
funcionário ações como: ouvi-lo para integrá-lo; retribuir-lhe por seu empenho
(remuneração, prêmios); suprir-lhe suas necessidades físicas e psicológicas;
respeitar sua personalidade; proporcionar segurança no ambiente de trabalho.
Segundo Tomasi e Medeiros (2010, p. 94) a prática apropriada da
comunicação interna é fator decisivo para:
44
(1) a melhoria da produtividade; (2) a integração das pessoas dentro de uma equipe de trabalho; (3) a competitividade dos produtos e serviço; (4) o estímulo de atitudes profissionais na consecução de melhoria contínua de produtos e serviços; (5) o incentivo de comportamentos de cooperação; (6) a promoção da lealdade entre os empregados e para com a empresa; (7) a geração de ideias novas e soluções criativas; (8) a melhoria do clima interno e do relacionamento interpessoal.
Torquato (2010, p. 55) define a missão básica da comunicação interna
como sendo “contribuir para o desenvolvimento e a manutenção de um clima
positivo, propício ao cumprimento das metas estratégicas da organização, ao
crescimento continuado de suas atividades e serviços e à expansão de suas linhas
de produtos.”
E para atingir essa missão algumas metas devem ser seguidas, dentre
elas Torquato (2010, p. 55) elenca:
Motivar e integrar o corpo funcional na cadeia de mudanças organizacionais, estabelecendo mecanismos e ferramentas de informação, persuasão e envolvimento. Aperfeiçoar processo e técnicas operativas, por meio de comunicações claras, transparentes e ágeis que permitam ao funcionário captar, absorver e internalizar os inputs (as entradas, as mensagens) dos sistemas normativo, tecnológico e operativo.
Angeloni (2010, p. 41) define comunicação interna como sendo aquela
que “integra as comunicações que se processam no interior do sistema
organizacional, dando suporte às decisões, agrupando estruturas, redes, objetivos,
normas, políticas, programas, diretrizes etc.”
Segundo Angeloni (2010, p. 72) os principais objetivos da comunicação
interna são:
- Informar e integrar todos os colaboradores da empresa; - Possibilitar aos colaboradores o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho e externo; - Tornar determinante a participação dos colaboradores no andamento dos negócios; - Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno; - Ajudar na construção de um comportamento profissional necessário aos negócios; - Conhecer a opinião, os sentimentos, as aspirações das pessoas; - Criar embaixadores da empresa.
Para atingir esses objetivos poderá ser utilizado o endomarketing, que no
entendimento de Pimenta [...] envolve ações de marketing para o público interno
45
ressaltando, ao mesmo tempo, a importância do funcionário no processo produtivo e
o respeito com o ser humano, com potencialidades e dificuldades (2004 apud
TOMASI e MEDEIROS, 2010, p. 92).
Na interpretação de Kunsch (1999, p. 77) “a comunicação interna é
planejada em torno de propósitos claramente definidos, para viabilizar toda a
interação possível, entre a organização e seus colaboradores.”
Na concepção de Tomasi e Medeiros (2010, p. 67) as “relações
interpessoais criam um clima de alto astral no interior da empresa e favorecem a
consecução da qualidade total de produtos e serviços.”
No entanto, Torquato (2004) entende que em se falando de comunicação
interna, não pode ser esquecido o poder exercido pelos boatos, que servem para
atemorizar e ameaçar a harmonia da organização, desestabilizando climas internos
e influenciado a opinião pública.
Tomasi e Medeiros (2010) acreditam que através da comunicação, a
administração pode tornar comuns a missão, os valores, os objetivos e as metas da
empresa, criando assim um ambiente favorável às relações, ao desenvolvimento e à
integração dos empregados. Como conseqüência a empresa encontra melhores
condições para superar os desafios próprios da sociedade moderna e atingir suas
metas de forma sustentável.
A inobservância de aspectos de qualidade para a produção documental,
iniciando pela falta de informação relacionada à compreensão do significado da
existência da comunicação organizacional dentro da instituição, podem refletir
negativamente na identidade e na imagem que a corporação passa para o seu
público externo e seus integrantes.
Por este motivo, visando à uniformidade de ações e a busca da qualidade
na confecção de documentos de caráter oficial, iniciaremos o próximo capítulo
abordando definições referentes à redação oficial, a sua adequação no Plano de
Comando da Corporação, culminando com a proposta para elaboração de norma
específica sobre o tema.
46
4 A PADRONIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA
4.1 A REDAÇÃO DOS ATOS OFICIAIS
Entende-se como redação oficial, conforme previsto no Manual de
Redação da Presidência da República (2002), a maneira pela qual o Poder Público
redige as correspondências, processos e documentos gerados na rotina do serviço
diário, ou seja, é a forma com a qual a Administração se comunica formalmente com
órgãos e servidores públicos e com particulares.
Pelo Manual de Redação da Presidência da República (2002) a redação
oficial deve seguir o previsto na Constituição Federal, quando em seu art. 37, define
os princípios a serem seguidos pelos integrantes da administração pública direta,
indireta ou fundacional, componentes da União, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municípios, entre os quais, destacam-se os princípios da publicidade e da
impessoalidade.
Na confecção dos documentos oficiais, conforme o Manual de
Padronização e Redação de Atos Oficiais da Secretaria de Estado da Administração
de Santa Catarina (2002), algumas características devem ser observadas para que
sejam alcançados os objetivos de eficiência e eficácia na transmissão de uma
informação, destacam-se as seguintes:
- coerência e coesão: resultam da utilização harmoniosa das palavras em relação ao sentido e do encadeamento das ideias dentro do texto, de modo que a mensagem se organize de forma seqüenciada, tendo um início, um meio e um fim. - concisão: é a apresentação de uma ideia em poucas palavras, sem, contudo, comprometer-lhe a clareza. Constitui-se no uso de termos estritamente necessários. Texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Assim, obtém-se a concisão ao: maximizar a informação com um mínimo de palavras, eliminar clichês, cortar redundâncias e retirar ideias excessivas. - impessoalidade: é o uso de termos e expressões impessoais. O que se comunica é sempre algum assunto relativo às competências de um órgão público e o destinatário dessa comunicação ou é o público ou outro órgão público. “O emissor do ato não é a pessoa que o assina, mas o Serviço Público que ela representa”. (FLÔRES, 1993, p. 12). No entanto, essa recomendação não tem relação direta com a pessoa gramatical do verbo relativo ao emissor, podendo ser empregado na 1ª pessoa do plural (Informamos, Comunicamos), ou na 1ª do singular (Informo, Comunico). - objetividade e clareza: consistem na expressão exata de um pensamento, colocando adequadamente as palavras, visando a facilitar a compreensão
47
da mensagem; em usar a linguagem técnica apenas nas situações específicas. É o uso de expressões simples, objetivas, de fácil entendimento e uso de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia. - formalidade: é o uso adequado de certas regras formais. Consiste na observância das normas de tratamento usuais nas correspondências oficiais e no próprio enfoque dado ao assunto da comunicação. - polidez: consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo. Portanto, uma comunicação polida é isenta de preciosismos, irreverência, banalidade, intimidade e expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição, qualidade indispensável a todos quantos lidam com assuntos oficiais, muitas vezes sigilosos e de publicidade inconveniente.
A redação oficial é exclusiva da administração pública e preocupa-se
essencialmente com a eficácia e a exatidão das comunicações, podendo ser
classificada como de cunho técnico-administrativa.
Existe um grande número de documentos que fazem parte da relação de
documentos oficiais de uma organização. Documentos estes, que devem seguir
aspectos próprios que lhes conferem o grau de qualidade desejado, sempre
observando o padrão culto da língua e os elementos básicos de objetividade,
clareza, precisão, impessoalidade e formalidade na sua elaboração.
Seguindo nesse pensamento temos a posição de Garcia (1985, p. 386)
que conceitua a redação técnica como sendo “toda composição que deixa em
segundo plano o feitio artístico da frase, preocupando-se, de preferência, com a
objetividade, a eficácia e a exatidão da comunicação.”
Nesse aspecto, como já vimos, a comunicação escrita exerce papel de
destaque, sendo muitas vezes o contato materializado da instituição com o
destinatário.
A maneira como é tratada a comunicação oficial pode ser interpretada
como sendo um dos pontos responsáveis pela criação da imagem da organização
perante seus colaboradores e o público ao qual se destina.
Como visto, existe um grande número de documentos oficiais que
merecem atenção quanto à forma e à apresentação, bem como um estudo mais
aprofundado no que diz respeito a sua utilização, no entanto, neste trabalho
acadêmico restringiremos a abordagem aos atos administrativos e as comunicações
oficiais.
48
4.1.1 Ato administrativo
Para Di Pietro (2002) ato administrativo é “a declaração do Estado ou de
quem o represente, que produz efeitos jurídicos imediatos, com observância da lei,
sob regime jurídico de direito público e sujeito a controle pelo Poder Judiciário.”
O Manual de Padronização e Redação de Atos Oficiais da Secretaria de
Estado da Administração de Santa Catarina (2002, p. 125) estabelece que os atos
administrativos podem ser normativos, ordinatórios, negociais e enunciativos.
Atos administrativos normativos: são aqueles que contêm uma determinação geral, visando à correta aplicação da lei, sendo seu objetivo imediato explicitar a norma legal a ser observada pela Administração e pelos administrados. [...] Ex: portaria normativa, instrução normativa, etc. Atos administrativos ordinatórios: são os que visam a disciplinar o funcionamento da Administração e a conduta funcional de seus agentes. [...] Ex: portaria, despacho, etc. Atos administrativos negociais: são os que visam à concretização de negócios jurídicos públicos ou à atribuição de certos direitos e vantagens aos interessados, produzindo efeitos concretos e individuais para seus destinatários e para a Administração que os expede. [...] Ex: contrato, convênio, etc. Atos administrativos enunciativos: são todos aqueles em que a Administração se limita a certificar ou a atestar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem se vincular o seu enunciado. [...] Ex: apostila, atestado, certidão, certificado, parecer, etc. Atos administrativos punitivos: são aqueles através dos quais a Administração aplica as sanções legais a administrados e a seus próprios agentes que venham a infringir as normas jurídico-administrativas.
Os atos administrativos estão presentes e são fundamentais em todas as
organizações, são documentos responsáveis pelo funcionamento e pelo
gerenciamento de toda a Administração Pública.
4.1.2 Comunicação Oficial
Conforme o Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do
Governo do Distrito Federal (2002), comunicação oficial é a informação dentro de
um padrão culto da língua e vocabulário próprio onde há sempre um comunicador
(Serviço Público) e o receptor dessas comunicações que é o próprio Serviço Público
49
(no caso de expedientes dirigidos por um órgão público a outro) ou o cidadão ou o
conjunto de cidadãos.
As correspondências oficiais são instrumentos pelos quais o Poder
Público se comunica formalmente com órgãos e servidores públicos, e com
particulares.
São exemplos de comunicações oficiais: informação, laudo, ata, relatório,
ofício, comunicação interna, nota oficial, aviso, fax (fac-símile) etc.
4.2 GESTÃO DOCUMENTAL
É o planejamento e o controle das atividades atinentes ao ciclo
documental, que de acordo com o Manual de Gestão Documental da Secretaria de
Estado da Administração de Santa Catarina (2002) se constitui das seguintes
etapas: a organização da documentação desde sua criação (produção), passando
pela tramitação de documentos (protocolo), o uso da documentação (tomada de
decisões), arquivamento (classificação/tabelas de temporalidade), avaliação
(considerações administrativas, legais/fiscais e históricas) e destinação final
(eliminação ou guarda permanente).
Neste item, um tópico que merece destaque é a gestão arquivística de
documentos, tendo em vista ser uma questão que gera inúmeras dúvidas dentro da
organização.
