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TPGfolitéenico
Poiytechnicof Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos
Cláudio Manuel Alves Ferreira
dezembro 1 2015
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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
CLÁUDIO MANUEL ALVES FERREIRA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO
EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
12 / 2015
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
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ii
Cláudio Ferreira Estagiário PECMNE
MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS Direção de Recursos Humanos Largo do Rilvas 1399-030 Lisboa Extensão: 1740 Telefone: + 351 21 394 67 40 E-mail: [email protected]
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iii
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Nome: Cláudio Manuel Alves Ferreira
Nº de estudante: 1011185
Licenciatura: Gestão de Recursos Humanos
Nome da instituição recetora do estagiário: Ministérios dos Negócios Estrangeiros,
Departamento Geral de Administração - Direção de Recursos Humanos
Morada: Largo do Rilvas, Palácio das Necessidades, 1399-030 Lisboa
Localidade: Lisboa
Telefone: 213946587
Data de início: 01 de junho de 2015
Data de fim: 31 de agosto de 2015
Supervisor e grau: Dr.ª Paula Sofia Pereira dos Santos, Licenciatura
Orientador e grau: Prof. Doutora Maria José de Pais Andrade Valente, Doutoramento
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iv
PLANO DE ESTÁGIO
O caráter formal do estágio curricular no Ministério dos Negócios Estrangeiros, que
está inserido na política deste ministério é operacionalizado no âmbito do Programa de
Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros (PECMNE), sendo
gerido pelo Instituto Diplomático (IDI), é realizado no contexto de um programa de
estudos superiores.
O Programa de Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros visa
completar a formação académica através do exercício de tarefas e funções práticas,
proporcionando ao estudante a aprendizagem de competências profissionais e
comportamentos no contexto real de trabalho.
Um sinal do formalismo institucional são as provas de seleção a que o candidato é
submetido. A vaga I-4 fica integrada na Secretaria-Geral (SG) do Ministério dos
Negócios Estrangeiros (MNE), Departamento Geral de Administração (DGA), Direção
de Recursos Humanos (DRH). A esta vaga estava associado um descritivo de funções,
desenvolver tarefas relativas às alterações jurídico-funcionais ocorridas no âmbito dos
mapas de pessoal do MNE – carreira diplomática, trabalhadores dos serviços internos e
dos serviços periféricos externos.
O plano de estágio prevê que na fase de integração, o estagiário seja recebido pelo
Diretor de Serviços de Recursos Humanos e apresentado à equipa com a qual vai
trabalhar, sendo-lhe dadas a conhecer as instalações do MNE, relevantes para o
exercício da sua atividade durante o estágio. Nessa fase o estagiário é devidamente
instruído acerca da legislação aplicável às funções que irá desempenhar e sobre o
funcionamento dos sistemas de informação e comunicação do MNE, nomeadamente das
aplicações Cadastro (PKF-MNE), SmartDOCS (Fujitsu), Cifra (EID), entre outros.
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v
Em termos operacionais o plano para o estagiário recrutado para a suprarreferida
vaga, centra-se em atividades ao nível da Gestão Administrativa de Recursos Humanos,
nomeadamente:
Redação de telegramas para envio às missões diplomáticas de Portugal no
estrangeiro;
Elaboração de publicações em Diário da República;
Gestão documental (elaboração de informações de serviço, notas internas e
ofícios)
Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal, nomeadamente
compilação de despachos e extratos;
Instrução de processos para celebração de contratos de prestação de serviços, e
gestão documental dos processos relativos à primeira edição do PEPAC 2015;
Tratamento dos processos de avaliação do desempenho SIADAP do biénio
2013-2014, relativos ao pessoal dos serviços periféricos externos e aos
trabalhadores dos serviços internos do MNE, nomeadamente através da
validação e verificação da conformidade dos procedimentos legalmente
aplicáveis e lançamento das notas quantitativas na aplicação informática
existente para o efeito;
Compilação de documentos diversos e outros assuntos relacionados com a
gestão de recursos humanos (ex. arquivo de processos individuais, elaboração de
termos de posse, …).
