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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos
Cláudio Manuel Alves Ferreira
dezembro 1 2015
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
CLÁUDIO MANUEL ALVES FERREIRA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO
EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
12 / 2015
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
ii
Cláudio Ferreira Estagiário PECMNE
MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS Direção de Recursos Humanos Largo do Rilvas 1399-030 Lisboa Extensão: 1740 Telefone: + 351 21 394 67 40 E-mail: claudio.ferreira@mne.pt
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FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Nome: Cláudio Manuel Alves Ferreira
Nº de estudante: 1011185
Licenciatura: Gestão de Recursos Humanos
Nome da instituição recetora do estagiário: Ministérios dos Negócios Estrangeiros,
Departamento Geral de Administração - Direção de Recursos Humanos
Morada: Largo do Rilvas, Palácio das Necessidades, 1399-030 Lisboa
Localidade: Lisboa
Telefone: 213946587
Data de início: 01 de junho de 2015
Data de fim: 31 de agosto de 2015
Supervisor e grau: Dr.ª Paula Sofia Pereira dos Santos, Licenciatura
Orientador e grau: Prof. Doutora Maria José de Pais Andrade Valente, Doutoramento
iv
PLANO DE ESTÁGIO
O caráter formal do estágio curricular no Ministério dos Negócios Estrangeiros, que
está inserido na política deste ministério é operacionalizado no âmbito do Programa de
Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros (PECMNE), sendo
gerido pelo Instituto Diplomático (IDI), é realizado no contexto de um programa de
estudos superiores.
O Programa de Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros visa
completar a formação académica através do exercício de tarefas e funções práticas,
proporcionando ao estudante a aprendizagem de competências profissionais e
comportamentos no contexto real de trabalho.
Um sinal do formalismo institucional são as provas de seleção a que o candidato é
submetido. A vaga I-4 fica integrada na Secretaria-Geral (SG) do Ministério dos
Negócios Estrangeiros (MNE), Departamento Geral de Administração (DGA), Direção
de Recursos Humanos (DRH). A esta vaga estava associado um descritivo de funções,
desenvolver tarefas relativas às alterações jurídico-funcionais ocorridas no âmbito dos
mapas de pessoal do MNE – carreira diplomática, trabalhadores dos serviços internos e
dos serviços periféricos externos.
O plano de estágio prevê que na fase de integração, o estagiário seja recebido pelo
Diretor de Serviços de Recursos Humanos e apresentado à equipa com a qual vai
trabalhar, sendo-lhe dadas a conhecer as instalações do MNE, relevantes para o
exercício da sua atividade durante o estágio. Nessa fase o estagiário é devidamente
instruído acerca da legislação aplicável às funções que irá desempenhar e sobre o
funcionamento dos sistemas de informação e comunicação do MNE, nomeadamente das
aplicações Cadastro (PKF-MNE), SmartDOCS (Fujitsu), Cifra (EID), entre outros.
v
Em termos operacionais o plano para o estagiário recrutado para a suprarreferida
vaga, centra-se em atividades ao nível da Gestão Administrativa de Recursos Humanos,
nomeadamente:
Redação de telegramas para envio às missões diplomáticas de Portugal no
estrangeiro;
Elaboração de publicações em Diário da República;
Gestão documental (elaboração de informações de serviço, notas internas e
ofícios)
Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal, nomeadamente
compilação de despachos e extratos;
Instrução de processos para celebração de contratos de prestação de serviços, e
gestão documental dos processos relativos à primeira edição do PEPAC 2015;
Tratamento dos processos de avaliação do desempenho SIADAP do biénio
2013-2014, relativos ao pessoal dos serviços periféricos externos e aos
trabalhadores dos serviços internos do MNE, nomeadamente através da
validação e verificação da conformidade dos procedimentos legalmente
aplicáveis e lançamento das notas quantitativas na aplicação informática
existente para o efeito;
Compilação de documentos diversos e outros assuntos relacionados com a
gestão de recursos humanos (ex. arquivo de processos individuais, elaboração de
termos de posse, …).
vi
RESUMO DO TRABALHO DESENVOLVIDO NO
ESTÁGIO
As atividades desenvolvidas no estágio tiveram subjacente um plano de estágio
prévio e cumpriram o disposto na alínea 1.1.) do artigo n.º 2 do Regulamento n.º
449/2014, de 16 de outubro, que regula os estágios e projetos de fim de curso do
Instituto Politécnico da Guarda:
“A unidade curricular de estágio tem por objetivo complementar a formação
académica do estudante, através do exercício de tarefas e funções práticas em
entidades, proporcionando a aprendizagem de competências profissionais em
contexto real de trabalho.”