4.3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA
Constitui o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às
atividades de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme
previsto no Manual de Gestão Documental da Secretaria de Estado da
Administração de Santa Catarina (2002, p. 17), que também esclarece as três
formas de arquivo existentes:
50
- Arquivo corrente: é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina. São documentos freqüentemente consultados e seu arquivamento corrente tem o objetivo de facilitar o acesso à informação. As unidades responsáveis por tais serviços são intituladas: protocolo e arquivo, arquivo e comunicações, etc. - Arquivo intermediário: documentos que aguardam prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final, sendo a guarda permanente ou a eliminação. Estes documentos raramente são consultados. - Arquivo Permanente: documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
A gestão arquivística, quando mal executada, constitui-se como um dos
grandes problemas nas instituições, pois as pessoas encontram muitas dificuldades
na classificação dos documentos e seu devido enquadramento nos tipos de arquivos
existentes. Outro fator que causa imenso transtorno refere-se à falta de espaço
próprio e devidamente adaptado para o arquivamento dos documentos da
organização, que, na maioria das vezes, principalmente no serviço público, são
acondicionados em qualquer sala ou depósito, lugares que não possuem as
mínimas condições necessárias para a preservação do material.
Identificamos assim, um campo dentro das organizações que deve ser
muito bem trabalhado, pois é responsável pela guarda da história de uma instituição,
ou seja, pela memória dos fatos e documentos da Administração Pública.
4.4 TABELA DE TEMPORALIDADE
O tema é tratado através da Instrução Normativa nº 18/2008/SEA (anexo
A), que o conceitua como sendo o instrumento que registra o ciclo de vida
documental do órgão, onde devem constar os prazos de guarda dos documentos de
arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação
final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Conforme constante na Instrução Normativa nº 18/2008/SEA, a tabela é
um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada, para
inclusão dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as
mudanças que normalmente ocorrem na legislação. A tabela de temporalidade é
elaborada por uma Comissão de Avaliação, designada pelo titular de cada órgão,
51
contendo no mínimo 05 (cinco) integrantes, com conhecimento da estrutura e da
tramitação dos documentos.
Na Polícia Militar de Santa Catarina a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) foi instituída pela Portaria nº 425, de 28 de abril
de 2009, constante no anexo B. A CPAD já elaborou a tabela de temporalidade
referente aos documentos da atividade-fim da corporação, prevista no anexo C.
Os documentos relacionados à atividade-meio são tratados na tabela de
temporalidade elaborada pela Gerência de Gestão Documental da Secretaria de
Estado da Administração e publicada pela Portaria nº 854/2008, relacionada no
anexo D.
4.5 O PLANO DE COMANDO 2011 E A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
O ponto principal a ser conquistado para que uma ideia seja realmente
efetivada é poder contar com o apoio da administração da organização, ou seja, é
preciso que os responsáveis pela condução da instituição sejam sensibilizados a
respeito da importância do tema a ser difundido, somente assim, as informações
poderão ser realmente disseminadas, exercendo seu caráter estratégico na
totalidade.
Buscando uma estratégia organizacional para se adequar às
necessidades da sociedade e dos policiais militares foi elaborado pelo Comando-
Geral da Polícia Militar de Santa Catarina um Plano de Comando objetivando a
melhoria de sua missão constitucional, de polícia ostensiva e de preservação da
ordem pública, bem como das condições pessoais e de trabalho dos seus
integrantes.
Após a abordagem dos conceitos componentes da comunicação
organizacional e estudo do Plano de Comando da Polícia Militar catarinense foi
possível identificar a presença da comunicação organizacional, bem como sua
importância no desenvolvimento do plano estratégico.
De acordo com o Plano de Comando, a partir do ano de 2011, a atuação
da Polícia Militar estará voltada nos princípios, nos valores e nas grandes áreas de
preocupação, conforme previsto na figura abaixo:
52
Figura 4 – Grandes áreas de preocupação do Plano de Comando Fonte: Plano de Comando PMSC/2011.
Assim prevê o Plano de Comando (2011):
Como todos os grandes movimentos de melhoria, as mudanças propostas serão incrementais, agregando ao modelo existente, de forma planejada e estruturada, as inovações necessárias para uma prática policial mais efetiva, cujas prioridades, objetivos e metas serão a seguir detalhadas.
Considerando a complexidade das atribuições afetas à Polícia Militar de
Santa Catarina (PMSC), num primeiro momento foram priorizadas algumas
dimensões consideradas fundamentais para alavancar o desempenho da Polícia
Militar e de seus integrantes.
O Plano de Comando (2011) ainda prevê:
Nesta seção, as prioridades, os objetivos e as metas foram organizados obedecendo à lógica da qualidade na prestação de serviços e o direcionamento estratégico que coloca “AS PESSOAS EM PRIMEIRO LUGAR”. Assim, as nossas prioridades, objetivos e metas estão direcionados a atender a SOCIEDADE E OS CIDADÃOS, por meio dos serviços prestados por nossa corporação e dos resultados alcançados, e aos POLICIAIS MILITARES, no sentido de lhes garantir as condições pessoais de trabalho e o suporte organizacional necessário para prestar um serviço de qualidade.
Para atingir esses objetivos a PMSC focará seus esforços nos atributos
que compõem a visão (ser uma Instituição legítima, efetiva, com serviços de
excelência, confiável nas crises e promotora dos direitos humanos) e os valores
(conservadores com as tradições, criativos com as ações, criteriosos com os
recursos, focados na missão e intransigentes com a ilegalidade).
53
Corroborando com a importância da comunicação organizacional dentro
da PMSC, vamos destacar, dentre os 107 objetivos associados às grandes áreas de
preocupação do Comando-Geral, conforme explicitados no Plano de Comando
(2011), alguns assuntos que se referem ao tema tratado nesta monografia:
a) Métodos
- Revisão das diretrizes: estabelecer um novo conjunto de diretrizes
organizacionais adequadas ao momento atual da corporação.
- Procedimentos Operacionais Padrão (POP): estabelecer, de forma
associada às novas diretrizes organizacionais, os procedimentos operacionais
padrão dos serviços prestados pela PMSC à sociedade catarinense.
b) Gestão Estratégica
- Estabelecer modelos de avaliação de desempenho para as atividades
operacionais e administrativas da Corporação.
c) Capacitação
- Formação continuada: ampliar a oferta de formação continuada
(cursos, estágios e treinamentos presenciais e de ensino à distância).
- Instrução: restabelecer a instrução como instrumento para manter a
capacidade operacional e administrativa do policial militar.
d) Comunicação Social
- Mídia:
Inserções positivas: ampliar as inserções positivas na mídia (rádio, TV,
jornal impresso, revista, dentre outras) em relação ao trabalho desenvolvido pela
Polícia Militar.
Inserções negativas: garantir que as inserções negativas na mídia
(rádio, TV, jornal impresso, revista, dentre outras) em relação ao trabalho
desenvolvido pela Polícia Militar sejam esclarecidas ou os procedimentos adotados
para corrigir o problema noticiado sejam divulgados.
- Marketing institucional: estabelecer ações de divulgação e
fortalecimento da imagem da Polícia Militar junto à sociedade e aos cidadãos.
- Endomarketing: estabelecer ações para divulgar e fortalecer a
imagem da corporação juntos aos Policiais Militares.
- Geração de imagem do Comando Geral: estabelecer ações para
divulgar o trabalho desenvolvido pelo Comando Geral à sociedade, aos cidadãos,
bem como aos policiais militares e funcionários civis da Corporação.
54
- Redes e sistemas de comunicação social: construir redes e sistemas
de comunicação social, com vistas a uma atuação sistêmica entre todas as
estruturas de comunicação social da corporação.
De tudo visto, acreditamos que este é um momento oportuno para a
implementação das sugestões que envolvem a melhoria da comunicação
administrativa no âmbito interno da Polícia Militar.
4.6 DIRETRIZ ADMINISTRATIVA
Conforme previsto pela Diretriz Administrativa nº 001/91/Comando Geral
(Cmdo G) “são normas gerais de ação, através das quais o Comando-Geral
estabelece o conceito de ação, a coordenação e as medidas de fiscalização,
controle e desenvolvimento as atividades relativas à administração da Polícia
Militar.” (SANTA CATARINA, 1991, p. 1).
Os objetivos da diretriz de ação administrativa, de acordo com o previsto
na Diretriz Administrativa nº 001/91/Cmdo G (1991, p. 1) são:
- estabelecer normas de planejamento, coordenação, supervisão e orientação da administração da Corporação. - uniformizar conceitos e buscar doutrina de administração interna, para o emprego dos meios e recursos necessários às atividades administrativas da Corporação. - dar aos órgãos da Corporação a interpretação dos aspectos legais e dos atos e recomendações das autoridades competentes, que tenham implicação na administração interna da Corporação. - Estabelecer normas gerais de elaboração dos planos administrativos, sejam globais ou setoriais, para a execução das tarefas administrativas, padronizando-os em relação aos aspectos legais e doutrinários. - Fortalecer o sistema administrativo, através da sistematização de registros, padronização de métodos de ação e uniformidade de procedimentos, considerando as prioridades estabelecidas pelo Comando-Geral para a administração interna da Corporação.
As diretrizes de ação administrativa podem ser classificadas como: diretriz
de procedimento permanente, diretriz de procedimento específico e recomendação.
A Diretriz Administrativa nº 001/91/Cmdo G, constante no anexo E, versa
sobre a elaboração, organização e utilização das diretrizes de ação administrativa no
âmbito da Polícia Militar.
55
4.7 PROPOSTA PARA ELABORAÇÃO DE DIRETRIZ ADMINISTRATIVA
Considerando a necessidade de ser dispensada a atenção devida às
comunicações oficiais que são recebidas e produzidas pela Polícia Militar, constata-
se, em virtude do enorme fluxo de documentos que diariamente tramitam nos
diversos órgãos da Corporação, a importância de ser regulamentado e aprimorado o
processo de confecção documental.
Observamos atualmente uma falta de cuidado com a apresentação da
documentação, excesso de informações ou informações incompletas, poluição visual
através do uso de marcas d‟água que chegam a prejudicar a leitura do texto, falta de
bom senso nos espaçamentos da correspondência, uso indevido dos pronomes de
tratamento, erros crassos no uso da língua portuguesa, bem como desleixo na
apresentação da documentação.
No entanto, inexiste na Polícia Militar de Santa Catarina orientação
específica voltada à redação oficial, como medida para minimizar essa lacuna, o
passo inicial sugerido é a elaboração de uma diretriz de ação administrativa de
procedimento permanente.
O documento proposto tem o objetivo principal de iniciar um estudo
específico e superficial sobre o tema, voltado para as dúvidas recorrentes
identificadas na elaboração da documentação oficial.
Como tratado anteriormente, relembramos a definição de comunicação
organizacional, conforme Kunsch (2003, p.149), como sendo “a disciplina que
estuda como se processa o fenômeno comunicacional dentro das organizações no
âmbito da sociedade global.”
Neste caminho, Bueno (2003) define comunicação organizacional como
“um conjunto complexo de atividades, estratégias, ações, produtos e processos
desenvolvidos para criar e manter a imagem da organização.”
Nesse contexto é que surge a comunicação organizacional como um
campo a ser abordado no entendimento dos procedimentos que regem a
comunicação administrativa dentro da Corporação. Tal a importância do assunto que
destacamos o exposto por Kunsch (2001, p. 32):
Faz-se necessário sensibilizar a alta administração da empresa ou organização e conseguir seu comprometimento com a comunicação.
56
Conceber a comunicação como fator estratégico na divulgação da missão e dos valores da organização junto a todos os seus membros. Considerar a comunicação como um setor integrado nos processos internos de gestão estratégica.
Um sistema de comunicação bem organizado e estruturado é de
fundamental importância para o progresso e desenvolvimento de uma organização.
Assim define Chiavenato (2005, p. 149):
Comunicação é o processo de transmissão de uma informação de uma pessoa para outra, sendo então compartilhada por ambos. Para que haja comunicação, é necessário que o destinatário da informação a receba e compreenda. A informação simplesmente transmitida, mas não recebida, não foi comunicada.
Corroborando com esse conceito temos Terciotti e Macarenco (2009, p.
02) que definem comunicação como sendo “o ato de compartilhar informações entre
duas ou mais pessoas, com a finalidade de persuadir ou de obter um entendimento
comum a respeito de um assunto ou de uma situação.”