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vi
RESUMO DO TRABALHO DESENVOLVIDO NO
ESTÁGIO
As atividades desenvolvidas no estágio tiveram subjacente um plano de estágio
prévio e cumpriram o disposto na alínea 1.1.) do artigo n.º 2 do Regulamento n.º
449/2014, de 16 de outubro, que regula os estágios e projetos de fim de curso do
Instituto Politécnico da Guarda:
“A unidade curricular de estágio tem por objetivo complementar a formação
académica do estudante, através do exercício de tarefas e funções práticas em
entidades, proporcionando a aprendizagem de competências profissionais em
contexto real de trabalho.”
De entre as diversas atividades desenvolvidas, a mais ligada à gestão de recursos
humanos, foi o tratamento dos processos de avaliação de desempenho SIADAP, e
simultaneamente o maior foco do meu trabalho.
Adicionalmente, desenvolvi um trabalho de análise e descrição de funções relativa à
carreira de pessoal especializado do MNE.
Palavras-chave: Avaliação do Desempenho, Movimentos de Pessoal, Gestão
Contratual, Gestão Documental, Diário da República.
JEL Classification: M52; M54; M55.1
1 De acordo com o standard do sistema de classificação Journal of Economic Literature (JEL) da
American Economic Association (AEA).
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vii
AGRADECIMENTOS
Os meus sinceros agradecimentos ao Ministério dos Negócios Estrangeiros por me
ter facultado este estágio e proporcionado a oportunidade de conhecer melhor a
realidade do trabalho na Administração Pública, de forma especial à Dr.ª Paula Sofia
Santos, que supervisionou as minhas atividades, ao Dr. Júlio Iria e à Dr.ª Paula Martins
Santos por todo o apoio que me deram. Agradeço também ao Instituto Politécnico da
Guarda e ao seu corpo docente, de forma particular à Prof. Doutora Maria José Valente
que orientou o meu estágio.
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viii
ÍNDICES
Índice Geral
Ficha de Identificação ...................................................................................................... iii
Plano de estágio ............................................................................................................... iv
Resumo do trabalho desenvolvido no estágio ................................................................. vi
Agradecimentos .............................................................................................................. vii
Índices ............................................................................................................................ viii
Índice Geral ................................................................................................................ viii
Índice de Quadros ........................................................................................................ ix
Índice de Figuras ........................................................................................................... x
Índice de Gráficos ......................................................................................................... x
Índice de Abreviaturas ................................................................................................. xi
Índice de Anexos ........................................................................................................ xiii
1. Caraterização sumária da instituição ....................................................................... 1
1.1. Missão .................................................................................................................... 1
1.2. Atribuições do MNE ............................................................................................ 2
1.3. Estrutura orgânica do MNE ............................................................................... 3
1.4. A Direção de Recursos Humanos – cenário do estágio ..................................... 5
2. Trabalho desenvolvido no estágio ........................................................................... 15
2.1. Nota Introdutória ............................................................................................... 15
2.2. Atividades Desenvolvidas .................................................................................. 18
2.2.1. Processamento de telegramas ........................................................................ 19
2.2.2. Publicações em Diário da República ............................................................. 22
2.2.3. Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal .......................... 24
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ix
2.2.4. Gestão documental .......................................................................................... 26
2.2.5. Instrução de processos para contratos de prestação de serviços ................ 29
2.2.6. Gestão documental dos processos relativos à 1ª edição do Programa de
Estágios Profissionais na Administração Pública Central PEPAC 2015 ............. 33
2.2.7. Outros assuntos relacionados com a Gestão de RH ..................................... 35
2.2.7.1. Análise e descrição de funções da carreira do pessoal especializado ... 35
2.2.7.2. Termos de posse .................................................................................... 38
2.2.8. Avaliação do desempenho .............................................................................. 39
2.2.8.1 Sobre o SIADAP ......................................................................................... 39
2.2.8.2. Tratamento dos processos ........................................................................... 46
3. Reflexão Global ......................................................................................................... 57
Conclusões ...................................................................................................................... 61
Bibliografia ..................................................................................................................... 63
Lista de Anexos .............................................................................................................. 68
Índice de Quadros
Tabela 1 - Resumo do Mapa de Pessoal 2015 ................................................................ 10
Tabela 2 - Entradas e saídas de trabalhadores ................................................................ 14
Tabela 3 - Correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação SIADAP .................. 42
Tabela 4 - Proposta para nova correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação
SIADAP .......................................................................................................................... 51