De entre as diversas atividades desenvolvidas, a mais ligada à gestão de recursos
humanos, foi o tratamento dos processos de avaliação de desempenho SIADAP, e
simultaneamente o maior foco do meu trabalho.
Adicionalmente, desenvolvi um trabalho de análise e descrição de funções relativa à
carreira de pessoal especializado do MNE.
Palavras-chave: Avaliação do Desempenho, Movimentos de Pessoal, Gestão
Contratual, Gestão Documental, Diário da República.
JEL Classification: M52; M54; M55.1
1 De acordo com o standard do sistema de classificação Journal of Economic Literature (JEL) da
American Economic Association (AEA).
vii
AGRADECIMENTOS
Os meus sinceros agradecimentos ao Ministério dos Negócios Estrangeiros por me
ter facultado este estágio e proporcionado a oportunidade de conhecer melhor a
realidade do trabalho na Administração Pública, de forma especial à Dr.ª Paula Sofia
Santos, que supervisionou as minhas atividades, ao Dr. Júlio Iria e à Dr.ª Paula Martins
Santos por todo o apoio que me deram. Agradeço também ao Instituto Politécnico da
Guarda e ao seu corpo docente, de forma particular à Prof. Doutora Maria José Valente
que orientou o meu estágio.
viii
ÍNDICES
Índice Geral
Ficha de Identificação ...................................................................................................... iii
Plano de estágio ............................................................................................................... iv
Resumo do trabalho desenvolvido no estágio ................................................................. vi
Agradecimentos .............................................................................................................. vii
Índices ............................................................................................................................ viii
Índice Geral ................................................................................................................ viii
Índice de Quadros ........................................................................................................ ix
Índice de Figuras ........................................................................................................... x
Índice de Gráficos ......................................................................................................... x
Índice de Abreviaturas ................................................................................................. xi
Índice de Anexos ........................................................................................................ xiii
1. Caraterização sumária da instituição ....................................................................... 1
1.1. Missão .................................................................................................................... 1
1.2. Atribuições do MNE ............................................................................................ 2
1.3. Estrutura orgânica do MNE ............................................................................... 3
1.4. A Direção de Recursos Humanos – cenário do estágio ..................................... 5
2. Trabalho desenvolvido no estágio ........................................................................... 15
2.1. Nota Introdutória ............................................................................................... 15
2.2. Atividades Desenvolvidas .................................................................................. 18
2.2.1. Processamento de telegramas ........................................................................ 19
2.2.2. Publicações em Diário da República ............................................................. 22
2.2.3. Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal .......................... 24
ix
2.2.4. Gestão documental .......................................................................................... 26
2.2.5. Instrução de processos para contratos de prestação de serviços ................ 29
2.2.6. Gestão documental dos processos relativos à 1ª edição do Programa de
Estágios Profissionais na Administração Pública Central PEPAC 2015 ............. 33
2.2.7. Outros assuntos relacionados com a Gestão de RH ..................................... 35
2.2.7.1. Análise e descrição de funções da carreira do pessoal especializado ... 35
2.2.7.2. Termos de posse .................................................................................... 38
2.2.8. Avaliação do desempenho .............................................................................. 39
2.2.8.1 Sobre o SIADAP ......................................................................................... 39
2.2.8.2. Tratamento dos processos ........................................................................... 46
3. Reflexão Global ......................................................................................................... 57
Conclusões ...................................................................................................................... 61
Bibliografia ..................................................................................................................... 63
Lista de Anexos .............................................................................................................. 68
Índice de Quadros
Tabela 1 - Resumo do Mapa de Pessoal 2015 ................................................................ 10
Tabela 2 - Entradas e saídas de trabalhadores ................................................................ 14
Tabela 3 - Correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação SIADAP .................. 42
Tabela 4 - Proposta para nova correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação
SIADAP .......................................................................................................................... 51