Desta forma, o presente trabalho tem por finalidade específica abordar a
comunicação administrativa, no seguimento de normas e procedimentos para
padronizar e melhorar o serviço da Instituição.
Para Torquato (2002, p. 39):
A comunicação administrativa abrange todos os conteúdos relativos ao cotidiano da administração atendendo às áreas centrais de planejamento e às estruturas técnico-normativas, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se do suporte informacional-normativo da organização.
Ainda para Kunsch (2008) “a comunicação tem que ser parte integrante
da gestão estratégica das organizações e atuar no sentido amplo, contemplando os
vários setores ou unidades; não pode ser algo isolado, fragmentado e periférico.”
Sendo que “a comunicação deve ser vista como uma área estratégica de
resultados.”
Assim sendo, visando a melhoria da competência profissional, Torquato
(1991) acredita que hoje em dia as invenções humanas continuam a aperfeiçoar as
técnicas de comunicação, até mesmo no ambiente interno das organizações.
Nesse viés temos o posicionamento de Kunsch (2001, p. 35) defendendo
que “a implementação nada mais é do que converter o plano global de comunicação
57
em realidade. É descer da estratosfera das idéias e intenções para o terreno firme
das realizações.”
É o que se pretende fazer, através da proposta da elaboração de um
procedimento que minimize os problemas relativos à falta de informações e modelos
disponíveis na confecção de documentos de caráter oficial dentro da Polícia Militar.
Ratificando a necessidade de ser elaborado um documento que organize
e oriente as ações dos policiais militares no assunto redação oficial, destacamos um
dos objetivos do Comando-Geral da Polícia Militar, que objetivando a melhoria das
condições de trabalho do seu efetivo, prevê como um método de suporte
organizacional a revisão das diretrizes e o estabelecimento de um novo conjunto de
diretrizes organizacionais que estejam voltadas ao momento atual da Polícia Militar,
conforme pode ser constatado no anexo F.
Deste modo, a expedição de uma diretriz de ação administrativa de
procedimento permanente referente à redação oficial, conforme proposto no
apêndice A, será um passo de extrema importância para a valorização do serviço
administrativo, otimizando e buscando facilitar a execução da produção documental.
58
5 CONCLUSÃO
De tudo visto, acreditamos que com a evolução da sociedade e a
conseqüente necessidade das instituições se adaptarem às mudanças de
comportamento, muito são os campos de preocupação da administração de uma
empresa.
Das áreas envolvidas na condução dos trabalhos de uma instituição,
apresentamos uma ideia geral a respeito da importância da comunicação
organizacional como fator preponderante para o sucesso no desenvolvimento das
atividades da organização.
Assim, identificamos os principais componentes que envolvem a
comunicação organizacional, por meio do estudo do conceito de comunicação, suas
formas, canais, métodos, passando pelas abordagens referentes à cultura,
comportamento, identidade e imagem, bem como o seu papel estratégico dentro da
organização, ou seja, procurou-se evidenciar pontos chaves do estudo desse tema.
Devido ao fato da identificação de documentos que não seguem uma
norma geral na sua elaboração e, consequentemente, não atingem de forma
satisfatória um padrão de qualidade esperado, comprometendo a imagem da Polícia
Militar, bem como de que não existem orientações específicas voltadas à
padronização dos documentos produzidos, visando à clareza, objetividade e
uniformidade das ações, destacamos a comunicação administrativa por ser o ramo
no âmbito das funções administrativas que trata diretamente da produção e do fluxo
documental na organização.
Desta maneira, observamos a necessidade da formulação de
procedimentos que, de forma clara e rápida, atinjam os objetivos propostos na
confecção dos documentos oficiais existentes na Polícia Militar, bem como estejam
ao alcance de todos os usuários.
Este foi então o objetivo proposto e alcançado através da sugestão para
elaboração de uma diretriz de ação administrativa de procedimento permanente, que
visa minimizar os problemas relativos à falta de informações e modelos disponíveis
na confecção de documentos de caráter oficial, mais utilizados, na esfera
administrativa da Polícia Militar.
59
Com a implementação dessa sugestão, estaremos diante de mais um
desafio a ser vencido, pois será necessário conscientizar todos aqueles que
trabalham com a confecção da documentação oficial para a observância das regras
estabelecidas.
No entanto, verificamos que existe uma série de documentos que não
seguem uma padronização e que também não há norma para tal, o que vem a
corroborar com a importância de se tratar do tema ora exposto.
Assim, após a conclusão do trabalho foi constatado o quanto o tema é
extenso e complexo, desta forma, entendemos que o assunto não deve ser
encerrado, devendo ser realizado um estudo mais aprofundado pelo Estado-Maior
Geral da Polícia Militar, com o objetivo de ser elaborado um manual de redação
policial militar específico para os documentos confeccionados pela Corporação, a
exemplo do que ocorre em outras coirmãs brasileiras.
Temos a consciência de que a história de uma instituição está registrada
nos documentos produzidos, nossa memória somente será perpetuada através da
organização documental. Assim, a normatização se apresenta como uma das
formas fundamentais para o controle da qualidade que possibilitará alcançarmos
uma condição de excelência na execução de nossas atividades profissionais.
60
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65
APÊNDICE
66
APÊNDICE A – Proposta de diretriz administrativa de procedimento permanente
ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DIRETRIZ DE AÇÃO ADMINISTRATIVA CLASSIFICAÇÃO: Diretriz de Procedimento Permanente n° XX/XX/Cmdo-G ASSUNTO: Redação de documentos oficiais na Polícia Militar 1. FINALIDADE
Regular a confecção de documentos referentes à comunicação oficial escrita existe na Polícia Militar, quanto à apresentação, conteúdo, forma e linguagem utilizados na elaboração das principais correspondências e atos administrativos de uso rotineiros na Corporação, objetivando alcançar um padrão de qualidade adequado às orientações gramaticais. 2. CONCEITOS
a. A fundamentação teórica foi baseada no Manual de Padronização e Redação dos Atos Oficiais, expedido pela Secretaria de Estado da Administração do Estado de Santa Catarina, com adaptações à rotina da atividade policial militar, através de manuais específicos.
1) Buscando a contínua modernização administrativa, a consulta a essas orientações norteará a produção de documentos oficiais mais claros e objetivos, bem como o abandono de formas não recomendadas. 2) Disponibilização de normas gerais visando auxiliar o desenvolvimento do senso crítico na confecção dos documentos oficiais, bem como a correta adequação dos documentos aos casos a que se destinam. 3) Numa primeira abordagem, visando a utilização rápida e de fácil aplicação, serão abordados somente os documentos mais comuns a todos os níveis de comando da Polícia Militar.
3. EXECUÇÃO
Os Diretores, Chefes, Comandantes são responsáveis pela execução das orientações aqui expostas. Florianópolis, XX de XXXXXXXXXX de 20XX. NAZARENO MARCINEIRO Cel PM Comandante-Geral da Polícia Militar
67
ORIENTAÇÕES PARA A CONFECÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS NO ÂMBITO DA POLÍCIA MILITAR DE SANTA CATARINA
1 CONCEITO DE REDAÇÃO OFICIAL É a técnica usada na produção das correspondências, dos processos e documentos gerados na rotina do serviço público, ou seja, é a maneira pela qual o Poder Público se comunica formalmente com órgãos e servidores públicos e com particulares. 1.1 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS 1.1.1 Coerência e Coesão: resultam da utilização harmoniosa das palavras em relação ao sentido e do encadeamento das idéias dentro do texto, de modo que a mensagem se organize de forma seqüenciada, tendo um início, um meio e um fim. Quadro dos principais conectivos e suas relações de sentido:
Relações de Sentido
Conectivos Locuções Conectivas
Causa porque, pois, por, porquanto,dado, visto, como
por causa de, devido à, em vista de, em virtude de, em face de, em razão de, já que, uma vez que, visto que, dado que
Conseqüência imprevista
tão, tal, tamanho tanto que, de modo que, de forma que, de maneira que, de sorte que, tanto que, tanto ... que
Consequência lógica
logo, portanto, pois, assim assim sendo, por conseguinte
Finalidade para, porque para que, a fim de que, a fim de, com o propósito de, com a intenção e, com o fito de, com o intuito de
Condição se, caso, mediante, sem, salvo
contanto que, desde que, a não ser que, a menos que, exceto se
Oposição mas, porém, contudo, todavia, entretanto, embora, conquanto
no entanto, apesar de, a despeito de, não obstante, malgrado a, sem embargo de, se bem que, mesmo que, ainda que, em que pese, posto que, por mais que, por muito que, muito embora
Comparação como, qual do mesmo modo que, como se, assim como, tal como
Tempo quando, enquanto, apenas, ao, mal
logo que, antes que, depois que, desde que, cada vez que, todas as vezes que, sempre que, assim que
Proporção à proporção que, à medida que
Conformidade como, conforme, segundo, consoante
de acordo com, em conformidade com
68
Alternância ou nem...nem, ou...ou, ora...ora, quer...quer, seja...seja
Adição e, nem (= e também não) não só... mas também, tanto... como, não apenas... como
Restrição que FONTE: GOLD, M. Redação empresarial. São Paulo: MAKRON Books, 1999, p. 81-82. (adaptado)
1.1.2 Concisão É a apresentação de uma ideia em poucas palavras, sem, contudo, comprometer-lhe a clareza. Constitui-se no uso de termos estritamente necessários. Texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Assim, obtém-se a concisão ao: maximizar a informação com um mínimo de palavras, eliminar clichês, cortar redundâncias e retirar idéias excessivas. 1.1.3 Impessoalidade É o uso de termos e expressões impessoais. O que se comunica é sempre algum assunto relativo às competências de um órgão público e o destinatário dessa comunicação ou é o público ou outro órgão público. “O emissor do ato não é a pessoa que o assina, mas o Serviço Público que ela representa”. (FLÔRES, 1993, p. 12). No entanto, essa recomendação não tem relação direta com a pessoa gramatical do verbo relativo ao emissor, podendo ser empregado na 1ª pessoa do plural (Informamos, Comunicamos), ou na 1ª do singular (Informo, Comunico). 1.1.4 Objetividade e clareza Consistem na expressão exata de um pensamento, colocando adequadamente as palavras, visando a facilitar a compreensão da mensagem; em usar a linguagem técnica apenas nas situações específicas. É o uso de expressões simples, objetivas, de fácil entendimento e uso de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia. Assim, para se atingir a objetividade e a clareza deve-se: organizar mentalmente o conteúdo, eliminar redundâncias, primar pela impessoalidade, adotar o padrão culto de linguagem, evitar vocábulos de circulação restrita e observar rigorosamente a correção gramatical. 1.1.5 Formalidade É o uso adequado de certas regras formais. Consiste na observância das normas de tratamento usuais nas correspondências oficiais e no próprio enfoque dado ao assunto da comunicação. 1.1.6 Polidez Consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo. Portanto, uma comunicação polida é isenta de preciosismos, irreverência, banalidade, intimidade e expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição, qualidade indispensável a todos quantos lidam com assuntos oficiais, muitas vezes sigilosos e de publicidade inconveniente. 1.2 VÍCIOS DE LINGUAGEM 1.2.1 Ambiguidade
69
Ocorre quando a frase apresenta dupla interpretação, ou seja, duplo sentido, em conseqüência da má colocação das palavras ou da má pontuação e estruturação da frase. 1.2.2 Cacofonia Consiste na formação de palavra inadequada ao contexto, por ser ridícula ou inconveniente. É resultante da combinação de palavras ou de sílabas de palavras escritas em sequência. Para se evitar a cacofonia deve-se: substituir por sinônimos as palavras geradoras de cacofonia, alterar a estrutura da frase e suprimir a palavra. Ex: Quanto se paga por cada equipamento? (eliminar a palavra cada) 1.2.3 Chavões São expressões ou frases antiquadas, que comprometem a concisão e, muitas vezes, a eficácia do texto da comunicação oficial. São exemplos de chavões:
a) Outrossim: é considerada chavão por não refletir a imagem de modernidade requerida pela comunicação oficial. Prefira utilizar as palavras igualmente ou também.
b) Destarte: embora pertença ao padrão culto, denota falta de simplicidade.
Prefira empregar: assim, dessa maneira, diante disso.
c) Vimos através desta: é redundante, pois o texto da correspondência é o meio pelo qual o emissor marca presença indireta junto ao receptor.
d) Reiteramos os protestos de estima e consideração: falta coerência, pois não se pode fazer votos, desejos de estimar alguém, visto que a estima e a consideração se adquirem pela convivência. Pode-se substituir esse chavão, assim como formas antigas como: Sendo o que tínhamos para o momento, aproveitamos o ensejo para..., Sem mais para o momento, subscrevo-me ..., por Respeitosamente, ou Atenciosamente.
1.2.4 Obscuridade É o oposto à clareza, podendo ser causada pela má pontuação, pelo rebuscamento da linguagem, por frases excessivamente longas, exageradamente curtas ou por frases incompletas. 1.2.5 Pleonasmo ou redundância Consiste na repetição desnecessária de um termo ou de uma ideia. Em alguns casos, o pleonasmo tem a função de realçar uma ideia, empregado nesse sentido ele passa de vício a recurso argumentativo. No entanto, deve ser usado com cautela pelo redator. Alguns exemplos de pleonasmos que devem ser evitados: a seu critério pessoal, a razão é porque, a última versão definitiva, anexo junto à carta, certeza absoluta, comparecer em pessoa, cópia fotocopiada, elo de ligação, há anos atrás, multidão de pessoas, nos dias 8, 9 e 10 inclusive, planejar antecipadamente, vereador da cidade.
70
1.3 ELEMENTOS COMUNS 1.3.1 Encerramento das correspondências As formas de encerramento das comunicações oficiais estão estreitamente relacionadas à hierarquia administrativa do emissor e do receptor. As formas encerramento devem ser seguidas de vírgula.
a) Respeitosamente – usado nas comunicações endereçadas a autoridades superiores à do emissor.
b) Atenciosamente – usado nas comunicações endereçadas a autoridades de
igual hierarquia ou de hierarquia inferior à do emissor, e nas comunicações particulares
1.3.2 Vocativo É utilizado para invocar o destinatário da correspondência. É seguido sempre de vírgula e tem reentrada de parágrafo. O cargo ou a função do destinatário é que vai indicar o vocativo a ser utilizado. 1.3.3 Pronomes de tratamento Denominam-se pronomes de tratamento certas palavras e locuções que valem por verdadeiros pronomes pessoais. Para uso do pronome de tratamento deve ser observado o cargo ocupado ou a função exercida pelo destinatário.
Observações:
a) Doutor: não é forma de tratamento e sim título acadêmico. Deve ser utilizado em correspondência a pessoas que tenham concluído curso de doutorado. Nos demais casos o uso do tratamento Senhor é o indicado.
b) Ilustríssimo: não se utiliza o superlativo Ilustríssimo para as autoridades que
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
c) Digníssimo (DD): na comunicação oficial está abolido o uso do tratamento
“digníssimo”. A dignidade é pressuposta para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua evocação.
71
Quadro de pronomes de tratamento e vocativo Pronome Abreviatura Vocativo Emprego
Singular Plural
Vossa Excelência V.Exa.
V.Exas.
Excelentíssimo Senhor (seguido o cargo respectivo, para Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal) Senhor (seguido do cargo, para as demais autoridades)
a) Autoridades do Poder Executivo: Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República, Chefe do Gabinete Pessoal da Presidência da República, Secretários da Presidência da República, Procurador-Geral da República, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Chefes de Estado-Maior das Três Armas, Oficiais-Generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretário Executivo e Secretário Nacional de Ministérios, Secretários de Estado dos Governos Estaduais, Prefeitos Municipais b)Autoridades do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União, Presidentes dos Tribunais de Contas Estaduais, das Assembléias Legislativas e das Câmaras Municipais c) Autoridades do Poder Judiciário: Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal, do Superior Tribunal de Justiça, do Superior Tribunal Militar, do Tribunal Superior Eleitoral, do Tribunal Superior do Trabalho, dos Tribunais de Justiça, dos Tribunais Regionais Federais, dos Tribunais Regionais Eleitorais, dos Tribunais Regionais do Trabalho, Juízes e Desembargadores, Auditores da Justiça Militar
Vossa Senhoria V.Sa.
V.Sas.
Senhor (seguido do cargo) Autoridades não contempladas no quadro acima e particulares
Vossa Magnificência - - Magnífico Reitor Reitores de Universidades
Vossa Santidade V.S. Santíssimo Padre Papa
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima
V.Ema.
ou V.E
ma.Rev
ma.
V.Emas.
ou V.E
mas.Rev
mas.
Eminentíssimo Senhor Cardeal Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal
Cardeais
Vossa Excelência Reverendíssima
V.Exa.
Revma.
V.Exas.
Revmas.
Reverendíssimo Senhor Arcebispos e Bispos
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima
V.Revma.
ou
V.Sa.
Revma.
V.Revmas.
ou
V.Sas.
Revmas.
Reverendo Senhor Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos
Vossa Reverência V.Reva.
V.Revas.
Reverendo (a) Padre (Madre) Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos FONTE: FLÔRES, L. L. Redação oficial. 2 ed. Florianópolis: EdUFSC, 1995, p. 14.
1.4 PALAVRAS E EXPRESSÕES CAUSADORAS DE DÚVIDAS 1.4.1 Porquê, porque, por que, por quê
a) Porquê: é usado para exprimir causa, motivo ou razão, trata-se de uma substantivação, admite artigo ou pronome adjetivo e pode ser pluralizado.
Ex: O porquê de não ter comparecido à reunião já foi explicado. Eram tantos os porquês, que começamos a duvidar.
b) Porque: é usado quando equivale a resposta de pergunta e se constitui em
conjunção causal. É usado também como equivalente da conjunção explicativa pois.
Ex: As pessoas reclamam porque são mal atendidas. Esperamos a presença de todos os membros da comissão, porque a sindicância
precisa ser concluída hoje.
c) Por que: é a locução empregada quando a palavra que é pronome relativo e significa pelo qual, pela qual, pelos quais, pelas quais; advérbio interrogativo empregado no sentido de motivo, causa ou razão; e quando o que é conjunção integrante.
Ex: Não informou o motivo por que não compareceu à reunião. (que pronome relativo = pelo qual)
Por que ele não veio trabalhar? (advérbio interrogativo = qual a razão de ele não ter vindo trabalhar?)
Ansiava por que o projeto terminasse no prazo. (que conjunção integrante) d) Por quê: é usado no final de frases interrogativas e declarativas.
Ex: Não foste à aula, por quê? O estudo não foi aprovado, mas eu não sei por quê.
1.4.2 Aquele, aquela, aquilo, esse, essa, isso, este, esta, isto
Pronomes demonstrativos são aqueles que indicam a posição do objeto
designado no espaço em relação às pessoas do discurso, e fatos e eventos em relação ao tempo. O tempo a que fazem referência pode ser marcado ou vago.
a) Aquele(s), aquela(s) e aquilo: são pronomes demonstrativos de 3ª pessoa e
indicam que a pessoa ou o objeto se encontram distante dos interlocutores. Nesta acepção, podem ser usados com os advérbios de lugar ali ou lá. São empregados, também, para indicar tempo remoto ou bastante vago.
Ex: Traga-me aquele livro que está na biblioteca. Aquelas pastas que estão com o servidor da sala 214 são processos licitatórios. Aquilo que está no almoxarifado são bens inservíveis.
b) Esse(s), essa(s) e isso: são pronomes demonstrativos de 2ª pessoa e são
empregados quando o ser ou o objeto está relativamente próximo da pessoa com quem se fala. Empregam-se esses pronomes para fazer referência a assunto já mencionado.
Ex: Essa diretoria em que estás lotado terá um acréscimo de função. Esse ofício que tens nas tuas mãos é para o diretor.
Isso que está sobre a sua mesa é uma leitora de microfichas. c) Este(s), esta(s) e isto: são pronomes demonstrativos de 1ª pessoa e são
empregados quando se fala de pessoas ou objetos que se encontram perto de quem fala. Esses pronomes revelam tempo presente, ou bastante próximo do momento em que se fala, fazem referência a um período de tempo que ainda não terminou, um mandato, uma gestão: este século, este governo, esta administração. Empregam-se esses pronomes pra fazer referência a assunto que ainda vai ser mencionado. Num período, emprega-se o demonstrativo este em oposição a aquele para fazer referência ao termo mais próximo. Este se refere ao mais próximo; aquele, ao mais afastado.
Ex: Esta pasta contém decretos e portarias. Este ofício é para o diretor. Isto que está sobre a minha mesa é uma leitora de microfichas.
1.4.3 Onde, aonde, donde, cujo
a) Onde: palavra é empregada em situações estáticas (como verbo de
quietação). Usa-se onde quando não puder aplicar para onde Ex: Ignora-se onde foram guardados os projetos.
O local onde se situa a Praça XV de Novembro é um espaço aprazível. b) Aonde: palavra empregada em situações dinâmicas (com verbos que
sugerem movimento). Usa-se aonde sempre que pudermos empregar para onde.
Ex: Aonde te diriges? Aonde vais levar a proposta de compra?
c) Donde: palavra que pode indicar procedência, causa ou conclusão.
Ex: Donde vêm esses materiais? Ele passou muito bem no vestibular, donde se conclui que deve ter estudado
bastante.
d) Cujo: pronome relativo possessivo, equivale a do qual. Deve concordar com o objeto possuído e não admite a posposição de artigo. Segue a regência dos verbos, portanto pode ser antecedido de preposição.
Ex: Esta é a lei em cujos artigos devemos nos basear. Ela é a pessoa em cuja casa me hospedei. Feliz o pai cujos filhos são ajuizados.
1.4.4 À medida que, na medida em que
a) À medida que: locução conjuntiva proporcional e significa à proporção que, ao
passo que. Ex: Os preços deveriam diminuir à medida que diminui a procura.
b) A expressão na medida em que é um adulteração da expressão à medida que. Desta forma, o seu uso não é recomendado por prejudicar a clareza.
1.4.5 A partir de A partir de deve ser empregado preferencialmente no sentido temporal.
Evite usar essa locução com o sentido de com base em; prefira: considerando, tomando-se por base, fundamentando-se em, baseando-se em. Ex: A cobrança do imposto entra em vigor a partir do início do próximo ano.
1.4.6 A fim, afim
a) A fim (de): usamos quando queremos indicar finalidade.
Ex: O chefe veio a fim de conhecer os projetos. b) Afim: escrevemos quando queremos dizer semelhante.
Ex: Os interesses do Governo e dos servidores são afins.
1.4.7 Anexo, em anexo a) Anexo: o adjetivo anexo deve concordar em gênero e número com o
substantivo ao qual se refere. Ex: Encaminhamos as cópias anexas.
O documento foi anexado ao processo. (e não foi anexo ao processo) b) Em anexo: a locução adverbial em anexo é invariável, como é próprio dos
advérbios. Ex: Encaminhamos as minutas em anexo.
1.4.8 Ao nível de, em nível de
a) Ao nível de: a expressão tem sentido de: à mesma altura de. Evite o seu uso
no sentido de em nível de, com relação a, no que se refere a, pois em nível significa nessa instância.
Ex: Vamos discutir o assunto em nível de direção. (instância) O solo era baixo, quase ao nível do mar. (à mesma altura)
Obs: A expressão a nível de constitui modismo; não deve ser usada nas comunicações oficiais.
1.4.9 Dado, visto, haja vista
a) Os particípios dado e visto têm valor positivo e concordam em gênero e
número com o(s) substantivo(s) a que se referem. Ex: Dados o seu interesse e o seu esforço, optou-se pela permanência do servidor em sua função.
Vistas as provas apresentadas, não houve mais hesitação no encaminhamento do inquérito.
b) A expressão haja vista, com o sentido de: veja-se, uma vez que, ou seja, considerado, é invariável quanto ao gênero (a forma verbal pode ser pluralizada: hajam vista).
Ex: O servidor tem qualidades, hajam vista o interesse e o esforço demonstrados. Obs: Haja visto não deve ser utilizado, pois é uma expressão incorreta.
1.4.10 Devido a
Evite repetir: Utilize: em virtude de, por causa de, em razão de, graças a, provocado por.
1.4.11 Em face de
Sempre que a expressão em face equivaler a diante, é preferível a regência
com a preposição de: evite, portanto, face a, frente a.
1.5 USO DE LETRAS MAIÚSCULAS E MINÚSCULAS
Letras maiúsculas: são empregadas nos seguintes casos: a) nos nomes próprios (de pessoas, cidades, países, acidentes geográficos,
logradouros públicos, títulos de obras, fatos históricos ou comemorativos, nomes de ciências, nomes de agremiações ou repartições etc.)
Ex: O Brasil é um país de muitas histórias. O Palácio do Governo situa-se na Praça Tancredo Neves.
b) nos nomes que expressam conceitos políticos ou religiosos:
Ex: O Cristianismo é uma religião com muitos adeptos. O Parlamentarismo é uma forma democrática de governar.
c) no começo de citações (se iniciarem com maiúscula no original): Ex: A respeito da difusão da língua portuguesa, sabe-s que “Nossa língua é falada em todos os continentes.” (CEGALLA, 2000, p. 65)
d) em nomes que designam altos postos (cargos): Ex: O Secretário de Estado da Administração assinou as portarias.
e) nos nomes de pontos cardeais (quando caracterizados regionalmente): Ex: Os estados do Norte são menos populosos.
f) nas expressões de tratamento e formas a elas relacionadas: Ex: Sua Excelência, o Governador do Estado, assinou todos os atos.
g) nos atos oficiais especificados por número: Ex: Portaria nº 21, Decreto nº 130.
h) nos vocativos dos textos das correspondências, tanto no início quanto no interior do texto:
Ex: Prezado Amigo, Senhor Diretor, Senhora Professora.
i) Nas expressões Fulano, Beltrano e Sicrano, empregadas em lugar do nome (quando usadas em sentido vago, escrevem-se com minúscula):
Ex: Na reunião da associação o Fulano portou-se de forma não apropriada.
Letras minúsculas - são empregadas nos seguintes casos:
a) Nos nomes de meses; b) Nos nomes de dias da semana; c) Nos nomes das estações do ano; d) Nos nomes gentílicos (gaúchos, catarinenses, brasileiros, argentinos); e) Nos nomes de línguas; f) Nos nomes de festas populares; g) Nas partículas monossilábicas e átonas no meio de nomes próprios; h) Na enumeração, exemplificação, complementação e conclusão após dois
pontos (a menos que haja nomes próprios). 1.6 HOMONÍMIA E PARONÍMIA
Homonímia: é a denominação para os casos de: a) grafia igual e som diferente:
Ex: almoço (substantivo); almoço (verbo)
b) som igual e grafia diferente: Ex: sessão (reunião); seção (divisão, corte); cessão (ato de ceder).
Paronímia: é a denominação para os casos em que há semelhança entre palavras quanto à escrita ou à pronúncia.
Ex: comprimento (extensão); cumprimento (saudação); despercebido (não notado); desapercebido (desacautelado) Obs: Palavras que geralmente provocam dúvidas quanto à grafia ou ao sentido: A: (preposição) na indicação de tempo, expressa espaço de tempo ainda não decorrido. À: contração do artigo feminino a com a preposição a. Há: espaço de tempo já decorrido (quando puder ser substituído por faz). Acender: atear fogo. Ascender: subir, elevar-se Acerca de: a respeito de, sobre A cerca de: a uma distância aproximada Há cerca de: ideia de tempo decorrido, aproximadamente Aferir: avaliar, conferir Auferir: obter, receber (conjuga-se como ferir) Afim: afinidade, semelhança A fim de: finalidade Ao encontro de: favorável a, para junto de De encontro a: contra, choque, oposição Aleatório: casual, fortuito, acidental, contingente
Alheatório: que alheia, que desvia ou perturba Ao invés de: ao contrário de Em vez de: em lugar de A par: informado, ciente, ao lado de um outro Ao par: de acordo com a convenção legal Aparte: interrupção, comentário à margem À parte: em separado, isoladamente, de lado Apreçar: marcar o preço de, ajustar, avaliar Apressar: dar pressa a, acelerar A princípio: no começo, inicialmente Em princípio: em tese Atuar: estar em atividade, agir pôr em ação, influir ou fazer pressão Autuar: lavrar um auto, processar Avocar: atribuir-se, chamar para si Evocar: lembrar Invocar: pedir ajuda, chamar, proferir Censo: recenseamento Senso: juízo Cessão: ato de ceder Sessão: reunião Seção ou secção: divisão, departamento Cível: relativo à jurisdição de tribunais civis Civil: referente ao cidadão, cortês Colidir: trombar, chocar, contrariar Coligir: colecionar, reunir, juntar Conjetura/conjectura: suposição, hipótese Conjuntura: circunstância, ocasião, acontecimento, situação Concerto: sessão musical Conserto: reparo, remendo, reparação Decente: decoroso Descente: que desce Discente: que está aprendendo, estudante Docente: professor Deferir: conceder, anuir, atender
Diferir: discordar, ser diferente Derrogar: revogar parcialmente, anular Derrocar: destruir, arrasar, desmoronar Desapercebido: desprovido, desprevenido, desacautelado Despercebido: não percebido Descriminar: absolver de crime, tirar a culpa de Discriminar: diferençar, separar, discernir Descrição: ato de descrever Discrição: recato, reserva Despensa: depósito Dispensa: licença, demissão Dessecar: secar bem, tornar seco Dissecar: analisar minuciosamente, dividir anatomicamente Destratar: insultar, maltratar com palavras Distratar: desfazer um trato, anular Distinto: sóbrio, que se destaca Destinto: sem tinta Elidir: suprimir, eliminar Ilidir: contestar, refutar Emenda: correção Ementa: apontamento, súmula de decisão judicial ou do projeto de uma lei, indicação do assunto de que trata uma correspondência. Emergir: vir à tona, manifestar-se Imergir: mergulhar, afundar Emérito: sábio, famoso Imérito: imerecido Emigrar: deixar o país para residir em outro Imigrar: entrar em país estrangeiro pra nele viver Eminência: superioridade Iminência: qualidade de iminente, que está prestes a acontecer Empoçar: reter em poço, formar poça Empossar: dar posse a, tomar posse Em fim: no final Enfim: finalmente
Espectador: aquele que assiste a qualquer ato ou espetáculo Expectador: que tem expectativa, que espera Esperto: inteligente, vivo, ativo Experto: perito, especialista Espiar: observar, olhar Expiar: sofrer a pena Estada: ato de estar, permanência Estadia: permanência de navio ancorado em porto, de avião no aeroporto e veículos automotores em garagem ou estacionamento Estância: lugar onde se está, morada, recinto Instância: solicitação, pedido, rogo, foro, jurisdição, juízo Flagrante: diz-se do ato em cuja prática a pessoa é surpreendida, evidente Fragrante: aromático Incontinente: que não se contém, descontrolado, imoderado Incontinenti: imediatamente, sem demora, logo, sem interrupção Infligir: aplicar pena, castigo, repreensão ou derrota Infringir: transgredir, violar, desrespeitar Inquerir: apertar, encilhar Inquirir: procurar informações sobre, indagar, investigar Mal: contrário de bem Mau: contrário de bom Mandado: ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa Mandato: delegação, autorização que alguém confere a outrem; período em que o governo se mantém no poder Ordinal: numeral que indica ordem ou série Ordinário: rotineiro, comum, freqüente, trivial, vulgar Paço: palácio Passo: ato de andar, de passar Precedente: que está diante de, antecedente Procedente: que procede, originário, derivado Preeminente: que ocupa lugar elevado, nobre, distinto Proeminente: que forma proeminência ou relevo, saliente Presar: capturar, agarrar, apresar, aprisionar Prezar: respeitar, estimar muito, acatar
Pleito: questão em juízo, demanda, litígio Preito: respeito, homenagem Reincidir: tornar a incidir, repetir, recair Rescindir: dissolver, invalidar, romper, desfazer Ratificar: validar, comprovar Retificar: corrigir Senão: a não ser, exceto, mais do que, mas, caso contrário, do contrário, de repente, subitamente Se não: caso não, quando não Tacha: pequeno prego, mancha, defeito, pecha Taxa: imposto, tributo, multa Tampouco: também não Tão pouco: tão pequena coisa, tão pequena quantidade Tenção: intenção, plano Tensão: estado de tenso, rigidez Tráfego: trânsito de veículos, percurso, transporte Tráfico: negócio ou comércio ilícito Trás: atrás, detrás, em seguida, após Traz: terceira pessoa do singular do presente do indicativo do verbo trazer Vestiário: guarda-roupa, local de trocar roupa Vestuário: conjunto das peças de roupa que se vestem Vultoso: de grande vulto, volumoso Vultuoso: atacado de vultuosidade 1.7 USO DA CRASE
A crase ocorre com a junção do A artigo com o A preposição, podendo ser também da preposição A e o pronome demonstrativo A(s), e o A inicial dos pronomes demonstrativos aquele(s), aquela(s) e aquilo. Tal junção é indicada pelo acento grave.
O acento indicador da crase somente ocorrerá diante de palavras femininas determinadas pelo artigo definido A(s) e subordinadas a temos que exigem a preposição A.
Casos em que o uso do acento indicativo da crase é obrigatório:
a) diante de palavras femininas que aceitam o artigo a, em construções cujos verbos requerem a preposição a:
Ex: Devemos aliar a teoria à prática.
b) diante de palavras que designam o nome de lugar que aceitam o artigo a, em construções cujos verbos requerem a preposição a:
Ex: O governador desembarcou em Brasília para compor comitiva que irá à Bahia.
c) nas locuções que exprimem hora determinada, desde que, trocando-se por meio-dia, obtenha-se ao meio-dia:
Ex: O chefe chegou à reunião às 18 horas. (O chefe chegou à reunião ao meio-dia) O chefe está aqui desde as oito horas. (O chefe está aqui desde o meio-dia)
d) diante da expressão à moda de (ou à maneira de), mesmo que as palavras moda e maneira fiquem subentendidas:
Ex: Escreva uma redação à Rui Barbosa. (à moda de Rui Barbosa) e) diante das palavras casa e terra quando estiverem especificadas:
Ex: A verba se destina à Casa da Cultura.
f) com os demonstrativos a, as (= aquela, aquelas) e aquele(s), aquela(s), aquilo, na fusão da preposição requerida pelo verbo da oração e o a(s) pronome ou a inicial desses pronomes:
Ex: Esta gramática é igual àquela que estudei. Esta escola é igual à do município.
g) em locuções prepositivas, adverbiais ou conjuntivas que tenham como núcleo
um substantivo feminino, como as descritas abaixo: Ex: à queima-roupa, à maneira de, às cegas, à noite, às tontas, às vezes, às escuras, à medida que, à vontade de, à custa de, às pressas, à tarde, às mil maravilhas, à moda de, à força de.
Uso facultativo da crase:
a) diante do pronome relativo que: Ex: Sua impressora era igual à que comprei. (ou a que)
b) antes de nomes próprios femininos:
Ex: Disse à Ivana que ela deveria apresentar o projeto. (ou Disse a Ivana)
c) diante de pronomes possessivos femininos: Ex: Estamos à sua disposição. (ou Estamos a sua disposição)
d) após a preposição até que anteceda nomes femininos precedidos de artigo. A crase, nesse caso, é facultativa porque se pode usar a preposição até ou a locução prepositiva até a.
Ex: Fui até à biblioteca, mas não encontrei o livro. (ou fui até a biblioteca)
Casos em que é proibido o uso da crase: a) diante de palavras masculinas:
Ex: Venho a mando do meu gerente.
b) diante de verbos:
Ex: Estamos dispostos a colaborar no processo.
c) nas expressões formadas por palavras repetidas: Ex: O Secretário supervisionou o Serviço Público de ponta a ponta.
d) diante de pronomes que repelem o artigo a: Ex: Mandei ofício a todas as Secretarias.
e) quando o a estiver no singular e a palavra seguinte estiver no plural: Ex: Refiro-me a servidoras interessadas.
f) diante de artigo indefinido, à exceção de OUTRA: Ex: A entrada é vedada a toda pessoa estranha. Entreguei o documento a uma senhora que estava no balcão.
g) diante de expressão de tratamento introduzida pelos pronomes possessivos VOSSA ou SUA:
Ex: Solicitamos a Vossa Senhoria o deferimento do processo.
h) antes dos pronomes demonstrativos ESTA e ESSA: Ex: Entreguei o documento a essa servidora.
i) antes dos pronomes pessoais: Ex: Os ofícios enviados a ela não foram respondidos.
j) Quando diante do a houver uma preposição, exceto “até”, citada anteriormente:
Ex: Os projetos estavam sobre a mesa de reunião.
k) com expressões tomadas de maneira indeterminada: Ex: O paciente foi submetido a dieta.
l) na locução adverbial a distância, quando não estiver determinada: Ex: As alunas devem ser mantidas a distância. (não determinada) As alunas devem ser mantidas à distância de 20 metros do palco. (determinada)
m) antes de numerais cardinais referentes a substantivos não determinados: Ex: Daqui a oito semanas o manual estará publicado.
n) antes da palavra terra quando está em oposição a bordo, mar: Ex: Chegamos a terra bem cedo. 2 PRINCIPAIS ATOS ADMINISTRATIVOS E COMUNICAÇÕES OFICIAIS 2.1 COMUNICAÇÃO INTERNA
A comunicação interna (CI) ou memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em níveis diferentes.
Suas características principais são a agilidade na tramitação e a simplicidade de procedimentos burocráticos.
Quando for necessário, a CI poderá ter o preenchimento manuscrito. Não há vocativo obrigatório.
Geralmente a CI é enviada a um único receptor, mas o assunto de que trata pode exigir que mais receptores tomem-lhe ciência. Quando assim for, a CI terá tantas cópias quantos forem os receptores e se chamará Comunicação Interna Circular – CIC.
A numeração da CI é determinada pela unidade geradora do documento, devendo ser seqüencial, crescente e iniciada a cada ano. 2.2 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
É o ato externo expedido exclusivamente pelo titular da Pasta ao Chefe do Poder Executivo para sugerir, justificar ou expressar a necessidade de se tomar alguma providência ou, ainda, submeter a sua consideração projeto de ato normativo, relatório ou parecer.
A exposição de motivos segue a estrutura do ofício e deve apontar: o assunto ou o problema, as circunstâncias que cerceiam o assunto ou o motivo que gerou a medida proposta e a medida que deve ser tomada, ou o ato normativo que deve ser editado para solucionar o problema.
A numeração das exposições de motivos é determinada pelo órgão que as emite, devendo ser zerada a cada início de ano. Na Exposição de Motivos não se indica destinatário, visto só haver um: o Governador do Estado. Elementos constituintes da exposição de motivos:
a) timbre sob o qual se faz a designação do órgão, dentro de sua respectiva ordem hierárquica;
b) denominação do ato, abreviada – EM –, número/ano (os dois últimos dígitos) alinhados à esquerda, respeitando a margem de 2,5 cm ou 10 toques;
c) local e data – na mesma linha em que consta a denominação do ato, alinhados à margem direita;
d) vocativo – seguido de vírgula e alinhado verticalmente ao parágrafo; e) texto – exposição do assunto; f) fecho – Respeitosamente seguido de vírgula, alinhado a partir do centro da
folha em direção à margem direita; g) assinatura; h) nome – alinhado a partir do centro da folha em direção à margem direita; i) cargo do signatário – transcrito logo abaixo do nome, alinhado à primeira
letra. 2.3 FAX (FAC-SÍMILE)
O fax é uma modalidade de comunicação em caráter de urgência que vem sendo adotada também no Serviço Público Estadual, dada a sua rapidez de transmissão e por ser, em princípio, menos oneroso do que o telegrama.
Não é aconselhável que o fax se constitua de um número muito grande de folhas, exceto em casos que a urgência ou a situação justifiquem.
2.4 OFÍCIO
É a comunicação externa escrita que as autoridades fazem entre si, com instituições públicas e privadas, e com particulares, em caráter oficial.
O ato de expedir ofícios compete aos titulares dos órgãos, diretores, gerentes e chefes de serviço.
O conteúdo de um ofício deve tratar de matéria administrativa ou de mero encaminhamento. Pode veicular também assunto de caráter social, oriundo do relacionamento da autoridade com particulares, em virtude do cargo ou função. Geralmente é enviado a um único receptor, mas o assunto de que trata pode exigir que mais receptores tomem-lhe ciência. Quando assim for, o ofício terá tantas cópias quantos forem os receptores e se chamará ofício circular.
O número do ofício deve ser iniciado a cada ano. Elementos constituintes do ofício:
a) o tipo do ofício e o número devem ser apresentados à margem esquerda; b) o local e a data devem ser escritos por extenso, alinhados à margem direita e
na mesma linha em que se encontra o tipo e o número do documento; c) o vocativo deve ser adequado ao destinatário, constituir-se do pronome de
tratamento seguido de vírgula e obedecer à linha de parágrafo; d) o texto deve iniciar com a introdução do assunto de que trata o ofício, seguida
do desenvolvimento e da conclusão; e) os parágrafos, a exceção do parágrafo de encerramento, são numerados a
partir do segundo, que recebe o número 2; f) a um espaço duplo do último parágrafo do texto, centralizado à direita,
escreve-se a expressão de encerramento (Respeitosamente ou Atenciosamente), observada a hierarquia do receptor e do emissor;
g) a dois espaços duplos das expressão de encerramento, também centralizados à direita, escrevem-se o nome e, abaixo deste, o cargo do signatário, ambos com iniciais maiúsculas.
h) quando o ofício for assinado por mais de um signatário, deve-se observar a hierarquia do maior para o menor, da esquerda para a direita;
i) nos ofícios mais extensos, em que haja a necessidade de se utilizar mais de uma folha, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente, mas transferir para a segunda página ao menos a última frase anterior ao fecho.
j) Não se antepõe título profissional ao nome do signatário, já que este assina o documento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce;
k) o tratamento designativo, o cargo ou função do destinatário, seguido da localidade de destino, são colocados na primeira folha, próximo à margem inferior, junto à margem esquerda, mesmo que o ofício tenha mais de uma folha. O nome do destinatário será em letra maiúscula, sem negrito ou sublinhar e o local só com a inicial maiúscula, sem sublinhar;
2.5 PARECER
É a manifestação de órgãos técnicos e jurídicos sobre assuntos submetidos à sua consideração. Tem caráter meramente opinativo e que subsiste como ato administrativo não é o parecer, mas, sim, o ato de sua aprovação.
Embora contenha enunciado opinativo, pode ser de existência processual obrigatória, razão pela qual sua ausência será causa de nulidade do ato final.
O parecer técnico, pela sua natureza, não pode ser contrariado por pessoas leigas, entre estas, os próprios superiores hierárquicos visto que não há subordinação no campo técnico. Entretanto, desde que suficientemente embasada no campo técnico, nada impede a Administração de decidir contrariamente. Por outro lado, diz que o parecer é normativo, quando a autoridade que o aprovou converte-o em norma de procedimento interno, tornando-o impositivo e vinculante pra todos os órgãos subordinados.
O número do parecer é seqüencial e iniciado a cada ano. Elementos constituintes do parecer:
a) designação do órgão emissor, dentro de sua respectiva ordem hierárquica; b) denominação do ato, seguida do número de ordem e dos dois últimos
algarismos do ano. O número do parecer deve ser apresentado à margem esquerda;
c) local e data por extenso, alinhados à margem direita, na mesma linha do número;
d) ementa ou referência, contendo o resumo do assunto principal e o número do documento que motivou o parecer;
e) texto, constituído de introdução, exposição do assunto e conclusão; f) fecho; e g) assinatura, nome e cargo do signatário.
2.6 PORTARIA
É a fórmula pela qual se transmitem aos escalões inferiores decisões de efeito interno, seja quanto às atividades que são desenvolvidas, seja quanto à vida funcional dos servidores.
O conteúdo das portarias pode variar e pode referir-se às atividades ou providências de caráter administrativo, relativo aos funcionários e, por vezes, ao público. Quando o conteúdo da portaria estabelecer norma, apresenta-se na forma de artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens.
A numeração é única e seqüencial pra cada Secretaria, Autarquia e Fundação, devendo ser zerada a cada início de ano.
As portarias devem ser publicadas no Diário Oficial do Estado. Constituem objeto de portaria: instruções concernentes à aplicação de lei ou
regulamento; normas de execução de serviço; recomendações de caráter geral; criação de comissões ou grupos-tarefa; nomeação, admissão, dispensa, suspensão, reintegração, licenças etc., de servidores e outros atos que, por sua natureza, não sejam objeto de decreto. 3 NORMATIZAÇÃO E FORMATAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Papel: as folhas de papel são as de uso comum no estado, tem o formato A-4;
Margens: a) superior: 2,0 cm ou 4 espaços simples, contados a partir da última informação
do cabeçalho; b) inferior: 2,5 cm; c) direita: 1,5 cm; d) esquerda: 2,5 cm.
Fontes: Arial ou Times New Roman;
Tamanho: 12.
Datas: a) os números cardinais, quando designam ano, devem ser escritos sem ponto e
sem espaço entre o milhar e a centena; b) em datas abreviadas, não se usa o ponto, mas a barra; c) os nomes dos meses, serão escritos com inicial minúscula; d) não esquecer do ponto final após o ano; e) deve coincidir com a margem direita da folha; f) o nome da cidade não precisa ser seguido da sigla do estado; g) os algarismos correspondentes ao dia serão escritos sem o zero
antecedendo-os. Ex: Florianópolis, 4 de setembro de 2001. Em 2/06/2001 ou Em 2/06/01.
Espaço entre linhas e distância ente parágrafos: a) entre parágrafos: um espaço simples, equivalente a 6 pt. antes e 6 pt. depois; b) distância da margem esquerda até o início do parágrafo: 1,5 cm ou 6 toques; c) entre alíneas: um espaço simples, equivalente a 6 pt. antes e 6pt. depois; d) entre o texto e a citações ou transcrições: um espaço simples, equivalente a 6
pt. antes e 6 pt. depois; e) entre o texto e as ilustrações ou os gráficos: um espaço simples, equivalente
a 6 pt. antes e 6 pt. depois; f) entre as linhas do texto: um espaço simples.
Assinatura: Deverá ser feita acima do nome e cargo do signatário, digitados apenas com as
iniciais maiúsculas, sem traço entre a assinatura e o nome, excetuando-se os atos publicados no formato de portaria, em que o nome do signatário é grafado em caixa alta.
Quando, houver mais de uma assinatura, deve ser observada a hierarquia do maior (à esquerda) para o menor (à direita). - Uso do “No impedimento”, “Por delegação”, “Substituto interino” e “Respondendo pelo Comando”
No impedimento: deve-se à ausência fortuita do titular que deveria assinar o documento. Não existe delegação de poderes. A ausência é momentânea.
Ex:
Respeitosamente,
No impedimento ou N.I (escrito por extenso ou abreviado).
Fulano de Tal Comandante do X BPM (assinatura do substituto) Ciclano de Tal Subcomandante do X BPM
Por delegação: decorre de uma prévia delegação de poderes, em que, o titular do cargo ou função, confere ao subtitular a responsabilidade de assumir em seu lugar por tempo determinado. Essa delegação, por conter o princípio da publicidade da Administração Pública, deve ser oficializada e publicada em Boletim.
Ex:
Respeitosamente,
Fulano de Tal Comandante do X BPM Por delegação: (assinatura) Ciclano de Tal Subcomandante do X BPM
Substituto interino: deverá ter o nome completo apenas de quem substitui e abaixo do nome a situação em que se encontra. Ocorre quando alguém foi exonerado do cargo e está se aguardando outra pessoa de mesmo posto ou graduação para assumir o cargo vago.
Ex:
(assinatura do substituto) Fulano de Tal Comandante Interino do X BPM ou Cmt Int.
Respondendo pelo comando, chefia ou direção: não existe ainda o nome de
quem irá assumir. Desta forma o mais antigo assume como se titular fosse. Ex:
(assinatura do substituto) Fulano de Tal Respondendo pelo Comando ou Resp. p/ Cmdo
Folha de continuação: Nas comunicações e correspondências, deverá ser repetido o cabeçalho da folha
inicial, e 2,0 cm abaixo deste, ser indicado o tipo de documento, acrescido do número da folha, entre parênteses. Ex: ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR COMANDO-GERAL (Fl. 2 do Of. nº 00/00, de 0/00/00).
Endereçamento: No endereçamento interno das correspondências oficiais basta que constem
os seguintes elementos: forma de tratamento, nome do destinatário (em caixa alta), cargo, nome da cidade e sigla do estado.
Ex: Excelentíssimo Senhor NOME Secretário de Estado da Segurança Pública Florianópolis – SC
No envelope, o endereçamento deverá ser constituído de: forma de tratamento, nome do destinatário, cargo, rua, número, bairro, código de endereçamento postal, cidade e sigla do estado. Ex:
Excelentíssimo Senhor Nome Secretário de Estado da Segurança Pública Rua ... nº ... Centro 00000-000 – Florianópolis – SC REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. 2 ed. Brasília. 2002. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ManualRedPR2aEd.PDF>. Acesso em: 08 nov. 2011. SANTA CATARINA. Secretaria de Estado da Administração. Manual do Curso de Capacitação em Gestão Documental. Florianópolis: Editora de Santa Catarina, 2010. Disponível em: <http://www.sea.sc.gov.br/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=60&Itemid=64&lang=brazilian_portuguese>. Acesso em: 11 nov. 2011. ______. Secretaria de Estado de Administração. Diretoria de Administração Patrimonial e Documentação. Padronização e redação dos atos oficiais. Florianópolis: SEA, 2002.
ANEXOS Proposta de diretriz administrativa de procedimento permanente
ANEXOS
ANEXO A – Instrução normativa nº 18/SEA ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 018/2008/SEA
Orienta sobre os procedimentos relativos ao Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio e atividades-fim, no âmbito da administração direta, autarquias e fundações.
A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, Órgão Central e
Normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental, conforme dispõe o art. 54 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e, no uso de suas competências previstas no capítulo III, seção II, subseção II, art. 16 do Decreto nº 3.585, de 07 de outubro de 2005; e,
Considerando que a Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, dispõe que “é dever do poder público a proteção especial aos documentos públicos como elementos de prova e instrumentos de pesquisa e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico”; Considerando que a Lei supracitada, consta no seu art. 8º, que os prazos
de vigência e prescricional dos documentos públicos estaduais constarão obrigatoriamente de Tabelas de Temporalidade;
Considerando ainda, que no seu art. 13, estabelece que os documentos
públicos estaduais, serão organizados nas unidades produtoras e receptoras de forma acessível à administração e de acordo com as instruções normativas do Órgão Central do Sistema; e,
Considerando o disposto no Decreto nº 1.444, de 23 de março de 1988 c/c
o Decreto nº 3.585, de 7 de outubro de 2005 e Decreto nº 4.160, de 29 de março de 2006,
RESOLVE:
Orientar os Setoriais e Seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental – SAGD, sobre os procedimentos administrativos e computacionais referentes ao Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio, nos seguintes termos:
1. Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da administração pública no exercício de suas funções e atividades.
2. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo –
Instrumento utilizado para registrar o ciclo de vida do documento, onde deve constar os prazos de guarda dos documentos de fase corrente, sua transferência ao arquivo intermediário ou central, e sua destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo público para guarda permanente.
3. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, adotarem como modelo o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, nos documentos públicos sob a sua guarda.
4. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, procederem o desenvolvimento dos grupos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, sob a orientação do Órgão Normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental.
5. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, estabelecer os prazos de guarda e destinação de documentos relativos às suas atividades finalísticas sob a orientação do Órgão Normativo do Sistema de Gestão Documental.
6. Caberá ao Órgão Normativo do Sistema, proceder a atualização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio.
7. Caberá ao Órgão Normativo do Sistema, proceder a atualização da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio.
8. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, proceder
elaboração e a atualização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-fim.
9. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, proceder a elaboração e a atualização da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das Atividades-Fim.
9.1 - Quanto a elaboração da Tabela de Temporalidade das Atividades Finalísticas, os Órgãos integrantes do Sistema deverão orientar-se conforme Rotina 1 (um) descrita no fluxograma anexo a esta instrução.
9.2 - Quanto a aplicação das Tabelas de Temporalidade das Atividades Finalísticas, os Órgãos integrantes do Sistema deverão orientar-se conforme Rotina 2 (dois) e 3 (três) descrita no fluxograma anexo a esta instrução.
10 . Caberá ao Órgão Central e Normativo do Sistema, proceder a publicação no Diário Oficial do Estado, do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, bem como da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, após aprovação da Comissão Permanente de Gestão Documental.
11. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, adotar o sistema informatizado de Código e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo – SCTT, no qual será disponibilizado pelo Órgão Normativo após os procedimentos instituídos no Art. 3º desta Instrução Normativa.
11.1 - Os usuários do sistema informatizado SCTT deverão receber sua senha junto ao Órgão Normativo do Sistema, por meio de documento emitido pela autoridade competente do seu órgão.
12. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina que trata esta Instrução Normativa, indica todos os documentos de arquivo produzidos pela Administração Pública Estadual no exercício de suas atividades - meio, nos seguintes suportes:
a) papel: b) magnético; c) óptico; d) filme; e) fita.
13. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos farão
aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, estabelecido nesta Instrução Normativa.
14. Caberá as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos comunicar ao Órgão Normativo do Sistema, a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividades - meio não indicados no Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, para seu Órgão.
14.1 - A comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade, devidamente justificada.
15. Para efeitos desta Instrução Normativa, considera-se:
I. Grupo Funcional – Corresponde as macro funções, descritas conforme classificação detalhada abaixo.
1 – ADMINISTRAÇÃO GERAL: Está vinculado com o planejamento das ações do governo: a organização, o funcionamento e a promoção, os atos administrativos e o apoio dos serviços jurídicos que possibilitem o andamento das rotinas administrativas de todos os órgãos.
2 – GESTÃO, CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE INTERNO: Relacionado à execução da contabilidade geral, à execução orçamentária e financeira e ao controle interno referente à prestação de contas, ao controle e comprovação da receita e da despesa.
3 – GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS: Corresponde à administração do patrimônio mobiliário e imobiliário do Estado,
compreendendo a aquisição de bens, contratação e administração de serviços nas diversas modalidades.
4 – GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS: Relacionado aos direitos e deveres dos servidores lotados em cada órgão da administração direta, autarquia e fundações, quanto ao pagamento de pessoal, ingresso e lotação, movimentação de pessoal, capacitação, concessão de benefício funcional e previdenciário, saúde do servidor.
5 – COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Relacionado com a Comunicação: Assessoria de Imprensa, Cerimonial e Relações Humanas; Documentação: relativo a gestão de documentos, arquivo intermediário e produção editorial; Informação: ligado a tecnologia da informação.
6 – GESTÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS: Fazem parte deste grupo os documentos de atividades fim dos órgãos públicos da administração direta, autarquias e fundações.
II. Sub-Grupo – Corresponde as macro funções. Este subgrupo foi criado devido a necessidade de inserir dados relacionados às atividades finalísticas.
III. Função – Corresponde ao conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, identificados na competência do Órgão.
IV. Sub-função – Refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma vertente da função, identificado no que se refere a competência de cada Órgão e no Regimento Interno.
V. Atividade – Relacionadas às ações, encargos ou serviços decorrentes no exercício de uma função, identificada a partir do Regimento Interno de cada Órgão.
VI. Documento – São tipos de documentos produzidos, recebidos ou acumulados na Unidade. Um tipo de documento se distingue de outro a partir da função, sub-função e atividade que lhe dá origem, relacionados ao grupo funcional.
VII. Prazos de Guarda – Indica o tempo de permanência de cada tipo de documento no lugar indicado, a saber:
a) Arquivo Corrente – Quantidade de anos em que o documento deve permanecer no órgão/setor produtor ou acumulador, cumprindo a finalidade pelo qual foi produzido.
b) Arquivo Intermediário – Quantidade de anos em que o documento, após o prazo de guarda no Arquivo Corrente, deve ainda permanecer no órgão produtor no Arquivo Central/Intermediário.
c) Destinação – Registro da avaliação final de cada tipo de documento, neste campo é definido se o documento será eliminado ou encaminhado para guarda permanente.
d) Eliminação – Quando o documento não apresenta valor que justifique sua guarda definitiva, é assinalado o respectivo campo por um “X.”
e) Guarda Permanente – Após esgotado o prazo de guarda dos documentos previstos no Arquivo Corrente, Intermediário e no caso dos documentos serem considerados de guarda definitiva, o campo respectivo é assinalado por um “X”.
16. A aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, no que se refere a ELIMINAÇÃO de documentos, deverá seguir, rigorosamente a Legislação vigente e a orientação do Órgão Normativo do Sistema.
17. Os fluxogramas que compõem o Anexo Único desta Instrução
Normativa que trata das rotinas de elaboração e da aplicação da Tabela de Temporalidade deverão ser utilizados pelos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema.
18. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
19 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação. Florianópolis, 25 de novembro de 2008.
ANTÔNIO MARCOS GAVAZZONI
Secretário de Estado da Administração ANEXO ÚNICO Fluxograma para a elaboração da Tabela de Temporalidade Rotina 1 1º – A GEDOC orienta as CPADs – Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema;
2º– Em cada órgão, a respectiva CPAD realiza o levantamento documental;
3º – Com base nos levantamentos, a CPAD elabora a Pré-Tabela de Temporalidade de Documentos; ou, com base nas restrições apontadas pela CPGD, executa os ajustes necessários (ver passo 5); ou, ainda, por recomendação da GEDOC, promove-lhe a atualização (ver passo 8);
4º – A CPAD envia a Tabela de Temporalidade de Documentos (Pré-Tabela, Tabela Ajustada ou Atualização da Tabela) para revisão da GEDOC;
5º – A GEDOC, em procedimento de revisão, avalia a Tabela de Temporalidade deDocumentos. Se considerada correta dá aceitação e a envia para a CPGD – Comissão Permanente de Gestão Documental para análise técnica e aprovação; se não, devolve-a para a CPAD para ajustes (retorna o passo 3 do processo);
6º – A CPGD realiza análise técnica e decide: se aprovada, libera a Tabela à GEDOC para publicação. Se não aprovada, a GEDOC recomenda ajustes à CPAD (retorna o passo 3 do processo);
7º – A GEDOC encaminha a publicação da Tabela no D.O.E. e, ocorrida a publicação, a respectiva portaria é enviada à CPAD correspondente, para que seja iniciada a aplicação da Tabela, iniciando pela orientação às diretorias e gerências sobre os procedimentos a adotar (ver processo “Aplicação da Tabela de Temporalidade”);
8º – Decorridos dois anos da publicação, a GEDOC comunica à CPAD sobre procedimento padrão de Atualização da Tabela (o processo é retomado a partir do passo 3).
Fluxograma para Aplicação da Tabela de Temporalidade Rotina 2 1º - A CPADs orienta as Diretorias e Gerências sobre a aplicação da Tabela;
2º - As Diretorias e Gerências selecionam os documentos com prazos de guarda vencido nos Arquivos Correntes;
3º - Os documentos com prazo vencido, possíveis de descarte são enviados a CPADs que iniciam o processo de eliminação;
4º - Os documentos com prazos vencidos, que não podem ser descartados, serão organizados, identificados e enviados aos Setoriais/Seccionais;
5º - O Setorial/Seccional transfere o documento ao Arquivo Central/Intermediário;
6º - Vencido o prazo de guarda no Arquivo Central/Intermediário deverão ser selecionados os documentos possíveis de descarte e enviados às CPADs;
7º - O documentos que não poderão ser descartados, o Setorial/Seccional solicita a GEDOC o seu recolhimento;
8º - A GEDOC inclui o Setorial/Seccional na programação, efetua o recolhimento e encaminha a GERED para incluir os documentos no Arquivo Permanente.
Fluxograma para Aplicação da Tabela de Temporalidade Rotina 3 1º - A CPADs lista os documentos a serem eliminados; 2º - A CPADs elabora o Edital de Eliminação e encaminha para a GEDOC para a revisão final do Edital;
3º - A GEDOC envia o Edital para o Setorial/Seccional dos Órgãos para publicação;
4º - Se não houver contestação a CPADs elabora o Termo de Eliminação e o encaminha ao Setorial/Seccional para sua publicação;
5º - A CPADs fragmenta e doa o material; 6º - Se houver contestação do Edital a CPADs envia à CPGD para julgamento;
7º - A CPGD não julga procedente, comunica ao contestante e envia a CPADs para elaboração do Termo de Eliminação;
8º - O Setorial/Seccional publica o Termo de Eliminação, envia à CPADs para fragmentação e doação dos documentos;
9º - A CPGD julgando procedente: primeiro encaminha ao Setorial/Seccional para o Arquivo Intermediário; segundo enncaminha a GEDOC para o Arquivo Permanente; terceiro encaminha ao Setorial/ Seccional para doação do documento ao contestante.
(Fonte: Legislação Estadual PGE)
ANEXO B – Portaria nº 425, de 28 de abril de 2009
PORTARIA N º 0425, de 28 de abril de 2009.
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Polícia Militar. O COMANDANTE-GERAL DA POLÍCIA MILITAR DE SANTA CATARINA, no uso de suas atribuições legais, Fundamentado no Art. 10 do Regulamento para as Polícias Militares e Corpos de Bombeiros Militares (R-200), aprovado pelo Decreto Federal 88.777 de 30 de setembro de 1983; Parágrafo único do Art. 11 da Lei 6.217 de 10 de fevereiro de 1983 – Lei de Organização Básica da Polícia Militar; Art. 14 do Regulamento da Lei de Organização Básica da Polícia Militar do Estado de Santa Catarina, aprovado pelo Decreto nº. 19.237, de 14 de março de 1983, Resolve:
Art. 1º – Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Polícia Militar, com a finalidade de acompanhar as mudanças que serão implementadas pela Secretaria de Estado da Administração no que se refere a gestão da documentação em todos os órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações.
Art. 2º - A Comissão terá a seguinte composição:
Presidente: Ten Cel PM Mat. 900209-0 Edgar José Franzosi Membros: Ten Cel PM Mat. 900243-0 Adriano Gilwan C. da Silva Ten Cel PM Mat. 908663-3 Volney Manoel Cândido Ten Cel PM Mat. 910146-2 Alcebíades M. Francisco Junior Ten Cel PM Mat. 910148-9 Cláudio Gomes Maj PM Mat. 916132-5 Ricardo Elói Espíndola Cap PM Mat. 916126-0 Jamazi Alfredo Ziegler Cap PM Mat. 921511-5 Cleber Pires Cap PM Mat 9208305-5 Jorge Eduardo Tasca Cap PM Mat. 922325-8 Andréa Luiz
Art. 3º - A Comissão cumprirá, inicialmente, o seguinte: I - Entrará em contato com a Direção de Gestão Documental da Secretaria de Estado da Administração pelos telefones (48) 3239-6039, (48) 3239-6090 ou (48) 3239-6030 para o recebimento das informações iniciais para os trabalhos que ocorrerão em conjunto com a Assessoria de Planejamento daquela Secretaria; II – Definirá, para a elaboração do Código de Classificação de Documentos das Atividades Finalísticas, as funções e atividades de competência da Polícia Militar conforme previsto na Lei Complementar nº. 381, de 07 de maio de 2007.
Art. 4º - A Comissão deverá apresentar os resultados dos trabalhos ao Senhor Coronel PM Ajudante Geral e este ao Comando Geral. Art. 5º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Florianópolis, 28 de abril de 2009. ELIÉSIO RODRIGUES Coronel PM Comandante Geral da PMSC
ANEXO C – Tabela de temporalidade atividade-fim PMSC
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO
ESTADO DE SANTA CATARINA – Atividade-Fim
(Documentos Aprovados)
Grupo Funcional: 06 - GESTÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS
Sub-Grupo: 03 - Segurança Pública
Função: 07 - Policiamento Militar (Polícia Militar)
Sub-Função: 01 - Fiscalização do Cumprimento da Legislação Penal, Ambiental e de Trânsito
ATIVIDADE
DOCUMENTO
PRAZO DE GUARDA
DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Arquivo
Corrente
(em período
ou anos)
Arquivo
Intermediário
/Central
(em anos)
Eliminação Guarda
Permanente
06.03.07.01.01- Policiamento Ostensivo
001- Boletim de Ocorrência Policial
5 25 X Digitalizar ou Microfilmar
002- Boletim de Ocorrência de
Termo Circunstanciado 5 25 X
003- Boletim de Ocorrência de Prisão em Flagrante
5 25 X
004- Termo de Manifestação do
Ofendido e Compromisso de Comparecimento
5 25 X
005- Requisição Exame de Corpo
Delito Direto 5 25 X
006- Termo de Apreensão e/ou Depósito sobre Ocorrência
Policial
5 25 X
007- Termo de Protocolo e
Comprovante de Lavratura 5 25 X
06.03.07.01.02-
Policiamento de Trânsito
001- Boletim de Ocorrência de
Acidente de Trânsito 5 25 X
002- Auto de Retirada de Veículo
de Circulação 5 X
003- Auto de Constatação de
Embriaguês Alcoólica 5 25 X
004- Auto de Infração de Trânsito 5 X
005- Vistoria em Espaço Público
Destinado a Show 5 X
006- Termo de Interdição de Estabelecimento
5 25 X
007- Contra Recibo de
Apreensão de Carteira Nacional
de Habilitação
5 X
06.03.07.01.03-
Policiamento Ambiental
001- Notificação Policiamento
Ambiental 5 X
002- Termo Circunstanciado de Policiamento Ambiental
5 X
003- Notícia de Infração Penal
Ambiental 5 X
004- Boletim de Ocorrência de Policiamento Ambiental
5 25 X
005- Auto de Infração de
Policiamento Ambiental 5 25 X
Documento Produzido Pela
SDS
006- Relatório de Vistoria Ambiental
5 X
007- Cadastro de Ocorrência
Ambiental 5 X
008- Termo de Embargo e/ou Interdição e/ou Suspensão
Ambiental
5 25 X Documento Produzido Pela
SDS
009- Termo de Apreensão e/ou
Depósito Ambiental 5 25 X
Documento Produzido Pela
SDS
010- Termo de Doação e/ou
Soltura e/ou Liberação e/ou
Devolução Ambiental
5 25 X Documento Produzido Pela
SDS
ANEXO D – Tabela de temporalidade atividade-meio SEA
ANEXO E – Diretriz administrativa nº 001/91/CMDO G ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DIRETRIZ DE AÇÃO ADMINISTRATIVA CLASSIFICAÇÃO:Diretriz de procedimento permanente. Nº 001/91/Cmdo G ASSUNTO : Elaboração, organização e utilização das diretrizes de ação administrativa. 1. FINALIDADE Estabelecer normas para elaboração e organização das diretrizes de ação administrativa. 2. EXECUÇÃO a) Conceito: As diretrizes de ação administrativa (D A Adm), são normas gerais de ação, através das quais o Comando Geral estabelece o conceito de ação, a coordenação e as medidas de fiscalização, controle e desenvolvimento das atividades relativas à administração da Polícia Militar. b) Objetivos: 1 - estabelecer normas de planejamento, coordenação, supervisão e orientação da administração da Corporação; 2- uniformizar conceitos e buscar doutrina de administração interna, para o emprego dos meios e recursos necessários às atividades administrativas da Corporação: 3 - dar aos órgãos da Corporação a interpretação dos aspectos legais e dos atos e recomendações das autoridades competentes, que tenham implicação na administração interna da Corporação; 4 - Estabelecer normas gerais de elaboração dos planos administrativos, sejam globais ou setoriais, para a execução das tarefas administrativas, padronizando-os em relação aos aspectos legais e doutrinários; 5 - Fortalecer o sistema administrativo, através da sistematização de registros, padronização de métodos de ação e uniformidade de procedimentos, considerando as prioridades estabelecidas pelo Comando Geral para a administração interna da Corporação.
c) Organização: 1 - As diretrizes de ação administrativa serão expedidas pelo Comando Geral, através da coordenação e controle do Estado Maior, em numeração ordinária e crescente, com mudanças apenas do ano civil; 2 - serão classificadas em 03 (três) categorias, de acordo com a oportunidade, permanência e repercussão do assunto abordado, no cumprimento das missões administrativas - Diretriz de procedimento permanente; - Diretriz de procedimento específico, e - Recomendação. As diretrizes de procedimento permanente atenderão a organização, prioridades e procedimentos para ações repetitivas, gerais e sem tempo ou data determinados. Não estarão ligadas a um fato específico ou a uma missão a cumprir, mas determinarão normas gerais que visem a padronização de um procedimento. As diretrizes de procedimento específico atenderão, ao contrário, situações bem caracterizadas, determinadas por missões, prazos e locais. Servem apenas para uma ocasião ou situações análogas. Podem ser destinadas a um só órgão. Mas determinarão sempre o conceito do Comando Geral para uma situação especial e de modo específico. As recomendações, referir-se-ão sempre a aspectos gerais e amplos da atuação administrativa, como reforço a determinada orientação já exposta, e para interpretação ou orientação específica de um problema surgido. 3 - As diretrizes de ação administrativa serão colecionadas pelos diversos órgãos que compõem a administração da Corporação, assim como pelas OPM/OBM, para aplicação no que for da competência de cada um. Deverão ser acondicionadas em um único volume, dotado de índice que permita acrescentar novas diretrizes, mantendo o volume permanentemente atualizado. Terão sempre o caráter RESERVADO, não podendo seu conteúdo passar ao conhecimento de elementos estranhos à atividade específica de cada uma e, sobretudo, estranhos à Corporação. A divulgação para fora dos limites da Corporação dependerá sempre de autorização do Comando Geral. d) Distribuição: 1 - As diretrizes de ação administrativa serão distribuídas às OPM/OBM e aos diversos órgãos da Corporação pelo Estado Maior, registrando-se o necessário controle de expedição; 2 - Os Diretores, chefes dos diversos órgãos e comandantes das OPM/OBM;, são responsáveis pela plena execução das mesmas. e) Modificação ou alteração:
As modificações de conteúdo das diretrizes, são da competência exclusiva do Comandante Geral, que determinará mediante a elaboração de substitutivo correspondente. Entende-se como modificação, a expressa intenção de rever determinado assunto, já conceituado anteriormente. f) Divulgação: Obedecendo os escalões administrativos de cada órgão, o conhecimento das D A Adm é obrigatório a todos os policiais militares, a partir da publicação destas em boletim do Comando Geral. Os estabelecimentos de ensino da Corporação deverão manter volumes atualizados como material didático, observando o grau de sigilo antes referido. Os Diretores, chefes de órgãos e comandantes de OPM/OBM, deverão envidar o máximo esforço para o conhecimento e correta interpretação das mesmas pela tropa, para isso, sua constante utilização como fonte de consulta. Florianópolis, Nov/91. PAULO ROBERTO FAGUNDES DE FREITAS Cel PM Cmt G PMSC
ANEXO F – Objetivo do plano de comando – revisão das diretrizes
